home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / business / gpp100.zip / GPP.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-06-01  |  85KB  |  1,703 lines
  1.  
  2.  
  3.                 GENERAL INVOICE SALES TRACKER - PLUS(plus)
  4.  
  5.                               " G I S T ++ "
  6.  
  7.  
  8.                     Program Author: Robert F. Keber Jr.
  9.  
  10.                     Produced By: The TypeRight Company
  11.  
  12.  
  13.                             336 SWAIN BOULEVARD
  14.                          LAKE WORTH, FL 33463-3342
  15.  
  16.   Telephone                                                   24 Hour Fax
  17.   (407) 969-3643                                           (407) 964-0785
  18.  
  19.                     COPYRIGHT (C) - All Rights Reserved
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.                                DISCLAIMER
  46.  
  47.                     Use This Software At Your Own Risk
  48.  
  49.    The author of this software makes or offers no warranty, either
  50.    expressed or implied, regarding any of the software programs included
  51.    with this package. There is no warranty for this software's usefulness,
  52.    or for it's fitness for any particular purpose. The author will not be
  53.    liable for any damages arising from the use of (or from the inability
  54.    to use) this software. The author will not be liable for lost profits,
  55.    lost savings, lost income, lost time, claims by other parties, or for
  56.    other incidental or consequential damages arising from the use of (or
  57.    from the inability to use) this software. Use of this software is
  58.    entirely at the user's own risk.
  59.  
  60. DICTIONARY DEFINITION: GIST (jist) n. The essence of a matter, as in
  61. "Getting the gist of a situation".
  62.  
  63. GIST PLUS(plus) is a "Customer Billing" program. The program name is
  64. pronounced "Jist Plus Plus". To improve the readability of this text, we
  65. will refer to GIST PLUS(+) from now on, simply as "GPP" or as "GIST++".
  66.  
  67. GPP is designed for firms who have a need to produce Invoices which contain
  68. "Descriptions" about anything. "Names and Serial Numbers" for parts used or
  69. for sold or serviced equipment. Instructions, Expiration Dates, Disclaimers
  70. or just about anything else can be entered into invoices, as well as the
  71. very important numbers which say "Who, When, Where and How Much".
  72.  
  73. GPP is NOT a "General Ledger" style of accounting program. It is a simple
  74. to use "GROSS INCOME" program which will provide all of the "Income"
  75. information that most Accountants or Bookkeepers require from a small
  76. business. In most cases, they will only need some GPP printed reports and
  77. your Bank Statement & Check Stubs to maintain your company's books.
  78.  
  79. But, in addition to organizing and preparing your Income Data for your
  80. Accountant, GPP will provide "You" (as a Manager) with a great deal of
  81. other very useful business information. It breaks down your Income by Sales
  82. Categories, computes averages, and can show the "Total Income Produced" by
  83. any employee or customer (or your entire operation) for any time period.
  84.  
  85. It will also automate some tedious chores such as keeping track of "Who
  86. Paid" and "Who did NOT pay", and producing Acc/Rec "Customer Statements"
  87. ready for "Window Envelopes" (or with matching mailing labels).
  88.  
  89. It can also auto-produce copies of "Repetitious Invoices" to the same
  90. "Customer Base" for each billing cycle (Lawn & Garden, Pest Control, Pool
  91. Maintenance, Service Contracts, Security Firms, Rental Agencys, etc.).
  92.  
  93. And it does all of this (and much more) without most of the usual Mistakes,
  94. Short-Cuts, Oversights, Scratch-Outs, Erasers, Scribbles and White Outs
  95. that occur when these same tasks are done by an employee with a typewriter.
  96.  
  97.  
  98.  
  99.                     CONDENSED LIST OF PROGRAM FEATURES
  100.  
  101. Customers:
  102.   - Shows "Last Sale Date" & "Total Amount Spent" for every customer.
  103.   - Prints Customer Telephone Directory (2 phones COUNTRY,AREA,PHONE,EXT).
  104.   - Prints Two Customer Address Directories (Long & Short Versions).
  105.   - Prints Customer Mailing Labels (by Name/City/State/Zip/Area/Etc.).
  106.   - Large "Comment Field" for Special Terms, Ship/Bill To Address, Etc.
  107.   - Data fields are designed to allow Most INTERNATIONAL address entries.
  108.   - Prints Labels/Phone/Address Lists by Territories or Service Routes.
  109.   - BROWSE Finds Records By Partial Name or Customer ID Number.
  110.   - SEARCH Finds Records By Searching Any Field(s) (City, State, Etc)
  111.   - UnLimited Customers (limited only by 128 MegaByte Maximum File Size).
  112.  
  113. Invoices:
  114.   - Use "Hand Written" invoices or let GPP Produce & Print your Invoices.
  115.   - Allows Custom Listings of Descriptions, Part#'s and Work Performed.
  116.   - May Be Configured To Work With ZERO, ONE, or TWO Sales Tax Fields.
  117.   - Sales Taxes can be configured to comply with most Laws & Regulations.
  118.   - Can Print Multiple copies of Invoices (Customer Copy & File Copies).
  119.   - Generates Invoice & Customer Numbers Automatically (No Duplicates)
  120.   - Prints Accounts Receivable Statements with matching Mailing Labels.
  121.   - Prints a Ledger of Invoices for any "Time Period/Customer/Employee".
  122.   - Prints a Ledger of invoices with totals for Accounts Receivable.
  123.   - Provides 12 "ReNameable" Sales Cats plus 2 ReNameable Sales Taxes.
  124.   - Provides 10 "ReNameable" Sets of "Terms & Conditions".
  125.   - Handles "Partial" or "Installment" payments.
  126.   - Packing List - List & Print up to 675 different Sale items.
  127.   - Inventory List - Pop-Up Scroll Bar Window with Sorted Inventory List.
  128.   - Double checks "Calculations" on hand-written employee invoices.
  129.   - Allows a Six Line "Heading" for your Name, Address & Telephone.
  130.   - Allows a Six Line Invoice Footer for custom messages, disclaimers, etc..
  131.   - Extensive use of "Pop Up Windows" for easy use & simplicity.
  132.   - "Re-Bill" Feature Produces New Copies Of Previous Invoices.
  133.   - Jump From New Invoice To New Customer (and back again) By F5 Hot Key.
  134.   - UnLimited Invoices (limited only by 128 MegaByte Maximum File Size).
  135.  
  136. Income:
  137.   - Prints/Displays Accounts Receivable Ledger & Customer Statements.
  138.   - Prints Gross Income "Breakdown" by Sales Category for any time period.
  139.   - Prints "Income Totals" from any Employee/Customer for any time period.
  140.   - Prints ledger of "Accounts Paid" for any time period.
  141.   - Shows Sales Taxes Charged, Taxes Collected & Taxes UnCollected.
  142.   - Displays or Prints Many Reports & Ledgers and shows averages.
  143.  
  144. Estimates:
  145.   - Provides ability to produce and print multiple copies of PROPOSALS,
  146.     BIDS and ESTIMATES directly from the printing menu.
  147.  
  148. Inventory:
  149.   - Support program: Provides ability to Create/Edit an Inventory Data File
  150.     which holds up to 735 items. Automatic "% MarkUp" and "Retail Price"
  151.     calculations. Entries appear in the "Invoice" and "Packing List"
  152.     screens in a "Pop-Up" Scroll-Bar-Window for automatic data entry.
  153.     Eliminates much of the work involved with constantly looking up prices
  154.     for sold items or parts in printed supplier's price list catalogs.
  155.  
  156. Packing Lists:
  157.   - Support program: Provides ability to Create/Edit large "Packing Lists"
  158.     (up to 675 items each) for inclusion with each customer's invoice.
  159.     Multiple packing lists can be produced for each invoice. Program will
  160.     create, edit, sort & print many different "Pre-Prepared" Packing Lists
  161.     or can produce custom (use once) lists. Accessed directly from the GPP
  162.     Invoice Menu. "Pop-Up" Scroll-Bar "Inventory" Window helps speed up
  163.     these Packing List creations.
  164.  
  165. General:
  166.   - ONE Rugged ISAM File Holds ALL Customer & Invoice Data and ALL Indexes
  167.   - Handles Data Files Up To 128 MegaBytes (approx. 130,000,000 bytes).
  168.   - Uses "EMS" (expanded memory - when available) For FAST Buffer Storage.
  169.   - Uses "LZW" File Compression To Produce VERY Compact BackUp Data Files
  170.   - Printed Output May Be Sent To LPT1:, LPT2:, Or To A DISK FILE.
  171.   - Print Everything "NOW or LATER": A BIG Time Saver With SLOW Printers.
  172.   - Word Processing style commands for the majority of field entries.
  173.   - Use Partial "NAMES or NUMBERS" for retrieving records.
  174.   - Find "Strong & Weak" Sales Areas For Any Or All Of Your Customers.
  175.   - Find "Strong & Weak" categories of any employee's performance.
  176.   - Find "Strong & Weak" categories of any Product or Service.
  177.   - Unique "BROWSE" mode for viewing Customer & Invoice records.
  178.   - Shows System "DATE & TIME" on "Main Menu".
  179.  
  180. INTERNATIONAL FEATURES:
  181.   - International Date Settings: MM/DD/YY DD/MM/YY or YY/MM/DD.
  182.   - Time Settings: 12 or 24 Hour Clocks.
  183.   - International Currency Symbols: Dollar, Pound, Yen, Frank, None, Etc.
  184.   - Two International Currency Formats: 1,234.56 or 1.234,56
  185.  
  186. System Requirements:
  187.   - Computer - PC/XT/AT/286/386/486 or Close Compatible
  188.   - MS/DOS Version 3.3 or higher (Ver 5.0 or higher with EMS Recommended)
  189.   - Ram Memory - 640k (Use of ALL features requires about 500k of FREE Ram)
  190.   - Hard Drive Highly Recommended
  191.   - Monitor - Mono or Color - 80 column
  192.   - Printer - 80 Column Dot Matrix - IBM ProPrinter or Epson FX compatible.
  193.   - CONFIG.SYS: Set To "FILES = 25" (Or More - Very Important!)
  194.  
  195.  
  196.                              REGISTRATION
  197.  
  198. GENERAL INVOICE SALES TRACKER - PLUS (GPP) is a "Shareware" software
  199. package.  The term "Shareware" means that we provide you with a copy of the
  200. program for you to "try out" for a short evaluation time. After a few weeks
  201. of use, you are required to either dispose of the program or send us the
  202. purchase price for registration. Extended use without proper registration
  203. is a violation of our rights under International Copyright Laws.
  204.  
  205. WARNING: The "Shareware" versions of any of our programs are, and will
  206. remain, fully functional. But any of several safeguards "may" exist to
  207. encourage User Registration and to help detect and expose unauthorized
  208. retailing of any Shareware version of this program.
  209.  
  210. User Support (by Phone, Fax or Letter) is available for anyone who needs
  211. help or information with any of our products (Registered or Not).
  212.  
  213. Because we produce and support MANY different software packages, and each
  214. package usually has several updated releases and revisions, please have the
  215. following information available whenever you contact us for any reason:
  216. Program's Full Name, Version Number, and Serial Number (even if NOT a
  217. Registered Program). All the above are shown on the "Main Menu" screen.
  218.  
  219.                         BONUS FOR REGISTERING
  220.  
  221. All Users who register will receive the latest updated, improved and
  222. "Debugged" version of this program. They are also kept advised of all of
  223. our new programs, and many times, Registered Users are offered special
  224. discounts toward (and free Demos of) our new programs.
  225.  
