home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / ezproj36.zip / EPARC.COM / EP.DOC next >
Text File  |  1990-01-13  |  42KB  |  1,335 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.                          E A S Y  P R O J E C T (TM)
  15.  
  16.                                 USER MANUAL
  17.  
  18.                  A Project Management and Tracking System
  19.              for the I.B.M. and Compatible Personal Computers
  20.  
  21.  
  22.  
  23.              (c) Copyright 1987,1988,1989,1990 Parcell Software
  24.                             All Rights Reserved
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.                              Parcell Software
  50.                                P.O. Box 165
  51.                           Geneva, Il  60134  U.S.A
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59. (c) Copyright 1987,1988,1989,1990  Parcell Software
  60. All Rights Reserved Worldwide
  61. Printed in the United States of America
  62.  
  63. Parcell Software
  64. P.O. Box 165
  65. Geneva, Il  60134  U.S.A.
  66.  
  67. Voice:   (708) 232-6328   (9:00 a.m. - 5:00 p.m. Central Time)
  68. BBS:     (708) 232-6339
  69. CompuServe:  72250,1356
  70.  
  71. Trademarks
  72.  
  73. Easy Project is a trademark of Parcell Software
  74. I.B.M. is a registered trademark of the I.B.M Corporation.
  75. dBASE III is a registered trademark of Ashton-Tate, Inc.
  76.  
  77. License Agreement
  78.  
  79. Easy Project is a Shareware program.  It is not free.
  80.  
  81. Easy Project is copyrighted software owned by Parcell Software.
  82. Continued use requires a registration fee of $49.00. Registration
  83. covers use on one PC only.  Multiple copies of Easy Project must
  84. be purchased for use on multiple PC's.  Quantity discounts and
  85. site licenses available.
  86.  
  87.       All licensed users receive:
  88.  
  89.            Latest version with Shareware screen disabled
  90.            User Manual
  91.            Notification of updates
  92.            Free technical support
  93.            Special BBS access
  94.  
  95. You are encouraged to copy and share this program with other
  96. users. When sharing this program, all files and documentation
  97. must be distributed without any alteration.  No fee can be
  98. charged for any copying or distribution except for a nominal fee
  99. to defray expenses.
  100.  
  101. Hardware Requirements
  102.  
  103. I.B.M. PC/XT/AT/PS2 or 100% Compatible with at least 384K RAM and
  104. any type monitor.  A hard disk is recommended but not necessary.
  105. Over 40 different printers are supported.  If your particular
  106. printer is not listed on the printer configuration screen, please
  107. contact us.
  108.  
  109. Disclaimer
  110.  
  111. Parcell Software specifically disclaims any warranty, either
  112. expressed or implied, including but not limited to the implied
  113. warranties of merchantability and fitness for a particular use.
  114. In no event shall Parcell Software be liable for any special,
  115. consequential, or other damages, including loss of profit arising
  116. out of the use of this program.
  117.                  T A B L E  O F  C O N T E N T S
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
  123.  
  124. System Software Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
  125.  
  126. Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  127.  
  128. Starting Easy Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  129.  
  130. Keyboard Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  131.  
  132. Main Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  133.  
  134. Using Easy Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  135.  
  136. Project Parameters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  137.  
  138. Resource Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  139.  
  140. Task Parameters. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  141.  
  142. Quick-Input. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  143.  
  144. Automatic Schedule Generation. . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  145.  
  146. Gantt Chart. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  147.  
  148. Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
  149.  
  150. Utilities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  151.  
  152. Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
  153.                     E A S Y  P R O J E C T (TM)                          3
  154.  
  155.  
  156. Introduction
  157.  
  158. Easy Project is a tool to assist anyone who manages.  Easy
  159. Project encourages the manager to define a project into a series
  160. of phases and tasks.  Easy Project facilitates the planning,
  161. scheduling and tracking of all types of projects.  You the
  162. manager, plan the activities or tasks in a top/down outline
  163. fashion.  The Gantt chart then displays the project graphically
  164. by using time bars which span the time period of each task.
  165.  
  166. Easy Project features:
  167.  
  168.        Ability to create projects with 2000 tasks
  169.  
  170.        Gantt charts detailing planned vs. actual progress
  171.  
  172.        Automatic scheduling
  173.  
  174.        Critical path calculation
  175.  
  176.        Extensive reporting
  177.  
  178.        Context sensitive HELP
  179.  
  180.        dBASE file compatibility
  181.  
  182. A sample project is provided to assist in learning and using Easy
  183. Project.  Use the project number of 'EASY' (all caps) to access
  184. the sample project data.
  185.  
  186.  
  187. ==OPENING SCREEN==
  188. System Software Requirements                                              4
  189.  
  190. For the purpose of this documentation, it is assumed the user has
  191. a 'working' knowledge of DOS.  The user should be able to copy
  192. and backup files, create directories and edit text files.  Please
  193. consult your DOS manual with questions regarding any of these
  194. functions.
  195.  
  196. CONFIG.SYS File (sample is included)
  197.  
