home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / business / labelmst.zip / LM51C.EXE / README < prev    next >
Text File  |  1993-05-31  |  71KB  |  1,659 lines
  1.  
  2.                         Label Master 5.1c
  3.    Copyright 1985-1993 Robert K. Summers. All Rights Reserved.
  4.     Distributor: RKS Software, Inc., Arlington, VA 22207-4565
  5.  
  6.  
  7.                         TABLE OF CONTENTS
  8.  
  9.  
  10. LICENSE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
  11.  
  12. DISCLAIMER AND WARRANTY. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
  13.  
  14. SHAREWARE TRIAL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
  15.  
  16. BENEFITS OF REGISTRATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
  17.  
  18. INSTALLATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  19.  
  20. CONFIG.SYS FILE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  21.  
  22. STARTING LABEL MASTER 5.1c . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  23.  
  24. MENU OPTION: ADD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  25.  
  26. MENU OPTION: EDIT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  27.  
  28. MENU OPTION: FIND. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  29.  
  30. MENU OPTION: ZAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  31.  
  32. MENU OPTION: NEXT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  33.  
  34. MENU OPTION: PREVIOUS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  35.  
  36. MENU OPTION: DIAL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  37.  
  38. MENU OPTION: LABELS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  39.  
  40. MENU OPTION: SERVICES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  41.      Select Records File . . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  42.      Reindex Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  43.      Check State/Zip Codes . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  44.      Set Defaults. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  45.      Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  46.      Copy Records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  47.      Append Records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  48.      Case Conversion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  49.      Search and Replace. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  50.      Zip-Plus-4 Service. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  51.      Select Printer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  52.      Form Letters. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  53.      . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  54.      Select Date Format. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  55. MENU OPTION: VIEW. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  56.  
  57. FUNCTION KEYS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  58.      F1 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  59.      F2 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  60.      F3 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  61.      F4 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  62.      F5 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  63.      F6 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  64.      F7 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  65.      F8 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  66.      F10 function key. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  67.  
  68. APPENDIX A - REPORT WRITER . . . . . . . . . . . . . . . . .   22
  69.  
  70. APPENDIX B - QUERY BUILDER . . . . . . . . . . . . . . . . .   26
  71.  
  72. APPENDIX C - ZIP+4 SERVICE . . . . . . . . . . . . . . . . .   30
  73.  
  74. TECHNICAL SUPPORT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   35
  75.  
  76. ASSOCIATION OF SHAREWARE PROFESSIONALS . . . . . . . . . . .   35
  77.  
  78. Page 3
  79.                              LICENSE
  80.  
  81. You are licensed to use this copy of Label Master 5.1c on a
  82. SINGLE machine and to make archival copies for the sole purpose
  83. of backing up the program.  If you have more than one computer,
  84. you must purchase separate copies of Label Master 5.1c for each
  85. computer.
  86.  
  87.                      DISCLAIMER AND WARRANTY
  88.  
  89. Label Master 5.1c is provided on an "AS IS" basis, with no
  90. implied warranty regarding merchantability or fitness for any
  91. particular purpose. RKS Software, Inc., and the author, make no
  92. representations or warranties with respect to the contents
  93. hereof, and specifically disclaim any implied warranties. By
  94. using this software you agree that RKS Software, Inc., and the
  95. author, will not be liable to you or any third party for any use
  96. of (or inability to use) this software, or for any damages
  97. (direct or indirect) whatsoever, even if RKS Software, Inc. or
  98. its agents are apprised of the possibility of such damages
  99. occurring.  In no event shall RKS Software, Inc. or the author be
  100. liable for any loss of profit or any other commercial damage,
  101. including but not limited to special, incidental, consequential
  102. or other damages.  The entire risk related to the quality and
  103. performance of the program is on you.
  104.  
  105.                           A NOTICE TO:
  106.  
  107.                            USER GROUPS
  108.                      SHAREWARE DISTRIBUTORS 
  109.                ELECTRONIC BULLETIN BOARD OPERATORS
  110.  
  111. PC user groups, shareware distributors, and electronic bulletin
  112. board operators are welcome to add Label Master 5.1c to their
  113. libraries.
  114.  
  115. If you have received Label Master 5.1c through a user group, a
  116. shareware distributor, or an electronic bulletin board, please
  117. remember that any diskette fee you paid DOES NOT constitute
  118. licensing the software, and you are still obligated to pay the
  119. $39 registration fee to RKS Software, Inc. if you decide to
  120. continue using Label Master beyond the 30 day trial period.
  121. Page 4
  122.                          SHAREWARE TRIAL
  123.  
  124. You may have procured this software from another source such as
  125. the libraries on Compuserve, a BBS, a shareware disk vendor, or
  126. from a friend. That's fine!. We encourage registered users to
  127. introduce new users to Data Master by providing them with an
  128. unregistered copy. Try it out for up to 30 days, and if you
  129. decide to continue using it, pay the license fee of $39. You'll
  130. receive a registered copy and other benefits described below.
  131.  
  132. Shareware gives users a legal but limited trial period to test
  133. the software before purchase.  Label Master in shareware form is
  134. fully functional and completely documented. However, telephone
  135. support is not available to unregistered users. You must purchase
  136. the program (called "registering") before you can get telephone
  137. support.
  138.  
  139.                          HOW TO REGISTER
  140.  
  141. See LABEL MASTER REGISTRATION at the end of this User Manual.
  142.  
  143. If you are a member of COMPUSERVE, just GO SWREG. The $39
  144. registration fee will be charged to your COMPUSERVE account.
  145. COMPUSERVE will notify us immediately of your registration and we
  146. will mail you your registered copy of Label Master immediately.
  147.  
  148.                     BENEFITS OF REGISTRATION
  149.  
  150. 1. FREE LICENSED COPY OF THE MOST RECENT VERSION OF LABEL MASTER,
  151. sent to you immediately by first class mail.  Your registered
  152. copy will include any new features which have been added since
  153. the shareware copy was released, and will include corrections for
  154. any bugs or problems reported to us. In other words, the latest
  155. and the greatest.
  156.  
  157. 2. PRINTED USER MANUAL, containing complete operation
  158. instructions.
  159.  
  160. 3. FREE TECHNICAL SUPPORT by phone, FAX, Compuserve E-mail, or by
  161. regular mail.  We will gladly help you with any problems or
  162. questions you may have.  Telephone technical support is available
  163. only to registered owners. 
  164.  
  165. 4. DISCOUNT on upgrades to future versions. If you don't
  166. register, we can't notify you of new versions of Label Master. 
  167. Page 5
  168.                          SOME QUESTIONS
  169.  
  170. What is Label Master 5.1c?
  171.  
  172.      Label Master 5.1c is a very powerful, yet easy to use mail
  173.      management program. With it, you can create a file of names
  174.      and addresses, edit the file, search for specific records or
  175.      browse through the file, and print labels and reports in any
  176.      of several formats.
  177.  
  178.      Label Master 5.1c contains several features designed to let
  179.      you save money by taking advantage of bulk business mail
  180.      rates.  Specifically, Label Master 5.1c can print bar codes
  181.      (either ZIP+4 or Delivery Point Bar Codes) and carrier route
  182.      sort numbers on your labels, produce bulk mail reports to
  183.      meet U.S. Postal Service requirements, and contains a
  184.      utility to let the Postal Service convert your 5 digit zip
  185.      codes into 9 digit zip codes.
  186.  
  187.      Label Master 5.1c contains a utility which lets you merge
  188.      your name and address data into form letters which Label
  189.      Master 5.1c will print for you.
  190.  
  191.      Label Master 5.1c contains a large number of additional
  192.      features to help you easily manage mailing lists.
  193.  
  194.      Label Master 5.1c maintains an unlimited number of records.
  195.      You are only limited by the capacity of your hard disk.  
  196.  
  197. What equipment do I need?
  198.  
  199.      Label Master 5.1c is designed to work on any IBM or IBM
  200.      compatible personal computer, with a monochrome or color
  201.      monitor, and a hard disk.  It requires 384K of working
  202.      memory.  Label Master 5.1c works with any dot matrix or
  203.      laser jet printer (see Services menu, option K). If you want
  204.      to use its automatic telephone dialing capability, you will
  205.      need a Hayes or Hayes-compatible modem.
  206.  
  207.      Label Master 5.1c requires a hard disk system.
  208.  
  209. I am upgrading from an earlier version of Label Master.  Can I
  210. use my existing records without having to retype them?
  211.  
  212.      Please see Notes for Converting from Earlier Versions,
  213.      below.
  214.  
  215. Page 6
  216.                           INSTALLATION
  217.  
  218. Make a working copy of the program disk and put the original away
  219. in a safe place.
