home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / database / datamstr.zip / DM31.EXE / README < prev    next >
Text File  |  1993-05-30  |  19KB  |  445 lines
  1. Data Master Version 3.1
  2. Copyright 1990-93 Robert K. Summers - All Rights Reserved.
  3. Distributed by: RKS Software, Inc. 
  4. 3820 North Dittmar Rd., Arlington, VA 22207 - 703-534-1726 
  5.  
  6. TOLL FREE ORDER LINE: 1-800-242-4775 (ORDERS ONLY)
  7.  
  8. What is Data Master? Data Master is a program which allows you to
  9. create, modify, and work with standard dbase database files.
  10.  
  11.                                  DISCLAIMER
  12.  
  13. Data Master is provided "AS IS". It is licensed without any
  14. warranty of merchantability, fitness of particular purpose,
  15. performance, or otherwise; all warranties are disclaimed.  By
  16. using Data Master, you agree that Robert K. Summers and RKS
  17. Software, Inc., will not be liable to you or any third party for
  18. any use of (or inability to use) this software, or for any
  19. damages (direct or indirect) whatsoever, even if RKS Software,
  20. Inc. or Robert K. Summers are apprised of the possibility of such
  21. damages occurring.  In no event shall Robert K. Summers or RKS
  22. Software, Inc. be liable for any loss of profit or any other
  23. commercial damage, including but not limited to special,
  24. incidental, consequential or other damages.  The entire risk
  25. related to the quality and performance of the program is on you.
  26.  
  27.                               LICENSE STATEMENT
  28.  
  29. Registered owners are licensed to use their registered copy on a
  30. single machine and to make archival copies for the sole purpose
  31. of backing up the program.  Data Master may be moved from one
  32. computer location to another, so long as there is no possibility
  33. of it being used at one location while it is being used at
  34. another.
  35.                               SHAREWARE TRIAL
  36.  
  37. You may have procured this software from another source such as
  38. the libraries on Compuserve, a BBS, a shareware disk vendor, or
  39. from a friend. That's fine!. We encourage registered users to
  40. introduce new users to Data Master by providing them with an
  41. unregistered copy. Try it out for up to 30 days, and if you
  42. decide to continue using it, pay the license fee of $39. You'll
  43. receive a registered copy and other benefits described below.
  44.  
  45. Shareware gives users a legal but limited trial period to test
  46. the software before purchase.  Data Master in shareware form is
  47. fully functional and completely documented. However, telephone
  48. support is not available to unregistered users. You must purchase
  49. the program (called "registering") before you can get telephone
  50. support.
  51.  
  52.                                HOW TO REGISTER
  53.  
  54. Call our toll-free order line at 1-800-242-4775, or send in the
  55. registration form at the end if this User Manual.
  56.  
  57.                           BENEFITS OF REGISTRATION:
  58.  
  59. 1. FREE LICENSED COPY OF THE MOST RECENT VERSION OF DATA MASTER,
  60. sent to you immediately by first class mail.
  61.  
  62. 2. PRINTED USER MANUAL, containing complete information on Data
  63. Master operations.
  64.  
  65. 3. TECHNICAL SUPPORT by phone, FAX, Compuserve E-mail, or by
  66. regular mail. 
  67.  
  68. 4. DISCOUNT on upgrades of future versions of Data Master.
  69.  
  70. If you have received Data Master through a user group, a
  71. shareware distributor, or an electronic bulletin board, please
  72. remember that any diskette fee you paid DOES NOT constitute
  73. licensing the software, and you are still obligated to register
  74. if you decide to use Data Master after the 30 day trial period.
  75.  
  76.                            HARD DISK INSTALLATION
  77.  
  78. Data Master must be installed in a hard disk directory called
  79. \DM. The two required files are DM.EXE and README.  DM.EXE is the
  80. Data Master program. README is this information file, which
  81. displays on the screen when you press F1. Just copy the DM.EXE
  82. and README files into the \DM directory and type DM to start the
  83. program. 
  84.  
  85. If you have received Data Master on a distribution disk from RKS
  86. Software, a shareware vendor, or computer club, there will be an
  87. installation program on the disk. To install:
  88.  
  89. 1. place the working disk in drive A.
  90.  
  91. 2. at the A:> prompt, type A:INSTALL and follow the on-screen
  92. instructions. The default installation directory is C:\DM. You
  93. may change the drive letter, but please leave the directory name
  94. as \DM.
  95.  
  96. 3. to start Data Master any time in the future, type \DM\DM at
  97. any C:\> prompt. If you place the \DM directory in your path
  98. statement, just type DM at any C:\> prompt.
  99.  
