home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / business / acctmn12.zip / ACCTMAN.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-05-20  |  33KB  |  914 lines

  1. (This is a text-only version of the Account Manager user manual.)
  2.  
  3.              Account Manager
  4.  
  5.                version 1.2
  6.  
  7.  
  8.                 WinnoVation
  9.                     Innovation through Windows...
  10.  
  11.  
  12.            (C) Copyright 1993
  13.                Winnovation
  14.               PO Box 271071
  15.        Ft. Collins, CO  80527-1071
  16.                    USA
  17.  
  18.        Telephone:  (303) 484-7204
  19.  
  20.        E-mail:   CompuServe: 71774,605
  21.                    Internet: 71774.605@compuserve.com
  22.  
  23.  
  24. Introduction
  25. ------------
  26.  
  27. Account Manager is a tool designed for people who must  keep
  28. track  of how much time they spend on different projects  or
  29. accounts.  Examples of such uses are...
  30.  
  31.    * A  person  who  charges their time to several  different
  32.      projects
  33.      
  34.    * Someone who bills to multiple clients
  35.      
  36.    * An  entrepreneur who must keep records of  business  vs.
  37.      personal use of a computer for tax purposes
  38.      
  39.    * And many more!
  40.      
  41. To  use  Account Manager, you "punch in" to each project  or
  42. account as you begin working on it, and "punch out" when you
  43. are  done.  At the end of the week, or whenever you  need  a
  44. report  of  how  your time was spent, Account  Manager  will
  45. generate  a report, showing your time in varying  levels  of
  46. detail.
  47.  
  48. Account  Manager also has a convenient feature  to  make  it
  49. even  easier to use.  After your list of projects  has  been
  50. entered, you can click on the Account Manager icon with  the
  51. right mouse button to get the Quick Access List.  This  list
  52. shows  all of the projects in your list, and makes  it  very
  53. easy and convenient to punch in and out of them.
  54.  
  55. For   even  greater  flexibility  and  convenience,  Account
  56. Manager  can automatically punch in or out of a  project  or
  57. activate itself when certain user-specified applications are
  58. started.  You may never have to punch in or out manually!
  59.  
  60. For  those occasions when you must exit Windows for whatever
  61. reason,   Account   Manager  includes  a  DOS   command-line
  62. interface so you can punch in/out from DOS.
  63.  
  64. Note that Account Manager requires Windows 3.1.
  65.  
  66.  
  67. Packing List
  68. ------------
  69.  
  70. Your package should include the following:
  71.  
  72.      This manual
  73.      Distribution disk
  74.      License statement
  75.      
  76. The  following  files should be present in the  distribution
  77. disk:
  78.  
  79.      ACCTMAN.EXE    Account Manager starter
  80.      $AM.EXE        Account Manager program
  81.      ACCTDLL.DLL    Account Mgr. support library
  82.      ACCTMAN.HLP    On-line help file
  83.      DOSACCT.EXE    DOS command-line interface
  84.      ACCTMAN.TXT    Documentation text file
  85.      
  86. If any files are missing, please contact Winnovation.
  87.  
  88.  
  89. Installation
  90. ------------
  91.  
  92. Important:  You  must make sure no other copies  of  Account
  93. Manager are running when you install this version.
  94.  
  95. First, make sure that no other copies of Account Manager are
  96. currently  running.  Then simply copy all of the files  from
  97. the Account Manager distribution disk to a directory such as
  98. C:\ACCTMAN.   To  do  this  from  a  DOS  prompt,  type  the
  99. following  (assuming your floppy drive is A: and  your  hard
  100. disk is C:):
  101.  
  102.      MKDIR C:\ACCTMAN
  103.      COPY A:\*.* C:\ACCTMAN
  104.      
  105. After the files are copied, add Account Manager to a Program
  106. Manager  group.  To do this, find ACCTMAN.EXE with the  File
  107. Manager  and  drag it to the group you want in  the  Program
  108. Manager.   To  run  Account Manager  every  time  you  start
  109. Windows, add Account Manager to the Startup group in Program
  110. Manager.   See  your Windows manual if you are unsure  about
  111. how to do any of these steps.
  112.  
  113.  
  114. Upgrading from an older version
  115. -------------------------------
  116.  
