home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / database / stowit21.zip / STOWIT.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-08-05  |  31KB  |  858 lines

  1.                                                         pg. 1
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.              Stowit!  Ver. 2.1  Database Generator    August 5, 1993
  10.  
  11.                    c 1993 by Peter Neuendorffer
  12.  
  13.                   _____  Now has F1 HELP SYSTEM  _______
  14.  
  15.  
  16.                                 MANUAL
  17.  
  18.  
  19.                -------------------------------------------------|
  20.                |  Stowit! allows you to set up four files for   |
  21.                |  a basic database. The files could be for your |
  22.                |  audio  collection, a list of Boats, or an     |
  23.                |  employee file, or a list of ideas, or a file  |
  24.                |  of books, or a film digest, or                |
  25.                |  whatever list you choose.                     |
  26.                |------------------------------------------------|
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.     Table of Contents                                 page
  32.  
  33.              SHAREWARE INFORMATION and INSTALLATION     2
  34.  
  35.  
  36.              OVERVIEW                                   3
  37.  
  38.  
  39.              DEFINE.EXE PROGRAM                         4
  40.  
  41.                     === what it does ===
  42.                     === file menu ===
  43.                     === defining your file ===
  44.                     === the rest of the fields ===
  45.  
  46.  
  47.              STOWIT.EXE MAIN PROGRAM                    8
  48.  
  49.                     === General information ===
  50.                     === "ALL" ===
  51.                     === SEARCH" ===
  52.                     === "ADD" ===
  53.  
  54.  
  55.              TIPS                                       11
  56.  
  57.              GLOSSARY                                   12
  58.  
  59.              WHATS NEW                                  13
  60.  
  61.                     === Help System ===
  62.                     === Printing ===
  63.                     === Boolean Search ===
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.              SHAREWARE INFORMATION                      pg. 2
  74.              ---------------------
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.  
  85.  
  86.  
  87.       This software is presented as is, with no warranty as to
  88.       suitability.  I welcome your comments on RIME, or
  89.       Interlink bbs networks.  I am logged on at Channel One bbs
  90.       (617-354-8873).  Please note that you need to be verified
  91.       on Channel One in order to download Stowit! copies.
  92.  
  93.       You are free to distribute this software AS IS, and you
  94.       may use it for say a month or so.  If you continue to
  95.       use Stowit!, please send  $25.00 registration fee to
  96.  
  97.                   Peter Neuendorffer
  98.                   1399 Commonwealth Ave #11
  99.                   Allston MA 02134
  100.  
  101.  
  102.       Important: I will not send any disks or media, as the program
  103.                  is complete as is.
  104.  
  105.  
  106.       To install and run this software:
  107.  
  108.                   1. Copy the files to a Hard Drive sub directory
  109.                   2. Read this manual
  110.                   3. use this software from it's own directory.
  111.                   4. Run DEFINE.EXE
  112.                   5. Run STOWIT.EXE
  113.  
  114.        To utilize your Stowit10.ZIP or Stowit11.ZIP data, you
  115.        can copy all  Stowit20.ZIP files herein directly into your
  116.        previous Stowit directory. In other words, the files from
  117.        the first two versions are compatible with this version 2.1!
  118.  
  119.        NOTE: version 2.1 A has fixed a bug in the printed output and
  120.              a bug in the help screen colors. Otherise it is
  121.              identical to STOWIT version 2.0.
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.               OVERVIEW                                   pg. 3
  139.              --------
  140.      "A file is a collection of related records"
  141.      "A record is a collection of related fields"
  142.      "A field is an item of data"
  143.  
  144.       Welcome to Stowit! database generator, a program that allows
  145.       you to design your own records for storage. New! Now you may
  146.       press F1 for help wherever you are in Stowit!
  147.  
  148.  
  149.       What Stowit! is: a way to file away records in four separate files.
  150.       The way the records are formed is up to you.  You set up the
  151.       record structure in DEFINE.EXE.  You enter in data, and
  152.       maintain the four files from STOWIT.EXE  You can
  153.       search any field in any record for a word or words you
  154.       choose.  For example in a file of music Albums, you could
  155.       search on Composer to find "Stravinsky" records.  It accepts your
  156.       database data from your keyboard.  What it is not: It is
  157.       not an e-mail reader.  It is not a program to change one type
  158.       of a file to another (file formatter).  It is not a file
  159.       compression program.
  160.  
  161.       You use the DEFINE.EXE program to set up the structure of
  162.       a record to be used in one of the four files of STOWIT.EXE.
