home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / database / exorg212.zip / INSTALL.F01 / EXORG.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-05-07  |  48KB  |  796 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.                    T H E   E X E C U T I V E   O R G A N I Z E R
  13.  
  14.  
  15.                                        B Y
  16.  
  17.  
  18.                            C O M M A N D   D E S I G N
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.                                  M A R K E T E D
  31.  
  32.  
  33.                                        BY
  34.  
  35.  
  36.                          N E T W O R K   S O L U T I O N S
  37.  
  38.                     1 9 8 6   S U M M E R B O R N E   C I R C L E
  39.  
  40.                            S A N D Y    U T   8 4 0 9 3
  41.  
  42.                             8 0 1  -  2 5 5  -  7 3 8 5
  43.  
  44.  
  45.  
  46.                                      CONTENTS
  47.                                      --------
  48.  
  49.  
  50.      1.0 What You Do
  51.  
  52.      2.0 To Run the Executive Organizer
  53.  
  54.      3.0 The First Time you Start the Program
  55.  
  56.      4.0 To Move Past the Opening Screen
  57.  
  58.      5.0 Register Your System
  59.  
  60.      6.0 Distribution Disks
  61.  
  62.      7.0 Entering the Program for the First Time
  63.  
  64.      8.0 Using the Program for the First Time
  65.  
  66.      9.0 Printer Setup
  67.  
  68.     10.0 The Daily Planner Screen - The Main Screen
  69.  
  70.     11.0 Moving Around the Calendar - Setting the Current Entry Date [F2]
  71.  
  72.     12.0 What are Daily To-Do Tasks and Appointments
  73.  
  74.     13.0 How do I Schedule a Daily To-Do Tasks
  75.  
  76.     14.0 How do I Schedule an Appointment
  77.  
  78.     15.0 The Daily Journal
  79.  
  80.     16.0 Name, Address and Phone Numbers
  81.  
  82.     17.0 Change Executive
  83.  
  84.     18.0 Maintenance Menu
  85.  
  86.     19.0 Find Text String
  87.  
  88.     20.0 Schedule
  89.  
  90.     21.0 Expense Entry
  91.  
  92.     22.0 The Calculator Feature [F3] 
  93.  
  94.     23.0 Time sheet Entry
  95.  
  96.     24.0 Odometer Entry
  97.  
  98.     25.0 Reports Menu
  99.  
  100.                          THE EXECUTIVE ORGANIZER
  101.                             Your Daily Planner
  102.  
  103. The Executive Organizer is a powerful and easy to use Information Manager
  104. that provides all the tools to effectively manage your professional and
  105. personal life. This program was written to run on a single PC, within Windows,
  106. as well as in a Network Environment. It is the easiest software program
  107. available to capture, maintain, and utilize the following aspects of your
  108. professional and personal life.
  109.                     1) Easy to use Day Planner for DOS, or Windows
  110.                     2) Unlimited Appointment & Tasks
  111.                     3) Daily Journal Entries
  112.                     4) Client Address and Phone Numbers
  113.                     5) Notes for Each Client
  114.                     6) Multiple Executives
  115.                     7) Find Text Feature
  116.                     8) Schedule Reoccurring Tasks or Appointments
  117.                     9) Complete Expense Tracking
  118.                    10) Track Billable & Non-Billable Time
  119.                    11) Odometer Tracking and Reporting.
  120.                    12) Powerful Management Reports
  121.  
  122. What You Need
  123.  
  124. A PC with 640 Ram, a hard disk and DOS 3.3 or higher for the single user
  125. version. If using Windows, Windows 3.0 or higher is required. DOS 3.3 or higher
  126. is also required for the LAN version.
  127.  
  128. What You Do
  129.  
  130. 1. Boot your computer and access the DOS prompt in the usual manner.
  131.  
  132.    If you downloaded the Executive Organizer from a bulletin board:
  133.  
  134.       a) Make a temporary directory called Temp.
  135.       b) Copy the Exorg.zip file to c:\Temp.
  136.       c) Use pkunzip (2.04) to unzip the Exorg.zip program.
  137.       d) Type "INSTALL" to install the Executive Organizer.
  138.  
  139.    If you received the Executive Organizer on a disk:
  140.  
  141.       a) Put the disk into the A or B drive.
  142.       b) Type "INSTALL" to install the Executive Organizer.
  143.  
  144.    If you are going to run this program in Windows. Select the Exorg.pif
  145.    file to run the Executive Organizer. We have included an Icon, so don't
  146.    forget to select this icon for the Executive Organizer.
  147.  
  148. 2. To Run the Executive Organizer: 
  149.  
  150.    a) Change directory by typing "CD\EXORG"
  151.    b) Type "EXORG" to start the program.
  152.  
  153. 3. The first time you start the program you will be entering the program in
  154.    a NON-REGISTERED MODE. This means that the registration screen will be
  155.    displayed. This screen will continued to be displayed at program entry,
  156.    until you register the program with Network Solutions.
  157. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  158. ║      ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗       ║
  159. ║      ║            Executive Organizer Registration Screen            ║       ║
  160. ║      ║                                                               ║────── ║
  161. ║      ║       Please Select : Register  Continue  Prt Form  Register  ║String ║
  162. ║      ║                                                               ║ntry   ║
  163. ║      ║       License to    : ABC Company                             ║try    ║
  164. ║      ║       Serial Number : 12345678900000                          ║ Entry ║
  165. ║      ║       Key Value     : 00161066   Registration Key:            ║ntry   ║
  166. ║ Day  ║                                                               ║nu     ║
  167. ║      ║      This screen will be displayed until the system has been  ║────── ║
  168. ╠══╤═══║   registered. To register, please send $69.95 to the address  ║═══════╣
  169. ║  │ABC║   below, please include the key value displayed above. To     ║       ║
  170. ║──┼───║   obtain the key value, enter "License to" information and    ║───────╢
  171. ║  │   ║   press enter. You may call or fax the information to         ║       ║
  172. ║  │   ║   (801) 255-7385. Registered users will receive a helpful     ║       ║
  173. ║  │   ║   hints booklet, database maintenance utilities, and a        ║       ║
  174. ║  │   ║   new release news letters. New release targeted items:       ║       ║
  175. ║  │   ║             - Spell checker for all WP text fields            ║       ║
  176. ║  │   ║             - Mouse support                                   ║       ║
  177. ║  │   ║             - Graphical User Interface display screens        ║       ║
  178. ║  │   ║                                                               ║       ║
  179. ║  │   ║ Network Solutions  1986 Summerborne Circle  Sandy, Utah 84093 ║       ║
  180. ╚══╧═══╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝═══════╝
  181.  
