home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / bidbiz16.zip / BIDBIZ.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-08-29  |  24KB  |  498 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.                                     BID - BIZ
  7.                                    Version 1.6
  8.  
  9.  
  10.             This program is for those needing the capabilities of multiple
  11.        component and phase costs tied to bid or primary items.  The program
  12.        uses multiple record windows for viewing, editing and various look up
  13.        purposes.  While the program can be used for other businesses, it is
  14.        primarily intended for contractors looking for an inexpensive but
  15.        powerful estimating program.
  16.  
  17.             Requirements for the program are at least 512k ram, hard disk
  18.        with proper Config.Sys file, and a printer capable of 132 columns.
  19.        This version of the program will automatically send the standard
  20.        condensed code to the printer (as needed) if your printer accepts them.
  21.        See Config.Sys file below if you are not sure about this requirement.
  22.        The program will not work properly without one.  A color system will
  23.        also add to the use of the program.
  24.  
  25.             If you have a color system and the program does not come up in
  26.        color, try entering  MODE CO80  just prior to running the program.
  27.        If this is consistent with this or other programs, you may want to
  28.        run the programs from bat files with this line of code just prior to
  29.        the program name to run.
  30.  
  31.             To install the program, you should first create a directory on
  32.        your hard disk, then copy the files into it.  Program is started by
  33.        entering  BIDBIZ  at the prompt.  I've named my directory BDBZ.
  34.  
  35.             A sample estimate is included and used for the following
  36.        instructions.  This allows for a smaller documentation file and
  37.        should be easier and faster to learn the use of the program.
  38.  
  39.             You only need the program file BIDBIZ.EXE to establish your
  40.        application.  It will create the necessary data files.  No other
  41.        files are necessary if you wish to start with empty files.
  42.  
  43.             All files have virtually unlimited record capacities.  Their
  44.        design keeps them as small as possible.  If you need them, use
  45.        them.
  46.  
  47.             If you like this program, registration is 40.00.  You will then
  48.        be sent the registered version with additional features.  It has an
  49.        optional entry screen for bid items only which displays the bid items
  50.        with extensions and bid total.  The BID-BIZ logo will be removed from
  51.        the printed quotes and provisions for removing the printer condensed
  52.        codes if not needed.  PC-Bid owners of record, please send 20.00 only.
  53.  
  54.             Please feel free to make copies of the program for anyone who
  55.        may have use of it.
  56.  
  57.             Your support is appreciated.  Feedback is welcome.
  58.  
  59.                                  I. J. Smith
  60.                                  9795 Rustling Oaks
  61.                                  Baton Rouge, La. 70818
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.                                 GENERAL USAGE NOTES
  71.  
  72.             When prompted for such items as estimate numbers, if the field is
  73.        blank you can simply press ENTER and a table of the choices will be
  74.        presented for you.  Simply use the arrow keys to scroll and highlight
  75.        the item you want to use and press ENTER.  You can also use the PgUp
  76.        and PgDn keys to move between full screens.  Control PgUp and PgDn will
  77.        place you at the beginning or end of the file.
  78.  
  79.             When you wish to make changes to a highlighted record displayed
  80.        in a table, simply press ENTER and a window will appear for you to make
  81.        necessary changes.  You can also delete a highlighted record by pressing
  82.        DEL.  To add a record, press INS and the data entry window will appear.
  83.  
  84.             Use the ESC key to end data entry or back out of procedures.  You
  85.        can also accept data entry screens by pressing CONTROL-ENTER.  This can
  86.        save steps in not having to use the ENTER or ARROW keys thru each data
  87.        field.
  88.  
  89.             NOTE:  You should not change an estimate's number if you have
  90.        corresponding records in the estimate file.  Otherwise the records will
  91.        still exist under the old number.  You should delete estimates thru the
  92.        estimate names option under the main menu.  This will remove all
  93.        associated records with the same estimate number.
  94.  
  95.             To create an estimate, you must first create an estimate name
  96.        record from the main menu.  Various burden amounts will be displayed
  97.        from the company data record presently being used.  They are intended
  98.        as defaults and can be changed as needed.  For this reason, you may
  99.        want to establish company name records before creating estimates.