  117. If  you  are upgrading to Account Manager 1.2 from an  older
  118. version, you should make a backup copy of your project  list
  119. and database files.  The file formats that this version uses
  120. are different from the previous versions, and the files will
  121. be  converted  immediately to the new  format  when  Account
  122. Manager 1.2 starts.
  123.  
  124.  
  125. Registration
  126. ------------
  127.  
  128. When  Account  Manager  is first started,  you  will  see  a
  129. registration reminder screen.  Click the Register...  button
  130. and you will see the following registration screen:
  131.  
  132.  
  133.  
  134. Enter  your name EXACTLY as shown on your license statement,
  135. and  enter  your serial number and registration  code  (also
  136. found on the license statement).
  137.  
  138.  
  139. Getting Started
  140. ---------------
  141.  
  142. This  section  is  intended as a general overview  to  using
  143. Account  Manager.   For more detail,  please  refer  to  the
  144. reference section.  Please note that the words "project" and
  145. "account" are used interchangeably within this manual.
  146.  
  147. When  you  start  Account Manager, you  will  see  a  screen
  148. similar to the following:
  149.  
  150.  
  151.  
  152. The  large space on the left side is the project list.   You
  153. should enter each project or account that you work on in  to
  154. this  list.  To do this, you should click on the top portion
  155. of  the  list  (you will then see a flashing cursor  there),
  156. type  the  name  of the project, and click the  Add  button.
  157. When  you do this, you will notice that the project has been
  158. added  to the list.  Repeat this step for each project  that
  159. you want to enter.
  160.  
  161. For  each project that you enter, you may select whether  or
  162. not  Account  Manager  should  prompt  for  a  comment  when
  163. punching in to that project.  A comment is simply additional
  164. information  to  help you track your time with  more  detail
  165. (see   the   Comments  section  in  this  manual  for   more
  166. information).
  167.  
  168. After  all of the projects have been entered, you may  punch
  169. in  to one.  To punch in to a project, select the project in
  170. the  list and click the In button.  Alternatively,  you  may
  171. double-click on the project name in the list.  If the Prompt
  172. for  Comment  box was checked, you will be  prompted  for  a
  173. comment  for this session.  After you punch in,  the  status
  174. line  at the bottom of the window will reflect which project
  175. you are punched in to.
  176.  
  177. To punch out of a project, simply click the Out button.  You
  178. can  also  just  punch in to another project  --  this  will
  179. automatically punch you out of the first one.
  180.  
  181. To make punching in and out more convenient, Account Manager
  182. provides a Quick Access List.  To access this list, minimize
  183. Account  Manager and click on the icon with the right  mouse
  184. button.  This will bring up a list of your projects for  you
  185. to conveniently punch in to and out of.
  186.  
  187. If  you wish to delete a project, select it in the list  and
  188. press the Delete button.  Note that this will not delete the
  189. data  in  the  database for that project -- it  will  merely
  190. remove the project from the Project List.
  191.  
  192. To  generate  a  report, select Create Reports...  from  the
  193. Reports  menu.  You will have the option of creating several
  194. different kinds of reports.  For details about the different
  195. report types please refer to the reference section.
  196.  
  197.  
  198. ---------
  199. Reference
  200. ---------
  201.  
  202.  
  203. Project Lists and Databases
  204. ---------------------------
  205.  
  206. In  Account  Manager, the Project List and the Database  are
  207. two  different  things.  It is important to  understand  the
  208. difference.
  209.  
  210. A  Project  List is simply a list of your projects.   It  is
  211. displayed  on the main window, and also in the Quick  Access
  212. List  for easy access.  Project lists are usually saved with
  213. a .AMP extension.
  214.  
  215. A  Database  contains all of the punch  in/punch  out  data.
  216. Every time you punch in to or out of a project, the database
  217. file  is updated.  Database files are usually stored with  a
  218. .AMD extension.
  219.  
  220. Note that Project Lists and Database files are not connected
  221. in   any   way.   A  Project  List  exists  only  for   your
  222. convenience.  It is possible to punch in to a project  which
  223. is  not even in the Project List (to do this, type the  name
  224. of  the project and press In -- do not press the Add button,
  225. which  would  add  it  to  the Project  List).   Conversely,
  226. deleting a project from the Project List will NOT delete the
  227. associated data in the database.
  228.  
