home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / dms.zip / DMS.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-05-22  |  74KB  |  1,566 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.                           DATA MANAGEMENT SYSTEM
  25.  
  26.                                USER'S MANUAL
  27.  
  28.                                 VERSION 2.2
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.                               COPYRIGHT 1990
  34.  
  35.                          THOMAS SOFTWARE SERVICES
  36.  
  37.  
  38.                              TABLE OF CONTENTS
  39.                              -----------------
  40.  
  41. TOPIC                                                          PAGE
  42. -----                                                          ----
  43. Function of Data Management System software ...................  3
  44. Registration instructions .....................................  3
  45. Benefits of registration ......................................  3
  46. Contents of DMS program disk ..................................  4
  47. Backing up DMS program disk ...................................  5
  48. Instructions for running DMS demo .............................  5
  49.        Starting demo ..........................................  5
  50.        Monitor Configuration screen ...........................  5
  51.        Banner page ............................................  5
  52.        DEALERS default demo database ..........................  6
  53.        Database Record Display screen commands ................  7
  54.        Using Next Record command ..............................  8
  55.        Using Previous Record command ..........................  8
  56.        Using Jump command .....................................  8
  57.        Using Find command .....................................  9
  58.        Using Sort command ..................................... 11
  59.        Using Date Scan command ................................ 12
  60.        Using Print command from Display Mode .................. 14
  61.        Using Print command from Find Mode ..................... 15
  62.        Using Print command from Sort Mode ..................... 16
  63.        Using Print command from Date Scan Mode ................ 17
  64.        Using Add command ...................................... 18
  65.        Using Edit command ..................................... 20
  66.        Using Delete command ................................... 22
  67.        Using DataBase command ................................. 22
  68.        Using Quit command ..................................... 23
  69. Instructions for installing the DMS program ................... 24
  70. Instructions for running the DMS program ...................... 26
  71. Building the Database Name File ............................... 26
  72. Building the Database Configuration Files ..................... 26
  73. Switching Database Sets ....................................... 29
  74. Database Configuration Change Warning ......................... 30
  75. DMS Registration Form ......................................... 31
  76.  
  77. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page  3
  78.  
  79. Function of the Data Management System Software :
  80. -------------------------------------------------
  81.        DMS is a user friendly database record handling system. The program 
  82. utilizes a set of four data storage files to maintain user records. Each 
  83. database file can be best utilized when its records all share a common 
  84. grouping criteria. Each file may be thought of as a file cabinet 
  85. containing information on the same general subject, which can be searched, 
  86. sorted, or manipulated at will.
  87.  
  88.        Using DMS, a salesman can quickly retrieve a client record to make 
  89. important updates or check on contact dates. Client records can be sorted 
  90. by any criteria to give conventient sorted lists by city, zip code, 
  91. contact date, market, etc. Records can be retrieved using any database 
  92. field or portion of a field.
  93.  
  94.        DMS is equally applicable to many other business or personal data 
  95. handling needs and there's no need to memorize complicated command strings 
  96. using control functions. Applicable commands are always displayed on the 
  97. screen for easy reference and consist of only one key stroke each.
  98.  
  99.        With DMS, there's no waiting to load and unload databases. All four 
  100. databases are always instantly available online. The user can shift 
  101. between databases at any time with the ease of a single key stroke. 
  102. Additionally, there is never a danger of losing valuable new database 
  103. additions due to power failure, program error, or user error; all data 
  104. records are stored on disk at all times for maximum database protection.
  105.  
  106. Registration Instructions :
  107. ---------------------------
  108.        DMS is distributed under the ShareWare concept; however, the 
  109. software is copyrighted. Consequently, you may review, try out, test, and 
  110. copy the program freely, but if you decide to use this product you are 
  111. required to become a registered user. To register, send your name, mailing 
  112. address, company name (if appropriate), and $50 for the registration fee 
  113. to :
  114.  
  115.                Thomas Software Services
  116.                145 Anneswood Road
  117.                Martinez, Ga. 30907
  118.  
  119.        Please use the Registration Form at the back of this manual.
  120.  
  121. Benefits of Registration :
  122. --------------------------
  123.        There are a number of benefits to be gained by becoming a 
  124. registered DMS user. First, you have a legal obligation to do so under the 
  125. U.S. copyright laws. Secondly, upon registration, users will be mailed the 
  126. latest version of the DMS program and will be notified of any updates to 
  127. the program, which they may obtain for a nominal upgrade charge. In 
  128. addition, registered users may obtain technical assistance with any 
  129. questions they may have concerning this product. Upon registration, the 
  130. user will receive a registered copy of the program, the latest version of 
  131. the DMS User's Manual, a description of the future upgrade plans for the 
  132. product, and a copy of the technical assistance form.
  133.  
  134. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page  4
  135.  
  136. Contents of DMS Program Disk :
  137. ------------------------------
  138.        The DMS program disk contains the following files.
  139.  
  140.                 1) DMS.EXE      - This is the executable program.
  141.  
  142.                 2) DEMO.BAT     - This is the batch command file which
  143.                                   runs the DMS demo.
  144.  
  145.                 3) DEMO.DBN     - This file contains the names of the
  146.                                   databases to be used in the DMS demo.
  147.  
  148.                 4) DEALERS.CON  - This is the DEALERS database
  149.                                   configuration file, which defines the
  150.                                   database fields.
  151.  
  152.                 5) JOBBERS.CON  - This is the JOBBERS database
  153.                                   configuration file, which defines the
  154.                                   database fields.
  155.  
  156.                 6) WAREHOUS.CON - This is the WAREHOUS database
  157.                                   configuration file, which defines the
  158.                                   database fields.
  159.  
  160.                 7) OTHERS.CON   - This is the OTHERS database
  161.                                   configuration file, which defines the
  162.                                   database fields.
  163.  
  164.                 8) DEALERS.TMP  - This is the demo DEALERS database. The 
  165.                                   actual database name is DEALERS.DBF.
  166.  
  167.                 9) JOBBERS.TMP  - This is the demo JOBBERS database. The 
  168.                                   actual database name is JOBBERS.DBF.
  169.  
  170.                10) WAREHOUS.TMP - This is the demo WAREHOUS database. The 
  171.                                   actual database name is WAREHOUS.DBF.
  172.  
  173.                11) OTHERS.TMP   - This is the demo OTHERS database. The 
  174.                                   actual database name is OTHERS.DBF.
  175.  
  176.                12) DMS.DOC      - This is the DMS user's manual.
  177.  
  178.        The DMS Demo utilizes 4 temporary databases DEALERS.TMP, 
  179. JOBBERS.TMP, WAREHOUS.TMP, and OTHERS.TMP. After each Demo session the 
  180. temporary databases are restored to their original state so that the user 
  181. will always have the same databases to practice against. These databases 
  182. represent a typical auto parts salesman's application of the DMS program. 
  183. Each user of the DMS program can construct his own set of databases 
  184. containing any group of data fields desired. Database set up will be 
  185. explained later in the manual in the sections entitled "Building the 
  186. Database Name File" and "Building the Database Configuration Files."
  187.  
  188.  
  189. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page  5
  190.  
  191. Backing Up DMS Program Disk :
  192. -----------------------------
  193.        Before running the DMS Demo, or DMS itself, the user should make a 
  194. backup copy of the program disk. Consult your DOS User's Guide for 
  195. instructions on making disk backups. This will insure that you will always 
  196. have a good working copy of the DMS program. After making the backup, put 
  197. the original program disk in a safe place and use the backup disk for the 
  198. DMS Demo and installation.
  199.  
  200. Instructions For Running DMS Demo :
  201. -----------------------------------
  202.  
  203. Starting Demo :
  204. ---------------
  205.        To start the DMS Demo follow these instructions.
  206.  
  207.                 1) Place the DMS floppy disk in drive "A".
  208.                 2) Change the current default device to drive "A".
  209.                        C:>A:<cr>
  210.                        A:>
  211.                 3) Type DEMO and hit the "Enter" key.
  212.                        A:>DEMO<cr>
  213.  
  214. Monitor Configuration Screen :
  215. ------------------------------
  216.        This is the first screen that DMS displays. This screen allows you 
  217. to configure the program's output for monochrome or color monitors. You 
  218. will be asked to indicate your type of video monitor. If you have a black 
  219. and white, amber, green, or other monochrome monitor select "M" for 
  220. monochrome. If you have a color monitor select "C" for color. This screen 
  221. is displayed by DMS only one time. Once DMS has the required configuration 
  222. data it never needs to ask again.
  223.  
  224. Banner Page :
  225. -------------
  226.        The Banner page is the first screen normally displayed by DMS. The 
  227. Banner page will be displayed second by the Demo since DMS needs to 
  228. determine the type of video monitor you have. The Demo program does not 
  229. permanently save your input; therefore, each time it is run the Monitor 
  230. Configuration screen will be displayed first. The Banner page contains the 
  231. following information.
