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Text File  |  1993-04-14  |  6KB  |  199 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.   PRODUCT  :  Paradox for Windows                   NUMBER  :  1436
  9.   VERSION  :  1.0
  10.        OS  :  WIN
  11.      DATE  :  April 14, 1993                           PAGE  :  1/3
  12.  
  13.     TITLE  :  Editing Selected Records on a Multi-Table Database
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.   Intended Audience
  19.   Interactive Users
  20.  
  21.   Prerequisites
  22.   Existing multi-table form.  Familiarity with queries.
  23.  
  24.   Purpose
  25.   This document details the steps to query selected records of a
  26.   multi-table database by more than one parameter, edit the
  27.   records, and then update the Master table in the multi-table
  28.   form.
  29.  
  30.  
  31.   It is sometimes desirable to edit selected records of tables in a
  32.   multi-table form.  This can be accomplished through a series of
  33.   steps that include 1) querying selected records from the Master
  34.   table, 2) using the multi-table form to edit the selected records
  35.   from the resulting Answer table and/or records from the linked
  36.   Detail table(s), and 3) updating the Master table from the Answer
  37.   table.
  38.  
  39.   STEPS:
  40.  
  41.      1.  If your Master table is not keyed, you must key your
  42.          Master table.  To verify if the Master table is keyed,
  43.          choose File | Utilities | Info Structure, select the
  44.          Master table and choose the OK button (when you are
  45.          finished viewing the structure information for the Master
  46.          table, choose Done).  If your Master table does not have a
  47.          key, choose File | Utilities | Restructure and key the
  48.          table.
  49.  
  50.          NOTE: When you key an un-keyed table, key violations can
  51.          occur and all duplicate key records will be transferred to
  52.          a temporary table called KeyViol.  If this occurs, it is
  53.          important to add additional keys to your fields until you
  54.          can re-insert the KeyViol records.  For more information
  55.          on keys and restructuring tables, see Chapter 9 of your
  56.          Paradox for Windows User's Guide.
  57.  
  58.      2.  From the menu, choose File | New | Query, select the
  59.          Master table from the Select File dialog box, then choose
  60.          the OK button.  In the query window, click the check box
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.   PRODUCT  :  Paradox for Windows                   NUMBER  :  1436
  75.   VERSION  :  1.0
  76.        OS  :  WIN
  77.      DATE  :  April 14, 1993                           PAGE  :  2/3
  78.  
  79.     TITLE  :  Editing Selected Records on a Multi-Table Database
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.          that is below the table name to check all fields in the
  85.          query window.  Enter the search parameters for your query
  86.          statement (e.g. to filter all last names beginning with
  87.          the letter "A" and all first names that begin with the
  88.          letter "B", type "A.." in the Last Name field and type
  89.          "B.." in the First Name field).  Press [F8] to run the
  90.          query.
  91.  
  92.      3.  From the menu, choose File | Open | Form, then select the
  93.          multi-table form that you use for your database, choose
  94.          the Change Table button, select the Answer table, choose
  95.          the OK button, and then choose the next OK button.
  96.           
  97.          The multi-table form is displayed on your screen.  It
  98.          shows the Answer table (that was created in step 2 as the
  99.          Master table and the records from the Detail table(s) that
  100.          are linked to the Answer table records.  Click the Edit
  101.          Table icon from the SpeedBar (or press [F9]) and make all
  102.          desired editing changes to either the Answer table or to
  103.          the linked records of the Detail table(s).
  104.  
  105.          NOTE: When you make a change to a record in a Detail
  106.          table, that change is immediately reflected as soon as you
  107.          move off the record.
  108.  
  109.      4.  When all changes have been made, click the Edit Table icon
  110.          from the SpeedBar (or press [F9]) to leave Edit mode.
  111.  
  112.      5.  To update the Master table from the Answer table, choose
  113.          File | Utilities | Add from the menu.  The Add dialog box
  114.          will display.  Position the insertion point in the From
  115.          text box, then choose :PRIV:ANSWER.DB from the list of
  116.          tables or type :PRIV:ANSWER.DB.  Do not type ANSWER or
  117.          ANSWER.DB.
  118.  
  119.          Position the insertion point in the To text box, then
  120.          choose or type the name of the Master table.  Choose the
  121.          Update option, then choose the OK button.
  122.  
  123.      6.  When the update is complete, Paradox will display a
  124.          temporary table called Changed.  The Changed table
  125.          contains the updated Master table records in a state that
  126.          they were in before the update.  Paradox provides this
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.   PRODUCT  :  Paradox for Windows                   NUMBER  :  1436
  141.   VERSION  :  1.0
  142.        OS  :  WIN
  143.      DATE  :  April 14, 1993                           PAGE  :  3/3
  144.  
  145.     TITLE  :  Editing Selected Records on a Multi-Table Database
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.          table as a backup.  The Detail records were updated at the
  151.          time that you made changes in the form.
  152.  
  153.      7.  From the menu choose File | Open | Form, select the
  154.          multi-table form that you use, then choose the Change
  155.          Table button, highlight and select the Master table.  Now
  156.          choose the OK button, and choose the next OK button.  Your
  157.          changes will be reflected in the Master and Detail tables.
  158.  
  159.  
  160.   Suggested Reading:
  161.  
  162.   User's Guide, Chapter 6, "Querying your data"
  163.   User's Guide, Chapter 9, "Creating and restructuring tables"
  164.   User's Guide, Chapter 8, "Using object utilities"
  165.  
  166.  
  167.  
  168.   DISCLAIMER: You have the right to use this technical information
  169.   subject to the terms of the No-Nonsense License Statement that
  170.   you received with the Borland product to which this information
  171.   pertains.
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