home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / contac40.zip / CONTACT.DOC < prev    next >
Text File  |  1988-01-02  |  11KB  |  277 lines
  1. CONTACT  version 4.0
  2.  
  3. You can learn to use the system simply by entering F1 at each prompt 
  4. where you have a problem or a question.  Thus the following text is very 
  5. brief.
  6.  
  7. INSTALLATION NOTES:
  8.  
  9.     CONTACT version 4.0 expects to see at least the following files in
  10.     the current directory.
  11.  
  12.     FILES
  13.        PROGRAM FILE
  14.           contact.exe  - the CONTACT program
  15.  
  16.        HELP FILE
  17.           contac40.hlp  - where CONTACT help text lives
  18.  
  19.        DATA FILES (FILE SYSTEM)
  20.           contact.dt   - main CONTACT data file 
  21.           contact.nx0  - CONTACT index files
  22.           contact.nx1
  23.           contact.nx2
  24.           contact.hdr  - system parameter file
  25.  
  26.        FORM FILES (custom form files)
  27.           contact.lbl     - mail label FORM ASCII FILE
  28.           contact.1       - form 1 FORM ASCII FILE (mail/merge)
  29.           contact.2       - form 2  "     "     "     "
  30.           contact.3       - form 3  "     "     "     "
  31.           contact.4       - form 4  "     "     "     "
  32.           contact.5       - form 5  "     "     "     "
  33.  
  34.     All DATA FILES and FORM FILES need to be in the current directory.
  35.     If you want on-line help, the HELP file must also be in the current 
  36.     directory.  If the HELP file is not in the current directory, you 
  37.     will not get help messages.
  38.  
  39.     NOTE:
  40.     Make sure that your "config.sys" file has at least FILES=20.  Otherwise,
  41.     many features may not work.
  42.  
  43.     If you want to start up CONTACT with a different file system, perhaps,
  44.     a file system already existing called "friends", enter
  45.  
  46.       > contact friends
  47.  
  48.     Otherwise CONTACT expects to see the files: "contact.dt", "contact.hdr",
  49.     "contact.nx0", "contact.nx0", and "contact.nx0" in the current directory.
  50.  
  51.     HARD DISK USERS:
  52.     Simply create a subdirectory called "\CONTACT" on your hard disk
  53.     and copy all files into it.  Call up CONTACT by the command
  54.     "contact".
  55.  
  56.     FLOPPY DISK USERS:
  57.     Copy the DATA FILES and FORM FILES onto a separate floppy.  If you
  58.     want online help, also copy the HELP FILE onto the DATA and FORM
  59.     floppy. Copy the PROGRAM FILE onto a separate floppy.  
  60.  
  61.     Place the PROGRAM floppy into drive A.  Place the DATA & FORM floppy
  62.     into drive b:  Make the B drive current by entering "b:".  Call up 
  63.     CONTACT by entering "a:contact".
  64.  
  65.  
  66. COLOR/MONO MONITORS
  67.  
  68.     Some mono monitors act like color monitors by using scales of 
  69.     gray/green, yet the effects somehow are hard to read.  I noticed 
  70.     this on some mono Compaq and ATT 6300 computers. Choose the MONO 
  71.     option on the SYSTEM PARAMETER PAGE if you have problems viewing
  72.     the screen. 
  73.  
  74. HELP FILE
  75.  
  76.     CONTACT reads its context sensitive help from "contac31.hlp".
  77.     Please do not modify the help file as CONTACT'S internal pointers
  78.     will point to the wrong help information.  Thus making the
  79.     help system useless.
  80.  
  81. AUTODIAL/PHONE CALL LOGGING
  82.  
  83.     If you have a Hayes compatible modem attached to COM1 or COM2,
  84.     you can use the autodial feature.
  85.  
  86.     Even if you don't have a modem attached to your computer, you may
  87.     still log telephone calls by pressing F3 or F4.  Then you can 
  88.     manually dial the phone and CONTACT will record the date and time 
  89.     of the call in the PHONE LOG page.
  90.  
  91.     If you wish to make a log of incoming calls use F9.  As soon
  92.     as someone dials in, call up that person's record and press
  93.     F9.  CONTACT will then record the date and time the person called.
  94.  
