home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1994 #1 / monster.zip / monster / FINANCE / QBWINTS.ZIP / README.DOC < prev   
Text File  |  1994-02-04  |  8KB  |  159 lines
  1. Quickbooks for Windows version 2.0 Setup.
  2.  
  3. Be sure that Timeslips 5 For Windows, QuickBooks For Windows, version 2.0 or 
  4. higher, and TAL (5.1 or higher) are installed.  TAL installs a special external 
  5. Windows program (QBLINK.EXE) into your QuickBooks directory to perform TAL 
  6. functions.  First, however, it is necessary to create or modify your Chart of 
  7. Accounts in QuickBooks so that it is useable by TAL and Timeslips.
  8.  
  9. Modifying The QuickBooks Chart of Accounts 
  10. ==========================================
  11. Disclaimer 
  12. ----------
  13. Please refer to "TAL Account Types" (pg. 2 of the TAL Setup Guide) for more 
  14. detail on our recommended accounts list below. Remember, if you suspect any of 
  15. our recommendations, consult your asccountant.
  16.  
  17. Overview  
  18. --------
  19. TAL requires that you establish accounts in QuickBooks for use with Timeslips.  
  20. Don't worry if you don't plan to use all the suggested accounts. You can skip 
  21. any that you don't need, such as individual accounts for fees and costs.  You 
  22. do not need to assign account numbers to these accounts_TAL will use an 
  23. internally assigned reference number where numbers are required.  If you find 
  24. any default TAL accounts already in QuickBooks, you can use them as they are 
  25. presently named, or you can edit them. 
  26.  
  27. General G/L Accounts  
  28. --------------------
  29. In QuickBooks, create the following accounts.  (A/R and Tax Receivable are 
  30. optional on the Cash System.)  You can use existing accounts or new ones. It 
  31. is sometimes easier to create a new account for each TAL account needed.  
  32. Naming each account "TAL..." is not necessary but it makes them easy to find 
  33. in your Chart of Accounts. IMPORTANT: if you are creating TAL accounts, use 
  34. only Asset, Liability, Income, and Expense account types.  DO NOT use A/R or 
  35. A/P type accounts as TAL accounts.
  36.     
  37.     Assets  TAL CASH COMPREHENSIVE 
  38.         TAL CASH FEES 
  39.         TAL CASH COSTS 
  40.         TAL A/R COMPREHENSIVE 
  41.         TAL A/R FEES 
  42.         TAL A/R COSTS 
  43.         TAL CASH ESCROW                              
  44.    Liabilities  TAL TAX PAYABLE COMPREHENSIVE 
  45.         TAL TAX PAYABLE FEES 
  46.         TAL TAX PAYABLE COSTS 
  47.         TAL TAX RECEIVABLE COMPREHENSIVE 
  48.         TAL TAX RECEIVABLE FEES 
  49.         TAL TAX RECEIVABLE COSTS 
  50.         TAL CLIENT ESCROW
  51.     Income  TAL CHARGES COMPREHENSIVE 
  52.         TAL CHARGES FEES 
  53.         TAL CHARGES COSTS 
  54.         TAL WRITE UPS COMPREHENSIVE 
  55.         TAL WRITE UPS FEES 
  56.         TAL WRITE UPS COSTS 
  57.         TAL SUSPENSE     
  58.         TAL INTEREST           
  59.       Expenses  TAL WRITE DOWNS COMPREHENSIVE 
  60.         TAL WRITE DOWNS FEES 
  61.         TAL WRITE DOWNS COSTS 
  62.         TAL CREDIT MEMOS
  63.  
  64. Specific G/L Accounts  
  65. ---------------------
  66. All of the Specific G/L Accounts are optional. This guide does not give 
  67. suggestions for Specific G/L Account numbers to create in the general ledger.  
  68. Refer to the main TAL manual for a detailed explanation of the purpose of 
  69. Specific Accounts.  The main point to remember about Specific Accounts is 
  70. that you should create them as Income accounts in your general ledger.  When 
  71. defined, these accounts take the place of the Charges account on your General 
  72. G/L Accounts screen.
  73.  
