home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / comtrc10.zip / COMTRC10.HLP < prev   
Text File  |  1988-01-23  |  35KB  |  1,283 lines
  1. @@     
  2.  
  3. COMTRAC  is a shareware filing system that keeps track
  4. of companies.   Phone  calls,  appointment  dates  and
  5. correspondence are  kept.  COMTRAC is full menu driven
  6. and has extensive on-line help.  A  phone  call  timer
  7. is  available  for  those  that  need to keep track of
  8. time spent on phone calls.
  9.  
  10. COMTRAC comes with predefined demo companies.  To  set
  11. up  your  personal  system,  simply  delete  the  demo
  12. companies by entering "d" at the COMPANY  MENU  HEADER
  13. PAGE.   Enter you own companies by entering "a" at the
  14. same menu/page.
  15.  
  16. COMTRAC locates companies quickly.  By  company  name,
  17. SIC code  or  products  sold.    COMTRAC allows you to
  18. enter the first few characters that make that  company
  19. unique.
  20.  
  21. COMTRAC  allows you to interface with ASCII text files
  22. and has a mail/merge feature. You can customize  forms
  23. using  an  ASCII  text  editor  such  as  Wordstar  or
  24. Sidekick.   You  can  create  rolodex  cards,  mailing
  25. labels,  personalized  form letters, custom reports in
  26. formats of your choosing!
  27.  
  28. Each company  can  be  in  up  to  12  different  user
  29. defined categories.
  30.  
  31. A  contact  system provides the user with easy ways of
  32. keeping  track   of   future   events,   appointments,
  33. meetings, etc.
  34.  
  35. A  contextual  help  system  is  available  throughout
  36. COMTRAC to aid you in using the system.  Press the  F1
  37. key  (FUNCTION  1  KEY)  and COMTRAC will place a help
  38. window upon the screen similar  to  the  one  you  are
  39. viewing now.    It will give you brief and informative
  40. messages about the screen currently being viewed.
  41.  
  42. COMTRAC has an AUTODIAL feature that  will  work  with
  43. Hayes compatible  modems.    While in the company menu
  44. press F3 to dial the phone number 1 and  press  F4  to
  45. dial phone  number  2.  COMTRAC will start up the dial
  46. sequence and you can simply pick  up  the  phone  when
  47. someone answers the line.
  48.  
  49. COMTRAC will  also record your incoming calls.  Simply
  50. press F9 from the COMTRAC menu and the  call  will  be
  51. recorded in the PHONE LOG PAGE.
  52.  
  53. COMTRAC also  keeps  track  of  correspondence.   Both
  54. received and sent correspondence can be tracked.
  55.  
  56. You can use your printer manual to  set  up  different
  57. fonts:    underline,   boldface,  italics,  compressed
  58. print for your particular printer.
  59.  
  60. The ESC key  can  be  used  to  exit  menus  and  stop
  61. reports  at  any  time. This indicates to COMTRAC that
  62. you  are  finished  looking  at  the  display  on  the
  63. screen.   This key is used GLOBALLY through the system
  64. as an escape hatch. It is ALWAYS available.   Although
  65. not  mentioned anywhere else, you can also use the TAB
  66. key instead of ESC.
  67.  
  68. The LEFT ARROW Key will move left one field while  you
  69. are updating a record.
  70.  
  71. The  RIGHT  ARROW  Key will move right one field while
  72. you are updating a record.
  73.  
  74. The UP ARROW Key is used to move up one field  if  you
  75. are  in  an  update  mode  or  the  menu  options  are
  76. showing.  If you are in the COMPANY MENU it will  move
  77. to the prior record.
  78.  
  79. The  DOWN  ARROW Key is used to move down one field if
  80. you are in an update mode  or  the  menu  options  are
  81. showing.   If you are in the COMPANY MENU it will move
  82. to the next record.
  83.  
  84. The F2 Key (FUNCTION 2) is used to make a copy of  the
  85. screen.  Each  time  F2 is pressed, the current screen
  86. is appended to the file "screen.sav"  in  the  current
  87. directory.   This  has  the  advantage  over  pressing
  88. SHIFT  PRTSCRN,  in   that   screens   are   paginated
  89. correctly.
  90.  
  91. The  F9  Key (FUNCTION 9) will record an incoming call
  92. while in the COMTRAC MENU for the displayed company.
  93.  
  94. The F10 Key (FUNCTION 10)  is  an  information  screen
  95. which  displays  where you can contact the author (me)
  96. about registering for the professional version.
  97.  
  98. @@      
  99.  
  100. Enter the name of the  company.    This  is  an  index
  101. field   meaning  that  the  companies  are  sorted  in
  102. alphabetic order by company name  when  the  "company"
  103. index is chosen.
  104.  
  105. Press ESC to exit.
  106.  
  107. @@     
  108.  
  109. Enter the SIC  code.  This is also an index field.  If
  110. the index is set to "SIC CODE", the companies will  be
  111. sorted and accessed by SIC code.
  112.  
  113. Press ESC to exit.
  114.  
  115. @@         
  116.  
  117. Enter the  product(s)  the  company sells.  This field
  118. is an index field.  If the index is set to  "PRODUCT",
  119. the  companies  will be sorted and accessed by PRODUCT
  120. name.
  121.  
  122. Press the UP and DOWN arrow to view the  previous  and
  123. next companies.
  124.  
  125. Press ESC to exit.
  126.  
  127. @@        
  128.  
  129. Enter   the   name  of  the  contact  person  at  this
  130. company.   Enter   the   full   name   including   the
  131. salutation  as  this  field  may be used in the custom
  132. forms.
  133.  
  134. Examples:
  135.  
