home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / comtrc10.zip / COMTRAC.DOC < prev    next >
Text File  |  1988-01-23  |  7KB  |  207 lines
  1.  
  2. Welcome to COMTRAC, the shareware company tracker.  Documentation
  3. in this doc file is sparse since COMTRAC has plenty of on-line help.
  4. Plan on pressing the HELP (F1) key while running COMTRAC.
  5.  
  6. You have my permission and encouragement to copy this program and 
  7. distribute it to bulletin boards and user groups as long as:
  8.  
  9.     o  The program and files are not modified in any way
  10.     o  The name "COMTRC10.ARC" must be used on bulletin boards
  11.  
  12. If you use COMTRAC on a regular basis, I encourage you to register as 
  13. you will enjoy several benefits including: telephone support, printed 
  14. documentation, an enhanced version without the delayed introduction 
  15. screen, and enhancements when available at a nominal charge.  For details 
  16. refer to the end of this document.
  17.  
  18. COMTRAC version 1.0 should contain the following files:
  19.  
  20.    PROGRAM & HELP FILES
  21.       comtrac.exe   - the executable program
  22.       comtrc10.hlp  - the help text file (do not modify!)
  23.       comtrac.doc   - this document file, you're reading it
  24.  
  25.    DATA FILES
  26.       comtrac.dt    - company data file
  27.       comtrac.hdr   - parameter file
  28.       comtrac.nx0   - index file
  29.       comtrac.nx1   -  "     "
  30.       comtrac.nx2   -  "     "
  31.  
  32.    CUSTOM FORM FILES
  33.       comtrac.lbl   - ASCII mailing label file (one-up labels only)
  34.       comtrac.1     - custom form 1
  35.       comtrac.2     -   "     "   2
  36.       comtrac.3     -   "     "   3
  37.       comtrac.4     -   "     "   4
  38.       comtrac.5     -   "     "   5
  39.  
  40. INSTALLATION NOTES
  41.  
  42.     HARD DISK USERS
  43.         Simply create a subdirectory on your hard disk, call it "\comtrac".
  44.         Copy all the files into "\comtrac".  Type in "comtrac" to run.
  45.  
  46.     FLOPPY USERS
  47.         You can simply run COMTRAC from one floppy.  Type in "comtrac" to run.
  48.  
  49.     NOTE:
  50.         If the HELP screens do not come up, make sure that "FILES=20" is 
  51.         set in your "config.sys" file.  If you don't know what a 
  52.         "config.sys" file is, consult your DOS manual or local DOS guru.
  53.  
  54.         If you don't have a "true" IBM compatible and the intro screen
  55.         doesn't appear.  Try to reboot your system and enter
  56.         "SET BIOS=1" at the DOS prompt before running COMTRAC.
  57.  
  58. FEATURES:
  59.  
  60.      Mail/merge functions - create form letters, rolodex cards, envelopes,
  61.         one-up mailing labels with an ASCII text editor or using the ASCII text
  62.         facility of your favorite word processor.
  63.  
  64.      Autodial - COMTRAC will dial the phone for you if you have a modem 
  65.         connected to a phone handset. 
  66.  
  67.      Phone call logging - COMTRAC will keep a history of the last 15 calls
  68.         made to a contact at the company, allowing you to track the 
  69.         progress of telephone contacts.
  70.  
  71.      Phone call time logging - a timer comes up during phone calls if you
  72.         need to keep track of time spent on the phone.
  73.  
  74.      Letter/correspondence logging - keeps a log of letters/correspondence
  75.         sent and received to the company.  Form letters are automatically
  76.         recorded.
  77.  
  78.      Contact appointment dates - COMTRAC will keep track of the 15
  79.         appointment dates.
  80.  
  81.      Quick access of companies - simply enter the first few characters of
  82.         the company name to call it up.
  83.  
  84.      On-line help - Extensive context sensitive help is available at all
  85.         input prompts.
  86.  
  87.      6 month, 3 month and 1 month calendars in easy to access menus.
  88.  
  89.  
  90. CUSTOM FORM LETTERS, ENVELOPES, ROLODEX CARDS
  91.  
