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Text File  |  1990-03-05  |  5KB  |  87 lines
  1. Screenfile HOURS.SCN    Screen# 01
  2.  
  3. In this section we will look at how hours are entered before each pay cycle. In 
  4. the employee update program we have provided several methods of finding an 
  5. employee.  The default is "F4 Find All Active NOT SALARIED Empl." which will go 
  6. right through the file and pull up all employees who might need hours entry, 
  7. one after the other.  This is an ideal choice for this purpose.  Apart from any 
  8. new hire's (which will be at the end) the employees will be in alphabetical 
  9. order of surname.  If you use time cards etc. it might be easier to have them 
  10. in the same sequence. 
  11.  
  12. Screenfile HOURS.SCN    Screen# 02
  13.  
  14. Here the first employee has been found.  The default is to accept it so if an 
  15. hours entry is to be made for this person just press Enter at this point. Even 
  16. if an hours entry is not required you may still want to press enter because 
  17. some other action may be needed, example this person may have terminated after 
  18. the last pay, or is away on vacation after taking advance vacation pay in the 
  19. last pay, in which case you will want to access the record anyway to change the 
  20. Status Code on the first basic employee information screen to T or V (and if T 
  21. you will also want to enter the reason code and the end date). 
  22.  
  23. Screenfile HOURS.SCN    Screen# 03
  24.  
  25. The screen which selects where you wish to start reading the employee record 
  26. appears. The default choice is "F6 Employee Current Hours" which is exactly 
  27. what we need so just press enter. 
  28.  
  29. Screenfile HOURS.SCN    Screen# 04
  30.  
  31. Now we have the hours entry screen. The top part of the screen will already be 
  32. filled in for you so unless anything is to be changed you can leave it alone.  
  33. In most cases the only entry needed here is "REG PAY HOURS" so press the down 
  34. arrow key 4 times to bring the cursor down to that field and enter the hours.  
  35. Hours entry is a decimal amount, example 75 hours and 15 minutes would be 75.25 
  36. hours (because 15 minutes is 15/60ths. or .25 of an hour). 
  37.  
  38. If this employee worked shifts then you can allocate the regular hours over the 
  39. shifts worked.  This person worked a week on day shift and a week on the 
  40. afternoon shift in her two week pay period.  If she worked any overtime then 
  41. also enter the overtime hours, in this case 4, and if the overtime was worked 
  42. while on shift then allocate it between the shifts, in this case 2 hours whilst 
  43. on the day shift and 2 hours whilst on the afternoon shift.  This allocation of 
  44. hours between shifts allows for precise calculations including any shift 
  45. differentials as those differentials might also apply to the overtime (see the 
  46. Configuration section for how to set up shift differentials). 
  47.  
  48. Screenfile HOURS.SCN    Screen# 05
  49.  
  50. When we have completed the hours entry we can either press PgDn to go to the 
  51. next screen (so we can press F8 for an optional preview of the pay and taxes 
  52. for these hours) or we can get out of this employee record right now. Get out 
  53. now is what you would want to do the majority of times.  You do not need to 
  54. page through remaining screens to get out, you also do not normally need to 
  55. press F8 from the next screen, you can get out from any cursor position on any 
  56. employee update screen by just pressing either the End key or the Esc key.  
  57. When you press End or Esc the above window will pop up. Once that window pops 
  58. up just press Y to save your changes, or follow the other directions in the 
  59. window if you do not wish to save your changes at this point. 
  60.  
  61. Screenfile HOURS.SCN    Screen# 06
  62.  
  63. We pressed Y on the previous window so now the hours we entered for Janette 
  64. Anderson have been saved and the next employee has been located. We do have an 
  65. entry to make for Pauline Carter so we simply press enter from this window. 
  66.  
  67. Screenfile HOURS.SCN    Screen# 07
  68.  
  69. Once again the screen which selects where you wish to start reading the 
  70. employee record appears. This time for Pauline Carter. The default choice is 
  71. "F6 Employee Current Hours" which again is exactly what we need so just press 
  72. enter and continue doing the hours entry as per the previous example for 
  73. Janette Anderson, then on to the next employee, etc. 
  74.  
  75. Hours entry is quite quick, and F8 pre-calculation is not needed except in 
  76. special circumstances where you are not sure of the effect of what you have 
  77. entered.  Providing the two switches, COMPUTER CALC PAY = TRUE and COMPUTER 
  78. CALC TAX = TRUE (you can think of TRUE / FALSE fields as switches because they 
  79. act like a light switch, the light is either turned on - TRUE - or turned off - 
  80. FALSE) then all calculations will be done for you automatically in the pay 
  81. cycle. These two switches are there to allow you maximum flexibility. There may 
  82. be special circumstances where you wish to force through a particular pay or 
  83. tax amount that is different to what would be calculated so you can turn either 
  84. or both of them off when necessary to do this. 
  85.  
  86. 
  87.