home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / panlsprb.zip / MANUAL-P.TXT < prev    next >
Text File  |  1990-12-04  |  48KB  |  1,167 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.                               Painless Payroll
  18.  
  19.          PAINLESS PAYROLL TABLE OF CONTENTS
  20.  
  21.          DEFINITION OF SHAREWARE................................  1
  22.          DISCLAIMER-AGREEMENT...................................  2
  23.          ORDERING...............................................  2
  24.          SUPPORT................................................  3
  25.          SYSTEM REQUIREMENTS....................................  3
  26.          INSTALLATION...........................................  3
  27.          OPERATIONAL PROCEDURES.................................  4
  28.          OTHER THINGS YOU SHOULD KNOW...........................  4
  29.          MULTIPLE COMPANIES.....................................  5
  30.          GENERATION.............................................  5
  31.             1.  Enter Time......................................  5
  32.             2.  Generate Payroll................................  6
  33.             3.  Edit Payroll....................................  6
  34.             4.  Payroll Worksheet...............................  6
  35.             5.  Cancel Payroll..................................  7
  36.             6.  Print Checks....................................  7
  37.             7.  Child Support Report............................  7
  38.             8.  Allotment Report................................  7
  39.             9.  Post Payroll....................................  7
  40.          REPORTS................................................  8
  41.             1.  Employee Listing................................  8
  42.             2.  Employee Labels.................................  8
  43.             3.  Department Listing..............................  8
  44.             4.  Pay Code Listing................................  8
  45.             5.  Allotment Listing...............................  8
  46.             6.  Bank Listing....................................  8
  47.             7.  QTD Report......................................  9
  48.             8.  YTD Report......................................  9
  49.          FILES..................................................  9
  50.             1.  Employee........................................  9
  51.             2.  Department...................................... 10
  52.             3.  Pay code........................................ 11
  53.             4.  Allotments...................................... 11
  54.             5.  Banks........................................... 11
  55.             6.  General/ID File................................. 11
  56.             7.  Tax Tables...................................... 11
  57.          CLOSING................................................ 16
  58.             1.  End of Quarter.................................. 16
  59.             2.  End of Year..................................... 16
  60.             3.  Print W2s....................................... 16
  61.             4.  Print 1099s..................................... 16
  62.          UTILITIES.............................................. 16
  63.             1.  Color Parameters................................ 16
  64.             2.  Reindex Files................................... 17
  65.             3.  File Sizes...................................... 17
  66.             4.  Printer Set up.................................. 18
  67.             5.  DOS Window...................................... 18
  68.             6.  Check Alignment................................. 18
  69.             7.  Backup Data Files............................... 18
  70.             8.  Restore Data Files.............................. 19
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75.  
  76.          DEFINITION OF SHAREWARE                    
  77.                                     
  78.          Shareware distribution gives users a chance to try software
  79.          before buying it.  If you try a Shareware program and
  80.          continue using it, you are expected to register.  Individual
  81.          programs differ on details.  Some request registration while
  82.          others require it, some specify a maximum trial period.
  83.          With registration, you get anything from the simple right to
  84.          continue using the software to an updated program with
  85.          printed manual.
  86.  
  87.          Copyright laws apply to both Shareware and commercial
  88.          software, and the copyright holder retains all rights, with
  89.          a few specific exceptions as stated below.  Shareware
  90.          authors are accomplished programmers, just like commercial
  91.          authors, and the programs are of comparable quality.  (In
  92.          both cases, there are good programs and bad ones!)  The main
  93.          difference is in the method of distribution.  The author
  94.          specifically grants the right to copy and distribute the
  95.          software, either to all and sundry or to a specific group.
  96.          For example, some authors require written permission before
  97.          a commercial disk vendor may copy their Shareware.
  98.   
  99.          Shareware is a distribution method, not a type of software.
  100.          You should find software that suits your needs and
  101.          pocketbook, whether it's commercial or Shareware.  The
  102.          Shareware system makes fitting your needs easier, because
  103.          you can try before you buy.  And because the overhead is
  104.          low, prices are low also.  Shareware has the ultimate
  105.          money-back guarantee -- if you don't use the product, you
  106.          don't pay for it.
  107.   
  108.          DISCLAIMER - AGREEMENT
  109.   
  110.          Users of Painless Payroll must accept this disclaimer of
  111.          warranty:  "Painless Payroll is supplied as is.  The
  112.          author disclaims all warranties, expressed or implied,
  113.          including, without limitation, the warranties of
  114.          merchantability and of fitness for any purpose.  The author
  115.          assumes no liability for damages, direct or consequential,
  116.          which may result from the use of Painless Payroll."
  117.   
  118.          Painless Payroll is a "shareware program" and is provided
  119.          at no charge to the user for evaluation.  Feel free to share
  120.          it with your friends, but please do not give it away altered
  121.          or as part of another system.  The essence of
  122.          "user-supported" software is to provide personal computer
  123.          users with quality software without high prices, and yet to
  124.          provide incentive for programmers to continue to develop new
  125.          products.  If you find this program useful and find that you
  126.          are using Painless Payroll and continue to use Painless
  127.          Payroll after a reasonable trial period, you must make a
  128.          registration payment of $75.00 to Painless Accounting.  The
  129.          $75.00 registration fee will license one copy for use on
  130.   