  163.       The fields in a record fit on one screen, so define.exe will
  164.       allow only so many fields, depending on how they fit on
  165.       one screen.  Here is a typical record structure you might define
  166.       using DEFINE.EXE:
  167.          file title------>    RECORDINGS
  168.  
  169.          record title---->    Name of album: ________________________
  170.  
  171.          field----------->           Artist: -------------------
  172.  
  173.          field----------->            Songs: ------------------------
  174.  
  175.          (same) field---->                   ------------------------
  176.                                      (number of dashes is the field length)
  177.          (same) field---->                   ________________________
  178.  
  179.        The Record Title is your "key field" The actual data you enter
  180.        there from Stowit! should be, but need not be different
  181.        for each record.  The records are sorted for you alphabetically
  182.        by this key field.  Two nearly full screen Comment pages
  183.        are attached to each record in Stowit!.
  184.  
  185.        Once you set up your record structure or "define the record"
  186.        in DEFINE.EXE, you may execute STOWIT.EXE to "ADD"
  187.        records- after all, even though there is a record structure,
  188.        you still haven't entered in any Albums information.
  189.        Once records are added, you may view them using "ALL" or "SEARCH".
  190.  
  191.        One term that may be confusing, that is used in the Define.exe
  192.        program is "field length".  The field name is what the
  193.        field (a line for you to enter data) is called, such as
  194.        the words "Name of album".  The "field length" is how many
  195.        letters you can enter in for a field- the longest the
  196.        data can be.  This will be apparent by a highlighted bar
  197.        in a STOWIT.EXE record as displayed on the screen.
  198.  
  199.        
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.              DEFINE.EXE PROGRAM                         pge. 4
  205.              ------------------
  206.  
  207.            === What it does ===
  208.  
  209.            You can build a record structure for any of the four files.
  210.            This must be done before entering in information into
  211.            Stowit.exe. The program expects answers to a list of
  212.            questions about the record structure. The questions
  213.            are by and large repeated for each field.
  214.            The field names are your choosing.  The field length,
  215.            or maximum number of characters allowed for each field
  216.            are your choice.  You can mark which fields are to be
  217.            searched on, and whether the search is for an exact
  218.            match or not.  You can attach more than one data entry
  219.            field to each field, and you may decide where the data
  220.            entry part of the field should start on the Stowit! screen.
  221.            On pages 5 and 6 is a breakdown of the questions you are asked
  222.            within DEFINE.EXE.  Creating these record definitions
  223.            is a once-through experience. That is you can not
  224.            add on to a definition later- especially if data is
  225.            entered to this file in STOWIT.EXE. However if you
  226.            press Enter on the Field Name prompt (not the first
  227.            one) you are given the option to save the record structure
  228.            as far as you got. Otherwise, answer no ("N") when you
  229.            see the "Add a field?" prompt if you are done then.
  230.  
  231.            ===Files menu===
  232.  
  233.            File1
  234.            File2
  235.            File3
  236.            Employees   <----this would be a Stowit! file that already exists
  237.                             And may contain data.  Take caution
  238.                             not to erase named files, if it contains
  239.                             information already.
  240.  
  241.            Press enter after selecting a File slot.
  242.            There are a total of 4 files allowed at any one time in
  243.            Stowit!.  Therefore, if you chose Employees (a file you
  244.            had already created, lets say), you would get this
  245.            screen:
  246.  
  247.                        File exists Overwrite it?
  248.  
  249.                         <Y>es   <N>o
  250.  
  251.            Choosing <Y> will throw the existing file, and data
  252.            into oblivion (delete them).  So that slot should be
  253.            used only if you do not care about your previous
  254.            "Employees" file.  Choosing <N> will throw you back
  255.            to the file menu.  The <Y> choice will allow you to
  256.            continue.  Choosing File1, File2 etc. is no problem.
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.            DEFINE.EXE PROGRAM continued:                pg. 5
  271.  
  272.            === Defining your file ===
  273.  
  274.  
  275.                      Define program:RECORD DESCRIPTION
  276.  
  277.            In the top left corner of the window, "Lines Left 21"
  278.            "Field #1" are there for your information.  Lines left
  279.            refers to the lines on a full screen record that you are
  280.            building , and not to the lines in the Define.exe program.
  281.  
  282.       QUESTION ASKED                         WHAT IT MEANS
  283.       ==============                         =============
  284.       File Title                     The name of your file, say
  285.                                      "Dentists" or "MOVIE"
  286.  
