home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / money31.zip / MONEY31.TXT < prev    next >
Text File  |  1987-12-28  |  50KB  |  1,188 lines
  1.  
  2.  
  3.                             M O N E Y   M A N A G E R
  4.  
  5.                                    Version 3.1
  6.  
  7.                         Copyright (C) 1987 Neosoft, Inc.
  8.  
  9.                                 November 18, 1987
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.                    This  program  and  documentation are being
  15.                    distributed as Shareware.  This  means that
  16.                    you may make copies for others to try. But,
  17.                    you may not sell it. Shareware  software is
  18.                    supported  by  your  becoming  a registered
  19.                    user.  Please  read  the  introduction  for
  20.                    further details. This program is NOT PUBLIC
  21.                    DOMAIN!
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.           IMPORTANT: This copy of MONEY MANAGER could earn
  27.                      you big dollars.  See the REGISTRATION
  28.                      information at the end of this text for
  29.                      details.
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.                     (C) Copyright 1987 - All Rights Reserved
  36.  
  37.                                Joseph M. Albanese
  38.                                5500-D Foxridge
  39.                                Blacksburg, VA 24060
  40.  
  41.                                 License Agreement
  42.  
  43.  
  44.         MONEY MANAGER is copyrighted, all rights are reserved. As
  45.         SHAREWARE, MONEY MANAGER may be copied and shared with others.
  46.         However, to protect the quality of the distribution of this
  47.         program and to support future development certain limitations
  48.         apply.
  49.  
  50.         Copies of MONEY MANAGER may be made for trial use by others on a
  51.         private non-commercial basis only. MONEY MANAGER may not be
  52.         resold under any conditions.  MONEY MANAGER may not be
  53.         distributed in connection with any other product or service.
  54.  
  55.         This software is provided "AS IS" and without warranty of any
  56.         kind. We have no liability to you for any damage or loss,
  57.         including special, incidental, or consequential caused by this
  58.         software, directly or indirectly.
  59.  
  60.         You agree to the terms of this license by your decision to use
  61.         this software.
  62.  
  63.                         T A B L E   O F   C O N T E N T S
  64.  
  65.  
  66.         INTRODUCTION ............................................ 1
  67.  
  68.         GETTING STARTED ......................................... 2
  69.           Floppy Users .......................................... 2
  70.           Hard Disk Users ....................................... 2
  71.           Running The Program ................................... 2
  72.  
  73.         THE WORKING SCREEN ...................................... 3
  74.           What Is All This Stuff? ............................... 3
  75.           The Status Area ....................................... 3
  76.           The Transaction Area .................................. 4
  77.           The Data Area ......................................... 4
  78.           The Menu/Command Area ................................. 5
  79.  
  80.         HIGHLIGHTS .............................................. 6
  81.           Standard Features ..................................... 6
  82.  
  83.         WHAT'S NEW .............................................. 8
  84.           Enhancements .......................................... 8
  85.  
  86.         WHAT'S BEEN CHANGED ..................................... 9
  87.           Fixes ................................................. 9
  88.  
  89.         OPTIONS ................................................. 10
  90.  
  91.         FUNCTIONS ............................................... 12
  92.  
  93.         SAMPLE SESSION .......................................... 13
  94.           Creating A New Account ................................ 13
  95.           Entering Data ......................................... 13
  96.           Working With A Pre-Existing Account ................... 14
  97.           Balancing ............................................. 15
  98.           Sorting ............................................... 15
  99.           Searching ............................................. 16
  100.           Backups ............................................... 16
  101.           Command Line Calculations ............................. 17
  102.           Deleting Entries ...................................... 17
  103.           Direct Record Access .................................. 17
  104.           Modifications ......................................... 18
  105.           Monthly Bar Graphs .................................... 18
  106.           Viewing Multiple Records .............................. 18
  107.           Password Security ..................................... 19
  108.           Removing Password Security ............................ 19
  109.  
  110.         TAX DEDUCTIBLES ......................................... 20
  111.  
  112.         STATEMENT VERIFICATION .................................. 21
  113.  
  114.         REGISTRATION ............................................ 22
  115.  
  116.         CONCLUSION .............................................. 23
  117.  
  118.     Page 1
  119.                            I N T R O D U C T I O N
  120.  
  121.  
  122.         MONEY MANAGER is not a budget program and it is not just another
  123.         check book balancing program, although it will do an excellent
  124.         job of that, MONEY MANAGER is a bank account manager.  This means
  125.         you'll be able sort, search, balance, graph and lots more.
  126.  
  127.         A primary design criterion for MONEY MANAGER was that it be easy
  128.         to use.  In fact, many users may find it possible to use this
  129.         program without ever reading the documentation.  I highly
  130.         encourage you to read this documentation, though, so that you'll
  131.         be able to harness and employ the full power of MONEY MANAGER.
  132.  
  133.  
  134.  
  135.     Page 2
  136.                           G E T T I N G   S T A R T E D
  137.  
  138.  
  139.  
  140.         FLOPPY USERS
  141.  
  142.         If you plan to use this program on floppy disk it is highly
  143.         recommended that you create or modify a file called "CONFIG.SYS"
  144.         which contains:  "BUFFERS=20"    Refer to your DOS manual for
  145.         details on the use of CONFIG.SYS files, but you should know that
  146.         this could speed up processing by as much as ten times during I/O
  147.         intensive operations such as searches and sorts.
  148.  
  149.         It may also be a good idea if you increase the default number of
  150.         files allowed to be opened by entering the line: "FILES=20", also
  151.         in the CONFIG.SYS file.  This will reduce the possibility of
  152.         run-time errors from having too many files open at one time.
  153.  
  154.  
  155.         HARD DISK USERS
  156.  
  157.         While it is not necessary to employ the above techniques for a
  158.         hard disk system, I recommend that you consider doing the
  159.         "BUFFERS=20" and "FILES=20" as stated above.  This will increase
  160.         performance noticeably.