  131.                            PAGE 1
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.          any one computer at any one time, and you will receive a
  137.          printed manual.  You must treat this software just like a
  138.          book.  An example is that this software may be used by any
  139.          number of people and may be freely moved from one computer
  140.          location to another, so long as there is no possibility of
  141.          it being used at one location while it's being used at
  142.          another.  Just as a book cannot be read by two different
  143.          persons at the same time.
  144.  
  145.          Commercial users of Painless Payroll must register and
  146.          pay for their copies of Painless Payroll within 30 days
  147.          of first use or their license is withdrawn.  Site-License
  148.          arrangements may be made by contacting Painless Accountng.
  149.   
  150.          Anyone distributing Painless Payroll for any kind of
  151.          remuneration must first contact Painless Payroll at the
  152.          address below for authorization.  This authorization will be
  153.          automatically granted to distributors recognized by the
  154.          (ASP) as adhering to its guidelines for shareware
  155.          distributors, and such distributors may begin offering
  156.          Painless Payroll immediately (However Painless Accounting
  157.          must still be advised so that the distributor can be kept
  158.          up-to-date with the latest version of Painless Payroll.).
  159.   
  160.          You are encouraged to pass a copy of Painless Payroll
  161.          along to your friends for evaluation.  Please encourage them
  162.          to register their copy if they find that they can use it.
  163.          All registered users will receive a copy of the latest
  164.          version of the Painless Payroll system, and a printed
  165.          manual.
  166.   
  167.          Painless Accounting
  168.          4401 Birdsong
  169.          Plano, TX 75075
  170.   
  171.          ORDERING
  172.   
  173.          If you wish to register Painless Payroll simply print the
  174.          file REGISTER.TXT and fill in the requested information, or
  175.          call (214)596-9164 anytime.  We can send your program COD
  176.          and we also accept American Express.
  177.  
  178.          As soon as your registration is received you will be sent
  179.          the latest copy of Painless Payroll, and a printed
  180.          manual.  You will also be notified of any future releases of
  181.          Painless Payroll, and any new products.
  182.   
  183.                            PAGE 2
  184.   
  185.  
  186.  
  187.  
  188.          SUPPORT
  189.  
  190.          Telephone Support:
  191.          We provide full technical support for all of our products.
  192.          You may call us Monday thru Thursday at (214)596-9164 from
  193.          6pm to 9pm CST.
  194.   
  195.          BBS Support:
  196.          You can also leave a message on our support BBS, RBBS-PC
  197.          Rbase-5000, operating 24 hours, 7 days a week at (214)881-0313.
  198.          Minimum baud is 2400, maximum is 38,400 (USR Dual Standard
  199.          9600 HST). When you call you will automcatically have full
  200.          access, and there is no charge for this system. This BBS
  201.          also has a forum for interaction between our users. Please
  202.          note if you wish to leave a message to be answered by
  203.          Painless Accounting, you must address your message to KENDALL
  204.          PIERCE. Kendall Pierce can also be reached on CompuServe at
  205.          User ID 70337,3337.
  206.  
  207.          SYSTEM REQUIREMENTS
  208.  
  209.          This program requires an IBM PC or IBM compatible computer
  210.          with 512K RAM and a hard disk.
  211.  
  212.          INSTALLATION
  213.  
  214.          This program and installation routine are contained on two
  215.          disks.  The first disk is labeled Installation Disk, and
  216.          contains the install program.  The other disk contains the
  217.          program files.
  218.  
  219.          The first thing you need to do is make a copy of each
  220.          original disk.  Once this is done, use the working copies
  221.          that you made.  Store the original disks in a safe place.
  222.  
  223.          To install Painless Payroll, simply place the disk labeled
  224.          'Installation Disk' in A:drive and type 'A:PINSTALL' at your
  225.          DOS prompt.  The installation routine will walk you through
  226.          the process step by step, so just follow the instructions on
  227.          the screen.
  228.  
  229.          Once this is done you are ready to use Painless Payroll.  To
  230.          start the program you must change into the subdirectory you
  231.          created through the install process, the default is PAP.  The
  232.          command to change to this default subdirectory is CD\PAP.
  233.          Once you are in the subdirectory type in PAP for the 
  234.          registered version, or PAPD for the shareware version, this
  235.          will bring you up to the Multiple Company menu.  Select the
  236.          company you wish to run by pressing enter or the number
  237.          associated with the company.  Once at the main menu use the
  238.          arrow keys to move across and down the menu or type in the
  239.          first letter or number of your selection.
  240.  
  241.                            PAGE 3
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.          OPERATIONAL PROCEDURES
  247.  
  248.          The following are some of the keys available throughout
  249.          Painless Payroll.  These keys are available only when you
  250.          need that particular information.  The keys available will
  251.          usually be displayed on the status line.
  252.  
  253.          ESCape - Allows you to exit.  Available almost everywhere.
  254.  
  255.          F1 - Help.  This will provide you with on-line help.  This
  256.          feature is available anywhere in the program.
  257.  
  258.          F4 - Employees.  This provides a listing of all your
  259.          employees sorted by code.
  260.  
  261.          F5 - Departments.  This provides a listing of all departments
  262.          sorted by code.
  263.  
  264.          F6 - Banks.  This provides a listing of all banks sorted by
  265.          code.
  266.  