  287.  
  288.       Record Title                   A name for the first field of your
  289.                                      record. This is the "key" field
  290.  
  291.       Field Length                   How many characters the user
  292.                                      of Stowit! can enter for this
  293.                                      field.  This first field is
  294.                                      limited to a number up to 50,
  295.                                      to allow sorting of the records.
  296.                           =======>   note: if you press Enter without
  297.                                      giving a number, the file structure
  298.                                      will not be saved.
  299.  
  300.       Search Field:  Yes             These two items are automatically
  301.        Exact Match:  Yes             filled in for the first field of
  302.                                      your record.
  303.  
  304.       Redo field?   <Y>es <N>o       You can redo the field by
  305.                                      choosing "Y". To continue choose "N".
  306.  
  307.       Add a field? <Y>es  <N>o (finished) <C>ancel
  308.                                      Do you want to add more fields
  309.                                      to this file's record structure?
  310.                                      If you are done, press <N> if
  311.                                      you want more, press <Y>, otherwise
  312.                                      scrub the file with <C>ancel.
  313.                                      Note any overwritten files as mentioned
  314.                                      above will NOT be restored.
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.       DEFINE.EXE continued                              pg. 6
  337.  
  338.       === The rest of the fields ===
  339.  
  340.  
  341.        QUESTION ASKED                         WHAT IT MEANS
  342.       ==============                         =============
  343.       Field Name                             Choose the name for this
  344.                                              field, as you wish. It
  345.                                              could be "experience"
  346.                                              for an employee file,
  347.                                              or "Tuba" for a music file
  348.  
  349.       Field Length     (1 to 255)            The maximum length
  350.                                              of text the user of
  351.                                              the database can type in
  352.                                              Note a 1 here will make
  353.                                              the field a Yes/No field.
  354.                              =========>      Note: If you press enter
  355.                                              without a number entered,
  356.                                              the file structure will
  357.                                              not be saved.
  358.  
  359.       Field on Same Line?                    If you answer yes to this
  360.                                              the data entry part of
  361.                                              this field will be on the
  362.                                              same line as the field name.
  363.                                              (starting at column 19)
  364.                                              If you answer No, the data
  365.                                              entry part will start on the
  366.                                              next line, at column one.
  367.  
  368.  
  369.  
  370.       Search on this Field?                  A "Y" answer here
  371.                                              makes this field
  372.                                              searchable from within
  373.                                              Stowit. Up to 10 fields
  374.                                              may be so marked as
  375.                                              search fields.
  376.  
  377.       Exact Search?                          This will pop up only
  378.                                              if you answered "Y" (yes)
  379.                                              to the last question.
  380.                                              An exact search means to find record fields
  381.                                              containing only the
  382.                                              word(s) your request.
  383.  
  384.       Redo field?   <Y>es <N>o       You can redo the field by
  385.                                      choosing "Y". To continue choose "N".
  386.  
  387.       Add a field?                           so this whole page has been
  388.                                              setting up one line in the
  389.                                              record.  Now, do you want
  390.                                              to add another field to the
  391.                                              record structure you are
  392.                                              building?
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.       DEFINE.EXE program continued:                     pg. 7
  403.  
  404.  
  405.       A couple of added features of this program.
  406.       On any field description other that the Record Title, you
  407.       may have a "hidden name" ,  so as to make the field data
  408.       entry bar part of the previous field. This is useful for
  409.       extending the data entry on a field beyond 255 characters,
  410.       and for searching the field. You accomplish this by entering
  411.       the word "same" (no quotes) instead of a field name. A clone
  412.       of the last field will be made on the next available line in the
  413.       record. The "same" cannot be used after a Search/Search Exact
  414.       field.
  415.  
  416.       To make a Yes/No field, simply specify a field length
  417.       of 1. The name of the field might be "Has a car?"
  418.  
  419.       Some other prompts you may encounter in your defining a file
  420.       record in DEFINE.EXE:
  421.         "Too many lines!"
  422.         "<R>edo field <S>ave record <C>ancel" Your last field
  423.          goes over the size of the screen display of Stowit.exe,
  424.          So.  You are given the option to redo the last field, making it
  425.          less lines, or saving the record up to the last field, or
  426.          cancelling out altogether on this record.
  427.  
  428.          At other times, you may have just squeezed in the limit of
  429.          lines for a record, and the record will be saved up to where
  430.          you are in defining it.
