home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1994 #1 / monster.zip / monster / PRINT / LM51C.ZIP / README < prev    next >
Text File  |  1994-02-07  |  23KB  |  562 lines
  1. To Print this Manual: Press M (Mark) at the beginning of the
  2. Manual. Go to the end of the Manual and press M (Mark) again. 
  3. Select the Print option to print the Manual.
  4.  
  5. A printed manual with much more detailed instructions is provided
  6. with the registered version. Due to disk space limitations, these
  7. shareware version instructions are somewhat abbreviated.
  8.  
  9. ---------------------------------------------------------------
  10.  
  11.                         Label Master 5.1c
  12.    Copyright 1985-1994 Robert K. Summers. All Rights Reserved.
  13.    Distributor: RKS Software, Inc., Arlington, VA 22207-4565
  14.    703-534-1726 (Voice)  703-534-4358 (FAX)  703-534-7812 (BBS)
  15.  
  16.                              LICENSE
  17.  
  18. You are licensed to use this copy of Label Master 5.1c on a
  19. SINGLE machine and to make archival copies for the sole purpose
  20. of backing up the program.  If you have more than one computer,
  21. you must purchase separate copies of Label Master 5.1c for each
  22. computer.
  23.  
  24.                      DISCLAIMER AND WARRANTY
  25.  
  26. Label Master 5.1c is provided on an "AS IS" basis, with no
  27. implied warranty regarding merchantability or fitness for any
  28. particular purpose. RKS Software, Inc., and the author, make no
  29. representations or warranties with respect to the contents
  30. hereof, and specifically disclaim any implied warranties. By
  31. using this software you agree that RKS Software, Inc., and the
  32. author, will not be liable to you or any third party for any use
  33. of (or inability to use) this software, or for any damages
  34. (direct or indirect) whatsoever, even if RKS Software, Inc. or
  35. its agents are apprised of the possibility of such damages
  36. occurring.  In no event shall RKS Software, Inc. or the author be
  37. liable for any loss of profit or any other commercial damage,
  38. including but not limited to special, incidental, consequential
  39. or other damages.  The entire risk related to the quality and
  40. performance of the program is on you.
  41. Page 2
  42.  
  43.                           A NOTICE TO:
  44.  
  45.                            USER GROUPS
  46.                      SHAREWARE DISTRIBUTORS 
  47.                ELECTRONIC BULLETIN BOARD OPERATORS
  48.                          CD-ROM VENDORS
  49.  
  50. PC user groups, shareware distributors, BBS operators, and CD ROM
  51. vendors may add Label Master 5.1c to their libraries.
  52.  
  53. If you have received Label Master 5.1c through a user group, a
  54. shareware distributor, or an electronic bulletin board, please
  55. remember that any diskette fee you paid DOES NOT constitute
  56. licensing the software, and you are still obligated to pay the
  57. $39 registration fee to RKS Software, Inc. if you decide to
  58. continue using Label Master beyond the 30 day trial period.
  59.  
  60.  
  61.                          SHAREWARE TRIAL
  62.  
  63. You may have procured this software from another source such as
  64. the libraries on Compuserve, a BBS, a shareware disk vendor, or
  65. from a friend. That's fine! We encourage registered users to
  66. introduce new users to Label Master by providing them with an
  67. unregistered copy. Try it out for up to 30 days, and if you
  68. decide to continue using it, pay the license fee of $39. You'll
  69. receive a registered copy and other benefits described below.
  70.  
  71. Shareware gives users a legal but limited trial period to test
  72. the software before purchase.  Label Master in shareware form is
  73. fully functional and completely documented. However, telephone
  74. support is not available to unregistered users. You must purchase
  75. the program (called "registering") before you can get telephone
  76. support.
  77. Page 3
  78.  
  79.                          HOW TO REGISTER
  80.  
  81. See LABEL MASTER REGISTRATION at the end of this User Manual.
  82.  
  83. If you are a member of COMPUSERVE, just GO SWREG. The $39
  84. registration fee will be charged to your COMPUSERVE account.
