home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / magazine / mpc93jun.zip / MANAGER.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-05-30  |  11KB  |  198 lines
  1.      ManagePro
  2.      Review by Gary W. Wodka
  3.      Madison PC User's Group
  4.  
  5.      In a perfect world, things would be so easy!  You're the boss.  You 
  6.      know what has to be done, you know when it has to be done, and you 
  7.      know who has to do it.  When the time comes, voila!  Finished 
  8.      product.
  9.  
  10.      However, most of us don't work in a perfect world, and just knowing 
  11.      what, when, and who is not enough.  Somewhere in the equation, 
  12.      things seem to break down.  What's a manager to do?  Well, up to now 
  13.      there have been a number of project management tools available.  You 
  14.      type in the project goals, the time line, and who's going to get it 
  15.      done.  Then you hope and pray.  If you've been in management long, 
  16.      you know that you can't manage results -- you have to manage 
  17.      activity.  Until now there hasn't been a program that enables you to
  18.      manage people within a project.  You had to choose to either 
  19.      manage the project, or the people, but not both.
  20.  
  21.      Avantos Performance Systems has created the first "Goal and People 
  22.      Management Tool" called ManagePro.  It's been rated one of the best 
  23.      products of the year by several publications, and for good reason!  
  24.      In addition to project management tools, MP offers tools for 
  25.      supporting the process of delegation, coaching and performance 
  26.      recognition.  It's kind of like TimeLine and The One Minute Manager 
  27.      all rolled up into one.
  28.  
  29.      Running under Windows with at least 2 MB RAM, this powerful program 
  30.      has two main modules: Goal Planning and People Planning.  Managers 
  31.      have two key areas of responsibility: Goal Achievement and People 
  32.      Management.  Sounds like a perfect match, huh?  The problem most 
  33.      managers have is that they are inexperienced in dealing with people, 
  34.      recognizing the benefits of positive reinforcement, and working with 
  35.      teams of support people.  ManagePro has a system for every manager.  
  36.      In fact, ManagePro might be the industry's first on-the-job 
  37.      management trainer.
  38.  
  39.      The main button bar, located just under the menu bar, graphically 
  40.      represents the choices you have as a manager.  From this bar you can 
  41.      select whether to work on project goals, or the people assigned to 
  42.      accomplish those goals.  The tutorial accompanying ManagePro is 
  43.      highly recommended.  It will walk you through the process of a 
  44.      sample goal-setting session, familiarizing you with the terminology 
  45.      and the tasks that need to be accomplished.
  46.  
  47.      The first choice you'll have to make is to decide which management 
  48.      style you'd like to use.  This system is defined as "scalable usage" 
  49.      because it offers five usage styles.  In order of least to most time 
  50.      investment, they are: the People Manager, the People Manager and 
  51.      Developer, the Goal Planner/Manager, the Goal and People Manager, 
  52.      and the Integrated Performance Manager.
  53.  
  54.      The People Manager incorporates only the most basic people-management
  55.      principles, providing support for communicating individual and team 
  56.      goals, documenting performance, and creating performance reviews.  
  57.      It's a great place to start.  In this module, you establish a 
  58.      database of performance for individuals, making reviews a breeze.  
  59.      ManagePro can also provide a performance history report of the 
  60.      individual's progress.
  61.  
  62.      The People Manager/Developer takes everything from above and adds 
  63.      expert advice to help plan and record performance feedback and 
  64.      coaching.  You can create individual skill development plans for 
  65.      each member of the team, and provide tools and feedback to help your 
  66.      employees expand themselves.  The management database can assist you 
  67.      in giving quality feedback at appropriate times, offering expert 
  68.      diagnostic advice and recommendations on a variety of common 
  69.      behavioral problems.
  70.  
  71.      The Goal Planner/Manager section is designed for a project manager 
  72.      that has no people reporting directly to him/her.  This module helps 
  73.      define and delegate supporting individual or team goals and track 
  74.      actual progress versus desired results.  ManagePro alerts you when 
  75.      a portion of your plan is off-track, and advises when to "interfere" 
  76.      to get the job back on track.  An Action List helps track the 
  77.      activities in your database, and the Calendar and Goal Timeline let 
  78.      you view and manage the accompanying schedules.
  79.  
  80.      The Goal and People Manager combines the basic management features of 
  81.      the People Manager with the Goal Planner/Manager.  The only thing 
  82.      missing here is the more advanced people management features in the 
  83.      People Manager/Developer style.
  84.  
  85.      The Integrated Performance Manager combines the full functionality 
  86.      of people and goal management.  Obviously, this style requires the 
  87.      most time, but will probably provide you with the best overall 
  88.      results.  You only get out of something what you put into it.
  89.  
  90.      And speaking of "putting into it," entering data into ManagePro is 
  91.      as easy as it can be.  Once through the tutorial, you'll understand 
  92.      the basic categories, and will be comfortable enough to create your 
  93.      own specific goals.  In fact, the first exercise walks you through a 
  94.      project based on your specific company and goals.
  95.  