  267.          F7 - Allotments.  This provides a listing of all allotments
  268.          sorted by code.
  269.  
  270.          F9 - Pay codes.  This provides a listing of all pay codes
  271.          sorted by code.
  272.  
  273.          F10- Tax Tables.  This provides a listing of all tax tables
  274.          sorted by code.
  275.  
  276.          To select options off the main menu, use the arrow keys.  You
  277.          may also press the first letter or the number of the option,
  278.          whichever case it may be.
  279.  
  280.          OTHER THINGS YOU SHOULD KNOW
  281.  
  282.          When listing information on the screen using the function
  283.          keys, more information is available by using the arrow keys.
  284.          For example, if you press F4 to list the employees, you will
  285.          see the employee code and title on the screen.  By using the
  286.          right and left arrow keys you will see more information such
  287.          as employee name.  This works for just about all listings on
  288.          the screen and for reports displayed to the screen.
  289.  
  290.          Also when doing a list on the screen with a function key, you
  291.          are able to press the first character of the code, and the
  292.          highlight will take you to the first code that begins with
  293.          the letter pressed.  For example, if you list employees on
  294.          the screen and you know the code begins with the letter 'V'.
  295.          You can press the letter 'V' and you will be taken to the
  296.          first code that begins with the letter 'V'.  Beware that this
  297.          search is case sensitive and this search works on just about
  298.          all listings to the screen.
  299.  
  300.                            PAGE 4
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.          If you are in a field requiring you to input a code and you
  306.          do a listing to the screen, you are able to paste the code
  307.          into the field automatically.  For example, if you are in a
  308.          field that requires an employee code, press F4 to list the
  309.          employees and highlight the employee you need and press
  310.          enter.  This will paste the employee code into the field for
  311.          you.  This should work in almost all fields that require
  312.          input that you are able to list valid entries.
  313.  
  314.          MULTIPLE COMPANIES
  315.  
  316.          Press the number of the company to access or highlight the
  317.          proper company by using the arrow keys and press enter.  If
  318.          you need to change a company, select the Modify Company
  319.          Information option.
  320.  
  321.          Up to ten companies may be entered.  Enter in up to 40
  322.          characters to identify each company and enter in the proper
  323.          drive and directory where the data files are stored for each
  324.          company.  Press enter to save the line and ESCape to exit.
  325.  
  326.          If you try to access a company and receive the error message
  327.          that the company is not installed, you must run the install
  328.          process to create the data files for the company.  You could
  329.          also receive this message if an invalid path is entered and
  330.          the data files are not found.
  331.  
  332.          GENERATION
  333.  
  334.          1.  Enter Time
  335.  
  336.          This option allows you to enter additional time for each
  337.          employee. If you wish to simply calculate regular earnings
  338.          you do not have to enter anything in this option. For example
  339.          if you have setup the employee with a salary of $50,000 per
  340.          year and a Semi-Monthly pay frequency. By simply choosing
  341.          'Generate Payroll' will calculate the gross pay will all the
  342.          withholdings. If you wish to enter additional or exception
  343.          payments you must use this option.
  344.  
  345.          First enter the employee code, you may press F4 to display
  346.          all the employees currently on file. After a valid employee
  347.          code is enter all the payment information for that employee
  348.          will be displayed. You now have to ability to enter 
  349.          different paycodes for this employee. How gross pay is 
  350.          calculated depends on the employee pay type. If the employee
  351.          is 'S'alary or 'C'ommission any information entered through 
  352.          this routine is added to their gross pay. If the employee is
  353.          'H'ourly any information entered through this routine becomes
  354.          their gross pay.
  355.  
  356.                            PAGE 5
  357.  
  358.  
  359.  
  360.  
  361.          For example if the employee is 'H'ourly and works 45 hours, 
  362.          of which 5 are overtime. You would first enter the paycode,
  363.          for normal time, then 40 hours at the employees normal rate.
  364.          Next you would enter the overtime paycode with 5 hours at the
  365.          employees overtime rate.
  366.  
  367.          If the employee was 'S'alary and you wanted to pay them a 
  368.          $500 bonus. You would enter the bonus paycode, then 1 for
  369.          hours and $500 for the rate. The bonus will now be added to
  370.          the employees regular earnings.
  371.  
  372.          To add paycodes press F3, to edit paycodes press F6, and to
  373.          delete paycodes press F8. Press escape when you have entered
  374.          all the information for this particular employee. To list 
  375.          all available paycodes press F5.
  376.  
  377.  
  378.          2.  Generate Payroll
  379.  
  380.          This process will generate payroll with the information
  381.          entered.  You may generate for Weekly, Bi-Weekly, Semi-
  382.          Monthly, or Monthly frequencies and then for either Hourly,
  383.          Salary, Commission, or All employees.  This process will
  384.          calculate all pay, deductions, and liabilities for the
  385.          employees of this pay type and frequency.  The entries
  386.          generated may be edited in the Edit Payroll option.
  387.  
  388.          3.  Edit Payroll
  389.  
  390.          This option allows you to look at and edit, if necessary,
  391.          the gross pay , liablities, and all withholdings for each
  392.          employee generated.  You may also add any employees gross
  393.          pay, liabilities, and deductions manually.  Be careful
  394.          because you are able to add more than one entry line for each
  395.          employee.  This will generate two checks for one employee.
