home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / business / cc_ps.zip / CASHC.EXE / CHECK.HLP < prev    next >
Text File  |  1993-06-01  |  14KB  |  564 lines

  1. Main Menu
  2.  
  3.   Expand the Main Menu by pressing the down arrow on a highlighted
  4.   item.
  5.  
  6.   Select Main by pressing the side arrows.
  7.  
  8.   Press the Enter key on an item to activate it.
  9.  
  10.   Check Deposit Reports Accounts Exit
  11.   |     |       |       |        |________  End Program & Options
  12.   |     |       |       |_________________  Pay to Data & Lists
  13.   |     |       |_________________________  Checkbook Registers
  14.   |     |_________________________________  Make or Edit Deposits
  15.   |_______________________________________  Write A Check
  16.  
  17.  
  18. Checks
  19.  
  20.   Write a Check        Create a check entry in the checkbook.
  21.                        Print checks or enter hand written checks
  22.                        to the checkbook.
  23.  
  24.   Edit a Check         Edit a check located by number or record.
  25.                        Locate the item by viewing the checkbook
  26.                        record log found under reports.
  27.  
  28.   Debit Checkbook      Debit subtracts amounts like a service
  29.                        charge from the bank balance to adjust
  30.                        the checkbook before balancing.
  31.  
  32.   Balance Statement    Mark checks as returned and balance the
  33.                        checkbook.
  34.  
  35. Deposits
  36.  
  37.   Enter a Deposit or Credit
  38.                   Deposits are properly added to the checkbook
  39.                   using this option. Credits or Deposits are
  40.                   marked by using the right and left arrow keys
  41.                   on the highlighted words DEPOSIT or CREDIT.
  42.  
  43.   Edit a Deposit or Credit
  44.  
  45.                   Adjust the date to locate using the plus and
  46.                   minus keys. Press the Enter key on the desired
  47.                   date.
  48.  
  49.   Transfer from Budget Accounts
  50.                   Shift money withheld back to the main account.
  51.  
  52. Reports
  53.  
  54. The Checkbook Register     View a listing by date.
  55.  
  56. Single Check Detail View   View a single check by number.
  57.  
  58. View by Account or Flag    View the checkbook by a single account.
  59.  
  60. View Deposit & Budget      View the deposits and amounts withheld.
  61.  
  62. Expense Totals             The grand total of each expense account.
  63.  
  64. Deposit Totals             The grand total by deposit account.
  65.  
  66. Checkbook Records          A checkbook record listing. See Manual.
  67.  
  68. Printer Status             Turn the report printing on or off.
  69. Accounts
  70.  
  71.  
  72. Accounts Payable    -A database of businesses you write checks to.
  73.  
  74. View expense codes  -A listing of the expense account titles.
  75.  
  76. View flag accounts  -A listing of the account flags.
  77.  
  78. View income codes   -A listing of codes used for depositing money.
  79.  
  80. Print payable guide -A printout of the payable database.
  81.  
  82. Print expense codes -A printout of the income and expense codes.
  83.  
  84.  
  85.  
  86. Exit
  87.  
  88. Exit program       End this session.
  89.  
  90. Startup values     Enter or edit starting check number & balance.
  91.  
  92. Checkbook info.    Account information
  93.  
  94. Change password    Password security
  95.  
  96. Backup data        Automatic backup of files to a floppy.
  97.  
  98. Set colors         Pick a color file from a menu. ( Color Monitor )
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103. Check Number                                          + - * /
  104.  
  105.   Advance the check number by pressing the Plus or Minus keys.
  106.  
  107.      The plus key will advance the number by one.
  108.  
  109.      The minus key will subtract the number by one.
  110.  
  111.      Special keys  ... ( *  Sets number to zero.) ( / Reset.)
  112.  
  113.      Be careful not to use the same check number on more
  114.      than one check. The Cash Control does not search to
  115.      see if a number has already been used.
  116.  
