home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1994 #1 / monster.zip / monster / BUSINESS / ZPAY38A.ZIP / ZP01.ZIP / README.1ST next >
Text File  |  1994-01-31  |  14KB  |  279 lines
  1. ZPAY Payroll Systems, Inc. May be reached at:
  2.  
  3. ZPAY Payroll Systems, Inc.
  4. 2526 69th Avenue South
  5. St. Petersburg, FL 33712
  6.  
  7. VOICE:(813) 866-8233
  8. FAX:  (813) 866-8034
  9. Compuserve 76711,1141
  10. GEnie P.MAYER1
  11. MCI Mail ZPAY
  12.  
  13. Technical Support is located at 1-900-88-HELP-8
  14.  
  15. Free technical support is available on CompuServe in the Office Automation
  16. Forum.  Type GO ZPAY at any CompuServe ! Prompt and select section 4 for
  17. ZPAY assistance. 
  18.  
  19. ***Additions to ZPAY 3 Manual:***
  20.  
  21. ***NEW General Ledger Program Available***
  22.  
  23. We now have a General Ledger program that is interfaced with ZPAY 3.
  24. Contact us for more information and availability.
  25.  
  26. In order to use the General Ledger program you must turn on the History
  27. file in ZPAY 3. The GL program uses this file for obtaining the information
  28. to post in the ledger.  In the Employer set up screen set the following
  29. two items to Y to enable both the History file and the GL interface option.
  30.  
  31.   Do you want ZPAY to keep a history file? Y
  32.   Do you want to interface to Check-It-Out? Y
  33.  
  34. In order for the GL interface to post the check numbers with the entries,
  35. you must run the check printing routine before posting the information
  36. with Check-It-Out's automatic posting feature.
  37.   
  38. This GL program is Check-It-Out from WindSoft International. You will have
  39. to order it through ZPAY in order to get the special version they created
  40. for the interface with ZPAY 3. If you were to order from WindSoft, the
  41. package would not have the interface. Call our order line to order your
  42. copy today. For a Check-It-Out shareware evaluation copy you can also 
  43. call us and request a set of disks for a $10.00 media and shipping fee.
  44.  
  45. ***NEW Nontaxable Deduction for in addition to 401k Plans and such***
  46.  
  47. Deduction number 2, 3 and 4 can also be used as a nontaxable deductions.
  48. These can are used for nontaxable deductions as deduction 1. The set up
  49. for the deductions has been changed.  To set up a deduction to be non-
  50. taxable, press the function key F4 while your cursor is in the deduction
  51. title field on page three of the employer data entry screens. You can
  52. now designate which box on the W2 form the deductions will print in and
  53. you may have a ceiling on the wages that are to be taxed similar to the
  54. FUTA and SDI type of deductions.
  55.  
  56. NOTE: If you set any of these four deductions to be non-taxable you
  57. *MUST NOT* use them as reimbursement type deductions. In simple terms,
  58. you cannot enter negative numbers in a deduction that has been tagged as
  59. exempt from any of the taxes. This will cause your reports to be out of
  60. balance.
  61.  
  62. You should consult with a tax lawyer or knowledgeable CPA in setting up any
  63. nontaxable plans to find out what the tax requirements are for the different
  64. plans.
  65.  
  66. The setup screens for the deductions look like:
  67.  
  68. ------------------------- Page Three of Three Pages ------------------------
  69.                                                                            
  70.              |--------------------------------------------------|          
  71.              |                                                  |          
  72.              |  Deduction one    : Medical                      |          
  73.              |                                                  |           
  74.              |  Deduction two    : Not used                     |          
  75.              |                                                  |          
  76.              |  Deduction three  : Not used                     |          
  77.              |                                                  |          
  78.              |  Deduction four   : Not used                     |          
  79.              |                                                  |          
  80.              |           Press F4 to set up deduction           |          
  81.              |--------------------------------------------------|          
  82.                                                                            
  83.                 Deduction five   : Not used                                
  84.                                                                            
  85.                 Deduction six    : (Non-Employee Pay)                      
  86.                                                                            
  87.                                                                            
  88.                                                                            
  89.                                                                            
  90.      PgUp for Previous Page, PgDn for Next Page, Up-Arrow for Previous,   
  91.      Down-Arrow or Return for Next, F1 & F2 for HELP, F10 to END          
  92.                                                                     Overwrite
  93.  
