home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / personal / plant560.zip / OYC-DOC.EXE / OYC.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-05-14  |  175KB  |  3,869 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.                          ORGANIZE YOUR PLANTS, YARD OR GARDEN
  13.                
  14.                       A Complete Database For Cataloging Plants
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.                                 H.C.P. Services, Inc.
  29.                                   HomeCraft Software
  30.                                      P.O. Box 974
  31.                                  Tualatin, OR  97062
  32.           
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.                                    _______
  39.                               ____|__     |               (tm)
  40.                            --|       |    |-------------------
  41.                              |   ____|__  |  Association of
  42.                              |  |       |_|  Shareware
  43.                              |__|   o   |    Professionals
  44.                            -----|   |   |---------------------
  45.                                 |___|___|    MEMBER
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.                         This manual and accompanying software 
  57.         copyright 1991, 1992, 1993 H.C.P. Services, Inc. Portions Copyright
  58.                      1985, 1986, 1987, 1988 Microsoft Corporation
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.           WELCOME TO SHAREWARE
  65.  
  66.           This software is distributed as shareware.  This means you can
  67.           try this software and find out whether it provides what you need
  68.           before you pay for it.  There are no limits in this software nor
  69.           is it crippled in any way.  It is true "try before you buy"
  70.           software.  
  71.  
  72.           You may have obtained this software from a shareware disk vendor,
  73.           a bulletin board or a friend.  I hope you also feel free to share
  74.           copies of it with your friends and upload it to your favorite
  75.           bulletin board(s).  If you find you like this software and you've
  76.           been using it for more than 60 days, you need to purchase a
  77.           registered copy.  We also know that nothing is perfect for
  78.           everyone, so if you find this software does not meet your needs,
  79.           please let us know what changes or additions you'd like.
  80.  
  81.  
  82.           Registration Information
  83.  
  84.           This is a copyrighted software program protected by both U.S. and
  85.           international copyright law.  If you are using this software for
  86.           more than 60 days you must purchase a registered copy in order to
  87.           continue to use it.  The registration for a single copy is $79.95
  88.           (plus $4.00 S&H - $8.00 outside North America).  Please note that
  89.           even though you may have purchased this disk from a retail store
  90.           or via mail order, you have not purchased a registered copy. 
  91.           What you've paid for this disk was a fee that compensates the
  92.           vendor for their costs, time and effort in making this disk
  93.           available.
  94.  
  95.           Introductory special - if you register before December 31, 1992
  96.           you can save $20.00.  During 1992 shareware users may register
  97.           this software for just $59.95 (plus $4.00 S&H - $8.00 for
  98.           shipments outside North America).  We accept VISA and Master
  99.           Card.  All amounts shown are in U.S. dollars.  All checks in U.S.
  100.           dollars must be drawn on a U.S. bank.  We accept personal checks
  101.           for registration payments in your local currency from users in
  102.           Canada, Mexico, Australia, the United Kingdom, New Zealand,
  103.           Sweden, Norway, France, Germany, Denmark, The Netherlands, Japan
  104.           and Switzerland.  We will add other countries as our bank allows.
  105.  
  106.           When you register you will receive:
  107.  
  108.           []  The current version of this software.  We are constantly
  109.           making improvements and adding features suggested by users.  We
  110.           do not duplicate your disk until just before we ship the
  111.           registered version of your software, thus you get the very latest
  112.           version.
  113.  
  114.           []  A copy of the illustrated, printed and bound manual with
  115.           quick reference card.
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.           [] Free unlimited technical support via telephone, fax, mail or
  123.           electronic mail.
  124.  
  125.           [] A free subscription to our newsletter which includes user
  126.           tips, help with using your computer, information about low cost
  127.           upgrades and special shareware disk offers.
  128.  
  129.           [] An additional set of utilities for use with the software.
  130.  
  131.           [] A utility that allows you to use data you've entered using a
  132.           previous version of one of HomeCraft's specialized database
  133.           programs for collectors.
  134.  
  135.  
  136.           MULTIPLE COMPUTERS AND NETWORKS
  137.  
  138.           If you wish to use this software on a network or simultaneously
  139.           on more than one computer (eg. a computer at home and another
  140.           computer at work or in the office of a charity), you will need a
  141.           site license.  
  142.  
  143.  
  144.           DISTRIBUTION OF THE SHAREWARE VERSION OF THIS SOFTWARE
  145.  
  146.           (Please see the VENDOR.DOC file).
  147.  
  148.           Please feel free to give away copies of the shareware version of
  149.           this software to friends, relatives, acquaintances or even
  150.           strangers.
  151.  
  152.           You may NOT sell copies of this software, even if the purchase
  153.           price is just to cover duplication costs; nor may you include
  154.           this shareware on a CD-ROM or other type of package produced by
  155.           any user group, commercial library, or any for profit or non-
  156.           profit organization; nor may you distribute it with any other
  157.           product or as an incentive to purchase any other product, without
  158.           the express written permission of H.C.P. Services, Inc.  The
  159.           purpose of this is so that we will know who you are and we can
  160.           then keep you supplied with updates.  The only exception to this
  161.           is that ASP approved disk vendors (except for PsL) may sell this
  162.           software without prior approval.
  163.  
  164.  
  165.           OUR GUARANTEE
  166.  
  167.           If you have any problems with this program or the disk it is on,
  168.           without regard to where you obtained it, you may send it to
  169.           H.C.P. Services, Inc. (HomeCraft Software) for a free update to
  170.           the current version.
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.                                   SPECIALTY  DATABASE    
  177.                       U S E R   L I C E N S E   A G R E E M E N T
  178.  
  179.           NOTICE! - This manual and the enclosed software is provided to
  180.           you on the express condition that you agree to this software
  181.           license.  By using this software you agree to the following
  182.           provisions.
  183.  
  184.           <1> This manual, the enclosed software and the disks on which it
  185.           is contained are licensed to you, for your own use only.  This is
  186.           copyrighted software.  You are not obtaining title to the
  187.           software or any copyright rights.  You may not sublicense, rent,
  188.           lease, modify, translate, convert to another programming
  189.           language, decompile, or disassemble the software for any purpose.
  190.  
  191.           <2> You may make as many copies of this software as you need for
  192.           backup purposes and copies may be given away provided no fee is
  193.           charged.  Private individuals may use this software on more than
  194.           one computer, provided there is no chance it will be used
  195.           simultaneously on more than one computer.  This software may not
  196.           be used on more than one computer, nor installed on more than one
  197.           hard disk, nor installed on a network when used by a business,
  198.           corporation, government agency or department, or institution of
  199.           any kind.  If you need to install this software on more than one
  200.           computer or on a network, please contact us for information about
  201.           a site license.
  202.  
  203.           WARRANTY - HCP SERVICES INC. DISCLAIMS ALL WARRANTIES RELATING TO
  204.           THIS SOFTWARE, WHETHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT
  205.           LIMITED TO ANY IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS
  206.           FOR A PARTICULAR PURPOSE, AND ALL SUCH WARRANTIES ARE EXPRESSLY
  207.           AND SPECIFICALLY DISCLAIMED.  NEITHER HCP SERVICES, INC. NOR
  208.           ANYONE ELSE WHO HAS BEEN INVOLVED IN THE CREATION, PRODUCTION, OR
  209.           DELIVERY OF THIS SOFTWARE SHALL BE LIABLE FOR ANY INDIRECT,
  210.           CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES ARISING OUT OF THE USE OR
  211.           INABILITY TO USE SUCH SOFTWARE EVEN IF HCP SERVICES, INC. HAS
  212.           BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES OR CLAIMS.  IN NO
  213.           EVENT SHALL HCP SERVICES, INC.'s LIABILITY FOR ANY DAMAGES EVER
  214.           EXCEED THE PRICE PAID FOR THE LICENSE TO USE THE SOFTWARE,
  215.           REGARDLESS OF THE FORM OF CLAIM.  THE PERSON USING THE SOFTWARE
  216.           BEARS ALL RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF THE SOFTWARE. 
  217.           Some states do not allow the exclusion of the limit of liability
  218.           for consequential or incidental damages, so the above limitation
  219.           may not apply to you.
  220.  
  221.           This agreement shall be governed by the laws of the State of
  222.           Oregon and shall inure to the benefit of HCP Services, Inc. and
  223.           any successors, administrators, heirs and assigns.  Any action or
  224.           proceeding brought by either party against the other arising out
  225.           of or related to this agreement shall be brought only in a STATE
  226.           or FEDERAL COURT of competent jurisdiction located in Multnomah
  227.           County, Oregon.  The parties hereby consent to in personam
  228.           jurisdiction of said courts."
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.           Information in this manual is subject to change without notice
  236.           and does not represent a commitment on the part of H.C.P.
  237.           Services, Inc. or HomeCraft Software.  This manual and
  238.           accompanying software is copyrighted and protected under both
  239.           Federal Law and the Berne Convention (international law).
  240.  
  241.  
  242.  
  243.           This manual is copyright 1991,1992 & 1993 by H.C.P. Services, Inc.
  244.           All Rights Reserved
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.           WordPerfect is a trademark of WordPerfect Corporation
  250.           IBM is a trademark of International Business Machines
  251.           Microsoft and MS-DOS are trademarks of Microsoft Corporation
  252.           dBase III is a trademark of Ashton-Tate
  253.           Organize! is a trademark of H.C.P. Services, Inc.
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.           Part number: 001-025P-0
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.           This program is produced by a member of the Association of
  272.           Shareware Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the
  273.           shareware principle works for you. If you are unable to resolve a
  274.           shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  275.           member directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can
  276.           help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but
  277.           does not provide technical support for members' products. Please
  278.           write to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI
  279.           49442-9427 or send a Compuserve message via CompuServe Mail to
  280.           ASP Ombudsman 70007,3536
  281.  
  282.  
  283.           H.C.P. Services, Inc.
  284.           HomeCraft Software
  285.           P.O. Box 974
  286.           Tualatin, OR 97062
  287.           (503) 692-3732
  288.           (503) 692-0382 (FAX)
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.                                    TABLE OF CONTENTS
  301.  
  302.  
  303.  
  304.                SECTION ONE - INTRODUCTION                   1
  305.                     Using This Manual                       3
  306.                     Technical Support                       4
  307.  
  308.                SECTION TWO - INSTALLATION                   6
  309.  
  310.                SECTION THREE - QUICK START                  9
  311.                     Starting The Software                   9
  312.                     Using The Menus                         10
  313.                     Make A New Entry                        11
  314.  
  315.                     Editing                                 12
  316.                     Searching And Printed Reports           13
  317.                     Printed Reports                         15
  318.                     Utilities                               16
  319.  
  320.                SECTION FOUR - REFERENCE SECTION
  321.                          (USING ORGANIZE!)                  20
  322.                     The Main Screen                         20
  323.                     Memos                                   22
  324.                     The Menus                               23
  325.  
  326.                     Make Entries Menu                       23
  327.                     Edit Menu                               25
  328.                     Search Menu                             27
  329.                          List All Entries                   27
  330.                          Sequential Searches                28
  331.                          Alphabetical Searches              29
  332.                          Global Searches                    31
  333.  
  334.                     Utilities Menu                          33
  335.                          Copy Entries                       33
  336.                          Import dBase File                  36
  337.                          Reindex                            37
  338.  
  339.                          Sorting                            38
  340.                          Set Up New Format                  42
  341.                          Set Up Macro                       45
  342.  
  343.                          Set Security Code                  46
  344.                          Delete File                        47
  345.                          Select Filename                    48
  346.  
  347.  
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.                     Report Menu                             48
  354.                          Send (Report) To                   48
  355.                          Page Length                        50
  356.                          Set Up Report Format               51
  357.                          Printing Reports                   53
  358.  
  359.                     Exit Menu                               54
  360.                          Backing Up Your Catalog            54
  361.                     
  362.                     Help Menu                               56
  363.  
  364.                     Return (Menu Selection)                 56
  365.  
  366.  
  367.                SECTION FIVE - YOUR COLLECTION               57
  368.  
  369.                APPENDIX A - OTHER SOFTWARE                  61
  370.  
  371.                APPENDIX B - PROBLEM SOLVING                 64
  372.  
  373.                APPENDIX C - FILES USED BY ORGANIZE!         67
  374.  
  375.                INDEX                                        70
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - INTRODUCTION - 1 
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.           SECTION ONE - INTRODUCTION
  391.  
  392.  
  393.           HomeCraft's ORGANIZE YOUR PLANTS is an easy-to-use  database/
  394.           cataloging program designed specifically for keeping track
  395.           of your plants.  It will automatically catalog and alphabetize
  396.           information about your plants as it is entered and you can
  397.           search for or cross reference any of the information you've
  398.           entered on any line.
  399.  
  400.           This software was developed as an extension of HomeCraft's
  401.           collector's series of software.  Since 1986 HomeCraft has been
  402.           recognized internationally as the leading publisher of software
  403.           for cataloging collectibles such as records and CDs, business
  404.           cards and books.  Here's what the press has said about our
  405.           software:
  406.  
  407.           "menu driven and easy" - PC Magazine
  408.  
  409.           "Helping the insatiable collector stay organized." - Business
  410.           Week
  411.  
  412.           "The best are available from HomeCraft." - Jerry Osborn writing
  413.           in his nationally syndicated newspaper column.
  414.  
  415.           "first class support is what separates FOR RECORD/CD COLLECTORS
  416.           from the rest of the pack." - review in Goldmine magazine in
  417.           which our software was rated the best available for cataloging a
  418.           record/CD collection.
  419.  
  420.           This is version 5 in our series of specialized databases.  With
  421.           this program we are introducing a much more powerful and flexible
  422.           version than any previous program we've produced.  However, it
  423.           still maintains the easy-to-use interface and the clear screen
  424.           displays that have become a HomeCraft trademark.  Unlike previous
  425.           versions you now have the flexibility to choose the specific
  426.           lines (fields) you want to use.  You can design your own report
  427.           formats.  Alphabetize any line and sort any combination of lines
  428.           into a multiple level alphabetical listing.  A Quick View screen
  429.           lets you see 20 entries at one time.  Macros and copy functions
  430.           make entering information about your collection quicker and
  431.           easier.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - INTRODUCTION - 2 
  440.  
  441.  
  442.  
  443.           USING EXISTING DATA FILES
  444.  
  445.           If you have your collection cataloged using a database program
  446.           such as dBase, this software will directly import your files if
  447.           they are in a dBase III format.
  448.  
  449.           If you've been using any of HomeCraft's previous programs for
  450.           collectors, you can convert your existing files for use with this
  451.           software.  One standard we maintain at HomeCraft, above all else,
  452.           is that we will never make a change in our software that results
  453.           in your having to retype all of your entries.  I have several
  454.           collections that involve 30 to 40 thousand entries and I do not
  455.           want to ever have to retype them.  So I understand how you feel
  456.           and I promise that once you start using a HomeCraft specialty
  457.           database, you will never need to retype your data again.  If we
  458.           do need to change the data format, all registered users of the
  459.           new version will be supplied with a free conversion utility.
  460.  
  461.           If you currently have files created by a previous version of our
  462.           software, you will be able to convert them using the free
  463.           automatic conversion utility supplied with the registered version
  464.           of this software.
  465.  
  466.  
  467.           
  468.           
  469.  
  470.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - INTRODUCTION - 3 
  471.  
  472.  
  473.  
  474.           USING THIS MANUAL
  475.  
  476.           
  477.           Throughout this manual you will see references to figures.
  478.           These are the illustrations that are in the printed manual.
  479.           We do not know of a way to reproduce those figures in
  480.           an on-disk manual such as this one.
  481.  
  482.  
  483.           
  484.           This manual is divided into five sections plus appendixes.  Part
  485.           one is the section you are now reading and it contains the
  486.           introductory information.  Part two describes how to install this
  487.           software on your computer.
  488.  
  489.           The third section provides quick start instructions.  Please read
  490.           this section before starting to use this software.  It is short
  491.           and has been designed to provide the key information needed to
  492.           get you quickly started using the basic functions provided by
  493.           this software.
  494.  
  495.  
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - INTRODUCTION - 4 
  501.  
  502.  
  503.           The fourth section is a reference section that describes in
  504.           detail all of the features in this software.
  505.  
  506.           Section five provides the details about the various collector's
  507.           database formats provided with this copy of this software
  508.  
  509.           No computer experience is required to use this software, however
  510.           you will need to know which letter designates each disk drive on
  511.           your computer.  For example, a hard disk is usually drive C and
  512.           floppy disks are drives A and B.  Check your computer's manual
  513.           for the letters used to designate the drives on your computer.  
  514.  
  515.           NOTE: Please check the README.TXT file for information about
  516.           changes to the software since the manual was printed.  To get a
  517.           printed copy of the README.TXT file do the following:
  518.  
  519.           1) Get the DOS prompt for the disk containing the README.TXT
  520.           file.
  521.  
  522.           2) Type COPY README.TXT LPT1: and push enter.
  523.  
  524.  
  525.           SYSTEM REQUIREMENTS: this software will only run on computers
  526.           that are fully IBM compatible and have at least 320K of memory
  527.           available.  A color monitor is required for some of the features. 
  528.           A hard disk is recommended, but this software will run on floppy
  529.           disks provided there is a minimum of 720K of disk space
  530.           available.  If you have a hard disk, please put this software on
  531.           your hard disk and store your database files on the hard disk. 
  532.           Database software such as this software is very disk intensive. 
  533.           Because of the slow speed of floppy disks using the software on a
  534.           floppy disk will slow it down considerably.
  535.  
  536.  
  537.           TECHNICAL SUPPORT: If you have problems using this software,
  538.           please read this manual first.  Appendix B provides a trouble
  539.           shooting guide that may be helpful in solving problems.  If you
  540.           are unable to solve the problem by reading the manual, feel free
  541.           to give us a call.  We do provide limited basic technical support
  542.           for unregistered users (full support is available for registered
  543.           users only).  The number is (503) 692-3732.  Technical support is
  544.           available from 8am till 5pm pacific time monday through friday. 
  545.           You may also contact us by writing to us at:
  546.  
  547.           HomeCraft
  548.           P.O. Box 974
  549.           Tualatin,  OR 97062
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - INTRODUCTION - 5
  557.  
  558.  
  559.           MAKE BACK UP COPIES
  560.  
  561.           The most important suggestion I can pass on to you is to make
  562.           back up copies of your data files (the ones that end with DAT). 
  563.           If you have a hard disk I recommend using software such as
  564.           FastBack or PC Tools.  You also could use the DOS back up
  565.           utilities, but personally I don't use them.  I've heard of too
  566.           many problems with the DOS backup utilities.  Problems such as
  567.           only being able to restore lost files onto a similar computer
  568.           using the same version of DOS.  (That may not always be
  569.           possible).  For something as critical as making backup copies I
  570.           prefer software that will backup and restore from and to any hard
  571.           disk using any version of DOS on any computer.
  572.  
  573.           This version does include a backup utility.  This  utility will
  574.           backup files that are approximately up to 1.3 megabytes big using
  575.           a 360K floppy disk (larger files can be backed up using higher
  576.           capacity floppy disks).  This utility is provided in order to
  577.           insure you have something you can use to backup up your data. 
  578.           However, this utility is not intended as a permanent solution. 
  579.           First, it is limited in that once your catalog exceeds the size
  580.           that can be backed-up on a single floppy this utility will no
  581.           longer be able to back it up.  Second, it provides no tracking of
  582.           the files that have been backed up.  Unless you carefully label
  583.           your backup disks you can lose track of what files are on which
  584.           disks.