  220.  
  221. 1. Place the working disk in drive A.
  222.  
  223. 2. Type A:\INSTALL.
  224.  
  225. 3. The install program will install Label Master 5.1c on the hard
  226. disk drive you have specified, in a directory called LM5, and
  227. start Label Master 5.1c for you.
  228.  
  229. 4. To start Label Master 5.1c any time in the future, go to the
  230. LM5 directory, and type LM5.
  231.  
  232.  
  233.                        - VERY IMPORTANT -
  234.  
  235.                          CONFIG.SYS FILE
  236.  
  237. DOS uses the CONFIG.SYS file to set certain defaults for your
  238. computer. It MUST be in the root directory of your fixed disk. If 
  239. you do not already have a CONFIG.SYS file you MUST create one
  240. that has these two lines, and place it in your root directory:
  241.  
  242.                             FILES=21
  243.                            BUFFERS=16
  244.  
  245. If you already use a CONFIG.SYS file that does not include
  246. settings for files and buffers, you MUST add the two lines above
  247. to the file.  You can do it with any text editor.  If your
  248. CONFIG.SYS file already contains settings for files and buffers
  249. greater than these, you can leave them as they are. 
  250.  
  251.                    STARTING LABEL MASTER 5.1c
  252.  
  253. Type LM5 at the DOS prompt of the LM5 directory to start Label
  254. Master 5.1c.
  255.  
  256. In most cases, Label Master 5.1c will be able to detect whether
  257. you have a color or monochrome monitor.  If you have a monochrome
  258. monitor and the Label Master 5.1c screens appear to have a
  259. bright, washed out look, type LM5 M to start Label Master 5.1c. 
  260. The extra M tells Label Master 5.1c to use monochrome, not color.
  261.  
  262. When you first start Label Master 5.1c, go to the Services menu
  263. and select your printer (option K).
  264. Page 7
  265.  
  266.                       WORKING WITH RECORDS
  267.  
  268. You may select any main menu option by pressing the first letter
  269. of the option, or by placing the lite-bar over the option and
  270. pressing the Enter key.
  271.  
  272. Note: you may press the Esc key at any place in the program to
  273. leave the present screen or operation and return to the previous
  274. screen or operation.  For example, if you are in the middle of
  275. editing a previously entered record and decide to abort editing,
  276. just press the Esc key and you will be returned to the main menu
  277. with the original record unchanged.
  278.  
  279.                         MENU OPTION: ADD
  280.  
  281. Select this option to add new records.  See the discussion below
  282. under Services D- (Set Defaults) for how to set a number of
  283. options you may use while adding records.
  284.  
  285. Note that the Zip Code field comes immediately after Street, and
  286. before City and State.  This may seem odd at first, but you will
  287. soon see why we do it this way.  Label Master 5.1c keys off the
  288. Zip Code field to use the records you have already entered as a
  289. look-up table.  If it finds that you have already entered a
  290. record with the same Zip Code as the record you are currently
  291. entering, Label Master 5.1c will pull the City, State, and
  292. Country data from that record into the record you are currently
  293. entering. The current record number is displayed just above the
  294. total record count in the lower right hand corner of the screen.
  295.  
  296. If you do not like this feature, you can turn it off with option
  297. D (Set Defaults) on the Services menu.
  298.  
  299. Use the Prefix field for Mr., Mrs., Dr., etc.  Use the date field
  300. to record any date which may have meaning for that record.  Use
  301. option D (Set Defaults) on the Services menu to have Label Master
  302. enter today's date in this field when you add new records.
  303.  
  304. The Notes field can be used for any information you want, but if
  305. you want to code your records this is the place to do it. You
  306. will probably work out your own coding schemes, but here are some
  307. examples. If you want to keep business and personal records in
  308. the same file, you could enter a P in the Notes field for
  309. Personal, and B for Business.
  310.  
  311. To keep the records of job applicants and employees in the same
  312. file, you could code Applicants with A and Employees with E. The
  313. important thing is that the codes be unique.
  314.  
  315. See Appendix A for how to use the F10 filter to select sets of
  316. records based on codes in the Notes and other fields. Page 8
  317.  
  318.                         MENU OPTION: EDIT
  319.  
  320. Select this option to edit any record.  Press PgDn to save your
  321. changes.  NOTE: at the Date field, press the F5 key to paste in a
  322. date from the popup calendar.  Also works in Add mode.
  323.  
  324.                         MENU OPTION: FIND
  325.  
  326. Select this option to find a record.  Enter the search criteria
  327. and press PgDn to search.  If using a last name or zip code in
  328. the search criteria, first use the F3 key to pick the matching
  329. index field, and the record will be retrieved instantaneously.  A
  330. small arrow appears beside the Last Name or Zip Code field
  331. heading to indicate the currently selected order.
  332.  
  333. Label Master 5.1c will display the first record matching the
  334. search criteria. For example, if you enter SMITH in the Last Name
  335. field, Label Master 5.1c will find the first Smith in the file. 
  336. If you enter CA in the State field, and nothing else in any other
  337. field, Label Master 5.1c will display the first California record
  338. in the file.  If you enter SMITH in the Last Name field and CA in
  339. the State field, Label Master 5.1c will display the first Smith
  340. in California.
  341.  
  342. You may also use the F3 key to select Record Number order as the
  343. method for displaying your records.  When Finding a record when
  344. records are displayed by Record Number order, you will be
  345. prompted for the record number.  Enter the record number you want
  346. and press Enter.  The record number is displayed is the lower
  347. right-hand corner of the screen above the total record count.
  348.  
  349.                         MENU OPTION: ZAP
  350.  
  351. Select this option to delete the current record. If you zap
  352. (delete) a record, the data is gone forever.  Because Label
  353. Master 5.1c recycles zapped records, your record count in the
  354. lower right corner of the screen will not change when you zap a
  355. record. See F8 below.
  356.  
  357.                         MENU OPTION: NEXT
  358.  
  359. Select this option to display the next record.
  360.  
  361.                       MENU OPTION: PREVIOUS
  362.  
  363. Select this option to display the previous record.
  364.  
  365.                         MENU OPTION: DIAL
  366.  
  367. If you have a modem on your system, you can use this option to
  368. automatically dial the phone number of the displayed record. 
  369. Page 9
  370.  
  371.                        MENU OPTION: LABELS
  372.  
  373. Select this option to print mailing labels.  You will be
  374. presented with the following menu:
  375.  
  376.            ITEM                     SETTING      RANGE
  377.  
  378. Set labels across to............   :1:    1 to 4 labels across
  379. Set label width to..............   :2.7:  1.5 to 4.5 inches
  380. Set left margin to..............   : 0:   0 to 70 spaces
  381. Print...........................   : 1:   copies of each label
  382. Enter an X to print field.......   : :    Carrier Route Sort
  383.                                    : :    Bar Code    
  384.                                    : :    Temporary first line
  385.                                    :X:    Name (First + Last)
  386.                                    :X:    Title
  387.                                    :X:    Organization
  388.                                    :X:    Street
  389.                                    :X:    City + State + Zip
  390.                                    : :    Country
  391.                                    : :    Phone
  392.                                    : :    Notes
  393. Add these blank lines to label..   : 1:
  394. Pause after each page...........   :N:    N = No  Y = YES
  395.  
  396.                    SETTING LABEL MENU OPTIONS
  397.  
  398. Set labels across to: labels can be purchased on sheets holding
  399. from one to four labels across.  Enter here the appropriate
  400. number for the type you are using.  The default is 1.
  401.  
  402. Set label width to: labels come in many widths.  Enter here the
  403. width of your label. The default is 2.7 inches.
  404.  
  405. Set left margin to: enter the column at which you want your
  406. printer to begin printing.  The default is 0.
  407.  
  408. Print (X) copies of each label: enter the number of copies of
  409. each label you want to print. The default is 1.
  410.  
  411. Enter an X to print field: enter an X beside each field you want
  412. to print on your labels.  The defaults are Name, Title,
  413. Organization, Street, and City+State+Zip.
  414. Page 10
  415.  
  416. If you are a bulk mailer using Carrier Route numbers, place an X
  417. next to this item on the menu.  Label Master 5.1c will print the
  418. carrier route numbers on each label above the name line.
  419.  
  420. If you want Label Master 5.1c to print bar codes on your labels,
  421. enter an X for Bar Codes.  Some bar code notes:
  422.  
  423.      - bar codeing adds two lines of print to your label, the bar
  424.      code line, plus one blank line before the name. 
  425.  
  426.      - bar codeing will fail on Canadian and other postal codes
  427.      which use alphabetic characters.
  428.  
