home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / cars.zip / CARS.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-10-24  |  52KB  |  1,000 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.                       C.A.R.S. USER MANUAL
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.         (c) Copyright 1988, 1989, 1990 Cybernetic Software
  53.                        All rights reserved
  54.  
  55.  
  56.                         Table of Contents
  57.  
  58.  
  59. Welcome to C.A.R.S.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
  60.      Registration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
  61.      Correspondence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
  62.  
  63. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  64.      The Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  65.      The System Components . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  66.  
  67. Starting C.A.R.S.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
  68.  
  69. The Main Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  70.  
  71. Category Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  72.  
  73. Opening a Car File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  74.  
  75. Add Car Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  76.      Expense Item Entry. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  77.      Travel Log Entries. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  78.  
  79. Edit Car Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  80.      Edit Description Record . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  81.      Expense Item Record . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  82.      Travel Log Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  83.  
  84. List Car Detail & Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  85.  
  86. Sort Car File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  87.  
  88. Appendix A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   21
  89.  
  90.  
  91.                        Welcome to C.A.R.S.
  92.  
  93. Welcome to C.A.R.S., the Complete Automobile Reporting System.
  94. With this package, you can track your auto expenses in any of up to
  95. 26 user defined categories, and watch your milage and costs.
  96.  
  97.                           Registration
  98.  
  99. This program is provided on a shareware basis.  You are free to use
  100. the program, as is.  You are encouraged to share it, provided it is
  101. done free of charge and with all files intact.  Please remember
  102. that this program is copyrighted.
  103.  
  104. Those who find this program useful are encouraged to register.  For
  105. the $40 (US) registration fee, you will receive:
  106.  
  107.      1.   An up-to-date version of the complete program.
  108.  
  109.      2.   A laser printed copy of the manual.
  110.  
  111.      3.   Notification of improvements and enhancements.
  112.  
  113.      4.   One future update at a time of your choice.
  114.  
  115.      5.   Further updates at the cost of $4.
  116.  
  117. Site licenses are available at the following rates.
  118.  
  119.           2 copies.....................................$75.00
  120.           3 copies....................................$105.00
  121.           4 copies....................................$130.00
  122.           5 or more copies............................$150.00
  123.  
  124.                          Correspondence
  125.  
  126. Please!!!  Write with your comments, questions, criticisms,
  127. (hopefully constructive,) and, (also hopefully,) registrations to:
  128.  
  129.      Cybernetic Software
  130.      P. O. Box 3594
  131.      Skokie, IL   60076  (USA)
  132.  
  133. Thank You.
  134.                           Introduction
  135.  
  136. The program is, I hope, self-explanatory.  As I receive feed-back
  137. from users, both registered and otherwise, I will enhance these
  138. instructions as needed.
  139.  
  140.                            The Package
  141.  
  142. Included on this disk are the following files:
  143.  
  144.      CARAVAN.CAR  A sample data file. Use it to become familiar
  145.                   with the system.  List it.  Modify it.  Make
  146.                   additions to it.
  147.  
  148.      CARS.CTL     A sample control file.  It contains the
  149.                   default categories into which your automobile
  150.                   expenses are placed.  It can be modified by
  151.                   selecting "Category maintenance" from the main
  152.                   menu.
  153.  
  154.      CARS.DOC     The file that you are now reading.
  155.  
  156.      CARS.EXE     The actual program that you will run. See
  157.                   start-up instructions, below.
  158.  
  159.      CARS.REG     The registration and comments form.
  160.  
  161.      EXPCHART     A sample form for logging expenses.
  162.  
  163.  
  164.                       The System Components
  165.  
  166.  
  167. Now for a brief explanation of the workings of the two main
  168. components of this system.
  169.                            Categories
  170.  
  171. There can be up to 26 categories, labeled A through Z.  These are
  172. kept in a file, CARS.CTL, and can be updated from the category
  173. maintenance selection of the main menu.  There are seven predefined
  174. categories that are supplied with the system: Accessories, Fees,
  175. Gas, Insurance, Maintenance, Purchase, and Repairs.  These have
  176. purposely been given the same letter designation as their initial.
  177. This is not mandatory, but you may find it is easier to remember
  178. that way.  You may add, change or delete from this group as you
  179. choose.  The one that refers to fuel, be it Gas, Diesel, Petrol,
  180. Fuel, Motion-lotion, or Zoom-stuff, must be defined when you create
  181. a car file.  (More on this subject later.)
  182.  
  183.  
  184.                             Car Files
  185.  
  186. Information on each vehicle is kept in a separate file.  It is
  187. called by a name of from 1 to 8 characters.  When operating on a
  188. specific car, the file must first be opened, or selected.  Each
  189. file has a descriptor record which contains a 25 character
  190. description of the car, the category it will use for fuel, an
  191. indicator of whether the odometer reading is in miles or
  192. kilometers, and an indicator of whether the fuel is to be measured
  193. in gallons, imperial gallons, or liters.  All of these items can be
  194. changed in the data edit routines.
  195.  
  196. Data in the car file is of two different types:
  197.  