  92.    The FORM files - 
  93.        comtrac.lbl
  94.        comtrac.1
  95.        comtrac.2
  96.        comtrac.3
  97.        comtrac.4
  98.        comtrac.5
  99.  
  100.    can be modified to suit your needs.  The following fields are defined
  101.    in COMTRAC:
  102.  
  103.    *d1 - current date (format - 31 Jan 88)
  104.    *d2 - current date (format - January 31, 1988)
  105.    *d3 - current date (format - 01/31/88)
  106.  
  107.    *t1 - current time (format - 15:23:43) military
  108.    *t2 - current time (format - 15:23) military
  109.    *t3 - current time (format - 03:23:43) standard
  110.    *t4 - current time (format - 03:23) standard
  111.  
  112.    *na - company name
  113.    *a1 - address line 1
  114.    *a2 - address line 2
  115.    *st - two letter state abbreviation
  116.    *ST - spelled out state
  117.    *ci - city name
  118.    *zi - zip code
  119.    *co - contact name
  120.    *de - dear salutation
  121.    *ti - title of contact
  122.    *me - memo field
  123.    *pr - product
  124.    *si - SIC code
  125.    *po - phone One
  126.    *pt - phone Two
  127.  
  128.    *p0 - printer code 0
  129.    *p1 - printer code 1
  130.     .      ...   ...
  131.    *p7 - printer code 7
  132.  
  133.    See the FORM FILES supplied with COMTRAC for examples.
  134.  
  135.  
  136. DO's and DONT'S
  137.  
  138.  
  139.     Be sure to make regular backups of the data files.  Currently there
  140.     is not a way to repair broken data files.  You must restore your
  141.     data files if they become corrupt due to a disk error.
  142.  
  143.     If you don't know how to make backups, refer to the BACKUP program in
  144.     your DOS documentation.
  145.  
  146.     Do NOT exit COMTRAC by shutting off the power.  Please exit the program
  147.     "gracefully" by pressing ESC until the 'Exit Menu?' question comes up.
  148.  
  149.     Do NOT modify the help file.  If you do, COMTRAC will become confused
  150.     when asked for help.  Incorrect help is worse than no help at all.
  151.  
  152.     Do have fun with the program.  Most questions can be answered by trying
  153.     in out on the system.
  154.  
  155.  
  156. NOTE FOR CONTACT USERS
  157.  
  158.  
  159.     For those of you who are curious about what the registered version
  160.     of CONTACT 4.0 looks like ---  it contains the following:
  161.  
  162.         o  6 month calendar
  163.         o  Elapsed Phone call timer
  164.         o  Today's reminder report
  165.         o  Week's reminder report
  166.         o  Change the date menu option
  167.         o  Access to COM3 and COM4
  168.         o  Various small bug fixes
  169.  
  170.     For those of you who don't know what CONTACT is - you can obtain a copy
  171.     of CONTACT version 4.0 off of the bulletin board systems.   CONTACT 
  172.     is similar to COMTRAC except that it tracks people instead of companies.
  173.     It is labeled as CONTAC.ARC on Compuserve and CONTAC40.ARC everywhere else.
  174.  
  175.  
  176. COMTRAC REGISTRATION
  177.  
  178.  
  179.     If you find COMTRAC useful and wish to register for updates
  180.     and support, send a $30 check or M.O. to:
  181.  
  182.         Edmund Trujillo
  183.         P.O. Box 23052
  184.         Albuquerque, NM 87192-1052
  185.  
  186.     In return for registering you will receive:
  187.  
  188.         o  printed documentation
  189.  
  190.         o  an enhanced copy of COMTRAC without the delayed introduction
  191.            screen, the ability to separate companies into different 
  192.            files system categories and more and better reports
  193.  
  194.         o  limited telephone support (you pay for the call)
  195.  
  196.         o  program updates/enhancements when available at
  197.            a nominal charge of $10 including shipping
  198.  
  199.         o  ASCII import program - allowing you to import data 
  200.            from other programs/databases 
  201.  
  202.     I can be reached for comments or questions on Compuserve [73700,277]
  203.     as well as my US mail address.
  204.  
  205.     Thanks for your support.
  206.  
  207.