home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ On Disk Monthly 72 / odm72.zip / SAMPLE5.TXT < prev    next >
Text File  |  1992-09-25  |  3KB  |  77 lines
  1.                    BASIC STEPS TO WRITING A BUSINESS LETTER
  2.  
  3. Step 1: Choose a letter style. The easiest style to use is the "block" style in
  4. which all copy, including the date and complimentary close, start at the left
  5. margin.
  6.  
  7. Step 2: Use an appropriate and proper inside address and salutation. It is
  8. preferable to write to an actual person and to use his/her formal title. See
  9. the example in the sample letter below. Some accepted salutations, in order of
  10. decrecreasing formality are: Sir (or Madam), Dear Sir, My dear Sir, Dear Mr.
  11. Smith, My dear Mr. Smith, My dear Joe, and Dear Joe. Use a colon after the
  12. saluation and do not capitalize "dear" when it follows "my."
  13.  
  14. Step 3: Declare the purpose of the letter. Use short sentences and direct, but
  15. not antagonistic language.
  16.  
  17. Step 4: State the facts. You can't bluff your way through this part and write a
  18. good business letter. Neither can you present a good case if your facts are
  19. jumbled and difficult to follow. Begin by making notes. In many cases, these
  20. best way to do this is to outline the events in the order in which they
  21. occured.
  22.  
  23. Step 5: Make your request or summarize the facts. Be firm, but avoid making
  24. unreasonable or outlandish demands that won't be taken seriously.
  25.  
  26. Step 6: Use an appropriate complimentary close. Some of the most common and
  27. accepted are: Respectfully yours, Respectfully, Truly yours, Yours truly,
  28. Sincerely yours, Sincerely, Cordially yours and Cordially. More intimate forms
  29. used by business friends include: Best regards, Gratefully yours, Yours with
  30. appreciation, and Your Louisiana friend.
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36. October 1, 1992
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41. Ronda Faries,
  42. ODM Product Manager,
  43. Softdisk Publishing
  44. 606 Common Street
  45. Shreveport, LA 71101
  46.  
  47. Dear Ms. Faries:
  48.  
  49. I am writing you to express my satisfaction with your product and to share my
  50. program ideas with you.
  51.  
  52. First of all, each issue of On Disk Monthly provides me a good mix of
  53. programs--productivity, financial, graphics, utilities and games. Don't change
  54. the program mix! Do publish more programs that utilize the beautiful graphics
  55. your art staff creates.
  56.  
  57. Some of my ideas for programs that would utilize your graphics are: a utility
  58. for capturing any graphic screen and saving it as a .PCX file, a draw program
  59. that would allow me to modify existing .PCX images, a program that would allow
  60. me to turn .PCX images into Print Shop images, a greeting card creator that
  61. would import .PCX images, and an update to your previously published
  62. "Certificate Creator" that also would import .PCX images.
  63.  
  64. I've enclosed some samples of the news letter I create for my department at
  65. work. You'll recognize some of the graphics.
  66.  
  67. It is not necessary for you to respond to my letter. However, I will look
  68. forward to seeing one of my ideas on a future disk.
  69.  
  70. Respectfully yours,
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75. John Fitzgerald Doe
  76.  
  77. (Enclosure)