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - INSTALLATION - 6
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.           SECTION TWO - INSTALLATION
  600.  
  601.  
  602.           Installation of this software is straight forward.  First make a
  603.           backup copy of this disk.  You'll need to check the manuals that
  604.           came with your computer to see how to make copies of a disk. 
  605.           Generally you would use the DOS DISKCOPY utility to copy a floppy
  606.           disk.  The commands you need to type to use DISKCOPY vary
  607.           depending on the version of DOS you have and the floppy disk
  608.           configuration in your computer.
  609.  
  610.           If you should damage or lose your only copy of this software, you
  611.           can get another shareware disk from HomeCraft by sending us a
  612.           blank floppy disk plus 50 cents for the return postage.  (Outside
  613.           the U.S. please include $2.00 US, or the equivalent in your
  614.           currency, for air mail postage).
  615.  
  616.           There are three disk configurations for which this software can
  617.           be installed.
  618.  
  619.  
  620.           Hard Disk Installation
  621.  
  622.           To install on a hard disk:
  623.  
  624.           ° Put the backup copy of the floppy disk in a floppy drive.
  625.  
  626.           ° Get the DOS prompt on the screen and change it so that it is
  627.           set for the disk drive that contains the this software floppy
  628.           disk.  For example, if the floppy disk is in the "A" drive and
  629.           your computer has a "C>" prompt on the screen, type A: and push
  630.           ENTER.  You can change the DOS prompt so it is set for a 
  631.           different drive by typing the letter representing the drive you
  632.           want to use, a colon, and then pushing ENTER.  (See Appendix E
  633.           for help with using DOS).
  634.  
  635.           ° Type INSTALL and follow the instructions that appear on the
  636.           screen.
  637.  
  638.  
  639.           NOTE: The installation process will supply a default directory
  640.           name.  However, if you are using several different versions of
  641.           this software to catalog different types of collections, be sure
  642.           to install each version in a different directory.  You might
  643.           possibly want to name the directories so they reflect the type of
  644.           collection being cataloged.
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - INSTALLATION - 7
  651.  
  652.  
  653.           Single Drive Floppy Disk Installation
  654.  
  655.           If your computer only has a single floppy drive you will have to
  656.           install the software manually.  The easiest way might be to make
  657.           a complete copy of the this software floppy disk and then delete
  658.           the files you don't need.  Please note that this software can not
  659.           be used on a computer with single 360K floppy drive and no hard
  660.           disk.  If you have a single floppy drive it must have a capacity
  661.           of at least a 720K.
  662.  
  663.           Most of the files you'll see on the disk are data (DAT) or set
  664.           (SET) files.  These are the formats for the various types of
  665.           collections.  The names of these files indicate the type of
  666.           collection they are used with.  You can erase any DAT and SET
  667.           files that are used for collections you are not interested in
  668.           cataloging.
  669.  
  670.           Next you'll need to de-archive the main set of files.  To do this
  671.           type ORGANIZE and push ENTER.  Once all of the files have
  672.           been de-archived you can erase the ORGANIZE.EXE file.  The disk
  673.           is now ready to use.
  674.  
  675.           If you have a computer with a hard disk and wish to use this
  676.           software on a second computer that does not have a hard disk, the
  677.           easiest way to install this software on a floppy disk is to first
  678.           install it on the hard disk.  Then copy all of the files from the
  679.           hard disk to the floppy disk you want to use with your second
  680.           computer.
  681.  
  682.           NOTE: This software may only be used on two computers if there is
  683.           no chance that it can be used simultaneously on both computers. 
  684.           Please see the user license at the front of this manual.
  685.  
  686.  
  687.           Dual Floppy Drive Installation
  688.  
  689.           If your computer has two floppy drives you can install this
  690.           software just as if one of the floppy drives is a hard disk. 
  691.           First put the backup copy of the enclosed disk in the "A" drive. 
  692.           Put a blank formatted disk in the "B" drive.  At the "A>" prompt
  693.           type INSTALL and follow the directions that appear on the screen. 
  694.           In this case the drive you want to install the software on is the
  695.           "B" drive so the required files will be copied to the blank disk. 
  696.           When the installation asks for the name of a directory, a default
  697.           name of \OYC will be shown.  Type a backslash "\" and then push
  698.           the DEL key until only the backslash remains.  This will install
  699.           the software in the root directory on the floppy disk.
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - INSTALLATION - 8
  706.  
  707.  
  708.           CONFIG.SYS File
  709.  
  710.           Your computer uses a CONFIG.SYS file to tell it how to configure
  711.           itself when it is first turned on.  The CONFIG.SYS file is an
  712.           ASCII text file that contains a series of instructions used by
  713.           your computer.  For this software to run these instructions must
  714.           tell your computer to set itself up so up to 20 files may be
  715.           opened at the same time.  This is done by including a FILES=20
  716.           (or any number greater than 20) statement in the CONFIG.SYS file. 
  717.           If you are running a Graphical User Interface such as Windows,
  718.           your computer may need to be set to open as many as 50 or 60
  719.           files.
  720.  
  721.           The CONFIG.SYS file needs to be in the root directory on your
  722.           hard disk.  If you use a floppy disk to boot your computer, the
  723.           CONFIG.SYS file must be on the floppy disk used to boot your
  724.           computer.  The CONFIG.SYS file is not part of the this software.
  725.  
  726.           You can look at the contents of a CONFIG.SYS file by going to the
  727.           root directory on your hard disk and typing: TYPE CONFIG.SYS at
  728.           the DOS prompt.  Then push ENTER.
  729.  
  730.           You can change a CONFIG.SYS file by using your word processing
  731.           software, editing it as you would any other document and then
  732.           saving it as a DOS text file (ASCII file).
  733.  
  734.           If you do not have a CONFIG.SYS file, or if it does not include a
  735.           FILES=20 line, you can create one during the installation
  736.           process.  When you run the INSTALL utility you will be given a
  737.           chance to install a CONFIG.SYS file with a FILES=20 line.  This
  738.           will not change any of the other lines in your CONFIG.SYS file.
  739.  
  740.  
  741.  
  742.  
  743.  
  744.  
  745.           _______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 9
  746.  
  747.  
  748.  
  749.  
  750.  
  751.  
  752.  
  753.           SECTION THREE - QUICK START
  754.           STARTING THE SOFTWARE
  755.  
  756.           As you read through this section I recommend you have the
  757.           software installed and running on your computer.  As I describe
  758.           examples duplicate the steps I'm describing on your computer. 
  759.           This will take you step-by-step through all the main functions in
  760.           the software.  The Quick Start section does not describe all of
  761.           the functions available, just those you need in order to use the
  762.           basic capabilities of the software.  For explanations of all of
  763.           the functions and features in this software you will need to read
  764.           the reference section of this manual.
  765.  
  766.           To start this software type OYC at the DOS prompt and push ENTER.
  767.  
  768.           If you are using this software on a hard disk, you will need to
  769.           be in the directory or subdirectory in which the software was
  770.           installed before you type OYC.  If when your computer first
  771.           starts it displays the DOS prompt, type CD \ and the name of the
  772.           directory in which this software was installed.  If you used the
  773.           default directory name of OYC supplied by the installation
  774.           software, you would type:
  775.  
  776.                                        CD \OYC
  777.                
  778.           The letters "CD" stand for Change Directory.  Typing CD \OYC will
  779.           put you in the OYC directory.  Once in the OYC directory you can
  780.           type OYC to start the software.
  781.  
  782.           
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 10
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.           THE MAIN SCREEN
  795.  
  796.           After typing OYC (and pushing ENTER) the software will start
  797.           running and display the complete cataloging format for your
  798.           collection.  Throughout this manual I will refer to this initial
  799.           screen as the "Main Screen."
  800.  
  801.           These are the key parts of the Main Screen are the top two lines
  802.           and the bottom line.  They provide status information and menu
  803.           selections.  The majority of the screen is used to display the
  804.           information lines (fields) in use.  
  805.  
  806.           When the software first starts the Main Screen is displayed.  You
  807.           can return to the Main Screen from any other function such as
  808.           editing, searching or making new entries, by pushing F7.  The F7
  809.           key is used to clear the screen and reset everything back to
  810.           their default settings.  With the Main Screen displayed you can
  811.           immediately start typing and saving new entries.  But, before
  812.           getting started let's go over how to use the drop-down menus. 
  813.           This software provides drop-down menus that show you, at a
  814.           glance, all of your options.  The names of the menus are
  815.           displayed across the top of the screen.  They are: Make entries,
  816.           Edit, Search, Utilities, Reports, eXit and Help.
  817.  
  818.  
  819.  
  820.           Using The Menus
  821.  
  822.           To select a menu hold down the ALT key and push the capitalized
  823.           letter included as a part of the name of the menu you want to
  824.           display.  To start let's look at the Make entries menu.  Hold
  825.           down the ALT key and push the letter M.  You'll see the screen
  826.           shown in figure three.
  827.  
  828.  
  829.  
  830.  
  831.  
  832.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 11
  833.  
  834.           Once any of the drop-down menus has been displayed you can move
  835.           from one menu to another by using the left and right cursor keys. 
  836.           Take a look at the other menus by pushing the right cursor key
  837.           until the Make entries menu is displayed again.
  838.  
  839.           A scroll bar within each drop-down menu is used to select the
  840.           function you want to use.  The scroll bar is moved using the up
  841.           and down cursor keys.  When the scroll bar is at the top of the
  842.           menu it can be directly moved to the bottom selection by pushing
  843.           the up cursor key once.  It can also be move from the bottom
  844.           selection directly to the top by pushing the down cursor key.
  845.  
  846.           Some of the functions can be used directly without going through
  847.           a menu.  These have an "F key" designation next to them when the
  848.           menu is displayed.  Looking at the Make entries menu you'll see
  849.           "<F5>" next to the word "Save".  This means you can push F5 to
  850.           save an entry without using the drop-down menu.
  851.  
  852.           To select an item on a menu first highlight it with the scroll
  853.           bar and then push the ENTER key.
  854.  
  855.           For example, to exit from the program push the right cursor key
  856.           until the "eXit" drop-down menu appears, then highlight "Exit
  857.           Program" and push ENTER.  (If you just exited from the software
  858.           type OYC and push ENTER to get started again).  By the way, you
  859.           should never turn your computer off while a program (any program,
  860.           except for a shell or menu program) is running.  Always exit from
  861.           the software before turning your computer off.
  862.  
  863.           If you do not want to make a selection from a menu you can return
  864.           to the main screen from the drop-down menus by pushing the ESC
  865.           key.  You can also select "Return" on the menu bar at the top of
  866.           the screen.
  867.  
  868.           If a drop-down menu is displayed push ESC to return to the main
  869.           screen.  Now let's try typing and saving an entry.
  870.  
  871.  
  872.           MAKING NEW ENTRIES
  873.  
  874.           When you pushed ESC the drop-down menus should have disappeared
  875.           and the cursor will be in the left hand space on the LAST NAME
  876.           line.
  877.  
  878.           The names of the lines are listed along the left side of the
  879.           screen.  To the right of each name is a shaded area that shows
  880.           the space available for entering information related to the line
  881.           name.  The cursor can be moved around in the shaded area using 
  882.  
  883.  
  884.  
  885.  
  886.  
  887.  
  888.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 12
  889.  
  890.  
  891.           the four cursor keys.  Whenever the cursor is at the beginning or
  892.           end of a line, and can go no further, your computer will beep.
  893.  
  894.           To enter the information you want to catalog, just type it on the
  895.           appropriate line.
  896.  
  897.           Start by typing information about the first plant you want to
  898.           catalog (you can make up something, this is only an example)
  899.           on the top line.  Then push ENTER.  Pushing ENTER moves the
  900.           cursor down to the first character of the next line.
  901.  
  902.           NOTE: The cataloging format as it appears on your screen may not
  903.           be the format you want to use.  You can eliminate unused lines,
  904.           add 15 additional lines, and change the titles of most lines. 
  905.           We'll be discussing how to do that shortly.
  906.  
  907.           Enter whatever else you want on the other lines.
  908.  
  909.           You may change anything you've typed by using the cursor keys to
  910.           put the cursor at the spot where you want to make a correction
  911.           and then typing the new information.  When the entry is complete
  912.           and correct push ALT-M.  The "Save" option will already be
  913.           highlighted so all you need to do next is push ENTER and the
  914.           entry will be saved. 
  915.  
  916.           Pushing ENTER to select "Save" from the drop-down menu will clear
  917.           the screen and leave it ready for the next entry to be typed. 
  918.           Notice that the entry number is displayed in the upper right hand
  919.           corner.  It should now say "Entry 2" as the next entry you type
  920.           will be number 2.
  921.  
  922.           Now type in your second entry.  To save this entry push F5.  The
  923.           F5 key provides a short cut for saving entries.  Push ALT-M and
  924.           notice that the word "Save" has "<F5>" next to it.  This means
  925.           pushing F5 performs the same function as selecting "Save" on the
  926.           drop-down menu.
  927.  
  928.           That's it.  That's all there is to entering information into your
  929.           catalog.
  930.  
  931.           Push ESC to clear the drop-down menu from the screen.
  932.  
  933.  
  934.           EDITING
  935.  
  936.           Now let's see if the information you just typed is really stored
  937.           in the database.  An editor is provided that lets you look at any
  938.           entry and browse forward and backward through all of your
  939.           entries.  To use the editor push ALT-E.  The "Select Number"
  940.  
  941.  
  942.  
  943.  
  944.  
  945.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 13
  946.  
  947.  
  948.           option will be highlighted as shown in figure five.  Push the
  949.           ENTER key and a window will appear asking you to type an entry
  950.           number.  Push number 1 and then push ENTER.  The first entry will
  951.           be displayed.
  952.  
  953.           You can now do any of several things.
  954.  
  955.           You can modify this entry by moving the cursor to the word(s)
  956.           to be modified and typing the changes.  When the changes are
  957.           complete push ALT-E and move the scroll bar to "Save Changes." 
  958.           Then push the ENTER key to save the changes you just made.  Also
  959.           notice that you can push F5 to save the changes without using the
  960.           drop-down menu.
  961.  
  962.           The editor also offers a browse capability.  If the drop-down
  963.           menu is on the screen, push ESC to return to the editing screen. 
  964.           To browse use the F1 and F2 keys to move backward and forward
  965.           through the mailing list.  Push F2 now.  Then push F1 to go back
  966.           to the previous entry.  That's about all you can do with just two
  967.           entries.  Once you have more entries this becomes an easy way to
  968.           page through all of them.
  969.  
  970.           The drop-down menus always show all of the options available to
  971.           you.  Push ALT-E.  Notice that Page Backward and Page Forward are
  972.           identified as being operated by the F1 and F2 keys.  You can
  973.           browse by selecting Page Forward or Page Backward from this drop-
  974.           down menu or by pushing F1 or F2.
  975.  
  976.           When an entry is no longer needed it can be deleted using the
  977.           Edit menu.
  978.  
  979.           Push the right cursor key and we'll look at the search
  980.           capabilities of Organize Your Collection.
  981.  
  982.  
  983.           SEARCHING AND PRINTED REPORTS
  984.  
  985.           Two types of "searches" are provided by this software.  The first
  986.           is a listing.  There are two types of listings.  These are shown
  987.           in the top box of the Search menu.  They are:
  988.  
  989.           List Entries: allows you to enter a starting and ending entry
  990.           number and have all of the entries between (and including) the
  991.           two numbers listed in sequence.
  992.  
  993.           List Alphabetically: allows you to list entries in alphabetical
  994.           or numerical order.  To use this function you need to be using
  995.           the indexes.
  996.  
  997.  
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 14
  1002.  
  1003.           The second box down from the top on the Search menu lists the
  1004.           various types of searches you can do.  Let's take a look at how
  1005.           these work.  Push ESC to clear the drop-down menu from the 
  1006.           screen then push F7 to clear the screen.  (F7 is identified on
  1007.           the Make entries menu as the key that erases the screen).
  1008.  
  1009.  
  1010.           Sequential Searches
  1011.  
  1012.           To search for something first enter the information you want to
  1013.           find on the appropriate line.  For example, let's search for a
  1014.           specific type of plant.  Move the cursor to the TYPE line.
  1015.           Let's say you wanted to list all of the types of "Gardenia"s
  1016.           you have.  You would first type GARDENIA on the TYPE
  1017.           line.  Push ALT-S to drop-down the Search menu.  Move
  1018.           the scroll bar to the "Sequential Search" selection and push
  1019.           the ENTER key.  Normally, the first matching entry will be
  1020.           displayed, but in this case the software will say "NO MATCHES
  1021.           FOUND" because there is no entry with the catalog number.
  1022.  
  1023.           If you did find a matching entry, and if you want to search 
  1024.           for GARDENIA, again push ALT-S and move the scroll
  1025.           bar to "Search Again" and push ENTER.  If you do this you will
  1026.           get a "NO OTHER MATCHES FOUND" message at the bottom of the
  1027.           screen. 
  1028.  
  1029.           Sequential searches will find the specified search criteria,
  1030.           in this case is GARDENIA on the TYPE line, without
  1031.           regard to where it is located on the line.  The word (or phrase)
  1032.           you are searching for can even be within another word.
  1033.  
  1034.           There are short cut keys you can use for starting a sequential
  1035.           search.  Push ALT-S to display the Search menu.  Notice that
  1036.           sequential searches can be started by pushing F8.  Also notice
  1037.           that you can find additional matches (Search Again) by pushing
  1038.           F2.
  1039.  
  1040.           When a match is found during a search it is displayed on the
  1041.           screen and the software automatically goes into the edit mode. 
  1042.           You can make any changes or additions you want and then push F5
  1043.           to save them. 
  1044.  
  1045.           Other types of searches are shown on the Search menu (figure
  1046.           six).  The "Alphabetical Search" will list entries alphabetically
  1047.           based on the search criteria and using indexes created by the
  1048.           software.  The "Find Deleted" search will list all of the entries
  1049.           that have been deleted and the "Global Search" finds a word or
  1050.           phrase regardless of what field it is in.
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 15
  1058.  
  1059.  
  1060.           Printed Reports
  1061.  
  1062.           NOTE: For more detailed information on how to print reports see
  1063.           the section on the Report Menu in Section Four of this manual.
  1064.  
  1065.           The search you just conducted displayed matching entries on the
  1066.           screen.  You can also print reports or save them in disk files. 
  1067.           If the Search menu is still on the screen push the right cursor
  1068.           key twice to display the Reports menu.  The first selection on
  1069.           this menu is called "Send To" and it is currently set for
  1070.           MONITOR.  To send the report to the printer or a disk file push
  1071.           the ENTER key.  This will open a window in the middle of the
  1072.           screen as shown in figure seven.
  1073.  
  1074.           The "X" next to MONITOR tells you that the results of a search or
  1075.           listing will be displayed on the screen.  Push the TAB key to
  1076.           toggle through the available settings.  When you have the option
  1077.           you want marked by the "X" push ENTER.  The options are:
  1078.  
  1079.           PRINTER-Continuous Paper: will print the report on continuous
  1080.           feed paper such as used by dot matrix or laser printers.
  1081.  
  1082.           PRINTER-Single Sheet Feed: prints the report on printers that
  1083.           handle only one sheet of paper at a time
  1084.  
  1085.           ASCII File: saves the report as a text document in a disk file. 
  1086.           You can specify the name of the file.
  1087.  
