home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / personal / gsmate11.zip / INSTRUCT.EXE / INSTRUCT
Text File  |  1993-06-28  |  131KB  |  3,623 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.                                    G-SCOUTMATE v1.1
  21.  
  22.                                           by
  23.  
  24.  
  25.                                     Kevin Coleman
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.                      Copyrighted(c) by Kevin Coleman, 1992, 1993
  31.                                  All Rights Reserved
  32.  
  33.  
  34.                                   Table of Contents
  35.  
  36.  
  37.         General Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  38.  
  39.         Installation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   2
  40.  
  41.         Start Up  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   6
  42.  
  43.         Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   6
  44.              Add Scout  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   6
  45.              Add Adult/Leader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    16
  46.              Modify . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    17
  47.                   Global Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    18
  48.                   Erase Unawarded Badges Marks  . . . . . . . . . . . .    19
  49.              Delete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    19
  50.              Query Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    20
  51.              Print  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    21
  52.                   Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    23
  53.                   Permission Slips  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    24
  54.                   Envelope/Label Printing . . . . . . . . . . . . . . .    25
  55.                   Roster  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    26
  56.                   Phone/Address List  . . . . . . . . . . . . . . . . .    27
  57.                   Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    27
  58.                   Printing of Records . . . . . . . . . . . . . . . . .    28
  59.                   Select Pages Menu   . . . . . . . . . . . . . . . . .    28
  60.                   Printer Status Screen . . . . . . . . . . . . . . . .    29
  61.                   Select Names Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . .    30
  62.                   Change Printer Options  . . . . . . . . . . . . . . .    32
  63.              Mail Merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    33
  64.              Troop Inventory Module . . . . . . . . . . . . . . . . . .    36
  65.              Book Inventory Module  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    40
  66.              Financial Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    43
  67.              Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    45
  68.              Notes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    46
  69.              Utilities  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    48
  70.                   Choose Active Troop . . . . . . . . . . . . . . . . .    48
  71.                   Pack Records  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    49
  72.                   Undelete Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    49
  73.                   Export/Import Records . . . . . . . . . . . . . . . .    50
  74.                   Backup Files  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    51
  75.                   Defaults/Updates  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    52
  76.                   Delete Bridge Files . . . . . . . . . . . . . . . . .    54
  77.              Quit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    54
  78.  
  79.         Appendices
  80.  
  81.              Appendix A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    55
  82.              Appendix B . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    57
  83.              Appendix C . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    60
  84.  
  85.  
  86.                                  General Information
  87.         MEMORY REQUIREMENTS
  88.         In order  for all of the  features of G-Scoutmate to  work correctly,
  89.         your computer must have 640k with at least 590k free.   If you do not
  90.         have that much memory,  some of the features  of G-Scoutmate may  not
  91.         work  (i.e. notepad) or it may not work at all.  If you have expanded
  92.         memory available, G-Scoutmate will use it for the overlay file.
  93.  
  94.         G-Scoutmate  is in  no way  affiliated with  the  Girl Scouts  of the
  95.         United States of America.
  96.         _____________________________________________________________________
  97.  
  98.                                  LICENSING AGREEMENT
  99.  
  100.         SHAREWARE
  101.         G-Scoutmate Lite  was  created  so  that  G-Scoutmate could enter the
  102.         shareware market.  It has many of the features that the full  version
  103.         has so that you can get a feel for what the program is like.  Support
  104.         SHAREWARE.  Register this program today!
  105.  
  106.         LICENSING POLICY
  107.         You are granted a license to use this program for a period of  thirty
  108.         (30) days from the time it is installed on your machine.  After  that
  109.         period, you are required to send in the registration fee.  With  this
  110.         fee,  you shall  receive the full version.  The order  form is on the
  111.         disk this program came with under the name "order.frm".
  112.  
  113.         WARRANTY
  114.         I specifically disclaim all  other warranties, expressed or  implied,
  115.         including but  not limited to  implied warranties of  merchantability
  116.         and fitness for a particular purpose.  In no  event shall I be liable
  117.         for any loss of profit or any other damage including but not  limited
  118.         to special, incidental, consequential or other damages.
  119.  
  120.         This agreement  shall be construed,  interpreted and governed  by the
  121.         laws of the state of New York.
  122.  
  123.         This agreement  shall be construed,  interpreted and governed  by the
  124.         laws of the state of New York.
  125.  
  126.         Use of  this program indicates  that you  have accepted the  terms of
  127.         this agreement.
  128.         _____________________________________________________________________
  129.  
  130.         TECHNICAL SERVICE
  131.  
  132.         All correspondence should be mailed to: 
  133.                                  Kevin Coleman
  134.                                  P.O. Box 210574
  135.                                  Bushwick Finance Station
  136.                                  Brooklyn, N.Y. 11221-0010
  137.  
  138.         For phone support, call (718) 919-2082 24 hours a day/7 days a  week.
  139.         If an  answering machine  picks up, leave  a brief message  with your
  140.         name, number and registration number and someone will get back to you
  141.         as soon as possible.
  142.  
  143.         I  can also be reached via Prodigy    (ID #: HRTD86A) and Compuserve 
  144.         (ID #: 76270,1115).
  145.  
  146.  
  147.  
  148.                                         - 1 -
  149.  
  150.  
  151.                                      Installation
  152.  
  153.         In  order to  use G-Scoutmate,  you must  first run  the installation
  154.  
  155.         program.  The installation program will copy and make the appropriate
  156.  
  157.         files  on your  disk as  well as  making a  configuration file  which
  158.  
  159.         contains the necessary information  to run G-Scoutmate.   G-Scoutmate
  160.  
  161.         can be run  from both floppy and hard drives,  however running from a
  162.  
  163.         hard  drive  (if you  have  one)  is strongly  recommended.    To run
  164.  
  165.         installation, first  put your G-Scoutmate  disk in your  floppy drive
  166.  
  167.         and type INSTALL (make sure the active drive is the floppy drive).
  168.  
  169.         This  program will create your  configuration and all files necessary
  170.  
  171.         to run G-Scoutmate.
  172.  
  173.         Step 1: Choose the drive that you are installing from (the drive  the
  174.  
  175.         G-Scoutmate disk is  in).   G-Scoutmate will  automatically pick  the
  176.  
  177.         current default  path.   If the  G-Scoutmate disk is  in a  different
  178.  
  179.         drive, erase the current line and type in the correct drive and path.
  180.  
  181.         Step 2: You  will be asked  to input the  path where the  G-Scoutmate
  182.  
  183.         master  files should be  copied to.   This will be  the program path.
  184.  
  185.         This will be  where you will be  running G-Scoutmate from (never  use
  186.  
  187.         the original disk).   A default path  will already be shown.   If you
  188.  
  189.         wish to change it, put  the drive letter and the path  (ex. c:\gsmate
  190.  
  191.         or  e:\troop\scout\files).  Make  sure that you do  not leave out the
  192.  
  193.         drive letter and colon.   If you leave these out, the directories may
  194.  
  195.         be improperly created.  If these  directories do not exist, they will
  196.  
  197.         automatically be created.   Note that you  cannot install G-Scoutmate
  198.  
  199.         to  the same directory that the master files  are in.  Also note that
  200.  
  201.         if you are using a floppy disk(s), the disk(s) MUST be formatted.
  202.  
  203.         Step 3: You will be  asked if you wish G-Scoutmate to be installed on
  204.  
  205.         two separate floppy disks.  This is for floppy disk drive users only.
  206.  
  207.  
  208.                                         - 2 -
  209.  
  210.  
  211.         The default  is No.   Y  and N  (yes and  no, respectively) are  your
  212.  
  213.         choices for  this option.   This will put  the executable  file (only
  214.  
  215.         needed in the  beginning) on one disk, and  the rest of the  files on
  216.  
  217.         another.
  218.  
  219.         Step 4:  You will  be asked for  the printer port.   The  choices are
  220.  
  221.         LPT1:, LPT2:, COM1:,  COM2: and No  Printer.   If you do  not have  a
  222.  
  223.         printer then select No Printer otherwise select the appropriate port.
  224.  
  225.         If you select  No Printer, then you will  only be able to print  to a
  226.  
  227.         file.
  228.  
  229.         Step 5: The next question is how many lines per page your printer is.
  230.  
  231.         Enter a number from 1 to 99 lines.  The default is 54.
  232.  
  233.         Step 6: You will  now be asked whether you wish to  keep a history of
  234.  
  235.         the Troop Inventory Module.   The history will keep track of the item
  236.  
  237.         number,  who the item was  lent to, the date  lent, date due and date
  238.  
  239.         returned and also any comments which were put in.  The history can be
  240.  
  241.         viewed  from  the  Troop  Inventory  menu.    See  page  36 for  more
  242.  
  243.         information.  Y and N (yes and no, respectively) are your choices for
  244.  
  245.         this option.
  246.  
  247.         Step 7: You will  now be asked whether you wish to  keep a history of
  248.  
  249.         the Book Inventory Module.   The history will keep track of  the item
  250.  
  251.         number,  who the item was lent  to, the date lent,  date due and date
  252.  
  253.         returned and also any comments which were put in.  The history can be
  254.  
  255.         viewed  from  the  Book  Inventory  menu.    See  page  42  for  more
  256.  
  257.         information.  Y and N (yes and no, respectively) are your choices for
  258.  
  259.         this option.
  260.  
  261.         Step 8: Finally, you will  be asked to enter the number  of the first
  262.  
  263.         troop to be kept track of.
  264.  
  265.         That's it.  G-Scoutmate will now  be installed.  The necessary  files
  266.  
  267.  
  268.                                         - 3 -
  269.  
  270.  
  271.         will be created or copied from the main disk to your destination path
  272.  
  273.         (or floppy disk(s)).
  274.  
  275.         After this, a message confirming the success of the installation will
  276.  
  277.         be shown and  you will be returned to the DOS  prompt.  If there were
  278.  
  279.         any errors,  they  will be  shown.   Refer  to Appendix  A for  error
  280.  
  281.         messages/solutions.
  282.  
  283.         When the  installation is complete, you will  automatically be put in
  284.  
  285.         your G-Scoutmate directory.  Type in GS.  You will then be brought to
  286.  
  287.         the title screen.  Hit ENTER for the main menu.
  288.  
  289.         Changing   installation   information:     To   change   the  current
  290.  
  291.         installation  settings  or  copy  the program  files  to  a different
  292.  
  293.         directory, run  the installation  program again.    For program  disk
  294.  
  295.         path, erase the information  in that field and hit ENTER.  When asked
  296.  
  297.         for the destination where the G-Scoutmate files should be put, choose
  298.  
  299.         the directory that  the G-Scoutmate files are  currently residing in.
  300.  
  301.         For  the next  three items (Printer  Port, lines  per page  and Troop
  302.  
  303.         Inventory History), choose the appropriate selections (you can change
  304.  
  305.         them if you  desire (i.e. if your printer port  changed from COM1: to
  306.  
  307.         LPT1:,  choose  LPT1: when  asked  for the  printer  port selection).
  308.  
  309.         After your selections are complete, G-Scoutmate will  notify you that
  310.  
  311.         the configuration file exists and will bring up a menu.
  312.  
  313.         The menu options are as follows:
  314.  
  315.         [1] Move  files to a different  directory: this option allows  you to
  316.  
  317.         move  the G-Scoutmate files from the  current directory to a new one.
  318.  
  319.         If  you select this option, you will  be asked to enter the directory
  320.  
  321.         that files should be transferred to.  After selecting  the directory,
  322.  
  323.         all of the files will be copied from the old directory to the new one
  324.  
  325.         and the  configuration file will be updated  with the new information
  326.  
  327.  
  328.                                         - 4 -
  329.  
  330.  
  331.         (including the new directory).  After this is done, the new directory
  332.  
  333.         will  be verified for  any errors.   If  there are any  errors, check
  334.  
  335.         Appendix A.
  336.  
  337.         NOTES: The old directory will not be deleted.
  338.  
  339.         [2]  Update   configuration  file:  this   option  will  update   the
  340.  
  341.         configuration file with the new information you supplied.
  342.  
  343.         [3]  Abort  Installation: this  option  will  exit  the  installation
  344.  
  345.         without updating any files.
  346.  
  347.                                         Index
  348.  
  349.         The main data base is indexed for a reason.  The index is loaded into
  350.  
  351.         memory at  the start of  the program and  manipulated in memory,  and
  352.  
  353.         upon termination of  the program, the index is rewritten  to disk. If
  354.  
  355.         no index  is found at the time  the program is run a  new one will be
  356.  
  357.         created.  This will take  only a few moments (depending on  how large
  358.  
  359.         the database  is).  When a record is being searched for, the index is
  360.  
  361.         used.  This  results in much greater speed.   Also, the index  is the
  362.  
  363.         file that is sorted, not the actual record file.  The main reason the
  364.  
  365.         index is  used is to  lessen the chance of  the main data  file being
  366.  
  367.         corrupted.  The  more the main data file is used, the more the chance
  368.  
  369.         it  will  be  corrupted.   This  is  unlikely though  it  can happen.
  370.  
  371.         Imagine reading,  sorting, and re-writing  a large number  of records
  372.  
  373.         with large amounts  of information  many times  during each  session.
  374.  
  375.         This is asking for trouble.  The index contains the record number and
  376.  
  377.         name of  each record and is sorted  by the name.  Not  only is this a
  378.  
  379.         convenience because of faster  program performance, but also  because
  380.  
  381.         it  saves wear  and tear  on your  hard drive  from deleting  and re-
  382.  
  383.         writing large files (info.dat) many times and also helps prevent file
  384.  
  385.         corruption.
  386.  
  387.  
  388.                                         - 5 -
  389.  
  390.  
  391.                                        Overlays
  392.  
  393.         G-Scoutmate  uses overlays  in order to  require the  least amount of
  394.  
  395.         system memory  possible.   The  overlay file  keeps portions  of  the
  396.  
  397.         program on disk until that part of the program is needed, and then it
  398.  
  399.         is loaded into memory.   All of the printer routines (print  and mail
  400.  
  401.         merge),  view  record  and  modules  (troop  inventory,  finance  and
  402.  
  403.         calendar)  are  kept in  the overlay.   If  you have  enough EXPANDED
  404.  
  405.         memory (approximately 250K), then the entire overlay file (containing
  406.  
  407.         all of the overlays) will automatically be loaded into it and instead
  408.  
  409.         of  loading  an overlay  from  disk when  it  is needed,  it  will be
  410.  
  411.         retrieved  from   the  expanded  memory   which  results  in   faster
  412.  
  413.         performance.
  414.  
  415.                                        Start Up
  416.  
  417.         Anytime  you wish  to start  using G-Scoutmate,  first change  to the
  418.  
  419.         G-Scoutmate directory and type GS.  After a few seconds, you will  be
  420.  
  421.         taken to the  title screen.   The title screen contains  the software
  422.  
  423.         copyright information.  To advance to the main menu, hit any key.  If
  424.  
  425.         you are using  two floppy disks, switch to your  second disk and then
  426.  
  427.         hit a key.
  428.  
  429.                                       Main Menu
  430.  
  431.         The  main  menu  contains  the  various  things  you  can  do  within
  432.  
  433.         G-Scoutmate.   A menu item can be  chosen by pressing the letter next
  434.  
  435.         to the item or moving the cursor to the appropriate item using the Up
  436.  
  437.         and Down arrow keys and pressing the ENTER key.
  438.  
  439.                                     [A] Add Scout
  440.  
  441.         The Add  command allows  you to  enter the  information for  a scout.
  442.  
  443.         There are twenty-two  pages of information  for each scout  (and some
  444.  
  445.         pages  contain  more   than  one  section).     To  go   between  the
  446.  
  447.  
  448.                                         - 6 -
  449.  
  450.  
  451.         pages/sections, use the  [Page Up] and [Page Down] keys;  to save the
  452.  
  453.         record, press the [F10] key and to abort (not save) the record, press
  454.  
  455.         the [ESC]  key.  Each field is delimited by  brackets (< and >).  You
  456.  
  457.         can move between  fields using the  Up, Down, [Ctrl-Left]  and [Ctrl-
  458.  
  459.         Right] cursor keys and the [TAB] and [Shift TAB] keys.  You have full
  460.  
  461.         featured editing features.   When  entering/changing information  you
  462.  
  463.         can use the left  and right cursor keys, insert and delete keys, etc.
  464.  
  465.         to perform their  appropriate functions.  Also,  for certain sections
  466.  
  467.         (Bridging, Other Awards,  and all Badges  and Patches), you  can mark
  468.  
  469.         whether the  badge has  been  awarded yet  (and print  out  "grocery"
  470.  
  471.         lists).   This is useful  for knowing how many badges  to buy for the
  472.  
  473.         next awards  ceremony, etc.   To  do  this, move  the cursor  to  the
  474.  
  475.         appropriate  item and hit [ALT-G].  This  will put a NA (Not Awarded)
  476.  
