home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / business / retail.zip / DISK1.EXE / SELFDEMO.DOC next >
Text File  |  1993-05-25  |  25KB  |  796 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.                                THE RETAIL SOLUTION 2.2
  10.  
  11.           [] Program Highlights
  12.            
  13.             * Point-of-Sales, Retail Inventory, Accounts Receivable &
  14.               Customer Tracking.
  15.             * Multi-site option.  Know what location has what at a touch of
  16.               a button.  (Available fourth quarter of '93)
  17.             * User friendly with on-screen help.
  18.             * Menu level security.
  19.             * Support of optional cash drawers, scanners, receipt and      
  20.               invoice printers.
  21.             * Global inventory update with automatic posting to general    
  22.               ledger accounts.  
  23.             * Super fast inventory retrieval.
  24.               (By: item number, description, key words or bar code.)
  25.             * Bad check tracking.
  26.             * Keeps track of the last 100 purchases made by each customer.
  27.               (item, quantity, price, date, serial number & warranty.)
  28.             * Point-of-sale screen saver.
  29.             * All reports may be printed to the printer, screen or file.
  30.             * Mailing labels.
  31.             * Computes and keeps track of employee commissions using       
  32.               percent of sale or margin.
  33.             * Pie graph of employee sales month-to-date.
  34.             * Bar graph of employee sales year-to-date.
  35.             * Automatic register readings.
  36.             * Reprint or void past tickets.
  37.             * Create a new A/R customer from Point-of-Sales.
  38.             * Option to view A/R information from Point-of-Sales.
  39.             * A/R payments may be received from Point-of-Sales.
  40.             * Support of deferred invoice charges.
  41.                Example: "90 days same as cash."
  42.             * Optional interest charges during deferred period.
  43.                Example: "No payments and only 2.9% for one year."
  44.             * Unlimited vendors per inventory item.
  45.             * Graphically view customer traffic patterns in your store.
  46.             * User definable statements, invoices, quotes and purchase    
  47.               orders.
  48.             * Four-level pricing with optional sale prices.
  49.             * Keeps track of customer layaways and payments.
  50.             * Batch printing of invoices and receipts.
  51.             * Automatic or optional add-on sales.
  52.               (core charges, installation charges, deposits, etc.)
  53.             * Add-on sale recommendations.
  54.               (batteries, paper, ribbon, etc.)
  55.             * Full network support.
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.                                           1
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.                          "The Retail Solution 2.2" Self Demo
  71.  
  72.  
  73.           Installing or upgrading "The Retail Solution".
  74.  
  75.                     Place disk 1 in drive "A" or "B".  If using
  76.                     drive "A" type "A:INSTALL" and press ENTER. 
  77.                     If using drive "B" type "B:INSTALL" and press
  78.                     ENTER.
  79.  
  80.                A:INSTALL or B:INSTALL
  81.  
  82.                     The first question refers to the type of
  83.                     monitor you are using.  If using a color
  84.                     monitor, enter Y for yes.
  85.  
  86.                     The next question asks where "The Retail
  87.                     Solution" will be located.  In simple terms,
  88.                     think of your computer's hard drive as a big
  89.                     house with a lot of different rooms.  The
  90.                     installation program needs to know what room
  91.                     to place "The Retail Solution".  If you are
  92.                     unsure, just press ENTER.
  93.  
  94.                     Place each disk in the drive as asked.
  95.  
  96.                     NOTE: Because "The Retail Solution" has
  97.                     network support, the MS-DOS SHARE command
  98.                     must be loaded in memory.  See your MS-DOS
  99.                     manual for more information.
  100.  
  101.           Starting "The Retail Solution".
  102.  
  103.                     Type START and press ENTER.  
  104.  
  105.                START
  106.  
  107.           Using "The Retail Solution".
  108.  
