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/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / business / qifformt.zip / ABOUTQIF.TXT
Text File  |  1993-08-18  |  33KB  |  1,015 lines
  1. INTUIT CORPORATION ____ QUICKBOOKS VERSION 1.0 RELEASE 9 ____ DECEMBER 05, 1992
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.                 ###############################################
  7.                 #                                             #
  8.                 #                    Using                    #
  9.                 #                                             #
  10.                 #     IMPORT/EXPORT FEATURE IN QUICKBOOKS     #
  11.                 #                                             #
  12.                 ###############################################
  13.  
  14.  
  15.  
  16. If you have technical programming skills or if you are a software developer, you
  17. can use the import/export feature of QuickBooks  to move data between QuickBooks
  18. and other software programs. This feature is  NOT designed to move data from one
  19. QuickBooks company datafile to another QuickBooks company datafile.
  20.  
  21. The data to be imported must be in a special format called QIF, which stands for
  22. QuickBooks Interchange Format. The QuickBooks Interchange Format is an extension
  23. of  the  Quicken Interchange Format.  When QuickBooks exports data,  it puts the
  24. data into  QIF.  This functionality has  some specific limitations.  You need to
  25. know these limitations,  especially if you have been using Quicken,  because you
  26. cannot use  QuickBooks Import and Export in the same ways that you may have used
  27. during Quicken Import and Export.
  28.  
  29. This feature is not currently suitable for direct use by QuickBooks users who do
  30. not have programming skills.  In time,  this feature will lead to new additional
  31. tools for  all users because they will  enable program development by anyone who
  32. wishes to serve our users.
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37. TABLE OF CONTENTS
  38. #################
  39.  
  40.  
  41. Introduction : General Information about IMPORT and EXPORT
  42.  
  43.    Section 1 : Guidelines for EXPORTING QuickBooks data
  44.  
  45.    Section 2 : Guidelines for IMPORTING data into QuickBooks
  46.  
  47.    Section 3 : Details of the QIF format
  48.  
  49.    Section 4 : Example of a QIF datafile
  50.  
  51.  
  52. INTRODUCTION : General Information about IMPORT and EXPORT
  53.                ###########################################
  54.  
  55. The information in this file is meant to answer questions and help those people
  56. who may wish to use programming techniques in conjunction with this feature.
  57. Inutit Technical Support will not have any more information than what is
  58. included in this file. 
  59.  
  60.  
  61. To access this feature from the QuickBooks Main Menu choose 
  62.  
  63.           #7 Set Up/Customize,
  64.           #2 Back Up/Restore/Copy Company Files, 
  65.      then #5 Export Company Data 
  66.  
  67.        or #6 Import Company Data.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71. To import data from other programs, you must edit it first to put it into QIF
  72. format. This editing involves 
  73.           1) adding codes to identify the data and
  74.           2) ensuring that the data is in the order that QuickBooks expects 
  75.              when it imports data. 
  76.  
  77. Except for very long lists, you will find it easier to use the ordinary
  78. QuickBooks methods for adding to lists.
  79.  
  80.  
  81.  
  82. LIMITATIONS:
  83.  
  84. You MUST be aware of the limitations of the import feature. This feature is not
  85. designed to move data between mulitple QuickBooks files or to move data from
  86. QuickBooks to Quicken. If you export QuickBooks data and try to import it back
  87. into another QuickBooks file you will lose valuable information! You can import
  88. only "base" transactions; these are transactions that you ordinarily enter
  89. DIRECTLY into QuickBooks, such as invoices, bills and checks.  You CANNOT import
  90. checks linked to bills, payments linked to invoices, and deposits linked to
  91. payments. You will lose these non-base transactions and you will lose all of the
  92. links between transactions when you import the data. 
  93.  
  94. Also, when importing a transaction with multiple split lines, each line of the
  95. split will become its own transaction in QuickBooks. If you are familar with
  96. Quicken's import/export feature, please note that this feature in QuickBooks is
  97. very different and cannot be used in the same manner.