  477.         mark next to the  badge to signify that  it hasn't been awarded  yet.
  478.  
  479.         To remove the NA, simply hit [ALT-G] again.
  480.  
  481.         You  can quickly jump to different pages  within a scout record.  Hit
  482.  
  483.         [ALT-P] and a list of pages will come up.  Hit the appropriate letter
  484.  
  485.         to jump to that page, or hit [ESC] to remain on the same page.
  486.  
  487.  
  488.  
  489.         The first page deals  with the scout's personal information.  On this
  490.  
  491.         first page,  there  are three  sections.   The first  section is  the
  492.  
  493.         scout's personal information.  This section  records GSUSA ID Number,
  494.  
  495.         Name, Address (2  lines), City, State,  Zip Code, Home  Phone Number,
  496.  
  497.         Work Phone Number, School, Grade,  Date of Birth, Alternate Emergency
  498.  
  499.         Contact and  phone number  and  Comments (three  lines available  for
  500.  
  501.         Comments).
  502.  
  503.         The second section is the scout's registration information.   You can
  504.  
  505.         enter in the dates that the scout joined each level.
  506.  
  507.  
  508.                                         - 7 -
  509.  
  510.  
  511.         The third  section is the scout's Medical  Information.  This section
  512.  
  513.         tracks Physician's name and phone number, shot information, allergies
  514.  
  515.         and medical comments.
  516.  
  517.         NOTES:  In the  upper left  hand corner,  the record  number will  be
  518.  
  519.         shown.
  520.  
  521.  
  522.  
  523.         The second  page records Parental/Guardian information (space for two
  524.  
  525.         parents or guardians).   The fields for  these two parts include  the
  526.  
  527.         Parent/Guardians' Name, Home Address, Phone Number, Work Phone Number
  528.  
  529.         and  Comments  (two  lines).     Note  that  when  you  are  on   the
  530.  
  531.         address/phone number fields  for either of  the parents, you  can hit
  532.  
  533.         [CTRL-C] to  copy the scout's  address information into  the parents'
  534.  
  535.         fields.
  536.  
  537.         NOTES: Whenever entering a date  (i.e. birth date or later  on, dates
  538.  
  539.         badges were earned, etc.) the format is MM/DD/YY (M for month, D  for
  540.  
  541.         day  and Y for year).  You do  not have to enter the slashes (i.e. if
  542.  
  543.         the birth date is September 5, 1972, you can enter 090572).  Entering
  544.  
  545.         a date in an  improper format will cause  an error message to  occur,
  546.  
  547.         the proper format of date entry  will be shown on the screen and  you
  548.  
  549.         will be asked to re-enter the date.
  550.  
  551.  
  552.  
  553.         The third page deals with advancement and consists of Positions held,
  554.  
  555.         Dates the  Bridges were  earned, and the  requirements completed  for
  556.  
  557.         each Bridge.
  558.  
  559.         Positions held is the  first part of this  page.  The positions  held
  560.  
  561.         allows  up to nine  positions to be  entered along with  the date the
  562.  
  563.         position was started and the date the position was terminated.  Enter
  564.  
  565.         the number of the Position  held or hit [F2] to list all  positions. 
  566.  
  567.  
  568.                                         - 8 -
  569.  
  570.  
  571.         Pressing [Page Down] will move the cursor to the Bridging subsection.
  572.  
  573.         When entering  a bridge, if  incomplete, put the date  the bridge was
  574.  
  575.         last updated (a new requirement  was earned) or if complete,  put the
  576.  
  577.         date the bridge was earned.  After that, you are asked to  put in a C
  578.  
  579.         or I for Complete or Incomplete.  The initial setting for each bridge
  580.  
  581.         is Incomplete.   If  the bridge is  incomplete, a window  will appear
  582.  
  583.         with the requirements of the patch.  Move the cursor with the up  and
  584.  
  585.         down cursor keys.   If the requirement is  complete, type Y when  the
  586.  
  587.         cursor is next  to the  completed requirement.   A Y  will appear  to
  588.  
  589.         signify  that  the requirement  was  completed.   If  the requirement
  590.  
  591.         wasn't  completed yet, a -  will be next to the  requirement.  If you
  592.  
  593.         want to change a requirement marked complete to not complete move the
  594.  
  595.         cursor to the requirement  and type N.  If the requirements go beyond
  596.  
  597.         one screen,  then a down cursor will appear  in the right line of the
  598.  
  599.         box.  Simply use the down cursor (and up cursor to go to the previous
  600.  
  601.         requirements - an up cursor will appear in the right line of  the box
  602.  
  603.         signifying there are previous requirements) to go through the list of
  604.  
  605.         requirements.  After selecting all of the completed requirements, hit
  606.  
  607.         [F10] to remove the window and save the updated bridge information or
  608.  
  609.         [ESC] to remove the window without updating the bridge information.
  610.  
  611.  
  612.  
  613.         The fourth page is the Try-Its page.   There is room for up to  forty
  614.  
  615.         try-its.   Each try-it entry  consists of  the number of  the try-it,
  616.  
  617.         requirements  for the  try-it and the  date earned/last  updated.  To
  618.  
  619.         enter  a try-it, you have to enter  the try-it's number.  The numbers
  620.  
  621.         are in Appendix B.   Also, by pressing [F2], the try-it  list will be
  622.  
  623.         shown (and  can be scanned using the Page  Up, Page Down, Up and Down
  624.  
  625.         Cursor keys, or hitting the  first letter of the try-it).  If  you do
  626.  
  627.  
  628.                                         - 9 -
  629.  
  630.  
  631.         not wish to choose a  try-it after selecting to look at the list, hit
  632.  
  633.         [ESC].   You  can  then mark  off  the  requirements that  the  scout
  634.  
  635.         completed for that badge.  Finally, you can then enter the date  that
  636.  
  637.         the badge was last updated (or earned).
  638.  
  639.         NOTES:   To traverse the proficiency badge  lists, [F5] and [F6] will
  640.  
  641.         move to the left and right fields respectively.  This is done because
  642.  
  643.         the left and  right cursor keys  are already used  to do the  editing
  644.  
  645.         when entering information.  The Up and Down Cursor keys will traverse
  646.  
  647.         the numbers on that page.  Also, when entering the date, you must end
  648.  
  649.         input  with either  [ESC]  or [ENTER].   If  you attempt  to  press a
  650.  
  651.         different key, a buzzer  will sound.  You may notice that  it takes a
  652.  
  653.         few  seconds for the page to appear.   This is because every time you
  654.  
  655.         go to  that  page,  G-Scoutmate  checks to  see  if  each  patch  was
  656.  
  657.         completed by checking the scout's data files.
  658.  
  659.  
  660.  
  661.         The fifth  through seventh pages consists of  the Proficiency badges.
  662.  
  663.         There is room  for up to one  hundred and twenty  proficiency badges.
  664.  
  665.         This is  in case  you add  any  proficiency badges  later on.    Each
  666.  
  667.         proficiency badge  entry consists  of the  number of the  proficiency
  668.  
  669.         badge, the  status  of the  proficiency badge,  requirements for  the
  670.  
  671.         badge and  the date  earned/last  updated.   To enter  a  proficiency
  672.  
  673.         badge, you  have to  enter the badge's  number.   The numbers are  in
  674.  
  675.         Appendix B.  Also, by pressing  [F2], the proficiency badge list will
  676.  
  677.         be shown (and  can be scanned  using the Page  Up, Page Down,  Up and
  678.  
  679.         Down  Cursor keys,  or hitting  the first  letter of  the proficiency
  680.  
  681.         badge).   If  you do  not wish  to choose  a proficiency  badge after
  682.  
  683.         selecting to look at  the list, then hit  [ESC].  After entering  the
  684.  
  685.         number  and pressing  ENTER, you  will be  asked for  the proficiency
  686.  
  687.  
  688.                                         - 10 -
  689.  
  690.  
  691.         badge status.  You can enter only  an I (for incomplete) or a C  (for
  692.  
  693.         Complete).   If you attempt to  enter another character, you will not
  694.  
  695.         be able  to advance to the next field.   After entering the status of
  696.  
  697.         the badge,  you can  then mark  off the  requirements that  the scout
  698.  
  699.         completed for that badge.  Finally, you can  then enter the date that
  700.  
  701.         the badge was last updated (or earned).
  702.  
  703.         NOTES:  To traverse  the proficiency badge lists, [F5] and  [F6] will
  704.  
  705.         move to the left and right fields respectively.  This is done because
  706.  
  707.         the left  and right cursor  keys are already  used to do  the editing
  708.  
  709.         when entering information.  The Up and Down Cursor keys will traverse
  710.  
  711.         the numbers on that page.  Also, when entering the date, you must end
  712.  
  713.         input with  either [ESC]  or [ENTER].    If you  attempt to  press  a
  714.  
  715.         different key, a  buzzer will sound.   Actual requirements  aren't in
  716.  
  717.         the program.  The program  knows how many requirements there  are for
  718.  
  719.         the badge and  will leave a space for  you to check off next  to each
  720.  
  721.         requirement number  (i.e. if there are 3  requirements, there will be
  722.  
  723.         three spaces  named Requirement #1,  Requirement #2, and  Requirement
  724.  
  725.         #3).
  726.  
  727.  
  728.  
  729.         The eight  and  ninth pages  contain  the Interest  Project  Patches.
  730.  
  731.         There is room for up  to seventy-five interest project patches to  be
  732.  
  733.         entered.  This is  in case you add any interest project patches later
  734.  
  735.         on.  Each interest project patch entry consists  of the number of the
  736.  
  737.         interest project  patch, the  status of  the interest  project patch,
  738.  
  739.         requirements  for the  patch and  the date  earned/last updated.   To
  740.  
  741.         enter a interest project patch, you have to enter the patch's number.
  742.  
  743.         The numbers are in Appendix B.  Also, by pressing [F2], the  interest
  744.  
  745.         project  patch list will be shown (and  can be scanned using the Page
  746.  
  747.  
  748.                                         - 11 -
  749.  
  750.  
  751.         Up,  Page Down, Up and Down Cursor  keys, or hitting the first letter
  752.  
  753.         of  the interest  project patch).   If  you do not  wish to  choose a
  754.  
  755.         interest project  patch after selecting to look at the list, then hit
  756.  
  757.         [ESC].   After entering the  number and  pressing ENTER, you  will be
  758.  
  759.         asked for the interest project patch status.  You can enter only an I
  760.  
  761.         (for incomplete) or  a C  (for Complete).   If you  attempt to  enter
  762.  
  763.         another character, you will not be able to advance to the next field.
  764.  
  765.         You  will then be  allowed to enter  the requirements that  the scout
  766.  
  767.         completed for the  patch.  Finally, you can then  enter the date that
  768.  
  769.         the badge was last updated (or earned).
  770.  
  771.         NOTES:  To traverse  the interest project patch lists,  [F5] and [F6]
  772.  
  773.         will move to the  left and right fields  respectively.  This is  done
  774.  
  775.         because the left  and right cursor  keys are already  used to do  the
  776.  
  777.         editing when  entering information.  The Up and Down Cursor keys will
  778.  
  779.         traverse the numbers on that page.  Also, when entering the date, you
  780.  
  781.         must end input with either [ESC] or [ENTER].  If you attempt to press
  782.  
  783.         a different key,  a buzzer will sound.  Actual requirements aren't in
  784.  
  785.         the program.  The  program knows how many requirements there  are for
  786.  
  787.         the patch and  will leave a space  for you to check off  next to each
  788.  
  789.         requirement number  (i.e. if there are 3  requirements, there will be
  790.  
  791.         three spaces  named Requirement #1,  Requirement #2, and  Requirement
  792.  
  793.         #3).
  794.  
  795.  
  796.  
  797.         The  tenth  page contains  Other  Recognition  Information.    Daisy,
  798.  
  799.         Brownie,  Junior, Cadette  and Senior  Recognitions are  contained on
  800.  
  801.         this page as well as Service Training Bars.  Some of the Recognitions
  802.  
  803.         (and all of  the Service Training  Bars) have requirements  stored on
  804.  
  805.         disk.    If the  badges  requirement is  on  disk then  when  you hit
  806.  
  807.  
  808.                                         - 12 -
  809.  
  810.  
  811.         [ENTER], the  requirements for that badge  will be listed.   For each
  812.  
  813.         requirement, you can enter Y or N.  Hit [F10] to save the requirement
  814.  
  815.         information  or  [ESC]  to   exit  without  saving  the   requirement
  816.  
  817.         information.   If the badge's requirements  is not on disk,  then you
  818.  
  819.         will be able to enter a comment for that badge.
  820.  
  821.  
  822.  
  823.         Page  eleven  records Cadette  Service  Hours Information.    You can
  824.  
  825.         record the date the service was performed, type of service, number of
  826.  
  827.         hours and what  the service was used  towards.  There is  room for 20
  828.  
  829.         entries.
  830.  
  831.  
  832.  
  833.         Page twelve records Cadette Training Information.  You can record the
  834.  
  835.         date the training was acquired, type of training, number of hours and
  836.  
  837.         what the training was used towards.  There is room for 20 entries.
  838.  
  839.  
  840.  
  841.         Page thirteen records Cadette Leadership Activities Information.  You
  842.  
  843.         can  record the  date of  the activity,  type of activity,  number of
  844.  
  845.         hours and what the  activity was used towards.  There  is room for 20
  846.  
  847.         entries.
  848.  
  849.  
  850.  
  851.         Page fourteen  records Senior  Service Hours  Information.   You  can
  852.  
  853.         record the date the service was performed, type of service, number of
  854.  
  855.         hours and what the  service was used towards.   There is room for  20
  856.  
  857.         entries.
  858.  
  859.  
  860.  
  861.         Page fifteen records Senior Training Information.  You can record the
  862.  
  863.         date the training was acquired, type of training, number of hours and
  864.  
  865.         what the training was used towards.  There is room for 20 entries.
  866.  
  867.  
  868.                                         - 13 -
  869.  
  870.  
  871.         Page sixteen records Senior  Leadership Activities Information.   You
  872.  
  873.         can record  the date of  the activity,  type of  activity, number  of
  874.  
  875.         hours and  what the activity was used towards.   There is room for 20
  876.  
  877.         entries.
  878.  
  879.  
  880.  
  881.         Page seventeen is  the Events Attended  Information.  You  can record
  882.  
  883.         the event date and name.  There is room for 40 entries.  You can sort
  884.  
  885.         this page by hitting  [ALT-S].  Note that  items before 1978 will  be
  886.  
  887.         put after items after  1978 (i.e. if you  have three events with  the
  888.  
  889.         dates 05/09/83, 12/18/92 and 10/10/76 and you hit [ALT-S], it will be
  890.  
  891.         sorted as 05/09/83, 12/18/92 and 10/10/76).
  892.  
  893.  
  894.  
  895.         The eighteenth  page records camping information.   On this page, you
  896.  
  897.         can record the date, camp  name, number of days and comments.   There
  898.  
  899.         is room for 20 entries.   You can sort this page by  hitting [ALT-S].
  900.  
  901.         (Please read above paragraph for how the information is sorted).
  902.  
  903.  
  904.  
  905.         Page nineteen  consists of Patrol,  Other Awards and  Group/Projects.
  906.  
  907.         Use the up and down cursor keys to cycle through the fields.  When on
  908.  
  909.         the patrol field, enter the  number of the patrol from the  list (not
  910.  
  911.         the actual patrol number) of the patrol the scout is currently in  or
  912.  
  913.         hit [F2] to show a list of patrols for you to pick from.   Enter 0 if
  914.  
  915.         the scout does not  belong to any patrol.   When on the Other  Awards
  916.  
  917.         fields, you  can enter up to ten awards.   Enter the name and date of
  918.  
  919.         each award.   The final part  of this section  is the Groups/Projects
  920.  
  921.         that this scout is involved in.  Enter  the code of the Group/Project
  922.  
  923.         and  the position  that  the scout  holds.   To  bring up  a  list of
  924.  
  925.         Group/Projects that you currently have defined, hit [F2].   Note that
  926.  
  927.  
  928.                                         - 14 -
  929.  
  930.  
  931.         Group/Projects and Patrols are defined in the Utilities Section.
  932.  
  933.  
  934.  
  935.         Page twenty is the  dues screen.   There can be up  to 54 entries  on
  936.  
  937.         this  screen.  Each  entry allows  a date and  the amount paid  to be
  938.  
  939.         entered.  Near the top of the screen, the sum of all of the dues paid
  940.  
  941.         is  shown.  Again, the [F5] and [F6] keys will move the cursor to the
  942.  
  943.         left and right columns respectively.
  944.  
  945.         If you  hit [F1] on  this screen, you can  delete a column.   This is
  946.  
  947.         very useful  when all of  the 54 entry spaces  are full.   Instead of
  948.  