  1088.           dBase File: saves the report in a file on the disk using dBase
  1089.           III format.  This report can be used for transferring information
  1090.           between various programs.  Most other database software and
  1091.           spreadsheets can read dBase III files.
  1092.  
  1093.           QUICK VIEW: displays a list on the screen.  You can then select
  1094.           specific items from the list.  (Note: the Quick View feature
  1095.           requires video memory that is usually only available with color
  1096.           monitors.  If you get an error when trying to use this feature,
  1097.           your computer does not have the required memory or other software
  1098.           is using this memory).
  1099.  
  1100.           LABELS: for use in printing labels.  The other printed reports
  1101.           include form feeds that advance the paper to the next page.  If
  1102.           the LABELS option is selected the form feeds are not included.
  1103.  
  1104.           Push the TAB key until the software is set for PRINTER-Continuous
  1105.           Paper.  Then push the ENTER key to return to the Reports menu. 
  1106.           Notice that the report type listed on the menu has changed to 
  1107.  
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 16
  1114.  
  1115.  
  1116.           "PRINTER-C".  Push the ESC key to clear the drop-down menus from
  1117.           the screen.
  1118.  
  1119.           Let's try the same search as before.  Put "CD" on the CATALOG
  1120.           NUMBER line and push F8.  A prompt, asking for a title,  will
  1121.           appear at the bottom of the screen.  You can type a single line
  1122.           title that will be printed on the top of the first page of your
  1123.           report.  If you just push ENTER, without typing a title, the
  1124.           software will automatically print the search criteria on the top
  1125.           of the first page of the report.  You can eliminate the title by
  1126.           pushing the space bar once and then pushing ENTER.  For this
  1127.           example just push ENTER.
  1128.  
  1129.           The matching entries will be displayed on the screen as they are
  1130.           sent to the printer.  When no other matches are found the "NO
  1131.           OTHER MATCHES FOUND" message will appear at the bottom of the
  1132.           screen.  When you push any key you will be returned to the main
  1133.           screen.
  1134.  
  1135.  
  1136.           UTILITIES
  1137.  
  1138.           The Utilities menu provides a variety of functions that range
  1139.           from selecting the catalog you want to use to deleting catalog
  1140.           files.  I'll discuss the two most important functions here.
  1141.  
  1142.           Catalogs
  1143.  
  1144.           You can create as many catalogs (database files) as you wish,
  1145.           giving each it's own name.  Each catalog can have a different
  1146.           format.  To change to a different catalog push ALT-U to display
  1147.           the Utilities menu.  The last selection on this menu is "Select
  1148.           Catalog Name."  Push the up cursor key to immediately move the
  1149.           scroll bar to this selection.  Then push ENTER.
  1150.  
  1151.           A window will display the names of the catalogs in the current
  1152.           directory.  You can use the cursor keys to highlight any one of
  1153.           them and then push ENTER to select that catalog.  You can also
  1154.           create a new catalog (database) by pushing ESC and typing the
  1155.           name you wish to use for the new catalog.  Please note that
  1156.           catalog names can not contain numbers and they must be eight
  1157.           characters or less in length.
  1158.  
  1159.           If you enter a new catalog name you will need to set up a format
  1160.           for that new catalog.  How to set up a catalog format is
  1161.           discussed next. 
  1162.  
  1163.           The names of the existing catalogs will be displayed on the
  1164.           screen you are now looking at.  Highlight a catalog name and push
  1165.           ENTER.  You are now ready to start entering information or to
  1166.           modify this format to meet your needs.
  1167.  
  1168.  
  1169.  
  1170.  
  1171.  
  1172.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 17
  1173.  
  1174.  
  1175.           Modifying A Catalog Format
  1176.  
  1177.           To modify a catalog format push ALT-U to display the Utilities
  1178.           menu.  Move the scroll bar to the "Set Up New Cat. Format" option
  1179.           and push ENTER.  This will display a screen similar to the one
  1180.           shown in figure eight.  This set-up screen replicates the way the
  1181.           information entry area looks on the main screen.  There are four
  1182.           things you can set on this screen:
  1183.  
  1184.           1. The line title.
  1185.  
  1186.           2. Length (sets the number of characters in a line).
  1187.  
  1188.           3. Select the lines to be indexed (alphabetized).
  1189.  
  1190.           4. Select the lines to be totaled.
  1191.  
  1192.  
  1193.           On the Catalog Format Set UP screen the F2 key is used to select
  1194.           what you wish to set/modify.  When working with a new catalog, in
  1195.           which no entries have been saved, the brackets next to the F2
  1196.           prompt at the bottom of the screen will contain the word TITLES. 
  1197.           This means you can type new titles or modify existing titles.
  1198.  
  1199.  
  1200.           Setting Line Titles
  1201.  
  1202.           As this software is designed for a specific type of collection,
  1203.           five lines are preset for cataloging basic information about your
  1204.           collection.  These are highlighted in green on the set up screen
  1205.           and may not be changed.
  1206.  
  1207.           A scroll bar can be moved up and down through the list of line
  1208.           titles, using the cursor keys.  Place the scroll bar on the line
  1209.           you wish to change and type the new title.  Then push ENTER will
  1210.           move the scroll bar down to the next line.  If you wish to have a
  1211.           blank title, push the space bar and then push ENTER.  Line titles
  1212.           may be up to 14 characters long and can contain letters, numbers,
  1213.  
  1214.           
  1215.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 18
  1216.  
  1217.  
  1218.           spaces and any other keyboard characters.  You do not have to put
  1219.           a title on every line and you can skip lines. 
  1220.  
  1221.           The next step is to set the lenghts of the lines you want to use.  
  1222.           Push F2 once and "LENGTHS" will appear in the brackets next
  1223.           to the F2 prompt.  Position the scroll bar on the line you want
  1224.           to set and type a number from 2 to 64.  A highlight bar showing 
  1225.           the length of the line will appear and a number specifying the 
  1226.           length will be displayed.  
  1227.  
  1228.           If a title is entered for a line that is set to zero, that line
  1229.           will not appear on the main screen.  On the other hand a line
  1230.           does not need to have a title in order appear on the main screen
  1231.           and be available in the catalog.  You can include lines that have
  1232.           no titles as a part of a format.  The factor that determines
  1233.           whether or not a line and its associated title is displayed as a
  1234.           part of a format is whether that line is set to zero.
  1235.  
  1236.           Notice at the bottom of the screen that there is a bar containing
  1237.           the abbreviation "EST".  The number in this bar provides an
  1238.           estimate of the number of entries you'll be able to store in a
  1239.           megabyte of space.  As you the number of lines to be included,
  1240.           and add or take away lines to be indexed, this number will
  1241.           change.
  1242.  
  1243.  
  1244.           Selecting Lines To Index
  1245.  
  1246.           Once you have set which lines are to be on or off push F2 again. 
  1247.           You'll now be able to select the lines you want to have indexed. 
  1248.           An index for a computer is the same thing as it is for a book. 
  1249.           If you need to quickly find something in a book, you look in the
  1250.           index.  It's the same for a computer.  An index is an
  1251.           alphabetical listing that allows the computer to find something
  1252.           quickly.
  1253.  
  1254.           To select a line to be indexed put the scroll bar on that line
  1255.           and push ENTER.  Please remember that this will only work if the
  1256.           word "INDEXING" appears in the brackets next to the F2 prompt. 
  1257.           When you push ENTER to select a line to be indexed a starburst
  1258.           symbol will appear next to that line.  This symbol indicates that
  1259.           the line will be indexed.  On the main screen the starburst
  1260.           symbol indicates the lines which are indexed and thus can be
  1261.           listed alphabetically.
  1262.  
  1263.  
  1264.  
  1265.           Getting Total Values
  1266.  
  1267.           Push F2 one more time and the word in the brackets will change to
  1268.           "VALUE".  You can now select lines you want to have totaled at
  1269.           
  1270.  
  1271.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 19
  1272.  
  1273.  
  1274.           the end of a report.  Select the lines to be totaled in the same
  1275.           way you selected lines to be indexed.  In this case three
  1276.           horizontal bars will appear to the right of the line to indicate
  1277.           that any values entered on the line will be totaled.  This
  1278.           capability is used, for example, to get the total value of all
  1279.           items listed for insurance purposes.
  1280.  
  1281.           Push F2 again to return to the TITLE setting.
  1282.  
  1283.           Once you have set-up the format to be as you need it, push F5 to
  1284.           save it.  You will be returned to the main screen.
  1285.  
  1286.           This completes the quick start section.  In this section I have
  1287.           provided the basic information needed to use the software.  There
  1288.           is a lot more you can do with this software and the details are
  1289.           provided in the next section of this manual.
  1290.  
  1291.  
  1292.           
  1293.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 20
  1294.  
  1295.  
  1296.  
  1297.  
  1298.  
  1299.  
  1300.  
  1301.           SECTION FOUR - REFERENCE SECTION
  1302.  
  1303.           This section of the manual provides detailed descriptions of each
  1304.           function on the drop-down menus.  We'll start with the Make
  1305.           entries menu and work from left to right through the menus and
  1306.           cover each item on each menu.  But first let's go over the
  1307.           information and options presented on the main screen.
  1308.  
  1309.  
  1310.           THE MAIN SCREEN
  1311.  
  1312.           Most of the time you'll be using functions that are accessed from
  1313.           the main screen.  This screen includes a listing of menus across
  1314.           the top of the screen.  The top line also includes the current
  1315.           entry number in the upper right corner of the screen.  When
  1316.           typing a new entry the number displayed in the upper right is the
  1317.           entry number that will be assigned to the new entry.  When
  1318.           editing or displaying the results of a search, the number
  1319.           displayed is the entry number associated with the information
  1320.           currently on the screen.
  1321.  
  1322.           Some people have tried using the entry number as a catalog
  1323.           number.  I understand we all have different requirements and need
  1324.           to use the software in different ways, but I do not recommend
  1325.           using the entry number as a catalog number.  My reason is that
  1326.           the entry number associated with a specific item can change if
  1327.           you delete an item from your database.  The entry number is only
  1328.           intended to help you see how many total items you have in the
  1329.           database and to help you navigate around in your database.
  1330.  
  1331.           The second space from the top of the screen includes a horizontal
  1332.           double line.  This is a status line.  The current database
  1333.           filename in use will be displayed in the middle of this line. 
  1334.           The function currently being used (i.e. make entries, editing,
  1335.           searching, etc.) is identified on the right side of this line. 
  1336.           The left side of this line also includes status information.  For
  1337.           example, if you push the INS key to put the software into the
  1338.           character insert mode, the letters "INS" will be displayed at the
  1339.           left edge of this line.  As long as INS is shown there, the
  1340.           software is in the character insert mode.
  1341.  
  1342.           The space at the bottom of the screen also contains a horizontal
  1343.           double line.  This bottom line is a prompt/status line.  At some
  1344.           times F-Key functions that are not included on the drop-down
  1345.           menus are used.  These are used only for specific functions and a
  1346.           prompt will appear on the bottom line describing each function.  
  1347.  
  1348.  
  1349.  
  1350.  
  1351.  
  1352.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 21
  1353.  
  1354.  
  1355.           The bottom line also displays status, such as telling you when a
  1356.           search is complete.
  1357.  
  1358.  
  1359.           Clearing The Screen
  1360.  
  1361.           There is one key that is very handy, the F7 key.  Pushing F7 will
  1362.           clear the screen of all catalog information and return you to the
  1363.           Main Screen.  If you are in the search or edit mode, and want to
  1364.           go to the make entries mode, push F7.  If you need to erase a
  1365.           screen full of information, push F7.
  1366.  
  1367.  
  1368.           Typing Information
  1369.  
  1370.           Whether you are making a new entry or entering search criteria
  1371.           typing information on the main screen is done in the same way. 
  1372.           The cursor can be moved around using the up/down and right/left
  1373.           cursor keys.  When using the up/down cursor keys the cursor will
  1374.           move directly up and down - it will not return to the beginning
  1375.           of a line when moved to a new line.  You can move the cursor to a
  1376.           new line and return it to the beginning of that line by pushing
  1377.           the ENTER key.  Each time you push the ENTER key the cursor will
  1378.           move down by one line.  When the cursor is on the bottom line,
  1379.           pushing ENTER will move it to the top line.
  1380.  
  1381.           To quickly move the cursor to the right you can use the TAB key. 
  1382.           Each time the TAB key is pushed the cursor will move five spaces
  1383.           to the right.
  1384.  
  1385.           Whenever the cursor reaches the beginning or end of a line your
  1386.           computer will beep to indicate it can go no further.
  1387.  
  1388.           You can type information at any time.  The character you type
  1389.           will be placed at the cursor location and the cursor will move
  1390.           one space to the right.  The software will accept accented
  1391.           characters, characters used in some European languages as well as
  1392.           all English language characters.  It will not accept most
  1393.           graphics characters.
  1394.  
  1395.  
  1396.           Insert & Delete
  1397.  
  1398.           If you need to insert characters, place the cursor at the point
  1399.           where the characters are to be inserted.  Push the INS key.  The
  1400.           letters INS will appear on the upper left of the screen (second
  1401.           line).  You can now type the characters or words you want to
  1402.           insert.  As you type, any information to the right of the cursor 
  1403.  
  1404.  
  1405.  
  1406.  
  1407.  
  1408.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 22
  1409.  
  1410.  
  1411.           will move to the right.  If the existing information reaches the
  1412.           right edge of the line, it will disappear and be lost - one
  1413.           character will disappear for each character you insert.
  1414.  
  1415.           To get out of the insert mode either push the INS key or push
  1416.           ENTER.
  1417.  
  1418.           Characters can be deleted by pushing the DEL key.  When the DEL
  1419.           key is pushed the character at the cursor location will be erased
  1420.           and everything to the right of the cursor will move left by one
  1421.           space.
  1422.  
  1423.  
  1424.           Memos
  1425.  
  1426.           Each entry may also include a memo.  To display the memo screen
  1427.           push the PgDn key.  A word processor-like memo screen with 20
  1428.           lines will appear.  You can type any information you want on the
  1429.           memo screen.  However, information typed on the memo screen can
  1430.           not be included in searches nor is it included on the printed
  1431.           reports.  This screen is just for keeping notes and miscellaneous
  1432.           information.
  1433.  
  1434.           When using the memo screen all normal word processing features
  1435.           will work.  The INS and DEL keys work as they do in a word
  1436.           processor.  The memo screen also includes word wrapping
  1437.           eliminating the need to push the ENTER key at the end of each
  1438.           line.
  1439.  
  1440.           When you have finished typing the memo push ESC to return to the
  1441.           main screen.  The memo you just typed will permanently be
  1442.           attached to the entry you are making or editing.
  1443.  
  1444.  
  1445.           General Guidelines
  1446.  
  1447.           When making entries be consistent.  Anytime you use an
  1448.           abbreviation be sure it is typed the same way every time.  Be
  1449.           consistent in how you capitalize words.  For example, don't
  1450.           capitalize all of the words on a line one time and then use upper
  1451.           and lower case on that same line with a later entry.  If you use
  1452.           commas to separate items in a list, always use commas to separate
  1453.           items in a list.
  1454.  
  1455.           When entering numbers first determine what the largest number
  1456.           will be and then always use the same number of digits to the left
  1457.           of the decimal point for all numbers.  For example, if you expect
  1458.           to have numbers as high as 10000 then number one should be
  1459.           entered as 00001.  This is necessary if you want the computer to
  1460.           be able to sort numbers into correct numerical order.  You can 
  1461.  
  1462.  
  1463.  
  1464.  
  1465.  
  1466.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 23
  1467.  
  1468.  
  1469.           include decimals (eg. 001.52), but you do not need to include
  1470.           ".00" if there is nothing to the right of the decimal point.
  1471.  
  1472.  
  1473.           THE MENUS
  1474.  
  1475.           this software provides drop-down menus.  All of the capabilities
  1476.           of the software are accessed through these menus or directly
  1477.           using F-keys.  The names of the menus are listed across the top
  1478.           of the screen as shown in figure nine.
  1479.  
  1480.           The name of each menu contains one capitalized word.  To select a
  1481.           menu hold down the ALT key and press the capitalized letter in
  1482.           the menu's name.  For example, to select the Make entries menu
  1483.           push the ALT key and the letter M.
  1484.  
  1485.           Once one of the menus is displayed (dropped down) you can move
  1486.           from one menu to the next using the left/right cursor keys.
  1487.  
  1488.           When a menu is displayed the top selection on the menu will be
  1489.           highlighted by a scroll bar.  The scroll bar can be moved up and
  1490.           down through the menu selections using the up/down cursor keys. 
  1491.           To select an item on a menu first highlight it with the scroll
  1492.           bar and then push the ENTER key.
  1493.  
  1494.  
  1495.           Make entries Menu - Save <F5>
  1496.  
  1497.           The "Save" function is used after you have typed a new entry. 
  1498.           Once you have typed all the information you want to enter select
  1499.           the "Save" option to save it in your database.  You can also push
  1500.           F5 to directly save the entry without going through the menus.
  1501.  
  1502.  
  1503.           Make entries Menu - Copy Any Previous
  1504.  
  1505.           The "Copy Any Previous" function allows you to copy any previous
  1506.           entry you've made.  When you select this option you will be
  1507.           prompted for an entry number to copy (see figure 10).  This
  1508.           prompt will also display a default entry number.  In figure 10
  1509.           the default setting is 2.  To copy the default entry number just
  1510.           push ENTER.  Otherwise you can type in any other entry number you
  1511.           wish to copy.
  1512.  
  1513.           The default entry number will be set to the last entry that was
  1514.           copied.  This way you can repeatedly copy a previous entry by
  1515.           just pushing the ENTER key at this point.  
  1516.  
  1517.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 24
  1518.  
  1519.  
  1520.           Make entries Menu - Copy Last <F3>
  1521.  
  1522.           The "Copy Last" feature allows you to quickly copy the last entry
  1523.           you made.  This copy method does not prompt for an entry number
  1524.           to copy and thus is faster than the "Copy Any Previous" feature. 
  1525.           The quickest way to copy the previous entry is to push F3.
  1526.  
  1527.           The "Copy Last" feature is used when you have a series 
  1528.           of similar entries to type.  You can type the first one, push F5
  1529.           to save it, then push F3 to repeat the information you just
  1530.           entered.  You then only need to change a few lines or characters
  1531.           and save the modified entry as a new entry.
  1532.  
  1533.  
  1534.           Copy A Single Line
  1535.  
  1536.           You can also copy individual lines from the previous entry.  To
  1537.           copy a single line put the cursor on the line you wish to fill
  1538.           with information copied from the same line in the previous entry. 
  1539.           Then hold down the ALT key and push F3.
  1540.  
  1541.           For example, if you are entering information about a series of
  1542.           plants that are all the same type, you would start by entering
  1543.           the information about the first plant.  Then push F5
  1544.           to save that entry.  When you are ready to enter the plant type
  1545.           for the second plant put the cursor on the TYPE line, hold
  1546.           down the ALT key and push F3.  This will copy the type information
  1547.           from the previous entry.
  1548.  
  1549.           Make entries Menu - Erase Screen <F7>
  1550.  
  1551.           The "Erase Screen" feature is used to completely clear all of the
  1552.           information from all lines.  Selecting this option from the menu,
  1553.           or pushing F7, will immediately clear all of the lines.
  1554.  
  1555.           If you need to clear just one line or part of one line you can
  1556.           use the macro feature discussed later in this section.