  94. While in the above screen, press the F4 key to open the configuration window
  95. as shown below. If you want the configuration screen for the second 
  96. deduction, move the cursor to deduction 2 and press F4 and so on down all
  97. fiur configurable deductions.
  98.  
  99. ------------------------ Page Three of Three Pages -------------------------
  100.                                                                            
  101. |----------------------- Deduction 1 Set Up Screen -------------------------|
  102. |                                                                           |
  103. |   To make this a percentage of the gross enter a Y else enter a N: N      |
  104. |   If there is a limit on wages to tax enter that figure:        0.00      |
  105. |   Is deduction exempt from FIT: N                                         |
  106. |   Is deduction exempt from FICA: N                                        |
  107. |   Is deduction exempt from Medicare: N                                    |
  108. |   Is deduction exempt from FUTA: N                                        |
  109. |   Is deduction exempt from SIT: N                                         |
  110. |   Is deduction exempt from SUTA: N                                        |
  111. |   Is deduction exempt from SDI: N                                         |
  112. |   W2 form Box 17 ID Character:                                            |
  113. |   W2 form Box 18 abbreviation:                                            |
  114. |   Shall we check Box 6 for Pension: N                                     |
  115. |   Shall we check Box 6 for Deferred: N                                    |
  116. |        This deduction may be used for a 401k plan type deduction          |
  117. |        and will be reported in box 17 on the W2 form.                     |
  118. |                                                                           |
  119. |                        Press F10 Key to Return                            |
  120. |---------------------------------------------------------------------------|
  121.      PgUp for Previous Page, PgDn for Next Page, Up-Arrow for Previous,      
  122.      Down-Arrow or Return for Next, F1 & F2 for HELP, F10 to END             
  123.                                                                     Overwrite
  124.  
  125. In order for the deductions to appear on the W2 forms, you must enter the
  126. W2 form Box 17 ID character or the W2 form Box 18 abbreviation depending
  127. on where the deduction will be reported. The bottom of the windows will
  128. tell you which box. Deductions one and two will report in box 17 and
  129. three and four in box 18.
  130.  
  131. ***Using checks other than the recommended checks for ZPAY 3***
  132.  
  133. Many have asked if they could use another standard check with the bottom for
  134. the details rather than the checks we designed ZPAY 3 around.  We have added
  135. an option for printing on checks with the plain bottom as well as the
  136. standard 1013 checks that ZPAY 3 uses.  The area format is the same as the
  137. 1013 checks except that the top and bottom have been reversed in printing
  138. position.  We still recommend the 1013 checks for best appearance.
  139.  
  140. ***SDI Tax "name" Changing***
  141.  
  142. Since all states don't use the SDI tax and we've had requests to allow the
  143. user to change the name of this tax on the reports and screens, the feature
  144. has been added.  You can change the three character designation from SDI to
  145. any three letter designation you'd like.  Note:  This deduction appears in
  146. block 18 of the W2 form.
  147.  
  148. ***941 Form Quarterly Report***
  149.  
  150. The 941 work sheet report is a sub-menu selection from the Quarter menu
  151. selection in the reports module.
  152.  
  153. The new 941 form work sheet report in the Quarterly Reports menu requires
  154. some explanation.
  155.  
  156. This report uses data that is written to disk when you perform the
  157. payrolls during a quarter.
  158.  
  159. The Prepare function while entering payroll data checks to see if
  160. the file <filename>.941 exists on the first payroll of a new quarter.
  161. If it does, ZPAY 3 deletes the old file and starts you off fresh.
  162.  
  163. The Post routine now besides posting the payroll to the MTD, QTD and
  164. YTD figures also writes the data to the <filename>.941 file.  The format
  165. of the file is:
  166.  
  167. 01/01/92
  168.      0.00
  169.      0.00
  170.      0.00
  171.      0.00
  172.      0.00
  173.      0.00
  174.      0.00
  175. <repeated then for each payroll run in a quarter>
  176.  
  177. These lines explained:
  178.  
  179. 1. The date of the payroll.
  180. 2. Gross wages subject to federal tax.
  181. 3. Federal tax withheld.
  182. 4. Gross wages subject to FICA wages.
  183. 5. Gross wages subject to FICA tips.
  184. 6. Gross wages subject to Medicare wages.
  185. 7. FICA and Medicare withheld times 2 (what you have paid).
  186. 8. FICA, Medicare & Federal total (what you have paid).
  187.  
