home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / pc_acct.zip / PC-PR.DOC < prev    next >
Text File  |  1986-07-10  |  25KB  |  619 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.                        PC-PR MANUAL - Version 1.2
  5.  
  6.  
  7. PROGRAM DESCRIPTION
  8.  
  9.        PC-PR is a payroll writing and payroll summary program for 
  10. small and medium size businesses.  The program runs on a IBM PC or 
  11. compatible computer with one disk drive and 128k memory.
  12.  
  13.        PC-PR is a user supported program.  Your are encouraged to 
  14. give copies to anyone who might use it.  Since the federal tax tables 
  15. are included in the program, you will need an updated version of the 
  16. program each year.  The cost for the updated program is $35.  The 
  17. program as distributed, includes the 1986 federal tax tables.  To 
  18. receive a copy of the program with 1987 tax tables send $35 to:
  19.  
  20.                Jerry Medlin
  21.                310 S. Jefferson St.
  22.                Napa, Ca.  94559
  23.  
  24.        The updated program will be available in December 1986.  Your
  25. payment will entitle you to a telephone number for limited telephone 
  26. assistance should you require it.  You may pay the annual $35 fee at 
  27. any time if you wish assistance before December 1986.
  28.  
  29.        The system consist of two files.
  30.  
  31.        PC-PR.COM - The compiled program written in Turbo Pascal.
  32.  
  33.        PC-PR.DOC - This documentation in ASCII form.
  34.  
  35.        In addition, the program W2.COM will be provided to registered 
  36. users for printing employee W-2 forms at then end of the year.
  37.  
  38.        To run the payroll program, simply type "PC-PR".  If you want 
  39. to specify a drive and path for your data just add the drive and path 
  40. description after the program name.  i.e. type "PC-PR B:PR\" to use 
  41. the directory TEST on the B drive for data files.  If you just want 
  42. the root directory on B: drive you would type PC-PR B:
  43.  
  44.        A menu is then displayed for operator selection:
  45.  
  46.                Enter or Change Employee Data
  47.                Enter or Change Payroll Checks
  48.                Print Employee Listing
  49.                Print Payroll Check Listing
  50.                Print Payroll Ledger
  51.                Zero Employee Balances
  52.                Enter or Change Employer Data
  53.                Export Employee Data
  54.                End Processing
  55.  
  56.  
  57.        Use the arrow keys to highlight your selection then press 
  58. return.
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.        PC-PR is fast because it works with data in random access
  68. memory, but the capacity is limited by available memory.  Available
  69. memory is shared by the data.  With more employees on file, fewer
  70. payroll checks can be entered.  PC-PR allows a maximum of 500
  71. employees and 1000 payroll checks per accounting period with 512k of 
  72. memory.  With 128k the capacity is reduced to about 200 employees and 
  73. 200 checks.
  74.  
  75.        Each time the menu is displayed, the number of payroll checks 
  76. that can be added with the available memory is printed at the bottom 
  77. of the screen.  The number of employees that can be added is obtained 
  78. by dividing this number by 2, since each employee takes up twice as 
  79. much memory as a payroll check entry.
  80.  
  81.        Since a power interruption will result in loosing all the data 
  82. currently entered into the program, you should occasionally save your 
  83. data back to the disk.  This is done by selecting End Processing from 
  84. the menu.  The current data will be saved to the disk then you will be 
  85. asked "Do you want to end ?".  Just answer with an "N" and you may 
  86. resume processing.
  87.  
  88.  
  89. THE PROCESSING CYCLE
  90.  
  91.        Payroll checks may be written on any cycle from daily to 
  92. annually.  After each batch of payroll checks, you should print the 
  93. Payroll Check Listing report and the Payroll Ledger report.  This will 
  94. provide a printed "audit trail".  Although the program will work just 
  95. fine without printing these reports, you will not have any printed 
  96. record of where all those numbers on the employee's W-2 came from. 
  97.  
