home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / ezldgr31.zip / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-07-15  |  32KB  |  583 lines

  1.  
  2.     
  3.                         Bruce Foreman Photography
  4.                              2643 University
  5.                            San Angelo TX 76904
  6.  
  7.  
  8.         This package may be freely copied and given to others, placed on 
  9.     computer bulletin boards, and transmitted providing no charge is 
  10.     made, the programs are not altered in any way, and the EXPENSE,  and 
  11.     SALES  programs, the CONFIGuration program, sample configuration 
  12.     files and documentation files all are included in the distribution 
  13.     disk/archive. 
  14.  
  15.         This software package is distributed in the "Try Before You Buy"  
  16.     concept and persons finding it suitable to use are requested to send 
  17.     payment of $35.00 to the address above. 
  18.  
  19.         A license to use this software package for 30 days in order to 
  20.     determine suitability for use is granted.  If either or both main 
  21.     programs are still in use after the 30 day period it should be 
  22.     assumed that it has been found suitable and the program should be 
  23.     registered by sending one $35.00 payment. 
  24.  
  25.         Upon receipt of payment, the latest versions without the shareware 
  26.     notice screen and delay will be sent by mail on 5 1/4 floppy disk along 
  27.     with any new utilities that have been developed since this version. 
  28.  
  29.  
  30.                              Warranty
  31.  
  32.         No warranty of any kind is in effect.  No liability or 
  33.     responsibility for any damages of any nature arising from the 
  34.     installation or use of this software is acknowledged or assumed.  You 
  35.     use this software at your own risk. 
  36.                             
  37.                            Introduction
  38.  
  39.          I needed a simple easy to use single entry accounting program that 
  40.     would not tie me or any of my employees up for long tedious sessions of 
  41.     data entry.  All of the ledger and accounting packages I looked at were 
  42.     either "overkill" being far more intensive than I needed, or were so 
  43.     incredibly complex to setup and use, with tedious and detailed data 
  44.     entry to the point where it seemed far sinpler to do things the old 
  45.     fashioned way. 
  46.  
  47.          This program offers several advantages in simplicity and ease of 
  48.     use that make it worth looking over and trying if you also would like 
  49.     something far less complex than conventional ledger packages. 
  50.  
  51.          All commands and functions are accessed from one main menu and are 
  52.     simple to understand and use.  Data files may be used for annual, 
  53.     quarterly, or monthly accounting periods and when "closed" simply need 
  54.     to be saved to floppy, or renamed from DOS to be saved for later 
  55.     reference and "audit".  Data files are simple ASCII text files and may 
  56.     be directly edited with any ASCII capable word processor if needed 
  57.     (providing line entry format is not altered).  All math "summaries" are 
  58.     recalculated from "scratch" each time, insuring that sum errors do not 
  59.     persist after the original ledger line item is corrected. 
  60.  
  61.          The EXPENSE module tracks business checkbook expenditures by 
  62.     expense account, keeps up with the checkbook balance, and has one 
  63.     account for a daily or weekly consolidated sales figure so that each 
  64.     summary requested also provides a profit/loss picture.  This module 
  65.     provides you with one collection point for sales/collections, 
  66.     deposits, and expense items; and then with one summary command tells 
  67.     what the total collections were, total deposits, total expenses by 
  68.     category, and then subtracts the expenses from collections to give 
  69.     you a profit/loss figure along with all expenditures subtracted from 
  70.     deposits to give you current checkbook balance. 
  71.     
  72.         The SALES module functions in a similar manner to record 
  73.     individual sales transactions (as they occur if desired) and even 
  74.     provides for recording recievable or balance due amounts.  Each 
  75.     summary provides a total recievables amount showing how much is due 
  76.     in from clients with unpaid balances. 
  77.    
  78.         It doesn't get any simpler.
  79.  
  80.                             Capacity
  81.  
  82.         Versions of the main program have been tested with between 900 and 
  83.     940 transaction items in memory.  Some intermittent "choking" was 
  84.     encountered at somewhere around 920-928 items so the capacity has been 
  85.     limited to 900 items.  In my own studio business I seemed to be writing 
  86.     about 400 checks annually and might have been able to squeeze in a 
  87.     whole year of entries (counting sales/collections--entered as a single 
  88.     daily figure-- and deposit transactions) if the present capacity had 
  89.     been there.  But I had the earlier versions limited to 450 items due to 
  90.     limited memory on the computer I started out with, so I ran the data 
  91.     files on a quarterly basis.  At my current activity levels everything 
  92.     fits in one annual data file as it probably will with most small 
  93.     business ventures. 