  182.  
  183. 4. To move past the opening screen you can just select "CONTINUE" to go 
  184.    into the program in the NON-REGISTERED Mode or you can select "Register",
  185.    to enter your Registration Number in the space provided.
  186.  
  187. 5. You can obtain a registration number by calling Network Solutions at 
  188.    801-255-7385. After paying the purchase price you will be given a 
  189.    registration number that will discontinue the displaying of this screen.
  190.    Use the "Prt Form" selection to print out the registration form. Have the
  191.    form completed before calling Network Solutions as they will ask you the 
  192.    question listed on the registration form.
  193.  
  194. 6. You are encouraged to give the distribution disk or copies of the
  195.    distribution disk to others before you have registered it. When you 
  196.    enter your registration number on the opening screen, you will become
  197.    a licensed user of the program. This license authorizes you to use the
  198.    program on one machine. You are not authorized to use the program on 
  199.    more than one machine at the same time. You are not authorized to give 
  200.    a registered and licensed copy of the software to anyone.
  201.  
  202.  
  203. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  204. ║      5:00PM    ┌──────────────────────┐          Executive Organizer         ║
  205. ║  █████  █  █   │ April           1993 │             John Smith               ║
  206. ║      █  █  █   │  S  M  T  W  T  F  S │  ──────── Maintenance Menu ────────  ║
  207. ║  █████  █████  │              1  2  3 │  Executive Table   Jour Catg Table   ║
  208. ║  █         █   │  4  5  6  7  8  9 10 │  Client Table      Name/Addr Table   ║
  209. ║  █████     █   │ 11 12 13 14 15 16 17 │  Project Table     Printer Definition║
  210. ║                │ 18 19 20 21 22 23 24 │  Work Code Table   Environment Setup ║
  211. ║    Saturday    │ 25 26 27 28 29 30    │  Exp Type Table    Registration Info ║
  212. ║ Day  Left Week │                      │                                      ║
  213. ║ 114  251   16  └──────────────────────┘  ────────── F10 to Exit ───────────  ║
  214. ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  215. ║                          Executive Definition Screen                         ║
  216. ║                            Record will be Changed                            ║
  217. ║  Executive #:   1  Name: John Smith                     Password: abc1234    ║
  218. ║  Company Nam: ABC Company                       Maint. Access: Yes  Yes No   ║
  219. ║  1st Appt   :  7:00  Appt Inc:  0:30               Task Dsply: All  All Open ║
  220. ║  Addr Dsply : Name   Name Catg Comp     Retain Last Used Date: Yes  Yes No   ║
  221. ║  Executive File Names: (Example: C:\EXORG\TABLES.DAT  [.DAT required])       ║
  222. ║    Tables   : TABLES.DAT                 Expense : EXPENSE.DAT               ║
  223. ║    Calendar : CALENDAR.DAT               Timecard: TIMECARD.DAT              ║
  224. ║    Address  : ADDRESS.DAT                Odometer: ODOMETER.DAT              ║
  225. ║    Journal  : JOURNAL.DAT                Location: LOCATION.DAT              ║
  226. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  227.  F1-Help    ^Enter-Save    F10-Exit
  228.  
  229. 7. Upon entering the program for the first time, you need to tailor the system
  230.    for your use.
  231.  
  232. 8. Using the program for the first time. - Initial System Setup
  233.  
  234. Select the Maintenance Menu option, then select Executive Table.
  235.  
  236. Type over the default user's (user #1) information with your Name, Company,
  237. first Appointment Time and how often you want your appointments. You may select
  238. how you wish the address table displayed; by Name, Category or Company. You may
  239. protect the executive with a Password and control who has access to the
  240. executive table. You can leave the data files in the default directory or you
  241. may share a directory with your secretary or co-workers. The system supports as
  242. many executives as you wish to add. To add executives, press the [Insert] Key
  243. and repeat the process as stated above. To delete an executive, press the
  244. [Delete] Key.
  245.  
  246. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  247. ║      5:00PM    ┌──────────────────────┐          Executive Organizer         ║
  248. ║  █████  █  █   │ April           1993 │             J. Scott Oliver          ║
  249. ║      █  █  █   │  S  M  T  W  T  F  S │  ──────── Maintenance Menu ────────  ║
  250. ║  █████  █████  │              1  2  3 │  Executive Table   Jour Catg Table   ║
  251. ║  █         █   │  4  5  6  7  8  9 10 │  Client Table      Name/Addr Table   ║
  252. ║  █████     █   │ 11 12 13 14 15 16 17 │  Project Table     Printer Definition║
  253. ║                │ 18 19 20 21 22 23 24 │  Work Code Table   Environment Setup ║
  254. ║    Saturday    │ 25 26 27 28 29 30    │  Exp Type Table    Registration Info ║
  255. ║ Day  Left Week │                      │                                      ║
  256. ║ 114  251   16  └──────────────────────┘  ────────── F10 to Exit ───────────  ║
  257. ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  258. ║                           Printer Environment Setup                          ║
  259. ║                            Record will be Changed                            ║
  260. ║                                                                              ║
  261. ║                                Printer           Port                        ║
  262. ║                           ────────────────────   ────                        ║
  263. ║                        A: HP Laserjet II         LPT1                        ║
  264. ║                        B: IBM Pro-Printer II     LPT1                        ║
  265. ║                        C: ASCII File             N/A                         ║
  266. ║                        D:                                                    ║
  267. ║                                                                              ║
  268. ║                                                                              ║
  269. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  270. F1-Help  ^Enter-Save  F10-Exit  Valid Ports: LPT1 LPT2 LPT3 LPT4 or N/A
  271.  
