home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / cashc3.zip / CASHC.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-08-01  |  68KB  |  1,569 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.                     ┌─────────────────────────────────┐
  5.                     │    C A S H     C O N T R O L    │
  6.                     │           Version 1.2S          │
  7.                     ├─────────────────────────────────│
  8.                     │       by  Adrian-Thomas         │
  9.                     └─────────────────────────────────┘
  10.  
  11.  
  12.    Cash Control Version 1.2S is a Shareware Program.  Shareware is a form
  13.    of software marketing that allows you to "try before you buy".
  14.    Shareware has low advertising costs that result in lower software
  15.    prices.
  16.  
  17.    You are granted a limited licence to use Cash Control Version 1.2S for
  18.    a trial period of 60 days.  If you decide to continue using Cash
  19.    Control, you must Register with Adrian-Thomas.  The registration fee is
  20.    $29.95 ($34.95 in Canada).  In return, we will send you:
  21.  
  22.    -  Registered Version 1.2.  This version includes:
  23.       - A built in Calculator and Calendar.
  24.       - Support for EGA and VGA color graphics.
  25.       - Elimination of the Program Exit screen.
  26.    -  A high quality manual.
  27.    -  Technical support.
  28.    -  Information when new versions of Cash Control are available.
  29.  
  30.    You are encouraged to copy Version 1.2S and distribute to friends.
  31.    You may not SELL copies of Version 1.2S except for the cost of
  32.    distribution.  Shareware forms of distribution are acceptable.
  33.  
  34.    You may not alter the program or documentation in any way.  It must be
  35.    left in its original form.
  36.  
  37.    To register, print out and mail in a registration form.  Or call
  38.    Adrian-Thomas at (613)-837-0684.
  39.  
  40.    Adrian-Thomas is a member of the Association of Shareware
  41.    Professionals. (ASP)  Membership in the ASP is granted only to
  42.    companies and individuals meeting specified guidelines for quality and
  43.    user support.
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.         Cash Control Registration Form (Version 1.2)
  50.         --------------------------------------------
  51.  
  52.         To register, fill out this form and mail it to:
  53.  
  54.            Adrian-Thomas                 Make Check or Money Order
  55.            P.O. Box 532                  payable to Adrian-Thomas
  56.            Orleans, Ontario, Canada
  57.            K1C 1S9
  58.  
  59.  
  60.         Name    ___________________________________________________
  61.  
  62.         Address ___________________________________________________
  63.  
  64.         City    _____________________ Prov/State __________________
  65.  
  66.         Country _____________________ Postal Code / Zip ___________
  67.  
  68.         Phone   (      ) ______ - ________
  69.  
  70.  
  71.          DESCRIPTION                                             PRICE
  72.         ---------------------------------------------------------------
  73.          Cash Control Version 1.2 with Registration
  74.           $29.95 each US dollars  ($34.95 Canadian) ......... $ _______
  75.  
  76.          Shipping and Handling
  77.           $3.00 US and Canada  (Other countries $10.00) ..... $ _______
  78.  
  79.                                                   Total ..... $ _______
  80.  
  81.  
  82.  
  83.         Disk Size:  ( ) 5.35"     ( ) 3.5"
  84.  
  85.  
  86.         What processor type is in your Personal Computer? (Check one)
  87.         __ 8088/86   __ 80386   __ Don't know
  88.         __ 80286     __ 80486   __ Other, specify -> ____________
  89.  
  90.         How did you hear about Cash Control? __________________________
  91.  
  92.         _______________________________________________________________
  93.  
  94.  
  95.         THANK YOU for registering with us!
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.     What You Need
  101.     -------------
  102.     Cash Control requires the following for its operation:
  103.     1. An IBM Personal Computer or compatible computer.
  104.     2. DOS 2.0 or later.
  105.     3. A minimum of 320 KB of main memory.
  106.     4. Any one of the following disk configurations:
  107.        - Single diskette configuration, 360 KB or larger.
  108.        - Dual diskette configuration, two 360 KB or larger.
  109.        - Fixed disk configuration, One fixed disk and One diskette drive
  110.          (360 KB or larger).
  111.     5. Optional printer compatible with the either the IBM Graphics
  112.        Printer or a HP LaserJet Printer.
  113.  
  114.  
  115.  
  116.     About the Company
  117.     -----------------
  118.     Adrian-Thomas Developments Inc. is a new company formed in 1989.
  119.     We specialize in software for the home and are delighted to present you
  120.     our first product, Cash Control.  Our philosophy is to produce software
  121.     that improves the quality of your life instead of adding more work and
  122.     complexity.  We are confident that you will enjoy Cash Control.  Thank
  123.     you for your support!
  124.  
  125.  
  126.  
  127.                                Contents
  128.                                --------
  129.  
  130.  
  131.     Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
  132.       Cash Control - Version 1.2. . . . . . . . . . . . .  1
  133.       Cash Control - Future Directions. . . . . . . . . .  1
  134.  
  135.     Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  136.       About this Manual . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  137.       Installing or Upgrading Cash Control. . . . . . . .  2
  138.       Running Cash Control. . . . . . . . . . . . . . . .  3
  139.       Fast Start. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
  140.  
  141.     The Cash Control Main Menu. . . . . . . . . . . . . .  4
  142.       Selecting Cash Control Commands . . . . . . . . . .  4
  143.       Using the Moving Bar. . . . . . . . . . . . . . . .  4
  144.       Getting Help. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
  145.       Press [Esc] to Exit . . . . . . . . . . . . . . . .  4
  146.       Main Menu Commands. . . . . . . . . . . . . . . . .  4
  147.       Setting the Program Date. . . . . . . . . . . . . .  5
  148.       Leaving Cash Control. . . . . . . . . . . . . . . .  5
  149.  
  150.     Using Your Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  151.       Creating an Account . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  152.       Viewing an Account. . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  153.       Saving Your Data to Disk. . . . . . . . . . . . . .  7
  154.  
  155.     Using the Register Screen . . . . . . . . . . . . . .  8
  156.       Register Screen Keys. . . . . . . . . . . . . . . .  8
  157.       Switching Display Modes . . . . . . . . . . . . . .  8
  158.       Withdrawing and Depositing Funds. . . . . . . . . .  8
  159.       Editing Transactions. . . . . . . . . . . . . . . .  9
  160.       Void Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  161.       Deleting Transactions . . . . . . . . . . . . . . .  9
  162.       Balancing Your Account. . . . . . . . . . . . . . .  9
  163.  
  164.     Printing Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
  165.       Setting the Check Format. . . . . . . . . . . . . . 12
  166.       Writing Checks In the Register. . . . . . . . . . . 12
  167.       Using the Printcheck Screen . . . . . . . . . . . . 12
  168.       Reprinting Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  169.       Ordering Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  170.  
  171.     Autoentry and Codes-memos Lists . . . . . . . . . . . 15
  172.       Remembering Transactions, Codes and Memos . . . . . 15
  173.       Using the Codes-memos List. . . . . . . . . . . . . 15
  174.       Retrieving Matching Transactions. . . . . . . . . . 16
  175.       Using the Autoentry List. . . . . . . . . . . . . . 16
  176.       Entering Automatic Transactions into Your Account . 17
  177.       Transaction Reminder. . . . . . . . . . . . . . . . 18
  178.  
  179.  
  180.  
  181.     Other Register Screen Commands. . . . . . . . . . . . 20
  182.       Transferring Funds. . . . . . . . . . . . . . . . . 20
  183.       Splitting Transactions. . . . . . . . . . . . . . . 20
  184.       Moving Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . 21
  185.       Searching for Transactions. . . . . . . . . . . . . 21
  186.       Viewing Available Memory. . . . . . . . . . . . . . 22
  187.  
  188.     After the First Year. . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  189.       Creating a New Year of Transactions . . . . . . . . 23
  190.       Moving Through the Years. . . . . . . . . . . . . . 23
  191.  
  192.     Charge Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
  193.  
  194.     Working with Your Account Files . . . . . . . . . . . 25
  195.       Changing an Account's Title . . . . . . . . . . . . 25
  196.       Changing the Order of Account Files . . . . . . . . 25
  197.       Deleting an Account File. . . . . . . . . . . . . . 25
  198.  
  199.     Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
  200.       Using the Report Menus. . . . . . . . . . . . . . . 26
  201.       Viewing Reports on the Screen . . . . . . . . . . . 27
  202.       Making Quick Reports. . . . . . . . . . . . . . . . 28
  203.  
