home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / business / rental.zip / HELP.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-08-15  |  20KB  |  478 lines
  1. HELP TEXT
  2.  
  3. USING THE VIDEOSOFT SYSTEM
  4.  
  5. THIS PROGRAM IS DEPENDANT ON THE CORRECT DATE BEING ENTERED
  6. IN THE COMPUTER.
  7.  
  8. The default password for full access to the private areas
  9. is "1957".
  10.  
  11. IT IS IMPORTANT THAT THE FORMAT OF INFORMATION IS AS FOLLOWS :-
  12.  
  13.         1. ALL INFORMATION ENTERED IN CAPITAL LETTERS
  14.         2. TELEPHONE NUMBERS,NAMES,MEMBERSHIP NUMBERS,Item NUMBERS
  15.            AND Item NAMES BE JUSTIFIED TO THE LEFT.
  16.         3. CODE NAMES SHOULD BE LEFT JUSTIFIED
  17.  
  18.         The Main Menu will have the following commands
  19.  
  20. 1 - CHECK AVAILABILITY OF A ITEM
  21.  
  22.           The command will ask for a Number or failing that a Title
  23.         of a particular Item that you wish to check. If the Item
  24.         has been taken out already, the program will display the
  25.         return date.
  26.           If no Number or Title is entered, the main menu will
  27.         return.
  28.  
  29. 2 - CHANGE TO WEEKEND RATES
  30.  
  31.           This will set the rates for rentals to the weekend
  32.         rate set up in the Item database. The program will auto-
  33.         matically set weekend rates on Friday, Saturday and Sunday,
  34.         however, if the Monday is a holiday it will be necessary
  35.         to change to weekend rates for the holiday.
  36.  
  37. 3 - CHANGE TO WEEKDAY RATES
  38.  
  39.           This will have the reverse effect of command 2
  40.  
  41.  
  42. 4 - CHECK ITEM RENTERS
  43.  
  44.           This command will index the Item database and then prompt
  45.         the operator for a specific Item number to produce a report
  46.         for.
  47.  
  48. 5 - WHO'S GOT WHAT
  49.  
  50.           This command will prompt the user for the following :
  51.  
  52.         1 - FIND AN INDIVIDUAL ITEM
  53.  
  54.                 After entering a item number, the program will display
  55.                 information about the status of the item, and if rented,
  56.                 the member number and name.
  57.  
  58.         2 - LIST ALL ITEMS THAT ARE OUT
  59.  
  60.                 After being asked if a printout is required, The user
  61.                 will be given a complete list of those items registered
  62.                 as being rented and not returned.
  63.  
  64.         3 - RETURN TO MAIN MENU
  65.  
  66.                 Self explanatory
  67.  
  68. 6 - SALES
  69.  
  70.           This command will activate the sales invoice system. After
  71.         entering a name, the system will prompt for sales ticket
  72.         numbers. (maximum of six items on each invoice).
  73.           As the item number is entered, the program will check to
  74.         see that a valid item has been entered and display the title
  75.         and price of the item. If the number field is returned blank, the
  76.         program will prompt for the operator to check to see if the
  77.         input is correct. If it is not correct, by pressing N the
  78.         program will return to the main screen. If it is correct,
  79.         by pressing Enter the program will print an Invoice on
  80.         1/2 sheet paper and update the sales item data in the database.
  81.  
  82.  
  83. 7 - RENTALS
  84.  
  85.           This command will initiate the rental invoice system. You will
  86.         be prompted for a Telephone Number, of a Name, or lastly a
  87.         Membership ID Number. If none of the fields are filled with
  88.         any information, the program will return to the main menu.
  89.           The program will then activate a search based on information
  90.         provided and display information about the member. If the
  91.         member cannot be found a message will be displayed to that
  92.         effect and you will be asked for information again.
  93.           At the side of the screen you will see some other commands
  94.         to deal with data displayed.
  95.  
  96.                 A - Add/Zap
  97.                     This will blank out the memo field and allow
  98.                    the user to enter little pieces of information.
  99.                    The information will display flashing to attract
  100.                    attention. (I.E. Membership Cancelled  Do not Rent)
  101.  
  102.                 C - Continue (Default)
  103.  
  104.                    This will continue to the next stage of rental
  105.  
  106.                 E - Edit account
  107.                    This will allow the operator to add or delete
  108.                    money from the account balance.
  109.  
  110.                 P - To view past rentals
  111.  
  112.                    This command will bring up the members past rental
  113.                    information and whether the tape was returned late.