  229. To  find  out  the current Project List and Database  files,
  230. choose Get Status... from the File menu.
  231.  
  232. Note  that database files can grow quite large over  a  long
  233. period  of  time  -- it is recommended that you  delete  old
  234. records  periodically  via the Edit Database  option.   This
  235. will   reduce  the  file  size  and  also  speed  up  report
  236. generation.
  237.  
  238. Note  that  the  application  setup  information  (see   the
  239. Application Setup section for more details) is stored in the
  240. .AMP file with the Project List.
  241.  
  242.  
  243. Comments
  244. --------
  245.  
  246. Comments  are extra information you can enter when  punching
  247. in   to  a  project,  to  provide  more  detail  about  your
  248. activities.  This allows you to keep a more detailed log  of
  249. your time.
  250.  
  251. Each project can be individually configured to prompt or not
  252. prompt for a comment when punched in to.
  253.  
  254. When  you  are prompted for a comment, you will be  shown  a
  255. drop-down box which contains a list of your 10 most recently
  256. used  comments for your convenience.  You may either  select
  257. one  from  this list, or type in a new comment.  Then  click
  258. the  OK button to continue punching in.  Pressing Cancel  at
  259. this point will cancel the punch in action.
  260.  
  261.  
  262. Database Options
  263. ----------------
  264.  
  265. The  Database  menu  contains  several  options  related  to
  266. database management.
  267.  
  268.  
  269. Punch In Earlier
  270. ----------------
  271.  
  272. This  option  allows  you to punch in to  a  project  at  an
  273. earlier  time.   This  is especially  useful  if  you  start
  274. working on a given project, but forget to punch in to it.
  275.  
  276. When  you  select  this option, you will see  the  following
  277. screen:
  278.  
  279.  
  280.  
  281. Information Fields:
  282.  
  283.      Previous Project: This is the name of the last  project
  284.      that  was active.  If this is a new database and  there
  285.      is  no  previous project on file, this field  will  say
  286.      "(none)".
  287.      
  288.      Punched  In/Out At: This is the date and time that  the
  289.      previous  project was punched in to or out of (whatever
  290.      the  last  punch in/out event was).  If this is  a  new
  291.      database and there is no previous project on file, this
  292.      field will say "(N/A)".
  293.      
  294. Selection Fields:
  295.  
  296.      New  Project Name: Enter the project you wish to  punch
  297.      in  to  here.  You can either type a project  name,  or
  298.      select one from the drop-down list of projects.   If  a
  299.      project  was selected in the project list on  the  main
  300.      screen,  then  that project will be  shown  here  as  a
  301.      default.
  302.      
  303.      Time To Punch In: There are two fields in this section.
  304.      
  305.       Date: Valid dates are in the format MM/DD/YY.
  306.       
  307.       Time:  Valid  times are in the format  HH:MM  (24-hr),
  308.       HH:MMa  or  HH:MMp.   For example, the  following  are
  309.       valid times:
  310.       8:00, 14:35, 2:35p, 1:30a
  311.  
  312.  
  313. If the project you punch in to is configured to prompt for a
  314. comment, then you will be prompted for the comment.
  315.  
  316. Note that you are not permitted to punch in to a project  at
  317. an earlier time than the previous punch in/out time.  If you
  318. need  to  do  this, you must delete the last record  in  the
  319. database  via  the Edit Database option.  You are  also  not
  320. permitted  to enter a time which is later than  the  current
  321. time of day.
  322.  
  323.  
  324. Punch Out Earlier
  325. -----------------
  326.  
  327. This  option  allows you to punch out of  a  project  at  an
  328. earlier time.  This option is useful if you forget to  punch
  329. out of a project, or if you are away from your computer when
  330. you stop working on a project.
  331.  
  332. When  you  select  this option, you will see  the  following
  333. screen:
  334.  
  335.  
  336.  
  337. Information Fields:
  338.  
  339.      Current  Project:  This is the name  of  the  currently
  340.      active project.
  341.      
  342.      Punched  In  At:  This is the date and  time  that  the
  343.      current project was punched in to.
  344.      
  345. Selection Fields:
  346.  
  347.      Time  To  Punch  Out:  There are  two  fields  in  this
  348.      section.
  349.      
  350.       Date: Valid dates are in the format MM/DD/YY.
  351.       