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.       STOWIT.EXE MAIN PROGRAM                           pg. 8
  469.       -----------------------
  470.  
  471.       === general information ===
  472.  
  473.       This is the program where you enter in data and retrieve it.
  474.       Once your record structures are set, you need not start
  475.       with DEFINE.EXE.
  476.  
  477.       You may have discovered that when you first ran Stowit! it
  478.       didn't let you get very far in the program.  You may have gotten
  479.       the error message "File not defined".  This is because the
  480.       record structure of each of the four files is set up by
  481.       running DEFINE.EXE first.  The whole point of this package
  482.       is that I the programmer do not decide what types of records
  483.       you will have, you decide that.
  484.  
  485.       So after defining a record in DEFINE.EXE as described above,
  486.       you are ready to run STOWIT.EXE.
  487.  
  488.       Stowit! allows you to enter in data to records for four files.
  489.       When you run it, you get a FILES menu which could read
  490.  
  491.                          File 1
  492.                          File 2
  493.                          Record Albums
  494.                          File 4
  495.                          Quit
  496.  
  497.  
  498.       Move the arrow keys up and down to select.  Quit leaves the
  499.       program. After running the program and going deep into the
  500.       menus, press Escape to get you out to this first menu.
  501.  
  502.       The Record Albums file is our example, and would contain records
  503.       according to a set up in DEFINE.EXE.  The others are undefined.
  504.  
  505.       Upon selecting Record Albums, you will get the main menu
  506.       for the Record Albums file.
  507.  
  508.                          All:    shows you a list by the first field
  509.                                  of every record in this file.
  510.  
  511.                          Search: you can search for information
  512.                                     in the file.
  513.  
  514.                          Add:     allows you to add new information
  515.                                   to the file.
  516.                                   This is the first option you choose
  517.                                   with a new file.
  518.  
  519.                          Exit:    exit back to the files menu.
  520.  
  521.  
  522.     If you are just getting started, and have already defined
  523.     your file in DEFINE.EXE, then start out with the "ADD" option.
  524.     This is described below, on page 10 of this manual.
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.       STOWIT.EXE MAIN PROGRAM continued                 pg. 9
  535.  
  536.       === "All" ===
  537.  
  538.       By selecting the All option, if there have been records entered
  539.       in already (SEE "ADD" below), you would get a list of
  540.       all these records by the record titles.
  541.  
  542.                 for ex:
  543.  
  544.                            Beethoven
  545.                            Brahms
  546.                            Chopin
  547.                            Jagger
  548.  
  549.       If this list is bigger than the current screen, you can
  550.       use the Page Up and Page Down keys to move through the
  551.       list. Once you have the one you want, press Enter.
  552.       Alt-P (press the Alt and P keys both at once) will
  553.       allow you to print the list. Additional Print options are
  554.       listed on Page 13 here under "WHATS NEW".
  555.  
  556.       Upon selecting one of these names, you are into the
  557.       actual record for that name.  This record screen might look
  558.       something like this:
  559.  
  560.                   Composer: Beethoven
  561.               Famous works: Fifth Symphony
  562.                 Recordings: Angel release No. 2138
  563.  
  564.        You can edit these fields, by moving the arrow key to
  565.        the field you wish and typing.  Note the field will be
  566.        blank if you start typing on the first letter of
  567.        the field.
  568.  
  569.        To save your changes, press F10, or Escape if you don't
  570.        want your changes in the record to be saved.  To Delete
  571.        the record data entirely, press F6.
  572.  
  573.        To print the record, press Alt-P.
  574.  
  575.        There are two near-full screen pages for your comments attached
  576.        to each and every record.  Just press Page Down to
  577.        get to them, and Page Up to return to the main part of the record.
  578.  
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.               STOWIT.EXE MAIN PROGRAM cont.             pg. 10
  601.               === "SEARCH" ===
  602.  
  603.        The Search menu selection will allow you to search for
  604.        information in the current file.  To enter SEARCH, you must have
  605.        already entered in data under the ADD option.  Otherwise
  606.        the error message "NO RECORDS IN BASE" will pop up.
  607.  
  608.        Now, to Search, you are presented with a list of fields to
  609.        search as set up in the DEFINE.EXE program.  You cannot go
  610.        back to the define.exe program for this, after you have
  611.        entered in data in STOWIT.EXE.
  612.  
