home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / chkmstr.zip / TEXT.TXT < prev    next >
Text File  |  1990-03-15  |  34KB  |  540 lines

  1.  
  2.  
  3. %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%
  4. %%          CHEX-MASTER   Version 2.0       Written and produced by:        %%
  5. %%                                                             * * * *      %%
  6. %%    TOTAL LOGISTICS CONSULTING                              *   *   *     %%
  7. %%    565 PLEASANT STREET                  We Serve YOU With  *  TLC  *     %%
  8. %%    CHAMBERSBURG PA. 17201                             (c)   *     *      %%
  9. %%    COMPU-SERVE ID# 71650,3665                                *   *       %%
  10. %%                                                                *         %%
  11. %%   Copyright (c) Total Logistics Consulting 1989. All Rights Reserved.    %%
  12. %%   CHEX-MASTER and LOGO are trademarks of Total Logistics Consulting.     %%
  13. %%                                                                          %%
  14. %%   This program is a "SHARE-WARE" package. It is NOT FREEware nor is it   %%
  15. %%   Public Domain. Please copy and distribute the entire package "AS IS".  %%
  16. %%   You are NOT authorized to modify this program package in any way !!!   %%
  17. %%   Use it and see if you are satisfied with its performance ! If you are  %%
  18. %%   and it meets your needs, please send $ 24 plus $ 5 S+H to the above    %%
  19. %%   address. More details on this inside. If not, I would really like to   %%
  20. %%   hear your suggestions. Use above address or COMPU-SERVE number.        %%
  21. %%                                                                          %%
  22. %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%
  23.  
  24.  
  25. WELCOME to the exciting world of CHEX-MASTER !! Our mission here today will be
  26. to explore new frontiers of check and budget control that perhaps you have
  27. never ventured into before. YOU will be at the helm, charting a course through
  28. the miry swamps of "BUDGETLAND" and capturing those slippery and elusive
  29. "DOLLARS". Feel the excitement as you unleash a salvo of checks from your
  30. fully automated "TURBO-CHEXWRITER" against that nemesis of deep space, the
  31. dreaded "BILLS!!!". Finally, as we move into warp speed, you will arrive in
  32. the galaxy of "BUDGET MANAGEMENT". There, armed with the secret "CODES", you
  33. will bring order and control to the land of "FINANCES", aided by your "EIGHT
  34. ACCOUNTS". At your disposal will be the powerful "LORD ACCOUNT-ANALYSIS", who
  35. will supply you with a detailed reporting of the affairs of your kingdom.
  36. Aided by the invincible "SEARCHERS", your control will be absolute, as you
  37. search and find any check or deposit instantly. NONE WILL BE ABLE TO RESIST
  38. YOU !! Added to this, at the turn of each new year, when the TWIN-SUNS are at
  39. their zenith, all of your checks and deposits will be automatically backed up
  40. and the power of your kingdom will be renewed. So blast off SCOTTY !!! Let us
  41. begin.
  42.  
  43. CHEX-MASTER is brought to you by TOTAL LOGISTICS CONSULTING. The program runs
  44. under D-Base III. A detailed discussion of the various features will follow as
  45. we go through the two basic parts of the package, the "SETUP" and the "CHECK"
  46. programs. It is distributed as SHAREWARE. This concept allows you to try the
  47. program of your choice out first at no cost to see if you like it, and if it
  48. meets your needs. If it does, and you decide to use it on a continuing basis,
  49. you are expected to become a REGISTERED USER. To do so, use the application
  50. form at the end of this instruction manual to mail in your $ 24 plus $ 5 S+H
  51. registration fee. Upon its being received, you will be assigned a registration
  52. number, and your name will be entered into our files. This will assure that
  53. you will be informed of new products that you might be interested in, plus
  54. updates, changes, and improvements to the CHEX-MASTER system. This is
  55. primarily a 'DEMO" version. It IS, however, fully functional, except as the
  56. following  makes note of. You will be sent a new disk with the latest version
  57. of the program, minus the copyright screen, so that you may enter directly
  58. into the program. I will also inform you as to what check this program is set
  59. up to print, as well as a source for these checks. In addition, certain of the
