home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / chkpro55.zip / README.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-04-10  |  9KB  |  185 lines
  1.  
  2.                     DOCUMENTATION FOR CHECKPRO  (Version 5.2)
  3.   Ram memory of 370K minimum recommended for operation of this program.
  4.   To use this program on a hard disk, place master disk in drive A and at the
  5.   A prompt (>A) type INSTALLH t d ,and follow instructions (t = target drive
  6.   and d = directory)
  7.  
  8.   For use with two floppy drives, place master disk in drive A and at the A
  9.   prompt (>A) type INSTALLB T ,and follow instructions (T = target drive)
  10.  
  11.   Before using this program for the first time, you may enter all items
  12.   (checks, deposits & withdrwals) starting at your choice of a date. If you
  13.   would like to have data available for a calendar year, I suggest you start
  14.   at Jan 1 of a year.
  15.      Then using the edit menu:
  16.        1) Enter you choice of name for the Title Screen
  17.        2) Enter the balance from your checkbook
  18.        3) Enter the checkbook balance again under 'STARTING BALANCE'
  19.        4) Correct entries for last check, deposit & withdrawal if necessary
  20.        5) Use the codes screen: Edit &/or make your own codes.
  21.        6) Use Reconciliation menu to key all items on bank statements, and
  22.           also key which items you want to appear on next Monthly Print
  23.        7) Go back to the main menu & start using the program.
  24.     (Otherwise, I suggest start by entering all items that were not on your
  25.      last bank statement, and then go to step 1 above)
  26.  
  27.   Specific instructions are given in prompts on all the screens.  General
  28.   instructions are available at the start of every screen by pressing F1
  29.  
  30.   Note that you use the check numbers on your checks (up to 99999):
  31.   For entry of deposits , number each deposit (starting with #1).
  32.   For entry of withdrawals, number each withdrawal (starting with # 1)
  33.   The account balance is constantly updated and shown on the screen
  34.   of each of the three data entry modules.
  35.   The first time one of these modules is entered, the highest number that
  36.   you have used in the file is shown at the top left of the screen.
  37.  
  38.   Use POST to enter checks, deposits, withdrawals, or expenditures (cash
  39.   or credit card.  The data will be recorded in the files after the last
  40.   box on the line has been completed (and you press enter if you did not
  41.   type in the last space); therefore, you may go back and forth between
  42.   the entry boxes as much as you want, to correct errors. Also, you may
  43.   bring the line up again (by entering the item number) to make
  44.   corrections if necessary.
  45.  
  46.   The last item on the data entry screen for checks and expenditures is
  47.   a single digit code.  These codes are used to list items by catagory
  48.   from commands in the menu. The list may be on screen or Print.  The
  49.   choice CODES allows you to the make up your own codes (or modify
  50.   existing codes), and up to nine sets of codes are stored in memory,
  51.   and may be selected for viewing or use.
  52.  
  53.   Each time an entry is written to the files, it is marked as an "Open"
  54.   item.  When the monthly statement comes from your bank, use choice
  55.   RECONCILE  to check the account balance, and print a report. Use the
  56.   sub-menu choices LIST to mark items on the bank statement;  the program
  57.   will re-mark these items  on the statement "R" (returned on bank statement)
  58.   monthly report lists all entries which were not printed
  59.   the previous month, with all items which you have entered, but were not
  60.   returned by the bank marked "*". After the print has been run, all returned
  61.   items will be keyed to not print the next time you use PRINT STATEMENT.
  62.  
  63.  
  64.  
  65.                                                                 Page 2
  66.  
  67.   The first five choices on the reconciliation menu may be run over and
  68.   over as many times as you wish.  After the trial balance you may go back
  69.   to the main menu: this will result in a reminder that you have not printed
  70.   the monthly report. You may use a different interval between prints, I
  71.   suggest monthly as it usually is the most convenient because bank statements
  72.   most often come monthly.
  73.  
  74.   The main menu has a choice to list all open items on the screen.  The
  75.   choices LIST CHECKS, LIST WITHDRAWALS, LIST DEPOSITS will allow you
  76.   to list items by date (or checks by date [all or by code]) and the program
  77.   allows you to choose the starting date and ending date of the selected
  78.   items you have chosen to list.    This makes it easy to bring up the
  79.   desired listing (info for tax purposes etc.), and the program will give
  80.   you a total amount for the items you have selected.  After viewing on
  81.   the screen, you have the option to print the list.