  198.      A CONFIG.SYS file must be in the root directory of your hard
  199.      disk or on your DOS system floppy.  This file must contain
  200.      the following two records:
  201.                        BUFFERS = 15
  202.                        FILES = 25
  203.      These values are minimum values. Consult your DOS manual for
  204.      further information regarding the CONFIG.SYS file.
  205.  
  206.      To activate changes made to the CONFIG.SYS file, re-boot
  207.      your PC!
  208.  
  209.  
  210. First Time Installation
  211.  
  212. Hard Disk
  213.  
  214.      1.  Make a backup copy of your Easy Project disk.
  215.      2.  Place your backup copy in drive A and type:
  216.           INSTALLH <enter>
  217.  
  218.      This installation procedure will create a sub-directory on
  219.      your hard disk of \EP and copy the necessary files.
  220.  
  221.      NOTE:  This process assumes drive C is your hard disk.  If
  222.      this not the case, edit the INSTALLH.BAT file accordingly.
  223.  
  224.  
  225. 2 Floppy System
  226.  
  227.      1.  Make a backup of your Easy Project disk.
  228.      2.  Place the backup copy in drive A and a blank formatted
  229.      disk in drive B, type:  INSTALLF <enter>
  230.  
  231.      This process will copy all necessary data files to drive B
  232.      and keep system files on drive A.  Label the disk in drive A
  233.      "EP System" and the disk in drive B "EP Data".
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239. Upgrading From Prior Versions                                             5
  240.  
  241. To upgrade Easy Project from a 2.X version, follow these steps:
  242.  
  243.      1.  Backup all current Easy Project files
  244.      2.  RENAME EPPROJ.DBF EP2PROJ.DBF
  245.          RENAME EPPLAN.DBF EP2PLAN.DBF
  246.          RENAME EPRES.DBF  EP2RES.DBF
  247.      3.  Install new files
  248.      4.  COPY EP2RES.DBF EPRES.DBF
  249.      5.  Start Easy Project (EP)
  250.      6.  Choose Utilities option and Reindex Files
  251.      7.  Choose Utilities option and Configure System
  252.      8.  Choose Utilities option and Convert 2.0 Files
  253.  
  254. To upgrade from a version 3.X version, copy the EP.EXE, EPRES2.DBF,
  255. EP.BAT, and EPRES2T.NTX files and from the Utilities Menu:
  256.  
  257.      1.  Choose Configure System and update accordingly
  258.      2.  Choose the Rebuild option
  259.  
  260.  
  261. Starting Easy Project
  262.  
  263. Hard Disk
  264.  
  265.      From the \EP directory, type:  EP <enter>
  266.  
  267. 2 Floppy System
  268.  
  269.      With the EP System disk in drive A, the EP Data disk in
  270.      drive B, and drive B as the default drive,type :   A:EP
  271.      <enter>
  272.  
  273.  
  274. NOTE:  The first time you execute Easy Project, choose the
  275. Utilities option from the Main Menu.  From this menu, choose
  276. Configure System and then Configure Printer and update
  277. accordingly.
  278.  
  279. Possible Start-up Error Messages
  280.  
  281.      1.  Open Error(2) - One or more files is missing from your
  282.      installed system.  Please check your original disk. (check
  283.      .NTX and .DBF files)
  284.  
  285.      2.  Open Error(4) - Too many files are open.  Check your
  286.      CONFIG.SYS file (see System Software Requirements).
  287.  
  288. Keyboard Control                                                         6
  289.  
  290. On most Easy Project data entry screens, the cursor can be
  291. controlled in the following fashion:
  292.  
  293.      Key                    Result
  294.  
  295.      <--|      Proceeds to the next field.  When pressed while
  296.                the cursor is in the last field of a screen, all
  297.                data will be saved.
  298.  
  299.      PgDn      Exits the screen saving all changes.
  300.  
  301.      Esc       Exits the screen without saving any changes.
  302.  
  303.      Up Arrow  Moves cursor to previous field.
  304.  
  305.      Dn Arrow  Moves cursor to next field.
  306.  
  307.      <-        Moves cursor backward.
  308.  
  309.      ->        Moves cursor forward.
  310.  
  311.      F2        Displays program license and prints registration
  312.                form.
  313.  
  314.      F5        Deletes current record while in Resource or Task
  315.                Parameter screens.
  316.  
  317.      F9        Scrolls Gantt chart into the past.
  318.  
  319.      F10       Scrolls Gantt chart into the future.
  320.  
  321. Need Help?
  322.  
  323. At any time, help is available by pressing 'F1'.  Easy Project
  324. will recognize what field or menu the request came from, and
  325. then display the appropriate text.
  326.  
  327. Three fields will provide additional HELP when the F1 key is
  328. pressed:
  329.  
  330.      Project Number:  Will list all active projects on file.
  331.  
  332.      Task Number:  Will list all tasks for a particular project.
  333.  
  334.      Resource:  Will list all resources for a particular project.
  335.  
  336.  
  337.  
  338. Main Menu                                                                7
  339.  
  340.  
  341. The Main Menu permits access to your projects.  The desired
  342. function can be chosen using either one of two methods:
  343.  
  344.      1.  Use the left or right arrow key to highlight the desired
  345.      option and then press the <Enter> key
  346.  