  232.  
  233.                 1) The program name.
  234.                 2) The Shareware Program Registration Number.
  235.                 3) The programmer credits.
  236.                 4) The copyright announcement.
  237.                 5) The version number of the DMS program on this disk.
  238.                 6) The revision date for this version number.
  239.                 7) The ShareWare announcement.
  240.                 8) Directions for accessing this manual, DMS.DOC.
  241.  
  242.        The user exits from the Banner page by hitting the "ENTER" key.
  243. The DMS program then checks to determine if the user has defined and 
  244. configured a database. If so, DMS will display the first record of the 
  245. database, or if no records have been stored in the database, DMS will 
  246. automatically go into RECORD ADDITION mode. The Demo program will display 
  247. the first record of the temporary database DEALERS.TMP.
  248.  
  249. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page  6
  250.  
  251. Instructions For Running DMS Demo (con't) :
  252. -------------------------------------------
  253.  
  254. DEALERS Default Demo Database :
  255. -------------------------------
  256.        The DMS Demo program uses four pre-configured databases. They are 
  257. as follows :
  258.  
  259.                 1) DEALERS
  260.                 2) JOBBERS
  261.                 3) WAREHOUS
  262.                 4) OTHERS
  263.  
  264.        These filenames are contained in the Database Name File DEMO.DBN. 
  265. The actual DMS program uses the Database Name File FILENAME.DBN which the 
  266. user builds the first time the program is executed. DMS always looks for a 
  267. Database Name File and automatically displays the first record in the 
  268. first database. In this case, the DEALERS database. If DMS is unable to 
  269. find a Database Name File it will prompt the user to build one.
  270.  
  271.        DMS displays database records using the individual database 
  272. configuration file. For the DEALERS database, this file is DEALERS.CON. 
  273. DMS always looks for a database configuration file corresponding to the 
  274. current database name. If DMS is unable to find a Database Configuration 
  275. File it will prompt the user to build one. The Database Name File and the 
  276. individual Database Configuration Files are built only once by the user.
  277.        The DEALERS database contains 15 fields per record. This is the 
  278. maximum number of fields in a database record; however, the database may 
  279. contain as few as 1 field per record if desired. Each field is 
  280. individually configured for the following parameters :
  281.  
  282.                 1) Field Length
  283.                 2) Field Type
  284.                 3) Field Name
  285.  
  286.        The Field Length can be any value between 1 and 40. The Field Type 
  287. can be either of the following :
  288.  
  289.                 1) A - Alphanumeric
  290.                 2) D - Date Only
  291.  
  292.        The Field Name can be any combination of alphanumeric characters up 
  293. to a maximum length of 20 characters. Every field in the database record 
  294. may be configured differently, and every database may be individually 
  295. configured.
  296.  
  297. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page  7
  298.  
  299. Instructions For Running DMS Demo (con't) :
  300. -------------------------------------------
  301.  
  302. Database Record Display Screen Commands :
  303. -----------------------------------------
  304.        After the user hits the "ENTER" key to exit from the Banner page, 
  305. the Demo program will display the first record of the DEALERS database in 
  306. RECORD DISPLAY MODE. The information displayed is as follows. 
  307.  
  308.         1) In the middle of the top line on the screen DMS will display
  309.            the currently active database (DEALERS).
  310.         2) On the left at the top of the screen DMS will display the total
  311.            records in the active database (TOT. REC. =   6).
  312.         3) In the middle at the top of the screen, DMS will display the
  313.            active program mode (RECORD DISPLAY).
  314.         4) At the right at the top of the screen, DMS will display the 
  315.            current record in the active database (1).
  316.         5) On the left side of the screen in a vertical column, DMS will
  317.            display the active database record field names.
  318.         6) On the right side of the screen in a vertical column, DMS will
  319.            display the current data in each database field for record 1 of
  320.            the DEALERS.TMP database.
  321.         7) At the bottom of the screen, DMS will display the RECORD
  322.            DISPLAY MODE screen commands. Each of these one keystroke
  323.            commands are identified below.
  324.  
  325.                Prev      - The Previous Record command is activated by
  326.                            hitting the "Up Cursor" key.
  327.                Next      - The Next Record command is activated by hitting
  328.                            the "Down Cursor" key.
  329.                Jump      - The Jump command is activated by hitting the 
  330.                            "J" key.
  331.                Find      - The Find command is activated by hitting the
  332.                            "F" key.
  333.                Add       - The Add command is activated by hitting the 
  334.                            "A" key.
  335.                Delete    - The Delete command is activated by hitting the
  336.                            "D" key.
  337.                Edit      - The Edit command is activated by hitting the
  338.                            "E" key.
  339.                Print     - The Print command is activated by hitting the
  340.                            "P" key.
  341.                Sort      - The Sort command is activated by hitting the
  342.                            "S" key.
  343.                DataBase  - The DataBase command is activated by hitting
  344.                            the "B" key.
  345.                DaTe Scan - The DaTe Scan command is activated by hitting
  346.                            the "T" key.
  347.                Quit      - The Quit command is activated by hitting the
  348.                            "Q" key.
  349.  
  350.        Each of these commands will be explained in greater detail in the 
  351. following sections of this manual.
  352.  
  353. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page  8
  354.  
  355. Instructions For Running DMS Demo (con't) :
  356. -------------------------------------------
  357.  
  358. Using Next Record Command :
  359. ---------------------------
  360.        The Next record command is activated by hitting the "Down Cursor" 
  361. key. This causes the next record in the currently active database to be 
  362. displayed on the screen.
  363.  
  364.        <HIT THE DOWN CURSOR KEY NOW>
  365.  
  366.        After hitting the "Down Cursor" key the second record of the 
  367. DEALERS Database will be displayed. Notice that the current record number 
  368. has been updated to the number "2" indicating the second record. The 
  369. indicator for the current record number is located in the upper right hand 
  370. corner of the screen display. The user should also notice that the data in 
  371. each field has changed from that of the first record (Billy Smith's Auto 
  372. Repair) to the second record data (Jones' General Motors Repair).
  373.  
  374.        <CONTINUE HITTING THE DOWN CURSOR KEY TO MOVE THROUGH THE DATABASE>
  375.  
  376.        When the user arrives at the sixth record of the DEALERS database 
  377. (Western Auto), the screen display can not be advanced any further, and 
  378. attempts to do so cause a warning beeper to sound. The DMS program will 
  379. not allow the user to advance past the last record in the database, and 
  380. for our temporary demo database DEALERS.TMP, the sixth record is the last 
  381. record.
  382.  
  383. Using Previous Record Command :
  384. -------------------------------
  385.        The Previous record command is activated by hitting the "Up Cursor" 
  386. key. This causes the previous record in the currently active database to 
  387. be displayed on the screen.
  388.  
  389.        <HIT THE UP CURSOR KEY NOW>
  390.  
  391.        After hitting the "Up Cursor" key the fifth record of the DEALERS 
  392. Database will be displayed. Notice that the current record number has been 
  393. updated to the number "5" indicating the fifth record. The indicator for 
  394. the current record number is located in the upper right hand corner of the 
  395. screen display. The user should also notice that the data in each field 
  396. has changed from that of the sixth record (Western Auto) to the fifth 
  397. record data (Dixie Auto Repair).
  398.  
  399.        <CONTINUE HITTING THE UP CURSOR KEY TO MOVE THROUGH THE DATABASE>
  400.  
  401.        When the user arrives at the first record of the DEALERS database 
  402. (Billy Smith's Auto Repair), the screen display can not be rewound any 
  403. further, and attempts to do so cause a warning beeper to sound. The DMS 
  404. program will not allow the user to rewind past the first record in the 
  405. database.
  406.  
  407.  
  408. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page  9
  409.  
  410. Instructions For Running DMS Demo (con't) :
  411. -------------------------------------------
  412.  
  413. Using Jump Command :
  414. --------------------
  415.        The Jump command is activated by hitting the "J" key. This causes 
  416. the following message to appear in the top left corner of the screen 
  417. display temporarily replacing the Total Records indicator.
  418.  
  419.        <RECORD = >
  420.  
  421.        Enter the desired record number and hit the "Enter" key, the 
  422. requested record of the DEALERS Database will be displayed. Notice that 
  423. the current record number has been updated to the selected record number, 
  424. also notice that the Total Records indicator has returned to the upper 
  425. left hand corner of the screen display. The user should also notice that 
  426. the data in each field has changed to the selected record's data.
  427.  
  428.        Any attempt to jump past the first record or the last record of the 
  429. DEALERS database will cause a warning beeper to sound. The DMS program 
  430. will not allow the user to jump to a non-existant record in the database.
  431.  