  226. In addition to all of that, they also receive another program called
  227. "TOOLS.EXE", which is a "support" program for GPP.
  228.  
  229. "TOOLS.EXE" let's the registered user do some very useful tasks related to
  230. manipulating the records in the data file.
  231.  
  232. #1- EXTRACT Invoices from your data file and create assorted "smaller" data
  233. files. This allows "Date Specific" data files to be created which may hold
  234. "Yearly, Semi-Annual, Quarterly or Monthly" data.
  235.  
  236. Another benefit of this feature is that it allows the User to keep their
  237. "current" data file much smaller in size. Smaller file sizes increase the
  238. program's speed during data searches and calculation routines, and can free
  239. up a significant amounts of disk space.
  240.  
  241.  
  242. #2- PACK THE ISAM File. When Records are "deleted", they are only "marked"
  243. as being deleted. They are NOT removed from the data file, and are simply
  244. over-written when (and if) you add new records. The PACK FILE routine will
  245. remove all records marked as deleted, and will readjust the reserved Index
  246. Space in the ISAM file. This will usually reduce the file size.
  247.  
  248.  
  249. #3- CLEAR the "Last Sale Date" & "Total Amount Spent" fields from all the
  250. Customer Records. Then Recalculate and insert new values for both of those
  251. fields based upon the information found in the Current Invoice file.
  252.  
  253. This selection also offers the option of "Deleting" Customer Records which 
  254. have NO matching Invoice Records in the current Invoice file (No Last Sale 
  255. Date and Zero Total Amount Spent). This usually happens when Invoice 
  256. Records are either Deleted by an operator, or Extracted to another file.
  257.  
  258.  
  259. #4- REPAIR THE DATA FILE. If your data file should become "corrupt", in
  260. many cases this routine can "fix" the file and make it functional again.
  261.  
  262. Any kind of file can become corrupt by Improper Program Exits (such as
  263. Power Outages would cause), by "Bad Disk Sectors", "Broken File Chains",
  264. "Lost File Clusters", Bad Disk File Allocation Table (FAT), Hard Disk
  265. Crash, and several other reasons.
  266.  
  267. This is especially true now that most computers have some type of "Disk
  268. Cache" program in operation. These Cache Programs hold some of the disk
  269. file data in RAM Memory, and limit the number of times a file is Read or
  270. Writen to. If power is cut off before the Cache Program has done it's last
  271. "File Update" (usually within 1 minute from your last keystroke), a corrupt
  272. file or missing record(s) can result.
  273.  
  274. This REPAIR feature alone makes Registration of GPP a smart choice for any
  275. person who is serious about keeping accurate business records.
  276.  
  277.                           HOW DO I REGISTER?
  278.  
  279. Print out (and fill out) the enclosed file named "REGISTER.DOC" with the
  280. following Command.... "COPY REGISTER.DOC LPT1:" <...and press 'Enter'>.
  281.  
  282. The printed output will be a Registration Form. The program price will be
  283. listed on that Form. As all Prices and Features are subject to periodic
  284. changes, it is advised that you call or write for the latest version number
  285. and price after July, 1994.
  286.  
  287. When you have filled in the Registration Form, Mail it to us with your
  288. Payment. Make checks payable to "R. KEBER JR." in United States Funds.
  289.  
  290. Our normal method of shipping a pre-paid order within the United States
  291. is by regular 1st Class Mail. In such cases there is NO SHIPPING CHARGE,
  292. and delivery time is usually just a few days.
  293.  
  294.        (All Prices & Features Are Subject To Change Without Notice)
  295.                     COPYRIGHT (C) - ROBERT F. KEBER JR.
  296.                Produced & Distributed By: TypeRight Software
  297.  
  298.                           Files included with GPP
  299.  
  300. CNFGPPnn.EXE   - Allows User To "Set-Up" GIST PLUS(+) To Individual Needs.
  301. DATAFILE.OVL   - Data File Template. Contains Sample Invoice/Customer Data.
  302. GPP.DOC        - This Instruction Manual
  303. GPP.EXE        - Main Program
  304. INSTALL.EXE    - Installs GPP on Hard Drive & Prints Instruction Manual
  305. INVNTORY.EXE   - Creates/Edits/Sorts "INVNTORY.DAT" Inventory File
  306. PACKLIST.EXE   - Creates/Edits/Sorts Assorted Invoice "Packing Lists"
  307. 10012-1.PKL    - Sample Packing List #1
  308. 10012-2.PKL    - Sample Packing List #2
  309. REG.DAT        - Registration Data - User's Name & Serial Number.
  310. REGISTER.DOC   - Registration Form - Print & Fill Out When Registering
  311. SCREEN.OVL     - GIST PLUS(+) Display Screens (Compressed)
  312.  
  313. -------------  Files Shipped With Registered Versions Only ---------------
  314.  
  315. CONVERT.EXE    - Converts "Older" Style CUSTOMER.REC and INVOICE.REC Files
  316.                  (from our GIST-PLUS program) Into A GPP ISAM Data File.
  317.  
  318. TOOLS.EXE      - Data File Utilities and Maintenance.
  319.  
  320. ISAMREPR.EXE   - Microsoft's ISAM File Repair program.
  321. ISAMPACK.EXE   - Microsoft's ISAM File Packing Program.
  322.  
  323. -------------  Files which are created when GPP is run ------------------
  324.  
  325. DATA.FIL       - "ISAM" Data File (Indexed Sequential Access Method)
  326. DATA.BAK       - Backup File - Highly Compressed (LZW) Copy Of "DATA.FIL"
  327. INVNTORY.DAT   - Inventory Data File - Maximum of 735 Records
  328. GPP.CNF        - Configuration File For GPP's Custom Program Settings.
  329. FILENAME.PKL   - Assorted Packing List Files.
  330. PRINTER.PRN    - The "Print To Disk" File Where Printed Output Is Stored.
  331. RUNWHAT.DAT    - Helps Direct GPP File "Switching" and "Flow Control".
  332.                          SETTING UP GIST PLUS(+)
  333.  
  334. GPP.EXE has been written in such a manner as to make it very adaptable to
  335. different Tax Laws, User needs, and hardware abilities. As a result there
  336. are many features which can be changed (or "Configured").  Most changes can
  337. be made by running the GPP program, and then choosing the "RECONFIGURE"
  338. menu selection from the Main Menu.
  339.  
  340. The Reconfigure section of GIST++ has a lot of "on screen" instructions,
  341. explanations and menus. It will create a new disk file called "GPP.CNF"
  342. which will contain a list of all the custom changes you may have selected.
  343. From then on, when GIST++ is run, it will look for GPP.CNF and (if found)
  344. will use the list of "settings" inside the file.
  345.  
  346.                CONFIGURABLE GIST PLUS(+) SETTINGS
  347.               ------------------------------------
  348.            CONFIGURE CATEGORY    |   DEFAULT SETTING
  349. -------------------------------------------------------------
  350. Name Of Invoice TAX #1 Field.....: "OTHER TAX"
  351. Sales Tax#1 On Sale Category #1..: Yes   Percentage Rate: .02
  352. Sales Tax#1 On Sale Category #2..: Yes   Percentage Rate: .02
  353. Sales Tax#1 On Sale Category #3..: Yes   Percentage Rate: .02
  354. Sales Tax#1 On Sale Category #4..: Yes   Percentage Rate: .02
  355. Sales Tax#1 On Sale Category #5..: Yes   Percentage Rate: .02
  356. Sales Tax#1 On Sale Category #6..: Yes   Percentage Rate: .02
  357. Sales Tax#1 On Sale Category #7..: Yes   Percentage Rate: .02
  358. Sales Tax#1 On Sale Category #8..: Yes   Percentage Rate: .02
  359. Sales Tax#1 On Sale Category #9..: Yes   Percentage Rate: .02
  360. Sales Tax#1 On Sale Category #10.: Yes   Percentage Rate: .02
  361. Sales Tax#1 On Sale Category #11.: Yes   Percentage Rate: .02
  362. Sales Tax#1 On Sale Category #12.: No    Percentage Rate: 0
  363.  
  364. Name Of Invoice TAX #2 Field.....: "SALES TAX"
  365. Sales Tax#2 On Sale Category #1..: Yes   Percentage Rate: .06
  366. Sales Tax#2 On Sale Category #2..: Yes   Percentage Rate: .06
  367. Sales Tax#2 On Sale Category #3..: Yes   Percentage Rate: .06
  368. Sales Tax#2 On Sale Category #4..: Yes   Percentage Rate: .06
  369. Sales Tax#2 On Sale Category #5..: Yes   Percentage Rate: .06
  370. Sales Tax#2 On Sale Category #6..: Yes   Percentage Rate: .06
  371. Sales Tax#2 On Sale Category #7..: Yes   Percentage Rate: .06
  372. Sales Tax#2 On Sale Category #8..: Yes   Percentage Rate: .06
  373. Sales Tax#2 On Sale Category #9..: Yes   Percentage Rate: .06
  374. Sales Tax#2 On Sale Category #10.: Yes   Percentage Rate: .06
  375. Sales Tax#2 On Sale Category #11.: Yes   Percentage Rate: .06
  376. Sales Tax#2 On Sale Category #12.: No    Percentage Rate: 0
  377. Sales Tax#2 On Sales Tax#1.......: No    Percentage Rate: 0
  378.  
  379. Page Headings (Graphics/Text)....: Use Non-Graphic Characters
  380. Use GIST PLUS(+) Letterhead......: Yes
  381. Use Pre-Printed Stationery.......: No
  382. Use "Window" Mailing Envelopes...: No
  383. Center Invoice's 5 COMMENT Lines.: No
  384. Last Printed Line Of Invoice.....: "Sales Rep:___ Customer Rep:___"
  385. Print Customer Phone On Invoices.: Yes
  386. Starting Invoice Number..........: 10,000      (Options: 3 to 9,000,000)
  387. Starting Customer Number.........: 3           (Options: 3 to 9,000,000)
  388. Copies Of Printed Invoices.......: 1
  389. Printed Output Sent To...........: LPT1:   (Options: LPT2: or DISK FILES)
  390.  
  391. Sales Category #1 Is Called......: "Sale Cat #1"
  392. Sales Category #2 Is Called......: "Sale Cat #2"
  393. Sales Category #3 Is Called......: "Sale Cat #3"
  394. Sales Category #4 Is Called......: "Sale Cat #4"
  395. Sales Category #5 Is Called......: "Sale Cat #5"
  396. Sales Category #6 Is Called......: "Sale Cat #6"
  397. Sales Category #7 Is Called......: "Sale Cat #7"
  398. Sales Category #8 Is Called......: "Sale Cat #8"
  399. Sales Category #9 Is Called......: "Sale Cat #9"
  400. Sales Category #10 Is Called.....: "Sale Cat 10"
  401. Sales Category #11 Is Called.....: "LABOR CHRGS"
  402. Sales Category #12 Is Called.....: "SHIPPING"
  403.  
  404. Payment Terms #1 Is Set To.......: "PAID - CASH"
  405. Payment Terms #2 Is Set To.......: "PAID - CHECK"
  406. Payment Terms #3 Is Set To.......: "PAID - CREDIT CARD"
  407. Payment Terms #4 Is Set To.......: "PREPAID ORDER"
  408. Payment Terms #5 Is Set To.......: "COLLECT ON DELIVERY"
  409. Payment Terms #6 Is Set To.......: "NET CASH - 10 DAYS"
  410. Payment Terms #7 Is Set To.......: "NET CASH - 15 DAYS"
  411. Payment Terms #8 Is Set To.......: "NET CASH - 30 DAYS"
  412. Payment Terms #9 Is Set To.......: "DUE ON RECEIPT"
  413. Payment Terms #10 Is Set To......: "SPECIAL PRE-ARRANGEMENT"
  414.  
