home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / business / cts.zip / CTS.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-06-03  |  195KB  |  6,105 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.                              Contact Tracking System
  8.                            Installation and User Guide
  9.                                    Version 2.3
  10.  
  11.  
  12.                              Copyright (c) 1992-1993
  13.                                Gordon McI. Fuller
  14.                                All Rights Reserved
  15.  
  16.  
  17.                                  ENC Enterprises
  18.                          Last updated: Wed. June 2, 1993
  19.                             CompuServe ID: 70153,2207
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.                          Disclaimer of Warranty
  44.  
  45. THIS SOFTWARE AND MANUAL ARE SOLD "AS IS" AND WITHOUT WARRANTIES AS TO
  46. PERFORMANCE OF MERCHANTABILITY OR ANY OTHER WARRANTIES WHETHER EXPRESSED OR
  47. IMPLIED.  BECAUSE OF THE VARIOUS HARDWARE AND SOFTWARE ENVIRONMENTS INTO WHICH
  48. THIS PROGRAM MAY BE PUT, NO WARRANTY OF FITNESS FOR A PARTICULAR  PURPOSE IS
  49. OFFERED.  GOOD DATA PROCESSING PROCEDURE DICTATES THAT ANY PROGRAM BE THOROUGHLY
  50. TESTED WITH NON-CRITICAL DATA BEFORE RELYING ON IT.  THE USER MUST ASSUME THE
  51. ENTIRE RISK OF USING THE PROGRAM.  ANY LIABILITY OF THE SELLER WILL BE LIMITED
  52. EXCLUSIVELY TO PRODUCT REPLACEMENT OR REFUND OF PURCHASE PRICE.
  53.  
  54. THE SELLER EXPRESSLY ASSUMES NO LIABILITY OR RESPONSIBILITY FOR LOSS OR
  55. CORRUPTION OF DATA, OR THE CONSEQUENCES OF RELIANCE ON SUCH LOST OR CORRUPT DATA
  56. ON THE PART OF THE USER.
  57.  
  58.  
  59.                         Table of Contents
  60.  
  61.      Registration Procedures                                                  iv
  62.      Shareware License                                                         v
  63.      Support Policy                                                           vi
  64.      ASP Ombudsman Statement                                                 vii
  65.      Shareware Standards                                                    viii
  66.      Conventions                                                               x
  67.           Keys  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    x
  68.           Keystrokes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    x
  69.           Screen Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    x
  70.                Menus (xi)
  71.                Popups (xi)
  72.                Buttons (xi)
  73.           Terms & Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii
  74.           Text  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii
  75.           Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii
  76.      Text Editing                                                            xiv
  77.      List of Figures                                                         xvi
  78.  
  79. I.   Installation
  80.      Hardware and Software Requirements                                 Page 1-1
  81.      From CompuServe or other BBS                                       Page 1-2
  82.      From a floppy disk supplied by ENC Enterprises                     Page 1-3
  83.  
  84. II.  Starting the CTS Program
  85.  
  86. III. Quitting CTS
  87.  
  88. IV.   Using CTS - Features and Functions 
  89.      Entering Information                                               Page 4-4
  90.           Entering Defaults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Page 4-4
  91.           Adding Customers and Related Data . . . . . . . . . . . . . . Page 4-6
  92.                Spouse/Dates (Page 4-9)
  93.           Adding/Editing Children . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-10
  94.           Adding Other Business Information . . . . . . . . . . . . .  Page 4-12
  95.      Locating and Changing Information                                 Page 4-13
  96.           Selecting Customers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-13
  97.           Editing Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-14
  98.      Customer Changes                                                  Page 4-15
  99.           Editing Companies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-16
  100.           Edit Children . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-17
  101.           Copying/Moving Customers  . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-17
  102.                Copy Person/Contact (Page 4-17)
  103.                Move Person/Contact (Page 4-17)
  104.                Special Mailings (Page 4-17)
  105.           Deleting Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-19
  106.                Person/Contact (Page 4-19)
  107.                Company (Page 4-19)
  108.           Displaying Specific Information . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-20
  109.                Spouse (Page 4-21)
  110.                Comments (Page 4-21)
  111.                Directions (Page 4-23)
  112.  
  113.  
  114.                                         i
  115.  
  116.  
  117.                Children (Page 4-23)
  118.                To-Do List (Page 4-24)
  119.      Viewing Information                                               Page 4-26
  120.           Sorting Data  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-26
  121.           Filtering Data  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-27
  122.           Frequency Listing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-29
  123.           Remove Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-29
  124.      Printing Information                                              Page 4-30
  125.           Setting Printers  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-30
  126.                Default Printer (Page 4-30)
  127.                Eject Page (Page 4-30)
  128.           Printing to Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-31
  129.           Changing Form Letter and Postcard Text  . . . . . . . . . .  Page 4-32
  130.                Form Letter Edit (Page 4-32)
  131.                Postcard Message Edit (Page 4-32)
  132.           Mailings  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-33
  133.           Addresses-Env./Labels/Postcards . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-34
  134.                For envelope and postcard printing: (Page 4-35)
  135.                Form Letter (Page 4-36)
  136.                Single Envelope (Page 4-36)
  137.           Account Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-37
  138.                Account Profile (Page 4-37)
  139.                Contact Profile (Page 4-37)
  140.                File Address List (Page 4-38)
  141.                Comments (Page 4-38)
  142.                Directions (Page 4-38)
  143.           Custom Reports and Labels . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-39
  144.                Creating Reports (Page 4-40)
  145.                Creating Labels (Page 4-42)
  146.                Building Expressions (Page 4-43)
  147.                Printing Reports or Labels (Page 4-44)
  148.           To-Do List  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-45
  149.      Utilities                                                         Page 4-46
  150.           Shareware Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-46
  151.           Default Settings  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-46
  152.           Telephone Dialing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-48
  153.           Appointment Diary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Page 4-49
  154.      File Maintenance                                                  Page 4-51
  155.      Help+ Menu                                                        Page 4-55
  156.  
  157. Appendix A
  158.      Key Listings                                                            A-1
  159.           HOT KEYS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  A-1
  160.           NAVIGATION, FUNCTION AND RECORD SELECTION . . . . . . . . . . . .  A-2
  161.  
  162. Appendix B
  163.      CTS Document and File Listing                                           B-1
  164.  
  165. Appendix C
  166.      Prohibited File Names in CTS                                            C-1
  167.  
  168. Appendix D
  169.      Troubleshooting                                                         D-1
  170.  
  171.  
  172.                                        ii
  173.  
  174.  
  175. Appendix E
  176.      Calculator and Diary Keys                                               E-1
  177.  
  178. Appendix F
  179.      WEIGHTS & MEASURES                                                      F-1
  180.  
  181. Appendix G
  182.      Standard DOS Features                                                   G-1
  183.           Directories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  G-1
  184.           File Names  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  G-1
  185.           Special Characters  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  G-1
  186.           Navigating DOS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  G-1
  187.           Common DOS commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  G-2
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.                                        iii
  231.  
  232.  
  233.                            █▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀█
  234.                            █ Registration Procedures █
  235.                            █▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄█
  236.  
  237.      Shareware is a method of distribution, not a class of software. Creators of
  238. shareware programs like this one depend on your honesty to pay for programs
  239. which you continue to use.
  240.  
  241.      If this program does not meet your needs, please delete it from your system
  242. with absolutely no further obligation.
  243.      If you like using this program, please register your version of the
  244. software and distribute the CTS_EX.EXE and CTSDOC.EXE files to any others who
  245. may be interested.
  246.  
  247.                 ────────────────────────────────────────
  248.  
  249. A registration form may be obtained in any of the following manners:
  250.  
  251.      a)   Use the form at the end of this document;
  252.      b)   Print the file ORDER.TXT which is part of the CTSDOC.EXE compressed
  253.           file;
  254.      c)   From within the CTS program, select the "Shareware" option from the
  255.           "Utils" menu pad, then press "R" while the program information screen
  256.           is showing.
  257.  
  258. Fill out the form, remembering to specify the size disk you want.  Only high-
  259. density disks will be provided.  Since there is no difference between the freely
  260. distributed version of the software and the registered version, this information
  261. will be used for updates to which the user is entitled.
  262.  
  263. Remember to sign the form.
  264.  
  265. Enclose with the form a check for $25 ($20 for registration, $5 for shipping and
  266. handling).  Send the form to the address printed at the top of the form.
  267.  
  268. Acknowledgement of the receipt of your payment will be provided either by
  269. postcard or by CompuServe mail (if you so specify).
  270.  
  271.  
  272. All constructive suggestions from users for improving this product are heartily
  273. welcomed.  Thank you for trying the Contact Tracking System!
  274.  
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283.  
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.                                        iv
  289.  
  290.  
  291.                                 Shareware License
  292.  
  293.      The shareware license agreement can be accessed from the
  294. Shareware Message screen by pressing the letter 'L' while viewing the shareware
  295. message.  The text can be scrolled using the up and  down cursor keys:
  296.  
  297.                                    CTS LICENSE
  298.  
  299.  CTS is the acronym for the Contact Tracking System product.
  300.  
  301.    All rights to CTS are owned and reserved by Gordon McI.
  302. Fuller, except as specified below.
  303.  
  304.      A payment of $20 for registration fee to Gordon McI. Fuller or ENC
  305. Enterprises is requested from CTS users.  Users are free to distribute the base
  306. product to other individuals free of charge.  Registration of this product
  307. entitles the user to one free upgrade within a two-year period after the
  308. registration has been paid.  Subsequent upgrades will be available at announced
  309. prices.
  310.  
  311.      Registration also entitles the user to obtain (at an additional charge)
  312. add-on modules designed to complement CTS for a wide variety of industries; each
  313. module contains specific functionality and data elements required for industry
  314. segments.  Any such modules received by the user are considered a part of the
  315. CTS product and subject to the same restrictions as the base CTS product.  In
  316. addition, such modules are licensed ONLY to the registered user and may not be
  317. used, sold, distributed or transferred separately under any circumstances
  318. without the express written consent of Gordon McI. Fuller or his estate.
  319.  
  320.      Users of CTS may NOT sell this software for money or services to other
  321. users.  All conditions for its distribution not covered by this license must be
  322. agreed in writing with Gordon McI. Fuller and will be at his or his estate's
  323. sole discretion.
  324.  
  325.      Users are not granted nor may assume any other rights
  326. whatsoever over the appearance, use, functionality, source code, or any other
  327. aspect of the CTS product.  Duplication of the
  328. appearance, use, functionality, source code, or other aspect of the CTS product
  329. is prohibited in accordance with all applicable state and federal laws.
  330.  
  331.      Gordon McI. Fuller
  332.      ENC Enterprises
  333.      25744 S.E. 42nd Court
  334.      Issaquah, WA  98027
  335.  
  336.  
  337.  
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.                                         v
  347.  
  348.  
  349.                                 ╔══════════════╗
  350.                                 ║Support Policy║
  351.                                 ╚══════════════╝
  352.  
  353. Support for this product is provided in one of two ways for all registered
  354. users:
  355.  
  356. Mail:               Mailed queries will be responded to within two days of
  357.                     receipt.  Send queries to:
  358.  
  359.                         Gordon Fuller
  360.                         ENC Enterprises, Inc.
  361.                         25744 S.E. 42nd Court
  362.                         Issaquah, WA  98027
  363.  
  364. CompuServe:         The developer can be reached via CompuServe ID 70153,2207
  365.  
  366. CompuServe Forums:  The developer can also be contacted via CompuServe forum
  367.                     messages in the (Microsoft) Fox Software Forum.
  368.                     [GO CIS:FOXFORUM]
  369.  
  370. No time period for responses can be guaranteed via CompuServe since
  371. communications, hardware, and other factors may affect the ability to  transmit
  372. and receive messages.
  373.  
  374.  
  375. Suggestions for upgrades and improving functionality are welcomed!
  376.  
  377.  
  378.                Thank you for trying the Contact Tracking System
  379.                program.
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.  
  404.                                        vi
  405.  
  406.  
  407.                            ╔═════════════════════════╗
  408.                            ║ ASP Ombudsman Statement ║
  409.                            ╚═════════════════════════╝
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414.      This program is produced by a member of the Association of Shareware
  415. Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware principle works
  416. for you.  If you are unable to resolve a shareware-related problem with an ASP
  417. member by contacting the member directly, ASP may be able to help.  The ASP
  418. Ombudsman can help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but does
  419. not provide technical support for members' products.  Please write to the ASP
  420. Ombudsman at:
  421.  
  422.                545 Grover Road
  423.                Muskegon, MI  49442
  424.  
  425. or send a Compuserve message via easyplex to ASP Ombudsman 70007,3536
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.                                        vii
  463.  
  464.  
  465.                              ╔═════════════════════╗
  466.                              ║ Shareware Standards ║
  467.                              ╚═════════════════════╝
  468.  
  469.               ┌─────────┐
  470.         ┌─────┴───┐     │               (R)
  471.       ──│         │o    │──────────────────
  472.         │   ┌─────┴╨──┐ │  Association of
  473.         │   │         │─┘  Shareware
  474.         └───│    o    │    Professionals
  475.       ──────│    ║    │────────────────────
  476.             └────╨────┘    MEMBER
  477.  
  478.  
  479. DEFINITION OF SHAREWARE
  480.  
  481.      Shareware distribution gives users a chance to try software before buying
  482. it. If you try a Shareware program and continue using it, you are expected to
  483. register. Individual programs differ on details -- some request registration
  484. while others require it, some specify a maximum trial period. With registration,
  485. you get anything from the simple right to continue using the software to an
  486. updated program with printed manual.
  487.      Copyright laws apply to both Shareware and commercial software, and the
  488. copyright holder retains all rights, with a few specific exceptions as stated
  489. below. Shareware authors are accomplished programmers, just like commercial
  490. authors, and the programs are of comparable quality. (In both cases, there are
  491. good programs and bad ones!) The main difference is in the method of
  492. distribution. The author specifically grants the right to copy and distribute
  493. the software, either to all and sundry or to a specific group. For example, some
  494. authors require written permission before a commercial disk vendor may copy
  495. their Shareware.
  496.      Shareware is a distribution method, not a type of software. You should find
  497. software that suits your needs and pocketbook, whether it's commercial or
  498. Shareware. The Shareware system makes fitting your needs easier, because you can
  499. try before you buy. And because the overhead is low, prices are low also. 
  500. Shareware has the ultimate money-back guarantee -- if you don't use the product,
  501. you don't pay for it.
  502.  
  503. DISCLAIMER - AGREEMENT
  504.  
  505. Users of CTS must accept this disclaimer of warranty: "CTS is supplied as is. 
  506. The author disclaims all warranties, expressed or implied, including, without
  507. limitation, the warranties of merchantability and of fitness for any purpose.
  508. The author assumes no liability for damages, direct or consequential, which may
  509. result from the use of CTS."
  510.  
  511. CTS is a "shareware program" and is provided at no charge to the user for
  512. evaluation.  Feel free to share it with your friends, but please do not give it
  513. away altered or as part of another system.  The essence of "user-supported"
  514. software is to provide personal computer users with quality software without
  515. high prices, and yet to provide incentive for programmers to continue to develop
  516. new products.  If you find this program useful and find that you are using CTS
  517. and continue to use CTS after a reasonable trial period, you must make a reg-
  518.  
  519.  
  520.                                       viii
  521.  
  522.  
  523. istration payment of $25 to ENC Enterprises.  The $25 registration fee will
  524. license one copy for use on any one computer at any one time.  You must treat
  525. this software just like a book.  An example is that this software may be used by
  526. any number of people and may be freely moved from one computer location to
  527. another, so long as there is no possibility of it being used at one location
  528. while it's being used at another.  Just as a book cannot be read by two
  529. different persons at the same time.
  530.  
  531. Commercial users of CTS must register and pay for their copies of CTS within 30
  532. days of first use or their license is withdrawn.  Site-License arrangements may
  533. be made by contacting ENC Enterprises.
  534.  
  535. Anyone distributing CTS for any kind of remuneration must first contact ENC
  536. Enterprises at the address below for authorization. This authorization will be
  537. automatically granted to distributors recognized by the (ASP) as adhering to its
  538. guidelines for shareware distributors, and such distributors may begin offering
  539. CTS immediately (However ENC Enterprises must still be advised so that the
  540. distributor can be kept up-to-date with the latest version of CTS.).
  541.  
  542. You are encouraged to pass a copy of CTS along to your friends for evaluation. 
  543. Please encourage them to register their copy if they find that they can use it. 
  544. All registered users will receive a copy of the latest version of the CTS
  545. system.
  546.  
  547.  
  548.  
  549.  
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.  
  557.  
  558.  
  559.  
  560.  
  561.  
  562.  
  563.  
  564.  
  565.  
  566.  
  567.  
  568.  
  569.  
  570.  
  571.  
  572.  
  573.  
  574.  
  575.  
  576.  
  577.  
  578.                                        ix
  579.  
  580.  
  581.                                   ╔═══════════╗
  582.                                   ║Conventions║
  583.                                   ╚═══════════╝
  584.  
  585. Keys
  586. ════
  587.      Pressing computer keys results in two possible outcomes:
  588.  
  589.           a)   an exact duplicate of the character on the key is placed on the
  590.                screen;
  591.  
  592.           b)   a function or collection of functions is performed.
  593.  
  594.           The usual convention is to represent keys which result in (b) inside
  595.      <> marks, as in <PgDn>, <Ctrl>, <Alt>, <Home>, <Shift>.  Function keys,
  596.      labeled F1 through F10 (or F12) are generally presented either way.
  597.  
  598.           Some keys are occasionally represented by their symbols on the
  599.      keyboard or by common abbreviations (e.g. ^ = <Ctrl>).
  600.  
  601.  
  602. Keystrokes
  603. ══════════
  604.           In general, when instructed to press a key that means that the key
  605.      should be pressed and released.  However, some commands require a
  606.      combination or sequence of keys to be pressed.
  607.           When using <Ctrl>, <Alt>, or <Shift> in combination with other keys,
  608.      this means that the key in <> should be held down while the other key is
  609.      pressed and released.
  610.  
  611.  
  612. Screen Features
  613. ═══════════════
  614. Features:
  615.      Menus
  616.      Popups
  617.      Buttons
  618.  
  619.           The screens in this application are based on event-driven, object-
  620.      oriented code and are identical to Microsoft Windows usage.  This is done
  621.      for two reasons -
  622.  
  623.           first, it is easier for the user to perform specific tasks by
  624.           selecting one "object" which does that task;
  625.  
  626.           second, it provides upward compatibility and familiarity with
  627.           graphical-based applications which all use the same concepts.
  628.  
  629.           Each "object" the user sees on the screen performs a set of commands
  630.      behind the scenes.  Highlighted letters within the object are called "hot
  631.      keys" and provide shortcuts to selecting an object, depending on its type.
  632.  
  633.      Objects are of three major types:
  634.  
  635.  
  636.                                         x
  637.  
  638.  
  639.      ▀    Menus
  640.  
  641.           Menu pads are the words shown in a row near or at the top of the
  642.           display screen.  When selected, a pad will show a list of menu options
  643.           from which the user may select.  Pressing the <Esc> key will
  644.           deactivate the menu pad or menu option list from the screen.
  645.  
  646.           Menus are accessed by simultaneously pressing the <Alt> key and the
  647.           highlighted letter in the menu (or by clicking a mouse on the menu
  648.           option).  When selected, menus in turn provide a menu list of options. 
  649.           Those options may be selected in three ways:
  650.  
  651.           √    using the cursor keys to highlight the option, then pressing
  652.                <Enter>;
  653.           √    using a mouse to click once on the option;
  654.           √    pressing the highlighted letter "hot key" WITHOUT pressing the
  655.                <Alt> key.
  656.  
  657.  
  658.      ▀    Popups
  659.  
  660.           Popups are lists containing choices.  Menu option lists are popups. 
  661.           Other popups can contain lists of user-entered information from which
  662.           the user selects a single option identifying the data (or set of data)
  663.           he/she wishes to include in an action.
  664.  
  665.           Some popups have hot keys when the options are not lists of user-
  666.           defined data (such as the menu popups).
  667.  
  668.           Popups which are part of menu choices can have an arrow in the right
  669.           margin of the popup.  This indicates that selecting this option will
  670.           give the user a new list of options, rather than immediately launching
  671.           a program.
  672.  
  673.  
  674. ▀    Buttons
  675.  
  676.      Common Button Types:
  677.  
  678.           Radio     (■)
  679.           Check     [X]
  680.           Push      « OK »
  681.  
  682.           Buttons are generally activated by pressing the Space Bar, or by
  683.      pressing the <Enter> key.  The spacebar will leave the cursor highlighting
  684.      the current button - <Enter> will skip to the next object after activating
  685.      the button.  Buttons can also have hot keys, which activate the button when
  686.      the user presses the highlighted key (unless he/she is in a text entry
  687.      field, where the program decides that the user really wants to print the
  688.      letter rather than push the button).
  689.  
  690.  
  691.  
  692.  
  693.  
  694.                                        xi
  695.  
  696.  
  697.      ■    Radio buttons let the user identify which ONE of a mutually exclusive
  698.           number of choices applies to the current data set.  They do not
  699.           usually initiate any actions, but identify various conditions for when
  700.           the transaction is committed for verification or addition to the
  701.           general database.  Example:
  702.  
  703.           (■)  Rock
  704.           ( )  Paper
  705.           ( )  Scissors
  706.  
  707.  
  708.      ■    Check buttons, such as the "Foreign Currency" button on the Main
  709.           Screen in this application, are Yes/No indicators.  For example, a
  710.           checked Foreign Currency box indicates "Yes" to the program when it
  711.           asks whether to convert the number in the amount column to U.S.
  712.           Dollars.  Example:
  713.  
  714.           [ ]  Show Totals
  715.  
  716.  
  717.      ■    Push buttons, which are sprinkled liberally throughout this
  718.           application, are the objects which usually trigger a change in the
  719.           data set.  Example:
  720.  
  721.           < Add  >
  722.           <Delete>
  723.           <Cancel>
  724.           «Finish»
  725.  
  726.      The <Esc> key is usually directly tied to the <Cancel> button on a screen.
  727.      The double carets around the "Finish" button indicate that it is a default,
  728.      and pressing <Ctrl>-<Enter> at any point on the screen is the same as
  729.      selecting that button.
  730.  
  731.  
  732.  
  733.  
  734.  
  735.  
  736.  
  737.  
  738.  
  739.  
  740.  
  741.  
  742.  
  743.  
  744.  
  745.  
  746.  
  747.  
  748.  
  749.  
  750.  
  751.  
  752.                                        xii
  753.  
  754.  
  755. Terms & Definitions
  756. ═══════════════════
  757.      Some database terms are commonly used in this document and in the on-line
  758. help.
  759.  
  760.      Field     A discrete unit of data, such as a Customer Last Name, Zip Code,
  761.                or Birthday.
  762.  
  763.      File      A DOS file containing a group of records.
  764.  
  765.      Menu      List of options to perform specific tasks.  Usually only one
  766.                option may be chosen at a
  767.                time.
  768.      Record    A group of Fields which taken together provide useful information
  769.                about a Customer.
  770.  
  771.  
  772. Text
  773. ════
  774.      Words which appear in the text surrounded by «» indicate important and
  775. frequently mentioned or used topics.
  776.  
  777.  
  778. Windows
  779. ═══════
  780.      A window is loosely defined as an area of the screen which appears on top
  781. of an existing portion of text, and which reveals that underlying screen data
  782. when it disappears rather than overwriting it.  Usually windows have a solid
  783. border around them to distinguish them from their background.
  784.      For keyboard commands which move and resize windows, see "Using Help" on
  785. Page 2-1.
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.  
  800.  
  801.  
  802.  
  803.  
  804.  
  805.  
  806.  
  807.  
  808.  
  809.  
  810.                                       xiii
  811.  
  812.  
  813.                                 ╔══════════════╗
  814.                                 ║ Text Editing ║
  815.                                 ╚══════════════╝
  816.  
  817.      To find and manipulate blocks of text, the following key combinations
  818. produce the most desirable results.
  819.      These key combinations are listed in the HELP+ menu pad at the top of the
  820. Display Screen.
  821.  
  822. ┌────────────┐
  823. │Finding text│
  824. └────────────┘
  825. 1.   Press <Ctrl>+F
  826. 2.   Type in the text you wish to find
  827. 3.   (Optional) - Type in replacement text.
  828. 4.   Use the <Tab> key to select your search options from the popup screen.
  829. 5.   Select the «Find» option or press <Ctrl>+<Enter> to start the search.
  830.  
  831.      <Ctrl>+G  will find the next occurrence of the text string.
  832.      <Ctrl>+E  will replace the current text with the replacement characters,
  833.                then find the next occurrence of the text string.
  834.  
  835. ┌──────────────┐
  836. │Block out text│
  837. └──────────────┘
  838. ALL TEXT
  839.  
  840. 1.   Press <Ctrl>+A
  841.  
  842. SPECIFIC TEXT
  843.  
  844. 1.   Place your cursor at the start of the desired text.
  845. 2.   While holding down the <Shift> key, use the cursor keys, <PgUp>, <PgDn>,
  846.      <End>, <Home> or other positioning keys to block out the text.
  847.                                        OR
  848.      Use the mouse and drag across the desired text.
  849.  
  850. AFTER BLOCKING OUT TEXT YOU MAY DO THE FOLLOWING:
  851.  
  852. ┌─────────┐
  853. │Move text│
  854. └─────────┘
  855. 1.   Press <Ctrl>+X to delete the text at the current location while saving it
  856.      to the buffer.
  857. 2.   Move the cursor to the new location.
  858. 3.   Press <Ctrl>+V to insert the chosen text
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  
  865.  
  866.  
  867.  
  868.                                        xiv
  869.  
  870.  
  871. ┌─────────┐
  872. │Copy text│
  873. └─────────┘
  874. 1.   Press <Ctrl>+C to save the blocked text in the buffer.
  875. 2.   Move the cursor to the new location.
  876. 3.   Press <Ctrl>+V to insert the chosen text
  877.  
  878.  
  879. ┌──────────┐
  880. │Paste text│
  881. └──────────┘
  882. 1.   You must have previously selected the text by blocking it out (as described
  883.      above).
  884. 2.   Move the cursor to the new location.
  885. 3.   Press <Ctrl>+V to insert the chosen text
  886.  