  109.                     You are about to use a live program.  If you
  110.                     find yourself in the wrong place, try the
  111.                     (Esc) key to go back one step.  In most
  112.                     places the "?" (Question mark) key will also
  113.                     display on-screen help.  The key to success
  114.                     with any program is to read the screen before
  115.                     you panic.
  116.  
  117.                     Your first step is to login with your unique
  118.                     password.   Available program options and
  119.                     menu access may be individually set up for
  120.                     each employee.  You can authorize an employee
  121.                     to change an item's price, void a ticket,
  122.  
  123.                                           2
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.                     give a discount, allow no sales tax, start a
  132.                     layaway, etc. 
  133.  
  134.                Login with a password of "DEMO". 
  135.  
  136.  
  137.           The demo company.
  138.  
  139.                     Our demo company is a toy store that has been
  140.                     in business for over ten years.  The Toy
  141.                     Store currently has only one location with
  142.                     one cash register.  By the end of this year
  143.                     they will be adding a second location with up
  144.                     to five registers. 
  145.  
  146.                     They have been using "The Retail Solution"
  147.                     for the last two months.  In that time they
  148.                     have entered inventory, vendors, employees
  149.                     and customers.  (Their customer codes are the
  150.                     last four digits of each customer's phone
  151.                     number.)  In the next month or so they will
  152.                     be using "The Retail Solution" to help them
  153.                     produce their first direct mailing.  They
  154.                     will also be setting up some of there key
  155.                     customers on charge accounts.
  156.  
  157.  
  158.           Start of day.
  159.  
  160.                     The first order of business is to count your
  161.                     cash drawer and to set the starting cash
  162.                     amount.  In "The Retail Solution" this
  163.                     process is called "opening a drawer".  Five
  164.                     different cash drawers may be used throughout
  165.                     the day.  We will be using drawer 1 with a
  166.                     starting cash balance of $100.00.
  167.  
  168.                From the "Main Menu", press ENTER to select "SALES".
  169.  
  170.                Use your DOWN cursor key to highlight "OPEN DRAWER".  
  171.  
  172.                Press ENTER to select.  
  173.  
  174.                Press ENTER to select drawer 1.
  175.  
  176.                Type 100 and press ENTER. 
  177.  
  178.                Press ENTER for correct amount.
  179.  
  180.                Press ENTER to select "MAKE SALES!".
  181.  
  182.                Press ENTER to select "Using Drawer 1".
  183.  
  184.                                           3
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.           Command Center.
  193.  
  194.                     You are now at the heart of "The Retail
  195.                     Solution".  From here you could start a
  196.                     layaway, make payments on a layaway, put
  197.                     items on sale, check inventory status,
  198.                     receive an order, view a customer's past
  199.                     purchases, prepare a price quote, recall a
  200.                     ticket on hold, make a sale, reprint a ticket
  201.                     and more.  In simple terms, most of the
  202.                     information that has been entered can now be
  203.                     put to work.
  204.  
  205.                     Use the on-screen help to view each option.
  206.  
  207.                Press "?" key. (Question mark) 
  208.  
  209.                Press [F1] - [F7] to view each option.
  210.  
  211.                Press ENTER to exit help.
  212.  
  213.           Your first customer.
  214.  
  215.                     "Good morning sir, may I get the last four
  216.                     digits of your phone number?".
  217.  
  218.                Type "1234" and press ENTER.
  219.  
  220.                     "Are you Mr. Clark or Mr. Smith?".
  221.  
  222.                Press ENTER to select "Timothy Clark".
  223.  
  224.                     Verify that you have the correct customer.
  225.  
  226.                Press [F1] for correct customer.
  227.  
  228.                     Again use the on-screen help to view each
  229.                     option.
  230.  
  231.                Press "?" key. (Question mark) 
  232.  
  233.                Press [F1] - [F10] to view each option.
  234.  
  235.                Press ENTER to exit help.
  236.  