  94.  
  95.  
  96.                             Setup
  97.  
  98.         EXPENSE.EXE is the studio, photographer or any small business 
  99.     program with an account for Collections/sales provided, and expense 
  100.     account categories useful to any small business.  SALES.EXE is an 
  101.     expanded sales/collections oriented program designed for use 
  102.     alongside the EXPENSE.EXE module.  EXPENSE.CFG is the 
  103.     configuration file read by the EXPENSE.EXE program as it 
  104.     initializes.  The sample .CFG file provided is studio and  
  105.     photographic defined because that was my business.  SALES.CFG is the 
  106.     configuration file read by the the SALES.EXE pregram as it starts 
  107.     up.  The expense names are easily edited to suit your needs with the 
  108.     CONFIG.EXE module which edits the .CFG files for both programs. 
  109.  
  110.         To install on a hard drive simply create the directory the programs 
  111.     and data files will be in and extract them into it from the archive or 
  112.     copy them over from the distribution diskette.  Put all files in the 
  113.     same directory. 
  114.   
  115.         For floppy disk operation, copy all the files extracted from the 
  116.     archive over to a bootable floppy with COMMAND.COM on it.  Everything 
  117.     including the data files the programs will create should fit 
  118.     comfortable on a single floppy disk. 
  119.  
  120.          The first thing you must do to initialize the software is to use 
  121.     the configuration module.  EXPENSE.EXE and SALES.EXE will not 
  122.     function without the respective .CFG data file to read in on 
  123.     execution.  So type CONFIG at the DOS prompt and at the menu load in 
  124.     the sample configuration provided.  If for some reason the .CFG file 
  125.     is missing or corrupted all you need to do is make a new one.  Use 
  126.     the change options on the menu and save the results or type in the 
  127.     following example using any ASCII word processor.  The best way is 
  128.     to use the CONFIG.EXE module as it provides warnings with each 
  129.     reserved account for each of the 2 program versions.  If you must 
  130.     create the configuration with an ASCII word processor DO FOLLOW THE 
  131.     WARNINGS ON USE AND NAMING OF RESERVED ACCOUNTS in the 
  132.     documentation. 
  133.  
  134.                      Sample EXPENSE.CFG file:
  135.  
  136.     Your business name                  
  137.      7 
  138.      0 
  139.      15 
  140.     Advertising.........
  141.     Production supplies.
  142.     Collections & sales.
  143.     Deposits............
  144.     Equipment repairs...
  145.     Freight & Postage...
  146.     Lease/mort & util...
  147.     Personal withdrawal.
  148.     Insurance...........
  149.     Payroll.............
  150.     Shop/accessories....
  151.     Lab & finishing.....
  152.     Miscellaneous.......
  153.     Taxes...............
  154.  
  155.          Everything is left justified.  The 7, 0, & 15 are display colors 
  156.     setting white text, black background, and high intensity white hilite 
  157.     characters.  These may changed to any color setup that will work with 
  158.     your display.  Account names have to be a 20 character field and should 
  159.     be filled out with trailing periods as shown above.  The business name 
  160.     can be any length that will fit in its place on the EXPENSE.EXE main 
  161.     menu screen. 
  162.   
  163.         A WORD OF CAUTION IS IN ORDER HERE!  DO NOT CHANGE THE NAME OF 
  164.     ACCOUNT D IN THE EXPENSE PROGRAM'S CONFIGURATION FILE!!!!  Account 
  165.     D is reserved for DEPOSITS to the checking account and all amounts in 
  166.     account D are added to the checking account balance instead of being 
  167.     deducted.  
  168.  
  169.          Also ***DO NOT*** CHANGE THE NAMES OF ACCOUNT C (for 
  170.     collections/receipts/sales), OR ACCOUNT H (for personal expenditures 
  171.     not business related or deductible) to anything that might confuse 
  172.     their purpose. Account C will simply accumulate a total of recieved 
  173.     monies and all business deductible accounts will be subtracted from 
  174.     the account C total to provide a profit/loss figure.  Account H will 
  175.     accumulate a personal expenditure total, amounts will deduct from 
  176.     the checking account balance but will not figure into the 
  177.     profit/loss calculation. 
