home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1994 #1 / monster.zip / monster / BUSINESS / PRFTPLAN.ZIP / INTRO.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-12-17  |  38KB  |  970 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.                      P R O F I T   P L A N
  12.  
  13.          I N S T A L L A T I O N   &   U T I L I T I E S
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.                     U S E R 'S   M A N U A L
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.                      Silver Hill Development
  42.                        1811 Porter Avenue
  43.                        Suitland, Md. 20746
  44.                          (301) 736-7299
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.               Copyright 1993 Silver Hill Development
  54.                        All Rights Reserved
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.                                PROFIT PLAN
  73.                        Business Accounting System
  74.                               Version 1.01
  75.                             Table of Contents
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.  
  85. Chapter 1          Introduction................................. 3
  86. Chapter 2          Installing Profit Plan....................... 4
  87.         2.1        Loading the Program Files.................... 5
  88.         2.2        Running the SETUP Program.................... 5
  89. Chapter 3          General Rules & Conventions.................. 6
  90.         3.1        Entering Data Fields......................... 6
  91.         3.2        Getting Help................................. 7
  92.         3.3        Using Lookup Windows......................... 7
  93.         3.4        Selecting the Report Device.................. 8
  94.         3.5        Printing Forms and Checks.................... 8
  95. Chapter 4          Starting Profit Plan......................... 8
  96.         4.1        Selecting an Existing Company................ 9
  97.         4.2        Creating a New Company....................... 9
  98.         4.3        Deleting a Company........................... 9
  99.         4.4        The Main Menu Screen........................ 10
  100.         4.5        The Sample Data............................. 10
  101. Chapter 5          Using the Profit Plan System................ 10
  102.         5.1        Updating the Company File................... 11
  103.         5.2        Creating Passwords.......................... 12
  104.         5.3        Modifying Printers.......................... 13
  105.         5.4        Printing Disk Reports....................... 14
  106. Chapter 6          Technical Notes, Etc. ...................... 15
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122. LICENSING INFORMATION
  123.  
  124.        Profit Plan is not public domain or free software.
  125.  
  126.        Profit Plan is Copyright 1993 by Silver Hill Development.
  127.  
  128.        This  program  is  distributed under the shareware concept.
  129.        This allows you to review and evaluate the program.  If you
  130.        use  the  program  regularly,  you are expected to become a
  131.        registered user by paying a registration  fee  of $120,  as
  132.        listed on the order form at the end of this document.  Your
  133.        registration fee will entitle you to use the program on one
  134.        computer  and  to  make as many backup copies as necessary.
  135.        To make arrangements to use the  program on more  than  one
  136.        computer, please call or write.   All registered users will
  137.        receive the most recent version  of the  program,  priority
  138.        telephone support,  notification of updates to the program,
  139.        and discounts on new versions of the program.
  140.  
  141.        You are encouraged to make copies of this software and pass
  142.        them on to others, provided that the  program's  files  are
  143.        distributed   unmodified   and   as   a  complete  package.
  144.        Disk distributors may charge a fee of up to $10 per disk if
  145.        written consent is received from Silver Hill Development.
  146.  
  147. WARRANTY INFORMATION
  148.  
  149.        SILVER   HILL   DEVELOPMENT   SPECIFICALLY   DISCLAIMS  ALL
  150.        WARRANTIES WITH RESPECT TO THIS SOFTWARE, WHETHER EXPRESSED
  151.        OR  IMPLIED,  INCLUDING  BUT  NOT  LIMITED  TO  ANY IMPLIED
  152.        WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A  PARTICULAR
  153.        PURPOSE.   IN  NO  EVENT   SHALL SILVER HILL DEVELOPMENT BE
  154.        LIABLE  FOR  ANY  INDIRECT,  CONSEQUENTIAL,  OR  INCIDENTAL
  155.        DAMAGES  ARISING  OUT  OF  THE USE OR INABILITY TO USE THIS
  156.        SOFTWARE EVEN IF SILVER HILL DEVELOPMENT HAS  BEEN  ADVISED
  157.        OF  THE  POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES OR CLAIMS.  THE PERSON
  158.        USING THIS SOFTWARE ASSUMES  THE  ENTIRE  RISK  AS  TO  ITS
  159.        QUALITY AND PERFORMANCE.
  160.  
  161.        Any   use  of this software product for any period of time
  162.        indicates your acceptance of this agreement  and  subjects
  163.        you to its contents.
  164.  
  165. TECHNICAL SUPPORT
  166.  
  167.        If  you  should  experience  difficulty installing or using
  168.        this program and are  unable  to  resolve  the  problem  by
  169.        referring   to   this  manual,  please call.  The telephone
  170.        number  is  (301) 736-7299.    Full  technical  support  is
  171.        available  to  all  registered users Monday - Thursday from
  172.        12:00pm until 5:00pm eastern time.  Unregistered users  may
  173.        receive   basic   technical  support  during  these  hours.