  98.  
  99.  
  100. SECTION 1 :  Guidelines for EXPORTING Quickbooks data
  101.              ########################################
  102.  
  103.      As with earlier versions of the QIF format, QuickBooks QIF data files are
  104.      plain ASCII text files, with each line containing a single data element.
  105.      The QuickBooks QIF data file format is an extension of the Quicken for DOS 
  106.      Version 5 and Version 6 QIF data file format. 
  107.  
  108.      1: A header line like this one is exported first:
  109.         
  110.      Intuit's QIF format exported by QuickBooks Version 1.0 R9 11/25/92 2:40pm
  111.  
  112.      2. All lists are exported first, followed by transactions in each account
  113.         register.
  114.  
  115.         OVERVIEW of QIF data file layout:
  116.  
  117.           Definition of Lists:
  118.            Chart of Accounts list
  119.            .
  120.            Customer List
  121.            .
  122.            Other lists
  123.            .
  124.           Transactions in Account Registers:
  125.            Account A Header
  126.             Transaction A1
  127.             Transaction A2
  128.             . 
  129.            Account B Header
  130.             Transaction B1
  131.             .
  132.      3. A single blank line is exported after each list and each register.
  133.  
  134.      4. Each line in each record starts with a field-identifying code
  135.         character. 
  136.  
  137.      5. Parent/Child relationships, defined below, are exported along with 
  138.         each transaction. This ensures that if & when the same transactions 
  139.         are re-imported, the child transaction will be ignored on import, thus
  140.         ensuring data consistency by counting simple transactions once only. 
  141.  
  142.         Parent/child transaction marking is defined as follows:
  143.          a. An A/R transaction always ..................is defined as a parent.
  144.          b. An A/P transaction 
  145.                  having no transfers from A/R ..........is defined as a parent.
  146.                  having    transfers from A/R ..........is defined as a child.
  147.          c. A Bank transaction 
  148.                  having many splits ....................is defined as a parent. 
  149.                  having single to single transfers     to A/R or A/P,
  150.                                                         is defined as a child.
  151.                  having single to single transfers not to A/R nor to A/P,
  152.                      if it reduces the net worth, it....is defined as a parent,
  153.                         (this allows exporting of addresses on checks)
  154.                      otherwise, it .....................is defined as a child. 
  155.  
  156. SECTION 2 : Guidelines for IMPORTING data into Quickbooks
  157.             #############################################
  158.  
  159.      1. The importer expects the first line in QIF file to be a header line.
  160.         If a header line is not present, a message warns you that the QIF file
  161.         was not created by QuickBooks. The importer then continues processing 
  162.         the rest of the QIF file.
  163.  
  164.      2. The importer ignores all blank lines during importing.
  165.  
  166.      3. "!Account" and "!Type:<record_type>" are valid record-identifying code
  167.         characters. For each type of record, there is a valid set of
  168.         field-identifying code characters. See "Details of the QIF format" 
  169.         section for this valid set for each type of record.
  170.  
  171.         The importer stops and warns you when a line with an unrecognized 
  172.         record-identifying code character is encountered. A line with an 
  173.         unrecognized field-identifying code character is ignored. 
  174.  
  175.      4. As explained in the previous section, normally the importer ignores
  176.         all transactions that are marked as "-Child" transactions. However,
  177.         if the switch "!option:SpecialXfr" is set, the importer ignores the
  178.         parent/child transaction markings and imports all transactions. 
  179.         The same is true if you answer "yes" to the special handling question
  180.         on the import screen. 
  181.  
  182.      5. The importer also handles these two switches:
  183.  
  184.          !Option:AutoSwitch  All account definitions that follow this switch
  185.                              will simply be created, if not present, in the
  186.                              company you are importing into.  
  187.  
  188.          !Clear:AutoSwitch   Any account after this switch will be made the
  189.                              current account.