  204.     Changing the Program Options. . . . . . . . . . . . . 29
  205.       Turning on the Color. . . . . . . . . . . . . . . . 29
  206.  
  207.     Hints and Tips. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
  208.       Postdated Checks. . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
  209.       Program Color Control . . . . . . . . . . . . . . . 30
  210.       The Files on Your Program Diskette. . . . . . . . . 30
  211.       Files on Dual Diskette Drives . . . . . . . . . . . 31
  212.  
  213.                                                                        1
  214.  
  215.  
  216.                                    Introduction
  217.                                    ------------
  218.  
  219.  
  220.     Cash Control - Version 1.2
  221.     --------------------------
  222.     Cash Control simplifies your home financial record keeping.  It
  223.     accomplishes this with a small investment of your time to learn and
  224.     operate the program.
  225.  
  226.     Cash Control looks like your checkbook register.  You can:
  227.     - Enter transactions for checking, savings or charge accounts.
  228.     - Transfer funds between accounts.
  229.     - Print checks on your printer.
  230.     - Balance your account with your bank statement.
  231.     - Remind yourself when payments are due.
  232.     - Prepare reports and graphs of your recorded transactions.
  233.  
  234.  
  235.     Cash Control - Future Directions
  236.     --------------------------------
  237.     Cash Control is a program under continuous development.  While Version 1.2
  238.     satisfies much of your basic financial needs, many exciting enhancements
  239.     are planned for future versions.  The same style, ease of use and
  240.     consistent user interface will be maintained.
  241.  
  242.                                                                        2
  243.  
  244.  
  245.                                   Getting Started
  246.                                   ---------------
  247.  
  248.  
  249.     About this Manual
  250.     -----------------
  251.     Square brackets [ ] indicate a key.  The following represents the "Enter"
  252.     key:
  253.       [Enter]
  254.  
  255.     Round brackets ( ) indicate Cash Control Commands. The following shows the
  256.     "Row" command followed by the "Edit" command:
  257.       (Row/Edit)
  258.  
  259.     Some program menus have optional fields. These fields are identified with
  260.     an * to the left of the field's description.
  261.  
  262.     Check the README File
  263.       A README file is on your Cash Control Program diskette. It contains last
  264.       minute manual corrections.  Read this with any ASCII editor.
  265.  
  266.  
  267.     Installing or Upgrading Cash Control
  268.     ------------------------------------
  269.     Follow these directions to install Cash Control for the first time or to
  270.     upgrade from an earlier version to Version 1.2.
  271.  
  272.     Important Upgrade Information
  273.       Version 1.0 data files work with Version 1.2.  So no conversion of data
  274.       files is necessary.  Use the following installation instructions to
  275.       upgrade to Version 1.2.  Only the program files are copied over and your
  276.       data files are preserved.  The program options will be reset to the
  277.       default setting.
  278.  
  279.     Diskette Installation
  280.       Follow these instructions to install or upgrade Cash Control on a system
  281.       with Diskette drives only.  The following example shows you how to
  282.       install from drive A to drive B.  Reverse the drive letters if you want
  283.       to install from drive B to drive A.  (NOTE: Single diskette Systems
  284.       should follow this procedure.  You will be prompted when to exchange
  285.       diskettes.)
  286.       1.  Place your Cash Control Program diskette in drive A.
  287.       2.  From the DOS prompt, set the default disk drive to A by typing
  288.           "a:" and pressing [Enter].
  289.       3.  Type "install b:" and press [Enter] to install Cash Control on a
  290.           formatted diskette in drive B.
  291.  
  292.                                                                        3
  293.  
  294.  
  295.  
  296.     Fixed Disk Installation
  297.       Follow these instructions to install or upgrade Cash Control on a Fixed
  298.       Disk.  This example shows how to install from diskette drive A to fixed
  299.       disk drive C.  You can also use diskette drive B and fixed disk drive D
  300.       by substituting these letters in the following example.
  301.       1.  Place your Cash Control Program diskette in drive A.
  302.       2.  From the DOS prompt, set the default disk drive to A by typing
  303.           "a:" and pressing [Enter].
  304.       3.  Type "install c:" and press [Enter] to install Cash Control on
  305.           fixed disk drive C.
  306.  
  307.  
  308.     Running Cash Control
  309.     --------------------
  310.     From the DOS prompt, type "cashc" and press [Enter].  If you are using a
  311.     Fixed Disk, first make sure that you are viewing the subdirectory where
  312.     Cash Control is located.
  313.  
  314.     Dual Diskette Drive Notes
  315.       When you run Cash Control, you need to tell it where to find your data
  316.       files.  Follow these instructions.
  317.       - From the Cash Control Main Menu, select (Options).
  318.       - At the Program Options Menu, move the Moving Bar to Data File Disk
  319.         Drive.
  320.       - Select (Edit) and change the Data File Disk Drive to the drive
  321.         containing your data files.  For example, type "B" if your data files
  322.         are on diskette drive B.
  323.       - Press Esc to exit the Program Options Menu.
  324.  
  325.       From now on, Cash Control will look for your data files on drive B.
  326.  
  327.  
  328.     Fast Start
  329.     ----------
  330.     If you are in a hurry to try out Cash Control, run the program and
  331.     experiment with the commands using the sample data file provided.  Be sure
  332.     to press [F1] for help or refer to this manual. Next, create your own data
  333.     files and start adding your transactions using the (Withdraw) and (Deposit)
  334.     commands.  Use the (Row/Remember) command to remember any frequently used
  335.     transactions in the Autoentry List.
  336.  
  337.     You can print checks on your printer by:
  338.     1.  Writing then into your register using the (Checkwrt) command.
  339.     2.  Printing them on your printer using the (Global/Printcheck) command.
  340.  
  341.                                                                        4
  342.  
  343.  
  344.                             The Cash Control Main Menu
  345.                             --------------------------
  346.  
  347.  
  348.     Selecting Cash Control Commands
  349.     -------------------------------
  350.     Cash Control's Main Menu displays commands below the Program Logo.  On
  351.     other screens, commands are usually listed on the top line.  Pressing the
  352.     capitalized letter in one of the command words causes Cash Control to
  353.     execute it.  For example, if you press [R], you will go to the Reports
  354.     Menu.  This will happen whether you press an upper or lower case [R].  The
  355.     capitalized letter is usually highlighted with different color.  On
  356.     monochrome displays, it is underlined.
  357.  
  358.     While the capitalized or highlighted letter is usually the first letter in
  359.     the command, note that this is not always the case.
  360.  
  361.  
  362.     Using the Moving Bar
  363.     --------------------
  364.     On many screens and menus, Cash Control uses a Moving Bar to indicate
  365.     active files or transactions.  Move this bar around the screen with the
  366.     cursor movement keys.
  367.  
  368.  
  369.     Getting Help
  370.     ------------
  371.     Press [F1] whenever you want to view the help text.  Cash Control has
  372.     context sensitive help.  While viewing Help, press [F1] again to view the
  373.     Help Index screen.
  374.  
  375.     Some help screens show highlighted text and a Moving Bar.  When you move
  376.     the Moving Bar to a highlighted text area and press [Enter], you see a new
  377.     help screen related to the highlighted text.  After doing this, you can
  378.     press [B] to Backup to the original help screen.
  379.  
  380.     Press [Esc] to exit Help.
  381.  
  382.  
  383.     Press [Esc] to Exit
  384.     -------------------
  385.     [Esc] allows you to exit from any command or menu except for disk error
  386.     windows.  Here, you must press either [Y] or [N].
  387.  
  388.  
  389.     Main Menu Commands
  390.     ------------------
  391.     Accounts    View or update your accounts.
  392.     Reports     Create Reports from your accounts.
  393.     Date        Change the Program Date.
  394.     Options     Change the program settings to suite your personal
  395.                 preference.
  396.  
  397.                                                                        5
  398.  
  399.  
  400.  
  401.     Setting the Program Date
  402.     ------------------------
  403.     When you enter Cash Control, the Program Date is set to your computer
  404.     system's date.  Cash Control allows you to change the Program Date without
  405.     affecting the system date.  If your computer does not have a built-in
  406.     system clock/calendar, this command will be very useful.
  407.  
  408.     From the Main Menu, select (Date).  A window pops up which allows you to
  409.     enter a new date.  Key it in and press [Enter].  Press [Esc] to exit
  410.     without changing the date.
  411.  
  412.  
  413.     Leaving Cash Control
  414.     --------------------
  415.     While viewing the Main Menu, press [Esc] to leave Cash Control
  416.  