  178.  
  179.         The first time you run the program for each accounting period you 
  180.     have to start a new data file.  Usually you will want to transfer in 
  181.     your current and beginning checkbook balance.  For the ACCOUNT code use 
  182.     "$" rather than "D".  "$" will accumulate or add into the checkbook 
  183.     balance but will not count as a deposit so that in summaries your 
  184.     deposits for the period will be accurate. 
  185.  
  186.          Then you are ready to begin entering ledger items.  Be sure to 
  187.     save the file frequently so that in case of power failure or other 
  188.     problem with the computer you don't lose data.  I save about every 10 
  189.     entries during a long "catch up" session. 
  190.  
  191.                                Data Format
  192.  
  193.          Each time you use this checkbook program you are asked to input 
  194.     the date in month-day-year (mm-dd-yyyy) format.  Pressing <ENTER> or 
  195.     the return key will cause the system date from the clock to be 
  196.     automatically entered.  The "item" entry routine uses the first 5 
  197.     characters of the system date (mm-dd) for the date of the transaction.  
  198.     If you are making the entry on the same day as the system date pressing 
  199.     the "d" key will automatically use the "mm-dd" part of the system date 
  200.     for input.  The "@" key from the main menu allows you to change this 
  201.     date if you are inputting several items with the same date but diffrent 
  202.     from the system date. 
  203.  
  204.     DATE:  (mm-dd) format - **CAUTION**  Be sure to use a - between the two 
  205.     digits of month and two digits of day.  Any other character may affect 
  206.     date sort and search functions. 
  207.  
  208.     ITEM #:  This must be unique for each item.  For the first check in a 
  209.     new data file enter the actual check number.  From that point on until 
  210.     you begin using a new data file the computer will assign the next 
  211.     number when you enter the "n" character at this prompt.  If you need to 
  212.     skip one (voided check or lost check) manually enter the correct check 
  213.     number for that item and the program will pick up the sequence from 
  214.     there.  For other transactions (sales, collections, and deposits, enter 
  215.     the "#" and the program will use a separate "one up" number series for 
  216.     those.  Your current position in each of these "number stacks" is saved 
  217.     each time the data file is saved.  When you use the Change command from 
  218.     the main menu, it depends on each item number in the file being unique.  
  219.  
  220.     NAME:  25 character spaces are allowed for this.  For each check 
  221.     written to the same party use identical spelling so the LIST by name 
  222.     function finds all of them. 
  223.  
  224.     ACCOUNT:  Use single alphabetic characters.  The ACCOUNTS command at 
  225.     the main menu will show you the programmed account names and single 
  226.     letter codes.  ACCOUNT "C" is reserved for Sales or Collections and 
  227.     does NOT sum or affect any of the other amounts.  ACCOUNT "D" is 
  228.     reserved for deposits to your checking account balance and "adds in", 
  229.     increasing the balance.  ACCOUNT "H" is reserved for personal (non 
  230.     business expense) withdrawals/purchases and is subtracted from the 
  231.     balance but does not sum into the business debits total.  Do NOT use 
  232.     these ACCOUNTS for anything else or you will not get accurate 
  233.     summaries. 
  234.  
  235.         SUBACCOUNT:  Use single letter codes here too.  The same subaccount 
  236.     code letter cannot be used with more than one account.  I use "G" for 
  237.     Rent/Utilities ACCOUNT.  "R" as a SUBACCOUNT code for the rent/lease/or 
  238.     mortgage payment, and "U" as SUBACCOUNT code for all utilities.  I 
  239.     cannot use "R" in another ACCOUNT for "repairs" because it is already 
  240.     in use in ACCOUNT "G".  The SUBACCOUNT is as much an alternate account 
  241.     as it is a subaccount.  Pressing the <ENTER> key places an "*" in this 
  242.     field if you don't need a code there. 
  243.  
  244.         AMOUNT:  This is entered in the familiar ####.## format to two 
  245.     decimal places.  Do not use the dollar sign or commas.  
  246.  
  247.  
  248.                         GENERAL STUFF (EXPENSE.EXE)
  249.  
