home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / personal / bpim20.zip / README.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-07-11  |  15KB  |  315 lines
  1.  
  2.                        BUSINESS STARTMANAGER 2.0
  3.  
  4.                                FOREWARD
  5.  
  6.   Business StartManager is a Personal Information Manager (PIM). It contains
  7.   a phonebook, calendar, infobase, todo list, reminder, journal, daily planner
  8.   and more. This manual is geared to help you get the most from the program.
  9.   The following will give you valuable hints and tips to make using the
  10.   program even easier. The program was designed to be easy to setup and use.
  11.   Each feature uses a common set of commands and using most functions is very
  12.   straightforward. The design is clean and simple. This allows you to get
  13.   more work done, instead of wasting time setting things up.
  14.  
  15.   Business StartManager is similar to the regular StartManager. The main
  16.   differences are that Business StartManager is designed more for the
  17.   small business person or salesperson. Business StartManager has a Daily
  18.   Planner and a PhoneBook geared more for business use. The original
  19.   StartManager was designed more for Personal use. Business StartManager
  20.   is the result of a number of suggestions that I have received from various
  21.   sources.
  22.  
  23.   On this version I added another feature, InfoBase, which is like the
  24.   journal. Infobase is a text database. Another feature is an EXPORT
  25.   feature which allows you to convert some of the datafiles to an ASCII
  26.   format. This allows you to use data from Business StartManager on other
  27.   programs. One big change is that I moved the Setup menu to another program
  28.   called UTIL.EXE. Util.exe also contains the Export feature. I have also
  29.   enhanced and improved almost everything in the program. I hope you enjoy
  30.   this newest program.
  31.  
  32.   About Registering Business StartManager. The price to register Business
  33.   StartManager 2.0 is $39.95. In return, I will send you the Registration
  34.   Code which turns OFF the DELAY and LOGO screens. If you use Business Start-
  35.   Manager, please register it.
  36.  
  37.   UPGRADING TO BUSINESS STARTMANAGER 2.0 from VERSION 1.0.
  38.   ---------------------------------------------------------------------------
  39.   Create a new subdirectory for this version. Copy the files to that new
  40.   subdirectory. Copy the *.DAT and *.CFG files from the subdirectory of the
  41.   old version. Such as:
  42.  
  43.                       COPY *.DAT C:\NEWDIR
  44.                       COPY *.CFG C:\NEWDIR
  45.  
  46.   This will allow you to use the data in your old phonebook, calendar, etc.
  47.   in your new version of Business StartManager. The structure of the data
  48.   files is identical, only the way they are used has changed.
  49.  
  50.  
  51.   TO START
  52.   ---------------------------------------------------------------------------
  53.   How to install and setup StartManger.
  54.  
  55.   To Start:
  56.  
  57.     To install on a Harddrive:
  58.  
  59.            1. Make a subdirectory on your hardrive
  60.            2. Copy the contents of the floppy to that sub-directory or
  61.               UNZIP your downloaded copy.
  62.            3. Run the program BPIM.EXE.
  63.  
  64.            That's it. Your ready to go.
  65.  
  66.    Using with a floppy:
  67.  
  68.           You can use StartManager on a floppy, though it will be slow,
  69.           Copy the original to another floppy and run BPIM.EXE from that
  70.           floppy.
  71.  
  72.    The next step is to Setup a few things, if you have a mouse and a modem.
  73.    With the program in the Main Screen, press S to select the SETUP. Move
  74.    the highlight box down to the modem setup. Press Enter to goto the
  75.    modem setup. Select the proper com port for your modem (if you have
  76.    one). If you do not have a modem, ignore this part. This setup is to
  77.    prevent a conflict if you have a mouse and a modem. Usually a serial
  78.    mouse will use com 1 and a modem will use com 2. So be sure to use
  79.    setup to prevent problems.
  80.  
  81.    That's it for the mandatory setup. You can change the colors or change
  82.    how the reminder or calendar is displayed from the Setup Menu.
  83.  
  84.    Using the program. You will notice that at the top of the screen are
  85.    some buttons. Such as Note, Calendar, Todo, Phone, Etc. Press the
  86.    first letter to use one of these functions. Press C and the calendar
  87.    pops up. Press Esc and your back at the Main Screen. If you have a
  88.    mouse, move the mouse arrow to that button and click a button. Easy
  89.    right ? Remember those two things and the rest is easy. Press H and
  90.    a help screen pops up. Press Esc and your back to the main screen. To
  91.    get out of the program, you guessed it, press Esc.
  92.  
  93.    INFOBASE
  94.    --------------------------------------------------------------------------
  95.    Infobase is a freeform text database. It can be used to keep notes and
  96.    information on clients, business associates, etc. The FIND function allows
  97.    you to get at information in infobase fast. To organize information about
  98.    people, put their names in the Infobase and info about them. To find this
  99.    information, use FIND, type the name or some fact that would be in that
  100.    record. Infobase can be called up directly from the phonebook, this allows
  101.    you get client info while talking to that client.
  102.  