  136.     Mr. John Davis
  137.     Dr. Tom Surgeon
  138.  
  139. @@       
  140.  
  141. Enter the title of the contact person.
  142.  
  143. Examples:
  144.     Vice President
  145.     Director of Technology
  146.     Associate Engineer
  147.     Marketing Rep.
  148.     Consultant
  149.  
  150. @@      
  151.  
  152. Enter a name appropriate for a personal letter.    The
  153. "dear"  field  allows  a personal touch when using the
  154. custom form letters.
  155.  
  156. @@      
  157.  
  158. Enter a short  memo  field,  useful  info  here  could
  159. include:
  160.  
  161.     o  spouse name
  162.     o  birthdate
  163.     o  salesperson handling this account
  164.     o  account number
  165.     o  any extra information
  166.  
  167. @@       
  168.  
  169. Enter a  10  character  memo.  The memo will appear in
  170. the 1 month calendar page.
  171.  
  172. Examples:
  173.  
  174.     Meeting
  175.     Anniversry
  176.     Lunch 11am
  177.  
  178. @@         
  179.  
  180. This field provides more space for  details  that  the
  181. MEMO field cannot handle with 10 characters.
  182.  
  183. @@       
  184.  
  185. Enter  "n" for company name, "s" for SIC code, "p" for
  186. product.
  187.  
  188. The index will be changed so that you will be able  to
  189. recall  the  companies  by  name, SIC code and product
  190. name.
  191.  
  192. You are able to abbreviate  the  name  when  searching
  193. for a company ---
  194.  
  195. To  search  for  "Joe's  Bakery", set the index to "n"
  196. company name and enter  "joe"  at  the  prompt.    The
  197. company name is the default index.
  198.  
  199. To  search  for  the first company selling "automotive
  200. supplies", change the index  to  "product"  and  enter
  201. "aut".
  202.  
  203. To  search for companies by SIC code, change the index
  204. to "Sic code" and enter the first few  digits  of  the
  205. SIC code.
  206.  
  207. @@        
  208.  
  209. The  form  file  could  not  be located in the current
  210. directory.  COMTRAC is looking for the following  file
  211. names in the current directory:
  212.  
  213.        Form 1  - comtrac.1
  214.        Form 2  - comtrac.2
  215.        Form 3  - comtrac.3
  216.        Form 4  - comtrac.4
  217.        Form 5  - comtrac.5
  218.        Mailing Label - comtrac.lbl
  219.  
  220. These  must  be ASCII files and must be in the current
  221. directory.  COMTRAC verifies that each file  is  ASCII
  222. before proceeding.
  223.  
  224. @@     
  225.  
  226. Press  "y" if you wish to add this company permanently
  227. to the database.  Otherwise, press "n" -  the  company
  228. will not be added to the database.
  229.  
  230. @@      
  231.  
  232. Press  "y"  if  you  wish  to save the changes made to
  233. this company permanently.  Otherwise, press "n" -  the
  234. changes will be abandoned.
  235.  
  236. @@        
  237.  
  238. Press  "y"  if  you  wish  to  permanently DELETE this
  239. company from the database.   Otherwise,  press  "n"  -
  240. the company will remain in the database.
  241.  
  242. @@             
  243.  
  244. The  code  letters  on  this  page  have the following
  245. meanings:
  246.  
  247.  PHONE CALLS
  248.  Bsy - busy             No - noanswer
  249.  In  - incoming call    Ok - phone call ok
  250.  
  251.  LETTERS
  252.  Rcv - received         Snt - sent
  253.  
  254.  
  255. Press the down/up arrow  to  view  next  and  previous
  256. company, or enter a key.
  257.  
  258. Press the ENTER key to view different months.
  259.  
  260. @@             
  261.  
  262. The  current  month is at the lower left corner of the
  263. screen.  On MONO display  screens,  those  dates  that
  264. have  phone  calls  or  letters  will  be  in  INTENSE
  265. white.  On COLOR display screens, the same  dates  are
  266. in RED.  Contact dates will be blinking.
  267.  
  268. Press the ENTER key to view different months.
  269.  
  270. Press  the  down/up  arrow  to  view next and previous
  271. company, or enter a key.
  272.  
  273. @@          
  274.  
  275. The code letters  on  this  page  have  the  following
  276. meanings:
  277.  
  278.  PHONE CALLS
  279.  b - busy phone call          n - noanswer phone call
  280.  i - incoming phone call      o - ok phone call
  281.  
  282.  LETTERS
  283.  R - received letter          S - sent letter
  284.  
  285.  CONTACTS
  286.     blinking dates
  287.  
  288. Press  the  down/up  arrow  to  view next and previous
  289. company, or enter a key.
  290.  
  291. Press the ENTER key to view different months.
  292.  
  293. @@              
  294.  
  295. 15 different contact appointment dates are kept  track
  296. of from this page.
  297.  
  298. In  typing  the  contact,  move  to cursor to an empty
  299. slot or simply type over an old reminder  date.    You
  300. must  fill  in  the  memo  field  in order to save the
  301. reminder.
  302.  
  303. Don't worry about the order you insert  the  reminders
  304. since  COMTRAC  automatically sorts the reminders with
  305. the earliest dates  at  the  top  when  you  save  the
  306. changes.
  307.  
  308. @@           
  309.  
  310. This  page is a log of the last 15 phone calls made to
  311. this company.  Press ENTER  to  change  the  memo  and
  312. status of call.
  313.  
  314. The fifteenth call will drop off the list.
  315.  
  316. If  you  don't have a modem connected to a handset you
  317. can still use phone  call  logging.    Set  the  MODEM
  318. PARAMETER in the SYSTEM PARAMETER PAGE to "n".
  319.  