  100.  
  101.             BURDENS:  The program allows for two types of burden factors,
  102.        direct and indirect.  The direct burdens are applied directly to the
  103.        unit amounts used in the estimate listings.  This can be useful for
  104.        such purposes as sales taxes or storage costs on materials, or other
  105.        increased costs as needed.  You may also enter a brief description
  106.        of the direct burdens used.  Indirect burdens are used as overhead
  107.        factors and added at the end of the direct cost extensions.  They
  108.        are used for the normal taxes and insurance, bond premiums, general
  109.        overhead, etc.  These are entered in decimal formats, 0.1000 would
  110.        indicate a ten percent factor.
  111.  
  112.             Many will prefer to use the direct burdens for all of their
  113.        burden costs.  Do so by all means.  This will give the added capability
  114.        of comparing item costs to the prices used in the main estimates.  The
  115.        indirect burdens could then be used for unusual costs such as storage,
  116.        out of town costs, etc.  Use the comment field in the estimate name
  117.        file for brief cost notes, that's what it's there for.
  118.  
  119.             The program allows for multiple company records.  This can be
  120.        useful for the quote option as well as for establishing different
  121.        defaulting burdens to be used for different type estimates...various
  122.        workers' comp insurance, out of town expenses, etc.  Use as needed.
  123.        Some may find it useful to simply place a description in lieu of the
  124.        company names, making the choice easier with the lookup feature.
  125.        When you look at the company name record, notice the way the company
  126.        name and address have been centered in their respective fields.  This
  127.        is used to center them as desired in the printing of the quotes.
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.             A good master file of bid items with your established costs will
  137.        make your estimating much easier.  You can however create estimates
  138.        with only a few master file records.  Unlike many other programs,
  139.        once you have added a record to your estimate file, the master file
  140.        is no longer needed to make changes to the record.  You can thus
  141.        see the advantage of using a few dummy records for those bid items
  142.        not frequently used.
  143.  
  144.  
  145.                                  IMPORTANT CONCEPTS
  146.  
  147.             The estimates are based on a few simple rules.  You must first
  148.        establish a bid item or primary item.  These item numbers must be
  149.        started with a bid (B type) as the first record.  The quantity of
  150.        this first record will be used to establish the final quantities of
  151.        the next group of records associated with it.  These records must
  152.        have the same item number, and the order number you want them placed
  153.        within the item.  No duplicates are allowed.  You may consider
  154.        incrementing the order numbers several factors so as to allow the
  155.        inserting of other records later.  The item numbers are unique and
  156.        designed so as to better keep them in their order.  I suggest using
  157.        three numbers as in the examples.  This would allow inserting new
  158.        items with four numbers as items 0021 and 0022 to place them just
  159.        below a main item number such as 002.
  160.  
  161.             Although B type records can be used as cost items, I don't
  162.        recommend using them unless you have some specific purpose for doing
  163.        so.  Conversely, the use of cost type records should be avoided for
  164.        the bid or primary items.
  165.  
  166.             At this point you should print the sample estimate included.  Use
  167.        the Main Estimate option from the Reports Menu.
  168.  
  169.             If your component costs are the same as your bid items, your
  170.        estimates can easily be produced as items 003, 004 and 005 in the
  171.        examples.  The program becomes very easy to use for this type of
  172.        cost estimating.
  173.  
  174.             If however, your needs are as in item 001 you will need to
  175.        establish formulated quantities as indicated for the concrete material
  176.        item in this example.  A good master file can make this task much
  177.        easier.  As you can see, many cost items can be added as needed.  The
  178.        program has virtually no record limitations, so don't make it hard on
  179.        yourself by not establishing a good working master file.  Obviously,
  180.        formulas require care and testing before using.  Once established
  181.        however, they can be very powerful tools.
  182.  
  183.             Items 0021 and 0022 are unique as they are established for cost
  184.        purposes only.  In the example, they are intended to be used for
  185.        establishing a bid amount for item 002.  Notice the use of B or bid
  186.        items in their structure.  Since they have no unit amounts, no bid
  187.        extensions are printed.  They will also not print on the bid items
  188.        report or the quotes.  While these items could have been placed in
  189.        item 002, their individual total costs would not be seen as they are
  190.        in the examples.