  174.        However, registered users will always receive priority.
  175.  
  176.  
  177.  
  178.                                                             Page 3
  179.  
  180.  
  181.                    1.  I N T R O D U C T I O N
  182.  
  183.  
  184. Profit Plan consists of a series of accounting modules that can be
  185. used separately to track the various financial information  of   a
  186. small  business.  When used in combination, these four modules can
  187. form an integrated system to provide  you  complete  control  over
  188. your company's  accounting data.  Profit Plan enables you to track
  189. client accounts, identify any discounts that may  be  available to
  190. you,   calculate   payroll,  and  monitor  the  overall  financial
  191. performance of your company.  Data files are limited in size  only
  192. by  the  available  disk  space.   You can create as many vendors,
  193. accounts, clients, etc. as necessary.  And Profit Plan enables you
  194. to   keep  financial   records   for  more  than  1,000 companies.
  195. Following is a general description of each Profit Plan module:
  196.  
  197. General Ledger
  198. --------------
  199.  
  200. This  module  forms a computerized double entry accounting system.
  201. General Ledger summarizes your financial data and enables  you  to
  202. print  balance  sheets  and  income  statements along with several
  203. other helpful reports.  General Ledger can also be linked  to  the
  204. Accounts   Payable,  Service  Billing,  or  Payroll modules at the
  205. summary or detail level and can automatically update  the  general
  206. journal with any entries that they create.
  207.  
  208. Service Billing
  209. ---------------
  210.  
  211. This  module  is  a  computerized  accounts  receivable system for
  212. service-oriented  businesses.   Service  Billing   tracks   client
  213. account   balances,   employee   time,  and  automatically  prints
  214. statements for your clients.  It also offers  extensive  reporting
  215. to  help  you analyze your data.  And if you wish, Service Billing
  216. can  create  general  journal  entries  that  can  be  transferred
  217. automatically to the General Ledger module.
  218.  
  219. Accounts Payable
  220. ----------------
  221.  
  222. Accounts  Payable  is  a  computerized  system  of  recording your
  223. company's purchases or disbursements.  It enables you to  identify
  224. and  take  advantage  of  early payment discounts for any invoice.
  225. Then, it automatically prints checks for your vendors.  And if you
  226. wish,  Accounts  Payable  can  also create general journal entries
  227. that can  be  transferred  automatically  to  the  General  Ledger
  228. module.
  229.  
  230. Payroll
  231. -------
  232.  
  233. Payroll  uses  the  information  that you specify to automatically
  234. calculate employee deductions and tax withholding for each of your
  235. employees.    Then,   it  automatically  prints  checks  for  your
  236.  
  237.                                                             Page 4
  238.  
  239.  
  240. employees.  Payroll also prints several reports and can be  linked
  241. to the General Ledger module in summary or detail.
  242.  
  243.  
  244. Any  module can be used independently of the others.  However, you
  245. can integrate the General Ledger module with the Service  Billing,
  246. Accounts  Payable,  or Payroll modules.  This serves two purposes.
  247. First, it  offers  more  detailed  reporting,  since  each  module
  248. includes  a  set of reports that are not available from within the
  249. General Ledger module.  Second, any information that these modules
  250. share  with General Ledger can be transferred automatically.  This
  251. means that you will not have to enter the same information twice.
  252.  
  253. Minimum   System   Requirements:Profit Plan will run on any IBM PC
  254. or 100% compatible using MS-DOS version 2.1 or above.   A  minimum
  255. 640K  RAM  and  a 132 column printer are required.  A hard disk is
  256. also required.  If you use all  four  modules,  the  program  will
  257. require  approximately  2.5 megabytes of available disk space.  In
  258. addition, since the program creates temporary  copies  of  certain
  259. data  files, you should allow at least enough free space to make a
  260. copy of your largest data file.  In most cases, 2 megabytes should
  261. be sufficient.
  262.  
  263. The  purpose  of  this  document is to assist you in the setup and
  264. operation of Profit Plan.   Chapter 2 explains how to install  the
  265. program  on  your  system.   Chapter  3 provides basic information
  266. concerning the  overall  operation  of  the  program.   Chapter  4
  267. explains  how  to  set  up  the program for your company.  Lastly,
  268. Chapter 5 explains how to use the various system utilities.
  269.  
  270. The user's manuals for the individual modules are contained in the
  271. following files:
  272.  
  273.           GL.DOC - The General Ledger manual
  274.  
  275.           BI.DOC - The Service Billing manual
  276.  
  277.           AP.DOC - The Accounts Payable manual
  278.  
  279.           PR.DOC - The Payroll manual
  280.  