  352.       Time:  Valid  times are in the format  HH:MM  (24-hr),
  353.       HH:MMa  or  HH:MMp.   For example, the  following  are
  354.       valid times:
  355.       8:00, 14:35, 2:35p, 1:30a
  356.  
  357.  
  358. Note that you are not permitted to punch out of a project at
  359. an  earlier  time than the previous punch in time.   If  you
  360. need  to  do  this, you must delete the last record  in  the
  361. database via the Edit Database option.
  362.  
  363.  
  364. Punch Out on Exit
  365. -----------------
  366.  
  367. This  option  causes Account Manager to  punch  out  of  the
  368. currently  active project when exiting.  This is  convenient
  369. in case you forget to punch out at the end of the day, etc.
  370.  
  371. If  this option is not enabled, then you will remain punched
  372. in to the active project when Account Manager is closed.
  373.  
  374.  
  375. Warn if Active on Startup
  376. -------------------------
  377.  
  378. If  this  option is selected, you will be warned if you  are
  379. already punched in when Account Manager starts.  The warning
  380. will be similar to the following:
  381.  
  382.  
  383.  
  384. The top lines reflect the currently active project including
  385. the  time  it  was  punched in to.  You have  the  following
  386. options:
  387.  
  388.      Remain  Punched In: Select this option if you  want  to
  389.      remain  punched  in  to  the currently  active  project
  390.      displayed.
  391.      
  392.      Punch  Out Now: Select this option if you want to punch
  393.      out now from the currently active project displayed.
  394.      
  395.      Specify  Earlier Time to Punch Out: Select this  option
  396.      if  you  want  to  punch out from the currently  active
  397.      project at some time before now.  Note that you are not
  398.      allowed  to  punch out before the current  project  was
  399.      punched  in to, nor can you punch out after the current
  400.      time.
  401.      
  402.       Date: Valid dates are in the format MM/DD/YY.
  403.      
  404.       Time:  Valid  times are in the format  HH:MM  (24-hr),
  405.       HH:MMa  or  HH:MMp.   For example, the  following  are
  406.       valid times:
  407.       8:00, 14:35, 2:35p, 1:30a
  408.  
  409.  
  410. This option is convenient if you stay in Windows all of  the
  411. time.  If this is the case, then there is no reason that you
  412. should  be  already  punched in when Account Manager  starts
  413. (unless you forget to punch out), except for a system  crash
  414. or other undesirable occurrences.
  415.  
  416.  
  417. Enable Application Punch In/Out
  418. -------------------------------
  419.  
  420. This  menu  option  enables the automatic application  punch
  421. in/out  feature  of Account Manager.  For more  information,
  422. refer to the Application Setup section of this manual.
  423.  
  424.  
  425. Application Setup
  426. -----------------
  427.  
  428. Account Manager has the capability of automatically punching
  429. in or out or prompting for a project when other applications
  430. are  started or closed.  To get to this setup screen, select
  431. Application Setup... from the Database Menu.
  432.  
  433. To  enable automatic application punching in or out, set  up
  434. the  applications  how  you want them from  the  Application
  435. Setup screen and then select Enable Application Punch In/Out
  436. from the Database Menu.
  437.  
  438. The  following is a typical Application Setup screen with  a
  439. few applications set up:
  440.  
  441.  
  442.  
  443. The  following is a description of the various fields on the
  444. Application Setup screen:
  445.  
  446.      Event:  This  is  either Start or Close,  depending  on
  447.      whether you want to trigger on the application starting
  448.      or closing.
  449.      
  450.      Application Title: This is the title of the application
  451.      you wish to trigger on.  This is NOT the file name - it
  452.      is  the name of the program, as shown on the title  bar
  453.      of  the window when it is first started.  You only need
  454.      to  enter  the first few characters of the name  -  for
  455.      example, if you enter Calc, then Calculator will match.
  456.      The  more  characters you enter, the more specific  you
  457.      can  be as to which application will trigger the event.
  458.      If   you   enter   less   characters,   then   multiple
  459.      applications  will match and trigger  the  event.   For
  460.      example, if you enter C, then Calculator and Clock will
  461.      both match.
  462.      
  463.      If  an  application matches more than  one  event,  the
  464.      event  is  chosen which matches the greatest number  of
  465.      characters; i.e., the most specific event that matches.