  949.         manually  deleting each entry  in a column,  hitting [F1]  will do it
  950.  
  951.         automatically.   Simply  hit [F1]  and enter the  column you  wish to
  952.  
  953.         delete.   Hit  Y  to confirm  the  deletion and  the  column will  be
  954.  
  955.         deleted.  If  you do not   wish to delete  the column, hit N  and the
  956.  
  957.         column deletion will be aborted.
  958.  
  959.  
  960.  
  961.         The final page, number twenty-one, is the scout note pad.  Each scout
  962.  
  963.         record will have it's own  note pad.  The  text editor is loaded  and
  964.  
  965.         then notes can be  added, deleted, printed, etc.  For  information on
  966.  
  967.         how  to use the text editor see page  46.  To exit from the note pad,
  968.  
  969.         if you wish to save the notes, hit [F7] and hit ENTER.  If you do not
  970.  
  971.         wish to save the note pad changes, hit [F1] and type Y.
  972.  
  973.         After  exiting the  record note  pad, an  option screen  will appear.
  974.  
  975.         [ESC] will return you to  the main menu without adding the  record to
  976.  
  977.         the database,  [Page Up] will  take you back  to the Dues  Screen and
  978.  
  979.         [F10] will save the record.
  980.  
  981.         There is a maximum of 110 scout records.
  982.  
  983.         NOTES: When  you hit [ESC]  to abort to  the main  menu, you will  be
  984.  
  985.         asked if  you are sure that you wish to abort.   Hit Y if you wish to
  986.  
  987.  
  988.                                         - 15 -
  989.  
  990.  
  991.         go to the main menu or N to continue adding a scout.
  992.  
  993.                                  [B] Add Adult/Leader
  994.  
  995.         This option allows you to  enter information for adult leaders.   The
  996.  
  997.         adult leader record consists of three pages of information.
  998.  
  999.         The following fields  are on the  first page: name,  home address  (2
  1000.  
  1001.         lines),  home city,  home state,  home zip  code, home  phone number,
  1002.  
  1003.         business address  (2 lines), city  (business), state (business),  zip
  1004.  
  1005.         code and phone number (business), positions (up to four), and 2 lines
  1006.  
  1007.         for comments.  When on the position  fields, you can hit [F2] to list
  1008.  
  1009.         all adult positions.
  1010.  
  1011.         NOTES: In  the upper  left hand  corner,  the record  number will  be
  1012.  
  1013.         shown.  
  1014.  
  1015.         The  second page  contains training information.   You  can enter the
  1016.  
  1017.         training date, name, and hours.  There is room for 20 entries.
  1018.  
  1019.  
  1020.  
  1021.         The third page consists of Other Awards and Group/Projects.
  1022.  
  1023.         The  first part of  this page  is the Other  Awards fields.   You can
  1024.  
  1025.         enter up to fifteen  awards.  Enter the name and  date of each award.
  1026.  
  1027.         The second part  of this page is the  Groups/Projects that this adult
  1028.  
  1029.         is involved in.  Enter the code of the Group/Project and the position
  1030.  
  1031.         that the adult holds.  To bring up a list  of Group/Projects that you
  1032.  
  1033.         currently  have  defined,  hit  [F2].    After  entering  all  of the
  1034.  
  1035.         information, hit [F10].  To get back to the main menu, hit [ESC].
  1036.  
  1037.         There is a maximum of 75 adult/leader records.
  1038.  
  1039.         NOTES:  When you  hit [ESC] to  abort to  the main menu,  you will be
  1040.  
  1041.         asked if  you are sure that you wish to abort.   Hit Y if you wish to
  1042.  
  1043.         go to the main menu or N to continue adding a adult.
  1044.  
  1045.  
  1046.  
  1047.  
  1048.                                         - 16 -
  1049.  
  1050.  
  1051.                                    [C] View/Modify
  1052.  
  1053.         The View/Modify  option  allows you  to  change an  existing  record.
  1054.  
  1055.         Under the  modify option, you  can change actual  record information,
  1056.  
  1057.         perform the Global Updates or Erase Unawarded Badges Marks.
  1058.  
  1059.         When selecting  this option, a menu will  appear.  Choose whether you
  1060.  
  1061.         wish to modify  a scout or an adult leader's  record.  After choosing
  1062.  
  1063.         the appropriate selection, a  second menu will appear.  If  you chose
  1064.  
  1065.         to  modify a scout's  record, five options  will appear on  the menu.
  1066.  
  1067.         The first three options allow you to choose the way in which you wish
  1068.  
  1069.         to select the record which is to be modified.  You can either type in
  1070.  
  1071.         the name, type in the record number or see a list of the names in the
  1072.  
  1073.         database.   If you choose to select  a record by name,  case does not
  1074.  
  1075.         matter.   Also, you  do not have  to enter in  the entire name.   For
  1076.  
  1077.         example, if you wish to choose a record for scout Johnson, Tammy, you
  1078.  
  1079.         could enter in jo and G-Scoutmate will choose that name.  G-Scoutmate
  1080.  
  1081.         will choose  the first  record  matching the  specification that  you
  1082.  
  1083.         enter, so if you had two  or more scouts with the last  name Johnson,
  1084.  
  1085.         you would have to enter in more characters to ensure that the correct
  1086.  
  1087.         record is selected.  If you enter  an invalid name (a name not in the
  1088.  
  1089.         database) or invalid record  number, an error will occur and you will
  1090.  
  1091.         be returned to the menu.  After choosing the record, the record  will
  1092.  
  1093.         be retrieved and changes can be made.  The keys for scrolling through
  1094.  
  1095.         the  windows and fields are the same as  the ADD option.  To save the
  1096.  
  1097.         changes, hit [F10] and to abort the changes hit [ESC].
  1098.  
  1099.         The ability to change to  another record while in another  record can
  1100.  
  1101.         by accomplished  by hitting  [ALT-R]; a  menu will  appear.   You can
  1102.  
  1103.         switch to  another record by: 1) Next  Record, 2) Previous Record, 3)
  1104.  
  1105.         Select Name From List  or 4) Record  Number.  To  remain in the  same
  1106.  
  1107.  
  1108.                                         - 17 -
  1109.  
  1110.  
  1111.         record hit [ESC].  NOTE: This can only be done from the first page of
  1112.  
  1113.         a MODIFIED record.   It cannot be  done from a  record that is  being
  1114.  
  1115.         added.
  1116.  
  1117.         NOTES: If a record is marked for deletion, a message will be shown on
  1118.  
  1119.         the last line of the first page.
  1120.  
  1121.         The Global Update allows you to  do "batch" updates on the  database.
  1122.  
  1123.         By  choosing this  option (#4), you  can perform  "batch" updates for
  1124.  
  1125.         Try-Its,   Proficiency  Badges,  Interest   Project  Patches,  Events
  1126.  
  1127.         Attended, Camping Information and Dues.
  1128.  
  1129.         For the Try-Its, Badges and Patches, you will  first be asked whether
  1130.  
  1131.         you wish to have  the badge/patch marked as  unawarded.  This is  the
  1132.  
  1133.         same as pressing  [ALT-G] when modifying a record.   You will then be
  1134.  
  1135.         asked  whether you  wish  to update  all or  selected scouts.   After
  1136.  
  1137.         choosing  your desired  selection, you  will be  asked to  choose the
  1138.  
  1139.         badge/patch that you wish to be added to the selected records.  Next,
  1140.  
  1141.         you  will  be  asked  to  enter  the  requirements  that  the  scouts
  1142.  
  1143.         completed.   Lastly, you  will be  asked to  enter the date  that the
  1144.  
  1145.         requirements were completed.
  1146.  
  1147.         For  Events Attended  and Camping Information,  you will  be asked to
  1148.  
  1149.         enter  the appropriate information  (date and  event name  for Events
  1150.  
  1151.         Attended,   date,   camp  name,   days  and   comments   for  Camping
  1152.  
  1153.         Information).
  1154.  
  1155.         For the Global Dues Update, you will be asked to enter the date to be
  1156.  
  1157.         inserted  in each  record.   If  the  date is  invalid,  you will  be
  1158.  
  1159.         notified and asked to enter a valid date.  Each record (starting with
  1160.  
  1161.         number  one) will then  be loaded into  memory and you  will be taken
  1162.  
  1163.         right to the Dues Screen.  The new date will be inserted in the first
  1164.  
  1165.         available spot.   If no spot  is available, the  first field will  be
  1166.  
  1167.  
  1168.                                         - 18 -
  1169.  
  1170.  
  1171.         highlighted, but  the new date will NOT be  inserted.  If you wish to
  1172.  
  1173.         make an  entry, enter the information  and hit [F10].  If  you do not
  1174.  
  1175.         want to make any changes, erase the inserted date and then hit [F10].
  1176.  
  1177.         If you want to abort the Global Dues Update, hit the [ESC] key.
  1178.  
  1179.         If you  choose Erase  Unawarded  Badges Marks  (#5), all  badges  and
  1180.  
  1181.         awards marked as  Unawarded will be marked as Awarded in ALL records,
  1182.  
  1183.         so make sure you print out a list before you select this option.
  1184.  
  1185.         If you chose to modify  an adult leader's record, all of  the options
  1186.  
  1187.         above, except  the Global Updates  and Erase Unawarded  Badges Marks,
  1188.  
  1189.         will  appear.  After  modifying the record,  hit [F10]  to update the
  1190.  
  1191.         record or [ESC] to abort to the main menu.
  1192.  
  1193.                                       [D] Delete
  1194.  
  1195.         This option allows you  to delete a record  in the database.   If you
  1196.  
  1197.         wish to erase a record then this is the option to select.
  1198.  
  1199.         A menu will appear allowing you to select whether you wish to  delete
  1200.  
  1201.         a  scout's record or an adult leader's  record.  Once you select your
  1202.  
  1203.         choice, a second menu will appear allowing you to choose how you wish
  1204.  
  1205.         to select the record  you wish to delete.  You  can enter the desired
  1206.  
  1207.         record by name, record number or select from a list.
  1208.  
  1209.         If you choose to see the database list, you can select more than  one
  1210.  
  1211.         scout.  Mark each scout that you  wish to delete with the space  bar.
  1212.  
  1213.         Hit [ENTER] when you are finished marking scouts.
  1214.  
  1215.         If  you choose  to select  a record  by name,  case does  not matter.
  1216.  
  1217.         Also, you  do not have to enter in the  entire name.  For example, if
  1218.  
  1219.         you wish to choose a record for scout Johnson, Tammy, you could enter
  1220.  
  1221.         in jo and G-Scoutmate will choose that name.  G-Scoutmate will choose
  1222.  
  1223.         the first record matching the specification that you enter, so if you
  1224.  
  1225.         had two  or more scouts with the last name Johnson, you would have to
  1226.  
  1227.  
  1228.                                         - 19 -
  1229.  
  1230.  
  1231.         enter  in more  characters  to  ensure  that the  correct  record  is
  1232.  
  1233.         selected.  If an invalid name or invalid record number is entered, an
  1234.  
  1235.         error message will appear and you will return to the menu.
  1236.  
  1237.         Confirmation of  the deletion(s) is necessary.   Enter Y to  mark the
  1238.  
  1239.         record(s) for deletion or  N to abort to the main  menu.  Notice that
  1240.  
  1241.         the record(s) are marked for deletion.  In case you change your  mind
  1242.  
  1243.         later,  you can undelete the record.   By choosing Y, you are marking
  1244.  
  1245.         the  record(s) for deletion  so that when  you pack the  records, the
  1246.  
  1247.         record(s) will  be deleted permanently.  Until  you pack the records,
  1248.  
  1249.         however, the  record(s)  will still  be in  the database  and can  be
  1250.  
  1251.         viewed, printed, etc.  After the deletion(s) occur, the  program will
  1252.  
  1253.         return to the main menu.
  1254.  
  1255.         NOTES:  Packing and undeleting are covered in the Utilities Section.
  1256.  
  1257.                                   [E] Query Database
  1258.  
  1259.         Querying allows you to ask the database to print names of scouts that
  1260.  
  1261.         meet (or don't meet)  a certain criteria (such as Who Earned the Food
  1262.  
  1263.         Fun  Try-It? Who  Didn't Attend  Camp Alamo?  Who Didn't Pay  Dues on
  1264.  
  1265.         05/15/92? What Scout's Are Currently Cadettes?).
  1266.  
  1267.         You can  query  the  following items:  Try-Its,  Proficiency  Badges,
  1268.  
  1269.         Interest Project Patches,  Other Awards, Events, Camping  Activities,
  1270.  
  1271.         Bridges, Dues Date, Position Held, Patrol and Group/Projects.
  1272.  
  1273.         Try-It: Enter the Try-It number or hit [F2] to bring up a list.
  1274.  
  1275.         Proficiency Badge: Enter the Proficiency Badge number or hit  [F2] to
  1276.  
  1277.         bring up a list.
  1278.  
  1279.         Interest Project Patch:  Enter the Interest  Project Patch number  or
  1280.  
  1281.         hit [F2] to bring up a list.
  1282.  
  1283.         Other Award: Type in the (partial) name of the other award.
  1284.  
  1285.         Event: Type in the (partial) name of the event.
  1286.  
  1287.  
  1288.                                         - 20 -
  1289.  
  1290.  
  1291.         Camping Activity: Type in the (partial) name of the camping activity.
  1292.  
  1293.         Bridge: Select the Bridge to query for.
  1294.  
  1295.         Dues Date: Type in the date to query for.
  1296.  
  1297.         Position Held: Enter the  position number or hit  [F2] to bring up  a
  1298.  
  1299.         list.
  1300.  
  1301.         Patrol: Enter the Patrol number or hit [F2] to bring up a list.
  1302.  
  1303.         Group/Project: Enter the Group/Project code or hit [F2] to bring up a
  1304.  
  1305.         list.
  1306.  
  1307.         After you enter in the information, you  are asked if the query is to
  1308.  
  1309.         look  for TRUE  or  FALSE queries.   What  this asks  is  whether the
  1310.  
  1311.         computer  is to show  the names  of the  scouts that match  (TRUE) or
  1312.  
  1313.         don't match (FALSE) the query.  Example: If you wanted to  see all of
  1314.  
  1315.         the scout's  that paid dues  on 05/15/92, you would  enter in 5/15/92
  1316.  
  1317.         for the date and enter TRUE.  If you wanted to see all of the scout's
  1318.  
  1319.         that DIDN'T pay dues on 05/15/92, you would enter in 5/15/92 for  the
  1320.  
  1321.         date and enter FALSE.  After choosing the truth value of the query, a
  1322.  
  1323.         "Output  to Printer  [Y/N]? "  message will  appear.   Enter Y  or N.
  1324.  
  1325.         After selecting that, the query search will be displayed  (i.e. Query
  1326.  
  1327.         = NOT Dues 5/15/92 for a query for all scouts that didn't pay dues on
  1328.  
  1329.         5/15/92) and to  start the query, simply hit a key.   After the query
  1330.  
  1331.         is done, a completion message will be displayed; hit a key to  return
  1332.  
  1333.         to the main menu.
  1334.  
  1335.                                       [F] Print
  1336.  
  1337.         Selection  of this  option  allows you  to print  the records  in the
  1338.  
  1339.         database, a variety of  reports, Permission Slips, Unawarded  Badges,
  1340.  
  1341.         Rosters, Phone/Address Lists, the note pad and envelopes/labels.
  1342.  
  1343.         If  there are no records  in the data base,  you will be notified and
  1344.  
  1345.         returned to the main menu.
  1346.  
  1347.  
  1348.                                         - 21 -
  1349.  
  1350.  
  1351.         The  first menu appearing will be whether  you wish to print 1) Adult
  1352.  
  1353.         Records, 2) Scout Records, 3) Badge/Patch Lists and 4) Change Printer
  1354.  
  1355.         Options.
  1356.  
  1357.         The adult leader's menu has  three choices on it.   You can print  1)
  1358.  
  1359.         Phone/Address List,  2) Envelopes/Labels, 3) All Personal Records and
  1360.  
  1361.         4) Selected Records.  All Records will print all of the adult records
  1362.  
  1363.         in the database, Selected Records will print records which you select
  1364.  
  1365.         to be printed  (see page 30).   Choosing envelopes/labels  will bring
  1366.  
  1367.         you to another  menu.  The  envelope/label printing option  for adult
  1368.  
  1369.         leaders  is  the  same  as  printing  for  scouts  except  the Select
  1370.  
  1371.         Recipient option  is replaced with  the Select Home/Business  option.
  1372.  
  1373.         This option (#3) lets you choose  whether the label/envelope is to be
  1374.  
  1375.         addressed to the  adult leader's home  or business address  (see page
  1376.  
  1377.         25).  At the top of  the screen, it will show you which  address will
  1378.  
  1379.         be printed on the envelope/label.
  1380.  
  1381.         After you finish selecting what you wish to print, the printer status
  1382.  