  415. Heading Text - Line #1...........: "YOUR COMPANY'S NAME & ADDRESS"
  416. Heading Text - Line #2...........: "To Insert Your Own Data"
  417. Heading Text - Line #3...........: "In These 6 Lines Of Text,"
  418. Heading Text - Line #4...........: "Use The RECONFIGURE Selection"
  419. Heading Text - Line #5...........: "On The Main Menu. Then On Next"
  420. Heading Text - Line #6...........: "Menu, Use 'Header Information."
  421.  
  422. Footer Text - Line #1............: "THANK YOU FOR YOUR BUSINESS"
  423. Footer Text - Line #2............: "To Insert Your Own Data"
  424. Footer Text - Line #3............: "In These 6 Lines Of Text,"
  425. Footer Text - Line #4............: "Use The RECONFIGURE Selection"
  426. Footer Text - Line #5............: "On The Main Menu. Then On Next"
  427. Footer Text - Line #6............: "Menu, Use 'Footer Information."
  428.  
  429. International Dates..............: MM/DD/YY   (Options: DD/MM/YY  YY/MM/DD)
  430. International Times..............: 12 Hour Clock    (Option: 24 Hour Clock)
  431. International Money Symbols......: $  (Options: Pound,Frank,Yen,None,etc.)
  432. International Fraction Designator: .   ("." = 1,234.56    "," = 1.234,56)
  433.  
  434. Any (or all) of the above items (and a few "Sub-Items") may be changed as
  435. often as you like. You may use "RECONFIGURE" over and over, as it will
  436. simply "Read" and then "Re-Write" the "GPP.CNF" file.
  437.  
  438.                            PROGRAM SECURITY
  439.  
  440. It may take some time and experimentation to finally get GPP set up exactly
  441. the way you want it to be for all your needs. But other Users can reset and
  442. change those same settings without your knowledge. Also, if someone should
  443. delete the file called GPP.CNF, all of your settings will be gone, and the
  444. program will reset to it's default settings.
  445.  
  446. As a precaution against this, we suggest that you set up the program
  447. configuration as "you" want the program to operate. Then make (and keep on
  448. file) a printout of the configured settings. There is a menu choice for
  449. printing a list of these settings on the ReConfigure Program Menu. You will
  450. find those printouts VERY helpful the next time you need to check the
  451. settings or reconfigure the program (or an updated version) again.
  452.  
  453.  
  454.                   SETTING UP GPP ON YOUR HARD DRIVE
  455.  
  456. GPP is NOT copy-protected and has no elaborate schemes to prevent copies
  457. from easily being made. Though Registration only entitles you to one (1)
  458. working copy of GPP for each registration fee, backup copies can be made
  459. by any of the normal DOS/MS-DOS "Copy" or "Disk Copy" commands.
  460.  
  461. All of the GPP files are "matched" to each other by version number. They
  462. MUST ALL BE from THE SAME VERSION or the program will not work properly.
  463.  
  464. The best and easiest method (always) to "Set-Up" or "Update" GPP is to
  465. run the GPP Program called "INSTALL.EXE".
  466.  
  467. "INSTALL.EXE" will NOT erase or delete any of your existing GPP data files,
  468. but will replace all of the other GPP files. If installation is on a Hard
  469. Drive, "INSTALL" will simply check to see if a Sub Directory called "\GPP"
  470. already exists on that drive. If it does, it will warn you and then give
  471. the option to "Quit" or "Continue" operation.
  472.  
  473. If this is a brand new installation (you have never used this program
  474. before) and you get the warning that "\GPP" already exists, then QUIT the
  475. install program and find out what files are already in the sub-directory
  476. called "\GPP" on your hard drive. You may then have to make adjustments to
  477. avoid confliction problems between GPP and whatever files are already
  478. present in that sub-directory.
  479.  
  480. In the case of an "Update" installation, "\GPP" WILL already exist from the
  481. previous installation, and you will "Be Warned".  Enter a "C" to "Continue"
  482. Installation. INSTALL.EXE will then "peek" into the target Drive &
  483. Directory, and then do whatever is necessary to avoid "over-writing" your
  484. existing DATA.FIL, INVNTORY.DAT, PACKLIST.PKL or GPP.CNF files.
  485.  
  486. It will also create another file called "GPP.BAT", which it will store in
  487. the ROOT Directory. This file is created for those Users who may not know
  488. their way around a Hard Drive too well. Simply typing GPP in the ROOT
  489. Directory will automatically switch to the "\GPP" sub directory and then run
  490. "GPP.EXE" for the operator.
  491.  
  492. INSTALL will also check to see if there is a "Boot-Up" file called
  493. "CONFIG.SYS" on the target drive. If CONFIG.SYS does NOT already exist,
  494. then INSTALL will create such a file for the operator.  The "CONFIG.SYS"
  495. file will only contain one very important command...
  496.  
  497.                              "FILES=25"
  498.  
  499. If there already is a "CONFIG.SYS" file, then "INSTALL.EXE" will examine
  500. it's contents. If a "FILES=" command to does NOT exist, it will be inserted
  501. into the file.
  502.  
  503. If the "FILES=" command DOES EXIST, it will be examined and reset (if
  504. necessary) to a minimum of "25" files. This command is what determines the
  505. maximum number of disk files that your computer may "Open" (access) at one
  506. time. On most systems, the default setting is only for "8" files.
  507.  
  508. It is "VERY IMPORTANT" for the "FILES=25" command to be set to at least 25
  509. or more files or GPP will run into a "Brick Wall" as it tries to create and
  510. open "one" file too many.
  511.  
  512. The same is true for many (lots & lots) of other programs as well.  So it's
  513. not a bad idea to set this to "25" files, and never change it again (unless
  514. another program tells you to increase it to an even higher number).  The
  515. "FILES=" command is one where "Too much won't hurt, but too little will"
  516. (within reason).
  517.  
  518.                            GETTING STARTED
  519.  
  520. Once you have gotten all the GPP files installed, all that is necessary to
  521. RUN GPP is to BOOTUP and Enter the command.........: GPP  <press enter>
  522.  
  523. GPP will then load into memory. If this is a brand new installation, there
  524. will be no data file ("DATA.FIL") for the program to access. So you will be
  525. asked if you wish to use the "SAMPLE" data to try out the program.
  526.  
  527. If you answer "Y" (for yes) then GPP will create a data file called
  528. "DATA.FIL", and the file will contain SAMPLE Customer & Invoice records.
  529.  
  530. If you answer "N" (for no), GPP will create the same data file (DATA.FIL),
  531. but it will contain NO sample records (it will be an EMPTY file). Such a
  532. file is ready to start accepting "FOR REAL" data from you, about your real
  533. customers and their billing transactions with your firm.
  534.  
  535. Once a data file has been established, GPP will then present you with the
  536. "Main Menu" screen.
  537.  
  538. The sample data files have been included to make things a bit easier for
  539. you if you just want to "try out" this program. They will save you the
  540. trouble of entering your own data just to see just what GPP can do, like
  541. printing various reports, performing calculations, and many other things.
  542. They also demonstrate many things which might otherwise never occur to you
  543. (such as alternative uses for various data fields, features which are NOT
  544. immediately obvious, and so on).
  545.  
  546. Feel free to play around with these sample files, and "get the hang" of how
  547. the program works. That's the easiest and fastest way to learn (most fun
  548. way too).
  549.  
  550. Run through all the different Menus and features, and try everything. Find
  551. records, add new records, edit records, delete records. Print out some
  552. labels, directories, statements, reports and invoices. Make all of your
  553. mistakes with the sample data files and learn while using "them" instead of
  554. your "Real" data.
  555.  
  556. Try "Re-Naming" the "Sales Categories" and "Terms & Conditions" to settings
  557. which will apply best to your individual type of business. Selecting Sales
  558. Category Names is perhaps the most important step in setting up GPP for your
  559. own use. A LOT of thought should be given to the Names BEFORE you begin to
  560. enter your own "for real" data.
  561.  
  562.                         REDIRECTING PRINTED OUTPUT
  563.  
  564. GPP allows you to send any or all of your "Printed Output" to any of three
  565. destinations; Line Printer #1 (LPT1:), Line Printer #2 (LPT2:) or to a disk
  566. file named "PRINTER.PRN".
  567.  
  568. When set to "Disk File", everything that would normally be sent to your
  569. printer will be sent (at top speed) to a disk file named "PRINTER.PRN".
  570.  
  571. You may "ReDirect" the "Printed Output" from either the GPP PRINT MENU or
  572. from the RECONFIGURE MENU (the Printed Output selections).
  573.  
  574. If you have a SLOW PRINTER, and don't want to spend a lot of time "waiting
  575. around" for your printer to slowly print each and every page, then set the
  576. printed output to go to the DISK FILE (named PRINTER.PRN).
  577.  
  578. Or if you have a LOT of information to print (such as ReBilled Invoices or
  579. Customer Statements), set GPP for DISK FILE output. When set to DISK FILE,
  580. GPP will perform ALL printing operations extremely fast (sometimes so fast
  581. that literally, "If you blink..., you'll miss it).
  582.  
  583. Then, when finished with your GPP work session, press the "F10" Key to exit
  584. GPP. Before exiting, GPP will ask if you wish to print "PRINTER.PRN" (the
  585. disk file which contains all of your printed output). If you answer "Yes",
  586. printing will begin immediately.
  587.  
  588. But before you answer "Yes", make sure that your printer is completely
  589. "ready to go". Make sure it is "On Line", has plenty of paper, and is
  590. electronically set for the "Top Of Page" position. Once activated, printing
  591. will continue non-stop until ALL of the data in PRINTER.PRN has been
  592. printed (or until you manually interrupt by shuting off the printer).
  593.  
  594. If you decide to exit GPP without doing the printing, GPP will then ask if
  595. you wish to DELETE the PRINTER.PRN file. If you answer "No", the print file
  596. will be left unchanged. If "Yes", the file will be deleted.
  597.  
  598. Every time you start up GPP with the "Print To Disk" option in effect, GPP
  599. will look for the PRINTER.PRN disk file. If it finds the file on your disk,
  600. GPP gives you the option of "Appending" (adding new output to the end of
  601. the existing file), or "Over-Writing" the file.
  602.  
  603. Over-Writing the file will KILL all of the old printed output, replacing
  604. it with any newer printing you may produce (be VERY careful with this).
  605.  
  606. LABELS: We suggest that you DO NOT print any mailing labels while in the
  607. "Print To Disk" mode, unless "Labels" are the ONLY thing you will be
  608. printing in this particular work session. The reason for this is because
  609. none of the label printing routines end with a "FormFeed". Therefore they
  610. DO NOT set up the paper to the next "Top Of Page" for any other printing
  611. which will follow the printing of labels. As a result, any printing which
  612. occurs AFTER you have printed one or more labels WILL NOT be centered
  613. properly on the sucessive pages (from top to bottom).
  614.  
  615. TIME SAVER: To save even more time, you may use the MS/DOS program named
  616. "PRINT.COM" to print PRINTER.PRN (see your MS/DOS manual - PRINT.COM).
  617.  
  618. Using PRINT.COM will print PRINTER.PRN in the "BACKGROUND" (in a Multi-
  619. Tasking mode), allowing you to use your computer for other (non printing)
  620. tasks at the same time as PRINTER.PRN is being printed.
  621.  