  117.      This option is used when checks are entered out of order.
  118.      The number should be checked each time a check is entered
  119.      to insure accurate entry.
  120. Date
  121.  
  122.   Advance the date by pressing the Plus or Minus keys.
  123.  
  124.      The Plus key will advance the date by one day.
  125.  
  126.      The Minus key will subtract a day.
  127.  
  128.      Please notice the option line where date entry is required.
  129.  
  130.                 / * - + >
  131.  
  132.                 /          Set date to beginning of year.
  133.                 *       Set date back one month.
  134.                 -       Set date back one day.
  135.                 +       Set date forward one day.
  136.                 >       Set date forward one month.
  137. Pay To
  138.  
  139.  
  140.  
  141.      Enter an Account Code to retrieve Pay To vendor from database.
  142.  
  143.      Enter F6 to select from an established list in the database.
  144.  
  145.      Press the Enter key without input to enter a name and
  146.      address. Press F5 to save the input as a data item.
  147.  
  148.      Use the Up arrow to start at the top of the Pay To box.
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154. Pay To Lines
  155.  
  156.      __________________     Enter the name or business on line 1.
  157.  
  158.      __________________     Enter the Address
  159.  
  160.      __________________     Enter additional Address
  161.  
  162.      __________________     Enter the City
  163.  
  164.      __________________     Enter the State and Zip Code.
  165.  
  166.  
  167.                                Press Enter after each line.
  168.  
  169.      F5 to Save    >    Press F5 after the last line to save the
  170.                         contents to a data record number.
  171. Amount
  172.  
  173.  
  174.      Enter the amount of the check.
  175.  
  176.      Do not use commas or dollar signs in the entry.
  177.  
  178.              Example    $10,000.00     should be
  179.  
  180.              entered as   10000.00
  181.  
  182.              This rule is true for any number entry
  183.              in Cash Control.
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188. Account Code
  189.  
  190.  
  191.  
  192.      For a check written on a single account, enter the code
  193.      or press F6 for a list of codes.
  194.  
  195.      For a check with split accounts press the enter key
  196.      with no entry to enter splits later.
  197.  
  198.      Use the F6 key to view and select from a list of
  199.      accounts.
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205. Invoice
  206.  
  207.  
  208.      Enter an invoice number on this line. The number may
  209.  
  210.      contain letters and numbers.
  211.  
  212.  
  213.      The invoice number is printed on the check if a number
  214.  
  215.      is given. A null entry will omit the invoice identification
  216.  
  217.      on the check.
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222. Flag
  223.  
  224.      Press F6 on the flag field to view and select from a list of
  225.  
  226.      flag accounts. Enter a flag directly by typing the letter
  227.  
  228.      on the flag line.  ( Example .. Flag  A )
  229.  
  230.  
  231.      A flag is used to sort checks with multiple account numbers
  232.  
  233.      to a single group.
  234.  
  235.              ( Example )  Two checks written to a hotel. Both are
  236.              expensed to an account for travel. One may go to a  
  237.              flag for Chicago and the other to a flag for Denver.
  238.  
  239. Memo
  240.  
  241.  
  242.      Enter a memo on the field provided.
  243.  
  244.  
  245.      View a memo using the single check lookup.
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.      Memo ________________________________________________
  251.  
  252.      Any notes or details about the check.
  253.  
  254.  
  255.  
  256. Splits
  257.  
  258.  
  259.  
  260.      Split a check up to six times with different accounts.
  261.  
  262.  
  263.      ( Example )                  Amount of check    72.50
  264.  
  265.  
  266.          Act1 __1  Account Title_____  Amount __10.00
  267.          Act2 __2  Account Title_____  Amount __12.50
  268.          Act3 __20 Account Title_____  Amount __50.00
  269.  
  270.  
  271.         Use F6 to view accounts from a list.
  272.  
  273. F Keys
  274.  
  275.  
  276.      F5        Write another check after this one. Continue.
  277.  
  278.      F10       This is the last check to enter. Exit to menu.
  279.  