  190.  
  191.      6. When transactions are exported, the "!Account" information is added 
  192.         before the set of transactions. So when you import the account, the 
  193.         importer loads the account before importing the transactions. 
  194.  
  195.         If you want to import transactions into a different account, simply 
  196.         change the account header information in the QIF file. Also, make sure
  197.         that the "T" identifier in the account header is the same as the "!Type"
  198.         identifier in each transaction.
  199.  
  200.         example: !Account
  201.                  NWells Fargo Checking Account # 123456789
  202.                  TChecking        <----+
  203.                  ^                     +---These must be same.
  204.                  !Type:Checking   <----+
  205.  
  206.  
  207. SECTION 3 : Details of the QIF format
  208.             #########################
  209.  
  210.    QUICKBOOKS  LISTS :
  211.    ------------------
  212.  
  213.       BALANCE-SHEET ACCOUNT Record    A "balance sheet account" in QuickBooks
  214.       ---------------------           is the same as an "account" in Quicken.
  215.         
  216.         QIF Line        Comments
  217.         =============   ===================================================
  218.         !Account     *  A balance-sheet account definition follows.
  219.         N<Name>      *  Required field
  220.         T<Type>      *  Specific account type mnemonic which is same as !Type
  221.                         field used to identify each transaction in the account.
  222.  
  223.                         Type:Checking  
  224.                              Cred Card 
  225.                              Cur Asset    
  226.                              Fxd Asset    
  227.                              Cur Liab     
  228.                              Oth A        
  229.                              Oth Liab
  230.                              Net Worth  (same as type "Equity" account)
  231.                              Bank 
  232.                              CCard 
  233.                              Cash 
  234.                              Oth L 
  235.                              Oth Asset 
  236.                              A/R
  237.                              A/P
  238.         D<Description>  Description of the account.
  239.         L<Credit lim>   Credit Limit; applies only to CreditCard accounts
  240.         $<State Bal>    Statement Balance.
  241.         /<S.B Date>     Statement balance date.
  242.         V<Vendor>       Vendor name for credit card accounts.
  243.         A<Acct#/Note>   Account notes; except A/R & A/P
  244.         ^            *  End of record: EOF w/o this marker generates error.
  245.                      *  Lines marked w/ an asterisk are REQUIRED fields.
  246.  
  247.  
  248.       INCOME/EXPENSE ACCOUNT Record    An "income/expense account" in QuickBooks
  249.       -----------------------------    is the same as a "category" in Quicken.
  250.  
  251.         QIF Line        Comments
  252.         =============   ===================================================
  253.         !Type:Cat    *  An "income/expense account" i.e. a Quicken "category" 
  254.                           definition follows.
  255.         N<Name>      *  Required field.
  256.         D<Desc>         Description.
  257.         B<Budget amt>   Up to 12 per account.
  258.         I            *  Income account. Either specify "Income" or "Expense".
  259.         E            *  Expense account.Either specify "Income" or "Expense".
  260.         ^            *  End of record: EOF w/o this marker generates error.
  261.                      *  Lines marked w/ an asterisk are REQUIRED fields.
  262.  
  263.       CUSTOMER TYPE Record
  264.       --------------------
  265.         QIF Line               Comments
  266.         ====================   ================================================
  267.         !Type:Customer Types * Record Type Identifier header line
  268.         N<Name>              * Customer type.
  269.         ^                    * End of record: EOF w/o this marker causes error.
  270.                              * Lines marked w/ an asterisk are REQUIRED fields.
  271.  