  320. Press  F3 or F4 and the call will be placed "manually"
  321. - by you.  The call and its result (Busy, Noanswer  or
  322. Ok)  is saved along with the current date and time. If
  323. you wish to receive incoming calls, pressing  F9  will
  324. log  an  incoming  call in the same manner as outgoing
  325. calls.
  326.  
  327. You cannot make or take  a  call  while  updating  the
  328. PHONE  MEMO  or  STATUS  fields  - COMTRAC will simply
  329. beep at you if you try.
  330.  
  331. Press the DOWN arrow or UP arrow to view the next  and
  332. previous company.
  333.  
  334. Enter  the  first  few  letters of the key of which to
  335. search.
  336.  
  337. @@            
  338.  
  339. Enter an short comment next to the most recent call.
  340.  
  341. @@         
  342.  
  343. Enter the address  of  the  company.  If  the  address
  344. spans  two  different  lines,  use  both  ADDRESS1 and
  345. ADDRESS2.
  346.  
  347. Example:
  348.          ADDRESS 1:   1580 Main Avenue
  349.          ADDRESS 2:   Suite 120
  350.  
  351. Press ESC to get out of the update mode.
  352.  
  353. @@      
  354.  
  355. Enter the company's city.  If  you  are  entering  the
  356. same  city  repeatedly for new entries, enter the city
  357. name in  the  DEFAULT  CITY  field  under  the  SYSTEM
  358. PARAMETER MENU.
  359.  
  360. Press ESC to get out of the update mode.
  361.  
  362. @@       
  363.  
  364. Enter the  state.   If you are entering the same state
  365. repeatedly for new entries, enter  the  city  name  in
  366. the  DEFAULT  STATE  field  under the SYSTEM PARAMETER
  367. MENU.
  368.  
  369. Enter a two letter code, this will be  expanded  to  a
  370. full name by COMTRAC.
  371.  
  372. I.e.  nm - New Mexico
  373.       fl - Florida
  374.       ca - California
  375.       dc - Dist of Columbia
  376.  
  377. Press ESC to get out of the update mode.
  378.  
  379. @@     
  380.  
  381. Enter the  zip code.  If you are entering the same zip
  382. code repeatedly for new entries, enter  the  zip  code
  383. in  the  DEFAULT  ZIP field under the SYSTEM PARAMETER
  384. MENU.
  385.  
  386. Press ESC to get out of the update mode.
  387.  
  388. @@       
  389.  
  390. Enter the company's phone number. There is extra  room
  391. to add a comment next to the phone number.
  392.  
  393.     PHONE 1 :  Info Ctr 444-2321
  394.  
  395. Make sure the comment doesn't contain an 'X'.
  396.  
  397. COMTRAC  normally  ignores  all non-numeric chars when
  398. autodialing for  you.    Thus  this  number  would  be
  399. correctly dialed when F4 is pressed.
  400.  
  401. Note  also that you can signify an extension by making
  402. an 'X' in the number.  COMTRAC will ignore all  digits
  403. appearing after the 'X'.  For example:
  404.  
  405.     PHONE 1 :  2554433x444
  406.  
  407. COMTRAC will dial "2554433" ignoring "444".
  408.  
  409. A  comma  ","  will  cause  the  modem  to pause for a
  410. moment.  This is used when there is a need to  dial  9
  411. to get an outside line.
  412.  
  413. Press ESC to get out of the update mode.
  414.  
  415. @@       
  416.  
  417. Enter   the   code(s)  that  are  applicable  to  this
  418. company.  The selected codes will be  highlighted  and
  419. marked with an asterisk '*'.
  420.  
  421. A  company  may belong to up to twelve different codes
  422. or categories.
  423.  
  424. Enter ESC to get out of the update mode.
  425.  
  426. @@           
  427.  
  428. This page records the last 15  letters/memos  sent  or
  429. received from  this  company.    Press  ENTER twice to
  430. update the top entry.  Press ENTER then enter  'a'  to
  431. add a new entry, moving all prior entries down.
  432.  
  433. @@          
  434.  
  435. It  is  from  this  page  that  you  can  add, delete,
  436. change, or search for company.
  437.  
  438. Enter:
  439.     a - add a new company
  440.     d - delete an old company
  441.     i - change the index
  442.     F3 - dial phone 1
  443.     F4 - dial phone 2
  444.     F9 - log an incoming call
  445.     ENTER - change/modify the company
  446.  
  447. After entering F3 or F4 if the phone is busy:    enter
  448. "b".   If  nobody  answers  enter "n", otherwise press
  449. the space bar.
  450.  
  451. Press the DOWN arrow or UP arrow to view the next  and
  452. previous company.   You will notice that the companies
  453. are sorted in alphabetical  order  according  to  what
  454. index is  set.    Try  changing  the index to SIC then
  455. press the DOWN arrow key to see what happens.
  456.  
  457. To change the index, enter  "i"  then  enter  "n"  for
  458. company name, "p" for product, and "s" for SIC code.
  459.  
  460. To  search  for  a  particular company enter the first
  461. few letters of the company name.
  462.  
  463. Example:
  464.  
  465. To find the company "John's Hotub Service"
  466.  
  467. Entering "jo" will search the database for  the  first
  468. occurrence of  a company starting with "jo".  If there
  469. is a "Joe's Diner"  in  the  database,  it  will  find
  470. "Joe's  Diner"  instead  of  "John's  Hotub", as "Joe"
  471. appears alphabetically before "John".  Press the  DOWN
  472. arrow key to the next record:  "John's Hotub"
  473.  