  96.      In the Goals module you will have the type of report you're familiar 
  97.      with if you've worked with any of those other programs out there.  
  98.      A Gantt chart time line, listing the goals and their parts, 
  99.      scheduled into a calendar.  You'll have, at a glance, a real-time 
  100.      view of the priority, status and due date of each sub-goal.  Here 
  101.      you'll be able to keep track of individual progress data for a 
  102.      selected goal, along with detailed information about the selected 
  103.      goal, checkpoints, and measurement options.  There is also a Notes 
  104.      window where you can attach a note for the goal and view it later.
  105.  
  106.      A Goal Status Board gives a real-time graphic display of your group's 
  107.      primary and supporting goals.  If the status is not on track, a small 
  108.      colored triangle appears near that particular goal.  By exploding 
  109.      each goal you can find out who and what is impacting the successful 
  110.      achievement of key goals.
  111.  
  112.      The real value of ManagePro, in my opinion, is in its People 
  113.      Management module.  This module is so complete, you can throw away 
  114.      all those management books on your shelf that you've been meaning to 
  115.      read!  The People Planner window contains a summary table where you 
  116.      can add people or teams to the ManagePro database.
  117.  
  118.      Through this module, you'll learn how to really motivate people and 
  119.      teams.  From clearly defining goals for selected persons or teams, 
  120.      to adding and editing progress notes relating to those people and 
  121.      teams, you'll have the tools and the "nudges" to help you help them 
  122.      get the job done.
  123.  
  124.      For each selected individual or team you'll be able to:
  125.  
  126.      * enter feedback or coaching plans and discussion notes,
  127.  
  128.      * add and edit interim and formal review information,
  129.  
  130.      * add/edit performance recognition information,
  131.  
  132.      * add/edit plans to help improve individual skills,
  133.  
  134.      * add/edit commitments you've made to selected persons,
  135.  
  136.      * add/edit calendar events for selected persons, and
  137.  
  138.      * add/edit detailed information about the selected person/team.
  139.  
  140.      You'll also be able to add and display notes for the selected person 
  141.      or team, much like a PIM.  The People Status Board is a graphics 
  142.      windows which provides an at-a-glance status of your people 
  143.      management reminders.  If a related activity deadline is approaching, 
  144.      a yellow (caution?) triangle appears next to the goal. If a deadline 
  145.      has passed, a red triangle shows up.  This board helps to focus on 
  146.      the areas of greatest leverage and quickly take care of important 
  147.      people management activities.
  148.  
  149.      ManagePro's Action List contains a to-do list with details, an event 
  150.      list with details, and a commitment list with details of those 
  151.      commitments you have made to the members of your staff or team.  
  152.      ManagePro also contains a Reports Planner, which lets you set up and 
  153.      print reports for goals, people and action items.
  154.  
  155.      The ?Advisor button drops down a Management Advisor window.  This is 
  156.      a set of context-sensitive management help tools that offers six
  157.      buttons to help get to the crux of the matter NOW.  This window can 
  158.      be left open while working with other ManagePro windows, providing 
  159.      immediate help for any people management problem.
  160.  
  161.      I used ManagePro to set up a project at work that needed the 
  162.      cooperation of six individuals and two teams.  I was able to 
  163.      customize the terminology to fit my particular industry (insurance).  
  164.      There doesn't seem to be a limit to the amount of people or goals 
  165.      that the program can hold.  I was able to actually see how my 
  166.      project was progressing, as well as "feel" my software nudging me
  167.      to intervene when two people became delinquent in desired reports.
  168.  
  169.      I have to admit that when I first got the program, it seemed to be
  170.      overwhelming.  I started out with just the People Management module.  
  171.      As I progressed, I discovered that each step up the ladder required 
  172.      more time in planning and scheduling.  But I also discovered that by 
  173.      using the Integrated Goal and People module, I was able to have 
  174.      total control of the project, and manage the people responsible for 
  175.      making me look good.  Yeah, it took some time to get used to it.  
  176.      It's a lot more complicated than just entering a goal and a timeline.  
  177.      But the results are worth it!
  178.  
  179.      The documentation that ships with ManagePro consists of a Getting 
  180.      Started tutorial, a Reference Guide, and a paperback edition of 
  181.      Managing People - Your Competitive Edge in the 90's.  You'll want to 
  182.      use the entire tutorial.  This is not a program you just dive into.  
  183.      The more time you spend in the manuals, the more you'll get out of 
  184.      the program.  Oh, and another nice thing about the folks at 
  185.      ManagePro: About a week after receiving ManagePro, a representative
  186.      from Avantos called to see how I was progressing and asking if there 
  187.      was anything she could do to help.  I've never had service like that 
  188.      before!  I hope these people keep on developing business software 
  189.      like this!  Maybe they could improve on the word processor... or 
  190.      presentation software... or...
  191.  
  192.      ManagePro retails for $249 and is a product of:
  193.      Avantos Performance Systems
  194.      5900 Hollis Street, Suite C
  195.      Emeryville, CA 94608
  196.      (510) 654-4600
  197.      (510) 654-1725 (fax)     
  198.