  114.  
  115.                 Q - Quit
  116.  
  117.                    This command will return you to the main screen
  118.  
  119.                 S - Continue Search
  120.  
  121.                     If the information presented does not match
  122.                    the member, it is possible that there are two
  123.                    members with the same search information. In this
  124.                    case, by pressing S the program will look for the
  125.                    next logical file and display that information.
  126.  
  127.           After verifying the information on the member, the program
  128.         will then prompt for the numbers of the items to be rented.
  129.         (There will be a maximum limit of six items per invoice.)
  130.          As each number is entered, the program will verify that the
  131.         title is in the database and then check the rental database to
  132.         verify that this number has not been rented. After this the
  133.         reservation database is checked to see if this number has been
  134.         reserved for another customer. If these tests fail at any point,
  135.         the program will advise the operator and prompt for another
  136.         number. If a blank field has been entered,the program will
  137.         now ask for any extra charges (such as late payments etc.)
  138.          These will be added on the invoice. The program will then
  139.         ask for the number of days the items are being rented for.
  140.         (Defaults to 1 day) At this point, the program does automatic
  141.         calculation for tax and totalling fields. It also updates the
  142.         number of times the title has been rented and also the last
  143.         date of rental. Then the member data is updated with the last
  144.         rental date field and the amount spent by the member being
  145.         added to. Lastly, the program will print an invoice on 1/2
  146.         paper and return the operator to the main menu.
  147.  
  148.  
  149. 8 - CHECK ON A MEMBER
  150.  
  151.           You will be prompted for a Telephone Number, or a Name,
  152.         or lastly a Membership ID Number. If none of the fields are
  153.         filled with any information, the program will return to the main
  154.         menu.
  155.           Information on the member will then be displayed in a similar
  156.         fashion to the rental screens.
  157.  
  158. 9 - COMPANY DATA
  159.  
  160.           For this part of the program, you will be required to know
  161.         a password to allow access to sensitive data. Please note
  162.         however, that this will not protect you data from individuals
  163.         bent on destroying information, and that you should always have
  164.         a reliable backup of your data kept in some other location to
  165.         protect yourself.
  166.           After entering the correct password, the operator will be
  167.         given another screen for manipulating the information.
  168.           The default password for original startup is "1957  "
  169.  
  170. A - RETURNS
  171.  
  172.            After entering this part of the program, the user will be
  173.         requested for numbers of items being returned to the store.
  174.           The program will verify that the item had indeed been
  175.         registered out and if not, display a message to that effect.
  176.         If the item is late, a date will flash to advise the operator
  177.         that this item is late. If the item is found in the database,
  178.         it will attach a return date to the file and prompt the operator
  179.         for the next item number.
  180.          (There will be a maximum of 19 Items returned at one time).
  181.         If the number field is returned blank, the program will return
  182.         to the main menu.
  183.  
  184. B - CHECK OLD INFORMATION
  185.  
  186.         1 - CHECK A MEMBER
  187.  
  188.           This program will prompt the user for a member number to
  189.         check. If the member is not in the database, the operator
  190.         will be informed. Then the program will ask if a printout
  191.         is required. The program will list off the items that
  192.         the customer had previously rented.
  193.  
  194.         2 - CHECK A ITEM
  195.  
  196.           This program will prompt the operator for a item number to
  197.         check. If the number is not in the database, the operator
  198.         will be informed. Then the program will ask if a printout
  199.         is required. The program will list off the members that have
  200.         previously rented the item.
  201.  
  202. C - LIST RETURNS TODAY
  203.  
  204.           After prompting for a printout, this program will list off
  205.         the items that have been returned today.
  206.  
  207. D - WHAT'S DUE BACK TODAY
  208.  
  209.          This program will, after prompting for a printout, automatically
  210.          print out a list of those items that are due back in today
  211.          or any previous date.
  212.  
  213. E - WHAT WENT OUT TODAY
  214.  
  215.           This program will, after prompting for a printout, give
  216.         the operator a list of the items that were rented today
  217.         and a total number of items rented.
  218.  
  219.  
  220. F - RESERVATIONS
  221.  
  222.         1 - MAKE A RESERVATION
  223.  
  224.           This part of the program will ask the user for a telephone
  225.         number, name or membership number. After identifying the
  226.         member, information about the member will be displayed as
  227.         in rental or sales. You will be able to see if the member has
  228.         any outstanding late charges before continuing. You will then
  229.         be prompted for a item number or item title. The program will
  230.         store this information to be called up later.
  231.  