  1557.  
  1558.  
  1559.           Make entries - Make Entries
  1560.  
  1561.           The "Make Entries" selection provides a way for you to leave any
  1562.           of the other functions and go to the basic make new entries
  1563.           screen.  For example, if you are in the search mode and would
  1564.           like to make a new entry, select this option on the Make entries
  1565.           menu.
  1566.          
  1567.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 25
  1568.  
  1569.  
  1570.           THE EDIT MENU
  1571.  
  1572.           The edit function provides a way for you to display any entry on
  1573.           the screen and browse backward and forward through your database. 
  1574.           Once an entry is displayed on the screen it can be modified or
  1575.           deleted.
  1576.  
  1577.  
  1578.           Edit Menu - Select Number
  1579.  
  1580.           The "Select Number" option is how you tell the software which
  1581.           entry number you want displayed on the screen.  You may enter any
  1582.           valid entry number.
  1583.  
  1584.           Once an entry is displayed on the screen you may make changes
  1585.           using the same methods used to originally type the entry.  The
  1586.           TAB, INS and DEL keys all will work as they do in word processing
  1587.           software.  Once you've made changes push F5 to save the changes.
  1588.  
  1589.  
  1590.  
  1591.           Edit Menu - Page Backward <F1>
  1592.  
  1593.           When the "Page Backward" function is selected the software will
  1594.           display the entry that comes directly before the entry that is
  1595.           currently displayed.  You can also press F1, without using the
  1596.           drop-down menu, to move backward by one entry.
  1597.  
  1598.           You can also use the mouse to page backward byu putting the 
  1599.           mouse cursor on the "1 Back" prompt at the bottom of the screen
  1600.           and clicking once.
  1601.  
  1602.  
  1603.           Edit Menu - Page Forward <F2>
  1604.  
  1605.           The "Page Forward" function displays the next entry in sequence. 
  1606.           You can also press F2 to see the next entry without using the
  1607.           drop-down menus.
  1608.  
  1609.           The "Page Backward" and "Page Forward" functions provide an easy
  1610.           way for you to browse through all of your entries.  Computers are
  1611.           nice, they can quickly search for and find any entry you need. 
  1612.           However, sometimes it's nice to just look through your database
  1613.           (catalog) to see what's there.  You may discover items you forgot
  1614.           you had.  The Page Forward/Backward features give you a way to do
  1615.           some browsing.
  1616.  
  1617.  
  1618.           Edit Menu - Delete Entry <F4>
  1619.  
  1620.           If you need to eliminate an item from your database use the
  1621.           "Select Number" option to enter the entry number to be deleted.  
  1622.  
  1623.  
  1624.  
  1625.  
  1626.  
  1627.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 26
  1628.  
  1629.  
  1630.           Once it is displayed on the screen push ALT-E and select the
  1631.           "Delete Entry" option.
  1632.  
  1633.           When an item is deleted it is not permanently removed from your
  1634.           database.  The deleted entry will no longer be included in
  1635.           searches, but you can display it using the edit feature.  All of
  1636.           the information still exists and can be brought back.
  1637.  
  1638.           With computers mistake sometimes seem to be very easy to make.  A
  1639.           common mistake is to start deleting something and just as the
  1640.           final key is pushed to make the deletion final you realize that
  1641.           you did not want to delete this item.  However, the thought comes
  1642.           just a half a second too late.  If this should happen with this
  1643.           software you can recover the deleted entry.
  1644.  
  1645.           You might want to delete an entry if it is an item you've sold,
  1646.           but you still want to maintain a record of having once owned this
  1647.           item.  You might also delete lost items that you intend to
  1648.           replace.  When you get a replacement you can recover the deleted
  1649.           entry without having to retype it.  If you are maintaining a
  1650.           mailing list you may wish to delete names that you need to
  1651.           temporarily remove from your mailing list.  For example. you may
  1652.           want to delete someone who has changed jobs, but who you may want
  1653.           back on your mailing list in the future.
  1654.  
  1655.           When a deleted entry is displayed on the screen the words
  1656.           "Deleted Entry" will be displayed on the second line from the top
  1657.           of the screen.
  1658.  
  1659.  
  1660.           Edit Menu - Undelete Entry
  1661.  
  1662.           Deleted entries can be returned to the database by first
  1663.           displaying the entry on the screen and then selecting the
  1664.           "Undelete Entry" option on the Edit Menu.
  1665.  
  1666.  
  1667.           Edit Menu - Remove Memo
  1668.  
  1669.           Whenever you go to the memo screen (by pushing PgDn) a memo will
  1670.           be attached to the current entry.  Even if nothing is typed in
  1671.           the memo, there will still be a memo attached to the current
  1672.           entry.  That memo can be removed by going to the Edit Menu and
  1673.           selecting the Remove Memo option.  If the current entry has a
  1674.           memo attached to it, that memo will be removed.
  1675.  
  1676.  
  1677.           Edit Menu - Save Changes <F5>
  1678.  
  1679.           The final selection on the Edit menu will save any changes you've
  1680.           made to an entry.  You may make changes to an entry anytime it is
  1681.  
  1682.  
  1683.  
  1684.  
  1685.  
  1686.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 27
  1687.  
  1688.  
  1689.           displayed on the screen.  First type the changes then select
  1690.           "Save Changes" on the Edit menu.  You can also push F5 without
  1691.           using the drop-down menus.
  1692.  
  1693.  
  1694.  
  1695.           THE SEARCH MENU
  1696.  
  1697.           Figure 11 shows the Search menu.  This menu is used to start all
  1698.           of the listings and searches.  The top box on the Search menu
  1699.           includes the two types of listings available.  The second box
  1700.           down includes all of the searches.  The third box includes
  1701.           controls for searches.
  1702.  
  1703.           Whenever a search has displayed an entry on the screen you may
  1704.           make changes and resave the modified entry.  Just type the
  1705.           changes and push F5 to save them.
  1706.  
  1707.           During a search or listing you can look at each entry on the
  1708.           screen and browse forward and backward using the F1 and F2 keys. 
  1709.           Pushing F2 will display the next matching entry.  Pushing F1
  1710.           moves you backward to look at the previous match.
  1711.  
  1712.           NOTE: for information on how to print a report go to the Reports
  1713.           Menu section of this chapter.  The software is normally set to
  1714.           display the results of listings and searches on the screen.  By
  1715.           changing the "Send To" option on the Reports Menu you can send
  1716.           your report to your printer or a disk file.
  1717.  
  1718.  
  1719.           Search Menu - List Entries
  1720.  
  1721.           The "List Entries" feature allows you to list entries in the
  1722.           order they were typed into your database.  When you select "List
  1723.           Entries" on the Search menu you will be prompted for the entry
  1724.           number you want to start the listing with.  Then you will be
  1725.           prompted for the last entry number to be included in the listing. 
  1726.           The software will then list all of the entries between, and
  1727.           including, the entry numbers you specify.
  1728.  
  1729.           One of the key uses for this feature is for proof reading.  Some
  1730.           people find it easier to proof read a printed copy of their
  1731.           entries instead of reviewing them on the screen.  After you've
  1732.           typed a series of new entries use this feature to print a listing
  1733.           of just the new entries.  You can then look over the listing to
  1734.           find typos and errors.  Be sure to use a report format that
  1735.           prints all of the information you've entered.
  1736.  
  1737.  
  1738.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 28
  1739.  
  1740.  
  1741.  
  1742.           Search Menu - List Alphabetically
  1743.  
  1744.           You can list the information on any of the lines in alphabetical
  1745.           order by selecting this option.  However, the line must first be
  1746.           indexed.  Lines that are indexed are marked by a starburst
  1747.           symbol.  (Indexing is discussed in the Utility menu section).
  1748.  
  1749.           To get an alphabetical listing first put the cursor on the line
  1750.           to be listed alphabetically.  Then push ALT-S to display the
  1751.           Search menu.  Move the scroll bar to the "List Alphabetically"
  1752.           option and push ENTER.  The entries will be listed in
  1753.           alphabetical order based on the line on which the cursor is
  1754.           located. 
  1755.  
  1756.  
  1757.           Search Menu - Sequential Search
  1758.  
  1759.           There are two basic types of searches in this software -
  1760.           sequential searches and alphabetical searches.  A sequential
  1761.           search looks at each entry, one at a time in "sequence",
  1762.           examining each to see if it contains a match for the search
  1763.           criteria.  This type of search has the advantage of being able to
  1764.           find matches even if the matching information is not the first
  1765.           thing on the line.
  1766.  
  1767.           For example, if you use a sequential search to look for the word
  1768.           RED the following will be found as matches:
  1769.  
  1770.           RED ROSES
  1771.  
  1772.           LITTLE RED WAGON
  1773.  
  1774.           SLEEPY AND TIRED
  1775.  
  1776.           Notice that the search criteria, RED, is capitalized and all of
  1777.           the matches are capitalized.  Searches will only find EXACT
  1778.           matches.  If the letter, word or phrase you are searching for is
  1779.           capitalized, the search criteria must be capitalized.  If you
  1780.           search for RED, you will not find "Red Roses" because the
  1781.           capitalization does not match.  There is a way to find matches
  1782.           when the capitalization does not match and it will be discussed
  1783.           as a part of the "Case" option on the Search menu.
  1784.  
  1785.           With sequential searches you can search for any part of the
  1786.           information entered on a line.  Notice in the above example that
  1787.           searching for "RED" found matches at the beginning, middle and
  1788.           end of the line.  This is particularly useful if you can only
  1789.           remember a part of what you want to find.  It's also useful for
  1790.           keyword searches where several keywords are listed on a line. 
  1791.           
  1792.           
  1793.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 29
  1794.  
  1795.  
  1796.  
  1797.  
  1798.           Cross References
  1799.  
  1800.           Any of the information you've entered can be cross referenced
  1801.           with any or everything else.  All you need to do is enter the
  1802.           information you want to find on the appropriate lines and the
  1803.           software will automatically take care of the cross referencing
  1804.           during the search.  
  1805.  
  1806.  
  1807.  
  1808.           Search Menu - Alphabetical Search <F6>
  1809.  
  1810.           To use the alphabetical searches you must be using the indexing. 
  1811.           A line must be indexed, and must have a starburst next to it in
  1812.           order to be used as the basis of an alphabetical search.  
  1813.  
  1814.           Alphabetical searches provide several advantages.  First, they
  1815.           are very fast.  While sequential searches may take several
  1816.           minutes, if you have a large database, alphabetical searches can
  1817.           find matches almost immediately.  The indexing quickly determines
  1818.           whether there is a match and where the match is located.  Second,
  1819.           alphabetical searches list matches in alphabetical order.  The
  1820.           disadvantage of alphabetical searches is that they will only find
  1821.           exact matches.  For example, an alphabetical search can not find
  1822.           matching words or phrases if they are within a line.  The match
  1823.           must be exact starting at the beginning, left edge of the line.
  1824.  
  1825.           For example, using an alphabetical search to find the word "RED"
  1826.           would find RED ROSES but it will not find LITTLE RED WAGON. 
  1827.  
  1828.  
  1829.                                                            
  1830.           _______________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 30
  1831.  
  1832.  
  1833.           There are several ways to conduct an alphabetical search.  The
  1834.           first is a straight alphabetical search.  Enter the information
  1835.           you want to find on one of the lines marked by a sunburst, leave
  1836.           the cursor on that line, push ALT-S to drop-down the Search menu,
  1837.           highlight "Alphabetical Search" and push ENTER.  You can also
  1838.           start an alphabetical search without going through the menus by
  1839.           pushing F6.
  1840.  
  1841.           Alphabetical searches can include cross reference information. 
  1842.           Fill in the information you want to find on the appropriate
  1843.           lines, put the cursor on the line you wish alphabetized, and push
  1844.           F6 to start the search.
  1845.  
  1846.           NOTE: When starting an alphabetical search the cursor must be on
  1847.           a line that has been indexed.  The alphabetical searches use the
  1848.           location of the cursor to determine the primary search criteria. 
  1849.           If the cursor is not on a line that has been indexed, you will
  1850.           get a "Can't find required index" error message.
  1851.  
  1852.           The alphabetical searches can also be used to get partial
  1853.           alphabetical listings.  For example, if you want an alphabetical
  1854.           listing of everything that starts with the letter "A", put an "A"
  1855.           on the line to be listed (that line must be indexed) and start
  1856.           the alphabetical search.
  1857.  
  1858.           Alphabetical searches will first find all exact matches based on
  1859.           the indexes.  When no other matches can be found in the indexes a
  1860.           message will appear at the bottom of the screen that says:
  1861.  
  1862.           NO MATCHES FOUND.  ESC to end, F1 for new entry or ENTER to
  1863.           continue search.
  1864.  
  1865.           If you wish to end the search push the ESC key.  If the search
  1866.           did not find any matches you can push F1.  This will bring you to
  1867.           the Make Entries screen and the information you entered as the
  1868.           search criteria will be pre-entered in the appropriate fields. 
  1869.           If the software has found a match pushing F1 will put the
  1870.           information from that matching entry on the Make Entries screen.
  1871.  
  1872.           If you did not find what you were looking for using the
  1873.           alphabetical search you may wish to try a sequential search. 
  1874.           Push the ENTER key at this point and the software will
  1875.           automatically go into a sequential search.
  1876.  
  1877.           What do you do if you are typing entries and want to be sure you
  1878.           are not duplicating entries already in your database.  Type part
  1879.           of the entry, such as the last name on a mailing list, and push
  1880.           F6 to perform an alphabetical search.  If the name is found push
  1881.           ESC.  If the name is not found push F1 and them complete the
  1882.           entry.
  1883.  
  1884.  
  1885.  
  1886.  
  1887.  
  1888.  
  1889.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 31
  1890.  
  1891.  
  1892.           Search Menu - Find Deleted
  1893.  
  1894.           Once an entry has been deleted using the editor it will no longer
  1895.           show up during searches.  You need to use the editor to display
  1896.           it and then undelete it.  However, if you don't remember its
  1897.           entry number, you can't use the editor to display it.  The "Find
  1898.           Deleted" search provides another way to locate deleted entries. 
  1899.           Select "Find Deleted" on the Search Menu and the software will
  1900.           automatically list all entries that have been deleted.
  1901.  
  1902.           Whenever a deleted entry is on the screen it may be undeleted by
  1903.           pushing ALT-E for the Edit Menu and then selecting "Undelete
  1904.           Entry".  If you are searching for deleted entries the software
  1905.           will remain in the search mode and pushing F2 will find the next
  1906.           deleted entry.
  1907.  
  1908.  
  1909.           Search Menu - Global Search
  1910.  
  1911.           The term "Global Search" means that the software will search
  1912.           everything for a match to the specified search criteria.  In all
  1913.           of the other searches the search criteria must be on the same
  1914.           line as the information you want to find.  If you are searching
  1915.           for a specific plant type, the type you want to find must be
  1916.           entered on the TYPE line.
  1917.  
  1918.           With a Global Search you can find a word or phrase regardless of
  1919.           the line it is located on.  To start a Global Search select
  1920.           "Global Search" from the Search Menu.  A window will open in the
  1921.           middle of the screen (see fig. 12) and you will be prompted to
  1922.           enter the word or phrase you want to find.  Type the search
  1923.           criteria and push the ENTER key.  A sequential search will be
  1924.           conducted based on the search criteria you entered.  Remember a
  1925.           Global Search will find the specified search criteria wherever it
  1926.           is located.  There may be times when an entry is displayed as
  1927.           matching the search criteria and it may not be obvious why it
  1928.           matches.  However, the match may be taking place in the middle of
  1929.           a line or even in the middle of a word.
  1930.  
  1931.  
  1932.           Search Menu - Set Starting Point
  1933.  
  1934.           This option is used to start an alphabetical listing at any point
  1935.           in the alphabet.  For example, let's assume you were printing an
  1936.           alphabetical list of everything in your database and the printer
  1937.           ran out of paper in the middle of the M's.  After putting more
  1938.           paper in your printer you can start a second listing that picks
  1939.           up where the first ended.
  1940.  
  1941.  
  1942.  
  1943.  
  1944.  
  1945.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 32
  1946.  
  1947.  
  1948.           To set a starting point first position the cursor on the line you
  1949.           wish to list alphabetically.  Then push ALT-S and select the "Set
  1950.           Starting Point" option on the Search Menu.  You will be prompted
  1951.           to enter a letter or word to be used as the starting point.  You
  1952.           can also enter a phrase.  If you were printing a copy of your
  1953.           plant catalog alphabetically by TYPE and the last type listed
  1954.           was MALUS, then enter "MALUS" as the starting point.  When you
  1955.           push ENTER you'll be returned to the Search Menu.  Highlight the
  1956.           "List Alphabetically" option and the listing will start with
  1957.           MALUS.  (Which is a crabapple tree).
  1958.  
  1959.           This feature is very useful in producing reports for your
  1960.           insurance agent.  For example, if you have valuable plants
  1961.           you should enter a value.  If you index the value line you can
  1962.           then set a starting value, such as $50, and list every plant that
  1963.           has a value greater than this minimum value.
  1964.  
  1965.  
  1966.           Search Menu - Case [ Sensitive ]
  1967.  
  1968.           When I discussed sequential searches I said that they will only
  1969.           find exact matches.  The capitalization of the search criteria
  1970.           and the information you are searching for must match.  For
  1971.           example, searching for "Red Roses" will not find "RED ROSES" as a
  1972.           match.  The "Case" option on the Search Menu allows you to find
  1973.           matches in which the capitalization does not exactly match.
  1974.  
  1975.           This option is a toggle.  When the word "Sensitive" is in the
  1976.           brackets sequential searches will be case sensitive.  This means
  1977.           the capitalization of the search criteria and the information you
  1978.           are looking for must match.  Highlight the "Case" prompt and push
  1979.           ENTER to toggle it to "Insensitive".  When set to insensitive
  1980.           sequential searches will not be case sensitive.  This means you
  1981.           can search for "Red Roses" and "RED ROSES" will be found as a
  1982.           match.  Set this way sequential searches will also find "red
  1983.           roses" and "Red roses" as matches.
  1984.  
  1985.  
  1986.           Search Menu - Save Changes <F5>
  1987.  
  1988.           Anytime information is displayed on the screen you may make
  1989.           changes.  If you conduct a search and find a matching entry you
  1990.           can modify that entry.  After you have typed the changes you want
  1991.           to make push ALT-S and then select "Save Changes" to save the
  1992.           modifications.  You can also push F5 without using the drop-down
  1993.           menus.
  1994.  
  1995.  
  1996.  
  1997.  
  1998.  
  1999.  
  2000.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 33
  2001.  
  2002.  
  2003.           Search Menu - Search Again <F2>
  2004.  
  2005.           If you are displaying the results of a search on the monitor, the
  2006.           software will display matching entries one at a time.  To find
  2007.           and display the next matching entry select the "Search Again"
  2008.           option on the Search Menu.  Please note that when the Search Menu
  2009.           drops down the "List Entries" option will be highlighted.  You
  2010.           can move the scroll bar directly to the "Search Again" option by
  2011.           pushing the up () cursor key.  You can also push F2 without
  2012.           going through the Search Menu.
  2013.  
  2014.  
  2015.           Screen Print Feature
  2016.  
  2017.           Anytime an entry is displayed on the screen as a result of a
  2018.           search (or when it is called up using the editor) a copy of the
  2019.           entry can be printed by holding down the CTRL key and pushing P. 
