home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / payus1.zip / PAYUS31A.ZIP / EMP_UPDT.STX < prev    next >
Text File  |  1990-03-05  |  17KB  |  280 lines

  1. Screenfile EMP_UPDT.SCN Screen# 01
  2.  
  3. You will only see this screen if you have employees on file who are paid at 
  4. different frequencies, example if the managers are paid monthly but the office 
  5. staff are paid every 2 weeks.  If it appears it will be at the start of the 
  6. employee update program, the same message will also appear at the very start of 
  7. the pay cycle program.  The message on the screen describes its purpose. Be 
  8. sure you understand that if you select only one group of employees then that is 
  9. all that will be processed - if you try to find an employee from a different 
  10. group he will appear to be not on file even if he is.  If you need to process 
  11. more than one group of people select all the ones you need. 
  12.  
  13. Screenfile EMP_UPDT.SCN Screen# 02
  14.  
  15. This is the main menu of PAYUSEDT.EXE - the program which maintains your 
  16. employee database (file PAYUSA.DTA).   This program can either be run on its 
  17. own (not recommended) or run from the PAYUSA.EXE MAIN MENU (strongly 
  18. recommended).   If run from PAYUSA.EXE then Esc will return you to that program 
  19. else Esc will return you to DOS.  Toggling F4 will prevent accidental 
  20. alterations if you just want to look at the employees without making changes. 
  21.  
  22. Screenfile EMP_UPDT.SCN Screen# 03
  23.  
  24. The user has selected to update an employee, and this window pops up to ask how 
  25. the employee is to be located in the file.  Salaried people may not need 
  26. updates from one pay to the next, but hourly paid will need hours entering each 
  27. pay so the default choice F4 will pull all of those people up one after the 
  28. other to make the task easier.  With the F4 choice, Employees will appear in 
  29. alphabetical order of surname then firstname - if time sheets or cards are used 
  30. it would be faster if they are kept in the same sequence. 
  31.  
  32. Screenfile EMP_UPDT.SCN Screen# 04
  33.  
  34. Possible matches appear in this window and the user can either accept the match 
  35. (by just pressing Enter) or go on to the next possibility (by pressing Ctrl Y), 
  36. or end the search (by pressing Esc).  The key to the employee file is the 
  37. Social Security Number plus the Employee Number and the combination must be 
  38. unique.  We made it both in case an employee is re-hired and you wanted to set 
  39. up a new record (same SSN but different Empl. No.).  Empl. No. is optional. 
  40. Because they are key information, once entered SSN and Empl. No. cannot be 
  41. altered from these employee update screens, but they can be changed by a utilty 
  42. program available from the Configuration and Utility sub menu of the Main 
  43. PAYROLL USA menu.
  44.  
  45. Screenfile EMP_UPDT.SCN Screen# 05
  46.  
  47. Having selected an employee the user is asked where to start looking at the 
  48. records.  The usual choice would be F6 to just update current hours, but we 
  49. will take F1 and go through the whole record. When first adding a new employee 
  50. you must complete one screen at a time and cannot go back to earlier screens 
  51. until all screens are entered (as we do not want a partial employee record on 
  52. file). However, in the update mode you can skip around from one screen to the 
  53. next in any sequence. Pressing PgUp will go to the previous screen, PgDn will 
  54. go to the next screen.  For longer jumps instead of paging through all screens, 
  55. press Home to return to this screen select menu then choose the screen you want 
  56. directly. When you are finished with the employee record press End or Esc from 
  57. any employee information screen. 
  58.  
  59. Screenfile EMP_UPDT.SCN Screen# 06
  60.  
  61. The start of the basic employee information.  The bright bar next to PREV EMPL 
  62. NUM is the cursor (shown as a row of underline characters __________ if these 
  63. screens are printed out ). The format of the employee number is your choice - 
  64. numbers and alpha characters can be mixed - you allocate the number. PREV EMPL 
  65. NUM is one field that is not used by PAYROLL USA but is provided in case you
  66. re-hire a terminated employee using a different employee number and want to 
  67. remind yourself where previous records might be filed. There are several 
  68. screens of basic information - PAYROLL USA stores more information than might
  69. be strictly needed for payroll so that you have it all easily available in one 
  70. place. Each item of information is called a "field" in computer jargon. 
  71.  
  72. Screenfile EMP_UPDT.SCN Screen# 07
  73.  
