home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / business / bibl.zip / BIBLSW.INS / BIBL.HLP < prev    next >
Text File  |  1993-04-15  |  12KB  |  258 lines
  1.  
  2.                 ▒█████ ▒██▒██ ▒█ ▒█  ▒█            ▒█
  3.            ┌─── ▒█ ■▄▄ ▒█▒█▒█ ▒█ ▒█ ▒███ ▒███ ▒███ ▒██ ────┐
  4.            │    ▒█  ▒█ ▒█  ▒█ ▒█ ▒█  ▒█   ▄▒█ ▒█ █ ▒█      │
  5.            │    ▒█████ ▒█  ▒█ ▒████  ▒██ ▒███ ▒█ █ ▒███    │
  6.            └───────────────────────────────────────────────┘
  7.  
  8.              A few tips on getting the most out of BIBL...
  9.  
  10.   o  If you have several databases, give the one you use most often
  11.      a name that sorts first in the list of your databases...that
  12.      will cause that database to display first in your selection
  13.      pick-list and can be activated by simply pressing RETURN
  14.      (or hitting escape). You can specify a database on the
  15.      command line, if desired: e.g., C:\BIBL>BIBL DEMO [return]
  16.      would load the demo database as the program started.
  17.  
  18.   o  Be sure to put a hyphen between terms used in your keyword
  19.      field.  BIBL considers anything with a space on either side
  20.      of it a 'word' when indexing. BIBL will index up to 9 'words'
  21.      in the keyword field.
  22.  
  23.   o  If you need to vary the order of fields in a particular
  24.      report, use User-Selects option under export. With this
  25.      option you specify which fields are included in a report,
  26.      the order in which they appear within a given entry, and
  27.      the order in which entries are sorted.
  28.  
  29.   o  If you're running BIBL under Microsoft Windows (3.1),
  30.      the SAVE option (enabling you to dump to disk any
  31.      individual record that's displaying) changes to
  32.      the CLIP option.  Clicking on CLIP (or pressing C)
  33.      will copy the record to the Windows clipboard...where
  34.      you can paste it into any other Windows application.
  35.      The author, title, publisher and notes fields
  36.      are copied.  Should you lose the PIF file included
  37.      with BIBL, enter 460 in the RAM required field when
  38.      creating a new one.
  39.  
  40.   o  You can link text files to BIBL records (just put
  41.      the full path name for the file in the LINK: field).
  42.      When a record displays, if there is a linked text
  43.      file, a [ T ] appears on the record. Press L and
  44.      BIBL will show you the file.  BIBL defaults to using
  45.      its built-in ASCII viewer (capable of browsing files
  46.      of any size). If your linked file isn't ASCII, be
  47.      sure to install an external editor (under Maintenance)
  48.      so the files will appear in their proper form. Note
  49.      that using an external editor for linked files
  50.      requires that you store the full path name in the
  51.      record's LINK: field (so the external program can
  52.      find it!).
  53.  
  54.      If you are using the registered version of BIBL, you
  55.      can link IMAGE files to records in your database. If
  56.      you want to use PCX image files (we recommend them),
  57.      you can use the utility program BIBLPCX as your
  58.      viewer.  Just add the path to BIBLPCX.EXE in your
  59.      BIBL.INI file....you'll have a seamless way to display
  60.      PCX files.  Any viewer can be used but it must accept
  61.      a file name on the command line--since BIBL will call
  62.      the program and pass along the name of the linked
  63.      image file.
  64.  
  65.      When a record has an image file attached, a [I]
  66.      marker appears in the lower left corner of the
  67.      record display.  When a text file is attached,
  68.      a [T] appears.  BIBL bases the file type on its
  69.      extension (PCX,GIF,TIF,IMG, or WPG yield an [I],
  70.      any other extension, a [T]).
  71.  
  72.   o  Note that when you search without using an indexed
  73.      field (that is, you search by publisher, location,
  74.      full record or boolean), BIBL will first scan the
  75.      entire database and note the matching records. You will
  76.      then see the matches and be able to move quickly
  77.      between them.
  78.  
  79.   o  If you want to sort your database by author (and within
  80.      author, by title):
  81.  