  474. Note:   While  searching  for  companies, COMTRAC does
  475. NOT make a distinction between upper  and  lower  case
  476. names.   I.e.,  there  is  NO difference between "Joe"
  477. and "joe" and "JOE".
  478.  
  479. @@           
  480.  
  481. COMTRAC Menu - Add,  delete,  update  and  search  for
  482. companies from  this  menu.  Use the UP and DOWN arrow
  483. keys to change the selection bar or  enter  an  option
  484. number.
  485.  
  486. Also, you  can  change  the index from this menu.  The
  487. default index is the company name.
  488.  
  489. Press ESC to exit COMTRAC.
  490.  
  491. @@           
  492.  
  493. COMTRAC Reports - Print  listings  of  companies  from
  494. this menu.     There  are  a  total  of  12  different
  495. reports,  6  of  which  can  be  customized  as   form
  496. letters, envelopes, rolodex cards or mailing labels.
  497.  
  498. For custom printouts see the files:
  499.  
  500.   comtrac.lbl comtrac.1 comtrac.2
  501.   comtrac.3 comtrac.4 comtrac.5
  502.  
  503. They  must  all be ASCII files and live in the current
  504. directory.
  505.  
  506. Press ESC to exit COMTRAC.
  507.  
  508. @@           
  509.  
  510. Edit Codes - Edit all codes from this  menu.    Choose
  511. from 12  different  codes.    These  are  custom codes
  512. which can have any designation.
  513.  
  514. Use your imagination in using the code fields.
  515.  
  516. @@              
  517.  
  518. Change COMTRAC's  idea  of  the  CURRENT  date.    The
  519. CURRENT  date  is  displayed in the upper right corner
  520. of the screen and is set by the DOS date initially.
  521.  
  522. @@         
  523.  
  524. Enter the selection code letter(s).  For  example,  if
  525. Code  A  is  the  Paper  Suppliers,  Code  B is the Ad
  526. agencies and you wish to select all  members  of  both
  527. Code A and Code B, type "ab".
  528.  
  529. Enter "a" for just the Paper Suppliers
  530.  
  531. Enter   ".",   to   select   ALL   companies   in  ALL
  532. categories.
  533.  
  534. Press ESC to quit.
  535.  
  536. @@           
  537.  
  538. A telephone directory is printed in this report.
  539.  
  540. Each company is printed along with both phone  numbers
  541. and a contact name.
  542.  
  543. @@           
  544.  
  545. Those  CONTACT  DATES scheduled for today are printed.
  546. See the CONTACT PAGE of the COMPANY MENU.
  547.  
  548. @@          
  549.  
  550. Those CONTACT DATES scheduled  for  this  week  (today
  551. through 7 days from today) are printed.
  552.  
  553. See the CONTACT PAGE of the COMPANY MENU.
  554.  
  555. @@         
  556.  
  557. A standard company list is printed in this report.
  558.  
  559. Items  listed are company name, product, SIC code, and
  560. location.
  561.  
  562. @@        
  563.  
  564. Each company  is  printed  along  with  the  following
  565. data:
  566.  
  567.     o Date and time of phone call
  568.     o BUSY, OK, NOANS, or INCALL
  569.     o a phone message as recorded on the
  570.        PHONE LOG PAGE.
  571.  
  572. @@            
  573.  
  574. Each  company  is  printed  along  with  the following
  575. data:
  576.  
  577.     o Date of letter or correspondence
  578.     o RECEIVED or SENT status
  579.     o a short note as recorded on the LETTER PAGE.
  580.  
  581. @@          
  582.  
  583. COMTRAC is looking for  the  following  files  in  the
  584. current directory:
  585.         comtrac.lbl
  586.         comtrac.1
  587.         comtrac.2
  588.         comtrac.3
  589.         comtrac.4
  590.         comtrac.5
  591.  
  592. Note:   Do  not  use TABS in the form file, use spaces
  593. instead.  COMTRAC version 1.0 doesn't work  well  with
  594. TABS.
  595.  
  596. If   you   choose  option  "Form  2."  then  the  file
  597. "comtrac.2" will be used as a form file.    This  file
  598. must be   an  ASCII  text  file.    To  use  the  form
  599. capabilities the following fields are defined:
  600.  
  601.    *d1 - current date (format - 31 Oct 87)
  602.    *d2 - current date (format - October 31, 1987)
  603.    *d3 - current date (format - 11/31/87)
  604.  
  605.    *t1 - current time (format - 15:23:43) military
  606.    *t2 - current time (format - 15:23) military
  607.    *t3 - current time (format - 03:23:43) standard
  608.    *t4 - current time (format - 03:23) standard
  609.  
  610.    *na - company name
  611.    *a1 - address line 1
  612.    *a2 - address line 2
  613.    *st - two letter abbrev for state
  614.    *ST - spelled out state
  615.    *ci - city name
  616.    *zi - zip code
  617.    *co - contact name
  618.    *de - dear salutation
  619.    *ti - title of contact
  620.    *me - memo field
  621.    *pr - product
  622.    *si - SIC code
  623.    *po - phone One
  624.    *pt - phone Two
  625.  
  626.    *p0 - printer code 0
  627.    *p1 - printer code 1
  628.     .  ...  ...
  629.    *p7 - printer code 7
  630.  
  631. To pad with blanks and right or left justify  a  field
  632. enter a width specification like:
  633.  
  634.   *na%40 - company name right just. pad with space
  635.   *na%-40 - company name left just. pad with space
  636.  
  637. @@    
  638.  
  639. Press 'y'  to  finish  this session with COMTRAC.  All
  640. files will by safely closed.
  641.  
