home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / pc-gl.zip / MANUAL < prev    next >
Text File  |  1990-05-07  |  160KB  |  4,049 lines

  1.  
  2.  
  3.                                  CHARTER SOFTWARE'S
  4.                          PC - GENERAL LEDGER - Version 1.4a
  5.                       (Copyright 1984 - 1990 Gerald V. Fricke)
  6.  
  7.  
  8.                                USER SUPPORTED SOFTWARE
  9.  
  10.           This program is being distributed as SHAREWARE. The concept is an
  11.           individual or a company using a program and finding it of value
  12.           will compensate the author by voluntarily sending him a nominal
  13.           fee.
  14.  
  15.           You are encouraged to copy this program and give it to others who
  16.           may have a use for it. The only restriction is you do not change
  17.           any of the code and you do not charge anything for the programs.
  18.           
  19.           If you are using this program and find it has value, your payment
  20.           of a registration fee of $50.00 (plus $3.00 postage and handling)
  21.           would be appreciated.
  22.           
  23.           Upon receipt of the registration fee, you will be become a
  24.           registered owner of PC - GENERAL LEDGER. You will receive copies
  25.           of the latest programs and manual and be entitled to telephone
  26.           support and notices of all upgrades to new versions as they
  27.           become available. The registered name will appear on the initial
  28.           screen and at the top of various reports.
  29.           
  30.           
  31.           NOTE: DO NOT ATTEMPT TO RUN VERSION 1.4a USING DATA FILES CREATED
  32.           BY VERSIONS 1.3, 1.3a, OR 1.4 OR ANY OTHER PREVIOUS VERSION OF
  33.           THE PROGRAM OR YOU WILL LOSE YOUR EXISTING DATA. REFER TO THE
  34.           FOLLOWING APPENDICES FOR DETAILS ON HOW TO CONVERT YOUR EXISTING
  35.           DATA TO VERSION 1.4a. If you not sure of your current version
  36.           number, start your existing program and note the version number
  37.           that appears in the banner above the main menu.
  38.           
  39.                     APPENDIX A -   Convert 1.4a data from a previous copy
  40.                                    of 1.4a to your registered copy of 1.4a.
  41.           
  42.                     APPENDIX B -   Convert 1.4 to 1.4a
  43.           
  44.                     APPENDIX C -   Convert 1.3 or 1.3a to 1.4a
  45.           
  46.           
  47.           NOTE: Data created by versions earlier than 1.3 cannot be
  48.           converted to version 1.4a. You will have to start 1.4a from
  49.           scratch and enter your starting balances from a print out of a
  50.           trial balance created from your old version.
  51.           
  52.           
  53.           
  54.           
  55.           
  56.           
  57.           
  58.                                   CHARTER SOFTWARE 
  59.                                     P.O. Box 70 
  60.                                 Monticello, IL 61856 
  61.                             217-762-7143   303-279-2060 
  62.           
  63.           
  64.           
  65.           
  66.           
  67.           
  68.           
  69.                                 HARDWARE REQUIREMENTS 
  70.           
  71.           PC - General Ledger will run on the IBM-PC, XT, AT, PS/2 Series,
  72.           and the PC-Jr. It will also run on most IBM Compatibles such as
  73.           Compaq, Tandy 1000, 1200, 3000, Leading Edge, Zenith, and most
  74.           IBM clones. 
  75.           
  76.           Any version of PC-DOS or MS-DOS will work. A minimum of 128K
  77.           memory is required. 
  78.           
  79.           The programs will work on a single floppy, double floppy, or hard
  80.           disk system. Either an 80 column or 132 column printer is
  81.           required. 
  82.           
  83.           IF YOU ARE A REGISTERED OWNER, YOU CAN GET REGISTERED COPIES FOR
  84.           RELATED COMPANIES BY SENDING A CHECK FOR $10.00 FOR EACH COMPANY
  85.           ALONG WITH THE NAME AND ADDRESS FOR EACH. PLEASE ADD $3.00
  86.           POSTAGE AND HANDLING FOR THE TOTAL ORDER.
  87.           
  88.           AN ACCOUNTANT'S OR MULTI-COMPANY VERSION OF THE PROGRAM (VERSION
  89.           2.4) IS AVAILABLE WHICH ALLOWS FOR MULTIPLE CLIENTS/COMPANIES.
  90.           THE COST IS $100.00 PLUS $3.00 SHIPPING & HANDLING ($53.00 IF YOU
  91.           ARE ALREADY A REGISTERED OWNER OF ANOTHER VERSION OF THE
  92.           PROGRAM.)
  93.           
  94.           
  95.                                       WARRANTY
  96.           
  97.           CHARTER SOFTWARE WARRANTS THAT DISKS PURCHASED FROM CHARTER
  98.           SOFTWARE ARE NOT DEFECTIVE, THAT THE MANUAL ON THE DISK IS
  99.           SUBSTANTIALLY COMPLETE, AND THAT THE PROGRAM PERFORMS ESSENTIALLY
  100.           AS INDICATED IN THE MANUAL.  
  101.           
  102.           CHARTER SOFTWARE EXCLUDES ANY AND ALL IMPLIED WARRANTIES OF
  103.           MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE, OTHER THAN
  104.           THE PROGRAM'S USE AS A SIMPLE BOOKKEEPING SYSTEM.
  105.           
  106.           IN NO EVENT WILL CHARTER SOFTWARE BE LIABLE FOR ANY DAMAGES,
  107.           INCLUDING LOST PROFITS, LOST SAVINGS, OR OTHER INCIDENTAL OR
  108.           CONSEQUENTIAL DAMAGES RESULTING FROM THE USE OF THE PROGRAM.
  109.           CHARTER SOFTWARE LIMITS ANY REMEDY TO REPLACEMENT OF THE DISK OR
  110.           REFUND OF PURCHASE PRICE.  
  111.           
  112.           
  113.           
  114.           
  115.           
  116.           
  117.           
  118.           
  119.           
  120.           
  121.                                  CHARTER SOFTWARE  
  122.                                     P.O. Box 70  
  123.                                Monticello, IL 61856  
  124.                             217-762-7143   303-279-2060 
  125.           
  126.           
  127.           
  128.           
  129.           
  130.           
  131.           
  132.           
  133.           
  134.           
  135.                          TABLE OF CONTENTS (Version 1.4a) 
  136.           
  137.           GETTING STARTED. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
  138.                HARD DISK SYSTEM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
  139.                DOUBLE FLOPPY SYSTEM. . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
  140.                SINGLE FLOPPY SYSTEM. . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  141.           
  142.           CUSTOMIZING THE PROGRAM  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
  143.                DETAILED INSTRUCTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
  144.           
  145.           BACKUPS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  146.           
  147.           USING THE PROGRAM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  148.                SAMPLE ENTRY. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  149.           
  150.           GENERAL COMMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  151.                ACCOUNT NUMBERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  152.                DATA ENTRY. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
  153.                DISK SPACE USAGE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  154.           
  155.           CUSTOMIZING THE CHART OF ACCOUNTS. . . . . . . . . . . . . . . 14
  156.           
  157.           SETTING UP BANK ACCOUNTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  158.           
  159.           OPENING ENTRIES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  160.           
  161.           SUMMARY OF MONTHLY ROUTINE . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  162.           
  163.           GENERAL LEDGER - OVERVIEW. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
  164.                STARTING THE GENERAL LEDGER PROGRAM . . . . . . . . . . . 21
  165.           
  166.           MAKING ENTRIES - GENERAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
  167.                HEADER INFORMATION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  168.                ACCOUNT NUMBERS AND AMOUNTS . . . . . . . . . . . . . . . 24
  169.           
  170.           VIEWING, EDITING, AND DELETING ENTRIES . . . . . . . . . . . . 25
  171.           
  172.           WRITING AND PRINTING CHECKS. . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
  173.           
  174.           CASH RECEIPTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
  175.           
  176.           JOURNAL ENTRIES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
  177.           
  178.           CHANGE BANK ACCOUNT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
  179.           
  180.           GENERAL LEDGER POSTING SCREENS . . . . . . . . . . . . . . . . 28
  181.                USING POSTING SCREENS . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
  182.           
  183.           PRINTING AND UPDATING ENTRIES IN TRANSACTION FILE. . . . . . . 30
  184.           
  185.           GENERAL LEDGER DETAILS AND TRIAL BALANCE PRINT-OUT . . . . . . 31
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.           FINANCIAL STATEMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
  202.           
  203.           MONTH OR YEAR END CLOSE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
  204.           
  205.           CHART OF ACCOUNTS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
  206.                ADD NEW ACCOUNT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
  207.                DELETE ACCOUNT  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
  208.                CHANGE ACCOUNT NAME . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
  209.                PRINT CHART OF ACCOUNTS . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
  210.           
  211.           VENDOR MAINTENANCE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
  212.           
  213.           
  214.           
  215.           UTILITY PROGRAMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
  216.                CHANGE BANK ACCOUNTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
  217.                CHANGE FROM DOUBLE FLOPPY SYSTEM TO HARD DISK . . . . . . 38
  218.                CHANGE FROM A HARD DISK TO A DOUBLE FLOPPY SYSTEM . . . . 39
  219.                CHANGE TO A SINGLE FLOPPY FROM HARD DISK. . . . . . . . . 39
  220.                CHANGE DEPARTMENT INFORMATION . . . . . . . . . . . . . . 40
  221.                CLEAR ALL BALANCES  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
  222.                CREATING A DIF FILE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
  223.                ERASE YEAR TO DATE DETAIL . . . . . . . . . . . . . . . . 42
  224.           
  225.           ERRORS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
  226.           
  227.           CHECKING THE INTEGRITY OF YOUR FILES . . . . . . . . . . . . . 45
  228.           
  229.           RECOVERY FROM POWER OR DISK PROBLEMS . . . . . . . . . . . . . 46
  230.           
  231.           BACKUP PROCEDURES  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
  232.                FLOPPY DISK BACKUP  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
  233.                HARD DISK BACKUP  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
  234.           
  235.           RESTORING DATA TO YOUR HARD DISK . . . . . . . . . . . . . . . 48
  236.           
  237.           CONVERTING DATA CREATED BY ANOTHER VERSION 1.4a  . . . APPENDIX A
  238.           
  239.           CONVERTING DATA CREATED BY VERSION 1.4 . . . . . . . . APPENDIX B
  240.           
  241.           CONVERTING DATA CREATED BY VERSION 1.3 AND 1.3A. . . . APPENDIX C
  242.           
  243.           DOUBLE ENTRY BOOKKEEPING . . . . . . . . . . . . . . . APPENDIX D
  244.           
  245.           OPENING BALANCES FOR SINGLE BANK ACCOUNT . . . . . . . APPENDIX E
  246.           
  247.           
  248.           
  249.           
  250.           
  251.           
  252.           
  253.           
  254.           
  255.           
  256.           
  257.           
  258.           
  259.           
  260.           
  261.           
  262.           
  263.           
  264.           
  265.           
  266.  
  267.                                                                       1
  268.  
  269.  
  270.                                  GETTING STARTED  
  271.           
  272.           NOTE: IF YOU RECEIVED YOUR DISK DIRECTLY FROM CHARTER SOFTWARE,
  273.           IT HAS A WRITE PROTECT TAB ON IT. DO NOT REMOVE IT. DO NOT
  274.           ATTEMPT TO RUN THE MASTER DISK.  USE IT ONLY TO MAKE WORKING
  275.           COPIES OF THE PROGRAM OR TO COPY TO YOUR HARD DISK.
  276.           
  277.           DO NOT ATTEMPT TO RUN THESE PROGRAMS WITH DATA CREATED BY VERSION
  278.           1.4 OR OTHER EARLIER VERSIONS. IF YOU HAVE DATA CREATED BY
  279.           VERSION 1.3, 1.3a OR 1.4, SEE APPENDICES A, B, OR C. 
  280.           
  281.           In order to get the system up and running, follow the step by
  282.           step instructions. Please read each step carefully so you will
  283.           know exactly what to do. The steps are very easy to follow and
  284.           you should not have any problems if you follow them exactly. The
  285.           whole procedure to set up either a floppy disk or hard disk
  286.           system should take less than 10 minutes.
  287.           
  288.           
  289.                                   HARD DISK SYSTEM 
  290.           
  291.           1.   Set up a separate sub directory if you want. However, this
  292.                step is not necessary for the operation of the programs. 
  293.                
  294.           2.   At the DOS prompt, ( usually C> ), put the master disk in 
  295.                drive A and type: 
  296.           
  297.                                    COPY A:*.EXE 
  298.           
  299.           3.   After the files are copied, refer to page 3.
  300.           
  301.           
  302.                       DOUBLE FLOPPY SYSTEM (5-1/4" or 3-1/2") 
  303.            
  304.           1.   Format two disks. Label them PROGRAMS (A) and DATA (B).
  305.           
  306.           2.   If you want the A disk to be a bootable disk, make sure you
  307.                use DOS to put a system on it.
  308.           
  309.           3.   Get to the A> prompt using a DOS disk. 
  310.           
  311.           4.   Put the PROGRAMS (A) in the A drive. 
  312.           
  313.           5.   Put the master disk in the B drive. 
  314.           
  315.           6.   Type:          COPY B:*.EXE  and press ENTER.
  316.           
  317.           7.   After the files are copied to the A disk, remove the master
  318.                disk from the B drive and put it in a safe place. 
  319.           
  320.           8.   The second disk DATA (B) you formatted will be used during
  321.                the initialization procedure. Now refer to page 3. 
  322.           
  323.           
  324.           
  325.           
  326.           
  327.           
  328.           
  329.           
  330.           
  331.           
  332.                                                                
  333.                                                                       2
  334.           
  335.           
  336.                       SINGLE FLOPPY SYSTEM (5-1/4" or 3-1/2") 
  337.           
  338.           PC - GENERAL LEDGER will run on a single floppy system. However,
  339.           you will be limited in the number of entries you can enter. 
  340.           
  341.           1.   Format a blank disk. Do not put a system on it, since that
  342.                will be an additional limitation on the number of entries. 
  343.           
  344.           2.   Get to the A> prompt using a DOS disk. 
  345.           
  346.           3.   Put the formatted disk in the A drive. 
  347.           
  348.           4.   Type           COPY B:*.EXE 
  349.           
  350.           5.   Follow the instructions on switching your working disk
  351.                (destination) with the master disk (source).
  352.           
  353.           6.   Put the master disk in a safe place and refer to page 3.
  354.           
  355.           
  356.           
  357.           
  358.           
  359.           
  360.           
  361.           
  362.           
  363.           
  364.           
  365.           
  366.           
  367.           
  368.           
  369.           
  370.           
  371.           
  372.           
  373.           
  374.           
  375.           
  376.           
  377.           
  378.           
  379.           
  380.           
  381.           
  382.           
  383.           
  384.           
  385.           
  386.           
  387.           
  388.           
  389.           
  390.           
  391.           
  392.           
  393.           
  394.           
  395.           
  396.           
  397.           
  398.           
  399.                                                                       3
  400.           
  401.           
  402.                              CUSTOMIZING THE PROGRAM 
  403.           
  404.           The following will set up the programs to run on your particular
  405.           hardware and customize them for the type of business you have. 
  406.           
  407.           The procedure is very simple and all you need to do is to follow
  408.           the instructions on the screen. 
  409.           
  410.           A couple of comments, first:
  411.           
  412.           -    Press the `ENTER' or `RETURN' key after you make any menu
  413.                selection or type information in response to an entry
  414.           
  415.           -    ALWAYS LOOK AT THE BOTTOM OF THE SCREEN. IT ALMOST ALWAYS
  416.                WILL TELL YOU WHAT TO DO NEXT.
  417.           
  418.           -    If you type something wrong, you will hear a tone and a
  419.                message at the bottom of the screen will tell you what the
  420.                problem is.
  421.           
  422.           -    The message `ENTER TO CONTINUE' means to press the `ENTER'or
  423.                `RETURN' key.
  424.           
  425.           -    When you are instructed to use `ESC', this refers to the
  426.                ESCAPE key, which has the letters Esc on it.
  427.           
  428.           -    WHEN YOU ARE FINISHED WITH THE PROGRAM, IT'S VERY IMPORTANT
  429.                THAT YOU EXIT THE PROGRAM IN THE NORMAL MANNER (SELECTING
  430.                OPTION 8 - END OF SESSION FROM THE MAIN MENU). IF YOU TURN
  431.                OFF THE COMPUTER OR REMOVE DISKS BEFORE DOING THIS, YOU MAY
  432.                LOSE ALL OF YOUR FINANCIAL INFORMATION.
  433.           
  434.                When you exit the program on a floppy disk system, and your
  435.                `A' disk is not a system disk, you will see a message to
  436.                `Insert a disk with Command.Com' on it. When you see this
  437.                message, put a copy of a DOS disk in drive A and press any
  438.                key. This will bring back the A> prompt. 
  439.           
  440.           
  441.                                DETAILED INSTRUCTIONS 
  442.           
  443.           1.   If you are using a floppy system, put your PROGRAMS (A) disk
  444.                in drive A and your DATA (B) disk in drive B. If you are
  445.                using a hard disk and have set up sub directory, make sure
  446.                you are in that sub directory. 
  447.           
  448.           2.   Type GLMENU and press ENTER 
  449.           
  450.           3.   The first screen you will see looks like this: 
  451.           
  452.           
  453.           
  454.           
  455.           
  456.           
  457.           
  458.           
  459.           
  460.           
  461.           
  462.           
  463.           
  464.           
  465.                                                                       4    
  466.   
  467.           
  468.                     No data files found. Make a selection below.
  469.           
  470.                     1 = Initialize files (Hard Disk System)
  471.                     2 = Initialize files (Floppy Disk System)
  472.                     3 = Return to DOS to check disks or hardware.
  473.           
  474.                     Make a Selection _
  475.           
  476.                NOTE: IF YOU DO NOT GET THE ABOVE SCREEN, THEN YOU MUST HAVE
  477.                EXISTING DATA FILES. IF YOU WANT TO START FROM SCRATCH,
  478.                SIMPLY USE THE DOS ERASE COMMAND AND ERASE ALL GL*.FIL FILES
  479.                FROM YOUR A AND B DISKS OR FROM YOUR HARD DISK. THEN TRY
  480.                STEP 2 AGAIN.
  481.           