  622. EDITING PRINT FILE: If you wish, you may view or edit the "PRINTER.PRN"
  623. file with most word processors or text editors, as it is only an ASCII TEXT
  624. file with a few Epson Printer Control Codes embedded in the text.
  625.  
  626. But if you edit this file, be cautious about adding or deleting lines or
  627. linespaces in the file (unless you delete whole pages of printed data).
  628.  
  629. In general, if you Add a new line on a page, you should also Delete a line
  630. from somewhere else on the same page. The number of lines per page should
  631. remain constant (unless you use the "True Epson Formfeed" option). Changing
  632. the number of printed lines per page can "mess up" the linespacing on ALL
  633. of the following pages of print, especially when using the "Simulated
  634. Formfeed" ReConfigure option.
  635.  
  636.                            NEGATIVE DATA ENTRIES
  637.  
  638. To enter a "Discount" (or any other kind of number which is meant to be
  639. subtracted), the value must be entered as a NEGATIVE NUMBER (eg: -26.54
  640. ...dash + the number).
  641.  
  642. While on this subject of Negative Entries, some of our users have expressed
  643. confusion about how to go about eliminating Invoices which were entered in
  644. error, or which are "UnCollectable". Some have compounded the error by
  645. adding yet another New Invoice (identical to the original), but with ALL
  646. Negative Entries, to "off-set" the original Invoice's values. Such a
  647. practice will only help to create a large "Can Of Worms" and produce some
  648. very confusing printed reports.
  649.  
  650. Instead, if the values on the Invoice in question have not yet appeared in
  651. any reports sent to your Bookkeeper, Accountant or Government, then simply
  652. DELETE IT (as if it never was entered in the first place).
  653.  
  654. But if the error was found AFTER your Bookkeeper or Accountant did your
  655. books (or after you paid the Sales Tax on the invoice), then print out a
  656. couple of copies of the Incorrect Invoice, and then delete that Invoice
  657. from the GPP Invoice file. Take the printed Invoices and mark each copy as
  658. "VOID". Put one copy into your paper file for record keeping, and give the
  659. other copy to your Accountant the next time He/She does your books. It will
  660. then be deducted (in your books) from your reported income for the next new
  661. accounting time period.
  662.  
  663.                              PARTIAL PAYMENTS
  664.  
  665. Partial Payments (or Credits) can be applied to invoices during Invoice
  666. Editing when the "Paid In Full" field is left without an entered date.
  667.  
  668. If the "Paid In Full" field is left without an entered date (left UnPaid),
  669. you will be offered a chance to enter a "Partial Payment" toward the end of
  670. the Invoice Editing process.
  671.  
  672. Partial Payments should be entered as normal (positive) numbers (NOT
  673. Negative numbers) as the program will automatically perform all required
  674. mathematics.
  675.  
  676. If a "Partial Payment" entry is made, some new figures will be displayed
  677. "On Screen" which will show the "Last Payment Amount", the "Last Payment
  678. Date", The "Total Amount Of Payments Received" (Credits), and the "UnPaid
  679. Balance" due on that invoice.
  680.  
  681. These same "Partial Payment" figures will then appear at many other places
  682. throughout the program as this same invoice is accessed by other routines.
  683.  
  684. "Accounts Receivable" screens and printed reports, "Invoice" screens and
  685. printouts, printed "Customer Statements", and "Sales Income" screens and
  686. reports will all reflect the amounts and the changes made by any and all
  687. of the partial payments.
  688.  
  689. If you use the "RE-BILL" routine, then all "Partial Payments" and "UnPaid
  690. Balances" will be IGNORED and set to zero as newer invoices are created. In
  691. other words, the OLD "Invoice Total" will be the NEW "Balance Due" in the
  692. newly created invoices.
  693.  
  694. When the final "Payment" is entered and the "Balance Due" becomes zero (or
  695. less than zero - no "Credit Balance"), a window will appear asking if you
  696. wish to "Mark This Invoice As Paid In Full". If "YES", then ALL "Partial
  697. Payment" and "Balance Due" fields will be reset to zero, and the invoice
  698. will be marked as "Paid In Full" using "Today's Date".
  699.  
  700. If you manually enter a date into the "Paid In Full" field when there is
  701. still a "Partial Balance Due", another window will appear asking if you
  702. wish to "clear" all partial payment entries. If "YES", then ALL "Partial
  703. Payment" and "Balance Due" fields will be reset to zero, and the invoice
  704. will be marked as "Paid In Full" using the date which you entered.
  705.  
  706. At  the  current time, GPP will NOT keep track of "Multiple  Payments"  and
  707. payment dates (beyond the last payment). It simply keeps track of the Total
  708. Paid, Total UnPaid, and Balance Due for each invoice. Extensive tracking of
  709. Multiple  Payments  (Dates,  Amounts and Check Numbers)  can  be  performed
  710. manually in a "Hard Copy" (printed on paper) Accounts Receivable File.
  711.  
  712.            *************** IMPORTANT READING **************
  713.  
  714. IMPORTANT: When you are ready to erase the "SAMPLE" data files and begin
  715. entering "Real" data... DO NOT just "Delete" every sample record inside of
  716. each file.
  717.  
  718. To COMPLETELY ERASE THE DATA, select the "RECONFIGURE" selection from
  719. the Main Menu. Once "Reconfigure" is loaded, there is a menu selection for
  720. ERASING the DATA file on the Configuration Menu which make this task simple
  721. and fast.
  722.  
  723. Once you have ERASED the sample data files, when GPP.EXE is run again, it
  724. will (once again) ask if you want to use the "SAMPLE" data files. Answer
  725. "N" (for NO). By doing this, GPP will create a brand new (and empty) data
  726. file for you to begin entering your own "For Real" Invoice & Customer data.
  727.  
  728.                           PRINTING TROUBLES
  729.  
  730. If you find you are having trouble with "printing" any of the various
  731. "print" items, look farther into this text for a heading of "TROUBLE"
  732. and "PROBLEMS" for suggestions on what to check for.
  733.  
  734.                      DATA ENTRY & CURSOR CONTROLS
  735.                    FIELD EDITING -- CURSOR MOVEMENT
  736.  
  737. The following page or so describes the methods used in GPP to enter data
  738. into "Fields".  "Field" is just another word for a "Blank Space" to be
  739. filled in with information. Example: "NAME:____(field)_______".
  740.  
  741. We suggest that you take the time to at least glance through this
  742. information, as most of it has been put there to make life (and GPP)
  743. easier for you.  Some of it will describe "Short-Cut" methods of entering
  744. data, while some of the others will answer some questions before you even
  745. think to ask them.
  746.  
  747. INSERT KEY: Toggles between "Insert" & "Overwrite" of characters.
  748.             Cursor changes shape for each mode.
  749.  
  750. DELETE KEY: Deletes character at cursor position.
  751. BACKSPACE.: Deletes character to left of cursor position.
  752.  
  753. LEFT ARROW.: Move cursor left one space.
  754. RIGHT ARROW: Move cursor right one space.
  755. UP ARROW...: Jump To Previous Field.
  756. DOWN ARROW.: Jump To Next Field.
  757. ENTER KEY..: Jump To Next Field
  758. RETURN KEY.: Jump To Next Field
  759. TAB KEY....: Jump To Next Field
  760.  
  761. CTRL LEFT..: Move cursor left one word.
  762. CTRL RIGHT.: Move cursor right one word.
  763.  
  764. HOME KEY...: Move cursor to beginning of field.
  765. END KEY....: Move cursor to end of field entry.
  766. CTRL END...: Delete field entry from cursor position to end.
  767.  
  768. PAGE UP....: Jump to top field.
  769. PAGE DOWN..: Jump to bottom field.
  770.  
  771. F-1 KEY....: Exit "Current Routine" and return to the previous menu.
  772. F-5 KEY....: Varied purposes. Watch Bottom Center of Display Screens.
  773. F-10 KEY...: Exit from the GPP program.
  774.  
  775. YES/NO QUESTIONS:
  776.  
  777. In the majority of cases, when GPP asks a question to be answered by a "Y"
  778. or "N", pressing the "Enter" key is the same as entering a "Y" (for Yes).
  779. But there are a few places where the reverse is true (Enter = "N"), and
  780. still a few other places where you MUST press a "Y" or "N", and the "Enter"
  781. key won't be accepted.  It sounds confusing, but (believe it or not) it
  782. works well and makes good sense in practice. However, when in doubt, just
  783. press the "Y or N" keys.
  784.  
  785. DATE & TIME FIELDS:
  786.  
  787. If you find that the "TIME & DATE" displays are NOT accurate, then the
  788. problem is NOT with GPP. The problem is that "YOUR" Computer System's
  789. "Clock & Calendar" are not properly set. The "Reconfigure" program has a
  790. menu selection to reset your System time and date to current settings.
  791.  
  792. TIMES: The Reconfigure Program offers either "12" or "24" Hour Clocks.
  793.  
  794. DATES: The Default Date format is: MM/DD/YY. Other International Date
  795. Formats of DD/MM/YY or YY/MM/DD may be set from the Reconfigure Menu.
  796.  
  797. If you use any Date Format other than the default (USA) setting, GPP will
  798. expect you to already have your Computer System's "COUNTRY" setting set to
  799. the appropriate country for the Date Format which you selected.
  800.  
  801. For example: If you select the United Kingdom's date format of "DD/MM/YY",
  802. then GPP expects that you already have a command line of "COUNTRY=044" in
  803. your CONFIG.SYS file. See your MS/DOS Manual for more information on
  804. setting "COUNTRY" settings.
  805.  
  806. If you DO NOT have the "Country" set correctly, you will either produce a
  807. System Error when GPP tries to reset your System Date with a date format
  808. which is different from the one which was set when you Booted Up your
  809. machine, or your computer system will simply ask you to re-enter the date
  810. again. In either case, there is no harm done to your System or to GPP.
  811.  
  812. Anywhere in GPP where you enter a date, it will always be checked for
  813. validity. If the date is invalid, a "Warning Window" will appear on screen,
  814. and the date will not be accepted.
  815.  
  816. INVOICE DATE FIELD: To enter "Today's Date" (System Date) in this field,
  817. just "exit" from this field by ANY method WITHOUT entering any kind of date
  818. entry (Depress ENTER, TAB, UpDn, PgUp, PgDn, F5 Key, etc.).
  819.  
  820. PAID DATE: To mark an Invoice as "Unpaid" (or NOT completely paid), don't
  821. enter anything in this field. You accomplish this by just pressing the
  822. "Enter" (or cursor) keys. When marked as "Unpaid", the field should show
  823. MM/DD/YY, DD/MM/YY or YY/MM/DD. Nothing should be entered into this field
  824. until the very last cent of the Invoice Total has been received (DO NOT
  825. enter any date here for Partial Payments).
  826.  
  827. To mark the "Paid Field" as "Paid" using "Today's Date", just press the
  828. "F5 Key" (watch the bottom center of the screen).
  829.  
  830. The OLDEST date GPP can handle is January 2, 1950
  831. The NEWEST date GPP can handle is December 31, 2049
  832. The "Missing Day" (Jan 1, 1950) is reserved for special GPP program use.
  833.  
  834. This effectively gives GPP a 100 year date range.
  835. SEARCH KEYS:
  836.  
  837. When GPP asks you to enter some information to search for a particular
  838. record, if asking for an ID Number, for the best results try to enter the 
  839. entire number (not just part of it).
  840.  
  841. If asking for a Customer's Name, for the best results only enter the first
  842. few characters of the last name (about 4 or 5 characters). This is usually
  843. enough to locate most names easily (first names should NOT be used).
  844.  