  417.                                                                        6
  418.  
  419.  
  420.                                 Using Your Accounts
  421.                                 -------------------
  422.  
  423.  
  424.     Some Restrictions:
  425.     - Maximum of 15 accounts per DOS Subdirectory.  Create several
  426.       subdirectories if more are necessary.
  427.     - Maximum of 3000 transactions per year per account.
  428.     - Maximum of 500 transactions per month per account.
  429.     - Unlimited number of years per account.
  430.     - Maximum dollar amount of $9,999,999.99.
  431.     - Maximum of 50 unprinted checks.
  432.  
  433.     Accounts File Menu
  434.       To view or update your accounts, select (Accounts) from the Main Menu.
  435.       You see the Accounts File Menu.
  436.  
  437.  
  438.     Creating an Account
  439.     -------------------
  440.     Before you can add your deposits and withdrawals, you must create an
  441.     account.  While viewing the Accounts File Menu, select (Add) to create a
  442.     new account.  Enter the following in the Add window:
  443.  
  444.     Account Filename
  445.       Key in up to 6 characters.  You may use characters A through Z and
  446.       numbers 0 through 9.
  447.  
  448.     Account File Title
  449.       This is the account's title.  Key in the title of your choice.  For
  450.       example, Tom's Checking Account.
  451.  
  452.     Year
  453.       Key in the starting year for the account. For example, key in 90 for the
  454.       year 1990.
  455.  
  456.     Starting Balance
  457.       This is the initial amount contained in the account.  Negative numbers
  458.       are allowed here.  For example, if you owe $150 on a Charge Account,
  459.       enter -150.
  460.  
  461.     Charge Account
  462.       Type [Y] if this is a Charge Account like a VISA Charge Card account.
  463.       Type [N] if this is an account such as a checking or savings account.
  464.  
  465.     Press [Enter] and a new account is created.
  466.  
  467.                                                                        7
  468.  
  469.  
  470.  
  471.     Viewing an Account
  472.     ------------------
  473.     While viewing the Accounts File Menu, move the Moving bar to the desired
  474.     account with the cursor keys. Press [Enter] to Use or retrieve the account
  475.     and you see the Register Screen.
  476.  
  477.     The following headings are displayed in the Heading Window below the
  478.     command line:
  479.     ####          Check Number
  480.     Dy            Day of the month
  481.     Description   Transaction Description
  482.     C             Cleared Bank Statement indicator
  483.     T             Taxable transaction indicator
  484.     Withdraw      Withdrawal amount
  485.     Deposit       Deposit amount
  486.     Balance       Account Balance after this transaction
  487.  
  488.     The uppermost line of the Heading Window indicates the month and year, the
  489.     Account File Title, and the Starting Balance prior to the first
  490.     transaction on the screen.
  491.  
  492.  
  493.     Saving Your Data to Disk
  494.     ------------------------
  495.     Cash Control saves your data to disk when you exit the Register Screen or
  496.     when you switch accounts.
  497.  
  498.     Changes to the Codes-memos List are saved when you exit the program.
  499.  
  500.                                                                        8
  501.  
  502.  
  503.                              Using the Register Screen
  504.                              -------------------------
  505.  
  506.  
  507.     Register Screen Keys
  508.     --------------------
  509.     These keystrokes allow you to move through your account.  If you have just
  510.     created a new account, some of these keys will not function because you
  511.     have no transactions.  Refer to this chart after you have added some.
  512.     Cursor Up      Select the previous transaction.
  513.     Cursor Down    Select the next transaction.
  514.     [PgUp]         Page backwards though this account.
  515.     [PgDn]         Page forwards though this account.
  516.     Cursor Left    Go to the previous month.
  517.     Cursor Right   Go to the next month.
  518.     [Home]         Go to the first transaction in January.
  519.     [End]          Go to the last transaction of this year.
  520.     [Ctrl]+[Home]  Go to the first transaction in this month.
  521.     [Ctrl]+[End]   Go to the last transaction in this month.
  522.  
  523.  
  524.     Switching Display Modes
  525.     -----------------------
  526.     Select (Mode) to toggle between the normal display mode and the Memo
  527.     display mode.  The normal mode displays Withdrawals and Deposits under
  528.     separate columns.  The Memo mode displays the Memo and Code fields of the
  529.     transactions.  In this mode, the Amount column shows a positive value for
  530.     Deposits. Withdrawals show negative values.  The Heading Window displays a
  531.     Line Balance value rather than a Starting Balance.  This is the account
  532.     balance for the transaction marked by the Moving Bar.
  533.  
  534.     You can switch between modes by pressing [M].  All Cash Control commands
  535.     work the same regardless of the mode you choose.
  536.  
  537.  
  538.     Withdrawing and Depositing Funds
  539.     --------------------------------
  540.     Select (Withdraw) to withdraw funds and to enter Handwritten Checks into
  541.     your account.  Select (Deposit) to deposit funds.
  542.  
  543.     Enter the transaction in the pop up window. Fields marked with an * to the
  544.     left are optional.  Use the tab keys and cursor keys to move between
  545.     fields.  Press [Enter] when finished to add this transaction to your
  546.     account.
  547.  
  548.     Setting the Date
  549.       The date is preset in the entry window.  To change it, press:
  550.       [F9]            Advance backwards by a single day.
  551.       [F10]           Advance forwards by a single day.
  552.       [Ctrl]+[F9]     Advance backwards by a single month.
  553.       [Ctrl]+[F10]    Advance forwards by a single month.
  554.  
  555.                                                                        9
  556.  
  557.  
  558.     Setting the Check Number
  559.       When using Withdraw, the check number value will automatically increment
  560.       in the #### field.  Press [Alt]+[C] if you want to clear out this field.
  561.       This works even if the cursor is not located on the #### field.  You can
  562.       key in alphabetic letters in this field. For example, key in ATM for ATM
  563.       transactions.
  564.  
  565.     Viewing the Codes-memos List
  566.       Press [F3] to view the Codes-memos List.  Refer to the section titled
  567.       Using the Codes-memos List for more information.
  568.  
  569.     Retrieving Matching Transactions
  570.       Press [F4] to retrieve a matching transaction from the Autoentry List.
  571.       Refer to the section titled Retrieving Matching Transactions for more
  572.       information.
  573.  
  574.     Press Esc to Exit
  575.       While viewing the window, press [Esc] to exit without adding this
  576.       transaction.
  577.  
  578.  
  579.     Editing Transactions
  580.     --------------------
  581.     Move the Moving Bar up or down to select the Active Transaction. Then
  582.     select (Row/Edit) to edit it. A window pops up which looks very similar to
  583.     the Withdraw or Deposit windows.  Key in the changes and press [Enter].
  584.     Many keys work the same as in the Withdraw and Deposit windows.  These are
  585.     [F3], [F4], [F9], [F10], [Ctrl]+[F9], [Ctrl]+[F10], [Alt]+[C] and [Esc].
  586.  
  587.  
  588.     Void Checks
  589.     -----------
  590.     Select (Void) to record Void checks in your account register. The Withdraw
  591.     Window appears with the Check Number and Void already filled in.  You can
  592.     change the date or information in the fields if you wish. Press [Enter] to
  593.     add the Void check to your account.  Notice that Void checks are added to
  594.     your register with the Cleared indicator on.
  595.  
  596.  
  597.     Deleting Transactions
  598.     ---------------------
  599.     Select (Row/Delete/Delete) to delete the Active Transaction.
  600.  
  601.  
  602.     Balancing Your Account
  603.     ----------------------
  604.     Cash Control has a special screen for Balancing your account with your
  605.     Bank Statement.
  606.  
  607.                                                                        10
  608.  
  609.  
  610.     Entering the Balance Screen
  611.       Select (Global/Balance) to enter the Balance Screen.  This screen shows
  612.       your uncleared and Just Cleared transactions only.  Just Cleared
  613.       transactions are those that you have recently cleared.
  614.  
  615.     Exiting the Balance Screen
  616.       Press [Esc] to exit this screen.  You can exit while in the middle of
  617.       balancing your account.  Later you can return to the Balance Screen and
  618.       continue.
  619.  
  620.     Marking Your Cleared Transactions
  621.       Move the Moving Bar to the desired transaction and select (Clear).  The
  622.       Just Cleared indicator will turn on for this line. Repeat for all of the
  623.       cleared transactions in your bank statement.  After you clear an item,
  624.       the Moving Bar automatically advances down one row if you set the Move
  625.       Cursor on Clear option to YES in the Program Options Menu.
  626.  