  232.         2 - LIST RESERVATIONS
  233.  
  234.           This part of the program will allow the operator to make out
  235.         a list of reservations for a specific date. It can recall the
  236.         information to the screen or print out the information.
  237.  
  238.         3 - DELETE RESERVATIONS
  239.  
  240.           This program will allow the user to delete past reservation
  241.         data. The operator will be given all of the reservation dates
  242.         available for deletion. After entering a specific date, the
  243.         program will delete all reservations for that date.
  244.  
  245. Q - QUIT PROGRAM
  246.  
  247.           At the end of the day the program will automatically
  248.         remove all returned items from the active files and
  249.         update the old returns database. The program will print out
  250.         a sales recap for the day and zero out the totals. At the
  251.         end of the month, total figures will also be printed if
  252.         requested and similarly at the end of the year.
  253.           If the program is being stopped in the middle of the
  254.         day, the operator will be given the opportunity to quit
  255.         without removing data or updating databases.
  256.  
  257. COMPANY DATA SCREEN
  258.  
  259.   After entering the correct password, the operator will be
  260. given access to the company data. The screen will enable
  261. the user to edit and or enter data into both the member and
  262. title databases. There are four levels of security with each
  263. level having an increasing ability to change data.
  264.  
  265. The following commands are available :
  266.  
  267. 1 - ENTER/EDIT ITEM DATA   (All levels)
  268.  
  269.         1 - ENTER ITEM DATA
  270.  
  271.                   Upon entering a number, the program will automatically
  272.                 verify that the number has not already been entered in
  273.                 the records. The operator will then be given a
  274.                 screen to enter data into the database. There are
  275.                 spaces for two different rates. At the end of the entry
  276.                 the program will ask the user to verify the data and
  277.                 then enter the information.
  278.  
  279.         2 - EDIT ITEM DATA
  280.  
  281.                   After entering a number, the program will verify that
  282.                 the number exists. You will then be provided with all
  283.                 of the information on the number. You will be able to
  284.                 change any of the information and once again be
  285.                 prompted for verification.
  286.  
  287.         3 - RETURN TO COMPANY DATA MENU
  288.  
  289.                   After entry or edit sessions this will return you to
  290.                 the company data menu.
  291.  
  292. 2 - ITEM DATA REPORTS  (No Employee Access)
  293.  
  294.         1 - ITEM LIST BY TITLE
  295.  
  296.                   This will provide the operator with a complete
  297.                 list of items in the database sorted by title.
  298.  
  299.         2 - ITEM LIST BY NUMBER
  300.  
  301.                 1 - COMPLETE LIST
  302.  
  303.                   This will provide the operator with a complete
  304.                 list of items in the database sorted by number.
  305.  
  306.                 2 - SELECTED LIST
  307.  
  308.                   After proving starting and ending numbers, the
  309.                 program will print out a list for those items.
  310.  
  311.         3 - ITEM LIST BY CATEGORY
  312.  
  313.                  This will provide the operator with a complete
  314.                 list of items by category. You will asked for
  315.                 a category to print and only those meeting that
  316.                 criteria will be printed.
  317.  
  318.         4 - ITEM RENTAL REPORT
  319.  
  320.                  After being prompted for a starting item number
  321.                 and an ending moving number, the operator will be
  322.                 provided with data on how well the items have been
  323.                 renting. This is invaluable to keep track of which
  324.                 items are good renters and those that should be
  325.                 removed from the store.
  326.  
  327.  
  328. 3 - CUSTOMER DATA REPORTS  (No Employee Access)
  329.  
  330.         1 - CUSTOMER LIST BY NAME
  331.  
  332.                   This will provide a complete membership printout
  333.                 by name. It will take up to one hour to print depending
  334.                 on the speed of your printer. Make sure that you
  335.                 can do this without interruption.
  336.  
  337.         2 - CUSTOMER LIST BY NUMBER
  338.  
  339.                 1 - COMPLETE LIST
  340.  
  341.                   This will provide a complete list of members
  342.                 in numerical order. Once again, this could take some
  343.                 time to do without interruption.
  344.  
  345.                 2 - SELECTED LIST
  346.  
  347.                    After entering a start and ending number, the
  348.                 program will provide a list of those members.
  349.  
  350. 4 - ACCOUNTING MODULE  (Owner Access Only)
  351.  
  352.           The program automatically saves information on the sales
  353.         and rental totals for tax calculation purposes. You have
  354.         the ability to view sales figures that have been saved
  355.         by the following categories
  356.  