  396.          Press F3 to add information for an employee.  Otherwise,
  397.          highlight the line to edit and press F6.  F8 will delete the
  398.          line highlighted.
  399.  
  400.          4.  Payroll Worksheet
  401.  
  402.          This report will display all the payroll information
  403.          generated through the generate payroll process.  The report
  404.          displays the employee code and name along with the gross pay,
  405.          deductions, liabilities, and net pay for each employee.
  406.          Totals for each employee and for all employees will also be
  407.          displayed.  The report should be run and make sure all the
  408.          information generated is correct before printing the checks.
  409.          This report may be displayed on the screen, sent to a file,
  410.          or to the printer.
  411.  
  412.                            PAGE 6
  413.  
  414.  
  415.          5.  Cancel Payroll
  416.  
  417.          This option will allow you to cancel any payroll generated
  418.          but not posted.  This will allow you make corrections and
  419.          then regenerate the payroll.  You will be prompted with two
  420.          questions. If you answer 'Y' to cancel payroll now, any
  421.          automatically generated payroll will be canceled.  That is
  422.          all information in the Edit Payroll option will be cleared
  423.          out.  If you answer 'Y' to cancel pay records, the
  424.          information in the Enter Time will also be cleared out.
  425.  
  426.          6.  Print Checks
  427.  
  428.          This option allows you to print or reprint employee checks.
  429.          You will first be prompted to reprint checks.  If you answer
  430.          'N' any checks not printed will be printed.  You must make
  431.          sure your printer is aligned and then enter the beginning
  432.          checks number.  You will then be able to select the check
  433.          format you want to print.
  434.  
  435.          If you answer 'Y' to reprint checks you must then enter the
  436.          check numbers you want to reprint.  Only checks that have
  437.          been printed and fall in this range will be printed.  Then
  438.          enter the beginning check number.  You will then be able to
  439.          select the check format you want to print.
  440.  
  441.          7.  Child Support Report
  442.  
  443.          This report will display all the child support generated
  444.          through the generate payroll process.  The report displays
  445.          the employee code along with the recipient and amount of the
  446.          child support and a total.  This report may be displayed on
  447.          the screen, sent to a file, or to the printer.
  448.  
  449.          8.  Allotment Report
  450.  
  451.          This report will display all the allotments generated through
  452.          the generate payroll process.  The report displays the bank
  453.          name and information and the lists each employee that has an
  454.          allotment to this bank along with their social security
  455.          number and amount of the allotment.  This report may be
  456.          displayed on the screen, sent to a file, or to the printer.
  457.  
  458.          9.  Post Payroll
  459.  
  460.          Be sure and make a backup before running this process.  If
  461.          any errors occur during this process you will have to restore
  462.          from your backup and correct the errors and run this process
  463.          again.
  464.  
  465.          This process will update the quarter to date and year to date
  466.          totals and clear out the detail of the payroll generated.
  467.          All detail information in the Edit Payroll and Enter Time
  468.          options will be cleared out.  After posting you are ready to
  469.          begin your next period payroll generation. If you are
  470.          interfacing with Painless Accounting, these files will be
  471.          updated at this time.
  472.  
  473.                            PAGE 7
  474.  
  475.  
  476.  
  477.          REPORTS
  478.  
  479.          1. Employee Listing
  480.  
  481.          This report will allow you to print an employee listing for
  482.          any range of employees.  This report includes the employee
  483.          code, name, address, phone number, birth date, review date,
  484.          social security number, hire date, raise date, and drivers
  485.          license.  It will also print the number of employees
  486.          displayed.  This report may be sent to a file, displayed on
  487.          the screen, or sent to the printer.
  488.  
  489.          2. Employee Labels
  490.  
  491.          This report will allow you to print labels for any range of
  492.          employees.  You have the option to print on 9 line labels or
  493.          6 line labels.  It will then print an alignment test.  The
  494.          labels include the employee name and address.  The labels may
  495.          be sent to a file, displayed on the screen, or sent to the
  496.          printer.
  497.  
  498.          3. Department Listing
  499.  
  500.          This report will allow you to print a listing of any range of
  501.          departments.  This report includes the department code and
  502.          description.  Also, the total number of departments printed
  503.          will be displayed.  This report may be sent to a file,
  504.          displayed on the screen, or sent to the printer.
  505.  
  506.          4. Pay Code Listing
  507.  
  508.          This report will allow you to print a listing of any range of
  509.          pay codes.  This report includes the pay code, description,
  510.          and multiplier.  Also, the total number of pay codes printed
  511.          will be displayed.  This report may be sent to a file,
  512.          displayed on the screen, or sent to the printer.
  513.  
  514.          5. Allotment Listing
  515.  
  516.          This report will allow you to print a listing of any range of
  517.          employee allotments.  This report includes the employee
  518.          code, allotment description, bank account number, amount of
  519.          the allotment, and the bank code.  Also, the total number of
  520.          allotments printed will be displayed.  This report may be
  521.          sent to a file, displayed on the screen, or sent to the
  522.          printer.
  523.  
  524.          6. Bank Listing
  525.  
  526.          This report will allow you to print a listing of any range of
  527.          banks.  This report includes the bank code, bank name,
  528.          address, phone number, and the contact.  Also, the total
  529.          number of banks printed will be displayed.  This report may
  530.          be sent to a file, displayed on the screen, or sent to the
  531.          printer.