  74. Exporting The Chart of Accounts 
  75. ===============================
  76. This function makes your Chart of Accounts useable by TAL.  First, however, 
  77. you must set up a Windows Program Item for the QBLINK program that performs 
  78. TAL functions. From the Windows Program Manager, set up a new program item 
  79. for QBLINK.EXE:  Open the QuickBooks Program Group, then select 
  80. File/New/Program Item.  In the Properties dialog that opens, enter the 
  81. following information:
  82.     Description: QBLINK
  83.     Command Line: QBLINK.EXE
  84.     Working Directory: enter your QuickBooks program directory here 
  85.     (e.g. C:\QBOOKSW). Once this step is performed, it does not have to 
  86.     be done again.  However, you must perform the following steps to 
  87.     export your QuickBooks chart of accounts, both initially and then 
  88.     every time you make a change to your account list:
  89.     
  90.        1.      Launch QuickBooks.  
  91.        2.      From the File menu, select "Export".  
  92.        3.      Check the "Chart of Accounts" check box in the resulting dialog.  
  93.            Make sure it is the only box checked. Click OK to open the 
  94.            destination file dialog.
  95.        4.      In the "File Name" field, type ACCOUNTS.IIF.  In the "Types" 
  96.            section of the dialog, select "IIF files".  Remember the           
  97.            location of the ACCOUNTS.IIF file as given in the "Directory" 
  98.            field.  Ideally, this file should be in your QuickBooks program 
  99.            directory.  When you are set up, click the OK button.  If an 
  100.            ACCOUNTS.IIF file already exists, it is OK to overwrite it.
  101.        5.      Close QuickBooks.  Launch the QBLINK program from the Program 
  102.            Manager. From the "Open Chart of Accounts" dialog, select the 
  103.            ACCOUNTS.IIF file that you just created in your QuickBooks 
  104.            program directory. Click OK.  You will see a status bar while 
  105.            QBLINK reads ACCOUNTS.IIF and converts it to a file entitled 
  106.            GLCOAT.DAT. If this is the initial setup, you will receive a 
  107.            message about not being able to find a GLXFER.DAT file. That's 
  108.            OK_it gets created when you print and finalize a TAL Transfer 
  109.            Register.
  110.  
  111. Setting Up Timeslips 
  112. ====================
  113. In Timeslips 5 For Windows, starting from the TSReport menu bar, follow the 
  114. steps below:
  115.        1.      Open the Settings menu. 
  116.        2.      Select the TAL menu item. 
  117.        3.      Select Basic Setup. 
  118.        4.      Click the "Path to General Ledger" button.  This opens a dialog 
  119.            allowing you to switch to the Quickbooks data directory to 
  120.            select the GLCOAT.DAT file. 
  121.        5.      Once you have specified the correct path and filename,  the field 
  122.            labeled "TAL is linked to" will then display "Intuit Quickbooks". 
  123.        6.      Optionally, complete the rest of the screen (refer to TAL manual).  
  124.            Next, accept the screen and then select: 
  125.        7.      General G/L Accounts. 
  126.        8.      Fill out this screen with the accounts you created earlier in 
  127.            Quickbooks.  Press F4 in the "General Ledger Account Number" 
  128.            field with the highlight on the applicable account in the 
  129.            "Accounts assigned to Timeslips" dialog.  You may also type the 
  130.            account number, if known, directly into the field.
  131.        9.      Optionally, complete the Specific G/L Accounts screen.
  132.  
  133. This completes the TAL setup.  Now refer to the Big Picture outline Step 3 
  134. (located In your TAL Setup Guide) for information on completing a transfer 
  135. cycle.     
  136.  
  137. Importing Into QuickBooks 
  138. =========================
  139. (This is Step 3D of the Big Picture outline.)  Follow these steps from the 
  140. Windows Program Manager:
  141.        1.      Run the QBLINK program.  After selecting the ACCOUNTS.IIF 
  142.            file and creating the GLCOAT.DAT file, QBLINK automatically 
  143.            searches for the GLXFER.DAT file that is created after a 
  144.            TAL Transfer Register is printed and finalized. If it is 
  145.            found, QBLINK converts it into a text file called GLXFER.IIF. 
  146.        2.      Launch QuickBooks. 
  147.        3.      Select "Import" from the File menu.  Select the GLXFER.IIF 
  148.            file created by QBLINK and click OK.  If the date and trans-
  149.            action information contained in the Transfer Register was 
  150.            correct, the import will proceed and you will be notified when 
  151.            it is complete.  This completes a TAL transfer cycle.
  152.  
  153.  
  154. 
  155. 
  156. 
  157. 
  158. 
  159.