  613.        Press enter on one of these menu fields, and you will be
  614.        asked to enter in the word(s) to be searched for.  They may
  615.        be in upper case or lower case, it doesn't matter.  If you
  616.        choose Whole Record, the entire records will be searched,
  617.        but NOT the comment screens attached.
  618.  
  619.        If records are found for your request, a record list
  620.        will appear, just as in ALL, but probably much shorter.
  621.        Move the arrow keys to select a record, and press ENTER.
  622.        Note, as in ALL, and ADD, you may print this list as
  623.        well with Alt-P.
  624.  
  625.        Going back to the Search menu, you may have some stars (*) next
  626.        to certain fields. This indicates that those searches must
  627.        be an exact match.  Thus a * Composer search for
  628.        Stravinsky will only find a Composer field that is
  629.        entirely made up of the word Stravinsky.
  630.  
  631.        See "WHATS NEW" Page 13 of this manual for an explanation of the new
  632.        Boolean Search option.
  633.  
  634.  
  635.              === "ADD" ===
  636.  
  637.        This is where you initially enter in new records to your
  638.        Stowit! file. This is different from DEFINE.EXE where you
  639.        designed the structure of the files.  Here you are entering
  640.        in items of information.
  641.  
  642.         field title-----|        |--------------data
  643.      (preset by you)    |        |              (your information)
  644.                         v        v
  645.                     Composer: Donald Duck
  646.  
  647.         Move the arrow key up and down to select a field to enter.
  648.         Also, the Enter key here will move to the next field.
  649.         When you are done (you can always return to it later, from
  650.         ALL, SEARCH, or ADD), press F10 to save your changes.
  651.         To Cancel the recent changes (since the last time you have
  652.         moved to this screen), press the Escape key instead.
  653.         F6 will delete the record entirely. Gone.
  654.  
  655.         To get to the comment screens for this record, use the Page Down
  656.         and Page Up keys. PLEASE REMEMBER, if you enter in comments in
  657.         those comment screens, you must, must press Pgup back to the main
  658.         record and press F10 to save your changes.  In comment screens,
  659.         Alt-N will insert a blank line, Alt-Y will delete the current line.
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.      TIPS                                               pg. 11
  667.      ----
  668.  
  669.      This section may not tell you how much to give the wait person at
  670.      the World of Pancakes on route 1, but it may help you avoid
  671.      certain pratfalls while using this software.
  672.  
  673.      Stowit! allows at most 1000 records for each file.  If you
  674.      get a "Cannot Access Disk" error message, nine times out of ten
  675.      the files are not damaged.  Make sure your drive door is closed,
  676.      and that you are not out of disk space, before re-running.
  677.  
  678.      Right after you set up a file with DEFINE.EXE,
  679.      it is a good idea to enter a few test records to your file
  680.      from STOWIT.EXE.  This way, if you are unhappy with the structure,
  681.      you may go back to Define.exe and redo the structure.  Once you
  682.      have volumes of data in a file, you cannot change the record
  683.      structure without losing the data.  In other words, you cannot
  684.      make changes in a file's record structure without starting fresh
  685.      with the data for that file.
  686.  
  687.      Quirks of DEFINE.EXE:
  688.      The program will not allow you to use
  689.      a "same" field immediately after a field you defined as
  690.      Search AND Exact Search.  The idea is if you wanted an exact
  691.      search on a field, why would you then add more lines to it?
  692.  
  693.      As mentioned above, if you define a field length as only 1,
  694.      it automatically becomes a Yes No field, so a name for
  695.      such a field as "ZIP CODE"     (Yes No) would make no sense,
  696.      whereas a field as "Own Transportation" (Yes No) would.
  697.  
  698.      Since fields normally begin at column 19, choose a field length
  699.      that will not dangle into part of the next line.  This is
  700.      precisely why the question "Field on same line? <Y>es <N>o" is
  701.      there.  If you say <N> (no) to this, you could have a field length
  702.      of 160, taking up exactly two lines.
  703.  
  704.      NOTE: When you name each file, avoid "File1", "File2", File3",
  705.      or "File4" for names, as these are used by this software to
  706.      indicate empty files.
  707.  
  708.      Quirks of STOWIT.EXE: (not to be confused with Captain Quirks).
  709.         Lets say you only have one record entered in under your
  710.         "Record Albums" file.   When you choose ALL, you still get
  711.         a list of records, but now it is only one.  Just press
  712.         enter on this to get to the record.
  713.  
  714.         Do not forget when you enter in Comment pages to Page up to
  715.         the record screen and press F10 to save.  The comments
  716.         will not be saved automatically.  This applies
  717.         to any changes you make to the Record.  Press escape cancels
  718.         them, so you have to press F10 to save any changes.