  845. However, in some cases it would be easier to type in some extra characters
  846. to speed up the customer search. Example: If looking for "SMITHERS" (and
  847. you know you have a fair number of "SMITH"s in the file), to avoid wading
  848. through ALL of the "Close Match" records you might enter "SMITHE" instead
  849. of "SMI" as your search "key".
  850.  
  851. If GPP is unable to find any record which matches the "Search Key"
  852. information which you provided, an "on screen" message will appear saying
  853. so. You then have the option of trying again.
  854.  
  855. But in some cases, if an "Exact Match" is not found, GPP will present the
  856. "Next Closest Match" for your inspection, and it will then ask if that
  857. record is correct (as in the "Browse" mode).
  858.  
  859.                      "CUSTOMER DATA ENTRY" SCREEN
  860.                     ===============================
  861.             "LAST SALE DATE" & "TOTAL AMOUNT SPENT" FIELDS
  862.  
  863. These two fields are located on the "Customer Data Entry Screen". They are
  864. "calculated", "filled in" and "maintained" automatically by GPP. They
  865. cannot be changed or edited by an operator.
  866.  
  867. As you enter "New" invoices (or Edit or Delete existing Invoices), these
  868. fields will be updated with the new data automatically.
  869.  
  870. You can always determine if you can change a field entry by the color of
  871. the text in the field. A "White" field entry MAY NOT be directly edited,
  872. while a "Yellow" field entry CAN be easily changed at anytime.
  873.  
  874. The GPP "Support Program" called "TOOL.EXE" offers the capability of
  875. "Clearing & Recalculating" the "Last Sale Date" & "Total Amount Spent"
  876. fields in each customer record. The new data placed into these fields will
  877. be based upon the Data in the Invoice Records currently in the file.
  878. TOOL.EXE is only provided with "Registered" versions of GPP.
  879.  
  880. Also offers an option to DELETE customers without any matching invoices.
  881.  
  882.                           TWO "NAME" FIELDS
  883.  
  884. GPP provides two "Name" fields for entries. The Last/Business name field
  885. contains 30 characters, and the First name field contains 20 characters.
  886. Combined together, the two fields total a maximum of 50 characters for
  887. names.
  888.  
  889. For reasons of spacing on paper and labels, only the first 30 characters of
  890. the combined two name fields will be printed on any GPP printout.  For
  891. this reason, we suggest that you keep all "First Name" field entries as
  892. reasonably short as possible.
  893.  
  894.                      NAMES & ID NUMBERS AS "KEYS"
  895.  
  896. After a "Customer" or an "Invoice" have been assigned an "ID number", and
  897. the record is saved to a disk file, you will no longer be able to change
  898. the Names or ID Numbers through any of the GPP "Editing" routines.
  899.  
  900. Once assigned, the "ID Numbers" are "Keyed" to the "Names", and "Vice
  901. Versa". They are permanently "MATCHED" to each other. The only way to
  902. change those "Names & Numbers" is to "Delete" the entire record, and
  903. then re-enter it all over again.
  904.  
  905. A quick way to know which fields can be edited is to look at the color of
  906. the print in the fields. Yellow text CAN be edited, while White can NOT.
  907.  
  908. The "ATTN OF:" field can be used for "Attention Of" information, or it can
  909. be used as part of a two line street address. If this field is left empty,
  910. it will NOT be printed as a "blank" line in your printed addresses, as the
  911. fields normally printed below this line will move up to fill it's place.
  912.  
  913. For International Users there is a special invisible feature combined into
  914. the "City" and "State" fields. If your equivalent abbreviation for "STATE"
  915. is MORE than 3 characters then do the following. Try to fit your "STATE"
  916. abbreviation into the same field as your City, and enter NOTHING into the
  917. "State" field. Example: "City Or Town: KANGAROO TOWN, NSWL". If this is
  918. done (and nothing is put into the "State" field), the program will NOT put
  919. a Comma (",") after the "City/Town" line, will ignore the "State" field,
  920. and will simply attach your Zip Code to the end of the printed line. Your
  921. printed output will look like "KANGAROO TOWN, NSWL 1234".
  922.  
  923.  
  924.                         TERRITORY & SERVICE ROUTES
  925.  
  926. If you have a type of business which assigns specific areas of a County,
  927. State or Country to different employees, this field will allow you to print
  928. Customer Address Lists, Telephone Lists, and sets of Mailing Labels by the
  929. territory number.
  930.  
  931. This feature can help speed up the time it takes the employee to locate
  932. customer information. The lists will ONLY CONTAIN information pertinent to
  933. His/Her work area, and will NOT contain the customer information for your
  934. entire office. This can also be an added "Security" measure, as these
  935. printed lists can be of great value to employees thinking of beginning
  936. their own business, or to your competitors if they should obtain a copy.
  937.  
  938. If you DO NOT use Routes or Territories, then you can either ignore the
  939. "Territory" field (and leave it empty)....
  940.  
  941.  ....or use it for some other type of "Coding System" for printing
  942. "Special" lists which contain only specific groups of customers. Perhaps
  943. "WholeSale" verses "Retail" customers, or Large, Medium and Small
  944. customers, each of whom may require a different kind of advertising by
  945. mail. There are many possibilities, and you may set up anything that suits
  946. your needs. These possibilities are even farther enhanced if you use the
  947. SAME "Code Number" in your "Employee Number" field.
  948.  
  949.                        THE "TELEPHONE NUMBER" FIELDS
  950.  
  951. GPP includes a seven digit "Country Code" field with each telephone number.
  952. The country code is like an "Area Code", and is used when direct dialing
  953. most international calls.
  954.  
  955. The "Country Code" field will accept ANY kind of character, and so it may
  956. be used for other telephone related purposes as well as Country Codes. But,
  957. if the Country Code does NOT contain a NUMERIC VALUE greater than zero, it
  958. will NOT be printed on GPP Invoices as part of the telephone number.
  959.  
  960.    TELEPHONE   CntryCode   AreaCode  PhoneNumber    Extension
  961.    FIELDS      [-------]    (---)    ----------     -------
  962.  
  963.  
  964.    Examples:  "[011-44-]    (075)    233-8888--     England"
  965.               "[FAX----]    (111)    111-1111--     24 Hour"
  966.               "[PAGER--]    (222)    222-2222--     1234---"
  967.               "[Hrs 9-5]    (333)    333-3333--     Office-"
  968.  
  969. The Telephone Number fields have a special feature in that seven digit
  970. (USA) entries may be made as "123-4567" or as "1234567", and the "-" will
  971. be inserted automatically.
  972.  
  973. For our international Users, phone numbers longer or shorter than 7 digits
  974. may be used and the dash ("-") will NOT be auto-inserted. Telephone numbers
  975. which begin with one or more zeros (0) will have leading zero(s) eliminated
  976. when saved in the disk file (sorry). On the other hand Area Codes beginning
  977. with one (1) zero will have it preserved.
  978.  
  979. Also, the USA Telephone field format "(111) 111-1111" does NOT always look 
  980. normal when used in other countrys. So we have added an option in the 
  981. ReConfigure program ("Printed Output" selection) to turn "ON" or turn "OFF" 
  982. the printing of the Customer's Telephone Number on printed Invoices.
  983.  
  984. This feature was added because many International Users have expressed that 
  985. the USA Telephone format is okay for use around their own office, but it is 
  986. very confusing to their customers when printed on the invoices.
  987.  
  988.  
  989.                      "INVOICE DATA ENTRY" SCREEN
  990.                    ================================
  991.  
  992.                           CATEGORY OF SALES
  993.  
  994. GPP breaks your sales down into 14 different categories of "Income", ALL
  995. of which can be renamed by the User by using "RECONFIGURE".
  996.  
  997.    Sale Category #1       Sale Category #6       Labor Charges
  998.    Sale Category #2       Sale Category #7       Shipping Charges
  999.    Sale Category #3       Sale Category #8       Sales Tax1 Charges
  1000.    Sale Category #4       Sale Category #9       Sales Tax2 Charges
  1001.    Sale Category #5       Misc.
  1002.  
  1003.                          CASH REGISTER SALES
  1004.  
  1005. If you use a Cash Register for sales (as well as employee invoices),
  1006. reserve one of the "Sales Categories" for "Cash Reg", and make an entry in
  1007. that "Sales Category" at the end of each day's business.
  1008.  
  1009. The easiest way to do this is to create a "Customer Record" for your own
  1010. office by entering your firm's name and address in the customer file, or by
  1011. creating a customer record with a "Name" of "CASH REGISTER SALES" (or
  1012. something similar).
  1013.  
  1014. Then, at the end of each day, create an Invoice for "CASH REGISTER SALES"
  1015. (or whatever) and enter the amount from the Cash Register.
  1016.  
  1017. If you have several Cash Registers, issue each Cashier an Employee ID
  1018. Number, and use the "Employee Number" field on each invoice to keep track
  1019. of "Who" turned in "How Much" on "Which Day, Week, Month, etc.".
  1020.  
  1021.  
  1022.  
  1023.                            INVENTORY ITEMS
  1024.  
  1025. When you get to the "Quantity/Description/Price" section of each invoice,
  1026. you may note that at the bottom, center of the screen a message appears
  1027. when the curser enters any of the "Description" fields ("F5=INVENTORY").
  1028.  
  1029. If you hit the F5 Key, a "Window" will appear inside of which can be listed
  1030. up to 735 different Inventory items. Each item will have a "Description", a
  1031. "Retail Price", and a "Sales Category" number. The items "can" also be in
  1032. "Sorted" order if you wish.
  1033.  
  1034. To select an Inventory Item, use a combination of your Up/Down Arrow Keys,
  1035. and your PageUp/PageDn Keys. There are 49 pages of 15 items (735 items).
  1036.  
  1037. When the "Highlighted Bar" covers the item you want, just press the "Enter"
  1038. Key, and all of that information will be automatically inserted into the
  1039. proper Invoice fields.
  1040.  
  1041. To "Exit" without selecting an entry, just press the "ESC" key.
  1042.  
  1043. To create (or change) your own Inventory List, use Main Menu Selection "R"
  1044. (Reconfigure). Then, when the Reconfigure Menu appears, select the
  1045. "Inventory" Menu selection. When creating or editing Inventory Lists, all
  1046. numeric entries MUST be made using the USA numeric format (1,234.56 - NOT
  1047. 1.234,56). However, if you Reconfigure GPP to use a comma (",") as a
  1048. symbol of your numeric fractions, then the various inventory items will
  1049. appear as you wish in the GPP program itself, and on GPP printouts. But
  1050. the Inventory List must be prepared using the USA ("1,234.56") format.
  1051.  
  1052. All entered Inventory Data is saved in a disk file named "INVNTORY.DAT".
  1053. If you have a large Inventory list, it would be a good idea to make a
  1054. Backup of that file, and to keep a "Hard Copy Printout" of the as well.
  1055.  
  1056. As "INVNTORY.EXE" is a "support" program for GPP, and is NOT necessary
  1057. for the "full use" of GPP (descriptions, price & category can always be
  1058. manually entered), only the first 25 Inventory Items will function in
  1059. "UnRegistered" versions.
  1060.  
  1061. However, this limitation ONLY applies in the GPP program itself. In both
  1062. the Registered and UnRegistered versions Users may enter all (or up to)
  1063. 735 Inventory Items if they wish. All the Inventory data will be properly
  1064. saved in "INVNTORY.DAT" and displayed in GPP. But only the first 25 items
  1065. will be accessed by GPP in the UnRegistered Versions.
  1066.  
  1067.                             PACKING LISTS
  1068.  
