home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / pca_60.zip / PCA.DOC next >
Text File  |  1989-09-10  |  26KB  |  622 lines
  1.  
  2.  
  3.                           R A D   S o f t w a r e
  4.  
  5.  
  6.                                    PCA.Exe
  7.  
  8.                                 Version  6.0
  9.  
  10.                                (c) Sept., 1989
  11.  
  12.                                      by
  13.  
  14.                                Rad Delaroderie
  15.                                  PO Box 1991
  16.                                 Columbus, Ga.
  17.                                     31902
  18.  
  19.                                  written in
  20.  
  21.                                  Turbo Basic
  22.  
  23.  
  24. ---------------------------------------------------------------------------
  25. ---------------------------------------------------------------------------
  26. ---------------------------------------------------------------------------
  27.  
  28.  
  29. *********************
  30. Program Requirements:
  31. *********************
  32.  
  33.      128K RAM
  34.      DOS 2.0 or later
  35.      IBM or compatible
  36.  
  37.  
  38. ---------------------------------------------------------------------------
  39. ---------------------------------------------------------------------------
  40. ---------------------------------------------------------------------------
  41.  
  42.  
  43. *************
  44. Idiosyncrasy:
  45. *************
  46.  
  47.      My  programming  philosophy  is  that a program shows its first sign of 
  48.      failure  the  moment you have to pick up a user's manual to see what to 
  49.      do  next.   With  this  in mind, let me make a few points, and then you 
  50.      should  never  have  to  read  this  file again.  If you do, leave me a 
  51.      scathing message.
  52.      
  53.      I can be contacted at the PO Box listed above, or at
  54.  
  55.           Columbus Connection BBS
  56.           1-404-687-7309
  57.           Rad Delaroderie
  58.  
  59.  
  60. ---------------------------------------------------------------------------
  61. ---------------------------------------------------------------------------
  62. ---------------------------------------------------------------------------
  63.  
  64.  
  65. *************
  66. Packing List:
  67. *************
  68.  
  69. This package, whether ZIPped or ARCed, should contain the following files:
  70.  
  71.      PCA.Exe       (The executable program file)
  72.      PCACheck.Dat  (Sample data files)
  73.      PCAName.Dat
  74.      PCA.Doc       (This documentation file that you're reading now)
  75.      RADCat.Doc    (A catalog of other RAD Software programs)
  76.  
  77.  
  78. ---------------------------------------------------------------------------
  79. ---------------------------------------------------------------------------
  80. ---------------------------------------------------------------------------
  81.  
  82.  
  83. ********************
  84. Program Description:
  85. ********************
  86.  
  87.      PCA.Exe  is  a  personal  checking  account  program.   I've  seen many 
  88.      checking  account  programs, some of them incomprehensible, all of them
  89.      tedious.   Many  of  them  are  obviously  geared toward small business 
  90.      usage,  and  have  account  coding  procedures, etc. that I have no use 
  91.      for.   Most  importantly, none of them LOOK like a checking account, if 
  92.      you  know what I mean.  All my life I've looked at a checkbook, and I'm 
  93.      comfortable  with  it.   I wanted a program that LOOKS like a checkbook 
  94.      ledger when I make entries.
  95.      
  96.      So  I  wrote one.  A PERSONAL checking account, if you get my emphasis.  
  97.      It  LOOKS  like  a  checkbook.  It FEELS like a personal checkbook.  It 
  98.      contains  all  the  information  a  regular checkbook does, and nothing 
  99.      more.
  100.      
  101.      But it does so much more--
  102.      
  103.      Like   print  out  the  entire  account,  or  any  page  you  wish  (13 
  104.      transactions  per page); balance your account automatically; search and 
  105.      find  any  entries  by any parameter you want it to search with, give a 
  106.      listing  and total amounts and print it out if you wish; let's you mark 
  107.      entries  as  "Cleared"  from the bank; void checks; make corrections of 
  108.      previous  entries  with  immediate updating of all subsequent balances, 
  109.      and on and on...
  110.      