  161.  
  162.  
  163.         RUNNING THE PROGRAM
  164.  
  165.         When you are ready to begin using the program the first thing you
  166.         will probably want to do is begin entering checks, withdrawals
  167.         and deposits.  Hit "A" from the main menu to begin. Once you've
  168.         got all your transactions entered you will be ready to take
  169.         advantage of the full power of money manager.  Remember the "H"
  170.         key is always there as a quick reference guide.
  171.  
  172.  
  173.         NOTE: A sample account has been provided so the user can become
  174.               acquainted with the program right away, without having to
  175.               enter large numbers of transactions first.  To go directly
  176.               to this account type: (from the DOS prompt)
  177.  
  178.               A>money31 sample<RETURN>
  179.  
  180.               When the program comes up it will automatically be in the
  181.               "SAMPLE" account and you'll be able to try all the
  182.               functions including graphing, sorting and searching.
  183.  
  184.     Page 3
  185.                        T H E   W O R K I N G   S C R E E N
  186.  
  187.                             (What Is All That Stuff?)
  188.  
  189.         The first thing you'll see when you run version 3.1 of MONEY
  190.         MANAGER is the opening screen.  That consists of the program
  191.         title, copyright notices, etc..  That screen will display for
  192.         around 10 seconds, unless you strike a key to skip the delay.
  193.         Once you get past all that, you're inside MONEY MANAGER and
  194.         should find yourself at the working screen.
  195.  
  196.         NOTE:  I will at times refer to the "main menu" and "working
  197.                screen" interchangeably.
  198.  
  199.         The first two lines of the working screen contain the title,
  200.         copyright notice, version number and registration number.  That
  201.         all looks like this:
  202.  
  203.  
  204.                      MONEY MANAGER (C) Copyright 1987
  205.  Version 3.1              by Joseph M. Albanese               Reg. No. 000001
  206.  
  207.  
  208.         This portion of the screen will be present and remain unchanged
  209.         throughout most MONEY MANAGER sessions.  Immediately below that
  210.         you'll see the STATUS area:
  211.  
  212. ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  213. │ REC:                     CATEGORY:                       VERIFIED:         │
  214. └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  215.  
  216.  
  217.         The status area, which is enclosed in a rectangular box, tells
  218.         three important things about each record (transaction):
  219.  
  220.         REC:       Tells which record number is currently being viewed.
  221.                    Record numbers are useful for deleting and for zipping
  222.                    directly to a specific transaction.
  223.  
  224.         CATEGORY:  There are only three possible categories: CHECK,
  225.                    DEPOSIT or WITHDRAWAL.  MONEY MANAGER uses this
  226.                    information when balancing the account to determine
  227.                    when amounts should be added or subtracted from the
  228.                    total.
  229.  
  230.         VERIFIED:  Simply a "YES" or a "NO" to determine if the current
  231.                    transaction has been verified against a bank
  232.                    statement.  Change these to "YES" once you've seen the
  233.                    transactions on a bank statement.
  234.  
  235.     Page 4
  236.         A very closely related area of the working screen to the status
  237.         area is the "TRANSACTION" area:
  238.  
  239.  
  240.   NUM      DATE       AMOUNT       MEMO
  241.   W/D    11/24/87   $12.45       Miscellaneous withdrawal
  242.  
  243.  
  244.         The transaction area, depicted above with data, is the heart of
  245.         each transaction.  It contains four fields with the following as
  246.         follows:
  247.  
  248.  
  249.         NUM:    Below this heading you will find the same information as
  250.                 in the CATEGORY: section above, except that it is
  251.                 abbreviated and that if the transaction is a check the
  252.                 check number replaces the word CHECK.
  253.  
  254.         DATE:   Date of transaction, which could be any check, withdrawal
  255.                 or deposit.
  256.  
  257.         AMOUNT: Amount of transaction.
  258.  
  259.         MEMO:   Description of transaction goes in this field.  If it's
  260.                 for a check (or draft) the memo should tell who the check
  261.                 was written to.
  262.  
  263.  
  264.         An extension of the data area, which I shall hence forth refer to
  265.         as the SUMMARY area, contains general information and totals and
  266.         looks as follows:
  267.  
  268.  
  269.  Credits(+):
  270.   Debits(-):
  271. ╔════════╤══════════════╗                          ╔══════════╤══════════════╗
  272. ║ BALANCE│              ║  (F3 or F4 Updates)      ║ SORT TYPE│              ║
  273. ╚════════╧══════════════╝                          ╚══════════╧══════════════╝
  274.  FILE:                      RECORDS:                        UPDATED:
  275.  
  276.  
  277.         The first two things you should notice are the fields labeled
  278.         "Credits" and "Debits".  These correspond to the total of all
  279.         positive and negative cash flows, respectively.
  280.  
  281.         Just below those headings you'll see the box labeled "BALANCE."
  282.         This will show either the balance of the account (F3) or the
  283.         balance of all VERIFIED entries (F4).  The verified balance (F4)
  284.         should be the same as that found on your bank statement, while
  285.         the regular balance should be equal to the amount of funds in the
  286.         account.
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.     Page 5
  292.         (summary area cont'd)
  293.  
  294.  
  295.         All the way over to the right there is a block labeled "SORT
  296.         TYPE."  Any time you do a sort, the sort type is placed in this
  297.         block.  There are a number of sorting possibilities available
  298.         including:  CHECK, AMOUNT, DATE and a few more.  If a sort is
  299.         aborted, then ABORTED will be the sort type.
  300.  
  301.  
  302.         The last three fields of interest in the summary area are the
  303.         following:
  304.  
  305.  
  306.         FILE:     A filename here represents the name of the account
  307.                   currently in use.  The extension ".DAT" reminds you of
  308.                   the actual DOS filename of the account.
  309.  