  281. Each  manual  is  contained  in  an archive along with the program
  282. files for the relevant module.  The next chapter explains  how  to
  283. extract  the  files  for each module.  After extracting the files,
  284. you will need to print the manual for each module  that  you  will
  285. use in the same way that you printed this file.
  286.  
  287.  
  288.          2.  I N S T A L L I N G   P R O F I T   P L A N
  289.  
  290.  
  291. The Profit Plan system is distributed in five files:
  292.  
  293.           AP.EXE - contains the Accounts Payable files and manual
  294.  
  295.  
  296.                                                             Page 5
  297.  
  298.  
  299.           BI.EXE - contains the Service Billing files and manual
  300.  
  301.           PR.EXE - contains the Payroll files and manual
  302.  
  303.           GL.EXE - contains the General Ledger files and manual
  304.  
  305.           SY.EXE - contains various system files
  306.  
  307. These  are  self-extracting archive files.  Installing Profit Plan
  308. is a two step process.  First, you must load the appropriate files
  309. onto  your  hard  disk.   Then,  you  will  need  to run the SETUP
  310. program.
  311.  
  312. 2.1       LOADING THE PROGRAM FILES
  313.  
  314. We will assume that you will use Drive A to load the program files
  315. onto Drive C.  Otherwise, you will need to substitute the  correct
  316. drive letters.  First, you must create a directory for the program
  317. files.  We will use the pathname "PROFIT" as an example,  but  you
  318. can  use  another  pathname,  if  you prefer.  Type the following,
  319. remembering to press ENTER after typing each line:
  320.  
  321.           c:                     <Press ENTER>
  322.           cd \                   <Press ENTER>
  323.           md profit              <Press ENTER>
  324.           cd profit              <Press ENTER>
  325.  
  326. Next,  you  will  need  to  extract the appropriate archive files.
  327. Place the disk containing the "SY.EXE" file (the System  Disk)  in
  328. Drive A and type:
  329.  
  330.           a:SY                   <Press ENTER>
  331.  
  332. The  Profit  Plan  system files will then be loaded onto your hard
  333. disk.  You can simply repeat this process for each module that you
  334. will  use,  substituting  the  appropriate  archive name ("AP" for
  335. Accounts Payable, "BI" for Service Billing, "PR" for  Payroll,  or
  336. "GL"  for  General  Ledger).   After  loading  the  files, you can
  337. proceed to the next section and run the SETUP program.
  338.  
  339. 2.2       RUNNING THE SETUP PROGRAM
  340.  
  341. After  you  have  loaded the program files as described above, you
  342. can run the SETUP program.  At the command line, type:
  343.  
  344.           SETUP                  <Press ENTER>
  345.  
  346. The  SETUP  program includes only one screen.  Enter the following
  347. fields:
  348.  
  349.           Use  Service  Billing:Enter  "Y"  if you have loaded the
  350.           Service Billing files.  Otherwise,  enter  "N"  in  this
  351.           field.
  352.  
  353.           Use  Accounts  Payable:Enter  "Y" if you have loaded the
  354.  
  355.                                                             Page 6
  356.  
  357.  
  358.           Accounts Payable files.  Otherwise, enter  "N"  in  this
  359.           field.
  360.  
  361.           Use  Payroll:Enter  "Y"  if  you have loaded the Payroll
  362.           files.  Otherwise, enter "N" in this field.
  363.  
  364.           Use  General  Ledger:Enter  "Y"  if  you have loaded the
  365.           General Ledger files.   Otherwise,  enter  "N"  in  this
  366.           field.
  367.  
  368. You  will then be asked whether you want to accept the information
  369. that you have entered.  Answer "Y" if the configuration  displayed
  370. on  the screen is correct or "N" if you do not want to accept this
  371. configuration.  If you do not save, you will be given a chance  to
  372. reenter  each  field.   Answer  "Y"  to reenter or "N" to exit the
  373. program without saving.
  374.  
  375.  
  376.     3.  G E N E R A L   R U L E S   &   C O N V E N T I O N S
  377.  
  378.  
  379. This chapter contains basic information concerning various aspects
  380. of the program.  Most of the topics covered here are  relevant  to
  381. all Profit Plan modules.
  382.  
  383. 3.1       ENTERING DATA FIELDS
  384.  
  385. Profit  Plan  employs  two  types  of  data  entry fields.  If the
  386. program expects you to enter numeric data, it will open a  numeric
  387. field.   Otherwise,  it  opens a string field.  String fields will
  388. accept any type of  data,  but  numeric  fields  will  reject  all
  389. non-numeric  characters.   In either case, additional restrictions
  390. may be imposed as to the range of data that may be entered.   Each
  391. type of field is described in greater detail below.
  392.  
  393. 3.1.1     ENTERING STRING FIELDS
  394.  