  60. "POWER" features, such as TRANSFER FUNDS BETWEEN ACCOUNTS, PRINT ACCOUNT
  61. SUMMARIES, AUTO YEAR-END BACKUP, SEARCH ON CHECK OR DEPOSIT, and EXPANDED
  62. ACCOUNT "D", which are disabled on the 'demo' version will be activated !
  63. These "POWER" features are marked with a {*P*} symbol on the program menus.
  64. You will also receive an expanded version of 'tips and operating procedures'
  65. describing in greater detail how some of the more intricate features of the
  66. program operate, and how to use them. You will also find out how to transfer
  67. your manual checkbook over to CHEX-MASTER. On the ACCOUNT STATISTICS frame,
  68. you will also note that there is a {*B*} symbol next to the PRESS { C }. This
  69. is a special feature available on the BUSINESS VERSION being offered for $44 +
  70. $5 S+H. See the order form at the end of the user's manual. The BUSINESS
  71. VERSION provides a detailed summary of the "C" ACCOUNT by account codes, plus
  72. various statistics such as net and gross income and expenses. It also provides
  73. a DETAIL FILE, in which a detailed account of expenses can be maintained, both
  74. manually and automatically from checks written. Finally, there is a special
  75. code which can be placed on a check entry, that will call up the detail file
  76. automatically to allow that check amount to be broken down into detail (such
  77. as a credit card payment).
  78.  
  79. An overview of the various features of the CHEX-MASTER program are as follows:
  80.  
  81.           1 } Permanent file of checks to be printed.
  82.           2 } Manual entry of checks to be printed.
  83.           3 } Entries from a manual check book to be added to the online
  84.               check system.
  85.           4 } Eight 'sub-accounts' within the master account, each auto-
  86.               matically updated by codes added to check and deposit entries.
  87.           5 } Automatic reconciliation to bank statement by entering only
  88.               check sequence number, deposit date and amount, and bank
  89.               statement balance.
  90.           6 } Direct transfer of funds between accounts on a simple to use
  91.               transfer screen.
  92.           7 } Prints checks.
  93.           8 } Prints a variety of functional registers selected from a menu
  94.               to either screen or printer.
  95.           9 } Searches out a given check by 'pay-to' name and date, or a
  96.               deposit by amount and date.
  97.          10 } Prints a detailed summary of account activity broken down by
  98.               account and account codes for any selected year.
  99.          11 } Displays an "ACCOUNT STATISTICS" screen summarizing various
  100.               key account information.
  101.          12 } Menu-selected 'backup to floppy disk' option.
  102.          13 } Automatically backs-up previous years check and deposit files
  103.               and prints summary of years activity at turn of new year.
  104.          14 } Check sequence number and date automatically inserted into
  105.               check and deposit entries.
  106.          15 } Security feature requiring entry of bank account number in
  107.               order to access check system.
  108.          16 } Extensive error checking and reporting is used to maintain
  109.               the integrity of the database at all points in the package.
  110.  
  111.  
  112. I suggest that the first thing that you do, after having read this discussion
  113. and operating instructions for the "CHEX-MASTER" system, is to select the
  114. "CHECK" option and, using the values already in the program, familiarize your-
  115. self with it. Experiment with it, select the various options, enter 'dummy'
  116. data and get the feel of how it works. Then, when you feel comfortable with
  117. the program and are ready to set it up to maintain YOUR check and budget
  118. system, select the "SETUP" program option. This will allow you to define the
  119. operating parameters and values that the "CHECK" program needs to operate. You
  120. will find (hopefully) that both the "CHECK" and "SETUP" programs are pretty
  121. much 'self-defining'.That is, both have notes and operating instructions
  122. liberally scattered throughout at strategic points, giving you instructions as
  123. to what to do at a given point.
  124.  
  125. Upon entering the "SETUP" program, you will be confronted with a warning
  126. message ! As the message says, you will only be able to run the first part of
  127. "SETUP" once, as it zeros and defines numerous registers and variables. If you
  128. ever need to run this part again, it will be necessary to reinstall the whole
  129. package from scratch.
  130.  
  131. Next you will be assigning account names and other data. The first item to be
  132. defined is the bank account number of the checking account which this program
  133. will be working with. This is needed for security access. Once it is entered
  134. into the program, entry can only be gained to the check system by entering
  135. this number. You may access the demo check program by just hitting { ENTER }
  136. since no number is assigned. Item two will be to assign the starting sequence
  137. number of the checks you intend to print. Program requirements are that it
  138. must be 5,000 or above!! Remember this when you order checks. Item number
  139. three defines the minimum amount that you want the bank balance to drop to.