  188. As long as you have all of the quarters payrolls run through the system,
  189. and you did not change any payroll information by editing the employee
  190. files, this will create the proper 941 form information.
  191.  
  192. If you had to edit or change payroll data by editing employee figures,
  193. you would have to edit the appropriate payroll in the <filename>.941 file.
  194. This file is an ASCII file and can be edited using a text editor.
  195.  
  196. On the report if there is a figure besides zero for Box number 9, you
  197. should also print on your 941 form the small note that follows that
  198. figure on our work sheet.  This should be printed in the border next to
  199. the Box 9 figure.
  200.  
  201. ***Payroll History File***
  202.  
  203. This report *REQUIRES* that you have a wide carriage printer or a LaserJet
  204. or compatible printer.
  205.  
  206. The History selection will allow you to print payroll information of past 
  207. payrolls.  This new item requires some explanation.
  208.  
  209. Because tracking of all payroll information in a history file will require
  210. added disk space, we've made this function an option.  To turn the option
  211. on, enter the employer edit screens in the edit module.  On page one, there
  212. is a question at the bottom of the screen.  "Do you want ZPAY 3 to keep a
  213. history file?"  If you do, enter a "Y" as your response.
  214.  
  215. The History file is updated each time you run the payroll and Post routine.
  216. This is in the Pay module after entering the Prepare and Enter selections.
  217. If you did not answer "Y" in the screen mentioned above, this file will not
  218. be created and/or updated.  Three files are created:
  219.  
  220. <filename>.HST
  221. <filename>.HXN
  222. <filename>.HXC
  223.  
  224. The <filename> being the name of the "work file" that you are using for
  225. ZPAY 3.
  226.  
  227. When you use the end of year "REWORK" routine, this file will be deleted
  228. and you will start fresh on the new year payroll.
  229.  
  230. Printing the reports is by selecting the History sub-menu selection from
  231. the Reports menu selection of the main menu.
  232.  
  233. You will be asked if you want the print order sorted by code or name. This
  234. is the same as all of the other reports.  Depending on if you selected
  235. code or name, the next screens appearance will differ. If you selected
  236. code, you can limit the selection to one employee by entering that employees
  237. code number.  If you selected by name and wanted a report for only a single
  238. employee, you would enter his/her last name and first name exactly as it
  239. is in the database.  An example would be ZPAY 3's author's name: MAYER for
  240. the last name and PAUL J. for the first.  To print all employees, leave the
  241. name or code empty.
  242.  
  243. Next is the dates that you want this report for.  There is a start printing
  244. with and end printing with entry.  Note that we require you to enter the
  245. dates as year, month and date in the format YY/MM/DD.  This is very important
  246. in order for the selection of records to be made for the report.
  247.  
  248. ***Tax Tables For Oklahoma***
  249.  
  250. Oklahoma is one of those states that does not compute under our normal
  251. state tax table structure.  Just like California, we've made the last
  252. screen in the edit routines special to Oklahoma.  Once you've entered OK
  253. as the state abbreviation, the edit screen will be turned on.  The
  254. information for this screen is found in the Oklahoma tax booklet.
  255.  
  256. ***Tax Tables On Disk***
  257.  
  258. All of the state tax tables are on distribution disk number three for
  259. 5.25 size disks and two for 3.5 size disks.  You can use the ZPAY 3
  260. "Copy state tax" menu selection in the Edit main menu under Tax to copy
  261. your state to your work file.  Simply insert the disk in your floppy drive.
  262. Assuming you have it in the A: drive for this example, you should select
  263. Tax, then Copy state tax and when it prompts for the file name to copy
  264. from press the F1 key.  This will pop up the pick list for copying the
  265. tax files.  Move the highlight marker to the A: drive selection and press
  266. enter.  You will be shown all of the state tax files.  Move the high-
  267. light marker to the state you want and press enter.  This will paste the
  268. file name into the "copy from" request.  Press enter again.  You will now
  269. be prompted for the file name to copy the file to.  Look at the work file
  270. name above and to the left of the menu.  This is the name you want.  An
  271. example is if it shows "Work file: C:\ZPAY3\ZPAY", you would enter it as
  272. C:\ZPAY3\ZPAY and press enter to copy the file.  That's all there is to it,
  273. and you can now look at the information in the state tax table edit screens.
  274.  
  275. ***W2 Form Printing Information***
  276.  
  277. Starting in 1993, ZPAY 3 supports the new 3-up and 4-up condensed W2 forms
  278. for the laser printers.
  279.