  395. When  the  program  opens  a string field, a cursor appears in the
  396. first position of the field.  You may make an entry or  press  the
  397. INS  key  to  initiate  insert  mode.  When using insert mode, the
  398. characters you enter are inserted at the current cursor  position.
  399. All characters to the right of the cursor  are moved to the right.
  400. The following keys are used to enter string fields:
  401.  
  402.           <Left Arrow> - moves cursor one position to the left.
  403.           <Right Arrow> - moves cursor one position to the right.
  404.           <Up Arrow> - selects the previous field.
  405.           <Down Arrow> - selects the next field.
  406.           <Backspace> - deletes the character to the left.
  407.           Del -  deletes  the  character  at  the  current  cursor
  408.           position.
  409.           Home - moves cursor to the first position of the field.
  410.           End - moves cursor to the last position of the field.
  411.           Ctrl-Home - clears the field.
  412.           Ctrl-End - clears all characters  from cursor to  end of
  413.  
  414.                                                             Page 7
  415.  
  416.  
  417.           field.
  418.           Ins - switches insert mode on and off.
  419.  
  420. You can complete any string field by pressing the ENTER key.
  421.  
  422. 3.1.2     ENTERING NUMERIC FIELDS
  423.  
  424. When  Profit Plan opens a numeric field, the cursor appears in the
  425. last position of the field.  Each digit that you enter  moves  one
  426. position  to  the  left as the next digit is entered.  If a dollar
  427. value is required, the cursor appears in the space immediately  to
  428. the  left of the decimal point.  After you type the decimal point,
  429. the cursor moves to the space immediately to its right so that you
  430. can  complete the entry.  Numeric fields may also be  entered as a
  431. string, but the keyboard and display will  function  as  described
  432. below.  The following keys are used to enter numeric fields:
  433.  
  434.           <Backspace> - deletes  digit at  cursor position or  (in
  435.           string mode) deletes digit to left of cursor.
  436.           <Up Arrow> - selects the previous field.
  437.           <Down Arrow> - selects the next field.
  438.           <Left Arrow> - moves  cursor  one position  to the  left
  439.           (in string mode).
  440.           <Right Arrow> - moves cursor  one position  to the right
  441.           (in string mode).
  442.           Ins - switches string mode on and off.
  443.           Num Lock - switches numeric keypad on and off.
  444.           Home - moves cursor to  the first position  of the field
  445.           (in string mode).
  446.           End - moves cursor to the last position of the field (in
  447.           string mode).
  448.           Ctrl-Home - clears the field (in string mode).
  449.           Ctrl-End - clears all  characters from cursor  to end of
  450.           field (in string mode).
  451.  
  452. You can complete any numeric field by pressing the ENTER key.
  453.  
  454. 3.2       GETTING HELP
  455.  
  456. Extensive  context-sensitive  help  is  available.   When  you are
  457. uncertain what to do, you can usually press the F1 key to  display
  458. information about the currently active function.
  459.  
  460. 3.3       USING LOOKUP WINDOWS
  461.  
  462. During normal operation of the program, you will often be asked to
  463. enter a client number, vendor number, etc.  At such times, you can
  464. usually  activate  a lookup window by pressing the F2 key.  Lookup
  465. windows enable you to search your files for  the  correct  choice.
  466. The following keys are used when a lookup window is active:
  467.  
  468.           <Down Arrow> - Highlights the next choice.
  469.           <Up Arrow> - Highlights the previous choice.
  470.           PgDn - Displays the next page of choices.
  471.           PgUp - Displays the previous page of choices.
  472.  
  473.                                                             Page 8
  474.  
  475.  
  476.           Ctrl-PgDn - Highlights the last choice in the file.
  477.           Ctrl-PgUp - Highlights the first choice in the file.
  478.           Home - Highlights the first displayed choice.
  479.           End - Highlights the last displayed choice.
  480.           Enter - Selects the currently highlighted choice.
  481.           Esc - Exits the window without making a selection.
  482.  
  483. When  you  make  a  selection  from a lookup window, the currently
  484. highligthed record will automatically be placed in the active data
  485. entry field.
  486.  
  487. 3.4       SELECTING THE REPORT DEVICE
  488.  
  489. Most  reports  can  be  saved on disk, displayed on the screen, or
  490. directed to any of  up  to  three  printers.   Before  printing  a
  491. report,  a menu will appear so that you can tell the program where
  492. to direct the report.  Use  the  left  and  right  arrow  keys  to
  493. reverse the correct report device and press ENTER to select it.
  494.  
  495. If  you elect to save the report on disk, it will automatically be
  496. assigned a unique report number and you will be asked to specify a
  497. name  for  the report.  You should enter a name that will help you
  498. to identify the report when you are ready to print it.
  499.  
  500. After  selecting  the  report device and, if necessary, naming the
  501. report, you will be asked if you want to continue.  You  can  then
  502. enter  "Y"  to  print the report or "N" to return to the main menu
  503. screen.