  237.                     Your first item is a "Wedding Fantasy
  238.                     Barbie".  You can't seem to locate the item
  239.                     number.  Your first option is to search by
  240.                     any part of the item description.  For
  241.                     example: "WEDDING FANTASY" or "BARBIE".  For
  242.                     this demo we are going to search by what the
  243.                     item is, a doll.
  244.  
  245.                                           4
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.                Press ENTER for "Description Search".
  254.  
  255.                Press ENTER for "Other Lookup".
  256.  
  257.                Type "DOLL" and press ENTER.
  258.  
  259.                     All dolls currently on file will be sorted by
  260.                     description and placed in a window for you to
  261.                     select.
  262.  
  263.                Use the DOWN cursor key to highlight "WEDDING FANTASY
  264.                BARBIE".  Press ENTER to select this item.
  265.  
  266.                     Because you are using the fast mode, "The
  267.                     Retail Solution" automatically entered a
  268.                     quantity of one and gave the current retail
  269.                     price for this item.
  270.  
  271.                     The next three items have their item numbers
  272.                     on them.
  273.  
  274.                Type "2" and press ENTER.
  275.  
  276.                Type "4" and press ENTER.
  277.  
  278.                     An "s" is placed in front of the item's price
  279.                     to show this item is on sale.
  280.  
  281.                Type "3" and press ENTER.
  282.  
  283.                     If we were using an optional bar code
  284.                     scanner, we could just scan each item.
  285.  
  286.                     Item 3 was on sale last week.  The manager
  287.                     told Mr. Clark he could still have the old
  288.                     sale price of $17.99.
  289.  
  290.                Press the UP cursor key to highlight item number 3.
  291.  
  292.                Press ENTER.
  293.  
  294.                Type "17.99" and press ENTER.
  295.  
  296.                Press ENTER for quantity one.
  297.  
  298.                     An "o" is placed in front of the items price
  299.                     to show this is an override.
  300.  
  301.                     The next item, item number 4, is currently on
  302.                     sale.
  303.  
  304.                     The next item is item number 9.
  305.  
  306.                                           5
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.                Type "9" and press ENTER.
  315.  
  316.                     "The Retail Solution" reminds you to ask Mr.
  317.                     Clark if he needs any AA batteries for this
  318.                     item.  He does, one for this item and five
  319.                     more for other things.  Six of item number 25
  320.                     are added to the sale.  (Note that at this
  321.                     quantity, the price will automatically be
  322.                     reduce by 17 cents each.)
  323.  
  324.                Press [F3] for "Input:NORMAL".
  325.  
  326.                Type "25" and press ENTER. 
  327.  
  328.                Type "6" and press ENTER.  (Note the price change.)
  329.  
  330.                Press [F3] for "Input:FAST".
  331.  
  332.                     Mr. Clark would also like to purchase a Girls
  333.                     12" Modern Rainbow bike he saw in your
  334.                     catalog:  Item number 15 retailing for
  335.                     $54.99.  
  336.  
  337.                Type "15" and press ENTER.
  338.  
  339.                     "The Retail Solution" is quick to inform you
  340.                     that this item is currently out of stock.  
  341.                     Before telling Mr. Clark, you check the
  342.                     status of the item to see if any are on
  343.                     order.  You find that this item is on order,
  344.                     but it will not be arriving for some time. 
  345.                     You then ask "The Retail Solution" for a
  346.                     substitute item.  Item number 18 is given. 
  347.                     You first verify that the item is in stock. 
  348.                     After you explain the difference between the
  349.                     two items, Mr. Clark agrees to purchase the
  350.                     substituted item and pay a $25.00 assembly
  351.                     charge.
  352.  
  353.                Press [F2] for stock status.
  354.  
  355.                Press ENTER to exit stock status.
  356.  
  357.                Press [F3] for substitute item.
  358.  
  359.                Press ENTER to exit substitute item.
  360.  
  361.                Press (Esc).
  362.  
  363.                Type "18" and press [F2] for stock status.
  364.                Press ENTER to exit stock status.
  365.  