  98.        Each time the program is run, all employee data is loaded into 
  99. memory.  You will then be asked: "Do you want to start a new payroll 
  100. period? (Y/N)".  Usually, you will answer Y to this question and a new 
  101. payroll period will be started.  If you ended the previous payroll 
  102. without printing any reports you should answer with a "N", and all 
  103. payroll checks written since the last "Y" answer will be loaded into 
  104. memory.  You can then continue writing checks to be added to the 
  105. previous batch of checks.
  106.  
  107.        Payroll Checks are usually printed as the payroll data is 
  108. entered, but you have the option of entering the data and then 
  109. printing the checks one at a time.  When all of the payroll checks for 
  110. the current payroll have been entered, you may begin printing 
  111. reports.  Reports may be printed in any order and as often as 
  112. desired.  If you discover an error in any of the reports you may 
  113. correct the problem and reprint the report.  At any time you can stop
  114. processing by choosing the End Processing selection from the menu.
  115. Data will automatically be saved.
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133. ENTER OR CHANGE EMPLOYER DATA
  134.  
  135.       Before you can do anything with PC-PR you need to enter a screen 
  136. of employer information.  This employer information is unique to each 
  137. payroll application and need only be entered once and changed whenever 
  138. any of the relevant data changes.  This is done by selecting ENTER OR 
  139. CHANGE EMPLOYER DATA from the main menu.  When the program is first 
  140. run, most of the data is blank.  By using the up and down arrows, you 
  141. can select each field to be changed then by pressing "C" you may 
  142. change the information in that field.
  143.  
  144.        Space is provided for the employer name (2 lines), employer 
  145. address (2 lines) and employer federal and state identification 
  146. numbers.  The first line of the employer name will be printed on all 
  147. reports.  The remaining name and address information is used only for 
  148. printing W-2's at the end of the year.
  149.  
  150.        The number of paydays per year is necessary to calculate 
  151. federal income tax to be withheld and must be a number between 1 and 
  152. 52.  Weekly payroll would be 52 paydays per year, semimonthly payroll 
  153. would be 24 paydays per year, biweekly payroll (every 2 weeks) would 
  154. be 26 paydays per year and monthly payroll would be 12 paydays per 
  155. year.
  156.        Next you must fill in the information for payroll deductions.
  157. There are 6 deductions possible with PC-PR.  The first deduction will 
  158. always be federal income tax withholding (FWH).  The remaining five 
  159. deductions must be named by the user.  You may also set a limit for 
  160. each deduction and the percentage to be withheld.  For instance social 
  161. security tax (FICA) for 1986 is limited to 7.15% of the first $42000 
  162. of income.  Anyone who earns more than $42000 will not have social 
  163. security tax deducted after they reach $42000.
  164.  
  165.        A zero value for the limit and percentage means that this 
  166. deduction must be input by the user.  Such is the case with state 
  167. income tax which is not a fixed percentage of income and for any 
  168. miscellaneous deductions.
  169.  
  170.        Next, you may input information for calculating up to 6 
  171. payroll tax amounts.  This information is used to print at the bottom 
  172. of the payroll ledger report a summary of payroll taxes due for the 
  173. quarter.  It is especially useful for calculating employer paid 
  174. payroll taxes like state unemployment insurance (SUI), which is based 
  175. on payroll paid up to a certain amount for each employee.
  176.  
  177.        Since PC-PR requires a printer capable of printing at least 
  178. 132 characters across a page, you must let the program know what 
  179. printer codes are required to set your printer to 10, 12 and 17
  180. characters per inch (cpi).  If your printer is already set up to print 
  181. 132 characters or you use switches to set the printer width then you 
  182. can leave this part blank.  Enter the ASCII code or codes required to 
  183. change your printer to 10 cpi, 12 cpi and 17 cpi.  If your printer 
  184. does not allow 12 characters per inch, enter the data for 17 cpi per 
  185. inch for both 12 and 17 cpi.  For instance, if you have an older model 
  186. Epson printer you would enter the following:
  187.  