  272.       CUSTOMER Record 
  273.       --------------- 
  274.         QIF Line          Comments
  275.         ===============   ===================================================
  276.         !Type:Customers * Record Type Identifier header line
  277.         N<Name>         * Required
  278.         A<Bill-to>        Up to 4 lines of address up to 30 characters each.
  279.         J<Ship-to>        Up to 5 lines of address up to 30 characters each.
  280.         O<Cust type>      Must be in Customer type list; Add/Select if not
  281.         C<Contact 1>      First contact person.
  282.         P<Phone 1>        (nnn) nnn-nnnn {ext. nnnn} (extension not required)
  283.         K<Contact 2>      Second contact.
  284.         H<Phone 2>        (nnn) nnn-nnnn {ext. nnnn} (extension not required)
  285.         E<Rep./Sales>     Representative or Salesperson. 
  286.                           Must be in Employee list; Add/Select if not
  287.         U<Terms>          Must be in list; Add/Select if not
  288.         L<Credit Lmt>     Dollar amount only; cents ignored
  289.         M<Notes>          Notes, up to 15 lines of 58 characters each.
  290.         ^               * End of record: EOF w/o this marker generates error.
  291.                         * Lines marked w/ an asterisk are REQUIRED fields.
  292.  
  293.       VENDOR TYPE Record
  294.       ------------------
  295.         QIF Line              Comments
  296.         ==================    ==================================================
  297.         !Type:Vendor Types *  Record Type Identifier header line
  298.         N<Name>            *  Vendor Type.
  299.         ^                  *  End of record: EOF w/o this marker generates error
  300.                            *  Lines marked w/ an asterisk are REQUIRED fields.
  301.  
  302.       VENDOR Record 
  303.       ------------- 
  304.         QIF Line         Comments
  305.         ==============   ===================================================
  306.         !Type:Vendors *  Record Type Identifier header line
  307.         N<Name>       *  Required
  308.         A<Address>       Up to 4 lines of address up to 30 characters each.
  309.         O<Vendor typ>    Must be in list; Add/Select if not
  310.         #<Account num>   Account Number.
  311.         T<Tax ID num>    Tax ID number.
  312.         C<Contact>       Contact person.
  313.         P<Phone>         (nnn) nnn-nnnn {ext. nnnn} (extension not required)
  314.         M<Notes>         Notes, up to 15 lines of 58 characters each.
  315.         ^             *  End of record: EOF w/o this marker generates error.
  316.                       *  Lines marked w/ an asterisk are REQUIRED fields.
  317.  
  318.       EMPLOYEE Record 
  319.       --------------- 
  320.         QIF Line          Comments
  321.         ==============    ===================================================
  322.         !Type:Employees * Record Type Identifier header line
  323.         E<Initials>     * Required
  324.         N<Name>         * Required
  325.         A<Address>        Up to 4 lines up to 30 characters each.
  326.         ^               * End of record: EOF w/o this marker generates error.
  327.                         * Lines marked w/ an asterisk are REQUIRED fields.
  328.  
  329.       LINE ITEM TYPE Record
  330.       ---------------------
  331.         QIF Line          Comments
  332.         ================  ===================================================
  333.         !Type:Items     * Record Type Identifier header line
  334.  
  335.          <User-code>    * Line Item Type & User-Defined-Code (A Required line).
  336.                           Use a letter-code identifying the type of line-item,
  337.                           followed by the code-name, provided by you, 
  338.                           identifying the sub-type of the line-item.
  339.         P<Part-code>      e.g. "PHardware" or "PSoftware"
  340.         S<Service-code>        "SConsulting" or "SDrafting"
  341.         O<Charge-code>
  342.         D<Discount-code>
  343.         T<Tax-code>            "TSales Tax" or "TVAT"
  344.         R<Refund-code>
  345.         L<Subtotal-code>
  346.         A<Payment-code>
  347.  
  348.         C<Account>        Must be in list; Add/Select if not
  349.         $<Price each>     Percentage is indicated by trailing '%'
  350.         V<Vendor>       * Vendor name for tax lines only.
  351.         M<Pay Method>     Payment method for Payment lines. 
  352.         E<Descriptio>     Up to 3 lines
  353.         ^               * End of record: EOF w/o this marker generates error.
  354.                         * Lines marked w/ an asterisk are REQUIRED fields.