  366.  
  367.                                           6
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374.  
  375.                Press ENTER to select item 18.
  376.  
  377.                Type "12345" for the serial number and press ENTER.
  378.  
  379.                Press "Y" for "ASSEMBLED CHARGE".
  380.  
  381.                     Mr. Clark remembers one more gift he need to
  382.                     pick up.  You place his current ticket on
  383.                     hold.  If another person was in line, you
  384.                     could ring up their sale while waiting for
  385.                     Mr. Clark to return.
  386.  
  387.                     When a ticket is on hold, the items on the
  388.                     ticket are not deducted from inventory but
  389.                     are flagged as committed.  This feature helps
  390.                     prevent the items on hold from being sold
  391.                     out.
  392.  
  393.                Press [F7] to place this ticket on hold.
  394.  
  395.                Press "Y" for yes.
  396.  
  397.                Make a note of the ticket number and press ENTER.
  398.  
  399.                     Mr. Clark returns and hands you the last
  400.                     item:  Item number 5. 
  401.  
  402.                Press [F7] to recall ticket.
  403.  
  404.                Press ENTER if it was the last ticket or type the
  405.                number you made a note of and press ENTER. 
  406.  
  407.                Press "Y" to un-hold ticket.
  408.  
  409.                Type "5" and press ENTER.
  410.  
  411.                     Mr. Clark then wants a subtotal.  After you
  412.                     tell him the total price, he asks you to take
  413.                     out the Barbie Doll. 
  414.  
  415.                Press [F5] for subtotal.
  416.  
  417.                Press ENTER to exit subtotal.
  418.  
  419.                Use your UP cursor key to highlight item number 1. 
  420.  
  421.                Press the (Del) key.  (Delete key)
  422.  
  423.                Press "Y" for yes.
  424.             
  425.                     Mr. Clark wishes to write a check for $25,
  426.                     put $75 on Visa and pay the balance with
  427.  
  428.                                           7
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.                     cash.  You have been given the option of
  437.                     entering a ticket discount, but as your
  438.                     commission is based on the percent of margin,
  439.                     no discount is given for this sale.
  440.  
  441.           Total the sale.
  442.  
  443.                Press [F1] to total the sale.
  444.  
  445.                Press ENTER for no discount.
  446.  
  447.                Press "2" for check.
  448.  
  449.                Type "25" and press ENTER.
  450.  
  451.                Type "675567" and press ENTER for the check guarantee no.
  452.  
  453.                Type "12345" for the Driver's Lic. No.
  454.  
  455.                     At this time "The Retail Solution" informs
  456.                     you Mr. Clark has a bad check on file.  Mr.
  457.                     Clark and the store manager take care of the
  458.                     problem.  No transaction is needed at this
  459.                     time, but the manager does need to remove the
  460.                     check from the bad check list.
  461.  
  462.                     If the check amount was a lot higher than the
  463.                     average amount for this customer, "The Retail
  464.                     Solution" would also point that out.
  465.  
  466.                Press ENTER to clear the bad check message.
  467.  
  468.                Press "3" for Visa.
  469.  
  470.                Type "75" and press ENTER.
  471.  
  472.                Type "0000-000-000-000" and press ENTER for the card number.
  473.  
  474.                Type "7/92" and press ENTER for exp. date.
  475.  
  476.                Press ENTER to clear the next message.
  477.  
  478.                Type "1" for cash.
  479.  
  480.                Press ENTER for balance amount.
  481.  
  482.                Press [F1] to print receipt.
  483.  
  484.                          The cash drawer opens at this point.
  485.                Press ENTER to return to POS screen.
  486.  
  487.  
  488.  
  489.                                           8
  490.  
  491.  
  492.  
  493.  
  494.  
  495.  
  496.  
  497.           Past purchases.
  498.  
  499.                          John Smith is on the phone and
  500.                          would like to know if the BMX bike
  501.                          he bought is still in warranty.
  502.  