  198. The first type is the expense record. This record contains the
  199. odometer reading, date, category, cost and description of any
  200. expense item. If the entry is for the purchase of fuel, it will
  201. also contain the amount of fuel purchased or the cost per unit of
  202. purchase. (Whichever is provided, the other can be derived.)
  203.  
  204. The second type is the travel log. This record contains the
  205. odometer reading and date for the start of any trip, an indicator
  206. to tell if the trip was business or pleasure, the number of miles
  207. for the trip, and a brief description.
  208.  
  209. As with the descriptor record, any item in the data record can be
  210. changed in the edit routines.
  211.                         Starting C.A.R.S.
  212.  
  213. To start the program, CARS.EXE must be in the current directory,
  214. any directory defined within the PATH variable, or the drive and
  215. directory may be explicitly stated.  Type in:
  216.  
  217.                     [d:][path]CARS [car_name]
  218.  
  219. The [car_name] portion of the command is optional.  If used, it
  220. tells the system which car file to open first, instead of the
  221. default (if any).
  222.  
  223. Two words of warning before we proceed.
  224.  
  225. First, there is a data processing principle, "garbage in, garbage
  226. out."  The numbers that this program will report to you will only
  227. be as good as the data you supply to it.  If you forget to make
  228. entries, estimate figures, or enter erroneous data, the accuracy of
  229. the report will suffer.
  230.  
  231. Warning number two: nothing is as fleeting as data on a disk.  Back
  232. up your data files often.  If possible, keep a copy of the files at
  233. a different location.  In addition, keep a printout of the latest
  234. detail listing in a safe location, if all else fails, it can be
  235. re-entered.
  236.  
  237. When the program first begins, it looks for the CARS.CTL control
  238. file.  If it cannot be found, it allows you to either change the
  239. drive and/or directory that you are in, or to create a new control
  240. file.
  241.  
  242. The program will next go to open a car file.  If you typed in the
  243. name of one on the CARS command line, or if there is a default car,
  244. it will open this file, then go to the main menu.  If you did not
  245. enter a file name and there is no default, or the file typed in is
  246. not present, the program will proceed to the open car file menu
  247. (described below.)
  248.  
  249.                           The Main Menu
  250.  
  251. The main menu gives you a choice of several actions.  An action can
  252. be selected by typing it's number, or by entering the letter within
  253. parenthesis.  It also shows, at the bottom of the menu, which file
  254. is currently open, or <none> if one has not yet been opened.
  255. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  256. ║     C. A. R. S. -- The Complete Automobile Reporting System   ║
  257. ║                                                               ║
  258. ║                                 Main Menu                     ║
  259. ║                                                               ║
  260. ║                       1.  (A)dd car data                      ║
  261. ║                                                               ║
  262. ║                       2.  (C)ontrol file maintenance          ║
  263. ║                                                               ║
  264. ║                       3.  (E)dit car data                     ║
  265. ║                                                               ║
  266. ║                       4.  (L)ist car detail & summary         ║
  267. ║                                                               ║
  268. ║                       5.  (O)pen a car file                   ║
  269. ║                                                               ║
  270. ║                       6.  (S)ort car file                     ║
  271. ║                                                               ║
  272. ║                       7.  e(X)it program                      ║
  273. ║                                                               ║
  274. ║                               Enter Choice=>                  ║
  275. ║                                                               ║
  276. ║                           Car file open: caravan              ║
  277. ║(c) Copyright 1988, 1989, 1990, Cybernetic Software, Skokie, Il║
  278. ║                               Version 2.0                     ║
  279. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  280.                         Item Description
  281.  
  282. 1.(A)dd car data: Choose this selection to add new
  283. information to an existing, open car file. It will take
  284. you to a screen where you will be prompted for all the
  285. pertinent data needed to create a new transaction record.
  286.  
  287. 2.(C)ategory maintenance: This selection will display a
  288. chart of all possible categories, and allow you to add
  289. new ones, change the definition of those already
  290. established, or delete unwanted categories.  This is also
  291. where you specify a default car file for program startup.
  292. The control file is always open, separate and apart from
  293. the car file.
  294. 3.(E)dit car data: Use this selection to correct any
  295. information in the car file, either on the description
  296. record or on the transaction records.
  297.  
  298. 4.(L)ist car detail and summary: This selection will list
  299. the transaction records and/or produce a summary of all
  300. that has transpired.  The output can go to the screen,
  301. printer, both, or neither.
  302.  
  303. 5.(O)pen a car file: With this choice, a list of all car
  304. files, if any, that reside in the current directory, is
  305. displayed.  You are given the option of changing the
  306. drive and/or the directory, creating a new file, opening
  307. an existing file, or returning to the main menu.  You
  308. will be able to tell the open was successful by the open
  309. file indicator below the main menu. Choosing this
  310. selection will close the current car file.
  311.  
  312. 6.(S)ort car file: In order to produce detail and summary
  313. lists or the reports correctly, it is necessary to have
  314. the data sorted by odometer reading.  In most cases you
  315. will be adding data as it occurs, and the sort will be
  316. unnecessary.  Occasionally, when you forget to make an
  317. entry for your car payment, insurance, or whatever, you
  318. will have to sort the file after adding the tardy data.
