home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / hbms420.zip / PRCHECK.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-12-10  |  8KB  |  179 lines
  1.  
  2.                        CHECK PRINTING for HBMS 4.2
  3.                      -------------------------------
  4.  
  5.           Beginning with version 4.0, check printing is supported.  In 
  6.       order to be compatible with different check forms, HBMS requires 
  7.       instructions on what information you want to print, and where to 
  8.       locate it.  You will have to supply HBMS with this information in the 
  9.       form of a text file named PRCHECK.HBM.  
  10.  
  11.           You can use any word processing program that creates pure "ASCII" 
  12.       files to create PRCHECK.HBM.  It can contain up to 40 lines of 
  13.       instructions.  Each line consists of three items and should be in the 
  14.       following format: 
  15.  
  16.           Number of CRLF's, Number of SPACES to skip, INSTRUCTION
  17.  
  18.       Each of the above three items must be separated by one and ONLY ONE 
  19.       space.  Do NOT include the commas.  The Number of CRLF's refers to 
  20.       carriage return/line feeds.  It represents how many lines you want to 
  21.       skip from the last position of the printhead.  The Number of SPACES 
  22.       to skip refers to how many spaces to step from the last printed field 
  23.       on your check.  INSTRUCTION refers to either an item to print, or a 
  24.       print command.  If you enter "2" for the number of CRLF's, and "10" 
  25.       for the number of spaces to skip, the instruction would be executed 
  26.       at 2 lines down from the last printhead position and 10 spaces from 
  27.       the left margin.  The INSTRUCTIONS are not case sensitive and only 
  28.       the first three characters are necessary.  You can use the rest of 
  29.       the line for comments.  HBMS executes each line in succession.  This 
  30.       means a printer command must come before the item(s) it is intended 
  31.       to affect.  Also there are NO BLANK LINES ALLOWED, EACH LINE MUST 
  32.       BEGIN ON THE LEFT MARGIN, and THE LAST LINE MUST CONTAIN THE 
  33.       INSTRUCTION "END".  The other instructions you can send to HBMS are 
  34.       listed on the next page. 
  35.  
  36.           HBMS will look for PRCHECK.HBM on the default drive\directory 
  37.       (the same directory you run HBMS from), when you make the first 
  38.       request to print a check.  If found and loaded, it will check each 
  39.       line for a valid instruction.  If HBMS finds an instruction it cannot 
  40.       understand, an error message containing the line number of the 
  41.       problem will be displayed.  By necessity, creating a successful 
  42.       PRCHECK.HBM file is a trial and error process.  It requires that you: 
  43.  
  44.           (1) Create and/or edit PRCHECK.HBM 
  45.           (2) Run HBMS
  46.           (3) Print a sample check to see if it meets your expectations.
  47.  
  48.       You probably won't have everything placed right on the first attempt.  
  49.       This trial and error process can become a frustrating experience, but 
  50.       it is necessary to allow flexibility in check forms.  I suggest that 
  51.       you print a check from the "VIEW" mode of Ledger Posting, and use 
  52.       regular paper until you get the desired results.  You should be able 
  53.       to hold a regular sheet of paper and your check forms up to the light 
  54.       to compare them. 
  55.  
  56.  
  57.  
  58.                                   - 1 -
  59.  
  60.  
  61.               The instructions that HBMS understands are:
  62.  
  63.                    Field
  64.       Instruction  Length  Meaning
  65.       -----------  ------  -----------------------------------------
  66.       MONth           2    Month (in digits)
  67.       DAY             2    Day (in digits)
  68.       SYR             2    Short form of year (last two digits)
  69.       LYR             4    Long form of year (1988) 
  70.       DATe            8    Full date  (10/01/88) 
  71.       CK#             4    Check number
  72.       PAYee          40    Source description
  73.       AMO            10    Amount of check in digits
  74.       SCRipt          *    Amount of check in script
  75.       MEMo           40    Target description
  76.       BALance        10    Balance of account after check was written
  77.       $$$             1    Dollar sign "$"
  78.       END             0    Tells HBMS this is the last line in file. MANDATORY!
  79.  