  140. A warning message will be displayed if it drops below this value. Within the
  141. "CHECK" program, there are 8 individual accounts maintained within 1 physical
  142. checking account. That is, you will have 1 checking account at the bank within
  143. which will be automatically maintained 8 separate accounts. These accounts may
  144. be each assigned names of up to 22 characters. The letters "A-H" will also be
  145. added to deposit entries so as to allow the deposits to be automatically
  146. distributed to the correct account.
  147.  
  148. In the following two items, you will be defining first,
  149. the bank at which you maintain the checking account, and second, another
  150. financial institution with which you transfer funds. When you write a check TO
  151. the second institution, using ACCOUNT CODE "I", the balance entry on the
  152. "ACCOUNT STATISTICS" frame is updated. If a deposit is made FROM the second
  153. institution using ACCOUNT CODE "I", the balance will be also updated. A VERY
  154. important point ! ALL check activity MUST be with BANK 1. BANK 2 is merely a
  155. holding point( one paying a higher rate of interest) in to and out of which
  156. funds can be transfered.
  157.  
  158. Of the last two items on this screen, the first will allow you to bypass some 
  159. of the HELP messages by entering a "Y". Use this option as you become more 
  160. familiar with the system and no longer need the assist messages. The second 
  161. option will allow the year to be automatically set to the current year in the
  162. date field when entering deposits to be reconciled. Type "A" to activate AUTO 
  163. mode or "M" if you wish manual entry.
  164.  
  165. All of the remaining items apply only to REGISTERED USER'S, and are explained
  166. in the REGISTERED USER'S GUIDE.
  167.  
  168. You are now ready to define the account codes of which I have been speaking.
  169. These codes will also be added to your check entries when they are made. This
  170. way, the checks may be totaled by category, and accounts automatically
  171. updated. Acts."A" and "C" each have 12 codes. Acct."B" has 14. Acts."D","E",
  172. and "F" each have 2. Acts. "G" and "H" have none. However, each account in
  173. reality has one more code since "00" (ie, A00 ) is also a usable code.
  174.  
  175. You will next be asked whether or not you wish to use the DOS "XCOPY" command
  176. or the "COPY" command to save your data files at the end of a session. If you
  177. have DOS "XCOPY" available, by ALL means use it. It will allow a save of only
  178. those files that were actually changed, rather than backing up everything. If
  179. you will be running on a hard drive, no other action will be necessary. If you
  180. will be using a "floppy only" system, you will have to use the DOS "COPY"
  181. command to copy "XCOPY" on to the DBASE III disk that REMAINS IN THE DRIVE !
  182. This is because "XCOPY" is an external rather than an internal command. If you
  183. are running from either drive "C" or "D", the next item you will come to is
  184. the DOS batch file that is used to save your data files to floppy disk. It is
  185. currently set to save the files to both drives A and B. This assumes that you
  186. have both a 5 1/4 and 3 1/2 inch drive. I strongly recommend that, if you have
  187. them, to use both drives for backup. You will accumulate a lot of valuable
  188. data in your files, and the safer you can be in backing it up, the better. You
  189. will definitely want to run the "SAVE" option at least once a month, maybe
  190. more often. In any case, if you only have, or only want to use, one drive,
  191. alter the "SAVE" program per the commands at the top of the screen. You are
  192. looking at the "MODIFY COMMAND" option. If you are not familiar with it,
  193. consult your D-Base user's guide.
  194.  
  195. The final item under "SETUP", and the heart of the Check Management Program,
  196. is the "PERMANENT CHECK FILE".This is the file in which you will store the
  197. check data for those checks which are written on a recurring basis. You will
  198. then be given the option in the "CHECK" program of printing these with no
  199. further entries on your part. Placing a value of zero in the amount field will
  200. give you the option when running the "CHECK" program of whether or not you
  201. want the check to print at a given time. Also, you will not want to enter an
  202. amount right now unless it is the same amount that is going to print every
  203. time. In the "CHECK" program you will be given an option to change the check
  204. amount. This WILL NOT change the value stored in this PERMANENT FILE. It will
  205. only change the amount that will print to the check for that ONE time. Any
  206. entry with a zero amount will NOT print and will NOT be entered into the CHECK
  207. REGISTER !! *** NOTE *** Make sure you enter a { P } into the { V } field !!
  208.  