  280.      F2        Abort the entry. Exit without saving the last
  281.                check.
  282.  
  283.      F3        Reenter the last check from the top. Make
  284.                any changes.
  285.  
  286.      F7 F8     Printer
  287.  
  288.      A function key must be pressed to continue.
  289.  
  290. Account Amount
  291.  
  292.      Split account checks divide the amount of the check over
  293.      several expense accounts. The amounts of the split should
  294.      add up to the gross check amount. An error message will
  295.      result if they do not add up correctly.
  296.  
  297.  
  298.      ( Example )                  Amount of check    72.50
  299.  
  300.  
  301.          Act1 __1  Account Title_____  Amount __10.00
  302.          Act2 __2  Account Title_____  Amount __12.50
  303.          Act3 __20 Account Title_____  Amount __50.00
  304.  
  305.  
  306.  
  307. Set Amount
  308.  
  309.      The Account Payables member may be a fixed amount each
  310.      month such as a house payment made to the bank. Because it
  311.      is always the same, the amount may be entered here as a
  312.      reminder when writing a check.
  313.  
  314.  
  315.      The dollar amount is not imported directly to the check
  316.      amount line. The dollar amount displayed in the Pay To
  317.      Box must be reentered by the user as the check is written.
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324. Deposit
  325.  
  326.  
  327.  
  328.      Use the Left & Right arrow keys to select between Deposit
  329.      and Credit. Press Enter on the highlighted choice.
  330.  
  331.  
  332.      Use the Plus & Minus keys to roll the Date. Press Enter
  333.      on the correct Date.
  334.  
  335.  
  336.      Enter the full amount of the deposit on the Amount line.
  337.  
  338.  
  339.  
  340.  
  341. Deposit Account
  342.  
  343.  
  344.      Enter the Deposit account number and press the Enter key.
  345.  
  346.      Press F6 to view and select from a list of accounts.
  347.  
  348.  
  349.  
  350.  
  351.      There is no split accounts in the Deposit portion of
  352.      the program.
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358. Budget Account
  359.  
  360.   While making a Deposit...
  361.  
  362.      Enter dollar amounts to be subtracted from the gross
  363.      Deposit Amount and set aside in the Budget account
  364.      for later bill payment. Cash is set aside to pay bills
  365.      later. The Net Deposit will is adjusted automatically.
  366.  
  367.   Transferring the money back ...
  368.  
  369.      Use the Transfer Budget Accounts option under Deposits
  370.      to put the money back in the main account. Enter the amount
  371.      to subtract from each account.
  372.  
  373.              Act. 1    Act. 2    Act. 3     Act.4
  374.              ______    ______    ______     ______
  375. Edit Check
  376.  
  377.  
  378.      Select a check already written. Locate the check by the
  379.      check number or the record number.
  380.  
  381.      View the Record Listing under the Reports menu to
  382.      find the record or check number.
  383.  
  384.      The record number selection is invoked by pressing
  385.      the Enter key on the check number line.
  386.  
  387.      Use the record number to edit a check written with a
  388.      duplicate check number.
  389.  
  390.  
  391.  
  392. Print Check
  393.  
  394.      Press the letter ( P ) to toggle the check printing
  395.      ON or OFF.
  396.  
  397.      The printer may also be turned on at the F Key menu
  398.      after a check entry. Press F7 or F8 to change printer.
  399.      Press F5 or F10 to complete the check and the printer
  400.      will function if it was turned on using the function
  401.      keys.
  402.  
  403.      Check Printing
  404.  
  405.              Load the printer with checks and note the
  406.              beginning number. Be sure the next number to
  407.              be printed is correct.
  408.  
  409. Start Up
  410.  
  411.      The checkbook balance and starting check number can be
  412.      changed in the Install program.  A change in the beginning
  413.      balance will be recalculated in the checkbook. A change
  414.      made to the starting check number will only affect to first
  415.      check written. The check numbers do not change when the number
  416.      is edited.