  887.  
  888. ┌───────────┐
  889. │Delete text│
  890. └───────────┘
  891. WITHOUT SAVING TO BUFFER
  892.  
  893. 1.   Block out text.
  894. 2.   Press <Del>
  895.           OR
  896. Type new entry directly.
  897.  
  898.  
  899. SAVING TO BUFFER
  900.  
  901. 1.   Block out text.
  902. 2.   Press <Ctrl>+X or <Ctrl>+C.
  903.  
  904. Deleting a word:
  905.  
  906.      Press <Ctrl>+<Backspace>.
  907.  
  908.  
  909.  
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.                                        xv
  927.  
  928.  
  929. ╔═══════════════╗
  930. ║List of Figures║
  931. ╚═══════════════╝
  932.  
  933.  
  934. Figure 1       Title Screen                                             Page 2-2
  935. Figure 2       Main Display Screen                                      Page 4-1
  936. Figure 3       Default Colors Selection Menu                            Page 4-4
  937. Figure 4       Data Menu Pad                                            Page 4-6
  938. Figure 5       Children Window                                         Page 4-10
  939. Figure 6       Edit Data Menu Options                                  Page 4-15
  940. Figure 7       Company Data                                            Page 4-16
  941. Figure 8       Key Function Display                                    Page 4-21
  942. Figure 9       Comments Screen                                         Page 4-22
  943. Figure 10      Directions window                                       Page 4-23
  944. Figure 11      To-Do List                                              Page 4-24
  945. Figure 12      Sort Options                                            Page 4-26
  946. Figure 13      Filter Data Options                                     Page 4-28
  947. Figure 14      Mailing Options Menu                                    Page 4-33
  948. Figure 15      Print Options Window                                    Page 4-34
  949. Figure 16      Account Printing Options                                Page 4-37
  950. Figure 17      Print Menu Pad                                          Page 4-39
  951. Figure 18      Report Creation                                         Page 4-40
  952. Figure 19      Label Creation Screen                                   Page 4-42
  953. Figure 20      Report/Label Expression Builder Screen                  Page 4-43
  954. Figure 21      Utilities Menu Options                                  Page 4-46
  955. Figure 22      Diary/Appointment Calendar                              Page 4-49
  956. Figure 23      File Menu Options                                       Page 4-51
  957. Figure 24      Help Menu Options                                       Page 4-55
  958.  
  959.  
  960.  
  961.  
  962.  
  963.  
  964.  
  965.  
  966.  
  967.  
  968.  
  969.  
  970.  
  971.  
  972.  
  973.  
  974.  
  975.  
  976.  
  977.  
  978.  
  979.  
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.                                        xvi
  985.  
  986.  
  987. ╔═════════════════╗
  988. ║I.   Installation║
  989. ╚═════════════════╝
  990.  
  991.  
  992. Hardware and Software Requirements
  993. ══════════════════════════════════
  994.  
  995. ▀    Hardware
  996.  
  997. CTS requires a hard disk with at least 3Mb of free space.  Use your CHKDSK
  998. command at the DOS prompt to determine how much free space you have - it is the
  999. line showing "number of bytes available on disk" in the listing CHKDSK provides.
  1000.  
  1001. ▀    Software
  1002.  
  1003. CTS will run on laptops with 512K of memory.  At least 450K of free memory is
  1004. generally required - laptops running network software may encounter memory
  1005. problems.
  1006. CTS uses expanded memory automatically if it is available.  The more expanded
  1007. memory the computer has, the faster CTS will run.
  1008.  
  1009.  
  1010.  
  1011.  
  1012.  
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.  
  1019.  
  1020.  
  1021.  
  1022.  
  1023.  
  1024.  
  1025.  
  1026.  
  1027.  
  1028.  
  1029.  
  1030.  
  1031.  
  1032.  
  1033.  
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038.  
  1039.  
  1040.  
  1041.  
  1042.                                                                         Page 1-1
  1043.  
  1044.  
  1045. From CompuServe or other BBS
  1046. ════════════════════════════
  1047. (including disks created from an original BBS download)
  1048.  
  1049. All documentation files, such as the one you are now reading, come from the
  1050. CTSDOC.EXE file, a self-extracting compressed file. These files may be placed
  1051. onto any directory.  A listing of all files supplied for CTS can be found in
  1052. Appendix B and in the DOCFILE.DOC file.
  1053.  
  1054. All executable files and associated Help, Database, Index, and Source files come
  1055. as part of the CTS_EX.EXE file.  CTS will automatically install itself into the
  1056. directory and drive where  the user places the CTS_EX.EXE file.  To execute this
  1057. file, simply type its name at the DOS prompt in the directory where you want CTS
  1058. to exist.
  1059.  
  1060. A batch file, CTS.BAT, is included in the CTS_EX.EXE file.  If you  do not want
  1061. to put the CTS directory into your AUTOEXEC.BAT PATH statement, you may place
  1062. this batch file into your root directory to run CTS from anywhere on your hard
  1063. disk.  CTS.BAT assumes the program will be on the C: drive and in the \CTS
  1064. directory.  You must edit the batch file if you have placed CTS elsewhere.
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.  
  1070.  
  1071.  
  1072.  
  1073.  
  1074.  
  1075.  
  1076.  
  1077.  
  1078.  
  1079.  
  1080.  
  1081.  
  1082.  
  1083.  
  1084.  
  1085.  
  1086.  
  1087.  
  1088.  
  1089.  
  1090.  
  1091.  
  1092.  
  1093.  
  1094.  
  1095.  
  1096.  
  1097.  
  1098.  
  1099.  
  1100. Page 1-2
  1101.  
  1102.  
  1103. From a floppy disk supplied by ENC Enterprises
  1104. ══════════════════════════════════════════════
  1105.  
  1106.           NOTE:     Where <Enter> appears below, do not type
  1107.                     '<Enter>' but press the Enter key on
  1108.                     your keyboard.
  1109.  
  1110. 1.   Loading Files
  1111.  
  1112.      a)   Insert the installation or update disk into drive a: (usually the
  1113. uppermost slot on the front of the PC).  The disk will say if it is an upgrade
  1114. or an installation disk.
  1115.  
  1116.           If the 3½" drive on your system is the b: drive, type the
  1117.           following line at the DOS prompt:
  1118.  
  1119.                     assign a=b <Enter>
  1120.  
  1121.      After installation, type assign by itself at the DOS prompt to restore the
  1122. proper drive assignment.  (Ignore if computer has rebooted.)
  1123.  
  1124.      b)   Begin the installation or update process.
  1125.  
  1126.           Type:     a: <Enter>          (floppy drive is assumed to be a: in
  1127.                                         this example)
  1128.           Type:     install <Enter>     (if a first-time installation)
  1129.                          OR
  1130.                     update <Enter>      (if an update)
  1131.  
  1132.      c)   Swap to the second disk when the screen prompts you.
  1133.  
  1134.      d)   The CTS installation disk will automatically change your CONFIG.SYS
  1135.           and AUTOEXEC.BAT files to enable CTS to run on your laptop.  If you do
  1136.           not wish the installation program to do this, watch the screen and
  1137.           abort the procedure when asked.
  1138.           If you let the installation program change your files, you may skip
  1139.           sections (2) and (3) and proceed to section [4].
  1140.  
  1141.  
  1142. 2.   CONFIG.SYS File
  1143.  
  1144.      a)   Move to your root directory
  1145.           Type c:   <Enter>
  1146.                cd \ <Enter>
  1147.  
  1148.      b)   Ensure that your CONFIG.SYS file contains the following lines by
  1149.           typing:
  1150.           Type:     Type config.sys <Enter>:      (Actually type the word
  1151. 'type')
  1152.           FILES = x (where x ≥ 40)
  1153.           BUFFERS = 32
  1154.           STACKS = 0,0
  1155.  
  1156.  
  1157.  
  1158.                                                                         Page 1-3
  1159.  
  1160.  
  1161.           If the FILES line has x < 40, refer to section c.(i) below.  If you
  1162.           receive an error message saying the file does not exist, refer to
  1163.           section c.(ii) below.
  1164.  
  1165.      c)   If your CONFIG.SYS file does not contain these lines, or if you do not
  1166.           have a CONFIG.SYS file, edit or create the file and save the result.
  1167.           Consult your DOS manual for full editing instructions using EDLIN. 
  1168.           Otherwise:
  1169.  
  1170.           (i)  Existing CONFIG.SYS
  1171.                Type:     edlin config.sys <Enter>
  1172.  
  1173.           The new prompt will be an asterisk (*).
  1174.  
  1175.           Type:     L <Enter>
  1176.  
  1177.           The program will list each line in front of you.  Find the line # that
  1178.           says "FILES=xxx".
  1179.  
  1180.           Type:     x <Enter>           (x = line # of FILES line)
  1181.  
  1182.           The text of the line number selected will appear indented and the line
  1183.           number will repeat below as the new prompt.
  1184.  
  1185.           Type:     FILES=45 <Enter>     (40 or higher)
  1186.  
  1187.           The asterisk prompt will reappear at the left-hand edge of the screen.
  1188.           Repeat as necessary to modify other lines of the file in the same
  1189.           manner.  When finished:
  1190.  
  1191.           Type:     exit <Enter>
  1192.  
  1193.           You will be returned to the DOS prompt. 
  1194.  
  1195.      Reboot the computer using the <Ctrl>+<Alt>+<Del> key combination (hold all
  1196. three down at the same time).
  1197.  
  1198.  
  1199.      (ii)      New CONFIG.SYS
  1200.  
  1201.           If you received a message in part (b) saying the config.sys file did
  1202.      not exist, the quickest way to create a new one is as follows:
  1203.  
  1204.           Type:     copy con config.sys <Enter>
  1205.  
  1206.           No prompt will appear, but the cursor will move to the left side of
  1207.      the screen.  Type the following lines exactly as they appear (the <Enter>
  1208.      mark represents the enter key, do not type "<Enter>"):
  1209.  
  1210.                FILES=45 <Enter>
  1211.                BUFFERS=30 <Enter>
  1212.                STACKS=0,0 <Enter>                 [zero,zero]
  1213.  
  1214.  
  1215.  
  1216. Page 1-4
  1217.  
  1218.  
  1219.                ^Z <Enter>                         (Control-Z; hold Ctrl key down
  1220.                                                   and press letter Z)
  1221.  
  1222.      The DOS prompt will return and the CONFIG.SYS file will have been created. 
  1223. Reboot the computer using the <Ctrl>+<Alt>+<Del> key combination (hold all three
  1224. down at the same time).
  1225.  
  1226.  
  1227. 3.   AUTOEXEC.BAT File
  1228.  
  1229.      a)   This file is also located in your root directory (see 1.a above).
  1230.  
  1231.      b)   Remove any TSR (terminate-stay resident) programs such as Sidekick
  1232.           which may reduce the RAM available to the Contact Tracking System. 
  1233.           Use EDLIN or other edit program (see 1.c above)
  1234.  
  1235.      c)   CTS suggests that your PATH statement contain the directories:
  1236.  
  1237.                ..;C:\CTS
  1238.  
  1239.           using EDLIN, find the line (see 1.c in section (2) above) containing
  1240.           your PATH statement.  Type the line number at the asterisk (*) prompt,
  1241.           and repeatedly press the right cursor (arrow) key to redisplay the
  1242.           line,  When the entire line has been redisplayed, type the additions
  1243.           shown above.  Press the <Enter> key.  Type exit and press the enter
  1244.           key again.
  1245.  
  1246.  
  1247.      Just as with the CONFIG.SYS file, you must reboot your computer for changes
  1248. to the AUTOEXEC.BAT file to take effect.
  1249.  
  1250.  
  1251. 4.   Starting the Program (all other times)
  1252.  
  1253.      If you have a menu program you are encouraged to add this program to your
  1254. list of options.  The commands necessary to activate it are the same as you
  1255. would perform individually in (4a) and (4b).  If you are not on the C: drive,
  1256. include the command C: <Enter> as well.
  1257.  
  1258.      a)   If not already in the program's directory:
  1259.                Type:     cd \ <Enter>
  1260.      b)        Type:     cts <Enter>
  1261.  
  1262.  
  1263.  
  1264.  
  1265.  
  1266.  
  1267.  
  1268.  
  1269.  
  1270.  
  1271.  
  1272.  
  1273.  
  1274.                                                                         Page 1-5
  1275.  
  1276.  
  1277.                              ╔════════════════════╗
  1278.                              ║        NOTES       ║
  1279.                              ╚════════════════════╝
  1280.  
  1281.  
  1282.  
  1283.  
  1284.  
  1285.  
  1286.  
  1287.  
  1288.  
  1289.  
  1290.  
  1291.  
  1292.  
  1293.  
  1294.  
  1295.  
  1296.  
  1297.  
  1298.  
  1299.  
  1300.  
  1301.  
  1302.  
  1303.  
  1304.  
  1305.  
  1306.  
  1307.  
  1308.  
  1309.  
  1310.  
  1311.  
  1312.  
  1313.  
  1314.  
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.  
  1326.  
  1327.  
  1328.  
  1329.  
  1330.  
  1331.  
  1332. Page 1-6
  1333.  
  1334.  
  1335. ╔═════════════════════════════╗
  1336. ║II.  Starting the CTS Program║
  1337. ╚═════════════════════════════╝
  1338.  
  1339.      If you have a menu program you are encouraged to add this program to your
  1340. list of options.  The commands necessary to activate it are the same as you
  1341. would perform individually in (a) and (b) of the Manual Activation section
  1342. below.  If you are not on the C: drive, include the command C: <Enter> as well.
  1343.  
  1344.  
  1345. Manual Activation
  1346. ═════════════════
  1347.  
  1348.      a)   If not already in the program's directory:
  1349.                Type:     cd \ <Enter>
  1350.  
  1351.      b)        Type:     CTS <Enter>
  1352.  
  1353.  
  1354.      The first time the user tries CTS, the program will ask if the user wishes
  1355. to modify the AUTOEXEC.BAT and CONFIG.SYS files.  Because CTS expects to find
  1356. all its files in the current directory, putting "CTS" in your PATH statement may
  1357. not be necessary unless you wish to start CTS from elsewhere on your PC.
  1358.      The program will also make sure that the FILES statement in your CONFIG.SYS
  1359. is set to at least 40.  If not, CTS will offer to modify that file to increase
  1360. the parameter to 45.
  1361.      This modification occurs ONLY during the first entry into CTS and will not
  1362. be seen again.
  1363.  
  1364.  
  1365.      After initial installation of the CTS system, the user will be placed in
  1366. the «Display» Screen.
  1367.  
  1368.  
  1369. ▀    Title Screen
  1370.  
  1371. After starting the Customer Tracking System either by menu
  1372. selection or the cts <Enter> keystrokes, the initial screen will appear.
  1373. The date shown defaults to today's date (assuming your PC has a clock and
  1374. battery).
  1375.  
  1376.  
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390.                                                                         Page 2-1
  1391.  
  1392.  
  1393. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  1394.                                                                                 
  1395.                                                                                 
  1396.                   ╒═════════════════════════════════════════╕                   
  1397.                   │             ENC Enterprises             │▄▄                 
  1398.                   │        ╓─────────────────────────╖      │██                 
  1399.                   │        ║ Contact Tracking System ║      │██                 
  1400.                   │        ╙─────────────────────────╜      │██                 
  1401.                   │Copyright 1992-1993   All Rights Reserved│██                 
  1402.                   ╘═════════════════════════════════════════╛██                 
  1403.                    ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀                 
  1404.                                                                                 
  1405.                                                                                 
  1406.                     Please enter today's date:  04/23/93                        
  1407.         ╓───────────────────────────────────────────────────────────────╖       
  1408.         ║This program is distributed as shareware.  For more information║       
  1409.         ║please use the Utils/Shareware option from within the program. ║       
  1410.         ╙───────────────────────────────────────────────────────────────╜       
  1411.                           ▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄                         
  1412.                           █   ENC Enterprises         █                         
  1413.                           █   25744 S.E. 42nd Court   █                         
  1414.                           █   Issaquah, WA  98027     █                         
  1415.                           ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀                         
  1416.                          Written by Gordon McI. Fuller                          
  1417.                 ░░▒▒▓▓██ Compuserve ID#   [70153,2207] ██▓▓▒▒░░                 
  1418. Member, Association of Shareware Professionals                      Version 2.1 
  1419.  
  1420. Figure 1       Title Screen
  1421. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  1422.  
  1423.  
  1424. ▀    Using Help
  1425.  
  1426.      Pressing F1 in most portions of CTS will call up Help.  Help consists of
  1427. two areas - general topics and specific explanations.  Each topic has one
  1428. associated explanation.
  1429.      If Help is called from the Display Screen, it will list the topics in the
  1430. Help Window.
  1431.      Topics with an arrow in front are broad explanations of the program and its
  1432. functions.  Other topics refer to specific field names and explain the sort of
  1433. data each one requires.
  1434.  
  1435.      Any help topic may be printed out (since some are several pages long) after
  1436. the user has set a default printer (see below) by using the "Help+" menu pad and
  1437. the "Print Help Topics" option.
  1438.  
  1439.  
  1440.  
  1441.  
  1442.  
  1443.  
  1444.  
  1445.  
  1446.  
  1447.  
  1448. Page 2-2
  1449.  
  1450.  
  1451.                                  Window Changes:
  1452.                                  ───────────────
  1453.      ^F7       Moves the window with the cursor keys;
  1454.      ^F8       Resizes the window with the cursor keys;
  1455.      ^F10      Toggles the window zoom between full screen and original size.
  1456.  
  1457.  
  1458.                               Topic scrolling keys:
  1459.                               ─────────────────────
  1460.      up,down                  1 line up or down;
  1461.      <PgUp>,<PgDn>            1 screen up or down;
  1462.      <Home>,<End>             Top or bottom of topic list.
  1463.      1st letter of topic      first matching topic
  1464.                               two or more letters typed within 2 seconds - 2nd
  1465.                               (and 3rd ...) matching letters.
  1466.  
  1467.      e.g.      Typing 'C' only will highlight 'City' topic.
  1468.                Typing 'CU' within 2 seconds will highlight 'Customer' topic
  1469.  
  1470. NOTE:     These instructions are also valid for scrolling through menu choices
  1471.           of non-changeable windows such as those listing company names, generic
  1472.           commodities, or user-defined file names.
  1473.  
  1474.  
  1475.                            Explanation scrolling keys:
  1476.                            ───────────────────────────
  1477.      up,down                  1 line up or down;
  1478.      <PgUp>,<PgDn>            1 screen up or down;
  1479.      <Home>,<End>             Beginning or end of line
  1480.      ^<Home>,^<End>           Top or bottom of explanation text
  1481.      ^F                       Find text
  1482.           <Ctrl>-F sub-functions:
  1483.           <Tab>     = next option in ^F menu;
  1484.           <Ctrl>-G  = find next occurrence of selected string.
  1485.  
  1486. You may browse through Help at your leisure.  To leave help, press <Esc>.
  1487.  
  1488.  
  1489.  
  1490.  
  1491.  
  1492.  
  1493.  
  1494.  
  1495.  
  1496.  
  1497.  
  1498.  
  1499.  
  1500.  
  1501.  
  1502.  
  1503.  
  1504.  
  1505.  
  1506.                                                                         Page 2-3
  1507.  
  1508.  
  1509.                              ╔════════════════════╗
  1510.                              ║        NOTES       ║
  1511.                              ╚════════════════════╝
  1512.  
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.  
  1524.  
  1525.  
  1526.  
  1527.  
  1528.  
  1529.  
  1530.  
  1531.  
  1532.  
  1533.  
  1534.  
  1535.  
  1536.  
  1537.  
  1538.  
  1539.  
  1540.  
  1541.  
  1542.  
  1543.  
  1544.  
  1545.  
  1546.  
  1547.  
  1548.  
  1549.  
  1550.  
  1551.  
  1552.  
  1553.  
  1554.  
  1555.  
  1556.  
  1557.  
  1558.  
  1559.  
  1560.  
  1561.  
  1562.  
  1563.  
  1564. Page 2-4
  1565.  
  1566.  
  1567. ╔═════════════════╗
  1568. ║III. Quitting CTS║
  1569. ╚═════════════════╝
  1570.  
  1571. <Alt>-F4 will allow the user to exit directly from the main screen.
  1572.  
  1573.                           or:
  1574.  
  1575. From the Display Screen press <Alt>-F to call up the "File" menu pad.
  1576.  
  1577.      Select the "Quit" option by either positioning the cursor on the "Quit" by
  1578. using the up or down keys, or by pressing the letter "Q" on the keyboard.
  1579.  
  1580.      Answer "Y" to the question, "Are you sure?"  Answering "N" will return you
  1581. to the Display Screen.
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.  
  1590.  
  1591.  
  1592.  
  1593.  
  1594.  
  1595.  
  1596.  
  1597.  
  1598.  
  1599.  
  1600.  
  1601.  
  1602.  
  1603.  
  1604.  
  1605.  
  1606.  
  1607.  
  1608.  
  1609.  
  1610.  
  1611.  
  1612.  
  1613.  
  1614.  
  1615.  
  1616.  
  1617.  
  1618.  
  1619.  
  1620.  
  1621.  
  1622.                                                                         Page 3-1
  1623.  
  1624.  
  1625.                              ╔════════════════════╗
  1626.                              ║        NOTES       ║
  1627.                              ╚════════════════════╝
  1628.  
  1629.  
  1630.  
  1631.  
  1632.  
  1633.  
  1634.  
  1635.  
  1636.  
  1637.  
  1638.  
  1639.  
  1640.  
  1641.  
  1642.  
  1643.  
  1644.  
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.  
  1654.  
  1655.  
  1656.  
  1657.  
  1658.  
  1659.  
  1660.  
  1661.  
  1662.  
  1663.  
  1664.  
  1665.  
  1666.  
  1667.  
  1668.  
  1669.  
  1670.  
  1671.  
  1672.  
  1673.  
  1674.  
  1675.  
  1676.  
  1677.  
  1678.  
  1679.  
  1680. Page 3-2
  1681.  
  1682.  
  1683. ╔═════════════════════════════════════════╗
  1684. ║IV.   Using CTS - Features and Functions ║
  1685. ╚═════════════════════════════════════════╝
  1686.  
  1687. Introduction
  1688. ════════════
  1689.  
  1690. ▀   Display Screen
  1691.  
  1692.      Upon entering the application, this is the first screen to appear.  It is
  1693. referred to in this document and in the on-line help as the Display Screen.
  1694.  
  1695.  
  1696.  
  1697. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  1698.  File     Data     View     Print    Utils.    Help+                 11:10:30 am
  1699. ╔══════════════════════════════════════════════════╤═══════════════════════════╗
  1700. ║Company:                                          │  Work Phone: (   )   -    ║
  1701. ║Industry:      Rating:        Mailings:           │  FAX Number: (   )   -    ║
  1702. ║   Note:                  Last Contact:   /  /    │  Home Phone: (   )   -    ║
  1703. ╠═════════╤════════════════════════════════════╤═══╧═══════════════════════════╣
  1704. ║Sex:     │First Name:                M.I.:    │Title:                         ║
  1705. ║M/M:     │ Last Name:                         │ Dept:                         ║
  1706. ╠═════════╧═══════════════════════════╤════════╧═══════════════════════════════╣
  1707. ║Street:                              │City:                ST:                ║
  1708. ║                                     │Ctry:               Zip:                ║
  1709. ╚═════════════════════════════════════╧════════════════════════════════════════╝
  1710. ╔══════════════Company══════════════╤═══Last Name══════First Name═══╤ST╗
  1711. ║                                   │                               │  ║
  1712. ║                                   │                               │  ║
  1713. ║Aetna Life & Casualty Co.          │                               │FL║
  1714. ║AI Corp.                           │                               │CA║
  1715. ║AI Corp.                           │                               │CA║
  1716. ║Alaska Groundfish Data Bank        │                               │AK║
  1717. ║American Games                     │                               │WA║
  1718. ║AMICA Mutual Insurance Co.         │                               │WA║
  1719. ╚═══════════════════════════════════╧═══════════════════════════════╧══╝
  1720. Current File:BUSNES    Total Records: 151   Index: COMPANY         MODE: DISPLAY
  1721. Help     Edit     Refresh Screen    Key Help      ▄      Menu
  1722. <F1>     <F2>         <F3>            <F4>        ▀  <Alt>-letter
  1723. Figure 2       Main Display Screen
  1724. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  1725.  
  1726.  
  1727.  
  1728.  
  1729.  
  1730.  
  1731.  
  1732.  
  1733.  
  1734.  
  1735.  
  1736.  
  1737.  
  1738.                                                                         Page 4-1
  1739.  
  1740.  
  1741.      The screen is divided into 4 main areas; going down the screen from top to
  1742. bottom they are called:
  1743.  
  1744.      Display Menu             Row  1
  1745.      Customer Detail          Rows 2-15
  1746.      Customer List            Rows 16-21
  1747.      Bottom Information       Rows 22-24
  1748.  
  1749.      The top 3 areas are interactive areas - that is, they change based on user
  1750. actions.  The fourth area, called "Bottom Information" in the on-line help, is
  1751. static information which tells the user where he/she is in the file and what
  1752. «Mode» the screen is in.
  1753.  
  1754.      This screen is the heart of the CTS program.  Initially most function keys
  1755. will not work since there are no customers entered in the system.  Once your
  1756. customer information has been entered, viewing, editing, and making use of the
  1757. information will occur from this screen and the associated menu.  This
  1758. documentation will refer to the activities and information occurring in each
  1759. area.
  1760.      If your copy of CTS has been provided with the SMPL_1 or SMPL_2 sample data
  1761. files, most function keys and menu options will work as normal.  When you create
  1762. a new file (see the section on Creating Files) the screen will be empty and the
  1763. function keys disabled.
  1764.  
  1765.  
  1766.  
  1767. Display Menu
  1768. ────────────
  1769.      The six categories shown
  1770.           - 'File', 'Data', 'View', 'Print', 'Utils', 'Help+' -
  1771. are the menu headings which give the user access to CTS functions.  The menu is
  1772. activated by pressing just the <Alt> key; options can be directly selected by
  1773. pressing <Alt>+the highlighted letter in the menu heading.  Most menu selections
  1774. will deactivate the menu afterwards.  To leave the menu without selecting a
  1775. topic, press <Esc> or click the mouse outside the menu window.