  1383.         screen will appear.  Hit a  key to print the information.   After the
  1384.  
  1385.         printing is complete, the main menu will reappear.
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.         The Badge/Patch lists allow you to print  Proficiency Badge, Interest
  1390.  
  1391.         Project  Patch or Try-Its  lists.  Select  the desired  list that you
  1392.  
  1393.         wish to print.
  1394.  
  1395.  
  1396.  
  1397.         The  scout print  menu has  many more  options to  choose from.   The
  1398.  
  1399.         choices (in order) are: 1) Reports, 2) Permission Slips, 3) Unawarded
  1400.  
  1401.         Badges,  4) Envelopes/Labels,  5) Roster,  6) Phone/Address  List, 7)
  1402.  
  1403.         Note Pad, the eighth and ninth deal with printing the  actual records
  1404.  
  1405.         (All records or Selected Records).
  1406.  
  1407.  
  1408.                                         - 22 -
  1409.  
  1410.  
  1411.         Reports
  1412.  
  1413.              Advancement Progress Report
  1414.  
  1415.              The  Advancement  Progress Report  will print  out  the detailed
  1416.  
  1417.              bridge requirement screen of each scout.
  1418.  
  1419.              A  menu will  appear  asking  you  to choose  whether  you  want
  1420.  
  1421.              selected  or all  records.   If you  choose select  records, the
  1422.  
  1423.              select names menu will appear (see page 30).  After choosing the
  1424.  
  1425.              appropriate selection,  the printer status  screen will  appear.
  1426.  
  1427.              Hit a key when your printer is online.
  1428.  
  1429.              Try-It's Badge Report
  1430.  
  1431.              The  Try-It's Badge  Report will  print out  a list  of Try-It's
  1432.  
  1433.              (along with the requirements completed) for each scout.
  1434.  
  1435.              Choose whether  you want to  print the report for  all or select
  1436.  
  1437.              records.  Next, choose whether you wish to print ALL of the try-
  1438.  
  1439.              its or just the try-it's with one or more requirement completed.
  1440.  
  1441.              You will then be  taken to the Printer Status Screen.  Note that
  1442.  
  1443.              the date will  only be printed if  the scout completed  four (or
  1444.  
  1445.              more)  requirements for the try-it (which  means that she earned
  1446.  
  1447.              it).
  1448.  
  1449.              Interest Project Patch Report
  1450.  
  1451.              The Interest  Project Patch  Report  will print  out a  list  of
  1452.  
  1453.              Interest Project Patches for each scout.
  1454.  
  1455.              Choose whether  you want to print  the report for all  or select
  1456.  
  1457.              records.   Next, choose whether  you wish  to print  ALL of  the
  1458.  
  1459.              Interest  Project Patches  which are  complete OR  incomplete or
  1460.  
  1461.              just the Interest Project Patches which are completed.  You will
  1462.  
  1463.              then be taken to the Printer Status Screen.
  1464.  
  1465.  
  1466.  
  1467.  
  1468.                                         - 23 -
  1469.  
  1470.              Proficiency Badge Report
  1471.  
  1472.              The  Proficiency  Badge  Report  will   print  out  a  list   of
  1473.  
  1474.              Proficiency Badges for each scout.
  1475.  
  1476.              Choose whether  you want to print  the report for all  or select
  1477.  
  1478.              records.   Next,  choose whether you  wish to  print ALL  of the
  1479.  
  1480.              Proficiency Badges which are complete  OR incomplete or just the
  1481.  
  1482.              Proficiency Badges which are completed.  You will then  be taken
  1483.  
  1484.              to the Printer Status Screen.
  1485.  
  1486.         Permission Slips
  1487.  
  1488.         This option allows you to print out permission slips to scouts.
  1489.  
  1490.         First,  select whether  you want permission  slips for  all or select
  1491.  
  1492.         records.  Next,  the entry screen will appear.   There are fields for
  1493.  
  1494.         the following: Activity, Dates, Destination, Departing From and Time,
  1495.  
  1496.         Returning To  and Time,  Adults Accompanying Scouts,  Cost, What  the
  1497.  
  1498.         money is for, Equipment Needed,  Leader's Emergency Contact and Phone
  1499.  
  1500.         Number,  Troop Number  and  Leader's  Phone  Number.   When  you  are
  1501.  
  1502.         satisfied with  the entries,  hit [F10] to  go to the  printer status
  1503.  
  1504.         screen.
  1505.  
  1506.         Unawarded Badges Report
  1507.  
  1508.         The Unawarded  Badges Report  will  print out  all of  the  unawarded
  1509.  
  1510.         badges  in the  database.   After choosing  this option,  the printer
  1511.  
  1512.         status screen will appear.
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.  
  1524.  
  1525.  
  1526.  
  1527.                                         - 24 -
  1528.  
  1529.  
  1530.                                Envelope/Label Printing
  1531.  
  1532.                                                                              
  1533.                                                                              
  1534.            Printing  : Labels                                                
  1535.            Records   : All                                                   
  1536.            Recipient : Scout at Home Address                                 
  1537.            Feed      : Continuous                                            
  1538.                                                                              
  1539.                                                                              
  1540.                                Labels/Envelope Print Menu (SCOUT)            
  1541.                                                                              
  1542.                                1  Print Labels                               
  1543.                                2  Print Envelopes                            
  1544.                                3  Single/Continuous Envelopes                
  1545.                                4  All Records                                
  1546.                                5  Select Records                             
  1547.                                6  Select Recipient                           
  1548.                                7  Done                                       
  1549.                                                                              
  1550.                                                                              
  1551.  
  1552.         This option allows you to print envelopes and labels.  
  1553.  
  1554.         In the upper  left hand corner  will be the  status of your  options.
  1555.  
  1556.         Next  to Printing:,  it will  have the  item  which you  are printing
  1557.  
  1558.         (Labels or Envelopes)  and next to Records:, it will  have either All
  1559.  
  1560.         or Selected (meaning  All or Selected  Records).  Next  to Recipient:
  1561.  
  1562.         shows who the recipient of the envelope/label is and which address it
  1563.  
  1564.         is going to.  Choosing option one sets the printing status to Labels.
  1565.  
  1566.         Choosing  option two  sets the  printing status  to Envelopes.   When
  1567.  
  1568.         printing envelopes, you can put up to five lines that will be printed
  1569.  
  1570.         in the  upper left hand  corner of the  envelope (a header).   If you
  1571.  
  1572.         would like, you can center or right justify the heading by putting in
  1573.  
  1574.         the appropriate number of spaces.  Move between the lines with the up
  1575.  
  1576.         and down cursor  keys.   Hit [F10] when  done typing  in the  header.
  1577.  
  1578.         Selection  3  will toggle  between continuous  and  single envelopes.
  1579.  
  1580.         Labels  must be  continuous.   When  you get  to  the printer  status
  1581.  
  1582.         screen, if you  selected single envelopes, it will ask  you to put an
  1583.  
  1584.         envelope  in  your printer  and  hit a  key.   After  an  envelope is
  1585.  
  1586.  
  1587.                                         - 25 -
  1588.  
  1589.  
  1590.         printed, you will be asked to load another envelope into your printer
  1591.  
  1592.         and hit a key.  This process will continue until all of the envelopes
  1593.  
  1594.         have  been printed.   If you  selected continuous  envelopes, put the
  1595.  
  1596.         continuous envelopes in your printer and hit a key.  Selection 4 will
  1597.  
  1598.         set  the Records: option  to ALL  and selection  5 will allow  you to
  1599.  
  1600.         select records  that you wish  to print.   Selection 6 allows  you to
  1601.  
  1602.         choose the recipient  of the envelope/label.   You can  choose either
  1603.  
  1604.         the scout,  parent/guardian #1 or parent/guardian #2.   If you choose
  1605.  
  1606.         either of the  parent/guardians, you will  then have to  choose which
  1607.  
  1608.         address to make the envelope/label out to.  You can choose either the
  1609.  
  1610.         home address  or the  respective parent/guardian's  business address.
  1611.  
  1612.         If,  for   example,  you  choose   to  send  the   envelope/label  to
  1613.  
  1614.         Parent/Guardian #1 at  the home address,  next to Recipient:  will be
  1615.  
  1616.         Parent/Guardian #1 at  Home Address.   When you are  complete, select
  1617.  
  1618.         number 7 (Done)  and the printer status screen will  appear and after
  1619.  
  1620.         checking your printer, hit a key to start.
  1621.  
  1622.         NOTES: The default label size  is 15x16" X 3  1/2".  For labels,  the
  1623.  
  1624.         optimum position should be to cut the last hole of the previous label
  1625.  
  1626.         in half with the printer bar.   Also do the same with the  continuous
  1627.  
  1628.         envelopes.   However, some  printers are  different so  experiment to
  1629.  
  1630.         find  the appropriate  starting position.   You  can also  change the
  1631.  
  1632.         label size from the Change Printer Options Menu (see page 32).  Also,
  1633.  
  1634.         when  you are performing  single envelope feeding,  when the envelope
  1635.  
  1636.         finishes printing, the printer will formfeed the envelope out of it.
  1637.  
  1638.         Roster
  1639.  
  1640.         The roster  will print the names, positions,  patrol and phone number
  1641.  
  1642.         of  all or selected scouts.  You can also choose whether you want the
  1643.  
  1644.         Roster to be printed in alphabetical or patrol order.  The default is
  1645.  
  1646.  
  1647.                                         - 26 -
  1648.  
  1649.  
  1650.         Alphabetical.  If  you choose by Patrol, then you  can choose whether
  1651.  
  1652.         you want  to print each patrol  on a separate page (option  #3).  The
  1653.  
  1654.         default is All Patrols  on the Same Page.   Your current choices  are
  1655.  
  1656.         shown at the top of the screen.
  1657.  
  1658.         In order for the Roster  Printout to print the current position  of a
  1659.  
  1660.         scout, it goes backwards through the scout's positions held list, and
  1661.  
  1662.         after  finding one taken,  it is going to  see if it  has a Date From
  1663.  
  1664.         entered, but no Date To entered.  For example, if a scout's positions
  1665.  
  1666.         held  fields  were  filled up  to  eight  (the scout  has  held eight
  1667.  
  1668.         positions), G-Scoutmate will look at number eight and see if the Date
  1669.  
  1670.         To field had a date.  If it doesn't, then that is the scout's current
  1671.  
  1672.         position.   If it does have a  date entered, then the  scout does not
  1673.  
  1674.         have  a position  at  the present  time, and  nothing is  printed for
  1675.  
  1676.         position.
  1677.  
  1678.         Phone/Address List
  1679.  
  1680.         The phone/address  list will print the names  and addresses of all or
  1681.  
  1682.         selected scouts  and their  parent/guardian's first  names.   You can
  1683.  
  1684.         also choose whether you want the Phone/Address  List to be printed in
  1685.  
  1686.         alphabetical or patrol  order.  The default is  Alphabetical.  If you
  1687.  
  1688.         choose by Patrol, then you can choose whether  you want to print each
  1689.  
  1690.         patrol on a separate page (option #3).  The default is All Patrols on
  1691.  
  1692.         the Same  Page.   Your current choices  are shown at  the top  of the
  1693.  
  1694.         screen.
  1695.  
  1696.         Notes
  1697.  
  1698.         This will print the  G-Scoutmate note pad.   If the note pad  doesn't
  1699.  
  1700.         exist, a message will be  printed on the screen and the  program will
  1701.  
  1702.         return to the  main menu.   If the  file exists,  the printer  status
  1703.  
  1704.         screen will appear and the note pad will be printed.
  1705.  
  1706.  
  1707.                                         - 27 -
  1708.  
  1709.  
  1710.         Printing of Records
  1711.  
  1712.         The last two selections on  the main print menu deal with  the actual
  1713.  
  1714.         printing of  records in  the database.   All Records  will print  all
  1715.  
  1716.         records.  Select  records will allow you to select  which records are
  1717.  
  1718.         to be printed.
  1719.  
  1720.         After choosing the appropriate option, the pages menu will appear and
  1721.  
  1722.         you will then choose  whether all of the pages  or some of the  pages
  1723.  
  1724.         are to be printed.
  1725.  
  1726.                                                                              
  1727.                                                                              
  1728.                                                                              
  1729.                                      Select Pages Menu                       
  1730.                                                                              
  1731.                                 1  Select Page                               
  1732.                                 2  Unselect Page                             
  1733.                                 3  Load Default Page Selections              
  1734.                                 4  Save Default Page Selections              
  1735.                                 5  Clear ALL Page Selections                 
  1736.                                 6  Done                                      
  1737.                                                                              
  1738.                                                                              
  1739.                                                                              
  1740.                                                                              
  1741.                                                                              
  1742.         Selection one and two will  bring up a list of pages.  Pages that are
  1743.  
  1744.         selected will  have an *  next to them.   Select or Unselect  them by
  1745.  
  1746.         hitting the number of the page.
  1747.  
  1748.         Selection three will load the default page selection.
  1749.  
  1750.         Selection  four will  save your page  selections in  the default page
  1751.  
  1752.         file.   This is useful if you  regularly print out certain pages, but
  1753.  
  1754.         not  all.  You will be asked to  confirm that you wish save your page
  1755.  
  1756.         selections.  Enter Y (yes) or N (no).
  1757.  
  1758.         Selection five will clear  all page selections.  You will be asked to
  1759.  
  1760.         confirm that you wish  to clear all selections.   Enter Y (yes)  or N
  1761.  
  1762.         (no).
  1763.  
  1764.         After choosing  the pages, select Done and  the printer status screen
  1765.  
  1766.  
  1767.                                         - 28 -
  1768.  
  1769.  
  1770.         will appear.  Line up your paper and hit a key to start printing.
  1771.  
  1772.         NOTES: if no pages are chosen, a message will appear stating that you
  1773.  
  1774.         chose no pages and  you will be  taken back to the  main menu.   Also
  1775.  
  1776.         note that  when printing, the detailed bridge requirement information
  1777.  
  1778.         for  the scouts will  not be printed.   This is  what the Advancement
  1779.  
  1780.         Progress  Report is  for.   Lastly, badges  and patches  that weren't
  1781.  
  1782.         awarded will contain a NA message next to them.
  1783.  
  1784.                                 Printer Status Screen
  1785.  
  1786.         The  Printer Status  Screen is  the screen  which appears  whenever a
  1787.  
  1788.         report  is being printed.   This screens shows  the current status of
  1789.  
  1790.         the printer.  There are five codes that can be returned.
  1791.  
  1792.            Printing        - The data is being printed.
  1793.            Out of Paper    - The printer is out of paper.
  1794.            Printer Offline - The printer is either off or offline.
  1795.            Printer Busy    - The printer is printing something else.  The
  1796.                              program will wait its turn to print.
  1797.            Unknown Problem - Something else is wrong with your printer.
  1798.  
  1799.         If an error occurs (with the exception of  Printer Busy), the printer
  1800.  
  1801.         will reprint the ENTIRE current page.  If you wish to abort printing,
  1802.  
  1803.         type  A and hit ENTER otherwise reset the printer paper to the top of
  1804.  
  1805.         the page and type C and then hit ENTER to print.
  1806.  
  1807.         This screen also allows you to choose how many copies of a report you
  1808.  
  1809.         would like to print as well as whether the report is to be printed to
  1810.  
  1811.         a file.
  1812.  
  1813.         If  you   hit  [ALT-F],   you  will  be   asked  for  a   file  name.
  1814.  
  1815.         G-Scoutmate will then check to  see if that file exists.  If it does,
  1816.  
  1817.         you will  be  asked  to confirm  whether  you  want the  file  to  be
  1818.  
  1819.         overwritten or  not.   Hit Y  to overwrite  the file or  N to  select
  1820.  
  1821.         another file name.
  1822.  
  1823.         If you hit [ALT-C], then you will asked to enter the number of copies
  1824.  
  1825.         that you want printed.  Enter a number from 1 to 99.
  1826.  
  1827.                                         - 29 -
  1828.  
  1829.  
  1830.         The printer status screen shows the current copy that  G-Scoutmate is
  1831.  
  1832.         printing as well as how many copies were requested.
  1833.  
  1834.         If  you selected  NO PRINTER in  the installation  program, a message
  1835.  
  1836.         will appear on the top of the screen notifying  you that you can only
  1837.  
  1838.         print to a file.  Regardless of what key you hit (except for [ESC] to
  1839.  
  1840.         abort to the  main menu or [ALT-C] for copies), you will be asked for
  1841.  
  1842.         a file name.
  1843.  
  1844.         NOTES: There  has been  some problems  with G-Scoutmate  and printers
  1845.  
  1846.         when  they  run out  of paper  (or  another problem  occurs)  and the
  1847.  
  1848.         printer status  screen still says PRINTING.   If this problem occurs,
  1849.  
  1850.         simply turn the printer off  and back on.  Leave the  problem intact.