  310.         RECORDS:  Tells the total number of records (transactions) in the
  311.                   current account.  Keep in mind that the REC: field at
  312.                   the top of the screen indicates the record number of
  313.                   the currently selected transaction, not the total.
  314.  
  315.         UPDATE:   The date of the last update of the current account.
  316.                   Whenever the (A)dd option is selected the UPDATED: date
  317.                   is updated, even if no changes are made.
  318.  
  319.  
  320.         The last area to be concerned with of the working screen is the
  321.         MENU/COMMAND area and looks like this:
  322.  
  323.  
  324. ┌───────────────────────────────────────────────────────┬────────────────────┐
  325. │(H)elp (A)dd (B)ac (C)al (D)el (G)o (M)od (V)er e(X)it │ Home End PgUp PgDn │
  326. ├───────────────────────────────────────────────────────┴────────────────────┤
  327. │                                                                            │
  328. └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  329. ■Alt-S:Secure ■F1:Find    ■F2:Sort  ■F3:Balance  ■F4:Verified Bal ■F5:Print
  330. ■Alt-P:Proof  ■F6:Create  ■F7:Load  ■F8:New File ■F9:Directory    ■F0:View
  331.  
  332.  
  333.         The top part of the MENU/COMMAND area lists all MONEY MANAGER
  334.         OPTIONS and the last two lines have the FUNCTIONS.  In the middle
  335.         of the menu/command area is the COMMAND LINE.  This is where
  336.         you'll be doing all the menu choosing, calculator'ing, etc.
  337.  
  338.         Whenever it becomes necessary to enter information on the command
  339.         line you will be prompted so there's no point saying much more
  340.         about it right now.  And as for the OPTIONS and FUNCTIONS, they
  341.         are discussed in complete in later sections.
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.     Page 6
  348.                                H I G H L I G H T S
  349.  
  350.  
  351.         STANDARD FEATURES
  352.  
  353.             o To start entering DEPOSITS, WITHDRAWALS or CHECKS you must
  354.               begin by pressing "A" for (A)dd.
  355.  
  356.             o Once at least one check has been entered, the computer
  357.               keeps track of what the next check number should be and to
  358.               take advantage of this, simply hit <ENTER> after chosing
  359.               (A)dd from the main menu.
  360.  
  361.             o A red key "╓─o" next to the filename indicates that the
  362.               file is password protected.
  363.  
  364.             o The value next to "Credits(+):" heading represents the
  365.               total of all positive cash flows (DEPOSITS).
  366.  
  367.             o The value next to "Debits(-):" heading indicates the total
  368.               of all negative cash flows (CHECKS/WITHDRAWALS).
  369.  
  370.             o To generate a full color, 3-bar, monthly graph, choose F0
  371.               (F10) from the main menu and then answer prompts as
  372.               required.
  373.  
  374.             o The "YES" or "NO" next to the "VERIFIED:" field indicate
  375.               whether or not that particular entry has been verified
  376.               against a bank statement.  You normally enter a "NO" here
  377.               first, but change it to "YES" once you see it is on the
  378.               statement you get from the bank.
  379.  
  380.             o Hitting <ENTER> at the DATE prompt when entering data will
  381.               automatically enter the date that is in the computer.
  382.  
  383.             o Multiple accounts are possible and easy with MONEY MANAGER.
  384.               To create a new account simple hit F6 from the main menu
  385.               and respond to the subsequent prompts as required. If you
  386.               want to switch to another account without exiting the
  387.               program, hit F7 from the main menu and answer with the name
  388.               of the account -- password may be required.
  389.  
  390.             o Account name parameters are allowed.  For instance, if you
  391.               have created an account called "ACCOUNT" so that there is a
  392.               file called "ACCOUNT.DAT," and you want to run MONEY
  393.               MANAGER and go directly to this account, just type the
  394.               following:   (from the DOS command line)
  395.  
  396.                          C>money31 account <ENTER>
  397.  
  398.               NOTE: if the account is password protected, you will still
  399.                     be required to enter it as usual.
  400.  
  401.     Page 7
  402.         (highlights cont'd)
  403.  
  404.             o To create a new account and load it automatically, give the
  405.               name of the new account as a command line parameter.
  406.  
  407.               example:        C>money31 newaccnt <ENTER>
  408.  
  409.     Page 8
  410.                                  W H A T ' S   N E W ?
  411.  
  412.  
  413.         ENHANCEMENTS (for version 3.x only)
  414.  
  415.             o SUPER FAST CHECK NUMBER VERIFICATION, using the Proof
  416.               (Alt-P) option from the main screen.  Previous versions of
  417.               Money Manager where very slow when Proof'ing files larger
  418.               than 100 records.  The Proof option of version 3.1 operates
  419.               20 times faster than previous ones.
  420.  
  421.               Also, due to the remarkable speed increase, it was
  422.               necessary to introduce an "any key stops" feature.  If at
  423.               any time during the "Proof" you strike a key, program
  424.               execution pauses and waits for a user response.
  425.  
  426.             o IMPROVED EXECUTABLE CODE for faster operation in virtually
  427.               all areas.  Much of version 3.1 has been completely
  428.               rewritten for improved speed and reliability.
  429.  
  430.             o COMPLETE DIRECT SCREEN WRITING.  In previous versions of
  431.               Money Manager, only non-colored output was direct.  Now all
  432.               screen writing routines are direct for lightning-fast
  433.               operation.
  434.  
  435.             o COMMAND LINE CALCULATOR.  The command line calculator is
  436.               finally here, complete with parenthesis.  Now you don't
  437.               have to break out your high-tech HP just to add a couple of
  438.               numbers together.
  439.  
  440.             o LIGHTNING FAST SORTS.  Sorting efficiency has been improved
  441.               by as much as 800% through the use of a QuickSort
  442.               algorithm.
  443.  