  466.      For  example, if you have two application  events  with
  467.      titles  of  Cal and Calculator, then running Calculator
  468.      will only trigger the second of the two.
  469.      
  470.      If  this  field  is left blank, then every  application
  471.      will  match  the name (except those that match  another
  472.      event more specifically).
  473.      
  474.      Action: This is the action you want Account Manager  to
  475.      take  when the application starts/closes.  The  options
  476.      are:
  477.      
  478.       Punch In: Punches into a project.
  479.       
  480.       Punch Out: Punches out.
  481.       
  482.       Activate:  Activates Account Manager and  prompts  for
  483.       input.   Note that Account Manager will remain on  top
  484.       of  all  other windows until some action is  taken  by
  485.       the user.
  486.      
  487.      Project:  If  Punch In is selected as the Action,  then
  488.      this is the project to punch into.
  489.      
  490.      Comment: There are three options for comments:
  491.      
  492.       None: No comment.
  493.       
  494.       Application Title: This enters a comment which is  the
  495.       title  of  the application that triggered  the  event.
  496.       This  is  convenient if more than one application  can
  497.       trigger  an  event - this comment can tell  you  which
  498.       application it was.
  499.       
  500.       Select:  Allows you to enter a comment, or select  one
  501.       from the history list.
  502.  
  503.  
  504. To add a new application event:
  505.  
  506. Fill  in the event you want using the field described above,
  507. and click the Add button.
  508.  
  509. To change an existing application event:
  510.  
  511. Click  on the event in the list, make the modifications  you
  512. want  using the fields described above, and click the Change
  513. button.
  514.  
  515. To delete an existing application event:
  516.  
  517. Click on the event in the list, and click the Delete button.
  518.  
  519. Note  that application setup information is stored with  the
  520. Project List in the .AMP file.
  521.  
  522.  
  523. Editing the Database
  524. --------------------
  525.  
  526. This  function  allows you to delete data from  the  current
  527. database.   This can reduce the database size, resulting  in
  528. faster  report generation.  Also, if you should accidentally
  529. punch in or out of a project, you can delete the most recent
  530. records  (punch in/out actions) from the database one  at  a
  531. time.
  532.  
  533. When  this  function is selected, a screen  similar  to  the
  534. following will be displayed:
  535.  
  536.  
  537.  
  538. Information Fields:
  539.  
  540.      Database: This is the filename of the currently  loaded
  541.      DatabaseDATABASEFILES file.
  542.      
  543.      Database  contains information from {date}  to  {date}:
  544.      These  are the range of dates for which information  is
  545.      available in the database.
  546.      
  547. Selection Fields:
  548.  
  549.      Delete  data from {start date} to {end date}: Selecting
  550.      this  option  and pressing OK will delete data  in  the
  551.      database   ranging  from  start  date  to   end   date,
  552.      inclusive.  A punch in/out pair will be deleted if  the
  553.      punch in time is within the date range specified,  even
  554.      if  the punch out time is not.  Valid dates are in  the
  555.      format MM/DD/YY.
  556.      
  557.      Delete data up to and including {date}: Selecting  this
  558.      option and pressing OK will delete data in the database
  559.      from  the  beginning  up to date, inclusive.   A  punch
  560.      in/out  pair will be deleted if the punch  in  time  is
  561.      within the date range specified, even if the punch  out
  562.      time is not.  Valid dates are in the format MM/DD/YY.
  563.      
  564.      Delete  last record in database: Selecting this  option
  565.      and  pressing  OK will delete the last  record  in  the
  566.      database.  This record will include both a punch in and
  567.      a punch out.  The date and time shown are the time that
  568.      the  project was punched out of.  Note that since using
  569.      the  database editor automatically punches you  out  of
  570.      the current project, there will always be a in/out pair
  571.      at  the  end  of  the  database  when  this  option  is
  572.      selected.
  573.      
  574.      Store deleted data: This option indicated that the data
  575.      which  is  deleted from the database will be stored  in
  576.      this  indicated  file (which is the database  filename,
  577.      with  a  .BAK extension).  Note that if this .BAK  file
  578.      already  exists, the new data will be appended  to  it.
  579.      Note  that this option is not available when using  the
  580.      Delete last record in database option.
  581.  