  642. Press ESC or 'n' to continue working with COMTRAC.
  643.  
  644. DO NOT exit COMTRAC by shutting off or  resetting  the
  645. computer!
  646.  
  647. @@             
  648.  
  649. Print  screens  that have been saved using the F2 save
  650. screen function.  The screens have  been  saved  in  a
  651. file called  "screen.sav".    Each time F2 is pressed,
  652. the current screen is appended to this file.
  653.  
  654. @@             
  655.  
  656. Discard screens that have  been  saved  using  the  F2
  657. save screen  function.    The file "screen.sav" in the
  658. current directory will be cleared.
  659.  
  660. @@             
  661.  
  662. Modify system parameters from this menu:
  663.  
  664.     printer parameters
  665.     modem line
  666.     screen - mono or color
  667.     error bells - on or off
  668.     default city, state and zip
  669.  
  670. @@       
  671.  
  672. Change the printer setup  string,  printer  codes  for
  673. use  with  the  custom  forms, printer port and margin
  674. settings.
  675.  
  676. Use your  printer  manual  to  change  some  of  these
  677. settings.
  678.  
  679. @@       
  680.  
  681. Change system parameters -
  682.  
  683.     error bells on or off,
  684.     file system SYNC frequency
  685.     COM port assignment
  686.     defaults for CITY, STATE, and ZIP
  687.  
  688. @@       
  689.  
  690. Enter  a  description  for  the  printer  code used in
  691. printing the  custom  forms.    You   can   get   this
  692. information   in   the  Programming  Section  of  your
  693. printer manual.
  694.  
  695. The  description  is  not  used  in  any  reports   by
  696. COMTRAC,   it   is   simply   information   for   your
  697. reference.
  698.  
  699. Examples:  printer code 0:  Bold on  printer  code  1:
  700. Bold off
  701.  
  702. Each  printer  code is used in the ASCII form files of
  703. your choice by specifying:
  704.  
  705.     *p0 - printer code 0
  706.     *p1 - printer code 1
  707.     ...
  708.     *p7 - printer code 7
  709.  
  710. See "comtrac.3" for an example.    The  printer  codes
  711. are setup  for  the IBM printer.  You can change these
  712. at any time.
  713.  
  714. @@       
  715.  
  716. Enter a name for the code category listed.
  717.  
  718. Examples:
  719.     Code A:  Suppliers
  720.     Code B:  Vendors
  721.  
  722. @@            
  723.  
  724. Enter "n" if you don't have a modem attached  to  your
  725. serial port.    Enter  1,  2,  3 or 4 if your modem is
  726. attached to COM1, 2, 3 or 4 respectively.
  727.  
  728. COMTRAC currently works with Hayes  compatible  modems
  729. only.
  730.  
  731. @@        
  732.  
  733. Enter  "m"  if  you  have  a monochrome screen and the
  734. shades that COMTRAC is using are not acceptable.
  735.  
  736. Enter "c" if you have a color screen.
  737.  
  738. @@        
  739.  
  740. Type "y" to turn on COMTRAC's error  bell  -  it  will
  741. beep at you if you make an input error.
  742.  
  743. Type "n" to turn off this bell.
  744.  
  745. @@            
  746.  
  747. This  field allows you to specify how often you desire
  748. to "sync" the file system.   COMTRAC's  internal  file
  749. structure    needs    to    be    physically   updated
  750. occasionally.  The smaller this number  is,  the  more
  751. often the  file  system  will  be  SYNCED.  Of course,
  752. small values for the sync will slow COMTRAC down  when
  753. adding many  en-  tries  to  the  system.  This may be
  754. intolerable on a floppy based system.
  755.  
  756. When entering many companies into  the  database,  you
  757. may wish  to  set  it  to  10.   COMTRAC automatically
  758. sync's its files when you  exit.    Be  sure  to  exit
  759. COMTRAC  by  pressing the ESC key and answering "y" to
  760. the exit prompts.
  761.  
  762. DO NOT exit COMTRAC by turning  off  the  computer  or
  763. pressing CTRL-ALT-DELETE.   This may destroy the index
  764. files in which case you would have to reload all  your
  765. data from scratch.
  766.  
  767. It  is  advisable  to make backups of the system after
  768. making significant changes.
  769.  
  770. @@        
  771.  
  772. If you experience a snow effect on the screen.   Enter
  773. "y" to  this  question.   COMTRAC will try to draw the
  774. screen to limit the snow effect.
  775.  
  776. This may occur on some CGA monitors.
  777.  
  778. @@       
  779.  
  780. The "printer  end-of-line"  is  used  to  control  the
  781. printer output  at the end of the printed line.  There
  782. are 4 options to  set  depending  upon  your  printer.
  783. You  may  have  to  do a little bit of experimentation
  784. with this to get it right.  Once it is set  correctly,
  785. it  will not have to be changed (as long as the switch
  786. settings on the printer do not change).
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791. Option 1 newline character
  792.        2 carriage return character
  793.        3 newline then carriage-return character
  794.        4 carriage-return then newline character
  795.  
  796. 1) Output is double spaced -  try  setting  option  to
  797. "cr".
  798.  
  799.  
  800. 2) Output is overprinting or printing on one  line   -
  801. try   setting  the  option  first  to "nl" and if that
  802. doesn't work, try out the options "nl/cr" or "cr/nl".
  803.  
  804.  
  805.  
  806.  
  807.  
  808.  
  809.  
  810. 3) Output is jagged like: This is
  811.        an example  of
  812.                      a jagged line.
  813.  
  814. Try changing option to "nl/cr" or "cr/nl".
  815.  
  816. @@          
  817.  