  85. COMPUSERVE will notify us immediately of your registration and we
  86. will mail you your registered copy of Label Master immediately.
  87.  
  88.                     BENEFITS OF REGISTRATION
  89.  
  90. 1. FREE LICENSED COPY OF THE MOST RECENT VERSION OF LABEL MASTER,
  91. sent to you immediately by first class mail.  Your registered
  92. copy will include any new features which have been added since
  93. the shareware copy was released, and will include corrections for
  94. any bugs or problems reported to us. In other words, the latest
  95. and the greatest.
  96.  
  97. 2. PRINTED USER MANUAL, containing complete operation
  98. instructions.
  99.  
  100. 3. FREE BONUS PROGRAM. Select one of the following programs. A
  101. printed User Manual is included. These are the complete
  102. registered versions, not the shareware versions. Each is a $39.00
  103. value by itself when purchased separately:
  104.  
  105.    - DATA MASTER, our powerful database management program.
  106.    Complete replacement for dBase.
  107.    - TASK MASTER, our project tracking program. Use to track any
  108.    projects, no matter how simple or complex.
  109.    - POPDATE, our memory resident appointment calendar program.
  110.  
  111. 4. FREE BONUS DISK containing the shareware versions of all our
  112. programs.
  113.  
  114. 5. FREE TECHNICAL SUPPORT by phone, FAX, Compuserve E-mail, the
  115. RKS Software BBS, or by regular mail.  We will gladly help you
  116. with any problems or questions you may have.  Telephone technical
  117. support is available only to registered owners.
  118.  
  119. 6. DISCOUNT on upgrades to future versions. If you don't
  120. register, we can't notify you of new versions of Label Master. 
  121.  
  122.  
  123.                        CASS CERTIFICATION
  124.  
  125. Label Master is CASS Certified by the U.S. Postal Service.
  126. CASS Certification means that you can obtain postage discounts
  127. when using bar-coded labels produced by Label Master.
  128.  
  129. Your local post office can either refer to its official CASS
  130. Cetfification list, or call the U.S. Postal Service National
  131. Address Information Center at 1-800-238-3150 for verification. 
  132. Page 4
  133.                           INSTALLATION
  134.  
  135. Make a working copy of the program disk and put the original away
  136. in a safe place.
  137.  
  138. 1. Place the working disk in drive A.
  139.  
  140. 2. Type A:\INSTALL.
  141.  
  142. 3. The install program will install Label Master 5.1c on the hard
  143. disk drive you have specified, in a directory called LM5, and
  144. start Label Master 5.1c for you.
  145.  
  146. 4. To start Label Master 5.1c any time in the future, go to the
  147. LM5 directory, and type LM5.
  148.  
  149.  
  150.                        - VERY IMPORTANT -
  151.  
  152.                          CONFIG.SYS FILE
  153.  
  154. DOS uses the CONFIG.SYS file to set certain defaults for your
  155. computer. It MUST be in the root directory of your fixed disk. If 
  156. you do not already have a CONFIG.SYS file you MUST create one
  157. that has this line, and place it in your root directory:
  158.  
  159.                             FILES=21
  160.  
  161. If you already use a CONFIG.SYS file that does not include a
  162. FILES setting, you MUST add the line above to the file.  You can
  163. do it with any text editor.  If your CONFIG.SYS file already
  164. contains a FILES setting greater than 21, you can leave it as is.
  165.  
  166.                    STARTING LABEL MASTER 5.1c
  167.  
  168. Type LM5 at the DOS prompt of the LM5 directory to start Label
  169. Master 5.1c.
  170.  
  171. In most cases, Label Master 5.1c will be able to detect whether
  172. you have a color or monochrome monitor.  If you have a monochrome
  173. monitor and the Label Master 5.1c screens appear to have a
  174. bright, washed out look, type LM5 M to start Label Master 5.1c. 
  175. The extra M tells Label Master 5.1c to use monochrome, not color.
  176.  