  2020.           The entry will be printed using the current report format.  If a
  2021.           report format has not been set-up, then nothing will print.
  2022.  
  2023.  
  2024.           Finding The Total Value Of All Of Your Plants
  2025.  
  2026.           You can quickly get a total value for your plants by holding
  2027.           down the CTRL key and pushing ENTER.  The software will search
  2028.           your entire catalog and provide a total value, based on the
  2029.           line(s) you have set to be totalled.  The amount of time this
  2030.           takes will depend on the number of entries.  If you need to
  2031.           interrupt the totaling process, push ESC.
  2032.  
  2033.  
  2034.           THE UTILITIES MENU 
  2035.  
  2036.           The Utilities Menu provides a variety of functions for copying
  2037.           entries, indexing and setting up your catalogs.  Press ALT-U to
  2038.           drop-down the Utilities Menu.  
  2039.  
  2040.  
  2041.           Utilities - Copy Entries
  2042.  
  2043.           The "Copy Entries" feature is used to copy the entries in one
  2044.           file to a new file.  This feature allows you to copy your
  2045.           database to a new file that uses a different format.  You'll be
  2046.           able to rearrange the information sending it to different lines
  2047.           in the new file, if you wish.
  2048.  
  2049.  
  2050.  
  2051.  
  2052.  
  2053.  
  2054.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 34
  2055.  
  2056.  
  2057.           One circumstance in which you would use this feature would be if
  2058.           you should find that a database format you've designed is not
  2059.           adequate for what you need to do.  Since you can not modify an
  2060.           existing format you will need to set-up a new file with a format
  2061.           that is suitable.  You would then use the "Copy Entries" feature
  2062.           to copy your existing entries from the old filename to the new
  2063.           filename and format.
  2064.  
  2065.           To use the "Copy Entries" feature use the scroll bar to highlight
  2066.           "Copy Entries" on the Utilities Menu and push the ENTER key. 
  2067.           This will bring up a series of screens that let you select the
  2068.           file to copy from, the file to copy to and what information will
  2069.           be stored on which line in the new file.
  2070.  
  2071.           Figure 14 shows the screen used to select the file you wish to
  2072.           copy from.  The box in the middle of the screen shows the names
  2073.           of the database files in the current directory.  Use the cursor
  2074.           keys to highlight the filename you wish to copy and then push
  2075.           ENTER.  
  2076.  
  2077.           If you want to copy a file that is in a different directory push
  2078.           the ESC key and enter the drive and path that designate where the
  2079.           file is located.  When entering the drive and path you must use
  2080.           standard DOS notation.  The drive letter must be followed by a
  2081.           colon and each directory or subdirectory name proceeded by a
  2082.           backslash.  If the drive and path you enter does not contain a
  2083.           data file, an error message will appear in the box.  If data
  2084.           files do exist they will be listed in the box and you can then
  2085.           highlight the one you wish to copy and select it by pushing
  2086.           ENTER.
  2087.  
  2088.           NOTE: If you do not keep your programs in separate directories
  2089.           the listing of file-names in the box may contain the names of
  2090.           data files used by other programs.  Normally you should keep all
  2091.           files used by the this software in the same directory.  That
  2092.           helps keep your hard disk organized and makes it easier for you
  2093.           to identify what files go with which program when you are when
  2094.           you're cleaning up and organizing your hard disk.
  2095.  
  2096.           To exit at this point you need to push the ESC key twice.  First
  2097.           push the ESC key to get the prompt asking for a new drive and
  2098.           path.  Then press the ESC key again.
  2099.  
  2100.           Once you have selected a file to copy from a second, but similar
  2101.           screen will appear.  (Note, the copy from screen has a red
  2102.           "shadow" under the box while the copy to screen has a black
  2103.           "shadow").  The name of the file you are copying from will be
  2104.           shown at the top of the screen.  Select the file you wish to copy
  2105.           to by highlighting it and pushing the ENTER key.
  2106.  
  2107.  
  2108.  
  2109.  
  2110.  
  2111.  
  2112.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 35
  2113.  
  2114.  
  2115.           If you want to create a new file to copy to then push the ESC
  2116.           key.  You will be prompted to enter a new drive, path and
  2117.           filename.  When entering a new filename do not enter a filename
  2118.           extension.  You must enter a valid drive letter and directory
  2119.           path.  The software will not create a new directory if the path
  2120.           you've entered is not correct.  If you use a new filename the
  2121.           software will automatically create a file with a format that
  2122.           matches that of the file you are copying from.
  2123.  
  2124.           The next screen, shown in figure 15, allows you to select which
  2125.           information is copied to which field.  First let's go over the
  2126.           information provided on this screen.
  2127.  
  2128.           At the top left of the screen the drive, path and filename you
  2129.           are copying from will be shown.  The same information for the
  2130.           file you are copying to will be shown on the top right side of
  2131.           the screen.
  2132.  
  2133.           The format of the file you are copying from will be listed on the
  2134.           left side of the screen.  Each line is identified by a letter and
  2135.           the title of each line is shown.  The line titles of the file you
  2136.           are copying to are shown on the right side of the screen.  A set
  2137.           of dashed lines in the center of the screen are provided only to
  2138.           help you see how the two formats line-up.
  2139.  
  2140.           At the bottom of the screen the total number of entries currently
  2141.           in each file is shown.  When the copy process is started the data
  2142.           from the database shown on the left will be ** added to ** the
  2143.           data in the database file on the right.
  2144.  
  2145.           You can start copying entries from the file shown on the left to
  2146.           the one shown on the right by pushing F6.  However, there is more
  2147.           information shown on this screen.
  2148.  
  2149.           Figure 15 shows a situation in which we want to change how
  2150.           information in a catalog is arranged.  The format on the right
  2151.           puts the TYPE at the top of the format and adds a new
  2152.           line for a CONDITION.  In addition, the COMMON NAME line is not
  2153.           included in the new format.
  2154.  
  2155.           When the screen shown in figure 15 first appears it will be set
  2156.           to copy the information from each line on the left to the line
  2157.           directly opposite on the right.  If there is no line on the
  2158.           right, the space on the right will be highlighted and a left
  2159.           pointing arrow head will be displayed.  For example, in figure 15
  2160.           the format is set so the BOTANICAL NAME line will be copied to the a
  2161.           line that is shut off.  This means that this information will not
  2162.           be copied.
  2163.  
  2164.  
  2165.  
  2166.  
  2167.  
  2168.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 36
  2169.  
  2170.  
  2171.           A scroll bar is provided to move through the line descriptions on
  2172.           the left side of the screen.  This scroll bar is used to re-
  2173.           position lines until they are set in the proper order for copying
  2174.           information to the new filename.  For example, the BOTANICAL
  2175.           NAME line on the left is currently set to be copied to the TYPE
  2176.           line on the right.  To change this use the scroll bar to
  2177.           highlight the location you wish to move another line to and then
  2178.           push the letter associated with the line you wish to move.  The
  2179.           two lines will be swapped.  
  2180.  
  2181.                Shareware users note: this is difficult to describe without
  2182.                the illustrations.  To see how this works try highlighting
  2183.                various line lines and push the letters associated with
  2184.                other lines.  You'll see how the lines are moved around. 
  2185.                You can leave this screen without making any changes by
  2186.                pushing the ESC key.
  2187.  
  2188.           If you move a line so that its contents will be copied to a
  2189.           shorter line, that shorter line will be highlighted in red
  2190.           to indicate that some of the information on the original
  2191.           line may be cut off because it will not all fit on the
  2192.           shorter line.
  2193.  
  2194.           You should now see a screen that looks like the one shown in
  2195.           figure 18.  All of the lines have been positioned to be copied to
  2196.           the correct locations.  We can now push F6 to start the copy
  2197.           process.
  2198.  
  2199.           If there are any entries in the file shown on the right side of
  2200.           the screen, the new entries copied from the file on the left will
  2201.           be added to those already in the file on the right.  
  2202.  
  2203.           You can exit from the copy process by pushing the ESC key.
  2204.  
  2205.  
  2206.           Utility Menu - Import dBase File
  2207.  
  2208.           You can import the information contained in any dBase III file. 
  2209.           To do this select the "Import dBase File" option on the Utilities
  2210.           Menu.  You will then go through a series of screens that are
  2211.           exactly like those in the "Copy Entries" feature.  (Please read
  2212.           the previous section which discusses the "Copy Entries" feature).
  2213.  
  2214.  
  2215.  
  2216.  
  2217.  
  2218.  
  2219.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 37
  2220.  
  2221.  
  2222.           The first screen that appears is used to select the dBase file
  2223.           you wish to copy from.  Any dBase III files in the current
  2224.           directory will be listed in a box in the middle of the screen. 
  2225.           If the file you want to copy from is on another drive or in
  2226.           another directory, push the ESC key and enter the drive and path
  2227.           you want to use.  If there are dBase III files on the specified
  2228.           drive and path they will be listed in the box and you can select
  2229.           the one you want.
  2230.            
  2231.           Next the list of existing catalog files will be displayed.  You
  2232.           can copy the dBase file to an existing catalog or create a new
  2233.           catalog.  To create a new catalog push the ESC key and enter the
  2234.           drive, path and catalog name.  If you enter a new catalog name
  2235.           the software will automatically create a format that matches that
  2236.           of the dBase file you are copying from.
  2237.  
  2238.           Next you will see a screen that allows you to set which
  2239.           information gets copied to which line (figure 19).  This is the
  2240.           same screen as described in the section on Copy Entries and it
  2241.           works in exactly the same way.
  2242.  
  2243.  
  2244.           Utilities Menu - Reindex
  2245.  
  2246.           First, what is an index and why does this software need to use
  2247.           indexes?
  2248.  
  2249.           A computer based index is just like an index in a book.  When you
  2250.           need to find something in a book you look in the index.  The
  2251.           index lists information alphabetically and allows you to quickly
  2252.           find what you need.  A computer index works in the same way.  It
  2253.           is an alphabetical listing that allows the computer to quickly
  2254.           find the information you are searching for.
  2255.  
  2256.           Just as with a book a computer has two ways to find information. 
  2257.           If you are looking for specific information in a book you can
  2258.           start reading the book at page one and read until you find what
  2259.           you want.  As you can imagine this could take a lot of time,
  2260.           especially if the information you are looking for is at the end
  2261.           of the book.  Your other option is to look in the index and then
  2262.           go directly to the page that has the information you want.  This
  2263.           is exactly what a computer does.  A sequential search is similar
  2264.           to starting at the front of a book and reading every page until
  2265.           the required information is found.  To find information quickly
  2266.           the alphabetical search uses an index to look up the required
  2267.           information and then go directly to the entry that has that
  2268.           information.
  2269.  
  2270.  
  2271.  
  2272.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 38
  2273.  
  2274.  
  2275.           Indexes are also required to list information in alphabetical
  2276.           order.  The software uses the indexes, which are in alphabetical
  2277.           order, to generate alphabetical listings.
  2278.  
  2279.           The lines to be indexed are selected when the format is set up. 
  2280.           I'll discuss that in the section on "Set Up New Format".  The
  2281.           software will normally keep all indexes up to date - adding new
  2282.           entries as you type them.  However, there may be some
  2283.           circumstances in which you need to rebuild your indexes.  If the
  2284.           software does not properly detect an index that should be there,
  2285.           an error message (figure 20) will appear.  This message will tell
  2286.           you that the indexes need rebuilding.
  2287.  
  2288.           You can add additional lines to be indexed at any time.  For
  2289.           example, you may originally start a catalog list in which only
  2290.           the BOTANICAL NAMES is indexed.  If you later decide to index 
  2291.           by COMMON NAME, you would use the "ReIndex" feature to put the 
  2292.           existing entries into this new index.
  2293.  
  2294.           Indexes are in separate files that maintain a fragile
  2295.           relationship among many separate words and phrases.  If the files
  2296.           on your disk become fragmented or cross linked the indexes can be
  2297.           damaged.  Although indexes do not effect your catalog files, if
  2298.           when you conduct a search the results of the search do not seem
  2299.           to make sense, then try making new indexes by using the "ReIndex"
  2300.           feature.
  2301.  
  2302.           The "ReIndex" feature is completely automatic.  To reindex just
  2303.           use the scroll bar to highlight "ReIndex" on the Utilities Menu
  2304.           and then push ENTER.
  2305.  
  2306.  
  2307.           Utilities Menu - Sort [ Off ]
  2308.  
  2309.           This software has the capability to do multiple level sorting. 
  2310.           Sorting means to put entries into alphabetical order.  The
  2311.           alphabetization provided by the indexing puts entries in
  2312.           alphabetical/numerical order one line at a time.  Sorting can
  2313.           include up to 10 lines in determining alphabetical order.  For
  2314.           example, you could produce a listing in numerical order by ZIP
  2315.           CODE and for each zip code have people listed alphabetically by
  2316.           their last name.  This would be a two level sort.
  2317.  
  2318.           If your catalog has not been sorted the word "OFF" will be in the
  2319.           brackets after the word SORT.  If it is in a sorted condition,
  2320.           the word "ON" will be in the brackets.  Now let's see how to
  2321.           sort.
  2322.  
  2323.           Start by selecting the "Sort" option on the Utilities Menu.  The
  2324.           Sort Menu, shown in figure 21, will appear.  The line titles used
  2325.  
  2326.  
  2327.  
  2328.  
  2329.  
  2330.  
  2331.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 39
  2332.  
  2333.  
  2334.           by the current database will be listed along the left side of the
  2335.           screen.  There will be a series of F-key prompts along the bottom
  2336.           of the screen.
  2337.  
  2338.           To set the order in which you want the database to be sorted push
  2339.           the letter associated with the line to be sorted.  Do this in the
  2340.           order you wish the lines to be sorted.  For example, if you want
  2341.           your catalog to be sorted into TYPE order and then for each type
  2342.           code you want it to be in order by COMMON NAME, you would first
  2343.           select the TYPE line.  In figure 21 the TYPE line is line
  2344.           "A".  Push the letter A to select the TYPE line.
  2345.  
  2346.           Next select the COMMON NAME line by pushing the letter B.  As you
  2347.           push each letter a diagram will appear that shows the sorted
  2348.           order of the lines you have selected (figure 22).  Once the order
  2349.           displayed matches what you want push F6 to start the sorting. 
  2350.           From this point on the software will take care of everything
  2351.           automatically.
  2352.  
  2353.           Once the sorting is complete you can get a printed copy of your
  2354.           catalog, in the correct sorted order, by doing an
  2355.           alphabetical listing based on the type.
  2356.  
  2357.           NOTE:  You can include any line you wish in doing a sort. 
  2358.           However, to produce an alphabetical listing the line used as the
  2359.           basis of that listing must be indexed and must be marked by a
  2360.           "starburst" symbol.  For example, to list a catalog in order
  2361.           by type and for each type have each entry listed
  2362.           alphabetically by common name, the TYPE line must have a
  2363.           starburst symbol.  The COMMON NAME line does not need to have a
  2364.           starburst symbol unless you wish to get an alphabetical listing
  2365.           solely by common name.
  2366.  
  2367.           Getting back to setting up the sorted order of the lines, if you
  2368.           start selecting lines to sort and want to make a change, push F3. 
  2369.           The F3 key will clear any sorted order that exists and clear the
  2370.           diagram from the screen.
  2371.  
  2372.           The F8 key is used to clear a sort.  What does this mean?  
  2373.           Sorting rearranges the entries so they are in the specified
  2374.           sorted order.  Once sorted, for example, a sequential search will
  2375.           look through a mailing list based on the sorted order instead of
  2376.           the order the entries where originally typed.  The "F8 - Clear
  2377.           Sort" function instantly returns your database to its original
  2378.           unsorted order.  The indexes will still be in the sorted order,
  2379.           but sequential searches will no longer follow the sorted order. 
  2380.           If you also wish to return the indexes to an unsorted condition
  2381.           all you need to do is ReIndex.
  2382.  
  2383.  
  2384.  
  2385.  
  2386.  
  2387.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 40
  2388.  
  2389.  
  2390.           Indexes use space on your disk.  The more entries you have the
  2391.           more space an index will use.  If you have an index you no longer
  2392.           need you can delete that index by pushing F9.  You will be
  2393.           prompted to enter the letter that is next to the line for which
  2394.           you want to erase the index.  If you do not want to erase a index
  2395.           at this point, push ESC.  Otherwise push the appropriate letter.
  2396.  
  2397.           The circumstances in which you might want to erase an index would
  2398.           be if you find you had originally set up a line to be indexed,
  2399.           but you are not using that index.  You would first use the "Set
  2400.           Up New Format" feature to turn off that index, then go to the
  2401.           Sort screen to erase the index that was just turned off.
  2402.  
  2403.  
  2404.           Utility Menu - Reserve Space
  2405.  
  2406.           Next on the Utility Menu is the "Reserve Space" feature.  This
  2407.           feature will set aside space on a hard disk for future entries. 
  2408.           When the "Reserve Space" option is selected a window will open,
  2409.           display the number of entries currently in your catalog and
  2410.           prompt you for the amount of space you want to reserve.  Estimate
  2411.           the total number of entries you expect to have and enter a number
  2412.           that will reserve enough space to hold them.
  2413.  
  2414.           Reserving space does not set a limit on the number of entries you
  2415.           can have.  For example, if you reserve space for 100 entries, you
  2416.           can still make as many entries as you wish.  The software will
  2417.           fill the 100 reserved spaces and then continue on without any
  2418.           problems.  Also, you do not need to reserve space in order to use
  2419.           this software.
  2420.  
  2421.           The purpose of reserving space is two-fold.  First, if you expect
  2422.           to have a lot of entries in your catalog, and you are using other
  2423.           software on the same disk, the reserve space feature is used to
  2424.           set aside disk space for use by this software.  This will insure
  2425.           that the disk space you want to use for your catalog is not used
  2426.           up by files created by your other software.
  2427.  
  2428.           The reserve space feature is also used to help prevent the this
  2429.           software data file from becoming fragmented.  Fragmented files
  2430.           are a normal result of using a computer.  When a computer stores
  2431.           information on a disk it puts it into the next available sector
  2432.           on the disk.  The next available sector may not be physically
  2433.           located anywhere near the previous sectors the computer was
  2434.           using.  As you add to a data file it tends to be broken into
  2435.           small pieces that are scattered in various sectors all over the
  2436.           disk.
  2437.  
  2438.           The problem with fragmented files is that they slow down your
  2439.           computer because it takes more time for the heads in your disk 
  2440.  
  2441.  
  2442.  
  2443.  
  2444.  
  2445.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 41
  2446.  
  2447.  
  2448.           drive to move from piece to piece of a file that is scattered all
  2449.           over a disk.  With serious file fragmentation the computer can
  2450.           actually lose track of pieces of a file or start to get cross
  2451.           linked files.  As a result the computer can become "confused" and
  2452.           lock-up, you might start getting strange results for searches or
  2453.           be unable to access some entries.  (I've had this happen with
  2454.           WordPerfect and Lotus 123 files).
  2455.  
  2456.           Reserving space helps prevent your this software files from
  2457.           getting fragmented.  If you start with a disk that has just been
  2458.           de-fragmented and reserve enough space to accommodate the
  2459.           anticipated number of entries, the data file that is created will
  2460.           stay together in one piece regardless of any other activity that
  2461.           affects the disk.  Notice that I said you should start with a
  2462.           disk that was just de-fragmented.  How do you de-fragment a disk? 