  818. Press any key to continue to the next page of the  re-
  819. port, press ESC to stop the listing.
  820.  
  821. @@          
  822.  
  823. Press ENTER to see all reports on the screen.
  824.  
  825. Select  the "printer" to send the reports to a printer
  826. - directly.
  827.  
  828. Select "capturefile" to send the output  to  an  ASCII
  829. file.   The  output  will  be  appended to an existing
  830. file.
  831.  
  832. While the report/form is printing you may press  SPACE
  833. which  will pause the printer, or ESC which will abort
  834. the printout.
  835.  
  836. @@          
  837.  
  838. Enter "y" to change the information on this page.
  839.  
  840. Press ESC, press ENTER, or enter "n" to return to  the
  841. "MISCELLANEOUS MENU".
  842.  
  843. @@        
  844.  
  845. Type  "y"  and  the changes made to the parameter page
  846. will be saved into COMTRAC's data files.
  847.  
  848. Type "n" and the changes will  be  discarded  and  the
  849. old values will be retained.
  850.  
  851. @@       
  852.  
  853. Enter  the  full name of the file you want to save the
  854. output of the report to.
  855.  
  856. Examples:  report1.out
  857.              a:reportsmar.87
  858.  
  859. If the file exists and is ASCII, COMTRAC  will  APPEND
  860. to it.    If  it  isn't  ASCII,  you must make another
  861. selection.
  862.  
  863. @@             
  864.  
  865. COMTRAC cannot make contact with your printer.
  866.  
  867. COMTRAC is set up to talk to an LPT:    port.    Check
  868. and  make  sure  that  the  printer  is online and has
  869. paper.
  870.  
  871. @@              
  872.  
  873. The output file "screen.sav" has been printed.   Press
  874. any key to continue.
  875.  
  876. @@              
  877.  
  878. The output  file "screen.sav" has been cleared.  Press
  879. any key to continue.
  880.  
  881. @@                
  882.  
  883. Enter "y" to delete the screens  previously  saved  in
  884. the file "screen.sav".  Otherwise, enter "n".
  885.  
  886. @@             
  887.  
  888. Enter  the  sequence  of decimal codes that will place
  889. the printer into the mode desired (e.g.  16  pitch  or
  890. "NLQ"  -  Near Letter Quality) See your printer manual
  891. for ASCII control codes.
  892.  
  893. Use a zero or blank space to clear out a field.    The
  894. fields  to  the  right  of  the cleared out field will
  895. also be cleared out.  Since COMTRAC  uses  zero  as  a
  896. place  marker to clear out a field, you cannot enter a
  897. zero into a print code field.
  898.  
  899. For example:  sending 'ESC F' to  the  IBM  Proprinter
  900. will turn  EMPHASIZED PRINT ON.  This would correspond
  901. to entering decimal 27 then 70 into the printer  setup
  902. string.
  903.  
  904.   printer setup :  [ 27] [ 70] [ ] [ ]
  905.  
  906. What  follows  is  a  short, incomplete list of common
  907. ASCII decimal codes.
  908.  
  909. COMMON DECIMAL ASCII CODES:
  910.  
  911.    27 - ESC        32 - SPACE      8 - BACKSPACE
  912.     9 - HORZ TAB   10 - LN FEED   12 - FORMFEED
  913.    13 - CAR RET    14 - SO        15 - SI
  914.    33 - '!'        34 - '"'       35 - '#'
  915.    36 - '$'        37 - '%'       38 - '&'
  916.    40 - '('        41 - ')'       42 - '*'
  917.    43 - '+'        44 - ','       45 - '-'
  918.    46 - '.'        47 - '/'       60 - '<'
  919.    61 - '='        62 - '>'       63 - '?'
  920.  
  921.   1  - 'CTRL-A'   65 - 'A'    97 - 'a'   48 - '0'
  922.   2  - 'CTRL-B'   66 - 'B'    98 - 'b'   49 - '1'
  923.   3  - 'CTRL-C'   67 - 'C'    99 - 'c'   50 - '2'
  924.   4  - 'CTRL-D'   68 - 'D'   100 - 'd'   51 - '3'
  925.      ...           ...         ...        ...
  926.  25  - 'CTRL-Y'   89 - 'Y'   121 - 'y'   56 - '8'
  927.  26  - 'CTRL-Z'   90 - 'Z'   122 - 'z'   57 - '9'
  928.  
  929. @@            
  930.  
  931. If you wish to send an initialization  string  to  the
  932. printer  every  time a report is printed answer "y" to
  933. the question.
  934.  
  935. If you answer "n", COMTRAC will  not  send  a  printer
  936. string.
  937.  
  938. @@        
  939.  
  940. Enter "1"  - for LPT1:, "2" for LPT2:  or "3" for LPT3
  941. as a printer port.
  942.  
  943. COMTRAC doesn't currently  support  a  serial  printer
  944. port,  however,  you  can  direct  the  output  of the
  945. report using the "capturefile" option  and  print  the
  946. report from DOS upon exiting COMTRAC.
  947.  
  948. @@               
  949.  
  950. Enter  the number of columns that you want the printer
  951. to start printing.  I.e. if you enter 5, COMTRAC  will
  952. advance 5 spaces on each printed line.
  953.  
  954. @@             
  955.  
  956. Press  "y"  and  COMTRAC  will pause between each form
  957. allowing you to change sheets of paper without  having
  958. to press the off-line key on your printer.
  959.  
  960. This   is   handy  when  printing  individual  sheets,
  961. envelopes, or rolodex cards.
  962.  
  963. @@         
  964.  
  965. Feed in a new form then press ENTER to print the  next
  966. form.  ESC aborts the printout.
  967.  