  503.                Press ENTER for name search.
  504.  
  505.                Type "SMITH" and press ENTER.
  506.  
  507.                Use the DOWN cursor key to highlight "TOM SMITH" and
  508.                press ENTER.
  509.  
  510.                Press [F3] for zoom.
  511.  
  512.                Press [F1] to view purchase.
  513.  
  514.                Press ENTER to highlight "Boy 20 Challenger BMX".
  515.  
  516.                Press ENTER to select.
  517.  
  518.                     Note that "The Retail Solution" has computed
  519.                     the months or days the warranty is still in
  520.                     affect.
  521.  
  522.                Press (Esc) two times to exit.
  523.  
  524.  
  525.           On your own sales.
  526.  
  527.                Try some of these sales examples.
  528.  
  529.                     Make a sale and place it on account.
  530.                     Hint: Use customer code 6668.
  531.  
  532.                     Make a payment on account.
  533.  
  534.                     A layaway.  Use one of the customers you have
  535.                     seen.  Good demo inventory items are 1 - 18. 
  536.                     Hint: Use the [F9] to total the sale. 
  537.  
  538.                     Make a payment only to the above layaway.
  539.                     Hint: Just recall the customer again.
  540.  
  541.                     Pay off the above layaway.
  542.                     Hint: Use [F1] to total.
  543.  
  544.                     Make a sale with a returned item.
  545.  
  546.                     Make a price quote.
  547.  
  548.                     Print an invoice with no sales tax.
  549.  
  550.                                           9
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.  
  557.  
  558.                     Reprint a ticket you have already printed.
  559.                     Hint: [F7] and ticket number.
  560.  
  561.                     Void a ticket you have already printed.
  562.                     Hint: [F7] and ticket number.
  563.  
  564.                     Press [F8] to return to the "Sales Menu".
  565.  
  566.  
  567.           End of day.
  568.  
  569.                     The first step in ending each business day is
  570.                     to close out each cash drawer.  Each payment
  571.                     type is counted and entered into "The Retail
  572.                     Solution". (if using more than one, drawers
  573.                     may be closed any time during the day.)  The
  574.                     next step is to run the "End-of-Day" reports. 
  575.                     These reports are printed in a batch process,
  576.                     one after the other.  The first report is the
  577.                     type of payment made by each ticket.  The
  578.                     next report is each sale by ticket.  This
  579.                     report includes each item sold and depending
  580.                     on the type of item, a serial number or
  581.                     repair ticket number is printed.  Credit card
  582.                     and check validation numbers are also
  583.                     included.   Report by each cash drawer is
  584.                     next.  Starting and ending amounts for each
  585.                     payment type, balance over/short with reason
  586.                     and the employee who opened and closed the
  587.                     drawer are all printed on this report.  The
  588.                     last report is the employee sales and
  589.                     commission.  Gross profit and commission is
  590.                     computed for each item sold and totaled by
  591.                     employee.  Employee commission is computed by
  592.                     percent of margin, percent of retail or no
  593.                     commission.
  594.  
  595.                     Information from all customer sales, returns
  596.                     and layaways is posted to the following
  597.                     files: General Ledger Account, Employee
  598.                     Sales, Customer and Inventory Movement.  
  599.  
  600.                Press [Esc] to return to the "Main Menu".
  601.  
  602.  
  603.           Graphs.
  604.  
  605.                     Traffic Patterns is a graphical view of where
  606.                     customers are buying things in your store. 
  607.                     The main goal of this graph is for you to be
  608.                     in control of customer traffic patterns by
  609.                     the placement of your high volume products. 
  610.  
  611.                                           10
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.  
  617.  
  618.  
  619.                From the "Main Menu" use the DOWN cursor key to
  620.                highlight "SALES" and press ENTER.
  621.  
  622.                Use the DOWN cursor key to highlight "REPORTS" and
  623.                press ENTER.