  482.                If you want to run the programs on the hard disk, select
  483.                option 1. The screen will then display a message asking you
  484.                to type `OK' if you have copied the programs from the master
  485.                to the hard disk. Press the ESC key if you have not copied
  486.                the programs from the master to the hard disk. 
  487.           
  488.                If you want to run the programs on your floppy disk drives,
  489.                select option 2 from the above menu. The screen will display
  490.                a message stating that if you want to run on double floppy
  491.                drives to have a blank formatted disk ready. If you are
  492.                going to run on a single floppy type `OK'. If you are going
  493.                to run on double floppy drives, and you have a blank disk
  494.                ready, type `OK', otherwise, press the ESC key.
  495.           
  496.           4.   After you type `OK' for either the hard or floppy system,
  497.                the following menu will appear on the screen:
  498.           
  499.                          MONITOR SELECTION:
  500.                               1 = Monochrome Monitor
  501.                               2 = Color Monitor
  502.           
  503.                          DRIVE SELECTION:
  504.                            Programs on FLOPPY A Drive:
  505.                               3 = Data on A drive
  506.                               4 = Data on B drive
  507.           
  508.                            Programs on HARD Drive:
  509.                               5 = Data on Hard drive
  510.                               6 = Data on A drive
  511.           
  512.                               7 = ALL DONE
  513.           
  514.                     Enter SELECTION _
  515.           
  516.                Select the appropriate monitor choice and press ENTER. If
  517.                you have a color monitor, you will have the option of
  518.                selecting the colors that are used to highlight certain
  519.                areas of the screen. After selecting your monitor, the
  520.           
  521.           
  522.           
  523.           
  524.           
  525.           
  526.           
  527.           
  528.           
  529.           
  530.           
  531.                                                                       5
  532.           
  533.           
  534.                selection will be indicated on the above screen.
  535.           
  536.                If you wish to run on a single floppy, select option 3 (Data
  537.                on A drive) and press ENTER. 
  538.           
  539.                If you want to run on double floppy, select option 4 (Data
  540.                on B drive) and press ENTER. The program will ask you to
  541.                type `OK' if you have a blank disk ready. Then it will ask
  542.                you to type `OK' after you have put the disk in the B drive.
  543.           
  544.                You will then make a choice as to the size of disk that you
  545.                have (5-1/4" or 3-1/2") and the capacity of your disks (1.4
  546.                Meg, 1.2 Meg, 720K, or 360K)
  547.           
  548.           
  549.                Select Option 5 if you want to run programs and data both on
  550.                the hard disk. If you select this option, the following
  551.                message will print at the bottom of the screen:
  552.           
  553.                     ENTER HARD DRIVE LETTER DESIGNATION (C IN MOST CASES)
  554.           
  555.                Enter the appropriate drive letter and press ENTER.
  556.           
  557.                Option 6 should be selected if you want to run the programs
  558.                on the hard disk and data on a floppy. Follow the prompts to
  559.                desiginate your hard disk drive and the size and capacity of
  560.                your floppy disk drive.
  561.           
  562.                After you have made both the monitor and drive selections,
  563.                select option 7 and press ENTER. 
  564.           
  565.           5.   At this point, a message stating that data files have been
  566.                established will appear. Press ENTER and the following will
  567.                appear on the screen:
  568.           
  569.           
  570.                Address:
  571.           
  572.                City State Zip: 
  573.           
  574.                Fiscal Year:             0 
  575.           
  576.                Sound (H)igh or (L)ow:   H 
  577.           
  578.                Credit Entries:          1 
  579.                (1 = Auto 2 = Manual) 
  580.           
  581.                Date Format:             1 
  582.                (1 = US  2 = Europe) 
  583.           
  584.                Password Protection:     1 
  585.                (1 = Off 2 = On) 
  586.           
  587.           
  588.           
  589.           
  590.           
  591.           
  592.           
  593.           
  594.           
  595.           
  596.           
  597.                                                                       6
  598.           
  599.           
  600.           6.   Type in your address, city, state, and zip on the first two
  601.                lines.
  602.           
  603.           7.   For the fiscal year line, type in the number for the month
  604.                your fiscal year ends. December is 12, September is 9, etc. 
  605.           
  606.           8.   Next, you have the choice of a high or low tone for the
  607.                sound you hear when the program wants to get your attention.
  608.                The program alternates between these two tones until you
  609.                select either H for high or L for low.
  610.           
  611.           9.   Standard accounting practice requires that credit entries be
  612.                entered with a minus sign. All accounts in the 2000 through
  613.                4999 series are normally credit balance accounts. If you
  614.                select option 1, the program will automatically change
  615.                amounts entered for those accounts to credit amounts. If you
  616.                choose the manual option, you will have to enter a minus
  617.                sign for credits to those accounts. 
  618.           
  619.                IF YOU ARE NOT AN ACCOUNTANT, WE SUGGEST YOU USE THE
  620.                AUTOMATIC OPTION. 
  621.           
  622.                See Appendix D for additional information on accounting
  623.                conventions and how this program works with them. 
  624.           
  625.           10.  Some countries use a different date format than the United
  626.                States. Option 1 will format December 31, 1988 as 12-31-88
  627.                while option 2 will format it as 31-12-88. 
  628.           
  629.           11.  You can have password protection if you want to limit access
  630.                to your accounting records. You can use any 5 letter word as
  631.                the password. DO NOT SET UP A PASSWORD UNLESS YOU NEED IT.
  632.                ONCE YOU SET UP A PASSWORD, YOU WILL NEED TO TYPE IT EACH
  633.                TIME YOU ENTER THE PROGRAM AND YOU MUST KNOW THE PASSWORD TO
  634.                EITHER CHANGE OR DELETE IT. 
  635.           
  636.           
  637.           After you have completed all the items on the screen, the
  638.           following message will print at the bottom of the screen:
  639.           
  640.                     TYPE `A' TO ACCEPT  `ENTER TO MAKE CHANGES'
  641.           
  642.           Make any changes or corrections that are necessary, then type A
  643.           and press the ENTER key.
  644.           
  645.           The next screen displays two possible formats for the Statement
  646.           of Income. The format on the left (FORMAT 1) is normally used by
  647.           retail, wholesale, or manufacturing businesses. The one on the
  648.           right (FORMAT 2) is usually used by service and professional
  649.           businesses and for personal books. 
  650.           
  651.           
  652.           
  653.           
  654.           
  655.           
  656.           
  657.           
  658.           
  659.           
  660.           
  661.           
  662.           
  663.                                                                       7
  664.           
  665.           
  666.           Select whichever format is best suited for you. 
  667.           
  668.           After making this selection, the program will take you back to
  669.           DOS.
  670.           
  671.           
  672.                                       BACKUPS 
  673.           
  674.           People, computers, and power failures can cause loss of important
  675.           information. While hardware and software failures are rare, they
  676.           do happen. The biggest potential for problems is power
  677.           fluctuations. 
  678.           
  679.           If there is a thunderstorm in the area, turn off the computer
  680.           after exiting the program in the normal manner. 
  681.           
  682.           Because things can happen that are outside of your control, it is
  683.           important to backup your files on a regular basis.  
  684.           
  685.           You should maintain two backups. Make one at the end of each day
  686.           (or more often, if desired). Make another at month end after you
  687.           have completed the month end close. That way, if anything happens
  688.           to your working disks and your daily backup, the worst that can
  689.           happen is you will have to re-do only one month's work.
  690.           
  691.           The point in time when you make your daily backup is important.
  692.           If something does go wrong, you will need to be able to remember
  693.           where your work left off.
  694.           
  695.           See page 46 for details on how to back up your system. 
  696.           
  697.           See page 48 for details on how to restore your files after any
  698.           problems have occurred. 
  699.           
  700.           
  701.           
  702.           
  703.           
  704.           
  705.           
  706.           
  707.           
  708.           
  709.           
  710.           
  711.           
  712.           
  713.           
  714.           
  715.           
  716.           
  717.           
  718.           
  719.           
  720.           
  721.           
  722.           
  723.           
  724.           
  725.           
  726.           
  727.           
  728.           
  729.                                                                       8
  730.           
  731.           
  732.                                 USING THE PROGRAM 
  733.           
  734.           
  735.           WHILE IT IS NOT NECESSARY TO READ THE ENTIRE MANUAL TO USE THE
  736.           PROGRAM, IT IS VERY IMPORTANT YOU READ THE FOLLOWING TO GET A
  737.           GOOD UNDERSTANDING ON HOW ENTRIES ARE MADE. 
  738.           
  739.           The program is a traditional accountant's double entry
  740.           bookkeeping system. However, we've made it easy to for a
  741.           non-accountant to use it. To get an understanding of how debits
  742.           and credits work in a double entry bookkeeping system, see
  743.           Appendix D.
  744.           
  745.           
  746.                                     SAMPLE ENTRY
  747.           
  748.           In order to understand how the system works, particularly if you
  749.           are not familiar with bookkeeping, we suggest you follow the
  750.           steps below to see how entries are made. Once you understand how
  751.           entries are put into the system, the rest of the program is
  752.           almost automatic.
  753.           
  754.           1.   At the DOS prompt, type  GLMENU  and press ENTER.
  755.           
  756.           2.   You will see the following at the top of the screen: 
  757.           
  758.                 Type posting DATE (MMDDYY) (ENTER if OK)  
  759.           
  760.           3.   The `system' date will be displayed. Press ENTER to use that
  761.                date or type a different date using six digits without any
  762.                spaces, dashes, or slashes. For instance, January 8, 1989 is
  763.                entered as 010889. 
  764.           
  765.                The program will format it to 01-08-89 and bring up the Main
  766.                Menu. 
  767.           
  768.                The Main Menu looks like this: 
  769.           
  770.                          1 = ADD Entries or WRITE CHECKS 
  771.                          2 = CHART of Accounts or VENDOR Maintenance 
  772.                          3 = Print ENTRIES and UPDATE General Ledger 
  773.                          4 = Print GENERAL LEDGER or TRIAL BALANCE 
  774.                          5 = Print FINANCIAL Statements 
  775.                          6 = Month or Year End CLOSE  
  776.                          7 = UTILITY Programs 
  777.                          8 = END of Session
  778.           
  779.           4.   Select option 1 - (POST Entries) 
  780.           
  781.           
  782.           
  783.           
  784.           
  785.           
  786.           
  787.           
  788.           
  789.           
  790.           
  791.           
  792.           
  793.           
  794.           
  795.                                                                       9
  796.           
  797.           
  798.           5.   The next menu is: 
  799.           
  800.                          ADD, EDIT, OR VIEW ENTRIES: 
  801.                               1 = CASH Receipts 
  802.                               2 = CHECK STUBS 
  803.                               3 = JOURNAL Entries 
  804.                               .
  805.                               .
  806.                               .
  807.                               etc.
  808.           
  809.           6.   Assume you are entering information from your check stubs.
  810.                The first check is for your monthly rent as follows: 
  811.           
  812.                               Number   1221 
  813.                               Payee    ABC Rental Agency 
  814.                               Date     Jan 23, 1989 
  815.                               Amount   $425.50 
  816.           
  817.                Since you want to enter a CHECK STUB, select option 2 from
  818.                the menu. 
  819.           
  820.           7.   The next screen lets you select whether you want to add a
  821.                new entry, edit an old one, or just view what is on file. 
  822.           
  823.                Select A to Add New Entries. The program will ask you if you
  824.                want to use the vendor file for the description field. Type
  825.                N for No. (See further information on using the vendor file
  826.                for the description field on page 22.)
  827.           
  828.           8.   The next screen looks like this: 
  829.           
  830.           
  831.                                    CHECK STUBS            Last Chk: 0 
  832.                 Adding New Entry 
  833.                 Check No. 1____  Description _______________  Date _______ 
  834.           
  835.                        Line  Account  Account Title             Amount 
  836.           
  837.           
  838.           
  839.           
  840.           
  841.                                                             __________
  842.           
  843.                 Bank Balance $  0.00           ntry Balance       0.00 
  844.           
  845.                          TYPE CHECK NUMBER  `ESC' WHEN DONE 
  846.           
  847.           
  848.           9.   Type the check number - 1221 - in the Check No field and
  849.                press ENTER. 
  850.           
  851.           
  852.           
  853.           
  854.           
  855.           
  856.           
  857.           
  858.           
  859.           
  860.           
  861.                                                                       10
  862.           
  863.           
  864.           10.  Type the payee - ABC Rental Agency - in the Description
  865.                field and press ENTER
  866.           
  867.           11.  The date from the initial screen in shown in the date field.
  868.                Since that is not the date of this check, type 01-23-89 and
  869.                press ENTER.
  870.           
  871.           12.  The following message will now be at the bottom of the
  872.                screen: 
  873.           
  874.                `A' TO ACCEPT HEADER `T' TRY AGAIN `P' FOR POSTING SCREEN 
  875.           
  876.           13.  Type A to accept what you have done so far. 
  877.           
  878.           14.  The program knows you are working on your check stubs, so it
  879.                puts the checking account number and account name on line 1.
  880.           
  881.           15.  The cursor is waiting for you to type in the amount of the
  882.                check. Type 425.50 and press ENTER. Again,the program knows
  883.                you are posting check stubs, so it automatically shows the
  884.                amount as a minus, thereby reducing your bank balance
  885.                accordingly.
  886.           
  887.           16.  The program is now waiting for you to complete the other
  888.                side of the double entry. 
  889.           
  890.           17.  Type in the account number for the Rent Expense - 6010 -.
  891.                The program puts the title of the account on the screen. 
  892.           
  893.           18.  You can now type  B  at the Amount field and the program
  894.                will automatically balance the entry by charging the rent
  895.                expense for 425.50. 
  896.           
  897.           19.  When the Entry Balance amount is zero, the following message
  898.                will be at the bottom of the screen: 
  899.           
  900.                     TYPE `A' TO ACCEPT AMOUNTS (`ENTER' TO MAKE CHANGES) 
  901.           
  902.           
  903.                YOU CANNOT COMPLETE AN ENTRY UNLESS THE `ENTRY BALANCE'
  904.                AMOUNT AT THE BOTTOM OF THE SCREEN IS ZERO. THIS HAPPENS
  905.                WHEN ALL OF THE DEBITS (POSITIVE AMOUNTS) AND ALL OF THE
  906.                CREDITS (MINUS AMOUNTS) OFFSET TO ZERO. 
  907.           
  908.           20.  Type  A  to accept the entry. 
  909.           
  910.           21.  The screen then clears and sets up for next entry. 
  911.           
  912.           22.  To get back to the menu, press the ESC key when the cursor
  913.                is at the Check No. field. 
  914.           
  915.           
  916.           
  917.           
  918.           
  919.           
  920.           
  921.           
  922.           
  923.           
  924.           
  925.           
  926.           
  927.                                                                       11
  928.           
  929.           
  930.           This completes the sample entry. All entries are made in this
  931.           manner. 
  932.           
  933.           The screens for Cash Receipts and Journal Entries are identical
  934.           and work the same way except for the header information. 
  935.           
  936.           
  937.           
  938.                                   GENERAL COMMENTS
  939.           
  940.           Charter Software's programs are easy to use and we have done our
  941.           best to see you can't get into trouble. However, we can't detect
  942.           typing errors such as `10.00' when you mean `100.00' or `espense'
  943.           when you mean `expense'. 
  944.           
  945.           The programs do provide two important safeguards: 
  946.           
  947.           1.   All entries must balance. You will not be able to post an
  948.                entry that does not. 
  949.           
  950.           2.   There is a complete audit trail. Amounts cannot be posted to
  951.                the General Ledger until the details have been printed on
  952.                the printer. 
  953.           
  954.           
  955.           WHEN YOU ARE FINISHED WITH THE PROGRAM, IT'S VERY IMPORTANT YOU
  956.           EXIT THE PROGRAM IN THE NORMAL MANNER (SELECTING OPTION 8 - END
  957.           OF SESSION FROM THE MAIN MENU). IF YOU TURN OFF THE COMPUTER OR
  958.           REMOVE DISKS BEFORE DOING THIS, YOU MAY LOSE ALL OF YOUR
  959.           FINANCIAL INFORMATION. 
  960.           
  961.           
  962.                                    ACCOUNT NUMBERS
  963.           
  964.           Account numbers have a four digit format. The account numbers are
  965.           set up by the type of account:
  966.           
  967.                          1000 - 1499   Current Asset
  968.                          1500 - 1799   Fixed Asset
  969.                          1800 - 1999   Other Asset
  970.                          2000 - 2699   Current Liability
  971.                          2700 - 2999   Long Term Liability
  972.                          3000 - 3999   Equity
  973.                          4000 - 4999   Revenue
  974.                          5000 - 9999   Expense
  975.           
  976.           If you set up departments, your revenue and expense accounts will
  977.           have two digits to the right of the decimal point to indicate the
  978.           department. These two digits (department number) can be used for
  979.           printing separate Statements of Income or for consolidating
  980.           amounts for several accounts under one account. (See further
  981.           discussion on page 40.)
  982.           
  983.           
  984.           
  985.           
  986.           
  987.           
  988.           
  989.           
  990.           
  991.           
  992.           
  993.                                                                       12
  994.           
  995.           
  996.                                          DATA ENTRY
  997.           
  998.           When the program is waiting for you to type something, there is a
  999.           row of `dashes' or a line for you to type on. The number of
  1000.           dashes or the length of the line indicates the maximum amount of
  1001.           characters for that entry. If you want to change what you have
  1002.           typed, you can use the arrow keys to move back and forth through
  1003.           in order to make corrections. New characters can be inserted
  1004.           using the `Ins' key and characters deleted by using the `Del'
  1005.           key.
  1006.           
  1007.           In addition to using the backspace key to make corrections, you
  1008.           can also use the left and right arrow keys to move the cursor as
  1009.           well as the `Del' and `Ins' keys to delete and insert characters.
  1010.           
  1011.           On the keyboard, there is a key called `Num Lock' above the
  1012.           numeric keypad. Pressing this key will change the status of the
  1013.           numeric keypad. It will operate either as an adding machine
  1014.           keyboard or as arrow keys. Pressing `Num Lock' switches the
  1015.           functions back and forth.