  532.  
  533.                            PAGE 8
  534.  
  535.  
  536.  
  537.  
  538.          7. QTD Report
  539.  
  540.          This report will allow you to print a quarterly report for
  541.          any range of departments.  The report gives subtotals by
  542.          departments and includes the department code, employee code,
  543.          and quarterly amounts for Gross pay, Federal withholding,
  544.          FICA, FUTA, SUTA, State withholding, SDIF, city withholding,
  545.          and allotments and child support.  Also, the total of each of
  546.          these fields is displayed. This report may be sent to a file,
  547.          displayed on the screen, or sent to the printer.
  548.  
  549.          8. YTD Report
  550.  
  551.          This report will allow you to print a quarterly report for
  552.          any range of departments.  The report gives subtotals by
  553.          departments and includes the department code, employee code,
  554.          and quarterly amounts for Gross pay, Federal withholding,
  555.          FICA, FUTA, SUTA, State withholding, SDIF, city withholding,
  556.          and allotments and child support.  Also, the total of each of
  557.          these fields is displayed. This report may be sent to a file,
  558.          displayed on the screen, or sent to the printer.
  559.  
  560.          FILES
  561.  
  562.          1. Employee
  563.  
  564.          This option will allow you to enter, edit, or delete
  565.          employees.  F4 will list any employees on file.  You can
  566.          highlight the one to edit and press enter.  You may then edit
  567.          any of the fields displayed.  To create a new employee just
  568.          enter the employee code to be used.  Then you can enter their
  569.          title, name, address information, phone number, drivers
  570.          license, social security card, and indicate if they are
  571.          married.  Next you have fields to enter birth date, hire
  572.          date, review date, raise date, and termination date.
  573.  
  574.          The payment information will be entered next.  You must
  575.          indicate the type of pay the employee receives.  You can have
  576.          Hourly, Salary, or Commission employees.  Their frequency of
  577.          pay is entered next.  You can have Semi-monthly (twice a
  578.          month), Bi-weekly (every two weeks), Monthly, or Weekly.  If
  579.          the employee is Salary you can then enter their base pay per
  580.          year.  If they are hourly you may enter their hourly pay
  581.          rate.  You may also indicate if the employee is to receive a
  582.          1099 at the end of the year and these 1099's may be printed
  583.          by going to Closing, Print 1099's.  If the employee is a
  584.          commission employee then you can enter the commission base if
  585.          it applies to them.  The default hours will be the number of
  586.          hours per week the employee works if they are a hourly
  587.          employee.
  588.  
  589.          Enter any addition state deductions in state fields 1 and 2.
  590.          State 1 field is a yearly base amount deduction, and State 2
  591.          field is a yearly percentage of gross pay deduction.
  592.  
  593.                            PAGE 9
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.          In the withholdings/Departments section you can enter the
  600.          number of Federal and State Dependents if any.  Indicate if
  601.          the employee has any allotments.  The allotments are any
  602.          amounts the employee wishes to have taken from their paycheck
  603.          to go towards, for example, a car payment.  Enter the
  604.          department the employee works in so the appropriate accounts
  605.          will be updated for this department, if you are interfacing
  606.          with Painless Accounting.  You may also enter any extra
  607.          federal withholding the employees wishes to be withheld.
  608.          Next you will enter the appropriate state tax table for the
  609.          employee. Next enter any child support that is to be
  610.          withheld from the employees pay check.
  611.  
  612.          If the employee works in a city that has local taxes you may
  613.          enter either a percentage of gross wages in the City % field,
  614.          or a yearly base amount in the City Base field. Enter the
  615.          city withholding limit in the City Limit field.
  616.          
  617.          You may also specify if the employee is exempt from FICA,
  618.          FUTA, FWH, SWH, SUTA, or SDIF.  Next enter the locality
  619.          information.  The days earned and taken for Personal,
  620.          Vaction, and Sick days will have to be entered manually.
  621.          Painless Payroll does not calculate this information.
  622.  
  623.          The Quarter to Date and Year to Date Gross pay and Federal
  624.          withholding information will be updated automatically after
  625.          posting the payroll and when the end of quarter and end of
  626.          year processes are run.  Be careful because this information
  627.          may be edited by you.  Also Quarter to Date and Year to Date
  628.          information is displayed for FICA, FUTA, Child Support,
  629.          Allotments, SWH, SDIF, SUTA, and CWH.  This information is
  630.          updated automatically after posting and when the end of
  631.          quarter and end of year processes are run.  These totals may
  632.          be edited at any time.
  633.  
  634.          2. Department
  635.  
  636.          This option will allow you to enter, edit, or delete
  637.          departments to be used.  F5 will list any departments on file
  638.          and you can highlight the one to edit and press enter.  You
  639.          may then edit any of the fields displayed.  To create a new
  640.          department just enter the department code to be used.  Then
  641.          you can enter the description, and account numbers for each
  642.          of the payables, expenses, and checking account associated
  643.          with this department.  If you are interfacing with Painless
  644.          Accounting, these accounts are the ones that will be used
  645.          when the information is sent to the General Ledger. An 
  646.          account number must be entered for each account. If you are
  647.          not interfacing with Painless Accounting you can enter any
  648.          number for each of the accounts.
  649.  
  650.                            PAGE 10
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.          3. Pay code
  656.  