  209. As I said at the beginning, these steps that we have just gone through can be
  210. repeated at ANY time to reconfigure your check system. However, there will be
  211. some things set up on the FIRST run of "SETUP" which WILL NOT repeat. These
  212. values will be AUTOMATICALLY protected in as much as that portion of the
  213. program will be 'locked out' from running again.
  214.  
  215. I suggest that you run the check program and become familiar with it using the
  216. values and data that are installed when you receive it. Then, when you are
  217. comfortable with the program, go ahead and configure it to your
  218. specifications. We will next be looking at the "CHECK" program screen by
  219. screen, and becoming familiar with its many and varied functions, features,
  220. and operations.
  221.  
  222. As I said earlier, as you run the "CHECK" program, you will find scattered
  223. throughout it many instruction messages telling you what to enter or what to
  224. do at various places. Therefore, a detailed set of operating instructions
  225. should NOT be necessary. If you should have any questions or problems, please
  226. feel free to contact me by letter or through Compu-Serve.
  227.  
  228. Upon choosing the "CHECK" option, the first thing that you will need to do is
  229. to enter your account access number that you assigned in "SETUP". If you enter
  230. an invalid number, you will be taken back to D-Base and will have to start
  231. over again. At this point, you will also be confronted with a message :
  232.  
  233. *******************************************************************************
  234.                          WARNING !!!!!!!!!!!!!!!!!
  235. *******************************************************************************
  236.  
  237. THIS IS  V-E-R-Y IMPORTANT !! If D-Base should encounter any program level
  238. error, it will display a message giving you an option to cancel (C), suspend
  239. (S), or ignore (I). Reply ONLY suspend (S), and then press the { F9 } key.
  240. This will return you to the main menu where you can see about correcting the
  241. problem. To do ANYTHING ELSE will result in your losing valuable account data
  242. and having to go back and restore from your backup disk !!
  243.  
  244.          There also seems to be a peculiarity of D-BASE III which can cause
  245.          you a problem if you are not careful. It seems that if you try to
  246.          continually select one option after another within the menu system
  247.          without exiting to DOS or D-BASE, you will eventually get an error
  248.          message. This message says "Do's nested too deep", and gives you
  249.          three options. Reply * ONLY* { S }, or SUSPEND. After this, type
  250.          "CLOSE DATA BASE", and then "QUIT". You may then type "DO MENU"
  251.          to reenter CHEX-MASTER. To avoid this problem, don't select more than
  252.          six options without exiting to DOS or D-BASE, and then returning
  253.          to CHEX-MASTER.
  254.  
  255. Also, at the changing of the year, a message will be displayed advising you
  256. that it is time to run an account summary and transfer last years files to an
  257. archive file. This is an automatic function; just reply { Y } and it will all
  258. be taken care of. NOTE : This function is only enabled to REGISTERED USERS.
  259.  
  260. Let's now take a look at the options presented by the "ACCOUNT CONTROL MENU":
  261.  
  262.           1 } This is the option that is used to enter check information.
  263.               If you have NOT assigned a starting check sequence number or, if
  264.               you have incorrectly assigned one LESS THAN 5,000, you will see
  265.               a message informing you of this fact. Also, if your bank balance
  266.               drops below the value you have defined, you will be appraised as
  267.               to this. There are three different forms of check entry that you
  268.               will be presented with. The first is the PERMANENT CHECK FILE
  269.               which you should have already set up. The next is the option to
  270.               print additional checks NOT found in the PERMANENT FILE. The
  271.               last allows you to also use a regular manual check register
  272.               to write misc. everyday checks from, and then enter the register
  273.               information into the computer file. If you do this, make sure
  274.               that each check also includes a usage code (A01, B01, etc.) so
  275.               that the internal accounts will be updated. Also, the checks
  276.               MUST be written from the SAME physical bank account with the
  277.               SAME account number. The manual checks must have sequence
  278.               numbers from 1 to 4,9999. Again, the note field is just for
  279.               your information - the program doesn't use it for anything.
  280.               It is a very helpful idea to put the account number for
  281.               bills you are paying in it. The ACCOUNT CODE entry is the
  282.               A01, B01, C01, etc. codes that you assigned in "SETUP".
  283.               These will automatically update the 8 accounts, give you a means
  284.               of budget control, and provide a detailed printout of where
  285.               money is spent. This is one of the POWERFUL features of this
  286.               package. By the way, these codes are NOT an option. The program
  287.               will NOT work without them. Therefore, it will NOT allow you
  288.               not to enter them. You will get an error message if you don't,
  289.               or they are not correct. I also strongly recommend that ALL
  290.               entries be made in UPPER CASE for the sake of uniformity
  291.               within the database. Some important fields are forced to upper-
  292.               case.