  444.             o NEW SORTING CRITERION.  It is now possible to sort
  445.               transactions by MEMO.  This makes it possible to add your
  446.               own category codes or tax-deductible flag to the beginning
  447.               of the memo field for later sorting.
  448.  
  449.             o PREVIEW PRINT ON SCREEN.  When selecting F5 (the Print
  450.               option), you now have the option of printing to the screen.
  451.               This makes it possible to see exactly what WOULD be printed
  452.               to disk or printer.
  453.  
  454.             o MONOCHROME SUPPORT.  That's right, monochrome (or B&W with
  455.               CGA) is now supported.  It no longer necessary to run CGA
  456.               simulation software to use MONEY MANAGER on monochrome (or
  457.               HERCULES) graphics systems.
  458.  
  459.             o KEYBOARD TYPEAHEAD.  It is now possible to type keystrokes
  460.               ahead of time.  For instance if you've just typed 'MONEY31
  461.               <ENTER>' from DOS, you might hit a [spacebar] to skip the
  462.               opening screen and then a "A" to begin entering
  463.               transactions -- all before the computer catches up.
  464.  
  465.     Page 9
  466.                         W H A T ' S   B E E N   C H A N G E D ?
  467.  
  468.  
  469.         FIXES (for version 3.0 only)
  470.  
  471.             o Some users with very fast computers found that when
  472.               entering [(A)dd option] new records, that hitting "Q" would
  473.               exit them completely back to the system.  This should no
  474.               longer happen regardless of computer speed, since it is now
  475.               the "X" key that gets you out of MONEY MANAGER.
  476.  
  477.             o A number of users complained that when making and entry
  478.               they would sometimes enter something other than a number in
  479.               the "AMOUNT" field, which caused an unrecoverable error and
  480.               loss of recent entries.  Version three will simply enter a
  481.               0 (zero) dollar amount if anything other than a number is
  482.               entered.
  483.  
  484.             o In all versions less than 3.1, deleting a range of records
  485.               was accomplished by choosing "D" from the main menu and
  486.               then entering something like: "125 140", which would cause
  487.               records 125 through 140 to be deleted.  In version 3.1,
  488.               however, ranges are entered using a hyphen (e.g. 125-140).
  489.  
  490.             o You may now exit the "(H)elp" option, by typing a "q" after
  491.               any screen.  There are a total of 4 help screens.
  492.  
  493.     Page 10
  494.                                   O P T I O N S
  495.  
  496.  
  497.         The following options are available and are listed directly above
  498.         the flashing cursor, once inside MONEY MANAGER at the main
  499.         screen.  You may select an option by hitting the key
  500.         corresponding to the first letter in each.
  501.  
  502.  
  503.         (H)elp - Hitting the "H" key from the default (main menu) will
  504.                  call the on-line help facility.  It's purpose, as
  505.                  previously stated, is to serve as a quick reference
  506.                  guide to operations.
  507.  
  508.         (A)dd  - Choose this option when you are ready to begin entering
  509.                  records.  Records for MONEY MANAGER may be either CHECKS,
  510.                  DEPOSITS or WITHDRAWALS.
  511.  
  512.         (B)ack - When you wish to make a backup of the currently selected
  513.                  account, this is the way to do it from within MONEY
  514.                  MANAGER.  If the account you happen to be working with
  515.                  is called "TESTFILE" that means the actual DOS filename
  516.                  is TESTFILE.DAT and the backup created will be called
  517.                  TESTFILE.BKP.
  518.  
  519.         (C)alc - Now MONEY MANAGER is capable of doing relatively complex
  520.                  mathematical calculations from the command line.  Select
  521.                  "C" from the main menu and then simply enter the math
  522.                  expression, for example:
  523.  
  524.                       Enter expression:  12.35*(13 * 1.045) - 5 <ENTER>
  525.  
  526.                  As soon as you hit the [RETURN] key the answer should
  527.                  appear just to the right of the original expression.
  528.  
  529.         (D)el  - For deleting one, or a range of records, from the
  530.                  current file.
  531.  
  532.                  CAUTION: Don't get record numbers confused with check
  533.                           numbers.  All entries including withdrawals and
  534.                           deposits are assigned record numbers.  It is
  535.                           the record number which is used to determine
  536.                           which are to be deleted.
  537.  
  538.         (G)o   - Stands for "goto record" and is used for exactly that.
  539.                  Since MONEY MANAGER files are random access, it is
  540.                  possible to skip directly to a desired record number via
  541.                  this option.
  542.  
  543.         (M)od  - Use this if you want to change the contents of an
  544.                  existing, created using the (A)dd option.
  545.  
  546.     Page 11
  547.                                  O P T I O N S   (cont'd)
  548.  
  549.  
  550.         (V)er  - Hitting the "V" key from the main menu changes
  551.                  (immediately) the VERIFIED: status of the record
  552.                  currently visible.  If there is already a "NO" there,
  553.                  then striking the "V" key changes it to "YES" and
  554.                  vice-versa.
  555.  
  556.                  When you first enter transactions, you'll probably want
  557.                  to enter an "NO" here, but once you've received a bank
  558.                  statement that shows that DEP, W/D or CHECK, change the
  559.                  NO to YES.  This will be important later when you want
  560.                  to use the VERIFIED BALANCE function.
  561.  
  562.         e(X)it - Choose this option from the main menu only if you want
  563.                  to exit MONEY MANAGER and return to the operation
  564.                  system.
  565.  
  566.         [Home] - When you're at the main menu, hitting the [Home] key
  567.                  cause the first record in the account to be displayed.
  568.  
  569.                  NOTE: MONEY MANAGER defaults to the last record when it
  570.                        is first started up.
  571.  
  572.         [End]  - This key does exactly the opposite of the "Home" key.
  573.                  If you hit the [End] key from the main menu, you'll
  574.                  be placed directly at the end of the file.
  575.  