  177. When you first start Label Master 5.1c, go to the Services menu
  178. and select your printer (option K).
  179. Page 5
  180.  
  181.                         MENU OPTION: ADD
  182.  
  183. Select this option to add new records. 
  184.  
  185. Use the Prefix field for Mr., Mrs., Dr., etc.  Use the date field
  186. to record any date which may have meaning for that record. 
  187.  
  188. The Notes field can be used for any information you want, but if
  189. you want to code your records this is the place to do it. You
  190. will probably work out your own coding schemes, but here are some
  191. examples. If you want to keep business and personal records in
  192. the same file, you could enter a P in the Notes field for
  193. Personal, and B for Business.
  194.  
  195. To keep the records of job applicants and employees in the same
  196. file, you could code Applicants with A and Employees with E. The
  197. important thing is that the codes be unique.
  198.  
  199. Use the F10 filter to select sets of records based on codes in
  200. the Notes and other fields.
  201.  
  202.                         MENU OPTION: EDIT
  203.  
  204. Select this option to edit any record.  Press PgDn to save your
  205. changes.  NOTE: at the Date field, press the F5 key to paste in a
  206. date from the popup calendar.  Also works in Add mode.
  207.  
  208.                         MENU OPTION: FIND
  209.  
  210. Select this option to find a record.  Enter the search criteria
  211. and press PgDn to search.  If using a last name or zip code in
  212. the search criteria, first use the F3 key to pick the matching
  213. index field, and the record will be retrieved instantaneously.  A
  214. small arrow appears beside the Last Name or Zip Code field
  215. heading to indicate the currently selected order.
  216.  
  217. Label Master 5.1c will display the first record matching the
  218. search criteria. For example, if you enter SMITH in the Last Name
  219. field, Label Master 5.1c will find the first Smith in the file. 
  220. If you enter CA in the State field, and nothing else in any other
  221. field, Label Master 5.1c will display the first California record
  222. in the file.  If you enter SMITH in the Last Name field and CA in
  223. the State field, Label Master 5.1c will display the first Smith
  224. in California.
  225.  
  226. You may also use the F3 key to select Record Number order as the
  227. method for displaying your records.  When Finding a record when
  228. records are displayed by Record Number order, you will be
  229. prompted for the record number.  Enter the record number you want
  230. and press Enter.  The record number is displayed is the lower
  231. right-hand corner of the screen above the total record count.
  232. Page 6
  233.  
  234.                         MENU OPTION: ZAP
  235.  
  236. Select this option to delete the current record.
  237.  
  238.                         MENU OPTION: NEXT
  239.  
  240. Select this option to display the next record.
  241.  
  242.                       MENU OPTION: PREVIOUS
  243.  
  244. Select this option to display the previous record.
  245.  
  246.                         MENU OPTION: DIAL
  247.  
  248. If you have a modem on your system, you can use this option to
  249. automatically dial the phone number of the displayed record. 
  250.  
  251.                        MENU OPTION: LABELS
  252.  
  253. Select this option to print mailing labels.  You will be
  254. presented with the following menu:
  255.  
  256.            ITEM                     SETTING      RANGE
  257.  
  258. Set labels across to............   :1:    1 to 4 labels across
  259. Set label width to..............   :2.7:  1.5 to 4.5 inches
  260. Set left margin to..............   : 0:   0 to 70 spaces
  261. Print...........................   : 1:   copies of each label
  262. Enter an X to print field.......   : :    Carrier Route Sort
  263.                                    : :    Bar Code    
  264.                                    : :    Temporary first line
  265.                                    :X:    Name (First + Last)
  266.                                    :X:    Title
  267.                                    :X:    Organization
  268.                                    :X:    Street
  269.                                    :X:    City + State + Zip
  270.                                    : :    Country
  271.                                    : :    Phone
  272.                                    : :    Notes
  273. Add these blank lines to label..   : 1:
  274. Pause after each page...........   :N:    N = No  Y = YES
  275.  
  276.                    SETTING LABEL MENU OPTIONS
  277.  