  272. 9. Next Select the Printer Environment Setup
  273.  
  274. You can select four printers to be used with the Executive Organizer. To select
  275. your default printer (Printer A).  Press the [F2] Key to bring up a list of
  276. Available Printers. Press the [Enter] Key to select your default Printer. You
  277. can also select up to three additional printers. Just repeat the process for
  278. printers B, C, and D. When you are completed, press the [Ctrl] Key and the 
  279. [Enter] Key at the same time. You will be asked to press the [Enter] Key to 
  280. accept this entry.
  281.  
  282. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  283. ║      5:00PM    ┌──────────────────────┐          Executive Organizer         ║
  284. ║         █████  │ April           1993 │               John Smith             ║
  285. ║         █      │  S  M  T  W  T  F  S │  ────────   Menu Selection   ─────── ║
  286. ║         █████  │              1  2  3 │  Daily Tasks        Find Text String ║
  287. ║             █  │  4  5  6  7  8  9 10 │  Appointments       Schedule Entry   ║
  288. ║         █████  │ 11 12 13 14 15 16 17 │  Journal Entry      Expense Entry    ║
  289. ║                │ 18 19 20 21 22 23 24 │  Name Addr Phone    Time Sheet Entry ║
  290. ║     Monday     │ 25 26 27 28 29 30    │  Change Executive   Odometer Entry   ║
  291. ║ Day  Left Week │                      │  Maintenance Menu   Reports Menu     ║
  292. ║  95  270   14  └──────────────────────┘  ─────────── F10 to Exit ─────────── ║
  293. ╠══╤═══╤═════════════════════════════════╤═════════════════════════════════════╣
  294. ║  │ABC│           Daily Tasks           │              Appointments           ║
  295. ║──┼───┼─────────────────────────────────┼───────┬─────────────────────────────╢
  296. ║ √│A01│ Bring Home Label Maker          │  7:30 │ Breakfast with Vendor       ║
  297. ║ √│A01│ Read Final Draft                │  8:30 │                             ║
  298. ║ ■│A03│ Icon Maker                      │  9:00 │ Interview Sales People      ║
  299. ║ O│B01│ Follow-Up On Evaluation Units   │  9:30 │                             ║
  300. ║->│B02│ Follow-Up On Sales Proposal     │ 10:00 │                             ║
  301. ║->│C01│ Prepare for Projection Meeting  │ 10:30 │                             ║
  302. ║  │   │                                 │ 11:00 │                             ║
  303. ║  │   │                                 │ 11:30 │                             ║
  304. ║  │   │                                 │ 12:00 │ Lunch with Dan              ║
  305. ╚══╧═══╧═════════════════════════════════╧═══════╧═════════════════════════════╝
  306. F1-Help  F2-Set Date  F3-Calc  F10-Exit   Licensee: Full Feature 15 Record Copy
  307.  
  308. 10. The Daily Planner Screen - The Main Screen 
  309.  
  310. The first thing you should be aware of after entering the Executive 
  311. Organizer is that you are presented with Today's Date and a Menu Selection.
  312. As you use the Menu Selection to enter To-Do Tasks or Appointments they
  313. will appear on this screen. If you press the [F2] Key, you can move around
  314. the calendar and enter Daily (To-Do) Tasks or Appointments. You can use the
  315. Up and Down, Left and Right Arrow Keys to move from date to date. You can use
  316. the [PgDn] and [PgUp] Keys to move from month to month. After you find the date
  317. you want, press the [Enter] Key. This Screen is where you will make all your
  318. selections. You'll notice that the top half of the screen containing the Date
  319. and the Menu will always be intact. The bottom half of the screen is the only
  320. area that changes except for when running reports. The Function Keys that are
  321. active are listed at the bottom of each screen.
  322.  
  323. 11. Moving around the Calendar - Setting the Current Entry Date [F2]
  324.  
  325. The [F2] Key is used to move around the calendar and set the entry date for you.
  326. Pressing the [F2] Key, you will see the word "SET" in the lower right corner of
  327. the calendar. This allows you to move between the various dates on the calendar.
  328. You use the arrow keys to move within the calendar and you use the [PgDn] Key
  329. and the [PgUp] Key to move from month to month. The [F3] Key returns you to
  330. today's date.
  331.  
  332. 12. What are Daily To-Do Tasks and Appointments
  333.  
  334. A TO-DO TASK is a commitment made to perform a specific activity on or before a
  335. specific day, but not at a specific time.
  336.  
  337. AN APPOINTMENT is a commitment made to perform a specific activity at a
  338. specific day. An Appointment is the highest form of commitment that you can
  339. exchange with another person.