  417.  
  418.      The checkbook size is set in the Install program. If the size
  419.      is changed the data in the check will be destroyed. Do not
  420.      reinstall to change the size unless you wish to start a new
  421.      checkbook.
  422.  
  423.      The Percentage full indicates the size of the Main data file.
  424.      The program will reset the size at around 90% full.
  425.  
  426. Check Info.
  427.  
  428.  
  429.      This information is used to identify the account. The
  430.      information is also printed on reports by turning on the
  431.      ( Print Header ) option in the Printer Status.
  432.  
  433.  
  434.      Normally these are not changed for an account after the
  435.      initial install. The edit option allows the change of any
  436.      error found after the checkbook is started.
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443. Backup Data
  444.  
  445.  
  446.      The backup feature will make safety copies of all the
  447.      data files for this program.
  448.  
  449.      Enter the Destination drive ( Such as B ) and any
  450.      existing directory. No directory entered will result in
  451.      the data going to the root directory of the destination
  452.      disk. This program will not create a sub-directory.
  453.  
  454.      Please use the Backup feature after each check writing
  455.      session.
  456.  
  457.      The Backup option must be able to copy all data files to
  458.      a single disk. Please view section 7.8 in the manual.
  459.  
  460. Option Box
  461.  
  462.      To enter new checks press the letter ( Y ) to advance
  463.      to the check entry screen.
  464.  
  465.      Turn the printer on for printing checks by pressing the
  466.      letter ( P ). Notice the box will indicate the change
  467.      as the letter is pressed.
  468.  
  469.      Press the letter ( N ) to exit the Option Box.
  470.  
  471.      A letter must be pressed to continue.
  472.  
  473.      Please note the next check number to be entered as
  474.      correct.
  475.  
  476.  
  477. Look up Check
  478.  
  479.  
  480.      Enter a check number to locate or enter the record number
  481.      as found in the Record register under Reports.
  482.  
  483.  
  484.      Quickly view a check and the detailed information on
  485.      the check. 
  486.  
  487.  
  488.      If changes are necessary select the Edit Check option
  489.      under the Checks menu.
  490.  
  491.  
  492.  
  493.  
  494. View Code
  495.  
  496.      Enter an account code to view or press F6 to select a code
  497.      from a list.
  498.  
  499.      Press Enter on the code line with no entry to advance the
  500.      cursor to the Flag line.
  501.  
  502.      Enter an account flag or press F6 to select a code from
  503.      a list of flags.
  504.  
  505.      The checks listed will be of the account flag or code
  506.      given. The total dollar amount is of the account selected.
  507.  
  508.  
  509.  
  510.  
  511. Budget Report
  512.  
  513.  
  514.      The budget report will list all the Deposits to the
  515.      checkbook and the amounts withheld for budget accounts.
  516.  
  517.      The report details the dates of each budget entry and
  518.      amount. The final totals represent the total now
  519.      in the account.
  520.  
  521.      Use the Plus & Minus keys to set the beginning report
  522.      date.
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528. Printer
  529.  
  530.      Press the letter ( P ) to turn the printer On or Off.
  531.  
  532.      Reports generated with the Reports menu will go to
  533.      the printer.
  534.  
  535.      Note:
  536.  
  537.              A warning box displays if the printer is
  538.              turned on. Press the ( + ) plus key to
  539.              include a Header on the report. Press the
  540.              key while the box is on screen.
  541.  
  542.  
  543.  
  544.  
  545. Payable Keys
  546.  
  547.      _______            Enter a code number to edit.
  548.  
  549.      F5  / New Item     Press F5 to create a new member.
  550.  
  551.      F10 / Exit         Exit to main menu.
  552.  
  553.      F6  / View         Press F6 to view a list of members.
  554.  
  555.  
  556.      Use the arrow keys to move the cursor while editing
  557.      the database.
  558.  
  559.         Press Escape to abort the entry.
  560.  
  561.  
  562. * End *
  563.  
  564.