  582.  
  583. Note  that  selecting this function will  cause  you  to  be
  584. punched out of your current project.
  585.  
  586.  
  587. Reports
  588. -------
  589.  
  590. The  Reports menu contains options related to generating and
  591. viewing reports.  See the following sections for details.
  592.  
  593.  
  594. Selecting an Editor
  595. -------------------
  596.  
  597. This  menu option allows you to select an editor to  use  to
  598. view  your report files.  The default is notepad.exe,  which
  599. is  normally in your Windows directory.  If you change  this
  600. editor,  the  new  editor must support  a  filename  on  the
  601. command line, i.e. notepad.exe report.txt.
  602.  
  603. Hint:  If you use CSV-format files (Comma Separated Values),
  604. then  a  spreadsheet such as Microsoft Excel is  a  possible
  605. editor.
  606.  
  607.  
  608. Selecting a Time Format
  609. -----------------------
  610.  
  611. This  option  allows  you to select  the  format  used  when
  612. printing   time  durations in the  reports.   You  have  the
  613. option  of  HH:MM:SS format (i.e. 03:20:00),  or  a  decimal
  614. hours format (i.e. 3.33).
  615.  
  616. Note:  Some spreadsheets do not correctly interpret  a  time
  617. span  in  HH:MM:SS format which is greater  than  24  hours.
  618. These time spans may import as a string field, rather than a
  619. time  field.   If  you have this problem, you  may  wish  to
  620. switch to the decimal format for time spans.
  621.  
  622.  
  623. Creating a Report
  624. -----------------
  625.  
  626. This  option  allows you to create reports which  show  your
  627. time   usage.   There  are  three  different  report  types,
  628. detailed  in the following sections.  Note that the examples
  629. in  the  following sections were not created from  the  same
  630. database.
  631.  
  632. There  are  two  report  formats: Formatted  Text  and  CSV.
  633. Formatted Text will create a space-formatted file,  suitable
  634. for viewing with an editor such as notepad.  CSV will create
  635. a comma-delimited report file, suitable for importing into a
  636. spreadsheet.
  637.  
  638. The  following  example report files  are  examples  of  the
  639. Formatted Text report format.
  640.  
  641.   Overall Summary by Project
  642.   --------------------------
  643.   This report shows the total time spent on each project  in
  644.   the  database, from the starting date to the  ending  date
  645.   (inclusive).  The following is an example Overall  Summary
  646.   by Project report:
  647.   
  648.   Project Summary Report
  649.   Starting 01/01/93, Ending 04/05/93
  650.   
  651.   Project Name                           Time (HH:MM:SS)
  652.   ------------------------------------------------------
  653.   Presentations                               1:14:02
  654.   
  655.   Meetings                                    0:25:12
  656.   
  657.   Project X                                   3:59:07
  658.   
  659.                                            ----------
  660.                               Total Time:     5:38:21
  661.  
  662.  
  663.   Daily Summary by Project
  664.   ------------------------
  665.   This report shows the total time spent on each project  in
  666.   the  database, from the starting date to the  ending  date
  667.   (inclusive).   The following is an example  Daily  Summary
  668.   by Project report:
  669.   
  670.   Daily Project Summary Report
  671.   Starting 01/01/93, Ending 04/05/93
  672.   
  673.   Date           Project Name                         Time (HH:MM:SS)
  674.   ---------------------------------------------------------------------
  675.   03/21/93       John Smith                               0:04:09
  676.                  Patty Roburn                             0:03:52
  677.                                                         ----------
  678.                                              Total Time:  0:08:01
  679.   
  680.   03/23/93       John Smith                               1:00:07
  681.                  Ed Hayes                                 3:25:09
  682.                  Jane Doe                                 1:00:09
  683.                                                         ----------
  684.                                              Total Time:  5:25:25
  685.   
  686.   04/05/93       Ed Hayes                                 0:25:02
  687.                                                         ----------
  688.                                              Total Time:  0:25:02
  689.  
  690.  
  691.   Detailed Report
  692.   ---------------
  693.   This  report shows the time of each action (punch  in/out)
  694.   present  in  the database, from the starting date  to  the
  695.   ending date (inclusive).  No summary is generated in  this
  696.   report.   Note that a detailed report is the  only  report
  697.   that  shows  the  comments that were  optionally  entered.