  74. Some fields are optional and PAYROLL USA does not care if they are completed or
  75. not as it does not use them, but some fields are essential and these are 
  76. checked as the cursor passes over them.  If the cursor will pass over an empty 
  77. field without complaining then it is an optional field. If it is an essential 
  78. field and the value in it is blank or in error then a window pops up with a 
  79. reason for the error, or a cursor selectable choice of valid values. Example 
  80. EMPLOYEE STATUS has been left blank and when Enter is pressed with the cursor 
  81. on that field the above window pops up.  Simply select the value you need from 
  82. the choices offered and it will be filled in for you.  This is particularly 
  83. useful when setting up a new employee - you do not need a coding manual or desk 
  84. ready reference card as the program shows the valid codes. 
  85.  
  86. Screenfile EMP_UPDT.SCN Screen# 08
  87.  
  88. The above screen is a continuation of the employee basic information.  Fields 
  89. that are meaningless to your operation (e.g. SALARY TERRITORY / SALARY LEVEL / 
  90. SALARY PERFORMANCE are meaningless if you don't use a structured salary 
  91. grade/step table) can be left empty.  Until you get used to PAYROLL USA you
  92. might want to move the cursor from field to field by pressing Enter when first 
  93. setting up the basic information and tax information screens for new employees 
  94. so that all the fields can be checked.  The up arrow and the down arrow can be 
  95. used to move the cursor up or down a line at a time for speed, but not all 
  96. fields will be checked if you do that (it should not be necessary to re-check 
  97. them once entered unless they are being changed). 
  98.  
  99. If OVERTIME PERMITTED is set FALSE an employee will not be paid for overtime 
  100. even if overtime hours are inadvertantly entered.  Example a manager might not 
  101. be eligible for overtime as his salary and bonus might be considered enough to
  102. justify extra effort when needed. 
  103.  
  104. If VACATION ACCRUAL P'CENT is greater than 0.00 then a percentage ADDITIONAL to 
  105. each pay will be set aside in a vacation accrual field.  This accrual will also 
  106. appear in your journal entries so that you know what liability you have to pay 
  107. for vacations the employee's are entitled to. If the employee is entitled to a 
  108. paid vacation then this additional percentage is actually the employee's money 
  109. over and above his regular pay - it has to be set to one side and taxed when 
  110. paid out. The percentage to use depends on the employee's annual vacation 
  111. entitlement.  In essence the weeks he is working have to contribute to the 
  112. weeks he is on vacation so the most accurate formula would be (weeks vacation x 
  113. 100) divided by (52 - weeks vacation). This equates to: 2 weeks = 4.00%, 3 
  114. weeks = 6.12%, 4 weeks = 8.33%, 5 weeks = 10.64%, 6 weeks = 13.04% .  You can 
  115. easily adapt this formula to some other way of doing vacation, example if it is 
  116. based on days and there are assumed to be 52 x 5 = 260 working days in a year 
  117. then use (days vacation x 100) divided by (260 - days vacation).  Vacation 
  118. accrual is automatically reduced by the dollar value of any vacation hours 
  119. entered on the current hours screen.  If vacation hours will produce more 
  120. vacation pay than is in the accrual you will be warned but the operation is 
  121. permitted as you may be intentionally giving the employee vacation time that he 
  122. has not yet earned.  In these circumstances there will be a negative vacation 
  123. accrual balance and it will automatically return to a positive amount as the 
  124. vacation time is later earned back. The types of pay that are included in the 
  125. accrual calculation can be set from the Configuration program. 
  126.  
  127. The current hours screen also has a PAY ALL VACN. ACCRL. field to set automatic 
  128. pay out of all accumulated vacation accrual (example when an employee 
  129. terminates, or if he wants to take the maximum vacation pay). In some trades 
  130. where employees may not be around for a long period (example construction) it 
  131. is customary to pay vacation with each pay check rather than accumulate it for 
  132. time off and this can also be handled by leaving PAY ALL VACN. ACCRL. set true 
  133. for every pay. 
  134.  
  135. The next two fields, VACATION ALLOW and VACATION TAKEN, are not used by PAYROLL 
  136. USA. They are a place for you to keep notes to yourself if you wish to. 
  137.  
  138. SICK ACCRUAL P'CENT works exactly the same as vacation. Both are optional, 
  139. leave them set to 0.00 if you do not wish to use these features. 
  140.  
  141. Screenfile EMP_UPDT.SCN Screen# 09
  142.  