  293.  
  294.               Moving along, you will next be asked if you wish to change the
  295.               AMOUNT of any check entry. You will also see displayed 4 lines;
  296.               the first the name of the "B" account, and B111 - B112 - B113
  297.               along with four values. Just ignore these for now, their usage
  298.               is detailed in the REGISTERED USER'S GUIDE. The important thing
  299.               here is that those check entries that were given a zero AMOUNT
  300.               in the PERMANENT CHECK FILE can now be filled in. Remember,
  301.               ANY CHECK WITH A ZERO AMOUNT beyond this point will neither
  302.               print nor be saved in the check register !!
  303.  
  304.               Finally, before account updating takes place, you will be given
  305.               one last opportunity to verify ALL of your entries and make any
  306.               needed changes or corrections. IMPORTANT NOTE !! If you have any
  307.               ADDITIONS to make, do them BEFORE doing CORRECTIONS.  Extensive
  308.               error checking is built into ALL phases of this package in order
  309.               to maintain the integrity of the databases. Here, as well as in
  310.               the DEPOSIT OPTION, if an data error is detected, the accounts
  311.               are NOT updated and you are returned to the "PRINT OPTION MENU".
  312.               You will then need to find the source of the problem and reenter
  313.               all of your data for that transaction. As you exit to the
  314.               "ACCOUNT SUMMARY SCREEN",another message will appear to warn
  315.               you if the bank balance is below the level that you specified.
  316.  
  317.           2 } This is the option used to enter deposit information.
  318.               The first screen allows you to use the current date as defined
  319.               by the system clock, or to manually enter whatever date you
  320.               wish. A word of warning is due here !! The check system can only
  321.               handle ONE deposit on any ONE day. More than this, and it will
  322.               NOT be able to reconcile them to the bank statement correctly.
  323.               Therefore, if you receive interest on your checking account, and
  324.               you want to enter it into the system, make it as a separate
  325.               deposit on a day when you do NOT have any other deposits.
  326.               On this first screen, enter your actual BANK deposits, just as
  327.               they went into the bank, using for "DATE" the date you MADE the
  328.               deposit. Where it says "MORE ENTRIES", if you have more deposits
  329.               to enter, answer { Y }. If not, answer { N }.
  330.  
  331.               On the next screen, you will distribute EACH deposit to the
  332.               individual accounts. For "ACCOUNT CODE" enter "A - H". You MUST
  333.               enter a code and it MUST be "A-H", or you will see an error
  334.               message on the screen. You will see a line that reads "REMAINING
  335.               $$". This is an automatic calculator that displays how much of
  336.               your deposit remains to be distributed as it is assigned to the
  337.               various accounts. When the full amount of a deposit has been
  338.               distributed, the program automatically moves on to the next
  339.               deposit.
  340.  
  341.               Here, as in the check portion, any deposits with a zero AMOUNT
  342.               will be deleted. As we leave this option, you will be given
  343.               an opportunity to verify your deposit entries. IMPORTANT NOTE !!
  344.               As with the check entry, at this point, make any ADDITIONS that
  345.               you need to do BEFORE making CHANGES. Under "ACCT.CODE"
  346.               there will appear not only the letters "A-H", but also "T". The
  347.               "T" entries are the actual bank deposits that will be saved in
  348.               the deposit register. The other entries are for account distri-
  349.               bution, and will not be saved. Error checking also takes place
  350.               here before the updates actually occur. If an error is
  351.               detected, you will be returned to the "PRINT MENU". It will
  352.               be necessary to find and correct the problem, and then reenter
  353.               your deposit transaction.
  354.  
  355.           3 } This selection takes you to the "PRINT CONTROL MENU".
  356.               From here you can display and/or print various registers
  357.               and account control functions.
  358.  
  359.               1 } As it says, from here you select to have the checks
  360.                   printed. The first display will tell you how many checks
  361.                   will be printing, as well as the starting sequence number.