  719.  
  720.         During a Stowit search, you may view a record, and decide
  721.         to change the search field data.  When you escape, this record
  722.         will still be in the list of search records.  Once you press
  723.         escape again, if necessary, the list will be updated.
  724.  
  725.         When printing, many printers will buffer the printing.
  726.         This means that you may be unable to stop the print job
  727.         in the middle. You will have to turn the printer off, then on.
  728.  
  729.  
  730.  
  731.  
  732.       GLOSSARY                                          pg. 12
  733.       ________
  734.       boolean search    Search for more than one word(s) at once
  735.  
  736.       data              Items of information
  737.  
  738.       data entry        Where the user types in information to the record
  739.  
  740.       define
  741.        a record        Set up the structure of a record for a file
  742.  
  743.       exact search      The user has to enter in a search word(s) to look
  744.                        in the file for exact matches on the field data.
  745.  
  746.       field             A named item of information in a record,
  747.                        that the user types in from Stowit!
  748.  
  749.       field length      How many characters user can type in a field
  750.  
  751.       field name        That portion of a field that gives a title to the data.
  752.  
  753.       file              A named collection of records
  754.  
  755.       key field         The first field of each record. The records
  756.                         will be listed by this field, say "Last Name".
  757.  
  758.       record            A collection of fields or items of data
  759.  
  760.  
  761.       record list       The screen in STOWIT.EXE that shows a
  762.                        list of records, listed by their first
  763.                        field, or "Record title".
  764.  
  765.       record structure
  766.                        The named fields and their length as set up in a
  767.                        record (by using DEFINE.EXE)
  768.  
  769.       search            The user types in a word(s) to search for in the
  770.                        database
  771.  
  772.       Yes/No field      A field that only excepts "Y" or "N" for data,
  773.                        indicating a yes or no answer to the field name
  774.  
  775.  
  776.  
  777.  
  778.  
  779.  
  780.  
  781.  
  782.  
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.              === WHATS NEW =====                        pg 13.
  795.  
  796.       --- HELP---
  797.       STOWIT.EXE and the DEFINE.EXE programs both now have a
  798.       help system to help you understand what to do and when to
  799.       do it. Just press the F1 key from almost anywhere in both
  800.       programs. When you are done reading the help, press any key
  801.       to get back to the program.
  802.  
  803.       ---Printing---
  804.  
  805.  
  806.  
  807.        To print a single Record Screen, move
  808.        to the record screen desired, make sure your
  809.        printer is ready, and press Alt-P to print.
  810.  
  811.        Other printer options are now available:
  812.  
  813.               From the List Screen, choose Alt-P (The Alt and P keys
  814.               pressed together) to print the following types of reports:
  815.  
  816.   Whole records? Answer with the "Y" key to print
  817.                  a report of all the records listed in your current
  818.                  List Screen. This will be entire records printed.
  819.  
  820.   Selected fields?
  821.                  Answer with the "Y" key to print just certain fields
  822.                  of each record, say the Employee's Last Name, and
  823.                  Phone. Once you have selected this option,
  824.                  you will be asked which fields of the Company or
  825.                  Employee record to include in your printed report.
  826.  
  827.   List only?     Answer with the "Y" key to print just the key fields
  828.                  as listed in the List Screen.
  829.  
  830. ----------Boolean Search----------
  831.  
  832.           When choosing Search, you may now select "Whole Record" to
  833.           search each entire record in your current Stowit! file.
  834.           This search allows you to enter not only a word or words
  835.           to search for; you may now request a Boolean Condition for
  836.           your search. As with other searches, you choose Search.
  837.           Now choose Whole records from the searech menu.
  838.  
  839.           Now ,instead of entering in a single word, you can enter
  840.           in a text condition.  Here are some examples of ayour request to
  841.           search Whole Records for a condition.
  842.  
  843.           Examples for search:
  844.  
  845.           You enter                               finds
  846.           ---------                               -----
  847.           car and table                          any record that mentions
  848.                                                  both "car" AND "table"
  849.  
  850.           car or table                           any record that mentions
  851.                                                  EITHER "car" OR "table"
  852.  
  853.           car and (Chrysler or Ford)            any mention that mentions
  854.                                                 "car". It also mentions
  855.                                                 "Chrysler" OR "Ford", but
  856.                                                 not neccessarily both.
  857.  
  858.