  80.       S50             0    Script field length of 50
  81.       S60             0    Script field length of 60
  82.       S70             0    Script field length of 70  {DEFAULT}
  83.       S80             0    Script field length of 80
  84.       S90             0    Script field length of 90
  85.  
  86.       INItialize      0    Initialize printer
  87.       LF8             0    1/8th inch line feed
  88.       LF6             0    1/6th inch line feed       {DEFAULT}
  89.       PICa            0    Pica print size            {DEFAULT}
  90.       ELIte           0    Elite print size
  91.       CD+             0    Condensed print ON
  92.       CD-             0    Condensed print OFF        {DEFAULT}
  93.       IT+             0    Italics print ON
  94.       IT-             0    Italics print OFF          {DEFAULT}
  95.       DS+             0    Double strike print ON
  96.       DS-             0    Double strike print OFF    {DEFAULT}
  97.  
  98.  
  99.  
  100.           The script field length instructions need further explanation.  
  101.       When HBMS prints a scripted amount that does not take up the full 
  102.       field, it pads the right-most side with "*" characters for security 
  103.       reasons.  If the check amount is large, the script representation 
  104.       could be very long and take up more room than the default field 
  105.       length of 70 spaces.  If this happens, HBMS will print out the entire 
  106.       script, but it will possibly throw off the spacing of any other 
  107.       fields on the same line.  Even in condensed font it may be hard to 
  108.       fit long script amounts on your check form.  However, most amounts 
  109.       under $100,000.00 can be handled in 60 spaces.  One example that 
  110.       would take 57 spaces is "SEVEN THOUSAND SEVEN HUNDRED AND SEVENTY-
  111.       SEVEN AND 77/100".  If you want to specify a script field length 
  112.       other than the default of 70, this length instruction must come 
  113.       before the actual script instruction. 
  114.  
  115.  
  116.  
  117.                                   - 2 -
  118.  
  119.  
  120.           The following 15 lines of instructions are an example of a 
  121.       PRCHECK.HBM file: 
  122.  
  123.  
  124.       3 8 CK#       line feed 3 times, move 8 spaces and print check number
  125.       0 39 DATe     do not line feed, step 39 spaces and print date
  126.       0 0 ELI       change to elite font (12 cpi)
  127.       2 9 PAYee     2 line feeds, 9 spaces, and print to whom check was made
  128.       0 0 PICa      change back to pica font (10 cpi)
  129.       0 2 $$$       2 spaces on same line and print a dollar sign
  130.       0 0 AMO       immediately print how much check was written for
  131.       0 0 S60       set script field length to 60
  132.       0 0 CD+       change to condensed font (17 cpi) for script & memo 
  133.       0 0 IT+       set italics print on for script
  134.       2 2 SCR       2 line feeds, 2 spaces and print amount in words(script)
  135.       0 0 IT-       turn italics off
  136.       2 8 MEMo      2 line feeds, 8 spaces and print what check was for
  137.       0 0 CD-       turn condensed off
  138.       5 0 END       tell HBMS this is the last line of file (required!)
  139.  
  140.  
  141.  
  142.  
  143.           The above file of instructions would allow HBMS to print a check 
  144.       similar to the example below.  The labels "Chk#:", "Date:", "Payee:", 
  145.       and "Memo" are assumed to be existing on the form already, and the 
  146.       different font sizes are of course not represented. 
  147.  
  148.       ----------------------------------------------------------------
  149.       |                                                              |
  150.       | Chk#: 1001                                   Date: 10/01/88  |
  151.       |                                                              |
  152.       | Payee: Corner Drug Store                        $     14.95  |
  153.       |                                                              |
  154.       | FOURTEEN AND 95/100 **************************************** |
  155.       |                                                              |
  156.       | Memo: School supplies                                        |
  157.       ----------------------------------------------------------------
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.                              BRENTSON WORRELL
  171.                              6404 Mornay Dr.
  172.                              Tampa, FL   33615-3426
  173.                              (813) 886-2282
  174.  
  175.  
  176.                                   - 3 - 
  177.  
  178.  
  179.