  624.                Use the DOWN cursor key to highlight "TRAFFIC PATTERNS"
  625.                and press ENTER.
  626.                Press (Esc) to return to the main menu.
  627.  
  628.                     Employee Sales Graph is a three dimensional
  629.                     pie graph of all employees' sales month-to-
  630.                     date and a bar graph of each employee's sales
  631.                     year-to-date.
  632.  
  633.                     NOTE: The pie graph requires a Hercules, CGA,
  634.                     EGA or VGA display.
  635.  
  636.           The bar graph.
  637.  
  638.                Use the DOWN cursor key to highlight "SALES" and press
  639.                ENTER.
  640.            
  641.                Use the DOWN cursor key to highlight "REPORTS" and
  642.                press ENTER.
  643.  
  644.                Use the DOWN cursor key to highlight "SALES BY
  645.                EMPLOYEE" and press ENTER.
  646.  
  647.                Use the DOWN cursor key to highlight "GRAPH" and press
  648.                ENTER.
  649.  
  650.                Press ENTER to select "ONE EMPLOYEE".
  651.  
  652.                Press [F3] to return to main menu.
  653.  
  654.           The pie graph.
  655.  
  656.                Use the DOWN cursor key to highlight "SALES BY
  657.                EMPLOYEE" and press ENTER.
  658.  
  659.                Use the DOWN cursor key to highlight "GRAPH" and press
  660.                ENTER.
  661.  
  662.                Press ENTER to select "ALL EMPLOYEES".
  663.  
  664.                Press (Esc) to return to main menu.
  665.  
  666.                Press (Esc) two times. 
  667.  
  668.  
  669.  
  670.  
  671.  
  672.                                           11
  673.  
  674.  
  675.  
  676.  
  677.  
  678.  
  679.  
  680.           On your own.
  681.  
  682.                     Take a look around.  View the reports, add
  683.                     inventory, create and receive an order etc.
  684.  
  685.                     To reset data files and start fresh enter the
  686.                     command, "STARTNEW", at The Retail Solution's
  687.                     sub-directory.
  688.  
  689.  
  690.  
  691.  
  692.  
  693.  
  694.  
  695.  
  696.  
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.  
  732.  
  733.                                           12
  734.  
  735.  
  736.  
  737.  
  738.  
  739.  
  740.  
  741.  
  742.  
  743.  
  744.  
  745.                           The Retail Solution 2.2 Reports.  
  746.  
  747.  
  748.                                1. GL ACCOUNTS 
  749.                                2. SALES BY DEPARTMENT
  750.                                3. SALES BY VENDOR
  751.                                4. SALES BY EMPLOYEE
  752.                                5. AUTO-READINGS
  753.                                6. INVENTORY NEEDED
  754.                                7. PHYSICAL COUNT
  755.                                8. INVENTORY MOVEMENT
  756.                                9. OVERSTOCK ANALYSIS
  757.                               10. INVENTORY VALUE
  758.                               11. INVENTORY LIST
  759.                               12. CUSTOMER LIST
  760.                               13. MAILING LABELS
  761.                               14. EMPLOYEE LIST
  762.                               15. COMMISSION REPORT
  763.                               16. VENDOR LIST
  764.                               17. BATCH SALES TICKETS
  765.                               18. ACCOUNTS RECEIVABLE
  766.  
  767.  
  768.  
  769.           Call for pricing on supported bar code readers, invoice & receipt
  770.           printers, POS computers, cash drawers, hand-held inventory count
  771.           devices, complete plug and go networks and more.
  772.  
  773.           Custom programming is also available on a contract basis.
  774.  
  775.  
  776.                            "The Retail Solution 2.2", 1992
  777.  
  778.                              Northwest Network Solutions  
  779.                               18529 S.E. Yamhill Circle
  780.                                   Portland, OR 97233
  781.                                     (503) 661-6668
  782.  
  783.  
  784.               NOTE: Phone support is only available to registered users.
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.                                           13
  795.  
  796.