  627.     Editing Transactions
  628.       Sometimes a transaction in your bank statement does not agree with the
  629.       one in your Cash Control account. For example, your bank statement shows
  630.       a check for $39.99.  You entered $39.49 in Cash Control.  To correct
  631.       this, move the Moving Bar to this transaction and make your changes
  632.       using the (Edit) command.
  633.  
  634.     Adding and Deleting Transactions
  635.       Press [Esc] to exit (Global/Balance). Use the (Withdraw), (Deposit) or
  636.       (Row/Delete) commands.  Select (Global/Balance) again to continue
  637.       balancing.
  638.  
  639.     Finished Clearing - Comparing Your Balances
  640.       The Heading Window displays the Cleared Balance.  It should match your
  641.       bank statement balance when you have completed clearing transactions. If
  642.       it doesn't, double check those transactions that you Just Cleared.
  643.  
  644.       If it still doesn't balance, you can set the Ending Statement Balance
  645.       using (Global/Ending) so that the Required Adjustment may be calculated.
  646.       A positive amount for the Required Adjustment means that you must
  647.       deposit funds to balance.  Withdraw funds if it is negative.
  648.  
  649.       Also notice that the Uncleared Amount is the sum of all transactions
  650.       which have not cleared your account.
  651.  
  652.     Archiving Just Cleared Transactions
  653.       Once your account balances with your bank statement, select
  654.       (Global/Archive) to change all Just Cleared indicators to Cleared
  655.       indicators.  Then these transactions will no longer be seen when you
  656.       enter the Balance Screen.  Just Cleared transactions have a different
  657.       character than Cleared transactions.  These characters may be changed
  658.       using the Program Options Menu.
  659.  
  660.                                                                        11
  661.  
  662.  
  663.  
  664.     Other (Global/Balance) Commands
  665.       While in Balance, use the following commands to aid you:
  666.       Unclear        Turn off the Just Cleared indicator for this transaction.
  667.       First          Find the first uncleared transaction in this year.
  668.       Next           Find the next uncleared transaction.
  669.       Year           Change years.
  670.       Global/Order   Switch between Date ordering and Type ordering for this
  671.                      list.  You can set the default order using the Program
  672.                      Options Menu.
  673.  
  674.     Balancing New Accounts
  675.       When you create a new account, the Cleared Balance is set to the same
  676.       value as your Starting Balance.  The Cleared Balance will not match your
  677.       bank statement balance during the transition period from your old
  678.       accounting method to Cash Control as long as you have uncleared
  679.       transactions in your old accounting method.  During this transition
  680.       period, use the Uncleared Amount to assist you in balancing your account.
  681.       Once all the checks have cleared in your old accounting method, the
  682.       Cleared Balance should match with your bank statement after you balance
  683.       your account.
  684.  
  685.                                                                        12
  686.  
  687.                                   Printing Checks
  688.                                   ---------------
  689.  
  690.  
  691.  
  692.     Setting the Check Format
  693.     ------------------------
  694.     Before you print checks with Cash Control, you need to describe the Check
  695.     format. The program is preset for Deluxe format #091004 on Printer Port 1.
  696.     If you need a different format:
  697.     - Select (Options) from the Main Menu.
  698.     - Press [PgDn] until you reach Page 3 of the Program Options Menu.
  699.     - Select (eXplain) to give an explanation of each option.
  700.     - Select (Format) to set the Check Format to another preset format.  If
  701.       your checks are different than these, set the field positions
  702.       individually using (Edit).
  703.     - Select (Test) to print a test check on your printer.
  704.     - When you are satisfied with the result, Press [Esc] to return to the
  705.       Main Menu.
  706.  
  707.     Note:  Cash Control only uses checks with preprinted Check Numbers.
  708.  
  709.  
  710.     Writing Checks In the Register
  711.     ------------------------------
  712.     From the Register Screen or the Autoentry List, select (Checkwrt) to write
  713.     a check for later printing on your printer. Enter your data similar to the
  714.     (Withdraw) command.
  715.  
  716.     Check Address
  717.       With (Checkwrt) you can enter the Address of the Payee.  Later, you can
  718.       save the address with this transaction in the Autoentry List by
  719.       selecting (Row/Remember/Autoentry).
  720.  
  721.     Press [Enter] to Add to Your Register
  722.       When you press [Enter], the check is added to your Register. Since it is
  723.       an unprinted check, ***** is visible in the Check Number column. Also, a
  724.       C is visible in the lower right hand side of the screen showing that
  725.       there are unprinted checks in this account.
  726.  
  727.     Unprinted Check Commands
  728.       You can Edit, Split, Move, or Remember unprinted checks similar to
  729.       Withdrawals or Deposits.
  730.  
  731.  
  732.     Using the Printcheck Screen
  733.     ---------------------------
  734.     You can print out all the checks you wrote with (Checkwrt) at the
  735.     Printcheck Screen.  From the Register Screen, select (Global/Printcheck).
  736.     This screen lists all unprinted checks for this year. The right portion of
  737.     the screen shows more information about the check marked by the Moving
  738.     Bar.
  739.  
  740.                                                                        13
  741.  
  742.  
  743.     Printcheck Keys
  744.       Cursor Up    Move the Moving Bar up.
  745.       Cursor Down  Move the Moving Bar down.
  746.       [PgUp]       Page backwards.
  747.       [PgDn]       Page forwards.
  748.       [Home]       Go to the first Unprinted check.
  749.       [End]        Go to the last Unprinted check.
  750.  
  751.     Selecting Checks for Printing
  752.       The Printcheck Screen allows you to print All or Some of the checks
  753.       listed.  If you only want to print some of the checks, select those you
  754.       want printed with (Mark). First move the Moving Bar to the desired check
  755.       and press [M] to mark it.  Similarly, use (Unmark) to unmark checks.
  756.  
  757.       If you want to print a single check or all checks, no marking is
  758.       necessary.
  759.  
  760.     Start Printing
  761.       Select (Print) to print checks.  Next select:
  762.       Row   Print the check marked by the Moving Bar.
  763.       Marked  Print only Marked checks.
  764.       All     Print all checks.  (Even those not Marked)
  765.  
  766.     Which Checks Printed OK?
  767.       After printing is done, you must tell Cash Control how many checks
  768.       printed correctly.  Select:
  769.       All     All checks printed correctly.  Then:
  770.               1.  Enter the Check Number visible on the first check that was
  771.                   printed.
  772.       None    None of the checks printed correctly.
  773.       Some    Some checks printed correctly and some did not.  Then:
  774.               1.  Enter the Check Number visible on the first check that was
  775.                   printed.
  776.               2.  Enter the Check Number of the first BAD check printed.
  777.  
  778.     After these steps, the checks that printed successfully have Check Numbers
  779.     assigned in the Register.  They are removed from the Printcheck Screen.
  780.  
  781.     Other Printcheck Screen Commands
  782.       Edit         Edit the check marked by the Moving Bar.
  783.       Checknumber  Assign a Check Number to this unprinted check and remove it
  784.                    from the Printcheck Screen.  This is helpful if you decide
  785.                    to write this check by hand rather than printing it on your
  786.                    printer.
  787.       Remember     Remember this check in the Autoentry List or remember its
  788.                    Code and Memo in the Codes-memos list.  Remembering in the
  789.                    Autoentry List also remembers the Address.
  790.       Year         Select the Previous or the Next year.  This allows you to
  791.                    view another year with unprinted checks.
  792.  
  793.                                                                        14
  794.  
  795.  
  796.     Reprinting Checks
  797.     -----------------
  798.     When you edit a check with a Check Number assigned in the Register Screen,
  799.     changing its Check Number to ***** makes it an unprinted check.  Then you
  800.     can reprint it with (Global/Printcheck).
  801.  
  802.  
  803.     Ordering Checks
  804.     ---------------
  805.     You can customize Cash Control to support a variety of computer checks.
  806.     Cash Control also supports the following preset check formats:
  807.       - #091050 Tractor Feed Check (6" x 2 5/6")
  808.       - #091004 Tractor Feed Check (8 1/2" x 7")
  809.       - #081004 Laser Check (8 1/2" x 7")
  810.  
  811.     You can order these from:
  812.  
  813.     DELUXE Computer Forms & Supplies
  814.     1275 Red Fox Road                  Call Toll Free:     1-800-328-0304
  815.     P.O. Box 64046                          In Canada:     1-800-826-3714
  816.     St. Paul, MN 55164-0046              In Minnesota:     1-612-631-8500
  817.     U.S.A.
  818.  