  100. The installation procedure will also create a sample database
  101. called NAMES.DBF which you can use as-is to build a name and
  102. address file.  You can use Data Master to modify this file to
  103. add, delete, or change any of the data fields.
  104.  
  105. DOS uses the CONFIG.SYS file to set certain defaults for your
  106. computer. It MUST be in the root directory of your fixed disk. If
  107. you do not already have a CONFIG.SYS file you MUST create one
  108. that has these two lines, and place it in your PC's root
  109. directory:
  110.                             FILES=21
  111.                            BUFFERS=16
  112.  
  113. If you already use a CONFIG.SYS file that does not include
  114. settings for files and buffers, you MUST add the two lines above
  115. to the file.  You can do it with any text editor.  If your
  116. CONFIG.SYS file already contains settings for files and buffers
  117. greater than these, you can leave them as they are.
  118.  
  119.                                  DEFINITIONS
  120.  
  121. Database: A database is an organized collection of information or
  122. data. A simple example of a database is a mailing list.  Dbase
  123. database files always have a file extension of .DBF.
  124.  
  125. Record: All the data for a particular entry is called a record. 
  126. In a mailing list, each record contains all the name & address
  127. data for one person.
  128.  
  129. Field: Each item of information within a record is called a
  130. field. In each mailing list record, for example, there may be
  131. fields for last name, first name, street, city, state, and zip
  132. code. A database can contain one or more of five types of fields.
  133. These five are:
  134.  
  135.       1. Character - This type of field allows entry of all the
  136.      letters, numbers and symbols you see on your keyboard. In a
  137.      typical mailing list, all the fields would probably be
  138.      character type fields.
  139.  
  140.       2. Numeric - This type of field allows only entry of
  141.       numbers.  Use it only for numbers you want to calculate. 
  142.       Put zip codes or phone numbers in a character field, not a
  143.       numeric field.
  144.  
  145.      3. Date - This type of field allows only date entries.
  146.  
  147.      4. Logical - This type of field allows only a true/false
  148.      entry.
  149.  
  150.      5. Memo - This type of field is an elastic character field. 
  151.      Whereas character fields must be defined as a fixed length,
  152.      e.g., 20 characters long, memo fields have no fixed length. 
  153.      Instead, memo field data is stored in a companion file, with
  154.      a .DBT (DataBase Text) extension, and takes up no disk space
  155.      unless data is entered into it.
  156.  
  157. Indexes: An index is a file which controls the order in which
  158. database records are displayed and printed.  Persons working with
  159. a mailing list database would normally create an index file based
  160. on the last name field and an index file based on the zip code
  161. field (assuming these two fields are included in the database
  162. structure).
  163.  
  164. Index files created and used by Data Master have a file extension
  165. of .NTX. Creation and use of index files is explained below.
  166.                         USING DATA MASTER
  167.  
  168. Type DM at the DOS prompt of the DM directory to start Data
  169. Master, or type \DM\DM if you are not in the DM directory.
  170.  
  171. In most cases, Data Master will be able to detect whether you
  172. have a color or monochrome monitor.  If you have a monochrome
  173. monitor and the Data Master screen is not clear, type DM M to
  174. start Data Master.  The extra M tells Data Master to use
  175. monochrome, not color.
  176.  
  177. When the program starts, you will see that the Main Menu presents
  178. five options. These are discussed in turn below.
  179.  
  180. You may select any main menu option by pressing ALT plus the
  181. first letter of the option. Example: press ALT S to select the
  182. Services option. Main menu sub-options may be selected by
  183. pressing the highlighted letter for that option.
  184.  
  185. You may press ALT X to quit the program.
  186.  
  187. You may also select main menu and sub-options by using the arrow
  188. keys to highlight the option and then press Enter to select the
  189. highlighted option.
  190.  
  191.                             Files
  192.  
  193. Use this option to display a menu of six sub-options.
  194.  
  195. Open: Select this option to open a database file in the current
  196. directory. Data Master will load this file and display it on the
  197. screen in browse mode where you may add, edit, delete, etc.
  198. records.  Select the Quit option to return to the main menu.
  199.  
  200. IMPORTANT TIP: ONCE A FILE IS LOADED, YOU MAY JUMP INTO BROWSE
  201. MODE AT ANY TIME FROM THE MAIN MENU BY PRESSING THE F2 KEY.
  202.  
  203. The Status box at the bottom of the screen will always display
  204. the currently loaded database.
  205.  
  206. Note: Data Master is installed with one example database called
  207. NAMES.DBF which you can use to build a name and address file.
  208.  
  209. Modify/Create: Use this feature to modify the structure of an
  210. existing database, or to create a new database. You can add,
  211. edit, or delete fields of the five types described above.