  250.          SUMMARIES:  Selecting this from the main menu prompts for a month 
  251.     (1-12) or 0 for a summary of the whole file.  The whole file is scanned 
  252.     from the first item, if a month was specified items not matching that 
  253.     month are ignored otherwise each item amount is added to the 
  254.     appropriate account balance and the totals are printed to the screen at 
  255.     the end of the scan.  Business expenses are all totaled (excluding 
  256.     personal expenditure), deposits are totaled, business expenses 
  257.     subtracted from total collections, and if the summary is for the whole 
  258.     file all expenditures are subtracted from the checkbook balance.  
  259.  
  260.     If the summary is for a month, the checkbook balance is zeroed out and 
  261.     a file summary should then be done to recalculate it. 
  262.  
  263.     Also be aware that the business debits total on a monthly SUMMARY may 
  264.     not agree with the debits total for a LISTing by period function for 
  265.     the same month.  In the SUMMARY personal expenditures (account "H") do 
  266.     NOT figure as a "business" debit, the idea being to present summarized 
  267.     figures showing business expenditures deducted from business receipts 
  268.     to show a profit/loss figure.  In the LISTing of transactions by month 
  269.     the total debits is just that, ALL debits without regard for type or 
  270.     purpose.  The SUMMARY gives you an overall "business" picture at a 
  271.     glance, while the LISTing is just that...A total general listing.  
  272.  
  273.     
  274.         FILENAMES:  I've tried for a middleground between simplicity and 
  275.     flexibility here.  Each of the programs uses two "canned" filenames 
  276.     (the first two on the SAVE and LOAD screens), SPECIAL allowing you to 
  277.     define a unique filename, and EMERG for just what it implies-an 
  278.     emergency save to get data to disk without overwriting the last loaded 
  279.     version.  Do not use an extension when typing the filename for load or 
  280.     save functions because the program assigns its own and if you add one 
  281.     it will cause a program error.  The expense version assigns a .BUS 
  282.     extension to data file filenames and looks for the same when loading 
  283.     them in from disk.  The directory function from the main menu screens 
  284.     out all other filename extensions and only displays those data files 
  285.     available for the program to work with.  The extension used by the 
  286.     sales program is .INC and both function in the same manner. 
  287.  
  288.         PAYROLL / SALARIES ACCOUNT:  Depending on how you want to handle 
  289.     it, there can be one complication with this one.  If you have a payroll 
  290.     you are responsible for withholding FITW and FICA.  When you write a 
  291.     check to deposit your payroll taxes in an approved depository or to 
  292.     remit payroll taxes to the IRS remember that part of that check is 
  293.     really payroll money withheld from your employee's salary (ACCOUNT J) 
  294.     and the rest is your tax "contribution" (ACCOUNT N).  The way I used to 
  295.     keep my data straight was to enter the data as if I were writing two 
  296.     separate checks for payroll tax, one for the amount withheld from all 
  297.     my employees and allocated to ACCOUNT J (Payroll) and one for my 
  298.     portion and the amount identified as ACCOUNT N (Taxes).  I used the 
  299.     correct check number for one entry and the next "1 up number" for 
  300.     deposits, etc for the second entry (being sure to reference the "true" 
  301.     check number in the NAME field).  This is necessary because each ledger 
  302.     item number MUST be unique for the CHANGE routine to be able to access 
  303.     it if you need to use that CHANGE command.  This method will work for 
  304.     any situation where you have to "split" a check between two accounts. 
  305.  
  306.         Still another way is to go ahead and use the correct same check 
  307.     number on both entries and realize you will have to use an ASCII word 
  308.     processor to edit changes in those if necessary. 
  309.          
  310.                            
  311.                           The SALES Module
  312.  
  313.                             Introduction
  314.  
  315.          What the sales ledger program does is to provide you with a way to 
  316.     log individual sales transactions, identifying them by client name and 
  317.     product or department.  One summary command tells you total sales in 
  318.     each department and then grand total, summary is either total file 
  319.     period or month. In addition selective listings of transactions by 
  320.     month, date, client name, or sales department may be made at any time, 
  321.     dollar amounts are summed with each summary or listing.  A way is also 
  322.     provided for amounts recievable (balance due) to be entered as a 
  323.     transaction and each total file summary recalculates your total 
  324.     recievables. 
  325.  
  326.                        Sales Ledger Setup
  327.  