  82.  
  83.   The Misc menu has choices to select screen colors, enter a new account
  84.   balance(& other data), Rebuild files (reindex in case of problems), choose
  85.   Deposit entries & Displays with or without source of Deposit,   and a
  86.   program to transfer data files to another disk so you will have room on the
  87.   program disk to continue before it is all full.  The transfer program
  88.   requires two drives, with transfer to drive A.  With the Program in drive
  89.   drive B (or on Hard drive) and data disk in drive A, data disk will take
  90.   approximately 3,000 checks, and associated data.
  91.  
  92.   Make corrections and use each choice (except PRINT) on the reconcilliation
  93.   menu as many times as you want, and you should arrive at a balance. You may
  94.   go back to the main menu at any time, but remember that the Print list will
  95.   be long if you do not use it within a reasonable period of time. If you fail
  96.   to turn your printer on at the prompt, the program will key all items that
  97.   have been on a bank statement, and they will not print the next time unless
  98.   you change the key back to print (go back to Main entry screen & overwrite)
  99.  
  100.   When exiting the program (via <Esc>) there is an automatic  data back up
  101.   routine if you so chose. (you do always back up don't you ?)
  102.   The back up disk must be formated.  The program will check available space
  103.   on the backup disk before each data file is copied, and wait for you insert
  104.   another disk if the space is not sufficient for the next file.
  105.  
  106.   The program has options for installing on a hard drive or two floppy drives.
  107.   The files used are: checkpr5.exe, code.dbf, ckdata.dbf, dpdata.dbf,
  108.   wddata.dbf, disburse.dbf, help.dbf(dBASE compatable files) and additional
  109.   index files and .mem files (memory variables) which will be created the
  110.   first time you use the program.  Version 5 has a change in the dpdata.dbf
  111.   file, so anyone that has been using an earlier version will need to copy
  112.   the new dpdata.dbf (and the new disburse.dbf) into their working directory,
  113.   and re-enter any deposit data they wish to use.
  114.  
  115.   I put the first version of this program into use five years ago, and find
  116.   it very usefull. Many refinements have been incorporated into this latest
  117.   version. If you find CHECKPRO fast, easy, and convenient to use,I encourage
  118.   you to register your copy.  By resistering, you'll receive free phone
  119.   support and low-cost updates.  Please send a check or money order, with
  120.   your name and address, to:
  121.                                   Kenneth W. Illig
  122.                                13118 Brushcreek Lane
  123.                                   Dallas TX 75240
  124.  
  125.         CompuServe 76566,3020                         214-239-4659
  126.  
  127.  
  128.                                                                  Page 3
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.                                    KEY TABLES
  138.                                    ----------
  139.  
  140.                                    All Screens
  141.                                    -----------
  142.  
  143.       Alt-C                    Abort (Terminate out of program)
  144.  
  145.       F1                       Brings up help screen
  146.  
  147.  
  148.  
  149.      Note: The individual data entry blocks are refered to as "GETS"
  150.            Typing until a character is entered in last space of the GET
  151.            or pressing Enter will normally result in a READ of your entry
  152.            (following lists some exceptions).
  153.  
  154.                           Full-screen Navigation Keys
  155.                           ---------------------------
  156.  
  157.    Left arrow       Character left. Does not move cursor to previous GET
  158.    Right arrow      Character right. At end of GET, cursor moves to next GET
  159.    Ctrl-Left arrow  Word left
  160.    Ctrl-Right arrow Word right
  161.    Up arrow         Previous GET
  162.    Dn arrow         Next GET
  163.    Home             Beginning of GET
  164.    End              Last character of GET
  165.  
  166.                             Full-Screen Editing Keys
  167.                             ------------------------
  168.  
  169.    Del             Delete character at cursor position
  170.    Backspace       Destructive backspace
  171.    Ctrl-U          Restore current GET to original value
  172.  
  173.                              Full-Screen Escape Keys
  174.                              -----------------------
  175.    PgDn            Terminate READ saving current GET
  176.    PgUp
  177.    Return          Terminate READ from last GET
  178.    Esc             Terminate READ without saving current GET
  179.  
  180.                               Full-Screen Mode Keys
  181.                               ---------------------
  182.  
  183.    Ins             Toggle insert mode
  184.   
  185.