  576.         [PgUp] - Increments the record number by one.  In other words,
  577.                  puts the next record on the screen.  If record number 10
  578.                  is visible, after striking [PgUp] you should see record
  579.                  number 11 (if it exists).  If there is no next record,
  580.                  then you simply go back to the beginning.
  581.  
  582.         [PgDn] - Does the opposite of "PgUp".  [PgDn] makes MONEY MANAGER
  583.                  go backward one record.  If you hit [PgDn] when record
  584.                  number one is visible, you wind up at the end of the
  585.                  file.
  586.  
  587.         [+]    - Same as [PgUp]
  588.  
  589.         [-]    - Same as [PgDn]
  590.  
  591.     Page 12
  592.                                 F U N C T I O N S
  593.  
  594.  
  595.         ■Alt-S - Choose this function when you want to either: add
  596.                  password protection to an account, change the password
  597.                  of a the current account, or to remove password
  598.                  protection from the account.
  599.  
  600.         ■Alt-P - PROOF function checks through the entire file to
  601.                  determine whether any check numbers have been used more
  602.                  than once, or if there are and missing check numbers
  603.                  (sequence breaks).
  604.  
  605.         ■F1    - FIND function allows you to search through the account
  606.                  for strings, dollar amounts, check numbers and much
  607.                  more.  This is a very powerful tool when trying to track
  608.                  down errors.
  609.  
  610.         ■F2    - SORT function to sort the entire account by NUM, DATE,
  611.                  AMOUNT, STATUS or to put all entries back into the
  612.                  original order.
  613.  
  614.         ■F3    - BALANCE function calculates the complete account
  615.                  balance.  Should reflect the amount of available funds
  616.                  actually in the account.
  617.  
  618.         ■F4    - VERIFIED BALANCE function calculates the balance of all
  619.                  records have a "YES" value in the VERIFIED: field.  When
  620.                  you've gone over your bank statements and put YES's for
  621.                  those transactions which are on the statement, pressing
  622.                  F4 should give a balance exactly equal to that of the
  623.                  bank statement.
  624.  
  625.         ■F5    - PRINT function is used for printing the entire file in
  626.                  single-line format to either an ASCII file, a printer or
  627.                  to the screen for preview.  Use this for creating hard
  628.                  copies of your important accounts.
  629.  
  630.         ■F6    - CREATE function makes new accounts.
  631.  
  632.         ■F7    - LOAD function loads existing accounts (password may be
  633.                  required).
  634.  
  635.         ■F8    - NEW FILE function erases all records from the current
  636.                  account.  Do this only when you no longer wish to keep
  637.                  the account.
  638.  
  639.         ■F9    - DIRECTORY function prints directory info to the screen
  640.  
  641.         ■F10   - VIEW function is for viewing pages of records at a time
  642.                  or for generating colorful on-screen monthly bar graphs
  643.                  or critical account data.
  644.  
  645.  
  646.  
  647.     Page 13
  648.                            S A M P L E   S E S S I O N
  649.  
  650.  
  651.         CREATING A NEW ACCOUNT
  652.  
  653.         During this tutorial we will go step-by-step through the process
  654.         of entering transaction (CHECKS, WITHDRAWALS or DEPOSITS),
  655.         deleting, sorting, verifying bank statements and much more.  By
  656.         the time you've completed this section, you should be quite
  657.         familiar with the MONEY MANAGER environment and with many of it's
  658.         capabilities.
  659.  
  660.         Assuming you've run the program and are now waiting at the
  661.         working screen, let us begin by creating a new account.  Hit the
  662.         [F6] function key, then respond with "test" and a carriage
  663.         return.  This will create a new account called "TEST" with a DOS
  664.         filename of "TEST.DAT."
  665.  
  666.         You might have noticed that next to the word "FILE:" of the
  667.         summary area, the new account's filename has appeared.  The
  668.         default account name is MONEY (MONEY.DAT from DOS) and is created
  669.         automatically if no other is specified the first time you run the
  670.         program.
  671.  
  672.  
  673.         ENTERING DATA
  674.  
  675.         At this point, the new account has zero records, no balance and
  676.         no visible transaction.  With an empty account there is not much
  677.         you can do, other than hit the "H" key to get some on-line help.
  678.         What we will do, though, is to begin entering a few transactions.
  679.  
  680.         Hit the [A] key and you'll see the program switch to the input
  681.         mode.  Some dotted fields appear in the transaction area, a
  682.         flashing number (the prospective record number) in the upper
  683.         left-hand portion of the screen, and a prompt on the command
  684.         line.  You must now decide whether the first record should be a
  685.         check, deposit or withdrawal.  Since this is a new account, it
  686.         might be a good idea to enter a starting balance.  Let us proceed
  687.         as follows:
  688.  
  689.               I. Hit [D] for deposit.
  690.              II. Hit [ENTER] for the system date, or type some other
  691.                  date.
  692.             III. Enter a starting balance of 100.
  693.              IV. Enter "Starting Balance" for the memo.
  694.               V. Hit [Y] put a YES in the VERIFIED field.
  695.  
  696.         This all brings you back to the previous prompt.  For now, type a
  697.         [Q] to get back to the main menu.  You will now be able to see
  698.         the transaction you just entered as record number 1.
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.     Page 14
  704.                              (sample session cont'd)
  705.  
  706.         We have a starting balance.  Now we will enter a check as
  707.         follows:
  708.  
  709.               I. Hit [A] to get back to the input mode.
  710.              II. Hit [C] for check, then type in a check number.  Let's
  711.                  make it check number 300, for no specific reason.
  712.             III. Hit [ENTER] for current date.
  713.              IV. Enter "25" as the amount.
  714.               V. Make the description "First sample check", or whatever.
  715.              VI. Hit [ENTER] on the VERIFIED: field.  This will simply
  716.                  placed the default "NO" in there.  As stated many times,
  717.                  the NO means that the transaction has not yet been
  718.                  verified to exist on a bank statement.
  719.  