  188.                        10 cpi          18
  189.                        12 cpi          15
  190.                        17 cpi          15
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.        The following is an example of a completed employer data
  200. screen for the state of California for the 1986 tax year and using a
  201. Prowriter printer.  Your data will vary depending on state law and the
  202. type of printer you are using.
  203.  
  204.  
  205.                           Employer Data
  206. >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
  207.  
  208. Name 1                     JOHN HENRY'S DRILLING      Printer Control Codes
  209. Name 2                     & EXCAVATING INC.
  210. Address 1                  333 OAT HILL ROAD          10 Cpi     2778
  211. Address 2                  CALISTOGA, CA.  94598      12 Cpi     2769
  212. Federal ID                 94-2678232                 17 Cpi     2781
  213. State ID                   250-7432-4
  214. Paydays per year           26
  215.  
  216.  Deduction     Limit      Percent        P/R Tax       Limit     Percent
  217.  
  218.   FWH           None        Table
  219.   FICA          42000        7.15         FICA          42000       7.15
  220.   SDI           21900        0.90         SUI            7000       2.30
  221.   SWH               0        0.00         ETT            7000       0.10
  222.   Insur             0        0.00         FUI            7000       0.80
  223.   Other             0        0.00         SDI           21900       0.90
  224. >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
  225.  Use the up and down arrows to move the pointer
  226.  then <C> to change or <Esc> to exit.
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231. ENTER OR CHANGE EMPLOYEE DATA
  232.  
  233.        Employee information is entered and changed using this
  234. selection from the menu.  The following information is entered for
  235. each employee:
  236.  
  237.        Employee name - Up to 25 characters are available.
  238.  
  239.        Street Address - Up to 25 characters for the street address.
  240.  
  241.        City, State & Zip - Up to 25 characters for the city, state &
  242.        zip code.
  243.  
  244.        Sort by - A ten character code that will be used to sort
  245.        employees in alphabetical order.  Employees are sorted each
  246.        time you leave the ENTER OR CHANGE EMPLOYEE DATA section.  In
  247.        most cases you will want to enter the employee last name,
  248.        followed by as much of the first name as will fit in the
  249.        remaining characters.  For instance, if the employees name is
  250.        Jerry Medlin, the employee code would be MEDLINJERR.  When a
  251.        new employee name is entered, the program will make a pretty
  252.        good guess and enter a sort code for you.  If you want to
  253.        change it just press the escape key and you can type the sort
  254.        code.
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.        Social Security - Enter the employee social security number
  266.        without spaces or dashes.  Dashes will be added later when the
  267.        social security number is printed on reports.
  268.  
  269.        Status - Marital status can be either M for married or S for
  270.        single.
  271.  
  272.        Allow - The number of allowance claimed by the employee.
  273.        Enter a number from 0 to 9 or the letter E if the employee is
  274.        exempt from federal tax.  Entering an S for allowance will
  275.        tell the program to input federal tax from the keyboard
  276.        instead of calculating it.
  277.  
  278.        Rate - The employees hourly wage rate.  If you wish, you can
  279.        enter the pay rate for a whole pay period then enter the hours
  280.        as 1 when entering payroll check data.
  281.  
  282.        Dept - Enter a department number between 0 and 9.  This number
  283.        will be used to summarize payroll by department at the end of
  284.        the Payroll Check Listing.  For former employees, change the
  285.        departement to "X" and the employee will be ignored for employee
  286.        listings and payroll writing but retained for W-2's.
  287.  
  288.        Pressing the Escape key during entry takes you back to the
  289. previous field.  Pressing the Escape key at the first entry takes you
  290. to the command mode.  The command mode allows you to scroll up and
  291. down through the employee names, delete employees and change employee
  292. information.  Pressing the Escape key from command mode takes you back
  293. to the menu.
  294.  
  295.        If you don't know the employee's address or social security
  296. number, you can leave that information blank for now and fill it in
  297. later using the <C> Change option.