  1851.  
  1852.         For  example, if  you  run out  of  paper and  the  program does  not
  1853.  
  1854.         acknowledge this,  turn off your  printer and then  back on  with the
  1855.  
  1856.         PRINTER  STILL OUT  OF PAPER.   G-Scoutmate  will then  recognize the
  1857.  
  1858.         problem and then  you can correct it.  Reload the paper to the top of
  1859.  
  1860.         the  page and  G-Scoutmate will continue  printing starting  with the
  1861.  
  1862.         entire page where the error occurred.
  1863.  
  1864.                                   Select Names Menu
  1865.  
  1866.         The  Select Names  Menu allows  you  to select  certain names  in the
  1867.  
  1868.         database to be printed.
  1869.  
  1870.  
  1871.  
  1872.  
  1873.  
  1874.  
  1875.  
  1876.  
  1877.  
  1878.  
  1879.  
  1880.  
  1881.  
  1882.  
  1883.  
  1884.  
  1885.  
  1886.  
  1887.                                         - 30 -
  1888.  
  1889.  
  1890.                         What the Select Names menu looks like:
  1891.  
  1892.                                                                  
  1893.                                                                  
  1894.                               Select Names Menu                  
  1895.                                                                  
  1896.                               1 - Record Number                  
  1897.                               2 - Name                           
  1898.                               3 - List Names in Database         
  1899.                               4 - List Selected Names            
  1900.                               5 - Unselect Name                  
  1901.                               6 - Select Groups                  
  1902.                               7 - Select Patrols                 
  1903.                               8 - Done                           
  1904.                                                                  
  1905.                               Names Selected: 0                  
  1906.                                                                  
  1907.                                                                  
  1908.                                                                  
  1909.  
  1910.  
  1911.         Option 1 allows  you to enter the  record number of the  record to be
  1912.  
  1913.         added  to the selected  names list.   If an invalid  record number is
  1914.  
  1915.         entered, an error message will appear.  Option 2 allows you to  enter
  1916.  
  1917.         the  name of the scout to  be added to the  selected names list. Note
  1918.  
  1919.         that you do  not have to enter  in the entire name.   For example, if
  1920.  
  1921.         you wish to choose a record for scout Johnson, Tammy, you could enter
  1922.  
  1923.         in jo and G-Scoutmate will choose that name.  G-Scoutmate will choose
  1924.  
  1925.         the first record matching the specification that you enter, so if you
  1926.  
  1927.         had two or more scouts with the last  name Johnson, you would have to
  1928.  
  1929.         enter  in more  characters  to  ensure  that the  correct  record  is
  1930.  
  1931.         selected.  If an  invalid name (not in  the database) is entered,  an
  1932.  
  1933.         error message will  appear.  Option 3 will  list all of the  names in
  1934.  
  1935.         the database.  To choose one name, go to the name and  hit ENTER.  To
  1936.  
  1937.         choose more than one  name, use the space bar to  mark each name that
  1938.  
  1939.         you want to  select, and then hit ENTER.   Hit [ESC] if no  names are
  1940.  
  1941.         desired.  Option 4 lists all of the names selected.  Browse the  list
  1942.  
  1943.         using the Up, Down, Page  Down and Page Up keys.  Choose DONE (at the
  1944.  
  1945.         bottom of the list) when finished browsing the list.  Option 5 allows
  1946.  
  1947.                                         - 31 -
  1948.  
  1949.  
  1950.         you to unselect a name which was selected.  Hit [ESC] if no names are
  1951.  
  1952.         to be unselected.  Option 6 allows you to select all of the scouts or
  1953.  
  1954.         adults in  certain Group/Projects.  When you  select this option, all
  1955.  
  1956.         of the Group/Project codes will appear.  Select the group you want to
  1957.  
  1958.         be  included  in  the  report.    Option  7  allows  you   to  select
  1959.  
  1960.         scouts/adults in  certain patrols.  When you  select this option, all
  1961.  
  1962.         of the Patrol names  will appear.  Select the  patrol you want to  be
  1963.  
  1964.         included in the report,  and option 8 (DONE)  goes to the next  menu.
  1965.  
  1966.         Next to Names Selected: will appear the number of names selected.
  1967.  
  1968.         Change Printer Options
  1969.  
  1970.         The  Change Printer  Options allow you  to change  your printer port,
  1971.  
  1972.         lines per page, and label and envelope setup.
  1973.  
  1974.         The first  item is Change  Printer Port.   Choosing this  option will
  1975.  
  1976.         bring up  a  list  of printer  ports  and  NP (which  stands  for  no
  1977.  
  1978.         printer).   Select your new  printer port and  hit [F10] to  make the
  1979.  
  1980.         change permanent.
  1981.  
  1982.         The second item is Change Lines Per Page.   Choosing this option will
  1983.  
  1984.         allow you to change  the number of lines  you want printed per  page.
  1985.  
  1986.         Enter the new  number of lines  per page  and hit [F10]  to make  the
  1987.  
  1988.         change permanent.
  1989.  
  1990.         The third item  is Change Label Setup.  You  can configure: 1) Number
  1991.  
  1992.         of Spaces Across,  2) Number of  Lines Down, 3)  Number of Lines  per
  1993.  
  1994.         Labels (size)  and 4) Number of Labels  Per Page.  If  you enter in a
  1995.  
  1996.         number other  than 0 for  labels per page,  then after  the specified
  1997.  
  1998.         number of labels  have been printed,  a form feed  will occur.   This
  1999.  
  2000.         will most likely be used  for people with laser printers.   Option #2
  2001.  
  2002.         (number of lines  down) will linefeed  the specified number  of lines
  2003.  
  2004.         down at the beginning of the printout and after each form feed.
  2005.  
  2006.  
  2007.                                         - 32 -
  2008.  
  2009.  
  2010.         NOTES: On  a Panasonic  KX-P1180i, the  default of  7 for  label size
  2011.  
  2012.         works fine (for 15x16" X 3 1/2" labels).  For some printers, however,
  2013.  
  2014.         you may need to adjust the number (probably to 8) to print  correctly
  2015.  
  2016.         on that label size.  To abort changing any of the values, hit [ESC].
  2017.  
  2018.         The fourth item is Change Envelope Setup.  Choosing this  option will
  2019.  
  2020.         allow you to configure the number of spaces across an envelope (where
  2021.  
  2022.         the  name  and address  will be  printed), the  number of  lines down
  2023.  
  2024.         (number of line feeds before printing an envelope), and the number of
  2025.  
  2026.         lines per envelope  (the size of the envelope).   The defaults are 28
  2027.  
  2028.         spaces across, 0 lines  down and 25 lines per envelope (for a regular
  2029.  
  2030.         business sized envelope).
  2031.  
  2032.                                     [G] Mail Merge
  2033.  
  2034.         The purpose of the  Mail Merge option is to greatly simplify the task
  2035.  
  2036.         of mailings.   Remember  when you  had to  load a  letter, type in  a
  2037.  
  2038.         person's name and address, print it  out, then the next person's name
  2039.  
  2040.         and address, print it out and so on.  The Mail Merge  fully automates
  2041.  
  2042.         printing letters for you.  Whether you are mailing a letter to one or
  2043.  
  2044.         fifty scouts, mail merge is a handy convenience.
  2045.  
  2046.  
  2047.  
  2048.  
  2049.  
  2050.  
  2051.  
  2052.  
  2053.  
  2054.  
  2055.  
  2056.  
  2057.  
  2058.  
  2059.  
  2060.  
  2061.  
  2062.  
  2063.  
  2064.  
  2065.  
  2066.  
  2067.                                         - 33 -
  2068.  
  2069.  
  2070.                          What the mail merge menu looks like:
  2071.  
  2072.  
  2073.                                                                              
  2074.                                                                              
  2075.           Header: OFF                                                        
  2076.           Scout Records: ALL                                                 
  2077.           Adult Records: ALL                                                 
  2078.                                                                              
  2079.                                                                              
  2080.                                Mail Merge Menu                               
  2081.                                                                              
  2082.                                1  Type Letter                                
  2083.                                2  Select Scout Records                       
  2084.                                3  All/No Scout Records                       
  2085.                                4  Select Adult Records                       
  2086.                                5  All/No Adult Records                       
  2087.                                6  Header ON/OFF                              
  2088.                                7  Print Letters                              
  2089.                                8  Exit                                       
  2090.                                                                              
  2091.                                                                              
  2092.                                                                              
  2093.  
  2094.  
  2095.         Option number one will allow you to create (or edit) the letter  that
  2096.  
  2097.         will  be used  in  the mail  merge.   Select  a name  for  the letter
  2098.  
  2099.         (maximum of eight characters).   If the you wish to modify  a letter,
  2100.  
  2101.         simply type  the name of the  letter and it  will be retrieved.   The
  2102.  
  2103.         text editor  will be invoked and  you can then make  whatever changes
  2104.  
  2105.         need to  be made.   After typing the letter,  hit [F7] and  type Y to
  2106.  
  2107.         confirm that you wish to  save the letter.  The letter  will be saved
  2108.  
  2109.         and the program will  return to the Mail Merge Menu.  For information
  2110.  
  2111.         concerning the text editor, see the NOTEPAD section (see page 46).
  2112.  
  2113.         Option number two will allow you to select scout records.  The select
  2114.  
  2115.         records menu will  appear and you  will be able  to choose the  scout
  2116.  
  2117.         records  which you  wish to  have included  in the  mail merge.   For
  2118.  
  2119.         information on the select records menu see page 30.
  2120.  
  2121.         Option  number three is for including all  or no scout records in the
  2122.  
  2123.         mail  merge.  This is useful  if you wish to  have letters printed to
  2124.  
  2125.         only the adult leaders.  Choosing this option will switch between ALL
  2126.  
  2127.                                         - 34 -
  2128.  
  2129.  
  2130.         and NONE or if you previously  chose selected records, it will switch
  2131.  
  2132.         to ALL.   The Scout Records:  message on the top of  the screen shows
  2133.  
  2134.         which scout records will be printed (ALL, SELECTED or NONE).
  2135.  
  2136.         Option number four  allows you to select the adult  records which you
  2137.  
  2138.         wish  to include in  the mail  merge.   The select records  menu will
  2139.  
  2140.         appear and  you will be  able to choose  the adult records  which you
  2141.  
  2142.         wish to  have included  in the mail  merge.   For information on  the
  2143.  
  2144.         select records menu see page 30.
  2145.  
  2146.         Option number five is  for including all or  no adult records in  the
  2147.  
  2148.         mail merge.  This  is useful if you  wish to have letters printed  to
  2149.  
  2150.         only  the scouts.  Choosing  this option will  switch between ALL and
  2151.  
  2152.         NONE or if  you previously chose selected records, it  will switch to
  2153.  
  2154.         ALL.  The Adult Records:  on the top of the screen  shows which adult
  2155.  
  2156.         records will be printed (ALL, SELECTED or NONE).
  2157.  
  2158.         Option number six  allows you to choose whether you  want a header or
  2159.  
  2160.         not.   The header is the return  address, date, etc.   If a header is
  2161.  
  2162.         desired,  select item  #6 and  type in  the header.   Five  lines are
  2163.  
  2164.         available for the header.  This option was included in case a  header
  2165.  
  2166.         wasn't put in the  actual letter.  The  header, if selected, will  be
  2167.  
  2168.         the  first thing printed.   When done  with the header,  hit [F10] to
  2169.  
  2170.         return to  the mail merge  menu.  If  the header is selected  and you
  2171.  
  2172.         wish to deselect (or change) it, choose header again.
  2173.  
  2174.         Option  number seven is to print the  letters.  Enter the name of the
  2175.  
  2176.         file  containing the  letter.   If  the file  doesn't exist  an error
  2177.  
  2178.         message will be shown.  If the file exists the program  will take you
  2179.  
  2180.         to the selection screen.  On this screen,  if you are sending letters
  2181.  
  2182.         to any scouts, you  now select the recipient  of the letter.   Choose
  2183.  
  2184.         either  Scout,  Parent/Guardian #1  or  Parent/Guardian #2.    If you
  2185.  
  2186.  
  2187.                                         - 35 -
  2188.  
  2189.  
  2190.         choose  Parent/Guardian #1 or Parent/Guardian  #2, a menu will appear
  2191.  
  2192.         allowing you to choose the address to send the letter.  Select either
  2193.  
  2194.         the  home   address  or  the  respective  Parent/Guardian's  business
  2195.  
  2196.         address.  After  selecting the  appropriate choice  the program  will
  2197.  
  2198.         proceed to the printer status screen.  After making sure the paper is
  2199.  
  2200.         in the printer and properly loaded, hit a key to start printing.
  2201.  
  2202.         If you didn't select  any records, you will be informed  and returned
  2203.  
  2204.         to the main menu.  If you choose Select Scout  Records (option #2) or
  2205.  
  2206.         Select Adult Records (option #4) on the mail merge menu and return to
  2207.  
  2208.         the mail merge  menu without selecting  any records, the  appropriate
  2209.  
  2210.         category (either Scout or Adult Records) will be set to NONE.
  2211.  
  2212.         Option eight will return you to the main menu.
  2213.  
  2214.         NOTES: What mail merge  does is make a  letter for each chosen  scout
  2215.  
  2216.         and/or adult.  It will  print a header if desired and then Dear [name
  2217.  
  2218.         of scout or adult]: and then print the body of the letter.
  2219.  
  2220.                               [H] Troop Inventory Module
  2221.  
  2222.         This  will bring  you  to the  Troop  Inventory Module  menu.   After
  2223.  
  2224.         choosing this option, if the file "TROOPINV.DAT" (the inventory file)
  2225.  
  2226.         is not in the directory, a message will appear and a new file will be
  2227.  
  2228.         created.  Here is what each option does:
  2229.  
  2230.  
  2231.  
  2232.  
  2233.  
  2234.  
  2235.  
  2236.  
  2237.  
  2238.  
  2239.  
  2240.  
  2241.  
  2242.  
  2243.                                         - 36 -
  2244.  
  2245.  
  2246.         Add Items
  2247.  
  2248.         This option allows you to add items to the  Troop Inventory database.
  2249.  
  2250.         There are fields for the  Item name, value, condition, the  person to
  2251.  
  2252.         whom the item was lent to, the date lent, date due, date returned and
  2253.  
  2254.         two lines  for comments.   In  the top of  the box  will be  the item
  2255.  
  2256.         number.  Hit [F10] to save or [ESC] to abort to the main menu.
  2257.  
  2258.         View Items
  2259.  
  2260.         This  option allows  you  to view/modify/delete  items  in the  Troop
  2261.  
  2262.         Inventory  database.   When  choosing this  item,  the database  will
  2263.  
  2264.         display  record number one.   You can browse  through the fields with
  2265.  
  2266.         the  up and down arrow keys.  You can also change information such as
  2267.  
  2268.         the  person to whom the item was lent  to, condition, etc.  To browse
  2269.  
  2270.         through  the different  items in  the database,  use the  [PG/UP] and
  2271.  
  2272.         [PG/DN] keys.   If  an attempt  is made  to go  beyond or before  the
  2273.  
  2274.         database,  an error  beep  will sound.   There  are  also some  other
  2275.  
  2276.         functions.  To  mark or unmark  the item for deletion,  hit [CTRL-D].
  2277.  
  2278.         If an item is  marked for deletion when  the database is packed,  the
  2279.  
  2280.         item will be permanently  erased.  To go  to a specific item  number,
  2281.  
  2282.         hit [CTRL-G].   A prompt will be  made for the item number  to go to.
  2283.  
  2284.         Enter the item number and hit ENTER.  If the item number is  invalid,
  2285.  
  2286.         an error beep will sound.  After modifying an item, hit [F10] to save
  2287.  
  2288.         the  updated information  or [ESC] to  return to  the Troop Inventory
  2289.  
  2290.         menu.   If you hit [F10],  a message will  be briefly printed  on the
  2291.  
  2292.         screen confirming the update.
  2293.  
  2294.         If the item was  lent out and the  borrower returned the item,  enter
  2295.  
  2296.         the date  it was  returned.   After entering  the date  returned, hit
  2297.  
  2298.         [F10].   If a troop inventory history  is being kept, the information
  2299.  
  2300.         will  be saved  in the  troop history  file, otherwise the  item will
  2301.  
  2302.  
  2303.                                         - 37 -
  2304.  
  2305.  
  2306.         return to the unborrowed  state (the lent to, date lent, date due and
  2307.  
  2308.         returned fields will be erased).
  2309.  
  2310.         Overdue/Lent Out Items
  2311.  
  2312.         This option will show either which items were lent out or which items
  2313.  
  2314.         are overdue (depending on the selection).
  2315.  
  2316.         After selecting this option, another menu  will appear.  You will  be
  2317.  
  2318.         asked to choose either to view the items which are lent out or  which
  2319.  