  319.  
  320. 7.e(X)it program: You've had your fun, now you want to go
  321. on to other things.
  322.                       Category Maintenance
  323.  
  324. When you choose this selection, the program will display the name
  325. of the default car and the categories as they currently exist.
  326. Your four choices are:
  327. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  328. ║Current control file           Default car file name:  caravan ║
  329. ║                                                               ║
  330. ║   A    Accessories                        N                   ║
  331. ║   B    Batteries                          O                   ║
  332. ║   C                                       P    Purchase       ║
  333. ║   D                                       Q                   ║
  334. ║   E                                       R    Repairs        ║
  335. ║   F    Fees                               S                   ║
  336. ║   G    Gas                                T                   ║
  337. ║   H                                       U                   ║
  338. ║   I    Insurance                          V                   ║
  339. ║   J                                       W                   ║
  340. ║   K                                       X                   ║
  341. ║   L                                       Y                   ║
  342. ║   M    Maintenance                        Z                   ║
  343. ║                       1.  (A)lter category                    ║
  344. ║                       2.  (C)hange default car file           ║
  345. ║                       3.  (S)ave setup                        ║
  346. ║                       4.  (R)eturn to main menu               ║
  347. ║                                  Enter Choice=>               ║
  348. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  349. 1.(A)lter entry: This will allow you to change the name of
  350. a category.  When you select this action, the system asks
  351. which category you wish to change (A-Z).  If you have
  352. changed your mind and don't really wish to alter any of
  353. them, simply press the escape key.
  354.  
  355. After selecting a category, enter the new category name,
  356. up to 20 characters.  If you wish to erase, or blank out,
  357. a category, enter an asterisk (*), or you may decide that
  358. things are just fine the way they are and just press the
  359. enter key.
  360.  
  361. 2.(C)hange default car file: This will allow you to enter
  362. or change the car file that will be opened at start-up,
  363. if you do not type a name on the command line.
  364. 3.(S)ave setup: When the chart of categories looks the way
  365. you want it to be, this option will save it to disk.
  366.  
  367. 4.(R)eturn to main menu: This option returns you to the
  368. main menu.  If you have made changes, but forgot to save
  369. them, it will ask if you want to do it at this time.
  370. Even if you don't save it now, you can come back to
  371. category maintenance and save it later, the new
  372. categories will be safe in memory until you exit the
  373. program.
  374.  
  375.                       Opening a Car File
  376.  
  377. This option will first tell you what your default drive and
  378. directory are, and what .CAR files exist there.  It is possible to
  379. move around your drive and directory structures without exiting the
  380. program.
  381. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  382. ║You current directory is D:\SOURCE\CARS20                      ║
  383. ║                                                               ║
  384. ║ Car files within this directory are:                          ║
  385. ║                                                               ║
  386. ║  CARAVAN   STERLING                                           ║
  387. ║                                                               ║
  388. ║                                  Car File Menu                ║
  389. ║                                                               ║
  390. ║                           1.  (C)hange Drive and/or Directory ║
  391. ║                           2.  (M)ake a new Car file           ║
  392. ║                           3.  (O)pen an existing file         ║
  393. ║                           4.  (R)eturn to Main Menu           ║
  394. ║                                                               ║
  395. ║                                     Enter Choice=>            ║
  396. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  397. 1.(C)hange drive and/or directory.
  398.  
  399. A.  First you are asked if you wish to change the default
  400. drive.  A yes response requires that you enter the letter
  401. (A through Z) that designates the desired drive.  If the
  402. drive you enter does not exist on your system, you will
  403. remain on your current drive.
  404.  
  405. B.  You will then be shown the current default directory.
  406. If you wish to change the default, you must enter the
  407. directory name, either fully qualified, or relative to
  408. the path of the current directory.  If that directory
  409. does not exist, or is misspelled, you will be returned to
  410. the open file menu.
  411.  
  412. 2.(M)ake a New Car File: This selection will create a new
  413. file in the current directory.
  414.  
  415. A.  Enter a car 1 to 8 character file name which, with an
  416. extension of .CAR, will be the name of the file that will
  417. hold the data for the new car that you are creating.  The
  418. program will check that you enter only valid file name
  419. characters.  Examples of valid names are: MUSTANG,
  420. 88CHEVY, GO_CART, etc.
  421. B.  Next enter a 1 to 25 character description of the
  422. vehicle.  You are free to be as creative as you wish.
  423.  
  424. C.  Then enter the default method of measuring gasoline.
  425. The choices are (US) gallons, imperial gallons, or
  426. liters.
  427.  
  428. D.  Indicate whether the odometer reading is in miles or
  429. kilometers.
  430.  
  431. E.  Finally, you will be asked which category, A-Z, will
  432. denote a gasoline purchase.
  433.  
  434. All of these items, except for the file name, can be
  435. changed from the edit data menu. (The file name can be
  436. changed with the DOS rename command.)
  437.  