  82.      (1) run the BIX output option from the Export menu
  83.  
  84.      (2) use 'make a database' under the Maintenance and
  85.          create a new (empty) database.
  86.  
  87.      (3) via ASCII import under Maintenance, import the
  88.          BIX file created in step (1) into your new database.
  89.  
  90.      Database is now sorted. You can delete your original database
  91.      if desired.
  92.  
  93.   o  Enter data into your records just as you'd like it to appear
  94.      in subsequent export files (e.g., enter Smith, John A. for the
  95.      author, not John A. Smith).
  96.  
  97.   o  Data is stored in UPPER CASE in the various BIBL index files,
  98.      but you may use any case when entering search requests. Your
  99.      input is converted to upper case before comparison with the
  100.      index is made.
  101.  
  102.   o  If you should experience a problem with a particular database,
  103.      run the BRX program to rebuild the file.
  104.  
  105.   o  If you're using the REGISTERED version of BIBL, you might
  106.      want to experiment with various HEAP= settings in BIBL.INI.
  107.      The default is HEAP=20000.  If you have sufficient free
  108.      RAM, you can increase this number and improve BIBL's
  109.      performance.  Here's are the results of a benchmark we
  110.      ran on index rebuilding (386/25 PC w/ 600K free RAM at
  111.      the DOS prompt) with 1043 records in the test database.
  112.  
  113.      HEAP=20000   4 minutes 20 seconds to rebuild the index
  114.      HEAP=45000   2 minutes 15 seconds
  115.      HEAP=110000  1 minute 25 seconds
  116.      HEAP=200000  55 seconds
  117.  
  118.      If you have sufficent EMS memory available, you can ignore
  119.      the HEAP= entry in BIBL.INI.  With 600K EMS memory, BIBL
  120.      completes the same rebuild shown above in 1 minute 7 seconds
  121.      (pretty close to the HEAP=110000 value).
  122.  
  123.      If you want to use conventional memory instead of
  124.      EMS (for example, perhaps you only have 250K of
  125.      EMS available), enter the line EMS=No in your
  126.      BIBL.INI file.  Then set the HEAP= line to control
  127.      conventional RAM usage.
  128.  
  129.   o  If you find you need to make massive changes to a particular
  130.      database (more than you can easily handle with BIBL's find
  131.      & replace function), remember you can dump a database to a
  132.      BIX file (option J under Export) and then process the
  133.      resulting ASCII (BIX) file with a word processor. Be
  134.      sure to save the BIX file as an ASCII file (see note
  135.      about WordPefect below). When you've finished, just import
  136.      the data back into a NEW database and when you're sure it
  137.      went well, delete the original.
  138.  
  139.      WordPerfect Users: If you use WordPerfect to make your
  140.      changes, be sure to save the BIX file using CTRL-F5 not F7!
  141.      BIBL won't import a BIX file that's saved via the F7 key
  142.      (since F7 saves the file as a WordPerfect (extended Ascii)
  143.      document!
  144.  
  145.   o  You can use the LABELLED OUTPUT option (under EXPORT) to backup
  146.      your database and the ASCII Import function to read it back
  147.      into your database. Since the labelled output file contains
  148.      only the data in each field (not the extra spaces or the empty
  149.      fields), the file is often 50% smaller than your *.DAT file.
  150.  
  151.   o  You can also back up your database with any of three
  152.      third-party archiving programs: PKZIP.EXE, LHA.EXE or
  153.      ARJ.EXE.  If you have one of these packages, just
  154.      put the program in your BIBL subdirectory (or in a
  155.      subdirectory that's in your DOS path). BIBL will use
  156.      the program to create an archive backup of your
  157.      active database and index files (Maintenance menu).
  158.  
  159.   o  When you want to transfer records from one database to
  160.      another you can use the 'T' (for Transfer) option when
  161.      the record you want to move displays. This writes a
  162.      copy of the record to the ASCII file, TRANSFER.BIX.
  163.      (the BIX extension stands for BIBL Import/eXport).