  347.      2.  Press the capitalized letter of the desired choice (i.e.
  348.      T=Task, O=repOrt)
  349.  
  350. The components of the Main Menu are:
  351.  
  352.                Project
  353.                Create project numbers, project descriptions,
  354.                phase descriptions and define holidays
  355.  
  356.                Resource
  357.                Maintain resource data
  358.  
  359.                Task
  360.                Maintain task data
  361.  
  362.                Quick-input
  363.                Mass input for new tasks
  364.  
  365.                Schedule
  366.                Schedule work plans automatically
  367.  
  368.                Gantt
  369.                Produce Gantt charts detailing planned vs. actual
  370.                project progress
  371.  
  372.                repOrts
  373.                Generate reports including work plans, status
  374.                reports and project summary reports
  375.  
  376.                Utilities
  377.                Configure system and provides utility project
  378.                handling
  379.  
  380.                sYstem
  381.                Shell to DOS
  382.  
  383.                Exit
  384.                Quit Easy Project
  385.  
  386. Using Easy Project - A Fast Start                                        8
  387.  
  388.  
  389. Easy Project is designed for quick project creation.  After
  390. spending a short time entering project data, Gantt charts and
  391. reports can be produced by the manager.
  392.  
  393. Follow this process when creating a new project:
  394.  
  395.      1.  Choose 'Project' from the Main Menu and enter a project
  396.      number, descriptions, phase descriptions and project
  397.      holidays.
  398.  
  399.      2.  Choose 'Resource' from the Main Menu and enter resource
  400.      data for the project.  Resources will be identified by
  401.      assigning them a unique code.
  402.  
  403.      3.  Choose 'Task' from the Main Menu to enter and maintain
  404.      tasks for the project. (See Notes On Entering Tasks)
  405.  
  406.      4.  If you want Easy Project to calculate a project
  407.      schedule, choose 'Schedule' from the Main Menu. (See Notes
  408.      on Automatic Scheduling)
  409.  
  410.      5.  At this point, Gantt charts and reports may be produced.
  411.  
  412. NOTE:  A sample project has already been established.  Use the
  413. project number of 'EASY' (all caps) to view this project.
  414.  
  415.  
  416. Maintaining an Existing Project
  417.  
  418.  
  419. When initially starting the system, no project will be active.
  420. To activate or retrieve a project, you will be prompted for the
  421. project number the first time you try any Main Menu function -
  422. except Gantt. To change projects, go to the 'Project' screen or
  423. any report screen.
  424.  
  425. F1 Key
  426.  
  427. Remember to make use of Easy Project's context sensitive HELP
  428. screens.  The F1 key can be pressed while in any part of the
  429. system to provide quick support.
  430.  
  431.  
  432.  
  433. Project Parameters                                                        9
  434.  
  435.  
  436. Easy Project has the ability to store data from several different
  437. projects at one time.  Each of those projects may have different
  438. base parameters.
  439.  
  440. Before entering task or resource data for a particular project,
  441. certain parameters or criteria must be defined on the Project
  442. Parameter screen.
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447. ==PROJECT PARAMETER SCREEN==
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456. Project Number
  457.  
  458.      Every project must have its own unique project number.  This
  459.      number is used to tell the system what project should be
  460.      retrieved.  This number can be composed of any combination
  461.      of characters or numbers (5 character maximum).
  462.  
  463.      NOTE:  Pressing the F1 key while on the project number field
  464.      will provide a list of all active projects.
  465.  
  466. Project Name
  467.  
  468.      Use this field to identify the project.  This description
  469.      will appear on all screens and reports.
  470.  
  471. Project Description
  472.  
  473.      To further define a project, use these fields.  The data
  474.      entered here will print on all reports.
  475.  
  476.  
  477.  
  478. Phase Descriptions                                                       10
  479.  
  480.      For most projects, it is better to divide the project into
  481.      smaller, more manageable phases.  An example of phases could
  482.      be:
  483.  
  484.           1.  Lay foundation
  485.           2.  Framing
  486.           3.  Plumbing
  487.  
  488.      Easy Project permits 20 different phases to be defined for
  489.      one particular project.  The descriptions entered here will
  490.      appear on project summary reports.
  491.  
  492. Non-Schedule Days
  493.  
  494.      Twelve different dates may be entered as non-schedule days.
  495.      These will be useful in scheduling holidays and vacations.
  496.  
  497. Weekends?
  498.  
  499.      If Saturday and Sunday are not to be used when scheduling,
  500.      enter a 'N'.
  501.  
  502.      If weekend days are to be scheduled, enter a 'Y'.
  503.  
  504.  
  505. Resource Maintenance                                                    11
  506.  
  507. Before tasks can be entered, resource information must be
  508. established.  Resources consist of staff (employees, consultants,
  509. etc.) or fixed type (materials, capital expenses, etc.).
  510.  
  511.  
  512.  
  513.  
  514. ==RESOURCE SCREEN==
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519. Code
  520.  
  521.      Each resource must be assigned a unique identifier.  This
  522.      identifier could be a name, initials or an account code.
  523.      The identifier can be up to 6 characters and is
  524.      alphanumeric.