  355.  
  356.  
  357.       PROJECT Record
  358.       --------------
  359.         QIF Line          Comments
  360.         ==============    ===================================================
  361.         !Type:Projects *  Record Type Identifier header line
  362.         N<Name>        *  Project.
  363.         D<Desc>           Project Description.
  364.         ^              *  End of record: EOF w/o this marker generates error.
  365.                        *  Lines marked w/ an asterisk are REQUIRED fields.
  366.  
  367.       PAYMENT TERMS Record
  368.       --------------------
  369.         QIF Line              Comments
  370.         ====================  ================================================
  371.         !Type:Payment Terms * Record Type Identifier header line
  372.         T<Name>             * Payment Terms.
  373.         N<Net Days>           Net Days; Blank == 0
  374.         %<Discount %>         Discount; Blank == 0
  375.         D<Disc Days>          Discount Days; Blank == 0
  376.         ^                   * End of record: EOF w/o this marker causes error.
  377.                             * Lines marked w/ an asterisk are REQUIRED fields.
  378.  
  379.  
  380.  
  381.       SHIPPING METHOD Record 
  382.       ----------------------
  383.         QIF Line                 Comments
  384.         ======================   ==============================================
  385.         !Type:Shipping Methods * Record Type Identifier header line
  386.         N<Name>                * Shipping method name.
  387.         ^                      * End of record: EOF w/o this marker causes error
  388.                                * Lines marked w/ an asterisk are REQUIRED fields
  389.  
  390.       PAYMENT METHOD Record
  391.       ---------------------
  392.         QIF Line                Comments
  393.         =====================   ==============================================
  394.         !Type:Payment Methods * Record Type Identifier header line
  395.         N<Name>               * Payment method.
  396.         ^                     * End of record: EOF w/o this marker causes error.
  397.                               * Lines marked w/ an asterisk are REQUIRED fields
  398.  
  399.  
  400.       INVOICE MEMO Record
  401.       -------------------
  402.         QIF Line        Comments
  403.         =============   ===================================================
  404.         !Type:Memos  *  Record Type Identifier header line
  405.         N<Memo line> *  Up to 2 memo lines, each upto 60 characters.
  406.         ^            *  End of record: EOF w/o this marker generates error.
  407.                      *  Lines marked w/ an asterisk are REQUIRED fields.
  408.  
  409.  
  410.    BANK TYPE ACCOUNTS TRANSACTION Record 
  411.    -------------------------------------              
  412.  
  413.      All non-receivables and non-payables balance-sheet accounts are defined
  414.      as "bank" type of balance-sheet accounts.
  415.  
  416.        IMPORT RESTRICTIONS: Transfers to A/P or A/R accounts CANNOT be imported.
  417.  
  418.         QIF Line        Comments
  419.         ==============  ===================================================
  420.         !Type:<Bank> *  Identifies the transaction account type.
  421.                         <Bank>, the valid types for Bank Type Accounts are:   
  422.                          Checking  
  423.                          Cred Card 
  424.                          Cur Asset    
  425.                          Fxd Asset    
  426.                          Cur Liab     
  427.                          Oth A        
  428.                          Oth Liab
  429.                          Net Worth  is Equity
  430.                          Bank 
  431.                          CCard 
  432.                          Cash 
  433.                          Oth L 
  434.                          Oth Asset 
  435.         +Parent         If the transaction is a parent.
  436.         -Child          If the transaction is a child. 
