home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1994 #1 / monster.zip / monster / BUSINESS / PRACT25D.ZIP / READ.ME < prev    next >
Text File  |  1994-03-01  |  11KB  |  237 lines
  1.           ProAct Contact Management                           READ.ME
  2.           Version 2.50
  3.  
  4.  
  5.                                 W E L C O M E    T O
  6.  
  7.                             P r o A c t  (tm) Version 2.5
  8.                                     Demonstration
  9.           -----------------------------------------------------------------
  10.              Contact Management, Action Planning, and Marketing Software
  11.  
  12.                        (c) Copyright 1992-1994 ProDomus, Inc.
  13.                                  ALL RIGHTS RESERVED
  14.  
  15.           ProDomus has developed this software a one of a series of
  16.           professional applications for the home, home office, and
  17.           residential real estate management industry.  Every effort has
  18.           been made to produce high performance programs that are
  19.           affordable and easy to learn.
  20.  
  21.           Menus and two forms of on screen help guide every step.  Complete
  22.           printed documentation clearly explains program operations and
  23.           terminology.
  24.  
  25.           This demonstration program provides overview of program features
  26.           and serves as a tutorial for learning basic functions.  It is
  27.           developed using ProAct Version 2.00, and therefore does not
  28.           reflect the multiple file set feature and imporved data entry
  29.           fretures of Version 2.5 (see History Below).
  30.  
  31.           The full program can be is contained in PRACT25 where available
  32.           as a single file (CompuServe) or PRACT25A and PRACT25B where
  33.           split into two files.
  34.  
  35.           CONTACT MANAGEMENT
  36.  
  37.           ProAct integrates your address list, scheduling, and
  38.           communication activities into one place.  Contacts are organized
  39.           by last name and company.  Each my be profiled according to 10
  40.           user defined categories.  Activities may be scheduled for each
  41.           contact; these may include standard action plans that applied as
  42.           appropriate to one or more contacts.  Telephone numbers may be
  43.           dialed directly from the program; standard merge letters and
  44.           documents produced; labels may also be printed in a variety of
  45.           formats.
  46.  
  47.  
  48.           WHY PROACT
  49.  
  50.           With a plethora of scheduling and contact programs on the market,
  51.           one might ask why another?  The answer began with a presentation
  52.           made to the MIT Enterprise Forum in Hartford describing the
  53.           benefits that computerized contact management had for a small
  54.           start up company.
  55.  
  56.  
  57.                                        Page 1
  58.  
  59.           
  60.           ProAct Contact Management                           READ.ME
  61.           Version 2.50
  62.  
  63.  
  64.           This company had a good product but virtually no sales force
  65.           other than it's president.  With the aid of a consultant, he
  66.           developed a computerized sales system that allowed him to
  67.           organize the selling process, breaking it down into a large
  68.           number of discrete steps and then implementing it weekly with a
  69.           half day's worth of temporary help.  Within not too long a time,
  70.           the company displaced the dominant leader in the industry and
  71.           today enjoys significant world wide sales, still with no sales
  72.           force other than three or four people in their central office.
  73.           The competition never knew what hit them.
  74.  
  75.           The central idea of breaking down the selling process and being
  76.           able to track a large number of prospects and customers in
  77.           different stages of this process was the genesis of ProAct.  When
  78.           a prospect is identified, it means sending a series of documents
  79.           or letters rather than a large sales package that is likely to
  80.           move directly to the waste basket.
  81.  
  82.           It mean the company could introduce itself with a simple letter,
  83.           in their case sent with a file folder and a card listing what was
  84.           to come.  Then some background on the company, product
  85.           descriptions, cost benefit evaluations,  and comparisons with
  86.           other products would be sent in separate mailings.  Their
  87.           procedure involved as many as 15 mailings before a call was made.
  88.           By the time the call was made, potential customers were often
  89.           well primed and ready to close.
  90.  
  91.           In their case, the closing process was also broken down into a
  92.           series of steps as was the process of follow up after a sale,
  93.           giving them a strong reputation for proactive service.
  94.  
  95.           The ability to track multiple activities was the underlying goal
  96.           of ProAct.  We wanted to be able to create a variety of standard
  97.           action sequences that could be applied to different contacts.
  98.           This lead to the concept of "Action Plans", which consist of a
  99.           series steps taking place at predetermined intervals after a
  100.           designated starting date.
  101.  
  102.           We also want a program that was simple to operate.  Although many
  103.           of the procedures are complex, we have added two forms of help
  104.           which were not part of the original program developed in 1992.