  1069. "PACKLIST.EXE" may be accessed from within the GPP Invoice Menu Screen by
  1070. simply pressing a "P" as your menu selection.
  1071.  
  1072. Most businesses will seldom need to use a large packing list to display
  1073. sold items, as the invoice itself usually provides enough space for this
  1074. information on the large majority of sales.
  1075.  
  1076. But this feature is included for firms (such as building contractors) who
  1077. need to itemize larger orders, containing scores of different items, parts,
  1078. parts "Kits", or "Bill Of Materials". It gives you the ability to list
  1079. hundreds (or even thousands) of different items on a single invoice.
  1080.  
  1081. The Packing List routine allows you to create and save large, complicated,
  1082. sorted, packing lists which you can use over & over for different customers
  1083. as needed. Or you can simply create unique (use it once) Packing Lists for
  1084. special orders, and then "Clear" (Erase) your entries when finished.
  1085.  
  1086.                                   EXAMPLE
  1087.  
  1088.              A "Saved" Packing List Could Be Used As Follows:
  1089.  
  1090.     You run a small wholesale bakery, and produce a fixed variety of baked
  1091.     goods which you deliver to routes of retailers (restaurants, etc.).
  1092.  
  1093.     Create a "Saved Packing List" which contains a complete inventory of
  1094.     ALL the regular baked product lines which you offer for sale to your
  1095.     customers on a daily basis (with NO ENTRY in the QUANTITY Fields).
  1096.  
  1097.     Each day, use printed copies of this list (like a Check List) to record
  1098.     your customer's telephone orders for the next delivery.
  1099.  
  1100.     The completed (penciled in) Packing List has now become an "Order
  1101.     Form". Copies of all of these completed lists can then be distributed
  1102.     to your Bakery Foreman to determine the total needed quantities for
  1103.     each product line.
  1104.  
  1105.     Another copy could be sent to the Loading Dock Foreman who loads and
  1106.     checks the delivery trucks, and another to the Driver who delivers the
  1107.     goods to your customers. Still another copy goes to your Computer Data
  1108.     Entry Operator who will enter this customer order as a new Invoice.
  1109.  
  1110.     Once the invoice is completed, copies of it (with the Packing List) can
  1111.     be sent to the Customer and to your Accounts Receivable Department for
  1112.     disposition. One simple, standard, form can serve many purposes.
  1113.                          *************************
  1114.  
  1115. The printed Packing List will show up to 50 sale items per printed page,
  1116. and will handle up to 675 different entries per packing list. The Packing
  1117. List allows multiple line descriptions of sales products, and it will
  1118. automatically adjust the number of printed pages to the number of "Line
  1119. Item" entries which you make. Multiple copies may be printed.
  1120.  
  1121. You can create MORE than one Packing List for each invoice, one for each
  1122. Sales Category if you need to. By doing that, you could list more than
  1123. 6,750 different sale items per invoice. Each Packing List you create has a
  1124. numbered ID (Pack List #1, 2, 3, etc.,) which appears in the page headings.
  1125.  
  1126. When you use a Packing List, enter something like "PACKING LIST ENCLOSED",
  1127. or "SEE ENCLOSED PACKING LIST #3", in your "Invoice Description" field.
  1128. Then enter the Total Amount from the printed Packing list in the "Invoice
  1129. Price" field, and a quantity of "1" in the "Invoice Quantity" field.
  1130.  
  1131. If you send a packing list with the invoice, it is a good idea to print
  1132. extra copies of both, and store them in a "Paper Hard Copy" file for future
  1133. reference. Then delete that Packing List from your disk. By doing this, you
  1134. will not have countless older packing list files stored on your drive,
  1135. thereby freeing up valuable disk space.
  1136.  
  1137. If you wish to use "Multiple Line Descriptions" for some of your Packing
  1138. List's items, we suggest the following method be used.
  1139.  
  1140.     #1- Enter ALL of your sale items as "Single Line" entries first. In
  1141.         other words, Enter The "Quantity, Description & Price" for each
  1142.         item, but don't enter the extra line descriptions right now.
  1143.  
  1144.     #2- When finished making all the "Single Line" entries, press the "ESC"
  1145.         key to return to the menu. Then "SORT" your entries. Then choose
  1146.         the "EDIT" menu choice to return to your listings.
  1147.  
  1148.     #3- Move your cursor to where you wish to insert "blank" lines, or to
  1149.         where you want to insert the "Multiple Line Descriptions", and then
  1150.         press your "ALT + I" keys. A blank line will be inserted just above
  1151.         your cursor position. You can then use those blank lines to either
  1152.         "Set Apart" different groups of sale items, or to enter your multi
  1153.         line descriptions. Once all this has been done, DO NOT SORT this
  1154.         Packing List file again.
  1155.  
  1156.     #4- If you wish to enter a Customer's Name and Address (or "Ship To"
  1157.         address) on the Packing List, "Now" would be the best time to do
  1158.         this. Move the "high-lighted" bar into line #1. Then use the ALT+I
  1159.         keys to insert as many blank lines as you need for this address
  1160.         information. Then enter the Name and Address into the first few
  1161.         "Description" fields (as shown on the sample packing lists).
  1162.  
  1163. The above method avoids having any multiple line descriptions (or SHIP TO
  1164. addresses) "scrambled" by the sorting routine, as all records are sorted by
  1165. the data entered in the "Description" fields. Sorting will also eliminate
  1166. any blank lines you may have inserted to separate different groups of items.
  1167.  
  1168.              INVOICE SCREEN - AUTOMATIC "QUANTITY" PRICING
  1169.  
  1170. In the Invoice "LABOR CHGS" & "SHIPPING" fields, you have the ability to
  1171. calculate "Quantity" math problems such as.....
  1172.  
  1173. 12.473 Hrs at 14.378 each = ?   33.767 Square Yards at 29.3954 each = ?
  1174.  
  1175. As soon as you move the cursor into the LABOR field, at the bottom, center
  1176. of the screen a message saying "F-5 = Quantity" will appear. That simply
  1177. means that if you have a problem like one of the above, just hit the "F-5"
  1178. key. When you do, an "On Screen Window" will appear to take your "Quantity"
  1179. and "Price Each" information. GPP will then automatically insert the
  1180. correct total into the field, and the "Window" will disappear.
  1181.  
  1182.  
  1183.                         THE "SALES TAX" FIELDS
  1184.  
  1185. Sales Tax Rates and Laws vary greatly all over the world. As a result, we
  1186. had to program these fields with this in mind.
  1187.  
  1188. GPP offers the ability to handle NONE, ONE or TWO different Sales Taxes.
  1189. This choice is offered to you in the ReConfigure program in the menu
  1190. selection named SALES TAX SETTINGS.
  1191.  
  1192. If you choose to use 1 or 2 Sales Taxes, you may assign each of these taxes
  1193. the appropriate name for the area in which you operate. Those new Tax Names
  1194. will then appear on all screens and printouts from then on.
  1195.  
  1196. Sales Tax #2 is the "LAST" (2nd) Sales Tax Field shown on the Invoice
  1197. Screen. This 2nd tax is really the "Primary Tax", and has the special
  1198. ability to apply a Tax Charge on Sales Tax #1 (commonly referred to as "A
  1199. Tax Upon A Tax").
  1200.  
  1201. Each of these two Tax Fields can be set up from the ReConfigure Menu. With
  1202. each separate Tax, you may determine which Sales Categories are Taxable or
  1203. Tax-Exempt, and set the appropriate Tax Percentage Rate for each individual
  1204. Sales Category.
  1205.  
  1206. The factory (default) settings for the Sales Tax Values are ".02" (2%) for
  1207. Sales Tax #1, and ".06" (6%) for Sales Tax #2. Default Taxes are applied to
  1208. Sales Categories 1 through 11, with NO TAX on Sales Category 12 (Shipping).
  1209.  
  1210. Any (or all) of those values can be changed from ".0000" through ".9999"
  1211. (from NO tax to 99.99% tax).
  1212.  
  1213. As you Enter "New", or Edit "Old" Invoices, when you reach either of the
  1214. Sales Tax fields, a small window will appear saying "Tax? (Y/N)". If you
  1215. type a "Y", the Tax WILL be calculated and charged to the Invoice, based
  1216. upon the Sales Tax Percentage Rates which you set.
  1217.  
  1218. In situations where you have set Sales Tax rates, but are now entering a
  1219. "Tax Exempt" invoice (such as for a church), then just type "N" (for NO),
  1220. and Tax will NOT be applied to ANY Sales Category in the invoice.
  1221.  
  1222.                     CLEARING THE DECKS FOR ACTION
  1223.           ***** GETTING RID OF THE SAMPLE DATA RECORDS *****
  1224.  
  1225. Go to the Main GPP Menu. Choose the selection for "RECONFIGURATION". On
  1226. the Configuration Menu there is a selection for "Erasing" the Data files.
  1227. Use it to erase BOTH of the SAMPLE Customer & SAMPLE Invoice Data files.
  1228. Then, when GPP is run again, brand new (and empty) data files will
  1229. automatically be created for you (answer "NO" when asked by GPP if you
  1230. wish to use the two SAMPLE data files).
  1231.  
  1232.                           CUSTOMER NUMBERS
  1233.  
  1234. The Configuration Menu also lets you set your "starting" Customer Number
  1235. and Invoice Number. But this may require a bit of thought first.
  1236.  
  1237. We designed GPP in such a manner that the Customer "should" never see or
  1238. know what their customer number is. The number will never appear on any
  1239. invoice or statement unless YOU intentionally enter it into a Description
  1240. Field somewhere.
  1241.  
  1242. So why go out of your way to make your Customer Numbers large and
  1243. complicated?  Why not just start with a "10" instead?  Smaller numbers are
  1244. usually easier to remember. But if you wish, you can set your starting
  1245. customer number anywhere from 3 to 9,000,000 (auto-generated customer
  1246. numbers will max-out at 10,000,000).
  1247.  
  1248. IMPORTANT: Set this number BEFORE entering any records in the Customer
  1249. file. Once you enter the first customer address record, that record's ID
  1250. Number becomes the starting point for ALL newer records (that number is
  1251. incremented by "1" for each new customer record). You CAN NOT set a
  1252. lower range of Customer ID#s once the 1st customer record has been saved.
  1253.  
  1254.                            INVOICE NUMBERS
  1255.  
  1256. GPP will never allow any duplicate Invoice or Customer Numbers to exist in
  1257. the same file at the same time. The default starting "Invoice Number" is
  1258. "10,000", but you can change that (by using Reconfigure) to any number you
  1259. wish (except for numbers lower than "3" which are reserved).
  1260.  
  1261. But, if you sometimes use external (hand written) invoices which are pre-
  1262. printed and already contain their own Invoice Numbers, then make sure that
  1263. you set your GPP starting Invoice number 10 to 20 thousand HIGHER than any
  1264. of the numbers on your pre-printed paper invoices (to avoid "Duplicate
  1265. Invoice" numbering problems at a later date). Remember to leave yourself
  1266. room for getting "Re-Prints" of those paper invoices with higher ranges of
  1267. invoice numbers printed on them, when you run out of your current batch.
  1268.  
  1269. GPP produces unique Invoice Numbers by starting with the "beginning"
  1270. Invoice Number which you set, and then finding the next highest unused
  1271. number in the file. It will "skip over" any "used" numbers. If an Invoice
  1272. is Erased, Deleted or Removed from the file, it's number WILL be re-used
  1273. again.
  1274.  