  437.         D<Date>      *  Must correspond to MM/DD/YY setting
  438.         N<Number>       Check #, blank (default), '*****'.
  439.         P<Payee>        Will not link to Payee List, even if present
  440.         T<Amount>       Sign determines outcome: debit='+', credit='-'
  441.         C<Cleared>      Blank (default), '*', or 'X'
  442.         M<Memo>         Main memo line.
  443.         L<Account>      Account #1; will be overwritten if split1 has account
  444.         B<Project>      Project #1; will be overwritten if split1 has project
  445.         A<Address>      Address; up to 6 lines; line 6 == extra message line
  446.                         ---splits---    Up to 31 sets, in groups as follows
  447.         S<Account>      Repetition of any of these split fields causes the
  448.         Q<Project>        split counter to advance.
  449.         E<Description>  Split description.
  450.         $<Amount>       Must be last; forces split counter to advance
  451.                         ---end of split---
  452.         ^            *  End of record: EOF w/o this marker generates error.
  453.                      *  Lines marked w/ an asterisk are REQUIRED fields.
  454.  
  455.    ACCOUNTS PAYABLE TRANSACTION Records
  456.    ------------------------------------
  457.  
  458.        Bill   
  459.        ----
  460.  
  461.        IMPORT RESTRICTIONS: Transfers to A/P or A/R accounts CANNOT be imported.
  462.  
  463.         QIF Line        Comments
  464.         =============   ===================================================
  465.         !Type:A/P    *  Identifier:Header line identifies the acct type of Tx
  466.         #Bill        *  A/P Bill Identifier, must say "#Bill".  
  467.         +Parent         If the transaction is a parent.
  468.         -Child          If the transaction is a child. 
  469.         D<Post Date> *  Must conform to internal MM/DD/YY setting
  470.         N<Invoice #>    Blank (default), or invoice/check number
  471.         P<Vendor>    *  Must be in list; Add/Select if not
  472.         W<Due Date>     Use today's (DOS system) date if unspecified or wrong
  473.         T<Amount>       Sign ignored - always negative (credit)
  474.         M<Memo>         Memo line.
  475.         L<Account>      Account #1; will be overwritten if split1 has account
  476.         B<Project>      Project #1; will be overwritten if split1 has project
  477.                         ---splits---    Up to 31 sets, in groups as follows
  478.         S<Account>      Repetition of any of these split fields causes the
  479.         Q<Project>        split counter to advance.
  480.         E<Descriptio>   Split description.
  481.         $<Amount>       Must be last; forces split counter to advance
  482.                         ---end of split---
  483.         ^            *  End of record: EOF w/o this marker generates error.
  484.                      *  Lines marked w/ an asterisk are REQUIRED fields.
  485.  
  486.       Payment     
  487.       -------
  488.  
  489.         IMPORT RESTRICTIONS: A/P Payments CANNOT be imported.
  490.  
  491.         QIF Line        Comments
  492.         =============   ===================================================
  493.         !Type:A/P    *  Identifier: Header line identifies the acct of Tx.
  494.         #Payment     *  A/P Payment Identifier.
  495.         +Parent         If the transaction is a parent.
  496.         -Child          If the transaction is a child. 
  497.         D<Post Date> *  Will conform to internal MM/DD/YY setting
  498.         N<Invoice #>    Invoice number.
  499.         P<Vendor>    *  Vendor name add/select if not in the list.
  500.         T<Amount>       Always positive (debit)
  501.         M<Memo>         Memo Line.
  502.         L<Account>      The checking account used to make payment
  503.         B<Project>      Project, if any; must be in list; Add/Select if not
  504.         ^            *  End of record: EOF w/o this marker generates error.
  505.                      *  Lines marked w/ an asterisk are REQUIRED fields.
  506.  
  507.  
  508.    ACCOUNTS RECEIVABLE TRANSACTION Records
  509.    ---------------------------------------
  510.       Invoice
  511.       --------
  512.         QIF Line        Comments
  513.         =============   ===================================================
  514.         !Type: A/R   *  Identifier: Header line identifies the acct type of Tx
  515.         #Invoice     *  A/R subtype identifier, must say "#Invoice".  
  516.         +Parent         An invoice transaction is a parent.
