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/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / business / incontrl.zip / SALE-X60.EXE / PROSPECT / BACKUP.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-03-26  |  11KB  |  245 lines
  1.  
  2.         Instructions on how to use the Automatic Backup procedures:
  3.  
  4. You access the program through 'GO.BAT', not through 'PROGRAM.EXE'.  This 
  5. 'GO.BAT' file will perform the backup automatically outside of the program 
  6. once you indicate your preference for a backup upon exiting the program.
  7.  
  8. Adopt a strategy for your backup disks.  A simple two-disk, rotating 
  9. procedure will save you grief later if you experience a hard drive crash.  
  10.  
  11. Format two disks and label them 'Backup 1' and 'Backup 2'.  Place a write-
  12. protect tab on 'Backup 2' and put that disk into your software vault.  Use 
  13. the other disk, 'Backup 1', for your routine automatic backups.  
  14.  
  15. Place the current backup disk into drive A.  When you exit the program, it 
  16. will ask you if you want to back it up.  At this point, enter a '1' without 
  17. an 'Enter' to show acceptance.  The next screen will then display 'A:'.  
  18. Press the 'Enter' key to accept that value.  At this point, the program will 
  19. drop you into your subdirectory, and the 'GO.BAT' file will perform the 
  20. backup.
  21.  
  22. Let's say that you backup the data on January 15.  the backup procedure will 
  23. create this file:
  24.  
  25.                              0115ACS.ARC
  26.  
  27. The '01' stands for the month, while '15' shows the day.  In this way, the 
  28. backup files will not overwrite each other on the backup disk.  When full, 
  29. the backup procedure will tell you that 'for some reason, the program cannot 
  30. copy over the file to the disk.'  At this point, place a write-protect tab 
  31. onto backup #1, format a second disk, label it 'Prospect Backup #2', use it 
  32. until full, then swap the write-protect tab with Backup #1, reformat #1, and 
  33. use it from scratch.
  34.  
  35. By doing this, you will always be alternating back and forth between the two 
  36. backup disks as each becomes full.
  37.  
  38. Backup your data frequently, every two or three hours of new data entry.  You 
  39. do not have to check the backup disk to see if it is becoming full. Once 
  40. full, the backup procedure will show a message on the screen that 'for some 
  41. reason the procedure cannot copy the file over to the disk.'  When you see 
  42. that message, then you know the disk is full.
  43.     
  44. You could make a mental note that the backup disk WITHOUT a write-protect tab 
  45. is the 'Production Backup Disk'.  As it becomes full, place a write-protect 
  46. tab on that disk and put it into the software vault.  Take the disk that had 
  47. the write-protect tab and remove it.  Then reformat that disk and begin using 
  48. it as the 'Production Backup Disk'.  You need not keep any elaborate lists of 
  49. what data is on which disk.  As long as you see a disk WITH a write protect-
  50. tab, you will know that this one belongs in the software vault.  The disk 
  51. WITHOUT the write-protect tab is the 'Production Backup Disk'.  
  52.  
  53.  
  54. The data, by the way, is squeezed together on each date on which you make a 
  55. backup.  If, for example, you backed up data on September 15, 1986, then you 
  56. would observe this file on your backup disk:  0915ACS.ARC.  The '09' reflects 
  57. the month of the backup, while the '15' shows you the date.  'ACS' is my 
  58. company name, while 'ARC' shows that this is an Archive file.  The program 
  59. does not perform an incremental backup.  Every 'ARC' file is a self-contained 
  60. image of ALL the program's data on that date.  Why are multiple backups 
  61. necessary?  Experience has shown that when a hard drive goes down, its' 
  62. controller is often bad PRIOR to the last backup.  If this happens, the most 
  63. recent backup may be corrupted and you would then be forced to use the backup 
  64. prior to that one.  
  65.  
  66.                      Retrieving your data later:
  67.                                                                            
  68. All  of  your  data  files will be saved  into  one  archive file  and date 
  69. 'stamped'   to   help   you  later in  determining which  of  the archives  
  70. has the most  recent data.   Let's say, for example, that the data for today 
  71. was stored in this file:   
  72.  
  73.                             A:1109ACS.ARC              
  74.                                                                            
  75. The   first  two  letters  stand for the month,   while  the  last  two 
  76. identify   the   date during the month on which this backup  was  made.  
  77. Let's  say that you see  '0804ACS.ARC' on your data disk.   This  means month 
  78. '8',  day '4', or August 4.  If you saw '1123ACS.ARC',  this file was  
  79. created  on month '11',   day '23',  or   December   23rd.     The purpose  
  80. for this numbering scheme is so that you  can   have  multiple back up files 
  81. on one disk,  space permitting, and yet tell at a  glance which is the most 
  82. recent one. 
  83.                                                                            
  84.                   Retrieving your data in the presence of
  85.                               'NEW1REAL.BAT' 
  86.  
  87. If you observe 'NEW1REAL.BAT' in your subdirectory, then execute these 
  88. commands:          
  89.  
  90.    NEW1REAL    <=========== you type this, follow by 'Enter'
  91.    ARCE A:0520ACS.ARC  /R   <======== you type this, followed by 'Enter'
  92.                               [you adjust the '0520' portion for the
  93.                                actual date: '05' is May, '20' is 20th day]
  94.     DEL NAJ*.DBF <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  95.                                        if present:  'No Matching Files'
  96.  
  97.  
  98. This will take all of your data from the most recent backup and restore it to 
  99. your hard drive. 
  100.  