  105.           This consists of a key line at the forth line from the bottom of
  106.           the screen which always shows the most important data entry and
  107.           screen navigation keys active at any one time.  We have also
  108.           added three lines of help at the bottom every screen;  these can
  109.           be edited by the user.  Experience shows that few users think to
  110.           press the F1 Help key and one line of help on the screen is not
  111.           enough.  You may also have some special ways of doing things an
  112.           want to bring it to the operator's attention by displaying it in
  113.           bright red.  Both color and content can be changed.
  114.  
  115.  
  116.                                        Page 2
  117.  
  118.           
  119.           ProAct Contact Management                           READ.ME
  120.           Version 2.50
  121.  
  122.  
  123.           Other goals included having the ability to dial the phone from
  124.           within the program and to have a built in word processor capable
  125.           of merging information within the body of letters and documents.
  126.           We find that many customers have need for the ability to include
  127.           such things as amounts and deadlines in their letters.  Thus
  128.           there are a variety of ways to include dates ranging from an
  129.           entry of number of days to dates calculated from the date of the
  130.           document.
  131.  
  132.           The idea was also to keep the word processing program simple so
  133.           that staff with limited training or even key people who can't
  134.           type well or don't know the proper structure of a standard
  135.           business letter, can use it easily.  To this end letter formats
  136.           can be selected from a menu of thee options.  Left and right
  137.           margins are fixed.  Lines are all 72 characters long.  Some
  138.           control is given on vertical spacing.  Addresses and
  139.           complimentary closes are included by answering yes or no to a
  140.           menu question.  Merged fields are enter by making a selection
  141.           from a pick list.  The program also includes a spelling checker.
  142.           While this program has many features, long letters and documents,
  143.           or letters and documents with special fonts and graphics are
  144.           still best done with specialized word processors.
  145.  
  146.           Our primary customer base has been in the rental residential real
  147.           estate industry.  The concepts in this program have been around
  148.           for a while but rarely have been automated.  It's potential for
  149.           resident retention programs covering the scheduling of period
  150.           resident contacts can have a major impact on turnover, one the
  151.           highest cost generators in the industry.
  152.  
  153.           We think these concepts have potential for many other users: the
  154.           small business man running his own marketing activity, the
  155.           individual running an association, the salesman in the field, or
  156.           the job searcher trying to keep a name on top of an potential
  157.           employer's desk.
  158.  
  159.           CHANGES FROM PRIOR VERSIONS
  160.  
  161.           VERSION 1.00
  162.  
  163.           Version 1.00 of ProAct was produced in 1992.  ProAct has evolved
  164.           with use to reflect the needs and suggestions of its users.
  165.  
  166.           VERSION 2.0
  167.  
  168.           Version 2.00, developed in early 1993, added both functionality
  169.           and improved the ease of use.  Among the new features were the
  170.           following:
  171.  
  172.           o  User editable help.
  173.  
  174.  
  175.                                        Page 3
  176.  
  177.           
  178.           ProAct Contact Management                           READ.ME
  179.           Version 2.50
  180.  
  181.  
  182.           o  Revised schedule displays and the addition of a daily time
  183.              schedule.
  184.  
  185.           o  Additional merge fields for merging the name of a person or
  186.              activity within the body of letters and documents.
  187.  
  188.           o  Addition of a key line.
  189.  
  190.           o  Addition of filter sets.  Previously filters had to be
  191.              redefined with each use.
  192.  
  193.           o  Addition of the pop up calendar for entering dates.
  194.  
  195.           o  Expansion of repetitive date functions.
  196.  
  197.           o  Addition of tagging procedures to schedule and contact
  198.              listings.  Tags are temporary flags that are not stored with
  199.              records.  Among other things, they permit easy transfer of
  200.              groups of files to history records or updating of a group of
  201.              actions to a new date.
  202.  
  203.           o  All menu selections have been changed to immediate execution
  204.              when the first letter of selection is pressed.
  205.  
  206.           o  Standardized "Action" and "Filter" menus were added. These
  207.              process individual and groups of records respectively.
  208.  
  209.           VERSION 2.5
  210.  
  211.           Version 2.5 incorporates changes made in January 1994.  These
  212.           include the following:
  213.  
  214.           o  Multiple File Sets.  Complete separate lists can be developed
  215.              with their own profile codes.  You might, for example, have
  216.              separate sets for a business, personal mailing list, or an
  217.              organization.
  218.  
  219.           o  Contact Data Entry.  The contact data entry screen has been
  220.              redesigned to make data entry easier.  Pressing ALT+[Number]
  221.              allows you to move directly to different parts of the screen
  222.              without having to pass through all data entry fields.
  223.  
  224.           o  Registration.  The registration system has been modified to
  225.              conform to ASP requirements.
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.                                        Page 4
  235.  
  236.           
  237.