  517.         D<Inv Date>  *  Must conform to internal MM/DD/YY setting
  518.         N<Inv Number>   Blank (default), number, or '*******'
  519.         P<Customer>  *  Must be in list; Add/Select if not
  520.         A<Bill-to>      Up to 4 lines of address
  521.         J<Ship-to>      Up to 5 lines of address
  522.         O<PO Number>    P.O. Number in the invoice.
  523.         U<Terms>        Must be in list; Add/Select if not
  524.         K<Rep>          Must be in list; Add/Select if not
  525.         W<Ship Date>    Defaults to Inv Date if blank
  526.         G<Ship Via>     Must be in list; Add/Select if not
  527.         F<FOB>          Uses company default if blank
  528.         B<Project>      Must be in list; Add/Select if not
  529.         M<Memo line>    Up to 60 characters
  530.         M<Memo line>    Up to 60 characters
  531.         T<Original $>   Total of all line items, INCLUDING APP-DISCs & PWIs!
  532.                         ---line items---up to 30 sets, as follows.
  533.         Q<Quantity>     Repeating a field causes line item counter to advance
  534.         X<Item Code>    Must be blank or in list; Add/Select if not. 
  535.         E<Descriptio>   Up to 60 chars; truncated according to Prod/Svc/Prof
  536.         S<Account>      Income/Expense/Balance sheet account name.
  537.         @<Price Each>   Price Each or Amount exported. Importer requires both.
  538.         $<Amount>       All $s MUST add up to (Original Amount - PWI&SubTotals).
  539.                         ---end of line item ----
  540.         ^            *  End of record: EOF w/o this marker generates error.
  541.                      *  Lines marked w/ an asterisk are REQUIRED fields.
  542. RESTRICTIONS:
  543.  
  544. 1. Import and Export status of the available line item types:
  545.     Type      Export  Import  Line Item Type       Export  Import
  546.     ========= ======  ======  ==================== ======  ======
  547.     Part      Y       Y       Other Charge         Y       Y
  548.     Service   Y       Y       Description-only     Y       Y
  549.     Refund    Y       Y       PWI: Payment w/ Inv. Y       Y as non-deposited!
  550.     Sales Tax Y       Y       Discount Line Item   Y       Y
  551.     SubTotal  Y       Y       Applied Discount     Y       Y **see note 3
  552.  
  553. 2. Sales Tax and Subtotal lines have a quantity of zero.
  554.    Description-only lines have a quantity of 0 and an amount of 0.
  555.    Percentage 'Price Each' values are indicated by a trailing '%'.
  556.  
  557. 3. Applied Discount "Line Item" will be exported as following three QIF lines:
  558.    X-APP-DISC for Applied Discounts, S-Inc/Exp account, $-discount amount.
  559.    Applied Discount can be imported as a Discount Line Item type.                    
  560.  
  561.  
  562.       Payment   
  563.       --------
  564.  
  565.        IMPORT RESTRICTIONS: A/R Payments CANNOT be imported.
  566.  
  567.         QIF Line        Comments
  568.         =============   ===================================================
  569.         !Type:A/R    *  Identifier: Header line identifies the acct type of Tx.
  570.         #Payment     *  A/R subtype identifier, must say "#Payment".
  571.         +Parent         An A/R "Payment" transaction is a parent.
  572.         D<Date>      *  Conforms to internal MM/DD/YY setting.
  573.         P<Customer>  *  From list.
  574.         T<Amount>       Total amount.
  575.         N<Payment #>    Payment Number i.e. Customer's check number.
  576.         ^            *  End of record: EOF w/o this marker generates error.
  577.                      *  Lines marked w/ an asterisk are REQUIRED fields.
  578.  
  579.  
  580.       Deposit
  581.       -------
  582.  
  583.        IMPORT RESTRICTIONS: A/R Deposist CANNOT be imported.
  584.  
  585.                             A/R Deposit is a subset of the A/R Invoice.
  586.  
  587.         QIF Line        Comments
  588.         =============   ===================================================
  589.         !Type:A/R    *  Identifier: Header line identifies account type of Tx.