  438. 3.(O)pen an existing file: If one or more existing files
  439. have been found, they will be displayed across the top of
  440. this menu, and this item will be your third selection.
  441. You will be asked to type in the file name (less the .CAR
  442. extension.)
  443.  
  444. 4.(R)eturn to main menu:  This will be the third selection
  445. if there were no car files found in the current
  446. directory, otherwise it is the fourth.
  447.  
  448.                          Add Car Data
  449.  
  450. This is the selection for adding transaction information to the car
  451. file.  Examples of transactions include; payment on the car, an oil
  452. change, a gas purchase, or a travel entry.
  453.  
  454. If you make a mistake while entering an item, and have already
  455. pressed the enter key, press the up-arrow to go back to the
  456. previous entry.
  457.  
  458. This section starts out by asking you if this is an expense item or
  459. a travel log.
  460. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  461. ║                             Add automobile data               ║
  462. ║                                                               ║
  463. ║       Type of data=>_         (E)xpense item                  ║
  464. ║                                                               ║
  465. ║                               (T)ravel log                    ║
  466. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  467.  
  468.                        Expense Item Entry
  469.  
  470. For an expense item, enter the letter 'E'. (Travel log detailed
  471. below.) At this point enter the odometer reading for the
  472. transaction, and press the enter key.
  473. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  474. ║                             Add automobile data               ║
  475. ║                                                               ║
  476. ║       Odometer reading:       _                               ║
  477. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  478. If you type in only one digit for either the month or year, it is
  479. necessary to press the return key. The year will default to the
  480. current year, press enter to accept this or overtype it.
  481. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  482. ║                             Add automobile data               ║
  483. ║                                                               ║
  484. ║       Odometer reading:       1234                            ║
  485. ║                                                               ║
  486. ║       Date:                   __/  /                          ║
  487. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝ 
  488. The category for fuel will appear as a default when the program
  489. asks you for the category. Press enter to accept it or type over
  490. it to change it.
  491. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  492. ║                             Add automobile data               ║
  493. ║                                                               ║
  494. ║       Odometer reading:       1234                            ║
  495. ║                                                               ║
  496. ║       Date:                   01/01/90                        ║
  497. ║                                                               ║
  498. ║       Category:               G                               ║
  499. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  500. Note that the program has supplied the name of the category so that
  501. you can double check. Now enter the cost of the transaction. This
  502. is the total cost, not the per unit price for fuel. (That entry
  503. follows.)
  504. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  505. ║                             Add automobile data               ║
  506. ║                                                               ║
  507. ║       Odometer reading:       1234                            ║
  508. ║                                                               ║
  509. ║       Date:                   01/01/90                        ║
  510. ║                                                               ║
  511. ║       Category:               G      Gas                      ║
  512. ║                                                               ║
  513. ║       Cost:                   _                               ║
  514. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  515. If this is a fuel purchase, you are now ask what unit of measure
  516. was used for the purchase. The default will be the method you chose
  517. when you created the car file. Accept it by pressing enter, or type
  518. in the correct measure.
  519. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  520. ║                             Add automobile data               ║
  521. ║                                                               ║
  522. ║       Odometer reading:       1234                            ║
  523. ║                                                               ║
  524. ║       Date:                   01/01/90                        ║
  525. ║                                                               ║
  526. ║       Category:               G      Gas                      ║
  527. ║                                                               ║
  528. ║       Cost:                   12                              ║
  529. ║                                                               ║
  530. ║       Unit of measure for fuel                                ║
  531. ║               1.  (G)allons                                   ║
  532. ║               2.  (I)mperial Gallons                          ║
  533. ║               3.  (L)iters                                    ║
  534. ║                       Enter choice=>G                         ║
  535. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  536. Now you must tell the program whether you are entering the price
  537. per gallon/liter/imperial gallon, or the number of gallons/liters/
  538. imperial gallons purchased.
  539. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  540. ║                             Add automobile data               ║
  541. ║                                                               ║
  542. ║       Odometer reading:       1234                            ║
  543. ║                                                               ║
  544. ║       Date:                   01/01/90                        ║
  545. ║                                                               ║
  546. ║       Category:               G      Gas                      ║
  547. ║                                                               ║
  548. ║       Cost:                   12                              ║
  549. ║                                                               ║
  550. ║       Unit of measure for fuel                                ║
  551. ║               1.  (G)allons                                   ║
  552. ║               2.  (I)mperial Gallons                          ║
  553. ║               3.  (L)iters                                    ║
  554. ║                       Enter choice=>Gallon                    ║
  555. ║                                                               ║
  556. ║       Entering (G)allons purchased, or (P)rice per Gallon=>   ║
  557. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  558. If you chose to enter the price, do so, otherwise, enter the number
  559. of gallons/liters/imperial gallons purchased.