  298.  
  299.        At times you may want to find an employee without scrolling
  300. through the entire employee list.  The <G> Go to Employee selection
  301. from the command mode allows you to do this.  Just enter the employees
  302. name or even the beginning of the name and the program will take you
  303. immediately to that employee.
  304.  
  305.        The acceptable commands at any point are printed at the bottom
  306. of the screen.
  307.  
  308. ENTER OR CHANGE PAYROLL CHECKS
  309.  
  310.         Payroll checks are printed on a common check form.  The
  311. checks should be ordered pre printed with your company name.  The
  312. following is a list of suppliers, their toll free order number and
  313. their catalog number for the pre printed check forms you will need:
  314.  
  315.  
  316. NEW ENGLAND BUSINESS SERVICES (NEBS)     800-225-9550    Form 9022
  317. CHECKS TO GO                             800-854-2750    Form 188-01
  318.                                          800-552-8817    In Calif.
  319. FORMS SERVICE INC.                       800-553-5125    Form 3020
  320.                                          312-671-2821    In Illinois
  321. MOORE BUSINESS FORMS                      800-323-6230    Form M17566
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.        The ENTER OR CHANGE PAYROLL CHECKS selection allows you to
  332. enter or change payroll checks.  Payroll checks are normally printed
  333. as the payroll information is entered.  This normally causes no delay
  334. with most printers and results in a shorter overall time for doing a 
  335. payroll.  If you prefer, you can skip printing the checks as they are 
  336. entered and print them one at a time using the <P> Print command.
  337.  
  338.        Before any payroll checks can be entered you must have your 
  339. employer information entered into the program as explained in the 
  340. previous section.  The following information must be entered to 
  341. calculate a payroll check:
  342.  
  343.        Employee Name - No, you don't have to type in the employees 
  344.        name. Just use the up and down arrows on the number pad to 
  345.        search for the employee you want to pay.  When you find the 
  346.        right employee just press the return or enter key.  There is 
  347.        no need to memorize employee numbers.  Payroll checks are 
  348.        entered by name only.
  349.  
  350.        Check Number - Up to 4 characters for the check number.  
  351.        Alphabetic characters are allowed.  Pressing the return or 
  352.        plus <+> key enters a number equal to the previous check 
  353.        number plus one.
  354.  
  355.        Total Hours - The total hours worked by this employee for the 
  356.        pay period.  This will be multiplied by the rate entered for 
  357.        the employee to determine regular pay.  The total hours should 
  358.        include any overtime hours to be entered below.
  359.  
  360.        O.T. Hours - Overtime hours worked for the pay period.  This 
  361.        number will be multiplied by one half the rate entered for the 
  362.        employee to determine the overtime excess pay.
  363.  
  364.        Other Income - Enter the dollar amount of any other income to 
  365.        be paid during this pay period.  You could use this entry for 
  366.        entering total pay for salaried employees.
  367.  
  368.        Non Taxable - If you want to add a non taxable payment to the 
  369.        check such as an auto allowance or reimbursement for supplies 
  370.        paid for by the employee, you can enter it here.  Be sure the 
  371.        amount you are entering is, in fact, non taxable.  The amount 
  372.        will simply be added to the net check with no deductions taken.
  373.  
  374.        The program will then calculate the payroll deductions that 
  375. are supposed to be calculated and prompt you to enter the deductions 
  376. which are not calculated.  You will then be presented with four 
  377. choices:
  378.  
  379.  
  380.  <Return> or <+>  Print this check          <C> Change this check
  381.  <X> Skip Printing                          <Esc> Cancel this check
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.        Normally you will press the return or plus key and the check
  398. will be printed.  If you made an error in one of the steps above, or
  399. if you want to change one of the deduction amounts you should select
  400. <C> and you will be given an opportunity to change any of the check
  401. information and then returned to the above four choices.  Should you 
  402. not want to print the check at this time you can press the X key.  The 
  403. <X> Skip Printing choice is usually used when you want to enter a 
  404. manually written check into the payroll.  Pressing the Escape key will 
  405. cancel the check just entered. 