  278. Set labels across to: labels can be purchased on sheets holding
  279. from one to four labels across.  Enter here the appropriate
  280. number for the type you are using.  The default is 1.
  281.  
  282. Set label width to: labels come in many widths.  Enter here the
  283. width of your label. The default is 2.7 inches.
  284. Page 7
  285.  
  286. Set left margin to: enter the column at which you want your
  287. printer to begin printing.  The default is 0.
  288.  
  289. Print (X) copies of each label: enter the number of copies of
  290. each label you want to print. The default is 1.
  291.  
  292. Enter an X to print field: enter an X beside each field you want
  293. to print on your labels.  The defaults are Name, Title,
  294. Organization, Street, and City+State+Zip.
  295.  
  296. If you are a bulk mailer using Carrier Route numbers, place an X
  297. next to this item on the menu.  Label Master 5.1c will print the
  298. carrier route numbers on each label above the name line.
  299.  
  300. The temporary first line feature allows you to print Resident or
  301. some other ad hoc text of your choice.
  302.  
  303. Add these blank lines to label: enter the number of blank lines
  304. you want to insert between labels.  Use this option to adjust for
  305. different size labels, e.g., Rolodex cards. The default is 1.
  306.  
  307. Pause after each page: enter a Y (Yes) or N (No) if you are using
  308. a sheet feeder and you want the program to pause after each
  309. sheet. If you answer Y to this question, you will be asked to
  310. specify the number of labels there are on each sheet. The default
  311. is N.
  312.  
  313. When you complete this screen, you will be given the options to
  314. print your labels, print a set of test labels, print your labels
  315. sorted by 5 digit and 3 digit zip codes, or to return to the main
  316. menu.
  317. Page 8
  318.  
  319.                       MENU OPTION: SERVICES
  320.  
  321. Select this option to display a list of important utilities.
  322.  
  323. A - Select Records File - Label Master stores its records in
  324. files called LM5.DBF and LM5.DBT. You can use this feature to
  325. switch to records on drive A or B, or to switch to another hard
  326. disk directory.  When you select this feature, a list of floppy
  327. drives and hard disk directories will appear.  Pick the drive or
  328. directory you want.
  329.  
  330. The defaults are A:, B:, and C:\LM5.  NOTE: Please see the VIEW
  331. option below for information on how to add additional Label
  332. Master file locations.
  333.  
  334. If you want to keep a separate mailing list on a floppy disk,
  335. just place a formatted disk in drive A or B, select the drive you
  336. want from the pull-down menu, and Label Master will automatically
  337. create the LM5.DBF and LM5.DBT  files on the floppy disk.
  338.  
  339. B - Reindex Files - Label Master uses automatically maintained
  340. files called indexes to keep your records in order by last name
  341. and zip code. Power outages, power surges, brownouts (voltage
  342. reductions), or other power-related problems affecting your
  343. system can adversely affect these index files without your
  344. knowing it. If your records ever seem to be out of sequence, just
  345. use this feature to rebuild the index files.
  346. Page 9
  347.  
  348. C - Check State/Zip Codes - use this feature to display or print
  349. a list of records with erroneous state/zip codes.
  350.  
  351. D - Set Defaults - Use this feature to enable/disable certain
  352. features.
  353.  
  354. E - Reports - Use this feature to print a variety of reports.
  355.  
  356. F - Copy Records - Use this feature to copy your records to an
  357. ASCII text file, to a floppy disk, or to another file which you
  358. can name.
  359.  
  360. G - Append Records - Use this feature to import other Label
  361. Master records, dbase records, or ASCII records into Label
  362. Master.
  363.  
  364. H- Case Conversion - This option lets you convert your mailing
  365. address data (not the Notes, Phone, or Memo fields) to upper case
  366. and vice versa. The Postal Service prefers the addresses in upper
  367. case.
  368. Page 10
  369.  
  370. I - Search and Replace - Use this feature to find and replace any
  371. text in any field.
  372.  
