home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / magazine / mpc93jun.zip / MONEYC7.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-05-30  |  9KB  |  160 lines
  1.      Money Counts 7.0 Personal Edition
  2.      Review by David Jensen, Madison PC User's Group
  3.  
  4.      Parsons Technology continues to produce high-quality, easy-to-use 
  5.      programs to help manage your personal finances.  Money Counts 7.0 
  6.      Personal Edition is the latest update to their basic bookkeeping 
  7.      package.  While Parsons doesn't have the marketing clout that 
  8.      Microsoft can put behind Microsoft Money, or a well recognized brand 
  9.      name, they have put together a personal bookkeeping package that 
  10.      will compete with the best of them, both in terms of features and 
  11.      ease of use.
  12.  
  13.      Using the Program
  14.  
  15.      Money Counts allows users to do either single-entry (traditional 
  16.      checkbook) or double-entry ("real" accounting) bookkeeping.  It 
  17.      actually maintains the books using double-entry bookkeeping and 
  18.      users can toggle between single- and double-entry.  It's even 
  19.      possible that they may learn some of the features of double-entry 
  20.      bookkeeping by using Money Counts and toggling between the two.
  21.      Extensive accounting information is available in an online 
  22.      accounting guide.
  23.  
  24.      Whichever way you choose to maintain your accounts, you have to have 
  25.      them defined before you can track them.  Account management may be 
  26.      one of the more difficult parts of accounting, as opposed to the 
  27.      bookkeeping which is just tedious, but Money Counts has done a lot 
  28.      to simplify that step by providing five template account systems to 
  29.      choose from.  Even if a user wants to enhance them, the account 
  30.      template is a good place to start, with good concern for creating 
  31.      useful accounts.
  32.  
  33.      Once the accounts have been set up, it is time to enter transactions.  
  34.      For transactions using the checking account, the transaction form 
  35.      looks like a check to be filled out.  This is the case whether you 
  36.      use the available check printing feature or not.  There is an  
  37.      alternate entry screen that is used by transactions for other 
  38.      accounts, but the blank check is so intuitive that it doesn't make 
  39.      sense to change it.
  40.  
  41.      Money Counts provides quick transaction and smart data entry to allow 
  42.      you to look up information from previous transactions and available 
  43.      options, respectively.  It saves keystrokes and makes it easy to 
  44.      remember what options are available from the field you are in.
  45.  
  46.      As with other programs, Money Counts will print checks on preprinted 
  47.      forms.  Money Counts supports a wide range of laser and tractor-fed 
  48.      forms, including those designed for Quicken, Microsoft Money, and 
  49.      Managing Your Money.  If the form is not predefined, Money Counts 
  50.      allows you to custom-define the locations of fields to match those 
  51.      on your forms.
  52.  
  53.      Money Counts allows for multiple, unrelated accounts.  By default, 
  54.      the first one is known as personal, but there is no limit to the 
  55.      number that can be set up.  This is handy if you are keeping track 
  56.      of, for example, your mother's checkbook as well as your own, or 
  57.      you are the treasurer of some organization.
  58.  
  59.      You can generate reports for a chart of accounts, income and 
  60.      expenses, balance sheet, cash flow, general ledger, account 
  61.      balances, or a tax summary.  You can do analysis of accounts, 
  62.      transactions, a transaction register, and cash needs forecasts.  You 
  63.      can do budget analysis for all of the appropriate reports. For 
  64.      investments, Money Counts provides reports for investment earnings, 
  65.      gainsand losses by valuation or sales, market value, market history, 
  66.      return on investment, maturity tracking, and investment analysis.  
  67.      Each of these reports can be customized for the user's needs.
  68.  
  69.      Based on the reports available, charts and graphs can be created for 
  70.      a quick view of where you are.  While they are not precise, it is 
  71.      often more meaningful to see relative results, rather than suffer 
  72.      through the dryness of numbers.  These charts and graphs are 
  73.      excellent assets.
  74.  