  1275. Because of this, Registered Users who use "TOOLS.EXE" to "extract" older
  1276. records from a large Invoice File, should also RESET their "Starting
  1277. Invoice Number" to the next NEW Invoice Number generated BEFORE the file
  1278. extraction routine is used. Otherwise, all the extracted invoices will have
  1279. their Invoice Numbers made available for re-use on new invoices.
  1280.  
  1281. You can use your "Backspace" key to erase the automatically generated
  1282. Invoice Number, and then enter whatever number you wish to use (to use Pre-
  1283. Printed, Pre-Numbered Invoices for example). But if you try to enter a
  1284. number which has already been used, a warning window will "Pop-Up" and the
  1285. Invoice Number will NOT be accepted (NO DUPLICATES ALLOWED).
  1286.  
  1287.  
  1288.                      RE-BILL - REPETITIVE INVOICES
  1289.  
  1290. On the Invoice Menu there is a menu selection called "RE-BILL". This menu
  1291. selection is intended to make life a little easier for those many firms who
  1292. send the same Invoices, for the same amounts, to the same customer base,
  1293. month after month, or year after year (Lawn & Garden, Pest Control, etc.).
  1294.  
  1295. Instead of having to manually re-enter each of those invoices by hand every
  1296. time, they can select "RE-BILL", and then enter a range of dates from which
  1297. GPP should select invoices for re-billing (like last month for example).
  1298.  
  1299. GPP will then display each invoice within the date range (in alphabetical
  1300. order) and ask a "Yes/No" question about whether or not to "Re-Bill" that
  1301. customer, that amount, again. If "Yes", then a new invoice will be created
  1302. that is identical to the older one with the following exceptions; It will
  1303. have a new invoice number, it will have the Invoice Date set to "Today",
  1304. and it will be marked as a completely "UnPaid" invoice (any Credits or
  1305. Partial Balances from the old Invoice will be ignored).
  1306.  
  1307. You are then offered a "YES/NO" option of EDITING that invoice. If "YES",
  1308. you will be able to change ANY of the invoice fields from "Invoice Date" to
  1309. the end of the invoice (Invoice Name, Address, ID Numbers and Employee
  1310. Numbers may NOT be changed).
  1311.  
  1312. You will then be offered a "YES/NO" opportunity to "PRINT" the new invoice.
  1313.  
  1314. If "YES", printing will begin immediately.
  1315.  
  1316. If "NO", we suggest that you make a note of the Invoice Number if you wish
  1317. to "Edit" the Invoice, and then print it at a later time. Having a list of
  1318. the Invoice Numbers for editing/printing will speed up that process, and
  1319. avoid having to "BROWSE" through the entire Invoice File.
  1320.  
  1321. NOTE: Many firms find that they seldom have to print an invoice which was
  1322. generated by the "RE-BILL" process. Instead, they just send out "Customer
  1323. Statements" which lists all the un-paid Invoices by Invoice Number, and
  1324. then shows the "Total Amount Due" (when "Statement" is used with the
  1325. Acc/Rec Printing option).
  1326.  
  1327. For most customers this is adequate, especially when nothing changes on the
  1328. invoices except the Invoice Number and Date from invoice to invoice. But if
  1329. you need to print out individual invoices for your customers, in addition
  1330. to the Customer Statements, you may do so. Either way, GPP will get the
  1331. job done easily for you.
  1332.  
  1333. REBILL - HELPFUL SUGGESTIONS:
  1334.  
  1335.     Print a "List Of Invoices" for the same "Date Range" BEFORE you use the
  1336. "RE-BILL" function. Then print another Invoice List AFTER using "RE-BILL"
  1337. (but have the ending date in the date range equal to TODAY's date for the
  1338. second list). By comparing the two Invoice Lists, you can usually spot any
  1339. errors or omissions which may have happened during the "Re-Bill" process.
  1340.  
  1341.     Also, we suggest that the entire "RE-BILL" session be performed in ONE
  1342. long session instead of two or more shorter sessions. This can greatly
  1343. reduce confusion caused by different SYSTEM dates and trying to remember
  1344. just where you left off in the last session.
  1345.  
  1346.                          TROUBLES & PROBLEMS
  1347.  
  1348.     - Make sure that the version of DOS or MS/DOS you are using is
  1349.       version 3.3 or higher. Older versions won't work properly.
  1350.  
  1351.     - Make sure CONFIG.SYS is set as described in the previous pages.
  1352.  
  1353.     - Not enough free RAM memory. Remove all other Memory Resident programs
  1354.       from memory BEFORE running GPP. This program will require about 450k
  1355.       of free RAM to operate when using all of it's features.
  1356.  
  1357.     - Your Printer is "NOT" ready for action, or may be incompatible.
  1358.       On some computers this problem will simply "Hang Up" the computer
  1359.       UNTIL the printer "IS" ready for action. But on most, a warning
  1360.       "Printer Not Ready" window appears.
  1361.  
  1362.     - Not enough free disk space left. The ISAM data file used by GPP is a
  1363.       bit different than most of the files which you may be accustomed to.
  1364.  
  1365.       To begin with, the file is fairly large in size even when there are
  1366.       NO RECORDS stored in the file (has lots of overhead in the header in
  1367.       the form of INDEXES, each of which would usually be a separate file).
  1368.  
  1369.       It does not slowly grow in size as you add each new record. Instead,
  1370.       it grows in occasional "Chunks" of 32,720 bytes each, reserving disk
  1371.       space for new records BEFORE they are entered.
  1372.  
  1373.       In most cases GPP will give an "On-Screen Warning" when the free disk
  1374.       space begins to get close to critical (before there is a problem).
  1375.       But when used in a "Multi-Tasking" environment, where other
  1376.       applications may use up disk space since GPP last checked it out,
  1377.       problems "could" possibly occur.
  1378.  
  1379. PROBLEM - PROGRAM WON'T LOAD OR RUN:
  1380.  
  1381.     - GPP needs five different disk files located in the default drive
  1382.       and directory to be able to load & run: GPP.EXE, MAKEBACK.EXE,
  1383.       REG.DAT, SCREENS.OVL and DATAFILE.OVL. If any of of these files are
  1384.       not present, or are from the wrong version of GPP, then GPP probably
  1385.       won't load, run, or exit properly.
  1386.  
  1387.       If your main data file (DATA.FIL) becomes corrupt, there is a good
  1388.       chance that GPP will evoke a "System Error" with an On-Screen error
  1389.       message saying something about a bad file when it tries to Open and
  1390.       Read DATA.FIL.
  1391.  
  1392.       In such cases, you must use your BackUp file "DATA.BAK". To do this,
  1393.       instead of running "GPP", run the GPP Reconfigure program. Do this by
  1394.       entering the command "GPPnnCNF" from the DOS Command Line (the "nn"
  1395.       in the file name would be two numbers representing the current
  1396.       version number - eg: GPP10CNF or GP20CNF, etc.).
  1397.  
  1398.       After the Reconfigure Menu is on screen, choose the menu selection
  1399.       for "BACKUP FILES", and then convert DATA.BAK to DATA.FIL.
  1400.  
  1401.       If GPP "STILL" won't run or load the file, then the DATA.BAK file was
  1402.       probably just a copy of the original corrupt file (making it corrupt
  1403.       too, just like the original was).
  1404.  
  1405.       In such a case, if you are a Registered User, you can use TOOLS.EXE
  1406.       to attempt to REPAIR the DATA.FIL, or you can use one of your
  1407.       INSURANCE BACKUPs from a removable disk. Hopefully, you followed our
  1408.       advice and have recent a Insurance Backup available. If you don't...,
  1409.       well we warned you about this possibility.
  1410.  
  1411.  
  1412. PROBLEM - CAN'T FIND VARIOUS GPP FILES:
  1413.  
  1414.     - If GPP chokes, and then spits out a "File Not Found" ERROR MESSAGE
  1415.       whenever you try to run it, check for the following.
  1416.  
  1417.       Make sure that ALL of the GPP files (from the same version) were
  1418.       copied to your hard drive "\GPP" sub-directory (use INSTALL.EXE to be
  1419.       positive). All files from different versions are "Matched" to each
  1420.       other, and unless they are all there, and are all from the same
  1421.       version, the program usually won't run properly.
  1422.  
  1423.       GPP MUST be run from inside of it's own sub directory ("\GPP" should
  1424.       be the default sub-directory). This is necessary because the program
  1425.       needs to access lots of it's associated files, and it won't be able to
  1426.       find them unless they are in the current (default) directory. Also,
  1427.       the "Install" program on newer updated versions will be looking for
  1428.       the "\GPP" sub-directory when it is run.
  1429.  
  1430.  
  1431. PROBLEMS WITH PRINTED OUTPUT:
  1432.  
  1433.     - Make sure that you are using a "Dot Matrix IBM/Epson/Compatible"
  1434.       printer.  Daisy Wheel, "Serial" or "non-compatible" printers just
  1435.       won't work properly (or some won't work at all) with GPP.
  1436.  
  1437.     - Make sure the printer is plugged into your "Parallel Port" #1 or #2.
  1438.       Many computers have more than one Printer Port. A Printer designed
  1439.       to be plugged into a "Serial Port" will not work with GPP.
  1440.  
  1441.     - Some brands of Laser Printers have been reported to work well with
  1442.       GPP if they can be set up to "Emulate" the IBM ProPrinter or the
  1443.       Epson FX or RX printers. Also, setting Lasers to either 60 or 66
  1444.       lines per page (different settings for different brands) sometimes
  1445.       will fix "formfeed" problems. See your Laser Printer's Instruction
  1446.       manual for these possibilities.
  1447.  
  1448.     - FORMFEEDS: If the GPP Formfeeds do not stop properly at the top of
  1449.       the next page, then run RECONFIGURE (from the main menu) and then
  1450.       choose the Reconfigure Menu Selection for "Printed Output". On the
  1451.       next menu is a selection for "FORMFEEDS" which will allow you to
  1452.       select either a "Standard" or "Simulated" Formfeed.
  1453.  
  1454.       A "Standard" formfeed is the American Standard Code (ASCII) "012",
  1455.       which is the FormFeed Escape Code used by Epson & IBM Dot Matrix
  1456.       Printers (CHR$(12) in Basic). On compatible printers, sending this
  1457.       code will produce a true formfeed to the top of the next page.
  1458.  
  1459.       The "Simulated" Formfeed is simply a "Repeat Linespace" until the end
  1460.       of the current page is reached. This selection allows you to adjust
  1461.       the number of "Printable" linespaces per page (60 to 66). Hopefully,
  1462.       this adjustable feature will correct most formfeed problems.
  1463.  
  1464.       If you still have a formfeed problem, then make sure that your
  1465.       printer controls are set to a linespace size of six lines per inch
  1466.       (66 lines per 11" page). Also, try adjusting or eliminating any Top &
  1467.       Bottom Page Margins, Automatic Skipping Over Page Perforations,
  1468.       Automatic Page Breaks, etc., which your printer may be set up to
  1469.       insert into each printed page (see your printer instruction manual).
  1470.  
  1471.       ...and if, in spite of all your efforts, you STILL lose the last line
  1472.       from the bottom of your Invoices, we have one other suggestion to
  1473.       offer. Use ReConfigure (Printed Output - Last Line selection) and
  1474.       totally delete the last line (use your backspace to erase it). Then
  1475.       select "FOOTER" from the ReConfigure Menu and create a NEW LAST LINE
  1476.       in the last row (6th row) of the GIST Footer screen. That will print
  1477.       your "New Last Line" in the 58th linespace instead of the 60th (and
  1478.       hopefully..., solve your problem).
  1479.  
  1480.  