  432. Using Find Command :
  433. --------------------
  434.        The Find command is activated by hitting the "F" key. This causes 
  435. the SELECT SEARCH FIELD display to appear on the screen replacing the 
  436. RECORD DISPLAY screen. The user is presented a numbered menu with items 
  437. from 1 to 15 corresponding to the 15 fields in each database record. The 
  438. user is then prompted to choose one of the 15 fields to be searched.
  439.  
  440.        <ENTER "4" TO CHOOSE THE "STATE" FIELD>
  441.        The user will then be prompted to enter a "SEARCH STRING".
  442.  
  443.        <ENTER "Ga" TO SEARCH FOR RECORDS FROM THE STATE OF GEORGIA>
  444.        At this point the user's screen should look like this :
  445.  
  446.                 SELECT SEARCH FIELD
  447.  
  448.         1  - ACCOUNT NAME
  449.         2  - ADDRESS
  450.         3  - CITY
  451.         4  - STATE
  452.         5  - ZIP CODE
  453.         6  - PHONE NUMBER
  454.         7  - FIRST CONTACT
  455.         8  - SECOND CONTACT
  456.         9  - WAREHOUSE NUMBER
  457.        10  - ACCOUNT NUMBER
  458.        11  - REMARKS
  459.        12  - DATE OF 1ST CALL
  460.        13  - DATE OF 2ND CALL
  461.        14  - DATE OF 3RD CALL
  462.        15  - DATE OF 4TH CALL
  463.  
  464.       CHOICE = 4
  465.  
  466.       SEARCH STRING = Ga
  467.  
  468. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 10
  469.  
  470. Instructions For Running DMS Demo (con't) :
  471. -------------------------------------------
  472.  
  473. Using Find Command (con't) :
  474. ----------------------------
  475.        The search string match is not case sensitive; ie., the search 
  476. string can be entered in upper case capital letters or in lower case 
  477. letters or any combination. After the search string is entered and the 
  478. user hits the "Enter" key, DMS begins the database search to match the 
  479. search string. DMS will search the selected field in every record in the 
  480. currently active database to find a match for the search string. It is 
  481. important to note that the search string does not have to represent the 
  482. complete contents of the desired field or even be a complete word. DMS 
  483. will match whatever character string is entered.
  484.        While DMS is conducting the database search, it displays a screen 
  485. to inform the user of the status of the search. For the current search 
  486. strategy this screen will look like the following when the search is 
  487. completed.
  488.  
  489.        SEARCHING FOR MATCHING FIELD
  490.  
  491.        SEARCH STRING = GA
  492.  
  493.        TOTAL RECORDS    = 6
  494.        RECORDS SEARCHED = 6
  495.        RECORDS MATCHED  = 4
  496.  
  497.        This indicates that the Search String is "GA", the total records in 
  498. the database is "6", the number of records searched so far is "6", and the 
  499. number of records with matching fields is "4".
  500.        After completing the search, DMS will switch from RECORD DISPLAY 
  501. mode to FIND DISPLAY mode. The FIND DISPLAY mode screen is very similar to 
  502. the RECORD DISPLAY mode screen with the following differences. The TOTAL 
  503. RECORD indicator now displays the total number of records in the MATCHED 
  504. RECORD set, an additional record number has been added to the top line of 
  505. the display following "FIND DISPLAY RECORD = " which indicates the current 
  506. record in the MATCHED RECORD set, and the current database record is still 
  507. displayed in the top right hand corner of the display. The user will also 
  508. notice that the screen commands at the bottom of the display have changed. 
  509. The "Prev", "Next", "Jump", "Print", and "Edit" commands work the same as 
  510. they did in RECORD DISPLAY mode except that they act on the MATCHED RECORD 
  511. set rather than the complete database. The "F5 Display" command returns 
  512. the user to RECORD DISPLAY mode whenever the F5 Function key is hit.
  513.  
  514.        <HIT THE F5 FUNCTION KEY TO RETURN TO RECORD DISPLAY MODE>
  515.  
  516. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 11
  517.  
  518. Instructions For Running DMS Demo (con't) :
  519. -------------------------------------------
  520.  
  521. Using Sort Command :
  522. --------------------
  523.        The Sort command is activated by hitting the "S" key. This causes 
  524. the SELECT SORT FIELD display to appear on the screen replacing the RECORD 
  525. DISPLAY screen. The user is presented a numbered menu with items from 1 to 
  526. 15 corresponding to the 15 fields in each database record. The user is 
  527. then prompted to choose one of the 15 fields to sort the records against.
  528.  
  529.        <ENTER "5" TO CHOOSE THE "ZIP CODE" FIELD>
  530.        At this point the user's screen should look like this :
  531.  
  532.                 SELECT SORT FIELD
  533.  
  534.         1  - ACCOUNT NAME
  535.         2  - ADDRESS
  536.         3  - CITY
  537.         4  - STATE
  538.         5  - ZIP CODE
  539.         6  - PHONE NUMBER
  540.         7  - FIRST CONTACT
  541.         8  - SECOND CONTACT
  542.         9  - WAREHOUSE NUMBER
  543.        10  - ACCOUNT NUMBER
  544.        11  - REMARKS
  545.        12  - DATE OF 1ST CALL
  546.        13  - DATE OF 2ND CALL
  547.        14  - DATE OF 3RD CALL
  548.        15  - DATE OF 4TH CALL
  549.  
  550.       CHOICE = 5
  551.  
  552.        After completing the sort, DMS will switch from RECORD DISPLAY mode 
  553. to SORT DISPLAY mode. The SORT DISPLAY mode screen is very similar to the 
  554. RECORD DISPLAY mode screen with the following differences. The TOTAL 
  555. RECORD indicator still displays the total number of records in the 
  556. DATABASE, an additional record number has been added to the top line of 
  557. the display following "SORT DISPLAY RECORD = " which indicates the current 
  558. record in the SORTED RECORD set, and the current database record is still 
  559. displayed in the top right hand corner of the display. The user will also 
  560. notice that the screen commands at the bottom of the display have changed. 
  561. The "Prev", "Next", "Jump", "Print", and "Edit" commands work the same as 
  562. they did in RECORD DISPLAY mode except that they act on the SORTED RECORD 
  563. set rather than the database. The "F5 Display" command returns the user to 
  564. RECORD DISPLAY mode whenever the F5 Function key is hit.
  565.  
  566.        <HIT THE F5 FUNCTION KEY TO RETURN TO RECORD DISPLAY MODE>
  567.  
  568. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 12
  569.  
  570. Instructions For Running DMS Demo (con't) :
  571. -------------------------------------------
  572.  
  573. Using Date Scan Command :
  574. -------------------------
  575.        The Date Scan command is activated by hitting the "T" key. This 
  576. causes the DATE SCAN ROUTINE display to appear on the screen replacing the 
  577. RECORD DISPLAY screen. The user is presented a numbered menu with items 
  578. from 1 to 3 corresponding to Before Selected Date, After Selected Date, 
  579. and Between Selected Dates. The user is then prompted to choose one of the 
  580. 3 Scanning Strategies to select records.
  581.  
  582.        <ENTER "2" TO CHOOSE THE "AFTER SELECTED DATE" STRATEGY>
  583.        At this point the user's screen should look like this :
  584.  
  585.                 DATE SCAN ROUTINE
  586.  
  587.         1  - BEFORE SELECTED DATE
  588.         2  - AFTER SELECTED DATE
  589.         3  - BETWEEN SELECTED DATES
  590.  
  591.         SCANNING STRATEGY SELECTED = 2
  592.  
  593.        The user is then prompted to enter the SELECTED DATE.
  594.  
  595.        <ENTER "05/14/89">
  596.        At this point the user's screen should look like this :
  597.  
  598.                 DATE SCAN ROUTINE
  599.  
  600.         1  - BEFORE SELECTED DATE
  601.         2  - AFTER SELECTED DATE
  602.         3  - BETWEEN SELECTED DATES
  603.  
  604.         SCANNING STRATEGY SELECTED = 2
  605.  
  606.        SELECTED DATE (mm/dd/yy) : 05/14/89
  607.  
  608.        DMS will then check the Database Configuration File DEALERS.CON to 
  609. determine the location of the date fields in each record. The user will 
  610. then be presented with a screen listing the Date fields and asked to 
  611. select which fields should be scanned in the date search.
  612.  
  613.        <ANSWER "Y" FOR EACH FIELD>
  614.        At this point the user's screen should look like this :
  615.  
  616.                SELECT DATE FIELDS TO SCAN
  617.  
  618. SCAN (Y/N) Y   DATE OF 1ST CALL
  619. SCAN (Y/N) Y   DATE OF 2ND CALL
  620. SCAN (Y/N) Y   DATE OF 3RD CALL
  621. SCAN (Y/N) Y   DATE OF 4TH CALL
  622.  
  623.  