  75.      Investments is a special group of accounts that Money Counts 
  76.      supports.  Unlike regular asset accounts, investment accounts 
  77.      provide a wider range of options, offering and requiring more 
  78.      information.  It allows close tracking of securities including 
  79.      market tracking, units, direct initial cost, and allocated costs 
  80.      (fees, commissions).  It maintains securities by a first-in-first-out 
  81.      (FIFO) tracking system, and nets all costs for purchase and sale.  
  82.      The procedure appears to be quite robust, and considering the 
  83.      problems of tracking, relatively simple.
  84.  
  85.      An unexpected feature of Money Counts is its ability to accommodate 
  86.      fund accounting, the bizarre way for non-profit organizations and 
  87.      governments to keep track of their accounts.  [I would not recommend 
  88.      fund accounting for anyone who doesn't need to use it. Think of it 
  89.      as a budget with a straightjacket: You can't fix the water heater 
  90.      because there is nothing left in the repair fund, even if there is 
  91.      the $350 you need in the entertainment fund. Only the people who 
  92.      gave you the money in the first place can let you change the use of 
  93.      the funds.]
  94.  
  95.      While it requires the use of double-entry accounting to maintain 
  96.      fund accounting, it was amazing to me that Parsons had made it 
  97.      available.  There are a lot of small not-for-profit organizations 
  98.      that have to use fund accounting that don't need a full-blown 
  99.      accounting package.  This package can fill the bill.
  100.  
  101.      New Features
  102.  
  103.      Parsons has made a number of changes in Money Counts since the 
  104.      previous release (Money Counts 6.5).  These changes have improved 
  105.      the features and ease of use of the program.  Menus are pull down 
  106.      with full mouse support.  The mouse even works correctly in a 
  107.      Microsoft Windows window.  The transaction screen looks like a check 
  108.      or deposit slip, making it easy to start transaction entries without 
  109.      the manual.
  110.  
  111.      While all of these personal bookkeeping programs have made account
  112.      reconciliation easier, Parsons has upped the ante by providing tips 
  113.      about possible errors in reconciling the account.  Transactions that 
  114.      have been misidentified as cleared or may have a transposition in 
  115.      the figures will be flagged by Money Counts as possible offenders 
  116.      when you are trying to track down the reason you can't get your 
  117.      numbers to agree with the bank's.
  118.  
  119.      Money Counts lets you schedule on-screen reminders of bills to be 
  120.      paid, investments to be made, or taxes to be done.  It provides 25 
  121.      predefined reports, and allows customization for personal 
  122.      requirements.  Money Counts also allows you to use pie charts, and 
  123.      bar and line graphs to see financial outcomes at a glance.
  124.  
  125.      Parsons has provided a transfer utility that allows users to import 
  126.      and export data from Quicken, Dollars & Sense, Managing Your Money, 
  127.      and Microsoft Money, as well as previous versions of Money Counts.
  128.  
  129.      Budgeting and categorizing have both been improved, as Money Counts 
  130.      now allows users to budget all accounts at once, and they have 
  131.      expanded the scope of predefined categories. 
  132.      
  133.      Investment management has also been improved by allowing all 
  134.      investments to be tracked, updated, and given updated market values.  
  135.      Reports are available to help analyze future needs and make 
  136.      necessary changes.
  137.  
  138.      Installation and Requirements
  139.  
  140.      Installation is simple.  Run install from the command line, and it 
  141.      will prompt you to change disks when needed.  The program comes with 
  142.      its own icon and PIF file, so it is very easy to set it up under 
  143.      Windows.
  144.  
  145.      Money Counts only takes up about 2.5 MB of disk space.  It requires 
  146.      DOS 3.0 or later and 512K memory (640K is recommended).  It will 
  147.      accept a wide range of printers and monitors.  There is mouse 
  148.      support.
  149.  
  150.      Overall, I feel that Parsons has once again provided a good product, 
  151.      and at $35, it is an unsurpassed price.  Money Counts 7.0 is well
  152.      worth looking at.
  153.  
  154.      Parsons Technology
  155.      One Parsons Drive
  156.      P.O. Box 100
  157.      Hiawatha, IA 52233-0100
  158.      (800) 223-6925
  159.      (319) 393-1002 (fax)
  160.