  103.    NOTE
  104.    ------------------------------------------------------------------------
  105.    This feature allows you to leave a note to yourself. Imagine that it is
  106.    like a note taped to your computer screen. When Business StartManager
  107.    detects the presence of a note it displays it when you start the program.
  108.    To add to or update the note, Press U or point to it with the mouse and
  109.    click the button. To Delete the program Press D.
  110.  
  111.    CALENDAR
  112.    -------------------------------------------------------------------------
  113.    The Calendar is one of the two central areas of the program. You use the
  114.    calendar to create and access both the Notes and Daily Planners that are
  115.    created for associated dates. Regular Notes are created by first moving
  116.    the RED HIGHLIGHT BOX to a date that you what to create a Note or Daily
  117.    Planner for. To create a Note, Press A, this allows you to add a Note.
  118.    To create a Daily Planner, Press ALT A, this allows you to create a Daily
  119.    Planner.
  120.  
  121.    Once you create a Daily Planner, you use the up/down arrows to access one
  122.    of the hours, Press Enter to Add/Update information for your planner.
  123.  
  124.    To delete a Note, Press D. To delete a Daily Planner press, ALT D.
  125.  
  126.    The calendar displays an N or P in a calendar date to indicate if it has
  127.    a Note or Daily Planner.
  128.  
  129.    To View a Note, move the RED HIGHLIGHT BOX to a day that has a NOTE and
  130.    Press ENTER. To View a Daily Planner, move the RED HIGHLIGHT BOX to a day
  131.    that has a Daily Planner and Press the SPACE BAR.
  132.  
  133.    It is a good idea to DELETE already used Notes and Daily Planners. The
  134.    program does not erase NOTES and DAILY PLANNERS, it reuses deleted
  135.    spaces (if available) to create new NOTES or DAILY PLANNERS. Even though
  136.    you can create thousands of notes and planners, it can slow things
  137.    down on slower systems (AKA 286 or less). So be aware.
  138.  
  139.    PHONEBOOK
  140.    --------------------------------------------------------------------------
  141.    The Phone book is the second central area of the program. From the Phone-
  142.    Book you can call up all of the other features of Business StartManager.
  143.    This can be very handy when talking to a customer. If you have a Hayes
  144.    compatible Modem you can dial a phone number directly from the Phonebook.
  145.    If you have a modem, it first must be setup, this is done from the Setup
  146.    function. See above.
  147.  
  148.   PhoneBook entries are created by Pressing A for ADD. Enter the appropriate
  149.   information and press Esc to finish. To find a Name quick, Press L to List.
  150.  
  151.    A list of Companies and Names will be displayed. Use the up/down arrow to
  152.    select the entry you want, then Press Enter to goto that entry.
  153.  
  154.   To dial a phonenumber, move the Hightlight box to the PhoneNumber and press
  155.   Enter. If you have a modem it will dial the number for you. From the
  156.   PhoneBook you can access the Daily Planner from the Calendar or by Pressing
  157.   F2 (if a Daily Planner exists).
  158.  
  159.    You can also select another display format for the phonebook from the
  160.    Setup Menu. Move the bar to the bottom entry and press Enter, this toggles
  161.    the phonebook screen to the other display format.
  162.  
  163.    TODO
  164.    --------------------------------------------------------------------------
  165.    TODO is a handy little function to plan things which need to be done.
  166.    Things can be moved up and down on the list in order of importance.
  167.  
  168.    REMINDER
  169.    --------------------------------------------------------------------------
  170.    Events can be programmed in advance to display a note on a given date.
  171.    Useful for reoccurring events.
  172.  
  173.    JOURNAL
  174.    --------------------------------------------------------------------------
  175.    The Journal is a freeform text database. It can be used to keep notes on
  176.    daily events or used to keep notes and information on customers. The FIND
  177.    function allows you to get the information you need, fast. Very handy if
  178.    used from the PhoneBook. Used daily it can be invaluable for recalling
  179.    past events and/or important customer data.
  180.  
  181.    DAILY
  182.    --------------------------------------------------------------------------
  183.    The Daily Planner is displayed from MAIN SCREEN if one exists for the
  184.    current date. If you press D from the MAIN SCREEN and no planner is
  185.    displayed, then the current date doesn't have a Daily Planner. Go to
  186.    the Calendar and Create one for that day.
  187.  
  188.    SETUP
  189.    -------------------------------------------------------------------------
  190.    Setup allows you to customize how you use Business StartManager.
  191.    -------------------------------------------------------------------------
  192.    The functions are as follows:
  193.  
  194.    Modem allows to select the com port that your modem (if any) is attached
  195.    to. You can also select Tone or Pulse.
  196.  
  197.    Color allows you to select a color scheme more to your liking. You must
  198.    type in the color you want every time you change the colors. You can
  199.    also change the background by using F5 and F6 from the MAIN SCREEN.
  200.  
  201.    NOTE: Some color schemes (such as ALL black will mess up your screen,
  202.    in this case you will probably need to ERASE HPIM.CFG and start over.