  143. This screen is where each individual employees Federal, State, and Local (if 
  144. any) tax information is kept.  If no local taxes apply then set Exempt Local 
  145. Tax to true. The EIC W5 fields are for employees who wish to claim Advance 
  146. Earned Income Credit. Whatever is in the W2 Box 16 fields on the input to the 
  147. last pay cycle of the year will be printed in that area of the W2 - leave it 
  148. empty if nothing is required to be printed in W2 Box 16. MEDICARE QUALIFIED FED 
  149. EMPL should be left set FALSE unless you are a Federal, State, or Local 
  150. Government organisation entitled to pay only the hospital insurance tax portion 
  151. of FICA / Social Security. The NUM OF ADDL. STATE EXEMPTIONS field is used only 
  152. in State taxes calculated by the California method. Leave it set to 0 for other 
  153. States. The VOL FED (or State) ADDTNL WHOLDG fields are used when an employee 
  154. wishes to pay more income tax than normal (example, he owes the IRS from last 
  155. year, or he just likes to use the IRS as a savings bank even though he gets no 
  156. interest on his money) - enter the extra amount per pay. 
  157.  
  158. Screenfile EMP_UPDT.SCN Screen# 10
  159.  
  160. Now that the IRS are collecting more information on the W-2 form and employee 
  161. benefit plans are becoming more popular we have added this additional tax set 
  162. up screen for those purposes (Vers. 2.0 and up of PAYROLL USA).  It will be
  163. defaulted and can be left set at the FALSE / 0.00 defaults if you do not need 
  164. these items. 
  165.  
  166. Screenfile EMP_UPDT.SCN Screen# 11
  167.  
  168. We have provided a mini word processor and one screen per employee of free form 
  169. textual comments.  You can put whatever you want in this screen.  F1 will 
  170. display editor help, as with the entry of fields, and F2 will justify text. 
  171. Word wrap is automatic at end of line so use Enter only at end of paragraphs or 
  172. where you want to force a permanent line break.  On the above example Enter is 
  173. marked by a triangle on its side (or < on the print out). 
  174.  
  175. Screenfile EMP_UPDT.SCN Screen# 12
  176.  
  177. You can see an employee's YTD position at any time.  If starting PAYROLL USA
  178. mid year then you must also enter the YTD from your existing system on these 
  179. screens. You must start the YTD entry from this first YTD screen. You are given 
  180. that option until the first pay cycle has been run for that particular 
  181. employee. After that the YTD screens are locked (become read only) to preserve 
  182. system integrity. Your auditor or accountant will prefer it that way. They can 
  183. only be unlocked again by calling Anthistle Systems and explaining to them why 
  184. you need to do so.  YTD screens are automatically updated by the pay cycle. 
  185.  
  186. Screenfile EMP_UPDT.SCN Screen# 13
  187.  
  188. More on the YTD.  If you remember from the presentation on the Configuration 
  189. program PAYUSCNF.EXE we provided specific lines for most popular items, than 
  190. added "Other" categories for pay items, fringe benefits, deductions, and 
  191. expense reimbursements. You can customize what prompt is displayed instead of 
  192. "Other" from the Configuration Menu. In this example DEDUCT OTHER 1 has been 
  193. changed to read CALIFORNIA S.D.I. and the automatic calculation facility that 
  194. can be used for "DEDUCT OTHER" items has been turned on (also from the 
  195. Configuration) so SDI is automatically calculated. Normally Tips are paid 
  196. outside of the payroll system, but they are taxable - the fringe benefit item 
  197. TIPS (for reported tips) will increase taxable pay without increasing the pay 
  198. check and will also result in a seperate FICA entry for them on the 941 report. 
  199.  
  200. Screenfile EMP_UPDT.SCN Screen# 14
  201.  
  202. The final YTD screen. The NON TAX REIMBURSE items between NET PAY and ISSUE 
  203. CHECK  FOR are optional to simplify employee expenses rather than issuing an 
  204. Accounts Check.  In this example NON TAX REIMBURSE 1 has been changed to read 
  205. ENTERTAINMENT EXPN. and NON TAX REIMBURSE 2 has been changed to read BUSINESS 
  206. GAS/OIL EX - you can use whatever is appropriate for you. ALLOCATED TIPS are to 
  207. provide a W-2 record of additional tips assigned to employees whose reported 
  208. tips are below the IRS requirements, NO Tax or FICA is withheld on these tip
  209. allocations but the pay check will be increased by this amount unless you put 
  210. an offsetting deduction on the previous screen (use one of the DEDUCT OTHER 
  211. lines).  The Government items on the right hand side of the screen MUST be 
  212. completed when transferring YTD part way through a year. 