  1481.     - GRAPHICS: Make sure the printer's "SETUP SWITCHES" are properly set
  1482.       to print "EXTENDED IBM/EPSON GRAPHIC" characters.
  1483.  
  1484.     - If you find that on some of the GPP printouts you are getting
  1485.       printed lines of full "E's, D's" or other characters in place of
  1486.       solid lines or boxes, then one of two things are happening. Either
  1487.       you don't have your printer set up to print "IBM Extended Graphic"
  1488.       characters (see the Instruction Manual for your printer), or your
  1489.       printer is not capable of printing Graphics.
  1490.  
  1491.       In such cases, run "Reconfigure". Choose the selection for "Printed
  1492.       Output" and set up GPP.EXE to produce printouts using only one of the
  1493.       three sets of "TEXT" (non-graphic) characters. Also, set the file to
  1494.       "NO DOUBLE-WIDE CHARACTERS". Then run GPP and try to print either an
  1495.       Invoice or Statement.
  1496.  
  1497.                   IMPORTANCE OF MAKING BACKUP FILES
  1498.  
  1499. GPP is a very complex program. It was written using a combination of
  1500. several different programming languages, and contains many very advanced
  1501. programming routines.
  1502.  
  1503. During a proper exit (F-10 key) GPP does quite a large number of tasks
  1504. related to closing all files properly, restoring the RAM memory, and in
  1505. general, just tidying up after itself.
  1506.  
  1507. The new ISAM Files used in this program are much more rugged and reliable
  1508. than some other types of data files we've tried. But, if you intentionally
  1509. and repeatedly "bypass" those "Tidying Up Tasks" (by just shutting off the
  1510. computer), you still risk doing serious damage to the data files.
  1511.  
  1512. It's also a good idea to wait at least one minute after you exit from GPP
  1513. before you Shut Off your computer. This will allow your Disk Cache Program
  1514. (if present on your system) the time to complete updating your disk files.
  1515. Many "Caching" programs will only update disk files when the computer is
  1516. NOT very busy (usually within one minute after your last keystroke). If you
  1517. "Cut Off" the power before the last file update takes place..., lost data.
  1518.  
  1519. Quick "Power Off" practices are NOT very good for your hard drive either.
  1520. Any type of improperly closed file can cause "Broken Chains" and "Lost
  1521. Clusters" to appear on the disk. This can "mess up" your disk's "File
  1522. Allocation Table" (FAT), and eventually lead to a hard drive crash. That's
  1523. one of the BIG reasons why they included "CHKDSK.EXE" with MS/DOS.
  1524.  
  1525. Because of this possibility, we can't stress strongly enough the importance
  1526. of keeping "Backup" copies of your data file.
  1527.  
  1528. By "Backup" files we don't mean just the compressed backup file that GPP
  1529. gives you the option of creating upon an exit (DATA.BAK). While that file
  1530. is usually fine as a "Backup", it is very easy to overwrite it with a badly
  1531. scrambled or "corrupt" file, leaving you with nothing but useless files on
  1532. your disk. So by "Backup Files" we mean other "insurance" backup copies of
  1533. your "DATA.FIL" files kept on other disks or in different Sub-Directories,
  1534. or in constantly updated "Archives".
  1535.  
  1536. The "Reconfigure" program has a menu selection which makes creating,
  1537. copying or converting "Backup Files" very easy. It is in your own interest
  1538. to make backups very often.
  1539.  
  1540. If your data files get too big to fit onto one backup disk, you can backup
  1541. VERY large files (or whole directories) to "multiple" smaller disks by
  1542. using the DOS files called "BACKUP" and "RESTORE". See your DOS or MS/DOS
  1543. instruction manual.
  1544.  
  1545.                          BATCH FILE BACKUPS
  1546.             (See your DOS/MS-DOS Manual - "Batch Files")
  1547.  
  1548. "We" use a simple system for making "our" backups. We create another
  1549. Sub Directory branching off from our GPP directory called "BACKUPS".
  1550.  
  1551. C:\GPP            'Original Directory Set Up
  1552. C:\GPP\BACKUPS    'New Directory & Sub-Directory Set Up
  1553.  
  1554. Then (while in our normal GPP sub directory) we create a "BATCH" file
  1555. which we call "BKUP.BAT". Here's how it's done from a System Screen Prompt.
  1556. Substitute another drive letter for "C:" if you are not using drive C:.
  1557.  
  1558.                                             Help Comments Only (Not Commands)
  1559.                                            ----------------------------------
  1560. MD C:\GPP\BACKUPS                          'Creates BACKUPS Sub Directory
  1561.  
  1562. COPY CON: BKUP.BAT                         'Creates file called "BKUP.BAT"
  1563.  
  1564. DEL C:\GPP\BACKUPS\DATA.OLD                'Command stored inside "BKUP.BAT"
  1565. REN C:\GPP\BACKUPS\DATA.FIL DATA.OLD       'Command stored inside "BKUP.BAT"
  1566. COPY C:\GPP\DATA.FIL C:\GPP\BACKUPS        'Command stored inside "BKUP.BAT"
  1567. COPY C:\GPP\INVNTORY.DAT C:\GPP\BACKUPS    'Command stored inside "BKUP.BAT"
  1568. COPY C:\GPP\CURRENCY.DAT C:\GPP\BACKUPS    'Command stored inside "BKUP.BAT"
  1569. COPY C:\GPP\*.PKL C:\GPP\BACKUPS           'Command stored inside "BKUP.BAT"
  1570. ^Z                                         'Hit F6 Key - Closes "BKUP.BAT"
  1571.  
  1572. BKUP.BAT will make current backups, as well as keep the "Next Older" set of
  1573. data files at your fingertips. It also backs up the Inventory List, and all
  1574. of the Packing List files.
  1575.  
  1576. You can also add other command lines to the Batch File to "Freshen" any of
  1577. several types of Archived, Compressed files, which in turn, can then be
  1578. copied to a removable disk as an "Insurance" backup. And all of this can be
  1579. done every time you exit GPP by just entering the command "BKUP".
  1580.  
  1581.  
  1582.                        HARD COPY PAPER BACKUPS
  1583.  
  1584. In addition to "Disk File" Backup copies, we strongly recommend that you
  1585. also keep a file of "paper" Backups.
  1586.  
  1587. Print out fresh copies of your Customer Address/Phone list on a regular and
  1588. frequent basis. Do the same with Invoice Lists, at least on a monthly
  1589. basis. Also do this with Accounts Receivable.
  1590.  
  1591. For extra copies of the actual Invoices, there are several methods. Either
  1592. use a copy machine to make a "File Copy" of every GPP Invoice, or use "Two
  1593. Part Carbonless" computer paper to print an original and one "File Copy" at
  1594. the same time, or use CNF-GPP.EXE to set GPP to print TWO (or more) copies
  1595. of every Invoice.
  1596.  
  1597. In the event of a disaster (fire, flood, computer theft, System or Hard
  1598. Drive Crash, etc.), the rusty (but tough) old filing cabinet with it's
  1599. drawers full of "old fashioned" paper Invoices can still "save the day".
  1600.  
  1601.                    WHAT FILES DO I NEED TO BACKUP?
  1602.  
  1603. When you decide to make "Backup" copies of your records, you really only
  1604. NEED to make copies of DATA.FIL (or DATA.BAK) and INVNTORY.DAT. Also, if
  1605. you have created Packing Lists which you want to re-use, you should backup
  1606. the "*.PKL" (packing list) files which you wish to keep, and delete all the
  1607. rest of the PKL files. (All this assumes that you are already using a
  1608. backup of the other GPP programs).
  1609.  
  1610.  
  1611.                   HOW TO KEEP YOUR ACCOUNTANT HAPPY
  1612.  
  1613. Most small businesses have an Accountant or Bookkeeper who handles the
  1614. Accounting Needs of the firm on a "Monthly" or "Quarterly" basis.
  1615.  
  1616. To provide your Bookkeeper with accurate information, and to help assure
  1617. that the "Balance Sheet" does indeed "Balance", will require some "Common
  1618. Sense" chores and a lot of business information from you.
  1619.  
  1620. GIST PLUS(+) can handle the Business Information, but "you" get stuck with
  1621. doing the "Chores". To help you with these "Chores", we are including this
  1622. list of items which if done properly, will "Simplify" your accountant's
  1623. task of balancing your books.
  1624.  
  1625. And "Simplicity" is the "Mother" of all "Low Accounting Rates" ($$$).
  1626.  
  1627.                            STEPS TO FOLLOW
  1628.  
  1629. #1- Make sure that ALL invoice entries and payments for the given month
  1630. have been entered (and properly dated) BEFORE doing any printouts for your
  1631. Accountant.
  1632.  
  1633. #2- BANKING: Make sure that you deposit ALL money received during a month
  1634. by the "Last Banking Day" of that month.
  1635.  
  1636.      If you miss making the last monthly deposit in time for the bank
  1637. statement, then include a note to your bookkeeper showing the undeposited
  1638. amount in your possession (for the same time period).  Do not count any
  1639. money received for sales from the current (new and incomplete) month.
  1640.  
  1641. #3- GIST++ PRINTOUTS: At the close of the last business day of each
  1642. month (or after the last monthly Mail Delivery), print out the following
  1643. reports for your bookkeeper.
  1644.  
  1645. - "Accounts Receivable" list.
  1646.  
  1647. - "Accounts Received" list for the same time period. This should equal
  1648.   (or come pretty close to) your total monthly bank deposits. Note: This
  1649.   list WILL NOT include any "Partial Payments" which have been received.
  1650.  
  1651. - "ALL INVOICES IN TIME PERIOD" Invoice list. Shows Total New Business,
  1652.   invoice by invoice (both Paid & UnPaid) for the selected time period.
  1653.  
  1654. - Print "GROSS SALES INCOME" screen for the same time period (F5 Key).
  1655.   Shows a breakdown of Sales Income for all "Sales & Tax Categories".
  1656.  
  1657. #4- OTHER ITEMS: Along with the above printouts, also bring your
  1658. bookkeeper the following items.
  1659.  
  1660.             - Your Bank Statement complete with your canceled checks.
  1661.  
  1662.             - Your Check Book, or at least the check stubs from your
  1663.               check book, for the given time period.
  1664.  
  1665.             - Any government forms or reports you may have received
  1666.               in the mail during the given time period.
  1667.  
  1668.             - All receipts for purchases of merchandise or services
  1669.               for business use during the given time period.
  1670.  
  1671.             - Automobile "Use" Logs showing business mileage.
  1672.  
  1673.             - A list of all undeposited Cash & Checks in your possession
  1674.               from the associated time period.
  1675.  
  1676.             - Total amounts of CASH left in "Petty Cash" or as a "Draw" for
  1677.               daily cash register operations.
  1678.  
  1679. All of the above is what "usually" is needed for most bookkeepers. But your
  1680. particular Bookkeeper or Accountant may require some additional information
  1681. from you.
  1682.  
  1683.  
  1684.  
  1685.  
  1686.  
  1687.  
  1688.          <<<<<<<<<<*************************************>>>>>>>>>>
  1689.  
  1690.  
  1691.                                Copyright (C)
  1692.                             Robert F. Keber Jr.
  1693.                     Distributed By: TypeRight Software
  1694.  
  1695.                             All Rights Reserved
  1696.  
  1697.  
  1698.  
  1699.          The term "IBM" is a registered trademark of the IBM Corp.
  1700.          The term "DOS" is a registered trademark of the IBM Corp.
  1701.        The term "EPSON" is a registered trademark of the Epson Corp.
  1702.     The term "MS-DOS" is a registered trademark of the Microsoft Corp.
  1703.