  1016.           
  1017.           When typing amounts, you do not have to put in the decimal point
  1018.           if it is a round dollar amount. For instance, if you type 10 for
  1019.           10 dollars, the program will automatically format and display it
  1020.           as 10.00. Entering 9.5 will result in 9.50. This can save a lot
  1021.           of keystrokes. Do not put in commas when typing numbers. The
  1022.           program, however, will automatically put them in.
  1023.           
  1024.           If you are entering a negative number, you can put the minus sign
  1025.           either before or after the number.
  1026.           
  1027.           IF YOU HAVE SELECTED THE `AUTOMATIC' CREDIT FEATURE, ANY AMOUNTS
  1028.           ENTERED FOR ACCOUNTS 2000 THROUGH 4999 WILL AUTOMATICALLY BE
  1029.           CHANGED TO A NEGATIVE OR CREDIT AMOUNT. IF YOU WANT TO `DEBIT' AN
  1030.           ACCOUNT IN THIS RANGE, USE THE MINUS SIGN AND THE PROGRAM WILL
  1031.           CHANGE THE AMOUNT TO A POSITIVE OR DEBIT AMOUNT. 
  1032.           
  1033.           The program will accept individual entries up to 9,999,999.99 and
  1034.           print values up to 99,999,999.99.
  1035.           
  1036.           NOTE: THE PROGRAM DOES NOT USE THE POSTING DATE YOU ENTER TO
  1037.           SEPARATE TRANSACTIONS BETWEEN MONTHS. THEREFORE, DO NOT MAKE
  1038.           ENTRIES IN A NEW MONTH UNTIL YOU HAVE MADE ALL POSTINGS TO THE
  1039.           OLD MONTH AND COMPLETED A MONTH END CLOSE. 
  1040.           
  1041.           Messages about what to do or type next are almost always on the
  1042.           bottom line of the screen.
  1043.           
  1044.           The program will `beep' if it wants to get your attention because
  1045.           you have typed something wrong, or about to do something that
  1046.           requires confirmation before proceeding. Again, there will be a
  1047.           message at the bottom of the screen. 
  1048.           
  1049.           
  1050.           
  1051.           
  1052.           
  1053.           
  1054.           
  1055.           
  1056.           
  1057.           
  1058.           
  1059.                                                                       13
  1060.           
  1061.           
  1062.           If in doubt as to what to do next, always look at the bottom of
  1063.           the screen. 
  1064.           
  1065.           There is always an `escape route' if you make a mistake. Pressing
  1066.           ENTER or the ESC key will normally take you back to a point where
  1067.           you can recover and start again. Before any significant item gets
  1068.           entered or changed, you will get a chance to change your mind. 
  1069.           
  1070.           
  1071.                                   DISK SPACE USAGE 
  1072.           
  1073.           NOTE: THE PERCENTAGE SHOWN ON THE BOTTOM OF THE MAIN MENU FOR
  1074.           FLOPPY SYSTEMS WILL NOT BE ACCURATE IF YOU HAVE PROGRAMS OR FILES
  1075.           NOT RELATED TO PC - GENERAL LEDGER ON THE A OR B DISKS. Our
  1076.           programs and files all start with `GL' except for BASRUN.EXE. 
  1077.           
  1078.           If you are working with a double floppy disk system, the bottom
  1079.           of the screen at the Main Menu will show the approximate amount
  1080.           of disk space used on the DATA disk in the B drive. See page 42
  1081.           for information if the percentage exceeds 90%.
  1082.           
  1083.           For a single floppy system, the percentage reflects space left on
  1084.           that disk. 
  1085.           
  1086.           On a hard disk, the number shown reflects the number of mega-
  1087.           bytes that the programs and data currently are using. 
  1088.           
  1089.           
  1090.           
  1091.           
  1092.           
  1093.           
  1094.           
  1095.           
  1096.           
  1097.           
  1098.           
  1099.           
  1100.           
  1101.           
  1102.           
  1103.           
  1104.           
  1105.           
  1106.           
  1107.           
  1108.           
  1109.           
  1110.           
  1111.           
  1112.           
  1113.           
  1114.           
  1115.           
  1116.           
  1117.           
  1118.           
  1119.           
  1120.           
  1121.           
  1122.           
  1123.           
  1124.           
  1125.                                                                       14
  1126.           
  1127.           
  1128.                          CUSTOMIZING THE CHART OF ACCOUNTS
  1129.           
  1130.           The first thing to do is to customize the chart of accounts to
  1131.           your operations. The system already has 15 accounts built in. In
  1132.           order to load your accounts and delete those you do not need, you
  1133.           need to use the following instructions. The key thing to remember
  1134.           is that if you make a mistake, it can easily be corrected.
  1135.           
  1136.           NOTE: If you plan on setting up departments in order to have
  1137.           departmental income statements, read the section on Departments
  1138.           on page 40.
  1139.           
  1140.           1.   At the DOS prompt, type  GLMENU and press ENTER.
  1141.           
  1142.           2.   You will see the following at the top of the screen:
  1143.           
  1144.                  Type posting DATE  (MMDDYY)    (ENTER if OK)
  1145.           
  1146.           3.   Press ENTER to accept the date shown or type a different
  1147.                date using six digits without any spaces, dashes, or
  1148.                slashes. For instance, January 8, 1989 is entered as 010889.
  1149.                The program will format it to 01-08-89, and then the Main
  1150.                Menu will appear.
  1151.           
  1152.                The Main Menu looks like this:
  1153.           
  1154.                          1 = POST Entries or WRITE CHECKS
  1155.                          2 = CHART of Accounts or VENDOR Maintenance
  1156.                          3 = Print ENTRIES
  1157.                          4 = Print GENERAL LEDGER or TRIAL BALANCE
  1158.                          5 = Print FINANCIAL Statements
  1159.                          6 = Month or Year End CLOSE
  1160.                          7 = UTILITY Programs
  1161.                          8 = END of Session
  1162.           
  1163.           4.   Select option 2 (CHART of Accounts or VENDOR Maintenance).
  1164.           
  1165.           5.   The top section of the next menu looks like this:
  1166.           
  1167.                          CHART OF ACCOUNTS:
  1168.                               1 = Add NEW Account
  1169.                               2 = DELETE Account
  1170.                               3 = CHANGE Account Name
  1171.                               4 = PRINT Chart of Accounts
  1172.           
  1173.           6.   Select option 4 (PRINT Chart of Accounts) and press ENTER.
  1174.                The program will ask you to type `S' for screen or `P' for
  1175.                printer. Type  P to indicate you want a printout of the
  1176.                chart of accounts. The program will print a message at the
  1177.                bottom of the screen stating you should turn on the printer
  1178.                and press ENTER when ready. When you press ENTER, the chart
  1179.                of accounts that we built in will print out. Use this chart
  1180.           
  1181.           
  1182.           
  1183.           
  1184.           
  1185.           
  1186.           
  1187.           
  1188.           
  1189.           
  1190.           
  1191.                                                                       15
  1192.           
  1193.           
  1194.                to determine those accounts you need to add and those you
  1195.                need to delete.
  1196.           
  1197.           7.   Select option 1 (Add NEW Account) from the Chart of Accounts
  1198.                menu. The screen for adding accounts looks like this:
  1199.           
  1200.                     Account Number ____ Description ___________________
  1201.           
  1202.                          1000 - 1499   Current Asset
  1203.                          1500 - 1799   Fixed Asset
  1204.                          1800 - 1999   Other Asset
  1205.                          2000 - 2699   Current Liability
  1206.                          2700 - 2999   Long Term Liability
  1207.                          3000 - 3999   Equity
  1208.                          4000 - 4999   Revenue
  1209.                          5000 - 9999   Expense
  1210.           
  1211.                               TYPE ACCOUNT NUMBER (`ESC' TO EXIT)
  1212.           
  1213.           8.   Type in the number of the first account you want to add. The
  1214.                program will check to make sure the number has not already
  1215.                been used and then highlight the appropriate category on the
  1216.                lower part of the screen.
  1217.           
  1218.           9.   Type in the Description for the account. The following
  1219.                message will be at the bottom of the screen:
  1220.           
  1221.                     TYPE `A' TO ACCEPT  `T' TO TRY AGAIN
  1222.           
  1223.           10.  If you need to change something, type T and press ENTER to
  1224.                re-do the entry. When you have the correct information on
  1225.                the screen, type A and continue adding other new accounts.
  1226.                When you are finished adding accounts, press the ESC key at
  1227.                the Account Number field and the program will return to the
  1228.                Chart of Accounts Menu.
  1229.           
  1230.           11.  From that menu, select option 2 (DELETE Account). The screen
  1231.                looks like this:
  1232.           
  1233.                     Account Number ...... Description .................
  1234.           
  1235.                Type in the first account number you want to delete. The
  1236.                program checks whether it is a valid number and puts the
  1237.                description on the screen. The bottom of the screen shows
  1238.                this message:
  1239.           
  1240.                          TYPE `D' TO DELETE  `N' FOR NO DELETE
  1241.           
  1242.           12.  Check the account description. If it is the one to be
  1243.                deleted, type D and press ENTER. If you have made a mistake
  1244.                in typing the account number, type N. Continue in this
  1245.                manner until you have deleted all the accounts that you
  1246.           
  1247.           
  1248.           
  1249.           
  1250.           
  1251.           
  1252.           
  1253.           
  1254.           
  1255.           
  1256.           
  1257.                                                                       16
  1258.           
  1259.           
  1260.                don't need. When you are done, press the ESC key instead of
  1261.                an account number to return to the Chart of Accounts menu.
  1262.           
  1263.           13.  If you want to change the description of any accounts,
  1264.                choose option 3 (CHANGE Account Name) from the Menu and make
  1265.                whatever changes are necessary.
  1266.           
  1267.           14.  If desired, you can now print the revised Chart of Accounts
  1268.                (option 4) to check your work and to have as a reference.
  1269.                Otherwise, select option 8 (Return to MAIN MENU).
  1270.           
  1271.           You have now completed customizing the chart of accounts for your
  1272.           operations. The important thing to remember is you can make
  1273.           changes to the chart at any time. (Note: you will not be able to
  1274.           delete an account that has a balance.)
  1275.           
  1276.           
  1277.           
  1278.                               SETTING UP BANK ACCOUNTS
  1279.           
  1280.           The program has account number 1010 set up as the bank account to
  1281.           be used to enter cash receipts and check stubs. However, the
  1282.           program will allow you to set up 5 bank accounts in case you have
  1283.           more than one checkbook. The program will keep track of the
  1284.           balance in each account and display it in the lower left hand
  1285.           corner of the entry screens.
  1286.           
  1287.           To designate your bank accounts, select option 7 (Utility
  1288.           Programs) from the Main Menu. Then select option 2 (Change BANK
  1289.           Accounts). Enter in the account numbers for your various
  1290.           checking, savings, and money management accounts. After you have
  1291.           completed this, press the ESC key to return to the Utility
  1292.           Program Menu and then option 9 to return to the Main Menu.
  1293.           
  1294.           
  1295.           
  1296.           
  1297.           
  1298.           
  1299.           
  1300.           
  1301.           
  1302.           
  1303.           
  1304.           
  1305.           
  1306.           
  1307.           
  1308.           
  1309.           
  1310.           
  1311.           
  1312.           
  1313.           
  1314.           
  1315.           
  1316.           
  1317.           
  1318.           
  1319.           
  1320.           
  1321.           
  1322.           
  1323.                                                                       17
  1324.           
  1325.           
  1326.                                   OPENING ENTRIES
  1327.           
  1328.           This section will show you how to make your opening entries and
  1329.           bring the program in balance with your existing books. See
  1330.           Appendix E, if you want to set up a single entry to enter your
  1331.           check book balance only. Otherwise, if you have other accounts
  1332.           with beginning balances, follow the instructions below.
  1333.           
  1334.           1.   Before making your opening entry, it is important to make
  1335.                sure that all the accounts have zero balances. Select option
  1336.                7 (UTILITY Programs) from the Main Menu. Then select option
  1337.                5 (CLEAR All Balances) from the Utility Menu. The program
  1338.                will ask you to type  CLEAR  to erase any balances on file.
  1339.                After you have finished this step, return to the Main Menu.
  1340.           
  1341.           2.   Select option 1 (POST Entries or WRITE CHECKS) from the Main
  1342.                Menu. 
  1343.           
  1344.           3.   You will enter the year to date balance for each account
  1345.                using the Add JOURNAL Entries function.
  1346.           
  1347.           4.   Select option 3 (JOURNAL Entries) from the next menu. Type A
  1348.           
  1349.                to Add new entries.
  1350.           
  1351.           5.   At the Journal Number field, type 1. At the Description
  1352.                field, type OPENING ENTRY. At the Date field, enter the date
  1353.                for the month end trial balance you are entering. Accept the
  1354.                Header by pressing  A. 
  1355.           
  1356.           6.   The cursor will appear on line 1 of the entry. For the first
  1357.                14 lines, enter account numbers and the appropriate amounts.
  1358.           
  1359.           7.   If you have more than 14 accounts, type the RETAINED
  1360.                EARNINGS account number (3999) at line 15.
  1361.           
  1362.           8.   For the amount column, type a B and ENTER to balance the
  1363.                entry.
  1364.           
  1365.           9.   Do not make an entry for the RETAINED EARNINGS account when
  1366.                you come to it on the trial balance.
  1367.           
  1368.           10.  After you enter line 15 and the entry balances, type  A  to
  1369.                accept the entry. The program will then bring up another
  1370.                entry screen. Continue entering your accounts from your
  1371.                trial balance in the same manner always using account 3999
  1372.                on the last line to balance the entry.
  1373.           
  1374.           11.  After you have completed entering all balances from your
  1375.                trial balance using journal entries, press the ESC key at
  1376.                the Journal Number field and choose option 6 (Print
  1377.                ENTRIES).
  1378.           
  1379.           
  1380.           
  1381.           
  1382.           
  1383.           
  1384.           
  1385.           
  1386.           
  1387.           
  1388.           
  1389.                                                                       18
  1390.           
  1391.           
  1392.           
  1393.           12.  Select option 3 (Print JOURNAL Entries) from the menu. Type
  1394.                P  to print the entries on the printer. The program will
  1395.                print the following message on the screen:
  1396.           
  1397.                     Type `U' to UPDATE general ledger and delete these
  1398.                     entries from the transaction file. (`ESC' to exit)
  1399.           
  1400.           
  1401.                Press the ESC key. Review the print out for accuracy. If you
  1402.                have made any mistakes, go to option 1 (Post ENTRIES) from
  1403.                the Main Menu and then option 3 (Post JOURNAL Entries). Type
  1404.           
  1405.                E to edit your entries on file. Type in the journal entry
  1406.                number and make corrections to the lines that were
  1407.                incorrect.
  1408.           
  1409.           13.  After you are satisfied your entries are correct, print the
  1410.                JOURNAL Entries again on the printer. This time when it
  1411.                displays the message `Type `U' to UPDATE...', type  U. The
  1412.                program automatically updates the general ledger for the
  1413.                entries.
  1414.           
  1415.           14.  Select option 5 (Print SHORT FORM Trial Balance) from the
  1416.                menu. Double-check your figures to those from the trial
  1417.                balance you were entering from. Make any correcting entries
  1418.                that are necessary. Then select option 4 (Print GENERAL
  1419.                LEDGER Details), type A to print all accounts, and M for
  1420.                Month to Date.
  1421.           
  1422.           15.  Select option 8 (Return to Main Menu). The program will
  1423.                display the following message:
  1424.           
  1425.                        Type `OK' to complete month end close
  1426.           
  1427.                Type OK and press ENTER. From the next screen type 1 for
  1428.                month end close and then type the word MONTH when requested.
  1429.           
  1430.           
  1431.           
  1432.           
  1433.           
  1434.           
  1435.           
  1436.           
  1437.           
  1438.           
  1439.           
  1440.           
  1441.           
  1442.           
  1443.           
  1444.           
  1445.           
  1446.           
  1447.           
  1448.           
  1449.           
  1450.           
  1451.           
  1452.           
  1453.           
  1454.           
  1455.                                                                       19
  1456.           
  1457.           
  1458.           
  1459.           
  1460.                             SUMMARY OF MONTHLY ROUTINE 
  1461.           
  1462.           The best way to visualize how these programs work is to remember
  1463.           that instead of writing entries in ledgers or on columnar pads,
  1464.           you will be posting the amounts on the screen. The major
  1465.           difference is you do not have to add the columns, balance the
  1466.           pages, or post the totals to the General Ledger. The program
  1467.           takes care of that automatically.
  1468.           
  1469.           The timing of your daily, weekly, and monthly postings is up to
  1470.           you. You will probably find you can make entries to the programs
  1471.           using pretty much the same schedule you are now.
  1472.           
  1473.           NOTE: THE PROGRAM DOES NOT USE THE POSTING DATE YOU ENTER TO
  1474.           SEPARATE TRANSACTIONS BETWEEN MONTHS.
  1475.           
  1476.           THEREFORE, DO NOT MAKE ENTRIES IN A NEW MONTH UNTIL YOU HAVE MADE
  1477.           ALL POSTINGS TO THE OLD MONTH AND COMPLETED A MONTH END CLOSE.
  1478.           
  1479.                -    Cash receipts can be posted at any time. 
  1480.           
  1481.                -    Checks are posted as you print them or by entering the
  1482.                     information from the check stubs. 
  1483.           
  1484.                -    Journal entries are used for depreciation, corrections,
  1485.                     payroll summaries, etc.
  1486.           
  1487.                -    Entries which use the same accounts over and over again
  1488.                     are best handled using the Posting Screens set up. See
  1489.                     page 28. 
  1490.           
  1491.                -    Entries made with the program are held in a transaction
  1492.                     file until you want to update the General Ledger. There
  1493.                     is a maximum limit of 500 entries in the transaction
  1494.                     file for each type of transaction. Therefore, if you
  1495.                     have more than 500 checks (or cash receipts or journal
  1496.                     entries) to enter for one period, you need to update
  1497.                     before you reach the 500 limit. Entries in the
  1498.                     transaction file can be printed, viewed, or edited,
  1499.                     then updated to the General Ledger.
  1500.           
  1501.                -    The General Ledger can be updated at any time. However,
  1502.                     you will probably only want do it at month end. 