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.             Items 006 and 007 give examples of time related production
  203.        expectations.  For some, it's the only way to estimate costs.  The
  204.        hourly or daily production expected is easily changed with the unit
  205.        quantity.  Additional cost phases such as testing, cleanup, etc.,
  206.        could also be added to these items.
  207.  
  208.             As you can see, the progam offers a lot of flexibility.  Once
  209.        you understand the above concepts, I think you will agree...it is
  210.        capable of doing an awful lot of different types of estimating.
  211.  
  212.             Use the program and browse thru the sample estimate records as
  213.        displayed in the records table window.  Compare them with the main
  214.        estimate.  You can also get a listing by choosing the full estimate
  215.        listing in the reports menu.  The listing could make it easier to
  216.        check things out.
  217.  
  218.             You may want to try printing out a few other reports so as to
  219.        familiarize yourself with what's available.  They should be self-
  220.        explanatory.  The print by master lists could be useful for updating
  221.        your master file after a major bid.  Quotes allow you to type in a
  222.        customer name and address prior to printing them.
  223.  
  224.             Many users will want to establish and maintain frequently used
  225.        standard estimates.  The use of scrolling records in the program
  226.        should make this easy to update cost or price changes.
  227.  
  228.             The bid items entry table should be helpful in establishing new
  229.        bids.  It will only allow entries or changes to bid type records.  It
  230.        also displays the extensions, and the total can be displayed by simply
  231.        pressing the F5 function key at anytime.  This option should also be
  232.        helpful if you only want to establish a quote and do not need costs.
  233.        Of course, seeing your bid items and totals before printing should be
  234.        a big help in determining your final bid without the hassle of having
  235.        to print it each time a change is made.  (See registered version for
  236.        this option).
  237.  
  238.             Should you wish to start with fresh new files, simply delete
  239.        all the files except the BIDBIZ.EXE program file.  It will rebuild
  240.        new files on next start up.
  241.  
  242.             I hope the examples in the sample main estimate were sufficient
  243.        in covering your particular needs.  Each company has it's own way of
  244.        doing things.  Only you can decide the best way to establish your
  245.        estimating costs.  I hope this program is sufficient in giving you
  246.        the necessary tools for that purpose.  The most important thing to
  247.        remember is that the cost quantity times the amount must equal the
  248.        cost of one unit of the bid item.  This can be done by manipulating
  249.        the quantity or the amount depending on your needs.
  250.  
  251.  
  252.                                FUNCTION KEY USAGE
  253.  
  254.             The following keyboard keys are used in the multiple record
  255.        table windows.  A popup window will appear from these keystrokes.
  256.        A description of the action will appear in this window such as
  257.        'This record will be added' or 'Press ENTER to delete'.  You can
  258.        press the ESC key to cancel or in the case of the deletion, press
  259.        ENTER and the record is then removed.  You may find it easier to
  260.        add records by being situated where you want to add the record...
  261.        thus the use of the INSert key.
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.                    KEY       FUNCTION
  269.                  -------     ---------------------------------------------
  270.                  INSert      Used for adding new records.  Record will
  271.                              automatically be inserted in proper position.
  272.  
  273.                  DELete      Used for deleting highlighted records.
  274.  
  275.                  ENTER       Used for changing highlighted record.
  276.  
  277.                  ESC         Cancel or exit.
  278.  
  279.                  ARROWS      These keys are used to scroll thru the records
  280.                              one at a time.
  281.  
  282.                  PgUp        Displays previous window of records.
  283.  
  284.                  PgDn        Displays next window of records.
  285.  
  286.                  CTRL PgUp   Displays records from beginning of file.
  287.  
  288.                  CTRL PgDn   Displays records from end of file.
  289.  
  290.                  LOCATOR     Locator fields are used to locate records more
  291.                              quickly.  As you enter the number desired, the
  292.                              program will try to highlight the record or the
  293.                              nearest one found.