  429.      - when printing 2, 3, or 4 labels across, if one postal or
  430.      zip code is bad, i.e., contains alphabetic characters, the
  431.      whole line of bar codes will fail.
  432.  
  433.      - Label Master prints both Zip+4 (POSTNET) bar codes and
  434.      Delivery Point Bar Codes (DPBC).  Use the Defaults option on
  435.      the Services menu to specify the style you want.  The USPS
  436.      prefers DPBCs, but they may not fit on short labels.
  437.  
  438. The temporary first line feature allows you to print Resident or
  439. some other ad hoc text of your choice.
  440.  
  441. Add these blank lines to label: enter the number of blank lines
  442. you want to insert between labels.  Use this option to adjust for
  443. different size labels, e.g., Rolodex cards. The default is 1.
  444.  
  445. Pause after each page: enter a Y (Yes) or N (No) if you are using
  446. a sheet feeder and you want the program to pause after each
  447. sheet. If you answer Y to this question, you will be asked to
  448. specify the number of labels there are on each sheet. The default
  449. is N.
  450.  
  451. When you complete this screen, you will be given the options to
  452. print your labels, print a set of test labels, print your labels
  453. sorted by 5 digit and 3 digit zip codes, or to return to the main
  454. menu.
  455.  
  456. Note: Postage discounts are available for those who presort their
  457. mail according to Postal Service rules for bulk third class
  458. business mail.  These rules require that letters be presorted
  459. into 5-digit packages, 3-digit packages, state packages, and
  460. mixed state packages. The Label Master 5/3 digit presort option
  461. will sort and print your labels in the required order. 
  462.  
  463. Select the bulk mail report (Services menu - option E) to print a
  464. report on the number of labels in each sort category as an aid in
  465. filling out the Postal Service forms.
  466. Page 11
  467.  
  468.                   Notes on Labels and Printers
  469.  
  470. For laser jets, we recommend you use labels designed specifically
  471. for laser jet use.  Avery produces a very good selection of
  472. mailing labels for both dot matrix and laser jet printers.  Avery
  473. laser jet labels come in several sizes. Examples are:
  474.  
  475. # 5260   2 5/8" x 1"      30 labels per sheet   750 total labels
  476. # 5261       4" x 1"      20 labels per sheet   500 total labels
  477. # 5262       4" x 1 1/2"  14 labels per sheet   350 total labels
  478.  
  479. Both kinds of mailing labels are available from most good
  480. computer and office supply stores, or by mail order from quality
  481. mail order companies such as Moore Business Products or NEBS (New
  482. England Business Service). The Moore Business Products number is
  483. 1-800-323-6230.  The NEBS number is 1-800-225-9550.
  484.  
  485. There are many laser jet and dot matrix printers on the market.
  486. Label Master 5.1c was developed and tested using the industry
  487. standard Epson dot matrix printers and Hewlett Packard laserjet
  488. printers.  If you encounter printing problems, check your printer
  489. manual to see if your printer has an Epson, or HP, emulation
  490. mode. Chances are, it does.
  491.  
  492. If you are using a laser jet printer, you can control the top
  493. margin, and the number of lines per page to print.  See Set
  494. Printer on the Services menu. The defaults are a top margin of 3
  495. and a page length of 60 lines.  This default setting works fine
  496. for the most common 1 inch (vertical) laser jet labels.
  497.  
  498. If you are using labels bigger than 1 vertical inch, you will
  499. have to adjust the top margin and lines per page setting. For
  500. example, if you are using 1 1/3 inch labels which come 14 per
  501. sheet (2 rows of 7 labels), your settings will probably be a top
  502. margin of 5 and a page length of 56. Printers print 6 lines per
  503. inch, so each 1 1/3 inch label takes 8 lines. 8 lines per label
  504. times 7 labels = 56 lines per page.
  505.  
  506.                               NOTE:
  507.  
  508. Label Master 5.1c prints labels in the order you have selected
  509. with the F3 (set index) key.  The arrow to the left of the field
  510. name shows the current order.  If no arrow is showing, this means
  511. you have used the F3 key to have Label Master 5.1c work with your
  512. records in Record Number order.
  513. Page 12
  514.  
  515.                       MENU OPTION: SERVICES
  516.  
  517. Select this option to display a list of important utilities.
  518.  
  519. A - Select Records File - Label Master stores its records in
  520. files called LM5.DBF and LM5.DBT. You can use this feature to
  521. switch to records on drive A or B, or to switch to another hard
  522. disk directory.  When you select this feature, a list of floppy
  523. drives and hard disk directories will appear.  Pick the drive or
  524. directory you want.
  525.  
  526. The defaults are A:, B:, and C:\LM5.  NOTE: Please see the VIEW
  527. option below for information on how to add additional Label
  528. Master file locations.
  529.  
  530. If you want to keep a separate mailing list on a floppy disk,
  531. just place a formatted disk in drive A or B, select the drive you
  532. want from the pull-down menu, and Label Master will automatically
  533. create the LM5.DBF and LM5.DBT  files on the floppy disk.
  534.  
  535. If you pick a hard disk directory, Label Master will
  536. automatically switch to the new directory and load the new file.
  537.  
  538. If you select a directory in which you have not used Label Master
  539. files before, Label Master will automatically create new Label
  540. Master files in that directory.
  541.  
  542. If you select a directory which does not yet exist, Label Master
  543. will ask you if you want to create the new directory.  If you
  544. answer yes, Label Master will automatically create the new
  545. directory, and create new Label Master files in that new
  546. directory.
  547.  
  548. Label Master always shows you the current drive and directory in
  549. the lower left part of your screen.
  550.  
  551. Please remember to back up each of these separate mailing list
  552. files.
  553.  
  554. B - Reindex Files - Label Master uses automatically maintained
  555. files called indexes to keep your records in order by last name
  556. and zip code. Power outages, power surges, brownouts (voltage
  557. reductions), or other power-related problems affecting your
  558. system can adversely affect these index files without your
  559. knowing it. If your records ever seem to be out of sequence, just
  560. use this feature to rebuild the index files.
  561. Page 13
  562.  
  563. C - Check State/Zip Codes - use this feature to display or print
  564. a list of records with erroneous state/zip codes.  When you
  565. select this feature, Label Master 5.1c checks to see if the entry
  566. in the state/province field of each record (e.g. VA, NY, PA,
  567. etc.) appears in the state/province look-up table.  If it does,
  568. Label Master 5.1c then checks to see if the zip code entry for
  569. the record falls within the range of zip codes for that state or
  570. province.  If either one of these checks fails, Label Master 5.1c
  571. reports an error.
  572.  
  573. Label Master 5.1c comes complete with state/territory/zip code
  574. data for the United States, and province/territory/postal code
  575. data for Canada.  Use the main menu View option to add
  576. state/province data for other countries if you desire.
  577.  
  578. D - Set Defaults - Use this feature to enable/disable certain
  579. features:
  580.  
  581. The first eight questions apply to features which are active when
  582. you are adding new records, i.e., when you have selected Add from
  583. the Main Menu.
  584.  
  585. If you want to repeat information from one record to the next,
  586. answer Y to the first question. 
  587.  
  588. If you want to print records as you enter them, answer Y to the
  589. second question.
  590.  
  591. If you want to have new records dated as you enter them, answer Y
  592. to the third question.
  593.  
  594. If you want Label Master to automatically insert the city, state,
  595. and country from a previously entered zip code, answer Y to the
  596. fourth question.
  597.  
  598. If you want Label Master to check whether the new record you are
  599. adding has already been entered, answer Y to the fifth question.
  600.  
  601. The next three questions ask whether you want to skip the Title,
  602. Organization, or Country fields when adding new records.  Many
  603. people keep mailing lists in which they never enter this type of
  604. data.  Answering Y (Yes) to these questions will suppress these
  605. fields when entering new records, saving you a lot of keystrokes. 
  606. You can always enter this data later if you want because these
  607. fields are not suppressed when you Edit an existing record.
  608. Page 14
  609.  
  610. The next two questions allow you to adjust the position of the
  611. address when using the Main Menu F6 key to print envelopes. The
  612. default settings are zero.  Enter a minus number to shift
  613. printing to the left; a positive number to shift right. Each
  614. number equals one space. To move printing up a line, enter -1. To
  615. move printing down a line, enter 1. Each number equals one line.
  616.  
  617. The next question lets you tell Label Master whether you are
  618. using a Tone or Pulse phone.  
  619.  
  620. The next question lets you specify the style of bar code you
  621. prefer, either Zip+4 or the Delivery Point Bar Code.  The only
  622. reason you would want to select the Zip+4 bar code is because it
  623. is shorter. If you are using the common 2 5/8" label, you will
  624. need to select the Zip+4 bar code because the Delivery Point Bar
  625. Code is about 3" long and will not fit on a 2 5/8" label.
  626.  