  406.  
  407.        Pressing the Escape key during entry takes you back to the 
  408. previous field.  Pressing the Escape key at first entry position 
  409. (Name) takes you to the command mode.
  410.  
  411.        The command mode allows you to scroll up and down through the 
  412. entries, delete entries, change entries, and print any checks you left 
  413. unprinted.  From the command mode you may press the <T> Total key to 
  414. print the total all of the payroll checks written so far.
  415.  
  416.        Pressing the Escape key from command mode takes you back to 
  417. the menu.  All the available commands are printed at the bottom of the 
  418. screen and may be chosen by a single keystroke.
  419.  
  420.  
  421. PRINTING REPORTS
  422.  
  423.        When you first enter the PC-PR program you will be asked to 
  424. enter a report date.  This date will be used on all reports.  If you 
  425. want to change the report date you must end processing and start over, 
  426. otherwise the same report date is used on all reports and checks 
  427. printed during a payroll session.
  428.  
  429.  
  430. PRINT EMPLOYEE LISTING
  431.  
  432.        This is a listing of all current information for each 
  433. employee.  You may use this sheet as a payroll input sheet for the 
  434. next pay period and to check addresses and social security numbers for 
  435. accuracy.
  436.  
  437.  
  438. PRINT PAYROLL CHECK LISTING
  439.  
  440.        This report list all of the payroll checks written for the 
  441. payroll period.  At the end of the payroll check listing the total of 
  442. all checks is printed followed by a breakdown of payroll by 
  443. department.  This report should be printed and retained after each
  444. payroll for a permanent record.
  445.  
  446.  
  447. PRINT PAYROLL LEDGER
  448.  
  449.        The payroll ledger is an important "audit trail" for the PC-PR 
  450. program.  It lists each employee with his or her payroll balance at 
  451. the beginning of the payroll period.  Then each payroll check for the 
  452. employee is then printed followed by the quarter to date and year to 
  453. date balances for the employee at then end of the payroll period.
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.        Important!  If you don't print the Payroll Ledger Report
  464. before starting a new payroll period, you will not have a permanent
  465. record of how the payroll balances arrived at their total for the year
  466. or quarter.  This means that you won't be able to show the employee or 
  467. the IRS where all those numbers on the W2 form came from.  The Payroll 
  468. Ledger should be printed after each payroll.
  469.  
  470.        At the end of the Payroll Ledger report the quarterly payroll 
  471. tax liabilities are calculated and printed.  These numbers have no 
  472. effect on payroll, but are there to help you fill out the various 
  473. state and federal payroll tax forms. The calculations are based on 
  474. information you entered in the ENTER OR CHANGE EMPLOYER INFORMATION 
  475. section of the program.
  476.  
  477.  
  478. ZERO EMPLOYEE BALANCES
  479.  
  480.        At the end of each quarter, you should use this selection to 
  481. set all employee quarter to date balances to zero.  At the end of the 
  482. year you can set all employee year to date balances to zero.  When you 
  483. select this choice from the menu you will be asked to enter a "Q" to 
  484. zero quarter to date balances or a "Y" to zero year to date balances.  
  485. Hitting any other key will return you to the menu with no changes 
  486. made.  It is up to the user to remember to set quarter to date
  487. balances to zero at then end of each quarter and to set year to date 
  488. balances to zero at then end of the year.
  489.  
  490.  
  491. EXPORT EMPLOYEE DATA
  492.  
  493.        This selections allows you to print at least some of the 
  494. employee data to a file called PR.PRN.  This file can then be read 
  495. into many spreadsheet and database programs, allowing you to use the 
  496. employee data for other purposes.  The best way to understand this 
  497. option is to try it.
  498.  
  499.        The file PR.PRN is created as soon as you selection this 
  500. option from the menu.  You can view the file after you exit PC-PR by 
  501. typing TYPE PR.PRN.  You can also load the resulting data into LOTUS 
  502. 123 using the import/numbers option.