  657.          This option will allow you to enter, edit, or delete pay
  658.          codes.  F9 will list any pay codes on and you can highlight
  659.          the pay code to edit and press enter.  You can then edit the
  660.          description of the pay code.  To create a new pay code just
  661.          enter the new pay code code.  Then you can enter a
  662.          description.
  663.  
  664.          4. Allotments
  665.  
  666.          This option will allow you to enter, edit, or delete employee
  667.          allotments.  F7 will list any allotments on file and you can
  668.          highlight the allotment to edit and press enter.  You may
  669.          then edit any of the fields displayed.  To create a new
  670.          allotment just enter the employee code the allotment is for.
  671.          Pressing F4 will list the employees on the screen to select
  672.          from.  Then you can enter a description, bank account number,
  673.          the amount of the allotment, and the bank code.  F6 will list
  674.          all the banks on file.  The allotment will automatically be
  675.          taken out of an employees pay check so that it may be taken
  676.          out of the employees bank account.
  677.  
  678.          5. Banks
  679.  
  680.          This option will allow you to enter, edit, or delete your
  681.          bank accounts to be used.  F6 will list any bank accounts on
  682.          file and you can highlight the bank to edit and press enter.
  683.          You may then edit any of the fields displayed.  To create a
  684.          new bank account just enter the bank code to be used.  Then
  685.          you can enter the name, address, contact, and phone number.
  686.  
  687.          6. General/ID File
  688.  
  689.          This is where you will enter the company name and information
  690.          pertaining to the company.  You may enter an address, phone
  691.          numbers, city and state numbers for the company, and the FICA
  692.          and FUTA percents and limits.  Next you may indicate if you
  693.          are interfacing with Painless Accounting and enter passwords.
  694.          If you answer 'Y' to edit passwords, you must first enter the
  695.          master password.  If this is the first time to edit passwords
  696.          press enter to indicate no master password has been setup
  697.          yet.  Next you will enter the master password.  If there is
  698.          already a master password on file you must enter the current
  699.          master password in order to change the password.
  700.  
  701.          7. Tax Tables
  702.  
  703.          This is where all the Federal and state tax tables will be
  704.          setup.  Press F10 to list all tables on file.  Select the
  705.          table to display or modify.  No new tax tables may be added.
  706.          You may edit the description of the table and enter the SUTA
  707.          and SDIF percents and limits. Enter the earnings bracket 
  708.          along with the percent and base for each amount.
  709.          NOTE: BESURE TO ENTER 999999.99 AS THE LAST AMOUNT, IF THIS
  710.                IS NOT ENTERED NOT TAXES WILL BE CALCULATED!
  711.  
  712.                            PAGE 11
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.          The six additional withholdings fields are used for various
  719.          calculations for each state.  Following is a brief
  720.          description of the fields used for the different state tax
  721.          tables.
  722.  
  723.          Alabama
  724.          Field #1 is the allowanace per dependent.
  725.          Field #2 is the standard deduction, percentage of taxable
  726.                   wages.
  727.          Field #3 is the maximum standard deduction.
  728.  
  729.          Alaska
  730.          No Taxes.
  731.  
  732.          Arizona
  733.          Field #2 is the standard deduction, percentage of taxable
  734.                   wages, if wages are less than Field #3.
  735.          Field #3 is the limit test for standard deduction.
  736.          Field #4 is the standard deduction, percentage of taxable
  737.                   wages, if wages are greater than Field #3.
  738.  
  739.          Arkansas
  740.          Field #2 is the standard deduction, percentage of taxable
  741.                   wages.
  742.          Field #3 is the maximum standard deduction.
  743.          Field #4 is the allowance for each dependent.
  744.  
  745.          California
  746.          Field #3 is the allowance for each dependent.
  747.          Field #4 is the amount for each personal exemption.
  748.  
  749.          Colorado
  750.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  751.  
  752.          Connecticut
  753.          No Taxes.
  754.  
  755.          Delaware
  756.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  757.          Field #3 is the standard deduction for married.
  758.          Field #4 is the standard deduction for single.
  759.  
  760.          District of Columbia
  761.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  762.  
  763.          Florida
  764.          No Taxes.
  765.  
  766.          Georgia
  767.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  768.  
  769.                            PAGE 12
  770.  
  771.  
  772.  
  773.  
  774.  
  775.          Hawaii
  776.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  777.  
  778.          Idaho
  779.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  780.  
  781.          Illinois
  782.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  783.          Field #5 is the percentage of taxable wages.
  784.  
  785.          Indiana
  786.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  787.          Field #5 is the percentage of taxable wages.
  788.  
  789.          Iowa
  790.          Field #1 is the allowance for the first and second
  791.                   dependents.
  792.          Field #4 is the allowance for other dependents.
  793.  
  794.          Kansas
  795.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  796.  
  797.          Kentucky
  798.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  799.  
  800.          Louisiana
  801.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  802.  
  803.          Maine
  804.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  805.  
  806.          Maryland
  807.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  808.          Field #2 is the standard deduction, percentage of taxable
  809.                   wages.
  810.          Field #3 is the maximum standard deduction.
  811.          Field #4 is the minimum standard deduction.
  812.  