  2463.           You will need a utility that has been designed to do that.  Take
  2464.           a look in Appendix B for a further discussion of fragmented files
  2465.           and descriptions of several utilities I recommend.
  2466.  
  2467.  
  2468.           Utilities Menu - Eliminate Deleted
  2469.  
  2470.           When an entry is deleted (using the Edit function) it is not
  2471.           erased.  It still exists.  What the software does is mark the
  2472.           entry as being deleted so it will not show up during searches or
  2473.           listings.  If you want to permanently remove an entry from your
  2474.           data files you need to use the "Eliminate Deleted" feature.
  2475.            
  2476.           When you select the "Eliminate Deleted" feature on the Utilities
  2477.           menu the software will go through your entire database and
  2478.           permanently remove all deleted entries.  The disk space used by
  2479.           the deleted entries will be recovered and made available for new
  2480.           entries.  This process is automatic and there is nothing you need
  2481.           to do.  
  2482.  
  2483.           Once started you can not interrupt this process.  If it should be
  2484.           interrupted your database might be left with an entry duplicated
  2485.           (entered twice).  There is no risk of losing data however, so if
  2486.           this process is interrupted by a power failure for example, all
  2487.           of your entries will still be there.
  2488.  
  2489.           Eliminating deleted entries will change the entry numbers for
  2490.           many of the entries in your database.  You should reindex after
  2491.           using this feature.
  2492.  
  2493.           If you want to eliminate deleted entries without having the entry
  2494.           numbers change you can use the editor to individually type a new
  2495.           entry that replaces the old, deleted entry.
  2496.  
  2497.  
  2498.  
  2499.  
  2500.  
  2501.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 42
  2502.  
  2503.  
  2504.  
  2505.           Utilities Menu - Set Up New Format
  2506.  
  2507.           This feature is used to both set up new catalog formats and to
  2508.           modify an existing format.  The "Set Up New Format" feature is
  2509.           also used to select lines to be indexed and totaled.
  2510.  
  2511.           Push ALT-U to drop-down the Utility menu and use the scroll bar
  2512.           to highlight the "Set Up New Format" option.  Then push ENTER to
  2513.           select it.  Figure 23 shows the set up screen as it appears for a
  2514.           file that has not been set up previously.  If you are modifying
  2515.           an existing format that format would be displayed on this screen.
  2516.  
  2517.           Let's start by looking at the F-key prompts at the bottom of the
  2518.           screen.
  2519.  
  2520.           At the lower left of the screen is a prompt that says, "F2 - [
  2521.           TITLES ]".  This prompt indicates the current mode the software
  2522.           is set for.  There are four possible modes.  These are:
  2523.  
  2524.           TITLES - allows you to enter or change line titles.
  2525.  
  2526.           LENGTHS - sets the lengths of lines.
  2527.  
  2528.           INDEXING - this mode used to mark the lines that are to be
  2529.           indexed.  You may index up to 11 lines, however we suggest that
  2530.           no more than five or six lines be indexed.  Keep in mind that
  2531.           indexes use disk space and the more lines you index, the more
  2532.           space each entry will use on the disk.
  2533.  
  2534.           VALUE - used to mark the lines you want to have totalled.  For
  2535.           example, if you are using a line to keep track of the value of
  2536.           items, you can mark that line so all the values are totalled. 
  2537.           Each time you conduct a search or listing the total value of all
  2538.           items listed will be displayed (or printed on the report).
  2539.  
  2540.  
  2541.           Setting Line Titles
  2542.  
  2543.           To start setting up a new format set the F2 toggle to TITLES. 
  2544.           There is a scroll bar that can be moved up and down along the
  2545.           left side of the screen.  For a new format the default titles
  2546.           will be displayed.  Please note that you can change 16 of the 21
  2547.           line titles.  The five line titles highlighted in green may not
  2548.           be changed.
  2549.  
  2550.           Move the scroll bar to a line you want to use and type the title
  2551.           for that line.  You may enter up to 14 characters including
  2552.           letters, numbers, spaces and punctuation.  If you make a mistake
  2553.           in typing a title, just highlight it with the scroll bar again
  2554.           and type the corrected title.
  2555.  
  2556.  
  2557.  
  2558.  
  2559.  
  2560.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 43
  2561.  
  2562.  
  2563.           Titles do not have to be on consecutive lines.  You can skip
  2564.           lines in order to create groups of lines.  You can also have
  2565.           untitled lines.  The LINE TGL determines whether that line will
  2566.           be a part of your catalog format.  If you set a line to be on,
  2567.           that line will be part of the format regardless of whether it has
  2568.           a title.
  2569.  
  2570.  
  2571.           Line Lengths
  2572.  
  2573.           Once you have put a title on each line you intend to use push F2
  2574.           to switch to the LENGTHS mode.  The software will
  2575.           now allow you to set the lengths of each line.  A line can
  2576.           be anywhere from 2 to 64 characters long.  You can also set the
  2577.           length of a line to zero to eliminate that line from the
  2578.           catalog format.
  2579.  
  2580.           Go through all of the lines using the scroll bar to highlight
  2581.           each line title and set the length of the line.  A number
  2582.           showing the length will be displayed as a part of the line.
  2583.  
  2584.  
  2585.  
  2586.           Setting Lines To Be Indexed
  2587.  
  2588.           Push F2 again to switch to the Indexing mode.  To mark a line to
  2589.           be indexed move the scroll bar to that line and push the ENTER
  2590.           key.  A "starburst" symbol will appear next to that line to
  2591.           indicate it will be indexed.  To remove a line from being indexed
  2592.           move the scroll bar to that line and push the ENTER key.  The
  2593.           "starburst" symbol will disappear.
  2594.  
  2595.           You may index as many lines as you wish, however I recommend you
  2596.           only index important lines.  Each index uses additional space on 
  2597.  
  2598.  
  2599.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 44
  2600.  
  2601.  
  2602.           your disk.  If you create a lot of indexes that you don't use,
  2603.           then you've wasted a lot of disk space.
  2604.  
  2605.           
  2606.           
  2607.           Totalling Values
  2608.  
  2609.           Once you've selected all of the lines to be indexed push F2 again
  2610.           to put the software into the Value mode.  You can now move the
  2611.           scroll bar to any line and push the ENTER key to mark it as a
  2612.           line to be totaled.  This will result in numerical values that
  2613.           are on the marked line being totaled during searches and
  2614.           listings.  When entering information the value must be the only
  2615.           information on the line.  If letters are included on the line
  2616.           being totaled they may cause the total to be incorrect.
  2617.  
  2618.           When you push F2 again the software will return to the Titles
  2619.           mode.  You can then modify any of the titles or use the F2 toggle
  2620.           to change the mode and modify anything you've set up on this
  2621.           screen.  When everything is set as you want it push F5 to save
  2622.           the format.  This will return you to the Main Screen.
  2623.  
  2624.           You can modify a format anytime before you save the first entry. 
  2625.           Just select the "Set Up New Format" option on the Utilities menu
  2626.           and make any required modifications.  Once the first entry has
  2627.           been saved you only can change the line titles and the lines
  2628.           marked to be indexed or totaled.  You can not change the line
  2629.           lengths.
  2630.  
  2631.           Take a look at figure 24.  At the bottom of the screen is a
  2632.           status line that says "EST:   5,025 ENTRIES/MB".  This is telling
  2633.           you that based on the current format you can store approximately
  2634.           5,025 entries per megabyte of space.  As you change the lengths
  2635.           of lines and the number of lines indexed this number will change. 
  2636.           It can be used to give you a good idea of the amount of space
  2637.           your format uses.
  2638.  
  2639.  
  2640.           Copying A Catalog Format
  2641.  
  2642.           If you are creating a new catalog format that is similar to that
  2643.           of an existing catalog, you may find it easier to start by
  2644.           copying that existing format.  To copy an existing catalog format
  2645.           start at the Main Screen and set the software so it is using the
  2646.           catalog name you want to copy.  The catalog name you want to copy
  2647.           should be displayed in the center of the second line down from
  2648.           the top of the screen.
  2649.  
  2650.           Next select the Set Up Catalog Format option on the Utilities
  2651.           Menu.  With the format set up screen displayed push F3 and then
  2652.           enter the name you want to use for the new format.  The set up
  2653.           screen will change to the new name while retaining the old
  2654.           format.  You may now modify the format or push F5 to save it.
  2655.  
  2656.  
  2657.  
  2658.  
  2659.  
  2660.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 45
  2661.  
  2662.  
  2663.           Database Design
  2664.  
  2665.           Before we go on to the next item on the Utilities menu I'd like
  2666.           to talk a little bit about database design.  When designing a
  2667.           database format there is the temptation use the longest lines
  2668.           available.  However, this can waste a lot of disk space.  In many
  2669.           cases you can select a line that has a shorter length and will
  2670.           handle 98% of everything you'll need to enter.  Getting that last
  2671.           2% is what will use a lot of disk space.  Consider using
  2672.           abbreviations to shorten information that exceeds the length of a
  2673.           line.
  2674.  
  2675.           Another suggestion is that you should always include a line for
  2676.           miscellaneous information.  Unless you're copying information
  2677.           from an established file (such as a card catalog or existing
  2678.           list) it is difficult to predict everything you might want to
  2679.           enter in the future.  Having a miscellaneous line, even using one
  2680.           of the short lines, gives you the flexibility of having space to
  2681.           enter information you did not anticipate.
  2682.  
  2683.  
  2684.           Utilities Menu - Set Up Macro
  2685.  
  2686.           A macro is a way to enter complete lines of information with just
  2687.           a single ALT key combination.  Using a macro ALT-key combination
  2688.           you can enter any pre-set information at the cursor location. 
  2689.           First lets look at how to set up the information in the macros. 
  2690.           Select the "Set Up Macro" option on the Utilities Menu.  This
  2691.           will display a window in the middle of the screen as shown in
  2692.           figure 25.
  2693.  
  2694.           You can have up to 30 macros.  The ALT-key combination that
  2695.           activates each macro is shown along the left side of the window. 
  2696.           To set up a macro just type the information you want to be able
  2697.           to automatically enter in your database next to one the ALT-key
  2698.           designations.  After typing each macro line push ENTER.  When you
  2699.           are done entering macros push the ESC key.
  2700.  
  2701.           Macros can be changed at any time by returning to the screen
  2702.           shown in figure 25 and making whatever changes you need.  When
  2703.           you're done push the ESC key to return to the Main Screen.
  2704.  
  2705.           I recommend leaving one of the macro lines blank, possibly the
  2706.           ALT-B line.  This gives you a way to erase (blank) a line or part
  2707.           of a line when entering or editing an entry.  For example, if you
  2708.           leave ALT-B blank you can place the cursor on the NAME line in a
  2709.           mailing list, push ALT-B and that line will be blanked.  You 
  2710.  
  2711.  
  2712.           
  2713.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 46
  2714.  
  2715.  
  2716.           could also blank part of a line by putting the cursor anywhere on
  2717.           the line and pushing ALT-B.  Everything from the cursor and to
  2718.           the right of the cursor will be erased.
  2719.  
  2720.  
  2721.  
  2722.           Utility Menu - Set Security Code
  2723.  
  2724.           This software provides a three level security system.
  2725.  
  2726.           Level 1 - provides access only to people who know the three digit
  2727.           access code.
  2728.  
  2729.           Level 2 - provides full access to anyone who knows the correct
  2730.           security code and read-only access to everyone else.  With read-
  2731.           only access you can look up and read any of the entries, but you
  2732.           can not modify entries.  With read-only access some selections on
  2733.           the drop-down menus, that would have allowed changes to be made,
  2734.           no longer appear on the menu.  Figure 26 shows what the edit menu
  2735.           looks like when the software is set for read-only access.
  2736.  
  2737.           Level 2 security might be used in a library where only the
  2738.           librarian has access to change entries while patrons of the
  2739.           library have read-only access for looking up books and magazines.
  2740.  
  2741.           Level 3 - allows full access to anyone.
  2742.  
  2743.           To set a security code select the "Set Security Code" option on
  2744.           the Utilities menu.  You will then be prompted to enter a three
  2745.           digit security code.  If you enter a number between 001 and 250
  2746.           the software will run at level one security.  You will need to
  2747.           enter the correct security code number before getting access to
  2748.           the software.
  2749.  
  2750.           Entering a number from 251 to 500 provides level 2 security.  If
  2751.           you enter the correct code you have full access.  Entering any
  2752.           other number provides read-only access.
  2753.  
  2754.           Setting the security code to any number greater than 500 allows
  2755.           full, level 3, access to anyone.
  2756.  
  2757.           If you've set a security code that is 500 or lower, when the
  2758.           software first boots a screen with just a plus (+) symbol will
  2759.           appear.  The cursor will be next to the plus symbol.  Type your
  2760.           security code at this point and push ENTER.
  2761.  
  2762.           The security code is stored in the HOMECRAF.SET file.  If this
  2763.           file should be erased, you will not be able to use the software. 
  2764.           You will need to either replace the HOMECRAF.SET file using a
  2765.           backup copy or from your original disk, or use the RESET.EXE
  2766.           utility.
  2767.  
  2768.  
  2769.  
  2770.  
  2771.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 47
  2772.  
  2773.  
  2774.           Another problem you might run into is forgetting your security
  2775.           code.  Should this happen you can still get into the software
  2776.           once you have the registered version.  On the registered disk
  2777.           you'll get from us we have provided a file called RESET.EXE. 
  2778.           This utility serves as a "skeleton" key that will reset the
  2779.           security code to allow full access.  To use RESET copy it to the
  2780.           same disk and directory that has the this software program.  Run
  2781.           RESET and the security code will automatically be reset.  This
  2782.           utility also resets all of the other settings to their defaults. 
  2783.           Thus the software will be returned to monochrome operation and
  2784.           the default filename of CATALOG. 
  2785.  
  2786.           If you are using the security feature be sure to put any disks
  2787.           containing RESET.EXE away in a safe place.
  2788.  
  2789.           The RESET.EXE utility is not provided on the shareware disk in
  2790.           order to prevent people whom you do not want to have access to
  2791.           your files from getting a copy of the RESET.EXE file.  So please
  2792.           be careful if you are using the security feature in the shareware
  2793.           version of this software.
  2794.  
  2795.  
  2796.  
  2797.           Utilities Menu - Set Screen Colors
  2798.  
  2799.           This software will initially start running in the black & white
  2800.           mode.  To switch it to color select "Set Screen Colors" on the
  2801.           Utilities menu.  Five possible color settings will be displayed. 
  2802.           Push a number, from 0 to 4, that indicates the color combination
  2803.           you want to use.  (Generally #1 provides the best setting).
  2804.  
  2805.           You can go directly to the color selection screen by holding down
  2806.           the CTRL key and pushing the letter "A".
  2807.  
  2808.  
  2809.  
  2810.           Utilities Menu - Delete File
  2811.  
  2812.           If you are no longer using a file, it can be deleted using the
  2813.           "Delete File" option on the Utilities menu.  Select "Delete File"
  2814.           and a listing of filenames will be displayed.  Use the scroll bar
  2815.           to highlight the file you want to delete and push ENTER.  If
  2816.           there are entries in the file the software will tell you how many
  2817.           entries it has (see figure 27) and ask you to confirm that this
  2818.           is the correct file to delete.
  2819.  
  2820.  
  2821.            
  2822.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 48
  2823.  
  2824.  
  2825.           Utilities Menu - Select Catalog
  2826.  
  2827.           The last selection on the Utilities menu allows you to select a
  2828.           catalog or create a new catalog file.  You can have as many
  2829.           catalog files as you wish, limited only by the limitations of the
  2830.           version of DOS you are using.  When deciding on names for your
  2831.           catalogs you can not use numbers as a part of the catalog name. 
  2832.           Numbers are used to identify the index files.  Using a number in
  2833.           a catalog name might cause some confusion in the index files. 
  2834.           Also, catalog names can not be longer than eight characters.
  2835.  
  2836.           Although you can create as many catalogs as you wish I recommend
  2837.           using as few as possible.  Using multiple catalogs can become
  2838.           very confusing.  In many cases you can enter all of your
  2839.           information in one catalog and let the software sort it out. 
  2840.           This makes it a lot easier to find specific entries because you
  2841.           do not first have to figure out which file it is in.  For
  2842.           example, for some people it may make sense to have separate
  2843.           personal and business catalogs.  But, if your business serves
  2844.           several different industries do not make a separate catalogs for
  2845.           each industry.  Use one catalog and include a line that allows
  2846.           that list to be sorted by industry.
  2847.  
  2848.           To change catalog names select "Select Catalog Name" on the
  2849.           Utilities menu.  The existing catalogs will be shown in a box in
  2850.           the center of the screen.  You can use the cursor keys to
  2851.           highlight a catalog or push ESC to enter a new catalog name.  To
  2852.           use an existing catalog use the scroll bar to highlight it and
  2853.           then push ENTER.
  2854.  
  2855.  
  2856.  
  2857.           THE REPORT MENU
  2858.  
  2859.           The Report Menu allows you to select where a report will be sent
  2860.           (the printer, a disk file, the monitor, etc.).  This menu is also
  2861.           used to design reports, set the report lengths and enter some of
  2862.           the final report design options.
  2863.  
  2864.           The Report Menu is shown in figure 28.
  2865.  
  2866.  
  2867.           Report Menu - Report Types (Send To option)
  2868.  
  2869.           There are seven types of reports available.  These are:
  2870.  
  2871.           MONITOR: Displays the results of a search or listing one entry at
  2872.           a time on the monitor.  The complete entry is displayed on the
  2873.           screen.
  2874.  
  2875.  
  2876.  
  2877.  
  2878.  
  2879.  
  2880.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 49
  2881.  
  2882.  
  2883.           PRINTER - Continuous Paper: The results of a search or listing
  2884.           will be sent to your printer.  This type of report is designed
  2885.           for printers with continuous feed paper such as dot matrix and
  2886.           laser printers.
  2887.  
  2888.           To send a report to the printer you first need to have designed a
  2889.           report format (which I'll discuss in a moment).  The software
  2890.           comes with a standard format that will print everything in each
  2891.           entry.  You can design your own report formats to look any way
  2892.           you want.
  2893.  
  2894.           PRINTER - Single Sheet Feed: This is the same type of report as
  2895.           the "PRINTER-Continuous Paper" report except that it is designed
  2896.           for printers that only handle one sheet of paper at a time.  A
  2897.           daisy wheel printer would be an example of this type of printer.
  2898.  
  2899.           ASCII (document) File: You can save the results of a search or
  2900.           listing in a file on your disk.  It will be stored as an ASCII
  2901.           text file which means it can be imported into any word processor. 
  2902.           This allows you to include, for example, wanted lists in letters
  2903.           you send to other collectors.
  2904.  
  2905.           dBase File: Selecting this option will save the results of a
  2906.           search or listing in a dBase III file.  This file can be used by
  2907.           any software that can read dBase III files.
  2908.  
  2909.           QUICK VIEW: This option puts the first 100 matches that result
  2910.           from a search or listing into a list that appears on the screen. 
  2911.           You can then move a scroll bar through the list and pick
  2912.           individual entries to display.  (Note: this feature requires the
  2913.           additional video memory that is normally only available with
  2914.           color monitors).
  2915.  
  2916.           The Quick View listing will only show information that is
  2917.           included in the first three lines.  Based on this information you
  2918.           can then pick entries to look at in more detail.
  2919.  