  525.  
  526.      NOTE:  Pressing the F1 key while the cursor is on the
  527.      Resource Code field, will display a list all resources
  528.      assigned to this project.
  529.  
  530. Name
  531.  
  532.      Enter the full name or description of the resource.
  533.  
  534. Rate
  535.  
  536.      The charge rate for the resource. (optional)
  537.  
  538. Type
  539.  
  540.      Choose either Hourly, Daily, or Fixed.
  541.  
  542. Dept
  543.  
  544.      Enter a department code for the resource.  This code
  545.      may be up to 3 characters and is alphanumeric.
  546.  
  547.      NOTE:  This is an optional entry but is needed to produce
  548.      departmentalized reports.
  549.  
  550.  
  551. Usage
  552.  
  553.      Use to identify how many hours this resource works in one
  554.      day.  (not needed for Fixed types)
  555.  
  556.           Example:    8 = 8 hours/day
  557.                       4 = 4 hours/day (part time)
  558.  
  559.  
  560. Source                                                                   12
  561.  
  562.      An optional entry to further describe the resource.
  563.  
  564.           Example:    EMP = Employee
  565.                       CON = Consultant
  566.  
  567. Note 1 & Note 2
  568.  
  569.      An optional entry to be used for any purpose.
  570.  
  571. Task Parameters                                                        13
  572.  
  573.  
  574. Task definition is the heart of project management. Before
  575. sitting down and entering task data, plan what logical order your
  576. tasks will follow and if possible, divide your project into
  577. phases. Once your data has been entered, refinement and
  578. maintenance is easy.
  579.  
  580.  
  581. ==TASK PARAMETER SCREEN==
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586. Task
  587.  
  588.      Enter the two digit phase number plus four digit task number
  589.      for this task. Refer to 'Notes on Entering Tasks' for
  590.      creating task numbers.
  591.  
  592. Item
  593.  
  594.      Each task can consist of numerous subordinate tasks or
  595.      items.  Enter an item number in this field. (optional)
  596.  
  597. Network
  598.  
  599.      Large projects may have different phases running
  600.      concurrently.  Use this to designate to which network or
  601.      node this task belongs to.  For most projects, use the phase
  602.      number. (The default value is the phase number)
  603.  
  604. Successor
  605.  
  606.      Use this field to define task dependencies. Refer to
  607.      'Assigning Successors'.
  608.  
  609. Description
  610.  
  611.      Enter the description for this task. This description will
  612.      appear on all reports and Gantt charts.
  613.  
  614. Milestone
  615.  
  616.      Milestones reflect major project accomplishments.  If this
  617.      task is considered a milestone in the project, enter a 'Y'.
  618.  
  619. Resource
  620.  
  621.      Enter the resource code for the resource assigned to this
  622.      task.  A maximum of four different resources may be assigned
  623.      to a particular task.
  624.  
  625. Est. Time
  626.  
  627.      Enter the amount of estimated time (hours or days) needed to
  628.      complete this task.
  629.  
  630.  
  631. Time To-Date                                                             14
  632.  
  633.      Enter the amount of time this resource has spent thus far
  634.      wordking on this task.
  635.  
  636. New Est
  637.  
  638.      Enter the revised estimated time to complete this task.
  639.  
  640. Planned Start/Stop
  641.  
  642.      Enter the original or planned start and stop date for this
  643.      task.
  644.  
  645. Actual Start/Stop
  646.  
  647.      Enter the actual or projected start and stop date for this
  648.      task.
  649.  
  650. Fixed Date
  651.  
  652.      Enter a 'Y' if the dates associated with this task cannot be
  653.      changed for any reason.  This is useful for vacation use.
  654.  
  655. Status
  656.  
  657.      This will designate the status for this task.  When
  658.      completed, use a 'C'.
  659.  
  660. Note 1 & Note 2
  661.  
  662.      To be used for any purpose.
  663.  
  664. Entering Tasks
  665.  
  666.      Every task number consists of the following elements:
  667.  
  668.      Task Number  - 2 character phase number (01-20) plus
  669.                     4 character task number (user defined)
  670.      Item Number  - 2 characters, user defined (optional)
  671.      Successor    - 8 characters, made up of (Phase + Task +
  672.      Item)
  673.  
  674.      Keep in mind that most reports are produced in task number
  675.      order. Using sequential task numbers of 0001, 0002, etc.
  676.      within each phase is recommended.
  677.  
  678.      'Item' is designated as a subordinate task.  This is an
  679.      optional entry but is useful in breaking down a large main
  680.      task.  Again, it's useful to use sequential item numbers
  681.      within each task number.
  682.  
  683.  
  684.  
  685. Assigning Successors                                                     15
  686.  
  687.      If a task cannot begin until the previous task is complete,
  688.      enter the task number of the successor in the 'Successor'
  689.      field of the current task.
  690.  
  691.      Example:  A phase has 4 tasks, 0001 through 0004.  Every
  692.      task is dependent upon the previous task.  The tasks should
  693.      be established as follows:
  694.  
  695.                        Task              Successor
  696.  