  1503.           
  1504.                -    Once all entries have been posted to the General
  1505.                     Ledger, the trial balance and financial statements can
  1506.                     be printed.
  1507.           
  1508.                -    After you have printed all the related reports, we
  1509.                     recommend you make a backup and then perform a month
  1510.                     end close. At the end of the year, you will do your
  1511.                     last month's close and then do a year end close.
  1512.           
  1513.           
  1514.           
  1515.           
  1516.           
  1517.           
  1518.           
  1519.           
  1520.           
  1521.                                                                       20
  1522.           
  1523.           
  1524.           
  1525.           
  1526.                                    GENERAL LEDGER - OVERVIEW 
  1527.           
  1528.           The General Ledger system consists of several segments: 
  1529.           
  1530.           
  1531.           ADD ENTRIES OR WRITE CHECKS
  1532.           
  1533.           This is the main part of the General Ledger program. You can make
  1534.           entries into the cash receipts journal or the general journal.
  1535.           You can either print checks on the printer or post check stubs to
  1536.           the check register. Mistakes can be corrected by editing or
  1537.           deleting entries.
  1538.           
  1539.           
  1540.           CHART OF ACCOUNTS OR VENDOR MAINTENANCE
  1541.           
  1542.           This part of the program allows you to add, change, or delete the
  1543.           chart of accounts or vendors' names and addresses you have on
  1544.           file for check printing. It also allows you to set up posting
  1545.           screens for recurring entries.
  1546.           
  1547.           
  1548.           PRINT ENTRIES AND UPDATE GENERAL LEDGER
  1549.           
  1550.           This part of the program enables you to print the entries you
  1551.           have made. After printing the entries, the trial balance and
  1552.           General Ledger can be updated. (Note: the entries MUST be printed
  1553.           on the printer in order to update the general ledger.)
  1554.           
  1555.           
  1556.           PRINT GENERAL LEDGER AND TRIAL BALANCE
  1557.           
  1558.           This will print entries that have been made to each account. The
  1559.           program maintains two detailed ledgers. One is for the month to
  1560.           date and the other for the year to date. The year to date general
  1561.           ledger prints monthly totals based upon entry dates.
  1562.           
  1563.           
  1564.           FINANCIAL STATEMENTS
  1565.           
  1566.           This enables you to print the Balance Sheet and Statement of
  1567.           Income with month and year to date totals. In addition, you can
  1568.           print departmental Statements of Income if you have departments
  1569.           set up.
  1570.           
  1571.           
  1572.           MONTH AND YEAR END CLOSE 
  1573.           
  1574.           This lets you close the books at month and year end in order to
  1575.           start the next accounting period.
  1576.           
  1577.           
  1578.           
  1579.           
  1580.           
  1581.           
  1582.           
  1583.           
  1584.           
  1585.           
  1586.           
  1587.                                                                       21
  1588.           
  1589.           
  1590.           
  1591.           
  1592.           UTILITY PROGRAMS
  1593.           
  1594.           Allows you to set up for more than one bank account. There is
  1595.           also the option to change colors (if you have a color monitor) or
  1596.           change hardware configuration (such as adding a hard disk). You
  1597.           can also change department information and income statement
  1598.           format, create a DIF file to translate into your spreadsheet
  1599.           software, clear all balances, and erase year to date detail.
  1600.           
  1601.           
  1602.           
  1603.                         STARTING THE GENERAL LEDGER PROGRAM 
  1604.           
  1605.           In order to start the program, type GLMENU at the DOS prompt. The
  1606.           first thing you have to do is accept the date or type the date
  1607.           that you want to use.
  1608.           
  1609.           Enter all dates as 6 digits such as 010489. The program will
  1610.           automatically format it to read 01-04-89. 
  1611.           
  1612.           NOTE: THE PROGRAM DOES NOT USE THE POSTING DATE YOU ENTER TO
  1613.           SEPARATE TRANSACTIONS BETWEEN MONTHS. THEREFORE, DO NOT MAKE
  1614.           ENTRIES IN A NEW MONTH UNTIL YOU HAVE MADE ALL POSTINGS TO THE
  1615.           OLD MONTH AND COMPLETED A MONTH END CLOSE. 
  1616.           
  1617.           After you have entered the date, the Main Menu will appear: 
  1618.           
  1619.                      1 = ADD Entries or WRITE CHECKS 
  1620.                      2 = CHART of Accounts or VENDOR Maintenance
  1621.                      3 = Print ENTRIES and UPDATE General Ledger
  1622.                      4 = Print GENERAL LEDGER or TRIAL BALANCE 
  1623.                      5 = Print FINANCIAL Statements 
  1624.                      6 = Month or Year End CLOSE 
  1625.                      7 = UTILITY Programs 
  1626.                      8 = END of Session 
  1627.           
  1628.           
  1629.           
  1630.           
  1631.                               MAKING ENTRIES - GENERAL
  1632.           
  1633.           The procedure for entering transactions is essentially the same
  1634.           whether you are doing cash receipts, posting check stubs or
  1635.           journal entries. There are only minor differences in the screen
  1636.           layout and how data is entered. 
  1637.           
  1638.           Each entry is a two step process. First you type in the header
  1639.           information such as the check number, date, payee/description,
  1640.           etc. The second part is entering account numbers and amounts. If
  1641.           you make a mistake there is a simple procedure to correct or
  1642.           change an entry so you do not have to start over. 
  1643.           
  1644.           
  1645.           
  1646.           
  1647.           
  1648.           
  1649.           
  1650.           
  1651.           
  1652.           
  1653.                                                                       22
  1654.           
  1655.           
  1656.           
  1657.           
  1658.           You can have up to 15 lines in a single entry. 
  1659.           
  1660.           Near the bottom right hand corner of the screen is the Entry
  1661.           Balance figure. The program updates this amount after every line
  1662.           is entered and shows how much the entry is out of balance at that
  1663.           point. 
  1664.           
  1665.           Until you are familiar with the program, the key to making
  1666.           entries is to keep an eye on the message line at the bottom of
  1667.           the screen. It will prompt you as to what is expected next. 
  1668.           
  1669.           If you select option 1 from the Main Menu you will see the menu
  1670.           for the posting entries. You can choose to enter cash receipts,
  1671.           check stubs, journal entries, or enter checks to be printed. 
  1672.           
  1673.           
  1674.                          ADD, EDIT OR VIEW ENTRIES:
  1675.                               1 = CASH Receipts 
  1676.                               2 = CHECK STUBS 
  1677.                               3 = JOURNAL Entries 
  1678.           
  1679.                               4 = Enter CHECKS for Printing
  1680.           
  1681.           The next section deals with entering CHECK STUBS. However, cash
  1682.           receipts and journal entries are entered in much the same way.
  1683.           
  1684.           After you select option 1, 2, or 3, the program shows:
  1685.           
  1686.                `A' to Add New Entries  `E' to Edit existing  `V' to View
  1687.           
  1688.           
  1689.           Note: If you have more than one bank account designated, the
  1690.           program will show you the bank account numbers, bank names, and
  1691.           the current balance in each account. One of the accounts is
  1692.           highlighted, indicating that it is the current or active bank
  1693.           account and any entries made will affect that account.
  1694.           
  1695.           Type  A  to add new check stubs. If you have vendors on file, the
  1696.           program will ask you if you want to use those vendor names for
  1697.           the description line. If you would like to use the vendor names
  1698.           you have on file, type  Y  for yes. This option comes in handy if
  1699.           you like to speed up entering checks because you will be able to
  1700.           enter a few letters of a vendor name and the program will
  1701.           automatically put the entire vendor name on the description line.
  1702.           See page 36 for information on vendor files.
  1703.           
  1704.           
  1705.           
  1706.           
  1707.           
  1708.           
  1709.           
  1710.           
  1711.           
  1712.           
  1713.           
  1714.           
  1715.           
  1716.           
  1717.           
  1718.           
  1719.                                                                       23
  1720.           
  1721.           
  1722.           
  1723.           
  1724.                                  HEADER INFORMATION 
  1725.           
  1726.           The screen layout for entering checks stubs looks like this: 
  1727.           
  1728.           
  1729.                                    POST CHECK STUBS   Last Check: 121 
  1730.           
  1731.           Check No 122.. Description ......................... Date ..... 
  1732.           
  1733.                      Line    Acct   Account Title               Amount 
  1734.                 
  1735.           
  1736.           
  1737.           
  1738.           
  1739.                                                             -----------
  1740.           
  1741.           Cash Balance:           Entry Balance                    0.00
  1742.           
  1743.                          TYPE CHECK NUMBER  `ESC' WHEN DONE 
  1744.           
  1745.           
  1746.           The program shows your present cash balance for the current bank
  1747.           account in the lower left hand corner of the screen. It is
  1748.           automatically updated every time you make an entry to that
  1749.           account. 
  1750.           
  1751.           For reference purposes, the last check number you entered is in
  1752.           the upper right hand corner of the screen and the next number in
  1753.           sequence is shown next to the Check No field.
  1754.           
  1755.           You can type in a different check number or press ENTER and the
  1756.           number shown will be used. 
  1757.           
  1758.           For the Description, you have two choices. If you chose to use
  1759.           the vendor file for the description, you can type in a few
  1760.           letters of the vendor name. The program will search the vendor
  1761.           file for vendor names that contain those letters. When the
  1762.           correct vendor is shown, press the ENTER key. If you did not
  1763.           choose to use the vendor file, you may type in the payee name and
  1764.           other explanatory comments at the description line.
  1765.           
  1766.           After pressing ENTER at the date field or typing a new date, you
  1767.           will see the following message at the bottom of the screen:
  1768.           
  1769.                `A' TO ACCEPT `T' TO TRY AGAIN OR `P' FOR POSTING SCREEN
  1770.           
  1771.           If you are satisfied with the Header information, type A.
  1772.           Otherwise type T and you can start entering the header
  1773.           information again. (See page 28 for explanation of POSTING
  1774.           SCREENS) 
  1775.           
  1776.           
  1777.           
  1778.           
  1779.           
  1780.           
  1781.           
  1782.           
  1783.           
  1784.           
  1785.                                                                       24
  1786.           
  1787.           
  1788.           
  1789.           
  1790.                             ACCOUNT NUMBERS AND AMOUNTS 
  1791.           
  1792.           Once you have accepted the header, it is time to enter account
  1793.           numbers and amounts. The entry can be up to 15 lines. 
  1794.           
  1795.           The program puts the current bank account number and its
  1796.           description on line 1, then waits for you to make an entry in the
  1797.           Amount column. (Remember, you do not have to enter the decimal
  1798.           point if it is a whole dollar amount). Type in the amount as a
  1799.           debit. Since the program knows you are posting check stubs, it
  1800.           automatically changes it to a credit amount, displays it, and 
  1801.           updates the Entry Balance amount. 
  1802.           
  1803.           Then line by line, finish the accounting distribution. First type
  1804.           either the account number or up to four letters of the account
  1805.           name. If you enter the account number, the program will 
  1806.           automatically display the account description. 
  1807.           
  1808.           If you type RENT the program will search for the first account
  1809.           having `RENT' in the description and display the account number
  1810.           and account description. If you are looking for `RENT EXPENSE'
  1811.           and the first account with `RENT' is `RENTAL INCOME', the program
  1812.           will display that one first. However, pressing ENTER again will
  1813.           find the next account with `RENT' in it. You can continue to
  1814.           press ENTER until you find the right account or reach the end of
  1815.           the account number file. 
  1816.           
  1817.           If you type in an account number and that account is not on file,
  1818.           the program will ask you whether you want to add that number to
  1819.           the file. The following message will appear at the bottom of the
  1820.           screen: 
  1821.           
  1822.                NUMBER NOT ON FILE.  TYPE `A' TO ADD  `T' TO TRY AGAIN 
  1823.           
  1824.           
  1825.           If you want to add that number to the chart of accounts, type A
  1826.           and you will see the same screen that is used to set up new
  1827.           accounts in the Chart of Accounts section of the program. All you
  1828.           need to do is type in the description of the account and you will
  1829.           be taken back to where you were in the entry. The new account has
  1830.           been added to the chart of accounts and will be displayed on the
  1831.           line on which you were working. 
  1832.           
  1833.           Once you have the proper account, the next step is to enter the
  1834.           amount. If it is a simple two line entry, typing B  will
  1835.           automatically display the offsetting amount to balance the entry.
  1836.           Otherwise, you will have to type in the amount. When you get to
  1837.           the amount column on the last line of your entry, type  B to
  1838.           balance the entry to zero; this will automatically put the amount
  1839.           that offsets the Entry balance in the amount column.
  1840.           
  1841.           
  1842.           
  1843.           
  1844.           
  1845.           
  1846.           
  1847.           
  1848.           
  1849.           
  1850.           
  1851.                                                                       25
  1852.           
  1853.           
  1854.           
  1855.           
  1856.           IF YOU HAVE SELECTED THE `AUTOMATIC' CREDIT FEATURE, ANY AMOUNTS
  1857.           ENTERED FOR ACCOUNTS 2000 THROUGH 4999 WILL AUTOMATICALLY BE
  1858.           CHANGED TO A NEGATIVE OR CREDIT AMOUNT. IF YOU WANT TO `DEBIT' AN
  1859.           ACCOUNT IN THIS RANGE, USE THE MINUS SIGN AND THE PROGRAM WILL
  1860.           CHANGE THE AMOUNT TO A POSITIVE OR DEBIT AMOUNT. 
  1861.           
  1862.           As you enter amounts, the Entry Balance amount will be updated.
  1863.           When that amount is zero, the entry is in balance and the
  1864.           following message is at the bottom of the screen: 
  1865.           
  1866.                TYPE `A' TO ACCEPT   (`ENTER' TO MAKE CHANGES) 
  1867.           
  1868.           If you type A, the entry is added to the transaction file, the
  1869.           data is cleared from the screen, and you are ready for the next
  1870.           entry. (At that point, if you are done posting check stubs,
  1871.           pressing ESC at the Check Number field to return to the menu.) 
  1872.           
  1873.           If you need to make changes to the entry you were working on and
  1874.           pressed ENTER instead of A, then you have the opportunity to
  1875.           change any of the lines in the entry or to add additional lines.
  1876.           This saves having to re-do the entire entry. The program will ask
  1877.           you for the line number to be changed. That line will be erased
  1878.           and you then enter a new account number and amount. You can
  1879.           continue in this manner until you have the changes made and the
  1880.           entry balances. Type A to accept to move to the next entry. 
  1881.           
  1882.           
  1883.                        VIEWING, EDITING, AND DELETING ENTRIES 
  1884.           
  1885.           After an entry is made, it is stored in a transaction file until
  1886.           you print them and update the General Ledger. While entries are
  1887.           in the transaction file, they can be edited, deleted, or viewed. 
  1888.           
  1889.           You can have up to 500 transactions in the transaction file for
  1890.           each type of entry at one time. If you know you are reaching the
  1891.           500 maximum for cash receipts, check stubs, or journal entries,
  1892.           you must print the entries and update the general ledger before
  1893.           continuing.
  1894.            
  1895.           When you choose the option to view entries, the program first
  1896.           sorts them into reference number order (or check number order in
  1897.           the case of checks) and puts the first entry on the screen. At
  1898.           the bottom of the screen is the following message:
  1899.           
  1900.               `ENTER'=NEXT ENTRY  P=PREVIOUS  E=EDIT  D=DELETE  X=EXIT
  1901.           
  1902.           Pressing ENTER displays the next entry. P displays the previous
  1903.           entry. If you are at the last entry and press ENTER, the first
  1904.           entry is displayed. Likewise, if you are at the first entry, and
  1905.           press P for previous, the last entry is displayed.
  1906.           
  1907.           Pressing E allows you to edit the screen that is displayed. You
  1908.           
  1909.           
  1910.           
  1911.           
  1912.           
  1913.           
  1914.           
  1915.           
  1916.           
  1917.                                                                       26
  1918.           
  1919.           
  1920.           
  1921.           
  1922.           can change the header information and/or any accounts or amounts.
  1923.           
  1924.           Selecting D will allow you to delete the entry currently
  1925.           displayed.
  1926.           
  1927.           
  1928.           
  1929.                             WRITING AND PRINTING CHECKS 
  1930.           
  1931.           If you wish to use the program to print checks, they can be
  1932.           ordered from Colwell Systems, 201 Kenyon Road, Champaign, IL
  1933.           61820. Toll free telephone is 800-248-7000. (800-233-7777 in
  1934.           Illinois). The check is form 9045 (Source Code 340) and should be
  1935.           ordered without pre-numbering as the program will number the
  1936.           checks. 
  1937.           
  1938.           Using the check printing option enables you to print checks on
  1939.           the computer instead of writing them by hand and then making an
  1940.           entry for the check stubs. You can mix check stub entries and
  1941.           actual check printing without causing any problems.
  1942.           
  1943.           The program maintains a file of up to 200 names and addresses to
  1944.           make it easier to print checks. For instance, if you have ABC
  1945.           Contracting Company in the file, you can bring up their name and
  1946.           address by typing ABC. If you also have a company called ABC
  1947.           Sanitation Services, all you have to do is type N (for next) and
  1948.           the program will find the next match to `ABC'.
  1949.           
  1950.           If the name you type is not on file, you will be given the
  1951.           opportunity to add it to the file automatically, for use the next
  1952.           time. You also have the option of just typing in the name and
  1953.           address and not adding it to the file.
  1954.           
  1955.           The program puts a picture of a blank check on the screen and all
  1956.           you have to do is fill in the blanks. By pressing ENTER at the
  1957.           date, the last date you used will be entered. Pressing ENTER at
  1958.           the check number will automatically insert the next check number.
  1959.           
  1960.           The balance of the current bank account is shown on the left,
  1961.           above the check outline.
  1962.           
  1963.           After entering the payee, amount, and address, you can get a
  1964.           message printed on the check stub by typing something on the
  1965.           `For' line.
  1966.           
  1967.           After completing the check form and typing A to accept, the
  1968.           screen will change so you can enter the various accounts and
  1969.           amounts in order to complete the accounting entry. This segment
  1970.           is the same whether you are entering check stubs or actually
  1971.           entering checks to be printed. 
  1972.           