  1776.  
  1777.  
  1778.  
  1779. Customer Detail
  1780. ───────────────
  1781.      This gives information about the customer selected from the Customer List
  1782. area.
  1783.  
  1784.  
  1785.  
  1786.  
  1787. Customer List
  1788. ─────────────
  1789.      This shows up to eight customers at any time, ordered by whichever «index»
  1790. has been selected by the user.  Cursor keys, mouse, <PgUp>, <PgDn>, <Home>, and
  1791. <End> can be used to select names from anywhere in the file.
  1792.  
  1793.  
  1794.  
  1795.  
  1796. Page 4-2
  1797.  
  1798.  
  1799. Bottom Information
  1800. ──────────────────
  1801.      Row 22 provides information about the current file: which file is selected;
  1802. where the user's record pointer is within the file, and the «mode» which is in
  1803. use.  Error messages are
  1804. shown here when attempting to locate a record which is not in the file.  Row 24
  1805. menu messages give more detail about an option.
  1806.  
  1807.  
  1808.  
  1809.  
  1810.  
  1811.  
  1812.  
  1813.  
  1814.  
  1815.  
  1816.  
  1817.  
  1818.  
  1819.  
  1820.  
  1821.  
  1822.  
  1823.  
  1824.  
  1825.  
  1826.  
  1827.  
  1828.  
  1829.  
  1830.  
  1831.  
  1832.  
  1833.  
  1834.  
  1835.  
  1836.  
  1837.  
  1838.  
  1839.  
  1840.  
  1841.  
  1842.  
  1843.  
  1844.  
  1845.  
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.  
  1854.                                                                         Page 4-3
  1855.  
  1856.  
  1857. Entering Information
  1858. ════════════════════
  1859.  
  1860. ▀    Entering Defaults
  1861.  
  1862.     ■     Press <Alt>-U to activate the Display Menu.  You will be in the
  1863.           'Utils' list of options.  If the colors are not showing contrasts
  1864.           correctly, you will find the 'Utilities' menu on the second pad from
  1865.           the right and the first option it displays is "Default Settings".
  1866.  
  1867.      ■    Press <Enter> or 'D' to select "Default Settings".
  1868.  
  1869.      ■    Use up or down keys to move the selection bar, or press 'C'          
  1870.           to select the 'CTS Startup Option' item.
  1871.  
  1872.  
  1873. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  1874. ╔═══════════════════════════CTS Default Settings═════════════════════ 8:35:10 pm
  1875. ║╔User Information═══════════════════════╗   ┌Communications───────────────┐║══╗
  1876. ║║Name:    William J. Clinton            ║   │( ) COM1         Modem       │║  ║
  1877. ║║Title:   President, United States      ║   │( ) COM2     Initialization  │║  ║
  1878. ║║Address: 1600 Pennsylvania Ave.        ║   │( ) COM3                     │║══╣
  1879. ║║         Washington, DC  20000         ║   │( ) COM4  ATV1X3E1S0=1^M     │║  ║
  1880. ║╚═══════════════════════════════════════╝   └─────────────────────────────┘║  ║
  1881. ║ Default File:  Default Index:   ┌Screen Type─┐ ┌─────Screen Colors──────┐ ║  ║
  1882. ║ ┌───────────┐  ┌───────────▄    │( ) Company │ │( ) Generic Laptop Mono │ ║══╣
  1883. ║ │ SMPL_1    │  │ LNAME          │( ) Names   │ │( ) Generic Laptop Color│ ║A ║
  1884. ║ │ SMPL_2    │  │ COMPANY        │( ) Mailings│ │( ) Toshiba 3200        │ ║  ║
  1885. ║ │           │  │ INDUSTRY  █    └────────────┘ │( ) Toshiba 5200 Mono   │ ║══╝
  1886. ║ │           │  │ CITY            «Save+Exit»   │( ) Toshiba 5200 Color  │ ║   
  1887. ║ └───────────┘  └───────────▀     < Cancel  >   │( ) Desktop VGA         │ ║   
  1888. ║                                                └────────────────────────┘ ║   
  1889. ╚═════════════════════F10:Exit w/ Save     <Esc>:Abort══════════════════════╝   
  1890. ║                                   │                               │  ║        
  1891. ║                                   │                               │  ║        
  1892. ║                                   │                               │  ║        
  1893. ║                                   │                               │  ║        
  1894. ║                                   │                               │  ║        
  1895. ╚═══════════════════════════════════╧═══════════════════════════════╧══╝        
  1896. Current File:SMPL_1    Total Records:  78   Index: COMPANY         MODE: DISPLAY
  1897.        Help     Edit     Refresh Screen    Key Help      ▄      Menu            
  1898.        <F1>     <F2>         <F3>            <F4>        ▀  <Alt>-letter        
  1899.  
  1900. Figure 3       Default Colors Selection Menu
  1901. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  1902.  
  1903.  
  1904.      Defaults are saved to disk so that each time the user starts the program,
  1905. settings such as color are recalled and used, avoiding reentry each time the
  1906. user begins the program.
  1907.      Defaults will be reset and the screen changed after the "Save+Exit" button
  1908. is selected.
  1909.  
  1910.  
  1911.  
  1912. Page 4-4
  1913.  
  1914.  
  1915.           User Info
  1916.           ─────────
  1917.      ■    Enter your personal information, such as name and address.  These are
  1918.           used as the return address on correspondence.
  1919.  
  1920.           Colors
  1921.           ──────
  1922.                The colors displayed on the computer screen should show
  1923.           contrasts, highlighting menu choices and the menu selection
  1924.           bar.
  1925.  
  1926.      ■    Press <Tab> or use the mouse to move the selection bar to "Generic
  1927.           Mono" {laptop users} or 'VGA Desktop' {desktop users}.
  1928.  
  1929.                (NOTE: If other color selections allow the user to
  1930.                see the 'hot' letter and selection bar while in
  1931.                the menus, you are encouraged to use the
  1932.                combination you like best.  This initial choice
  1933.                simply guarantees that most users will be able to
  1934.                see the hot keys and selection bar.
  1935.  
  1936.  
  1937. Other options on the 'Utilities' menu are discussed later in this section.
  1938.  
  1939.  
  1940.  
  1941.  
  1942.  
  1943.  
  1944.  
  1945.  
  1946.  
  1947.  
  1948.  
  1949.  
  1950.  
  1951.  
  1952.  
  1953.  
  1954.  
  1955.  
  1956.  
  1957.  
  1958.  
  1959.  
  1960.  
  1961.  
  1962.  
  1963.  
  1964.  
  1965.  
  1966.  
  1967.  
  1968.  
  1969.  
  1970.                                                                         Page 4-5
  1971.  
  1972.  
  1973. ▀    Adding Customers and Related Data
  1974.  
  1975.      1)   From the «Display Screen» press <Alt>+D to activate the Data Menu Pad;
  1976.  
  1977.      2)   Choose the "Add Data" option from the Data Menu;
  1978.  
  1979.      3)   Select the "Person/Contact" option by pressing 'P' or moving the
  1980.           selection bar to the option and pressing <Enter>.  [See Figure 4 on
  1981.           Page 4-6]
  1982.  
  1983.  
  1984. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  1985.  File     Data     View     Print    Utils.    Help+                  1:00:28 pm
  1986. ╔════════┌────────────────────────────────┐════╤═══════════════════════════════╗
  1987. ║Sex:    │ Add Person/Contact    CTRL+INS │    │Title:                         ║
  1988. ║M/M:    │ Delete Person/Contact CTRL+DEL │    │ Dept:                         ║
  1989. ╠════════├────────────────────────────────┤════╧═══╤═══════════════════════════╣
  1990. ║ Company│ Add/Edit Children              │        │  Work Phone: (   )   -    ║
  1991. ║Industry│ List Children            ALT+C │        │  FAX Number: (   )   -    ║
  1992. ║   Note:├────────────────────────────────┤/  /    │  Home Phone: (   )   -    ║
  1993. ╠════════│ Modify Company Data            │════════╧═══════════════════════════╣
  1994. ║Street: ├────────────────────────────────┤:                ST:                ║
  1995. ║        │ Special Functions              │:               Zip:                ║
  1996. ╚════════└────────────────────────────────┘════════════════════════════════════╝
  1997. ╔══════════════Company══════════════╤═══Last Name══════First Name═══╤ST╗        
  1998. ║                                   │                               │  ║        
  1999. ║                                   │                               │  ║        
  2000. ║                                   │                               │  ║        
  2001. ║                                   │                               │  ║        
  2002. ║                                   │                               │  ║        
  2003. ║                                   │                               │  ║        
  2004. ║                                   │                               │  ║        
  2005. ║                                   │                               │  ║        
  2006. ╚═══════════════════════════════════╧═══════════════════════════════╧══╝        
  2007. Current File:DOCUMENT  Total Records:   0   Index: COMPANY         MODE: DISPLAY
  2008.        Help     Edit     Refresh Screen    Key Help      ▄      Menu            
  2009.                       Add a Person to the current database                      
  2010.  
  2011. Figure 4       Data Menu Pad
  2012. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  2013.  
  2014.  
  2015.  
  2016.  
  2017.      The screen will change and prompt you for input.  The customer input screen
  2018. is identical to the MAIL SCREEN layout on the Display Screen (chosen by the
  2019. "UTILS-Default Settings" Screen Selection menu option).
  2020.  
  2021.      Context-sensitive help is available in this screen.  What this means is
  2022. that when you press F1, information about the field the cursor is currently in
  2023. will be displayed.  You may access the other help topics by pressing 'T' from
  2024. the help explanation window, or press <Esc> to leave Help.
  2025.  
  2026.  
  2027.  
  2028. Page 4-6
  2029.  
  2030.  
  2031.                    See the "Text Editing" section on page xiv.
  2032.  
  2033.  
  2034.  
  2035.  
  2036.  
  2037.  
  2038.  
  2039.  
  2040.  
  2041.  
  2042.  
  2043.  
  2044.  
  2045.  
  2046.  
  2047.  
  2048.  
  2049.  
  2050.  
  2051.  
  2052.  
  2053.  
  2054.  
  2055.  
  2056.  
  2057.  
  2058.  
  2059.  
  2060.  
  2061.  
  2062.  
  2063.  
  2064.  
  2065.  
  2066.  
  2067.  
  2068.  
  2069.  
  2070.  
  2071.  
  2072.  
  2073.  
  2074.  
  2075.  
  2076.  
  2077.  
  2078.  
  2079.  
  2080.  
  2081.  
  2082.  
  2083.  
  2084.  
  2085.  
  2086.                                                                         Page 4-7
  2087.  
  2088.  
  2089.                Fields in order of entry:  [* Sortable field)                 
  2090.                ─────────────────────────
  2091.  
  2092. Sex:                     Male or Female?  If male, the salutation defaults to
  2093.                          'Mr.'.  If female, 'Ms.'.
  2094.  
  2095. M/M (Salutation):        You have the ability to edit the default selected by
  2096.                          the sex query for 'Dr.', 'Maj.', etc.
  2097.  
  2098. First Name:              First name of the customer.
  2099.  
  2100. M.I.:                    Middle initial/Name of the customer.
  2101.  
  2102. Last Name:*              Last name of the customer.
  2103.  
  2104. Title:*                  You may put the customer's business title in this
  2105.                          field.
  2106.  
  2107. Department:              You may put the customer's department in this field.
  2108.  
  2109. Company:*                     You may press <F2> to obtain a listing of
  2110.                          companies in the company table, or enter a new company
  2111.                          name.  You may select an existing company by scrolling
  2112.                          down the list and pressing <Enter> on the highlighted
  2113.                          name, or you may press <Esc> and enter a new name.
  2114.                               If you enter (or change) a company, a window will
  2115.                          appear asking if you wish to add the name to the
  2116.                          company table.
  2117.                               Companies which are listed in the company table
  2118.                          are permitted industry designations and street
  2119.                          directions (see below).
  2120.                               If you choose to add a company name to the table,
  2121.                          CTS will first search the table based on a segment of
  2122.                          the company name selected by the user.  This is an
  2123.                          attempt to eliminate duplicate entries.
  2124.  
  2125.                ONLY COMPANIES WHICH ARE ADDED TO THE DATABASE CAN
  2126.                HAVE INDUSTRIES ASSIGNED TO THEM.
  2127.  
  2128. Rating:*                 Account classification - 'AAA', 'D2', or you may use
  2129.                          Standard & Poor's or Moody's ratings if you wish.
  2130.  
  2131. Mailings:                These are the one-letter codes which users can use to
  2132.                          determine which categories of mailings the customer
  2133.                          should receive.  Since these may change, press F1 when
  2134.                          you are in this field to see what the current codes
  2135.                          are.
  2136.  
  2137. Note:                    Any brief note.
  2138.  
  2139. Last Contact:*           The last date for a meeting with this customer.
  2140.  
  2141.  
  2142.  
  2143.  
  2144. Page 4-8
  2145.  
  2146.  
  2147. Work/FAX/Home #:         You need not enter the dashes of the phone numbers -
  2148.                          the program displays but does not store them.
  2149.  
  2150. Street Address:          Two lines of address are allowed.
  2151.  
  2152. City:*                   The customer's city.
  2153.  
  2154. State:*                  You may press <F2> to obtain a listing of U.S. states
  2155.                          and Canadian provinces.  By selecting a state, the
  2156.                          State Abbreviation and Country fields are also filled. 
  2157.                          For foreign customers, enter in their information as
  2158.                          best you can.
  2159.  
  2160. Postal Code/Zip:*        Customer's Zip code.
  2161.  
  2162. Mailing Address:         Street, City, State, Country, and Zip will default to
  2163.                          the Street address during entry, and can then be
  2164.                          directly changed if necessary.
  2165.  
  2166.  
  2167. This completes the basic information normally seen on the Display Screen.
  2168.  
  2169.  
  2170.  
  2171. Spouse/Dates
  2172. ────────────
  2173.      Next, the program prompts you for any personal information about the
  2174. customer you may wish to enter.
  2175. [This information is available from the Display Screen by pressing <F9>]
  2176.  
  2177.      ■ Spouse Last Name (Defaults to Customer last name)
  2178.      ■ Spouse First Name
  2179.      ■ Spouse Middle Name
  2180.      ■ Customer Birthday
  2181.      ■ Spouse Birthday
  2182.      ■ Customer Anniversary.
  2183.  
  2184.      When finished with the customer, the program asks if the information is
  2185. correct.  If you answer 'N', the program asks if you wish to abort the process
  2186. and return to the display screen.  If you answer 'Y', all data for this
  2187. particular customer entry will be deleted.  If you answer 'N' to the abort
  2188. question, you are returned to the top of the screen and given the opportunity to
  2189. modify the information you entered previously.
  2190.      If you are satisfied with the data, the program asks if you wish to assign
  2191. children to this customer.  Answering 'N' will return you to the Display Screen.
  2192.  
  2193.  
  2194.  
  2195.  
  2196.  
  2197.  
  2198.  
  2199.  
  2200.  
  2201.  
  2202.                                                                         Page 4-9
  2203.  
  2204.  
  2205. ▀   Adding/Editing Children
  2206.  
  2207.      To add children to a selected customer you can either go to this screen
  2208. directly after inputting a customer, or from the Display Menu - Data Add
  2209. Children option.  From the Display Screen, press <Alt>+D to activate the Display
  2210. Menu, Data options list, and select the Add Children option by using the cursor
  2211. keys to highlight the desired option and <Enter>.
  2212.  
  2213. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  2214.                                                                       5:40:35 pm
  2215. ╔═════════╤════════════════════════════════════╤═══════════════════════════════╗
  2216. ║Sex: M   │First Name:George          M.I.:    │Title:                         ║
  2217. ║M/M: Rev.│ Last Name:Anastos                  │ Dept:                         ║
  2218. ╠═════════╧════════════════════════════════════╧═══╤═══════════════════════════╣
  2219. ║ Company:                                         │  Work Phone: (   )   -    ║
  2220. ║Industry:      Rating:        Mailings: C         │  FAX Number: (   )   -    ║
  2221. ║   Note:    ╔══════════════Children for this Person══════════════╗   )   -    ║
  2222. ╠════════════║  Last Name:                Birthday     /  /       ║════════════╣
  2223. ║Street:     ║ First Name:                                        ║            ║
  2224. ║            ║Middle Name:            ┌────General Comments─────┐ ║            ║
  2225. ╚════════════║                        │                         │ ║════════════╝
  2226. ╔═══Last Name║ <Previous>  <  Next  > │                         │ ║═╤ST╗        
  2227. ║            ║                        └─────────────────────────┘ ║ │  ║        
  2228. ║            ║                                                    ║ │  ║        
  2229. ║            ║  < Add  >  < Edit >  <Delete>  « Save »  < Exit >  ║ │  ║        
  2230. ║            ╚═══════════════F10:Save   <Esc>:Exit════════════════╝ │  ║        
  2231. ║                               │                                   │  ║        
  2232. ║                               │                                   │  ║        
  2233. ║                               │                                   │  ║        
  2234. ║                               │                                   │  ║        
  2235. ╚═══════════════════════════════╧═══════════════════════════════════╧══╝        
  2236. Current File:FRIEND    Total Records:  66   Index: LNAME           MODE: DISPLAY
  2237.        Help     Edit     Refresh Screen    Key Help      ▄      Menu            
  2238.        <F1>     <F2>         <F3>            <F4>        ▀  <Alt>-letter        
  2239.  
  2240. Figure 5       Children Window
  2241.  
  2242. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  2243.  
  2244. Children have four fields to enter:
  2245.      Last Name (defaults to parent last name),
  2246.      First Name,
  2247.      Middle Name,
  2248.      and birthday.
  2249. Children also have two lines for comments.
  2250.  
  2251.      "Add"     will allow entry of a child's data.
  2252.      "Edit"    will allow editing of currently displayed child.
  2253.      "Save"    will save the child to disk.
  2254.      "Delete"  will delete currently displayed child
  2255.      "Exit"    will leave the child window WITHOUT SAVING A CHILD CURRENTLY
  2256.                BEING EDITED OR ADDED.
  2257.  
  2258.  
  2259.  
  2260. Page 4-10
  2261.  
  2262.  
  2263.      From the display screen, children's names and birthdays can be viewed by
  2264. pressing <Alt>+C.  (A reminder for this function is included in the Data Menu
  2265. Pad as an option.)
  2266.      If children have been assigned to that customer, '*C' will appear in the
  2267. space below the Middle Initial on the Display Screen.
  2268.  
  2269.  
  2270.  
  2271.  
  2272.  
  2273.  
  2274.  
  2275.  
  2276.  
  2277.  
  2278.  
  2279.  
  2280.  
  2281.  
  2282.  
  2283.  
  2284.  
  2285.  
  2286.  
  2287.  
  2288.  
  2289.  
  2290.  
  2291.  
  2292.  
  2293.  
  2294.  
  2295.  
  2296.  
  2297.  
  2298.  
  2299.  
  2300.  
  2301.  
  2302.  
  2303.  
  2304.  
  2305.  
  2306.  
  2307.  
  2308.  
  2309.  
  2310.  
  2311.  
  2312.  
  2313.  
  2314.  
  2315.  
  2316.  
  2317.  
  2318.                                                                        Page 4-11
  2319.  
  2320.  
  2321. ▀   Adding Other Business Information
  2322.  
  2323. Additional modules can be purchased for different business
  2324. needs.  These input and reporting segments include:
  2325.  
  2326.  ■   Advanced Sales                     ■   Transportation Industry
  2327.        Separate database for                  Commodity tracking.
  2328.          sales tracking.                      Travel Expenses
  2329.        Maintenance scheduling.
  2330.  
  2331.  ■   Financial Industry                 ■   Real Estate
  2332.        Ticker Symbols                         Under development.
  2333.        Stock tables for monitoring
  2334.          prices.
  2335.  
  2336.  ■   Public Utility                     ■   Retailing and Distribution
  2337.        Under development.                     Under development.
  2338.  
  2339.  ■   Natural Resources                  ■   Telecommunications
  2340.        Under development.                     Under development.
  2341.  
  2342.  
  2343.  
  2344. Special orders for your particular business needs can also be accommodated, as
  2345. well as site licenses, source code escrow arrangements, and other tailored
  2346. responses.
  2347.  
  2348.  
  2349.  
  2350.      The developer can be reached via CompuServe ID 70153,2207
  2351.  
  2352.  
  2353.  
  2354.  
  2355.  
  2356.  
  2357.  
  2358.  
  2359.  
  2360.  
  2361.  
  2362.  
  2363.  
  2364.  
  2365.  
  2366.  
  2367.  
  2368.  
  2369.  
  2370.  
  2371.  
  2372.  
  2373.  
  2374.  
  2375.  
  2376. Page 4-12
  2377.  
  2378.  
  2379. Locating and Changing Information
  2380. ═════════════════════════════════
  2381.  
  2382.                                Selecting Customers
  2383.                                ───────────────────
  2384.      When you have entered more than one customer, the «Customer Detail» portion
  2385. of the Display Screen will show details of the customer name highlighted in the
  2386. «Customer List» portion of the Display Screen.
  2387.      The following keys may be used to position the highlight bar on the desired
  2388. customer:
  2389.  
  2390.           up,down             1 line up or down;
  2391.           <PgUp>,<PgDn>       1 screen up or down;
  2392.           <Home>,<End>        Top or bottom of customer list.
  2393.           A-Z                 1st letter of index key field:
  2394.                               [See "Viewing Information" section]
  2395.                     Depending on the index selected customers are sorted by
  2396.                     name, company name, city, or other methods.  The letter will
  2397.                     select the first customer whose name, company, city ...
  2398.                     matches the current index.
  2399.                     Pressing the same letter will cycle the highlight bar
  2400.                     through all customers whose first letter matches the index.
  2401.  
  2402.                     Example:  if index on Company + Name, 'W' will cycle through
  2403.                               Westinghouse, Weyerhaueser, Woolworth, etc.
  2404.  
  2405.           The <F5> key is also available as a "Super Search" key.  This allows
  2406.      users to search the currently indexed field for ANY text string, not just
  2407.      the first few letters.  For example, if the index is set to "Company",
  2408.      pressing <F5> and typing "Tech" will find any company with those four
  2409.      letters anywhere in its name.
  2410.  
  2411.  
  2412.  
  2413.  
  2414.  
  2415.  
  2416.  
  2417.  
  2418.  
  2419.  
  2420.  
  2421.  
  2422.  
  2423.  
  2424.  
  2425.  
  2426.  
  2427.  
  2428.  
  2429.  
  2430.  
  2431.  
  2432.  
  2433.  
  2434.                                                                        Page 4-13
  2435.  
  2436.  
  2437.                                Editing Information
  2438.                                ───────────────────
  2439.  
  2440.      Pressing the <F2> key from the Display Menu will allow the user to edit the
  2441. customer information of the highlighted customer (selected as described in the
  2442. previous section and shown in the Customer List segment of the Display Screen)
  2443. directly from the Display Screen.
  2444.  
  2445.      The MODE: indicator in the bottom section of the screen will change from
  2446. "DISPLAY" to "EDIT", and the cursor will be positioned in the "Last Name:" field
  2447. of the Display Screen.
  2448.      The method and sequence of editing fields is exactly as described in the
  2449. "Adding Customers" section above.  When the last field has been entered, the
  2450. MODE: indicator will return to "DISPLAY".
  2451.      Pressing <Esc> will return the display mode to "DISPLAY" and restore the
  2452. information previously associated with the customer.
  2453.  
  2454.      Pressing <F2> a second time while in EDIT mode will call up a popup menu
  2455. for the Company and State fields only.  The user may select an option from the
  2456. popup, or press <Esc> to input a new value.  Previous versions of CTS used F2 to
  2457. select specific fields to edit, avoiding <Tab>ing through fields to edit one in
  2458. particular.  By removing the previous versions' automatic popups, using <Tab>
  2459. has become less onerous.
  2460.  
  2461.      If the user has a mouse, simply clicking on the desired editing field will
  2462. place the cursor in that field.
  2463.  
  2464.  
  2465.      Version 1.5 added a mailing address section.  If the screen is displaying
  2466. the mailing address, the mailing address portion will be edited the same as when
  2467. entering a customer name.  If the display screen is not the MAIL SCREEN
  2468. selection (see the Utilities section), after the street address has been updated
  2469. a question will flash on the screen asking if the user wishes to update the
  2470. mailing address as well.  The current mailing address will appear in a window.
  2471.      A "Yes" response will activate the window containing the mailing address,
  2472. which will then default to the most recently entered street address.  IF YOU
  2473. WISH TO LEAVE THE MAILING ADDRESS AS IT IS, ANSWER "NO".
  2474.      A "No" response will leave the mailing address with the old (or blank)
  2475. information.
  2476.  
  2477.      See the "Adding Customers" section for field descriptions and lists of
  2478. keystrokes for editing these fields.
  2479.  
  2480.  
  2481.  
  2482.  
  2483.  
  2484.  
  2485.  
  2486.  
  2487.  
  2488.  
  2489.  
  2490.  
  2491.  
  2492. Page 4-14
  2493.  
  2494.  
  2495. Customer Changes
  2496. ════════════════
  2497.  
  2498.      Changes to related customer information (i.e. information not displayed on
  2499. the main screen) can be accessed through the Data Menu Pad by pressing <Alt>+D. 
  2500. A list of choices will appear.  Figure 6 illustrates these options with the
  2501. "Special Functions" option already chosen.
  2502.  
  2503.  
  2504.  