  111.      I  wrote  it  in late '86 and used it during all of 1987.  No problems.
  112.      Toward  the  end  of  '87  I  added  a few features and incorporated an 
  113.      encoding  features on the Data Files that ensure the integrity of those 
  114.      files.
  115.      
  116.      I've  been  real  happy with it, and I'm not easy to please.  Computers 
  117.      are  fun to play with, and create things, but personal practical use is 
  118.      not  an easy thing to program.  For me to use a computer in a practical 
  119.      sense,  it  really  does  have  to  be  practical.   Word processing is 
  120.      practical;  keeping  recipes  on  a  computer is not, unless you keep a 
  121.      convenient  terminal  in  the  kitchen.  If a personal checking account 
  122.      program  is  going  to  be  practical,  it  has  to  just  as  easy and 
  123.      convenient  to  enter  information  on  it  as  my  "regular" checkbook 
  124.      section  (which I haven't seen in over 3 years now...).  I made sure it 
  125.      would  be.   As  a  matter of fact, it's much easier, because I haven't 
  126.      had  to  spent one second figuring my balance since '86, and my account 
  127.      has been accurate to the penny the whole time.
  128.  
  129.  
  130. ---------------------------------------------------------------------------
  131. ---------------------------------------------------------------------------
  132. ---------------------------------------------------------------------------
  133.  
  134.  
  135. *************
  136. Demo version:
  137. *************
  138.  
  139.  
  140.      If  you  have  the  demo version of PCA (v6.0d), there is the following
  141.      limitation:
  142.      
  143.           * Only 100 transactions are allowed per year
  144.  
  145.  
  146. ---------------------------------------------------------------------------
  147. ---------------------------------------------------------------------------
  148. ---------------------------------------------------------------------------
  149.  
  150.  
  151. *****************
  152. To Install & Run:
  153. *****************
  154.  
  155.  
  156.      The  following  instructions assume that you know next to nothing about 
  157.      DOS  or installing and running programs.  I always try to remember that 
  158.      new  computer  users  are  many,  and I wish to make things as easy and 
  159.      clear as possible for these new users.
  160.      
  161.      Floppy disk system (no hard drive)-
  162.      
  163.           Insert  a blank floppy disk into Drive A.  At the DOS prompt, type 
  164.           the following:
  165.           
  166.                a:                            (Enter)
  167.                format a: /v/s                (Enter)
  168.           
  169.           When  the  system  finishes formatting the disk, it will ask for a 
  170.           Volume Label.  Type
  171.           
  172.                PCA                           (Enter)
  173.           
  174.           Now  remove  this newly formatted disk from Drive A and insert the 
  175.           disk  containing  the  PCA  program  files into Drive A.  Type the 
  176.           following:
  177.           
  178.                Copy a:\PCA.* b:              (Enter)
  179.           
  180.           Follow  the  instructions as they appear on the screen.  New users 
  181.           should  note  that,  on a single floppy disk system, your computer 
  182.           considers  your single drive to be both Drive A and Drive B.  When 
  183.           you  are  finished, you now have a usable program disk.  Label the 
  184.           disk  and make a copy for safekeeping.  To run the program, insert 
  185.           the  program  disk  into Drive A.  If the computer is off, turn it 
  186.           on.  Type the following:
  187.           
  188.                a:                            (Enter)
  189.                PCA                           (Enter)
  190.           
  191.           The program will now run.
  192.      
  193.      
  194.      Hard Disk System-
  195.      
  196.           At the DOS prompt, type the following:
  197.           
  198.                c:                            (Enter)
  199.                cd\                           (Enter)
  200.                md \PCA                       (Enter)
  201.                cd \PCA                       (Enter)
  202.           
  203.           If  the  original  program files are on a floppy disk, insert that 
  204.           disk into Drive A and type the following:
  205.           
  206.                copy a:\PCA.* c:\PCA          (Enter)
  207.           
  208.           If  the  original program files are already somewhere on your hard 
  209.           disk,  I'll  assume  that,  if you knew enough to get them on your 
  210.           hard  disk  already,  you know enough to copy them to the PCA sub-
  211.           directory.
  212.           
  213.           To start the program, type the following:
  214.           