  624. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 13
  625.  
  626. Instructions For Running DMS Demo (con't) :
  627. -------------------------------------------
  628.  
  629. Using Date Scan Command (con't) :
  630. ---------------------------------
  631.        While DMS is conducting the database Date Scan, it displays a 
  632. screen to inform the user of the status of the search. For the current 
  633. Date Scan strategy this screen will look like the following when the 
  634. search is completed.
  635.  
  636.        SCANNING FOR MATCHING DATES
  637.  
  638.        SELECTED DATE : 05/14/89
  639.  
  640.        TOTAL RECORDS    = 6
  641.        RECORDS SCANNED  = 6
  642.        RECORDS MATCHED  = 6
  643.  
  644.        This indicates that the Selected Date is "05/14/89", the total 
  645. records in the database is "6", the number of records scanned so far is 
  646. "6", and the number of records with matching date fields is "6".
  647.        After completing the Date Scan, DMS will switch from RECORD DISPLAY 
  648. mode to DATE DISPLAY mode. The DATE DISPLAY mode screen is very similar to 
  649. the RECORD DISPLAY mode screen with the following differences. The TOTAL 
  650. RECORD indicator now displays the total number of records in the MATCHED 
  651. RECORD set, an additional record number has been added to the top line of 
  652. the display following "DATE DISPLAY RECORD = " which indicates the current 
  653. record in the MATCHED RECORD set, and the current database record is still 
  654. displayed in the top right hand corner of the display. The user will also 
  655. notice that the screen commands at the bottom of the display have changed. 
  656. The "Prev", "Next", "Jump", "Print", and "Edit" commands work the same as 
  657. they did in RECORD DISPLAY mode except that they act on the MATCHED RECORD 
  658. set rather than the complete database. The "F5 Display" command returns 
  659. the user to RECORD DISPLAY mode whenever the F5 Function key is hit.
  660.  
  661.        <HIT THE F5 FUNCTION KEY TO RETURN TO RECORD DISPLAY MODE>
  662.  
  663.  
  664. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 14
  665.  
  666. Instructions For Running DMS Demo (con't) :
  667. -------------------------------------------
  668.  
  669. Using Print Command From Display Mode :
  670. ---------------------------------------
  671.        The Print command is activated by hitting the "P" key. This causes 
  672. the PRINT ROUTINE display to appear on the screen replacing the RECORD 
  673. DISPLAY screen. This display looks the same as the RECORD DISPLAY screen 
  674. except that the commands at the bottom of the screen have changed. These 
  675. commands are as follows :
  676.  
  677.        Current - Hit the "C" key to print the currently displayed record.
  678.  
  679.        All     - Hit the "A" key to print all of the database records in
  680.                  sequential order from first to last. An "ARE YOU SURE
  681.                  (Y/N)" prompt will be displayed to insure that this is
  682.                  what the user really wants to do. This prompt replaces
  683.                  the Tot. Rec. indicator in the top left corner of the
  684.                  screen. When the user answers "Y", a flashing "PRINTING"
  685.                  message will appear in the lower right corner of the
  686.                  display. This message will continue to flash until all of 
  687.                  the database records are loaded to the printer buffer.
  688.                  When the "PRINTING" message stops flashing the user may
  689.                  continue accessing the database, even if the printer has
  690.                  not yet finished.
  691.  
  692.        Range   - Hit the "R" key to print all of the database records
  693.                  within a user specified range. A "BEGINNING RECORD = "
  694.                  prompt will replace the Tot. Rec. indicator in the top 
  695.                  left corner of the screen. The user should then enter the
  696.                  desired first record to be printed. An "ENDING RECORD = "
  697.                  prompt will then appear in the top left corner of the
  698.                  screen replacing the "BEGINNING RECORD = " prompt. The
  699.                  user should then enter the desired last record to be
  700.                  printed. A flashing "PRINTING" message will appear in the
  701.                  lower right corner of the display. This message will
  702.                  continue to flash until all of the database records are
  703.                  loaded to the printer buffer. When the "PRINTING" message
  704.                  stops flashing the user may continue accessing the
  705.                  database, even if the printer has not yet finished.
  706.  
  707. Special Note   - DMS assumes that a user printing records using the 
  708.                  Current command wishes to print a number of randomly
  709.                  selected records. Consequently, the program does not
  710.                  issue a form feed after each record, but rather after
  711.                  a set of 3 records. This does not present a problem
  712.                  unless the user has a laser printer. Printing a
  713.                  single record on a laser printer will not cause the
  714.                  page to be ejected by the printer. To avoid this
  715.                  problem, select the Range command and enter the
  716.                  same record number for beginning and ending record.
  717.                  The program will then issue a form feed and the page
  718.                  will be ejected by the printer.
  719.  
  720.        The "F5 Display" command returns the user to RECORD DISPLAY mode 
  721. whenever the F5 Function key is hit.
  722.  
  723.        <HIT THE F5 FUNCTION KEY TO RETURN TO RECORD DISPLAY MODE>
  724.  
  725. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 15
  726.  
  727. Instructions For Running DMS Demo (con't) :
  728. -------------------------------------------
  729.  
  730. Using Print Command From Find Mode :
  731. ------------------------------------
  732.        Refer to the instructions on using the FIND command, found on 
  733. page 9 of this user's manual to position the program at the FIND DISPLAY 
  734. RECORD screen. The Print command is activated by hitting the "P" key from 
  735. the FIND DISPLAY RECORD screen. This causes the FIND PRINT ROUTINE display 
  736. to appear on the screen replacing the FIND DISPLAY screen. This display 
  737. looks the same as the FIND DISPLAY screen except that the commands at the 
  738. bottom of the screen have changed. These commands are as follows :
  739.  
  740.        Current - Hit the "C" key to print the currently displayed record.
  741.  
  742.        All     - Hit the "A" key to print all of the database records in
  743.                  the MATCHED SET in sequential order from first to last.
  744.                  An "ARE YOU SURE (Y/N)" prompt will be displayed to
  745.                  insure that this is what the user really wants to do.
  746.                  This prompt replaces the Tot. Rec. indicator in the top
  747.                  left corner of the screen. When the user answers "Y", a
  748.                  flashing "PRINTING" message will appear in the lower
  749.                  right corner of the display. This message will continue
  750.                  to flash until all of the MATCHED SET database records
  751.                  are loaded to the printer buffer. When the "PRINTING"
  752.                  message stops flashing the user may continue accessing
  753.                  the database, even if the printer has not yet finished.
  754.  
  755.        Range   - Hit the "R" key to print all of the MATCHED SET records
  756.                  within a user specified range. A "BEGINNING RECORD = "
  757.                  prompt will replace the Tot. Rec. indicator in the top 
  758.                  left corner of the screen. The user should then enter the
  759.                  desired first record to be printed. An "ENDING RECORD = "
  760.                  prompt will then appear in the top left corner of the
  761.                  screen replacing the "BEGINNING RECORD = " prompt. The
  762.                  user should then enter the desired last record to be
  763.                  printed. It should be noted that these record numbers
  764.                  correspond to the record's position in the MATCHED SET,
  765.                  not in the overall database. A flashing "PRINTING"
  766.                  message will appear in the lower right corner of the
  767.                  display. This message will continue to flash until all of
  768.                  the database records are loaded to the printer buffer.
  769.                  When the "PRINTING" message stops flashing the user may
  770.                  continue accessing the database, even if the printer has
  771.                  not yet finished.
  772.  
  773.        The "F5 Display" command returns the user to FIND DISPLAY mode 
  774. whenever the F5 Function key is hit.
  775.  
  776.        <HIT THE F5 FUNCTION KEY TO RETURN TO FIND DISPLAY MODE>
  777.  
  778.        <HIT THE F5 FUNCTION KEY AGAIN TO RETURN TO RECORD DISPLAY MODE>
  779.  
  780.  
  781. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 16
  782.  
  783. Instructions For Running DMS Demo (con't) :
  784. -------------------------------------------
  785.  
  786. Using Print Command From Sort Mode :
  787. ------------------------------------
  788.        Refer to the instructions on using the SORT command, found on 
  789. page 11 of this user's manual to position the program at the SORT DISPLAY 
  790. RECORD screen. The Print command is activated by hitting the "P" key from 
  791. the SORT DISPLAY RECORD screen. This causes the SORT PRINT ROUTINE display 
  792. to appear on the screen replacing the SORT DISPLAY screen. This display 
  793. looks the same as the SORT DISPLAY screen except that the commands at the 
  794. bottom of the screen have changed. These commands are as follows :
  795.  
  796.        Current - Hit the "C" key to print the currently displayed record.
  797.  
  798.        All     - Hit the "A" key to print all of the database records in
  799.                  the SORTED SET in sequential order from first to last.
  800.                  An "ARE YOU SURE (Y/N)" prompt will be displayed to
  801.                  insure that this is what the user really wants to do.