  2505. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  2506.  File     Data     View     Print    Utils.    Help+                 12:20:27 pm
  2507. ╔════════┌────────────────────────────────┐════╤═══════════════════════════════╗
  2508. ║Sex:    │ Add Person/Contact    CTRL+INS │    │Title:                         ║
  2509. ║M/M:    │ Delete Person/Contact CTRL+DEL │    │ Dept:                         ║
  2510. ╠════════├────────────────────────────────┤════╧═══╤═══════════════════════════╣
  2511. ║ Company│ Add/Edit Children              │        │  Work Phone:              ║
  2512. ║Industry│ List Children            ALT+C │        │  FAX Number:              ║
  2513. ║   Note:├────────────────────────────────┤        │  Home Phone: (   )   -    ║
  2514. ╠════════│ Modify Company Data            │════════╧═══════════════════════════╣
  2515. ║Street:S├────────────────────────────────┤┌─────Change data in CTS─────┐      ║
  2516. ║       1│ Special Functions              ││ Copy Person/Contact CTRL+K │      ║
  2517. ╚════════└────────────────────────────────┘│ Move Person/Contact        │══════╝
  2518. ╔══════════════Company══════════════╤═══Las├────────────────────────────┤       
  2519. ║                                   │      │ Special Mailing            │       
  2520. ║                                   │      └────────────────────────────┘       
  2521. ║                                   │                               │  ║        
  2522. ║                                   │                               │  ║        
  2523. ║                                   │                               │  ║        
  2524. ║                                   │                               │  ║        
  2525. ║                                   │                               │  ║        
  2526. ║                                   │                               │  ║        
  2527. ╚═══════════════════════════════════╧═══════════════════════════════╧══╝        
  2528. Current File:BUSNES    Total Records: 150   Index: COMPANY         MODE: DISPLAY
  2529.        Help     Edit     Refresh Screen    Key Help      ▄      Menu            
  2530.                 Copy this person to the same or a different file                
  2531.  
  2532. Figure 6       Edit Data Menu Options
  2533. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  2534.  
  2535.  
  2536.  
  2537.      Users may copy customer information within the same file or to another file
  2538. (see "Creating and Using Multiple Files" below), change child or company
  2539. information, or delete a customer.  These actions take place on the customer
  2540. selected and highlighted in the Customer List segment of the Display Screen.
  2541.  
  2542.  
  2543.  
  2544.  
  2545.  
  2546.  
  2547.  
  2548.  
  2549.  
  2550.                                                                        Page 4-15
  2551.  
  2552.  
  2553.                                 Editing Companies
  2554.                                 ─────────────────
  2555.      Selecting the "Modify Company Data" option from the "Data" popup will allow
  2556. the user to alter company names (if already in CTS) and associated industry
  2557. information.
  2558.  
  2559.  
  2560. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  2561.                                                                      12:11:25 pm
  2562. ╔═════════╤════════════════════════════════════╤═══════════════════════════════╗
  2563. ║Sex:     │First Name:                M.I.:    │Title:                         ║
  2564. ║┌───────────────────────────────Company Data────────────────────────────────┐ ║
  2565. ╠│Original Company:                        Existing Company Listing:         │═╣
  2566. ║│█████████████    ███████████████┌─────────────────────────────────────────▄│ ║
  2567. ║│█                              █│ 20th Century Industries                  │ ║
  2568. ║│█                              █│ 3M                                       │ ║
  2569. ╠│████████████████████████████████│ A.H. Robins Co.                         █│═╣
  2570. ║│Currently Listed Company:       │ A.M. Express                            █│ ║
  2571. ║│┌────────────FIN ──────────────┐│ AAMP of America                         █│ ║
  2572. ╚││20th Century Industries       ││ Abacus                                  █│═╝
  2573. ╔││                              ││ Abacus Technology                       █│  
  2574. ║│└──────────────────────────────┘│ ABB Asea Brown Boveri                   █│  
  2575. ║│╔════════════════════════╗      │ Abbey National Plc.                     █│  
  2576. ║│║<    Add to Listing    >║      │ Abbott Laboratories                     █│  
  2577. ║│║< Replace from Listing >║      │ Access Enterprises                      █│  
  2578. ║│║<Change Current Listing>║«Done»│ Accountants Microsystems, Inc.          █│  
  2579. ║│║<Delete Listed Company >║      │ Ace Hardware                             │  
  2580. ║│╚════════════════════════╝      └─────────────────────────────────────────▀│  
  2581. ║└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘  
  2582. ╚═══════════════════════════════════╧═══════════════════════════════╧══╝        
  2583. Current File:DOCUMENT  Total Records:   0   Index: COMPANY         MODE: DISPLAY
  2584.        Help     Edit     Refresh Screen    Key Help      ▄      Menu            
  2585.        <F1>     <F2>         <F3>            <F4>        ▀  <Alt>-letter        
  2586.  
  2587. Figure 7       Company Data
  2588. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  2589.  
  2590.      When this screen is called from the "Data" menu pad, the company and
  2591. industry from the current person/contact is placed into the upper-left portion
  2592. of the screen.  The matching (or nearest) company name from the company table is
  2593. placed in the box directly below the imported company name.  THIS REGION CANNOT
  2594. BE EDITED.
  2595.      Users have the option to Add the current (or edited) company in the top
  2596. left box to the company table; to replace the current company with the selected
  2597. item from the company (using the list of companies at the right to select the
  2598. replacement); to change a listed company to the values listed in the top box; or
  2599. to delete a company name from both the company table and all databases.  These
  2600. options are selected with the buttons in the lower-left portion of the company
  2601. edit screen.
  2602.  
  2603.  
  2604.  
  2605.  
  2606.  
  2607.  
  2608. Page 4-16
  2609.  
  2610.  
  2611.                                   Edit Children
  2612.                                   ─────────────
  2613.      Selecting the "Add/Edit Children" option from the "Data" menu pad allows
  2614. the user to alter or delete a child from the related record.  This screen
  2615. functions exactly as described in Figure 5 on Page 4-10.
  2616.  
  2617.  
  2618.  
  2619.                             Copying/Moving Customers
  2620.                             ────────────────────────
  2621.  
  2622. Copy Person/Contact
  2623. ───────────────────
  2624.      Selecting this option from the Special Functions popup of the "Data" menu
  2625. pad will cause a new record to be added to the file chosen. The user selects
  2626. whether to copy to the same file or to a different file.  If a different file is
  2627. desired, a window containing file names will appear and the user may select one
  2628. of the choices (except the current file).
  2629.      When copied to a different file, the function will duplicate the currently
  2630. selected record in all information.  When copied to the same file it will
  2631. duplicate everything except for the customer last name which will be preceded by
  2632. "xxx" in order to differentiate the new record and to remind the user to edit
  2633. the record (see Editing Customers above) as soon as possible.
  2634.      Comments and directions are not copied since they are assumed to be unique
  2635. to an individual.
  2636.  
  2637.      All related data (i.e. children, any advanced module information) which has
  2638. been entered into the system will also be copied to the new record.
  2639.  
  2640.  
  2641. Move Person/Contact
  2642. ───────────────────
  2643.      Selecting this option from the "Change data in CTS" menu popup will move
  2644. the highlighted record to a different file. A window containing file names will
  2645. appear and the user may select one of the choices (except the current file).
  2646.      The difference between this option and the one above is that the
  2647. highlighted customer will be deleted from the current file after it has been
  2648. copied to the new file.
  2649.      (If the user has entered customer data with the Advanced Screen which is
  2650. not displayed as part of the Standard Screen, that data will also be copied to
  2651. the new record.)
  2652.  
  2653.  
  2654. Special Mailings
  2655. ────────────────
  2656. Mailing codes handle ordinary types of mailings such as brochures and other
  2657. planned information.  However, there may be occasions when users have an
  2658. opportunity to market a special product or service.  Selecting this option
  2659. allows the user to identify specific customers to receive mailings.
  2660.  
  2661.      ■    Press <Alt>-D to call up the Display Menu Data Options.
  2662.  
  2663.      ■    Select the "Edit Data" option from the Data Menu Pad.
  2664.  
  2665.  
  2666.                                                                        Page 4-17
  2667.  
  2668.  
  2669.      ■    Select the "Special Mailing" option from the "Change data in CTS" menu
  2670.           popup.  [See Figure 6 on page Page 4-15]
  2671.  
  2672.      First, the program will ask whether the user wants to erase previous
  2673. markings.  If the new mailing utilizes many of the same customers, this may save
  2674. some work by leaving previous selections, and vice versa.
  2675.      The program will then display a screen with an alert window in the center
  2676. of the screen stating the keys to be used to toggle customers.  The same
  2677. customer selection keys may be used:
  2678.  
  2679.      up,down             1 line up or down;
  2680.      <PgUp>,<PgDn>       1 screen up or down;
  2681.      <Home>,<End>        Top or bottom of customer list.
  2682.      A-Z                 1st letter of index key field:
  2683.  
  2684. Mailing keys:
  2685.           <F9>           Toggle special mailing selection.
  2686.                               When this is pressed for a customer without a
  2687.                          mailing, the toggle sign '■■■' appears to the right of
  2688.                          the State indicator in the Customer List section of the
  2689.                          Display Screen.  Pressing it again will remove the
  2690.                          symbol.
  2691.                               All customers showing the toggle sign will receive
  2692.                          the special mailings.
  2693.  
  2694.           <F10>          Finish special mailing selection.
  2695.  
  2696.      When finished, the screen will revert back to the Advanced Display Screen.
  2697.  
  2698.  
  2699.  
  2700.  
  2701.  
  2702.  
  2703.  
  2704.  
  2705.  
  2706.  
  2707.  
  2708.  
  2709.  
  2710.  
  2711.  
  2712.  
  2713.  
  2714.  
  2715.  
  2716.  
  2717.  
  2718.  
  2719.  
  2720.  
  2721.  
  2722.  
  2723.  
  2724. Page 4-18
  2725.  
  2726.  
  2727.                               Deleting Information
  2728.                               ────────────────────
  2729.  
  2730.      Deleting related data from CTS can be done from the Data Menu Pad. Select
  2731. the Data Menu Pad by pressing <Alt>+D.
  2732.  
  2733.  
  2734. Person/Contact
  2735. ──────────────
  2736.      Selecting this option from the "Data" menu pad will delete the currently
  2737. highlighted customer record in the current file only.  THERE IS NO WAY TO RECALL
  2738. A DELETED RECORD - USE THIS OPTION CAREFULLY!
  2739.  
  2740.           ONLY INFORMATION SPECIFICALLY RELATED TO THIS INDIVIDUAL
  2741.           WILL BE DELETED.  COMPANY INFORMATION WILL BE RETAINED.
  2742.  
  2743.  
  2744. Company
  2745. ───────
  2746.      Selecting the "Modify Company Data" option from the "Data" menu pad will
  2747. delete the company and related industry information from the *company* list
  2748. ONLY.  IF ANY INDIVIDUAL NAMES ARE ASSOCIATED WITH THAT COMPANY THE NAMES WILL
  2749. REMAIN - ONLY THE COMPANY FIELD WILL BE ERASED. This is because individuals may
  2750. reappear working for other companies, and users may wish to keep accumulated
  2751. information about that person.  To delete an individual's information, use the
  2752. previous option.
  2753.  
  2754. Children
  2755. ────────
  2756.      Selecting the "Add/Edit Child" option from the "Data" menu pad will allow
  2757. editing and/or deletion of any children for that particular contact.
  2758.  
  2759.  
  2760.  
  2761.  
  2762.  
  2763.  
  2764.  
  2765.  
  2766.  
  2767.  
  2768.  
  2769.  
  2770.  
  2771.  
  2772.  
  2773.  
  2774.  
  2775.  
  2776.  
  2777.  
  2778.  
  2779.  
  2780.  
  2781.  
  2782.                                                                        Page 4-19
  2783.  
  2784.  
  2785.                          Displaying Specific Information
  2786.                          ───────────────────────────────
  2787.  
  2788.           NOTE:     Windows discussed here cannot coexist on
  2789.                     the screen.  If one set of windows is
  2790.                     displayed and the option for the other
  2791.                     set is pressed, the existing set of
  2792.                     windows will be removed.  The data is
  2793.                     not lost - only the display is changed.
  2794.  
  2795.      Pressing <F4> activates a popup list which provides a list of other
  2796. function keys and their associated windows.  It is not necessary to have the
  2797. <F4> window displayed in order to access the other options.  [See Figure 8]
  2798.  
  2799.  
  2800.  
  2801.  
  2802.  
  2803.  
  2804.  
  2805.  
  2806.  
  2807.  
  2808.  
  2809.  
  2810.  
  2811.  
  2812.  
  2813.  
  2814.  
  2815.  
  2816.  
  2817.  
  2818.  
  2819.  
  2820.  
  2821.  
  2822.  
  2823.  
  2824.  
  2825.  
  2826.  
  2827.  
  2828.  
  2829.  
  2830.  
  2831.  
  2832.  
  2833.  
  2834.  
  2835.  
  2836.  
  2837.  
  2838.  
  2839.  
  2840. Page 4-20
  2841.  
  2842.  
  2843. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  2844.  File     Data     View     Print    Utils.    Help+                 11:15:50 am
  2845. ╔══════════════════════════════════════════════════╤═══════════════════════════╗
  2846. ║ Company:                                         │  Work Phone: (   )   -    ║
  2847. ║Industry:      Rating:        Mailings:           │  FAX Number: (   )   -    ║
  2848. ║   Note:                  Last Contact:   /  /    │  Home Phone: (   )   -    ║
  2849. ╠═════════╤════════════════════════════════════╤═══╧═══════════════════════════╣
  2850. ║Sex:     │First Name:                M.I.:    │Title:                         ║
  2851. ║M/M:     │ Last Name:                         │ Dept:                         ║
  2852. ╠═════════╧═══════════════════════════╤════════╧═══════════════════════════════╣
  2853. ║Street:                              │City:                ST:                ║
  2854. ║                                     │Ctry:               Zip:                ║
  2855. ╚═════════════════════════════════════╧════════════════════════════════════════╝
  2856. ╔══════════════Company══════════════╤═══Last Name══════First Name═══╤ST╗
  2857. ║                                   │                               │  ║
  2858. ║                                   │                               │  ║
  2859. ║Aetna Life & Casualty Co.          │                               │FL║
  2860. ║AI Corp.                           │                               │CA║
  2861. ║AI Corp.                           │                  ┌───Function Keys───┐
  2862. ║Alaska Groundfish Data Bank        │                  │<F5> │ Super Search│
  2863. ║American Games                     │                  │<F6> │ To-Do List  │
  2864. ║AMICA Mutual Insurance Co.         │                  │<F7> │ Comments    │
  2865. ╚═══════════════════════════════════╧══════════════════│<F8> │ Directions  │
  2866. Current File:BUSNES    Total Records: 151   Index: COMP│<F9> │ Spouse/Dates│PLAY
  2867.        Help     Edit     Refresh Screen    Key Help    └───────────────────┘
  2868.        <F1>     <F2>         <F3>            <F4>        ▀  <Alt>-letter 
  2869. Figure 8       Key Function Display
  2870. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  2871.  
  2872.  
  2873.      The Customer List portion of the Advanced Display Screen will not be
  2874. visible until the personal information windows are removed using <Esc>.  To edit
  2875. personal information of customers, see the next section for key commands.
  2876.  
  2877. Spouse
  2878. ──────
  2879.      Pressing <F9> will display the spousal information associated with a
  2880. customer - spouse name and important dates.
  2881.  
  2882. Comments
  2883. ────────
  2884.      Pressing <F7> will reveal a choice for the Comments field Comments can be
  2885. tied to an individual name ("Contact") or to a company ("Company").  Comments
  2886. for a company can be created, viewed, or edited while viewing ANY contact name
  2887. assigned to that company.  Comments for the individual contact can only be
  2888. viewed or edited while viewing that individual.  If the company has not been
  2889. added to the database yet, the user has the option to do so in order to
  2890. initially store comments.
  2891.  
  2892.      Company-wide comments are reported with the "Company Profile" Print option,
  2893. while comments for individuals are reported with the "Contact Profile" Print
  2894. option.  See the discussion in the "Entering Data" section for valid keys and
  2895.  
  2896.  
  2897.  
  2898.                                                                        Page 4-21
  2899.  
  2900.  
  2901. editing/search abilities.  Pressing <Ctrl>-W to save or <Esc> to abort will
  2902. remove the comment window.
  2903.  
  2904.                TO USE THIS OPTION, A COMPANY AND INDUSTRY *MUST*
  2905.                HAVE BEEN ADDED TO THE COMPANY TABLE.  IF THE
  2906.                PERSON HAS NOT BEEN ASSIGNED A COMPANY, AN ERROR
  2907.                MESSAGE WILL APPEAR.
  2908.  
  2909.  
  2910.  
  2911.  
  2912. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  2913.  File     Data     View     Print    Utils.    Help+                 11:15:58 am
  2914. ╔══════════════════════════════════════════════════╤═══════════════════════════╗
  2915. ║ Company:                                         │  Work Phone: (   )   -    ║
  2916. ║Industry:      Rating:        Mailings:           │  FAX Number: (   )   -    ║
  2917. ║   Note:                  Last Contact:   /  /    │  Home Phone: (   )   -    ║
  2918. ╠═════════╤════════════════════════════════════╤═══╧═══════════════════════════╣
  2919. ║Sex: M   │First Nam╔═════════════════════════════╗le:                         ║
  2920. ║M/M: Mr. │ Last Nam║COMMENTS: Ctrl-<F10> to zoom ║pt:                         ║
  2921. ╠═════════╧═════════║Click or Ctrl-W when complete║════════════════════════════╣
  2922. ║Street:            ║<Esc> to Abort without update║         ST:                ║
  2923. ║                   ╚═════════════════════════════╝        Zip:                ║
  2924. ╚┌───────────────────────────Contact Comments────────────────────────────┐═════╝
  2925. ╔│                                                                       │
  2926. ║│                                                                       │
  2927. ║│                                                                       │
  2928. ║│                                                                       │
  2929. ║│                                                                       │
  2930. ║│                                                                       │─┐
  2931. ║│                                                                       │h│
  2932. ║│                                                                       │ │
  2933. ║│                                                                       │ │
  2934. ╚└────────────────────<Ctrl>-W to save, <Esc> to Exit────────────────────┘ │
  2935. Current File:BUSNES    Total Records: 151   Index: COMP│<F9> │ Spouse/Dates│PLAY
  2936.        Help     Edit     Refresh Screen    Key Help    └───────────────────┘
  2937.        <F1>     <F2>         <F3>            <F4>        ▀  <Alt>-letter   
  2938.  
  2939. Figure 9       Comments Screen
  2940. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  2941.  
  2942.  
  2943.  
  2944.  
  2945.  
  2946.  
  2947.  
  2948.  
  2949.  
  2950.  
  2951.  
  2952.  
  2953.  
  2954.  
  2955.  
  2956. Page 4-22
  2957.  
  2958.  
  2959. Directions
  2960. ──────────
  2961.      Pressing <F8> will reveal the Directions window.  The same search/editing
  2962. keys as used in the Comments window will work the same for Directions.  Pressing
  2963. <Esc> will remove the Directions window.
  2964.  
  2965.  
  2966. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  2967.  File     Data     View     Print    Utils.    Help+                 11:16:36 am
  2968. ╔══════════════════════════════════════════════════╤═══════════════════════════╗
  2969. ║ Company:                                         │  Work Phone: (   )   -    ║
  2970. ║Industry:      Rating:        Mailings:           │  FAX Number: (   )   -    ║
  2971. ║   Note:                  Last Contact:   /  /    │  Home Phone: (   )   -    ║
  2972. ╠═════════╤════════════════════════════════════╤═══╧═══════════════════════════╣
  2973. ║Sex: M   │First Nam╔═════════════════════════════╗le:                         ║
  2974. ║M/M: Mr. │ Last Nam║DIRECTION: Ctrl-<F10> to zoom║pt:                         ║
  2975. ╠═════════╧═════════║Click or Ctrl-W when complete║════════════════════════════╣
  2976. ║Street:            ║<Esc> to Abort without update║         ST:                ║
  2977. ║                   ╚═════════════════════════════╝        Zip:                ║
  2978. ╚┌───────────────────────────Street Directions───────────────────────────┐═════╝
  2979. ╔│                                                                       │
  2980. ║│                                                                       │
  2981. ║│                                                                       │
  2982. ║│                                                                       │
  2983. ║│                                                                       │
  2984. ║│                                                                       │─┐
  2985. ║│                                                                       │h│
  2986. ║│                                                                       │ │
  2987. ║│                                                                       │ │
  2988. ╚└────────────────────<Ctrl>-W to save, <Esc> to Exit────────────────────┘ │
  2989. Current File:BUSNES    Total Records: 151   Index: COMP│<F9> │ Spouse/Dates│PLAY
  2990.        Help     Edit     Refresh Screen    Key Help    └───────────────────┘
  2991.        <F1>     <F2>         <F3>            <F4>        ▀  <Alt>-letter   
  2992.  
  2993. Figure 10      Directions window
  2994. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  2995.  
  2996.  
  2997.  
  2998.  
  2999.  
  3000. Children
  3001. ────────
  3002.      If children have been entered for the selected customer, '*C' will appear
  3003. below the 'M.I.' field (Middle Initial).  Pressing <Alt>-C will display the
  3004. popup list of children's names.  Pressing <Esc> will remove the window.  If no
  3005. children have been assigned, the various children's listings on the Data Menu
  3006. will be disabled.
  3007.  
  3008.  
  3009.  
  3010.  
  3011.  
  3012.  
  3013.  
  3014.                                                                        Page 4-23
  3015.  
  3016.  
  3017. To-Do List
  3018. ──────────
  3019.      Pressing <F6> will display the To-Do list window.  This window allows the
  3020. user to maintain a prioritized list of tasks.  A smaller window also appears in
  3021. the lower-right corner of the screen showing what keys can be used to add, edit,
  3022. mark as complete, or delete an item.
  3023.      Dates for start and completion of tasks are assigned automatically, but can
  3024. be altered if desired.  Entering a task sets the start date to the current date. 
  3025. Marking a task as completed sets the finish date to the current date.
  3026.      Only one line of text is allowed per to-do item.  Priority can be either
  3027. numeric or alphabetical, or a combination (e.g. A1).  After the user saves the
  3028. information with the <Ctrl>+W key combination the  list is sorted by
  3029. priority/rank prior to being recalled.
  3030.  
  3031.  
  3032.  
  3033.  
  3034. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  3035.                                                                 11:17:01      am
  3036. ╔══════════════════════════════════════════════════╤═══════════════════════════╗
  3037. ║ Company:                                         │  Work Phone: (   )   -    ║
  3038. ║Ind┌─────────────To-Do Listing  ■■■  ['φ' symbol = completed]──────────────┐  ║
  3039. ║   │ ?│Rank│Description of Task                     │Begin Date│End Date│  │  ║
  3040. ╠═══│══╪════╪════════════════════════════════════════╪══════════╪════════╪══│══╣
  3041. ║Sex│  │    │                                        │          │        │  │  ║
  3042. ║M/M│  │    │                                        │          │        │  │  ║
  3043. ╠═══│  │    │                                        │          │        │  │══╣
  3044. ║Str│  │    │                                        │          │        │  │  ║
  3045. ║   │  │    │                                        │          │        │  │  ║
  3046. ╚═══│  │    │                                        │          │        │  │══╝
  3047. ╔═══│  │    │                                        │          │        │  │
  3048. ║   │  │    │                                        │          │        │  │
  3049. ║   └────────────Cursor keys, <Tab>, or <Enter> to select fields────────────┘
  3050. ║Aetna Life & Casualty Co.          │                               │FL║
  3051. ║AI Corp.                           │           ┌────────Function Keys─────────┐
  3052. ║AI Corp.                           │           │<Ctrl>-N │ Add record         │
  3053. ║Alaska Groundfish Data Bank        │           │<Ctrl>-W │ Finish and Save    │
  3054. ║American Games                     │           │<Ctrl>-T │ Toggle for Deletion│
  3055. ║AMICA Mutual Insurance Co.         │           │<Ctrl>-K │ Toggle Completed   │
  3056. ╚═══════════════════════════════════╧═══════════│ <Esc>   │ Abort              │
  3057. Current File:BUSNES    Total Records: 151   Inde└──────────────────────────────┘
  3058.  Help     Edit     Refresh Screen    Key Help      ▄      Menu
  3059.  <F1>     <F2>         <F3>            <F4>        ▀  <Alt>-letter
  3060.  
  3061. Figure 11      To-Do List
  3062. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  3063.  
  3064.  
  3065.  
  3066.  
  3067.  
  3068.  
  3069.  
  3070.  
  3071.  
  3072. Page 4-24
  3073.  
  3074.  
  3075. ▀   Displaying Other Business Information
  3076.  
  3077. Additional modules can be purchased for different business
  3078. needs.  These input and reporting segments include:
  3079.  
  3080.  ■   Advanced Sales                     ■   Transportation Industry
  3081.        Separate database for                  Commodity tracking.
  3082.          sales tracking.                      Travel Expenses
  3083.        Maintenance scheduling.
  3084.  
  3085.  ■   Financial Industry                 ■   Real Estate
  3086.        Ticker Symbols                         Under development.
  3087.        Stock tables for monitoring
  3088.          prices.
  3089.  
  3090.  ■   Public Utility                     ■   Retailing and Distribution
  3091.        Under development.                     Under development.
  3092.  
  3093.  ■   Natural Resources                  ■   Telecommunications
  3094.        Under development.                     Under development.
  3095.  
  3096.  
  3097.  
  3098. Special orders for your particular business needs can also be accommodated, as
  3099. well as site licenses, source code escrow arrangements, and other tailored
  3100. responses.
  3101.  
  3102.  
  3103.  
  3104.      The developer can be reached via CompuServe ID 70153,2207
  3105.  
  3106.  
  3107.  
  3108.  
  3109.  
  3110.  
  3111.  
  3112.  
  3113.  
  3114.  
  3115.  
  3116.  
  3117.  
  3118.  
  3119.  
  3120.  
  3121.  
  3122.  
  3123.  
  3124.  
  3125.  
  3126.  
  3127.  
  3128.  
  3129.  
  3130.                                                                        Page 4-25
  3131.  
  3132.  
  3133. Viewing Information
  3134. ═══════════════════
  3135.  
  3136.      Press the <Alt>+V key to access the "View" Menu Pad from the Display
  3137. Screen.  The options for this choice will be displayed.  Alternatively, <Alt> by
  3138. itself will highlight the menu pad options, allowing the user to select the
  3139. desired option with the cursor keys and pressing <Enter>.
  3140.  
  3141. ▀    Sorting Data
  3142.           Select the "Sort Order" option from the "View" menu pad, and the list
  3143.      of choices will appear.
  3144.  
  3145.      NOTE:     A SORT will order all data in the existing file
  3146.                according to the index.  All menu choices normally
  3147.                available remain active.
  3148.  
  3149.                A FILTER will display only the data matching the
  3150.                criteria the user specifies for the filter.  Other
  3151.                data remains in the database, but is inaccessible
  3152.                until the filter is removed (using the "Remove
  3153.                Filter" option on the Sort Menu Pad).
  3154.  