  362.                   If this number does NOT match the next blank check, you
  363.                   have an error somewhere. Find and correct it, and then
  364.                   return here to continue with print. When the message
  365.                   "PLACE CHECKS IN PRINTER" appears, do so and physically
  366.                   position them for proper print alignment. At this point,
  367.                   DO NOT do a form feed or space with the printer controls.
  368.                   The program has already set its print alignment !!! The
  369.                   REGISTERED USERS will be told which check the program is
  370.                   set to print on, and where they can be obtained.
  371.                   I am using a STAR SD-15 in IBM mode, and it works very
  372.                   well as the program is set up.
  373.  
  374.               2 } This option takes us to another menu where you are presented
  375.                   with a number of registers to either display or print using
  376.                   the { S } or { P } choice. Just a brief word of explanation
  377.                   should be sufficient. The "CHECK" and "DEPOSIT REGISTERS"
  378.                   contain the CLEARED checks for the current year.The "ARCHIVE
  379.                   REGISTER" contains the checks and deposits from previous
  380.                   years. You will be asked which year you want to display.
  381.                   The "CHECK RECONCILE REGISTER" is updated each time the
  382.                   RECONCILE option is run. In it are placed the value of
  383.                   cleared and uncleared checks and deposits, as well as an
  384.                   item labeled "CMPT_BAL". This is computed by taking the
  385.                   balance from the bank statement, and subtracting from it the
  386.                   UNCLEARED checks while adding the UNCLEARED deposits. This
  387.                   value must be equal to the CHECKING ACCOUNT TOTAL BALANCE,
  388.                   or an error exists. You should find this information of
  389.                   value if your account DOESN'T reconcile one day ! You will
  390.                   also notice that two options, the "CHECK" and "ARCHIVE"
  391.                   REGISTERS, give you a choice to print or display sorted by
  392.                   either SEQUENCE NUMBER or ACCOUNT CODE.
  393.  
  394.               3 } The "SEARCH ON CHECK OR DEPOSIT" option does just what it
  395.                   says. Any check entry may be found and displayed by just
  396.                   entering the month and year along with the "PAY-TO" field.
  397.                   It is NOT necessary to enter the full "PAY-TO" name. It will
  398.                   search on any part of the name as long as it is enough to
  399.                   distinguish it from another name. Also,if there is more than
  400.                   one entry that meets the search parameters, they will be
  401.                   displayed in succession and you will be asked if this is the
  402.                   one you want. In the same way, deposits are searched by
  403.                   month, year, and amount. This is one of the "POWER" options
  404.                   and is only available to REGISTERED USERS !
  405.  
  406.               4 } Option number 4, "PRINT ACCOUNT SUMMARIES" is also a
  407.                   "POWER OPTION" only available to REGISTERED USERS. It will
  408.                   print a detailed summary by account codes for each of the
  409.                   eight accounts. This is selected by year.
  410.  
  411.               5 } "DISPLAY ACCOUNT STATISTICS" is self explanatory. This is a
  412.                   screen showing various summary statistics. It is a good idea
  413.                   after every  CHECK and DEPOSIT update, to use the { PRINT
  414.                   SCREEN } key to print off a copy of this screen to refer to
  415.                   as needed. Consider this your 'computer statement'. The
  416.                   bottom line is explained in the REGISTERED USER'S GUIDE,
  417.                   as is the "PRESS { D }" function. As stated earlier, the
  418.                   "PRESS { C }" function is used in the BUSINESS VERSION (see
  419.                   order form at the end of the user's guide).
  420.  
  421.               6 } This last option has already been discussed in sufficient
  422.                   detail under the "SETUP" option. Use this selection to back
  423.                   up your database AT LEAST once a month, maybe more often.
  424.  
  425.           4 } The "RECONCILE ACCOUNT" option is used, of course, to verify
  426.               that the computer account agrees with your bank statement.
  427.               This is one of the real 'work savers' of CHEX-MASTER. No more
  428.               balancing your check book by hand. No more fighting to get a
  429.               jumbled stack of checks into sequence order. No more going
  430.               through your checkbook, pen in hand, marking off which checks
  431.               just came back from the bank. Finally, no more adding and
  432.               subtracting columns of figures !!! Now its as easy as ABC:
  433.  
  434.                  A } Enter the sequence numbers off your bank statement
  435.                      of checks that have cleared.
  436.                  B } Enter the date and amount of deposits that have cleared.
  437.                  C } Enter the account balance from your bank statement.
  438.  