  802.                  This prompt replaces the Tot. Rec. indicator in the top
  803.                  left corner of the screen. When the user answers "Y", a
  804.                  flashing "PRINTING" message will appear in the lower
  805.                  right corner of the display. This message will continue
  806.                  to flash until all of the SORTED SET database records
  807.                  are loaded to the printer buffer. When the "PRINTING"
  808.                  message stops flashing the user may continue accessing
  809.                  the database, even if the printer has not yet finished.
  810.  
  811.        Range   - Hit the "R" key to print all of the SORTED SET records
  812.                  within a user specified range. A "BEGINNING RECORD = "
  813.                  prompt will replace the Tot. Rec. indicator in the top 
  814.                  left corner of the screen. The user should then enter the
  815.                  desired first record to be printed. An "ENDING RECORD = "
  816.                  prompt will then appear in the top left corner of the
  817.                  screen replacing the "BEGINNING RECORD = " prompt. The
  818.                  user should then enter the desired last record to be
  819.                  printed. It should be noted that these record numbers
  820.                  correspond to the record's position in the SORTED SET,
  821.                  not in the overall database. A flashing "PRINTING"
  822.                  message will appear in the lower right corner of the
  823.                  display. This message will continue to flash until all of
  824.                  the sorted database records are loaded to the printer
  825.                  buffer. When the "PRINTING" message stops flashing the
  826.                  user may continue accessing the database, even if the
  827.                  printer has not yet finished.
  828.  
  829.        The "F5 Display" command returns the user to SORT DISPLAY mode 
  830. whenever the F5 Function key is hit.
  831.  
  832.        <HIT THE F5 FUNCTION KEY TO RETURN TO SORT DISPLAY MODE>
  833.  
  834.        <HIT THE F5 FUNCTION KEY AGAIN TO RETURN TO RECORD DISPLAY MODE>
  835.  
  836.  
  837. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 17
  838.  
  839. Instructions For Running DMS Demo (con't) :
  840. -------------------------------------------
  841.  
  842. Using Print Command From Date Scan Mode :
  843. -----------------------------------------
  844.        Refer to the instructions on using the DATE SCAN command, found on 
  845. page 12 of this user's manual to position the program at the DATE DISPLAY 
  846. RECORD screen. The Print command is activated by hitting the "P" key from 
  847. the DATE DISPLAY RECORD screen. This causes the DATE PRINT ROUTINE display 
  848. to appear on the screen replacing the DATE DISPLAY screen. This display 
  849. looks the same as the DATE DISPLAY screen except that the commands at the 
  850. bottom of the screen have changed. These commands are as follows :
  851.  
  852.        Current - Hit the "C" key to print the currently displayed record.
  853.  
  854.        All     - Hit the "A" key to print all of the database records in
  855.                  the MATCHED SET in sequential order from first to last.
  856.                  An "ARE YOU SURE (Y/N)" prompt will be displayed to
  857.                  insure that this is what the user really wants to do.
  858.                  This prompt replaces the Tot. Rec. indicator in the top
  859.                  left corner of the screen. When the user answers "Y", a
  860.                  flashing "PRINTING" message will appear in the lower
  861.                  right corner of the display. This message will continue
  862.                  to flash until all of the MATCHED SET database records
  863.                  are loaded to the printer buffer. When the "PRINTING"
  864.                  message stops flashing the user may continue accessing
  865.                  the database, even if the printer has not yet finished.
  866.  
  867.        Range   - Hit the "R" key to print all of the MATCHED SET records
  868.                  within a user specified range. A "BEGINNING RECORD = "
  869.                  prompt will replace the Tot. Rec. indicator in the top 
  870.                  left corner of the screen. The user should then enter the
  871.                  desired first record to be printed. An "ENDING RECORD = "
  872.                  prompt will then appear in the top left corner of the
  873.                  screen replacing the "BEGINNING RECORD = " prompt. The
  874.                  user should then enter the desired last record to be
  875.                  printed. It should be noted that these record numbers
  876.                  correspond to the record's position in the MATCHED SET,
  877.                  not in the overall database. A flashing "PRINTING"
  878.                  message will appear in the lower right corner of the
  879.                  display. This message will continue to flash until all of
  880.                  the sorted database records are loaded to the printer
  881.                  buffer. When the "PRINTING" message stops flashing the
  882.                  user may continue accessing the database, even if the
  883.                  printer has not yet finished.
  884.  
  885.        The "F5 Display" command returns the user to DATE DISPLAY mode 
  886. whenever the F5 Function key is hit.
  887.  
  888.        <HIT THE F5 FUNCTION KEY TO RETURN TO DATE DISPLAY MODE>
  889.  
  890.        <HIT THE F5 FUNCTION KEY AGAIN TO RETURN TO RECORD DISPLAY MODE>
  891.  
  892.  
  893. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 18
  894.  
  895. Instructions For Running DMS Demo (con't) :
  896. -------------------------------------------
  897.  
  898. Using Add Command :
  899. -------------------
  900.        The Add command is activated by hitting the "A" key. This causes 
  901. the RECORD ADDITION display to appear on the screen replacing the RECORD 
  902. DISPLAY screen. This display has the same general format as the RECORD 
  903. DISPLAY screen except that the fields no longer contain any data and the 
  904. current record indicator is pointing to the SEVENTH record, one record 
  905. larger than the current database. The commands at the bottom of the screen 
  906. have also changed. These commands are as follows :
  907.  
  908.        Up      - Hit the "Up Cursor" key to move the cursor to the field
  909.                  above the current field. Note that the cursor will not
  910.                  advance above the top data field in the record.
  911.  
  912.        Down    - Hit the "Down Cursor" key to move the cursor to the field
  913.                  below the current field. Note that attempting to move the
  914.                  cursor below the last data field will signal the program
  915.                  that data addition to the record is complete. However,
  916.                  the preferred method of indicating the completion of
  917.                  record addition is to hit the "Enter" key. See the
  918.                  description of the "Enter" key command below.
  919.  
  920.        Left    - Hit the "Left Cursor" key to move the cursor to the left,
  921.                  one character, in the current field. Note that attempting
  922.                  to move the cursor beyond the first character in the
  923.                  field is not permitted. Also note that the character
  924.                  occupying the current cursor position will begin to blink
  925.                  until a new character is entered or the cursor is moved.
  926.  
  927.        Right   - Hit the "Right Cursor" key to move the cursor to the
  928.                  right, one character, in the current field. Note that
  929.                  attempting to move the cursor more than one space beyond
  930.                  the last character in the field is not permitted. Also
  931.                  note that the character occupying the current cursor
  932.                  position will begin to blink until a new character is
  933.                  entered or the cursor is moved.
  934.  
  935.     Back Space - Hit the "Back Space" key to move the cursor one space to 
  936.                  the left and erase the character previously occupying
  937.                  this position. Note that attempting to move the cursor
  938.                  beyond the first character in the field is not permitted.
  939.  
  940.        Tab     - Hit the "Tab" key to indicate the completion of data
  941.                  addition for the current field in the record. The cursor
  942.                  will move to the first character position in the next
  943.                  field below the current one.
  944.  
  945.  
  946. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 19
  947.  
  948. Instructions For Running DMS Demo (con't) :
  949. -------------------------------------------
  950.  
  951. Using Add Command (con't) :
  952. ---------------------------
  953.  
  954.        Enter   - Hit the "Enter" key to indicate the completion of data
  955.                  entry for the current record in the database. A flashing
  956.                  "RECORD COMPLETE (Y/N)" prompt will appear in the upper
  957.                  left corner of the screen. A "N" response will position
  958.                  the cursor at the first character of the first data
  959.                  field in the record. A "Y" response will cause a flashing
  960.                  "SAVE RECORD (Y/N)" prompt to appear in the upper left
  961.                  corner of the screen. A "N" response will erase all of
  962.                  the data previously entered for the record. A "Y"
  963.                  response will signal the program to save the record in
  964.                  the database and advance to the next new record for
  965.                  record addition.
  966.  
  967.     F5 Display - Hit the "F5" function key to indicate completion of the
  968.                  record addition process. This key is valid only at the
  969.                  completion of a record addition or before a new record
  970.                  is added. Any attempt to hit the "F5" key during data 
  971.                  addition to the record, will be ignored.
  972.  
  973.  
  974. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 20
  975.  
  976. Instructions For Running DMS Demo (con't) :
  977. -------------------------------------------
  978.  
  979. Using Edit Command :
  980. --------------------
  981.        The Edit command is activated by hitting the "E" key. This causes 
  982. the RECORD EDIT display to appear on the screen replacing the RECORD 
  983. DISPLAY screen. This display has the same general format as the RECORD 
  984. DISPLAY screen except that the commands at the bottom of the screen have 
  985. changed. These commands are as follows :
  986.  