  590.         #Deposit     *  A/R subtype identifier, must say "#Deposit".
  591.         +Parent         A "Deposit" transaction is a parent.
  592.         D<Date>      *  Conforms to internal MM/DD/YY setting
  593.         T<Amount>       Total amount
  594.         L<Account>   *  Transfer account for deposit
  595.         ^            *  End of record: EOF w/o this marker generates error.
  596.                      *  Lines marked w/ an asterisk are REQUIRED fields.
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.  
  602. SECTION 4 : Example of a QIF datafile
  603.             #########################
  604.  
  605. Intuit's QIF format exported by QuickBooks version 1.0 R9 11/25/92 04:41pm
  606.  
  607. !Option:AutoSwitch
  608.  
  609. !Account
  610. NWF Checking
  611. DWells Fargo Checking
  612. TChecking
  613. $4,211.19
  614. A111-222-333
  615. ^
  616. NReceivables
  617. DCustomers & Invoices
  618. TA/R
  619. $0.00
  620. ^
  621. NPayables
  622. DBills & Vendors
  623. TA/P
  624. $0.00
  625. ^
  626. NSales Tax
  627. DBoard of Equalisation
  628. TA/P
  629. $-410.44
  630. ^
  631. NOpen Bal Equity
  632. DOpening Bal Equity
  633. TEquity
  634. $0.00
  635. ^
  636. !Clear:AutoSwitch
  637.  
  638. !Type:Cat
  639. NSales
  640. I
  641. ^
  642. NSales:Designs
  643. I
  644. ^
  645. NSales:Disount
  646. I
  647. ^
  648. NSales:Shipping
  649. I
  650. ^
  651. Ndiscount
  652. Ddiscount
  653. E
  654. ^
  655. NUtil
  656. DUtilities
  657. E
  658. ^
  659. NUtil:Elect & Gas
  660. DElectricity & Gas
  661. E
  662. ^
  663.  
  664. !Type:Vendor Types
  665. NSupplies
  666. ^
  667. NTax collector
  668. ^
  669.  
  670. !Type:Vendors
  671. NBay Gas And Eletric
  672. OSupplies
  673. AP. O. Box 16498
  674. ASan Jose, CA 95123
  675. MSent November pmt.
  676. CJones Smith
  677. P(408) 555-7878 ext 1234
  678. #012345
  679. T555-22-1234
  680. ^
  681. NState Board of Equalization
  682. OTax collector
  683. AP.O. Box 1196
  684. ASan Tomas, CA 94389-1196
  685. ^
  686. !Type:Employees
  687. NEva Kwan
  688. EEK
  689. ^
  690. NJohn P. Flying
  691. Ejpf
  692. A155C Willow St.
  693. AMenlo Park, CA 94026
  694. ^
  695.  
  696. !Type:Customer Types
  697. NDistributor
  698. ^
  699. NRetail
  700. ^
  701. NTravel
  702. ^
  703.  
  704. !Type:Memos
  705. MPlease remit. Past due!
  706. ^
  707. MThank you for your business.
  708. ^
  709.  
  710. !Type:Payment Methods
  711. NCash
  712. ^
  713. NCheck
  714. ^
  715. NMasterCard
  716. ^
  717. NVISA
  718. ^
  719.  
  720. !Type:Projects
  721. NABC proj
  722. DABC project
  723. ^
  724. NABC proj:mug
  725. Dcustom mug
  726. ^
  727. NABC proj:Pen
  728. DBallpoint Pens
  729. ^
  730.  
  731. !Type:Payment Terms
  732. TDue on recpt
  733. N0
  734. %0
  735. D0
  736. ^
  737. TNet 10
  738. N10
  739. %0
  740. D0
  741. ^
  742. TNet 30
  743. N30
  744. %0
  745. D0
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  1013. INTUIT CORPORATION ____ QUICKBOOKS VERSION 1.0 RELEASE 9 ____ DECEMBER 05, 1992
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