  504.  
  505. If  you direct the report to a printer, you should be certain that
  506. the printer is on line before actually printing  the  report.   If
  507. the printer is not on line, an error screen will display.  You can
  508. then press "R" after fixing  the  printer  or  "A"  to  abort  the
  509. report.
  510.  
  511. 3.5       PRINTING FORMS AND CHECKS
  512.  
  513. Profit PLAn is compatible with a variety of general-purpose checks
  514. and forms, but has been fully tested with the following forms from
  515. RAPIDFORMS:
  516.  
  517.               Client Statements             DB2606
  518.               Accounts Payable Checks       DB2860
  519.               Payroll Checks                DB2860
  520.               W-2 Forms                     DB7111
  521.  
  522. Any  of  the  above  forms may be ordered directly from RAPIDFORMS
  523. (800-257-8354).
  524.  
  525.  
  526.            4.  S T A R T I N G   P R O F I T   P L A N
  527.  
  528.  
  529. Go  to  the  directory  where  your  Profit Plan program files are
  530.  
  531.                                                             Page 9
  532.  
  533.  
  534. located and start the program by typing:
  535.  
  536.                              PROFIT
  537.  
  538. The opening screen then appears and you are asked to enter a date.
  539. Profit Plan needs to know the correct DOS  system  date.   If  you
  540. change the displayed date, the date that you enter will become the
  541. current DOS system date.  To   return  to  the  operating  system,
  542. simply  press  ESC.  After you enter the date, another screen will
  543. appear and you will be asked to enter a company  ID  number.   You
  544. can  then  select  a company for processing, add a new company, or
  545. delete a company. You can still return to the operating system  by
  546. pressing ESC.
  547.  
  548. 4.1       SELECTING AN EXISTING COMPANY
  549.  
  550. Enter  the  company  number  of  the company that you want to work
  551. with.  You can press the F2 key to use a lookup window  to  search
  552. for  the correct company.  If the company uses passwords, you will
  553. also need to enter a password.  The password will not be displayed
  554. as you enter it.  After you enter a valid company number (and your
  555. password, if necessary), the main menu screen will  appear.   This
  556. screen is described in section 4.4.
  557.  
  558. 4.2       CREATING A NEW COMPANY
  559.  
  560. Profit Plan uses a unique two-character ID number to identify each
  561. company.  There are two limitations  placed  on  company  numbers.
  562. First, company numbers must consist of characters that can be used
  563. in a DOS file name.  If you use invalid  characters,  the  program
  564. will  not  be  able  to  create the necessary data files.  Second,
  565. company numbers must consist of only letters  and  symbols  (i.e.,
  566. you  cannot  use numbers).  These limitations will still allow for
  567. over 1,000 companies, assuming sufficient disk space.  Enter   the
  568. unique   company  number  for  the  new company.  You will then be
  569. asked if you want to create a new company.  Answer "Y"  to  create
  570. the company or "N"  to reenter  the company number.  If you choose
  571. to create the company, you can then proceed to  enter  the   basic
  572. company  information  as described in the next chapter.
  573.  
  574. 4.3       DELETING A COMPANY
  575.  
  576. If  you  want to delete a company, simply enter "D" at the opening
  577. screen.  You will then be asked to enter the company ID number  of
  578. the  company that you want to delete.  After you enter the company
  579. number, you are asked to confirm that yopu actually want to delete
  580. the  company.   Enter  "Y" to delete or "N" to reenter the company
  581. number.
  582.  
  583. You  should use this option with care.  When you delete a company,
  584. all data  relavant  to  that  company  is  permanently  lost.   No
  585.  
  586.                                                            Page 10
  587.  
  588.  
  589. provision is made for recalling deleted companies.
  590.  
  591. 4.4       THE MAIN MENU SCREEN
  592.  
  593. After you enter the company number, the main menu screen displays.
  594. If you want to exit the program, you should do so by pressing  the
  595. ESC  key  as  many times as necessary while this screen is active.
  596. The top line of the screen displays abbreviations for each of  the
  597. Profit Plan modules:
  598.  
  599.           AP - Accounts Payable
  600.           GL - General Ledger
  601.           SB - Service Billing
  602.           PR - Payroll
  603.  
  604. The abbreviation "SYS" is used to represent the Profit Plan System
  605. Utilities.
  606.  
  607. On  startup, the System Utilities menu is automatically activated.
  608. You can activate the main menu for any module by  using  the  left
  609. and  right  arrow  keys.   These  menus  can be used to select the
  610. various functions that you want to activate.  Each main  menu  can
  611. also  be used to activate any of several sub-menus.  To activate a
  612. function or sub-menu, position the light bar over the  appropriate
  613. menu  item  and  press  ENTER.   If you have activated a sub-menu,
  614. another menu will appear.  You can then  select  a  function  from
  615. this menu or press ESC to return to the module's main menu.