  987.        Up      - Hit the "Up Cursor" key to move the cursor to the field
  988.                  above the current field. Note that the cursor will not
  989.                  advance above the top data field in the record.
  990.  
  991.        Down    - Hit the "Down Cursor" key to move the cursor to the field
  992.                  below the current field. Note that attempting to move the
  993.                  cursor below the last data field will signal the program
  994.                  that data editing is complete. However, the preferred
  995.                  method of indicating the completion of record editing
  996.                  is to hit the "Enter" key. See the description 
  997.                  of the "Enter" key command below.
  998.  
  999.        Left    - Hit the "Left Cursor" key to move the cursor to the left,
  1000.                  one character, in the current field. Note that attempting
  1001.                  to move the cursor beyond the first character in the
  1002.                  field is not permitted. Also note that the character
  1003.                  occupying the current cursor position will begin to blink
  1004.                  until a new character is entered or the cursor is moved.
  1005.  
  1006.        Right   - Hit the "Right Cursor" key to move the cursor to the
  1007.                  right, one character, in the current field. Note that
  1008.                  attempting to move the cursor more than one space beyond
  1009.                  the last character in the field is not permitted. Also
  1010.                  note that the character occupying the current cursor
  1011.                  position will begin to blink until a new character is
  1012.                  entered or the cursor is moved.
  1013.  
  1014.     Back Space - Hit the "Back Space" key to move the cursor one space to 
  1015.                  the left and erase the character previously occupying
  1016.                  this position. Note that attempting to move the cursor
  1017.                  beyond the first character in the field is not permitted.
  1018.  
  1019.        Tab     - Hit the "Tab" key to indicate the completion of data
  1020.                  editing for the current field in the record. The cursor
  1021.                  will move to the first character position in the next
  1022.                  field below the current one.
  1023.  
  1024.  
  1025. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 21
  1026.  
  1027. Instructions For Running DMS Demo (con't) :
  1028. -------------------------------------------
  1029.  
  1030. Using Edit Command (con't) :
  1031. ----------------------------
  1032.  
  1033.        Enter   - Hit the "Enter" key to indicate the completion of data
  1034.                  editing for the current record in the database. A
  1035.                  flashing "RECORD COMPLETE (Y/N)" prompt will appear in
  1036.                  the upper left corner of the screen. A "N" response will
  1037.                  position the cursor at the first character of the first
  1038.                  data field in the record. A "Y" response will cause a
  1039.                  flashing "SAVE RECORD (Y/N)" prompt to appear in the
  1040.                  upper left corner of the screen. A "N" response will
  1041.                  erase all of the changes to the record made in the
  1042.                  current editing session. A "Y" response will signal the
  1043.                  program to save the changes to the record in the database
  1044.                  and return to the RECORD DISPLAY screen.
  1045.  
  1046.     F5 Display - Hit the "F5" function key to abort the record editing
  1047.                  process. This key is valid only at the beginning of
  1048.                  the record editing before any changes to the record
  1049.                  are made. Any attempt to hit the "F5" key during data 
  1050.                  editing, will be ignored.
  1051.  
  1052.        <WHILE IN RECORD DISPLAY MODE, MOVE TO RECORD 3 USING THE DOWN
  1053.        CURSOR>.
  1054.        <HIT THE "E" KEY TO PLACE THE PROGRAM IN RECORD EDIT MODE>.
  1055.        The "J" in Johnson's Ford Dealership in the Account Name Field
  1056.        should now be blinking.
  1057.        <USE THE DOWN CURSOR KEY AND THE RIGHT AND LEFT CURSOR KEYS TO
  1058.        POSITION THE CURSOR AT THE "9" IN THE PHONE NUMBER FIELD>.
  1059.        <HIT THE "3" KEY TO CHANGE THE PHONE NUMBER TO (803)786-3045>.
  1060.        <HIT THE ENTER KEY TO COMPLETE THE RECORD AND ANSWER "Y" TO THE
  1061.        RECORD COMPLETE AND SAVE RECORD QUESTIONS>.
  1062.        DMS will permanently change the phone number for this record to
  1063.        the edited value and return to RECORD DISPLAY MODE. Of course, for
  1064.        the DEMO program the change will be deleted when the program
  1065.        session is ended by the user.
  1066.  
  1067.  
  1068. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 22
  1069.  
  1070. Instructions For Running DMS Demo (con't) :
  1071. -------------------------------------------
  1072.  
  1073. Using Delete Command :
  1074. ----------------------
  1075.        The Delete command is activated by hitting the "D" key. This causes 
  1076. the message "ARE YOU SURE (Y/N)" to appear at the top left of the screen.
  1077. Answering "N" to the question returns the user to RECORD DISPLAY mode with
  1078. no changes to the database. Answering "Y" to the question PERMANENTLY 
  1079. deletes the record from the database! During the current and future 
  1080. program sessions the deleted record will be skipped and can never be 
  1081. accessed again. BE VERY CAREFUL USING THIS COMMAND SINCE IT CAN CAUSE 
  1082. PERMANENT LOSS OF DATA! In subsequent program sessions, DMS will overwrite 
  1083. deleted records during record additions. In the current session, record 
  1084. additions will occur at the end of the database. In this way, DMS 
  1085. efficiently utilizes disk space by recapturing the space allocated to 
  1086. deleted records without requiring the long and tedious process of database 
  1087. rebuilding to eliminate deleted records.
  1088.  
  1089.        <WHILE IN RECORD DISPLAY MODE JUMP TO RECORD 4>.
  1090.        <HIT THE "D" KEY TO SIGNAL RECORD DELETION>.
  1091.        <ANSWER "Y" TO THE QUESTION "ARE YOU SURE (Y/N)>.
  1092.        Notice that DMS advances to the next record (Record 5).
  1093.        <USE THE CURSOR KEYS TO MOVE BACKWARD AND FORWARD IN THE DATABASE>.
  1094.        Notice that RECORD 4 is skipped.
  1095.  
  1096.        Deleting the last record in the database will cause DMS to 
  1097. reposition the RECORD DISPLAY to the previous record.
  1098.  
  1099. Using DataBase Command :
  1100. ------------------------
  1101.        The DataBase command is activated by hitting the "B" key. This 
  1102. causes the SELECT DATABASE screen to appear, replacing the RECORD DISPLAY 
  1103. screen. The user will be presented a choice of the 4 databases in the 
  1104. database set previously named during the Database Naming process. See the 
  1105. instructions presented in the "Building The Database Name File" section of 
  1106. this manual. The DEMO program uses a preconfigured set of databases as 
  1107. previously explained. The user's screen should look like the display 
  1108. below :
  1109.  
  1110.                SELECT DATABASE
  1111.  
  1112.                1  - DEALERS
  1113.                2  - JOBBERS
  1114.                3  - WAREHOUS
  1115.                4  - OTHERS
  1116.  
  1117.  
  1118.               CHOICE =
  1119.  
  1120.  
  1121.        <ENTER A "2" TO CHOOSE THE "JOBBERS" DATABASE>.
  1122.  
  1123.  
  1124. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 23
  1125.  
  1126. Instructions For Running DMS Demo (con't) :
  1127. -------------------------------------------
  1128.  
  1129. Using DataBase Command (con't) :
  1130. --------------------------------
  1131.        The program will shift back into RECORD DISPLAY mode; however, the 
  1132. database record now displayed will be the first record in the JOBBERS 
  1133. Database. All subsequent user commands and actions will be applied to the 
  1134. JOBBERS Database rather than the DEALERS Database.
  1135.  
  1136.        <TRY SEVERAL COMMANDS TO NOTE THE DIFFERENCE IN THE DATABASES>.
  1137.  
  1138.        Note that the database records in the JOBBERS Database are 
  1139. configured the same as the records in the DEALERS Database. This is purely 
  1140. for ease of understanding in using the DEMO program. The user may 
  1141. configure each database completely different to meet his own needs.
  1142.  
  1143. Using Quit Command :
  1144. --------------------
  1145.        The Quit command is activated by hitting the "Q" key. This causes 
  1146. the DMS program to terminate. Because all database records are ALWAYS 
  1147. stored on disk, the program exits quickly and efficiently with no long 
  1148. waits for record dumps to disk storage. Additionally, there is never any 
  1149. danger of lost data from power failures.
  1150.  
  1151.  
  1152. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 24
  1153.  
  1154. Instructions For Installing the DMS Program :
  1155. ---------------------------------------------
  1156.  
  1157.        For maximum efficiency and speed, the DMS program and database 
  1158. should be installed on a fixed hard disk. However, the program and 
  1159. database can be used from a removable disk with a penalty in processing 
  1160. speed and database size due to the limited storage capacity of a removable 
  1161. disk.
  1162.  
  1163.        All of the DMS files, including the databases must be installed in 
  1164. the same directory.