  328.         SALES.EXE is the small business transaction ledger program, 
  329.     CONFIG.EXE is the program used to assign the sales account or sales 
  330.     department names and color display parameters.  SALES.CFG is the 
  331.     configuration file read by the SALES.EXE program as it initializes.  
  332.     The sample .CFG file provided is studio and photographic defined 
  333.     because that was my business.  The account names are easily edited to 
  334.     suit your needs. 
  335.   
  336.          The first thing you must do to initialize the software is to use 
  337.     the configuration module.  SALES.EXE will not function without a 
  338.     SALES.CFG data file to read on execution.  So type CONFIG at the DOS 
  339.     prompt, select the sales transaction ledger option and at the menu load 
  340.     in the sample configuration provided.  If for some reason the SALES.CFG 
  341.     file is missing or corrupted all you need to do is make a new one.  
  342.     Either use the change options on the menu and save the results or type 
  343.     in the following example using any ASCII word processor. 
  344.  
  345.                      Sample SALES.CFG file:
  346.  
  347.     Your business name                  
  348.      7 
  349.      0 
  350.      14 
  351.     Portrait............
  352.     Wedding photography.
  353.     Senior & graduation.
  354.     School days pkgs....
  355.     Copy & restoration..
  356.     Social functions....
  357.     Commercial..........
  358.     Passport & ID.......
  359.     ....................
  360.     ....................
  361.     ....................
  362.     ....................
  363.     Miscellaneous.......
  364.     Recievables.........
  365.  
  366.          Everything is left justified.  The 7, 0, & 15 are display colors 
  367.     setting white text, black background, and high intensity white hilite 
  368.     characters.  Account names have to be a 20 character field and should 
  369.     be filled out with trailing periods as shown above.  The business name 
  370.     can be any length that will fit in its place on the SALES.EXE main menu 
  371.     screen. 
  372.   
  373.          A WORD OF CAUTION IS IN ORDER HERE!  DO NOT CHANGE THE NAME OF 
  374.     ACCOUNT N IN THE PROGRAM'S CONFIGURATION FILE to anything that might 
  375.     confuse its purpose!!!! 
  376.    
  377.     Account N is reserved for RECIEVABLES or BALANCE DUE entries and 
  378.     amounts in this account do not add into summary subtotals and grand 
  379.     totals.  
  380.  
  381.          The first time you run the program for each accounting period you 
  382.     have to start a new data file.  If this is the first time you are using 
  383.     the program all you need to do is begin entering transaction line items 
  384.     and then save the file using one of the first two choices on the save 
  385.     menu.  If you have an existing file for the period just ending and it 
  386.     has unpaid recievable/balance due entries all you need to do is select 
  387.     the TRANSFER recievables to new file option at the main menu.  The 
  388.     current file in memory will be scanned for recievables and any such 
  389.     will be renumbered and then written to a filename TRANSFER.INC.  Heed 
  390.     the warning about NOT SAVING the old file after doing this scan, and 
  391.     load in the TRANSFER file to begin entering new transactions. 
  392.  
  393.         NOTE:  If you have just ended December and the new file will begin 
  394.     with January 1st, use an ASCII editor or the CHANGE command to edit the 
  395.     new TRANSFER.INC file.  Change all the month part of the date on the 
  396.     recievables to 00 and enter the month the recievable was incurred in 
  397.     the last part of the date.  A receivable generated on October 13 in the 
  398.     old year carrying the date 10-13 should be changed to 00-10.  The 
  399.     reason for this is to keep the old date from being thought to be 10-13 
  400.     in the current year by the sort by date routine.  All recievables 
  401.     carried over from the previous year with 00-mm date format will sort at 
  402.     the beginning of the file and be less confusing. 
  403.  
  404.         BEFORE doing this be sure you have copied the old file to another 
  405.     disk or directory because the first time you save the TRANSFER file 
  406.     using the standard save filenames the old file will be overwritten. 
  407.  
  408.         Then you are ready to begin entering ledger items.  Be sure to save 
  409.     the file frequently so that in case of power failure or other problem 
  410.     with the computer you don't lose data.  I save about every 10 entries 
  411.     during a long "catch up" session. 
  412.  
  413.                                Data Format
  414.  
  415.          Each time you use this transaction program you are asked to input 
  416.     the date in month-day-year (mm-dd-yyyy) format.  Pressing <ENTER> or 
  417.     the return key will cause the system date from the clock to be 
  418.     automatically entered.  The "item" entry routine uses the first 5 
  419.     characters of the system date (mm-dd) for the date of the transaction.  