  819.     When ordering checks, indicate Key Code X00029 so DELUXE knows that
  820.     you are ordering checks for Cash Control.
  821.  
  822.                                                                        15
  823.  
  824.  
  825.                           Autoentry and Codes-memos Lists
  826.                           -------------------------------
  827.  
  828.  
  829.     Remembering Transactions, Codes and Memos
  830.     -----------------------------------------
  831.  
  832.     Remembering Transactions
  833.       When you have a transaction that occurs frequently, you can remember it
  834.       in the Autoentry List.  At the Register Screen, move the Moving Bar to
  835.       the desired transaction and select (Row/Remember/Autoentry).  The
  836.       transaction is added to the end of the Autoentry List.
  837.  
  838.     Remembering Codes and Memos
  839.       You can remember the Code and Memo field of a transaction in the Codes-
  840.       memos List by selecting (Row/Remember/Codes-memos).
  841.  
  842.  
  843.     Using the Codes-memos List
  844.     --------------------------
  845.     This list contains Codes and their related Memo descriptions that you
  846.     frequently use.  For example, if you are writing a check for car insurance
  847.     and you can't remember the proper code or memo to use, consult the Codes-
  848.     memos List.
  849.  
  850.     You may have up to 100 entries in the Codes-memos List.  This list can be
  851.     used to help you choose the same Codes and Memos in all data files.  The
  852.     list is sorted alphabetically.
  853.  
  854.     You can view, add, edit or delete Codes and Memos by selecting
  855.     (Global/Codes).  A pop up window appears displaying your Codes and Memos.
  856.     The following commands are available:
  857.     Add         Add a new Code-memo to the list.  You must enter the Code
  858.                 field.  The Memo field is optional.  Add a unique code and
  859.                 memo pair.  You can add the same code several times as long
  860.                 as the Memo field is different.  Enter the Code Type
  861.                 (Income, Expense or neither).
  862.     Row/Edit    Edit this Code-memo.
  863.     Row/Delete  Delete this Code-memo.
  864.  
  865.     Code Type (Income, Expense or neither)
  866.       Setting the Code Type tells Cash Control whether this is an Income or
  867.       Expense code.  For example, you spend money on Clothes most months.  One
  868.       month, you may return clothes to the store for a refund and receive
  869.       money.  To make sure that Cash Control thinks this is always an expense,
  870.       set the Code Type to E for Expense.
  871.  
  872.       Sometimes you will want to leave the Code Type blank.  An example is for
  873.       Funds Transfer.  When transferring funds between a checking and savings
  874.       account, you want it recorded neither as an expense nor as income.  In
  875.       this case leave the Type field blank.
  876.  
  877.                                                                        16
  878.  
  879.  
  880.       Other examples of leaving the Code Type blank are for refundable
  881.       payments.  An example is for Medical payments where you expect to get a
  882.       refund later from your insurance company.  Here, you don't want the
  883.       payment to add to your expenses nor the refund to add to your income. If
  884.       a partial refund is received, you can Split the transaction as shown in
  885.       the section Splitting Transactions.  The non-refundable portion can have
  886.       an Expense Code Type so it will be included in your expenses.
  887.  
  888.     Using Codes and Memos in Entry Windows
  889.       The use and Select commands are not operable unless this window overlays
  890.       another window such as Withdraw, Deposit or Checkwrt. If you are viewing
  891.       windows like these, press [F3] to view the Codes-memos List.  While
  892.       viewing the Codes-memos List, press [Enter] to copy the Code-memo marked
  893.       by the Moving Bar into the window.  If you use (Select), you can choose
  894.       whether to copy the Code only, Memo only or both in the window.
  895.  
  896.  
  897.     Retrieving Matching Transactions
  898.     --------------------------------
  899.     To save on keystrokes, you can retrieve transactions from the Autoentry
  900.     List.  For example, if you are writing a check for "Dick's Auto Repair"
  901.     from the Withdraw window, type "di" in the Description field and press
  902.     [F4]. If the Autoentry List has a transaction called "Dick's Auto Repair",
  903.     it will be copied into this entry window.
  904.  
  905.     In the above example, the Autoentry List is searched for all transactions
  906.     that start with the letters "di".  Several matches may occur.  When this
  907.     happens, you are informed of the number of occurring matches.  Press [F4]
  908.     repetitively until you see the transaction you want.
  909.  
  910.     (Withdraw), (Deposit), (Checkwrt), (Row/Edit) and (Row/Split) commands
  911.     allow you to retrieve matching transactions.
  912.  
  913.  
  914.     Using the Autoentry List
  915.     ------------------------
  916.     You record frequently used transactions in the Autoentry List.  This
  917.     section shows you how to work with it.
  918.  
  919.     Viewing the Autoentry List
  920.       To view the Autoentry List, select (Autoentry) from the Register Screen.
  921.       There are actually two Autoentry Lists; one for Withdrawals and one for
  922.       Deposits.  Select (Listchg) to switch lists.
  923.  
  924.     Leaving the Autoentry List
  925.       Press [Esc] to exit the Autoentry List and return to the Register Screen.
  926.  
  927.     Adding Automatic Transactions
  928.       Select (Add) to add a transaction to the Autoentry List. A pop up window
  929.       appears. Key in the data and press [Enter].  Fields identified with an *
  930.       are optional.
  931.  
  932.       The Amount field should be filled in for fixed payments like your
  933.       mortgage.  Grocery bills are variable, so leave 0 in the amount field.
  934.  
  935.                                                                        17
  936.  
  937.  
  938.  
  939.     Editing Automatic Transactions
  940.       Select (Row/Edit) while viewing the Autoentry List to edit an Automatic
  941.       Transaction.  Make your changes and press [Enter].
  942.  
  943.     Setting the Address
  944.       If you want Addresses printed on your checks, you can enter the
  945.       addresses of reoccurring checks in the Autoentry List.  Later when you
  946.       use (Checkwrt), the saved Address will appear.  Select (Row/Address) to
  947.       add or edit Addresses of an Automatic Transaction.
  948.  
  949.       You may save up to 50 Addresses in the Autoentry List.
  950.  
  951.     Deleting Automatic Transactions
  952.       Select (Row/Delete/Delete) while viewing the Autoentry List to delete an
  953.       Automatic Transaction.
  954.  
  955.     Moving Automatic Transactions
  956.       Steps
  957.       1.  Move the Moving Bar to the transaction to be moved.
  958.       2.  Select (Row/Move).
  959.       3.  Move the Moving Bar to the destination transaction and press
  960.           [Enter].  The transaction is moved after the destination
  961.           transaction.
  962.  
  963.     Preventing Check Numbers on (Withdraw)
  964.       Whenever you use (Withdraw), a Check Number usually appears in the Check
  965.       Number field.  You can press [Alt]+[C] to clear this field, but some
  966.       withdrawal transactions never need a Check Number.  Examples are Cash
  967.       withdrawals or Electronic Funds withdrawals. While viewing the Autoentry
  968.       List, select (#) by pressing # to prevent a Check Number from appearing
  969.       when using (Withdraw) on this transaction.
  970.  
  971.       Selecting (#) repetitively toggles the # indicator.
  972.  
  973.  
  974.     Entering Automatic Transactions into Your Account
  975.     -------------------------------------------------
  976.     Select (Withdraw), (Deposit), or (Checkwrt) while viewing the Autoentry
  977.     List to enter an Automatic Transaction in your account. Enter your data in
  978.     this window in the same fashion as you would from the Register Screen.
  979.  
  980.     Change Months
  981.       You can change the month shown in the upper left corner of the Autoentry
  982.       List by pressing Cursor Left or Cursor Right.  This is the default month
  983.       value when using (Withdraw), (Deposit), or (Checkwrt).
  984.  
  985.                                                                        18
  986.  
  987.  
  988.     Transaction Reminder
  989.     --------------------
  990.     The Transaction Reminder feature tells you when it's time to pay bills or
  991.     when deposits should occur.  Choose an Automatic Transaction with the
  992.     Moving Bar.  Select (Notify/Yes) to view the Notify Yes window.  In this
  993.     window, enter:
  994.     1.  Repeat
  995.         This tells Cash Control how often this transaction occurs.  For
  996.         example, enter M for a monthly repetition.  Other repetition choices
  997.         are listed in the Notify Yes window. P for Postdate is a special case.