  215.                c:                            (Enter)
  216.                cd \PCA                       (Enter)
  217.                PCA
  218.           
  219.           
  220.      
  221.      PCA.Exe  creates external data files, named PCAName.Dat & PCACheck.Dat, 
  222.      when  you  start  entering  your  items.  Database-type programs are by 
  223.      their   very   nature   "read/write"   intensive.    For  that  reason, 
  224.      performance  is slowest on a floppy disk, very fast on a hard disk, and 
  225.      lightning on a RAM disk.
  226.      
  227.      I  included  a  small  set of sample data files in this package so that 
  228.      you  may immediately get some idea of the PCA's features without having 
  229.      to  enter  your  own items right away.  When you are ready to establish 
  230.      your  own  personal  data  files,  you simply erase the sample files by 
  231.      typing the following:
  232.      
  233.                          del *.Dat         (Enter)
  234.      
  235.      at  the  DOS  prompt  while  in the Name sub-directory, then start from 
  236.      scratch with your own data file.
  237.  
  238.  
  239.      NOTE:     If  you  have  a hard drive, you might want to consider how I 
  240.                arrange my hard disk to use PCA.Exe--
  241.                
  242.                First,  I made a sub-directory called \PCA and put PCA.Exe in 
  243.                it.   I  then  created sub-directories under PCA, naming each 
  244.                for  the appropriate year of checking records.  For instance, 
  245.                I have my hard disk structured as follows:
  246.                
  247.                     \Root Directory
  248.                     |
  249.                     |--\PCA       (containing PCA.Exe)
  250.                     |  |
  251.                     |  |--\1987   (containing 1987 checking data files)
  252.                     |  |  |
  253.                     |  |  |-- PCAName.Dat & PCACheck.Dat
  254.                     |  |
  255.                     |  |--\1988   (containing 1988 checking data files)
  256.                     |  |  |
  257.                     |  |  |-- PCAName.Dat & PCACheck.Dat
  258.                     |  |
  259.                     |  |--\1989   (containing 1989 checking data files)
  260.                     |
  261.                     |--\Some other sub-directory
  262.                     |
  263.                     |--\etc.
  264.                
  265.                I  then  include the \PCA sub-directory in my Path command in 
  266.                my  AutoExec.Bat file.  (If you're not familiar with the Path 
  267.                command,  look  it  up in your DOS manual--  It's a must once 
  268.                you  understand  it.)   Then,  if I want to look at any given 
  269.                checking  account  year,  I  simply change to the appropriate 
  270.                sub-directory  year and type PCA.  The Path command will find 
  271.                PCA.Exe and execute it in the appropriate sub-directory.
  272.                
  273.                If  you  have a floppy disk system, you should use one floppy 
  274.                disk  per  calendar  year,  carrying  the end-of-year balance
  275.                from the previous year forward as the beginning balance.
  276.  
  277.                If  you  have a RAM disk, you can copy the *.Dat files to the
  278.                RAM  disk,  go  to  the  RAM disk, and type PCA.  When you're
  279.                through,  make  sure  to copy the updated *.Dat files back to
  280.                the  appropriate  sub-directory  on your physical disk so you
  281.                don't lose the information.
  282.  
  283.  
  284.      *************************
  285.      Conversion of Version 3.x
  286.      *.Dat Files:
  287.      *************************
  288.  
  289.           If  you  have  been  using version 3.x of PCA.Exe, and you want to
  290.           use  the  Version  3.x *.Dat files with Version 6.x, then you need
  291.           to  convert  the  Version 3.x *.Dat files to a format that Version
  292.           6.x uses.
  293.  
  294.           When  you  send  in  your $10, include a note saying that you need
  295.           the  PCA6Vert.Exe  program,  and I'll send you a copy on disk.  If
  296.           all you have is a 3-1/2" drive, tell me.
  297.  
  298.           If  this  is  the  first time you have ever used PCA.Exe, then you
  299.           don't need PCA6Vert.Exe.
  300.  
  301.  
  302. ---------------------------------------------------------------------------
  303. ---------------------------------------------------------------------------
  304. ---------------------------------------------------------------------------
  305.  
  306.  