  203.    Doing the above will load in the default color values, all other setup
  204.    values will need to be re-established.
  205.  
  206.    How Reminders and Calendar Notes are displayed on startup are determined
  207.    by this setup function.
  208.  
  209.    The mouse can be toggled on or off by using this feature. Becomes active
  210.    when you use the program the next time.
  211.  
  212.    The two PhoneBook display types can be toggled on or off from here.
  213.  
  214.    The Starting Hour for the Daily Planner can be setup from here. If
  215.    your day begins a 7:00 AM, type in 7, this will cause your Daily Planners
  216.    to begin at 7:00 AM in the morning. If your day starts at 11:00 AM, type
  217.    in 11, etc. The default is 6:00 AM.
  218.  
  219.    Password - Add a password to prevent others from using Business
  220.    StartManager. To get rid of a Password, simply Press ENTER when the
  221.    program asks for a New Password, this turns off the Password. Great for
  222.    use on Notebook Computers.
  223.  
  224.    NOTE: Password protecting only offers  some protection against prying
  225.    eyes. I suggest that you use a good third party encryption program if
  226.    data security is important to you.
  227.  
  228.    CALCULATOR
  229.    -------------------------------------------------------------------------
  230.    Business StartManager also has a simple calculator. Press F1 from the
  231.    MAIN SCREEN or PHONEBOOK to use this handy little calculator. Useful
  232.    when talking to a client for doing quick calculations...
  233.  
  234.   HINTS & TIPS
  235.   ---------------------------------------------------------------------------
  236.   The ESC key will get you out of most features, when in doubt press
  237.   Esc. Sometimes you have to hit Esc a couple of times !!!
  238.  
  239.   Press the H key for HELP. Works in most but not all places in the
  240.   program.
  241.  
  242.   Run Business StartManager from your AUTOEXEC.BAT file. When you first turn
  243.   on your computer, the reminders and such will be displayed, pressing
  244.   Esc allows quick exit back to dos. This is why I named it Business Start-
  245.   Manager !!! Using Business StartManager in the Autoexec.bat assures that
  246.   you'll get the most from this powerful pim.
  247.  
  248.   When Adding records and notes, Press Esc to finish. Business StartManager
  249.   automatically saves all information when you press Esc.
  250.  
  251.   To prevent a note from being displayed on startup, be sure to use the
  252.   DELETE option in the NOTE feature.
  253.  
  254.   If the calendar or reminder is not displaying the calender or a reminder
  255.   on startup, then check your setup.
  256.  
  257.   Hint: A quick way to find a name in the phonebook is to use the LIST
  258.   function.
  259.  
  260.   You can press Esc to get out of the FIND function in the Journal.
  261.   NOTE: Some conditions may call for this.
  262.  
  263.   The editor for note, journal, phone, etc has been vastly improved upon
  264.   from previous versions. But in this version, when typing, words that go
  265.   beyond the right boundary will be lost. This version does not have
  266.   wordwrap. I may add that to a future version...
  267.  
  268.   HINT: To speed things up in the EDITOR mode, use the down arrow to
  269.   move down in your text. It is faster than using ENTER. Turning off
  270.   the INS mode also speeds things up.
  271.  
  272.   When the calendar finds a note on startup, it displays the calendar.
  273.   The date will have an N to indicate that it has a note attached.
  274.   Press Enter to display the note.
  275.  
  276.   Always
  277.   backup your files. Business StartManager produces a number of data files.
  278.   The following dos commands will backup the data and configuration file
  279.   to a floppy:
  280.                          Copy *.dat a:
  281.                          Copy Hpim.cfg a:
  282.  
  283.  
  284.   Removivng or renaming data files. Data files are created by Business
  285.   StartManager when it is first started. If a data file already exists, it
  286.   uses it. If the Journal file gets to big, you can rename it, say to
  287.   HJOURNAL.001. When Business StartManager is started again it will create
  288.   a new Journal Database. The same is true with all the data files. You can
  289.   use this to archive files. This will sometimes speed things up, also. The
  290.   bigger the file, the longer it takes to access it. If you no longer need
  291.   any of the Calendar Notes or Daily Planners, erasing HAPPOINT.DAT and/or
  292.   HDAILY.DAT will speed up the Calendar. All data files are denoted by the
  293.   .DAT extension.
  294.  
  295.   When you first start Business StartManager, the 1st journal record is
  296.   blank, use Update to add your first record. After that all records are
  297.   "added" by using the ADD function.
  298.  
  299.   Be sure to take the time to learn the features of Business StartManager. It
  300.   has some powerful features. I find the journal, even though its small, is
  301.   very useful for jotting down daily events.
  302.   The auto dialing (if you have a modem) feature of the phone book is a real
  303.   timesaver. The todo list is handy for planning and prioritizing things
  304.   which need doing.
  305.  
  306.   Don't be afraid to play around with Business StartManager. It was designed
  307.   to be easy to use and it is hard to get in trouble by exploring. So enjoy.
  308.  
  309.   Again, please register if you can afford to...
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.