  373. J - Zip-Plus-4 Service - This feature allows you to take
  374. advantage of the U.S. Postal Service's free service whereby they
  375. will convert your five digit zip codes to nine digit zip codes. 
  376.  
  377. K - Select Printer - use this feature to tell Label Master what
  378. printer and printer port you are using.
  379.  
  380. L - Form Letters - Use this feature to create a short letter.
  381.  
  382. M - Select Date Format - Use this feature to select the date
  383. format you prefer.
  384.  
  385. N - Delete Records - Use this feature to delete all your records. 
  386. If you have set a filter with the F10 key, only those records
  387. meeting the filter condition will be deleted.  If you have any
  388. question about doing this, please back up your records first.
  389.  
  390. O - Communications - If you do not have a modem, this feature
  391. will not affect you. If you do have a modem, this new feature
  392. allows you to tell Task Master what COM port your modem works on
  393. and what your modem's baud rate is, call RKS Software's Bulletin
  394. Board, and call RKS Software's Remote Control tech support line. 
  395. Page 11
  396.  
  397.                         MENU OPTION: VIEW
  398.  
  399. Select this option to browse through the records of the main
  400. records database, the states/provinces database, the notepad
  401. database, and the Label Master 5.1c file locations database.
  402.  
  403. The states/provinces look-up table is the database Label Master
  404. 5.1c uses to check the accuracy of the State/Zip code
  405. combinations in your records when you use option C on the
  406. Services menu.
  407.  
  408. The Label Master File Location file contains the location of
  409. Label Master 5.1c files you want to maintain on floppy drives or
  410. hard disk directories.  If you add Label Master 5.1c file
  411. location records to this file, be sure to precede any hard disk
  412. directory name with the drive designator, e.g., C:\CLIENTS.  Do
  413. not place a \ at the end of the directory name.  Any file
  414. location records you add to this database will automatically
  415. appear as choices when you select the Change File option from the
  416. Services menu.
  417. Page 12
  418.  
  419.                           FUNCTION KEYS
  420.  
  421. F1 function key - these instructions.
  422.  
  423. F2 function key - use this feature to edit the text in the memo
  424. field of the current record.  You may enter any text you want. 
  425. There is no limit. Press F10 to save any changes. Press Esc to
  426. exit without saving changes.
  427.  
  428. F3 function key - Use this feature to select the way you want
  429. Label Master 5.1c to work with your records.
  430.  
  431. F4 function key - use this feature to make a copy of the current
  432. record.
  433.  
  434. F5 function key - use this feature to display a pop-up calendar.
  435. Press Esc to make it disappear.
  436.  
  437. F6 function key - use this feature to print the displayed record
  438. on a single envelope.
  439.  
  440. F7 function key - use this feature to print multiple mailing
  441. labels of the current record.
  442.  
  443. F8 function key - use this feature to display your record count.  Page 13
  444.  
  445. F10 function key - this is one of your most powerful features. 
  446. You may use a Quick Query or a Super Query. 
  447.  
  448. Use the Quick Query to quickly specify a particular sub-set of
  449. records. Example: assume you maintain a mailing list containing
  450. Doctors, Lawyers, and Indian Chiefs, and have coded your records
  451. by placing in the Notes field a D for Doctor, L for Lawyer, and I
  452. for Indian Chief.
  453.  
  454. To print labels for only the Doctors, you would press the F10
  455. key, place a D in the Notes field, and press PgDn to finish.  You
  456. would see a "Filter On" message appear on the screen.  Print your
  457. labels and you will get labels for only the Doctors. Press the
  458. F10 key again to remove the filter.
  459.  
  460. To print labels for all the Lawyers in New York, you would press
  461. the F10 key, enter NY in the State field and L in the Notes
  462. field. Press PgDn to finish, and print your labels.
  463.  
  464. To print labels for those persons on your list who have Smith for
  465. a last name, live in California, and are Doctors, press the F10
  466. key. Enter Smith in the Last Name field, CA in the State field,
  467. and D in the Notes field. Press PgDn to finish. Print labels.