  720.         This puts us back at the input prompt.  Now, just so that we can
  721.         say we've tried them all, let's enter a withdrawal like this:
  722.  
  723.               I. Hit [W] for withdrawal.
  724.              II. Hit [ENTER] for the current date, or type any other
  725.                  valid date you might prefer.
  726.             III. Make the amount, say, "18" dollars.
  727.              IV. And make the memo "First sample withdrawal."
  728.               V. Hit [ENTER] for the default VERIFIED: status.
  729.              VI. Finally, hit [Q] to get back to the main menu.
  730.  
  731.  
  732.         The only other possible way of entering a transaction is if you
  733.         want to enter a check (other than the first) and would like to
  734.         have MONEY MANAGER figure out what the next check number should
  735.         be.
  736.  
  737.         All you do differently than before is that instead of hitting [C]
  738.         for check and then typing the check number, hit [ENTER] and that
  739.         automatically inserts than next check number.  You might want to
  740.         use this as a method for verifying that you've been keeping
  741.         proper track of the check numbers in your check book.
  742.  
  743.  
  744.         WORKING WITH A PRE-EXISTING ACCOUNT
  745.  
  746.         To be able to demonstrate some of the more powerful features of
  747.         MONEY MANAGER, let's load in the sample account provided.  The
  748.         filename of this account is SAMPLE.DAT and must be in the default
  749.         directory.
  750.  
  751.         To load the sample account, type [F7], then type "account"
  752.         followed by a carriage return.  You are automatically placed at
  753.         the working screen with the SAMPLE account now in place.  You
  754.         should be able to see the first record near the top of the
  755.         screen.
  756.  
  757.  
  758.  
  759.     Page 15
  760.                              (sample session cont'd)
  761.  
  762.         BALANCING
  763.  
  764.         Hit the [F3] key and you should be able to see the balance of the
  765.         account appear within a few seconds.  Then hit [F4] for the
  766.         verified balance.  Chances are this will be zero for the SAMPLE
  767.         account, but that's because there are no transaction with a YES
  768.         in the VERIFIED:  field.
  769.  
  770.         Try changing a few of the records to YES by hitting [V] will they
  771.         are visible.  You can go from one record to another by pressing
  772.         either [PgUp], [PgDn], [+] or [-].  Hit [Home] to go to the first
  773.         record and [End] to see the last.  Now hit [F4] and there should
  774.         be some new value for the verified balance.
  775.  
  776.         NOTE:  The verified balance is shown with a lowercase "v" next to
  777.                it to remind you that it is not the balance in the
  778.                account, but rather, the balance that should appear on
  779.                your last bank statement.
  780.  
  781.  
  782.         SORTING
  783.  
  784.         The sample account comes pre-sorted by DATE, but you may sort it
  785.         by virtually any field.  Here's how to do that:
  786.  
  787.               I. Hit [F2] for sort.
  788.              II. Choose which sorting method you prefer.  You may sort
  789.                  either by amount, check number (DEP, W/D, etc.), date,
  790.                  memo, status or sort the transactions back to their
  791.                  original order.
  792.  
  793.         During the QuickSort'ing process there will be two sets of
  794.         numbers counting in the SORT TYPE box.  These numbers are just
  795.         visual representations of the two indexes used by a QuickSort'ing
  796.         algorithm.
  797.  
  798.         That's all there is to it, really, it's just a two-step process.
  799.         When sorting is completed the sorting method (or type) will
  800.         appear in the SORT TYPE box.
  801.  
  802.         There may be times when you would like to have the records sorted
  803.         by more than one criterion.  For instance, when it comes time to
  804.         verify your account against a bank statement, it's nice to have
  805.         the account sorted first by DATE and then by check number. Since
  806.         all sorting is saved, all you have to do is sort backward from
  807.         what you want the final outcome to be.
  808.  
  809.         If you sort the account by check number and then sort it by date,
  810.         the final account will have all records in order of date and
  811.         within records of the same date, by check number.  The same
  812.         backward approach to sorting will work for any number of sorting
  813.         criteria.
  814.  
  815.     Page 16
  816.                              (sample session cont'd)
  817.  
  818.  
  819.         SEARCHING
  820.  
  821.         One of the primary features of MONEY MANAGER is the "(F)ind"
  822.         option.  This option allows you to search the entire account for
  823.         a record (or records) matching any of a number of criteria.
  824.  
  825.         To initiate a search for records containing the string "ing",
  826.         regardless of case:
  827.  
  828.               I. Hit [F1] for the find option.
  829.              II. Hit [M] for memo search.
  830.             III. Type "ing" followed by [ENTER].
  831.  
  832.         The program begins searching for records and stops as soon as it
  833.         finds the first match.  You should notice that even if "ing" is
  834.         part of another larger word, it's considered a match.
  835.  
  836.         After each match the program halts giving you the option to
  837.         continue the search or stop at the current selection.
  838.  
  839.         Other search criteria include:
  840.  
  841.               (N)um    - Choose this type of search if you're looking for
  842.                          a particular check number, or if you want to
  843.                          find any deposit or withdrawal.
  844.  
  845.               (D)ate   - Search for records that have a particular date.
  846.  
  847.               (A)mount - Search for transactions by some amount.
  848.  
  849.               (M)emo   - As described above.
  850.  
  851.               (S)tatus - If you want to find records that have (or have
  852.                          not) been verified
  853.  
  854.  
  855.         BACKUPS
  856.  
  857.         All you have to do to make a backup of an account from inside
  858.         MONEY MANAGER hit [B] at the main menu and answer [Y] to the
  859.         prompt.  This takes the filename WHATEVER.DAT and makes a backup
  860.         file called WHATEVER.BKP which is identical to the original.
  861.  
  862.         If you ever damage or destroy the original account, copy the
  863.         backup file that ends with ".BKP" to the same filename, but with
  864.         the extension ".DAT" and you will have restored the account.
  865.  
  866.  
  867.  