  1165.  
  1166. STEP  1:
  1167. --------
  1168.        The first step in the installation process is to create a directory 
  1169. for the program. To do this, type the following commands.
  1170.  
  1171.                GENERIC COMMAND         EXAMPLE
  1172.                ---------------         -------
  1173.                >t:                     >C:
  1174.                >CD\                    >CD\
  1175.                >MD directory-name      >MD DMS
  1176.  
  1177.        Where "t:" represents the target device and "directory-name" 
  1178. represents the target directory.
  1179.  
  1180.                FILES CREATED IN THE DMS DIRECTORY
  1181.                ----------------------------------
  1182.                None.
  1183.  
  1184. STEP  2:
  1185. --------
  1186.        The second step in the installation process is to copy the 
  1187. executable program to the newly created directory. To do this, first place 
  1188. the program disk in your floppy drive and type the following commands.
  1189.  
  1190.                GENERIC COMMAND         EXAMPLE
  1191.                ---------------         -------
  1192.                >t:                     >C:
  1193.                >CD\                    >CD\
  1194.                >CD directory-name      >CD DMS
  1195.                >COPY f:DMS.EXE         >COPY A:DMS.EXE
  1196.  
  1197.        Where "t:" represents the target device, "f:" represents the source 
  1198. floppy drive, and "directory-name" represents the target directory.
  1199.  
  1200.                FILES CREATED IN THE DMS DIRECTORY
  1201.                ----------------------------------
  1202.                DMS.EXE
  1203.  
  1204.  
  1205. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 25
  1206.  
  1207. Instructions For Installing the DMS Program (con't) :
  1208. -----------------------------------------------------
  1209.  
  1210. STEP  3:
  1211. --------
  1212.        This completes the program installation, unless the user desires to 
  1213. keep the database configurations used by the DEMO program. To do this, 
  1214. type the following commands.
  1215.  
  1216.        GENERIC COMMAND                 EXAMPLE
  1217.        ---------------                 -------
  1218.        >t:                             >C:
  1219.        >CD\                            >CD\
  1220.        >CD directory-name              >CD DMS
  1221.        >COPY f:DEMO.DBN FILENAME.DBN   >COPY A:DEMO.DBN FILENAME.DBN
  1222.        >COPY f:*.CON                   >COPY A:*.CON
  1223.  
  1224.        Where "t:" represents the target device, "f:" represents the source 
  1225. floppy drive, and "directory-name" represents the target directory.
  1226.  
  1227.                FILES CREATED IN THE DMS DIRECTORY
  1228.                ----------------------------------
  1229.                FILENAME.DBN
  1230.                DEALERS.CON
  1231.                JOBBERS.CON
  1232.                WAREHOUS.CON
  1233.                OTHERS.CON
  1234.  
  1235.  
  1236. Instructions For Running the DMS Program :
  1237. ------------------------------------------
  1238.  
  1239.        To run the DMS program type the following commands :
  1240.  
  1241.        GENERIC COMMAND                 EXAMPLE
  1242.        ---------------                 -------
  1243.        >t:                             >C:
  1244.        >CD\                            >CD\
  1245.        >CD directory-name              >CD DMS
  1246.        >DMS                            >DMS
  1247.  
  1248.        To make it easier to activate the program, these commands can be 
  1249. placed in a batch command file DMS.BAT located in the root directory on 
  1250. the fixed disk. Then the user will only need to type "DMS" to activate the 
  1251. program.
  1252.  
  1253.        The first thing the user will be asked is the type of video monitor 
  1254. he is using. Enter "M" for monochrome (B/W, Green, or Yellow) or enter "C" 
  1255. for a color monitor (CGA, EGA, or VGA). This is the only time DMS will 
  1256. need to ask for this information; it is permanently stored in the 
  1257. configuration file "MONITOR.CON". If you get a new type of monitor, simply 
  1258. delete the "MONITOR.CON" file and DMS will ask for the new type of 
  1259. monitor.Next the program will present its Banner Page. The user should hit 
  1260. the "ENTER" key after carefully reading the information on the Banner page.
  1261.  
  1262. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 26
  1263.  
  1264. Instructions For Running the DMS Program (con't) :
  1265. --------------------------------------------------
  1266.  
  1267.        If you are using the databases from the DEMO program, then you will 
  1268. be ready to begin storing data in your database records. If you are 
  1269. creating new databases, follow the instructions below to create the 
  1270. Database Name File and the Database Configuration Files.
  1271.  
  1272.  
  1273. Building the Database Name File :
  1274. ---------------------------------
  1275.  
  1276.        The Database Name File "FILENAME.DBN" contains the names of the 
  1277. four databases in your database set. This file helps DMS to quickly switch 
  1278. between databases. The user should carefully choose database names which 
  1279. are easily identified with the data to be stored in them. Care should also 
  1280. be taken to choose names which group sets of data into logical categories 
  1281. of information. Database names must be from 1 to 8 characters in length.
  1282.        The DMS program will first display an information page entitled 
  1283. "FILE NAME TABLE CREATION ROUTINE" which summarizes the purpose of the 
  1284. Database Name File. After carefully reading this information, hit the 
  1285. "ENTER" key to advance the next screen. DMS will now ask you to enter 4 
  1286. Database Names. If too long a name is entered, DMS will point out your 
  1287. error and allow you to re-enter the name. After entering the 4 database 
  1288. names, your screen should look like the display below :
  1289.  
  1290.  
  1291.                      GET DATABASE FILENAMES ROUTINE
  1292.                      ENTER SET OF 4 DATABASE NAMES
  1293.  
  1294.                ( 1 ) - ENTER DATABASE FILENAME : DEALERS
  1295.                ( 2 ) - ENTER DATABASE FILENAME : JOBBERS
  1296.                ( 3 ) - ENTER DATABASE FILENAME : WAREHOUS
  1297.                ( 4 ) - ENTER DATABASE FILENAME : OTHERS
  1298.  
  1299.        You will next be asked to build the Database Configuration File for 
  1300. the first database. Follow the directions below.
  1301.  
  1302.  
  1303. Building the Database Configuration Files :
  1304. -------------------------------------------
  1305.  
  1306.        The Database Configuration File allows you to tell DMS how your 
  1307. data will be arranged in the database. This is accomplished by identifying 
  1308. the 3 field attributes for each of the 15 fields in a database record. The 
  1309. 3 field attributes are :
  1310.  
  1311.        (1) Field Name
  1312.        (2) Field Size
  1313.        (3) Field Type
  1314.  
  1315.        The Field Name can be any set of alphanumeric characters from 1 to 
  1316. 20 characters in length. This is the identifier for the data to be 
  1317. contained in this field.
  1318.  
  1319. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 27
  1320.  
  1321. Building the Database Configuration Files (con't) :
  1322. ---------------------------------------------------
  1323.  
  1324.        The Field Size tells DMS how much space to allocate for this field 
  1325. in the database. This attribute, along with the total number of records, 
  1326. determine the size of your database. Consequently, its value should be 
  1327. carefully selected. Choosing too small a Field Size will not allow you to 
  1328. store all of the data needed, choosing too large a Field Size will 
  1329. needlessly waste disk space. However, it is best to err on the side of too 
  1330. large a Field Size, because once set this field attribute can not be 
  1331. changed. A good rule of thumb is to choose a Field Size several characters 
  1332. larger than the largest expected need.
  1333.        The Field Type attribute tells DMS how to treat this data field in 
  1334. response to user commands. DMS currently has two Field Types defined. 
  1335. These are "A", Alphanumeric data, and "D", a date in the format mm/dd/yy. 
  1336. Future versions of DMS will introduce new Field Types to expand the 
  1337. program's capabilities. It will be possible at that time to redefine 
  1338. database Field Types as required. Only true date fields should be given 
  1339. the "D" Field Type since DMS interacts with these fields in a special way.
  1340.        DMS will display the following screen to allow the user to define 
  1341. database field attributes.
  1342.  
  1343.  
  1344.        BUILD DEALERS.CON CONFIG TABLE (15 FIELDS/RECORD)
  1345.  
  1346.             FIELD NAME               FIELD SIZE     FIELD TYPE
  1347.        --------------------          ----------     ----------
  1348.  1  :
  1349.  
  1350.  
  1351.        The user should enter each attribute as desired. If a mistake is 
  1352. discovered while entering the attribute, it can be corrected using the 
  1353. "BACKSPACE" key. If a mistake is discovered after the attribute has been 
  1354. entered, it can be corrected at the end after the complete configuration 
  1355. table has been build. The user should complete the entry of each field 
  1356. attribute by hitting the "ENTER" key. DMS will automatically move to the 
  1357. next field attribute after the "ENTER" key is hit by the user. The program 
  1358. will not accept Field Names greater than 20 characters. The error will be 
  1359. announced, the field attributes erased, and the user prompted to re-enter 
  1360. the information.