  212. Instructions for use are provided on the screen.  Once created,
  213. you cannot modify a field name. Instead, create a new database
  214. with the field name(s) you want, and use the Append File option
  215. to move records from the old file to the new file.
  216.  
  217. Close Database: Use this feature to close the currently active
  218. database. The Status box will show that no database is active.
  219.  
  220. Append File: Use this feature to append (merge) records from
  221. another database or ASCII file into the currently active
  222. database. When appending ASCII records, the fields in the ASCII
  223. file must be in exactly the same sequence as the fields in the
  224. active dbase file.  
  225.  
  226. Save As: Use this feature to save the currently active database
  227. to a new dbase file or to an ASCII text file.
  228.  
  229. eXit: Select this option to quit the program. You may also press
  230. ALT X to quit the program.
  231.  
  232.                             Indexes
  233.  
  234. You do not have to use an index file to control your database,
  235. but it will make working with a database a lot more pleasant if
  236. you do. You must have already selected a database in order for
  237. this option to work.  When you select this option you will be
  238. presented with three choices:
  239.  
  240. Select Index(es): When you select this option, Data Master will
  241. present you with a list of existing index files.  The index
  242. file(s) you select must have been created for the currently
  243. active database.  Data Master will tell you if it does not match. 
  244. You can have more than one index active at the same time. Data
  245. Master will automatically update all active indexes as records
  246. are added, changed, or deleted.
  247.  
  248. Create New Index: Use this feature to create a new index file.
  249. Data Master will prompt you to select the field(s) to index on. 
  250. Data Master will then ask you to name the index file, and create
  251. it.  When you create a new index file, that becomes the
  252. controlling index for the active database.
  253.  
  254. Select Controlling Index: When using more than one index, use
  255. this option to tell Data Master which index is the controlling
  256. index. For example, if you have selected a last name index and a
  257. zip code index using the Select Index(es) option above, and you
  258. want to work with the records in last name order, use this option
  259. to tell Data Master that the last name index is the controlling
  260. index.  Data Master will display the records in last name order,
  261. and will automatically update both the last name and zip code
  262. indexes as you add, edit, delete, etc. records.
  263.  
  264. Rebuild Open Index(es): Use this feature to rebuild all active
  265. index files.  This means that Data Master will make sure that
  266. there is a correct entry in each index file for each record in
  267. the database file. You may need to do this, for example, if you
  268. forgot to have your LNAME.NTX and/or ZIP.NTX files active when
  269. you added, deleted, or edited data in your mailing list.
  270.  
  271. Data Master will automatically maintain your index files if they
  272. are active when you are using the database. If you are ever
  273. unsure whether a database's index files are current, just select
  274. the database, select the index files, and select Rebuild Open
  275. Index(es).
  276.  
  277.                               Use
  278.  
  279. Use this feature to display a menu of options for using the data
  280. in the database.
  281.  
  282. Browse Records: Select this option to browse the currently active
  283. database. You may add,edit, delete, locate, and view all the
  284. records in the database.  NOTE: a shortcut for displaying records
  285. in browse mode is to PRESS THE F2 KEY.
  286.  
  287. Sum/Average Data: Use this option to sum or average data in
  288. numeric fields.
  289.  
  290. Replace Data: Use this option to replace the data in a specified
  291. field in ALL the records in the currently active database. Be
  292. sure you have a backup copy of your records in case you make a
  293. mistake using this option.
  294.  
  295. Check for Duplicates: Use this option to find duplicate records
  296. in the currently active database. 
  297.  
  298. Frequency Analysis: Use this option to see what the frequency of
  299. data is in a specified field.
  300.  
  301. Delete Records: Use this option to delete all the records in your
  302. database. If a filter/query is active, only those records meeting
  303. the filter/query condition will be deleted.
  304.  
  305. Pack Records: use this option to physically purge records
  306. 'deleted' in the browse mode.  Records deleted in browse mode
  307. still occupy disk space. This pack recovers the disk space.
  308.  
  309. sTatistics: use this option to display a variety of stistical
  310. information about your database.
  311.  
  312. Mailing Labels: use this option to print mailing labels from the
  313. currently active database.
  314.  
  315. Form Letters: use this option to compose and print letters or
  316. memos. You can merge database data into your letters and memos.
  317.  
  318.                           Query Builder
  319.  
  320. Use this feature to create a query condition, or filter, so you
  321. can work with any subset of records you want to. When a query
  322. condition is active, Data Master will only display or print
  323. records meeting the query condition.  The Status box will display
  324. any query condition. To turn off the query, select the Turn Query
  325. Off option.
  326.  
  327.                             Services
  328.  
  329. This feature presents a menu of support services:
  330.  
  331. Spreadsheets:  Use this option to convert a dbase file to a
  332. spreadsheet, and to convert a spreadsheet to a dbase file. 