  439.               You will then be asked if you wish to verify your entries.
  440.               Extensive error checking is done in this phase of the operation.
  441.               The errors that you MAY see reported (hopefully, there won't be
  442.               any) can consist of the following:
  443.  
  444.                  A } One of the check sequence numbers was NOT found.
  445.                  B } A deposit was NOT found for a date you entered.
  446.                  C } A deposit for a given date was found, but the
  447.                      amount does NOT match.
  448.                  D } Your account does NOT reconcile against the bank
  449.                      statement. You will have to research the reason.
  450.                      There could be many.
  451.                  E } The total of cleared vs uncleared deposits does
  452.                      NOT equal the DEPOSIT REGISTER total.
  453.                  F } The total of cleared vs uncleared checks does
  454.                      NOT equal the CHECK REGISTER total.
  455.                  G } Subtracting the checks that were just cleared from
  456.                      the old uncleared check total does NOT equal the
  457.                      current uncleared check total.
  458.                  H } Subtracting the deposits that were just cleared from
  459.                      the old uncleared deposit total does NOT equal the
  460.                      current uncleared deposit total.
  461.  
  462.               AS you can see, a great deal of error checking is done to
  463.               give you peace of mind that your accounts are being maintained
  464.               without error. It would be very difficult for most of these
  465.               errors to develop. A-D can result from operator error. E-H would
  466.               require an internal program or machine failure to occur. If a
  467.               problem did develop, REGISTERED USERS could contact me for
  468.               possible assistance.
  469.  
  470.           5 } The last option is "TRANSFER FUNDS BETWEEN ACCOUNTS".
  471.               This is also a "POWER" option available only to REGISTERED
  472.               USERS. At this screen, you can easily transfer funds between
  473.               accounts. The introductory screen is self-explanatory.
  474.               Two error checks are made. One is as described, the other
  475.               verifies that the sum of the individual accounts is equal to
  476.               ACCOUNT TOTAL BALANCE. If this error is detected, you are
  477.               returned to the "PRINT MENU".
  478.  
  479.          This concludes the USER"S MANUAL. As I hope you have decided, this
  480.          is a very powerful check and budget management package. The addition
  481.          of the "POWER" features makes it even more so !! I have tried to
  482.          make it as comprehensive as possible, and yet easy to use. I hope
  483.          that the menu-driven structure and online instructions will help to
  484.          accomplish that end. One last word; if you are running on a 'floppy
  485.          only' system, and you find your disk becoming full as the check file
  486.          grows, you can delete some programs to gain more space. AFTER you
  487.          have  printed out this user's manual, you can delete "TEXT.TXT" and
  488.          "TFL.EXE". This will free up about 66k bytes.
  489.  
  490.  
  491.          I really urge you to become a registered user, and receive all the
  492.          extra benefits available. It will also help support the development
  493.          of other user supported software, not to mention helping pay for all
  494.          the time I put into writing this program !!! Should you decide to
  495.          register, please use the following order form. If you have any
  496.          questions, in addition to COMPUSERVE, I can also be reached at the
  497.          following bulletin boards. Address mail to AL JENKE:
  498.  
  499.          AUTO-EXEC INC.      508-833-0508
  500.          EXEC-PC             414-964-5160
  501.  
  502.  
  503.  
  504.  
  505.         Mail to:   TOTAL LOGISTICS CONSULTING
  506.                    565 PLEASANT STREET
  507.                    CHAMBERSBURG,  PA.  17201
  508.  
  509.  
  510.  
  511.        From:      Name________________________________________________________
  512.  
  513.                   Number & Street_____________________________________________
  514.  
  515.                   City________________________________________________________
  516.  
  517.                   State________________________________________  Zip__________
  518.  
  519.                   Where did you receive demo copy ? __________________________
  520.  
  521.                   ____________________________________________________________
  522.  
  523.       Copies of CHEXMASTER at $ 24.00 Each.    # ordered ___  Total $_________
  524.  
  525.       Copies of BUSINESS VERSION at $44.00 Ea. # ordered ___  Total $_________
  526.  
  527.       If 3 1/2 inch is wanted, enclose $ 1.00 extra per disk.       $_________
  528.  
  529.       Disks will otherwise be                  Shipping + Handling  $ 5.00
  530.  
  531.       shipped on 5 1/4 inch.             If ordering in PA., 6% Tax $_________
  532.  
  533.                                               Total Amount enclosed $_________
  534.  
  535.  
  536.  
  537.  
  538.  
  539. 
  540.