  560. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  561. ║                             Add automobile data               ║
  562. ║                                                               ║
  563. ║       Odometer reading:       1234                            ║
  564. ║                                                               ║
  565. ║       Date:                   01/01/90                        ║
  566. ║                                                               ║
  567. ║       Category:               G      Gas                      ║
  568. ║                                                               ║
  569. ║       Cost:                   12                              ║
  570. ║                                                               ║
  571. ║       Unit of measure for fuel                                ║
  572. ║               1.  (G)allons                                   ║
  573. ║               2.  (I)mperial Gallons                          ║
  574. ║               3.  (L)iters                                    ║
  575. ║                       Enter choice=>Gallon                    ║
  576. ║                                                               ║
  577. ║       Price/Gallon:           _                               ║
  578.                             -or-
  579. ║       Gallons:                _                               ║
  580. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  581. Enter a description of the transaction, up to 20 characters.
  582. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  583. ║                             Add automobile data               ║
  584. ║                                                               ║
  585. ║       Odometer reading:       1234                            ║
  586. ║                                                               ║
  587. ║       Date:                   01/01/90                        ║
  588. ║                                                               ║
  589. ║       Category:               G      Gas                      ║
  590. ║                                                               ║
  591. ║       Cost:                   12                              ║
  592. ║                                                               ║
  593. ║       Unit of measure for fuel                                ║
  594. ║               1.  (G)allons                                   ║
  595. ║               2.  (I)mperial Gallons                          ║
  596. ║               3.  (L)iters                                    ║
  597. ║                       Enter choice=>Gallon                    ║
  598. ║                                                               ║
  599. ║       Price/Gallon:           1.039                           ║
  600. ║                                                               ║
  601. ║       Description:                                            ║
  602. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  603. Finally, you review the information, and either accept it, by
  604. typing a 'Y', or reject it, by typing a 'N'. Remember, here, as
  605. everywhere on this screen, you can up-arrow to the prior fields to
  606. re-enter data.
  607. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  608. ║                             Add automobile data               ║
  609. ║                                                               ║
  610. ║       Odometer reading:       1234                            ║
  611. ║                                                               ║
  612. ║       Date:                   01/01/90                        ║
  613. ║                                                               ║
  614. ║       Category:               G      Gas                      ║
  615. ║                                                               ║
  616. ║       Cost:                   12                              ║
  617. ║       Unit of measure for fuel                                ║
  618. ║               1.  (G)allons                                   ║
  619. ║               2.  (I)mperial Gallons                          ║
  620. ║               3.  (L)iters                                    ║
  621. ║                       Enter choice=>Gallon                    ║
  622. ║       Price/Gallon:           1.039                           ║
  623. ║                                                               ║
  624. ║       Description:            Bob's Super Service             ║
  625. ║                                                               ║
  626. ║               Is this correct(Y/N)=>_                         ║
  627. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  628.                       Travel Log Entries
  629.  
  630. For travel log entries, you enter the odometer reading and date, as
  631. above. (The odometer reading is from the start of the trip.) Then
  632. the program asks you if this trip was for business or pleasure.
  633. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  634. ║                             Add automobile data               ║
  635. ║                                                               ║
  636. ║       Odometer reading:       1234                            ║
  637. ║                                                               ║
  638. ║       Date:                   01/01/90                        ║
  639. ║                                                               ║
  640. ║       (B)usiness or (P)leasure:=>_                            ║
  641. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  642. Next you indicate whether you will be entering the ending odometer
  643. reading or the number of miles traveled.
  644. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  645. ║                             Add automobile data               ║
  646. ║                                                               ║
  647. ║       Odometer reading:       1234                            ║
  648. ║                                                               ║
  649. ║       Date:                   01/01/90                        ║
  650. ║                                                               ║
  651. ║       (B)usiness or (P)leasure:=>B                            ║
  652. ║                                                               ║
  653. ║       (E)nding odometer or (M)iles traveled=>_                ║
  654. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  655. And then enter the appropriate data.
  656. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  657. ║                             Add automobile data               ║
  658. ║                                                               ║
  659. ║       Odometer reading:       1234                            ║
  660. ║                                                               ║
  661. ║       Date:                   01/01/90                        ║
  662. ║                                                               ║
  663. ║       (B)usiness or (P)leasure:=>B                            ║
  664. ║                                                               ║
  665. ║       Ending odometer:        _                               ║
  666.                         -or-
  667. ║       Miles traveled:         _                               ║
  668. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  669. As with the expense records, you are asked for the description, and
  670. then a given a final chance to check out the data.
  671. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  672. ║                             Add automobile data               ║
  673. ║                                                               ║
  674. ║       Odometer reading:       1234                            ║
  675. ║                                                               ║
  676. ║       Date:                   01/01/90                        ║
  677. ║                                                               ║
  678. ║       (B)usiness or (P)leasure:=>B                            ║
  679. ║                                                               ║
  680. ║       Miles traveled:         247.3                           ║
  681. ║                                                               ║
  682. ║       Description:            Visit Acme Plant                ║
  683. ║                                                               ║
  684. ║               Is this correct(Y/N)=>                          ║
  685. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  686.  
  687.    Edit Car Data
  688.  
  689. This option will allow you to edit information on the descriptor
  690. record or on any of the transaction records.