  968. @@            
  969.  
  970. The end of the report/form has been reached.
  971.  
  972. Press any key to continue.
  973.  
  974. @@            
  975.  
  976. Enter "n"  for  company  name.   Enter "p" for product
  977. name, "s" for SIC code.
  978.  
  979. The  records  will  be  sorted  in  alphabetic   order
  980. according to the sort selection.
  981.  
  982. @@       
  983.  
  984. Enter   a  code  or  codes  in  which  to  select  the
  985. records.
  986.  
  987. For example:
  988.  
  989.    To select:  "a,d and c", enter:  "adc"
  990.  
  991.    To select all records, enter:  "."
  992.  
  993. @@          
  994.  
  995. Enter "k" for key, "z" for zip code, "c"  for  company
  996. name and "n" if you do NOT want to select records.
  997.  
  998. The  "From  name"  and  "Thru" fields will specify the
  999. range of selection.
  1000.  
  1001. Example:
  1002.  
  1003. If you want to select a  single  record,  "Cononotel",
  1004. enter  "n"  for  key  selection at the "Name selected"
  1005. prompt.  Then at the "From name"  and  "Thru"  prompts
  1006. enter "cono"   and   "cono".    COMTRAC  is  NOT  case
  1007. sensitive, so "CONO" will do as well.
  1008.  
  1009. To select all companies in the  zip  code  87100  thru
  1010. 88000,  enter  "z"  at  the "Name Selected" prompt and
  1011. "87100" at "From Name" and "88000" at  the  thru  name
  1012. prompts.
  1013.  
  1014. @@       
  1015.  
  1016. Enter  the  starting  name  of  the  field you want to
  1017. select.  For example, if we want to print out  a  list
  1018. of  companies  with  SIC codes names from "10" to "11"
  1019. enter "10" in the From name field, and enter  "11"  in
  1020. the Thru name field.
  1021.  
  1022. If  the  zip  code field was selected, enter the first
  1023. few digits of the starting zip code.
  1024.  
  1025. If the product field was selected  and  we  wanted  to
  1026. select  "software",  enter "software" in both the From
  1027. and Thru fields.
  1028.  
  1029. @@       
  1030.  
  1031. Enter the ending name in  alphabetic  order  for  this
  1032. field.
  1033.  
  1034. @@           
  1035.  
  1036. Enter  "c"  to select a company by the contact date in
  1037. the CONTACT PAGE.   Those  companies  that  have  been
  1038. contacted  within  the  date range you specify will be
  1039. printed.
  1040.  
  1041. @@           
  1042.  
  1043. Enter the starting date for selection.
  1044.  
  1045. The quotes in the examples that follow are not  to  be
  1046. entered  into COMTRAC, they are there to highlight the
  1047. proper response.
  1048.  
  1049. Examples:
  1050.  
  1051.    To select companies for Nov 23, 1987
  1052.    Simply enter:  "23Nov87", or "112387".
  1053.    To select companies for the month of
  1054.    December enter:  1Dec87 and 31Dec87
  1055.  
  1056. Shortcut examples (using date arithmetic):
  1057.  
  1058.    To select companies for today's date:
  1059.    enter ".", which is a shortcut for
  1060.    today.
  1061.  
  1062.    To select companies for today thru next
  1063.    week:  enter "." and "+1w", which means select
  1064.    dates from today to 1 week from today.
  1065.  
  1066.    To select companies for tomorrow:
  1067.    enter "+1", which stands for 1 day
  1068.    from today.  Similarly, yesterday would
  1069.    be entered as "-1"
  1070.  
  1071. @@    
  1072.  
  1073. Enter a new date for the  system.    COMTRAC  has  the
  1074. ability  to  process  dates  using  date arithmetic as
  1075. well as accepting dates in a variety of formats.
  1076.  
  1077. The quotes in the examples that follow are not  to  be
  1078. entered  into COMTRAC, they are there to highlight the
  1079. proper response.
  1080.  
  1081. Examples:
  1082.  
  1083.    To select a date of Nov 23, 1989
  1084.    Simply enter:  "23Nov89", or "112389".
  1085.    If the current year is 1989, simply enter
  1086.    the month and day.  If the current month
  1087.    is November as well, only enter "23".
  1088.  
  1089. Shortcut examples (using date arithmetic):
  1090.  
  1091.    To change the date to tomorrow:  "+1"
  1092.    Last week:  "-1w"
  1093.    1st of this month:  "1"
  1094.    Last day of last month:  "1-1"
  1095.    First day of next month:  "1+1m"
  1096.  
  1097. @@           
  1098.  
  1099. Enter the ending date.   The  companies  with  CONTACT
  1100. dates  as shown in the CONTACT PAGE will be printed if
  1101. they fall within the start and end date.
  1102.  
  1103. The quotes in the examples that follow are not  to  be
  1104. entered  into COMTRAC, they are there to highlight the
  1105. proper response.
  1106.  
  1107. Examples:
  1108.  
  1109.    To select contacts for Nov 23, 1987
  1110.    Simply enter:  "23Nov87", or "112387".
  1111.  
  1112.    To select contacts for the month of
  1113.    December enter:  1Dec87 and 31Dec87
  1114.  
  1115. Shortcut examples (using date arithmetic):
  1116.  
  1117.    To select contacts for today's date:
  1118.    enter ".", which is a shortcut for
  1119.    today.
  1120.  
  1121.    To select contacts for today thru next
  1122.    week:  enter "." and "+1w", which means select
  1123.    dates from today to 1 week from today.
  1124.  
  1125.    To select contacts for tomorrow:
  1126.    enter "+1", which stands for 1 day
  1127.    from today.  Similarly, yesterday would
  1128.    be entered as "-1"
  1129.  