  164.      Each time you press 'T' the record displaying is
  165.      ADDED to the TRANSFER.BIX file.  When you have put all
  166.      the things you want to move into TRANSFER.BIX, use
  167.      ASCII Import to read these records into another database.
  168.  
  169.      Tip: If you want to move a lot of records that have
  170.      something in common, use the [F]ull search option on the
  171.      search menu. Then you can move through the matches by
  172.      pressing F or B and transfer the desired records by
  173.      pressing T when they display.
  174.  
  175.   o  Registered Version:  You can select a group of records
  176.      to transfer to another database by using the BIBLIOGRAPHY
  177.      export option and choosing Labelled (BIX) output.  If
  178.      desired, BIBL will also delete records from the original
  179.      file after creating the BIX transfer file.
  180.  
  181.   o  You may modify field labels and field names if desired.
  182.      Registered version allows you to rename Author, Title,
  183.      Publisher, Location and Subject fields. Shareware version
  184.      allows modification of Location field only. BIBL.DOC
  185.      gives complete details...
  186.  
  187.   o  Registered version: If you want to create a bibliography
  188.      but select the fields to be included in the export file
  189.      (as you can do with the User-Selects option under the
  190.      Export menu), try this:
  191.  
  192.      1. Run BIBLIOGRAPHY under Export Menu and select DATABASE
  193.         Output.
  194.      2. Once that finishes, select your 'new' database
  195.         (containing matches from your bibliography search)
  196.         from BIBL's main menu.
  197.      3. Now go to Export menu and pick User-Selects.
  198.  
  199.      You final report will contain only those records that
  200.      'matched' the search text you used to create the
  201.      bibliography file in step 1.
  202.  
  203.   o  Don't use a $ in your entries for the value field. Just
  204.      enter the value as a decimal number (e.g., 29.95 for
  205.      $ 29.95). BIBL will attempt to convert strings that
  206.      contain $'s into numbers but why introduce a problem?
  207.  
  208.      Note that the value field is included in a BIX file.
  209.      If you need a printout with value (for example, for
  210.      insurance purposes), print the BIX file out with a
  211.      word processor.  You may also ask BIBL to put the
  212.      value field in an export file created under the
  213.      User-Selects option (option M under Export).
  214.  
  215.   o  GMUtant OnLine BBS (703) 993-2219 is your source for updates.
  216.  
  217.      You may also obtain BIBL updates via 'anonymous' ftp from
  218.               gmuvax2.gmu.edu (in the library directory).
  219.  
  220.   o  Other BIBL related products:
  221.  
  222.      BIBL286 -  a version of BIBL compiled expressely for
  223.                 80286/80386/80486 processors. Included with
  224.                 registered version of BIBL.
  225.  
  226.      MAKEBIX -  Convert ERIC, PsycInfo, MEDLINE, AGRICOLA,
  227.                 ABI-INFORM downloads into BIBL records. Also
  228.                 processes NOTIS OPAC (5.x or later) screen
  229.                 dump files. Creates a BIX file suitable
  230.                 for import into BIBL. Included with
  231.                 registered version of BIBL.
  232.  
  233.      BIBLPCX  - utility program for viewing PCX files when
  234.                 linked to a BIBL record. BIBLPCX supports
  235.                 scrolling the image file and uses conventional,
  236.                 XMS, EMS, or disk memory to provide a
  237.                 virtual buffer for fast operation.  Included
  238.                 with registered version of BIBL. Shareware
  239.                 version of BIBL does not support image files.
  240.  
  241.      BIBL/NET - A multiuser version of BIBL (for NOVELL or
  242.                 NETBIOS networks (please specify)).
  243.  
  244.                 Supports full locking security during operation
  245.                 and offers other network-specific features.
  246.                 Databases created by single-user version
  247.                 of BIBL are compatible with BIBL/NET.
  248.  
  249.                 Two versions:  50 simultaneous users.
  250.                               100 simultaneous users.
  251.  
  252.  
  253.   o  Any ASCII file named BIBL.HLP can be displayed in place of
  254.      this file.  Just be sure to create the file using an ASCII
  255.      word processor (e.g., a programming editor like QEDIT).
  256.  
  257.                             ====== * =======
  258.