  101. Execute 'GO'  from your subdirectory.  The program will again lead you 
  102. through the installation process.   The 'NEW1REAL' command you entered 
  103. earlier has forced the program to reinstall.  Once you go through the 
  104. installation menus again, the program will ask you to reboot or restart the 
  105. system.  At this point, ignore that restart message and invoke 'GO' from the 
  106. subdirectory.  You should be greeted as a Registered User.  If not, repeat 
  107. this entire process ONCE. If you are still not greeted as Registered, then 
  108. call me.
  109.  
  110.  
  111.                                                                            
  112.                   Retrieving your data in the absence of
  113.                               'NEW1REAL.BAT'
  114.  
  115. If you cannot observe 'NEW1REAL.BAT' in your subdirectory, then delete all 
  116. files  ending  in 'NTX' and 'MEM' files with these commands:
  117.  
  118.    DEL *.NTX   <=========== you type this, follow by 'Enter'
  119.    DEL *.MEM   <=========== you type this, follow by 'Enter'
  120.    ARCE A:0520ACS.ARC  /R   <======== you type this, followed by 'Enter
  121.                               [you adjust the '0520' portion for the
  122.                                actual date: '05' is May, '20' is 20th day]
  123.     DEL NAJ*.DBF <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  124.                                        if present:  'No Matching Files'
  125.  
  126. This  will take all of your data from the most recent backup and restore it 
  127. to your hard drive. 
  128.  
  129. Execute 'GO'  from your subdirectory.  The program will again lead you 
  130. through the installation process.   The 'DEL *.MEM' command you entered 
  131. earlier has forced the program to reinstall.  Once you go through the 
  132. installation menus again, the program will ask you to reboot or restart the 
  133. system.  At this point, ignore that restart message and invoke 'GO' from the 
  134. subdirectory.  You should be greeted as a Registered User.  If not, repeat 
  135. this entire process ONCE. If you are still not greeted as Registered, then 
  136. call me.
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.                  Alternate methods of backing up the data:
  142.  
  143.  
  144. In the event that your floppy is full and will not hold any more data,  you 
  145. have another option.  In \PROSPECT you should observe these two files: 
  146.  
  147.                               CRISIS-A.BAT
  148.                               CRISIS-B.BAT
  149.  
  150. Note  that 'CRISIS-A' backs up one half of your files to one floppy,  while 
  151. 'CRISIS-B' does the other half to a second one.
  152.  
  153. You would enter these commands:
  154.        
  155.                           CRISIS-A  {======= you enter this
  156.                           CRISIS-B  {======= you enter this
  157.  
  158.  
  159. Make  sure if you use the 'CRISIS-A'/'CRISIS-B' methodology,  that you have 
  160. matched sets of disks for the backups and that you rotate them in sets.
  161.  
  162. Later  on,  if you wish to bring this data back into \PROSPECT,  you  would 
  163. enter these commands:
  164.  
  165.                           NEW1REAL  {======= you enter this
  166.                           ARCE A:CRISIS-A /R  {======= you enter this
  167.                           ARCE A:CRISIS-B /R  {======= you enter this
  168.     DEL NAJ*.DBF <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  169.                                        if present:  'No Matching Files'
  170.        
  171.  
  172. Another  method  exists to backup your data.  Though slower  than  'CRISIS-
  173. A/'CRISIS-B', it places twice the data into each backup.
  174.  
  175. In \PROSPECT, you should observe this file: 
  176.        
  177.                                  BIGBU.BAT
  178.          
  179. 'BIGBU' creates a 'big-backup' of your data onto one disk.
  180.  
  181. To create this 'big-backup', you enter this command:
  182.  
  183.                       BIGBU   {======= you enter this
  184.  
  185.  
  186. Once invoked, 'BIGBU.BAT' creates this file onto floppy A:
  187.  
  188.                                 BIG-BU.LZH
  189.  
  190. This  single  file contains all data from the program.   
  191.  
  192.  
  193.                                                                            
  194.          Retrieving data later from BIG-BU.LZH  in the presence of
  195.                               'NEW1REAL.BAT' 
  196.  
  197. To retrieve data from BIG-BU.LZH  in the presence of 'NEW1REAL.BAT', please 
  198. enter the following commands in your subdirectory:
  199.  
  200.     NEW1REAL        <========= you type these commands, followed by 'Enter
  201.     LHARC E /CH A:BIG-BU       [overwrite all files, as asked]
  202.     DEL NAJ*.DBF <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  203.                                        if present:  'No Matching Files'
  204.     GO
  205.                                                                            
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.          Retrieving data later from BIG-BU.LZH  in the absence of
  212.                               'NEW1REAL.BAT' 
  213.  
  214. To retrieve data from BIG-BU.LZH  in the absence of 'NEW1REAL.BAT', please 
  215. enter the following commands in your subdirectory:
  216.  
  217.     DEL *.NTX   <=========== you type this, follow by 'Enter'
  218.     DEL *.MEM   <=========== you type this, follow by 'Enter'
  219.     LHARC E /CH A:BIG-BU       [overwrite all files, as asked]
  220.     DEL NAJ*.DBF <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  221.                                        if present:  'No Matching Files'
  222.     GO
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.                    Alternate backups within the program:
  231.  
  232. You can execute these and other alternate backups from within the program.  
  233. From the Main Program Menu, please enter '5' for Other Options.  Once there, 
  234. please observe selection 'D':
  235.  
  236.  
  237.                               D) Disk Backups
  238.  
  239.  
  240. After you have selected 'D', you will see the Alternate Backup Options Menu.  
  241. As you enter 'H' for Help, you will be then able to read about all of the 
  242. alternates available at this menu.
  243.  
  244.  
  245.