  1973.           The program saves all of the check information so that they are
  1974.           
  1975.           
  1976.           
  1977.           
  1978.           
  1979.           
  1980.           
  1981.           
  1982.           
  1983.                                                                       27
  1984.           
  1985.           
  1986.           
  1987.           
  1988.           all printed at one time. It saves the check form in a print file
  1989.           and the accounting portion in the check stub transaction file. If
  1990.           you decide you made a mistake entering a check before you print
  1991.           it, you can delete it through the View function of CHECK STUBS.
  1992.           Then you can reenter the check from scratch.
  1993.           
  1994.           You print checks by selecting `Print CHECKS' under the PRINT
  1995.           PROGRAMS menu. 
  1996.           
  1997.           You can print a test check to make sure that the check forms are
  1998.           lined up properly prior to printing the actual checks. After the
  1999.           checks are printed the check print file is cleared. In order to
  2000.           update the general ledger for checks printed, you will need to
  2001.           print and post check stubs. See discussion on page 30.
  2002.           
  2003.           
  2004.           
  2005.                                    CASH RECEIPTS 
  2006.           
  2007.           The program assumes you have already made a deposit and are
  2008.           entering an accounting summary of that deposit. 
  2009.           
  2010.           The header information is slightly different from the cash
  2011.           disbursements entries:
  2012.           
  2013.           
  2014.                Refer ......  Description .................  Date .....
  2015.           
  2016.           
  2017.           
  2018.           
  2019.           The Reference and Description fields can contain whatever
  2020.           information you want to describe the transaction. Pressing ENTER
  2021.           at either field will leave blanks in the print-outs and General
  2022.           Ledger for those fields. You can type the date or press ENTER to
  2023.           use the date shown. 
  2024.           
  2025.           The current bank account is automatically displayed on line 1. 
  2026.           
  2027.           Enter accounts and amounts in the same way as described in the
  2028.           section on entering Check Stubs. 
  2029.           
  2030.           
  2031.                                   JOURNAL ENTRIES 
  2032.           
  2033.           Again, the procedure is essentially the same as cash receipts or
  2034.           checks written with minor changes in the header. Also, no account
  2035.           number or description is automatically displayed on the first
  2036.           line. 
  2037.           
  2038.           Enter accounts and amounts in the same way as described in the
  2039.           section on entering Check Stubs. 
  2040.           
  2041.           
  2042.           
  2043.           
  2044.           
  2045.           
  2046.           
  2047.           
  2048.           
  2049.                                                                       28
  2050.           
  2051.           
  2052.           
  2053.           
  2054.                                  CHANGE BANK ACCOUNT
  2055.           
  2056.           If you have designated more than one General Ledger account as a
  2057.           bank account, Option 9 from the Add Entries Menu lets you
  2058.           identify another bank account as the `current' bank account.
  2059.           After you make the change, the bank balance shown on the screen
  2060.           will be for the new account and you will be able to enter cash
  2061.           receipts, check stubs, or checks for printing to the new account
  2062.           automatically.
  2063.           
  2064.           
  2065.                            GENERAL LEDGER POSTING SCREENS 
  2066.           
  2067.           You have the ability to design up to 30 posting screens to make
  2068.           it easier to post entries that use the same accounts each time.
  2069.           (Some people call these types of entries recurring entries.)
  2070.           
  2071.           For instance, payroll checks have certain accounts that are
  2072.           always used, such as the checking account number, FICA
  2073.           deductions, withholding deductions, etc. You can set up a posting
  2074.           screen so that the accounts are automatically put on the screen
  2075.           when you finish the header and all you have to do is enter the
  2076.           amounts. 
  2077.           
  2078.           For entries that are the same each month such as depreciation,
  2079.           you can also set up the amounts ahead of time. 
  2080.           
  2081.           Once you have set up a posting screen, the program keeps track of
  2082.           it for easy recall and use no matter whether you are posting
  2083.           check stubs, journal entries, or cash receipts to the General
  2084.           Ledger. 
  2085.           
  2086.           In order to set up posting screens, choose option 2 from the Main
  2087.           Menu and then option 6 from the Chart of Accounts and Vendor
  2088.           Maintenance Menu. 
  2089.           
  2090.           The Posting Screen Menu is as follows: 
  2091.           
  2092.                               1 = Set up NEW Posting Screen 
  2093.                               2 = DELETE Posting Screen 
  2094.                               3 = CHANGE Posting Screen  
  2095.                               4 = DISPLAY Individual Screen 
  2096.                               5 = Return to previous MENU 
  2097.           
  2098.           After selecting option 1, you will first identify the number to
  2099.           be used (any number 1 through 30) and then type the description
  2100.           of the screen. The description should identify the purpose of the
  2101.           screen, such as `Monthly Sales Summary' or `Payroll check'. After
  2102.           that, you identify the account numbers and the amount (if any) to
  2103.           be debited or credited to each account. If the amounts change
  2104.           from entry to entry, enter a zero in the amount column. 
  2105.           
  2106.           
  2107.           
  2108.           
  2109.           
  2110.           
  2111.           
  2112.           
  2113.           
  2114.           
  2115.                                                                       29
  2116.           
  2117.           
  2118.           
  2119.           
  2120.           If the amounts for an entry are the same each month, such as in a
  2121.           depreciation entry, you can put in dollar amounts. If there are
  2122.           amounts involved, you must balance the posting screen before the
  2123.           program will save it on disk. 
  2124.           
  2125.           Note: If you are going to set up a posting screen that will be
  2126.           used with the check printing option, you must put the checking
  2127.           account number on the first line of the entry.
  2128.           
  2129.           Option 2 allows you to delete screens you no longer need. 
  2130.           
  2131.           Option 3 will allow to make changes in screens you have
  2132.           previously set up. 
  2133.           
  2134.           Option 4 will display a screen, showing all of the account
  2135.           numbers, account names, and posting amounts for that screen.  
  2136.           
  2137.           
  2138.                                USING POSTING SCREENS 
  2139.           
  2140.           In order to use one of the posting screens, you type P when you
  2141.           see the following message at the bottom of the screen after
  2142.           typing in the header information: 
  2143.           
  2144.                `A' TO ACCEPT  `T' TO TRY AGAIN  `P' FOR POSTING SCREEN
  2145.           
  2146.           If you type P, the program will display the titles of the posting
  2147.           screen. You then select the posting screen number and press
  2148.           ENTER, the account numbers and amounts (if any) will be
  2149.           displayed. All you have to do is go down the right hand column
  2150.           and enter the appropriate amounts for each account. 
  2151.           
  2152.           If the posting screen has amounts pre-defined, you can change
  2153.           these amounts for that particular entry and it will not affect
  2154.           the posting screen that is saved on disk. 
  2155.           
  2156.           
  2157.           
  2158.           
  2159.           
  2160.           
  2161.           
  2162.           
  2163.           
  2164.           
  2165.           
  2166.           
  2167.           
  2168.           
  2169.           
  2170.           
  2171.           
  2172.           
  2173.           
  2174.           
  2175.           
  2176.           
  2177.           
  2178.           
  2179.           
  2180.           
  2181.                                                                       30
  2182.           
  2183.           
  2184.           
  2185.           
  2186.                  PRINTING AND UPDATING ENTRIES IN TRANSACTION FILE
  2187.           
  2188.           As you make each entry during the course of the month, it is
  2189.           added to the transaction file until you print the entries and
  2190.           update the General Ledger.
  2191.           
  2192.           You can view, correct, edit, or delete entries prior to updating.
  2193.           
  2194.           When you are ready to update the General Ledger, select option 3
  2195.           (PRINT Entries) from the Main Menu. The following menu will come
  2196.           on the screen:
  2197.           
  2198.                          PRINT ENTRIES AND UPDATE GENERAL LEDGER:
  2199.                               1 = CASH Receipts
  2200.                               2 = CHECKS Written
  2201.                               3 = JOURNAL Entries
  2202.           
  2203.           Select 1, 2, or 3, whichever is appropriate. The program will ask
  2204.           you if you want to print on the screen or printer. If you select
  2205.           S for screen, the entries will be displayed one at a time. In
  2206.           order to update the General Ledger, select P for printer. 
  2207.  
  2208.           If you are printing cash receipts or checks written, and you have
  2209.           used more than one bank account, you must choose which account
  2210.           you want to print entries for. YOU MUST MAKE SURE You PRINT
  2211.           ENTRIES FOR ALL BANK ACCOUNTS, OTHERWISE YOU WILL NOT BE ABLE TO
  2212.           DO A MONTH END CLOSE.
  2213.           
  2214.           After a print-out is finished (if you selected P for printer),
  2215.           the following message is at the top of the screen: 
  2216.           
  2217.                Type `U' to UPDATE General Ledger and delete these entries
  2218.                from the transaction file. (`ESC' to exit). 
  2219.                 
  2220.           If you type U, the printed entries will be posted to the General
  2221.           Ledger. A message will print at the bottom of the page indicating
  2222.           that the entries have been posted in detail to the General
  2223.           Ledger. The entries are then removed from the transaction file. 
  2224.           
  2225.           You will not get the update option if you display the entries on
  2226.           the screen. 
  2227.           
  2228.           You have to decide whether to update the General Ledger at the
  2229.           end of any transaction print-out. 
  2230.           
  2231.                                    CONSIDERATIONS
  2232.           
  2233.                1.   Financial Statements - The General Ledger, Statement of
  2234.                     Income, and Balance Sheet will only be updated when the
  2235.                     transactions are printed and the `U' option used. 
  2236.           
  2237.           
  2238.           
  2239.           
  2240.           
  2241.           
  2242.           
  2243.           
  2244.           
  2245.           
  2246.           
  2247.                                                                       31
  2248.           
  2249.           
  2250.           
  2251.           
  2252.                2.   Printed Reports - Updating the General Ledger several
  2253.                     times during the month will mean having your check
  2254.                     register, for instance, on several pieces of paper
  2255.                     rather than on one print-out. Updating only at month
  2256.                     end makes each print-out a `complete' one. (Keep in
  2257.                     mind the 500 entry limit for each type of entry.) 
  2258.           
  2259.                3.   Disk Usage - Updating the General Ledger may free up
  2260.                     disk space. Note: If you are continuously having a
  2261.                     problem with disk space (in excess of 80% usage), the
  2262.                     best alternative is to erase the year to date detail in
  2263.                     the General Ledger. See page 42 for more details on how
  2264.                     to do that. 
  2265.           
  2266.           
  2267.           
  2268.                  GENERAL LEDGER DETAILS AND TRIAL BALANCE PRINT-OUT 
  2269.           
  2270.           You have four options with respect to the General Ledger: 
  2271.           
  2272.                     1. Print a complete General Ledger 
  2273.                     2. Print a group of accounts. 
  2274.                     3. Display or print a single account. 
  2275.                     4. Print a Short Form trial balance.
  2276.           
  2277.           You can print any of the above by selecting the Print GENERAL
  2278.           LEDGER or TRIAL BALANCE from the Main Menu. (Other menus cross
  2279.           reference these options and use can use them also.)
  2280.           
  2281.           If you select option 4 (Print GENERAL LEDGER Details) from the
  2282.           Print Menu, the screen displays the following:
  2283.           
  2284.                Print  (S)ingle  (G)roup  (A)ll Accounts
  2285.           
  2286.           If you select G for group, the program will ask for the beginning
  2287.           and ending account numbers to be printed.
  2288.           
  2289.           After you make your selection, the program will ask you if you
  2290.           want month to date or year to date. If you select month to date,
  2291.           the printout will list all entries since your last month end
  2292.           close. If you select year to date, the program will print all
  2293.           entries since your last year end close and will print monthly
  2294.           totals based upon the dates of the entries. NOTE: if there are
  2295.           entries in the transaction file, they are printed with an
  2296.           asterisk before and after the date.
  2297.           
  2298.           The program prints the number of the account, its name, the
  2299.           beginning balance, all entries posted to that account during the
  2300.           month (or year to date), and the ending balance. For profit and
  2301.           loss accounts, the year to date ending balance is shown also. 
  2302.           
  2303.           The print-out can be stopped at any time by pressing ESC. 
  2304.           
  2305.           
  2306.           
  2307.           
  2308.           
  2309.           
  2310.           
  2311.           
  2312.           
  2313.                                                                       32
  2314.           
  2315.           
  2316.           
  2317.           
  2318.           The final line on the Complete General Ledger print-out shows a
  2319.           proof amount. It should show `zero'. However, the BASIC language
  2320.           that was used in writing this program will not always do its math
  2321.           properly. Any errors that occur are normally less than a penny.
  2322.           If the General Ledger and/or financial statements are off by a
  2323.           penny or two, it was not caused by your entries. The out of
  2324.           balance amount will be automically adjusted at the next month end
  2325.           close.
  2326.           
  2327.           You can also print a Short Form trial balance. This lists the
  2328.           account name, account number, month to date balance, and year to
  2329.           date balance. No detailed entries are shown.
  2330.           
  2331.           
  2332.           
  2333.                                 FINANCIAL STATEMENTS 
  2334.           
  2335.           You can print the Balance Sheet or Statement of Income at any
  2336.           time. However, they will not include any entries that are still
  2337.           in the transaction file. 
  2338.           
  2339.           If you are set up for DEPARTMENTAL ACCOUNTING, you have several
  2340.           choices when printing the Statement of Income. The menu selection
  2341.           is shown below: 
  2342.           
  2343.                          COMPLETE STATEMENT OF INCOME 
  2344.                               1 = All accounts DETAILED 
  2345.                               2 = All accounts CONSOLIDATED 
  2346.           
  2347.                          DEPARTMENTAL STATEMENTS 
  2348.                               3 = G & A    (10) 
  2349.                               4 = Sales    (20) 
  2350.                               5 = Parts    (30) 
  2351.                               6 = Service  (40)  
  2352.           
  2353.           Note: The department names and numbers be different depending on
  2354.           your operations. See page 39 for discussion on how departments
  2355.           work and how to set departments up.
  2356.           
  2357.           Option 1 (Detailed) will print all of the accounts in the
  2358.           Statement of Income section of the chart of accounts. For
  2359.           instance, if you have account 6800 (Telephone) set up for three
  2360.           departments, all three will print. 
  2361.           
  2362.           Option 2 (Consolidated) will print all Statement of Income
  2363.           accounts, but will consolidate the amounts for each income and
  2364.           expense account. For instance, the TELEPHONE expense will be
  2365.           totalled for all departments and the amount shown on one line.
  2366.           (Note: The account description printed will be the first one
  2367.           within that group of accounts). 
  2368.           
  2369.           
  2370.           
  2371.           
  2372.           
  2373.           
  2374.           
  2375.           
  2376.           
  2377.           
  2378.           
  2379.                                                                       33
  2380.           
  2381.           
  2382.           
  2383.           
  2384.           In each of the first two options the final Income or Loss amount
  2385.           will be the same and represents the month and year to date total
  2386.           corporate profit or loss. 
  2387.           
  2388.           If you choose one of the options for departmental statements, the
  2389.           program will print income and expense items for the individual
  2390.           department only, and show the income or loss for that department.
  2391.           
  2392.           Remember, departments numbered other than those you have set up
  2393.           in the Utility program (see page 40) cannot be printed. If you
  2394.           need to print a department not shown, go to the Utility program
  2395.           and substitute the department you want to print for another
  2396.           department.
  2397.           
  2398.           There is no option for printing Departmental Balance Sheets.
  2399.           
  2400.           Again, you can stop any print-out at any time by pressing ESC. 
  2401.           
  2402.           
  2403.           
  2404.                               MONTH OR YEAR END CLOSE 
  2405.           
  2406.           Option 6 (Month or Year End CLOSE) from the Main Menu allows you
  2407.           to do a month or year end close.
  2408.           
  2409.           When all transactions for the month have been updated to the
  2410.           General Ledger, and you have made all print-outs you want,  you
  2411.           are ready to close the General Ledger for the month. You will not
  2412.           be able to close out if any there are in entries in the
  2413.           transaction file. 
  2414.           
  2415.           The month end close changes all of the monthly Statement of
  2416.           Income accounts to zero and updates all of the year to date
  2417.           totals. It also adds the month to date General Ledger detail to
  2418.           the year to date detail.  
  2419.           
  2420.           The year end close is the same except that it also zeros out the
  2421.           Statement of Income year to date amounts, erases the year to date
  2422.           General Ledger detail, and automatically updates the Retained
  2423.           Earnings account with the annual profit. 
  2424.           
  2425.           
  2426.           
  2427.           
  2428.           
  2429.           
  2430.           
  2431.           
  2432.           
  2433.           
  2434.           
  2435.           
  2436.           
  2437.           
  2438.           
  2439.           
  2440.           
  2441.           
  2442.           
  2443.           
  2444.           
  2445.                                                                       34
  2446.           
  2447.           
  2448.           
  2449.           
  2450.                                  CHART OF ACCOUNTS 
  2451.           
  2452.           The chart of accounts numbering system has been pre-set as shown
  2453.           below. You are limited to 500 different account numbers. You can
  2454.           allocate them between the various categories such as assets,
  2455.           liabilities, income, etc. however you wish. 
  2456.           
  2457.           The original disk has 15 sample accounts on it. You should delete
  2458.           any of those accounts you do not want. It will reduce the number
  2459.           of pages in the General Ledger, since all accounts are  printed,
  2460.           whether they have activity or not. 
  2461.           
  2462.           The chart of accounts maintenance menu looks like this: 
  2463.           
  2464.                          CHART OF ACCOUNTS: 
  2465.                               1 = Add NEW Account 
  2466.                               2 = DELETE Account 
  2467.                               3 = CHANGE Account Name 
  2468.                               4 = PRINT Chart of Accounts 
  2469.           
  2470.                          OTHER: 
  2471.                               5 = VENDOR Maintenance 
  2472.                               6 = POSTING Screens 
  2473.           
  2474.           Note: Vendor Maintenance is covered on page 36. Posting Screens
  2475.           are on page 28. 
  2476.           
  2477.           
  2478.                                   ADD NEW ACCOUNT 
  2479.           
  2480.           The screen for adding new accounts is shown below: 
  2481.           
  2482.                Account Number ........  Description ...............
  2483.           
