home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Big Blue Disk 11 / bbd11.zip / MAILOUTS.TXT < prev    next >
Text File  |  1987-06-24  |  5KB  |  122 lines
  1. |D╔═════════════════╗════════════════════════════════════════════════════════════
  2. |D║ |5Special Program |D║════════════════════════════════════════════════════════════
  3. |D╚═════════════════╝════════════════════════════════════════════════════════════
  4.  
  5. ^C^1MAIL-OUTS
  6. ^Cfrom
  7. ^CAlligator Software Industries
  8.  
  9.  
  10.   MAIL-OUTS is a powerful tool for businesses or organizations needing an
  11. efficient way to print mailing labels and form letters.
  12.  
  13.   With MAIL-OUTS, you create and maintain a database of "datacards," records
  14. which keep names, addresses, telephone numbers, and other information.
  15. MAIL-OUTS uses this data to print mailing labels, 3x5 cards, and telephone
  16. directories.
  17.  
  18.   Form letters are also easy to create: MAIL-OUTS has its own full-fledged word
  19. processor.  The text of the letter is entered just like it would be with any
  20. other word processor.  When the user comes to a section that needs specific
  21. information (a name or address, for example), a single keypress inserts the
  22. proper "field" in the letter text. MAIL-OUTS' mail-merge function does the rest,
  23. inserting the proper information before the letters are printed.
  24.  
  25.   This version of MAIL-OUTS is a demonstration copy, limited to 50 entries in 
  26. the master files and another 50 names in a file named CARDFILE.  See the next 
  27. item on the menu for information on ordering the full, unrestricted program.
  28.  
  29. A Closer Look
  30. -------------
  31.   While MAIL-OUTS is capable of handling thousands of records and can sort those
  32. records in many different ways, help screens and user prompts make the program
  33. easy to use and understand.  MAIL-OUTS runs from a main menu with options to:
  34.  
  35. -- Add New Data.  When this option is selected, the program displays a blank
  36. datacard.  MAIL-OUTS guides you through the data entry, telling you what to
  37. enter for each field.  Just follow the screen prompts to edit the card, proceed
  38. to a new card, or return to the main menu.  Remember: when you are finished
  39. with the data entry session, MAIL-OUTS automatically saves your work to disk.
  40.  
  41. -- Review/Change Files.  This option lets you view, edit, or delete existing
  42. files.  You are first asked to set up a "data filter" so that only records
  43. which fit certain criteria will be displayed.
  44.  
  45.   There are number of filter options. The first filter control uses ZIP codes
  46. to restrict records.  Other filters restrict records on the basis of reference
  47. numbers, telephone numbers, or titles.  You may also search record fields for
  48. specified "strings" like names or addresses.  Remember that you don't have to
  49. remember a name or address exactly -- use MAIL-OUTS' "wildcard match" or
  50. "aproximate match" options if you are a little hazy on the exact spelling.
  51.  
  52. -- Extract/Combine Files; Import/Export Files.  The Extract/Combine option
  53. allows you to copy data from one MAIL-OUTS file to another, or merge data from
  54. two MAIL-OUTS files.
  55.  
  56.   The Import/Export option allows you to read mailing lists generated by other
  57. programs, so long as the files are standard text files.  The option also
  58. converts MAIL-OUTS files to standard text files so that the files can be read by
  59. other programs.
  60.  
  61. -- The Word Processor.  The word processor is used to create the text of form
  62. letters.  It works much like other word processors: press F8 to see a list of
  63. word processor and mail-merge controls.  Press F9 to print, load, or save a
  64. document.
  65.  
  66. -- Printing.  The printing option is used when you are ready to print mailing
  67. labels or form letters.  You may also print a report which tells how many
  68. labels are printed for each ZIP code.  Mailing lists (in one of four different
  69. formats) can also be created.
  70.  
  71. -- Sorting.  Sorting changes the order of datacards in a file.  You can only
  72. sort MAIL-OUTS "satellite" files (separate files you've created).  The MAIL-OUTS
  73. database stays in a standard order determined by a record's ZIP code.
  74.  
  75.   A record is sorted on the basis of what is recorded in its fields (a name or
  76. a city, for example).  You can tell MAIL-OUTS in what order you would like the
  77. fields considered.
  78.  
  79. Hard Drives
  80. -----------
  81.   To install MAIL-OUTS on your hard drive system, follow these steps:
  82.  
  83. 1. Follow normal startup procedures, making sure the hard drive is the default
  84. drive.
  85.  
  86. 2. When the prompt for the default drive appears, insert the MAIL-OUTS disk in
  87. Drive A.
  88.  
  89. 3. Type A:INSTALL and press ENTER.
  90.  
  91. The MAIL-OUTS program and system files will have been copied to a directory
  92. called "MAILOUTS".  To use the program on the hard drive:
  93.  
  94. 1.  Make sure the hard drive is the default drive, then type ^1CD \MAILOUTS^0 and
  95. press ENTER.
  96.  
  97. 2. Enter ^1MAILOUTS^0 to run the program.
  98.  
  99. Additional Information
  100. ----------------------
  101.   If you intend to use MAIL-OUTS extensively, you will probably want more
  102. detailed information on the program's many options and features. We recommend
  103. that serious users register with Alligator Software. Registered users receive
  104. the full, unrestricted version, the MAIL-OUTS printed manual, technical 
  105. support, and notification of any future MAIL-OUTS up-grades. 
  106.  
  107. DISK FILES THIS PROGRAM USES:
  108. ^FINSTALL.BAT
  109. ^FMAILOUTA.EXE
  110. ^FMAILOUTB.EXE
  111. ^FMAILLOGO.EXE
  112. ^FMAILOUTS.EXE
  113. ^FMAINPANL.EXE
  114. ^FTYPERITE.EXE
  115. ^FNOLF.EXE
  116. ^FFONEFORM.CFS
  117. ^FDRECFORM.CFS
  118. ^FCARDFORM.CFS
  119. ^FRLDXFORM.CFS
  120. ^FCARDFILE.CFD
  121. ^FEXPTFORM.CFS
  122.