  691. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  692. ║               Find data to edit by:                           ║
  693. ║                                                               ║
  694. ║               1.  (D)escription                               ║
  695. ║               2.  (N)ext record                               ║
  696. ║               3.  (O)dometer reading                          ║
  697. ║               4.  (P)revious record                           ║
  698. ║               5.  (R)ecord by number (1-138)                  ║
  699. ║               6.  record by (C)ategory                        ║
  700. ║               7.  e(X)it to main menu                         ║
  701. ║                                                               ║
  702. ║                       Enter Choice=>X                         ║
  703. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  704. 1.Edit the description record. This will take you to the
  705. description record menu, below.
  706.  
  707. 2-6.These selections will allow you to choose the transaction
  708. record to be updated in a variety of ways.  Number 2 will
  709. get you the next record on the file, number 3 will get a
  710. record by odometer reading, number 4 the previous
  711. transaction record, and number 5 will get a record by
  712. it's position in the file.  Number 6 will ask you if you
  713. want an expense category or a travel log category, after
  714. which you will enter the desired category. However you
  715. get to the record, you will be shown it's data elements.
  716.  
  717. 7.This will return you to the main menu.
  718.  
  719. There is currently no way to delete a record.  If you have a record
  720. that you wish to eliminate, then use the edit function to place
  721. legitimate information in the record the next time you have data to
  722. add.  (Don't forget to sort afterwards.)
  723.                     Edit Description Record
  724.  
  725. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  726. ║               1.  (D)escription:         1987 Dodge Caravan LE║
  727. ║               2.  (F)uel measured in:    Gallons              ║
  728. ║               3.  (O)dometer reading in: Miles                ║
  729. ║               4.  Fuel (C)ategory:       G                    ║
  730. ║               5.  (R)eturn to edit menu                       ║
  731. ║               6.  (S)ave Description Record                   ║
  732. ║                                                               ║
  733. ║                       Enter Choice=>                          ║
  734. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  735. The descriptor record contains four pieces of information:
  736.  
  737.      (1) A 25 character description of the vehicle.
  738.      (2) The unit of measure for the fuel.
  739.      (3) The unit of measure for the odometer.
  740.      (4) The category for fuel.
  741.  
  742. If you choose to change the unit of measure for the fuel, the
  743. program will offer to alter all fuel purchase transactions so that
  744. the price per unit reflects the new unit, it is strongly advised
  745. that you let the program do so.  If you change the category for
  746. fuel purchases, the program will offer to change all records with
  747. the old category to the new one, again, it is strongly advised that
  748. you do so.
  749.                        Expense Item Record
  750.  
  751. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  752. ║               Record number 35                                ║
  753. ║                                                               ║
  754. ║                1.  Date                  7/21/88              ║
  755. ║                2.  Odometer reading:     5822.0               ║
  756. ║                3.  Category:             G                    ║
  757. ║                4.  Description:          Road Pilot           ║
  758. ║                5.  Cost:                 14.55                ║
  759. ║                6.  Gallons:              16.367               ║
  760. ║                7.  Price:                0.889/G              ║
  761. ║                8.  Update record                              ║
  762. ║                9.  Exit, no update                            ║
  763. ║                                                               ║
  764. ║                       Enter choice=>_                         ║
  765. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  766. You may choose to update any one of them.
  767.  
  768. WARNING! If you change the odometer reading of a record, it is most
  769. likely that you will have to sort the file.
  770.  
  771.                         Travel Log Record
  772.  
  773. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  774. ║               Record number 41                                ║
  775. ║                                                               ║
  776. ║                1.  Date                  8/11/88              ║
  777. ║                2.  Odometer reading:     7228.7               ║
  778. ║                3.  Category:             Business Travel      ║
  779. ║                4.  Description:          Visit Acme Chemical  ║
  780. ║                5.  Ending Odometer:      7543.8               ║
  781. ║                8.  Update record                              ║
  782. ║                9.  Exit, no update                            ║
  783. ║                                                               ║
  784. ║                                                               ║
  785. ║                        Enter choice=>                         ║
  786. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  787. Again any item can be changed. A change to the odometer reading may
  788. require a resort.
  789.                      List Car Detail & Summary
  790.  
  791. When you select this option you will be asked a series of questions
  792. to define the items you want listed.
  793.  
  794.      1.   Expense or travel log items.
  795.      2.   If travel log - business, pleasure, or both
  796.           categories.
  797.      3.   Complete or partial listing.
  798.      4.   If partial, beginning and ending month and year.
  799.      5.   Are detail records to be printed on the
  800.           screen, printer, both, or neither.
  801.      6.   Is the summary report to be printed on the
  802.           screen, printer, both, or neither.
  803.  
  804. Warning! The detail can be listed at any time.  HOWEVER, there must
  805. be at least two (2) fuel purchases to get the summary data.
  806.  
  807.                           Sort Car File
  808.  
  809. Occasionally data will not be entered in odometer order, or the
  810. sequence may be lost due to an edit on a record.  For whatever
  811. reason, when the file is out of sequence, it must be sorted.
  812.  
  813. The program will attempt to do an in-memory sort, for speed and to
  814. save wear and tear on your disk drive.  If there is not enough room
  815. for a memory sort, then a disk sort is done.  (If you know that a
  816. disk sort will be required, place the file on a ram disk, and sort
  817. it there.  You wont believe how fast it will go!)