  420.     If you are making the entry on the same day as the system date pressing 
  421.     the "d" key will automatically use the "mm-dd" part of the system date 
  422.     for input.  The "@" key from the main menu allows you to change this 
  423.     date if you are inputting several items with the same date but diffrent 
  424.     from the system date. 
  425.  
  426.         DATE:  (mm-dd) format - be sure to use a dash (-) between the 2 
  427.     digits of month and day of month.  Any other delimiting character may 
  428.     interfere with date sort and search functions.
  429.   
  430.         ITEM #:  This must be unique for each item.  Normally the program 
  431.     takes care of this for you as you use the "n" key.  If you manually 
  432.     enter a number out of sequence the next use of the "n" key will pick up 
  433.     with 1 number over the manual entry you just made.  To return to the 
  434.     old sequence manually enter the item number the system needs to restore 
  435.     the count in the old sequence.  If you use the Change command from the 
  436.     main menu, it depends on each item number in the file being unique.  
  437.  
  438.         NAME:  25 character spaces are allowed for this.  For each 
  439.     transaction that applies to the same party use identical spelling so 
  440.     the LIST by name function finds all of them. 
  441.  
  442.         ACCOUNT:  Use single alphabetic characters.  The ACCOUNTS command 
  443.     at the main menu will show you the programmed account names and single 
  444.     letter codes.  ACCOUNT "N" is reserved for Recievables or Bal due and 
  445.     does NOT sum or affect any of the other amounts.  Do NOT use this 
  446.     ACCOUNT for anything else or you will not get accurate summaries. 
  447.  
  448.         SUBACCOUNT:  Use single letter codes here too.  The subaccount 
  449.     should be used ONLY if the primary account is "N" for a recievable or 
  450.     balance due entry.  Its ONLY purpose in the sales transaction ledger is 
  451.     to have a place to store the main sales account or department code for 
  452.     later use.  Pressing the <ENTER> key places an "*" in this field if you 
  453.     don't need a code there. 
  454.  
  455.         AMOUNT:  This is entered in the familiar ####.## format to two 
  456.     decimal places.  Do not use the dollar sign.  
  457.  
  458.  
  459.                           GENERAL STUFF (SALES.EXE)
  460.  
  461.         SUMMARIES:  Selecting this from the main menu prompts for a month 
  462.     (1-12) or 0 for a summary of the whole file.  The whole file is scanned 
  463.     from the first item, if a month was specified items not matching that 
  464.     month are ignored otherwise each item amount is added to the 
  465.     appropriate account balance and the totals are printed to the screen at 
  466.     the end of the scan.  All accounts or departments EXCEPT recievables 
  467.     are then added for a grand total. 
  468.  
  469.         If the summary is for a month, the recievables amount becomes that 
  470.     of the month concerned and a total file summary should be done when you 
  471.     are finished with the monthly data so the total recievables displayed 
  472.     on the main menu screen for the whole file is recalculated. 
  473.  
  474.         RECIEVABLES:  My purpose in programming this account was to provide 
  475.     a way to tell me at a glance how much money was due in if I could get 
  476.     folks to pay their balances due.  Here is how I used this account: 
  477.  
  478.         Client placed an order but did not have funds to prepay in full.  I 
  479.     accepted 50% down with balance considered due when the order was ready 
  480.     for pickup.  I entered one sales transaction reflecting the payment 
  481.     made with the correct sales dept/account code in the ACCOUNT field, 
  482.     then a second entry with account code "N" in that field, the sales 
  483.     dept/account code in the SUBACCOUNT field, and the amount of the 
  484.     remaining balance to be paid later. 
  485.  
  486.         When the client came in to pick up the order and pay the balance, 
  487.     we first did a name search on the client to list the entries on the 
  488.     screen, noted the item number of the recievable (Account code "N") 
  489.     entry and used the CHANGE command on the main menu to access and edit 
  490.     the entry.  Changing the date to the current date, the account code 
  491.     from "N" to the appropriate sales dept code (seeing it stored in the 
  492.     subaccount field helps!) and reentering all other items as is makes it 
  493.     a current sales transaction entry.  
  494.  