  333. When converting from a spreadsheet to a dbase database file, you
  334. can specify the range of cells you want converted, e.g., B1..F10. 
  335. Data Master uses the first row in the range to determine the
  336. field types (character, date, numeric, etc.) in the new database. 
  337. An "Indeterminate Cell Type" message means that Data Master could
  338. not determine the correct data type for a column because some
  339. cell in the first row did not contain data. Add appropriate data
  340. and the conversion will work.
  341.  
  342. If you want the entire spreadsheet converted into a database,
  343. just leave the cell range empty, and press the Enter key. 
  344.  
  345. Report Writer: Select this option to use the Report Writer. The
  346. Report Writer allows you to create custom reports, output the
  347. reports to printer or disk, and save the report specifications
  348. for future use.  
  349.  
  350. Read a Text File: Use this option to read any text file which may
  351. be on your disk.
  352.  
  353. Erase a File: Use this option to erase any file on your disk.
  354.  
  355. Change Directory: Use this feature to change to any other
  356. directory on your hard disk. The currently active database will
  357. be closed when you select this option.
  358.  
  359. Format Dates: Use this option to select the date format you want
  360. to be used in your database fields.
  361.  
  362. Weights and Measures: use this handy conversion utility to
  363. convert a variety of weights and measures.
  364.  
  365. Create Mailmerge File: use this option to create a mailmerge file
  366. for your favorite word processor.
  367.  
  368. Time Period Anaylsis: use this option to conduct a time period
  369. analysis of your records.
  370.  
  371. Communications: If you do not have a modem, this feature will not
  372. affect you. If you do have a modem, this new feature allows you
  373. to tell Data Master what COM port your modem works on and what
  374. your modem's baud rate is, to call RKS Software's private
  375. Bulletin Board, and to call RKS Software's Remote Control tech
  376. support line.
  377.  
  378.                          FUNCTION KEYS
  379.  
  380. F1- Use this to read the Users Manual on-line
  381. F2- Use this to invoke the browse mode. 
  382. F3- Use this to temporarily exit to DOS. You could use this
  383. feature to temporarily leave Data Master and, for example, run
  384. your favorite spreadsheet program or word processing program.  To
  385. return to Data Master, type EXIT at the DOS prompt and press the
  386. Enter key.
  387. F6- Use this to display a pop-up printing calculator.
  388. F7- Use this to display a current record count.
  389. F8- Use this to display a calendar.
  390.  
  391.                         TECHNICAL SUPPORT
  392.  
  393. We do not charge a fee for normal technical support.  You may
  394. reach us via:
  395.  
  396. 1. Compuserve: 72357,2034
  397. 2. Mail: Correspondence answered daily.
  398. 3. Phone: 703-534-1726.
  399. 4. FAX: 703-534-4358.
  400.                       -- DATA MASTER REGISTRATION --
  401.  
  402.                            CREDIT CARD ORDERS ONLY
  403.  
  404. You can order with MC, Visa, Amex, or Discover from Public
  405. (software) Library by calling 800-242-4775 or 713-524-6394 or by
  406. FAX to 713-524-6398 or by CIS Email to 71355,470. You can also
  407. mail credit card orders to PsL at P.O.Box 35705, Houston, TX
  408. 77235-5705.
  409.  
  410.                     THE ABOVE NUMBERS ARE FOR ORDERS ONLY
  411.  
  412. Any questions about the status of the shipment of the order,
  413. refunds, registration options, product details, technical
  414. support, volume discounts, dealer pricing, site licenses, etc,
  415. must be directed to RKS Software, Inc. at 703-534-1726.
  416.  
  417. To insure that you get the latest version, PsL will notify us the
  418. day of your order and we will ship the product directly to you.
  419.  
  420.                            NON-CREDIT CARD ORDERS
  421.  
  422. If you prefer to pay by check, please complete this form and mail
  423. to RKS Software, Inc., 3820 N. Dittmar Rd., Arlington, VA 22207.
  424.  
  425. Enclose your check for $39.00, plus $4.00 shipping/handling for
  426. U.S. and Canada, or $6.00 shipping/handling for other
  427. international orders.
  428.  
  429. We accept all U.S. and foreign Postal Money Orders, and will also
  430. accept checks drawn on foreign banks.
  431.  
  432. SEND TO:
  433.  
  434. Name: _________________________________________________________
  435.  
  436. Address: ______________________________________________________
  437.  
  438. City: _______________________ State: ________  ZIP: ___________
  439.  
  440. Phone:_________________________________________________________
  441.  
  442. Send:  ___ 5 1/4 inch disk    __ 3 1/2 inch disk
  443.  
  444. ---------------------------------------------------------------
  445.