  627. The next question lets you have Label Master automatically insert
  628. today's date when you edit a record.  If you edit the Date field
  629. itself, Label Master will not insert today's date.
  630.  
  631. The next question lets you place a mask, or template, over the
  632. telephone number field so that you do not have to type in the
  633. dashes in a phone number. 
  634.  
  635. The next question lets you alphabetize the Notepad file. The
  636. default order is the order of entry.  (See main menu - View)
  637.  
  638. The next question lets users outside the U.S. print the Zip Code
  639. before the City and State, or after the Country.
  640.  
  641. The last question lets you specify a third index field.  Your
  642. records are always automatically sorted by name and zip code. 
  643.  
  644. This feature lets you specify another field as an optional third
  645. index field.  For example, if you want to work with your records
  646. in street address order, use this feature to specify the STREET
  647. field as your third index field.  Use the F3 feature at the main
  648. menu to select the controlling index.
  649. Page 15
  650.  
  651. E - Reports - Use this feature to:
  652.  
  653.      - design and print hardcopy lists of your records. See
  654.      Appendix A for complete instructions.  Several pre-formatted
  655.      reports are provided with Label Master 5.1c.
  656.  
  657.      - produce bulk mail reports.
  658.  
  659.      -identify duplicate records. Use this feature to tag/delete
  660.      duplicates and view or print duplicate reports.
  661.  
  662.      -state distribution.  Use this feature to see how many
  663.      records you have in each state.
  664.  
  665. F - Copy Records - Use this feature to copy your records to an
  666. ASCII text file, to a floppy disk, or to another file which you
  667. can name.
  668.  
  669. You may select an ASCII file format in which the fields in each
  670. record are delimited by commas and quotation marks, or not.
  671.  
  672. The comma/quotation mark delimited version produces a smaller
  673. file because all blank spaces in a field are trimmed off. This
  674. format is also recognizable by most word processing programs such
  675. as WordPerfect.  It is also known as the mailmerge format.
  676.  
  677. The copy-to-floppy option will copy your LM5.DBF and LM5.DBT
  678. files to a floppy disk in drive A or Drive B.  
  679.  
  680. The copy-to-another file option lets you save your records under
  681. a file name of your own choosing. The file will have the same
  682. dBase format as the LM5.DBF and will have a companion .DBT file.
  683.  
  684. If you have set a filter with the F10 feature, only those records
  685. meeting the filter condition will be copied.
  686.  
  687. G - Append Records - Use this feature to import other Label
  688. Master records, dbase records, or ASCII records into Label
  689. Master. Label Master stores its own records in the standard dbase
  690. format, in the LM5.DBF and LM5.DBT files.
  691.  
  692. When importing records from a dbase file, you will be presented
  693. with a small menu.  From this menu, first SELECT the file to
  694. import. Then, MATCH the fields of the dbase file to Label
  695. Master's fields. Finally DO the import. Quit back to the main
  696. menu when finished. 
  697. Page 16
  698.  
  699. In the case of an ASCII text file, the records must consist of 16
  700. fields, in exactly the same order as Label Master's fields. 
  701. Label Master's record structure is:
  702.  
  703. Field Name  Field Type   Width
  704.  
  705. LNAME       Character    30           ** Label Master also has
  706. FNAME       Character    30              a memo field which is
  707. TITLE       Character    30              not affected by import
  708. ORG         Character    30              and export operations.
  709. STREET      Character    30
  710. CITY        Character    30
  711. STATE       Character     4
  712. ZIP         Character    10
  713. COUNTRY     Character    30
  714. PHONE       Character    30
  715. NOTES       Character    30
  716. PREFIX      Character     8
  717. CARRIER     Character     4
  718. DATE        Date          8
  719. BEGIN       Logical       1
  720. SEQNO       Numeric       6
  721.  
  722. The BEGIN and SEQNO fields do not appear on any screens.  They
  723. are used internally by Label Master 5.1c to prepare bulk mail
  724. reports.
  725.  
  726. H- Case Conversion - This option lets you convert your mailing
  727. address data (not the Notes, Phone, or Memo fields) to upper case
  728. and vice versa. The Postal Service prefers the addresses in upper
  729. case.
  730.  
  731. I - Search and Replace - Use this feature to find and replace any
  732. text in any field.
  733.  
  734. J - Zip-Plus-4 Service - This feature allows you to take
  735. advantage of the U.S. Postal Service's free service whereby they
  736. will convert your five digit zip codes to nine digit zip codes.
  737. This service will also automatically correct any of your five
  738. digit zip codes which are incorrect.  See Appendix C.
  739. Page 17
  740.  
  741. K - Select Printer - use this feature to tell Label Master what
  742. printer and printer port you are using.
  743.  
  744. Use this feature also to tell Label Master if you want to print
  745. in regular or condensed print. Regular print means the current
  746. default font your printer is set to print in.  If you select
  747. regular print, Label Master does not send any printer control
  748. codes to your printer before printing.  If you select condensed,
  749. Label Master will tell your printer to turn condensed print on.
  750.  
  751. Use this feature also to set the top margin and lines per page
  752. for label printing if you are using a laser jet printer.
  753.  
  754. L - Form Letters - Use this feature to create a short letter.
  755. When in the form letter utility, you can press the F1 key for
  756. information on using it. Press the F2 key to pop up a list of
  757. field names you can insert into your document.  When you select a
  758. field, we suggest you tell Label Master to 'trim' the field,
  759. i.e., trim off trailing blank spaces.  The 'Proper' option tells
  760. Label Master to capitalize the first letter and lower case the
  761. rest.
  762.  
  763. M - Select Date Format - Use this feature to select the date
  764. format you prefer.
  765.  
  766. N - Delete Records - Use this feature to delete all your records. 
  767. If you have set a filter with the F10 key, only those records
  768. meeting the filter condition will be deleted.  If you have any
  769. question about doing this, please back up your records first.
  770.  
  771. O - Communications - If you do not have a modem, this feature
  772. will not affect you. If you do have a modem, this new feature
  773. allows you to tell Task Master what COM port your modem works on
  774. and what your modem's baud rate is, call RKS Software's Bulletin
  775. Board, and call RKS Software's Remote Control tech support line. 
  776. Page 18
  777.  
  778.                         MENU OPTION: VIEW
  779.  
  780. Select this option to browse through the records of the main
  781. records database, the states/provinces database, the notepad
  782. database, and the Label Master 5.1c file locations database.
  783.  
  784. For the main records database, this option, like all others,
  785. obeys the filter condition. (see function key F10 - set filter
  786. on/off, below). 
  787.  
  788. The states/provinces look-up table is the database Label Master
  789. 5.1c uses to check the accuracy of the State/Zip code
  790. combinations in your records when you use option C on the
  791. Services menu.  You can add records to this look-up table if you
  792. have addresses in other countries. Label Master 5.1c comes
  793. complete with state/territory/zip code data for the United
  794. States, and province/territory/postal code data for Canada.
  795.  
  796. Use the Notepad database to record anything you want.  We put it
  797. here so you could have a convenient place to keep a record of any
  798. codes you might be using in the Notes field, but you can use it
  799. for anything you want.
  800.  
  801. The Label Master File Location file contains the location of
  802. Label Master 5.1c files you want to maintain on floppy drives or
  803. hard disk directories.  If you add Label Master 5.1c file
  804. location records to this file, be sure to precede any hard disk
  805. directory name with the drive designator, e.g., C:\CLIENTS.  Do
  806. not place a \ at the end of the directory name.  Any file
  807. location records you add to this database will automatically
  808. appear as choices when you select the Change File option from the
  809. Services menu.
  810. Page 19
  811.  
  812.                           FUNCTION KEYS
  813.  
  814. F1 function key - at any point in the program you can press F1 to
  815. read this User Manual.   When reading the User Manual, you can
  816. search for text by pressing the S key and then entering the
  817. search word.
  818.  
  819. F2 function key - use this feature to edit the text in the memo
  820. field of the current record.  You may enter any text you want. 
  821. There is no limit. Press F10 to save any changes. Press Esc to
  822. exit without saving changes.
  823.  
  824. F3 function key - Use this feature to select the way you want
  825. Label Master 5.1c to work with your records, i.e., by last name,
  826. zip code, order of entry, etc.  A small arrow will appear to the
  827. left of the field name to indicate the selected order.  No arrow
  828. will appear if you have selected Record Number order.
  829.  
  830. Your records are always automatically sorted by name and zip
  831. code.  You can select an optional third index order based on any
  832. other field you want.  Use the Defaults option on the Services
  833. menu to specify this third index.  The default field for this
  834. third optional index is the Organization field.