  2920.           When the Quick View list is on the screen use the up/down cursor
  2921.           keys to move the scroll bar up and down.  The PgDn and PgUp keys
  2922.           change the display by a complete page.  The Home and End keys
  2923.           will take you directly to the beginning or end of the list. 
  2924.  
  2925.           To get more detail on any entry use the scroll bar to highlight
  2926.           that entry and then push the ENTER key.  You can return to the
  2927.           Quick View screen by pushing F2.
  2928.  
  2929.           With the Quick View screen displayed pushing the ESC key will
  2930.           exit from the Quick View function.
  2931.  
  2932.  
  2933.  
  2934.  
  2935.  
  2936.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 50
  2937.  
  2938.  
  2939.           LABELS: The labels settings produces the same type of report as
  2940.           the "PRINTER-Continuous" report except that line feeds are not
  2941.           included.  This setting should be used anytime you are printing
  2942.           continuous feed labels.
  2943.  
  2944.  
  2945.           Selecting Where You Want To Send Your Report (Send To)
  2946.  
  2947.           To select a report type use the scroll bar to highlight the "Send
  2948.           To" option on the Report Menu and push ENTER.  This will open a
  2949.           window in the middle of the screen (see figure 29).  All of the
  2950.           report types will be listed and there will be an "X" in the box
  2951.           next to Monitor.  This indicates that the results of a search or
  2952.           listing will be displayed on the monitor.  Push the TAB key to
  2953.           change the setting.  Each time you press the TAB key the "X" will
  2954.           move to the next box changing and changing the setting.  Press
  2955.           TAB until the software is set for the type of report you want to
  2956.           use and then press the ENTER key.
  2957.  
  2958.  
  2959.           Report Menu - Page Length
  2960.  
  2961.           The "Page Length" option allows you to set the number of lines
  2962.           that can be printed on a sheet of paper by your printer.  For
  2963.           example, most dot matrix printers will print 66 lines per 11 inch
  2964.           page while laser printers print 60 lines per page.  When you
  2965.           select this option a window will appear in the middle of the
  2966.           screen.  The current page length will be displayed.  You can then
  2967.           enter a new page length, which can be up to 999 lines.
  2968.  
  2969.  
  2970.           Report Menu - Dashed Line
  2971.  
  2972.           If you wish, you can have the software print a dashed line
  2973.           between each entry that is listed on a report.  In some cases
  2974.           this helps to separate entries making them easier to read.  The
  2975.           dashed line will also contain the entry number providing a means
  2976.           of determining which entry numbers are being printed.
  2977.  
  2978.           The "Dashed Line" selection on the Reports menu is a toggle. 
  2979.           Highlighting the "Dashed Line" option and pushing ENTER will
  2980.           change the setting between on and off.  The setting will be
  2981.           stored on the disk.  Once set it will not change until you
  2982.           use this toggle again.
  2983.  
  2984.  
  2985.           Report Menu - Column Headings
  2986.  
  2987.           You can have column headings printed at the top of the page.  The
  2988.           line titles you've set-up will be used as the column headings.  
  2989.  
  2990.  
  2991.                  
  2992.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 51
  2993.  
  2994.  
  2995.           With the "Column Headings" option toggled "On" they will be
  2996.           printed using the same format as you've set up for the printed
  2997.           report.
  2998.  
  2999.           This option is a toggle.  When you highlight the "Column
  3000.           Headings" menu selection and push ENTER the setting will be
  3001.           toggled between on and off.
  3002.  
  3003.           A typical use for column headings is with single line reports. 
  3004.           You can set up a report format that prints all of the information
  3005.           on a single line (up to 250 characters wide - set your printer to
  3006.           use condensed print to get more characters per line).  What
  3007.           you'll get using this type of format are columns of information
  3008.           with an identifying title at the top of each column.
  3009.  
  3010.  
  3011.           Report Menu - Set Up Report Format
  3012.  
  3013.           This software allows you to design your reports to look any way
  3014.           you want them to.  You can include just the lines of information
  3015.           you want and design reports that print small labels or full sized
  3016.           reports.  The "Set Up Report Format" option on the Reports menu
  3017.           brings up the screen used to design a report format.  You may
  3018.           design and use as many different report formats as you wish,
  3019.           giving each format its own name.
  3020.  
  3021.           Figure 30 shows the screen used for designing a report. This is
  3022.           what the screen looks like before starting to design a report. 
  3023.           Let's start by looking at the F-key prompts at the bottom of the
  3024.           screen.
  3025.  
  3026.           The first F-key prompt you'll need to use is "F6 - RPRT LENGTH" 
  3027.           The F6 key is used to set the length of the report.  Please note
  3028.           this is different from the page length that is set on the Report
  3029.           menu.  The report length is the number of lines used to print the
  3030.           information about one entry.  A report can have from one line up
  3031.           to 21 lines.
  3032.  
  3033.           There are two bars that graphically show the report length.  The
  3034.           top bar contains the screen title and cursor position indicator. 
  3035.           The lower bar is a solid line.
  3036.  
  3037.           Push F6 and a blank space will appear in the brackets next to the
  3038.           RPRT LENGTH prompt.  Enter the number of lines you want to use to
  3039.           print each entry.  The lower bar will then drop down to show the
  3040.           size of the report.  Figure 30 shows the lower bar set for the
  3041.           minimum report length, one line.  Entering 21 as a length will 
  3042.  
  3043.  
  3044.                  
  3045.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 52
  3046.  
  3047.  
  3048.           place the lower bar at the bottom of the screen.  We'll look at
  3049.           an example of a report set for six lines (figure 31).
  3050.  
  3051.           The F2 key is used to select the line you want to put on the
  3052.           report.  Each time you push F2 the line name in the brackets will
  3053.           change.  In addition to the title of the line the length of the
  3054.           line is also shown.  In figure 30 it is set for the LAST NAME
  3055.           line which is 15 characters long.
  3056.  
  3057.           The F3 key is used to place a line on the report.  Use the cursor
  3058.           keys to move the cursor to the location where you wish to place a
  3059.           line.  Notice that a counter in the upper right corner gives the
  3060.           row and column where the cursor is located.  When you push the F3
  3061.           key the line shown in the brackets next to the F2 prompt will be
  3062.           placed on the report at the cursor location.
  3063.  
  3064.           If you try to place a line in a location that would result in two
  3065.           lines overlapping, your computer will beep and the placement of
  3066.           the line will not be accepted.
  3067.  
  3068.           You can relocate a line you've already placed by pushing the F2
  3069.           key until the name of the line you want to replace is in the
  3070.           brackets next to the F2 prompt, positioning the cursor at the new
  3071.           location and then pushing F3.
  3072.  
  3073.           The screen can only show reports that are 80 characters wide,
  3074.           however you can set up and print reports that are up to 250
  3075.           characters wide.  As you place lines at locations that go beyond
  3076.           the 80 character width of your screen the display will scroll to
  3077.           the left in 40 character increments.  You can move the cursor
  3078.           forty characters to the left or right by holding down the CTRL
  3079.           key and pushing the left or right cursor keys.  (Watch the column
  3080.           numbers in the upper right corner).
  3081.  
  3082.           Figure 31 shows what the screen looks like after five lines have
  3083.           be placed.  The asterisks after each line name show the amount of
  3084.           space the line will use when printed.
  3085.  
  3086.           To make things fit better you can shorten the length of the lines
  3087.           to be printed.  For example, if you only wanted to include the
  3088.           first 15 characters of the company name push F2 until the COMPANY
  3089.           line title is shown in the brackets.  Then push F4.  The F4 key
  3090.           is used to change the length of any line.  When you push F4 the
  3091.           line length number within the F2 brackets will be replaced by a 
  3092.           blank space.   You can then enter a new line length.
  3093.  
  3094.           If you place a line on the report and then decide that you don't
  3095.           want to include it in the report, use the F2 key to put the line
  3096.           name in the brackets.  Then push F9.  The F9 key is used to
  3097.           delete a line from the report.
  3098.  
  3099.                          
  3100.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 53
  3101.  
  3102.  
  3103.           Once you have a report designed the way you want it to be push F5
  3104.           to save it.  You can save as many different report formats as
  3105.           you'd like, giving a different format name to each.  The F7 key
  3106.           allows you to select the format name of an existing report or
  3107.           assign a name to a new report format.  For example, in figure 33
  3108.           I have changed the format name to bring up the STANDARD report
  3109.           format for a mailing list.  (This format is supplied with the
  3110.           software).
  3111.  
  3112.           To return to the Main Screen push F10 (or the ESC key).
  3113.  
  3114.  
  3115.           Report Menu - Report Format
  3116.  
  3117.           You can also change report names using the "Report Format" option
  3118.           on the Report menu.  The current setting for the report format
  3119.           will be shown in brackets next to this menu item.  When you
  3120.           select this option a box will appear that shows all of the format
  3121.           names currently used.  You can select one by highlighting it with
  3122.           the scroll bar and pushing ENTER.  You may also push the ESC key
  3123.           to enter a new format name.
  3124.  
  3125.           Please note that if you have the software set to use a format
  3126.           name for which no format has been defined, your printed reports
  3127.           will be blank.
  3128.  
  3129.  
  3130.           Printing A Report
  3131.  
  3132.           Here are the steps you would follow to print a report:
  3133.  
  3134.           1) Design and save the report format you want to use.  This needs
  3135.           to be done only one time.  Once a report format has been saved it
  3136.           is available whenever you needed it.
  3137.  
  3138.           2a) If you are searching for something, enter the search criteria
  3139.           on the appropriate line(s).
  3140.  
  3141.           2b) If you wish to list your catalog in alphabetical order, move
  3142.           the cursor to the line you wish the alphabetical order to be
  3143.           based on.  This line must be marked with a starburst symbol.
  3144.  
  3145.           3) Push ALT-R for the Report Menu.  The highlight bar will be on
  3146.           the "Send To" option.  Push ENTER.  A window displaying report
  3147.           options will open in the middle of the screen.  Most people will
  3148.           want to use the CONTINUOUS PAPER setting, so push ENTER once to
  3149.           move the "X" to that setting.  If you want to pause after each
  3150.           page is printed, put the "X" next to SINGLE SHT. FEED.
  3151.  
  3152.  
  3153.  
  3154.  
  3155.  
  3156.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 54
  3157.  
  3158.  
  3159.           4) Push ESC to close the window and return to the Report Menu.
  3160.  
  3161.           5) Check the Dashed Line, Column Headings and Lock Top Line
  3162.           settings to be sure they are set the way you want them to be.
  3163.  
  3164.           6) Push the left cursor key until the Search Menu is displayed. 
  3165.           Highlight the search option you want to use and push ENTER.  A
  3166.           prompt will now appear, at the bottom of the screen, asking for a
  3167.           title for this report.  You can enter anything you like as a
  3168.           title as long as the number of characters in the title does not
  3169.           exceed 80 characters or the width of your report format,
  3170.           whichever is greater.  If you push ENTER at this point, without
  3171.           entering a title, the software will put a default title on your
  3172.           report.  If you do not want any title at all, push the space bar
  3173.           and then push ENTER.
  3174.  
  3175.           Your report will now start printing.
  3176.  
  3177.           I have taken you through printing a report in a step-by-step
  3178.           detailed manner.  Once you have become familiar with using this
  3179.           software you can skip some of these steps and use the short cut
  3180.           keys.  For example, if you've already printed one report you can
  3181.           print a second simply by entering your search criteria and
  3182.           pushing F6 (or F8).
  3183.  
  3184.  
  3185.           EXIT MENU
  3186.  
  3187.           You can drop-down the eXit menu by either pushing ALT-X or by
  3188.           pushing the ESC key.
  3189.  
  3190.           The eXit menu provides three options.  The first is "Exit
  3191.           Program" and selecting this returns you to the DOS prompt (or a
  3192.           DOS shell program, if you are using one).  You should always exit
  3193.           from this software before turning off your computer.  Turning off
  3194.           your computer while any program is still running can result in
  3195.           the partial loss of data should that data still be in your
  3196.           computer's internal buffers.
  3197.  
  3198.  
  3199.           Backing Up Your Catalog
  3200.  
  3201.           Entering the information about your collection takes a lot of
  3202.           time and it's not something most people want to do twice.  That's
  3203.           why maintaining current backup copies of all your catalog files
  3204.           is very important.  The second selection on the Exit Menu
  3205.           provides a limited, but effective way to backup your catalog
  3206.           files.
  3207.  
  3208.           Please note, this utility is not intended to be a complete hard
  3209.           disk backup system.  I strongly recommend that you purchase 
  3210.  
  3211.  
  3212.  
  3213.  
  3214.  
  3215.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 55
  3216.  
  3217.  
  3218.           software such as PC Tools, Fastback, or any of the many other
  3219.           backup utilities available.  We are only including this utility
  3220.           because a large number of users create catalogs having several
  3221.           thousand entries and then lose them when their computers
  3222.           encounter a hard disk problem.  This utility is only intended to
  3223.           provide something you can use while your catalog is small and
  3224.           until you can purchase a normal backup utility program.
  3225.  
  3226.           The backup utility will backup the current catalog in use.  The
  3227.           name of this catalog is displayed as a part of the Main Screen in
  3228.           the middle of the status line (second line down from the top). 
  3229.           Each catalog must be backed up separately.
  3230.  
  3231.           To use the backup utility select "Backup" on the Exit Menu.  Read
  3232.           the first screen that appears and then push ENTER.  When the next
  3233.           screen appears you can push "E" to exit, "B" to start a backup,
  3234.           or "R" to recover backup copies from a floppy disk.  On the next
  3235.           screen push the letter that identifies the disk drive containing
  3236.           the backup floppy disk.
  3237.  
  3238.           You should start your backup using a blank formatted disk and use
  3239.           a separate disk for each catalog.  I suggest keeping a set of
  3240.           three backup disks for each catalog.  Rotate through this set
  3241.           always using the oldest one for the current backup.  That way, if
  3242.           your current backup should turn out to be a backup copy of files
  3243.           that have already been damaged (it happens a lot), you can go
  3244.           back to an older copy and still recover most of your catalog. 
  3245.           Note: you do not need to erase or reformat backup floppies before
  3246.           using them a second, third, forth, etc. time for the same
  3247.           catalog.  If the backup floppy is always used for the same
  3248.           catalog, the backup process will erase the previous backup copy. 
  3249.           You only need to start with a blank floppy the first time that
  3250.           disk is used.
  3251.  
  3252.           You can recover a backup copy by following essentially the same
  3253.           sequence of steps.  Just push "R" for recover instead of "B" for
  3254.           backup on the appropriate screen.
  3255.  
  3256.           NOTE: When files are being recovered the utility will not allow a
  3257.           file with an older date to overwrite a more recent file.  If you
  3258.           have lost a catalog and in looking for it have created another
  3259.           catalog using the same name, the more recent catalog will have to
  3260.           be erased before the backup utility will copy the old files to
  3261.           your disk.  There is a selection of the Utilities Menu that is
  3262.           used to delete catalogs.
  3263.  
  3264.           The backup utility uses an archiving utility called LHA.  This
  3265.           utility was written by Yoshi and is copyrighted 1991 by Yoshi.  
  3266.  
  3267.  
  3268.  
  3269.  
  3270.  
  3271.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 56
  3272.  
  3273.  
  3274.           The documentation for this utility is included on the disk in a
  3275.           text file called LHA.DOC.
  3276.  
  3277.           The final option on the Exit Menu is "Shell To DOS."  The "Shell
  3278.           To DOS" option gets you to the DOS prompt without exiting the
  3279.           program.  this software remains in your computer's memory and you
  3280.           can return to where you left off by typing the word EXIT at the
  3281.           DOS prompt.
  3282.  
  3283.           You might use the "Shell To DOS" option, for example, to use the
  3284.           DOS directory (DIR) command to check for files on your disk or to
  3285.           format a floppy disk.
  3286.  
  3287.  
  3288.           HELP MENU
  3289.  
  3290.           this software includes a series of help screens that have key
  3291.           information about the main functions.  Push ALT-H to drop-down
  3292.           the Help Menu.  Then use the scroll bar to select the topic you
  3293.           want information on.
  3294.  
  3295.  
  3296.           RETURN
  3297.  
  3298.           The final selection only appears at the top of the screen when a
  3299.           drop-down menu is displayed.  The Return selection removes the
  3300.           drop-down menus from the screen and returns you to the Main
  3301.           Screen.  You can also return to the Main Screen by pushing the
  3302.           ESC key.
  3303.  
  3304.  
  3305.  
  3306.  
  3307.  
  3308.  
  3309.           ________________________________________ORGANIZE YOUR PLANTS - 57
  3310.  
  3311.  
  3312.  
  3313.  
  3314.           ORGANIZE! YOUR PLANTS, YARD & GARDEN
  3315.  
  3316.           ORGANIZE! YOUR PLANTS is designed to help you keep track of the
  3317.           plants you have, where they are located, their characteristics,
  3318.           the care they require, and how they are propagated.  It is ideal
  3319.           for maintaining an easy-to-update record of what you have in your
  3320.           yard, garden or greenhouse.
  3321.  
  3322.           The filename for default catalog is: PLANTS
  3323.  
  3324.           The following are descriptions of what each line was designed to
  3325.           catalog.  You are not limited to this information.  You can enter
  3326.           anything on any line and ORGANIZE! Your Plants will be able to
  3327.           conduct correct searches and sorts.  The number in parenthesis
  3328.           shows the number of spaces available on that line.
  3329.  
  3330.  
  3331.           TYPE (20) - Enter a word or short phrase that describes the
  3332.           general category this plant is in.  Typical types would be: tree,
  3333.           shrub, hedge, roses, bulb, water plant, fern, bonsai, herb, etc.
  3334.  
  3335.           COMMON NAME (20) - Use this line for the common name of the
  3336.           plant.  Some examples of common names for some well know annuals
  3337.           are: carnation, dusty miller and marigold.
  3338.  
  3339.           BOTANICAL NAME (30) - The botanical names for the three annuals
  3340.           listed above are: Dianthus caryophyllus, Senecio cineraria and
  3341.           Tagetes tenuifolia pumila.
  3342.  
  3343.           VARIETY (30) - This line is used for either the species name or
  3344.           variety name of the plant.
  3345.  
  3346.           DESCRIPTION (64) - Use this line for a short description of the
  3347.           plant's characteristics.  There are lines available for
  3348.           describing the size, flowers and color, so use this line for
  3349.           describing other characteristics of the plant.  Keep in mind that
  3350.           a full screen memo is available (push PgDn) for a detailed
  3351.           description, so just put keywords or a short description of the
  3352.           most important characteristics (you would most likely be
  3353.           searching for in the future) on this line.
  3354.  
  3355.           LOCATION (64) - Describe where this plant is located.  For
  3356.           landscaping be sure your description of the location is detailed
  3357.           enough so that you will know what it means in 5 or 6 years.  Do
  3358.  
  3359.  
  3360.  
  3361.  
  3362.  
  3363.           ________________________________________ORGANIZE YOUR PLANTS - 58
  3364.  
  3365.           not tie the location of a plant to a object that might be
  3366.           relocated in a few years.  Specify approximate distances (and
  3367.           directions, eg. north, south, south-east, etc.) from permanent
  3368.           objects such as the corner of a building or the boundary of your
  3369.           property.
  3370.  
  3371.           SIZE (20) - Enter the fully grown height and spread (when
  3372.           appropriate) of this plant.
  3373.  
  3374.           FLOWERS (40) - If this is a flowering plant put a short
  3375.           description of the flowers and the time of year when they appear. 