  95.     If you have a modem connected to your system, make sure that the 
  96.     "modem port number" is set to either 1 or 2 under the System 
  97.     Parameter Menu.  CONTACT currently only works with HAYES compatible 
  98.     modems.  Also make sure that "TONE" or "PULSE" dial is set.
  99.  
  100.     CONTACT will append a line of information each time you 
  101.     initiate a phone call.  If the line is busy after pressing F3 or
  102.     F4 press 'b', a "BUSY" will be added to the LOG PAGE.  If there
  103.     is no answer press 'n' which will mark "NOANS" to the LOG PAGE.
  104.     Press any other key will mark an "OK" to the log file
  105.  
  106.     For those that wish a phone log for each call, use the 
  107.     "set PLOG=filename" facility built into the file 
  108.     "cont.bat".  If PLOG is set from the DOS prompt, each outgoing
  109.     and incoming call is recorded in this file in addition to being
  110.     recorded on the PHONE LOG PAGE.
  111.  
  112.  
  113. CORRESPONDENCE/LETTER TRACKING
  114.  
  115.     Correspondence will be tracked automatically.  Both sent and
  116.     received letters will be kept track.
  117.  
  118. ADDING, MODIFYING, DELETING CONTACTS
  119.  
  120.     All addition, deletion and modification to contacts is done via
  121.     the CONTACT MENU.  To add a contact enter "a", to delete enter 
  122.     "d" and to modify press the ENTER key.  A highlight bar will 
  123.     appear over the field to modify.
  124.  
  125.     The CITY, STATE and ZIP fields will be set to the corresponding
  126.     fields of the first contact added on the current session.  If you 
  127.     want to change the default CITY, STATE and ZIP fields do this from
  128.     the SYSTEM PARAMETER MENU.  This feature speeds up the entry of 
  129.     names to the system.
  130.  
  131. FIRST, LAST AND NEXT MEMO FIELDS
  132.  
  133.     CONTACT has a built-in mini editor which allows limited changes 
  134.     to each memo field.  Press ENTER two times to change a memo field.
  135.     Once in the memo field, press the HOME key then press the LEFT ARROW 
  136.     to change the memo date.
  137.  
  138.     To quickly copy the information from the NEXT MEMO field to
  139.     the LAST MEMO field, enter "c" at the Option prompt.
  140.  
  141. USING THE FORM FILES
  142.  
  143.     CONTACT has a mail/merge capability for use with ASCII files.
  144.     In the current directory are the files "mail.lbl", "form.1",
  145.     "form.2", "form.3", "form.4" and "form.5".  You will want to 
  146.     change these files as necessary.  If you want to enter special 
  147.     printer effects such as "bold", "italics" etc.  You can do this 
  148.     by entering the appropriate printer control code done by entering 
  149.     "*p0", or "*p2", etc. into the ASCII form file.  *p0 corresponds to 
  150.     printer code 0 in the PRINTER PARAMETER MENU.  See the example 
  151.     file "form.3"
  152.  
  153.     The form files should NOT contain TABs.  CONTACT currently doesn't 
  154.     work very well with TABs.  Use spaces instead.
  155.  
  156.     Create an ASCII file using your word processor and place the following
  157.     fields into the file.  If you want to do some justification you can
  158.     with any field by signaling to CONTACT:
  159.  
  160.           *fn%20  - first name RIGHT justified padded with space
  161.           *ln%-20 - last name LEFT justified padded with space
  162.  
  163.     The following fields are filled in by CONTACT:
  164.  
  165.       *d1 - current date (format - 31 Oct 87)
  166.       *d2 - current date (format - October 31, 1987)
  167.       *d3 - current date (format - 11/31/87)
  168.       *t1 - current time (format - 15:23:43) military 
  169.       *t2 - current time (format - 15:23) military 
  170.       *t3 - current time (format - 03:23:43 pm) standard
  171.       *t4 - current time (format - 03:23 pm) standard
  172.       *sa - salutation     *fn - first name   *ln - last name
  173.       *a1 - address line 1 *a2 - address line 2
  174.       *st - two letter abbrev for state
  175.       *ST - spelled out state *ci - city name *zi - zip code
  176.       *hp - home phone *wp - work phone *co - company name
  177.  