  835.  
  836. F4 function key - use this feature to make a copy of the current
  837. record.
  838.  
  839. F5 function key - use this feature to display a pop-up calendar.
  840. Press Esc to make it disappear.
  841.  
  842. F6 function key - use this feature to print the displayed record
  843. on a single envelope.  You can control where the record will
  844. print by using option D (Set defaults) on the Services menu. The
  845. data printed is the data specified on the Labels menu, minus
  846. carrier route number.
  847.  
  848. If using a laserjet, feed the envelope face up using the manual
  849. feed envelope guides on top of the paper tray.  
  850.  
  851. F7 function key - use this feature to print multiple mailing
  852. labels of the current record.
  853.  
  854. F8 function key - use this feature to display your record count.
  855. You will use this primarily to tell how many records meet the
  856. filter condition. Without the filter set, this will give you the
  857. active record count.  This may vary from the running total shown
  858. on the bottom right of your screen since the running total is the
  859. total of all your active records plus any zapped records
  860. available for reuse.
  861. Page 20
  862.  
  863. F10 function key - this is one of your most powerful features.
  864. Use this feature if you want to work with a selected sub-set of
  865. your records. This feature allows you to filter your master file
  866. so that Label Master 5.1c can work with any sub-set of the file
  867. you want.
  868.  
  869. You may use a Quick Query or a Super Query. 
  870.  
  871. Use the Quick Query to quickly specify a particular sub-set of
  872. records. Example: assume you maintain a mailing list containing
  873. Doctors, Lawyers, and Indian Chiefs, and have coded your records
  874. by placing in the Notes field a D for Doctor, L for Lawyer, and I
  875. for Indian Chief.
  876.  
  877. To print labels for only the Doctors, you would press the F10
  878. key, place a D in the Notes field, and press PgDn to finish.  You
  879. would see a "Filter On" message appear on the screen.  Print your
  880. labels and you will get labels for only the Doctors. Press the
  881. F10 key again to remove the filter.
  882.  
  883. To print labels for all the Lawyers in New York, you would press
  884. the F10 key, enter NY in the State field and L in the Notes
  885. field. Press PgDn to finish, and print your labels.
  886.  
  887. What if you want to print a set of labels for those persons who
  888. are BOTH a Doctor AND an Indian Chief, i.e., records containing
  889. BOTH a D and an I in the Notes field?  Press the F10 key. Enter
  890. D+I in the Notes field. Press PgDn to finish, and print labels.
  891. The + sign represents the word AND.  Leave no spaces. Enter D+I.
  892.  
  893. What if you want to print a set of labels for those persons who 
  894. are EITHER a Lawyer OR a Doctor, i.e., records containing EITHER
  895. an L OR a D in the Notes field? Press the F10 key. Enter L*D in
  896. the Notes field. Press PgDn to finish, and print labels. The *
  897. symbol represents the word OR. Leave no spaces. Enter L*D.
  898.  
  899. To print labels for those persons on your list who have Smith for
  900. a last name, live in California, and are Doctors, press the F10
  901. key. Enter Smith in the Last Name field, CA in the State field,
  902. and D in the Notes field. Press PgDn to finish. Print labels.
  903.  
  904. NOTE: we recommend that you use a single capital letter to
  905. represent a code group. It greatly simplifies things, and reduces
  906. the possibility of error. For example, use C instead of the whole
  907. word Christmas, or R for Reunion.  
  908. Page 21 
  909.  
  910. The Super Query allows you to build a more complex query
  911. condition, and save the query condition for repeated use.  Any
  912. number of query conditions may be defined and saved.  See
  913. Appendix B for complete information on using the query builder.
  914.  
  915. When you set a filter condition, everything you do conforms to
  916. the filter. This includes:
  917.  
  918.      - Printing labels (see Labels discussion above for more
  919.      information)
  920.      - Printing hard copy lists (Services Menu - option E)
  921.      - Going to next record
  922.      - Going to previous record
  923.      - Using the main menu View option
  924.      - Counting records with the F8 feature
  925.      - Copy records to an ASCII file or a floppy disk
  926.  
  927. Remember, to turn the filter off, just press F10 again.
  928. Page 22
  929.  
  930.                    APPENDIX A - REPORT WRITER
  931.  
  932. The Report Writer menu displays 12 command options down the left
  933. side, a column which gives the column number, and five columns
  934. which show the report specifications. The command options are:
  935.  
  936.                           Load REPORT:
  937.  
  938. Select this option for a list of previously defined and saved
  939. reports.  Label Master comes with several pre-defined reports
  940. which you may use as-is, change, or delete.  Highlight the report
  941. you want, press Enter, and the specifications for the selected
  942. report will be loaded into the Report Writer.  
  943.  
  944.                          Create REPORT:
  945.  
  946. Select this option to create a new report. When you select this
  947. option, you will be asked to name the report. After naming the
  948. report, you must select Edit REPORT to define the new report.
  949.  
  950.                           Save REPORT:
  951.  
  952. Select this option to save your report specifications.
  953.  
  954.                           Edit REPORT:
  955.  
  956. Select this option if you want to define a new report you have
  957. just Created, or change a report you have just Loaded.  
  958.  
  959. When defining a new report you have just Created, the lite-bar
  960. will be over column 1 of Column Contents. Press Enter to display
  961. a list of database fields.  Place the lite-bar over the field you
  962. want to use in column 1 and press Enter.  The name of the field
  963. you have selected will appear in the Column Contents column. 
  964.  
  965. Whether you are specifying the second column for a new report, or
  966. editing an existing report you have Loaded, the editing procedure
  967. is the same.
  968.  
  969. Use the arrow keys to move the lite-bar to the Column Contents,
  970. Column Title, Width, Pict, and Total columns. Use the ENTER key
  971. to change the contents of a column. Use the INSERT key to add a
  972. new column.  Use the DELETE key to delete a column.  Use the F10
  973. key when finished editing.
  974. Page 23
  975.  
  976. To Add:  To add a new column to the report, place the lite-bar    
  977. over the Column Contents column where you want to insert the    
  978. new column, and press Enter.  Select the desired field from    
  979. the list of fields which will be displayed. You will then be    
  980. asked to select one of two choices: (1) Use value contained in    
  981. database field: <field name>, or (2) Build extended expression    
  982. from field: <field name>.  Normally, you will want to select    
  983. the first choice.
  984.  
  985. In some cases, however, you may want the column contents to
  986. contain some modification of the field value selected.  If so,    
  987. select the second choice, and the Report Writer's Expression    
  988. Builder will appear. 
  989.  
  990. To Change: To change the contents of any of the five report   
  991. specification columns, use the arrow keys to place the lite-    
  992. bar over the item you want to change, and press Enter.
  993.  
  994. If you are changing an item in the Column Contents column, you    
  995. will be given two choices: (1) Pick New Value for this column,    
  996. and (2) Extend with Expression Builder.  If you select the    
  997. first choice, you will be presented with the same choices as    
  998. discussed above when adding a new column. If you select the    
  999. second choice, you will be presented with the Expression    
  1000. Builder.
  1001.  
  1002. If you are changing an item in the Column Title column, you will
  1003. first be asked to specify the column width, and will then be
  1004. asked for the new title. The Column Title column initially    
  1005. contains the name of the field you have selected.
  1006.  
  1007. The Width column shows how wide the column is. If you want to    
  1008. change the width of a column, select this item and enter a new    
  1009. column width.  The default is the width of the field.  
  1010.  
  1011. The Pict and Total columns are not used by Label Master.
  1012.  
  1013. Delete Report: Select this option to delete previously saved
  1014. reports.
  1015.  
  1016. Headers/Footers: Select this option to enter page titles and/or
  1017. page footers.
  1018.  
  1019. Filtering: Select this option to set a filter, i.e., specify the
  1020. criteria which records have to meet in order to be included in
  1021. the report. See Appendix B for a full discussion of how to
  1022. specify a filter condition using the Query Builder.
  1023.  
  1024. Grouping Order: You may use this option to have the report writer
  1025. group your data into major and secondary groups. A group change
  1026. is a point where a change takes place in one of the keys in an
  1027. indexed database.  Page 24
  1028.  
  1029. Other Options: Select this option to customize the look of your
  1030. report. There are five categories within this option:
  1031.  
  1032.      Page Dimensions: Use the choices in this category to set the
  1033.      desired page length, page width, top margin, and left
  1034.      margin.
  1035.  
  1036.      Group Headers and Totals: Use the choices in this category
  1037.      to give the major or minor groups, if any, a title.  The
  1038.      default titles are Major Group: and Minor Group:.  You can
  1039.      also select any underlining characters you may want to use
  1040.      for the group headers and totals.