  1130.    Today's date is always measured from the
  1131.    date COMTRAC thinks it is.  You should
  1132.    set the date when booting the system
  1133.    up.
  1134.  
  1135. @@      
  1136.  
  1137. Enter "y" if you have finished choosing the  sort  and
  1138. selection criteria.    The reports will now be sent to
  1139. the screen or printer.
  1140.  
  1141. Enter ESC or "n" to go back to the previous menu.
  1142.  
  1143. Press  ENTER  to  continue  editing  the   sort/select
  1144. fields.
  1145.  
  1146. @@       
  1147.  
  1148. Set  this field if you want to speed up the process of
  1149. adding new entries to COMTRAC.  When you type  in  "a"
  1150. at  the  COMTRAC menu header page, the CITY field will
  1151. automatically be set to the default.
  1152.  
  1153. @@        
  1154.  
  1155. Set this field if you want to speed up the process  of
  1156. adding new  entries  to COMTRAC.  When you type in "a"
  1157. at the COMTRAC menu header page, the STATE field  will
  1158. automatically be set to the default.
  1159.  
  1160. @@      
  1161.  
  1162. Set  this field if you want to speed up the process of
  1163. adding new entries to COMTRAC.  When you type  in  "a"
  1164. at  the  COMTRAC  menu header page, the ZIP field will
  1165. automatically be set to the default.
  1166.  
  1167. @@        
  1168.  
  1169. Enter "t" if your telephone is equipped  with  a  tone
  1170. dial phone.    Enter  "p"  if  it is a pulse or rotary
  1171. phone.
  1172.  
  1173. @@          
  1174.  
  1175. Press ENTER to change the top entry or  enter  'a'  to
  1176. add a new entry.
  1177.  
  1178. If  you  add  new  entries  the  prior entries will be
  1179. shifted down by one.  The 15th letter  at  the  bottom
  1180. of the page will be discarded.
  1181.  
  1182. @@       
  1183.  
  1184. Enter the date of correspondence:
  1185.  
  1186. Examples:
  1187.  
  1188.    To select correspondence for Nov 23, 1987
  1189.    Simply enter:  "23Nov87", or "112387".
  1190.    other examples:
  1191.    "11JAN87"
  1192.    "11 Jan 87"
  1193.    "11 jan 87"
  1194.    "011187"
  1195.  
  1196. SHORTCUT FORMAT EXAMPLES
  1197.     "." - today
  1198.     "+1" - tomorrow
  1199.     "-1" - yesterday
  1200.     "+1w" - one week from today
  1201.     "-1w" - today last week
  1202.     "+1m" - this day next month
  1203.     "1+1m" - first day of next month
  1204.     "+thu" - next thursday from today
  1205.     "-wed" - last wednesday
  1206.     "+1w" - next week
  1207.     "-1w" - last week
  1208.  
  1209. @@       
  1210.  
  1211. Enter  an  's'  for SENT letters/correspondence and an
  1212. 'r' for received letters.
  1213.  
  1214. @@       
  1215.  
  1216. Enter a short note describing this letter.
  1217.  
  1218. Examples:
  1219.     Thank you note
  1220.     Notice of deposition
  1221.     Bill payment
  1222.  
  1223. @@           
  1224.  
  1225. Enter a name for the appropriate  form.    If  a  form
  1226. name  is  entered  and you choose to print the form or
  1227. send it to a capture file,  then  this  name  will  be
  1228. automatically  recorded  on  the  LETTER PAGE with the
  1229. form name in the MEMO field.
  1230.  
  1231. @@         
  1232.  
  1233. The following keys will scroll through the dates:
  1234.  
  1235.     Up Arrow - Previous year
  1236.     Down Arrow - Next year
  1237.     Left Arrow - Previous month
  1238.     Right Arrow - Next month
  1239.     Home key - This month
  1240.  
  1241. Press ESC or the ENTER key to exit.
  1242.  
  1243. You are limited to scrolling through 10  years.    The
  1244. bell will beep when the limit is reached.
  1245.  
  1246. @@       
  1247.  
  1248. Enter a  contact  date  :    meeting  date, deposition
  1249. date, appointment, etc.  This date and its  associated
  1250. memo   will  appear  in  the  calendar  pages  and  is
  1251. integrated with  the  "TODAY'S  CONTACT"  and  "WEEK'S
  1252. CONTACT" reports.
  1253.  
  1254. @@       
  1255.  
  1256. Enter  a  short  memo  (10 chars) which will appear in
  1257. the 1 month calendar page.
  1258.  
  1259. @@       
  1260.  
  1261. Enter "n" for no answer, "b" for  busy,  "o"  for  ok"
  1262. and "i" for incoming call.
  1263.  
  1264. @@            
  1265.  
  1266. Enter   "y"   if  you  have  an  IBM/EPSON  compatible
  1267. printer.  If you do, COMTRAC  will  save  the  screens
  1268. using  the  line  drawing  character  set  instead  of
  1269. dashes "-", plus symbols "+" and pipe symbols "|".
  1270.  
  1271. Your saved screens  may  look  more  attractive  using
  1272. this option.    If  the line drawing characters appear
  1273. as a string of MMMMMMMMMMMM's, you will want to  enter
  1274. "n" at this option.
  1275.  
  1276. To see if it works on your printer do the following:
  1277.     0)  Set this option to "y"
  1278.     1)  Discard previous saved screens
  1279.     2)  Call up a calendar page
  1280.     3)  Enter F2 to save the screen
  1281.     4)  Print the saved screen
  1282.     5)  Check the printed output
  1283.