  468.  
  469. The Super Query allows you to build a more complex query
  470. condition, and save the query condition for repeated use.  Any
  471. number of query conditions may be defined and saved.
  472.  
  473. When you set a filter condition, everything you do conforms to
  474. the filter. To turn the filter off, just press F10 again.
  475. Page 14
  476.  
  477.                         TECHNICAL SUPPORT
  478.  
  479. We will be glad to help with any problems you may have.
  480. You may contact us for technical support by:
  481.  
  482.      -Compuserve E-Mail at 72357,2034
  483.      -FAX....... 703-534-4358
  484.      -Voice..... 703-534-1726
  485.      -BBS....... 703-534-7812
  486.      -Mail at:  RKS Software, Inc.
  487.                 3820 N. Dittmar Road
  488.                 Arlington, VA 22207-4565
  489.  
  490.                ASSOCIATION OF SHAREWARE PROFESSIONALS
  491.  
  492. Robert K. Summers is a member of the Association of Shareware
  493. Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware
  494. principle works for you.  If you are unable to resolve a
  495. shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  496. member directly, ASP may be able to help.  The ASP Ombudsman can
  497. help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but
  498. does not provide technical support for members' products.  Please
  499. write to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442
  500. or send a Compuserve message via Compuserve Mail to ASP Ombudsman
  501. 70007,3536.
  502.  
  503.                  -- LABEL MASTER REGISTRATION --
  504.  
  505.                      CREDIT CARD ORDERS ONLY
  506.  
  507. You can order with MC, Visa, Amex, or Discover from Public
  508. (software) Library by calling 800-242-4775 or 713-524-6394 or by
  509. FAX to 713-524-6398 or by CIS Email to 71355,470. You can also
  510. mail credit card orders to PsL at P.O.Box 35705, Houston, TX
  511. 77235-5705.
  512.  
  513.               THE ABOVE NUMBERS ARE FOR ORDERS ONLY
  514.  
  515. Any questions about the status of the shipment of the order,
  516. refunds, registration options, product details, technical
  517. support, volume discounts, dealer pricing, site licenses, etc,
  518. must be directed to RKS Software, Inc. at 703-534-1726.
  519.  
  520. To insure that you get the latest version, PsL will notify us the
  521. day of your order and we will ship the product directly to you.
  522.  
  523.                      NON-CREDIT CARD ORDERS
  524.  
  525. If you prefer to pay by check, please complete this form and mail
  526. to RKS Software, Inc., 3820 N. Dittmar Rd., Arlington, VA 22207.
  527.  
  528. Enclose your check for $39.00, plus $4.00 shipping/handling for
  529. U.S. and Canada, and $6.00 shipping/handling for other
  530. international orders.
  531.  
  532. We accept all U.S. and foreign Postal Money Orders, and will also
  533. accept checks drawn on foreign banks.
  534.  
  535. SEND TO:
  536.  
  537. Name: _________________________________________________________
  538.  
  539. Address: ______________________________________________________
  540.  
  541. City: _______________________ State: ________  ZIP: ___________
  542.  
  543. Phone:_________________________________________________________
  544.  
  545. Send:  ___ 5 1/4 inch disk    __ 3 1/2 inch disk
  546.  
  547. Whether you order by credit card through The Public (software)
  548. Library, or by check to RKS Software, you will receive directly
  549. from RKS Software, Inc. a copy of the most recent version of
  550. Label Master.
  551.  
  552. INCLUDE THE FREE BONUS DISK OF RKS SOFTWARE'S OTHER SHAREWARE
  553. PROGRAMS.
  554.  
  555. ALSO SEND ME THE COMPLETE REGISTERED VERSION, INCLUDING PRINTED
  556. USER MANUAL, OF THE FOLLOWING FREE BONUS PROGRAM: (Please check
  557. only one).
  558.  
  559. ___ Data Master   ___ Task Master   ___ PopDate
  560.  
  561. ---------------------------------------------------------------
  562.