  495.         Then a file summary will recalculate the recievables figure and a 
  496.     SORT by date when you have time to let the computer do this for a few 
  497.     minutes is all that remains to be done. 
  498.  
  499.  
  500.              EDITING THE DATA FILE WITH AN ASCII WORD PROCESSOR
  501.  
  502.  
  503.         If you're using multitasking with limited memory, or your word 
  504.     processor uses lots of memory this may not work. 
  505.  
  506.         First SAVE the file.  Then switch to another window or memory 
  507.     partition. Invoke your ASCII word processor and make the necessary 
  508.     changes, exit the word processor, and switch back to the original 
  509.     window or partition and the main menu of the EXPENSE.EXE program.  Use 
  510.     the LOAD file command to load back the edited file and you're ready to 
  511.     continue. 
  512.  
  513.  
  514.                          Emergency Procedures
  515.  
  516.          I've been using these programs in some form or other since 
  517.     sometime in 1983 without disastrous data loss by observing a few 
  518.     "safety" precautions.  Frequent backup is a good idea with any data you 
  519.     don't want to lose and periodically I simply copy the data files 
  520.     generated by these programs off to a floppy disk.  
  521.  
  522.          But in the course of normal data entry, something may cause you to 
  523.     suspect that something has gone wrong and the integrity of data in 
  524.     memory comes under question.  Since the entire working data file is in 
  525.     memory this can be a matter of real concern.  One thing you can do is 
  526.     to use the LIST All items function from the main menu and in most cases 
  527.     simply examining the listed entries should reassure you that the data 
  528.     is sound.  
  529.  
  530.          If there is any lingering doubt and you have entered quite a few 
  531.     items without periodic saves then save the file using the EMERGency 
  532.     filename.  This will allow you to save the file for examination with a 
  533.     word processor or utility such as Vernon Buerg's LIST.COM without 
  534.     overwriting the definitely uncorrupted file loaded in at the beginning 
  535.     of your data entry session. 
  536.  
  537.         Just remember, make periodic saves and if you suspect something has 
  538.     gone wrong save using the EMERGency filename so as not to corrupt the 
  539.     original file on disk.  
  540.  
  541.                      Programming Concepts
  542.  
  543.         There are better methods and better code to accomplish a ledger 
  544.     program than what has been used here.  But the main thrust was to keep 
  545.     things simple.  Random access disk files allow more flexibility with 
  546.     the data, but can be more prone to data corruption and loss as the size 
  547.     of the file grows.  The sequential file format I've used is far 
  548.     simpler, much less prone to "disaster", and is easily edited with ASCII 
  549.     editors once the format is fully understood. 
  550.  
  551.         The search code in the LIST by name routine could have used an 
  552.     INSTR function and been capable of finding the the search string in the 
  553.     middle of the name text.  More efficient but then the tabulation of 
  554.     dollars involved could be affected by "irrelevant finds".  Staying with 
  555.     a left justified search string allows a better shot at having the name 
  556.     search find only valid target transactions and helps keep the sum more 
  557.     accurate. 
  558.  
  559.         I've implemented diffrent software packages to do what these 3 
  560.     versions do, considered one of the high dollar "vertical application" 
  561.     do everything studio packages till I saw one in use at a friends 
  562.     studio, and I kept coming back to this approach.  My staff easily 
  563.     caught on to the use of the SALES ledger as a computer "cash register" 
  564.     and the use of PC-FILE to create and maintain detailed client records.  
  565.     I maintained the business checkbook using a much cruder version of the 
  566.     EZLEDGER module and put the household checking account on an older 
  567.     version of CHEKBOOK.  Of course now I use the latest versions you are 
  568.     looking at.
  569.  
  570.         At the end of each quarter the file summary of the SALES program 
  571.     gave me in seconds the info I needed to do my quarterly sales tax 
  572.     return, now the C account on the EXPENSE file summary can do the 
  573.     same thing.  A hardcopy printout of the LIST by month function of 
  574.     the SALES ledger can provide a monthly sales transaction report for 
  575.     files that should fill any requirement for a "register" tape.  The 
  576.     same LIST by date printout gives you a "fileable" daily sales report 
  577.     if you need to use that in your business structure. 
  578.      
  579.          Playing with the sample data files enclosed should give you a feel 
  580.     for how the various features work and suggest specific applications in 
  581.     your situation.  
  582.  
  583.