  307. ******************
  308. Using the program:
  309. ******************
  310.  
  311.      PCA   starts   with  a  title  page  containing  author  and  copyright 
  312.      information.   If  you have not established an account yet, the program 
  313.      will  detect  that  and  provide an entry screen to start your account.  
  314.      The  program needs your name, account number, account year, name of the 
  315.      bank,  and  the  beginning balance.  Once you provide that information, 
  316.      or  if  there  is  already an established account, the program presents 
  317.      you  with  a  display  that  looks like the last page of your checkbook 
  318.      ledger.   Your  last  checkbook entry is highlighted.  This is the main 
  319.      screen-- the focal point of the program.
  320.  
  321.      In  this  screen,  you  can look over your entire account and highlight 
  322.      any  given  transaction  using  the  UpArrow & DownArrow cursor control 
  323.      keys.   You  can  also mark/unmark any entry in your account as cleared 
  324.      with the TAB key.
  325.      
  326.      The  bottom  line  of  the  screen  lists the options available at this 
  327.      point.  Each option is examined in detail below:
  328.      
  329.      
  330.      *********
  331.      New Entry
  332.      *********
  333.      
  334.           If  you  highlight  this  choice  and  press  ENTER,  you  will be 
  335.           presented  with  an  entry  screen  for  entering  a  check.  Help 
  336.           screens assist you as you enter.
  337.           
  338.           NOTE:  When  you  enter  the  description of the transaction, like 
  339.           "Ga.  Power  Company", or whatever, remember that this program can 
  340.           search  and  find  previous  records, so put some thought into how 
  341.           you enter the description to make it easy to find later.
  342.           
  343.           For  example,  I always put "Rx" in the description of any medical
  344.           bill  that  I  write  so  I  can  get  a summarized listing of all 
  345.           Medical  Expenses by telling the program to find all listings that 
  346.           have  "Rx" in them.  This is just a practical hint that you'll see 
  347.           for  yourself as you use the program.  I'm just telling you now to 
  348.           save  you  the  trouble  of modifying info when you understand how 
  349.           the search feature works.
  350.           
  351.           AMOUNT  Entries:   PCA  lets  you  go in the red up to one million 
  352.           dollars!   It  also  lets  you maintain up to a one million dollar 
  353.           balance.  Should be enough, huh?
  354.      
  355.      *****************
  356.      Print the account
  357.      *****************
  358.      
  359.           You  can  print  any  displayed  screen  page (11 entries), or the 
  360.           entire account.
  361.           
  362.           Suggestion:    Set  your  printer  in  the  compressed  mode  when 
  363.           printing.   The  display  looks  cleaner  and, at least for me, is 
  364.           easier to read.
  365.      
  366.      ***************
  367.      Modify an Entry
  368.      ***************
  369.      
  370.           Highlight  a transaction, then highlight "Modify" and press ENTER, 
  371.           and  you  can  change  that  transaction's date, type transaction, 
  372.           description,  or  amount.   Amounts  are  automatically updated if 
  373.           necessary.
  374.      
  375.      ***************
  376.      Delete an Entry
  377.      ***************
  378.      
  379.           Highlight  a transaction, then highlight "Delete" and press ENTER, 
  380.           and  you  can  delete  that  transaction  entry from your account.  
  381.           Amounts are automatically updated.
  382.      
  383.      *************
  384.      Void an Entry
  385.      *************
  386.      
  387.           Highlight  a  transaction,  then highlight "Void" and press ENTER, 
  388.           and  you  can  void  that transaction without removing it from the 
  389.           account ledger.  Amounts are automatically updated.
  390.      
  391.      *****************
  392.      Clear the Account
  393.      *****************
  394.      
  395.           When  you  receive your statement from the bank, PCA can reconcile 
  396.           your  balance  for  you  automatically.  Choosing this option will 
  397.           cause  the  program  to  generate  a list of all uncleared entries 
  398.           listed  in  your  account.  Using your bank statement's listing of 
  399.           cleared  transactions,  you simply clear each appropriate entry in 
  400.           your  account  with  the  TAB  key.  As you clear the entries, the 
  401.           display  updates  the outstanding debits, credits, and the balance 
  402.           the  bank  thinks  you have.  When you are finished, the displayed 
  403.           bank  balance  should  agree  with  the balance shown on your bank 
  404.           statement.  Reconciling has never been easier!
