home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / business / sba93_3b.zip / F267.SBE < prev    next >
Text File  |  1993-07-01  |  10KB  |  240 lines
  1. @188 CHAP 4
  2.  
  3.          ┌─────────────────────────────────────────────┐
  4.          │   1099s AND OTHER TAX INFORMATION RETURNS   │
  5.          └─────────────────────────────────────────────┘
  6.  
  7. @Q       "No man's life, liberty, or property are safe
  8. @Q        when the legislature is in session."
  9. @Q         -- Gideon J. Tucker, 1860
  10.  
  11. As a general rule, every person engaged in a trade or busi-
  12. ness must report to the IRS any payments of $600 or more
  13. made to any person during the calendar year, for items such
  14. as rent, compensation for services, commissions, and annui-
  15. ties, plus other items of "fixed or determinable" income,
  16. or to report interest, dividend, or royalty payments of $10
  17. or more.  In addition, recent legislation by Congress has
  18. added a number of additional new tax reporting requirements
  19. you need to be aware of (since there are also stiff new pen-
  20. alties for failure to comply).  The IRS has been given ad-
  21. ditional staffing and ordered to vigorously enforce the
  22. reporting rules.  In addition to computerized document-
  23. matching programs at IRS Service Centers, field revenue
  24. agents are now routinely checking on information return
  25. compliance as part of their tax audits.
  26.  
  27. Failure to properly issue (to recipients) and file informa-
  28. tion returns may result in serious penalties.  In most
  29. cases, the penalty is up to $50 for each failure to file a
  30. timely information return (including failure to file on
  31. magnetic media where required or to file returns that are
  32. machine-readable).  A reduced penalty of $15 applies to re-
  33. turns filed late, but within 30 days of the due date, or a
  34. reduced penalty of $30 applies if over 30 days late but
  35. filed by August 1 of the year in which due.  Also, each
  36. failure to furnish the recipient a copy of the statement
  37. on time can result in a further $50 penalty.
  38.  
  39. Some of the more common information return filing require-
  40. ments for a typical small or medium-sized business are
  41. summarized below:
  42.  
  43. _____________________________________________________________
  44.  
  45. FORM NUMBER AND               WHAT IS          DUE DATES:
  46. TYPE OF TRANSACTIONS         REPORTED?      TO RECI-  TO IRS
  47. REPORTED                  (THRESHOLD AMT.)   PIENT
  48. __________________________ ______________  _______   _______
  49. FORM 1098 -- Statement of   $600 or more   Jan. 31   Feb. 28
  50. mortgage interest for in-                 (To payor)
  51. terest received by a
  52. trade or business from
  53. individuals
  54. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  55. FORM 1099-B -- Statement    Any amount     Jan. 31   Feb. 28
  56. for recipients of proceeds
  57. from real estate, broker
  58. and barter exchange trans-
  59. actions
  60. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  61. FORM 1099-DIV -- Statement  $10 or more    Jan. 31   Feb. 28
  62. for recipients of dividends  ($600 in
  63. and distributions on stock.  the case of
  64. Also report liquidating      liquidations)
  65. distributions and backup
  66. withholding
  67. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  68. FORM 1099-INT -- Statement  $10 or more    Jan. 31   Feb. 28
  69. for recipients of interest
  70. income (and backup with-
  71. holding)
  72. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  73. FORM 1099-MISC -- State-    $600 or more   Jan. 31   Feb. 28
  74. ment for recipients of      ($10 for royal-
  75. miscellaneous income, in-   ties, or $5,000
  76. cluding payments of rent,   received from
  77. prizes &awards, gross roy-  direct seller)
  78. alty payments, non-employee
  79. compensation.  Also used
  80. to report sales to direct
  81. sellers of consumer items
  82. (Amway, etc.)
  83. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  84. FORM 1099-OID -- Statement  $10 or more    Jan. 31   Feb. 28
  85. for recipients of original
  86. issue discount
  87. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  88. FORM 1099-R -- Statement    Any amount     Jan. 31   Feb. 28
  89. for recipients of total
  90. distributions from re-
  91. tirement plans, IRAs,
  92. insurance contracts or
  93. the like
  94. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  95. FORM 1099-S -- Statement    Any amount     Jan. 31   Feb. 28
  96. for recipients of proceeds
  97. from real estate trans-
  98. actions
  99. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  100. FORM 8027 -- Employers'    (Perform calcu- Jan. 31   Feb. 28
  101. annual information return   lations on     (On Form
  102. of tip income and alloca-   the form)        W-2)
  103. ted tips for tips repor-
  104. ted by employees and al-
  105. located tips from a food/
  106. beverage establishment
  107. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  108. FORM 8300 -- Report of      Over $10,000   Jan. 31   15 days
  109. cash payments that are re-                           after
  110. ceived by a trade a busi-                            trans-
  111. ness (including multiple                             action
  112. related transactions)
  113. ────────────────────────── ──────────────  ────────   ───────
  114. FORM 8308 -- Report of a    All sales or   Jan. 31    Attach
  115. sale or exchange of an in-  exchanges of   (To both   to Form
  116. terest in a partnership,    partnership    the trans- 1065
  117. involving certain unreal-   interests      feror and
  118. ized receivables or sub-                   transferee)
  119. stantially appreciated
  120. inventory assets
  121. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  122. FORM W-2 -- Wage and tax    Any amount     Jan. 31   Feb. 28
  123. statement for wages, tips
  124. and other compensation
  125. paid to employees, and
  126. income and FICA taxes
  127. withheld
  128. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  129. FORM W-2P -- Statement for  Any amount     Jan. 31   Feb. 28
  130. recipients of annuities,
  131. pension and other retire-
  132. ment payments, except for
  133. total distributions
  134. ____________________________________________________________
  135.  