  697.                        01-0001            01-0002
  698.                        01-0002            01-0003
  699.                        01-0003            01-0004
  700.                        01-0004            01-0004
  701.  
  702.      If tasks can run concurrent with each other, set up the
  703.      tasks in this manner:
  704.  
  705.                        Task              Successor
  706.  
  707.                        01-0001            01-0002
  708.                        01-0002            01-0002 --
  709.                        01-0003            01-0003  | Concurrent
  710.                        01-0004            01-0005 --    Tasks
  711.                        01-0005            01-0005
  712.  
  713.  
  714. Sample Task Numbers
  715.  
  716.      Task Field  =  01-0001
  717.      Item Field  =  01
  718.      Successor   =  01-0001-02
  719.  
  720.      Example:  This task belongs to Phase 1, Task equals 0001 and
  721.      this is the first item for task 0001. Task/Item 01-0001-02
  722.      cannot start until this task is complete. 01-0002-01 is
  723.      placed in the 'Successor' field.
  724.  
  725.  
  726.      Task Field  = 01-0003
  727.      Item Field  = <blank>
  728.      Successor   = 01-0003
  729.  
  730.      Example:  This task belongs to Phase 1, Task equals 0003 and
  731.      there are no subordinate items.  No other task is dependent
  732.      upon this task so the 'Successor' field defaults to itself.
  733.  
  734.  
  735.  
  736. Automatic Schedule Maintenance                                           16
  737.  
  738.      If a planned start or stop date is changed, for an existing
  739.      task, the automatic scheduler will be invoked (based on
  740.      parameter setting in System Configuration) adjusting both
  741.      planned and actual start and stop dates for the succeeding
  742.      tasks. You will have the ability to override the proposed
  743.      dates. Likewise, if a current start or stop date is changed,
  744.      the automatic scheduler will be invoked to adjust current
  745.      dates only.
  746.  
  747. Marking Tasks Complete
  748.  
  749.      For the purpose of the Project Status Report and the Gantt
  750.      chart, a status of 'C' denotes that a task is complete.  For
  751.      other purposes, any other code may be used.
  752.  
  753. Quick-Input                                                             17
  754.  
  755. To add tasks to a project in a simple and fast method, try this
  756. option.  The 'Quick-Input' option will permit 19 tasks to be
  757. entered from one screen.  The following limitations currently
  758. exist when using this screen:
  759.  
  760.       Planned or actual dates cannot be entered (use the
  761.      Schedule option)
  762.  
  763.       Milestone, Fixed Dates, Notes or Status fields cannot be
  764.      entered
  765.  
  766.       The estimated time entered is applied to Resource 1 only
  767.  
  768.  
  769.  
  770. ==QUICK INPUT SCREEN==
  771.  
  772.  
  773.  
  774. Any tasks entered here, can be maintained like any other task via
  775. the Task Parameter screen.
  776.  
  777.  
  778.  
  779. Automatic Schedule Generation                                           18
  780.  
  781. Easy Project will automatically calculate planned start and stop
  782. dates based on the estimated time assigned to each task.
  783.  
  784. To calculate dates, first choose 'Schedule' from the Main Menu.
  785. Next, enter the project number followed by the base start date.
  786. The base start date should be the date the project may begin.
  787.  
  788. Schedule Screen Display
  789.  
  790. As the schedule generates, each task and the newly calculated
  791. dates are displayed.  After the screen fills, you have the
  792. ability to change or override the calculated date.  Pressing
  793. <ESC> aborts the update process and the records will not be
  794. updated.
  795.  
  796. Use the <ENTER> key to advance the cursor.  When the screen is
  797. completely updated, these dates will be used to update both the
  798. planned and the actual start and stop dates for the tasks.
  799.  
  800. The <PgDn> key will accept all dates and advance to the next
  801. screen.
  802.  
  803. ==SCHEDULE SCREEN==
  804.  
  805. Calculate Critical Path Only
  806.  
  807.      In the case of projects with concurrent phases, you may want
  808.      to calculate the critical path of the project.  The critical
  809.      path will be the longest phase or network in time duration.
  810.      Setting this option to 'Y' will not calculate any new dates.
  811.  
  812. Schedule Networks Parallel
  813.  
  814.      If this option is set to 'Y', each phase or network will be
  815.      scheduled from the project start date.  This permits
  816.      multiple phases to be scheduled at the same time.
  817.  
  818. Notes on Scheduling
  819.  
  820.      1.  In the case of multiple resource tasks, the resource
  821.      taking the greatest amount of time will be used in
  822.      calculating the schedule. (the display reflects this)
  823.  
  824.      2.  Any task which has a Fixed type resource will be ignored
  825.      for scheduling purposes.
  826.  
  827.      3.  On the Resource Parameter screen, the Usage field should
  828.      reflect the total number of hours the resource works in one
  829.      day. Use this for both hourly and daily type resources.
  830.  
  831.      4.  Weekends will be taken into consideration when
  832.      calculating the schedule based on the option chosen from the
  833.      Project Parameter screen.
  834.  
  835.      5.  If a task was set up with the Fixed Date option set, the
  836.      fixed date will be used instead of the calculated date.
  837. Gantt Chart                                                             19
  838.  