  698.   The following is an example Detailed Report:
  699.   
  700.   Detailed Report
  701.   Starting 01/01/93, Ending 05/19/93
  702.  
  703.   Project Name                   In/Out   Date     Time     Total Time  Comment
  704.   -----------------------------------------------------------------------------
  705.   Project 3                        In   04/05/93  3:00:00p
  706.   Project 3                        Out  04/05/93  4:05:00p    1:05:00   
  707.   Project 2                        In   04/05/93  4:20:00p
  708.   Project 2                        Out  04/05/93  6:18:30p    1:58:30   
  709.   Project 4                        In   04/05/93  6:18:36p
  710.   Project 4                        Out  04/05/93  6:25:05p    0:06:29   
  711.   Project 3                        In   05/19/93  9:08:31p
  712.   Project 3                        Out  05/19/93  9:08:35p    0:00:04   Sample comment
  713.   Project 5                        In   05/19/93  9:08:35p
  714.   Project 5                        -- Still Punched In --               
  715.  
  716.  
  717.  
  718. Command Line
  719. ------------
  720.  
  721. The command line options for Account Manager are:
  722.  
  723.      ACCTMAN
  724.      ACCTMAN -out
  725.      ACCTMAN -in
  726.      ACCTMAN project name
  727.      
  728. The  first option runs Account Manager normally.   The  -out
  729. option  will  punch out of the currently active project,  if
  730. any.   The  project name option will punch in to  the  named
  731. project.
  732.  
  733. The  -in  option can only be used if you are  currently  not
  734. punched in.  It will punch you in to the last project  which
  735. was  active.  For example, if project "my proj" was  active,
  736. then you punched out of it, and then ran "ACCTMAN -in", then
  737. Account Manager would punch you in to "my proj".
  738.  
  739. Note that punching in via the command line, either with  the
  740. project name option or with the -in option, will not  prompt
  741. for  a  comment even if the project is configured to  prompt
  742. for comments.
  743.  
  744. Only  one  copy  of  Account Manager will  run  at  a  time.
  745. However, if Account Manager is running and you try to run it
  746. again,  the  command  line options will  be  passed  to  the
  747. running  copy.   So, if Account Manager is running,  running
  748. "ACCTMAN  -out"  will punch you out of the current  project.
  749. Similarly,  "ACCTMAN my project" will  punch  you  in  to  a
  750. project called 'my project'.
  751.  
  752. This  powerful  capability could  be  used  with  a  program
  753. scheduler      such      as     Clocker      (also      from
  754. Winnovation)OTHERPRODUCTS.   This   would   give   you   the
  755. capability to automatically punch out from 12:00  to  1:00pm
  756. for lunch, for example.  If at 12:00 you executed "ACCTMAN -
  757. out",  and at 1:00 you executed "ACCTMAN -in", you would  be
  758. punched out from 12:00 to 1:00, and then punched back in  to
  759. the  project  you were previously working on.  This  feature
  760. could also be used for regular meetings, etc.
  761.  
  762.  
  763. DOS Interface
  764. -------------
  765.  
  766. Since many people have to exit Windows occasionally to run a
  767. program  that  will  not  run in a DOS  box,  etc.,  Account
  768. Manager  provides  a  DOS Interface to the  database.   This
  769. interface  is limited, in that you can only punch in,  punch
  770. out, or obtain the status of the database.
  771.  
  772. The DOS interface CANNOT be run from a Windows DOS box.   It
  773. is  provided solely to be run completely outside of Windows.
  774. If  you are inside Windows, you must use the Windows Account
  775. Manager (ACCTMAN.EXE).
  776.  
  777. Command Line:
  778.  
  779.      DOSACCT [-db database] -status
  780.      DOSACCT [-db database] -out
  781.      DOSACCT [-db database] projectname
  782.      DOSACCT [-db database] "project name"
  783.      
  784. The DOS interface will attempt to read your ACCTMAN.INI file
  785. to get the name of the active database.  If this ACCTMAN.INI
  786. file  is not accessible (if you are on a network workstation
  787. other than your own, for example), then you can specify your
  788. database  file with the -db option.  Use of this  option  is
  789. not recommended, except where it is absolutely necessary.
  790.  