  616. IMPORTANT NOTE:The only way to safely exit the program is to press
  617. ESC while the main menu  screen  is  active.   If  a  sub-menu  is
  618. active, you will need to press ESC twice.  Terminating the program
  619. by turning off  or  rebooting  the  computer  can  compromise  the
  620. integrity of your data.
  621.  
  622. 4.5       THE SAMPLE DATA
  623.  
  624. Profit  Plan  uses  company numbers "XX" and "ZZ" to represent two
  625. fictitious companies.  Company "XX" only has data for the  general
  626. ledger  module,  with a basic chart of accounts.  Company "ZZ" has
  627. data for all four modules, including a departmentalized  chart  of
  628. accounts.
  629.  
  630. If  the  data  for  either  of  these companies is similar to your
  631. company, you can simply change the name of the  company  and  make
  632. any  necessary  changes  to  that  company's data.  Then, use that
  633. company to record your own transactions.  Otherwise, you  can  use
  634. these companies to experiment with.
  635.  
  636.  
  637.    5.  U S I N G   T H E   P R O F I T   P L A N   S Y S T E M
  638.  
  639.  
  640. This chapter describes the Profit Plan system utilities.   It also
  641. explains how to enter the basic information about your company.
  642.  
  643.                                                            Page 11
  644.  
  645.  
  646. 5.1       UPDATING THE COMPANY FILE
  647.  
  648. Use this  function  to  enter  the  basic  information  about your
  649. company.  You will need to specify the company's name and address,
  650. what  printer(s)  you  will  use,  which  Ptofit Plan modules this
  651. company will use, and whether or not you want to use passwords.
  652.  
  653. If  you want to change information for an existing company, select
  654. UPDATE COMPANY FILE from the  System  Utilities  Menu.   When  you
  655. define a new company, this function executes automatically.
  656.  
  657. Enter the following fields:
  658.  
  659.           Company  Name:Enter  the company name.  This is the name
  660.           that will appear on all forms and reports.
  661.  
  662.           Address  1-3:Enter  the  company's address.  This is the
  663.           address that will appear on all forms.
  664.  
  665.           Printer  1-3:The program will allow you to use any of up
  666.           to three printers attached to devices  LPT1,  LPT2,  and
  667.           LPT3.   For each device that you will use, you can press
  668.           F2 to activate a lookup window and  select  the  correct
  669.           printer.   If your printer is not listed, you can try to
  670.           select one that works like yours.  Your  printer  manual
  671.           should  tell  whether  your  printer will emulate any of
  672.           those listed.  If not, you will have to use the MAINTAIN
  673.           PRINTER  FILE  function  to  change  one  of  the listed
  674.           printers to match yours.  This is described  in  section
  675.           5.3.
  676.  
  677.           Use  Service  Billing:Enter "Y" if this company will use
  678.           the Service Billing module.   Otherwise,  enter  "N"  in
  679.           this field.
  680.  
  681.           Use  Accounts Payable:Enter "Y" if this company will use
  682.           the Accounts Payable module.  Otherwise,  enter  "N"  in
  683.           this field.
  684.  
  685.           Use  Payroll:Enter  "Y"  if  the  company  will  use the
  686.           Payroll module.  Otherwise, enter "N" in this field.
  687.  
  688.           Use  General  Ledger:Enter  "Y" if this company will use
  689.           the General Ledger module.  Otherwise, enter "N" in this
  690.           field.
  691.  
  692.           Use  Passwords:Enter  "Y"  if  this  company  is  to use
  693.           passwords.  Using passwords will enable you to  restrict
  694.           access   to  any  or  all  of  the functions within each
  695.           module.
  696.  
  697. You  will  then  be  asked  whether  or  not  you want to save the
  698. information entered for this company.   Answer  "Y"  to  save  the
  699. displayed information or "N" to return without saving.
  700.  
  701. When  you  elect  to use passwords for the first time, you will be
  702. taken to the ENTER PASSWORDS function.  You must use this function
  703. to  create  at  least  one password.  This process is described in
  704. section 5.2.  If you do not create at least one password, you will
  705. be unable to access this company in the future.
  706.  
  707. The  program  will  then create any additional data files that are
  708. necessary.  If you are creating a new company or have  elected  to
  709. use  the  password  option,  you  will  be returned to the opening
  710. screen and be asked to enter the company number again.  Otherwise,
  711.  
  712.                                                            Page 12
  713.  
  714.  
  715. you will be returned to the main menu screen.
  716.  