  818.  
  819.                           Appendix A
  820.  
  821. The following four pages are model expense sheets and travel logs
  822. that you might keep in your vehicle(s) to note expenses, or travel,
  823. as they happen. You are welcome to make copies of these four charts
  824. for that purpose. (Please remember that this manual is copyrighted,
  825. and that permission has not been granted to copy any other parts of
  826. this manual.
  827.      The Complete Automobile Reporting System - Expense Log
  828. ╔════════╤══════╤═════╤═══╤════╤════════════════════════════════╗
  829. ║Odometer│ Date │Price│Cat│Cost│Description                     ║
  830. ╠════════╪══════╪═════╪═══╪════╪════════════════════════════════╣
  831. ║        │      │     │   │    │                                ║
  832. ╟────────┼──────┼─────┼───┼────┼────────────────────────────────╢
  833. ║        │      │     │   │    │                                ║
  834. ╟────────┼──────┼─────┼───┼────┼────────────────────────────────╢
  835. ║        │      │     │   │    │                                ║
  836. ╟────────┼──────┼─────┼───┼────┼────────────────────────────────╢
  837. ║        │      │     │   │    │                                ║
  838. ╟────────┼──────┼─────┼───┼────┼────────────────────────────────╢
  839. ║        │      │     │   │    │                                ║
  840. ╟────────┼──────┼─────┼───┼────┼────────────────────────────────╢
  841. ║        │      │     │   │    │                                ║
  842. ╟────────┼──────┼─────┼───┼────┼────────────────────────────────╢
  843. ║        │      │     │   │    │                                ║
  844. ╟────────┼──────┼─────┼───┼────┼────────────────────────────────╢
  845. ║        │      │     │   │    │                                ║
  846. ╟────────┼──────┼─────┼───┼────┼────────────────────────────────╢
  847. ║        │      │     │   │    │                                ║
  848. ╟────────┼──────┼─────┼───┼────┼────────────────────────────────╢
  849. ║        │      │     │   │    │                                ║
  850. ╟────────┼──────┼─────┼───┼────┼────────────────────────────────╢
  851. ║        │      │     │   │    │                                ║
  852. ╟────────┼──────┼─────┼───┼────┼────────────────────────────────╢
  853. ║        │      │     │   │    │                                ║
  854. ╟────────┼──────┼─────┼───┼────┼────────────────────────────────╢
  855. ║        │      │     │   │    │                                ║
  856. ╟────────┼──────┼─────┼───┼────┼────────────────────────────────╢
  857. ║        │      │     │   │    │                                ║
  858. ╟────────┼──────┼─────┼───┼────┼────────────────────────────────╢
  859. ║        │      │     │   │    │                                ║
  860. ╟────────┼──────┼─────┼───┼────┼────────────────────────────────╢
  861. ║        │      │     │   │    │                                ║
  862. ╟────────┼──────┼─────┼───┼────┼────────────────────────────────╢
  863. ║        │      │     │   │    │                                ║
  864. ╟────────┼──────┼─────┼───┼────┼────────────────────────────────╢
  865. ║        │      │     │   │    │                                ║
  866. ╟────────┼──────┼─────┼───┼────┼────────────────────────────────╢
  867. ║        │      │     │   │    │                                ║
  868. ╟────────┼──────┼─────┼───┼────┼────────────────────────────────╢
  869. ║        │      │     │   │    │                                ║
  870. ╟────────┼──────┼─────┼───┼────┼────────────────────────────────╢
  871. ║        │      │     │   │    │                                ║
  872. ╚════════╧══════╧═════╧═══╧════╧════════════════════════════════╝
  873.     The Complete Automobile Reporting System - Expense Slips
  874. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  875. ║            The Complete Automobile Reporting System           ║
  876. ╟─────────────────────────┬───────────────────┬─────────────────╢
  877. ║Odometer:                │Date     /    /    │Cost:            ║
  878. ╟────────┬────────────────┼───────────────────┴─────────────────╢
  879. ║Cat:    │Cost:           │Desc:                                ║
  880. ╚════════╧════════════════╧═════════════════════════════════════╝
  881. ■───────────────────────────────────────────────────────────────■
  882. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  883. ║            The Complete Automobile Reporting System           ║
  884. ╟─────────────────────────┬───────────────────┬─────────────────╢
  885. ║Odometer:                │Date     /    /    │Cost:            ║
  886. ╟────────┬────────────────┼───────────────────┴─────────────────╢
  887. ║Cat:    │Cost:           │Desc:                                ║
  888. ╚════════╧════════════════╧═════════════════════════════════════╝
  889. ■───────────────────────────────────────────────────────────────■
  890. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  891. ║            The Complete Automobile Reporting System           ║
  892. ╟─────────────────────────┬───────────────────┬─────────────────╢
  893. ║Odometer:                │Date     /    /    │Cost:            ║
  894. ╟────────┬────────────────┼───────────────────┴─────────────────╢
  895. ║Cat:    │Cost:           │Desc:                                ║
  896. ╚════════╧════════════════╧═════════════════════════════════════╝
  897. ■───────────────────────────────────────────────────────────────■
  898. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  899. ║            The Complete Automobile Reporting System           ║
  900. ╟─────────────────────────┬───────────────────┬─────────────────╢
  901. ║Odometer:                │Date     /    /    │Cost:            ║
  902. ╟────────┬────────────────┼───────────────────┴─────────────────╢
  903. ║Cat:    │Cost:           │Desc:                                ║
  904. ╚════════╧════════════════╧═════════════════════════════════════╝
  905. ■───────────────────────────────────────────────────────────────■
  906. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  907. ║            The Complete Automobile Reporting System           ║
  908. ╟─────────────────────────┬───────────────────┬─────────────────╢