  340. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  341. ║      6:33PM    ┌──────────────────────┐          Executive Organizer         ║
  342. ║   ██    █████  │ April           1993 │             John Smith               ║
  343. ║    █    █   █  │  S  M  T  W  T  F  S │  ────────   Menu Selection   ─────── ║
  344. ║    █    █████  │              1  2  3 │  Daily Tasks        Find Text String ║
  345. ║    █        █  │  4  5  6  7  8  9 10 │  Appointments       Schedule Entry   ║
  346. ║  █████      █  │ 11 12 13 14 15 16 17 │  Journal Entry      Expense Entry    ║
  347. ║                │ 18 19 20 21 22 23 24 │  Name Addr Phone    Time Sheet Entry ║
  348. ║     Monday     │ 25 26 27 28 29 30    │  Change Executive   Odometer Entry   ║
  349. ║ Day  Left Week │                      │  Maintenance Menu   Reports Menu     ║
  350. ║ 109  256   16  └──────────────────────┘  ─────────── F10 to Exit ─────────── ║
  351. ╠══╤═══╤═════════════════════════════════╤═════════════════════════════════════╣
  352. ║  │ABC│           Daily Tasks           │              Appointments           ║
  353. ║──┼───┼─────────────────────────────────┼───────┬─────────────────────────────╢
  354. ║ √│A01│ Sue-Advertising Costs           │  7:00 │                             ║
  355. ║ √│A02│ Agenda / Reminder               │  7:15 │ Breakfast with Bob & Paul   ║
  356. ║->│A03│ Send Bill Marketing Material    │  8:00 │                             ║
  357. ║ √│A04│ Estimate for Bob                │  8:30 │                             ║
  358. ║->│A05│ Call Paul At Electronic Store   │  9:00 │                             ║
  359. ║ √│A06│ Binder Made                     │  9:30 │                             ║
  360. ║ √│A07│ Notes From Meeting              │ 10:00 │ Dry Run for  Meeting        ║
  361. ║->│A08│ Volunteer For Church Activity   │ 10:30 │                             ║
  362. ║->│A09│ One On Ones with Sales People   │ 11:00 │ Go See Peggy                ║
  363. ╚══╧═══╧═════════════════════════════════╧═══════╧═════════════════════════════╝
  364. F2-Comp F3-Fwd F4-Del F5-Delegate F6-Open F7-Name/Adr F8-Journal F9-Bot F10-Exit
  365.  
  366. 13. How do I schedule a Daily (To-Do) Task?
  367.  
  368. Press [D] Daily Tasks from the Menu Selection.
  369.  
  370. You are presented with a new Daily Tasks lower screen. Press the [Enter] Key to
  371. move the cursor to the "ABC" field. Type "A01" and press the [Tab] or [Enter]
  372. Key. The cursor will move to the "Daily Tasks" field. Type in a description of
  373. the Daily Task. When completed press the [Ctrl] Key and [Enter] key at the same
  374. time. You will be asked to press the [Enter] Key to accept this entry(s). To
  375. add an additional task(s), select [D]aily Task and press the [F9] Key to move
  376. the cursor the to bottom of your tasks. Type "A02" and press the [Tab] Key.
  377. Type in a description of the Daily Task. Press the [Ctrl] Key and the [Enter]
  378. key at the same time. You will be asked to press the [Enter] Key to accept this
  379. entry(s). You can also type "LOC" which stand for 'Location" in the "ABC" field.
  380. In the Description field, type in your location. If you are a traveler, you can
  381. use the "Find Text" Feature to print out the location of your travels. See
  382. "Find Text" to learn more.  You can update or edit any of your task by selecting
  383. Daily Tasks. Use the arrow keys to move to the task you want to update or edit
  384. and type the Function key you desire. The function keys are listed below:
  385.  
  386. F2 Marks the Task Completed.             F3  Marks the Task Forward.
  387.  
  388. F4 Marks the Task Deleted.               F5  Marks the Task Delegated.
  389.  
  390. F6 Marks the Task Open.                  F7  Display the Name & Address Section.
  391.  
  392. F8 Display the Daily Journal Section.    F9  Moves the Cursor to the Bottom.
  393.  
  394. [Ctrl-Enter] to Save Your Entries.       F10 to Exit The Daily Task Section.
  395.  
  396. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  397. ║      6:33PM    ┌──────────────────────┐          Executive Organizer         ║
  398. ║   ██    █████  │ April           1993 │             John Smith               ║
  399. ║    █    █   █  │  S  M  T  W  T  F  S │  ────────   Menu Selection   ─────── ║
  400. ║    █    █████  │              1  2  3 │  Daily Tasks        Find Text String ║
  401. ║    █        █  │  4  5  6  7  8  9 10 │  Appointments       Schedule Entry   ║
  402. ║  █████      █  │ 11 12 13 14 15 16 17 │  Journal Entry      Expense Entry    ║
  403. ║                │ 18 19 20 21 22 23 24 │  Name Addr Phone    Time Sheet Entry ║
  404. ║     Monday     │ 25 26 27 28 29 30    │  Change Executive   Odometer Entry   ║
  405. ║ Day  Left Week │                      │  Maintenance Menu   Reports Menu     ║
  406. ║ 109  256   16  └──────────────────────┘  ─────────── F10 to Exit ─────────── ║
  407. ╠══╤═══╤═════════════════════════════════╤═════════════════════════════════════╣
  408. ║  │ABC│           Daily Tasks           │              Appointments           ║
  409. ║──┼───┼─────────────────────────────────┼───────┬─────────────────────────────╢
  410. ║ √│A01│ Sue-Advertising Costs           │  7:00 │                             ║
  411. ║ √│A02│ Agenda / Reminder               │  7:15 │ Breakfast with Bob & Paul   ║
  412. ║->│A03│ Send Bill Marketing Material    │  8:00 │                             ║
  413. ║ √│A04│ Estimate for Bob                │  8:30 │                             ║
  414. ║->│A05│ Call Paul At Electronic Store   │  9:00 │                             ║
  415. ║ √│A06│ Binder Made                     │  9:30 │                             ║
  416. ║ √│A07│ Notes From Meeting              │ 10:00 │ Dry Run for  Meeting        ║
  417. ║->│A08│ Volunteer For Church Activity   │ 10:30 │                             ║
  418. ║->│A09│ One On Ones with Sales People   │ 11:00 │ Go See Peggy                ║
  419. ╚══╧═══╧═════════════════════════════════╧═══════╧═════════════════════════════╝
  420. F2-Comp F3-Fwd F4-Del F5-Delegate F6-Open F7-Name/Adr F8-Journal F9-Bot F10-Exit
  421.  
  422. Changing the Priority of the Task(s)
  423.  
  424. To change the priority of the task(s), select [D]aily Tasks from the Menu. Use
  425. the arrow keys to move the cursor to the task(s) you want to change priority on.