  136. The 1099 series of information returns must generally be
  137. filed together with a transmittal form, Form 1096.
  138.  
  139. OBTAINING SOCIAL SECURITY NUMBERS.  Recently enacted laws
  140. make it necessary for a business to obtain the name and
  141. Social Security number or other tax identification number
  142. of anyone to whom you make payments that you must report.
  143. There is a $50 penalty for failure to obtain their tax iden-
  144. tification number, unless you have a reasonable excuse
  145. (such as their refusing to give you their number).  If
  146. they refuse to give you their number, YOU MUST WITHHOLD
  147. 20% OF WHATEVER AMOUNT YOU OWE THEM, AND DEPOSIT IT WITH
  148. THE IRS, OR YOU WILL BE SUBJECT TO A PENALTY FOR FAILURE
  149. TO WITHHOLD.  Use Form W-9 to request a tax I.D. number
  150. from a recipient.
  151.  
  152. Fortunately, there are a number of exemptions from the
  153. various 1099 filing requirements listed above, which will
  154. eliminate many of the people or companies to whom you are
  155. likely to make payments of $600 (or other threshold amount)
  156. or more.  You don't have to report the following payments:
  157.  
  158.     . To corporations (except certain corporations in the
  159.       medical field);
  160.  
  161.     . Compensation to employees that is already reported
  162.       on their W-2s;
  163.  
  164.     . Bills for merchandise, telegrams, telephone, freight,
  165.       storage, and similar charges;
  166.  
  167.     . Rent payments made to real estate agents;
  168.  
  169.     . Expense advances or reimbursements to employees
  170.       that the employees must account to you (the employ-
  171.       er) for; or
  172.  
  173.     . To a governmental unit.
  174.  
  175. MAGNETIC MEDIA FILING REQUIREMENTS.  Note that the IRS per-
  176. mits you to file 1098 and 1099 forms (as well as certain
  177. other information returns) on "magnetic media" (computer
  178. tapes, etc.) rather than the actual paper forms, if certain
  179. very specific formats for the computer tape or disk are
  180. met.  The IRS REQUIRES that certain information returns be
  181. filed on magnetic media, if your business files 250 or more
  182. such returns for a calendar year.  These include Form 1098,
  183. all of the 1099 series and W-2 series of information re-
  184. turns, and various others such as Forms 5498 and 8027.
  185.  
  186. A "hardship waiver" to excuse you from having to file in
  187. magnetic media format may be granted if you file a request
  188. on Form 8508 at least 90 days in advance of the due date,
  189. under certain circumstances.
  190.  
  191. Failure of a taxpayer to file an information return on mag-
  192. netic media (or on a machine-readable form where magnetic
  193. media filing is not required) when required to do so is
  194. treated as a FAILURE TO FILE and can result in the imposi-
  195. tion of applicable penalties for failure to file, as noted
  196. above.
  197.  
  198. @CODE: CA
  199. California has a whole body of tax information reporting
  200. requirements practically identical to those for the IRS
  201. Form 1099 series of information returns.  Until recently,
  202. California had its own series of information returns (Form
  203. 599 series).  However, those forms were discontinued in
  204. 1987, and taxpayers may now file copies of federal 1099
  205. forms with the state instead.  Form 596 is still used to
  206. transmit these information return forms, rather than fe-
  207. deral Form 1096.  Be aware that California also has mag-
  208. netic media filing requirements similar to those of the
  209. federal law.
  210.  
  211. Effective as of 1991, trades and businesses in California
  212. receiving cash payments in excess of $10,000 are required
  213. to file a copy of the IRS information return, Form 8300,
  214. with the state Franchise Tax Board.  (Note that, under
  215. both federal and California law, "cash" now includes most
  216. kinds of monetary instruments, including checks other than
  217. personal checks.  A copy of the federal Form 8300 must be
  218. filed with the FTB within 15 days after the reportable
  219. transaction occurs.
  220.  
  221. @CODE:OF
  222. @CODE: LS
  223. @STATE requires all citizens to inform on each other,
  224. by filing information returns.  Violators are deported
  225. to Cuba.
  226. @CODE:OF
  227. @CODE: HI
  228. Hawaii also requires businesses to file information returns
  229. (Form N-199 series).  The rules are generally identical to
  230. the federal Form 1099 series filing requirements.  A sum-
  231. mary and transmittal of Forms N-199 for the preceding cal-
  232. endar year must be filed by the last day of February, with
  233. Form N-196 (similar to federal Form 1096).
  234.  
  235. @CODE:EN
  236. In addition to the requirement that you file 1099s with the
  237. IRS, you may have to file similar state forms or copies of
  238. the federal 1099 forms with state taxing authorities.
  239.  
  240.