  2484.                               1000 - 1499 Current Asset 
  2485.                               1500 - 1899 Fixed Asset 
  2486.                               1900 - 1999 Other Asset 
  2487.                               2000 - 2699 Current Liability 
  2488.                               2700 - 2999 Long Term Liability 
  2489.                               3000 - 3999 Equity 
  2490.                               4000 - 4999 Revenue 
  2491.                               5000 - 5999 Cost of Sales 
  2492.                               6000 - 6999 Expenses 
  2493.                               7000 - 9999 Other Income/Expense 
  2494.           
  2495.           Note: Accounts 5000 through 9999 will be in different categories
  2496.           depending on which Statement of Income Format you are using. 
  2497.           
  2498.           When you enter a new account number, the program checks whether
  2499.           or not the number has already been used. If not, the type of
  2500.           account is highlighted at the bottom of the screen and you can
  2501.           then type in the name of the new account. 
  2502.           
  2503.           
  2504.           
  2505.           
  2506.           
  2507.           
  2508.           
  2509.           
  2510.           
  2511.                                                                       35
  2512.           
  2513.           
  2514.           
  2515.           
  2516.           The following message will appear at the bottom of the screen: 
  2517.           
  2518.                          TYPE `A' TO ACCEPT  `T' TO TRY AGAIN.  
  2519.           
  2520.           If you haven't made any errors, type A and the account will be
  2521.           added to the chart of accounts. Typing a T will allow you to
  2522.           start over. 
  2523.           
  2524.           When you are finished adding accounts, pressing ENTER at the
  2525.           account number field will take you back to the menu. 
  2526.           
  2527.           Note: You can also add new accounts as you make entries. If you
  2528.           type in the number of an account that is not on file, you will
  2529.           get the opportunity to add the account at that time. The screen
  2530.           you will see and the procedure is the same as when you are adding
  2531.           an account in the Chart of Accounts section of the program. 
  2532.           
  2533.           
  2534.                                    DELETE ACCOUNT 
  2535.           
  2536.           This option enables you get rid of an account you are no longer
  2537.           using. In order to safeguard the system, you can only delete an
  2538.           account when: 
  2539.           
  2540.                -    The month and year to date balances for that account
  2541.                     are zero.
  2542.                                              and 
  2543.           
  2544.                -    There are no entries in the transaction register for
  2545.                     that account. 
  2546.                                              and 
  2547.           
  2548.                -    There are no posting screens using that account. 
  2549.           
  2550.           When you type in the account number the program checks all of the
  2551.           above. If all the conditions are met, the program then displays
  2552.           the account name and asks you to confirm you want to make the
  2553.           deletion. Type D to delete the account or N for no delete.
  2554.           
  2555.           
  2556.                                 CHANGE ACCOUNT NAME 
  2557.           
  2558.           This option lets you change the name of the account in order to
  2559.           better describe it or to correct spelling errors. 
  2560.           
  2561.           
  2562.                               PRINT CHART OF ACCOUNTS 
  2563.           
  2564.           You can display the current chart of accounts on the screen or
  2565.           print them on the printer for easy reference. The print shows the
  2566.           account number, description and type of account (asset,
  2567.           liability, etc.) 
  2568.           
  2569.           
  2570.           
  2571.           
  2572.           
  2573.           
  2574.           
  2575.           
  2576.           
  2577.                                                                       36
  2578.           
  2579.           
  2580.           
  2581.           
  2582.                                    VENDOR MAINTENANCE 
  2583.           
  2584.           The program provides a simple and easy way to maintain up to 200
  2585.           names and addresses of people you write checks to on a regular
  2586.           basis. You can use the vendor file in two different ways: (1) to
  2587.           make it easier to add the payee to the description line when
  2588.           entering check stubs and (2) to put the vendor name and address
  2589.           on checks you enter to print through the program.
  2590.           
  2591.           Choose option 2 from the Main Menu. This will take you to the
  2592.           Chart of Accounts and Vendor Maintenance menu. Choose option 5
  2593.           from that menu and you will see the following: 
  2594.           
  2595.                               1 = Add NEW Vendor 
  2596.                               2 = CHANGE Vendor Data 
  2597.                               3 = DELETE Vendor 
  2598.                               4 = Print Vendor LISTING 
  2599.           
  2600.           No vendor numbers are needed or used. All selections are done by
  2601.           typing a few letters of the company name. If there are several
  2602.           vendors having similar letter combinations, simply typing a `N'
  2603.           for next will find the next match. 
  2604.           
  2605.           For instance, typing CO will find the following names:
  2606.           
  2607.                               COLORADO MAGAZINE 
  2608.                               ABC COMPANY 
  2609.                               INTERCONTINENTAL MOTORS 
  2610.           
  2611.           If you are adding a new name you will have to type in the name,
  2612.           street address, and city, state, and zip. Four lines are
  2613.           provided. 
  2614.           
  2615.           Note: If you plan to use the vendor file for adding check stubs
  2616.           and not for printing checks, there is no need to add the street
  2617.           address, city, state, or zip because these will not be used in
  2618.           entering check stubs; only the vendor name will be used.
  2619.           
  2620.           The screen to add new names looks like this: 
  2621.           
  2622.                          Vendor Name:     ..................... 
  2623.           
  2624.                          Vendor Address:    ..................... 
  2625.           
  2626.                          Vendor Address:    ..................... 
  2627.           
  2628.                          Vendor City & State: ..................... 
  2629.           
  2630.           After filling in the blanks, you will be given an opportunity to
  2631.           make any corrections. The name is then added to the file. 
  2632.           
  2633.           The screens to Change Data and Delete Vendors are identical. You
  2634.           
  2635.           
  2636.           
  2637.           
  2638.           
  2639.           
  2640.           
  2641.           
  2642.           
  2643.                                                                       37
  2644.           
  2645.           
  2646.           
  2647.           
  2648.           locate the vendor you want by typing a few letters of the name
  2649.           and then either make changes or delete the name from the file.
  2650.           Deleting names makes space for additional names, up to 200 total
  2651.           at any one time. 
  2652.           
  2653.           You can also add names to the file while you are writing checks.
  2654.           See page 26. 
  2655.           
  2656.           Option 4 will give you an alphabetic listing (either on the
  2657.           screen or printer) of all vendors on file. 
  2658.           
  2659.           
  2660.                                   UTILITY PROGRAMS 
  2661.           
  2662.           Select option 7 (Utility Programs) for the Main Menu. The menu
  2663.           for the Utility Programs is shown below: 
  2664.           
  2665.                               1 = Change BASE Information 
  2666.                               2 = Change BANK Accounts 
  2667.                               3 = Change HARDWARE Configuration 
  2668.                               4 = Change DEPARTMENT Information 
  2669.                               5 = CLEAR All Balances 
  2670.                               6 = Create DIF File 
  2671.                               7 = Select INCOME STATEMENT Format 
  2672.                               8 = ERASE Year to Date Detail 
  2673.           
  2674.           When you first started up your system, you made selections for
  2675.           options 1 and 7 above. This part of the program allows you to
  2676.           make changes in those selections whenever it is appropriate to do
  2677.           so. See page 5for details on how to make changes. 
  2678.           
  2679.           
  2680.                                 CHANGE BANK ACCOUNTS
  2681.           
  2682.           Choose option 2 from the above menu to designate which account
  2683.           numbers are bank accounts.
  2684.           
  2685.           The program allows you to designate up to five different accounts
  2686.           as bank accounts for ease in making entries when you have more
  2687.           than one bank account. Designate those checking, savings, or
  2688.           money management accounts for which you plan to make cash
  2689.           receipts and cash disbursements entries.
  2690.           
  2691.           Whenever you post a cash receipt or cash disbursement, the
  2692.           program will display all bank accounts and will show which
  2693.           account is current. The account that is current will show up on
  2694.           the first line of the entry. To change the account that is
  2695.           current, you can select option 9 from the Post Entry Menu. 
  2696.           
  2697.           
  2698.           
  2699.           
  2700.           
  2701.           
  2702.           
  2703.           
  2704.           
  2705.           
  2706.           
  2707.           
  2708.           
  2709.                                                                       38
  2710.           
  2711.           
  2712.           
  2713.           
  2714.                             CHANGE HARDWARE CONFIGURATION
  2715.           
  2716.           NOTE: WE RECOMMEND YOU DO NOT RUN THESE PROGRAMS USING RAM DISKS.
  2717.           
  2718.           Option 3 from the Utility Programs Menu allows you to tell the
  2719.           programs you have changed monitors or to change the colors
  2720.           displayed if you are using a color monitor. 
  2721.           
  2722.           After the system is operating you can also change from a floppy
  2723.           drive system to a hard drive system if you add a hard drive at a
  2724.           later date. You can also change from a hard disk to a floppy
  2725.           system. 
  2726.           
  2727.           
  2728.           NOTE: MAKE SURE YOU MAKE AN EXTRA SET OF BACKUPS BEFORE YOU
  2729.           ATTEMPT TO MAKE ANY DISK DRIVE CHANGES. 
  2730.           
  2731.           
  2732.                    CHANGE FROM DOUBLE FLOPPY SYSTEM TO HARD DISK 
  2733.           
  2734.           1.   Set up a sub directory on your hard disk if desired.
  2735.           
  2736.           2.   At the DOS prompt in the subdirectory, with PROGRAMS (A) in
  2737.                the A drive and DATA (B) in the B drive, type:
  2738.           
  2739.                               COPY A:*.*
  2740.           
  2741.                The files on the A disk will be copied to the hard disk.
  2742.                After you get back to the prompt, type:
  2743.           
  2744.                               COPY B:*.*
  2745.           
  2746.                The files on the B disk will be copied to the hard disk. 
  2747.                Leave the disks in their drive for step 3.
  2748.                     
  2749.                (Note: See below if you no longer have a B drive)
  2750.           
  2751.           3.   Type GLMENU and immediately select option 7 from the Main
  2752.                Menu to get to the Utility Programs Menu. 
  2753.            
  2754.           4.   Select option 3 from the Utility Programs Menu and then
  2755.                option 5 from the next menu. 
  2756.           
  2757.           If you no longer have a B drive, copy your B disk to the hard
  2758.           drive from drive A. Exit our program, and put you DOS master disk
  2759.           in the A drive. Type A:ASSIGN B=C and press ENTER. YOU SHOULD NOT
  2760.           SEE ANY MESSAGE. Then proceed with step 3 above.
  2761.           
  2762.           
  2763.           
  2764.           
  2765.           
  2766.           
  2767.           
  2768.           
  2769.           
  2770.           
  2771.           
  2772.           
  2773.           
  2774.           
  2775.                                                                       39
  2776.           
  2777.           
  2778.           
  2779.           
  2780.                  CHANGE FROM A HARD DISK TO A DOUBLE FLOPPY SYSTEM 
  2781.           
  2782.           1.   At the prompt in the directory where you are running the
  2783.                programs, put a blank formatted disk labelled PROGRAMS (A)
  2784.                in the A drive and type:
  2785.           
  2786.                               COPY GL*.EXE A:
  2787.                               COPY BASRUN.EXE A:
  2788.           
  2789.           2.   After it finishes copying, put a blank formatted disk
  2790.                labelled DATA (B) in the B drive and type:
  2791.           
  2792.                               COPY GL*.FIL B:
  2793.                               ERASE B:GLDRIVE.FIL
  2794.           
  2795.                Leave these disks in their drives for step 3.
  2796.           
  2797.           3.   Get to the A> prompt and type GLMENU and immediately select
  2798.                option 7 from the Main Menu to get to the Utility Programs
  2799.                Menu. 
  2800.           
  2801.           4.   Select option 3 from the Utility Programs Menu and then
  2802.                option 4 from the next menu. 
  2803.           
  2804.           
  2805.                       CHANGE TO A SINGLE FLOPPY FROM HARD DISK
  2806.           
  2807.           1.   At the prompt in the directory where you are running the
  2808.                programs, put a blank formatted disk labelled PROGRAMS/DATA
  2809.                in the A drive and type:
  2810.           
  2811.                               COPY GL*.* A:
  2812.                               COPY BASRUN.EXE A:
  2813.                               ERASE A:GLDRIVE.FIL
  2814.           
  2815.                Leave the disk in the drive for step 2.
  2816.           
  2817.           2.   Get to the A> prompt and type GLMENU and immediately select
  2818.                option 7 from the Main Menu to get to the Utility Programs
  2819.                Menu. 
  2820.           
  2821.           3.   Select option 3 from the Utility Programs Menu and then
  2822.                option 3 from the next menu. 
  2823.           
  2824.           
  2825.           
  2826.           
  2827.           
  2828.           
  2829.           
  2830.           
  2831.           
  2832.           
  2833.           
  2834.           
  2835.           
  2836.           
  2837.           
  2838.           
  2839.           
  2840.           
  2841.                                                                       40
  2842.           
  2843.           
  2844.           
  2845.           
  2846.                           CHANGE DEPARTMENT INFORMATION 
  2847.           
  2848.           The department feature in PC - GENERAL LEDGER can be used in two
  2849.           different ways:
  2850.           
  2851.                1.   You can set up departments to record income and/or
  2852.                     expenses related to profit or expense centers in order
  2853.                     to be able to print a separate Statement of Income for
  2854.                     each.
  2855.           
  2856.                     For example, assume you have three apartment buildings
  2857.                     or three construction projects. You can set up
  2858.                     department 10 for the first one, department 20 for the
  2859.                     second, and department 30 for the third.
  2860.           
  2861.                     You would then set up accounts in the chart of accounts
  2862.                     accordingly. 4000.10 would be receipts for the first,
  2863.                     4000.20 for the second, etc. Expense accounts would be
  2864.                     set up in a similar fashion.
  2865.           
  2866.                     With this arrangement in place, making the appropriate
  2867.                     income and expense entries will let you print a
  2868.                     statement of income for any one of the three apartment
  2869.                     units or construction projects.
  2870.           
  2871.                     The other alternative is to set up departments based on
  2872.                     cost centers. For instance, you may want to set up a
  2873.                     sales department, engineering department, and shipping
  2874.                     department in order to accumulate costs associated with
  2875.                     those functions.
  2876.           
  2877.                2.   The second use of department numbers is to accumulate
  2878.                     similar income or expenses items. For instance, assume
  2879.                     that you want to print a single line on the Statement
  2880.                     of Income for utilities which includes gas, water, and
  2881.                     electricity. You would set up account 6050.00 as
  2882.                     Utilities, account 6050.10 for gas, 6050.20 for water,
  2883.                     and 6050.30 for electricity. No expense entries are
  2884.                     made to the 6050.00 account as this account is used for
  2885.                     printing purposes only. 
  2886.           
  2887.                     When you print a Statement of Income (Detailed), you
  2888.                     will get the gas, water, and electricity accounts
  2889.                     printed separately. If you select the Consolidated
  2890.                     Statement of Income, you will get all the total value
  2891.                     of all three combined under the heading of Utilities.
  2892.           
  2893.           
  2894.           Option 4 of the Utility Programs Menu allows you to designate
  2895.           departments for printing income statements. Through this option
  2896.           you can add new departments or change the name of existing
  2897.           departments. 
  2898.           
  2899.           
  2900.           
  2901.           
  2902.           
  2903.           
  2904.           
  2905.           
  2906.           
  2907.                                                                       41
  2908.           
  2909.           
  2910.           
  2911.           
  2912.           You can create accounts in the chart of accounts using up to 90
  2913.           different department numbers (10 through 99). However, only eight
  2914.           are shown in the Utility Program and on the Statement of Income
  2915.           print menu at any one time.
  2916.           
  2917.           Account numbers that use departments are entered as `####.##'
  2918.           such as 4000.10 or 5060.70, etc. with the last two digits
  2919.           indicating the department number. 
  2920.           
  2921.           You cannot use department numbers with Balance Sheet accounts
  2922.           (1000 through 3999). 
  2923.           
  2924.           Use the following procedure to print departmental statements if
  2925.           you have more than eight departments. After you have updated all
  2926.           your entries for the month, go to option 4 of the Utilities
  2927.           program and designate eight of your departments for printing
  2928.           purposes. Then go to the Print Financial Statement option of the
  2929.           program and select Print Statement of Income. Print those eight
  2930.           departments that were designated. After printing, return to the
  2931.           Utility Program and designate eight other departments for
  2932.           printing. Return to Print Financial Statement and print the
  2933.           Statement of Income for those departments. Follow this process
  2934.           until you have designated and printed all your departments.
  2935.           
  2936.           
  2937.           
  2938.                                  CLEAR ALL BALANCES 
  2939.           
  2940.           Option 5 allows you to clear all of your balances without
  2941.           affecting the chart of accounts or names in the vendor file. This
  2942.           option lets you `play' with the system by setting up your regular
  2943.           chart of accounts, make practice entries, and then erase all
  2944.           entries when you are ready to start entering real data.
  2945.           
  2946.           
  2947.           
  2948.                                 CREATING A DIF FILE 
  2949.           
  2950.           Several spreadsheets, including Lotus 1-2-3 have the ability to
  2951.           read `DIF' files and bring that data into their work area. DIF
  2952.           stands for Data Interchange Format. You can create DIF files by
  2953.           choosing option 6 from the UTILITY Programs Menu. 
  2954.           
  2955.           You can transfer all or some of the following information: 
  2956.           
  2957.                                    Account Number 
  2958.                                    Account Name 
  2959.                                    Month Balance 
  2960.                                    Year to Date Balance 
  2961.           
  2962.           The information when read by the spreadsheet will be in column
  2963.           
  2964.           
  2965.           
  2966.           
  2967.           
  2968.           
  2969.           
  2970.           
  2971.           
  2972.           
  2973.                                                                       42
  2974.           
  2975.           
  2976.           
  2977.           
  2978.           form. For instance, you could transfer the account number and
  2979.           year to date balance for all accounts to two side by side columns
  2980.           in the spreadsheet. 
  2981.           
  2982.           The program will ask you to identify the information you want to
  2983.           transfer. You can select any or all of the above four items and
  2984.           in any columnar order. 
  2985.           
  2986.           You can also select which accounts you want to transfer: 
  2987.           
  2988.                                         FILE NAME CREATED 
  2989.           
  2990.                     All accounts           PCGENALL.DIF 
  2991.                     Balance Sheet only     PCGENBAL.DIF 
  2992.                     Income Statement only  PCGENINC.DIF 
  2993.           