  791. The  -status option will tell you which (if any) project  is
  792. currently active.  The -out option will punch you out of the
  793. currently  active  project.  The last two  options  are  for
  794. punching  in  to  a project.  If the project  name  contains
  795. spaces,  you  must  enclose it in quotes as  in  the  fourth
  796. example above.
  797.  
  798. Note that it is not possible to enter a comment from the DOS
  799. command line interface.
  800.  
  801. Examples:
  802.  
  803. DOSACCT myproject
  804.  
  805. This  will punch in to the project called "myproject", using
  806. the database file specified in the ACCTMAN.INI file.
  807.  
  808. DOSACCT -out
  809.  
  810. This  will  punch  out of the currently active  project  (if
  811. any),  using  the database file specified in the ACCTMAN.INI
  812. file.
  813.  
  814. DOSACCT -db time.amd myproject
  815.  
  816. This  will punch in to the project called "myproject", using
  817. the database file TIME.AMD.
  818.  
  819.  
  820. Miscellaneous Options/Features
  821. ------------------------------
  822.  
  823. Quick Access List
  824. -----------------
  825.  
  826. The Quick Access List is accessed by clicking on the Account
  827. Manager icon with the right mouse button.  This brings up  a
  828. list  of  your projects/accounts, with the currently  active
  829. one highlighted (if any).  From here, you can punch in to or
  830. out of a project.
  831.  
  832. The  Quick Access List is especially convenient when you are
  833. using  the  Icon Always On TopICONALWAYSONTOP option,  since
  834. the icon will then always be visible.  The Quick Access List
  835. is then never more than one mouse click away.
  836.  
  837. To punch in to a project:
  838.  
  839. Select  the project you wish to punch in to, and  click  the
  840. "In"  button.   Alternatively,  you  can  double-click   the
  841. project  name.   You may be prompted for a comment  at  this
  842. point, depending on how the project was configured.
  843.  
  844. To punch out of a project:
  845.  
  846. Click  the  "Out" button.  Also, punching in to a  different
  847. project will punch you out of the current project.
  848.  
  849. To  Exit  the Quick Access List without changing the  active
  850. project:
  851.  
  852. Click the "Cancel" button or press ESC.
  853.  
  854.      
  855. Get Status
  856. ----------
  857.  
  858. This  option, available on the File menu, will  display  the
  859. file  names  of  the current project list  and  the  current
  860. database.
  861.  
  862.      
  863. Icon Always On Top
  864. ------------------
  865.  
  866. This option is available on the Account Manager System menu.
  867. Enabling this option will cause the Account Manager icon  to
  868. remain  on  top  of all other windows on the desktop.   This
  869. makes it especially convenient to use the Quick Access List.
  870.  
  871.      
  872.  
  873. Registration and Support Information
  874. ------------------------------------
  875.  
  876. Single  copy Account Manager registration is $24.95, payable
  877. in  US  dollars.   If  used  on a network,  Account  Manager
  878. requires  one  license for each machine it  is  running  on.
  879. Site license rates are as follows:
  880.  
  881.      5 users        $ 109.95
  882.      10 users       $ 199.95
  883.      20 users       $ 349.95
  884.      50 users       $ 699.95
  885.      100 users      $ 999.95
  886.      
  887. For  over 100 users, please contact Winnovation for  pricing
  888. information.
  889.  
  890.      
  891. To  register  additional copies, print out ORDERFRM.TXT  and
  892. mail the completed form along with payment to:
  893.  
  894.      Winnovation
  895.      PO Box 271071
  896.      Ft. Collins, CO  80527-1071
  897.      USA
  898.      
  899. After  your  registration is processed, you will  receive  a
  900. serial number/registration code combination, a manual, and a
  901. disk  for each copy you ordered.  Site licenses will receive
  902. only  one  code,  manual, and disk, with  additional  manual
  903. copies  available for a nominal fee.  Registered users  will
  904. be  entitled to unlimited support and free upgrades  to  1.x
  905. versions as they become available.  Future updates  will  be
  906. available  at a significant discount.  Support will  be  via
  907. telephone,  E-mail and US mail.  Winnovation can be  reached
  908. at:
  909.  
  910.      Telephone:  (303) 484-7204
  911.  
  912.      E-mail:   CompuServe: 71774,605
  913.                  Internet: 71774.605@compuserve.com
  914.