  998.         Use it to remind you of a single payment or deposit due in the future.
  999.     2.  Starting Month, Day and Year
  1000.         This is the date of the first occurrence of this transaction.
  1001.         Succeeding occurrences are based on the Repeat value.  Setting the Day
  1002.         value to 31 tells Cash Control that this transaction should occur on
  1003.         the last day of the month.  (for Monthly, Bimonthly, Quarterly,
  1004.         Semiannually, and Annually Repeats only)
  1005.  
  1006.     Press [Enter] and you see an On indicator appear under the Nt column of
  1007.     the screen.  This means that Notification is On for this transaction.
  1008.  
  1009.     Changing Display Modes
  1010.       Select (Mode) while viewing the Autoentry List and you see the date when
  1011.       each Automatic Transaction is due.  In this mode, the Due date, Repeat
  1012.       value and AN column are visible.   The AN column is be discussed later.
  1013.       Select (Mode) again to view the Memo and Code fields.
  1014.  
  1015.     The Due indicator
  1016.       This indicator appears on the lower right of the display screen when you
  1017.       have Automatic Transactions that are due for payment or deposit.  The
  1018.       Autoentry List indicates which items are overdue by displaying the
  1019.       number of overdue occurrences under the O column.  Move the Moving Bar
  1020.       to this transaction and select (Withdraw), (Deposit), or (Checkwrt).
  1021.       After using one of these commands, notice that the overdue occurrence
  1022.       number is one less than before.  The due date is updated to the next
  1023.       time this transaction occurs.  This indicator disappears when there
  1024.       are no more overdue occurrences.
  1025.  
  1026.     Advanced Notification
  1027.       Cash Control will remind you up to a month in advance of the due date.
  1028.       After setting the Notification date for a transaction,  you can select
  1029.       (Notify/Advnotice) and enter the number of days of advanced notification.
  1030.       For example, if you want 10 days of advanced notice for your Mortgage
  1031.       payment, select (Notify/Advnotice) and enter 10.  The Due indicator will
  1032.       turn on 10 days prior to the actual due date of your Mortgage payment.
  1033.       Each Automatic Transaction may have a different value for advanced
  1034.       notice.  This value appears under the AN column of the screen and may be
  1035.       changed by selecting (Notify/Advnotice) again.
  1036.  
  1037.                                                                        19
  1038.  
  1039.  
  1040.     Turning Off Notification
  1041.       Select (Notify/No) to turn off notification for a selected transaction.
  1042.  
  1043.     Transaction Reminder Across Years
  1044.       The Transaction Reminder feature works across the years.  Sometimes you
  1045.       may see a PY or an NY indicator under the O column.  PY tells you that
  1046.       the occurrence is in a Previous Year.  NY means the Next Year. Normally,
  1047.       you should select the correct year before entering the transaction in
  1048.       your register.  For example, if you are viewing 1991 and see PY for a
  1049.       transaction, you should enter it from the year 90.  Cash Control does
  1050.       allow you to enter it from the viewed year if you wish.
  1051.  
  1052.                                                                        20
  1053.  
  1054.  
  1055.                           Other Register Screen Commands
  1056.                           ------------------------------
  1057.  
  1058.  
  1059.     Transferring Funds
  1060.     ------------------
  1061.     You can transfer funds from one account to another.  This includes
  1062.     transfers between bank accounts and charge accounts.  For example, Tom
  1063.     wants to write a check for a payment to his Visa account:
  1064.     1.  While viewing "Tom's Checking Account", he writes a check to his Visa
  1065.         charge company for $57.
  1066.     2.  He selects (Row/Transfer) when the Moving Bar is on this transaction.
  1067.     3.  At the File Selection window, he selects "Tom's Visa Charge" as the
  1068.         destination account.
  1069.     4.  Cash Control adds an opposite transaction in "Tom's Visa Charge".  In
  1070.         this case, this is a deposit of $57 which shows that a payment is made
  1071.         to the Visa charge account.
  1072.  
  1073.     Similarly, transfers may be used between other accounts like a transfer of
  1074.     funds from Savings accounts to Checking accounts.
  1075.  
  1076.     Additional Transfer Rules
  1077.       - Transferring a Cleared or Just Cleared transaction produces an
  1078.         uncleared transaction in the destination account.
  1079.       - Each account has a Transfer Area containing up to 4 transferred
  1080.         transactions. They are removed from the Transfer Area whenever you Use
  1081.         this account.
  1082.       - Once the transfer has taken place, if you edit a transferred
  1083.         transaction, the opposite transaction in the other account will not
  1084.         change without editing it manually.
  1085.  
  1086.  
  1087.     Splitting Transactions
  1088.     ----------------------
  1089.     Sometimes, splitting a transaction may be necessary.  For example, you
  1090.     might withdraw $100 in cash split into:
  1091.  
  1092.     - $25 spending money
  1093.     - $50 groceries
  1094.     - $25 gas for the car
  1095.  
  1096.     Steps
  1097.       1.  Select (Withdraw) and enter a transaction called "Cash Withdrawal".
  1098.           This is called the Primary transaction.
  1099.       2.  Select (Row/Split) and enter the first Split transaction called
  1100.           "Spending Money" for $25.
  1101.       3.  Select (Row/Split) again.  This time enter "Groceries" for $50.
  1102.       4.  Repeat once more for gas for the car.
  1103.  
  1104.     Notice that the amount of the Primary transaction equals the sum of its
  1105.     Split transactions.
  1106.  
  1107.     While viewing the Split window, use [F3] to view the Codes-memos List and
  1108.     use [F4] to retrieve a matching transaction.
  1109.  
  1110.                                                                        21
  1111.  
  1112.  
  1113.     You may have up to 10 Split transactions for each Primary transaction. You
  1114.     may edit or delete them similar to normal transactions.  Just move the
  1115.     Moving Bar to the desired transaction and select (Row/Edit) or
  1116.     (Row/Delete/Delete).
  1117.  
  1118.     Split Transaction Rules
  1119.       - When you split a transaction, the Code field for the Primary
  1120.         transaction is blanked out.  This prevents the possibility of double-
  1121.         counting.
  1122.       - When splitting, the Tax field is inherited from the Primary
  1123.         transaction.
  1124.       - Cash Control warns you when Split transactions have the same
  1125.         Description or Memo field as the Primary transaction.  Avoid this to
  1126.         prevent the possibility of double-counting.
  1127.  
  1128.  
  1129.     Moving Transactions
  1130.     -------------------
  1131.     Use this command to re-order transactions that occur on the same day.
  1132.     Also, you can re-order your Split transactions.  To move a transaction:
  1133.     1.  Locate the Moving Bar on the transaction to be moved.
  1134.     2.  Select (Row/Move).
  1135.     3.  Move the Moving Bar to the destination transaction.
  1136.     4.  Press [Enter] and the transaction is moved after the destination
  1137.         transaction.
  1138.  
  1139.  
  1140.     Searching for Transactions
  1141.     --------------------------
  1142.     The Search command lets you find a transaction anywhere within the year.
  1143.     You can find transactions by searching for a matching:
  1144.     - Check Number (####)
  1145.     - Description
  1146.     - Amount
  1147.     - Code
  1148.     - Memo
  1149.     - Taxable transactions
  1150.     - Cleared or Uncleared transactions
  1151.  
  1152.     Select (Global/Search).  Then enter what you are searching for in the
  1153.     Search window.  The following shows how to search for a transaction with
  1154.     an amount of $34.62:
  1155.     1.  Type 34.62 in the Amount field of the Search window.
  1156.     2.  Press [Enter] to search forwards for a transaction matching $34.62.
  1157.         You can press [F10] instead of [Enter] to search forwards.  Press
  1158.         [F9] to search in a backwards direction.
  1159.  
  1160.                                                                        22
  1161.  
  1162.  
  1163.     After the search is performed, you can repeat the search from the Register
  1164.     Screen by pressing [F9] or [F10] again.  Similarly, you can search for
  1165.     transactions with matching Check Numbers, Descriptions, Codes, Memos, Tax
  1166.     indicators or Cleared items.
  1167.  
  1168.     Multiple Field Searches
  1169.       You can do Multiple Field Searches.  To search for all uncleared
  1170.       transactions with a code field of "food", type food in the Code field
  1171.       and type N in the Cleared Item field.  Start the search by pressing [F9],
  1172.       [F10] or [Enter]. You can search with combinations using other fields as
  1173.       well.
  1174.  