  2994.           The files created by the program will be on the A disk for floppy
  2995.           system or in the current directory of a hard disk. 
  2996.           
  2997.           You will then need to use the DOS COPY command to transfer them
  2998.           to your spreadsheet work disk. Consult your spreadsheet manual on
  2999.           how to convert a DIF file to one your spreadsheet can read. 
  3000.           
  3001.           
  3002.                              ERASE YEAR TO DATE DETAIL 
  3003.           
  3004.           This option is offered in order to free up space on your floppy
  3005.           disks if you are at 80%+ usage and still have more than one month
  3006.           to go before year end. Important: Be sure to print the year to
  3007.           date General Ledger detail before you erase it. (The complete
  3008.           General Ledger print out is Option 4 on the Transaction File and
  3009.           General Ledger Menu.) Erasing the year to date detail does not
  3010.           affect any balances. It simply means you will no longer be able
  3011.           to display or print all entries that have been made to the
  3012.           various accounts. 
  3013.           
  3014.           
  3015.           
  3016.           
  3017.           
  3018.           
  3019.           
  3020.           
  3021.           
  3022.           
  3023.           
  3024.           
  3025.           
  3026.           
  3027.           
  3028.           
  3029.           
  3030.           
  3031.           
  3032.           
  3033.           
  3034.           
  3035.           
  3036.           
  3037.           
  3038.           
  3039.                                                                       43
  3040.           
  3041.           
  3042.           
  3043.           
  3044.                                       ERRORS 
  3045.           
  3046.           
  3047.           IMPORTANT: AFTER RECEIVING AN ERROR MESSAGE, IT IS ESSENTIAL You
  3048.           CHECK THE INFORMATION ON YOUR DISKS. SEE PAGE 45. HOWEVER, READ
  3049.           THE FOLLOWING FIRST. 
  3050.           
  3051.           There are two types of errors. The first is a DOS or System error
  3052.           and was not caused by the programs. It normally occurs because
  3053.           you have a defective disk or the floppy disk is not in the drive
  3054.           properly. If it does occur, you will probably see it while
  3055.           `Programs Changing. Please Wait' is on the screen or while you
  3056.           are making backups. The error will read something like the
  3057.           following:
  3058.           
  3059.                Data error reading (or writing) drive A  (or B or C) 
  3060.           
  3061.                Not ready error reading (or writing drive A  (or B or C) 
  3062.           
  3063.                Abort, Retry, Ignore? 
  3064.           
  3065.           If you see either of the above errors, try opening the drive
  3066.           door, taking out the disk, replacing it, closing the door and
  3067.           typing R. 
  3068.           
  3069.           The second type of error occurs because of something happening
  3070.           during the running of one of the programs. It could be an actual
  3071.           programming error, but most likely it is caused by printer or
  3072.           disk drive problems. 
  3073.           
  3074.           If you run into this type of error, the screen will clear and you
  3075.           will get a message something like the following: (The error
  3076.           number and line number will probably be different.) 
  3077.           
  3078.                PROGRAM ERROR NUMBER 71 IN LINE 15010 
  3079.           
  3080.                CHECK YOUR MANUAL FOR POSSIBLE EXPLANATIONS BEFORE
  3081.                CONTINUING 
  3082.           
  3083.                MAKE A NOTE OF THE ABOVE 
  3084.           
  3085.                Do not make any backups until you have checked the integrity
  3086.                of your files. See your manual. Making backups may write bad
  3087.                data over good. 
  3088.           
  3089.           If you have any questions about error messages, please call. 
  3090.           
  3091.           See the next page for some of error numbers you may be able to do
  3092.           something about. 
  3093.           
  3094.           
  3095.           
  3096.           
  3097.           
  3098.           
  3099.           
  3100.           
  3101.           
  3102.           
  3103.           
  3104.           
  3105.                                                                       44
  3106.           
  3107.           
  3108.           
  3109.           
  3110.           Some of the errors that may be listed in the error message are
  3111.           shown below: 
  3112.           
  3113.           
  3114.           Error 24  There is a problem with the printer. It is either not
  3115.                     turned on or the cable is not connected properly. 
  3116.           
  3117.           Error 25  Same as above. 
  3118.           
  3119.           Error 27  Printer is out of paper. 
  3120.           
  3121.           Error 52  The wrong disk is probably in the B drive. 
  3122.           
  3123.           Error 61  There is no more room on the disk. You need to clear
  3124.                     some files from the disk, such as the year to date
  3125.                     detail in the General Ledger.
  3126.           
  3127.                     YOU MAY HAVE FILES ON THE A OR B DISK THAT ARE NOT
  3128.                     RELATED TO PC - GENERAL LEDGER. ALL OUR FILES BEGIN
  3129.                     WITH `GL' EXCEPT FOR BASRUN.EXE WHICH SHOULD BE ON THE
  3130.                     A DISK.
  3131.           
  3132.                     If your percentage disk space usage is not above 90%,
  3133.                     this error could mean the same as Error 71 or 72. 
  3134.           
  3135.           Error 70  There is a write protect tab on a disk. 
  3136.           
  3137.           Error 71  The floppy disk is not inserted properly or the disk
  3138.                     drive door is open. 
  3139.           
  3140.                     TRY OPENING THE DRIVE DOORS, TAKING OUT THE DISKS,
  3141.                     PUTTING THEM BACK IN, AND CLOSING THE DRIVE DOORS. 
  3142.           
  3143.           Error 72  There is something physically wrong with one of the
  3144.                     floppy disks. Go immediately to your backups and
  3145.                     prepare new working disks. Destroy the old working
  3146.                     disks. 
  3147.           
  3148.                     If you have a hard disk, and get this message you may
  3149.                     have to re-format your hard disk. When you re-format
  3150.                     your hard disk you loose all data on the disk. That is
  3151.                     why backups are so important. 
  3152.           
  3153.           If you get an error number than those above, please call us
  3154.           immediately. We need to know what part of the program you were in
  3155.           and circumstances under which the error occurred. 
  3156.           
  3157.           
  3158.           
  3159.           
  3160.           
  3161.           
  3162.           
  3163.           
  3164.           
  3165.           
  3166.           
  3167.           
  3168.           
  3169.           
  3170.           
  3171.                                                                       45
  3172.           
  3173.           
  3174.           
  3175.           
  3176.                        CHECKING THE INTEGRITY OF YOUR FILES 
  3177.           
  3178.           You can check out the integrity of the information in your files
  3179.           by printing various reports and doing the following steps: 
  3180.           
  3181.           1.   Select option 3 (Print Entries) from the Main Menu. 
  3182.           
  3183.           2.   Print the transaction registers on the printer to see if
  3184.                they reflect the most recent entries you have made. 
  3185.           
  3186.           3.   Print the month to date General Ledger. It should show Zero
  3187.                Proof at the end. If it is off a penny or two, ignore that.
  3188.                See page 32.
  3189.           
  3190.           4.   Look at the General Ledger. Review the accounts that were
  3191.                most recently updated (the last time you typed `U' to update
  3192.                after printing a transaction register) to make sure that the
  3193.                entries printed within an account relate to that account. 
  3194.           
  3195.           5.   Go to the Financial Statements Menu. 
  3196.           
  3197.           6.   Print the Statement of Income and Balance Sheet. Make sure
  3198.                that the year to date profit on the Statement of Income
  3199.                agrees with the year to date profit on the Balance Sheet.  
  3200.           
  3201.           If all of the above checks out, your books are probably in
  3202.           balance and you can continue. 
  3203.           
  3204.           IF IN DOUBT, USE YOUR BACKUP DISKS TO RESTORE THE BACKUP
  3205.           INFORMATION TO YOUR WORKING FLOPPY DISKS OR HARD DISK. THEN RE-DO
  3206.           WHATEVER WORK YOU HAVE DONE SINCE THE BACKUP DISKS WERE MADE. 
  3207.           
  3208.           
  3209.           
  3210.           
  3211.           
  3212.           
  3213.           
  3214.           
  3215.           
  3216.           
  3217.           
  3218.           
  3219.           
  3220.           
  3221.           
  3222.           
  3223.           
  3224.           
  3225.           
  3226.           
  3227.           
  3228.           
  3229.           
  3230.           
  3231.           
  3232.           
  3233.           
  3234.           
  3235.           
  3236.           
  3237.                                                                       46
  3238.           
  3239.           
  3240.           
  3241.           
  3242.                        RECOVERY FROM POWER OR DISK PROBLEMS 
  3243.           
  3244.           
  3245.           DO NOT, AT ANY TIME, ATTEMPT TO OPERATE OFF OF YOUR BACKUP DISKS.
  3246.           THEY ARE ONLY USED TO CREATE NEW WORKING DISKS OR TO RESTORE YOUR
  3247.           HARD DISK INFORMATION. 
  3248.           
  3249.           If power outage or fluctuation occurs while the computer is at
  3250.           the DOS prompt, there has probably been no damage done. However,
  3251.           there is always the possibility of problems. If you have any
  3252.           question about the integrity of your data, refer to the section
  3253.           of manual called CHECKING THE INTEGRITY OF YOUR FILES. (See page
  3254.           45.) 
  3255.           
  3256.           If you have a power problem while in the middle of the program,
  3257.           the computer will probably come back to the DOS prompt when the
  3258.           power comes back. At that point, do not attempt to continue with
  3259.           the programs. Go immediately to your back up disks and copy them
  3260.           onto your working disk. If you have a floppy disk system, reverse
  3261.           the backup procedure, putting your backup disks in drive A and
  3262.           your working disks in drive B. If you have a hard disk system,
  3263.           see page 48. 
  3264.           
  3265.           Before making entries on the `new' disks, check their integrity.
  3266.           See page 45. Then, re-do whatever work occurred between the time
  3267.           you last backed up and the time of the power problem. 
  3268.           
  3269.           
  3270.           
  3271.                                  BACKUP PROCEDURES 
  3272.           
  3273.           
  3274.           DO NOT MAKE BACKUPS OF YOUR FILES IF YOU HAVE RECEIVED AN ERROR
  3275.           MESSAGE OR IF YOU HAVE HAD POWER PROBLEMS. YOU MAY DESTROY YOUR
  3276.           BACKUP INFORMATION. WHEN IN DOUBT AS TO THE INTEGRITY OF YOUR
  3277.           INFORMATION, FOLLOW THE INSTRUCTIONS ON PAGE 45. 
  3278.           
  3279.           People, computers, and power failures can cause loss of important
  3280.           information. While hardware and software failures are rare, they
  3281.           do happen. The biggest potential for problems is power
  3282.           fluctuations. 
  3283.           
  3284.           If there is a thunderstorm in the area, turn off the computer
  3285.           after exiting the program in the normal manner. 
  3286.           
  3287.           Because things can happen that are outside of your control, it is
  3288.           important to backup your files on a regular basis. 
  3289.            
  3290.           You should maintain two backups. One is made at the end of each
  3291.           day (or more often, if desired). Make another backup at month end
  3292.           after you have completed the month end close. That way, if
  3293.           anything happens to your working disks and your daily backup, the
  3294.           
  3295.           
  3296.           
  3297.           
  3298.           
  3299.           
  3300.           
  3301.           
  3302.           
  3303.                                                                       47
  3304.           
  3305.           
  3306.           
  3307.           
  3308.           worst that can happen is you will have to re-do only one month's
  3309.           work.           
  3310.               
  3311.           The point in time when you make your daily backup is important.
  3312.           If something does go wrong, you will need to be able to remember
  3313.           where your work left off. 
  3314.           
  3315.           
  3316.                                  FLOPPY DISK BACKUP 
  3317.           
  3318.           
  3319.           Complete instructions for copying disks is included in the
  3320.           operating manuals for your computer. The easiest way to backup
  3321.           your disks is as follows: 
  3322.           
  3323.           1.   Make sure you have marked your disks as to the drive they
  3324.                are used in as well as whether they are your working disks,
  3325.                daily backups, or monthly backups. 
  3326.           
  3327.           2.   At the A> prompt, put your DOS disk in the A drive. 
  3328.           
  3329.           3.   Type  DISKCOPY A: B: 
  3330.           
  3331.           4.   The program will ask you to confirm that the source disk
  3332.                PROGRAMS (A) is in drive A and the destination disk (backup
  3333.                disk-A) is in drive B. 
  3334.           
  3335.           5.   When you are sure you have the right disks in the right
  3336.                drives, press any key. 
  3337.           
  3338.           6.   The program will automatically copy the information on the
  3339.                disk in drive A to the disk in drive B. The disk in drive B
  3340.                becomes an exact duplicate of the one in drive A. 
  3341.           
  3342.           7.   Follow the same procedure for your B disk, placing the DATA
  3343.                (B) in drive A and the backup disk-B in drive B. 
  3344.           
  3345.           The procedure is the same for your monthly backup. You can make
  3346.           that backup either before or after you have completed the month
  3347.           end close each month. 
  3348.           
  3349.           
  3350.           
  3351.           
  3352.           
  3353.           
  3354.           
  3355.           
  3356.           
  3357.           
  3358.           
  3359.           
  3360.           
  3361.           
  3362.           
  3363.           
  3364.           
  3365.           
  3366.           
  3367.           
  3368.           
  3369.                                                                       48
  3370.           
  3371.           
  3372.           
  3373.           
  3374.                                   HARD DISK BACKUP 
  3375.           
  3376.           To backup your hard disk, you need to have the DOS backup
  3377.           programs BACKUP.COM and RESTORE.COM on your hard disk. You will
  3378.           also need formatted blank floppy disks labelled GL BACKUP 1, GL
  3379.           BACKUP 2, GL BACKUP 3. The number of disks will depend on how
  3380.           many entries you have made and the capacity of your floppy disks.
  3381.           Initially you should be able to backup on one disk.
  3382.           
  3383.           The following assumes your General Ledger is in the Root
  3384.           Directory of your hard disk. 
  3385.           
  3386.           At the DOS C> prompt, type: 
  3387.           
  3388.                     BACKUP C:GL*.* A:  and press ENTER 
  3389.           
  3390.           Use your numbered GL BACKUP disks. The program will prompt you to
  3391.           insert and change disks as necessary. 
  3392.           
  3393.           If you have the program in a sub directory, the command is the
  3394.           same except you must insert the name of the sub directory in the
  3395.           backup command, such as:
  3396.           
  3397.                     BACKUP C:\ACCT\GL*.* A:  and press ENTER
  3398.           
  3399.           if the name of your sub directory is ACCT.
  3400.           
  3401.           
  3402.           
  3403.                           RESTORING DATA TO YOUR HARD DISK 
  3404.           
  3405.           The standard DOS restoration program is used to take information
  3406.           from your floppy backup disks and put it onto the hard disk. 
  3407.           
  3408.           At the DOS C> prompt, type: 
  3409.           
  3410.                     RESTORE A: C:/S and press ENTER 
  3411.           
  3412.           The program will prompt you to insert your backup disks one at a
  3413.           time. 
  3414.           
  3415.           
  3416.           
  3417.           
  3418.           
  3419.           
  3420.           
  3421.           
  3422.           
  3423.           
  3424.           
  3425.           
  3426.           
  3427.           
  3428.           
  3429.           
  3430.           
  3431.           
  3432.           
  3433.           
  3434.           
  3435.           
  3436.           
  3437.                                                             APPENDIX A
  3438.           
  3439.  
  3440.           
  3441.                CONVERTING DATA CREATED BY ANOTHER COPY OF VERSION 1.4a
  3442.           
  3443.           
  3444.           First and most important:
  3445.           
  3446.           DO NOT REMOVE THE WRITE PROTECT TAB FROM THE DISK THAT YOU
  3447.           RECEIVED FROM US. IT IS THERE SO THE DISK CANNOT BE WRITTEN ON IN
  3448.           CASE IT IS EVER NECESSARY TO START OVER FROM SCRATCH.
  3449.           
  3450.           
  3451.           If you have just received your registered disk and have created
  3452.           data with another copy of version 1.4a, do the following:
  3453.           
  3454.           
  3455.           
  3456.                                   HARD DISK SYSTEM
  3457.           
  3458.           1.   If you have our programs in a sub directory on your hard
  3459.                disk, change to that sub directory.
  3460.           
  3461.           2.   Put your new Master Disk you received from us in the A
  3462.                drive.
  3463.           
  3464.           3.   Type       COPY A:*.EXE  and press ENTER
  3465.                           
  3466.           4.   You will see the names of files as they are copied.
  3467.           
  3468.           5.   Type  GLMENU  and your name and registration number should
  3469.                appear on the opening screen.
  3470.           
  3471.           
  3472.                                 DOUBLE FLOPPY SYSTEM
  3473.           
  3474.           1.   At the A> prompt, put your PROGRAM (A) disk in the A drive.
  3475.           
  3476.           2.   Put your new Master Disk you received from us in the B
  3477.                drive.
  3478.           
  3479.           3.   Type       COPY B:*.EXE  and press ENTER
  3480.           
  3481.           4.   You will see the names of files as they are copied.
  3482.           
  3483.           5.   Put your DATA (B) disk in the B drive.
  3484.           
  3485.           6.   Type  GLMENU and your name and registration number should
  3486.                appear on the opening screen.
  3487.           
  3488.           
  3489.           
  3490.           
  3491.           
  3492.           
  3493.           
  3494.           
  3495.           
  3496.           
  3497.           
  3498.           
  3499.         
  3500.           
  3501.           
  3502.           
  3503.        
  3504.                                                        APPENDIX A    (cont)
  3505.  
  3506.  
  3507.           
  3508.                                 SINGLE FLOPPY SYSTEM
  3509.           
  3510.           1.   At the A> prompt, put your PROGRAM/DATA (A) disk in the
  3511.                floppy drive.
  3512.           
  3513.           2.   Type       COPY B:*.EXE  and press ENTER
  3514.           
  3515.           3.   Follow the prompts and switch your existing disk
  3516.                (destination disk) with the new disk (source disk) as
  3517.                instructed.
  3518.           
  3519.           4.   When the copying is complete, put your PROGRAM/DATA (A) in
  3520.                the floppy drive.
  3521.           
  3522.           5.   Type  GLMENU and your name and registration number should
  3523.                appear on the opening screen.
  3524.           
  3525.           
  3526.           