  3155. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  3156.  File     Data     View     Print    Utils.    Help+                 11:17:25 am
  3157. ╔═════════════════┌───────────────────┐┌───────Sort Order───────┐══════════════╗
  3158. ║ Company:        │ Sort Order        ││ Name + Company         │ (   )   -    ║
  3159. ║Industry:      Ra│ Filter            ││ Company + Name         │ (   )   -    ║
  3160. ║   Note:         │ Frequency Listing ││ Industry + Company     │ (   )   -    ║
  3161. ╠═════════╤═══════├───────────────────┤│ City + Company         │══════════════╣
  3162. ║Sex:     │First N│ Remove Filter     ││ State + Company        │              ║
  3163. ║M/M:     │ Last N└───────────────────┘│ Contact Date + Company │              ║
  3164. ╠═════════╧═══════════════════════════╤│ Zip + Company          │══════════════╣
  3165. ║Street:                              ││ Rating + Company       │              ║
  3166. ║                                     ││ Title + City           │              ║
  3167. ╚═════════════════════════════════════╧└────────────────────────┘══════════════╝
  3168. ╔══════════════Company══════════════╤═══Last Name══════First Name═══╤ST╗
  3169. ║                                   │                               │  ║
  3170. ║                                   │                               │  ║
  3171. ║Aetna Life & Casualty Co.          │                               │FL║
  3172. ║AI Corp.                           │                               │CA║
  3173. ║AI Corp.                           │                               │CA║
  3174. ║Alaska Groundfish Data Bank        │                               │AK║
  3175. ║American Games                     │                               │WA║
  3176. ║AMICA Mutual Insurance Co.         │                               │WA║
  3177. ╚═══════════════════════════════════╧═══════════════════════════════╧══╝
  3178. Current File:BUSNES    Total Records: 151   Index: COMPANY         MODE: DISPLAY
  3179.   Help     Edit     Refresh Screen    Key Help      ▄      Menu
  3180.                     Change the order in which entries are displayed    
  3181.    
  3182. Figure 12      Sort Options
  3183. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  3184.  
  3185.  
  3186.  
  3187.  
  3188. Page 4-26
  3189.  
  3190.  
  3191.      Users may sort their data according to nine index keys: the A-Z code shows
  3192. whether pressing the alpha keys will work with the index to accurately locate
  3193. customers.
  3194.  
  3195. Name + Company      A-Z       Orders customers by last name, then company name.
  3196.  
  3197. Company + Name      A-Z       Orders customers by company name, then last name.
  3198.  
  3199. Industry            A-Z       Orders by Industry, then company name.
  3200.  
  3201. City+Company        A-Z       Orders customers by city, then company name.
  3202.  
  3203. State+Company       A-Z       Orders customers by state, then customer name.
  3204.  
  3205. Contact Date + Comp.          Orders customers by date, then company.
  3206.  
  3207. Zip + Company       0-9       Orders customers by zip (postal code) + Company.
  3208.  
  3209. Rating + Company    A-Z       Orders customers by classification, then company
  3210.                               name.
  3211.  
  3212. Title + City        A-Z       Orders customers by title, then city.
  3213.  
  3214. These sorting indexes may be selected or changed at any time while in DISPLAY
  3215. mode from the Display Screen.
  3216.  
  3217.      Additional sort indexes may be requested by users from the fields listed on
  3218. the Title Screen for inclusion in future releases.
  3219.  
  3220.  
  3221. ■    Filtering Data
  3222.  
  3223.      Users may specify from a selection of fields in the database which matching
  3224. records will be shown.  Printing options will maintain the filter, but DATA and
  3225. FILE options (called from those menu pads respectively) will remove the filter.
  3226.  
  3227.      From the "View" Menu Pad, select the "Filter" option.  The following
  3228. choices will appear:
  3229.  
  3230.           Mailings       Display only those records with mailings matching the
  3231.                          criteria;
  3232.  
  3233.           User-defined   The user may specify from a limited list of fields in
  3234.                          the database which fields will be involved in the
  3235.                          filter.
  3236.  
  3237.  
  3238.  
  3239.  
  3240.  
  3241.  
  3242.  
  3243.  
  3244.  
  3245.  
  3246.                                                                        Page 4-27
  3247.  
  3248.  
  3249. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  3250.                                                                 11:17:51      am
  3251. ╔══════════════════════════════════════════════════╤═══════════════════════════╗
  3252. ║ Company:                                         │  Work Phone: (   )   -    ║
  3253. ║Industry:┌──────────────────────────────────────────────────────┐(   )   -    ║
  3254. ║   Note: │Item               │Symbol│                           │(   )   -    ║
  3255. ╠═════════│(Field)            │ =#<> │      Value                │═════════════╣
  3256. ║Sex:     │───────────────────┼──────┼────────────────────────   │             ║
  3257. ║M/M:     │                                                      │             ║
  3258. ╠═════════│[ ] 2nd Filter  .AND.                                 │═════════════╣
  3259. ║Street:  │                                                      │             ║
  3260. ║         │                 «  GO  »          <Cancel>           │             ║
  3261. ╚═════════└──────────────────────────────────────────────────────┘═════════════╝
  3262. ╔═════════┌─────────────────────────────────┐Name══════First Name═══╤ST╗
  3263. ║         │CITY                             │                       │  ║
  3264. ║         │COMPANY                          │                       │  ║
  3265. ║Aetna Lif│COUNTRY                          │                       │FL║
  3266. ║AI Corp. │DEPT                             │                       │CA║
  3267. ║AI Corp. │DIV_DIR                          │                       │CA║
  3268. ║Alaska Gr│FAXPHONE                         │                       │AK║
  3269. ║American │HOMEPHONE                        │                       │WA║
  3270. ║AMICA Mut└─────────────────────────────────┘                       │WA║
  3271. ╚═══════════════════════════════════╧═══════════════════════════════╧══╝
  3272. Current File:BUSNES    Total Records: 151   Index: COMPANY         MODE: DISPLAY
  3273.   Help     Edit     Refresh Screen    Key Help      ▄      Menu
  3274.   <F1>     <F2>         <F3>            <F4>        ▀  <Alt>-letter
  3275.  
  3276. Figure 13      Filter Data Options
  3277. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  3278.  
  3279.  
  3280.      The user is permitted a multiple filter - i.e. one that includes two
  3281. conditions, joined by a logical AND or OR.  Thus, if a user wished to display
  3282. only those customers who had Mailing Code 'A' AND who were located in the state
  3283. of Illinois, that user could specify those conditions.  The popup list contains
  3284. the list of choices the user is allowed to make.
  3285.      To activate the second condition choice, place an "X" in the "2nd Filter"
  3286. check box by highlighting the option with the cursor or <Tab> keys and pressing
  3287. <Enter>.
  3288.      Once the filter has been assigned, the "MODE" indicator on the lower right
  3289. of the main screen will change to "FILTER" indicating that a filter is in
  3290. operation.
  3291.      Filters are not cumulative.  That is, if a filter is in effect and the user
  3292. attempts to filter the information again before a reset, only the second filter
  3293. will be in operation.  However, the first filter is still in effect during the
  3294. selection, so records not matching the old filter but matching the new one will
  3295. not be displayed.  Always use "Remove Filter" before creating another filter.
  3296.  
  3297.  
  3298.  
  3299.  
  3300.  
  3301.  
  3302.  
  3303.  
  3304. Page 4-28
  3305.  
  3306.  
  3307. ■    Frequency Listing
  3308.  
  3309.           The user may select a field (such as STATE) and discover how many
  3310.      times each entry in that field appears within a file.  For example, if the
  3311.      user  selects INDUSTRY as the field, a window will appear showing the
  3312.      number of times each industry is represented in the file.  Blank fields
  3313.      will be counted as blanks.  The list which appears in the window may be
  3314.      printed if desired. This option uses SQL commands - in general, this means
  3315.      that if RAM memory is limited on the user's machine this option will not
  3316.      run.
  3317.  
  3318.  
  3319.  
  3320.  
  3321. ■    Remove Filter
  3322.  
  3323.           Removes any existing filters and resets the database to display ALL
  3324.      records.
  3325.  
  3326.  
  3327.  
  3328.  
  3329.  
  3330.  
  3331.  
  3332.  
  3333.  
  3334.  
  3335.  
  3336.  
  3337.  
  3338.  
  3339.  
  3340.  
  3341.  
  3342.  
  3343.  
  3344.  
  3345.  
  3346.  
  3347.  
  3348.  
  3349.  
  3350.  
  3351.  
  3352.  
  3353.  
  3354.  
  3355.  
  3356.  
  3357.  
  3358.  
  3359.  
  3360.  
  3361.  
  3362.                                                                        Page 4-29
  3363.  
  3364.  
  3365. Printing Information
  3366. ════════════════════
  3367.  
  3368.      Users have a limited ability to perform some printing tasks on customer
  3369. data.  The Print Options can be called up by pressing <Alt>-P to activate the
  3370. Advanced Display Menu Print Options.
  3371.  
  3372.           USERS MUST SELECT THE "DEFAULT PRINTER" OPTION FROM THE
  3373.           "UTILS" MENU PAD, "Default Settings" OPTION BEFORE PRINTING
  3374.           ANY REPORTS.
  3375.  
  3376.  
  3377.  
  3378. ■    Setting Printers
  3379.  
  3380. Default Printer
  3381. ───────────────
  3382.      A small selection of printer models is available.  The user MUST select
  3383. this option before attempting any printing, otherwise the output will not be
  3384. correctly formatted.  See the on-line help topic "Printing" for more
  3385. information.
  3386.      This option is also available in the "Utils" menu pad under the "Default
  3387. Settings option".
  3388.  
  3389.      Printers included in the list have been selected for their ability to
  3390. handle a software-supplied change from portrait to landscape mode, since several
  3391. reports require this change.  If users have printers that are not listed but can
  3392. accept these software commands, please send the escape sequences to the
  3393. developer.
  3394.  
  3395.  
  3396.  
  3397. Eject Page
  3398. ──────────
  3399.      Will eject a page to the next page break in any printer.
  3400.  
  3401.  
  3402.  
  3403.  
  3404.  
  3405.  
  3406.  
  3407.  
  3408.  
  3409.  
  3410.  
  3411.  
  3412.  
  3413.  
  3414.  
  3415.  
  3416.  
  3417.  
  3418.  
  3419.  
  3420. Page 4-30
  3421.  
  3422.  
  3423. ┌───────────────────┐
  3424. │ Printing to Files │
  3425. └───────────────────┘
  3426.  
  3427. 1.   In order to print reports to a file, the user must choose the "File" port
  3428.      option when selecting a default printer.  This must be done before printing
  3429.      any reports.  Also, be sure that the selected printer matches the type of
  3430.      printer which will eventually be used to print the report.
  3431.  
  3432. 2.   When selecting an option to print, a window will appear asking the user to
  3433.      specify a drive and file name for the report.  The 'A' drive is usually a
  3434.      laptop's floppy disk drive: 'C' is usually the hard disk.  Any file name
  3435.      the user chooses is sufficient, but if the file already exists it will be
  3436.      overwritten.  MAKE SURE A FLOPPY DISK WITH ENOUGH STORAGE IS IN THE FLOPPY
  3437.      DRIVE!
  3438.  
  3439. 3.   After the report has finished printing, take the floppy to the destination
  3440.      printer.  With the disk in drive A:, at the DOS prompt type:
  3441.  
  3442.                     PRINT A:xxx    <Enter>
  3443.  
  3444.      where xxx is the file name the user selected.  You may see a message asking
  3445.      about the print or default device [PRN]: simply press <Enter> to continue.
  3446.  
  3447.  
  3448.  
  3449.  
  3450.  
  3451.  
  3452.  
  3453.  
  3454.  
  3455.  
  3456.  
  3457.  
  3458.  
  3459.  
  3460.  
  3461.  
  3462.  
  3463.  
  3464.  
  3465.  
  3466.  
  3467.  
  3468.  
  3469.  
  3470.  
  3471.  
  3472.  
  3473.  
  3474.  
  3475.  
  3476.  
  3477.  
  3478.                                                                        Page 4-31
  3479.  
  3480.  
  3481. ■    Changing Form Letter and Postcard Text
  3482.  
  3483.      Choose the "Edit Letters" option from the "View" menu pad.
  3484.  
  3485.  
  3486. Form Letter Edit
  3487. ────────────────
  3488.      This option permits the creation or editing of a form letter.  A form
  3489. letter will contain the text of the message (entered by the user as part of this
  3490. option) with the header (name, address etc.) supplied from the database.
  3491.      The user must be sure to enter only the text of the letter (not the header
  3492. or salutation) and the complimentary close (e.g. Sincerely, Very truly yours,
  3493. etc.).  The window in which text is entered is identical to Comments and
  3494. Directions in the way it handles text entry.
  3495.  
  3496.      Since CTS is not a word processor, no attempt has been made to provide
  3497. sophisticated text handling features.  The form letter is a basic ASCII text
  3498. file which is useful for notifications or other impersonal business
  3499. correspondence or mass mailings.  If there is sufficient interest in improving
  3500. the functionality of this feature, future versions might incorporate user
  3501. suggestions.
  3502.  
  3503.  
  3504. Postcard Message Edit
  3505. ─────────────────────
  3506.      Creates or changes the message which can be printed onto postcards (see
  3507. "Printing" section above).  The entry screen is similar to the Form Letter Edit
  3508. screen.
  3509.  
  3510.  
  3511.  
  3512.  
  3513.  
  3514.  
  3515.  
  3516.  
  3517.  
  3518.  
  3519.  
  3520.  
  3521.  
  3522.  
  3523.  
  3524.  
  3525.  
  3526.  
  3527.  
  3528.  
  3529.  
  3530.  
  3531.  
  3532.  
  3533.  
  3534.  
  3535.  
  3536. Page 4-32
  3537.  
  3538.  
  3539. ■    Mailings
  3540.  
  3541.           Choose the "Mailings" option from the "View" menu pad by pressing "M"
  3542.      or using the cursor keys to highlight the option then pressing <Enter>.
  3543.  
  3544.  
  3545. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  3546.  File     Data     View     Print    Utils.    Help+                  5:28:09 pm
  3547. ┌─────────Mailing Options─────────┐────────────────┐═══════════════════════════╗
  3548. │ Addresses-Env./Labels/Postcards │gs              │e:                         ║
  3549. │ Postcard Messages               │t Information   │t:                         ║
  3550. │ Form Letter                     │Printing        │═══════════════════════════╣
  3551. │ Single Envelope                 │ntation         │  Work Phone: (   )   -    ║
  3552. └─────────────────────────────────┘etters          │  FAX Number: (   )   -    ║
  3553. ║   Note:                  │ Custom Reports/Labels │  Home Phone: (   )   -    ║
  3554. ╠══════════════════════════├───────────────────────┤═══════════════════════════╣
  3555. ║Street:                   │ PRINTER FUNCTIONS     │        ST:Massachusett MA ║
  3556. ║                          │ Default Printer       │       Zip:01342-          ║
  3557. ╚══════════════════════════│ Eject Page            │═══════════════════════════╝
  3558. ╔═══Last Name══════First Na└───────────────────────┘ny══════════════╤ST╗        
  3559. ║                               │                                   │  ║        
  3560. ║                               │                                   │  ║        
  3561. ║                               │                                   │  ║        
  3562. ║                               │                                   │  ║        
  3563. ║                               │                                   │  ║        
  3564. ║                               │                                   │  ║        
  3565. ║                               │                                   │  ║        
  3566. ║                               │                                   │  ║        
  3567. ╚═══════════════════════════════╧═══════════════════════════════════╧══╝        
  3568. Current File:FRIEND    Total Records:  78   Index: LNAME           MODE: DISPLAY
  3569.        Help     Edit     Refresh Screen    Key Help      ▄      Menu            
  3570.                Place addresses on envelopes, labels, or postcards               
  3571.  
  3572. Figure 14      Mailing Options Menu
  3573. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  3574.  
  3575.  
  3576.  
  3577.  
  3578.  
  3579.  
  3580.  
  3581.  
  3582.  
  3583.  
  3584.  
  3585.  
  3586.  
  3587.  
  3588.  
  3589.  
  3590.  
  3591.  
  3592.  
  3593.  
  3594.                                                                        Page 4-33
  3595.  
  3596.  
  3597. Addresses-Env./Labels/Postcards
  3598. ───────────────────────────────
  3599.      Users can print out address of customers from the current file on envelopes
  3600. (regular, legal, or other size), labels or postcards.    [See Figure 15]
  3601.  
  3602.  
  3603.  
  3604. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  3605.                                                                 11:18:42      am
  3606. ╔══════════════════════════════════════════════════╤═══════════════════════════╗
  3607. ║ Company:                                         │  Work Phone: (   )   -    ║
  3608. ║Industry:      Rating:        Mailings:           │  FAX Number: (   )   -    ║
  3609. ║   N┌────────────────<Tab> to Address Printing Options─────────────────┐ -    ║
  3610. ╠════│ Print for:            Style:                   Address:          │══════╣
  3611. ║Sex:│┌───────────────────┐  ┌───────────────────────┬────────────────┐ │      ║
  3612. ║M/M:││ (Θ) Legal Envelope│  │[ ] Include Spouse     │(Θ) Mailing     │ │      ║
  3613. ╠════││ ( ) Other Envelope│  │[ ] Only Spouse        │( ) Street      │ │══════╣
  3614. ║Stre││ ( ) Postcard      │  │[X] Formal             └────────────────┤ │      ║
  3615. ║    ││ ( ) Labels        │  │Mr. John J. Doe                         │ │      ║
  3616. ╚════│└───────────────────┘  └────────────────────────────────────────┘ │══════╝
  3617. ╔════│Other Env. Size:    Fonts:                        Label Options:  │
  3618. ║    │┌─────────────────┐ ┌───────────────────────┐     ┌────────────┐  │
  3619. ║    ││Height (in.) 0.00│ │(Θ) Courier 10 cpi     │     │# Rows:    5│  │
  3620. ║Aetn││Width  (in.) 0.00│ │( ) Courier 12 cpi     │     │# Cols:    2│  │
  3621. ║AI C│└─────────────────┘ │( ) Line Printer 16 cpi│     │# Spaces:  2│  │
  3622. ║AI C│                    └───────────────────────┘     └────────────┘  │
  3623. ║Alas│[ ] Verify Return Address           [ ] Use Special Mailings      │
  3624. ║Amer│[ ] Verify Default Printer                                        │
  3625. ║AMIC│                «  OK  »               <Cancel>                   │
  3626. ╚════└─────────────────OK: <Ctrl>-Enter   Cancel: <Esc>─────────────────┘
  3627. Current File:BUSNES    Total Records: 151   Index: COMPANY         MODE: DISPLAY
  3628.  Help     Edit     Refresh Screen    Key Help      ▄      Menu
  3629.  <F1>     <F2>         <F3>            <F4>        ▀  <Alt>-letter
  3630.  
  3631. Figure 15      Print Options Window
  3632. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  3633.  
  3634.  
  3635.  
  3636. To use this window:
  3637.      1)   Users will first select the type of printing - envelopes, postcards,
  3638.           or labels.
  3639.  
  3640.           If "Other Envelope" is selected, the box labelled "Other Env. Size:"
  3641.           will be activated and the height and width in inches will be sought.
  3642.  
  3643.           If "Labels" is selected, the "Label Options:" and "Fonts:" boxes will
  3644.           be activated allowing selection of rows, columns, and fonts for the
  3645.           labels.
  3646.  
  3647.      2)   Style determines whether the spouse's name (if any) will be included
  3648.           in the address, if ONLY the spouse's name is desired, and whether to
  3649.  
  3650.  
  3651.  
  3652. Page 4-34
  3653.  
  3654.  
  3655.           place the salutation with the name.  The text below the "[ ] Formal"
  3656.           selection demonstrates the appearance of the name for each selection.
  3657.  
  3658.      3)   Verify return address allows the user the chance to change the return
  3659.           address which will appear on envelopes.
  3660.  
  3661.      4)   Verify default printer allows the user to change the type of printer.
  3662.  
  3663.  
  3664. For envelope and postcard printing:
  3665. ───────────────────────────────────
  3666.      The screen will then display the current customer name in the default
  3667. format.  The user has the option to print the name and address, edit them, skip,
  3668. or move back to a previous name.  Keys are:
  3669.      <Space>        Print the name and move forward one customer
  3670.      <Tab>          Edit the name and address
  3671.      <Del>          Quit
  3672.      <End>          Quit
  3673.      <PgDn>         Move forward (according to the current index) one customer
  3674.      <PgUp>         Move back one customer
  3675.      A-Z            Find a customer (according to the current index)
  3676.  
  3677.  
  3678.                                     Envelopes
  3679.                                     ─────────
  3680.      Note that on an HP Laserjet printer, envelopes should be fed into the
  3681. document tray address side upward with the short (stamp) side first into the
  3682. tray, using the centering guides.
  3683.  
  3684.  
  3685.                                     Postcards
  3686.                                     ─────────
  3687.      Postcards will also print by using the centering guides on the HP Laserjet
  3688. paper tray, but may not be long enough to be fed into the machine.  If this
  3689. happens, print a sample address onto a regular sheet of paper and lightly tape
  3690. or glue subsequent postcards on top of the printed address, running the same
  3691. sheet of paper through the printer until finished.
  3692.  
  3693.  
  3694.                                      Labels
  3695.                                      ──────
  3696.      Label printing is designed for common sizes of Avery Dennison labels, but
  3697. for true label printing users may wish to purchase an add-on product which will
  3698. allow for different fonts, graphics, and other features to be placed on the
  3699. labels.  Such add-on products are very inexpensive and work directly with
  3700. existing file structures (.DBF).
  3701.      MLPRINT.ZIP is also available from the PC Magazine Utilities forum (GO
  3702. ZNT:UTILFORUM on CompuServe).
  3703.  
  3704.  
  3705. Postcard Messages
  3706. ─────────────────
  3707.  
  3708.  
  3709.  
  3710.                                                                        Page 4-35
  3711.  
  3712.  
  3713.      Messages created in the "Postcard Message Edit" option of Utilities (see
  3714. next section) can be printed out on postcards (or any printing surface the size
  3715. of a postcard).  Users are given the option of editing this message before
  3716. printing.
  3717.  
  3718.      Once printing starts, the following keys may be used to control the
  3719. process:
  3720.  
  3721.      P         Print the name and move forward one customer
  3722.      <Del>     Quit
  3723.      <End>     Quit
  3724.      <PgDn>    Move forward (according to the current index) one customer
  3725.      <PgUp>    Move back one customer
  3726.  
  3727.      Note that customer names and addresses are shown on the screen during
  3728. printing.  This is simply to keep track of how many postcard messages have been
  3729. printed: the messages are identical for each printing and have no relation to
  3730. the customers.
  3731.  
  3732.  
  3733. Form Letter
  3734. ───────────
  3735.      Form letters are created from the "View" - Edit Letter option (see prior
  3736. section).  Form letters have the same text and closing for all customers, but
  3737. the heading will print for the current customer name and address.  One letter is
  3738. printed at a time.
  3739.  
  3740.                                Faxing Form Letters
  3741.                If the user's PC or laptop is equipped with a fax
  3742.                board, he/she may use it to fax the form letter
  3743.                (or any other printing for that matter) to another
  3744.                fax machine.  If you are equipped with such a
  3745.                board, consult your user manual for help on which
  3746.                printer and port (usually LPT3) to select from the
  3747.                Default Printer option of this menu pad.
  3748.  
  3749.  
  3750. Single Envelope
  3751. ───────────────
  3752.      This option prints out one envelope with the address for the currently
  3753. selected customer.
  3754.      See the section above for selecting mailing options.
  3755.  
  3756.  
  3757.  
  3758.  
  3759.  
  3760.  
  3761.  
  3762.  
  3763.  
  3764.  
  3765.  
  3766.  
  3767.  
  3768. Page 4-36
  3769.  
  3770.  
  3771. ■    Account Information
  3772.  
  3773. Account reports are accessed from the Print menu pad.   [See Figure 16]
  3774.  
  3775.  
  3776. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  3777.  File     Data     View     Print    Utils.    Help+                  5:28:36 pm
  3778. ╔═════════╤════════════════┌───────────────────────┐═══════════════════════════╗
  3779. ║Sex:     │First Name:     │ Mailings              │┌──Account Options──┐      ║
  3780. ║M/M:     │ Last Name:     │ Account Information   ││ Account Profile   │      ║
  3781. ╠═════════╧════════════════│ Other Printing        ││ Contact Profile   │══════╣
  3782. ║ Company:                 │ Documentation         ││ File Address List │ -    ║
  3783. ║Industry:      Rating:    │ Edit Letters          ││ Comments          │ -    ║
  3784. ║   Note:                  │ Custom Reports/Labels ││ Directions        │ -    ║
  3785. ╠══════════════════════════├───────────────────────┤└───────────────────┘══════╣
  3786. ║Street:                   │ PRINTER FUNCTIONS     │        ST:                ║
  3787. ║                          │ Default Printer       │       Zip:                ║
  3788. ╚══════════════════════════│ Eject Page            │═══════════════════════════╝
  3789. ╔═══Last Name══════First Na└───────────────────────┘ny══════════════╤ST╗        
  3790. ║                               │                                   │  ║        
  3791. ║                               │                                   │  ║        
  3792. ║                               │                                   │  ║        
  3793. ║                               │                                   │  ║        
  3794. ║                               │                                   │  ║        
  3795. ║                               │                                   │  ║        
  3796. ║                               │                                   │  ║        
  3797. ║                               │                                   │  ║        
  3798. ╚═══════════════════════════════╧═══════════════════════════════════╧══╝        
  3799. Current File:FRIEND    Total Records:  78   Index: LNAME           MODE: DISPLAY
  3800.        Help     Edit     Refresh Screen    Key Help      ▄      Menu            
  3801.                    Print all relevant information for company                   
  3802.  
  3803. Figure 16      Account Printing Options
  3804. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  3805.  
  3806.  
  3807.  
  3808.  
  3809. Account Profile
  3810. ───────────────
  3811.           Complete information about the company to which the currently selected
  3812.      name belongs.  Provides street and mailing addresses, list of contact names
  3813.      within the company, company-wide comments...
  3814.           When additional business modules are purchased, information from those
  3815.      modules will generally appear in this report.
  3816.  
  3817.  
  3818.  