  1175.     Wildcard Searches
  1176.       You can do Wildcard Searches by pressing [F8] while the cursor is on the
  1177.       designated field.  For example, if "bi" and [F8] are typed while on the
  1178.       Memo field, Cash Control will find transactions with memo fields of "Gas
  1179.       Bill", "New Bicycle" or "Utility Bill".  A "W" indicator is turned on
  1180.       when a Wildcard Search is on for a given field. Press [F8] again to turn
  1181.       it off.
  1182.  
  1183.     Clear Search Window Fields
  1184.       When you enter the Search window again, the old search values remain in
  1185.       the entry fields.  Press [F5] to clear the fields.
  1186.  
  1187.  
  1188.     Viewing Available Memory
  1189.     ------------------------
  1190.     Select (Global/Memory) to view how much memory is available for
  1191.     transactions.  This window also shows how many transactions are in this
  1192.     year for this account.  Press any key to exit this window.
  1193.  
  1194.                                                                        23
  1195.  
  1196.  
  1197.                                After the First Year
  1198.                                --------------------
  1199.  
  1200.  
  1201.     Creating a New Year of Transactions
  1202.     -----------------------------------
  1203.     Select (Year/neWyear) when you are reaching the end of a year and want to
  1204.     create a new year for transactions.  As a precaution for selecting
  1205.     (Year/neWyear) by mistake, you are asked to:
  1206.  
  1207.       Create year 91 for Joe's Checking Account?  Yes  No
  1208.  
  1209.     Select (Yes) to create a new year.
  1210.  
  1211.  
  1212.                                       WARNING
  1213.         When using diskettes for storing your data, make sure that you
  1214.         don't open the drive door while creating a new year.  This could
  1215.         seriously damage your data files and require you to restore them
  1216.         from your backup copy.
  1217.  
  1218.  
  1219.     After creating the new year, you can still change the old year.  Cash
  1220.     Control carries over the balance to the new year.
  1221.  
  1222.     For each account, the newest 2 years are Active Years.  Older years are
  1223.     Archived.  For example, if 4 years of data exist for Joe's Checking
  1224.     Account; 1989, 1990, 1991 and 1992.  1991 and 1992 are Active Years.  1989
  1225.     and 1990 are Archived.  A limited set of Cash Control commands are
  1226.     available for Archived years.  Similar to Active Years, you can View, Edit
  1227.     transactions, Search and make Reports.  You can't Add, Delete or Split
  1228.     transactions.
  1229.  
  1230.  
  1231.     Moving Through the Years
  1232.     ------------------------
  1233.     When you have more than one year for an account, you can change years by
  1234.     selecting:
  1235.     (Year/Next)       View the next year.
  1236.     (Year/Previous)   View the previous year.
  1237.     (Year/Select)     Choose a specified year.
  1238.  
  1239.     (Year/Next) and (Year/Previous) also work while in Global/Balance, the
  1240.     Autoentry List or Global/Printcheck.
  1241.  
  1242.                                                                        24
  1243.  
  1244.  
  1245.                                   Charge Accounts
  1246.                                   ---------------
  1247.  
  1248.  
  1249.     Cash Control allows you to create and manage Charge Accounts.  Typical
  1250.     charge accounts are for credit cards like Visa or Master Card.  You manage
  1251.     charge accounts using the same commands as checking or savings accounts.
  1252.  
  1253.     Creating a Charge Account
  1254.       Create a Charge Account using (File/Add).  Be sure to type Y in the
  1255.       Charge Account field.  Also, enter a negative amount in the Starting
  1256.       Balance field if you owe money.
  1257.  
  1258.     Entering Charges
  1259.       Select (Withdraw) when you charge items to the account.  Select
  1260.       (Withdraw) whenever interest is charged against the account.
  1261.  
  1262.     Making Payments
  1263.       Select (Deposit) when you make payments to your charge card company.
  1264.  
  1265.     Other Commands
  1266.       You can use other commands when necessary such as (Global/Search),
  1267.       (Row/Split), etc. Also use (Global/Balance) to balance your account with
  1268.       your Charge Statement.  You can use the Codes-memos List and the
  1269.       Autoentry List.
  1270.  
  1271.     Making Reports
  1272.       You can make Reports with your Charge Account transactions.  They may be
  1273.       combined in Reports with checking and savings accounts.  Reports will
  1274.       account for a Charge in the same way as a check from a checking account.
  1275.  
  1276.                                                                        25
  1277.  
  1278.  
  1279.                           Working with Your Account Files
  1280.                           -------------------------------
  1281.  
  1282.  
  1283.     Changing an Account's Title
  1284.     ---------------------------
  1285.     From the Accounts File Menu select (Row/Edit). A window appears for you to
  1286.     change the Account File Title.  Press [Enter] when finished.
  1287.  
  1288.  
  1289.     Changing the Order of Account Files
  1290.     -----------------------------------
  1291.     At the Accounts File Menu, you can change the order of your accounts.
  1292.     Order them any way you wish.  A suggestion is to place the most frequently
  1293.     used accounts at the top of the screen.
  1294.  
  1295.     To move an account entry:
  1296.     1.  Move the Moving Bar to the account to be moved.
  1297.     2.  Select (Row/Move).
  1298.     3.  Move the Moving Bar to the destination account and press [Enter].
  1299.         The account is moved after the destination account.
  1300.  
  1301.  
  1302.     Deleting an Account File
  1303.     ------------------------
  1304.     Account file entries may be deleted from the Accounts File Menu.  Move the
  1305.     Moving Bar to the desired account and select (Row/Delete/Delete). Only the
  1306.     entry is deleted.  You must use the DOS ERASE command to erase the actual
  1307.     data files on disk.
  1308.  
  1309.                                                                        26
  1310.  
  1311.  
  1312.                                       Reports
  1313.                                       -------
  1314.  
  1315.  
  1316.     You can find out where your money went using Cash Control Reports. You can
  1317.     create a variety of reports using the transactions you entered in your
  1318.     accounts.  From the Main Menu, select (Reports) and you see the Reports
  1319.     Menu.  This menu presents you with 5 report choices:
  1320.  
  1321.     A Account Register Print Out
  1322.       Print out an Account Register on your printer.  The result looks like a
  1323.       checkbook register.  Two report styles are available.
  1324.  
  1325.     B Matching Transaction Report
  1326.       Report the transactions that matched your search criteria.  For
  1327.       example, list all payments made to Sears for clothing between February
  1328.       and August of 1990.
  1329.  
  1330.     C Monthly Amounts Report
  1331.       Total up the amounts of transactions for each month selected.  For
  1332.       example, find out the amount spent on Clothing for each month of 1990.
  1333.  
  1334.     D Code Summary Report
  1335.       Total up the amounts for all Code categories used over a specified
  1336.       period of months.  This report shows you where your money is being
  1337.       spent.
  1338.  
  1339.     E Tax Summary Report
  1340.       Use this report at tax time to total up taxable transactions.  They are
  1341.       totalled by Code so be sure to organize this well in advance.
  1342.  
  1343.     You can select one of these five reports by pressing the letter preceding
  1344.     the report name. For example, press [B] to select the Matching Transaction
  1345.     Report.
  1346.  
  1347.     Press [Esc] while viewing the Reports Menu to return to the Cash Control
  1348.     Main Menu.
  1349.  
  1350.  
  1351.     Using the Report Menus
  1352.     ----------------------
  1353.     While viewing the Report Menus, some or all of the following fields may be
  1354.     entered.  Remember to press [F1] to get help on a particular menu.
  1355.  
  1356.     Before you print your first report, set up your printer port and printer
  1357.     type at the Program Options Menu.
  1358.  
  1359.     Account Data Files
  1360.       Press [F7] to select the Account Data Files for this report.
  1361.  
  1362.     Report Dates (mm-yy)
  1363.       Enter the starting and ending month and year for this report.  The dates
  1364.       may span up to a maximum of 5 years.
  1365.  
  1366.                                                                        27
  1367.  
  1368.  
  1369.  
  1370.     Compressed Print (Y/N)
  1371.       You can choose Compressed Print for special report effects for the
  1372.       Account Register Print Out.
  1373.  
  1374.     To (S=screen/P=Printer)
  1375.       Specify whether you want the report to go to the display screen or to
  1376.       the printer.
  1377.  
  1378.     Type (D=dep/W=withdraw/B=both)
  1379.       Indicate whether the report should include Deposits only, Withdrawals
  1380.       only, or both Deposits and Withdrawals.
  1381.  