  405.      
  406.      *****
  407.      Find 
  408.      *****
  409.      
  410.           This  is  the  feature mentioned in the "New Entry" section above.  
  411.           PCA  will let you find one entry, or a sub-list of entries, in the 
  412.           following manner:
  413.           
  414.           PCA  will  ask  you  if you wish to find according to the month of 
  415.           the  entry,  the  check number or type of transaction, any part of 
  416.           the  description,  any  debit  amount, or any credit amount.  Upon 
  417.           responding,  PCA  asks you to enter what you are looking for.  PCA 
  418.           will  then  search  the  account extremely quickly and present you 
  419.           with  a  list  of  matches  with debit and credit totals.  You can 
  420.           print out this list if you wish.
  421.           
  422.           This  powerful  feature  lets  you  query  and  learn  about  your 
  423.           spending  habits,  and  provide  useful  information  (such as tax 
  424.           information)  in  ways only limited by your imagination.  Previous 
  425.           careful  thought  of your description in your entries will let you 
  426.           generate lists in a practical and revealing manner.
  427.      
  428.      *********
  429.      Help Page
  430.      *********
  431.      
  432.           This  will  present  you  with  a  help  page that summarizes this 
  433.           documentation
  434.  
  435.      *****************
  436.      Quit the Program-
  437.      *****************
  438.      
  439.      If  you  wish  to  Quit  the  program, simply highlight that option and 
  440.      press  the  ENTER  key.   PCA  will  ask  you  if  you  want  to  see a 
  441.      statistical summary of the your account.
  442.      
  443.      If  you  answer  yes,  you'll  be  presented with a summary screen that 
  444.      gives  you  a  statistical  picture  of  your spending history for that 
  445.      year.
  446.      
  447.      If you answer no, the program will end.
  448.      
  449.      If  you  have  the  full-featured version, PCA will immediately exit to 
  450.      DOS.   If  you  have  the  demo  version,  the  program  will display a 
  451.      ShareWare message.  Pressing any key will then exit the program.
  452.  
  453.  
  454. ---------------------------------------------------------------------------
  455. ---------------------------------------------------------------------------
  456. ---------------------------------------------------------------------------
  457.  
  458.  
  459. ********
  460. Request:
  461. ********
  462.  
  463.      I  love  compliments.   I  welcome critiques.  I'm open to suggestions.  
  464.      I'll   listen  to  advice.   I'll  consider  criticisms.   I'll  ignore 
  465.      sarcasm.   I'll  seethe  over  insults.   No  matter  what, I encourage 
  466.      feedback  one way or the other.  The bottom line is that someone else's 
  467.      point  of  view  always gives me a wider perspective on my work.  So if 
  468.      you have something to say, make the effort and get in touch with me.
  469.  
  470.  
  471. ---------------------------------------------------------------------------
  472. ---------------------------------------------------------------------------
  473. ---------------------------------------------------------------------------
  474.  
  475.  
  476. *************
  477. Expectations:
  478. *************
  479.  
  480.      If  you  find that you use this program regularly, and you are any kind 
  481.      of  gentleman  or  lady,  I  know  you'd send a miserly $10 for a full-
  482.      featured  version  of  a  program that is commercially worth a lot more
  483.      than that.  Make sure that you specify the program name and the version
  484.      number.  Also, specify the type floppy that you want.
  485.  
  486.      If  you  wish  to  use  this  program  in a commercial or institutional
  487.      environment, contact me and we'll make arrangements.
  488.  
  489.      Finally,  you  are  encouraged  to  freely  distribute  copies  of this
  490.      program  for  others  to  review.  However, please make sure to include
  491.      this .Doc file and the sample *.Dat files along with the .Exe file.
  492.  
  493.  
  494. ---------------------------------------------------------------------------
  495. ---------------------------------------------------------------------------
  496. ---------------------------------------------------------------------------
  497.  
  498.  