  868.  
  869.  
  870.  
  871.     Page 17
  872.                              (sample session cont'd)
  873.  
  874.  
  875.         COMMAND LINE CALCULATIONS
  876.  
  877.         At some point during an account update it invariably becomes
  878.         necessary to either break out a calculator or pencil and paper to
  879.         do some math.  Not any more!  It just so happens that version 3.1
  880.         of money manager has a built-in calculator.  To use the command
  881.         line calculator, do the following:
  882.  
  883.               I. Hit [C] for calculator, from the main menu.
  884.              II. Type the mathematical expression and hit [ENTER].
  885.  
  886.         The results from any calculation will appear just to the right of
  887.         the original expression.  There is virtually no limit to the
  888.         length of the expression and it may contain +,-,/,* or
  889.         parenthesis.  Expressions within parenthesis are computed first.
  890.         Try entering a few expressions to be sure you understand how it
  891.         works.
  892.  
  893.  
  894.         DELETING ENTRIES
  895.  
  896.         Everybody makes mistakes (boy do I ever) and that's why we have
  897.         included the "(D)el" option.  Let's delete a record from the
  898.         sample account.
  899.  
  900.               I. Hit [D] from the main menu.
  901.              II. Enter "5" and a carriage return.
  902.  
  903.         The computer will go through a short series of steps and then the
  904.         old record number 5 will be gone and the rest of the higher
  905.         record numbers are decremented by one.  To delete a whole group
  906.         (or range) of records:
  907.  
  908.               I. Hit [D] from the main menu.
  909.              II. Enter "5-10" and [ENTER].
  910.  
  911.         Again, after a few seconds that group of records is gone.
  912.         Remember deletions are done by record number, not check number.
  913.  
  914.  
  915.         DIRECT RECORD ACCESS
  916.  
  917.         IF you want go to a given record, say record 15, you do not have
  918.         to Page-Up or + through all kinds of records, use the "(G)o"
  919.         option.  The "goto" option allows you to skip directly to any
  920.         record in the file.
  921.  
  922.         Here's an example you should try:
  923.  
  924.               I. Hit [G] from the main menu.
  925.              II. Type "15" and a carriage return.
  926.  
  927.     Page 18
  928.                              (sample session cont'd)
  929.  
  930.  
  931.         Now you'll find yourself instantly transported to record number
  932.         15.  Chances are you won't know exactly which record number you
  933.         want to go to most of the time.  For instance, you might have an
  934.         account with 250 entries and you know that what you're looking
  935.         for is near the middle of the account.  Just use "(G)o" to get to
  936.         record 125 and then use [PgUp] or [PgDn] to move through
  937.         neighboring records.
  938.  
  939.  
  940.         MODIFICATIONS
  941.  
  942.         The only way to make a change in a record once it's been entered
  943.         is to use the "(M)od" or modify option.  The modify option is so
  944.         similar to the "(A)dd" option that the only important difference
  945.         worth noting is that the old information from the selected record
  946.         is visible in low-intensity video.
  947.  
  948.         Here's an example of a modification:
  949.  
  950.               I. Hit [Home] to put you on the first record of the sample
  951.                  account.
  952.              II. Hit [M] for modify.
  953.             III. Hit [ENTER] three times to get to the memo field.
  954.              IV. Now type "Sample memo" and hit [ENTER] twice more.
  955.  
  956.         It's that easy.  Did you notice the way the fields became
  957.         highlighted after each was entered, signifying that the change
  958.         had become permanent?
  959.  
  960.  
  961.         MONTHLY BAR GRAPHS
  962.  
  963.         One of the most popular features of MONEY MANAGER is its ability
  964.         to create automatic monthly bar graphs.  Here's how you do it:
  965.  
  966.               I. Hit [F10] from the main menu.
  967.              II. Type "0" for graph and then [ENTER].
  968.             III. Type the year "1987", or just hit return if that's what
  969.                  is already in your system.
  970.  
  971.  
  972.         VIEWING MULTIPLE RECORDS (with subtotals)
  973.  
  974.         If you would like to see transactions in groups of 10 rather than
  975.         one-at-time, follow this procedure:
  976.  
  977.               I. Hit [F10] as above.
  978.              II. Choose the record number to start with.  If you are in
  979.                  the sample account, hit [ENTER] and that will start you
  980.                  at record number one.
  981.  
  982.  
  983.     Page 19
  984.                              (sample session cont'd)
  985.  
  986.  
  987.         This feature allows you to see ten transactions at once and
  988.         that's not all.  Notice the running balance!  Compare this
  989.         against your checkbook for easy double checking (pardon the pun).
  990.  
  991.         Hitting the [spacebar] will scroll you down the list until you
  992.         reach the end.  If you don't want to go all the way to the end,
  993.         just hit [Q] to quit and you'll be back at the working screen
  994.         (main menu).
  995.  
  996.  
  997.         PASSWORD SECURITY
  998.  
  999.         Bank accounts are not always best left as public information.  If
  1000.         you would like to add password security to an account, here's all
  1001.         you do:
  1002.  
  1003.               I. Load the account you want to secure.
  1004.              II. Hit [Alt-S] from the main menu.
  1005.             III. Now type the password you wish to use and hit return.
  1006.  
  1007.         MONEY MANAGER will then prompt you to remember the password and
  1008.         to hit the [spacebar] to return.
  1009.  
  1010.         Notice the little "╓─o" key symbol that now appears next to the
  1011.         filename.  This is a simple reminder that the file has been
  1012.         secured with a password.
  1013.  
  1014.         IMPORTANT:  Do not forget the password, because if you do there
  1015.                     is now way to get back into the account without it.
  1016.  
  1017.         NOTE:       Even if you try to load an account by using its name
  1018.                     as a DOS parameter or by choosing the [F7] function,
  1019.                     you must still enter the password to gain access to
  1020.                     it.
  1021.  
  1022.  