  1382.     ####, Description, Code, Memo, Tax Item, Cleared Item
  1383.       Enter the search keys for the Matching Transaction Report and the
  1384.       Monthly Amounts Report.  They tell Cash Control what transactions to
  1385.       search for.  This works similar to the Accounts (Global/Search)
  1386.       command.  You can press [F8] to toggle the Wildcard Search indicator.
  1387.       Also, you can press [F3] to view and select from the Codes-memos List.
  1388.  
  1389.     Clear All Entry Fields
  1390.       Press [F5] to clear all entry fields.
  1391.  
  1392.     Some Restrictions
  1393.       - The Matching Transaction Report has a maximum of 100 matching
  1394.         transactions. If more than 100 are found, restrict the Report Dates to
  1395.         fewer months or reduce the number of Account Data Files.
  1396.       - The Code Summary Report and Tax Summary Report are limited to a
  1397.         maximum of 200 different codes.  If you ever reach this number,
  1398.         restrict your Report Dates or data files to reduce the number of codes
  1399.         found.
  1400.  
  1401.  
  1402.     Viewing Reports on the Screen
  1403.     -----------------------------
  1404.     While viewing a report, press [F1] to get help describing the various
  1405.     report headings.
  1406.  
  1407.     Some reports may have several pages of data. Use [PgDn] and [PgUp] to view
  1408.     the other pages.  Cursor Up and Cursor Down scroll one line at a time.
  1409.     Press [Home] to view the first page.  Press [End] to view the last page.
  1410.     Press [Esc] to exit the report.
  1411.  
  1412.     Graphing Your Income or Expense Trends
  1413.       While viewing the Monthly Amounts Report, press [F4] to view a Bar Chart
  1414.       showing trends in your income or expenses. The dotted line marked with A
  1415.       indicates the average amount over the selected Report Dates.
  1416.  
  1417.                                                                        28
  1418.  
  1419.  
  1420.     Viewing the Code Summary or Tax Summary Reports
  1421.       While viewing either of these reports, press [F3] to view the Codes-
  1422.       memos List.  The C-m column of the report shows you the codes that are
  1423.       not in the Codes-memos List.  You can add these codes directly to the
  1424.       Codes-memos List if you wish.
  1425.  
  1426.       While viewing these reports, the %Type column shows how your income and
  1427.       expenses are spread.  For an Expense code, this is its ratio of all
  1428.       Expense codes.  For an Income code, this is its ratio of all Income
  1429.       codes.  When ***.**% is visible in this column, this means that this is
  1430.       either an Expense code with more money coming "in" or an Income code
  1431.       with more money going "out".  When this happens, this code is ignored
  1432.       when summing all Expense or Income codes.
  1433.  
  1434.       While viewing these reports, press [F4] to view a Pie Chart of these
  1435.       percentages.
  1436.  
  1437.  
  1438.     Making Quick Reports
  1439.     --------------------
  1440.     Cash Control gives you the ability to make reports while viewing or
  1441.     updating your accounts.  While these reports are limited in capability when
  1442.     compared to the Reports Menu, they can be made quickly and easily.
  1443.  
  1444.     At the Register Screen, move the Moving Bar to the desired transaction and
  1445.     select (Global/Quickreport).  Next, select one of the following:
  1446.     Description   Make a report based on a matching Description.
  1447.     Code      Make a report based on a matching Code.
  1448.     Memo      Make a report based on a matching Memo.
  1449.  
  1450.     A window appears with the Quick Report.  Press any key to exit.
  1451.  
  1452.     Repeat Report
  1453.       Select (Global/Quickreport/Repeat) to produce the same report again.
  1454.       This comes in handy when you want to make the same report after switching
  1455.       years or changing Accounts.
  1456.  
  1457.                                                                        29
  1458.  
  1459.                            Changing the Program Options
  1460.                            ----------------------------
  1461.  
  1462.  
  1463.     The Cash Control Program Options Menu allows you to change the program
  1464.     settings.  These are contained in the file CASHC.PRO.
  1465.  
  1466.     Select (Options) from the Main Menu to get to the Program Options Menu.
  1467.     Three pages of options are available.  Use [PgUp] or [PgDn] to change
  1468.     pages.
  1469.  
  1470.     Changing an Option
  1471.       Move the Moving Bar to the desired option and select (Edit).  Follow the
  1472.       instructions to change the  setting.  Changes are saved to disk when you
  1473.       exit this menu.
  1474.  
  1475.     Explaining More About an Option
  1476.       Press [X] for an explanation of the option marked by the Moving Bar.  As
  1477.       you move the Moving Bar, the explanation changes to match the selected
  1478.       option.  This window remains on the screen until you press [X] again to
  1479.       turn it off.
  1480.  
  1481.     Exiting
  1482.       Press [Esc] to exit the Program Options Menu.
  1483.  
  1484.  
  1485.     Turning on the Color
  1486.     --------------------
  1487.     The default color setting is White on a Black background.  To change this,
  1488.     edit the Screen Colors Choice option at the Program Options Menu.  This has
  1489.     no effect on Monochrome or Black & White monitors.
  1490.  
  1491.                                                                        30
  1492.  
  1493.  
  1494.                                   Hints and Tips
  1495.                                   --------------
  1496.  
  1497.  
  1498.     Postdated Checks
  1499.     ----------------
  1500.     Cash Control has 2 ways of handling postdated checks:
  1501.  
  1502.     1 Using the Transaction Reminder Feature
  1503.       Rather than writing out a postdated for some time in the future, you can
  1504.       write this check when it becomes due.  The Transaction Reminder feature
  1505.       will tell you when it is due, up to a month in advance.
  1506.  
  1507.     2 Write a Postdated Transaction Directly into Your Account
  1508.       You can write a check, using (Checkwrt) or (Withdraw), setting the
  1509.       transaction date to a date in the future.  This transaction is added to
  1510.       your account.  Notice that your Ending Balance for this account changes.
  1511.       Keep in mind that the Ending Balance includes postdated checks.
  1512.  
  1513.  
  1514.     Program Color Control
  1515.     ---------------------
  1516.     Cash Control uses the current DOS Mode setting to determine whether the
  1517.     program should display in Monochrome, Black & White or Color.
  1518.  
  1519.       MODE MONO   Display in Black & White or Monochrome.
  1520.       MODE BW40   Display in Black & White.
  1521.       MODE BW80   Display in Black & White.
  1522.       MODE CO40   Display in Color.
  1523.       MODE CO80   Display in Color.
  1524.  
  1525.     If you have a color display and see a Black & White screen, use the Program
  1526.     Options Menu to turn the color on.  If you still don't see colors, enter
  1527.     MODE CO80 at the DOS prompt prior to entering Cash Control.
  1528.  
  1529.     If you have a Black & White display and Cash Control screens are not
  1530.     clearly visible, enter MODE BW80 at the DOS prompt.  Restoring CASHC.PRO
  1531.     from the Program diskette also could solve the problem.
  1532.  
  1533.  
  1534.     The Files on Your Program Diskette
  1535.     ----------------------------------
  1536.     CASHC.EXE      Executable program code
  1537.     CASHC.OVR      Program overlay code
  1538.     CASHC.PRO      Profile for program settings
  1539.     CASHC.COD      Account Codes and Memos and Account index information
  1540.     CASHC.HLP      Help text file
  1541.     CASHC.DOC      Program Documention in ASCII
  1542.     SAMPLE.ATO     Sample data file index
  1543.     SAMPLE90.ACC   Sample data file for 1990 transactions
  1544.     README         Last minute documentation changes
  1545.     INSTALL.BAT    Installation batch file
  1546.     CGA.BGI        Graphics driver file (CGA & MCGA)
  1547.  
  1548.                                                                        31
  1549.  
  1550.  
  1551.  
  1552.     Files on Dual Diskette Drives
  1553.     -----------------------------
  1554.     If you operate Cash Control on a system with Dual Diskette Drives, follow
  1555.     these tips:
  1556.     - Place your Data Files on the drive with the largest capacity.
  1557.     - Separate the Program Files from your Data Files as in the following
  1558.       example.
  1559.  
  1560.         DRIVE A (360KB)      DRIVE B (720KB)
  1561.          CASHC.EXE            TOM.ATO
  1562.          CASHC.OVR            TOM90.ACC
  1563.          CASHC.HLP            TOM89.ACC
  1564.          CASHC.PRO            TOM88.ACA
  1565.          CASHC.COD            JANE.ATO
  1566.          CGA.BGI              JANE90.ACC
  1567.          EGAVGA.BGI
  1568.  
  1569.