  178.       *fc - first memo date   *nc - next memo date   *lc - last memo date
  179.  
  180.       *f1 - first line of first memo field
  181.       *f2 - second line of first memo field
  182.       *f3 - third line of first memo field
  183.       *f4 - fourth line of first memo field
  184.  
  185.       *l1 - first line of last memo field
  186.       *l2 - second line of last memo field
  187.       *l3 - third line of last memo field
  188.       *l4 - fourth line of last memo field
  189.  
  190.       *n1 - first line of next memo field
  191.       *n2 - second line of next memo field
  192.       *n3 - third line of next memo field
  193.       *n4 - fourth line of next memo field
  194.  
  195.       *p0 - printer code 0  *p1 - printer code 1  *p3 - printer code 3
  196.       *p4 - printer code 4  *p5 - printer code 5  *p6 - printer code 6
  197.       *p7 - printer code 7  *p8 - printer code 8 
  198.  
  199.  
  200. SAVE SCREENS
  201.  
  202.     Press F2 to make a copy of the current screen for later printing.
  203.     This has an advantage over pressing SHIFT-PRTSC, in that using
  204.     F2 screens are properly paginated on the printer for 66 lines.
  205.  
  206.     Special graphics like the line drawing characters will be saved
  207.     as standard dashes '-'.
  208.  
  209. CODES
  210.  
  211.     Set up the codes any way you wish.  You have 15 different ones to
  212.     choose from.  These are useful for categorizing your contacts.
  213.  
  214. FILE SYSTEMS
  215.  
  216.     For those that don't wish to classify their contacts simply by
  217.     codes,  you may also separate your contacts into different file
  218.     systems.  One file system may contain "FRIENDS", another may
  219.     contain "VENDORS", and another may contain "CLIENTS".  
  220.  
  221.     Create new file systems using the CREATE FILE SYSTEM option.  After
  222.     creating the new FILE system, you may open it or copy records from
  223.     another file system.  Experiment with this option.
  224.  
  225.     One restriction in place is that each file system must be on the
  226.     current directory.   Floppy users may store separate file systems
  227.     on different DATA/FORM disks.  Be sure to copy the appropriate FORM
  228.     files to the separate disk.
  229.  
  230.     Hint:  If you want to "pack" your file system by removing all empty
  231.     space not reclaimed from deleted records do the following:
  232.  
  233.         0. Make sure you have enough disk space.
  234.         1. Create a new file system, call it "pack".  
  235.         2. Copy your file system to the "pack" file system using the 
  236.            COPY FILE SYSTEM MENU.
  237.         3. Exit CONTACT.
  238.         4. Make a backup of your old file system. (optional step)
  239.         5. From DOS do:
  240.             copy pack.* <old file system>.*       (copy "pack" on top of old)
  241.             del pack.*
  242.  
  243.     This shouldn't be necessary unless you are cramped for disk space
  244.     and you have done many deletions without corresponding adds to the
  245.     file system.  This will NOT increase performance, but may save
  246.     some disk space.
  247.  
  248. DO'S AND DONT'S
  249.  
  250.     Do make regular backups of your DATA FILES.  Do not exit CONTACT by 
  251.     turning off the computer or pressing CTRL-ALT-DEL.  You may 
  252.     mistakenly destroy a data or index file.   Exit CONTACT only by pressing
  253.     the ESC key several times and answering 'y' to the Exit prompt.
  254.  
  255. SUPPORT
  256.  
  257.     I will not send future enhancements over the bulletin boards, they will
  258.     be sent to registered users only.
  259.  
  260.     To register send $30 to: 
  261.  
  262.         Ed Trujillo
  263.         P.O. Box 23052
  264.         Albuquerque, NM 87192-1052
  265.  
  266.     Registration entitles you to the following: 
  267.  
  268.         o  one free update disk (specify 5 1/4 or 3 1/2 disk)
  269.         o  printed documentation
  270.         o  notification of new updates/products
  271.         o  ASCII import program 
  272.         o  program to automatically convert older versions
  273.            of CONTACT to newer version 4 files.
  274.     o  limited telephone support
  275.  
  276.     You can reach me on on Compuserve 73700,277 if you have questions.
  277.