  3819. Contact Profile
  3820. ───────────────
  3821.           Complete information about the person identified in the current
  3822.      record.  Every piece of information, including spouse, birthdays, comments,
  3823.      and directions will be provided.
  3824.  
  3825.  
  3826.                                                                        Page 4-37
  3827.  
  3828.  
  3829.  
  3830. File Address List
  3831. ─────────────────
  3832.           This option prints a list of customers including industry,
  3833.      classification, company name, contact name, address, and phone numbers. 
  3834.      The listing will appear sorted by whatever CTS has as the current index,
  3835.      and will be limited to any filter which might be in place.
  3836.  
  3837. Comments
  3838. ────────
  3839.           This option will print out all comments (assuming they've been
  3840.      entered) for the currently selected customer, giving a choice of company or
  3841.      individual.
  3842.  
  3843. Directions
  3844. ──────────
  3845.           This option will print out any directions (assuming they've been
  3846.      entered) for the currently selected customer.
  3847.  
  3848.  
  3849.  
  3850.  
  3851.  
  3852.  
  3853.  
  3854.  
  3855.  
  3856.  
  3857.  
  3858.  
  3859.  
  3860.  
  3861.  
  3862.  
  3863.  
  3864.  
  3865.  
  3866.  
  3867.  
  3868.  
  3869.  
  3870.  
  3871.  
  3872.  
  3873.  
  3874.  
  3875.  
  3876.  
  3877.  
  3878.  
  3879.  
  3880.  
  3881.  
  3882.  
  3883.  
  3884. Page 4-38
  3885.  
  3886.  
  3887. ■    Custom Reports and Labels
  3888.  
  3889.  
  3890.      Custom report and label functions are found on the Print Menu Pad.
  3891.  
  3892. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  3893.  File     Data     View     Print    Utils.    Help+                  7:43:14 am
  3894. ╔═════════╤════════════════┌───────────────────────┐═══════════════════════════╗
  3895. ║Sex:     │First Name:     │ Mailings              │e:                         ║
  3896. ║M/M:     │ Last Name:     │ Account Information   │t:                         ║
  3897. ╠═════════╧════════════════│ Other Printing        │═══════════════════════════╣
  3898. ║ Company:                 │ Documentation         │  Work Phone: (   )   -    ║
  3899. ║Industry:      Rating:    │ Edit Letters          │┌──Custom Reports/Labels──┐║
  3900. ║   Note:                  │ Custom Reports/Labels ││ Create Report           │║
  3901. ╠══════════════════════════├───────────────────────┤│        Labels           │╣
  3902. ║Street:                   │ PRINTER FUNCTIONS     │├─────────────────────────┤║
  3903. ║                          │ Default Printer       ││ Print Reports           │║
  3904. ╚══════════════════════════│ Eject Page            ││       Labels            │╝
  3905. ╔═══Last Name══════First Na└───────────────────────┘└─────────────────────────┘ 
  3906. ║                               │                                   │  ║        
  3907. ║                               │                                   │  ║        
  3908. ║                               │                                   │  ║        
  3909. ║                               │                                   │  ║        
  3910. ║                               │                                   │  ║        
  3911. ║                               │                                   │  ║        
  3912. ║                               │                                   │  ║        
  3913. ║                               │                                   │  ║        
  3914. ╚═══════════════════════════════╧═══════════════════════════════════╧══╝        
  3915. Current File:FRIEND    Total Records:  78   Index: LNAME           MODE: DISPLAY
  3916.        Help     Edit     Refresh Screen    Key Help      ▄      Menu            
  3917.                                Printing Utilities                               
  3918.  
  3919. Figure 17      Print Menu Pad
  3920.  
  3921. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  3922.  
  3923.      Users must obviously create a report before they can print it!
  3924.  
  3925.  
  3926.  
  3927.  
  3928.  
  3929.  
  3930.  
  3931.  
  3932.  
  3933.  
  3934.  
  3935.  
  3936.  
  3937.  
  3938.  
  3939.  
  3940.  
  3941.  
  3942.                                                                        Page 4-39
  3943.  
  3944.  
  3945. Creating Reports
  3946. ────────────────
  3947.      After selecting the "Create Report" option the user will be prompted for
  3948. either the name of an existing report format, or to press the <New> button to
  3949. create a new report form.
  3950.  
  3951.      The report screen appears as follows:
  3952.  
  3953. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  3954.  File     Data     View     Print    Utils.    Help+     Report       7:45:20 am
  3955. ■                                 UNTITLED.FRX          ┌────────────────────┐ ≡
  3956.   R:  0 C:  0 ║  Move ║   Page Header ║                 │ Page Layout...     │  
  3957.   PgHead                                                │ Page Preview... ^I │  
  3958.   PgHead                                                ├────────────────────┤  
  3959.   PgHead                                                │ Data Grouping...   │  
  3960.   PgHead                                                │ Title/Summary...   │  
  3961.   Detail ▒                                              │ Variables...       │  
  3962.   Detail ▒                                              ├────────────────────┤  
  3963.   Detail ▒                                              │ Box             ^B │  
  3964.   Detail ▒                                              │ Field...        ^F │  
  3965.   PgFoot                                                │ Text            ^T │  
  3966.   PgFoot                                                ├────────────────────┤  
  3967.   PgFoot                                                │ Add Line        ^N │  
  3968.   PgFoot                                                │ Remove Line     ^O │  
  3969.                                                         ├────────────────────┤  
  3970.  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ Bring to Front  ^G │▒ 
  3971.  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ Send to Back    ^J │▒ 
  3972.  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ Center             │▒ 
  3973.  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒├────────────────────┤▒ 
  3974.  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ Group              │▒ 
  3975.  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ Ungroup            │▒ 
  3976.  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒├────────────────────┤▒ 
  3977.                                                         │ Quick Report...    │ Θ
  3978.        <F1>     <F2>         <F3>            <F4>       └────────────────────┘  
  3979.  
  3980. Figure 18      Report Creation
  3981.  
  3982. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  3983.  
  3984.      On-line help provides a more comprehensive set of explanations in building
  3985. a report, so only the minimum usage will be described here.
  3986.  
  3987. Note the status bar on the window showing row and column of the report, and the
  3988. "Move" indicator.  This indicator will change to "Text" when the user enters
  3989. text.
  3990.  
  3991. Enter text:         Move the cursor to the desired location.  Begin typing. 
  3992.                     Pressing the <Enter> key will finish the text and change the
  3993.                     status back to "Move".
  3994.  
  3995. Select data:        Press Ctrl+F to get the list of fields (see the "Expression
  3996.                     Builder" section below).
  3997.  
  3998.  
  3999.  
  4000. Page 4-40
  4001.  
  4002.  
  4003. Create data group:  A data group allows your report to separate, summarize, or
  4004.                     otherwise distinguish records sharing characteristics.  When
  4005.                     the report is printed, the sort order must match the report
  4006.                     grouping order.  To create a group, select the "Data
  4007.                     Grouping" option from the Report menu pad.  See on-line help
  4008.                     for more details.
  4009.  
  4010. Select object:      Once a field or text item is on the report you may move it
  4011.                     by positioning the cursor onto the item and pressing the
  4012.                     spacebar or clicking the mouse.  The object will be
  4013.                     highlighted and will move with the cursor keys (or mouse) to
  4014.                     the new location.
  4015.  
  4016. Report Layout:      The option on the Report menu pad will set the report for
  4017.                     landscape or portrait mode, and allow other options for the
  4018.                     appearance of the report.
  4019.  
  4020.  
  4021.  
  4022.  
  4023.  
  4024.  
  4025.  
  4026.  
  4027.  
  4028.  
  4029.  
  4030.  
  4031.  
  4032.  
  4033.  
  4034.  
  4035.  
  4036.  
  4037.  
  4038.  
  4039.  
  4040.  
  4041.  
  4042.  
  4043.  
  4044.  
  4045.  
  4046.  
  4047.  
  4048.  
  4049.  
  4050.  
  4051.  
  4052.  
  4053.  
  4054.  
  4055.  
  4056.  
  4057.  
  4058.                                                                        Page 4-41
  4059.  
  4060.  
  4061. Creating Labels
  4062. ───────────────
  4063.      After selecting the "Create Label" option the user will be prompted for
  4064. either the name of an existing label format, or to press the <New> button to
  4065. create a new label file.
  4066.      The label creation screen appears as follows:
  4067.  
  4068. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  4069.  File     Data     View     Print    Utils.    Help+     Label        7:44:08 am
  4070. ■                   CTSLABEL.LBX                     ═══┌────────────────────┐═╗
  4071.                                                      :  │ Page Preview... ^I │ ║
  4072.    Remarks 3 1/2" x 15/16" x 3                       :  │ Expression...   ^E │ ║
  4073.                                                      ═══│ Environment...  ^N │═╣
  4074.  Margin               Width           Number Across   Wo│ Style...        ^Y │ ║
  4075.  ├─0  ───├─────────────30 ──────────────    3         FA│ Add Alias          │ ║
  4076.        ┬ ┌──────────────────────────────┐         ┌─  Ho├────────────────────┤ ║
  4077.    H   │ │mainfile.salut+' '+ALLTRIM(mai│         │  ═══│ Layout             │═╣
  4078.    e   │ │IIF(EMPTY(mainfile.title),main│ Spaces  │     │ Save Layout...     │ ║
  4079.    i  5  │IIF(EMPTY(mainfile.title),main│ ──2  ── │     │ Delete Layout...   │ ║
  4080.    g   │ │IIF(EMPTY(mainfile.title),ALLT│ Between │  ═══└────────────────────┘═╝
  4081.    h   │ │IIF(EMPTY(mainfile.title),ALLT│         │  y══════════════╤ST╗        
  4082.    t     └──────────────────────────────┘         └─                │  ║        
  4083.                                                                     │  ║        
  4084.                 1   Lines Between                    t              │  ║        
  4085.                                                                     │  ║        
  4086.          ┌──────────────────────────────┐                           │  ║        
  4087.          │                              │                           │  ║        
  4088.                                                                     │  ║        
  4089. ║                               │                                   │  ║        
  4090. ╚═══════════════════════════════╧═══════════════════════════════════╧══╝        
  4091. Current File:FRIEND    Total Records:  78   Index: LNAME           MODE: DISPLAY
  4092.        Help     Edit     Refresh Screen    Key Help      ▄      Menu            
  4093.        <F1>     <F2>         <F3>            <F4>        ▀  <Alt>-letter        
  4094.  
  4095. Figure 19      Label Creation Screen
  4096.  
  4097. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  4098.  
  4099.      A sample label setup is included with CTS, showing a basic layout for
  4100. labels.
  4101.  
  4102.      Label creation is straightforward.  Some common label layouts are provided
  4103. from the Label menu pad, but the user may modify the layout to fit particular
  4104. types.
  4105.  
  4106.  
  4107. When finished creating either a report or label layout, the "Close", "Save", and
  4108. "Save As" options on the file menu will allow the reports to be saved to
  4109. whatever name the user wishes.
  4110.  
  4111.  
  4112.  
  4113.  
  4114.  
  4115.  
  4116. Page 4-42
  4117.  
  4118.  
  4119. Building Expressions
  4120.  
  4121.      The expression builder works for reports and labels, and is a convenient
  4122. way to specify fields required in the report.
  4123.  
  4124. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  4125.  Expression                                                           7:44:33 am
  4126.                     CTSLABEL.LBX                     ══════════════════════════╗
  4127.         ╔═════════════════════════════════════════════════════════════╗        ║
  4128.    Remar║    ┌─────────╖   ┌─────────╖   ┌─────────╖   ┌─────────╖    ║        ║
  4129.         ║    │  Math   ║   │ String  ║   │ Logical ║   │  Date   ║    ║════════╣
  4130.  Margin ║    ╘═════════╝   ╘═════════╝   ╘═════════╝   ╘═════════╝    ║   -    ║
  4131.  ├─0  ──║ ┌ Label <expr>:                                           ┐ ║   -    ║
  4132.        ┬║ │                                                         │ ║   -    ║
  4133.    H   │║ │                                                         │ ║════════╣
  4134.    e   │║ │                                                         │ ║sett MA ║
  4135.    i  5 ║ └─────────────────────────────────────────────────────────┘ ║        ║
  4136.    g   │║    Field Names:           Database:          Variables:     ║════════╝
  4137.    h   │║ ┌────────────────▄   ┌───────────────╖   ┌────────────────▄ ║╗        
  4138.    t    ║ │ SEX        │ C     │   MAINFILE    ║   │ CDATE      │ C   ║║        
  4139.         ║ │ SALUT      │ C     ╘═══════════════╝   │ BELL       │ C   ║║        
  4140.         ║ │ LNAME      │ C █                       │ NOW        │ D █ ║║        
  4141.         ║ │ FNAME      │ C █      < Verify  >      │ CHECK      │ L █ ║║        
  4142.         ║ │ MIDNAME    │ C █                       │ BX1T2S     │ C █ ║║        
  4143.         ║ │ W_LNAME    │ C █      «   OK    »      │ BX2T1S     │ C █ ║║        
  4144.         ║ │ W_FNAME    │ C █                       │ BXLINE     │ C █ ║║        
  4145. ║       ║ │ W_MNAME    │ C        < Cancel  >      │ BX1        │ C   ║║        
  4146. ╚═══════║ └────────────────▀                       └────────────────▀ ║╝        
  4147. Current ╚═════════════════════════════════════════════════════════════╝: DISPLAY
  4148.        Help     Edit     Refresh Screen    Key Help      ▄      Menu            
  4149.        <F1>     <F2>         <F3>            <F4>        ▀  <Alt>-letter        
  4150.  
  4151. Figure 20      Report/Label Expression Builder Screen
  4152.  
  4153. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  4154.  
  4155.      The on-line help feature has more information about how to build an
  4156. expression, and what the various Math, String, Logical, and Date functions do.
  4157.  
  4158.  
  4159.  
  4160.  
  4161.  
  4162.  
  4163.  
  4164.  
  4165.  
  4166.  
  4167.  
  4168.  
  4169.  
  4170.  
  4171.  
  4172.  
  4173.  
  4174.                                                                        Page 4-43
  4175.  
  4176.  
  4177. Printing Reports or Labels
  4178. ──────────────────────────
  4179.      Please note:   If you have used data groupings in your
  4180.                     report, the current sort order must
  4181.                     match the order of your groupings,
  4182.                     otherwise a group may repeat if it
  4183.                     recurs later in the database.
  4184.  
  4185.      Printing of these reports is as simple as selecting the menu option to
  4186. print.  A window appears asking the user to select the report (extension .FRX)
  4187. or label (extension .LBX) to print.  Assuming the file is in the correct sort
  4188. order, CTS will deliver the results to your printer.
  4189.  
  4190.  
  4191.  
  4192.  
  4193.  
  4194.  
  4195.  
  4196.  
  4197.  
  4198.  
  4199.  
  4200.  
  4201.  
  4202.  
  4203.  
  4204.  
  4205.  
  4206.  
  4207.  
  4208.  
  4209.  
  4210.  
  4211.  
  4212.  
  4213.  
  4214.  
  4215.  
  4216.  
  4217.  
  4218.  
  4219.  
  4220.  
  4221.  
  4222.  
  4223.  
  4224.  
  4225.  
  4226.  
  4227.  
  4228.  
  4229.  
  4230.  
  4231.  
  4232. Page 4-44
  4233.  
  4234.  
  4235. ■    To-Do List
  4236.      Users may print out a copy of their To-Do list with this option.
  4237.  
  4238.           Select the "Other Printing" option from the "View" menu pad by
  4239.      pressing "O" or highlighting the option with the cursor keys and pressing
  4240.      <Enter>.  Select the "To-Do" option from the
  4241. list of choices.
  4242.  
  4243.  
  4244. ■    Birthdays
  4245.           Users can print out any customer birthdays, anniversaries, or major
  4246.      holidays for any year.
  4247.  
  4248.           Select the "Other Printing" option from the "Print" menu pad by
  4249.      pressing "O" or highlighting the option with the cursor keys and pressing
  4250.      <Enter>.  Select the "Birthdays" option from the list of choices.
  4251.  
  4252.      Enter the year in which you wish the printout to provide you with the
  4253. dates.  ONLY BIRTHDAY AND ANNIVERSARY DATES WHICH THE USER HAS INPUT WILL BE
  4254. PROVIDED!
  4255.  
  4256.  
  4257. ■    Documents
  4258.      See Appendix B for a list of documents provided with CTS.  The "Documents"
  4259.      option of the "View" menu pad will list those documents which can be
  4260.      printed from within CTS
  4261.  
  4262.  
  4263. ■    Appointment Diary
  4264.      See the Appointment Diary section of the Utilities topic for instructions
  4265.      on how to print a weekly listing from the appointment diary.
  4266.  
  4267.  
  4268.  
  4269.  
  4270.  
  4271.  
  4272.  
  4273.  
  4274.  
  4275.  
  4276.  
  4277.  
  4278.  
  4279.  
  4280.  
  4281.  
  4282.  
  4283.  
  4284.  
  4285.  
  4286.  
  4287.  
  4288.  
  4289.  
  4290.                                                                        Page 4-45
  4291.  
  4292.  
  4293. ▀    Utilities
  4294.  
  4295. Utilities are options provided to the user to make it easier to use the product. 
  4296. To access these options, press <Alt>-U to activate the Advanced Display Menu,
  4297. Utilities Options.
  4298.  
  4299.  
  4300. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  4301.  File     Data     View     Print    Utils.    Help+                  8:34:40 pm
  4302. ╔═════════╤═══┌──DEFAULT SETTINGS──┐┌──────────────────────┐═══════════════════╗
  4303. ║Sex:     │Fir│CTS Startup Options ││ Default Settings     │                   ║
  4304. ║M/M:     │ La│Printer             ││ Telephone Functions  │                   ║
  4305. ╠═════════╧═══│Password            ││ Appointment Calendar │═══════════════════╣
  4306. ║ Company:    └────────────────────┘│ Shareware Message    │hone: (   )   -    ║
  4307. ║Industry:      Rating:        Maili└──────────────────────┘mber: (   )   -    ║
  4308. ║   Note:                  Last Contact:   /  /    │  Home Phone: (   )   -    ║
  4309. ╠═════════════════════════════════════╤════════════╧═══════════════════════════╣
  4310. ║Street:                              │City:                ST:                ║
  4311. ║                                     │Ctry:               Zip:                ║
  4312. ╚═════════════════════════════════════╧════════════════════════════════════════╝
  4313. ╔══════════════Company══════════════╤═══Last Name══════First Name═══╤ST╗        
  4314. ║                                   │                               │  ║        
  4315. ║                                   │                               │  ║        
  4316. ║                                   │                               │  ║        
  4317. ║                                   │                               │  ║        
  4318. ║                                   │                               │  ║        
  4319. ║                                   │                               │  ║        
  4320. ║                                   │                               │  ║        
  4321. ║                                   │                               │  ║        
  4322. ╚═══════════════════════════════════╧═══════════════════════════════╧══╝        
  4323. Current File:SMPL_1    Total Records:  78   Index: COMPANY         MODE: DISPLAY
  4324.        Help     Edit     Refresh Screen    Key Help      ▄      Menu            
  4325.                              Choose startup options                             
  4326.  
  4327. Figure 21      Utilities Menu Options
  4328. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  4329.  
  4330.  
  4331. Shareware Message
  4332. ─────────────────
  4333.      This option provides basic information about the CTS program while the user
  4334.      is in CTS.  There are two screens of information which will remain on the
  4335.      screen for 30 seconds apiece.  While viewing either screen the user may
  4336.      press "L" to view a copy of the license, or "R" to print out a shareware
  4337.      registration form.
  4338.  
  4339.  
  4340.  
  4341.                                 Default Settings
  4342.                                 ────────────────
  4343. These change certain values to be the same every time the user starts the
  4344. program.
  4345.  
  4346.  
  4347.  
  4348. Page 4-46
  4349.  
  4350.  
  4351.      Select the "Default Settings" option from the "Utils" menu pad by pressing
  4352. "D" or using the cursor keys to highlight the option, then pressing <Enter>.
  4353.  
  4354. File
  4355. ────
  4356.      Changes the current file and index to be the default file and index, which
  4357. will be shown when first entering CTS.  (See "Creating and Using Multiple Files"
  4358. in the next section for further information.)
  4359.  
  4360.  
  4361. Printer
  4362. ───────
  4363.      A small selection of printer selections is available.  The user MUST select
  4364. this option before attempting any printing, otherwise the output will not be
  4365. correctly formatted.  See the on-line help topic "Printing" for more
  4366. information.
  4367.      This option is also available in the "Utils" menu pad under the "Default
  4368. Settings option".
  4369.  
  4370.      Printers included in the list have been selected for their ability to
  4371. handle a software-supplied change from portrait to landscape mode, since several
  4372. reports require this change.  If users have printers that are not listed but can
  4373. accept these software commands, please send the escape sequences to the
  4374. developer.
  4375.  
  4376. Password Change
  4377. ───────────────
  4378.      This allows a user to password-protect a file.  To enter a password, select
  4379. this option and enter in a password of up to 8 letters.  This screen will time
  4380. out if no key is pressed within 7 seconds, so unless you have entered the
  4381. password and pressed <Enter> it will not be stored.
  4382.      Passwords, once set, must be used to change to a file (see the File menu
  4383. options below), delete a file, append from a file, or re-display the file if the
  4384. screen has blanked out after 3 minutes.
  4385.  
  4386. Colors
  4387. ──────
  4388.      This option is more fully covered in the "Entering Defaults" section of the
  4389. Advanced Display section.  Colors options will improve the visibility of various
  4390. menu and editing options depending on the type of PC and display.
  4391.  
  4392.  
  4393. User Information
  4394. ────────────────
  4395.      This option is more fully covered in the "Entering Defaults" section of the
  4396. Advanced Display section.  This option inputs information about the user to CTS.
  4397.  
  4398.  
  4399. User Address Edit
  4400. ─────────────────
  4401.      Creates or changes the return address used by the printing options (see
  4402. "Printing" section above).  Up to 3 lines of return address are suggested.
  4403.  
  4404.  
  4405.  
  4406.                                                                        Page 4-47
  4407.  
  4408.  
  4409. Screen Selection
  4410. ────────────────
  4411.      Allows the user to select various display methods for displaying
  4412. information.
  4413.      NAME SCREEN places the customer's name at the top of the display.
  4414.      COMPANY SCREEN places the customer's company information at the top of the
  4415.           display.
  4416.      MAIL SCREEN duplicates the user input screen, making the mailing address
  4417.           visible at all times.
  4418.  
  4419.  
  4420. ■    Telephone Dialing
  4421.  
  4422.           NOTE THAT CTS IS NOT A TERMINAL EMULATOR - YOU CANNOT DIAL
  4423.           INTO COMPUTERS AND EXPECT TO INTERACT WITH THEM.  FOR THAT,
  4424.           YOU MUST PURCHASE A SEPARATE SOFTWARE PACKAGE SUCH AS
  4425.           PROCOMM PLUS OR CROSSTALK.
  4426.  
  4427.      What CTS will allow the user to do is dial a telephone number that has been
  4428. entered into the database so that the user can pick up the telephone after the
  4429. program has finished dialing.  This feature will work only if the user has a
  4430. modem installed on a SINGLE CHANNEL phone line.
  4431.  
  4432.      Select the "Telephone Functions" option from the "Utils" Menu Pad by
  4433. pressing "T" or by highlighting the option with the cursor keys and pressing
  4434. <Enter>.
  4435.  
  4436.  
  4437. Modem COM port
  4438. ──────────────
  4439.      Selects which COM port (1, 2, 3, or 4) to use for the modem.  This can
  4440. usually be determined by looking at the back of your computer and seeing if the
  4441. port which the modem uses is labelled.  Most laptops will use COM1, most
  4442. desktops COM2.  Do not use COM3 or COM4 with DOS versions lower than 5.0, or
  4443. with a BIOS over 2 years old.
  4444.  
  4445.  
  4446. Dial Telephone Number
  4447. ─────────────────────
  4448.      Hot key <Ctrl>-T
  4449.      Allows the computer to dial a telephone number IF the computer is hooked up
  4450. to the voice line (the user's voice telephone line).  Options for which number
  4451. to dial, and any long-distance or local PBX prefixes will appear.
  4452.  
  4453.  
  4454. Hang Up Modem
  4455. ─────────────
  4456.      In case your modem is left off-hook, this will issue the command to hang it
  4457. up.
  4458.  
  4459.  
  4460.  
  4461.  
  4462.  
  4463.  
  4464. Page 4-48
  4465.  
  4466.  
  4467. ■    Appointment Diary
  4468.  
  4469.      CTS allows users to keep a rudimentary appointment diary, and to  print
  4470. weekly listings of appointments.  This is useful for sales call planning and
  4471. follow-up.
  4472.      Note that multiple entries into the appointment diary for a single day are
  4473. listed by the order in which they were scheduled, not by the appointment time. 
  4474. The appointment diary is a free text field with no sort capabilities. 
  4475. Reordering entries by time (or other method) can be done using the text
  4476. manipulation keys described in previous sections (Shift-cursor, <Ctrl>+X,
  4477. <Ctrl>+C, <Ctrl>+V).
  4478.  
  4479.  
  4480. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  4481.  File     Data     View     Print    Utils.    Help+     Diary       11:21:17 am
  4482. ■                       Calendar/Diary                        ≡════════════════╗
  4483.      January 1993    │                                         e: (   )   -    ║
  4484.  Su Mo Tu We Th Fr Sa│                                         r: (   )   -    ║
  4485.  ──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┤09:00:  George Bush                      e: (   )   -    ║
  4486.    │  │  │  │  │ 1│ 2│Comp.:  Previous Presidents PLC.         ════════════════╣
  4487.  ──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┤Phone:  (800)555-1010                                    ║
  4488.   3│ 4│ 5│ 6│ 7│ 8│ 9│Notes:  Confirm retirement benefits                      ║
  4489.  ──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┤                                         ════════════════╣
  4490.  10│11│12│13│14│15│16│11:30:  Hillary Clinton                                  ║
  4491.  ──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┤Comp.:  Mrs. Field's Cookies                             ║
  4492.  17│18│19│20│21│22│23│Phone:  (200)555-4444                    ════════════════╝
  4493.  ──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┤Notes:  Test cookie recipe               me═══╤ST╗
  4494.  24│25│26│27│28│29│30│                                              │CA║
  4495.  ──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┤                                              │NJ║
  4496.  31│  │  │  │  │  │  │                                              │NY║
  4497.  ──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴────────────────────────────────────────      │WA║
  4498.       < Θ M >     < M Θ >     < Θ Y >     < Y Θ >     <Today>       │WA║
  4499.                                                               Θ     │WA║
  4500. ║Norton Utilities - Symantec        │                               │CA║
  4501. ║Opthamologist                      │                               │CT║
  4502. ╚═══════════════════════════════════╧═══════════════════════════════╧══╝
  4503. Current File:BUSNES    Total Records: 151   Index: COMPANY         MODE:DISPLAY
  4504.   Help     Edit     Refresh Screen    Key Help      ▄      Menu
  4505.   <F1>     <F2>         <F3>            <F4>        ▀  <Alt>-letter
  4506.  