  909. ║Odometer:                │Date     /    /    │Cost:            ║
  910. ╟────────┬────────────────┼───────────────────┴─────────────────╢
  911. ║Cat:    │Cost:           │Desc:                                ║
  912. ╚════════╧════════════════╧═════════════════════════════════════╝
  913.      The Complete Automobile Reporting System - Travel Log
  914. ╔════════╤══════╤═════════╤═════════════════════════════════════╗
  915. ║Odometer│ Date │Ending Od│     Description                     ║
  916. ╠════════╪══════╪═════════╪═════════════════════════════════════╣
  917. ║        │      │         │                                     ║
  918. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  919. ║        │      │         │                                     ║
  920. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  921. ║        │      │         │                                     ║
  922. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  923. ║        │      │         │                                     ║
  924. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  925. ║        │      │         │                                     ║
  926. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  927. ║        │      │         │                                     ║
  928. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  929. ║        │      │         │                                     ║
  930. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  931. ║        │      │         │                                     ║
  932. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  933. ║        │      │         │                                     ║
  934. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  935. ║        │      │         │                                     ║
  936. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  937. ║        │      │         │                                     ║
  938. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  939. ║        │      │         │                                     ║
  940. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  941. ║        │      │         │                                     ║
  942. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  943. ║        │      │         │                                     ║
  944. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  945. ║        │      │         │                                     ║
  946. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  947. ║        │      │         │                                     ║
  948. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  949. ║        │      │         │                                     ║
  950. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  951. ║        │      │         │                                     ║
  952. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  953. ║        │      │         │                                     ║
  954. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  955. ║        │      │         │                                     ║
  956. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  957. ║        │      │         │                                     ║
  958. ╚════════╧══════╧═════════╧═════════════════════════════════════╝
  959.     The Complete Automobile Reporting System - Expense Slips
  960. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  961. ║            The Complete Automobile Reporting System           ║
  962. ╟─────────────────────────┬───────────────────┬─────────────────╢
  963. ║Odometer:                │Date     /    /    │Bus. or Pl.:     ║
  964. ╟─────────────────────────┼───────────────────┴─────────────────╢
  965. ║Ending Od:               │Desc:                                ║
  966. ╚═════════════════════════╧═════════════════════════════════════╝
  967. ■───────────────────────────────────────────────────────────────■
  968. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  969. ║            The Complete Automobile Reporting System           ║
  970. ╟─────────────────────────┬───────────────────┬─────────────────╢
  971. ║Odometer:                │Date     /    /    │Bus. or Pl.:     ║
  972. ╟─────────────────────────┼───────────────────┴─────────────────╢
  973. ║Ending Od:               │Desc:                                ║
  974. ╚═════════════════════════╧═════════════════════════════════════╝
  975. ■───────────────────────────────────────────────────────────────■
  976. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  977. ║            The Complete Automobile Reporting System           ║
  978. ╟─────────────────────────┬───────────────────┬─────────────────╢
  979. ║Odometer:                │Date     /    /    │Bus. or Pl.:     ║
  980. ╟─────────────────────────┼───────────────────┴─────────────────╢
  981. ║Ending Od:               │Desc:                                ║
  982. ╚═════════════════════════╧═════════════════════════════════════╝
  983. ■───────────────────────────────────────────────────────────────■
  984. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  985. ║            The Complete Automobile Reporting System           ║
  986. ╟─────────────────────────┬───────────────────┬─────────────────╢
  987. ║Odometer:                │Date     /    /    │Bus. or Pl.:     ║
  988. ╟─────────────────────────┼───────────────────┴─────────────────╢
  989. ║Ending Od:               │Desc:                                ║
  990. ╚═════════════════════════╧═════════════════════════════════════╝
  991. ■───────────────────────────────────────────────────────────────■
  992. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  993. ║            The Complete Automobile Reporting System           ║
  994. ╟─────────────────────────┬───────────────────┬─────────────────╢
  995. ║Odometer:                │Date     /    /    │Bus. or Pl.:     ║
  996. ╟─────────────────────────┼───────────────────┴─────────────────╢
  997. ║Ending Od:               │Desc:                                ║
  998. ╚═════════════════════════╧═════════════════════════════════════╝
  999. ■───────────────────────────────────────────────────────────────■
  1000.