  3376.           If you want to have a detailed description of the flowers, use
  3377.           the full screen memo.
  3378.  
  3379.           COLOR (40) - Enter the color of the flowers.  If this plant is
  3380.           not a flowering plant, you can use this line for recording any
  3381.           other colors such as fall leave colors, bark color, etc.
  3382.  
  3383.           CARE (2 lines of 60 characters each) - Describe the care the
  3384.           plant requires.  The next two lines also cover care instructions
  3385.           for light and watering, but all other care instructions should go
  3386.           on these two lines.  Key information about such subjects as
  3387.           fertilizing, insect sprays, aerating, potting, temperatures, etc.
  3388.           should be entered here.
  3389.  
  3390.           LIGHT (20) - Use this line to describe the amount of light this
  3391.           plant should receive.
  3392.  
  3393.           WATERING (20 - Describe the frequency and amount of water this
  3394.           plant requires.
  3395.  
  3396.           GROWTH RECORD (30) - If you'd like to keep track of how well this
  3397.           plant is progressing, use this line to keep a growth record.  For
  3398.           example, for a tree you might record its height for the past five
  3399.           years.
  3400.  
  3401.           NOTE/RATING (40) - This line is provided for miscellaneous notes
  3402.           and for cataloging the rating assigned by a society (if
  3403.           applicable).  For example, the American Rhododendron Society
  3404.           assigns ratings that indicate the overall quality of each type of
  3405.           rhododendron.  It is a two part number such as 2/5.  The first
  3406.           number shows the quality of the flower (on a scale of one to
  3407.           five) and the second number refers to the rest of the plant (also
  3408.           on a scale of one to five).
  3409.  
  3410.           PROPAGATION (64) - Describe how this plant propagates and any
  3411.           care it requires to help it propagate.  For example, "divide
  3412.           bulbs when the become crowded."
  3413.  
  3414.  
  3415.  
  3416.  
  3417.  
  3418.  
  3419.  
  3420.  
  3421.  
  3422.  
  3423.           ________________________________________ORGANIZE YOUR PLANTS - 59
  3424.  
  3425.  
  3426.           PROBLEMS (64) - Describe any problems you have had with this
  3427.           plant and how the problem was successfully resolved.  If this
  3428.           plant has had serious problems, you may want to put the details
  3429.           on the memo screen.  A typical entry on this line might be:
  3430.           "aphids, spray with malathion every spring."
  3431.  
  3432.           WHEN PLANTED (20) - For trees and shrubs entering the year is
  3433.           appropriate.  For annuals and biennials I'd suggest entering the
  3434.           month you normally plant them.  For vegetables, enter the month
  3435.           you normally plant them.
  3436.  
  3437.           PLANTING (64) - A brief description of the planting instructions. 
  3438.           More detailed planting instructions can be entered on the memo
  3439.           screen or you can use this line to refer to a specific page in a
  3440.           book or notebook.
  3441.  
  3442.           PURCHASED (50) - From whom did you purchase these plants and in
  3443.           some cases it might be appropriate to enter the date they were
  3444.           purchased.
  3445.  
  3446.           COMMENT (64) - This line is used for miscellaneous information or
  3447.           comments.  As with any of the other lines you can change the
  3448.           title of this line and use it for anything you wish.
  3449.  
  3450.  
  3451.           Overall the design of the above categories has been very generic
  3452.           in nature in order to make this software appropriate for a wide
  3453.           variety of plants.  Everyone has different requirements and you
  3454.           may need to change the names of some of the lines to adapt this
  3455.           software to meet your specific needs.  At HomeCraft we are always
  3456.           working to make our software better and we hope to have a more
  3457.           flexible version, with user definable line lengths, available
  3458.           later in 1992.  So if this software does not do exactly what you
  3459.           need, please contact us for information about new releases.
  3460.  
  3461.  
  3462.  
  3463.  
  3464.  
  3465.  
  3466.           ____________________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - 60
  3467.  
  3468.  
  3469.  
  3470.  
  3471.  
  3472.  
  3473.  
  3474.                     Appendix A - Solving Problems
  3475.  
  3476.                     Appendix B - Filenames used by this software
  3477.  
  3478.  
  3479.  
  3480.  
  3481.  
  3482.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX A - 61
  3483.  
  3484.  
  3485.  
  3486.  
  3487.  
  3488.  
  3489.  
  3490.           APPENDIX A - PROBLEM SOLVING
  3491.  
  3492.           This section describes some of the errors and problems other
  3493.           users have encountered and recommends solutions.  In most cases
  3494.           the software will detect problems, diagnose them and put a
  3495.           message on the screen.
  3496.  
  3497.  
  3498.           Permission Denied - this is a DOS error message.  It means that
  3499.           you are using a disk that is write protected.  Remove the write
  3500.           protection and the problem will be solved.  This problem might
  3501.           also be caused by a directory that is full.  You can have a full
  3502.           directory even if there is space available on your disk. 
  3503.           Depending on the version of DOS you have there is a limit on the
  3504.           number of files you can have in a directory.  In most cases this
  3505.           limit is 128 files.  If you try to create more than 128 files you
  3506.           may get the "Permission Denied" error message.
  3507.  
  3508.  
  3509.           Unable To Change The Length Of A Line - If you want to change the
  3510.           length of a line in your catalog format, but the prompt for the
  3511.           line lengths does not appear on the Catalog Format Set Up screen,
  3512.           then the software is telling you that at least one entry has
  3513.           already been saved.  Once an entry has been saved the length of
  3514.           the lines can not be changed.
  3515.  
  3516.           This software uses what is called a fixed length random access
  3517.           data file.  This allows entries to be found very quickly, but it
  3518.           means that if you change the lengths of any of the lines the
  3519.           software will no longer be able to read the data file.  Thus, the
  3520.           software will not allow you to change the length of a line after
  3521.           an entry has been saved.
  3522.  
  3523.           If you need to change your catalog format after saving an entry
  3524.           you can do this by creating a new catalog format with the line
  3525.           lengths you want.  Then use the copy feature to copy the entries
  3526.           from your old format to the new format.  Once all of the entries
  3527.           have been copied (use the editor to see that they are correctly
  3528.           copied) the old catalog can be deleted.  There is a Utility Menu
  3529.           option that is used to delete catalogs.
  3530.  
  3531.  
  3532.                
  3533.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX A - 62
  3534.  
  3535.  
  3536.           The Software Won't Start - if when you type OYC the software does
  3537.           not start there are several possibilities:
  3538.  
  3539.           1. If you get a message that says "Bad Command or Filename" then
  3540.           your computer can not find the OYC.EXE file.  Be sure you are in
  3541.           the directory that contains the OYC.EXE file.  To do this type
  3542.           DIR *.EXE and check to see that OYC.EXE is listed in the
  3543.           directory.  If it is not listed you most likely will need to use
  3544.           the DOS CD command to change to the correct directory.
  3545.  
  3546.           2. If nothing happens or your computer locks up when you type
  3547.           OYC, you may have fragmented or cross linked files.  Please see
  3548.           the section which discusses fragmented files.
  3549.  
  3550.  
  3551.           All Data Files Have Disappeared - I've had many people call me
  3552.           with this problem.  Yesterday they were typing entry 4000 and
  3553.           today the software says they are on entry #1.  What happened? 
  3554.           Usually the cause of this problem is that the database filename
  3555.           has been changed.  All 4000 entries still exist, they are just
  3556.           stored using a different filename than the current filename.  In
  3557.           many cases the two filenames may be very similar such as PHOTO
  3558.           and PHOTOS.  Its easy to get them mixed up, so be sure you are
  3559.           using the right filename.
  3560.  
  3561.  
  3562.           The Software Can't Find A Database Filename You Know Exists - in
  3563.           addition to the filename you can also set a PATH.  This allows
  3564.           you to store data in other directories.  If you are looking for a
  3565.           database file that is stored in a different directory, you will
  3566.           need to specify the PATH to that directory as a part of the
  3567.           filename.
  3568.  
  3569.           I generally recommend you keep all of your database files in the
  3570.           same directory as the OYC.EXE file.  This makes it easier to keep
  3571.           track of what these files are used for and which program they go
  3572.           with.
  3573.  
  3574.  
  3575.           Fragmented Files - there is no error message that will tell you
  3576.           that your computer has fragmented files.  Fragmented files are a
  3577.           normal result of using a computer.  When a computer stores
  3578.           information on a disk it puts it into the next available sector
  3579.           on the disk.  The next available sector may not be physically
  3580.           located anywhere near the previous sectors the computer was
  3581.           using.  As you add to a data file it tends to be broken into
  3582.           small pieces that are scattered in various sectors all over the
  3583.           disk.
  3584.  
  3585.           The problem with fragmented files is that they slow down your
  3586.           computer because it takes more time for the heads in your disk 
  3587.                
  3588.  
  3589.  
  3590.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX B - 63
  3591.  
  3592.  
  3593.           drive to move from piece to piece of a file that is scattered all
  3594.           over a disk.  With serious file fragmentation the computer can
  3595.           actually lose track of pieces of a file or start to get cross
  3596.           linked files.  As a result the computer can become "confused" and
  3597.           lock-up, you might start getting strange results for searches or
  3598.           be unable to access some entries.
  3599.  
  3600.           If your computer was working fine yesterday and today seems to be
  3601.           giving you strange results and problems, the cause may be the
  3602.           result of fragmented files.  I've seen all kinds of problems the
  3603.           range from software locking up to files becoming inaccessible. 
  3604.           To solve and prevent this problem you'll need utility software
  3605.           such as PC Tools or the Norton Utilities.  Both of these programs
  3606.           provide file de-fragmentation.
  3607.  
  3608.           You should defragment your hard disk on a regular basis.  I've
  3609.           found my computer can get fragmented files after just one day of
  3610.           use (one day of use for me is probably a lot for someone else). 
  3611.           In most cases you should perform preventive maintenance by
  3612.           defragmenting your hard disk after every 50 to 100 hours of use.
  3613.  
  3614.  
  3615.           An Asterisks Appears When The Software Is Started - If when you
  3616.           boot this software you get a blank screen with just an asterisks,
  3617.           then the security feature is activated.  If you are unable to get
  3618.           past that screen, then you will need to use the RESET.EXE utility
  3619.           to regain access to this software.  RESET.EXE is provided on the
  3620.           original this software disk.  Because it serves as a generic key
  3621.           that will "open" the software, the install procedure leaves it on
  3622.           the original disk where other people can not use it.
  3623.  
  3624.           The RESET.EXE utility is only supplied with the registered
  3625.           version of this software. 
  3626.  
  3627.                                      
  3628.           _______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX B - 64
  3629.  
  3630.  
  3631.           
  3632.  
  3633.  
  3634.  
  3635.           APPENDIX B - FILE NAMES
  3636.  
  3637.           This software uses file naming standards such that each catalog
  3638.           will have a set of files with the same basic filename and various
  3639.           filename extensions.  A filename extension is the three letter
  3640.           "code" the follows the eight (or fewer) letter filename.  For
  3641.           example, in OYC.EXE the filename extension is EXE.  This
  3642.           indicates this is an executable program file that the software
  3643.           can run.
  3644.  
  3645.  
  3646.           When you first receive your this software disk the main program
  3647.           files are stored in a compressed format in an archive file called
  3648.           ORGANIZE.EXE.  The files which are archived in ORGANIZE.EXE are:
  3649.  
  3650.           OYC.EXE - the main program file.
  3651.  
  3652.           HOMECRAF.SET - contains the basic configuration settings such as
  3653.           the current database filename, the security code and the display
  3654.           color setting.
  3655.  
  3656.           BRUN30.EXE - a support file required for the software to run.
  3657.  
  3658.           HOMECRAF.HLP - contains help information and error messages used
  3659.           by the software.
  3660.  
  3661.           PLANT*.* - there are set of files containing PLANT in their
  3662.           filenames.  This is the sample catalog file.
  3663.  
  3664.           When used in a filename an asterisk is a wildcard.  Thus PLANT*.*
  3665.           identifies are filenames that start with "PLANT" and which can
  3666.           have any filename extension.  This would include PLANT.DAT,
  3667.           PLANT.SET and PLANTX01.NDX.
  3668.  
  3669.           The files in ORGANIZE.EXE are all that are required to use the
  3670.           software.  If you want to use the software without using the
  3671.           installation utility, all you need to do is de-archive these
  3672.           files and copy them to where-ever you want to use this software. 
  3673.  
  3674.  
  3675.  
  3676.  
  3677.  
  3678.  
  3679.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX B - 65
  3680.  
  3681.  
  3682.  
  3683.           INSTALL.EXE - the utility for installing this software.
  3684.  
  3685.           LHA.EXE, LHA.DOC and LHA.HLP - these three files make up the
  3686.           compression utility used by the catalog backup feature.  LHA.DOC
  3687.           contains the documentation for using LHA.EXE.  This utility may
  3688.           be used to compress and archive any files.  It is not limited to
  3689.           the files used by this software.
  3690.  
  3691.           Any other files on the disk are files created by this software or
  3692.           format files.  These files will all use the filename you select
  3693.           and add a filename extension that indicates the file's function. 
  3694.           For example, if the filename is CATALOG the following files will
  3695.           be used (or created if they do not already exist).
  3696.  
  3697.  
  3698.  
  3699.  
  3700.  
  3701.  
  3702.           _________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX C - 69
  3703.  
  3704.  
  3705.           *.FMT - any filename ending with "FMT" contains the
  3706.           specifications for a printed report format.
  3707.  
  3708.           CATALOG.DBF - the letters "DBF" are used by dBase to indicate a
  3709.           dBase data file.  Files with a "DBF" filename extension will be
  3710.           created if you export a file to a file in dBase format.  If you
  3711.           want to import a dBase file, that file must have a filename
  3712.           extension of DBF.
  3713.  
  3714.           CATALOG.MEM - the letters MEM indicate that this is the file
  3715.           containing the memos attached to entries in the data file of the
  3716.           same name.  If this file is erased the software will try to
  3717.           automatically recover it.  If you want to erase the memos, please
  3718.           use the Remove Memo option on the Reports Menu.  Using the Remove
  3719.           Memo feature will not erase the MEM file.  If you want to erase
  3720.           the MEM file, first Remove all of the memos then use the DOS DEL
  3721.           command to erase the file.
  3722.  
  3723.  
  3724.  
  3725.  
  3726.           I N D E X
  3727.  
  3728.           ASCII file, 15
  3729.           Alphabetical searches, 14, 28, 29
  3730.           Asterisks, 66
  3731.           Backing up, 5, 54 
  3732.           Browsing, 13, 25
  3733.           CONFIG.SYS file, 8 
  3734.           Catalogs, Changing Names, 16
  3735.           Catalogs, Setting Name, 16
  3736.           Catalog format, Copying,44
  3737.           Catalog Format, Indexing, 18
  3738.           Catalog Format, Line TGL, 43
  3739.           Catalog Format, Line Titles, 17, 42
  3740.           Catalog Format, Modifying, 17
  3741.           Catalog Format, Setting Up, 17
  3742.           Catalog Format, Totals, 18
  3743.           Catalog line lenghts, changing, 64
  3744.           Clearing the screen, 21
  3745.           Column headings, 50
  3746.           Continuous Paper, 15
  3747.           Copy previous entry, 23
  3748.           Copy last entry, 24
  3749.           Copy a single line, 24
  3750.           Copy entries, 33
  3751.           Cross referencing, 29
  3752.           DOS prompt, 70
  3753.           DOS, using, 70
  3754.           Dashed line, 50
  3755.           Data files, existing, 2 
  3756.           Database, definition, 2 
  3757.           dBase file, importing, 36
  3758.           Delete key, 21
  3759.           Deleted entries, finding, 31
  3760.           Deleted entries, eliminate, 41
  3761.           Directory, definition, 3 
  3762.           Directories, 70
  3763.           Editing Entries, 12
  3764.           Edit menu, 25
  3765.           Edit menu, select number, 25
  3766.           Edit menu, page backward, 25
  3767.           Edit menu, page forward, 25
  3768.           Edit menu, undelete entry, 26
  3769.           Edit menu, remove memo, 26
  3770.           Edit menu, save changes, 26
  3771.           Entry number, 20
  3772.           Erase screen, 24
  3773.           Exit menu, 54
  3774.           F1 key, 25
  3775.           F2 Key, 25, 33
  3776.           F3 key, 24
  3777.           F6 key, 29
  3778.           F7 key, 24
  3779.           Filenames, 67, 72
  3780.  
  3781.  
  3782.  
  3783.  
  3784.  
  3785.           Find deleted entries, 31
  3786.           Floppy disk, definition, 2 
  3787.           Fragmented files, 40, 54
  3788.           Global search, 31
  3789.           Hard disk, definition, 2 
  3790.           INSTALL.EXE, 6 
  3791.           Indexing, 18, 43
  3792.           Insert key, 21
  3793.           Installation, 6 
  3794.           Installation, floppy disk,7 
  3795.           Installation, hard disk, 6 
  3796.           LHA.EXE, 55
  3797.           Line Titles, 17
  3798.           Line TGL, 43
  3799.           List entries, 27
  3800.           Macros, 45
  3801.           Main Screen, 10, 20
  3802.           Make new entries, saving, 23
  3803.           mb, definition, 3 
  3804.           Memos, 22
  3805.           Memo, removing (erasing), 26
  3806.           Menus, Using the, 10
  3807.           New Entries, Making, 11
  3808.           New Entries, Saving, 12
  3809.           New catalog format, set up, 42
  3810.           OYC.EXE, 9 
  3811.           Other software, 61
  3812.           Page backward, 25
  3813.           Page forward, 25
  3814.           Page length, 50
  3815.           Permission denied error, 64
  3816.           PgDn key, 22
  3817.           Printed Reports, 15
  3818.           Quick View, 15
  3819.           RESET.EXE, 65
  3820.           Reindex, 37
  3821.           Report menu, 48
  3822.           Report menu, send to, 48
  3823.           Report menu, dashed line, 50
  3824.           Report menu, column headings, 50
  3825.           Report menu, page length, 50
  3826.           Report menu, set up format, 51
  3827.           Report format, set up, 51
  3828.           Reports, printing, 53
  3829.           Reserve space, 40
  3830.           Saving entries, 23
  3831.           Screen print feature, 33
  3832.           Screen colors, 47
  3833.           Searching, 13
  3834.           Search menu, 27
  3835.           Search menu, list entries, 27
  3836.           Search menu, alphabetically, 28
  3837.           Search menu, sequential, 28
  3838.           Search menu, global search, 31
  3839.  
  3840.  
  3841.  
  3842.  
  3843.  
  3844.           Search menu, set starting point, 31
  3845.           Search menu, case setting, 32
  3846.           Search menu, save changes, 32
  3847.           Search again, 33
  3848.           Security code, 46
  3849.           Sequential Searches, 14, 28
  3850.           Site licenses, 76
  3851.           Sorting, 38
  3852.           System requirements, 4 
  3853.           Technical support, 4 
  3854.           Total Values, 18, 33
  3855.           Undelete entry, 26
  3856.           Using this manual, 3 
  3857.           Utilities, 16
  3858.           Utilities menu, 33
  3859.           Utility menu, copy feature, 33
  3860.           Utilities menu, reindex, 37
  3861.           Utilities menu, sort, 38
  3862.           Utilities menu, reserve space, 40
  3863.  
  3864.  
  3865.  
  3866.  
  3867.  
  3868.  
  3869.