  1023.         REMOVING PASSWORD SECURITY
  1024.  
  1025.         It is even easier to remove security than it is to add it.
  1026.         Follow the same procedure as above, except in step number III
  1027.         just hit [ENTER] without a password.  The key symbol should now
  1028.         disappear.
  1029.  
  1030.  
  1031.  
  1032.  
  1033.  
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038.  
  1039.     Page 20
  1040.                           T A X   D E D U C T I B L E S
  1041.  
  1042.  
  1043.         It may not seem so at first, but version 3.1 MONEY MANAGER makes
  1044.         it very easy to keep track of tax deductible transactions.  The
  1045.         feature that makes this possible is "sorting by memo."
  1046.  
  1047.         What I recommend is that you place an exclamation point "!" at
  1048.         the beginning of the memo field of each transaction you want
  1049.         considered as tax deductible.
  1050.  
  1051.         Next, when you want to group all the tax-deductions together,
  1052.         simply sort the account by memo.  Then, since the "!" is
  1053.         considered less than "A" or "a" alphabetically, all the records
  1054.         with "!" will be at the beginning of the file.  This makes
  1055.         calculating the total of tax-deductions virtually automatic since
  1056.         the [F10] "View" function shows a running subtotal.
  1057.  
  1058.         NOTE:  Be sure that there are no memos which contain blank spaces
  1059.                at the beginning or that are empty, because the blanks
  1060.                will be considered alphabetically less than the "!"
  1061.                causing an improper subtotal.
  1062.  
  1063.         Finally, when you're sure that only memos starting with "!" are
  1064.         at the beginning of the sorted (by memo) account, use the
  1065.         subtotal next to the last transaction (with a "!") as the total
  1066.         of tax-deductions.
  1067.  
  1068.     Page 21
  1069.                    S T A T E M E N T   V E R I F I C A T I O N
  1070.  
  1071.  
  1072.         From my experience, most people don't bother to verify their
  1073.         checkbook against monthly statements, but they should.  This is
  1074.         the best way to keep a perfectly accurate account balance.  Also,
  1075.         what if your bank screws up your account and says you have $150
  1076.         less than you know you actually do.  If you don't verify your
  1077.         account against bank statements you'll never even be aware of
  1078.         most small errors.
  1079.  
  1080.         Here's what you should do whenever you get a bank statement:
  1081.  
  1082.  
  1083.               I. Find all transactions in the MONEY MANAGER account which
  1084.                  are on the statement.
  1085.  
  1086.              II. Convert the "NO" to "YES" in the VERIFIED: field of each
  1087.                  of the found records by hitting the [V] key.
  1088.  
  1089.             III. Add any service charges, etc. which were not accounted
  1090.                  for previously but which are now on the statement as
  1091.                  DEP(osits).  Also, don't forget to make the verified
  1092.                  field "YES" in these new transactions as well.
  1093.  
  1094.              IV. Hit [F4] to get a "verified balance" and compare it to
  1095.                  the final balance on the bank statement.  The two should
  1096.                  be exactly the same.
  1097.  
  1098.  
  1099.         Keep in mind that the above procedure assumes that when you first
  1100.         enter transactions, you give them a "NO" in the VERIFIED: field
  1101.         by simply hitting [ENTER].  There may, of course, be times when
  1102.         you will want to enter a "YES" like in step III above, but most
  1103.         of the time you should enter a "NO" when you enter transactions
  1104.         for the first time.
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.     Page 22
  1125.                              R E G I S T R A T I O N
  1126.  
  1127.  
  1128.           MONEY MANAGER  is copyrighted. It is not a public domain
  1129.           program. It is being  distributed as  Shareware which  means
  1130.           that unmodified copies of the software and documentation may be
  1131.           freely copied and shared. I ask in return that  should you
  1132.           find MONEY MANAGER to be useful, you  become a  registered
  1133.           user.  You become registered by sending $25.00 + $5.00 for
  1134.           postage and handling to:
  1135.  
  1136.                              Joseph M. Albanese
  1137.                              5500-D Foxridge
  1138.                              Blacksburg, VA 24060
  1139.  
  1140.           IMPORTANT:  Use the order form called: ORDER.FRM with your
  1141.                       payment.
  1142.  
  1143.                       Don't forget to send the serial (Reg. No.) from
  1144.                       your copy of the program so you can earn money from
  1145.                       other registered users. This number can be found in
  1146.                       the upper right-hand corner of the screen and it
  1147.                       will be in red.
  1148.  
  1149.  
  1150.           COMMENTS:
  1151.  
  1152.           I also encourage that you send with your fee some comments or
  1153.           suggestions for improvements or enhancements to future
  1154.           versions.
  1155.  
  1156.  
  1157.           What do you get by becoming registered?
  1158.  
  1159.                o A FREE copy of the latest (non-commercial) version of
  1160.                  MONEY MANAGER including documentation and serialization.
  1161.  
  1162.                o Money making potential - registered users will receive
  1163.                  $5.00 for each person who registers with the serial
  1164.                  number of their registered copy.
  1165.  
  1166.                o Periodic notifications of improvements and enhancements.
  1167.  
  1168.                o A chance to help improve a great product, by submitting
  1169.                  with your registration, suggestions for enhancements to
  1170.                  future versions.
  1171.  
  1172.     Page 23
  1173.                                C O N C L U S I O N
  1174.  
  1175.  
  1176.           I hope you will enjoy using MONEY MANAGER as much as I do and
  1177.           that it will help make keeping track of you money as fun and
  1178.           accurate as it has mine.
  1179.  
  1180.           Thanks for using MONEY MANAGER and please register your copy.
  1181.           This will help fight the high cost of software and to perhaps
  1182.           earn you a few bucks in the process.
  1183.  
  1184.  
  1185.                            Sincerely,
  1186.  
  1187.                            Joseph M. Albanese  (Neosoft, Inc.)
  1188.