  426. Press the [Tab] Key to move the cursor to the "ABC" Field and type over the 
  427. priority. ie: You want to change a "C01" priority to a "A02" priority. After you
  428. press [Ctrl-Enter] Key and the [Enter] key to confirm you selection, the
  429. Executive Organizer will resort the priorities for you. 
  430.  
  431. Daily Tasks are Suggested by Letter and Number.
  432.  
  433. A01. is CRUCIAL. This means you must work it in sometime during this day. It
  434. is vital to your overall objectives to complete this activity.
  435.  
  436. A02. is SIGNIFICANT. This means you should work this in if at all possible.
  437.  
  438. A03. is ELECTIVE. This means you will do this task if you can.
  439.  
  440. A04. is Optional. This means this is your lowest level of importance.
  441.  
  442. LOC. shows location for travelers. See "Find Text" to learn more. 
  443.  
  444. 14. How do I schedule an Appointment?
  445.  
  446. Press [A] "Appointments" from the Menu Selection.
  447. You are presented with a new Appointments lower screen. Press the [Enter] Key
  448. to move the cursor to the "Time" field. Use the Arrow Keys to move to the
  449. 17:00 (5:00 pm) field for example. Press the [Enter] Key to move the cursor
  450. to the description field. Type in the Appointment. Press [Ctrl-Enter] to 
  451. complete the Appointment. Press [Enter] to accept.
  452.  
  453. You can also use the [F7] Key to bring up the Name & Address Section and the
  454. [F8] Key to bring up the Journals from here.
  455. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  456. ║      5:06PM    ┌──────────────────────┐          Executive Organizer         ║
  457. ║         █████  │ April           1993 │               John Smith             ║
  458. ║         █      │  S  M  T  W  T  F  S │  ────────   Menu Selection   ─────── ║
  459. ║         █████  │              1  2  3 │  Daily Tasks        Find Text String ║
  460. ║             █  │  4  5  6  7  8  9 10 │  Appointments       Schedule Entry   ║
  461. ║         █████  │ 11 12 13 14 15 16 17 │  Journal Entry      Expense Entry    ║
  462. ║                │ 18 19 20 21 22 23 24 │  Name Addr Phone    Time Sheet Entry ║
  463. ║     Monday     │ 25 26 27 28 29 30    │  Change Executive   Odometer Entry   ║
  464. ║ Day  Left Week │                      │  Maintenance Menu   Reports Menu     ║
  465. ║  95  270   14  └──────────────────────┘  ─────────── F10 to Exit ─────────── ║
  466. ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  467. ║                             Journal Index Display                            ║
  468. ║             Category: PROJECT  (F2=Index)  Locate Date:                      ║
  469. ║      Date    Category            First Line of Journal Entry                 ║
  470. ║                                                                              ║
  471. ║     4/05/93  PROJECT   Meeting with Mr. Rogers To Discuss the New Train      ║
  472. ║     4/05/93  PROJECT   Meeting with Mr. Rogers To Discuss Decorations        ║
  473. ║     4/05/93  PROJECT   Approval From School Board On Project?                ║
  474. ║     4/05/93  PROJECT   Final Project Meeting and Rap-Up                      ║
  475. ║                                                                              ║
  476. ║                                                                              ║
  477. ║                                                                              ║
  478. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  479. F1-Help  Ins-Add  Del-Delete  PgDn-Fwd  PgUp-Bck  ^PgDn-Bot  ^PgUp-Top  F10-Exit
  480.  
  481. 15. The Daily Journal.
  482.  
  483. The Journal is used to record your daily events, track a client, track a
  484. project, track phone calls or use to store Telemarketing Scripts. You have
  485. unlimited records here to store as many Journals as you want. The Journal is 
  486. available from almost everywhere. You can tell if it is available as you
  487. will see the [F8] Key noted at the bottom of the screen. To access the 
  488. Journal, just press the [F8] Key.  After pressing the [F8] Key, you select 
  489. the category you want to log this Journal. ie: Client, Script, Logcalls, Bill.
  490. You can add as many categories as you want by pressing the [Insert] Key.
  491. After Picking a category, you can time stamp the Journal by using the [F2] Key
  492. while in the description field. The description is used to give you a subject
  493. to track or record in reference to the Journal Category. For example, you could
  494. have a Category named "Bill" and subject(s) for Bill like "Bill's Performance 
  495. while in the oval office" or "Marketing Meeting" etc. The description
  496. field is an excellent way to track every detail about this person or category.
  497. What you type in the description field can be found using the "Find Text"
  498. feature described later in this manual. 
  499.  
  500. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  501. ║      5:09PM    ┌──────────────────────┐          Executive Organizer         ║
  502. ║         █████  │ April           1993 │               John Smith             ║
  503. ║         █      │  S  M  T  W  T  F  S │  ────────   Menu Selection   ─────── ║
  504. ║         █████  │              1  2  3 │  Daily Tasks        Find Text String ║
  505. ║             █  │  4  5  6  7  8  9 10 │  Appointments       Schedule Entry   ║
  506. ║         █████  │ 11 12 13 14 15 16 17 │  Journal Entry      Expense Entry    ║
  507. ║                │ 18 19 20 21 22 23 24 │  Name Addr Phone    Time Sheet Entry ║
  508. ║     Monday     │ 25 26 27 28 29 30    │  Change Executive   Odometer Entry   ║
  509. ║ Day  Left Week │                      │  Maintenance Menu   Reports Menu     ║
  510. ║  95  270   14  └──────────────────────┘  ─────────── F10 to Exit ─────────── ║
  511. ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  512. ║                                 Journal Entry                                ║
  513. ║                            Record will be Changed                            ║
  514. ║    Category: Bill      Date:  4/05/93                                        ║
  515. ║    Descrip : Performance while in the oval office.                           ║
  516. ║    A newspaper reported today that Bill's popular rating was at an all time  ║
  517. ║    low of 48 percent.                                                        ║
  518. ║                                                                              ║
  519. ║                                                                              ║
  520. ║                                                                              ║
  521. ║                                                                              ║
  522. ║                                                                              ║
  523. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  524. F1-Help  F2-[Catg=Index, Date=Calendar, Descrip=Time]   ^Enter-Save   F10-Exit
  525.  