  839. Easy Project's Gantt charts are designed to give a graphic
  840. display of a projects planned vs. actual progress.
  841.  
  842.  
  843.  
  844. ==GANTT CHART==
  845.  
  846.  
  847.  
  848. Two different types of charts may be produced:
  849.  
  850.      1.  A chart displaying tasks for one particular phase in
  851.      task number order.
  852.  
  853.      2.  A chart displaying the entire project with tasks grouped
  854.      by dependencies.
  855.  
  856.      NOTE:  In order for a task to be displayed, it must have a
  857.      Planned Start Date and Planned Stop Date.
  858.  
  859. Scale Options
  860.  
  861.      Flexible Gantt scales can be chosen to insure the most
  862.      complete view of a project.  Each symbol on the chart can
  863.      represent from 1 to 6 days or 1 to 6 weeks.  For projects of
  864.      short duration, a scale in days is probably more
  865.      appropriate.
  866.  
  867.  
  868. Output Options
  869.  
  870.      Easy Project offers three output options for producing
  871.      Gantt charts:
  872.  
  873.           1.  (D)isplay - The chart will be displayed on your
  874.           monitor.
  875.  
  876.           2.  (P)rint - The chart will be routed to your printer.
  877.           By printing in a compressed format, a longer view will
  878.           be produced.
  879.  
  880.           3.  (F)ile -  The chart will be written to a disk file
  881.           using the default file name of GANTT.PRN.  This is an
  882.           ASCII text file that may be printed through DOS or
  883.           another printing utility.  By using either a wide
  884.           carriage printer or a sideways printing utility, an
  885.           even longer view may be produced.
  886.  
  887.  
  888. Gantt Chart Symbols                                                      20
  889.  
  890.         =      Planned Date
  891.         |      Actual Date
  892.         *      Completed Task
  893.         M      Milestone
  894.         CRIT!  Critical Task
  895.         <--    Task has start date prior to beginning of scale
  896.         +      Task has multiple resource assignments
  897.  
  898.  
  899. Reports                                                                 21
  900.  
  901.  
  902. Many helpful reports may be instantly displayed, printed or
  903. written to a disk file for later editing by your favorite word
  904. processor. Some reports are printed in compressed format - thus
  905. giving more detail than when displayed.  The actual title of each
  906. report is enclosed in ( ).  Check the Appendix for samples of all
  907. reports.
  908.  
  909.  
  910.      Work Plan By Task
  911.  
  912.      (Phase Work Plan) - Produces a detailed work plan for a
  913.      particular phase in task number order. [prints compressed]
  914.  
  915.  
  916.      Work Plan By Resource
  917.  
  918.      (Phase Work Plan) - Produces a detailed work plan for the
  919.      entire project by resource assignment.  [prints compressed]
  920.  
  921.  
  922.      Work Plan Project Summary
  923.  
  924.      (Project Work Plan Summary) - Summarizes all phases of a
  925.      project plan giving a concise report.
  926.  
  927.  
  928.      Work Plan Resource Summary
  929.  
  930.      (Project Resource Summary) - Produces a departmentalized
  931.      resource summary for a particular phase or the entire
  932.      project.
  933.  
  934.  
  935.      Project Status Report - Plan vs. Actual
  936.  
  937.      (Project Status Report) - A status report for the entire
  938.      project detailing cost and schedule variances.  [prints
  939.      compressed]
  940.  
  941.  
  942.      Project Status Summary - Actual
  943.  
  944.      (Project Work Plan Summary) - Summarizes all project phases
  945.      showing actual costs and current schedule dates. [prints
  946.      compressed]
  947.  
  948.  
  949.      Project Resource Summary - Actual
  950.  
  951.      (Project Resource Summary) - Produces departmental break
  952.      down of actual costs by individual resource.
  953.  
  954.  
  955.      Earned Value Report                                                 22
  956.  
  957.      (Earned Value Report)
  958.      A report detailing project cost accruals. [prints
  959.      compressed]
  960.  
  961.  
  962.      Resource List
  963.  
  964.      (Project Resource List) - A detailed list of all resources
  965.      assigned to a particular project.
  966.  
  967.  
  968.      Work Plan - All Projects
  969.  
  970.      (Resource Work Plan - All Projects) - A detailed resource
  971.      plan using all active projects.  This report will be helpful
  972.      in identifing resource conflicts. [prints compressed]
  973.  
  974.  
  975. NOTE:  Remember that Easy Project files are dBASE compatible and
  976. can be read directly by many other applications.  It is possible
  977. to create your own custom reports either by using the .DBF files
  978. or using one of the above reports, choosing the 'F' (File)
  979. option, and editing the ASCII file that is produced.
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984. Utilities                                                               23
  985.  
  986. The Utility Menu consists of various functions that may be used
  987. for file handling or system configuration.
  988.  
  989. NOTE:  Be sure to backup all Easy Project files on a regular
  990. basis. This will help in recovering from any potential disasters.
  991.  
  992.  
  993.      Reindex All Files
  994.  
  995.      Easy Project uses index files (.NTX) which permit fast data
  996.      retrieval.  These index files are not compatible with dBASE
  997.      .NDX files.  All files with the extension of .NTX should
  998.      never be deleted. If file integrity is ever in question,
  999.      choose the reindex option.