  813.          Massachusetts
  814.          Field #1 is the allowance for one dependent.
  815.          Field #2 is the allowance for other dependents.
  816.          Field #3 is the maximum standard deduction.
  817.          Field #4 is the additional allowance for other dependents.
  818.          Field #5 is the percentage of taxable wages.
  819.          Field #6 is the wage limit.
  820.  
  821.          Michigan
  822.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  823.          Field #5 is the percentage of taxable wages.
  824.  
  825.          Minnesota
  826.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  827.          Field #5 is the percentage of taxable wages.
  828.  
  829.                            PAGE 13
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.          Mississippi
  836.          Field #1 is the allowance for each dependents.
  837.  
  838.          Missouri
  839.          Field #1 is the allowance for other dependents.
  840.          Field #2 is the allowance for one dependent.
  841.          Field #3 is the standard deduction for single.
  842.          Field #4 is the standard deduction for married.
  843.  
  844.          Montana
  845.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  846.  
  847.          Nebraska
  848.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  849.  
  850.          Nevada
  851.          No Taxes.
  852.  
  853.          New Hampshire
  854.          No Taxes.
  855.  
  856.          New Jersey
  857.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  858.  
  859.          New Mexico
  860.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  861.  
  862.          New York
  863.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  864.          Field #3 is the standard deduction.
  865.  
  866.          North Carolina
  867.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  868.          Field #2 is the standard deudction.
  869.          Field #3 is the limit test base for taxable wages.
  870.          Field #4 is the percentage of taxable wages if taxable wages
  871.                   are less than Field #3.
  872.          Field #5 is the percentage of taxable wages if taxable wages
  873.                   are greater than Field #3.
  874.          Field #6 exemption amount if taxable wages are greater than
  875.                   field #3.
  876.  
  877.          North Dakota
  878.          Field #5 is the percentage of taxable wages.
  879.  
  880.          Ohio
  881.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  882.          Field #5 is the percentage of taxable wages.
  883.  
  884.                            PAGE 14
  885.  
  886.  
  887.  
  888.  
  889.          Oklahoma
  890.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  891.          Field #2 is the standard deduction, percentage of taxable
  892.                   wages.
  893.          Field #3 is the maximum standard deduction.
  894.          Field #4 is the limit test of taxable wages.
  895.          Field #5 is the rate percentage of wages that exceed Field#4.
  896.          Field #6 is the percentage of taxable wages.
  897.  
  898.          Oregon
  899.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  900.          Field #3 is the standard deduction.
  901.  
  902.          Pennsylvania
  903.          Field #5 is the percentage of taxable wages.
  904.  
  905.          Rhode Island
  906.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  907.  
  908.          South Carolina
  909.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  910.          Field #2 is the standard deduction, percentage of taxable
  911.                   wages.
  912.          Field #3 is the maximum standard deduction if one dependent.
  913.          Field #4 is the maximum standard deduction if more than one
  914.                   dependent.
  915.  
  916.          South Dakota
  917.          No Taxes
  918.  
  919.          Tennesse
  920.          No Taxes
  921.  
  922.          Texas
  923.          No Taxes
  924.  
  925.          Utah
  926.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  927.          Field #5 is the percentage of taxable wages.
  928.  
  929.          Vermont
  930.          Field #5 is the percentage of taxable wages.
  931.  
  932.          Virginia
  933.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  934.          Field #3 is the standard deduction.
  935.  
  936.          Washington
  937.          No Taxes
  938.  
  939.          West Virginia
  940.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  941.  
  942.                            PAGE 15
  943.  
  944.  
  945.  
  946.          Wisconsin
  947.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  948.  
  949.          Wyoming
  950.          No Taxes
  951.  
  952.          CLOSING
  953.  
  954.          1. End of Quarter
  955.  
  956.          Be sure and make a backup of your data files before running a
  957.          closing routine.  This process will zero all the Quarter to
  958.          Date fields.
  959.  
  960.          2. End of Year
  961.  
  962.          Be sure and make a backup of your data files before running
  963.          the end of year.  This process will zero all the Year to Date
  964.          figures.  It will not zero out the quarter to date figures,
  965.          so you must run end of quarter before running the end of year
  966.          process.
  967.  
  968.          3. Print W2s
  969.  
  970.          This process will allow you to print W-2's for all your
  971.          employees.  You may specify any range of employees inwhich 
  972.          to print W-2's.  You may also send the report to a file or 
  973.          display it on the screen before actually sending it to the 
  974.          printer.
  975.  
  976.          4. Print 1099s
  977.  
  978.          This process will allow you to print 1099's for any employee
  979.          setup to receive a 1099.  The employee file has a field to
  980.          specify if the employee is to receive a 1099 or not.  You may
  981.          print 1099's for any range of employees.  The report may be
  982.          sent to a file or to the screen before actually sending it to
  983.          the printer.
  984.  
  985.          UTILITIES
  986.  
  987.          1. Color Parameters
  988.  
  989.          This option allows you to customize your screen color
  990.          attributes.  All possible color combinations will be
  991.          displayed with a corresponding number.  Just enter this
  992.          number in the option you wish to change.
  993.  
  994.          Following is a brief description of each option available for
  995.          change.
  996.  
  997.                            PAGE 16
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.  
  1002.  
  1003.          Standard:  This is the color of all menus and data entry
  1004.          routines.
  1005.  
  1006.          Enhanced:  This will be the color of the fields currently
  1007.          available for input.
  1008.  