  526. Text Blocking and Text Moving.
  527.  
  528. While in the Journal, press the [F7] Key to start marking the text you want to
  529. block. Press the [F7] Key to stop marking. After marking a block, move the
  530. cursor to the new position for the block and press [ALT-M] for Moving or [ALT-C]
  531. for Copying. You can also press [ALT-D] to delete the block. If you make a
  532. mistake and want to cancel the block, press the [Escape] Key.
  533.  
  534. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  535. ║      5:19PM    ┌──────────────────────┐          Executive Organizer         ║
  536. ║         █████  │ April           1993 │               John Smith             ║
  537. ║         █      │  S  M  T  W  T  F  S │  ────────   Menu Selection   ─────── ║
  538. ║         █████  │              1  2  3 │  Daily Tasks        Find Text String ║
  539. ║             █  │  4  5  6  7  8  9 10 │  Appointments       Schedule Entry   ║
  540. ║         █████  │ 11 12 13 14 15 16 17 │  Journal Entry      Expense Entry    ║
  541. ║                │ 18 19 20 21 22 23 24 │  Name Addr Phone    Time Sheet Entry ║
  542. ║     Monday     │ 25 26 27 28 29 30    │  Change Executive   Odometer Entry   ║
  543. ║ Day  Left Week │                      │  Maintenance Menu   Reports Menu     ║
  544. ║  95  270   14  └──────────────────────┘  ─────────── F10 to Exit ─────────── ║
  545. ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  546. ║                         Name and Address Index Display                       ║
  547. ║                     Locate Comp:                          (F2-Locate Sel)    ║
  548. ║                  Name/Company               Category  Phone & Description    ║
  549. ║                                                                              ║
  550. ║    Greer, Gim/Biznet                        BIZNET       365-6685 Business   ║
  551. ║    Curran, Phil/Chevron                     CLIENT       630-8375 Office     ║
  552. ║    Picks, Don/ABC Company                   CLIENT       265-1490 Office     ║
  553. ║    Snider, Jennifer/Doubletree Hotel        BIZNET       632-7510 Office     ║
  554. ║    Fulton, Don/Intermountain Contractor     ADVERTIS     973-4210 Office     ║
  555. ║    Levett, Maureen/Little America Hotel     HOTEL        466-6791 Main       ║
  556. ║                                                                              ║
  557. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  558. F1-Help  Ins-Add  Del-Delete  PgDn-Fwd  PgUp-Bck  ^PgDn-Bot  ^PgUp-Top  F10-Exit
  559.  
  560. 16. Name, Address & Phone Numbers.
  561.  
  562. The Name, Address and Phone Number Section is where you record your contacts,
  563. addresses, and phone numbers. The names, addresses and phone numbers are
  564. sorted by the [F2] Category you select. You can find any Name by just typing
  565. in the first letters of how you have it sorted. The Name and Address section
  566. can be sorted by "Name", "Company" and "Category". Just press the [F2] Key to
  567. change the way you want it sorted.
  568.  
  569. You can press the [F7] Key to bring up the Notes Window to record important
  570. information about this client. You can also access the Journal by pressing the
  571. [F8] Key from here. See the "Find Text" Feature to learn about how to find 
  572. this text later on. 
  573.  
  574. 17. Change Executive
  575.  
  576. The Executive Organizer allows you to maintain multiple executives. If you
  577. choose to use multiple executive, you will be asked to identify which executive
  578. you are, when loading the system from the DOS prompt. You can also select
  579. this section "Change Executive" to change executives without leaving the
  580. program. The directory section within the executives allows you to share data
  581. using the same directory or you can have each executive have their own
  582. directory. The Executive Organizer gives you the flexibility to set up the
  583. program to fit your own needs!
  584.  
  585. 18. Maintenance Menu
  586.  
  587. The Maintenance Menu is where you maintain your Executives, Printer Setup, and 
  588. Look-up Tables. Select the table you want to modify and press the [Enter] Key.
  589. Press the [Insert] Key to Add a record to this table. Press the [Delete] Key
  590. to Delete a record from this table.
  591. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  592. ║     11:49AM    ┌──────────────────────┐          Executive Organizer         ║
  593. ║  █████  █████  │ April           1993 │               John Smith             ║
  594. ║      █      █  │  S  M  T  W  T  F  S │  ────────   Menu Selection   ─────── ║
  595. ║  █████  █████  │              1  2  3 │  Daily Tasks        Find Text String ║
  596. ║  █          █  │  4  5  6  7  8  9 10 │  Appointments       Schedule Entry   ║
  597. ║  █████  █████  │ 11 12 13 14 15 16 17 │  Journal Entry      Expense Entry    ║
  598. ║                │ 18 19 20 21 22 23 24 │  Name Addr Phone    Time Sheet Entry ║
  599. ║     Friday     │ 25 26 27 28 29 30    │  Change Executive   Odometer Entry   ║
  600. ║ Day  Left Week │                      │  Maintenance Menu   Reports Menu     ║
  601. ║ 113  252   16  └──────────────────────┘  ─────────── F10 to Exit ─────────── ║
  602. ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  603. ║                               Find Text String                               ║
  604. ║                                                                              ║
  605. ║      String/Phrase for Search:                                               ║
  606. ║      Search - Daily Task ABC :     Yes No  Journals       :     Yes No       ║
  607. ║               Daily Task Desc:     Yes No  Name/Addr Notes:     Yes No       ║
  608. ║               Appointments   :     Yes No                                    ║
  609. ║      Date Ranges for Search  :          --                                   ║
  610. ║      Database being searched :                                               ║
  611. ║      Scanning database record:                                               ║
  612. ║      Total/Database records  :      0 /      0  String Matches:      0       ║
  613. ║                                                                              ║
  614. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  615. F1-Help   F2-[Date Ranges=Calendar]   F10-Exit            100K Available memory
  616.  