  3527.           
  3528.           
  3529.           
  3530.           
  3531.           
  3532.           
  3533.           
  3534.           
  3535.           
  3536.           
  3537.           
  3538.           
  3539.           
  3540.           
  3541.           
  3542.           
  3543.           
  3544.           
  3545.           
  3546.           
  3547.           
  3548.           
  3549.           
  3550.           
  3551.           
  3552.           
  3553.           
  3554.           
  3555.           
  3556.           
  3557.           
  3558.           
  3559.           
  3560.           
  3561.           
  3562.  
  3563.  
  3564.  
  3565.  
  3566.  
  3567.  
  3568.                                                                APPENDIX B
  3569.  
  3570.  
  3571.  
  3572.                        CONVERTING DATA CREATED BY VERSION 1.4
  3573.           
  3574.           First and most important:
  3575.           
  3576.           DO NOT REMOVE THE WRITE PROTECT TAB FROM THE DISK THAT YOU
  3577.           RECEIVED FROM US. IT IS THERE SO THE DISK CANNOT BE WRITTEN ON IN
  3578.           CASE IT IS EVER NECESSARY TO START OVER FROM SCRATCH.
  3579.           
  3580.           MAKE COMPLETE BACKUPS OF ALL EXISTING PROGRAMS AND FILES BEFORE
  3581.           STARTING THE CONVERSION PROCEDURE IN CASE ANYTHING GOES WRONG,
  3582.           AND YOU HAVE TO GO BACK TO THE OLD SYSTEM.
  3583.           
  3584.           See the next page for some of the improvements included in 1.4a
  3585.           
  3586.                                   HARD DISK SYSTEM
  3587.           
  3588.           1.   Put the Version 1.4a disk in your floppy drive.
  3589.           
  3590.           2.   At the C> prompt (be sure you are in the subdirectory where
  3591.                the programs currently reside), type  COPY A:*.EXE and press
  3592.                ENTER. You will see the names of the programs as they are
  3593.                copied to your hard disk.
  3594.           
  3595.           3.   Type  GL14TO4A  and press ENTER. The program will ask you to
  3596.                identify the drive configuration you have. After that, you
  3597.                should see the message  CONVERSION SUCCESSFUL.
  3598.           
  3599.           
  3600.           
  3601.                                 DOUBLE FLOPPY SYSTEM
  3602.           
  3603.           1.   Put your PROGRAMS (A) disk in the A drive.
  3604.           
  3605.           2.   Put the Version 1.4a disk in the B drive.
  3606.           
  3607.           3.   At the A> prompt, type  COPY B:*.EXE  and press ENTER. You
  3608.                should see the names of the files being copied from B to A.
  3609.           
  3610.           4.   Replace the Version 1.4a disk with your DATA (B) disk.
  3611.           
  3612.           5.   Type  GL14TO4A  and press ENTER. The program will ask you to
  3613.                identify the drive configuration you have. After that, you
  3614.                should see the message  CONVERSION SUCCESSFUL.
  3615.           
  3616.           
  3617.           
  3618.           
  3619.           
  3620.           
  3621.           
  3622.           
  3623.           
  3624.           
  3625.           
  3626.           
  3627.           
  3628.           
  3629.           
  3630.           
  3631.           
  3632.           
  3633.           
  3634.                                                          APPENDIX B (cont)
  3635.          
  3636.  
  3637.  
  3638.                                 SINGLE FLOPPY SYSTEM
  3639.           
  3640.           1.   At the A> prompt, put your PROGRAM/DATA (A) disk in the
  3641.                floppy drive.
  3642.           
  3643.           2.   Type       COPY B:*.EXE  and press ENTER
  3644.           
  3645.           3.   Follow the prompts and switch your existing disk
  3646.                (destination disk) with the new disk (source disk) as
  3647.                instructed.
  3648.                                                                            
  3649.           4.   When the copying is complete, put your PROGRAM/DATA (A) in
  3650.                the floppy drive.
  3651.           
  3652.           5.   Type  GL14TO4A  and press ENTER. The program will ask you to
  3653.                identify the drive configuration you have. After that, you
  3654.                should see the message  CONVERSION SUCCESSFUL.
  3655.           
  3656.           
  3657.                           CHANGES FROM VERSION 1.4 TO 1.4a
  3658.           
  3659.           Note: Some of the features in version 1.4a appear in recent
  3660.                 copies of version 1.4.
  3661.           
  3662.           -    Ability to use the vendor file for ease of putting the payee
  3663.                in the description field of check stubs.
  3664.           
  3665.           -    Subtotals by month in the year to date General Ledger.
  3666.           
  3667.           -    Entries in the transaction register show in the General
  3668.                Ledger when viewing a single account.
  3669.           
  3670.           -    Ability to edit existing posting screens instead of deleting
  3671.                the screen and starting over.
  3672.           
  3673.           -    Support for 3-1/2" disks.
  3674.           
  3675.           -    Ability to automatically balance an entry at any time by
  3676.                typing a B in the amount column.
  3677.           
  3678.           -    If you have a double floppy system, you only need to backup
  3679.                the B disk. Data is no longer stored on the A disk.
  3680.           
  3681.           
  3682.           
  3683.           
  3684.           
  3685.           
  3686.           
  3687.           
  3688.           
  3689.           
  3690.           
  3691.           
  3692.           
  3693.           
  3694.           
  3695.           
  3696.           
  3697.           
  3698.          
  3699.  
  3700.                                                                 APPENDIX C
  3701.  
  3702.  
  3703.  
  3704.           
  3705.                    CONVERTING DATA CREATED BY VERSION 1.3 AND 1.3A
  3706.           
  3707.           First and most important:
  3708.           
  3709.           DO NOT REMOVE THE WRITE PROTECT TAB FROM THE DISK THAT YOU
  3710.           RECEIVED FROM US. IT IS THERE SO THE DISK CANNOT BE WRITTEN ON IN
  3711.           CASE IT IS EVER NECESSARY TO START OVER FROM SCRATCH.
  3712.           
  3713.           
  3714.           Files created by Version 1.3 and 1.3a have different file
  3715.           structures than 1.4a. Therefore, IF YOU THE RUN THE NEW PROGRAMS
  3716.           USING DATA CREATED BY 1.3 OR 1.3a, YOU WILL LOSE ALL OF YOUR
  3717.           EXISTING DATA UNLESS YOU RUN THE CONVERSION PROGAM FIRST.
  3718.           
  3719.           MAKE COMPLETE BACKUPS OF ALL EXISTING PROGRAMS AND FILES BEFORE
  3720.           STARTING THE CONVERSION PROCEDURE IN CASE ANYTHING GOES WRONG,
  3721.           AND YOU HAVE TO GO BACK TO THE OLD SYSTEM.
  3722.           
  3723.           You do not have to complete a month end close but YOU MUST UPDATE
  3724.           THE GENERAL LEDGER FOR ALL OPEN TRANSACTION FILES BEFORE
  3725.           ATTEMPTING CONVERSION.
  3726.           
  3727.           See the next page of this appendix for the improvements of
  3728.           version 1.4a over previous versions.
  3729.           
  3730.                                   HARD DISK SYSTEM
  3731.           
  3732.           1.   Put the Version 1.4a disk in your floppy drive.
  3733.           
  3734.           2.   At the C> prompt (be sure you are in the subdirectory where
  3735.                the programs currently reside), type  COPY A:*.EXE and press
  3736.                ENTER. You will see the names of the programs as they are
  3737.                copied to your hard disk.
  3738.           
  3739.           3.   Type  GL13TO4A  and press ENTER. The program will ask you to
  3740.                identify the drive configuration you have. After that, you
  3741.                should see the message  CONVERSION SUCCESSFUL.
  3742.           
  3743.           
  3744.                                 DOUBLE FLOPPY SYSTEM
  3745.           
  3746.           1.   Put your PROGRAMS (A) disk in the A drive.
  3747.           
  3748.           2.   Put the Version 1.4a disk in the B drive.
  3749.           
  3750.           3.   At the A> prompt, type  COPY B:*.EXE  and press ENTER. You
  3751.                should see the names of the files being copied from B to A.
  3752.           
  3753.           4.   Replace the Version 1.4a disk with your DATA (B) disk.
  3754.           
  3755.           
  3756.           
  3757.           
  3758.           
  3759.           
  3760.           
  3761.           
  3762.           
  3763.           
  3764.                     
  3765.           
  3766.                                                           APPENDIX C (cont)
  3767.          
  3768.  
  3769.  
  3770.           5.   Type  GL13TO4A  and press ENTER. The program will ask you to
  3771.                identify the drive configuration you have. After that, you
  3772.                should see the message  CONVERSION SUCCESSFUL.
  3773.           
  3774.                                 SINGLE FLOPPY SYSTEM
  3775.           
  3776.           1.   At the A> prompt, put your PROGRAM/DATA (A) disk in the
  3777.                floppy drive.
  3778.           
  3779.           2.   Type       COPY B:*.EXE  and press ENTER
  3780.           
  3781.           3.   Follow the prompts and switch your existing disk
  3782.                (destination disk) with the new disk (source disk) as
  3783.                instructed.
  3784.           
  3785.           4.   When the copying is complete, put your PROGRAM/DATA (A) in
  3786.                the floppy drive.
  3787.           
  3788.           5.   Type  GL13TO4A  and press ENTER. The program will ask you to
  3789.                identify the drive configuration you have. After that, you
  3790.                should see the message  CONVERSION SUCCESSFUL.
  3791.           
  3792.           
  3793.                    MAJOR DIFFERENCES BETWEEN VERSION 1.4a AND 1.3
  3794.           
  3795.           -    Ability to edit, change, delete, and correct entries prior
  3796.                to updating.
  3797.           
  3798.           -    Maintain up to five bank accounts.
  3799.           
  3800.           -    Departmental accounting
  3801.           
  3802.           -    Choice of colors if you have a color monitor.  
  3803.           
  3804.           -    Support for 3-1/2" disks.
  3805.           
  3806.           -    Choice of two Income Statement formats.
  3807.           
  3808.           -    Optional password protection and international date format.
  3809.           
  3810.           -    Up to 200 vendor names and addresses with four lines instead
  3811.                of three.
  3812.           
  3813.           -    Enhanced recurring entries, now called Posting Screens.
  3814.           
  3815.           -    For additional features, see the comments at the end of
  3816.                Appendix B.
  3817.           
  3818.           
  3819.           
  3820.           
  3821.           
  3822.           
  3823.           
  3824.           
  3825.           
  3826.           
  3827.           
  3828.           
  3829.           
  3830.                  
  3831.           
  3832.                                                            APPENDIX D 
  3833.  
  3834.  
  3835.           
  3836.                               DOUBLE ENTRY BOOKKEEPING 
  3837.           
  3838.           This program is based on the traditional double entry bookkeeping
  3839.           system used by accountants. However, you do not have to be an
  3840.           accountant to use this program. Below are a few simple rules you
  3841.           need to know. 
  3842.           
  3843.           1.   All entries must balance. That is, the debits (positive
  3844.                amounts) and credits (negative or minus amounts) must offset
  3845.                each other. 
  3846.           
  3847.           2.   There can be more than two lines to an entry. The following
  3848.                is an example: 
  3849.           
  3850.                1010 Checking Account             345.32- 
  3851.                5010 Shipping supplies            233.21 
  3852.                5020 Office expense               112.11 
  3853.           
  3854.                Another example: 
  3855.           
  3856.                1010 Checking Account             100.00 
  3857.                4000 Rental Income                100.00- 
  3858.           
  3859.           3.   The second example can be confusing to non-accountants,
  3860.                since an income account has a minus or negative amount. 
  3861.           
  3862.                This illustrates one of the basic rules of accounting: 
  3863.           
  3864.                IF YOU WANT TO INCREASE A REVENUE, LIABILITY, OR CAPITAL
  3865.                ACCOUNT YOU HAVE TO `CREDIT' THE ACCOUNT WITH A NEGATIVE
  3866.                AMOUNT. If you want to decrease any accounts in these
  3867.                categories, you must `DEBIT' the account with a POSITIVE
  3868.                amount. 
  3869.           
  3870.           4.   In the Utility Programs, you have the option of having the
  3871.                program automatically make entries to the above accounts as
  3872.                credit amounts. 
  3873.           
  3874.                For instance, if you enter 120.00 to account 4010, the
  3875.                program will change it to 120.00-. This will effectively
  3876.                increase the value in that account. Similarly, if you enter
  3877.                120.00- to account 4010, the program will change it to
  3878.                120.00 and reduce the value in that account. 
  3879.           
  3880.                If you choose the manual option for entering entries, you
  3881.                will have to type the minus sign to get credit entries for
  3882.                accounts 2000 through 4999. 
  3883.           
  3884.           
  3885.           
  3886.           
  3887.           
  3888.           
  3889.           
  3890.           
  3891.           
  3892.           
  3893.           
  3894.           
  3895.           
  3896.           
  3897.           
  3898.                    
  3899.                                                                 APPENDIX E
  3900.  
  3901.  
  3902.    
  3903.                       OPENING BALANCES FOR SINGLE BANK ACCOUNT
  3904.           
  3905.           1.   Before making your opening entry, it is important to make
  3906.                sure that all the accounts have zero balances. Select option
  3907.                7 (UTILITY Programs) from the Main Menu. Then select option
  3908.                5 (CLEAR All Balances) from the Utility Menu. The program
  3909.                will ask you to type  CLEAR  to erase any balances on file.
  3910.                After you have finished this step, return to the Main Menu.
  3911.           
  3912.           2.   Select option 1 (POST Entries) from the Main Menu. 
  3913.           
  3914.           3.   Select option 1 (CASH RECEIPTS Entries) from the next menu.
  3915.                Type A  to Add new entries.
  3916.           
  3917.           4.   At the Reference field, type 1. At the Description field,
  3918.                type OPENING ENTRY. At the Date field, press ENTER to select
  3919.                the date shown or type a different date. Accept the Header
  3920.                by pressing  A. 
  3921.           
  3922.           5.   The number you have designated as your bank account will
  3923.                appear on the first line along with account description.
  3924.           
  3925.           6.   In the amount column, type the amount that is in your
  3926.                checking account.
  3927.           
  3928.           7.   On the second line, type the RETAINED EARNINGS account
  3929.                number (3999).
  3930.           
  3931.           8.   For the amount column, type a B and ENTER to balance the
  3932.                entry.
  3933.           
  3934.           9.   Type  A  to accept the entry. The program will then bring up
  3935.                another entry screen. Press the ESC key at the Reference
  3936.                field and choose option 6 (Print ENTRIES).
  3937.           
  3938.           10.  Select option 1 (Print CASH RECEIPTS Entries) from the menu.
  3939.                Type P  to print the entry on the printer. The program will
  3940.                print the entry and show the following message on the
  3941.                screen:
  3942.           
  3943.                     Type `U' to UPDATE general ledger and delete these
  3944.                     entries from the transaction file. (`ESC' to exit)
  3945.           
  3946.                Type  U and press ENTER. The program automatically updates
  3947.                the general ledger for the entry.
  3948.           
  3949.           11.  Go to page 19      
  3950.           
  3951.           
  3952.           
  3953.                             
  3954.           
  3955.           
  3956.           
  3957.           
  3958.           
  3959.           
  3960.           
  3961.           
  3962.  
  3963.           
  3964.                                       INDEX
  3965.           
  3966.           change account name                                            35
  3967.           account numbers                                        11, 24, 34
  3968.           add new account                                            14, 34
  3969.           add, edit or view entries                                      22
  3970.           automatic credit function                                       6
  3971.           backup                                                  7, 46, 47
  3972.           balance sheet                                                  32
  3973.           bank accounts                                              16, 37
  3974.           cash receipts                                              27, 30
  3975.           change bank account                                            28
  3976.           change bank accounts                                           16
  3977.           change department information                                  40
  3978.           change from floppy system to hard disk                         38
  3979.           change from hard disk to double floppy system                  39
  3980.           Change hardware configuration                              21, 38
  3981.           change to a single floppy from hard disk                       39
  3982.           chart of accounts                                      14, 20, 34
  3983.                add new account                                           34
  3984.                change account name                                       35
  3985.                delete account                                            35
  3986.                print chart of accounts                                   35
  3987.           check stubs                                                    22
  3988.           clear all balances                                             41
  3989.           color monitor                                               4, 38
  3990.           corrections                                                    12
  3991.           customizing                                                 3, 14
  3992.           data entry                                                     12
  3993.           delete account                                                 35
  3994.           departments                                            11, 32, 40
  3995.           DIF file                                                       41
  3996.           disk problems                                                  46
  3997.           disk space                                                     31
  3998.           disk space usage                                               13
  3999.           editing                                                        25
  4000.           entries - general                                           19-21
  4001.           erase year to date detail                                      42
  4002.           errors                                                     43, 44
  4003.           financial statements                                   20, 30, 32
  4004.           floppy disk backup                                             47
  4005.           general introduction                                       11, 20
  4006.           general ledger posting screens                                 28
  4007.           hard disk backup                                               48
  4008.           header information                                             23
  4009.           journal entries                                                27
  4010.           Lotus 1-2-3                                                    41
  4011.           month end close                                                33
  4012.           opening entries                                                17
  4013.           password                                                        5
  4014.           post entries                                               20, 21
  4015.           posting screens                                                28
  4016.           
  4017.           
  4018.           
  4019.           
  4020.           
  4021.           
  4022.           
  4023.           
  4024.           
  4025.           
  4026.           
  4027.           
  4028.           
  4029.           
  4030.           power failure or problems                                      46
  4031.           print chart of accounts                                        35
  4032.           print general ledger                                           31
  4033.           printing and updating entries                                  30
  4034.           printing checks                                                26
  4035.           proof                                                          32
  4036.           restoring data                                                 48
  4037.           sample entry                                                    8
  4038.           short form trial balance                                       31
  4039.           Statement of Income                                         6, 32
  4040.           summary of monthly routine                                     19
  4041.           trial balance print-out                                        31
  4042.           updating general ledger                                        30
  4043.           utility programs                                           21, 37
  4044.           vendor maintenance                                             36
  4045.           viewing                                                        25
  4046.           writing and printing checks                                    26
  4047.           year end close                                                 33
  4048.                                                                            
  4049.