  503.  
  504.        The Export Employee Data option is provided only as a 
  505. convenience for those advanced users who need the data for other 
  506. purposes.
  507.  
  508.  
  509. SAVE DATA AND END
  510.  
  511.      When processing is completed you must exit the program using this 
  512. selection.   If you just want to save the current data to the disk 
  513. without ending, you may answer "N" to the question "Do you want to end 
  514. processing?" and you will be returned to the menu.
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529. HELPFUL HINTS
  530.  
  531.        The program makes liberal use of the ten key pad for both
  532. numbers and commands.   The Num Lock can be on all the time.
  533.  
  534.        When inputting information, the plus <+> key has the same 
  535. effect as the return or enter key.  Numerical information is entered 
  536. "calculator style".  The decimal point is placed automatically.  The 
  537. minus <-> key enters a negative number.  This makes using the numeric 
  538. key pad even easier.
  539.  
  540.        The escape key is always used to go back to the previous
  541. operation.  From anywhere in the program if you continue to press the 
  542. escape key you will eventually return to the main menu.
  543.  
  544.        If you void a payroll check before you start a new payroll 
  545. period, you may simply delete the check from the payroll checks by 
  546. pressing the delete key when the check is displayed on the screen.
  547.  
  548.        If you void the check after a new payroll period has started, 
  549. you must enter the check as a negative payroll check so that the 
  550. amounts will be reversed from the employee's payroll totals.  Negative 
  551. numbers are entered by first entering the amount then pressing the 
  552. minus <-> sign.
  553.  
  554.        Special Note to California users:  The California withholding 
  555. tables are already built into the program.  California withholding 
  556. taxes will be calculated if the deduction percentage for state 
  557. withholding is entered as a negative number.  Go to the employer data 
  558. selection and change the deduction percentage for state withholding to 
  559. a minus 1.  (Press C for change then 1.00 and the minus <-> sign.)
  560.  
  561.        PC-PR is written in Turbo Pascal and the source code is 
  562. available for $125.  A reasonably competent programmer should be able 
  563. to change the withholding tables annually and even program your own
  564. state withholding.
  565.  
  566.  
  567. SPECIAL WARNING:  Garbage In - Garbage Out.
  568.  
  569.        Although I have made every effort to eliminate the most common 
  570. operator errors, it is still possible to enter complete nonsense into 
  571. this program and get incorrect payroll from the program.  Just because 
  572. it is a computer doesn't make it automatically correct.  Look at the 
  573. checks and printouts and make sure the numbers are reasonable.  If you 
  574. enter an incorrect check, be sure and void it.  It is your 
  575. responsibility to see that your employees and the government get
  576. correct information.
  577.  
  578.  
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595. ADDING A LITTLE COLOR
  596.  
  597.        If you have a color monitor and wish to have colors other than
  598. the normal black and white you may specify the colors when you run the
  599. program.  Just include the decimal values for the colors after the
  600. path description.  The numbers specify the colors for border, data,
  601. prompts and background in that order.  For example, if you run the
  602. program by typing:  PC-PR C:PR\ 6 14 10 1 you will be telling the
  603. program to look for data on drive C in the sub directory PR and use
  604. brown borders, yellow data, light green prompts on a dark blue
  605. background.  Beware - the program does not check to see if the colors
  606. are valid or tasteful.  Once you decide what you want, put the command
  607. in a batch file to avoid typing errors.  If you want colors, but don't
  608. want to specify a path, you must still specify the drive designation.  
  609. So to get the same colors while using drive B: you would start the 
  610. program by typing: B: 6 14 10 1.
  611.  
  612.  
  613.  
  614.        TO PRINT THIS MANUAL:
  615.        1. Turn your printer on.
  616.        2. Set the printer to the top of the page.
  617.        3. Type: COPY PC-PR.DOC LPT1.
  618.  
  619.