  2320.         items are overdue.  After selecting the appropriate choice,  you will
  2321.  
  2322.         be asked if the output is to go to the printer.  If you select NO the
  2323.  
  2324.         screen will clear and will  show which items meet the condition  that
  2325.  
  2326.         was selected.  If  the list is more than one screen,  when the screen
  2327.  
  2328.         is full, a  message will appear prompting  you to hit a key  to go to
  2329.  
  2330.         the next screen.   If you selected to  output the information to  the
  2331.  
  2332.         printer, the printer status screen  will appear.  Hit ENTER  to start
  2333.  
  2334.         printing.  When checking for  overdue items, G-Scoutmate will compare
  2335.  
  2336.         the "Date  Due" field  of the record  with the  system date.   If the
  2337.  
  2338.         system date is  incorrect, then the  Overdue option will  not produce
  2339.  
  2340.         accurate results.
  2341.  
  2342.         After  all of  the items  meeting  the condition  are printed  out, a
  2343.  
  2344.         message confirming this will  be shown.  Hit a  key to return to  the
  2345.  
  2346.         troop inventory menu.
  2347.  
  2348.         View History
  2349.  
  2350.         If  this  option  was  selected  in  the  installation,  it  will  be
  2351.  
  2352.         available,  otherwise a  message stating  that you  chose not  keep a
  2353.  
  2354.         troop  history will  appear and  you will  be  returned to  the troop
  2355.  
  2356.         inventory menu.
  2357.  
  2358.         After choosing to  view the history,  you will be  asked whether  the
  2359.  
  2360.         output should go to a printer.  If you  answer no, the output will be
  2361.  
  2362.  
  2363.                                         - 38 -
  2364.  
  2365.  
  2366.         displayed  on the screen.  If the  contents are more than one screen,
  2367.  
  2368.         after the screen is full a message will appear prompting you to hit a
  2369.  
  2370.         key to  view the next screen.  If you  chose to print the information
  2371.  
  2372.         on a printer, the printer  status screen will appear.   Hit a key  to
  2373.  
  2374.         print.
  2375.  
  2376.         About the Troop History File: After a borrower returns the item (data
  2377.  
  2378.         is entered for the  "Date Returned" field of the specific  item), the
  2379.  
  2380.         information  will be stored  in the  troop history  file.  Here  is a
  2381.  
  2382.         sample of an entry in the troop history file:
  2383.  
  2384.                                Troop Inventory History
  2385.                                -----------------------
  2386.         Item: Four Person Tent
  2387.         Lent to: Jane Scout
  2388.         Date Lent: 12/12/90  Date Due: 12/20/90  Date Returned: 12/19/90
  2389.         The tent was returned in great condition.
  2390.  
  2391.  
  2392.         The data file name is "TRHIS.HST" so if it gets too large or you wish
  2393.  
  2394.         to delete it, simply delete or move it somewhere else (if you wish to
  2395.  
  2396.         keep it)  and G-Scoutmate  will  automatically create  a new  history
  2397.  
  2398.         file.
  2399.  
  2400.         Print Items
  2401.  
  2402.         This option will allow  you to print your  troop inventory file or  a
  2403.  
  2404.         troop inventory checklist.
  2405.  
  2406.         When you select  this option, another menu will appear.   You will be
  2407.  
  2408.         asked  to  choose either  a  Full Inventory  Printout  (#1)  or Troop
  2409.  
  2410.         Inventory Checklist (#2).
  2411.  
  2412.         The  Full Inventory  Printout will print  out the  entire contents in
  2413.  
  2414.         your Troop Inventory file.  If the item is lent out,  the person whom
  2415.  
  2416.         it was lent to, the date lent and date due will be printed underneath
  2417.  
  2418.         the  item.  If the item is not lent out, the item name, condition and
  2419.  
  2420.         value will  be printed  out.  The  Inventory Checklist consists  of a
  2421.  
  2422.  
  2423.                                         - 39 -
  2424.  
  2425.  
  2426.         short line  and next to  it the name of  the item.   The checklist is
  2427.  
  2428.         useful  for doing  inventory  checks, while  not taking  up a  lot of
  2429.  
  2430.         paper.  If an item is lent out, there will be an & next to it (in the
  2431.  
  2432.         left margin).
  2433.  
  2434.                               [I] Book Inventory Module
  2435.  
  2436.         This  will  bring you  to  the  Book Inventory  Module  menu.   After
  2437.  
  2438.         choosing  this option,  if the file  "MBINV.DAT" (the  book inventory
  2439.  
  2440.         data file) is not in the directory,  a message will appear and a  new
  2441.  
  2442.         file will be created.  Here is what each option does:
  2443.  
  2444.         Add Books
  2445.  
  2446.         This option allows you  to add books to the  Book Inventory database.
  2447.  
  2448.         There are fields for the Book title, the person to whom  the book was
  2449.  
  2450.         lent to, the  date lent, date  due, date returned  and two lines  for
  2451.  
  2452.         comments.  In the top of the box  will be the book number.  Hit [F10]
  2453.  
  2454.         to save or [ESC] to abort to the main menu.
  2455.  
  2456.         View Books
  2457.  
  2458.         This  option  allows you  to  view/modify/delete  books in  the  Book
  2459.  
  2460.         Inventory database.   When choosing  this option,  the database  will
  2461.  
  2462.         display record number one.   You can  browse through the fields  with
  2463.  
  2464.         the up and down arrow keys.  You can also change information such  as
  2465.  
  2466.         the person  to whom the  book was  lent to,  title, etc.   To  browse
  2467.  
  2468.         through  the different  books in  the database,  use the  [PG/UP] and
  2469.  
  2470.         [PG/DN]  keys.   If an  attempt is  made to  go beyond or  before the
  2471.  
  2472.         database,  an error  beep  will sound.    There are  also some  other
  2473.  
  2474.         functions.   To mark or unmark  the book for  deletion, hit [CTRL-D].
  2475.  
  2476.         If  a book is  marked for deletion  when the database  is packed, the
  2477.  
  2478.         book will be permanently  erased.  To go  to a specific book  number,
  2479.  
  2480.         hit [CTRL-G].  A prompt  will be made for  the book number to go  to.
  2481.  
  2482.  
  2483.                                         - 40 -
  2484.  
  2485.  
  2486.         Enter the book number and  hit ENTER.  If the book number is invalid,
  2487.  
  2488.         an error  beep will sound.  After modifying a book, hit [F10] to save
  2489.  
  2490.         the  updated information  or [ESC]  to return  to the  Book Inventory
  2491.  
  2492.         menu.   If you  hit [F10],  a message will  be printed on  the screen
  2493.  
  2494.         briefly confirming the update.
  2495.  
  2496.         If the book was  lent out and the  borrower returned the book,  enter
  2497.  
  2498.         the date it  was returned.   After  entering the  date returned,  hit
  2499.  
  2500.         [F10].  If a  book inventory history  is being kept, the  information
  2501.  
  2502.         will  be saved  in the  book history  file, otherwise  the  book will
  2503.  
  2504.         return to the unborrowed  state (the lent to, date lent, date due and
  2505.  
  2506.         returned fields will be erased).
  2507.  
  2508.         Overdue/Lent Out Books
  2509.  
  2510.         This option will show either which books were lent out or which books
  2511.  
  2512.         are overdue (depending on the selection).
  2513.  
  2514.         After selecting this  option, another menu will appear.   You will be
  2515.  
  2516.         asked to choose either to view the books which are lent out  or which
  2517.  
  2518.         books are overdue.  After selecting the appropriate choice,  you will
  2519.  
  2520.         be asked if the output is to go to the printer.  If you select no the
  2521.  
  2522.         screen will clear  and will show which books  meet the condition that
  2523.  
  2524.         was selected.   If the list is more than one  screen, when the screen
  2525.  
  2526.         is full, a message will  appear prompting you to  hit a key to go  to
  2527.  
  2528.         the next screen.   If you selected to  output the information to  the
  2529.  
  2530.         printer, the printer  status screen will appear.  Hit  ENTER to start
  2531.  
  2532.         printing.  When checking for  overdue books, G-SCOUTMATE will compare
  2533.  
  2534.         the  "Date Due"  field of the  record with  the system date.   If the
  2535.  
  2536.         system date is  incorrect, then the  Overdue option will  not produce
  2537.  
  2538.         accurate results.
  2539.  
  2540.         After all  of the  books meeting  the condition  are  printed out,  a
  2541.  
  2542.  
  2543.                                         - 41 -
  2544.  
  2545.  
  2546.         message  confirming this will be  shown.  Hit a  key to return to the
  2547.  
  2548.         book inventory menu.
  2549.  
  2550.         View History
  2551.  
  2552.         If  this  option  was  selected  in  the  installation,  it  will  be
  2553.  
  2554.         available, otherwise a message stating that you chose not keep a book
  2555.  
  2556.         history will appear  and you will be  returned to the  book inventory
  2557.  
  2558.         menu.
  2559.  
  2560.         After  choosing to view  the history, you  will be asked  whether the
  2561.  
  2562.         output should go to a printer.  If you answer NO,  the output will be
  2563.  
  2564.         displayed  on the screen.  If the  contents are more than one screen,
  2565.  
  2566.         after the screen is full a message will appear prompting you to hit a
  2567.  
  2568.         key  to view the next screen.  If  you chose to print the information
  2569.  
  2570.         on a printer, the printer status screen will  appear.  Hit a ENTER to
  2571.  
  2572.         print.
  2573.  
  2574.         About the Book History File: After  a borrower returns the book (data
  2575.  
  2576.         is entered  for the "Date Returned" field  of the specific book), the
  2577.  
  2578.         information  will be  stored in  the book  history file.   Here  is a
  2579.  
  2580.         sample of an entry in the book history file:
  2581.  
  2582.                                 Book Inventory History
  2583.                                 ----------------------
  2584.         Book: Bridge to Junior Requirement Book
  2585.         Lent to: Jane Scout
  2586.         Date Lent: 12/12/90  Date Due: 12/20/90  Date Returned: 12/19/90
  2587.         The book was returned in great condition.
  2588.  
  2589.  
  2590.         The data file name is "MBHIS.HST" so if it gets too large or you wish
  2591.  
  2592.         to delete it, simply delete or move it somewhere else (if you wish to
  2593.  
  2594.         keep it) and SCOUTMATE will automatically make a new file.
  2595.  
  2596.         Print Books
  2597.  
  2598.         This option  will allow you  to print your  book inventory file  or a
  2599.  
  2600.         book inventory checklist.
  2601.  
  2602.  
  2603.                                         - 42 -
  2604.  
  2605.  
  2606.         When  you select this option, another menu  will appear.  You will be
  2607.  
  2608.         asked  to choose  either  a  Full  Inventory Printout  (#1)  or  Book
  2609.  
  2610.         Inventory Checklist (#2).
  2611.  
  2612.         The  Full Inventory  Printout will print  out the  entire contents in
  2613.  
  2614.         your Book Inventory file.   If the book is lent  out, the person whom
  2615.  
  2616.         it was lent to, the date lent and date due will be printed underneath
  2617.  
  2618.         the book.  If the book is not lent  out, the book name, condition and
  2619.  
  2620.         value  will be printed  out.  The  Inventory Checklist consists  of a
  2621.  
  2622.         short line and  next to it  the name of the  book.  The  checklist is
  2623.  
  2624.         useful for  doing  inventory checks,  while not  taking up  a lot  of
  2625.  
  2626.         paper.  If a book is lent out, there will be an &  next to it (in the
  2627.  
  2628.         left margin).
  2629.  
  2630.                                  [J] Financial Module
  2631.  
  2632.         The Financial  Module tracks troop bank accounts.   The menu consists
  2633.  
  2634.         of Adding, Modifying and Printing Financial transactions and Querying
  2635.  
  2636.         the  Financial database.  You can also  do a Dues Report which totals
  2637.  
  2638.         the amount of dues collected between certain (or all) dates.  You can
  2639.  
  2640.         track up to five different accounts.
  2641.  
  2642.         Add
  2643.  
  2644.         This option brings up the entry page.  This consists of check number,
  2645.  
  2646.         date, payee, amount and memo.  To enter a withdrawal OR a check, just
  2647.  
  2648.         enter  a negative amount (such as -65.00).   To enter a deposit, just
  2649.  
  2650.         enter the  amount (such as  65.00).   You should use  consistent memo
  2651.  
  2652.         categories, so that when you do a query, you can do a reliable search
  2653.  
  2654.         using memo categories.
  2655.  
  2656.         Hit [F10] to save the record or [ESC] to abort to the menu.
  2657.  
  2658.         Modify
  2659.  
  2660.         This option allows you to modify financial transactions.  You will be
  2661.  
  2662.  
  2663.                                         - 43 -
  2664.  
  2665.  
  2666.         placed  at the first record.   Use [Page Up]  and [Page Down] to move
  2667.  
  2668.         between records.   Use [Alt-G] to go to a specific record.  Use [Alt-
  2669.  
  2670.         D]  to mark or unmark the record for deletion.  If a record is marked
  2671.  
  2672.         for  deletion, a  message  will be  shown on  the screen.    When the
  2673.  
  2674.         financial database is packed, all records marked for deletion will be
  2675.  
  2676.         permanently erased.    Otherwise,  follow the  same  instructions  as
  2677.  
  2678.         stated above under ADD.
  2679.  
  2680.         Query
  2681.  
  2682.         This option allows you to query the financial transaction database by
  2683.  
  2684.         Check Number, Payee, Memo or Amount.  You will first be asked whether
  2685.  
  2686.         all  accounts are to  be included in  the query.   After choosing the
  2687.  
  2688.         desired query field,  you will  then be asked  to enter  a string  to
  2689.  
  2690.         search  for.  When querying for  payee and memo, case doesn't matter.
  2691.  
  2692.         Also,  you  can enter  partial  information.    Any transaction  that
  2693.  
  2694.         contains that partial information will be printed out.  You will then
  2695.  
  2696.         be asked if the output is to go to the printer or screen.  The output
  2697.  
  2698.         will consist of record numbers which meet the query condition.
  2699.  
  2700.         Print
  2701.  
  2702.         Selecting  this option will bring up the  Print menu.  You will first
  2703.  
  2704.         be asked whether  all accounts  are to be  included in the  printout.
  2705.  
  2706.         You have the option  to print out Transaction  or Dues Reports.   The
  2707.  
  2708.         Transaction Report  consists  of  records entered  in  the  Financial
  2709.  
  2710.         database.   The Dues  Report consists  of dues  paid by  your scouts.
  2711.  
  2712.         After you choose the desired report, G-Scoutmate will ask  whether to
  2713.  
  2714.         use all dates or  records between certain dates.  For example, if you
  2715.  
  2716.         would like to see the  dues paid between 1/1/92 and 2/1/92  you would
  2717.  
  2718.         choose the  Dues Report, choose selected dates  and then enter 1/1/92
  2719.  
  2720.         and 2/1/92.  If you wanted to see the dues paid on a particular date,
  2721.  
  2722.  
  2723.                                         - 44 -
  2724.  
  2725.  
  2726.         say 2/5/92, then you would choose selected dates and enter 2/5/92 for
  2727.  
  2728.         both Date from and Date to.  After entering  the desired information,
  2729.  
  2730.         the printer status screen will appear.  Hit ENTER to start printing.
  2731.  
  2732.         Select Account
  2733.  
  2734.         This option allows you to select, add and delete accounts.
  2735.  
  2736.              Select Account
  2737.  
  2738.              This  option  will bring  up  a list  of all  of  your accounts.
  2739.  
  2740.              Highlight  the  account that  you  wish  to activate  and  press
  2741.  
  2742.              [ENTER].
  2743.  
  2744.              Add New Account
  2745.  
  2746.              This option allows you add new accounts.   Enter the name of the
  2747.  
  2748.              account that you wish  to add.  The account name can  be up to 8
  2749.  
  2750.              characters long.   If you  enter an invalid file  name (one that
  2751.  
  2752.              contains spaces or  no characters), an error message  will occur
  2753.  
  2754.              and you  will be asked  to reenter  the file name.   There  is a
  2755.  
  2756.              maximum of 5 accounts.
  2757.  
  2758.              Delete Account
  2759.  
  2760.              This option  allows you to delete accounts.   Select the account
  2761.  
  2762.              that you wish to delete.  Confirm whether you wish to delete the
  2763.  
  2764.              selected account  (Y  or  N).   If  you  choose Y,  it  will  be
  2765.  
  2766.              permanently deleted.
  2767.  
  2768.         Pack Records
  2769.  
  2770.         This option will delete all financial records marked for deletion.
  2771.  
  2772.         NOTES: All of the  actions you take will  be performed on the  active
  2773.  
  2774.         account only.   The active account  will be displayed  on the top  of
  2775.  
  2776.         each screen. 
  2777.  
  2778.                                      [K] Calendar
  2779.  