  617. 19. Find Text String
  618.  
  619. The Find Text feature is very useful in location information you may have
  620. stored in the Executive Organizer. You can search for text located in the "ABC"
  621. field. If you type "LOC" (short for location) in the "ABC" field and type in 
  622. the location of your travels in the description field, you can search and print
  623. the location of your where-abouts for your secretary etc.
  624.  
  625. You can also search by selection the "Daily Task Description", "Appointments",
  626. "Journals" and "Notes" that are associated with the Name and Address section
  627. of the Executive Organizer.
  628.  
  629. After selecting your search criteria, select the dates for the search by
  630. pressing the [F2] Key to pop up the calendar. You can use the [F2] Key to pop
  631. up the calendar for both the starting and ending dates. The Executive Organizer
  632. will search through your selected criteria and display your selection to the
  633. screen, printer or allow you to log the information to a disk file.
  634.  
  635.  
  636. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  637. ║     11:53AM    ┌──────────────────────┐          Executive Organizer         ║
  638. ║  █████  █  █   │ April           1993 │              John Smith              ║
  639. ║      █  █  █   │  S  M  T  W  T  F  S │  ────────   Menu Selection   ─────── ║
  640. ║  █████  █████  │              1  2  3 │  Daily Tasks        Find Text String ║
  641. ║  █         █   │  4  5  6  7  8  9 10 │  Appointments       Schedule Entry   ║
  642. ║  █████     █   │ 11 12 13 14 15 16 17 │  Journal Entry      Expense Entry    ║
  643. ║                │ 18 19 20 21 22 23 24 │  Name Addr Phone    Time Sheet Entry ║
  644. ║    Saturday    │ 25 26 27 28 29 30    │  Change Executive   Odometer Entry   ║
  645. ║ Day  Left Week │                      │  Maintenance Menu   Reports Menu     ║
  646. ║ 114  251   16  └──────────────────────┘  ─────────── F10 to Exit ─────────── ║
  647. ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  648. ║                     Schedule Daily Task and Appointments                     ║
  649. ║                                                                              ║
  650. ║          Type of Processing       : Assign   Assign  Clear                   ║
  651. ║          Date Range Assignment    :          -                               ║
  652. ║                                                                              ║
  653. ║          Task Priority/Description:                                          ║
  654. ║          Appoint Time/Description :                                          ║
  655. ║                                     Mon Tue Wed Thr Fri Sat Sun              ║
  656. ║          Select Day Assignments   :                                          ║
  657. ║                                                                              ║
  658. ║                                                                              ║
  659. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  660. F1-Help   F2-[Date Ranges=Calendar]   F10-Exit             98K Available memory
  661.  
  662. 20. Schedule Entry
  663.  
  664. The Schedule feature is used in scheduling reoccurring events for your calendar.
  665. For example, if you have a staff meeting every Friday at 4:00pm, you would
  666. "Assign" a "Date Range". Use the [F2] Key to pop up the calendar and select
  667. your dates. Press the [Enter] Key to skip over the "Task Priority/Description"
  668. field and type in the "Appointment Time" and the "Description". The Friday 
  669. Day Assignment will already be selected as "Y". Press the [Ctrl] Key and the
  670. [Enter] Key at the same time to complete the assignments.
  671.  
  672. If you want to assign a "Task Priority/Description". Follow the directions as
  673. noted above but select "Task Priority/Description". Type in the Priority of
  674. the task and the description. Remember you can type in "LOC" the "Task/Priority"
  675. field and the location of your travels in the Description field. This is an 
  676. excellent way to assign and show your secretary where you will be during a
  677. specific time period. 
  678.  
  679. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  680. ║      9:17PM    ┌──────────────────────┐          Executive Organizer         ║
  681. ║   ██    █████  │ April           1993 │               John Smith             ║
  682. ║    █        █  │  S  M  T  W  T  F  S │  ────────   Menu Selection   ─────── ║
  683. ║    █    █████  │              1  2  3 │  Daily Tasks        Find Text String ║
  684. ║    █    █      │  4  5  6  7  8  9 10 │  Appointments       Schedule Entry   ║
  685. ║  █████  █████  │ 11 12 13 14 15 16 17 │  Journal Entry      Expense Entry    ║
  686. ║                │ 18 19 20 21 22 23 24 │  Name Addr Phone    Time Sheet Entry ║
  687. ║     Monday     │ 25 26 27 28 29 30    │  Change Executive   Odometer Entry   ║
  688. ║ Day  Left Week │                      │  Maintenance Menu   Reports Menu     ║
  689. ║ 102  263   15  └──────────────────────┘  ─────────── F10 to Exit ─────────── ║
  690. ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  691. ║                          Daily Expense Index Display                         ║
  692. ║                             Locate Date:                                     ║
  693. ║     Date    Client  Category         Description                 Amount      ║
  694. ║                                                                              ║
  695. ║    4/05/93 NET/SOL  AIRFARE  Trip to Florida                        632.00   ║
  696. ║    4/05/93 NET/SOL  AIRFARE  Trip to Vegas                          432.00   ║
  697. ║    4/05/93 NET/SOL  LODGING  3 Nights at the Las Vegas Hilton       375.00   ║
  698. ║    4/05/93 NET/SOL  PAYMENT  Las Vegas Hilton                      -375.00   ║
  699. ║                                                                              ║
  700. ║                                                                              ║
  701. ║                                                                              ║
  702. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  703. F1-Help  Ins-Add  Del-Delete  PgDn-Fwd  PgUp-Bck  ^PgDn-Bot  ^PgUp-Top  F10-Exit
  704.  
  705. 21. Expense Entry
  706.  