  4507. Figure 22      Diary/Appointment Calendar
  4508. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  4509.  
  4510.  
  4511. Add Appointment
  4512. ───────────────
  4513.      Hot key <Ctrl>-R
  4514.      Will add the currently highlighted customer to the diary/appointment
  4515. calendar function (see Help+ menu).  The first window popup asks the desired
  4516. date and time of the appointment.
  4517.      The program then inserts the name, company, phone # into the diary and
  4518. leaves it open. 
  4519.  
  4520.  
  4521.  
  4522.                                                                        Page 4-49
  4523.  
  4524.  
  4525.      The user may make notes prior to the meeting or afterward, transferring
  4526. them to and/or from the Comments window or the Directions window using the text
  4527. editing features, and print them out as part of the Weekly Listing command
  4528. mentioned next.
  4529.  
  4530.  
  4531. Weekly Listing
  4532. ──────────────
  4533.      Displays a weekly listing of appointments and notes kept in the appointment
  4534. diary (see Help+ menu section),  Can be edited and printed if desired.  When
  4535. exiting, the user will be asked if he/she wishes to save any changes (if they've
  4536. been made), then whether the user wishes to print the file.  Note that for
  4537. printing, the printer must have been set using the "Default Settings" option of
  4538. the "Utils" menu pad.
  4539.  
  4540.  
  4541. Delete Diary Entries
  4542. ────────────────────
  4543.      Will delete all appointment diary entries prior to a selected date.  Date
  4544. select defaults to 30 days prior to current date.  Users should use this
  4545. function frequently to increase free disk space on their computers.  The "Diary"
  4546. menu pad which appears when the diary is visible also allows deletion of
  4547. entries.  See the "Diary/Calendar" on-line help topic.
  4548.  
  4549.  
  4550.  
  4551.  
  4552.  
  4553.  
  4554.  
  4555.  
  4556.  
  4557.  
  4558.  
  4559.  
  4560.  
  4561.  
  4562.  
  4563.  
  4564.  
  4565.  
  4566.  
  4567.  
  4568.  
  4569.  
  4570.  
  4571.  
  4572.  
  4573.  
  4574.  
  4575.  
  4576.  
  4577.  
  4578.  
  4579.  
  4580. Page 4-50
  4581.  
  4582.  
  4583. ▀    File Maintenance
  4584.  
  4585. Users may find it convenient to create additional files to further subdivide
  4586. customer information.  For example, rather than sorting through one large file
  4587. for all information, separate files could delineate customers by:
  4588.  
  4589.           ■    Business addresses/Personal addresses
  4590.           ■    "A" Customers/"B" Customers ...
  4591.  
  4592. Certain functions on the Display Menu allow users to create and use multiple
  4593. customer files.
  4594.  
  4595.      NOTE:     All other functions which can be utilized from the
  4596.                Display Screen and Display Menus are applicable to
  4597.                any file created by the user.
  4598.  
  4599.  
  4600.  
  4601.  
  4602. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  4603.  File     Data     View     Print    Utils.    Help+                  7:42:11 am
  4604. ┌─────────────────┐════════════════════════════╤═══════════════════════════════╗
  4605. │ New             │me:                M.I.:    │Title:                         ║
  4606. │ Change          │me:                         │ Dept:                         ║
  4607. │ Append CTS file │════════════════════════════╧═══╤═══════════════════════════╣
  4608. │ Delete          │                                │  Work Phone: (   )   -    ║
  4609. │ Reindex         │ing:        Mailings:           │  FAX Number: (   )   -    ║
  4610. ├─────────────────┤        Last Contact:   /  /    │  Home Phone: (   )   -    ║
  4611. │ Close           │═══════════════════╤════════════╧═══════════════════════════╣
  4612. │ Save            │ge                 │City:                ST:                ║
  4613. │ Save As..       │                   │Ctry:               Zip:                ║
  4614. ├─────────────────┤═══════════════════╧════════════════════════════════════════╝
  4615. │ Export          │First Name═══╤══════════════Company══════════════╤ST╗        
  4616. │ Import          │             │                                   │  ║        
  4617. ├─────────────────┤             │                                   │  ║        
  4618. │ Quit     ALT+F4 │             │                                   │  ║        
  4619. └─────────────────┘             │                                   │  ║        
  4620. ║                               │                                   │  ║        
  4621. ║                               │                                   │  ║        
  4622. ║                               │                                   │  ║        
  4623. ║                               │                                   │  ║        
  4624. ╚═══════════════════════════════╧═══════════════════════════════════╧══╝        
  4625. Current File:FRIEND    Total Records:  78   Index: LNAME           MODE: DISPLAY
  4626.        Help     Edit     Refresh Screen    Key Help      ▄      Menu            
  4627.                           Create a new file within CTS                          
  4628.  
  4629. Figure 23      File Menu Options
  4630. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  4631.  
  4632.  
  4633.  
  4634.  
  4635.  
  4636.  
  4637.  
  4638.                                                                        Page 4-51
  4639.  
  4640.  
  4641. New
  4642. ───
  4643.           New files can be created with this option.  The user is prompted for a
  4644.      file name for the new file.  The name can be no more than eight characters
  4645.      long and must not include any spaces, punctuation, or other ASCII symbols
  4646.      not allowed by DOS.
  4647.           Also, CTS reserves some file names for its own use.  These names, and
  4648.      segments of them, should not be used; otherwise, the user risks corrupting
  4649.      or losing his or her data.  See Appendix C for the list of prohibited file
  4650.      names.
  4651.           When entering a new name, the program will check for spaces or illegal
  4652.      punctuation.  If the name is acceptable, and the users wishes to continue,
  4653.      a new file will be created and the program will change to that file.  Since
  4654.      the file is newly created there will be no names in it.
  4655.           To change to a different file, use the "Change" option discussed
  4656.      below.  To copy information from one file into the current file, use the
  4657.      "Import .DBF" option discussed below.  To make the new file the default
  4658.      file, which is the first one shown upon starting CTS, use the "Change
  4659.      Defaults - File" option of the "Utilities" menu (detailed above).
  4660.  
  4661.  
  4662. Change
  4663. ──────
  4664.           Changes to a different file name.  Upon selection, a window appears
  4665.      listing the currently available files.  Use the window scrolling keys to
  4666.      make a selection, and the program will switch to that file.  The file name
  4667.      will appear in the bottom information section, "Current File:", of the
  4668.      Advanced Display Screen.  To make the new file the default file, which is
  4669.      the first one shown upon starting CTS, use the "Change Defaults - File"
  4670.      option of the "Utilities" menu (detailed above).
  4671.  
  4672.  
  4673. Append CTS File
  4674. ───────────────
  4675.           Adds all the information from a chosen file into the current file. 
  4676.      Upon selection, a window will appear listing the currently available files. 
  4677.      Use the window scrolling keys to make a selection, and the program will add
  4678.      the data from that file into the current file (identified in the bottom
  4679.      information portion of the Advanced Display Screen).  Customer names which
  4680.      have been imported will not be changed in any way and must be edited by the
  4681.      user if different information is to be attached to any customer.
  4682.  
  4683.  
  4684. Delete
  4685. ──────
  4686.           Customer files created by the user may also be deleted.
  4687.  
  4688.           WARNING!  Files deleted in this manner cannot be
  4689.                     recalled!
  4690.  
  4691.      The program will show a window listing the currently available files.  Use
  4692.      the window scrolling keys to select which file to delete.  You cannot
  4693.      delete the current file.
  4694.  
  4695.  
  4696. Page 4-52
  4697.  
  4698.  
  4699.  
  4700. Export
  4701. ──────
  4702.      Users will see four choices in a pop-up menu.
  4703.  
  4704.           a)   Export to WP Merge file
  4705.                Exports names to WordPerfect 5.x secondary merge file format. 
  4706.                     Checks for a valid path and file name.
  4707.  
  4708.           b)   Sharp Wizard Business Card
  4709.                Exports names to Sharp Wizard's .SDF format.  Note that you must
  4710.                     also have Sharp's OL2 software installed to actually
  4711.                     transfer the data to the Wizard.
  4712.  
  4713.           c)   Sharp Wizard Telephone
  4714.                Exports names to Sharp Wizard's .SDF format.  Note that you must
  4715.                     also have Sharp's OL2 software installed to actually
  4716.                     transfer the data to the Wizard.
  4717.  
  4718.           d)   File Transfer to Floppy Disk
  4719.                Exports names to a floppy disk.  Recall using "Import" function
  4720.                     below.
  4721.  
  4722.  
  4723.  
  4724. Import
  4725. ──────
  4726.           Allows import of data from floppy disks created with the "File -
  4727.      Export - File Transfer to Floppy Disk" option.  The new customer file is
  4728.      given the source file name as a default, and may be appended to existing
  4729.      files with the "File - Append CTS file" menu option.
  4730.  
  4731.  
  4732.  
  4733. Reindex
  4734. ───────
  4735.           Occasionally you may receive an error message saying "Record out of
  4736.      range" or "Database is not ordered" or "Index does not match database". The
  4737.      most common reason for these errors is that the user has rebooted his/her
  4738.      PC from within CTS.  The result is that either the database or the index
  4739.      gets updated while the other does not.
  4740.           Version 2.1 added automatic rebuilds for the main data files when this
  4741.      error is encountered.  Other files such as company information are not
  4742.      automatically rebuilt.
  4743.           Reindexing is a lengthy process, which is why it is not performed
  4744.      automatically.  If you should get one of these error messages, select this
  4745.      option to repair your index.  A list will appear of your files -choose the
  4746.      file on which the error appeared, or if it was a company or other file
  4747.      choose any main file and the others will be automatically included.
  4748.  
  4749.  
  4750. Quit
  4751. ────
  4752.  
  4753.  
  4754.                                                                        Page 4-53
  4755.  
  4756.  
  4757.      Leave CTS.  <Alt>+<F4> will accomplish the same thing.
  4758.  
  4759.  
  4760.  
  4761.  
  4762.  
  4763.  
  4764.  
  4765.  
  4766.  
  4767.  
  4768.  
  4769.  
  4770.  
  4771.  
  4772.  
  4773.  
  4774.  
  4775.  
  4776.  
  4777.  
  4778.  
  4779.  
  4780.  
  4781.  
  4782.  
  4783.  
  4784.  
  4785.  
  4786.  
  4787.  
  4788.  
  4789.  
  4790.  
  4791.  
  4792.  
  4793.  
  4794.  
  4795.  
  4796.  
  4797.  
  4798.  
  4799.  
  4800.  
  4801.  
  4802.  
  4803.  
  4804.  
  4805.  
  4806.  
  4807.  
  4808.  
  4809.  
  4810.  
  4811.  
  4812. Page 4-54
  4813.  
  4814.  
  4815. ▀   Help+ Menu
  4816.  
  4817.      This menu is provided as a convenience to users and lists various window
  4818.      and text handling hot keys, as well as for the calculator and diary
  4819.      functions.
  4820.  
  4821.  
  4822.  
  4823. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  4824.  File     Data     View     Print    Utils.    Help+                 11:21:52 am
  4825. ╔═════════════════════════════════════════════┌───────────────────┐════════════╗
  4826. ║ Company:                                    │ Help  v2.0     F1 │   )   -    ║
  4827. ║Industry:      Rating:        Mailings:      │ Print Help Topic  │   )   -    ║
  4828. ║   Note:             ┌────KEY FUNCTIONS─────┐│ Memory Info       │   )   -    ║
  4829. ╠═════════╤═══════════│Text Features         ││ Key Functions     │════════════╣
  4830. ║Sex:     │First Name:├──────────────────────┤├───────────────────┤            ║
  4831. ║M/M:     │ Last Name:│Find Text       CTRL+F││ Calculator CTRL+L │            ║
  4832. ╠═════════╧═══════════│Find Text Again CTRL+G││ Diary      CTRL+D │════════════╣
  4833. ║Street:              │Select All      CTRL+A││ Puzzle            │            ║
  4834. ║                     │Cut Text        CTRL+X│└───────────────────┘            ║
  4835. ╚═════════════════════│Copy Text       CTRL+C│═════════════════════════════════╝
  4836. ╔══════════════Company│Paste Text      CTRL+V│ame══════First Name═══╤ST╗
  4837. ║Natural Language Inc.├──────────────────────┤                      │CA║
  4838. ║NatWest Investor Serv│Window Features       │                      │NJ║
  4839. ║New Yorker Magazine  ├──────────────────────┤                      │NY║
  4840. ║Nordstrom            │Move Windows   CTRL+F7│                      │WA║
  4841. ║Nordstrom            │Size Windows   CTRL+F8│                      │WA║
  4842. ║Nordstrom            │Zoom Window   CTRL+F10│                      │WA║
  4843. ║Norton Utilities - Sy│Zoom Window    CTRL+F9│                      │CA║
  4844. ║Opthamologist        └──────────────────────┘                      │CT║
  4845. ╚═══════════════════════════════════╧═══════════════════════════════╧══╝
  4846. Current File:BUSNES    Total Records: 151   Index: COMPANY         MODE: DISPLAY
  4847.  Help     Edit     Refresh Screen    Key Help      ▄      Menu
  4848.           List Control-Key combinations for Text and Window features
  4849.  
  4850. Figure 24      Help Menu Options
  4851. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  4852.  
  4853.  
  4854.  
  4855. Print Help Topic
  4856. ────────────────
  4857.           This allows the user to print out any help explanation.  A window will
  4858.      appear listing the desired help topics.  Use the A-Z, up or down keys to
  4859.      select a topic and press <Enter> to print the information.
  4860.  
  4861. Memory Info
  4862. ───────────
  4863.           Shows various aspects of the host PC's configuration and setup.
  4864.  
  4865. Puzzle
  4866. ──────
  4867.  
  4868.  
  4869.  
  4870.                                                                        Page 4-55
  4871.  
  4872.  
  4873.           Something like what you used to play with in the dentist's office to
  4874.      wile away the time.
  4875.  
  4876.  
  4877. Text Features
  4878. ─────────────
  4879.           Hot key combinations for finding and manipulating text.  To block out
  4880.      text, hold down the shift key and use the cursor keys (or other location
  4881.      keys such as PgDn, Home, etc.) to select your desired text.
  4882.  
  4883. Window Features
  4884. ───────────────
  4885.           Sizing, moving, zooming help and comments windows, To-Do list.
  4886.  
  4887.  
  4888.  
  4889.  
  4890.  
  4891.  
  4892.  
  4893.  
  4894.  
  4895.  
  4896.  
  4897.  
  4898.  
  4899.  
  4900.  
  4901.  
  4902.  
  4903.  
  4904.  
  4905.  
  4906.  
  4907.  
  4908.  
  4909.  
  4910.  
  4911.  
  4912.  
  4913.  
  4914.  
  4915.  
  4916.  
  4917.  
  4918.  
  4919.  
  4920.  
  4921.  
  4922.  
  4923.  
  4924.  
  4925.  
  4926.  
  4927.  
  4928. Page 4-56
  4929.  
  4930.  
  4931.                                   ╔══════════╗
  4932.                                   ║Appendix A║
  4933.                                   ╚══════════╝
  4934.                                   Key Listings
  4935.  
  4936.  
  4937. HOT KEYS
  4938. ════════
  4939.  
  4940. Hot keys are keys which will call up a function without having to use the menus. 
  4941. A list of those keys appears below.
  4942.  
  4943. <Alt>+<F4>          Quit CTS
  4944. <Alt>+C             Toggle children's window (if children are assigned to this
  4945.                     customer)
  4946.  
  4947. <Ctrl>+<Ins>        Add new contact name
  4948. <Ctrl>+<Del>        Delete current contact name
  4949. <Ctrl>+K            Copy contact name to new record
  4950.  
  4951. <Ctrl>+L            Calculator
  4952. <Ctrl>+D            Appointment diary
  4953. <Ctrl>+R            Place Customer into appointment diary
  4954. <Ctrl>+T            Dial Telephone number for current entry.
  4955.  
  4956.                                   MENU OPTIONS
  4957.                                   ────────────
  4958. <Alt>+F             File Menu
  4959. <Alt>+D             Data Menu
  4960. <Alt>+V             View Menu
  4961. <Alt>+P             Print Menu
  4962. <Alt>+U             Utils Menu
  4963. <Alt>+H             Help+ Menu
  4964.  
  4965.                                  TEXT FUNCTIONS
  4966.                                  ──────────────
  4967. <Ctrl>+A            Select Everything in current window or field
  4968. <Ctrl>+E            Replace text (used with ^F search command) and               
  4969.                     find next occurrence
  4970. <Ctrl>+F            Search for text in a help window or comment/direction window
  4971. <Ctrl>+G            Find next text occurrence without replace (use with ^F
  4972.                     search function)
  4973.  
  4974.  
  4975.                                  WINDOW MOVEMENT
  4976.                                  ───────────────
  4977. <Ctrl>+F7           Move window
  4978. <Ctrl>+F8           Re-size window
  4979. <Ctrl>+F9           Zoom window between current size and "icon"
  4980. <Ctrl>+F10          Zoom window between beginning size & full screen
  4981.  
  4982.  
  4983.  
  4984.  
  4985.  
  4986.                                                                              A-1
  4987.  
  4988.  
  4989. NAVIGATION, FUNCTION AND RECORD SELECTION
  4990. ═════════════════════════════════════════
  4991.  
  4992. Keys may have different actions depending on the mode you are in -the two modes
  4993. are:
  4994.  
  4995.                     DISPLAY MODE
  4996.                     EDIT MODE
  4997.  
  4998. To select records and use other features, the following keys can be used:
  4999.  
  5000. Key: <F1>           ANY MODE
  5001.                Calls up help screens anywhere in the application.  Not available
  5002.                in the COMMENTS memo field while in EDIT mode.
  5003.  
  5004. Key: <F2>           DISPLAY MODE ONLY
  5005.                Enables Editing Mode, placing the cursor on the CLASS field of
  5006.                the data.  Pressing <F2> a second time in selected fields will
  5007.                bring up a list of options for that field.
  5008.  
  5009. Key: <F3>           DISPLAY MODE ONLY
  5010.                Rewrites the screen in case it becomes garbled.
  5011.  
  5012. Key: <F4>           DISPLAY MODE ONLY
  5013.                Show the extended function key help list
  5014.  
  5015. Key: <F5>           DISPLAY MODE ONLY
  5016.                Super Search - allows user to find text anywhere in the indexed
  5017.                field.
  5018.  
  5019. Key: <F6>           DISPLAY MODE ONLY
  5020.                Show the To-Do list.
  5021.  
  5022. Key: <F7>           DISPLAY MODE ONLY
  5023.                Show the Comments associated with a customer.
  5024.  
  5025. Key: <F8>           DISPLAY MODE ONLY
  5026.                Show the street Directions associated with a customer.
  5027.  
  5028. Key: <F9>           DISPLAY MODE ONLY
  5029.                Show the spousal/dates information associated with a customer.
  5030.  
  5031. Key: <F10>          DISPLAY MODE
  5032.                Activates menu pads.
  5033.  
  5034.                     EDIT MODE
  5035.                Finishes editing for current window OR may default to "Yes"
  5036.                response in Yes/No situations.
  5037.  
  5038.  
  5039.  
  5040.  
  5041. Key: <Ctrl>-F       HELP SCREEN and COMMENTS ONLY
  5042.  
  5043.  
  5044. A-2
  5045.  
  5046.  
  5047.                Allows a search for specific text within a help screen.  Use the
  5048.                <Tab> key to toggle between functions if you have no mouse. 
  5049.                <Ctrl>-G will find the next occurrence of a previously selected
  5050.                string.
  5051.  
  5052. Key: <Home>         DISPLAY MODE
  5053.                Moves display to the first record of the database according to
  5054.                the current index.
  5055.  
  5056.                     EDIT MODE
  5057.                Moves cursor to first character of field.
  5058.  
  5059. Key: <End>          DISPLAY MODE
  5060.                Moves display to the last record of the database according to the
  5061.                current index.
  5062.  
  5063.                     EDIT MODE
  5064.                Moves cursor to last character of field.
  5065.  
  5066. Key: <PgUp>         DISPLAY MODE
  5067.                Moves display one screen toward the first record of the database.
  5068.  
  5069.                     EDIT MODE
  5070.                Moves cursor to next segment (if any) of input screen, otherwise
  5071.                finishes edit.
  5072.  
  5073. Key: <PgDn>         DISPLAY MODE
  5074.                Moves display one screen toward the last record of the database.
  5075.  
  5076.                     EDIT MODE
  5077.                Moves cursor to next segment (if any) of input screen, otherwise
  5078.                finishes edit.
  5079.  
  5080. Key: Up cursor      DISPLAY MODE
  5081.                Moves display 1 record toward the first record of the database.
  5082.  
  5083.                     EDIT MODE
  5084.                Moves cursor to previous field of segment.
  5085.  
  5086. Key: Down cursor    DISPLAY MODE
  5087.                Moves display 1 record toward the last record of the database.
  5088.  
  5089.                     EDIT MODE
  5090.                Moves cursor to next field of segment.
  5091.  
  5092. Key: <Alt>-C        DISPLAY MODE ONLY
  5093.                ***Only enabled when children are associated with the person.***
  5094.                Displays/Removes the CHILDREN window.
  5095.  
  5096.  
  5097.                Direct calls on the menu pads are available by pressing <Alt> and
  5098.           the highlighted letter from each pad.
  5099.  
  5100.  
  5101.  
  5102.                                                                              A-3
  5103.  
  5104.  
  5105. Key: A-Z,0-9        DISPLAY MODE ONLY
  5106.                Alphanumeric keys will select a record where the first letters of
  5107.                the indexed field match the letters pressed.  Pressing the same
  5108.                letter after a successful search will select the next record with
  5109.                the same first letter of the indexed field (if one exists).
  5110.  
  5111.  
  5112.  
  5113.  
  5114.  
  5115.  
  5116.  
  5117.  
  5118.  
  5119.  
  5120.  
  5121.  
  5122.  
  5123.  
  5124.  
  5125.  
  5126.  
  5127.  
  5128.  
  5129.  
  5130.  
  5131.  
  5132.  
  5133.  
  5134.  
  5135.  
  5136.  
  5137.  
  5138.  
  5139.  
  5140.  
  5141.  
  5142.  
  5143.  
  5144.  
  5145.  
  5146.  
  5147.  
  5148.  
  5149.  
  5150.  
  5151.  
  5152.  
  5153.  
  5154.  
  5155.  
  5156.  
  5157.  
  5158.  
  5159.  
  5160. A-4
  5161.  
  5162.  
  5163. ╔══════════╗
  5164. ║Appendix B║
  5165. ╚══════════╝
  5166.  
  5167. CTS Document and File Listing
  5168.  
  5169.                            ┌───────────────────────┐
  5170.                            │Master Compressed Files│
  5171.                            └───────────┬───────────┘
  5172. Program Code:                          │ Documentation:
  5173. CTS_EX.EXE                             │  CTSDOC.EXE
  5174. which contains:                        │ which contains:
  5175. ═══════════════════════════════════════╪═════════════════════════════════════   
  5176. CTS.EXE                                │ DOCFILE.TXT
  5177. BDAY.DBF                               │      Lists all files for CTS
  5178. BDX.IDX                                │ INSTALL.TXT
  5179. BK1.DBF                                │      Brief installation guide
  5180. BK2.DBF                                │     CTS.TXT
  5181. BK3.DBF                                │      Main instructions for CTS Usage
  5182. BK4.DBF                                │   ORDER.TXT
  5183. COMPANY.DBF                            │      Order form for registering CTS
  5184. COMPANY.CDX                            │  README.TXT
  5185. COMPANY.FPT                            │      Brief introduction to using CTS
  5186. CTS_USER.DBF                           │
  5187. CTS_USER.FPT                           │
  5188. CTS_HELP.DBF                           │
  5189. CTS_HELP.FPT                           │
  5190. KIDS.DBF                               │
  5191. KIDS.CDX                               │
  5192. NEWMATCH.DBF                           │
  5193. NEW_VER.MEM                            │
  5194. PRINTERS.DBF                           │
  5195. PRINTERS.CDX                           │
  5196. SMPL_1.DBF                             │
  5197. SMPL_1.FPT                             │
  5198. SMPL_1.CDX                             │
  5199. SMPL_2.DBF                             │
  5200. SMPL_2.FPT                             │
  5201. SMPL_2.CDX                             │
  5202. STATE.DBF                              │
  5203. ST_FINDX.IDX                           │
  5204. TEXTDFLT.DBF                           │
  5205. TEXTDFLT.FPT                           │
  5206. TO_DO.DBF                              │
  5207. TO_DO.CDX                              │
  5208. ───────────────────────────────────────┴───────────────────────────────────────
  5209.  
  5210. The program will initially create four files in the host directory:
  5211.                                   CTS_DFLT.MEM
  5212.                                     MATCH.DBF
  5213.                            TEXTDATA.DBF & TEXTDATA.FPT
  5214.  
  5215.  
  5216.  
  5217.  
  5218.                                                                              B-1
  5219.  
  5220.  
  5221.                              ╔════════════════════╗
  5222.                              ║        NOTES       ║
  5223.                              ╚════════════════════╝
  5224.  
  5225.  
  5226.  
  5227.  
  5228.  
  5229.  
  5230.  
  5231.  
  5232.  
  5233.  
  5234.  
  5235.  
  5236.  
  5237.  
  5238.  
  5239.  
  5240.  
  5241.  
  5242.  
  5243.  
  5244.  
  5245.  
  5246.  
  5247.  
  5248.  