  213.  
  214. Screenfile EMP_UPDT.SCN Screen# 15
  215.  
  216. This is the start of the current pay screens.  Same as equivalent YTD screens 
  217. except you can always enter or change information.  Note we gave you several 
  218. methods of categorising pay for accounting/statistical purposes - GL Account, 
  219. Branch, Department, Project being worked on.  These can be left empty if not 
  220. needed, though GL/Branch/Dept/Project combined are the key for sub totals on 
  221. the Payroll Register and Journal reports which can be printed after the Pay 
  222. Cycle. P.P.EXCEPTION can be used to vary tax on special pays where the earnings 
  223. represent more or less than a normal pay period, example weekly paid employee 
  224. takes 3 weeks vacation (paid in advance) and collects 4 weeks pay in one check.  
  225. To avoid this being taxed as one week's pay set P.P.EXCEPTION to the number of 
  226. days pay this represents (in this case 20 days). 
  227.  
  228. Screenfile EMP_UPDT.SCN Screen# 16
  229.  
  230. When using these screens note that the cursor will not go to fields that do not 
  231. need an entry (e.g. Salary/Wages/Taxes when previous screen indicates that the 
  232. computer is to calculate them). If on the previous screen either or both of 
  233. COMPUTER CALC PAY or COMPUTER CALC TAX are set FALSE the cursor will go to the 
  234. locked fields (for special entries or after the fact payroll). Pressing F8 will 
  235. calculate the pay and taxes and put them on the screen so you can see what they 
  236. will come to, and make changes if required.  F8 can be pressed repeatedly to 
  237. recalculate.  It is a convenience feature only.  It is NOT necessary to press 
  238. F8 to pay an employee.  Note that F8 only pre-calculates current pay and taxes 
  239. - it does not update YTD, print checks , or anything else. Note that the ANNUAL 
  240. BONUS line gives special tax treatment to infrequent big payments. 
  241.  
  242. Screenfile EMP_UPDT.SCN Screen# 17
  243.  
  244. The last of the current pay screens.  See the equivalent year to date screen 
  245. (Y.T.D. PAGE 3 OF 3) for notes on expense reimbursements and tips.  (Also for 
  246. tips see the notes on the prior YTD screen (Y.T.D. PAGE 2 OF 3)).  All pay and 
  247. taxes are normally calculated for you, but if, and only if, on the current 
  248. hours screen, COMPUTER CALC TAX is set FALSE (for special entries or after the 
  249. fact payroll) then the figures on the right side of the above screen MUST be 
  250. manually calculated and entered else Government reports will be incorrect. Use 
  251. the above screen as an example. At 1990 rates FUTA LIAB is FUTA WAGE times 
  252. 6.2%, FUTA STATE CREDIT AVAIL is FUTA WAGE times 5.4%, AMT SOC SEC ON WAGES is 
  253. TXBLE 941 SOC SEC WAGES times 15.3% (includes both employer and employee 
  254. contributions). SUTA LIAB is calculated at your individual rate. There are 
  255. annual maximum (cut off) wages's for all these calculations. (1990 $7,000 for 
  256. FUTA and most SUTA, $51,300 for SOC SEC). 
  257.  
  258. Screenfile EMP_UPDT.SCN Screen# 18
  259.  
  260. The final employee screen is an overview of what has been done in the last 10 
  261. pay cycles, and in this and previous Quarters.  It is read only, updated 
  262. automatically in the pay cycle.  Unlike the YTD screens there is no provision 
  263. to transfer these figures when first starting to use PAYROLL USA part way
  264. through a year. This is because these figures are not needed for current 
  265. calculations or for W-2's. When the screen is full then the oldest entry is 
  266. dropped from the bottom of the screen as the latest entry is inserted at the 
  267. top. These figures are also the basis for the Quarterly State Unemployment 
  268. Report which is part of the Government Reports available only to Registered 
  269. Users. 
  270.  
  271. Screenfile EMP_UPDT.SCN Screen# 19
  272.  
  273. This screen is reached by pressing "F4 Documentation, Registration Info." from 
  274. the main menu of the PAYUSEDT.EXE employee update program.  The same screen is 
  275. available from other programs and is in the PRINTDOC.EXE program.  The files 
  276. referred to can be selected for display on the screen or for printing out at 
  277. your option. The screen display of selected files is quite sophisticated 
  278. allowing you to view one screenful at a time and to page up and down in the 
  279. file and to jump to the start or end of the file. 
  280.