  717. IMPORTANT  NOTE:If you have previously elected to use a particular
  718. module and then use this function to indicate that the  module  is
  719. not  to  be  used, the program will remove the data files for that
  720. module in order to conserve disk space.  Any data  that  you  have
  721. entered  within that module will be lost.  Also, it is recommended
  722. that you back up your data files on a  regular  basis.   You  will
  723. need to make backup copies of all of the files listed in the "Data
  724. Files" section of the "FILELIST.TXT" file.
  725.  
  726. 5.2       CREATING PASSWORDS
  727.  
  728. If  you  have elected to use the password option, you will need to
  729. create at least one password.  Using passwords will enable you  to
  730. restrict access to any or all of the functions within each module.
  731.  
  732. Select ENTER PASSWORDS from the System Utilities menu.
  733.  
  734. You will be asked to enter a password.  At this point, you can:
  735.  
  736.      1. Enter a new password
  737.      2. Enter an existing password
  738.      3. Press ENTER to return
  739.  
  740. If you want to create a new password, go to section 5.2.1.  If you
  741. want to modify or delete  an  existing  password,  go  to  section
  742. 5.2.2.
  743.  
  744. 5.2.1     CREATING A NEW PASSWORD
  745.  
  746. Enter  a  new password.  You will then be asked if you want to add
  747. the password.  Answer "Y"  to  continue  or  "N"  to  reenter  the
  748. password.  If you elect to continue, you will see a screen similar
  749. to the main menu  screen.   However,  each  menu  on  this  screen
  750. includes  an additional column that indicates whether or not users
  751. of this password will be able to select the various functions.  An
  752. arrow  in  this  column  indicates  that  the user will be able to
  753. select the item on the right.  If there is no arrow, this password
  754. cannot be used to select the item.
  755.  
  756. Navigate  this  screen just as you would the main menu screen.  On
  757. startup, the System Utilities  menu  is  automatically  activated.
  758. You  can  activate  the main menu for any module by using the left
  759. and right arrow keys.  To toggle the selection arrow for any  menu
  760. item,  position  the light bar over the appropriate item and press
  761. ENTER.  If you  have  activated  a  sub-menu,  another  menu  will
  762. appear.   You  can then toggle the selection arrow for any item on
  763. this menu or press ESC to return to the module's main menu.
  764.  
  765. When you have made any necessary adjustments and are ready to save
  766. the password, press ESC.  If a sub-menu is active, you  will  need
  767. to  press  ESC  twice.  You will then be asked if you want to save
  768.  
  769.                                                            Page 13
  770.  
  771.  
  772. this password.  You can:
  773.  
  774.           1. Answer "S" to save the password as shown on screen
  775.           2. Answer "M" to change the displayed information
  776.           3. Answer "Q" to abandon entry of this password
  777.  
  778. Whether  you  elect  to  save  the  password  or  not, you will be
  779. returned to  the  previous  screen  and  asked  to  enter  another
  780. password as described in section 5.2.
  781.  
  782. 5.2.2     CHANGING OR DELETING AN EXISTING PASSWORD
  783.  
  784. Enter an existing password or press F2 to use the lookup window to
  785. search for the correct password.  After you  enter  the  password,
  786. the password menu screen will display as described is section 5.2.
  787. However,  selection  arrows  will  only appear next to those items
  788. previously selected for this password.  You will be asked  if  you
  789. want to make changes or delete the password.  You can:
  790.  
  791.      1. Answer "E" to make changes for this password
  792.      2. Answer "D" to delete the password
  793.      3. Answer "Q" to return to the previous screen
  794.  
  795. If  you elect to delete the password, you will be asked to confirm
  796. that you actually want to delete it.  Answer "Y" to delete or  "N"
  797. to  return  to the previous prompt.  If you elect to make changes,
  798. you can toggle the selection arrow for each menu item as described
  799. in  section 5.2.1.  You will then be asked if you want to save any
  800. changes that you have made.  You can:
  801.  
  802.       1. Answer "S" to save the password as shown on screen
  803.       2. Answer "M" to make additional changes
  804.       3. Answer "Q" to abandon any changes that you have made
  805.  
  806. Whether  or  not  you  save  changes,  you will be returned to the
  807. previous screen and asked to enter another password  as  described
  808. in section 5.2.
  809.  
  810. 5.3       MODIFYING PRINTERS
  811.  
  812. If  your  printer  is not among those supported by the program and
  813. will not emulate any of the available printers, you will  have  to
  814. modify one of the printers so that it matches yours.
  815.  
  816. Select MAINTAIN PRINTER FILE from the System Utilities menu.
  817.  
  818. You will be asked to enter a printer number.  You can:
  819.  
  820.      1. Enter a printer number
  821.      2. Press F2 to use a lookup window to search for a printer
  822.      3. Press ENTER to return to the main menu screen
  823.  
  824. After  you  enter  a  printer  number, the screen will display the
  825. existing information for this printer.  The program maintains only
  826. three items for each printer:
  827.  