  499. ********
  500. History:
  501. ********
  502.  
  503.      Checking.Bas
  504.      Version 1.0
  505.      Dec.'86
  506.      
  507.           Original version
  508.      
  509.      Checking.Exe
  510.      Version 1.4
  511.      Aug.'87
  512.      
  513.           * About 150% faster
  514.      
  515.      Checking.Exe
  516.      Version 2.0
  517.      Dec.'87
  518.      
  519.           * About 50% faster
  520.           * Windowed options added
  521.      
  522.      Checking.Exe
  523.      Version 2.1
  524.      Feb.'88
  525.  
  526.           *bug in Marking routine fixed
  527.      
  528.      PCA.Exe (Personal Checking Account)
  529.      Version 3.0
  530.      June '88
  531.      
  532.           * About 25% faster
  533.           * Display vastly improved with extensive scrolling capability
  534.           * Binary encryption of the data files for speed and compactness
  535.           * Printout options added
  536.      
  537.      PCA.Exe (Personal Checking Account)
  538.      Version 3.2
  539.      Sept. '88
  540.      
  541.           * Display bug corrected
  542.      
  543.      PCA.Exe (Personal Checking Account)
  544.      Version 4.0
  545.      March '89
  546.      
  547.           * About 10% faster
  548.           * User response scheme greatly simplified
  549.           * New  Entries  inserted  into  the  existing entries according to 
  550.             date  of  transaction instead of simply being added sequentially 
  551.             to the end of the list of entries
  552.           * Delete option added
  553.           * Void option added
  554.           * Help page for Main Menu options added
  555.           * "Clear"  option  added.   Reconciling  your  bank  statement now 
  556.             takes  seconds, the program does all the math automatically, and 
  557.             shows you the balance the bank thinks you have
  558.           
  559.           See Help Page in program for details.
  560.      
  561.      PCA.Exe (Personal Checking Account)
  562.      Version 5.0
  563.      May '89
  564.      
  565.           * A couple of display bugs fixed.
  566.             Thanks for the user input!
  567.           * User response scheme even simpler, yet more versatile.
  568.      
  569.      PCA.Exe (Personal Checking Account)
  570.      Version 5.3
  571.      July '89
  572.      
  573.           * Inline Assembly code incorporated to save screens
  574.             during windows.  Saves and Restores now occur instantly,
  575.             whether on RAM disk or slow floppies!
  576.      
  577.      PCA.Exe (Personal Checking Account)
  578.      Version 5.4
  579.      July '89
  580.      
  581.           * Bug in printing routines fixed.
  582.             Thanks for the user input!
  583.           * Several minor display changes
  584.           * Printout of "Find" matches
  585.             now includes debit and credit totals.
  586.             Thanks for the user input!
  587.      
  588.      PCA.Exe (Personal Checking Account)
  589.      Version 5.5
  590.      Aug. '89
  591.      
  592.           * Bug  fixed.   If  a  credit  entry  was  date  inserted into the 
  593.             transaction  record,  the  program displayed incorrect subtotals 
  594.             from  the  date  of  the  transaction  to the end of the record.
  595.             Current  users,  note that the displayed math error was internal 
  596.             and  temporary.   That  is,  it was not a "permanent" error.  If 
  597.             you  quit  and  re-entered  the program, the math became correct 
  598.             again.  Regardless, displayed subtotals under such circumstances 
  599.             are now always correct.  Thanks for the user input!
  600.      
  601.      PCA.Exe (Personal Checking Account)
  602.      Version 6.0
  603.      Sept. '89
  604.  
  605.           * Complete  screen display revision that allows the program to run
  606.             on a monochrome as well as color monitor.
  607.  
  608.           * Considerable  "tightening"  of  certain algorithms for increased
  609.             efficiency and speed.
  610.  
  611.           * Minor bug fixed in printing routine.
  612.             Thanks for the user input!
  613.  
  614.           * Demo version released
  615.  
  616.  
  617. ---------------------------------------------------------------------------
  618. ---------------------------------------------------------------------------
  619. ---------------------------------------------------------------------------
  620.  
  621.                         End of PCA.Doc File
  622.