  5249.  
  5250.  
  5251.  
  5252.  
  5253.  
  5254.  
  5255.  
  5256.  
  5257.  
  5258.  
  5259.  
  5260.  
  5261.  
  5262.  
  5263.  
  5264.  
  5265.  
  5266.  
  5267.  
  5268.  
  5269.  
  5270.  
  5271.  
  5272.  
  5273.  
  5274.  
  5275.  
  5276. B-2
  5277.  
  5278.  
  5279. ╔══════════╗
  5280. ║Appendix C║
  5281. ╚══════════╝
  5282.  
  5283. Prohibited File Names in CTS
  5284.  
  5285.           BDAY
  5286.           COMPANY
  5287.           COMPETOR
  5288.           CTS_HELP
  5289.           CTS_USER
  5290.           EB_COMM
  5291.           KIDS
  5292.           MATCH
  5293.           MAINFILE
  5294.           MKT_HLP
  5295.           NEWLIST
  5296.           NEWWEEK
  5297.           NEWPLATE
  5298.           PORTPAIR
  5299.           QUESTION
  5300.           Q_CODE
  5301.           SB_COMM
  5302.           STATE
  5303.           TARIFF
  5304.           TEMP
  5305.           TEMP1
  5306.           TEMPCOMM
  5307.           TEMPLATE
  5308.           TEXTDATA
  5309.           WB_COMM
  5310.  
  5311.  
  5312.  
  5313.  
  5314.  
  5315.  
  5316.  
  5317.  
  5318.  
  5319.  
  5320.  
  5321.  
  5322.  
  5323.  
  5324.  
  5325.  
  5326.  
  5327.  
  5328.  
  5329.  
  5330.  
  5331.  
  5332.  
  5333.  
  5334.                                                                              C-1
  5335.  
  5336.  
  5337.                              ╔════════════════════╗
  5338.                              ║        NOTES       ║
  5339.                              ╚════════════════════╝
  5340.  
  5341.  
  5342.  
  5343.  
  5344.  
  5345.  
  5346.  
  5347.  
  5348.  
  5349.  
  5350.  
  5351.  
  5352.  
  5353.  
  5354.  
  5355.  
  5356.  
  5357.  
  5358.  
  5359.  
  5360.  
  5361.  
  5362.  
  5363.  
  5364.  
  5365.  
  5366.  
  5367.  
  5368.  
  5369.  
  5370.  
  5371.  
  5372.  
  5373.  
  5374.  
  5375.  
  5376.  
  5377.  
  5378.  
  5379.  
  5380.  
  5381.  
  5382.  
  5383.  
  5384.  
  5385.  
  5386.  
  5387.  
  5388.  
  5389.  
  5390.  
  5391.  
  5392. C-2
  5393.  
  5394.  
  5395. ╔══════════╗
  5396. ║Appendix D║
  5397. ╚══════════╝
  5398.  
  5399. Troubleshooting
  5400.  
  5401. Errors:
  5402. ═══════
  5403. ┌─────────────────────────────────────────────┐
  5404. │■  Files=xxx line in CONFIG.SYS must be >= 40│
  5405. │     Edit CONFIG.SYS before running PLAN     │
  5406. └─────────────────────────────────────────────┘
  5407. ░   Explanation
  5408. ───────────────
  5409.      Your CONFIG.SYS file must have its FILES= set to a number greater than 40. 
  5410.           CTS will generally do this for you upon installation, unless the user
  5411.           did not permit this change.  If you did not allow CTS to make the
  5412.           change, you must edit the CONFIG.SYS file yourself to permit CTS to
  5413.           run.  See Page 1-3 in this manual for details on editing your file.
  5414.  
  5415. ┌──────────────────────────────────┐
  5416. │■   Database not ordered          │
  5417. │■   Record out of range           │
  5418. │■   Index does not match database.│
  5419. └──────────────────────────────────┘
  5420. ░   Explanation
  5421. ───────────────
  5422.      The most common reason for these errors is that the user has rebooted
  5423.           his/her PC from within CTS.  The result is that either the database or
  5424.           the index gets updated while the other does not.
  5425.  
  5426.      See "Rebuilding Files" topic for an explanation of the "Reindex" feature.
  5427.  
  5428.  
  5429. ┌──────────────────────────────────────────┐
  5430. │■   A non-CTS window appears asking the   │
  5431. │      user to select a database from a    │
  5432. │      list of unfamiliar names.           │
  5433. └──────────────────────────────────────────┘
  5434. ░   Explanation
  5435. ───────────────
  5436.      This window usually appears after a system error (perhaps one of the errors
  5437.           above) has occurred and CTS does not know which database to open.
  5438.  
  5439. 1.   Scroll through the list until you find a either a file which you have
  5440.      created or one of the sample files (SMPL_1, SMPL_2) provided with CTS.
  5441.  
  5442. 2.   Select the file by double-clicking with the mouse or pressing <Enter> after
  5443.      highlighting the file name.
  5444.  
  5445. 3.   If there are any subsequent error messages, press any key to remove the
  5446.      error messages and continue until you are able to access the main menu.
  5447.  
  5448.  
  5449.  
  5450.                                                                              D-1
  5451.  
  5452.  
  5453. 4.   Select the "Reindex" option from the "File" menu pad and reindex the file
  5454.      which is causing the trouble.  (See "Rebuilding Files" for more)
  5455.  
  5456.  
  5457. ┌──────────────────────────────────┐
  5458. │■   Insufficient memory           │
  5459. └──────────────────────────────────┘
  5460. ░   Explanation
  5461. ───────────────
  5462.      Every attempt has been made to provide full functionality for CTS on every
  5463.           type of machine - laptops in particular.  However, because of the wide
  5464.           disparity in hardware and software possible through shareware, users
  5465.           may get this message despite the CTS safeguards. Typical memory hogs:
  5466.                TSRs           e.g. Sidekick, schedulers, automatic backups
  5467.                Networks       e.g. Banyan, Novell, Pathworks, LANMan
  5468.  
  5469.      Depending on the user's DOS version and AUTOEXEC.BAT and CONFIG.SYS files,
  5470.      the user must be the one to increase the free memory available to the
  5471.      program by removing other applications from memory.
  5472.  
  5473.      In general, database programs (like dBASE and its clones, Paradox, etc.)
  5474.      are the second-most intensive users of computer resources after CAD and
  5475.      other graphics+mathematical applications.  SQL-based databases like Oracle
  5476.      and Sybase have even greater requirements than other database products.
  5477.  
  5478.  
  5479.  
  5480. ┌──────────────────────────────────────┐
  5481. │■   Function Key List Window flickers │
  5482. └──────────────────────────────────────┘
  5483. ░   Explanation
  5484. ───────────────
  5485.      This is a bug in the underlying FoxPro product, which should be fixed in
  5486.           the next release (2.5).  To work around this problem, move the cursor
  5487.           to a new customer - the window will reset and will remain on the
  5488.           screen.
  5489.  
  5490.  
  5491.  
  5492.  
  5493.  
  5494.  
  5495.  
  5496.  
  5497.  
  5498.  
  5499.  
  5500.  
  5501.  
  5502.  
  5503.  
  5504.  
  5505.  
  5506.  
  5507.  
  5508. D-2
  5509.  
  5510.  
  5511. ╔══════════╗
  5512. ║Appendix E║
  5513. ╚══════════╝
  5514.  
  5515. Calculator and Diary Keys
  5516. ═════════════════════════
  5517.  
  5518.                                    CALCULATOR
  5519.                                    ══════════
  5520. To use the Calculator press <Ctrl>+L.
  5521. To leave the Calculator, press <Esc>.
  5522.  
  5523. Key equivalents for numeric functions:
  5524.  
  5525. Symbol│  Function   │    Keyboard
  5526. ──────┼─────────────┼──────────
  5527. √     │Square root  │      Q
  5528. MR    │Memory recall│      R
  5529. ±     │Change sign  │      N
  5530. M+    │Add to memory│      A
  5531. MC    │Clear memory │      Z
  5532. M-    │Subtract mem.│      S
  5533.  
  5534.      Memory functions can also be accessed by pressing "M" then the next
  5535.      character desired.
  5536.  
  5537. Calculator values will be stored between uses.
  5538.  
  5539.  
  5540.                                  Diary/Calendar
  5541.                                  ══════════════
  5542. To use the Diary/Calendar press <Ctrl>+D.
  5543. To leave the Diary/Calendar press <Esc>.
  5544.  
  5545. Action           │     Keys
  5546. ═════════════════╪═══════════════
  5547. Back 1 Month     │    <PgUp>
  5548. Ahead 1 Month    │    <PgDn>
  5549. Back 1 Year      │    <Shift>+PgUp
  5550. Ahead 1 Year     │    <Shift>+PgDn
  5551. Today            │      T
  5552.                  │
  5553. Diary =Right side│    <Tab>
  5554. Calendar =Left   │    <Shift>+Tab
  5555.  
  5556.  
  5557.  
  5558.  
  5559.  
  5560.  
  5561.  
  5562.  
  5563.  
  5564.  
  5565.  
  5566.                                                                              E-1
  5567.  
  5568.  
  5569.                              ╔════════════════════╗
  5570.                              ║        NOTES       ║
  5571.                              ╚════════════════════╝
  5572.  
  5573.  
  5574.  
  5575.  
  5576.  
  5577.  
  5578.  
  5579.  
  5580.  
  5581.  
  5582.  
  5583.  
  5584.  
  5585.  
  5586.  
  5587.  
  5588.  
  5589.  
  5590.  
  5591.  
  5592.  
  5593.  
  5594.  
  5595.  
  5596.  
  5597.  
  5598.  
  5599.  
  5600.  
  5601.  
  5602.  
  5603.  
  5604.  
  5605.  
  5606.  
  5607.  
  5608.  
  5609.  
  5610.  
  5611.  
  5612.  
  5613.  
  5614.  
  5615.  
  5616.  
  5617.  
  5618.  
  5619.  
  5620.  
  5621.  
  5622.  
  5623.  
  5624. E-2
  5625.  
  5626.  
  5627. ╔══════════╗
  5628. ║Appendix F║
  5629. ╚══════════╝
  5630.  
  5631. WEIGHTS & MEASURES
  5632. ══════════════════
  5633.  
  5634. ┌────────────────┐
  5635. │ U.S. to Metric │
  5636. └────────────────┘
  5637.                                      WEIGHT
  5638. UNIT           Avoirdupois         METRIC
  5639. ──────────────────────────────────────
  5640. Short Ton      2000 lbs.           .907 metric tons
  5641. Long Ton       2240 pounds         1.016 metric tons
  5642. Pound          16 oz.              454 grams
  5643.                                    7000 grains
  5644. ounce          16 drams            28.349 grams
  5645. dram           27.343 grains       1.771 grams
  5646. grain          0.036 drams         0.0648 grams
  5647.  
  5648.  
  5649. UNIT           Troy                METRIC
  5650. ──────────────────────────────────────
  5651. Pound          12 oz.              .373 kg.
  5652. ounce          20 pennyweight      31.103 grams
  5653.                480 grains
  5654.  
  5655. UNIT           Apothecary          METRIC
  5656. ──────────────────────────────────────
  5657. dram           3 scruples          3.887 grams
  5658. scruple        20 grains           1.295 grams
  5659.  
  5660.  
  5661.                                     CAPACITY
  5662. UNIT           U.S. Liquid         METRIC
  5663. ──────────────────────────────────────
  5664. Gallon         4 quarts            3.785 liters
  5665.                231 cu. in.
  5666. Quart          2 pints             .946 liters
  5667.                57.75 cu. in.
  5668. Pint           4 gills             .473 liters
  5669. Gill           4 fluidounce        118.291 ml.
  5670. Fluidounce     8 fluidrams         29.573 ml.
  5671. minim          1/60 fluidram       .06161 ml.
  5672.  
  5673. UNIT           U.S. Dry            METRIC
  5674. ──────────────────────────────────────
  5675. Bushel         4 pecks             35.238 liters
  5676. Peck           8 quarts            8.809 liters
  5677.                537.605 cu. in.
  5678. Quart          2 pints             1.101 liters
  5679.  
  5680.  
  5681.  
  5682.                                                                              F-1
  5683.  
  5684.  
  5685.                                      LENGTH
  5686. UNIT           BES                 METRIC
  5687. ──────────────────────────────────────
  5688. Mile           5280 feet           1.609 km.
  5689.                320 rods
  5690.                1760 yards
  5691.                8 Furlongs
  5692. Furlong        220 yards           201 meters
  5693. Rod            5.5 yards           5.029 meters
  5694.                16.5 feet
  5695. Yard           3 feet              .9144 meters
  5696.                36 inches
  5697. Foot           12 inches           30.48 cm.
  5698. Inch           .083 feet           2.54 cm.
  5699.  
  5700.                                       AREA
  5701. UNIT           BES                 METRIC
  5702. ──────────────────────────────────────
  5703. Sq. Mile       640 acres           2.59 sq. km.
  5704. Acre           4840 sq. yds.       .405 hectares
  5705.                43,560 sq. ft.      4047 sq. meters
  5706. Sq. Foot       144 sq. inches      .093 sq. meters
  5707. Sq. Inch       .007 sq. ft.        6.451 sq. cm.
  5708.  
  5709.                                      VOLUME
  5710. UNIT           BES                 METRIC
  5711. ──────────────────────────────────────
  5712. Cu. Yard       27 cu. ft.          .765 cu. meters
  5713. Cu. Foot       1728 cu. inches     .028 cu. meters
  5714. Cu. Inch                           16.387 cu. cm.
  5715.  
  5716.  
  5717.  
  5718.  
  5719.  
  5720.  
  5721.  
  5722.  
  5723.  
  5724.  
  5725.  
  5726.  
  5727.  
  5728.  
  5729.  
  5730.  
  5731.  
  5732.  
  5733.  
  5734.  
  5735.  
  5736.  
  5737.  
  5738.  
  5739.  
  5740. F-2
  5741.  
  5742.  
  5743. ┌────────────────┐
  5744. │ Metric to U.S. │
  5745. └────────────────┘
  5746.                                      LENGTH
  5747. UNIT           METRIC              BES
  5748. ──────────────────────────────────────
  5749. Kilometer      1,000 m.            0.62 mile
  5750. Meter          100 cm.             39.37 inches
  5751. Centimeter     10 millimeters      0.39 inch
  5752.  
  5753.  
  5754.                                       AREA
  5755. UNIT           METRIC              BES
  5756. ──────────────────────────────────────
  5757. Sq. Km.        100 Hectare         0.3861 sq. mile
  5758. Hectare        10,000 sq. m.       2.47 acres
  5759. Centare        1 sq. meter         10.76 sq. feet
  5760.  
  5761.                                      VOLUME
  5762. UNIT           METRIC              BES
  5763. ──────────────────────────────────────
  5764. Dekaster       10 cu. m.           13.1 cu. yds.
  5765. Stere          1 cu. m.            1.31 cu. yds.
  5766. Decistere      0.1 cu. m.          3.53 cu. ft.
  5767. Cu. Centimeter                     0.061 cu. inch
  5768.  
  5769.                                     CAPACITY
  5770. UNIT           METRIC              BES
  5771. ──────────────────────────────────────
  5772. Liter          1 liter             61.02 cu. inches
  5773.                                    1.057 liquid quart
  5774. Milliliter     .001 liter          0.06 cu. in.
  5775.  
  5776.  
  5777.                                       MASS
  5778. UNIT           METRIC              BES
  5779. ──────────────────────────────────────
  5780. Metric Ton     1,000 kg.           1.1 ton
  5781. Kilogram       1,000 grams         2.2046 lbs.
  5782. Gram                             0.035 ounce
  5783. Milligram      .001 grams          0.015 grain
  5784.  
  5785.  
  5786.  
  5787.  
  5788.  
  5789.  
  5790.  
  5791.  
  5792.  
  5793.  
  5794.  
  5795.  
  5796.  
  5797.  
  5798.                                                                              F-3
  5799.  
  5800.  
  5801.                              ╔════════════════════╗
  5802.                              ║        NOTES       ║
  5803.                              ╚════════════════════╝
  5804.  
  5805.  
  5806.  
  5807.  
  5808.  
  5809.  
  5810.  
  5811.  
  5812.  
  5813.  
  5814.  
  5815.  
  5816.  
  5817.  
  5818.  
  5819.  
  5820.  
  5821.  
  5822.  
  5823.  
  5824.  
  5825.  
  5826.  
  5827.  
  5828.  
  5829.  
  5830.  
  5831.  
  5832.  
  5833.  
  5834.  
  5835.  
  5836.  
  5837.  
  5838.  
  5839.  
  5840.  
  5841.  
  5842.  
  5843.  
  5844.  
  5845.  
  5846.  
  5847.  
  5848.  
  5849.  
  5850.  
  5851.  
  5852.  
  5853.  
  5854.  
  5855.  
  5856. F-4
  5857.  
  5858.  
  5859. ╔══════════╗
  5860. ║Appendix G║
  5861. ╚══════════╝
  5862.  
  5863. Standard DOS Features
  5864. ═════════════════════
  5865.  
  5866. Directories
  5867. ───────────
  5868.           DOS files are stored in *directories* on disks.  The *root* directory
  5869.      is at the top - all other directories are sub-directories of the root
  5870.      directory. Sub-directories may have their own *child* sub-directories, and
  5871.      are thus the *parent* for those directories.
  5872.           CTS is generally stored in the \CTS sub-directory.  "\CTS" is a
  5873.      *path*, showing what relation the CTS subdirectory has to the root
  5874.      directory.
  5875.           Directories are represented separated by the backslash character.  A
  5876.      backslash by itself, or at the start of a path, represents the root
  5877.      directory.
  5878.  
  5879. File Names
  5880. ──────────
  5881.           DOS file names can be a maximum of 8+3 letters: eight characters in
  5882.      the 'name' portion of the file, plus 3 letters in the extension, separated
  5883.      by a '.' period.  Blanks, slashes, and the characters below are also not
  5884.      allowed in file names.
  5885.  
  5886.  
  5887. Special Characters
  5888. ──────────────────
  5889.  
  5890. The following characters can be used in DOS commands, but NOT in file names.
  5891.  
  5892. *    Wildcard character  -    stands for any combination of characters in a file
  5893.                               name.
  5894.  
  5895. ?    Single Wildcard     -    stands for a single character in a file name.
  5896.  
  5897. .    Current directory   -    stands for ALL the files in the CURRENT directory.
  5898.  
  5899. ..   Parent directory    -    stands for the parent directory.
  5900.  
  5901. \    Root directory      -    the topmost directory on a disk.  Not to be
  5902.                               confused with a forward slash.
  5903.  
  5904. Navigating DOS
  5905. ──────────────
  5906.  
  5907. Where am I?
  5908.  
  5909. Type PROMPT $P$G and press <Enter>.
  5910. The DOS prompt will now show you the drive and directory you are currently in.
  5911.  
  5912.  
  5913.  
  5914.                                                                              G-1
  5915.  
  5916.  
  5917.      Note that for file operations (see below) it is not necessary to actually
  5918. be in the directory where the file is.  You can issue a command where the file
  5919. name is preceded by the *path* to the file, and DOS will perform its task.
  5920.  
  5921. ■    To go to a specific drive, type the drive letter plus a colon ':'.
  5922.  
  5923. ■    To go to a certain directory use the CHNGDIR command, abbreviated to CD
  5924.  
  5925.                General Format:     CD <path>
  5926.  
  5927.      e.g.           CD \CTS  will go to the CTS subdirectory.
  5928. breakdown:     \    =    start at root directory
  5929.                CTS  =    go to CTS directory, which is a child of the root.
  5930.  
  5931.      will      CD CTS         go to the CTS subdirectory?
  5932.  
  5933. answer:        ONLY if the user is starting from the root directory.
  5934. breakdown:     CTS  =    look for CTS child directory in the CURRENT directory. 
  5935.                          (Only the root directory has a child named CTS, so this
  5936.                          command will generate an error unless the command is
  5937.                          issued while in the root directory.)
  5938.  
  5939. Common DOS commands
  5940. ───────────────────
  5941. Θ    Display Files
  5942.  
  5943.                DIR <path><filename>
  5944.  
  5945.      examples:      DIR *.*                  display all files in current
  5946.                                              directory
  5947.                     DIR \CTS\BK?.DBF         display BK1.DBF,BK2.DBF,BK3.DBF
  5948.                     DIR ..\*.EXE             display all files with a .EXE
  5949.                                              extension in the parent directory
  5950.  
  5951.  
  5952. Θ    Copy a File
  5953.  
  5954.                COPY <drive1><path1><filename1> <drive2><path2><filename2>
  5955.                * note the space between the first and second file info.
  5956.  
  5957.      examples:      COPY \AUTOEXEC.BAT AUTOEXEC.BAK
  5958.                               copies the autoexec.bat file from the root
  5959.                               directory to a file named autoexec.bak in the
  5960.                               current directory
  5961.                               (note that the second file has no path, thus
  5962.                               defaulting to the current directory).
  5963.  
  5964.                     COPY \CTS\*.DBF A:\
  5965.                               copies all files with a .DBF extension from the
  5966.                               \CTS directory to a floppy disk (A) root
  5967.                               directory, keeping the same names.
  5968.  
  5969.  
  5970.  
  5971.  
  5972. G-2
  5973.  
  5974.  
  5975. Θ   Delete a File
  5976.  
  5977.                DEL <drive><path><filename>
  5978.  
  5979.      examples:      DEL \CTS\*.TMP
  5980.                               deletes all files with a .TMP extension from the
  5981.                               \CTS directory.
  5982.  
  5983.                     DEL A:*.*
  5984.                               deletes all files from the root directory from the
  5985.                               floppy disk in A drive.
  5986.  
  5987.  
  5988. Θ   Move a File
  5989.  
  5990.           To move a file, first use the copy command above to copy it to its new
  5991.           location.  Then, delete the file from the old location.
  5992.  
  5993.  
  5994.  
  5995.  
  5996.  
  5997.  
  5998.  
  5999.  
  6000.  
  6001.  
  6002.  
  6003.  
  6004.  
  6005.  
  6006.  
  6007.  
  6008.  
  6009.  
  6010.  
  6011.  
  6012.  
  6013.  
  6014.  
  6015.  
  6016.  
  6017.  
  6018.  
  6019.  
  6020.  
  6021.  
  6022.  
  6023.  
  6024.  
  6025.  
  6026.  
  6027.  
  6028.  
  6029.  
  6030.                                                                              G-3
  6031.  
  6032.  
  6033.                              ╔════════════════════╗
  6034.                              ║        NOTES       ║
  6035.                              ╚════════════════════╝
  6036.  
  6037.  
  6038.                              ╔════════════════════╗
  6039.                              ║        NOTES       ║
  6040.                              ╚════════════════════╝
  6041.  
  6042.  
  6043.                              ╔════════════════════╗
  6044.                              ║        NOTES       ║
  6045.                              ╚════════════════════╝
  6046. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  6047. ║                         ENC Enterprises                            ║
  6048. ║                   Shareware Registration Form                      ║
  6049. ╟────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  6050. ║         PRODUCT:  CTS   Contact Tracking System (version 2.3)      ║
  6051. ╠══════════════════════════════╤═════════════════════════════════════╣
  6052. ║  Reg. Fee: $20 + $5 shipping │    Send to:                         ║
  6053. ║  Make check or Money Order   │    ENC Enterprises                  ║
  6054. ║    payable to:               │    25744 S.E.  42nd Court           ║
  6055. ║  Gordon McI. Fuller          │    Issaquah, WA  98027              ║
  6056. ╟──────────────────────────────┴─────────────────────────────────────╢
  6057. ║  Register Software To:                                             ║
  6058. ║                                                                    ║
  6059. ║                  Name: _________________________________________   ║
  6060. ║                                                                    ║
  6061. ║               Address: _________________________________________   ║
  6062. ║                                                                    ║
  6063. ║                        _________________________________________   ║
  6064. ║                                                                    ║
  6065. ║ Disk Size:       City: ________________________   ST: __________   ║
  6066. ║ [ ] 5¼" 1.2Mb                                                      ║
  6067. ║ [ ] 3½" 1.44Mb                     Zip: _________ - _______        ║
  6068. ║                                                                    ║
  6069. ║  Day Phone:  (    )     -           Eve. Phone:  (    )    -       ║
  6070. ╟────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  6071. ║  Additional Modules I am interested in:                            ║
  6072. ║                                                                    ║
  6073. ║  [ ]  Advanced Sales                   [ ] Transportation Industry ║
  6074. ║                                                                    ║
  6075. ║  [ ]  Financial Industry               [ ] Real Estate             ║
  6076. ║                                                                    ║
  6077. ║  [ ]  Public Utility                   [ ] Retailing & Distribution║
  6078. ║                                                                    ║
  6079. ║  [ ]  Natural Resources                [ ] Telecommunications      ║
  6080. ║                                                                    ║
  6081. ║                        [ ]  Special Order                          ║
  6082. ╟────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  6083. ║         License Terms for use of CTS (Contact Tracking System)     ║
  6084. ║ A payment of $20 for registration fee to Gordon McI. Fuller or ENC ║
  6085. ║Enterprises is requested from CTS users.  Users are free to         ║
  6086. ║distribute the base product to other individuals free of charge.    ║
  6087. ║Registration of this product entitles the user to one free upgrade  ║
  6088. ║within a two-year period after the registration has been paid.      ║
  6089. ║Subsequent upgrades will be available at announced prices.          ║
  6090. ║Registration also entitles the user (at his/her option) to a manual ║
  6091. ║for the software.  Registration also entitles the user to obtain (at║
  6092. ║an additional charge) add-on modules designed to complement CTS for ║
  6093. ║a wide variety of industries; each module contains specific         ║
  6094. ║functionality and data elements required for industry segments.  Any║
  6095. ║such modules received by the user are considered a part of the CTS  ║
  6096. ║product and subject to the same restrictions as the base CTS        ║
  6097. ║product.  In addition, such modules are licensed ONLY to the        ║
  6098. ║registered user and may not be used, sold, distributed or           ║
  6099. ║transferred separately under any circumstances without the express  ║
  6100. ║written consent of Gordon McI. Fuller or his estate.                ║
  6101. ║                                                                    ║
  6102. ║                                                                    ║
  6103. ║   Signature: __________________________________  Date: __________  ║
  6104. ║                                                                    ║
  6105. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════╝