  1000.  
  1001.      NOTE:  It can never hurt the system to reindex files.
  1002.  
  1003.  
  1004.      Delete (Pack) Marked Records
  1005.  
  1006.      When task or resource data is deleted using the 'F5' key,
  1007.      the records are actually marked for deletion but physically
  1008.      remain on file.  These records are unavailable for normal
  1009.      use.  The delete option on this menu will physically delete
  1010.      all marked records.  Once this option is exercised, the
  1011.      marked records can no longer be used or recovered.
  1012.  
  1013.  
  1014.      Undelete (Recall) Records
  1015.  
  1016.      This option will find all records that have been marked for
  1017.      deletion (but not packed), and recall or make them available
  1018.      again for processing.
  1019.  
  1020.      NOTE:  This option will recall all records from all projects
  1021.      from all files regardless of project number.  Use this
  1022.      option with caution.
  1023.  
  1024.  
  1025.      Delete Project
  1026.  
  1027.      This function will delete all tasks, resources and related
  1028.      records for a particular project.
  1029.  
  1030.      To use, first enter the project number to delete.  Next, you
  1031.      will be prompted to verify that you really want to delete
  1032.      the project.  Answering 'N' will bypass any deletions.  If
  1033.      verified, records are then marked for deletion.
  1034.  
  1035.      Copy or Clone Project
  1036.  
  1037.      On occasion, you may want to create a project that has many
  1038.      similar tasks as another previous project. This copy option
  1039.      will copy a current project and duplicate all tasks and
  1040.      resources using a new project number.  The old project
  1041.      remains intact without changes.
  1042.  
  1043.      Copy or Clone Resources                                             24
  1044.  
  1045.      This option will copy current resources from one project and
  1046.      duplicate them using a new project number.  The old project
  1047.      remains intact without changes.
  1048.  
  1049.  
  1050.      Rebuild Files from Importing
  1051.  
  1052.      Easy Project database files (.DBF) are dBASE compatible and
  1053.      can be imported by many other applications.  Exporting files
  1054.      to other software packages may provide useful for additional
  1055.      reporting or mass updating.
  1056.  
  1057.      If files are updated outside of Easy Project, they must be
  1058.      rebuilt.  This function will automatically rebuild index
  1059.      files and all necessary relations.
  1060.  
  1061.      NOTE:  Exercise caution when updating Easy Project files
  1062.      from outside applications.  Be sure to have recent backups
  1063.      of all files as a safeguard.
  1064.  
  1065.  
  1066.      Backup Data Files
  1067.  
  1068.      On a regular and consistent basis, backups should be made of
  1069.      Easy Project files.  This option will copy all databases
  1070.      (.DBF) to a floppy disk.  If you are using a two floppy
  1071.      system, use drive A as the target or destination drive.
  1072.  
  1073.      If files are restored from a backup, be sure to use the
  1074.      'Rebuild' option to maintain file integrity.
  1075.  
  1076.      NOTE:  This function copies only data (.DBF) files.  Regular
  1077.      backups of all Easy Project files should be made using the
  1078.      DOS COPY, XCOPY or DISKCOPY commands.
  1079.  
  1080.  
  1081.      Configure System
  1082.  
  1083.      This option sets the proper type of monitor for your system,
  1084.      the proper destination for printer output, Gantt chart
  1085.      display option and automatic scheduling options.  Also,
  1086.      several different date formats may be chosen.
  1087.      Configure Printer
  1088.  
  1089.      Easy Project supports many printers.  Find the number that
  1090.      corresponds to your printer and enter the number at the
  1091.      prompt.  If your printer is not listed, try either the
  1092.      I.B.M. Graphics or Other ASCII Printer.  Give us a call if
  1093.      your printer is not listed here or if you are having
  1094.      unsatisfactory results.
  1095.  
  1096.  
  1097.  
  1098.  
  1099. Conclusion                                                            25
  1100.  
  1101.  
  1102. Easy Project is a dynamic system that is constantly being
  1103. enhanced.  Your suggestions and comments are greatly appreciated.
  1104.  
  1105. Our users are our greatest source of new ideas.
  1106.  
  1107. If you have any questions about Easy Project, please contact us
  1108. by mail, phone, our BBS, or via CompuServe EasyPlex.
  1109.  
  1110. If you are a registered user, THANKS!  If not, please remember to
  1111. register if you find yourself using Easy Project.  Licensed users
  1112. receive:
  1113.  
  1114.        Latest version of Easy Project with Shareware screen disabled
  1115.  
  1116.        Printed User Manual with sample screens, reports and Gantt charts
  1117.  
  1118.        Notification of updates
  1119.  
  1120.        Free technical support
  1121.  
  1122.        Special BBS access
  1123.  
  1124.  
  1125. Thanks for using Easy Project!
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.  
  1130.  
  1131.  
  1132.  
  1133.                          A P P E N D I X
  1134.  
  1135.  
  1136.  
  1137.             Shareware Distribution
  1138.  
  1139.             Sample Reports (REGISTERED VERSION ONLY)
  1140.  