  1041.  
  1042.      Eject (new page) Options: Use the choices in this category
  1043.      to specify how you want the report writer to eject pages.
  1044.  
  1045.      Separator Characters: Use the choices in this category to
  1046.      specify separator lines and characters for titles,
  1047.      individual detail lines, columns, etc.
  1048.  
  1049.      Miscellaneous Options: Use the choices in this category to
  1050.      specify whether you want to include a standard two line
  1051.      header on each page consisting of the page #, date, and
  1052.      time. 
  1053.  
  1054.      The printer setup and exit codes allow you to send printer
  1055.      control codes to the printer at the beginning and end of the
  1056.      report.  For example, if you are working with an Epson dot
  1057.      matrix printer, and want to print a report in condensed 
  1058.      print, you would enter 15 as the setup code and 18 as the
  1059.      exit code.  If you need to enter more than one code,
  1060.      separate each code with a comma.
  1061.  
  1062.      If you are working with a laser jet printer and want to
  1063.      print your report in landscape mode, you would enter
  1064.      27,38,108,49,79 for the setup code. To print in condensed
  1065.      print, enter 27,38,107,50,83. Enter 27,69 for the exit code
  1066.      when using a jaser jet.
  1067.  
  1068.      The examples given above will work for most dot matrix and
  1069.      laser jet printers.  However, printer control codes can vary
  1070.      from printer to printer.  See your printer manual for the
  1071.      control codes used by your printer.
  1072.  
  1073.      If you prefer, you can just leave the printer setup and exit
  1074.      codes blank.  This is ok. Leaving them blank means that the
  1075.      printer will print in whatever mode the printer is currently
  1076.      set for.
  1077. Page 25
  1078.  
  1079.      Print Report: Select this option to send the report to the
  1080.      printer or to a disk file.  We suggest using the disk file
  1081.      option until you are sure you have the report just the way
  1082.      you want it, since the disk file option displays the report
  1083.      on the screen while also writing to the disk.  You can see
  1084.      right away whether the report looks the way you want it to. 
  1085.      
  1086.  
  1087.      You can suspend or quit report production by pressing the
  1088.      Esc key at any time.
  1089.  
  1090.      If you tell the report writer to prepare a disk file, you
  1091.      will be prompted for a file name.
  1092.  
  1093.      Report Status: Select this option to see a summary of the
  1094.      total configuration being used by the report writer.
  1095.   Page 26
  1096.  
  1097.                    APPENDIX B - QUERY BUILDER
  1098.  
  1099. The query builder allows you to define a condition which a record
  1100. must meet in order for the record to be used by your application.
  1101.  
  1102. When you Quit the query builder with a query active, your
  1103. application will have access to only those records which meet the
  1104. query condition.  
  1105.  
  1106. Think of the query condition as a filter. Records that do not
  1107. meet the query condition are temporarily filtered out. The other
  1108. records in your database are still there, but they are
  1109. temporarily hidden.
  1110.  
  1111. You can turn the query (filter) off by selecting Zap from the
  1112. query builder menu.  All your records are now available to your
  1113. application.
  1114.  
  1115. When you select the query builder, you will be presented with the
  1116. following menu:
  1117.  
  1118.                        Build a new Query
  1119.                        Add to current query
  1120.                        Count matching records
  1121.                        Zap (remove) existing Query
  1122.                        Save current Query to disk
  1123.                        Restore Query from disk
  1124.                        Delete stored queries
  1125.                        What is current Query
  1126.                        Edit current Query
  1127.                        View records matching Query
  1128.                        Quit
  1129.  
  1130. Build a New Query:  When you select this option, you will be
  1131. presented with a list of the fields in the database you are
  1132. working with.  Here is an example:
  1133.  
  1134.                        Database Field List
  1135.                        < Deleted? >
  1136.                        LNAME
  1137.                        FNAME
  1138.                        TITLE
  1139.                        ORG
  1140.                        STREET
  1141.                        CITY
  1142.                        STATE
  1143.                        ZIP
  1144. Page 27
  1145.  
  1146. Place the lite bar over the field you want, and press Enter to
  1147. select the field.
  1148.  
  1149. Ignore the <Deleted?> option.
  1150.  
  1151. If you have selected a character type field, the query builder
  1152. will display a menu of choices, as follows:
  1153.  
  1154.                     =   (EXACTLY EQUAL TO)
  1155.                     <>  (NOT EQUAL TO)
  1156.                     <   (LESS THAN)
  1157.                     >   (GREATER THAN)
  1158.                     <=  (LESS THAN OR EQUAL TO)
  1159.                     >=  (GREATER OR EQUAL TO)
  1160.                     $   (CONTAINS)
  1161.                     !$  (DOES NOT CONTAIN)
  1162.                     ?*  (WILDCARD MATCH)
  1163.                     S   (IS SIMILAR TO)
  1164.                     B   (BEGINS WITH)
  1165.                     E   (ENDS WITH)
  1166.  
  1167. Hint: Use the $ (CONTAINS) option to have Label Master 5.1c find
  1168. records containing a string of characters no matter where it may
  1169. be in the selected field.  You can also use this option to find
  1170. records containing multiple character strings in a field.  For
  1171. example, enter NY;CA;VA to find records containing NY, CA, or VA,
  1172. no matter where they are in the selected field.
  1173.  
  1174. The query builder will then present the following menu of
  1175. choices:
  1176.  
  1177.                     DONE
  1178.                     AND
  1179.                     OR
  1180.                     AND NOT
  1181.                     OR NOT
  1182.  
  1183. For many simple queries, you can select DONE.  When first
  1184. learning and experimenting with the query builder, you will
  1185. probably want to select DONE and use the 'View records matching
  1186. query' option to see the results of your query specification.
  1187.  
  1188. If you wish to include other field specifications in the
  1189. query expression, you can select one of the other options, as
  1190. appropriate, and repeat the same procedure as above.
  1191. Page 28
  1192.  
  1193. An example may help. Let's say your query expression at this
  1194. point is something like LASTNAME = "SMITH", and you wanted to
  1195. work with only those SMITH's who live in California. Assuming
  1196. your database contains a two character STATE field, you would:
  1197.  
  1198.      1. select AND instead of DONE.
  1199.      2. select STATE from the field list.
  1200.      3. select EXACTLY EQUAL TO or CONTAINS
  1201.         (CONTAINS is often better)
  1202.      4. enter CA for the state name.
  1203.      5. select DONE.
  1204.  
  1205. Your query expression now contains the appropriate references to
  1206. both fields.
  1207.  
  1208. When you have created your query expression, Query Active will
  1209. flash on the screen. You can now select another option from the
  1210. query builder menu.  If you Quit the query builder, the
  1211. application will filter your records so that only those records
  1212. meeting the query (filter) condition will be used.  
  1213.  
  1214. Add to Current Query:  Select this option to add more
  1215. specifications to your query expression.
  1216.  
  1217. Count matching records:  Select this option to have the query
  1218. builder count the number of database records that meet the query
  1219. condition you have specified.
  1220.  
  1221. Zap (remove) existing query:  Select this option to remove the
  1222. existing query condition.  This restores access to all the
  1223. database records.
  1224.  
  1225. Save current query to disk:  Select this option to save the
  1226. current query condition so you can use it later without having to
  1227. redefine it.  When you select this option, you will be prompted
  1228. for a description of the query condition.  Enter any description
  1229. you want.
  1230.  
  1231. Restore query from disk:  Select this option to restore a
  1232. previously saved query condition.
  1233.  
  1234. Delete stored queries:  Select this option to have the query
  1235. builder display a list of stored queries. Select the one you want
  1236. to delete and the query builder will remove it from the query
  1237. file.
  1238.  
  1239. What is current query:  Select this option to have the query
  1240. builder display the current query.
  1241. Page 29
  1242.  
  1243. Edit current query:  Select this option if you want to manually
  1244. edit the current query condition. Unless you are an experienced
  1245. database programmer, you will probably not want to do this.
  1246.  
  1247. View records matching query:  Select this option to view the
  1248. records which match the query condition you have specified. 
  1249.  
  1250. Quit:  Select this option to quit the query builder and return to
  1251. your application.
  1252.  
  1253. The query builder can seem daunting at first.  We suggest you
  1254. simply experiment with it, building simple query conditions to
  1255. get the feel of it.  As you become more comfortable with how it
  1256. works, try more complex queries.  Remember to save queries which
  1257. you may use again. This will save you the trouble of redefining
  1258. them.
  1259. Page 30
  1260.  
  1261.                    APPENDIX C - ZIP+4 SERVICE
  1262.  