  828.                                                            Page 14
  829.  
  830.  
  831.           Description:This   field   enables   you  to  specify  a
  832.           description of up to 25 characters for the printer.
  833.  
  834.           Compress  On:Specify  the  control  sequence  that  will
  835.           switch compress print mode on.  This must be entered  as
  836.           a  sequence  of  up  to  five decimal ASCII codes.  Most
  837.           printers will not use all five spaces.  You should leave
  838.           the leftover spaces set to zero.
  839.  
  840.           Compress  Off:Specify  the  control  sequence  that will
  841.           switch compress print  mode  off.   This  must  also  be
  842.           entered as a sequence of up to five decimal ASCII codes.
  843.           Most printers will not use all five spaces.  You  should
  844.           leave the leftover spaces set to zero.
  845.  
  846. After entering the above fields,  you will be asked if you want to
  847. save any changes that you have made.  Answer "Y" to  save  changes
  848. for this printer or "N" to abandon your changes.  You will then be
  849. asked to enter another printer number as described earlier.
  850.  
  851. 5.4       PRINTING DISK REPORTS
  852.  
  853. Most Profit Plan  reports may be saved on disk.   You can use this
  854. function to print or delete any reports that you have saved.
  855.  
  856. Select PRINT DISK REPORTS from the sSystem Utilities menu.
  857.  
  858. If  no reports have been saved on disk, the program will display a
  859. message and return you to the main menu.   Otherwise,  the  screen
  860. will  display a list of reports and ask if you are ready to select
  861. reports to be printed or deleted.  Answer "Y" to continue  or  "N"
  862. to  return  to  the main menu.  If you elect to continue, you will
  863. need to enter the following fields for each report:
  864.  
  865.           Print:Enter  "Y" if you want to print this report during
  866.           this session or "N" if you do not  want  the  report  to
  867.           print.
  868.  
  869.           Delete:Enter "Y" to delete the report or "N" if you want
  870.           the report to be available to be printed later.  If  you
  871.           enter  "Y"  here  and also elect to print the report, it
  872.           will be printed before being deleted.
  873.  
  874. If  you  select at least one report for printing, you will then be
  875. asked to confirm that you actually want to  print  the  report(s).
  876. Answer  "Y"  to continue and select a printer or "N" if you decide
  877. not to print.  After selecting the printer, you are asked  if  you
  878. want  to  continue.   Answer "Y" to print your report(s) or "N" to
  879. return to the main menu.
  880.  
  881. If  you  have  selected at least one report for deletion, you will
  882. then be asked to confirm that you  actually  want  to  delete  the
  883. report(s).   Answer "Y" to delete the selected report(s) or "N" if
  884. you decide not to delete. In either case, the program will  return
  885. automatically to the main menu.
  886.  
  887.                                                            Page 15
  888.  
  889.  
  890. IMPORTANT  NOTE:Each  report  that you save on disk is stored in a
  891. separate file.   These  files  should  only  be  deleted  by  this
  892. function.   Deleting  the  files  in  any other way may cause data
  893. integrity problems.
  894.  
  895.  
  896.            6.  T E C H N I C A L   N O T E S ,   E T C .
  897.  
  898.  
  899. All  data  files  created or used by  this program  conform to the
  900. CLARION  file format.   If you wish to create  customized  reports
  901. from the  Profit Plan  data files,  it is recommended that you use
  902. the CLARION REPORT WRITER.   If you need any assistance with this,
  903. please feel free to call.
  904.  
  905. Profit Plan is not compatible with DR DOS.
  906.  
  907.  
  908.  
  909.  
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.                            PROFIT PLAN
  919.                            Version 1.01
  920.                            ORDER  FORM
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.    Send To:                             From:
  926.  
  927.                                         _________________________
  928.  
  929.    Silver Hill Development              _________________________
  930.    1811 Porter Avenue
  931.    Suitland, Md. 2O746                  _________________________
  932.    (301) 736-7299
  933.                                         _________________________
  934.  
  935.                                         Phone:___________________
  936.  
  937.  
  938.  
  939.  
  940.     Registered Copy of PROFIT PLAN .......................$   120
  941.  
  942.  
  943.  
  944.  
  945.     Maryland Residents Add 5% Sales Tax ($6.00)...........$______
  946.  
  947.  
  948.  
  949.                                              Total      $________
  950.  
  951.  
  952.  
  953.     Diskette Type: ______ 5.25"      ______ 3.5"
  954.  
  955.  
  956.  
  957.     *** All checks must be drawn on U.S. banks in U.S. dollars.
  958.  
  959.     ***  All  prices  are effective through  December  31,  1994.
  960.     Thereafter, please call for current pricing.    D-1000053
  961.  
  962.  
  963.  
  964.  
  965.  
  966.  
  967.  
  968.  
  969.  
  970.