  1141.             Registration Form
  1142.  
  1143.             Index
  1144.  
  1145.  
  1146.                      SHAREWARE DISTRIBUTION
  1147.  
  1148.  
  1149.  
  1150. It is our view that Shareware constitutes a viable, low cost
  1151. alternative to many commercial programs.  Shareware's greatest
  1152. strength lies in the ability to try it before purchasing it.  We
  1153. also believe that Shareware is maturing as a distribution method
  1154. and that its quality and functionality is improving at a rapid
  1155. rate.  This could only happen because users, hopefully like
  1156. yourself, are supporting Shareware products by remitting their
  1157. registrations.
  1158.  
  1159. We hope our product continues to be a productive element of your
  1160. system and we urge you to consider other Shareware products when
  1161. you decide to add software to your system.
  1162.  
  1163. Parcell Software is a member of the Association of Shareware
  1164. Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware
  1165. principle works for you. If you are unable to resolve a
  1166. shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  1167. member directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can
  1168. help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but
  1169. does not provide technical support for members' products. Please
  1170. write to the ASP Ombudsman at P.O. Box 5786, Bellevue, WA 98006
  1171. or send a Compuserve message via easyplex to ASP Ombudsman
  1172. 70007,3536.
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.                      E A S Y  P R O J E C T
  1192.  
  1193.                         Registration Form
  1194.  
  1195. The license fee for Easy Project is $49.00 (U.S. FUNDS ONLY).
  1196. The license covers use on one PC only.  Multiple copies must be
  1197. purchased for use on multiple PC's.  Quantity discounts and site
  1198. licenses are available.  Contact us for further information.
  1199.  
  1200.     Method of Payment:
  1201.              Check (DRAWN ON U.S. BANK ONLY)
  1202.  
  1203.              Purchase Order (Government, Schools, Fortune 1000)
  1204.  
  1205.              VISA       --|
  1206.                           |  Phone order accepted: (708) 232-6328
  1207.              Mastercard --|
  1208.  
  1209.                 Card Number:
  1210.  
  1211.                 Expiration Date:
  1212.  
  1213.                 Name on Card:
  1214.  
  1215.                 Phone Number:
  1216.  
  1217.                 Signature:
  1218.  
  1219. SHIP TO:
  1220.  
  1221.     Name:                                     Date:
  1222.  
  1223.     Company:
  1224.  
  1225.     Address:
  1226.  
  1227.  
  1228.  
  1229. Where did you learn about Easy Project?
  1230.  
  1231.     ----------------------------------------------------------
  1232.     Quantity| Description       | Unit Cost   |  Total Cost  |
  1233.     ----------------------------------------------------------
  1234.             | Easy Project 3.6  |   49.00     |              |
  1235.     ----------------------------------------------------------
  1236.     Shipping (outside U.S.A. only)   5.00     |              |
  1237.     ----------------------------------------------------------
  1238.               Total Payment:                  |              |
  1239.                                               ----------------
  1240.               Mail Order to:
  1241.                         Parcell Software
  1242.                           P.O. Box 165
  1243.                         Geneva, Il  60134
  1244.                              U.S.A.
  1245.                            I N D E X
  1246.  
  1247.  
  1248. Code
  1249.      resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1250. CONFIG.SYS File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4
  1251. Critical Path. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  1252. Date
  1253.      actual. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  1254.      fixed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  1255.      planned . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  1256. Delete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  1257.      Resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  1258.      task. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  1259. Delete Project
  1260.      project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  1261. Dept
  1262.      resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1263. Description. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  1264. DOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1265. Exit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1266. F1 Key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8, 9, 14
  1267. Gantt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1268. Gantt Chart. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  1269.      output options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  1270.      scale options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  1271.      symbols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
  1272. Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  1273. Importing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  1274. Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
  1275. Item number. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  1276. Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  1277. License. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  1278. Main Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1279. Maintenance
  1280.      Resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1281. Name
  1282.      resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1283. Network. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  1284. Non-Schedule Days. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  1285. Note 1
  1286.      resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  1287. Note 2
  1288.      resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  1289. Phase Descriptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  1290. Printer
  1291.      configure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
  1292. Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1293.      clone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  1294. Project Description. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
  1295. Project Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
  1296. Project Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
  1297. Project Parameters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
  1298. Quick-input. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9, 20
  1299. Rate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1300. Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  1301. Reindex. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  1302.                            I N D E X
  1303.  
  1304.  
  1305. RepOrts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9, 21
  1306. Resource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9, 17
  1307.      clone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  1308. Sample . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4, 11
  1309. Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1310.      generation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  1311.      screen display. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  1312. Source
  1313.      resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  1314. Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  1315. Successor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  1316. Task . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1317.      assigning succesors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  1318.      entering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  1319.      numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  1320.      schedule maintenance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  1321. Task number. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  1322. Task Parameters. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  1323. Tasks
  1324.      completed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  1325. Time
  1326.      estimated . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  1327.      new estimate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  1328.      to-date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  1329. Type
  1330.      resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1331. Upgrading. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
  1332. Usage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1333. Utilities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9, 23
  1334. Weekends . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  1335.