  1263. This Label Master 5.1c feature allows you to create floppy disks
  1264. of Label Master 5.1c records which you can send to the U.S.
  1265. Postal Service, or commercial encoding company, where they will
  1266. convert your 5 digit zip codes into 9 digit zip codes, and also
  1267. provide carrier route numbers.  This feature can save you quite a
  1268. bit of money since you will pay less for mailings using 9 digit
  1269. zip codes and carrier routes.
  1270.  
  1271. To take advantage of this feature, you must obtain a copy of the
  1272. USPS form entitled Diskette Processing Request Form - ZIP+4
  1273. Coding, from any U.S. Post Office.  Commercial encoding companies
  1274. will provide their own form.
  1275.  
  1276. When filling out the USPS form, include this information:
  1277.  
  1278.      Record Length: 105
  1279.      Input File Name: DISK1.RKS
  1280.      (if you have a lot of records, Label Master 5.1c will
  1281.      automatically create and name the additional files as
  1282.      DISK2.RKS, DISK3.RKS, etc.
  1283.  
  1284.      INPUT FIELDS:        Field Length    Beginning Position
  1285.      Personal Name:       30               1
  1286.      Secondary Address:   (leave blank)
  1287.      Delivery Address:    30              31
  1288.      City:                28              61
  1289.      State:                2              89
  1290.      Zip Code:             5              91
  1291.  
  1292.      OUTPUT FIELDS:       Field Length    Beginning Position
  1293.      Carrier Route ID:     4              96
  1294.      ZIP+4 code:          (leave blank)
  1295.      Add-on Code:          4              100
  1296.      State (Abbrev.):     (leave blank)
  1297.      Footnote Flags:      (leave blank)
  1298.      Record Type:         (leave blank)
  1299.  
  1300. For each INPUT records disk Label Master 5.1c creates, you will
  1301. have to supply a blank formatted OUTPUT disk to accompany it. The
  1302. Postal Service uses the OUTPUT disk to record the updated file.
  1303. Both will be returned to you by the Postal Service.
  1304.  
  1305. When you select the Zip-Plus-4 feature from the Services menu,
  1306. you will be given two options, to produce the INPUT disk which
  1307. goes to the USPS, and to process the OUTPUT disk from the USPS.
  1308.  
  1309. Select the INPUT disk option to produce disk(s) to go to the
  1310. USPS.  Select the OUTPUT disk option when you have received the
  1311. updated disk(s) from the USPS.
  1312. Page 31
  1313.  
  1314. Some things to note:
  1315.  
  1316. 1. When Label Master 5.1c prepares the INPUT disk, it places on
  1317. the disk only those records which do not already have a nine
  1318. digit zip code or a carrier route number.  This means that if you
  1319. have added 100 five-zip records since you last updated your
  1320. records with the zip-plus-4 service, Label Master 5.1c is smart
  1321. enough to place on the INPUT disk only the 100 new records.
  1322.  
  1323. 2. Not all the records sent to the USPS will come back with nine
  1324. digit zip codes and carrier route codes.  For example, a record
  1325. may contain an incorrect address, which the USPS computer cannot
  1326. match to a zip-plus 4 code.  If the final four digits are not
  1327. added to a zip code, you should check the address to make sure it
  1328. is correct.  Perhaps it should read 101 Maple Street instead of
  1329. 101 Maple Road.
  1330.  
  1331. 3. As a precaution, you should always back up your records before
  1332. updating your records with the Postal Service OUTPUT disk. If the
  1333. Postal Service, or commercial encoding company, has made any kind
  1334. of mistake, and it sometimes happens, you will need to restore
  1335. your original records from your back up disk(s) because your zip
  1336. codes may be incorrect.
  1337.  
  1338. 4. Your local Post Office can give you the address of the
  1339. diskette processing facility nearest you. Alternatively, you can
  1340. mail your diskettes to the national processing facility listed on
  1341. the diskette processing form.
  1342.  
  1343. 5. The Postal Service Zip+4 Diskette Conversion Service is
  1344. normally offered on a one-time basis to introduce customers to
  1345. the benefits of using Zip+4 codes on their mailings.  The Zip+4
  1346. Diskette Conversion Service is intended for those customers who
  1347. have small files of under 10,000 records.  If you have
  1348. substantially more records than this, you will probably have to
  1349. use one of the commercial encoding companies.
  1350.  
  1351. 6. The U.S. Postal Service can provide you with a list of
  1352. commercial companies that are capable of providing a similar
  1353. service to the Postal Service's Zip+4 Diskette Conversion
  1354. Service.  Each company on this list participates in and has been
  1355. certified by the USPS Coding Accuracy Support System (CASS) which
  1356. tests the accuracy of their software's address matching logic.
  1357.  
  1358. 7. Label Master itself does not require CASS certification since
  1359. Label Master has no address matching feature designed to encode
  1360. addresses with correct Zip+4 coding.
  1361.  
  1362. 8. For additional information on the U.S. Postal Service's Zip+4
  1363. Diskette Conversion Service, you may call the USPS National
  1364. Address Information Center at 1-800-331-5746, ext. 424.
  1365. Page 32
  1366.  
  1367.                       QUESTIONS AND ANSWERS
  1368.  
  1369. Q. The spacing on my labels is off.  What's wrong.
  1370.  
  1371. A. Printers normally print 6 lines per vertical inch.  If you are
  1372. using the most common one inch high labels (also sometimes called
  1373. 15/16 inch labels), this means that you can get five lines of
  1374. printing, plus plus one blank line for spacing, on each label. 
  1375. This is Label Master's default setting.  If you take a look at
  1376. the label specification screen (the screen that appears when you
  1377. select Labels from the main menu) after you first install Label
  1378. Master, you will see that Label Master comes with an 'X' beside
  1379. five fields, and a 1 on the line that says 'Add these blank lines
  1380. to label'.  These five X's plus one line for spacing gives you
  1381. exactly six lines per label.
  1382.  
  1383. If you tell Label Master to print another field, e.g., Country,
  1384. so that you now have six X's and 1 line for spacing, you can see
  1385. that your data can no longer fit on a 1 inch label. Each
  1386. successive row of labels will print lower than it should.  You
  1387. will have to decide whether you want to buy bigger labels, or
  1388. delete one of the X's.
  1389.  
  1390. Keep in mind the six-lines-per-inch rule.  If you buy 1 1/3 inch
  1391. labels, that means you have 9 lines per label.  If you tell Label
  1392. Master to print five lines of data (by placing an X before five
  1393. data lines) you must then type a 4 on the line that says 'Add
  1394. these blank lines to label'. 5 plus 4 will give you the nine
  1395. lines you need.  
  1396.  
  1397. Q. I have different groups of people in my mailing list. How can
  1398. I work with just one group at a time.
  1399.  
  1400. A. You can do this three different ways:
  1401.  
  1402. 1. Keep all your records in the main LM5.DBF file in the \LM5
  1403. directory. This is the default setup.  Then use the F10 filter to
  1404. work with whatever group you want.  This is the easiest way to do
  1405. it.
  1406.  
  1407. 2. Use a separate floppy disk to hold each separate set of
  1408. records. To do this, place a formatted disk in drive A (or B). 
  1409. Select option A (Select Records File) on the Services menu.  A
  1410. window showing Label Master file locations will pop up.  The
  1411. first two choices are A: (for the A: drive) and B: (for the B:
  1412. drive). Select the drive your disk is in and press the Enter key. 
  1413. If this is an empty (formatted) disk, Label Master will
  1414. automatically create the LM5.DBF, LM5.DBT and index files on the
  1415. disk. Work with your records as usual.
  1416. Page 33
  1417.  
  1418. When working with floppy disks, it is important not to pull the
  1419. diskette out until you either quit the program, or switch to
  1420. another Label Master file location via Option A on the Services
  1421. menu. Otherwise, data may be lost.
  1422.  
  1423. 3. Use separate hard disk directories to hold each separate set
  1424. of records.  To do this, you must first tell Label Master about
  1425. these directories.  You do this by selecting the View option on
  1426. the main menu, and then select Label Master File Locations.
  1427.  
  1428. This will place you in a window which allows you to add records
  1429. to the Label Master File Locations lookup table.  To add a new
  1430. Label Master File Location, press A (for Add).  Now enter the
  1431. name of the hard disk directory in which you want to maintain a
  1432. Label Master records file. For example, enter C:\LIST1 if you
  1433. want to maintain a Label Master records file in thr LIST1
  1434. directory on drive C:.
  1435.  
  1436. Add as many Label Master File Location records as you want.  
  1437.  
  1438. Press Q (Quit) to return to the main menu.  Now, when you select
  1439. option A (Select Records File) on the Services menu, you will see
  1440. all the Label Master File Locations listed. Pick the one you
  1441. want, and Label Master will switch there.