  294.  
  295.  
  296.             The data entry windows are fairly straight forward.  You simply
  297.        add or change data as needed with the ENTER key.  Use of the ESC key
  298.        can also restore data if you wish.  The ARROW keys can also be used to
  299.        step thru the data fields.  If your data is correct, you can also
  300.        press CTRL ENTER and not have to step thru the fields.
  301.  
  302.             Lookup fields are also used thru-out the program.  If prompted
  303.        for an estimate number for example, you can enter the estimate number
  304.        desired or if blank simply press ENTER.  Choices will then be displayed
  305.        in a table.  Some field choices such as TYPES are shown with the
  306.        acceptable choices.  Use the arrow keys to highlight your choice.
  307.  
  308.             As with most tables, when adding new estimate items you may find
  309.        it handy to enter new master records at that time.  When the master
  310.        file table appears you can simply press the INS key and add a new
  311.        record if needed.
  312.  
  313.  
  314.                                       QUOTES
  315.  
  316.             As many contractors know, there are many "standard" forms to be
  317.        used when submiting quotes.  It's beyond the scope of this program to
  318.        provide for everyone's needs.  Many have to submit their quotes on
  319.        prepared bid documents as well.
  320.  
  321.             Some users need a customer name and address for each estimate,
  322.        while others need one quote for many customers.  If you do not need
  323.        a customer data file, simply enter one record with a blank name and
  324.        address.  You will be prompted for the customer just prior to printing
  325.        the quote.  Users needing a customer for each estimate may consider
  326.        using the comment field for the customer number also.
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.        NOTE:  Only B type records with monetary amounts greater then zero
  335.               are included.  This is to eliminate those records used for cost
  336.               purposes only.  If you only need to prepare a fast quote and
  337.               not concerned about costs, the bid items only option should
  338.               make this very easy.
  339.  
  340.  
  341.                                   SCREEN BLANKER
  342.  
  343.             The program also has a feature which will blank your monitor
  344.        screen should your system be inactive for 10 minutes or longer.  This
  345.        feature is added to protect your monitor's screen from burnin.  If
  346.        your screen happens to be blank when you come back from a coffee
  347.        break, simply press one of the arrow keys to refresh the display.
  348.  
  349.  
  350.                                     DATA FILES
  351.  
  352.        COMPANY DATA FILE
  353.  
  354.  
  355.                The company data file is only used for Quotes and for cost
  356.           burden defaults when creating a new estimate name record.  For
  357.           this reason, many may not have any need for more then one record.
  358.           It's important to note that this file is not used for any of the
  359.           estimating reports.  If used for the quotes, make sure you center
  360.           your company name and address as shown in the example.  You may
  361.           have to experiment until you are satisfied with what you get.
  362.  
  363.  
  364.        ESTIMATE NAMES FILE
  365.  
  366.                This file contains the name and various direct and indirect
  367.           cost burden factors used in their respective estimate costs.  As
  368.           shown in the example main estimate, direct burdens become part of
  369.           the direct costs in the estimates.  Indirect cost factors are only
  370.           added at the end of the estimates and used on the totals only,
  371.           which contain the costs of direct burdens as well.
  372.  
  373.                The comment field can be used for brief notes, customers, etc.
  374.           The information will only be printed on the estimates for later
  375.           references.
  376.  
  377.                Use the main menu option to access the file.  As stated above,
  378.           use the INS, DEL and ENTER keys for file maintenance.  You can use
  379.           letters and numbers to create the estimate numbers.
  380.  
  381.  
  382.        MASTER FILE
  383.  
  384.                Use the main menu option to access the file.  For most users,
  385.           this will be the largest file used.  Besides the normal keyboard
  386.           keys described above, a locator field is also available at the top
  387.           of the record table window.  Use it to locate records faster.  You
  388.           may also want to be in the area of the records when making new
  389.           additions with the INS key.  This can be very useful for not trying
  390.           to enter duplicate records.
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.        ESTIMATE FILE
  401.  
