home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1994 #1 / monster.zip / monster / WP / DINFO6.ZIP / 1022 < prev    next >
Text File  |  1993-12-15  |  4KB  |  123 lines
  1.                         WordPerfect Corporation
  2.                    InfoShare Information Fax Service
  3.                             (800) 228-9960
  4.  
  5. Title:   Converting a Secondary Merge File to an ASCII Delimited
  6.          File 
  7. Product: WordPerfect 5.1 for DOS 
  8. Number:  1022-12/93 
  9.  
  10.  
  11. Problem
  12. This document describes how to convert a secondary merge file to
  13. an ASCII comma-delimited file.
  14.  
  15.  
  16. Concept
  17. ASCII is short for American Standard Code for Information
  18. Interchange.  ASCII is a standard format for representing
  19. characters in a document on a computer.  An ASCII format is
  20. useful in files you want to share between applications.  The DOS
  21. Text option in WordPerfect 5.1 is an ASCII format.
  22.  
  23. The Text In/Out feature of WordPerfect 5.1 lets you save
  24. WordPerfect documents in DOS (ASCII) text format.  There are two
  25. options for saving files in DOS text format.  The DOS Text option
  26. converts the [SRt] codes to ASCII [HRt] codes, which will place
  27. carriage return and line feed codes at every point where a [SRt]
  28. code appears in your document.  The Generic text option removes
  29. those [SRt] codes and leaves only the [HRt] and [HPg] codes in
  30. your document.  Although you can create an ASCII delimited file
  31. using both of these features, the Generic text option is much
  32. easier to use.  Therefore, we will deal with the Generic text
  33. option in this document. 
  34.  
  35. Delimiters are characters that mark the beginning or end of an
  36. item such as a record or field.  Converting a secondary merge
  37. file to ASCII delimited format is the process of replacing
  38. WordPerfect merge codes with delimiters, the most common
  39. delimiters being the comma and quote.
  40.  
  41. When you prepare a secondary merge file to be converted to ASCII
  42. delimited format, in most instances you will replace the {END
  43. FIELD}[HRt] merge codes with the ," delimiters.  The ,"{END
  44. RECORD}[HPg] codes will be replaced with a hard return code
  45. [HRt].  In ASCII delimited format, information is divided into
  46. records marked at the end by [HRt].  
  47.  
  48.  
  49. Solution
  50. To convert a secondary merge file, begin by replacing the merge
  51. codes with ASCII field delimiters.  
  52.  
  53. 1   Retrieve the file to a blank screen.  Your merge records
  54.     might look like this:
  55.  
  56.                           Bob Johnson{END FIELD}
  57.                           123 Main Street{END FIELD}
  58.                           Orem{END FIELD}
  59.                           UT{END FIELD}
  60.                           84057{END FIELD}
  61.                           {END RECORD} 
  62.  
  63.          A [HPg] command would separate each record.
  64.  
  65. 2   With the cursor at the top of the file, type the first "
  66.     delimiter before the first field.
  67.  
  68. 3   Press Replace (Alt+F2), then N to replace without
  69.     confirmation.
  70.  
  71. 4   Press End Field (F9) and Enter to define what you are
  72.     searching for.  Then press Search (F2).
  73.  
  74. 5   Type "," and press Search (F2) to replace the merge
  75.     codes with the delimiters.
  76.  
  77. Now you need to replace the merge record codes with ASCII record
  78. delimiters.
  79.  
  80. 1   Press Home, Home, then Up Arrow to go to the top of the
  81.     file.
  82.  
  83. 2   Press Replace (Alt+F2), then N to replace without
  84.     confirmation.
  85.  
  86. 3   Type ," and press Merge Codes (Shift+F9), End Record
  87.     (2), then Ctrl+Enter.  Then press Search (F2) to search
  88.     for the merge and hard page codes.
  89.  
  90. 4   Press Enter, then ".  Then press Search (F2) to replace
  91.     the codes with delimiters.
  92.  
  93. 5   Press Delete to delete the last quotation mark at the
  94.     bottom of the document.
  95.  
  96. Your merge file will now appear in ASCII delimited format.  The
  97. sample record shown above would now look like this:
  98.  
  99.          "Bob Johnson","123 Main Street","Orem","UT","84057"     
  100.  
  101.                                    
  102.  
  103. Now you need to save the file in ASCII delimited format.
  104.  
  105. 1   Press Text In/Out (Ctrl+F5), Save As (3), then Generic
  106.     (1).
  107.  
  108. 2   Enter the name for your new file; then press Enter.
  109.  
  110.  
  111. See Also
  112. ∙   Text In/Out in the WordPerfect 5.1 for DOS reference
  113.     manual
  114.  
  115.  
  116. WordPerfect Corporation 1993
  117.  
  118. WordPerfect Corporation
  119. 1555 N. Technology Way
  120. Orem, UT 84057-2399
  121.  
  122. WordPerfect is a registered trademark of WordPerfect Corporation
  123. within the United States and other countries.