  2780.         The calendar is capable  of holding up to thirty entries.  There will
  2781.  
  2782.  
  2783.                                         - 45 -
  2784.  
  2785.  
  2786.         be fifteen entries displayed on  the screen at any one time.  To make
  2787.  
  2788.         an entry move the cursor to a blank spot.  First enter the date.  Hit
  2789.  
  2790.         ENTER and enter the time  of the event.  The next field allows you to
  2791.  
  2792.         enter  either a P for PM or A  for AM.  After entering that, you will
  2793.  
  2794.         proceed to the data  box.  This box allows up to  4 lines of seventy-
  2795.  
  2796.         two characters each  line. To  save the event,  hit [F10].   To  move
  2797.  
  2798.         between entries, use the  [PAGE UP] and [PAGE  DOWN] keys.  To  abort
  2799.  
  2800.         the event (not  save it as an entry), hit [ESC] or another one of the
  2801.  
  2802.         keys in  the box except [F10].  If you wish to delete an entry, go to
  2803.  
  2804.         the entry and hit  [CTRL-D].  When done  using the calendar, hit  the
  2805.  
  2806.         [ESC] key to  return to the  main menu.   To print the  calendar, hit
  2807.  
  2808.         [F5] and the  printer status screen will appear.   Make sure paper is
  2809.  
  2810.         in the printer and hit  a key to print the calendar.   When you abort
  2811.  
  2812.         to the main menu, the  calendar is resorted and saved.  While you are
  2813.  
  2814.         in calendar mode, you  can sort the calendar  if you wish by  hitting
  2815.  
  2816.         [CTRL-S].  Entries that are on or before the current system date will
  2817.  
  2818.         be marked with an *.
  2819.  
  2820.         When you start up G-Scoutmate, it checks  to see if there is an event
  2821.  
  2822.         on or  before today's date.   If there is  an event today or  any day
  2823.  
  2824.         before today, an alarm will sound and a message will appear notifying
  2825.  
  2826.         you.   Also, if you  are using G-Scoutmate  when the day  changes, it
  2827.  
  2828.         will recheck the calendar to see if there are any events occurring on
  2829.  
  2830.         the new date.  The alarm for an event will only go off once, and then
  2831.  
  2832.         it will be disabled.
  2833.  
  2834.         NOTES: if  the system date is incorrect,  the calendar alarm function
  2835.  
  2836.         will be inaccurate.  Make sure your system date is set correctly.
  2837.  
  2838.                                       [L] Notes
  2839.  
  2840.         The Note pad invokes the mini-word processor.  The word processor was
  2841.  
  2842.  
  2843.                                         - 46 -
  2844.  
  2845.  
  2846.         not  built into this program  but is a generic  separate file.  It is
  2847.  
  2848.         called TED and is copyrighted  (c) by Ziff Communications.  TED  is a
  2849.  
  2850.         Bannerware program (free distribution,  but still copyrighted by  the
  2851.  
  2852.         author),  but  has many  useful  functions built  into  a  very small
  2853.  
  2854.         program.  If another text  editor is desired, then the main  file has
  2855.  
  2856.         to  be renamed to TED  and put in  the G-Scoutmate directory.   If it
  2857.  
  2858.         doesn't take up a large amount of memory it should work fine.   Don't
  2859.  
  2860.         forget to rename it to TED.  Briefly,  here are the options available
  2861.  
  2862.         in TED.
  2863.  
  2864.              F1 : Abort will return you to the main menu without saving any
  2865.                   changed information.
  2866.  
  2867.              F2 : This will undo information just changed.
  2868.  
  2869.              F3 : Print will send marked text to the printer.
  2870.  
  2871.              F4 : Mark will highlight desired text.  This option is used to
  2872.                   Cut and Paste and for printing.
  2873.  
  2874.              F5 : Cut will cut (remove) marked text and store it in memory.
  2875.  
  2876.              F6 : Paste will take the text that was cut (now in memory) and
  2877.                   put it where the cursor is located.
  2878.  
  2879.              F7 : Exit allows you to save the note pad.  After hitting
  2880.                   F7, simply hit enter.  The note pad will be saved and
  2881.                   the program will return to the main menu.
  2882.  
  2883.              F8 : This option will delete everything to the right of the
  2884.                   cursor.
  2885.  
  2886.              F9 : This option will delete the line the cursor is on.
  2887.  
  2888.              F10: This will undelete a line that was just deleted.
  2889.  
  2890.         Don't forget that you can print the note pad from the Print option on
  2891.  
  2892.         the main menu.  If you wish to send text to the printer while you are
  2893.  
  2894.         in the note pad, you must first mark the text that you wish to print,
  2895.  
  2896.         and then send it to the printer.
  2897.  
  2898.         The  note  pad  will  be  stored  as  NOTES.TXT  in  the  G-Scoutmate
  2899.  
  2900.         directory.
  2901.  
  2902.  
  2903.                                         - 47 -
  2904.  
  2905.  
  2906.                                     [M] Utilities
  2907.  
  2908.         The utilities option will bring you to the utilities menu.
  2909.  
  2910.                                                                 
  2911.                                                                 
  2912.                                    Utilities Menu               
  2913.                                                                 
  2914.                                  1 - Choose Active Troop        
  2915.                                  2 - Pack Records               
  2916.                                  3 - Undelete Records           
  2917.                                  4 - Export/Import Records      
  2918.                                  5 - Backup/Restore Database    
  2919.                                  6 - Defaults/Updates           
  2920.                                  7 - Delete Bridge Files        
  2921.                                  8 - Exit                       
  2922.                                                                 
  2923.                                                                 
  2924.  
  2925.  
  2926.         Choose Active  Troop -  This option  allows  you to  select, add  and
  2927.  
  2928.         delete  troops that  you  wish to  keep  track of.    The first  menu
  2929.  
  2930.         selection  allows you to select the  troop that you wish to activate.
  2931.  
  2932.         A list  will come up with all of  the troops.  Select the appropriate
  2933.  
  2934.         troop and hit ENTER.   The second menu  selection is adding a  troop.
  2935.  
  2936.         Enter  the number of the troop that you  wish to add.  If you enter a
  2937.  
  2938.         duplicate troop then you will be notified.  There  is a maximum of  5
  2939.  
  2940.         troops.  The  third menu  selection is delete  a troop.   Select  the
  2941.  
  2942.         troop that you wish to delete.   Confirm the deletion and it will  be
  2943.  
  2944.         removed from the list.
  2945.  
  2946.         NOTES: You cannot delete the currently active troop.   You would have
  2947.  
  2948.         to activate another troop,  and then delete the troop.  You must have
  2949.  
  2950.         at least one troop.  When a troop  is added, G-Scoutmate first checks
  2951.  
  2952.         to see if that  directory already exists.  If it does  then the troop
  2953.  
  2954.         number is added to the list.  If it doesn't, then G-Scoutmate creates
  2955.  
  2956.         a  directory (with the  troop number as  its name) and  puts the data
  2957.  
  2958.         files in  it.  When  you activate the  troop, only that  directory is
  2959.  
  2960.         used.   When you delete a  troop, the troop is only  deleted from the
  2961.  
  2962.  
  2963.                                         - 48 -
  2964.  
  2965.  
  2966.         troop  list.  The directory  and data files are  NOT deleted.  If you
  2967.  
  2968.         desire, you  can then remove that directory  (and data files) without
  2969.  
  2970.         consequence.
  2971.  
  2972.         Pack Records - To Pack Records means to permanently erase the records
  2973.  
  2974.         marked for  deletion and  squeeze the remaining  records together  to
  2975.  
  2976.         take up the least amount of space.  This includes permanently erasing
  2977.  
  2978.         any Troop  Inventory and Book Inventory records  that were marked for
  2979.  
  2980.         deletion.  Invoking this option will back up the info.dat (calling it
  2981.  
  2982.         info.bak)   and  the   adinfo.dat  (calling  it   adinfo.bak)  files.
  2983.  
  2984.         Afterwards, a new index will be generated and the program will return
  2985.  
  2986.         to the main menu.  
  2987.  
  2988.         If there is not enough space on your disk to pack  records, a message
  2989.  
  2990.         will be printed on  the screen and you  will be returned to  the main
  2991.  
  2992.         menu.
  2993.  
  2994.         On the screen will be  shown the current progress of the pack.   When
  2995.  
  2996.         the  pack is  working on anything  other than  the scout  database, a
  2997.  
  2998.         message will  be shown  that the  pack is  currently  working on  all
  2999.  
  3000.         miscellaneous files.   When the scout  database begins to  be packed,
  3001.  
  3002.         you will be  shown how many records are to be packed and the progress
  3003.  
  3004.         of the pack (how many records were packed and how many were deleted).
  3005.  
  3006.         This information  will be constantly  updated throughout the  packing
  3007.  
  3008.         process.   When the  packing is done,  a message  will appear on  the
  3009.  
  3010.         screen and you will be returned to the main menu.
  3011.  
  3012.         Undelete  Record - Undeleting a record  will UNMARK a record which is
  3013.  
  3014.         marked for deletion. 
  3015.  
  3016.         A menu will appear asking whether the record  you wish to undelete is
  3017.  
  3018.         a scout or an  adult record.  After  selecting your choice, a  second
  3019.  
  3020.         menu will  appear allowing  you to choose  the way of  undeleting the
  3021.  
  3022.  
  3023.                                         - 49 -
  3024.  
  3025.  
  3026.         record(s).   Select the record you  wish to undelete by  entering the
  3027.  
  3028.         record number, the name of the scout or  adult marked for deletion or
  3029.  
  3030.         by listing the records which are marked for deletion.  If you  choose
  3031.  
  3032.         to select a  record by name, case does not matter.   Also, you do not
  3033.  
  3034.         have  to enter  in the  entire name.   For  example, if  you wish  to
  3035.  
  3036.         undelete a record for scout Johnson, Tammy, you could enter in jo and
  3037.  
  3038.         G-Scoutmate will choose that name.  G-Scoutmate will choose the first
  3039.  
  3040.         record matching the  specification that you enter, so  if you had two
  3041.  
  3042.         or more scouts,  that were  marked for deletion,  with the last  name
  3043.  
  3044.         Johnson,  you would have  to enter in more  characters to ensure that
  3045.  
  3046.         the  correct record  is selected.   If an  invalid record  is entered
  3047.  
  3048.         (such as a record which is not marked for deletion or a record not in
  3049.  
  3050.         the database),  an error  message  will be  shown.   If  successfully
  3051.  
  3052.         undeleted, a message will be shown to inform you of the success.
  3053.  
  3054.         Export/Import  Records   -  This  option  allows  the  exporting  and
  3055.  
  3056.         importing  of  records from/to  your  G-Scoutmate  database.    After
  3057.  
  3058.         choosing this option,  a menu will appear asking you whether you wish
  3059.  
  3060.         to import or export a file from the database.
  3061.  
  3062.              Import  - Choosing Import will  import records to your database.
  3063.  
  3064.              First,  you  will  be  asked  if  duplicate  records  should  be
  3065.  
  3066.              overwritten.  If you enter Y, then all  records in your database
  3067.  
  3068.              with the same (scout) name as the records being imported will be
  3069.  
  3070.              overwritten.   Enter  N if  you do  not want  any records  to be
  3071.  
  3072.              overwritten  (duplicates will  be created).   You  will then  be
  3073.  
  3074.              prompted to enter the name of the import file.  G-SCOUTMATE will
  3075.  
  3076.              then check to make sure  that the import file is a  valid import
  3077.  
  3078.              file  (was exported from another G-SCOUTMATE  database).  If the
  3079.  
  3080.              import  file is  invalid, an error  message will  appear and you
  3081.  
  3082.  
  3083.                                         - 50 -
  3084.  
  3085.  
  3086.              will  be allowed to enter a different  name.  Hit [ESC] to abort
  3087.  
  3088.              to  the Utilities menu.   You will  then be shown  the number of
  3089.  
  3090.              records  to be  imported and  the current  progress.   After the
  3091.  
  3092.              importation is  complete, a message will appear  and you will be
  3093.  
  3094.              returned to the Utilities menu.
  3095.  
  3096.              Export - Choosing Export will export records from your database.
  3097.  
  3098.              You  will  then be  asked to  choose which  records you  wish to
  3099.  
  3100.              export.  You will first be asked whether  you wish to export all
  3101.  
  3102.              or selected  records.  If you choose  selected, the select names
  3103.  
  3104.              menu will appear.  If  you exit without choosing any names,  you
  3105.  
  3106.              will  be informed  and returned  to the  Utilities menu.   After
  3107.  
  3108.              choosing  the  records you  wish  to export,  you  will  then be
  3109.  
  3110.              prompted  to enter the name of the  export file.  Make sure that
  3111.  
  3112.              you do  not enter an extension  for the file.   G-SCOUTMATE will
  3113.  
  3114.              then check to  make sure that no file with  that name exists and
  3115.  
  3116.              isn't  restricted.   If the file  exists, you  will be  asked to
  3117.  
  3118.              confirm that the  file should be overwritten.  If you choose no,
  3119.  
  3120.              you will be prompted  for a different file  name.  Hit [ESC]  to
  3121.  
  3122.              abort  to the Utilities menu.  If  you choose yes, the file will
  3123.  
  3124.              be  overwritten  with  the  new information.    The  screen will
  3125.  
  3126.              display how many  records were selected  to be exported  and the
  3127.  
  3128.              progress.   After the exportation is done,  you will be notified
  3129.  
  3130.              and returned to the Utilities Menu.
  3131.  
  3132.              NOTES:  The file  extension for  the export  file will  be .dat.
  3133.  
  3134.              There will also be a file created with the extension .fil.  This
  3135.  
  3136.              file  will  contain all  of  the  exported records'  data  files
  3137.  
  3138.              (notepad, bridge, and try-it/badge/patch information).
  3139.  
  3140.         Backup  Files -  Backing up  files is  an essential  part of  using a
  3141.  
  3142.  
  3143.                                         - 51 -
  3144.  
  3145.  
  3146.         computer.  One power surge or mistake can ruin days or weeks of work.
  3147.  
  3148.         BACKING UP  FILES REGULARLY IS  STRONGLY RECOMMENDED.  To  do this is
  3149.  
  3150.         painless and  can save days  of work.   Since DOS diskettes  can only
  3151.  
  3152.         hold 122 (or 244  if you use high density disks) files per directory,
  3153.  
  3154.         the  backup utility  will only copy  the info.dat,  adinfo.dat and it
  3155.  
  3156.         will create backfile.dat.  This backfile.dat file will contain all of
  3157.  
  3158.         the  scout   data  files  (notepad,  bridge,  and   badge  and  patch
  3159.  
  3160.         information).    Therefore,  you  must  use  the  restore  option  to
  3161.  
  3162.         uncompress the backfile.dat file.  The backup process can  take quite
  3163.  
  3164.         a  while.  You will be updated as  to how much of the backup has been
  3165.  
  3166.         completed  throughout  the  process.    Please  note   that  you  are
  3167.  
  3168.         responsible  for  making sure  you  have enough  disk  space  for the
  3169.  
  3170.         backup.  The amount of space needed is the total of the file sizes of
  3171.  
  3172.         adinfo.dat, info.dat  and  all scout  data  files for  the  currently
  3173.  
  3174.         active troop.   If this number is larger than  your floppy disk size,
  3175.  
  3176.         you  should do  a  backup  to  your  hard drive  and  then  save  the
  3177.  
  3178.         individual backup files across floppy disks (i.e. do a backup to your
  3179.  
  3180.         hard drive and then  save info.dat to one floppy disk  and adinfo.dat
  3181.  
  3182.         and backfile.dat to another  floppy disk).   NOTE: If you attempt  to
  3183.  
  3184.         perform a  backup to  a  directory (or  disk) that  already  contains
  3185.  
  3186.         backup  files,  the  previous  backup  files  will  automatically  be
  3187.  
  3188.         overwritten.   Also, if  you attempt  to  perform a  backup with  not
  3189.  
  3190.         enough  disk space  on  the  backup drive,  you  will  get a  "backup
  3191.  
  3192.         unsuccessful" message.
  3193.  
  3194.         Defaults/Updates -  this option allows you to  change the defaults of
  3195.  
  3196.         G-Scoutmate.
  3197.  
  3198.         Troop Positions
  3199.  
  3200.         You can enter  up to 30  troop positions.   No default positions  are
  3201.  
  3202.  
  3203.                                         - 52 -
  3204.  
  3205.  
  3206.         included.
  3207.  
  3208.         Adult Positions
  3209.  
  3210.         You can  enter up  to  30 adult  positions.   Default  positions  are
  3211.  
  3212.         included.
  3213.  
  3214.         Return Address
  3215.  
  3216.         You can enter up to five lines of seventy eight characters each for a
  3217.  
  3218.         default return address.  This return address  will be the default for
  3219.  
  3220.         envelopes as well as mail merge.