  402.                If you have been thru the preliminary instructions using the
  403.           example estimate included, you are probably familiar with it's use
  404.           by now.  As mentioned earlier, <B>id type records should be used
  405.           as the first entry in each item.  It's quantity is then used to
  406.           extend the cost item quantities to reflect the total estimated
  407.           quantities and costs.  Please read the important concepts above
  408.           for more information.  The understanding and use of this concept
  409.           cannot be overemphasized since it gives you so many capabilities
  410.           in your estimates.
  411.  
  412.                Besides the <B>id type records, five cost types are provided;
  413.           <E>quipment, <L>abor, <M>aterial, <O>ther, and <S>ubcontractors.
  414.           As seen in the example main estimate, they can be used as needed.
  415.           Separate cost estimates are also available for each type with the
  416.           Estimate by types option.
  417.  
  418.  
  419.             File listings can be sent to your printer from the file listings
  420.        menu.  The use of ram disks and other accellerated data file handlers
  421.        should not be used or they will defeat the extra safety features used
  422.        for preventing file losses.  When making backup copies of the data
  423.        files (those with extensions of DAT), make sure the files with the
  424.        extensions beginning with the letter K are also saved (K??) at the
  425.        same time.
  426.  
  427.  
  428.        CUSTOMER FILE
  429.  
  430.             If you plan on having a large customer name and address file,
  431.        you will need to establish a numbering system.  You may use letters
  432.        and numbers for this purpose.  No duplicates allowed.
  433.  
  434.  
  435.  
  436.             This file can be sent to your printer for reference by entering
  437.        the following at the DOS prompt:
  438.  
  439.                                 COPY BIDBIZ.DOC LPT1:
  440.  
  441.  
  442.        -----------------------------------------------------------------------
  443.  
  444.                                   CONFIG.SYS file
  445.  
  446.             As stated above, the program will not work without a proper
  447.        CONFIG.SYS file in your root directory.  It should contain lines of
  448.        code such as:
  449.                         files=24
  450.                         buffers=16
  451.  
  452.             You can use your editor to check for these lines of code.  The
  453.        numbers are not critical and can be less.  What's important is that
  454.        you have this file.  You can check for it's existence by simply
  455.        entering  TYPE CONFIG.SYS  at the prompt of your root directory.  If
  456.        DOS returns a file not found message, you can copy the CONFIG.DTA
  457.        file included with this application.  After it has been copied into
  458.        your root directory, rename it CONFIG.SYS.  You must restart your
  459.        system for this file to take effect.
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.          ================================================================
  467.                                      DISCLAIMER
  468.          ----------------------------------------------------------------
  469.          USER ASSUMES ALL LIABILITIES IN THE USE OF THIS APPLICATION. DUE
  470.          TO THE NATURE OF THIS PROGRAM AND THE MANY VARIOUS COMPUTERS AND
  471.          OPERATING SYSTEMS BEING USED, IT IS THE USER'S RESPONSIBILITY TO
  472.          INSURE THE FITNESS OF THE PROGRAM FOR IT'S INTENDED PURPOSE. THE
  473.          APPLICATION HAS BEEN TESTED.     HOWEVER, IT IS STILL THE USER'S
  474.          RESPONSIBILITY TO UNDERSTAND AND USE IT PROPERLY.  NO WARRANTIES
  475.          ARE EXPRESSED OR IMPLIED.  AS WITH ALL COMPUTERS, BACKUPS OF ALL
  476.          IMPORTANT DATA FILES SHOULD BE MADE PERIODICALLY.
  477.          ================================================================
  478.  
  479.          Other programs by this author you may want to look into:
  480.  
  481.  
  482.          EIMS                         Eqpt Inventory and Maint Scheduling
  483.  
  484.          EASY QUOTE                   Product quoting
  485.  
  486.          COST-BIZ                     Job cost program
  487.  
  488.          SPC-INVENTORY PLUS           Purchases, sales and inventory
  489.  
  490.          SALES-BIZ                    Sales tracking program
  491.  
  492.          TAKOFF                       Material takeoffs
  493.  
  494.          PC-BID PLUS                  Easy cost estimating
  495.  
  496.                                     (And others)
  497.  
  498.