  1361.  
  1362. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 28
  1363.  
  1364. Building the Database Configuration Files (con't) :
  1365. ---------------------------------------------------
  1366.  
  1367.        After entering all of the field attributes the user's screen should 
  1368. look similar to the one below :
  1369.  
  1370.  
  1371.        BUILD DEALERS.CON CONFIG TABLE (15 FIELDS/RECORD)
  1372.  
  1373.             FIELD NAME               FIELD SIZE     FIELD TYPE
  1374.        --------------------          ----------     ----------
  1375.  1  :  Account Name                      40             A
  1376.  2  :  Address                           40             A
  1377.  3  :  City                              20             A
  1378.  4  :  State                             2              A
  1379.  5  :  Zip Code                          10             A
  1380.  6  :  Phone Number                      20             A
  1381.  7  :  First Contact                     30             A
  1382.  8  :  Second Contact                    30             A
  1383.  9  :  Warehouse Number                  10             A
  1384. 10  :  Account Number                    10             A
  1385. 11  :  Remarks                           40             A
  1386. 12  :  Date of 1st Call                  8              D
  1387. 13  :  Date of 2nd Call                  8              D
  1388. 14  :  Date of 3rd Call                  8              D
  1389. 15  :  Date of 4th Call                  8              D
  1390.        IS CONFIGURATION DATA CORRECT (Y/N)
  1391.  
  1392. *************************   IMPORTANT INSTRUCTIONS   *********************
  1393.  
  1394.        The user should carefully check the configuration data entered. Any 
  1395. of the attributes of the 15 fields can be changed at this time. However, 
  1396. once the database configuration file is accepted it can not be edited 
  1397. without risking database corruption. See the warning section at the end of 
  1398. this manual for further information.
  1399.  
  1400. *************************   IMPORTANT INSTRUCTIONS   *********************
  1401.  
  1402.        Answering "Y" to this question permanently saves the Database 
  1403. Configuration File and the program will begin accepting data for the 
  1404. configured database by shifting into RECORD ADDITION mode.
  1405.  
  1406.        Answering "N" to this question will cause the program to prompt the 
  1407. user for the field number to correct. The user should enter the number of 
  1408. the field in error. DMS will then erase that field's attributes and 
  1409. position the cursor at that field for new attribute data. After the new 
  1410. data is entered, DMS will again ask the user if the configuration data is 
  1411. correct. This process will continue until the user accepts the 
  1412. configuration file by answering "Y" to the question.
  1413.  
  1414.        DMS requires that only the first database be configured. The 
  1415. program will request configuration data on the other databases when they 
  1416. are selected with the DataBase command. See the instructions on the 
  1417. DataBase command in this manual.
  1418.  
  1419. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 29
  1420.  
  1421. Switching Database Sets :
  1422. -------------------------
  1423.  
  1424.        For most users 4 databases will be more than adequate; however, it 
  1425. is recognized that some users may require additional database sets. 
  1426. Additional databases are easily accommodated by following the simple 
  1427. instructions below.
  1428.  
  1429.        ( 1) Set the default directory to the DMS directory.
  1430.                >C:
  1431.                >CD\
  1432.                >CD DMS
  1433.  
  1434.        ( 2) Choose a Database Set Name for the current database set and
  1435.             copy FILENAME.DBN to this new file.
  1436.                >COPY FILENAME.DBN current-file.DBN
  1437.             Where current-file is the name of the current Database Set.
  1438.             Example : >COPY FILENAME.DBN CONTACTS.DBN
  1439.  
  1440.        ( 3) Delete FILENAME.DBN as follows.
  1441.                >DEL FILENAME.DBN
  1442.  
  1443.        ( 4) Start the DMS program.
  1444.                >DMS
  1445.  
  1446.        ( 5) Enter the names of the 4 new databases for the new Database 
  1447.             Set.
  1448.  
  1449.        ( 6) After the program session, choose a Database Set Name for the
  1450.             new database set and copy FILENAME.DBN to this new file.
  1451.                >COPY FILENAME.DBN new-file.DBN
  1452.             Where new-file is the name of the new Database Set.
  1453.             Example : >COPY FILENAME.DBN MENUS.DBN
  1454.  
  1455.        ( 7) Before each program session decide which database set you need
  1456.             and copy its Database Name File to FILENAME.DBN as follows.
  1457.                >COPY new-file.DBN FILENAME.DBN
  1458.  
  1459.        ( 8) When DMS is started, it will reference the desired Database
  1460.             Set.
  1461.  
  1462.        ( 9) The user can, of course, repeat these instructions to create
  1463.             as many database sets as are desired.
  1464.  
  1465.  
  1466. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 30
  1467.  
  1468. Database Configuration Change Warning :
  1469. ---------------------------------------
  1470.  
  1471.        Any attempt to change the database configuration files may result 
  1472. in a corrupted database which is no longer useable. Consequently, this 
  1473. practice is strongly discouraged. However, it is recognized that under 
  1474. certain unusual conditions this may become necessary. If this becomes 
  1475. necessary follow the instructions below to ensure that your database is 
  1476. not corrupted.
  1477.  
  1478.        ( 1) Make a Backup copy of your database.
  1479.  
  1480.        ( 2) Make a Backup copy of the database configuration file.
  1481.  
  1482.        ( 3) Delete the current database configuration file.
  1483.  
  1484.        ( 4) Start the DMS program.
  1485.  
  1486.        ( 5) Select the desired database.
  1487.  
  1488.        ( 6) Build the new Database Configuration File.
  1489.  
  1490.        ( 7) NEVER, NEVER, NEVER CHANGE THE "FIELD SIZE" ATTRIBUTE -
  1491.             FAILURE TO FOLLOW THIS RULE WILL RESULT IN DATABASE
  1492.             CORRUPTION.
  1493.  
  1494.        ( 8) Field Names may be changed without any problems.
  1495.  
  1496.        ( 9) Field Type may be changed from "D" to "A" if you no longer
  1497.             desire DMS to treat the field as a DATE field.
  1498.  
  1499.        (10) Field Type may be changed from "A" to "D" ONLY if the data
  1500.             in the field is in the correct DATE format mm/dd/yy - FAILURE
  1501.             TO FOLLOW THIS RULE WILL RESULT IN DMS BEING UNABLE TO
  1502.             PROPERLY HANDLE THE DATE FIELDS IN THE DATABASE.
  1503.  
  1504.        (11) The order of fields in the database record may not be changed
  1505.             FAILURE TO FOLLOW THIS RULE WILL RESULT IN DATABASE
  1506.             CORRUPTION.
  1507.  
  1508.  
  1509. DMS V2.2 USER'S MANUAL                                         Page 30
  1510.  
  1511.                          DMS REGISTRATION FORM
  1512.                          ---------------------
  1513.  
  1514. User's Name to be Registered   :                          
  1515.                                  -------------------------
  1516. User's Soc. Security No.       :                          
  1517.                                  -------------------------
  1518. Mailing Address                :                          
  1519.                                  -------------------------
  1520.                                                           
  1521.                                  -------------------------
  1522.  
  1523.                                  -------------------------
  1524.  
  1525. Company Name (If Appropriate)  :                          
  1526.                                  -------------------------
  1527.  
  1528. How did you find out about DMS : ( ) Magazine/Newspaper Ad
  1529.                                  ( ) ShareWare Catalog
  1530.                                  ( ) Saw a Demonstration of the Program
  1531.                                  ( ) A Friend/Associate told you about it
  1532.                                  ( ) Other :                             
  1533.                                              ----------------------------
  1534.  
  1535. If you have a ShareWare copy of DMS please answer the following questions.
  1536.  
  1537.        Program Version Number :      
  1538.                                 -----
  1539.        Program Registration No:                 
  1540.                                 ----------------
  1541.  
  1542. Make Check or Money Order for $50 Payable to :
  1543.  
  1544.        Thomas Software Services
  1545.  
  1546. Send Registration Form and Check to :
  1547.  
  1548.        Thomas Software Services
  1549.        145 Anneswood Road
  1550.        Martinez, Georgia 30907
  1551.  
  1552. Upon Receipt of the Registration Form and Check/Money Order, the user will 
  1553. be sent a registered fully enabled copy of the latest version of the DMS 
  1554. program, the latest version of the DMS User's Manual, a description of 
  1555. future program upgrade plans, and a copy of the technical assistance form.
  1556.  
  1557. Please allow a minimum of two weeks for delivery.
  1558.  
  1559.  
  1560. *************************************************************************
  1561. * NOTE : User's Social Security Number MUST be entered on registration  *
  1562. *        form for valid user registration (Program will not be mailed   *
  1563. *        without entry of Social Security Number).                      *
  1564. *************************************************************************
  1565.  
  1566.