  357.         1 - DAILY SALES TOTALS
  358.  
  359.         2 - MONTHLY SALES TOTALS
  360.  
  361.         3 - YEARLY SALES TOTALS
  362.  
  363. 5 - DELETE MEMBERS/ITEMS RECORDS /RESERVS ( No Employee or
  364.                                                Assistant Manager Access)
  365.           This part of the program will enable the user to delete
  366.         any of the members, items or old data stored in the
  367.         databases. It is advisable to delete old data that is
  368.         automatically stored by the program at least once every
  369.         six months and to go back six months before that. This
  370.         way you always have at least six month information stored
  371.         on disk. After the records have been deleted, the databases
  372.         will be packed and reindexed. This may take up to ten
  373.         minutes on an XT computer, so make sure there won't be
  374.         any interruptions when you do it.
  375.  
  376. 6 - PRINT LABELS
  377.  
  378.           This part of the program will print labels for member
  379.         addresses and also for item titles.
  380.  
  381.         1 - MEMBER LABELS
  382.  
  383.                 1 - ADDRESS LABELS
  384.  
  385.                           This will print address labels for blocks of
  386.                         members. The operator will be prompted for
  387.                         a starting member number and also a finishing
  388.                         member number. If only one member label is
  389.                         required, the operator can put in the next
  390.                         highest number and the program will stop
  391.                         after one label.
  392.  
  393.                 2 - MEMBERSHIP CARD LABEL
  394.  
  395.                           This will print out membership card labels
  396.                         for blocks of members. Once again the operator
  397.                         will be prompted for a starting and finishing
  398.                         member number. Information will be formatted
  399.                         for making membership cards.
  400.  
  401.         2 - ITEM LABELS
  402.  
  403.                 1 - LABELS FOR TAGS
  404.  
  405.                   This program will print information for tags. It
  406.                 will include the number, title, category of the item.
  407.  
  408.                 2 - LABELS FOR CASSETTES
  409.  
  410.                    This program will print information for the
  411.                  cassette. It will include the number, title
  412.                  and category of the item.
  413.  
  414.                   Both of these programs will again prompt the operator
  415.                  for a starting and an ending item
  416.       number to print.
  417.  
  418.  
  419. 7 - INFORMATION MODULE (Owner Access Only)
  420.  
  421.           This module will identify the store name and address that
  422.         prints on the invoices. It also stores information on the
  423.         messages that print on invoices, the passwords to gain access
  424.         to the data menus, tax rates for federal and provincial or
  425.         state tax and in cases where an invoice is not required for
  426.         rentals, the invoice print option. It also controls the type
  427.         of monitor display and security levels for employees.
  428.  
  429. 8 - BACKUP MENU
  430.  
  431.           This program will allow the operator to backup the various
  432.         databases to removable disks. The only valid drives are A or B.
  433.  
  434.  
  435. 9 - ENTER/EDIT MEMBERSHIP DATA
  436.  
  437.         1 - ENTER MEMBERSHIP DATA
  438.  
  439.                 After providing the system with a number, the number will
  440.         be checked against the database to ensure that there is no
  441.         other matching number existing already. Then the system will
  442.         provide an entry screen for data to be placed in the database.
  443.           At the end of an entry, the system will prompt the operator
  444.         to ensure that the data is correct. If any of the information
  445.         is incorrect, the operator can escape from the entry at this
  446.         point. After this, the system will update the files and indexes
  447.         for the new member.
  448.  
  449.         2 - EDIT EXISTING MEMBERSHIP DATA
  450.  
  451.                 After being given a number, the system will check for
  452.         a match in the database. If there is no match to the number
  453.         entered, the system will inform the operator. If the number
  454.         exists, the edit screen will appear with all of the inform-
  455.         ation on the member. The operator will be allowed to change
  456.         everything entered except for the membership number. Once
  457.         again the system will prompt for correctness and then replace
  458.         all of the old information with new information
  459.  
  460.         3 - RETURN TO PRIVATE MENU
  461.  
  462.                 This command will return the operator to the private
  463.         menu screen.
  464.  
  465. A - REMOVE DELETED DATA
  466.  
  467.           This will enable the user to remove those records marked
  468.         for deletion
  469.  
  470. B - REINDEX DATABASE
  471.  
  472.           From time to time, it may be necessary to reindex the
  473.         databases. dBase occasionally loses the index or in the
  474.         event of a power failure while adding records may lose an
  475.         index. This will rebuild all of the indexes.
  476.  
  477. C - RETURN TO MAIN MENU
  478.