  1009.          Active:  This is the color to the current field, i.e., where
  1010.          the cursor is located.
  1011.  
  1012.          View:  This will be the color of the screen when displaying
  1013.          lists of clients, vendors, etc.  on the screen.
  1014.  
  1015.          Help:  This is the color of all help panels.
  1016.  
  1017.          Window:  This is the windows that pop up for various input
  1018.          options.
  1019.  
  1020.          Status:  This will be the color of the status line displayed
  1021.          at the top of the screen at all times.
  1022.  
  1023.          It will then ask if you want to set the intensity off.  If
  1024.          you set the intensity off, the blocked cursor will no longer
  1025.          be in a blocked form.  It will display the colors you chose
  1026.          and ask if these are the colors you wish to use.  If you
  1027.          answer yes it will save these as your colors.  If you do not
  1028.          like the colors you have chosen answer no and it will take
  1029.          you back to the color options and you may change them.
  1030.  
  1031.          2. Reindex Files
  1032.  
  1033.          This will go through all your files and reindex them and give
  1034.          you more disk space.  For example, when you delete 
  1035.          information, this information is actually still in the file
  1036.          but it is marked as deleted.  The program will not access 
  1037.          this information but it is still there.  Reindexing will get
  1038.          get rid of all records marked as deleted and pack the other
  1039.          records together giving you more disk space.
  1040.  
  1041.          3. File Sizes
  1042.  
  1043.          This option will display how many records are used for each
  1044.          file.  The Employee file contains the employees.  The Pay
  1045.          Record file contains the information entered through the
  1046.          enter time option.  The Bank file contains the different bank
  1047.          accounts.  The NetPay file contains all the deductions and
  1048.          earnings for each employee generated.  The Department file
  1049.          contains the departments.  The Pay code file contains all the
  1050.          pay codes.  The Allotment file contains the allotments.
  1051.  
  1052.                            PAGE 17
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.          4. Printer Set up
  1058.  
  1059.          Select the type of printer you have.  If your printer is not
  1060.          on the list select a printer compatible to yours.  Your
  1061.          printer manual will indicate the type of printers yours will
  1062.          emulate.  If you are unable to find a printer compatible with
  1063.          yours highlight OTHER and press enter.  This will allow you
  1064.          to enter in the proper normal and condensed decimal codes for
  1065.          your printer.  These codes may be found in your printer
  1066.          manual.
  1067.  
  1068.          5. DOS Window
  1069.  
  1070.          This option will allow you to exit to DOS.  To return to
  1071.          Painless Payroll type in 'EXIT'.
  1072.  
  1073.          6. Check Alignment
  1074.  
  1075.          This option will allow you create customized checks.  You
  1076.          must first select the format to modify or press F2 to create
  1077.          a new format.  Once in the format, F3 will delete the line
  1078.          you are on and F4 inserts a line above the line you are on.
  1079.  
  1080.          Press F5 for the setup options.  This first one allows you to
  1081.          indicate the number of lines per check.  If you enter 45
  1082.          lines and only fill out the format for 40 lines, the last 5
  1083.          lines will just be blank.  The print type lets you select
  1084.          condensed or normal print.  If you select normal you have 79
  1085.          columns to use.  Condensed will give you 131 columns.  The
  1086.          draw box will let you draw double or single line boxes.
  1087.  
  1088.          Press F10 to display all the fields that are available to
  1089.          print on the checks.  Highlight the desired field and press
  1090.          enter and it will then be put in the format surrounded by
  1091.          upside down exclamation points.  Any text without upside
  1092.          exclamation points surrounding it will be printed as text.
  1093.          Otherwise, it will pull the information from the data files.
  1094.  
  1095.          Press Escape to exit.  You will then have the option to save
  1096.          your changes.  If no changes were made, this option will not
  1097.          appear.  You may create as many formats as you wish.  You
  1098.          will always have the option to select from any one of the
  1099.          formats when printing the checks or editing the formats.
  1100.  
  1101.          7. Backup Data Files
  1102.  
  1103.          This option allows you to backup your data(dbf) files without
  1104.          leaving the program.  It will copy your files into another
  1105.          subdirectory on the hard disk.  It will prompt you to enter
  1106.          in the Backup Drive and Directory.  If you enter d:\backup as
  1107.          the backup drive and directory it will copy the data files to
  1108.          the the backup directory on the D:drive.  If an invalid
  1109.          drive\directory is entered no action will be taken.
  1110.  
  1111.                            PAGE 18
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.          8. Restore Data Files
  1117.  
  1118.          This option will allow you to restore your data(dbf) files
  1119.          without leaving the program.  It will prompt you to enter in
  1120.          the drive and directory to restore from.  Once the files are
  1121.          restored it will reindex the files. If an invalid drive\
  1122.          directory is entered no action will be taken.
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.  
  1130.  
  1131.  
  1132.  
  1133.  
  1134.  
  1135.  
  1136.  
  1137.  
  1138.  
  1139.  
  1140.  
  1141.  
  1142.  
  1143.  
  1144.  
  1145.  
  1146.  
  1147.  
  1148.  
  1149.  
  1150.  
  1151.  
  1152.  
  1153.  
  1154.  
  1155.  
  1156.  
  1157.  
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161.  
  1162.  
  1163.  
  1164.  
  1165.  
  1166.                            PAGE 19
  1167.