  707. The Expense Entry Section is designed to allow you to enter all business
  708. related expenses and categorize them according to what you have in your
  709. category table. Some examples could be "Tax Deductible", "Business Expense",
  710. 'Billable" or "Company Paid". You can use the build in Calculator [F8] Key if
  711. you need to add up any receipts. Just press the [F8] Key to move the
  712. accumulated number into the amount field.
  713.  
  714. 22. The Calculator Feature [F3] 
  715.  
  716. The [F3] Key is used to bring up the Calculator. The Calculator is used in 
  717. the Expense Section. It can also be accessed from the Main Task / Appointment
  718. Screen. You can call up the Calculator in the dollar amount field of the
  719. expense Section to add up receipts etc. Press the [F8] Key to move the
  720. accumulated number into the amount field of the expense section. You have the
  721. option of setting the decimal place in the Calculator to 2, 3, or 4 places.
  722.  
  723. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  724. ║      8:54PM    ┌──────────────────────┐          Executive Organizer         ║
  725. ║         █████  │ April           1993 │               John Smith             ║
  726. ║         █      │  S  M  T  W  T  F  S │  ────────   Menu Selection   ─────── ║
  727. ║         █████  │              1  2  3 │  Daily Tasks        Find Text String ║
  728. ║             █  │  4  5  6  7  8  9 10 │  Appointments       Schedule Entry   ║
  729. ║         █████  │ 11 12 13 14 15 16 17 │  Journal Entry      Expense Entry    ║
  730. ║                │ 18 19 20 21 22 23 24 │  Name Addr Phone    Time Sheet Entry ║
  731. ║     Monday     │ 25 26 27 28 29 30    │  Change Executive   Odometer Entry   ║
  732. ║ Day  Left Week │                      │  Maintenance Menu   Reports Menu     ║
  733. ║  95  270   14  └──────────────────────┘  ─────────── F10 to Exit ─────────── ║
  734. ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  735. ║                         Time Sheet Display/Maintenance                       ║
  736. ║                             Locate Date:                                     ║
  737. ║    Date   Project  Work           Description           Start  End    Total  ║
  738. ║                                                                              ║
  739. ║   4/05/93 SERVICE  GCO  Replaced hard drive in front   9:00AM 10:30AM  1.50  ║
  740. ║   4/05/93 SERVICE  GCO  Explained to backup daily.    12:00PM 12:30PM  0.50  ║
  741. ║   4/06/93 SERVICE  GCO  Replaced ribbon on dot matrix 11:00AM 11:30AM  0.50  ║
  742. ║                                                                              ║
  743. ║                                                                              ║
  744. ║                                                                              ║
  745. ║                                                                              ║
  746. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  747. F1-Help  Ins-Add  Del-Delete  PgDn-Fwd  PgUp-Bck  ^PgDn-Bot  ^PgUp-Top  F10-Exit
  748.  
  749. 23. Time Sheet Entry
  750.  
  751. The Time Sheet Entry section is designed to track your billable and non-billable
  752. time. An example would be to keep track of the time you spend on a project. The
  753. Executive Organizer keeps track of all this time and will give you a detailed
  754. print-out through the reports menu.
  755.  
  756. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  757. ║      8:54PM    ┌──────────────────────┐          Executive Organizer         ║
  758. ║         █████  │ April           1993 │               John Smith             ║
  759. ║         █      │  S  M  T  W  T  F  S │  ────────   Menu Selection   ─────── ║
  760. ║         █████  │              1  2  3 │  Daily Tasks        Find Text String ║
  761. ║             █  │  4  5  6  7  8  9 10 │  Appointments       Schedule Entry   ║
  762. ║         █████  │ 11 12 13 14 15 16 17 │  Journal Entry      Expense Entry    ║
  763. ║                │ 18 19 20 21 22 23 24 │  Name Addr Phone    Time Sheet Entry ║
  764. ║     Monday     │ 25 26 27 28 29 30    │  Change Executive   Odometer Entry   ║
  765. ║ Day  Left Week │                      │  Maintenance Menu   Reports Menu     ║
  766. ║  95  270   14  └──────────────────────┘  ─────────── F10 to Exit ─────────── ║
  767. ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  768. ║                         Daily Odometer Index Display                         ║
  769. ║                             Locate Date:                                     ║
  770. ║     Date           Description            Type     Start     End    Miles    ║
  771. ║                                                                              ║
  772. ║    4/05/93 Jordan Valley Service Call    Business  10456.0  10500.0   44.0   ║
  773. ║    4/05/93 Sandy Store Service Call      Business  10500.0  10550.0   50.0   ║
  774. ║    4/05/93 Provo Service Call            Business  10550.0  10630.0   80.0   ║
  775. ║    4/05/93 Farmington Service Call       Business  10630.0  10690.0   60.0   ║
  776. ║    4/05/93 Play Tennis with Mike         Personal  10690.0  10740.0   50.0   ║
  777. ║    4/05/93 Sunday Church                 Personal  10740.0  10750.0   10.0   ║
  778. ║                                                                              ║
  779. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  780. F1-Help  Ins-Add  Del-Delete  PgDn-Fwd  PgUp-Bck  ^PgDn-Bot  ^PgUp-Top  F10-Exit
  781.  
  782. 24. Odometer Entry
  783.  
  784. The Odometer section allows you to keep track of your business and personal
  785. miles. The Executive Organizer keeps track of the mileage by Date, Description,
  786. Starting Miles, and Ending Miles. The Executive Organizer remembers your ending
  787. miles so your starting miles is always correct. The reports section gives you a
  788. detailed print-out of your total miles driven between two dates. It prints-out
  789. how many miles are business and how many miles are personal.
  790.  
  791. 25. Reports Menu
  792.  
  793. This section print-outs your reports. The Executive Organizer will ask you for
  794. a starting and ending date for the report. What paper size you want the report
  795. printed on and if you want the report to go to the screen, printer or a file.
  796.