  1442.  
  1443. Label Master always displays the current file location in the
  1444. lower left hand corner of the screen.
  1445.  
  1446. Q. I live in France where the Zip Code must be printed before the
  1447. City.  We also use a different format for our dates.  Will Label
  1448. Master work for me?
  1449.  
  1450. A. Yes. Select option D (Defaults) on the Services menu.  Tell
  1451. Label Master to print the Zip Code before the City.
  1452.  
  1453. Select option N on the Services Menu to change the date format to
  1454. the one used in France.
  1455.  
  1456. Q. I live in Canada where the Postal Code should be printed on
  1457. the last line. If a Country is in the address, it should be
  1458. printed before the Country.
  1459.  
  1460. A. Select option D (Defaults) on the Services menu.  Tell Label
  1461. Master to print the Zip Code before the Country.  If there is no
  1462. Country, the Zip code will be printed by itself on the last line,
  1463. just as the Canadian postal authorities prefer.
  1464.  
  1465. Q. I printed about half my labels and had to stop. How can I pick
  1466. up where I left off and print only the remaining labels?  I was
  1467. printing in Zip Code order.
  1468. Page 34
  1469.  
  1470. A. Use the F10 Super Query to set the filter for the desired zip
  1471. code range.
  1472.  
  1473. Q. When I am finished adding or editing a record, is there a
  1474. single key I can press to finish without pressing the Enter key
  1475. several times to get to the end of the record?
  1476.  
  1477. A. Yes. Press the PgDn key to finish.
  1478.  
  1479. Q. Is there a fast way to erase the information in a field?
  1480.  
  1481. A. Yes. Press Ctrl Y, i.e., hold down the Ctrl key and press the
  1482. Y key.  If you make a mistake, and want to bring back what you
  1483. just erased, press Ctrl U to undelete the data.
  1484.  
  1485.                          IMPORTANT NOTE
  1486.  
  1487.           WE ASSUME NO RESPONSIBILITY FOR LOSS OF DATA.
  1488.  
  1489. Please make regular backup copies of your records to protect
  1490. against accidental erasures or system malfunction.  All hard
  1491. disks will fail eventually. The only question is when.
  1492.  
  1493. Your records are in the files called LM5.DBF and LM5.DBT. These
  1494. two files MUST be backed up at the same time.
  1495.  
  1496. In addition to the DOS backup and restore programs which come
  1497. free with each copy of DOS, there are several commercial programs
  1498. available at your local software store for saving and restoring
  1499. copies of your records. These include:
  1500.  
  1501.      -Central Point Backup
  1502.      -Peter Norton Backup
  1503.      -Fastback Plus
  1504.  
  1505. Should you ever need to restore backed-up files, please reindex
  1506. your records (Services Menu) after restoring.
  1507.  
  1508. In addition to backing up your records onto disks or tape, we
  1509. also suggest you use Label Master's hard copy report feature
  1510. (Services -E) to periodically print a hard copy of your records
  1511. and file it away.  If a worst case scenario, you can always
  1512. re-type your records from this printout.
  1513. Page 35
  1514.  
  1515.                         TECHNICAL SUPPORT
  1516.  
  1517. We will be glad to help with any problems you may have.
  1518. You may contact us for technical support by:
  1519.  
  1520.      -Compuserve E-Mail at 72357,2034
  1521.      -FAX at 703-534-4358 
  1522.      -Voice at 703-534-1726
  1523.      -Mail at:
  1524.  
  1525.           RKS Software, Inc.
  1526.           3820 N. Dittmar Road
  1527.           Arlington, VA 22207-4565
  1528.  
  1529.              ASSOCIATION OF SHAREWARE PROFESSIONALS
  1530.  
  1531. Robert K. Summers is a member of the Association of Shareware
  1532. Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware
  1533. principle works for you.  If you are unable to resolve a
  1534. shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  1535. member directly, ASP may be able to help.  The ASP Ombudsman can
  1536. help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but
  1537. does not provide technical support for members' products.  Please
  1538. write to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442
  1539. or send a Compuserve message via Compuserve Mail to ASP Ombudsman
  1540. 70007,3536.
  1541. Page 36
  1542.  
  1543.            NOTES FOR CONVERTING FROM EARLIER VERSIONS
  1544.  
  1545. If you are upgrading from an earlier version of Label Master, you
  1546. can transfer those records into Label Master version 5.1c by
  1547. using option G on the Services menu.  Select option G, then the
  1548. dBase sub-option.  When prompted for the name of the file to
  1549. append, enter the name of the records file for the earlier
  1550. version of Label Master, as follows:
  1551.  
  1552. - if upgrading from version 4.0, 4.1, or 4.2, enter:
  1553.  
  1554.            C:\<directory name>\NAMEFILE.DBF
  1555.           
  1556. - if upgrading from version 3.0 or 3.1, enter:
  1557.  
  1558.           C:\<directory name>\RECORDS.DBF
  1559.  
  1560. Enter the name of the directory containing your previous records
  1561. where you see <directory name>.
  1562.  
  1563. Label Master version 5.1c cannot automatically convert records
  1564. from versions prior to version 3.0.  However, we will be glad to
  1565. convert them for you.  Please contact us for details. 
  1566. Page 37
  1567.                               INDEX
  1568.  
  1569. ASCII. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  1570. Backup copies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
  1571. Bar Codes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9, 10
  1572. Blank lines. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1573. Bulk mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  1574. Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  1575. Carrier Route. . . . . . . . . . . . . . . . . . 5, 9, 10, 19, 30
  1576. Code your records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  1577. CONFIG.SYS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
  1578. DBase records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  1579. Delete a record. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
  1580. Dial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
  1581. Duplicate records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  1582. Emulation mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  1583. Envelope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14, 19
  1584. Esc key. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  1585. Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20, 26
  1586. Floppy disk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
  1587. Label width. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1588. Labels across. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1589. Laser jet labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  1590. Left margin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1591. Memo field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  1592. Monochrome . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
  1593. Multiple mailing labels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  1594. New directory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
  1595. Query builder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
  1596. Query condition. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
  1597. Quick Query. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
  1598. Register . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3, 5
  1599. Registered owners. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3
  1600. Replace any text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  1601. Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
  1602. Separate mailing list. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
  1603. Super Query. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
  1604. Technical support. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
  1605. Temporary first line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  1606. WordPerfect. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  1607.  
  1608.                  -- LABEL MASTER REGISTRATION --
  1609.  
  1610.                      CREDIT CARD ORDERS ONLY
  1611.  
  1612. You can order with MC, Visa, Amex, or Discover from Public
  1613. (software) Library by calling 800-242-4775 or 713-524-6394 or by
  1614. FAX to 713-524-6398 or by CIS Email to 71355,470. You can also
  1615. mail credit card orders to PsL at P.O.Box 35705, Houston, TX
  1616. 77235-5705.
  1617.  
  1618.               THE ABOVE NUMBERS ARE FOR ORDERS ONLY
  1619.  
  1620. Any questions about the status of the shipment of the order,
  1621. refunds, registration options, product details, technical
  1622. support, volume discounts, dealer pricing, site licenses, etc,
  1623. must be directed to RKS Software, Inc. at 703-534-1726.
  1624.  
  1625. To insure that you get the latest version, PsL will notify us the
  1626. day of your order and we will ship the product directly to you.
  1627.  
  1628.                      NON-CREDIT CARD ORDERS
  1629.  
  1630. If you prefer to pay by check, please complete this form and mail
  1631. to RKS Software, Inc., 3820 N. Dittmar Rd., Arlington, VA 22207.
  1632.  
  1633. Enclose your check for $39.00, plus $4.00 shipping/handling for
  1634. U.S. and Canada, and $6.00 shipping/handling for other
  1635. international orders.
  1636.  
  1637. We accept all U.S. and foreign Postal Money Orders, and will also
  1638. accept checks drawn on foreign banks.
  1639.  
  1640. SEND TO:
  1641.  
  1642. Name: _________________________________________________________
  1643.  
  1644. Address: ______________________________________________________
  1645.  
  1646. City: _______________________ State: ________  ZIP: ___________
  1647.  
  1648. Phone:_________________________________________________________
  1649.  
  1650. Send:  ___ 5 1/4 inch disk    __ 3 1/2 inch disk
  1651.  
  1652. Whether you order by credit card through The Public (software)
  1653. Library, or by check to RKS Software, you will receive directly
  1654. from RKS Software, Inc. a copy of the most recent version of
  1655. Label Master, entitlement to technical support, and notification
  1656. of future upgrades at a discounted price.
  1657.  
  1658. ---------------------------------------------------------------
  1659.