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/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / database / p4w_all.zip / TI1433.ASC < prev    next >
Text File  |  1993-04-12  |  6KB  |  199 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.   PRODUCT  :  Paradox for Windows                   NUMBER  :  1433
  9.   VERSION  :  1.0
  10.        OS  :  WIN
  11.      DATE  :  April 12, 1993                           PAGE  :  1/3
  12.  
  13.     TITLE  :  Mail-merge with WordPerfect for Windows 5.x
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.   Intended Audience
  19.   All Paradox for Windows users
  20.  
  21.   Prerequisites
  22.   Knowledge of how to perform queries
  23.   Knowledge of WordPerfect merge
  24.  
  25.   Purpose of TI
  26.   This document will illustrate how to extract data from a Paradox
  27.   for Windows table, export it to an ASCII file, and use the data
  28.   for the purpose of a merge.  It will also illustrate how to save
  29.   a WordPerfect file as an ASCII file and import the ASCII file
  30.   into a Paradox for Windows table.
  31.  
  32.  
  33.   Mail-merge with Paradox and WordPerfect for Windows 5.x
  34.  
  35.   There are two easy steps when performing a mail-merge between
  36.   WordPerfect for Windows and Paradox for Windows: exporting your
  37.   data from Paradox and merging your document with WordPerfect.
  38.   This allows you to couple the data management power of Paradox
  39.   with the word processing power of WordPerfect.
  40.  
  41.   From Paradox for Windows:
  42.  
  43.      1.  The first step is to extract your data from Paradox.  Ask
  44.          yourself what data you wish to perform a mail-merge on.
  45.          If your data is within a single table and you wish to use
  46.          all the data in the table, you can skip to the next
  47.          paragraph.  If your data exists in more than one table, or
  48.          you wish to select fields and/or records from your table,
  49.          you will need to perform a query.  This will allow you to
  50.          output only the information you want in your mail-merge;
  51.          this is not something easily done when trying to manage
  52.          all your data within a WordPerfect secondary merge file
  53.          alone.  For more information on using queries, see
  54.          Chapters 6 and 7 in the Paradox for Windows User's Guide.
  55.  
  56.      2.  Export your data by choosing File | Utilities | Export
  57.          from the Desktop.
  58.  
  59.      3.  Choose the table to export (if you did a query, make sure
  60.          to choose your Answer table), pick Delimited Text as the
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.   PRODUCT  :  Paradox for Windows                   NUMBER  :  1433
  75.   VERSION  :  1.0
  76.        OS  :  WIN
  77.      DATE  :  April 12, 1993                           PAGE  :  2/3
  78.  
  79.     TITLE  :  Mail-merge with WordPerfect for Windows 5.x
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.          File Export Type, and click the OK button.  The Table Name
  85.          and New File Name should be filled in, change them if you
  86.          wish.
  87.  
  88.      4.  Click the Options... button.  The "Fields Separated By"
  89.          option should be Commas, the "Fields Delimited By" option
  90.          should be Quotes, and the "Delimited Fields" option should
  91.          be All Fields.  Click both OK buttons to export the file.
  92.  
  93.  
  94.   From WordPerfect for Windows:
  95.  
  96.      1.  The next step is to perform the merge.  When creating the
  97.          primary merge file, keep in mind that {FIELD1}1~ will
  98.          correspond to the first field in the table you exported
  99.          from Paradox, {FIELD}2~ will correspond to the second
  100.          field in the table, etc.  For more help with the powerful
  101.          mail-merge feature of WordPerfect, refer to Merge in the
  102.          WordPerfect for Windows Reference manual.
  103.  
  104.      2.  After creating and saving your primary merge file, choose
  105.          Tools | Merge | Merge... from the menu.
  106.  
  107.      3.  Enter your primary merge file (you can click the button at
  108.          the right to browse) and the text file you exported from
  109.          Paradox for your secondary merge file.
  110.  
  111.      4.  Make sure the ASCII Delimited Text (DOS) check box is
  112.          checked.  Click the OK button.
  113.  
  114.      5.  Make sure the "Field Delimiters Begin" option is a quote
  115.          ("), the "Field Delimiters End" option is a quote followed
  116.          by a comma (",), the "Record Delimiters Begin" option is
  117.          blank, and the "Record Delimiters End" option is a quote
  118.          followed by a carriage return.  You can enter a carriage
  119.          return, tab, line feed, or form feed character with the
  120.          button to the right of the typein box.
  121.  
  122.      6.  Click OK to perform the merge.
  123.  
  124.      7.  If you wish to set up your default Merge Preferences,
  125.          choose File | Preferences | Merge... from the menu.  You
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.   PRODUCT  :  Paradox for Windows                   NUMBER  :  1433
  141.   VERSION  :  1.0
  142.        OS  :  WIN
  143.      DATE  :  April 12, 1993                           PAGE  :  3/3
  144.  
  145.     TITLE  :  Mail-merge with WordPerfect for Windows 5.x
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.          will still be prompted when performing a merge, but you
  151.          will not have to change anything.
  152.  
  153.  
  154.   Exporting a WordPerfect Secondary Merge file to a Paradox table
  155.  
  156.      1.  Open your secondary merge file in WordPerfect.
  157.  
  158.      2.  Choose File | Save As... from the menu.  Give your file a
  159.          name and choose ASCII Delimited Text (DOS) as the Format.
  160.  
  161.      3.  Start Paradox for Windows, choose File | Utilities |
  162.          Import from the Desktop, select your ASCII text file, and
  163.          choose Delimited Text for the Type.
  164.  
  165.      4.  Click the OK button.  The File Name and New Table Name
  166.          should be filled in, change them if you wish.  You can
  167.          choose between a Paradox or dBASE table, then click the
  168.          Options... button.  The "Fields Separated By" option
  169.          should be Commas, "Fields Delimited By" option should be
  170.          Quotes, and "Delimited Fields" option should be Text
  171.          fields only.
  172.  
  173.      5.  Click both OK buttons to import the ASCII text file to a
  174.          Paradox table.
  175.  
  176.  
  177.   DISCLAIMER: You have the right to use this technical information
  178.   subject to the terms of the No-Nonsense License Statement that
  179.   you received with the Borland product to which this information
  180.   pertains.
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
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  199.