  3221.  
  3222.         City, State, Zip Code and Area Code
  3223.  
  3224.         You can  enter defaults  for the above  four items.   Every time  you
  3225.  
  3226.         enter  a new adult  or scout  record, the  fields for which  you have
  3227.  
  3228.         default values will be automatically inserted into the new record.
  3229.  
  3230.         Group/Project Names
  3231.  
  3232.         You  can enter up to  9 Group/Project names.   You must first enter a
  3233.  
  3234.         code by which to identify each Group/Project.  This code will be used
  3235.  
  3236.         when entering group codes in individual scout and adult records.  You
  3237.  
  3238.         will then enter the Group/Project name of up  to 30 characters.  Note
  3239.  
  3240.         that capital letters are  treated differently than lowercase  letters
  3241.  
  3242.         (i.e. P is treated differently than p).
  3243.  
  3244.         Colors
  3245.  
  3246.         You  can choose  the default  colors for the  background, foreground,
  3247.  
  3248.         highlighted  message foreground  and highlighted  message background.
  3249.  
  3250.         As you  enter different numbers, the  colors will change to  show you
  3251.  
  3252.         what your selections would look like.
  3253.  
  3254.         For all  of the  above (except Badge  Lists), hit  [F10] to save  the
  3255.  
  3256.         defaults/updates or [ESC] to abort without saving.
  3257.  
  3258.         Badges/Patches/Try-Its
  3259.  
  3260.         This option allows  you to add badges,  patches and try-its.   First,
  3261.  
  3262.  
  3263.                                         - 53 -
  3264.  
  3265.  
  3266.         select  which award you wish to add.   After your selection, you then
  3267.  
  3268.         enter the  name.  For patches and badges, you would then enter in the
  3269.  
  3270.         number  of requirements.   For try-its,  you can enter  in the actual
  3271.  
  3272.         requirements.  After that, you will be asked to confirm the addition.
  3273.  
  3274.         Enter Y to add  the award or N  to abort.  Hit  [ESC] at any time  to
  3275.  
  3276.         abort the add.
  3277.  
  3278.         Delete Bridge Files  - this option is  used when you manually  change
  3279.  
  3280.         the bridge requirements  for a certain bridge.   Enter the bridge you
  3281.  
  3282.         wish to have  deleted (the bridge you changed) and  hit ENTER.  After
  3283.  
  3284.         confirming that the deletion is to occur, G-Scoutmate will delete all
  3285.  
  3286.         of the appropriate bridge files.  After the deletion is complete, you
  3287.  
  3288.         will be shown how many bridge files were deleted and then returned to
  3289.  
  3290.         the menu.
  3291.  
  3292.                                        [N] Quit
  3293.  
  3294.         This will end  the G-Scoutmate session.  The index  will be saved and
  3295.  
  3296.         the program will terminate returning to your operating system.
  3297.  
  3298.  
  3299.  
  3300.  
  3301.  
  3302.  
  3303.  
  3304.  
  3305.  
  3306.  
  3307.  
  3308.  
  3309.  
  3310.  
  3311.  
  3312.  
  3313.  
  3314.  
  3315.  
  3316.  
  3317.  
  3318.  
  3319.  
  3320.  
  3321.  
  3322.  
  3323.                                         - 54 -
  3324.  
  3325.  
  3326.                                       Appendix A
  3327.  
  3328.                                     Error Messages
  3329.  
  3330.         When backing up files, the following (error) messages can occur:
  3331.  
  3332.              Copy Successful - the backup was successfully performed.
  3333.  
  3334.              Source and Target  are  the  Same - you entered  the G-Scoutmate
  3335.              directory as the backup path.  Change the backup path.
  3336.  
  3337.              Source file not  found - for some reason, the  program could not
  3338.              find the info.dat file.  Did  you erase it?  If so, you  have to
  3339.              run install again or copy it to the G-Scoutmate  directory if it
  3340.              was previously backed up.
  3341.  
  3342.              Unable to  create target file  -  the  target file could  not be
  3343.              created.  This means that an invalid path  was entered.  Enter a
  3344.              correct  path.   If  you  need to  create  another subdirectory,
  3345.              simply go to DOS and use  the md (make dir) command to  make the
  3346.              desired subdirectory.
  3347.  
  3348.              Data Copy Failed - An undetermined  error occurred.  Maybe a bad
  3349.              floppy disk is the cause.
  3350.  
  3351.                                  Installation Errors
  3352.  
  3353.         When installing G-Scoutmate, errors  can occur.  If you get an Unable
  3354.  
  3355.         to  Create Directory, you  most likely forgot  to put in  a colon (:)
  3356.  
  3357.         after the drive letter.   Make sure you  put the destination path  in
  3358.  
  3359.         this format: DRIVE:PATH.  Here are two examples of directories:
  3360.  
  3361.         c:\gsmate and e:\troop\gsmate\files.
  3362.  
  3363.         Here  are  the   specific  list  of  errors   that  the  installation
  3364.  
  3365.         verification procedure looks for:
  3366.  
  3367.         Error  #1 - GS.EXE file is missing 
  3368.         Error  #2 - GS.OVR file is missing 
  3369.  
  3370.                                     Overlay Errors
  3371.  
  3372.         GS.OVR  is the  overlay file  used.   After loading  G-Scoutmate, the
  3373.  
  3374.         overlay  file will  be checked for  errors (system or  overlay).  The
  3375.  
  3376.         following errors can occur:
  3377.  
  3378.         Overlay Error #1  - Overlay system error.  Reboot  the system and try
  3379.         again.  If the error persists, copy GS.OVR from the master disk.
  3380.  
  3381.         Overlay Error #2 -  Overlay not found.   Copy GS.OVR from the  master
  3382.  
  3383.                                         - 55 -
  3384.  
  3385.  
  3386.         disk.
  3387.  
  3388.         Overlay Error #3 - Not enough memory.  Your system must have at least
  3389.         640K to  run G-Scoutmate.    See General  Information Page  for  more
  3390.         information.
  3391.  
  3392.         Overlay  Error #4  -  I/O error  reading overlay.   The  file  may be
  3393.         corrupted.  Copy GS.OVR from the master disk.
  3394.  
  3395.                                Other possible problems
  3396.  
  3397.         If your index ever becomes corrupted (you'll know when this happens -
  3398.  
  3399.         garbage begins appearing  when you list names -- or  you may even get
  3400.  
  3401.         an error when  printing records), exit  out of G-Scoutmate,  type del
  3402.  
  3403.         *.idx and then rerun G-Scoutmate.   This will fix the problem.   This
  3404.  
  3405.         corruption should occur rarely, if at all.
  3406.  
  3407.         If G-Scoutmate ever aborts with an error or hangs the system for some
  3408.  
  3409.         reason, please note what steps you did prior  to the hang and contact
  3410.  
  3411.         me via  phone or mail.  If there was  any kind of error message (i.e.
  3412.  
  3413.         Runtime Error #######-###),  write that down  also.  G-Scoutmate  has
  3414.  
  3415.         been  thoroughly tested,  but there  may be  some obscure  bugs which
  3416.  
  3417.         weren't caught.  If  G-Scoutmate does abort, none of  your data files
  3418.  
  3419.         should have been corrupted (a routine was put in so that if it aborts
  3420.  
  3421.         during program execution  the index will  be recreated the  next time
  3422.  
  3423.         G-Scoutmate is executed, therefore excluding all errors that may have
  3424.  
  3425.         occurred  during the  unexpected abort of  the program),  so just run
  3426.  
  3427.         G-Scoutmate again.
  3428.  
  3429.         Notepad Errors: If you ever try to use the Deluxe Notepad or  Scout's
  3430.  
  3431.         notepad (the last page of their record), and a message flashes on the
  3432.  
  3433.         screen and the program automatically returns you to the  last screen,
  3434.  
  3435.         then you must  free up more memory  in your computer in order  to use
  3436.  
  3437.         them.   Eliminate some  TSR's (or other  programs loaded  at the time
  3438.  
  3439.         you're using  Scoutmate) from  memory.  See  the General  Information
  3440.  
  3441.         page for memory requirements.
  3442.  
  3443.                                         - 56 -
  3444.  
  3445.  
  3446.                                       Appendix B
  3447.  
  3448.                                   Try-Its Badge List
  3449.  
  3450.         1. Animals                           42. Food Fun (*)
  3451.         2. Around the World                  43. Dancercize (*)
  3452.         3. Art to Wear                       44. Good Food (*)
  3453.         4. Building Art                      45. Caring and Sharing (*)
  3454.         5. Careers                           46. People of the World (*)
  3455.         6. Caring and Sharing                47. Her Story (*)
  3456.         7. Citizen Near and Far              48. Girl Scout Ways (*)
  3457.         8. Colors and Shapes                 49. It's a Small World (*)
  3458.         9. Creative Composing                50. Listening to the Past (*)
  3459.         10. Dancercize                       51. Careers (*)
  3460.         11. Earth and Sky                    52. Science Magic (*)
  3461.         12. Earth is Our Home                53. Numbers and Shapes (*)
  3462.         13. Food Fun                         54. Science in Action (*)
  3463.         14. Girl Scout Ways                  55. Movers (*)
  3464.         15. Good Food                        56. Colors and Shapes (*)
  3465.         16. Her Story                        57. Music (*)
  3466.         17. Hobbies                          58. Me and My Shadow (*)
  3467.         18. Listening to the Past            59. Artful Architecture (*)
  3468.         19. Manners                          60. Outdoor Happenings (*)
  3469.         20. Math Fun                         61. Plants and Animals (*)
  3470.         21. Me and My Shadow                 62. Earth and Sky (*)
  3471.         22. Movers                           63. Outdoor Adventurer (*)
  3472.         23. Music                            64. Water Everywhere (*)
  3473.         24. My Body                          65. Earth is Our Home (*)
  3474.         25. Numbers and Shapes
  3475.         26. Outdoor Adventurer
  3476.         27. Outdoor Fun
  3477.         28. Outdoor Happenings
  3478.         29. People of the World              The old try-its have a  (*) next
  3479.         30. Plants                           to them signifying that they are
  3480.         31. Play                             no  longer being  awarded.   You
  3481.         32. Puppers, Dolls and Plays         may notice that quite a few try-
  3482.         33. Safety                           its  are listed  twice; this  is
  3483.         34. Science in Action                because  ones  without  the  (*)
  3484.         35. Science Wonders                  have  the   newer  requirements.
  3485.         36. Senses                           Use  the one without the (*) for
  3486.         37. Sounds of Music                  scout's that earned the  try-its
  3487.         38. Space Explorer                   with  the   newer  requirements.
  3488.         39. Sports and Games                 Use  the ones  with the  (*) for
  3489.         40. Water Everywhere                 scout's that earned the  try-its
  3490.         41. Our Own Council                  with the older requirements.
  3491.  
  3492.  
  3493.  
  3494.  
  3495.  
  3496.  
  3497.  
  3498.  
  3499.  
  3500.  
  3501.  
  3502.  
  3503.                                         - 57 -
  3504.  
  3505.  
  3506.                                   Proficiency Badges
  3507.  
  3508.         1. Dabbler                   and Tomorrow)       77. Video
  3509.            (Well-Being)          38. Aerospace               Production
  3510.         2. Across                39. Business-Wise       78. Visual Arts
  3511.            Generations           40. Car Care            79. Dabbler
  3512.         3. Becoming a Teen       41. Computer Fun            (Out-of-Doors)
  3513.         4. Caring for            42. Do-It-Yourself      80. Eco-Action
  3514.            Children              43. Food, Fibers        81. Ecology
  3515.         5. Collecting                and Farming         82. Finding Your
  3516.            Hobbies               44. Geology                 Way
  3517.         6. Doing Hobbies         45. Math Whiz           83. Frosty Fun
  3518.         7. Exploring             46. Money Sense         84. Hiker
  3519.            Healthy Eating        47. Ms. Fix-It          85. Horse Lover
  3520.         8. Family Living         48. Plants and          86. Horseback Rider
  3521.            Skills                    Animals             87. Outdoor Cook
  3522.         9. First Aid             49. Puzzlers            88. Outdoor
  3523.         10. Health and           50. Ready for               Creativity
  3524.             Fitness                  Tomorrow            89. Outdoor Fun
  3525.         11. Healthy              51. Science in          90. Outdoor Fun in
  3526.             Relationships            Action                  the City
  3527.         12. Making               52. Science Sleuth      91. Small Craft
  3528.             Decisions            53. Science in the      92. Swimming
  3529.         13. Making Hobbies           Worlds              93. Troop Camper
  3530.         14. My Self-Esteem       54. Sky Search          94. Walking for 
  3531.         15. Pet Care             55. Water Wonders           Fitness
  3532.         16. Safety Sense         56. Weather Watch       95. Water Fun
  3533.         17. Sports               57. Dabbler (Arts)      96. Wildlife
  3534.         18. Sports Sampler       58. Architecture        97. Careers
  3535.         19. Dabbler              59. Art in the Home     98. Communication
  3536.             (People)             60. Art in the          99. Healthy Living
  3537.         20. Active Citizen           Round               100. Helping in
  3538.         21. Celebrating          61. Art to Wear              Your Community
  3539.             People               62. Books               101. Leadership
  3540.         22. Creative             63. Ceramics and        102. Looking Your
  3541.             Solutions                Clay                     Best
  3542.         23. Geography Fun        64. Communication       103. Technology
  3543.         24. Girl Scouting            Arts                104. Wider 
  3544.             in the U.S.A.        65. Dance                    Opportunities
  3545.         25. Girl Scouting        66. Drawing and         105. Your Outdoor
  3546.             Around the               Painting                 Surroundings
  3547.             World                67. Folk Arts           106. Our Own
  3548.         26. Junior Citizen       68. Jeweler                  Council's
  3549.         27. Local Lore           69. Music Lover         107. Our Own
  3550.         28. My Community         70. Musician                 Troop's
  3551.         29. My Heritage          71. Photography
  3552.         30. Native People        72. Popular Arts
  3553.             of the U.S.A.        73. Prints and
  3554.         31. On My Way                Graphics
  3555.         32. The World in My      74. Textiles and
  3556.             Community                Fibers
  3557.         33. Traveler             75. Theatre
  3558.         34. Women Today          76. Toymaker
  3559.         35. Women's Stories
  3560.         36. World Neighbors
  3561.         37. Dabbler (Today
  3562.  
  3563.                                         - 58 -
  3564.  
  3565.  
  3566.                                Interest Project Patches
  3567.  
  3568.         1. Dabbler (Well-Being)              53.Dabbler (Out-of-Doors)
  3569.         2. Child Care                        54.Camping
  3570.         3. Creative Cooking                  55.Eco-Action
  3571.         4. Emergency Preparedness            56.Outdoor Survival
  3572.         5. Sports                            57.Water Sports
  3573.         6. Fashion/Fitness/Makeup            58.Wildlife
  3574.         7. Skills for Living                 59.Horse Sense
  3575.         8. Tune in to Well-Being             60.Paddle, Pole and Roll
  3576.         9. Collecting                        61.Animal Observation
  3577.         10.Family Living                     62.Backpacking
  3578.         11.Managing Stress                   63.Cycling
  3579.         12.Pets                              64.Orienteering
  3580.         13.Reading                           65.Skiing and Snow-Shoeing
  3581.         14.Dabbler (People)                  66.Smooth Sailing
  3582.         15.Community Time Capsule            67.Our Own Council's
  3583.         16.Global Understanding              68.Our Own Troop's
  3584.         17.Leadership
  3585.         18.Travel
  3586.         19.Do You Get The Message
  3587.         20.Heritage Hunt
  3588.         21.American Indian Lore
  3589.         22.Games
  3590.         23.The Law
  3591.         24.Understand Yourself and
  3592.            Others
  3593.         25.Women's History
  3594.         26.Dabbler (Today and Tomorrow)
  3595.         27.Auto Maintenance
  3596.         28.Career Exploration
  3597.         29.Energy Awareness
  3598.         30.Money Management
  3599.         31.Plant Culture
  3600.         32.High-Tech Communication
  3601.         33.Audiovisual Production
  3602.            Advanced
  3603.         34.Audiovisual Production Basic
  3604.         35.Computers
  3605.         36.Entrepreneurship
  3606.         37.Geology
  3607.         38.Space Exploration
  3608.         39.Dabbler (Arts)
  3609.         40.Folk Arts
  3610.         41.Music
  3611.         42.Photography
  3612.         43.Visual Arts
  3613.         44.The Plays The Thing
  3614.         45.Invitation to Dance
  3615.         46.Artistic Crafts
  3616.         47.Creative Writing
  3617.         48.Fashion Design and Clothing
  3618.         49.Museum Discovery
  3619.         50.Prints and Graphics
  3620.         51.The Performing Arts
  3621.         52.Weaving
  3622.  
  3623.                                         - 59 -