home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1994 #1 / monster.zip / monster / BUSINESS / PRACT25C.ZIP / README < prev    next >
Text File  |  1994-03-01  |  13KB  |  349 lines
  1.           ProAct Contact Management                                README
  2.           Version 2.53
  3.  
  4.  
  5.                                       WELCOME!
  6.  
  7.           
  8.           -----------------------------------------------------------------
  9.                  P R O A C T    C O N T A C T    M A N A G E M E N T
  10.           
  11.           -----------------------------------------------------------------
  12.           
  13.           This program is designed to provide you with powerful
  14.           computerized contact management, sales, and marketing tools.  It
  15.           is written by ProDomus, Inc., a company specializing in home
  16.           office and real estate management software.
  17.  
  18.           Please read the accompanying document files, especially
  19.           PACKING.LST, WARRANTY.DOC, and LICENSE.DOC, for information on
  20.           what files should be included and on warranty and license
  21.           information.
  22.  
  23.           Other files give you important information about shareware in
  24.           general, other ProDomus programs, requirements for vendors and
  25.           bulletin board operators, and the history of this program.
  26.  
  27.           All ProDomus shareware programs provide for a 30 day trial period
  28.           and 90 days free support if registered.  If you wish to become
  29.           familiar with the many benefits of shareware, please read the
  30.           SHR-WARE.DOC file.
  31.  
  32.           As stated in the license document, a license must be purchased
  33.           for continued use after the trial period.  See REGISTER.DOC for
  34.           details on how to register and give us feedback about this
  35.           program.
  36.  
  37.           We thank you for trying this program and hope you find it as
  38.           useful as we have.
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.                                    Philip S. Will
  45.                                    President
  46.                                    ProDomus
  47.  
  48.           SHAREWARE REGISTRATION
  49.           ----------------------
  50.  
  51.           This program is "Shareware".  The Shareware, simply stated, is
  52.           "try before you buy" software.  You may use the program for a
  53.           short period of time (a maximum of 30 days) with any payment.  If
  54.           you want to continue using it, register and make a payment as
  55.  
  56.                                        Page 1
  57.  
  58.           
  59.           ProAct Contact Management                                README
  60.           Version 2.53
  61.  
  62.  
  63.           described in the REGISTER.DOC file included with this program.
  64.           This ASCII text file may be viewed and printed from within the
  65.           program or with a text editor.
  66.  
  67.           To use a credit care, the program may be registered by calling
  68.           Public Software Library or CompuServe.  See REGISTER.DOC for
  69.           details.
  70.           
  71.           LOADING THE PROGRAM AND INITIAL SET UP
  72.  
  73.           Install Program.  If you are installing ProAct from a floppy
  74.           disk, put the appropriate in drive and type [Drive
  75.           Letter]:INSTALL.  If you are installing from archived files
  76.           (files ending in .ZIP, LZH), first dearchive the files, and then
  77.           type install.
  78.  
  79.           Installation Subdirectory.  You will be prompted as to where you
  80.           would like to install this program on your hard drive.  If you
  81.           have dearchived the files on your hard drive, you should install
  82.           to the same subdirectory.
  83.  
  84.           CONFIG.SYS File.  You will also be asked if you would like to
  85.           modify your CONFIG.SYS file.  This must include lines with the
  86.           following minimums:
  87.  
  88.                                   FILES=75
  89.                                   BUFFERS=20
  90.  
  91.           Setup Program. When the installation program is finished, it will
  92.           automatically run a "Set Up" program (SETUP.BAT).  This creates a
  93.           file to run ProAct that reflects the version of DOS on your
  94.           machine.  Because DOS 6.n handles memory differently from earlier
  95.           versions, the program must be limited to conventional memory.  If
  96.           you get an error on program startup saying "Error in Extended or
  97.           Expanded Memory", then select the DOS 6.n set up option.  If you
  98.           are running third party memory managers, you might try the DOS
  99.           5.n option first.  SETUP may be run from the DOS prompt at any
  100.           time.
  101.           
  102.           Running the Program.  To run the program from the DOS prompt,
  103.           change to the program directory and type PROACT.  This will run
  104.           the main program file which is called PA.bat.  Typically this
  105.           will be done as follows:
  106.  
  107.                                   C:\>CD \PROACT
  108.                                   C:\PROACT>PA
  109.  
  110.  
  111.           SUMMARY
  112.           -------
  113.  
  114.                                        Page 2
  115.  
  116.           
  117.           ProAct Contact Management                                README
  118.           Version 2.53
  119.  
  120.  
  121.  
  122.           ProAct is an action oriented Contact Management, Sales, and
  123.           Marketing tool. It is designed to produce, individually or in
  124.           groups, letters, documents, envelopes, labels, and scheduled
  125.           items.  You can create standard action plans for different types
  126.           of contacts and apply them as appropriate.  You may also analyze
  127.           your contact profile and schedule using user defined criteria.
  128.  
  129.           CONTACT INFORMATION
  130.  
  131.               o  Contacts by name or company.
  132.               o  10 user defined fields for contact profile information.
  133.               o  Merge contact information including names, address, title,
  134.                  phone, two amounts, a comment field, or a large memo
  135.                  field, a person, or an action into the body of letters and
  136.                  documents.
  137.  
  138.           WORD PROCESSING
  139.  
  140.               o  Merge contact and schedule information in body of letters
  141.                  and documents.
  142.               o  Three pre-defined letter formats: Block, Modified Block,
  143.                  and Simplified.
  144.               o  Unlimited number of standard letters and documents.
  145.               o  Print individually or in batches.
  146.               o  Import ASCII Text files.
  147.               o  Built in Spelling Checker.
  148.               o  Built in Clipboard function.
  149.               o  Merge any of four calculated dates or two elapsed periods
  150.                  into the body of letters and documents.
  151.               o  Add a deadline and retain record of items pending
  152.                  response.
  153.  
  154.           SCHEDULE
  155.  
  156.               o  Specify action dates, deadlines, tasks, who is
  157.                  responsible.
  158.               o  Create and implement standard action plans for different
  159.                  types of contacts.
  160.               o  Track weekly, monthly, quarterly, and annual repetitive
  161.                  items.
  162.               o  Track histories, items pending response, and scheduled
  163.                  activities.
  164.               o  Merge schedule memo field into body of letters and
  165.                  documents.
  166.               o  Look up activities by two dates (action date and
  167.                  deadline), person or task.
  168.  
  169.           REPORTS
  170.  
  171.  
  172.                                        Page 3
  173.  
  174.           
  175.           ProAct Contact Management                                README
  176.           Version 2.53
  177.  
  178.  
  179.               o  Contact listing.
  180.               o  Telephone and address listing by name or company.
  181.               o  Contact profile statistical report, breaks down flagged
  182.                  and unflagged records by 10 user defined categories, each
  183.                  with up to 12,000 sub categories.
  184.               o  Schedule profile statistical report, breaks down flagged
  185.                  and unflagged contacts and schedule records by task and
  186.                  person.
  187.  
  188.           BATCH PROCESSING
  189.  
  190.               o  Two forms of record marking - flagging and tagging for
  191.                  mass processing of records.
  192.               o  Print Labels in User Defined Formats.
  193.               o  Batch Process Documents and Letters
  194.  
  195.           OTHER FEATURES
  196.  
  197.               o  Fast pick lists for data verification and accurate data
  198.                  entry.
  199.               o  Extensive data entry verification
  200.               o  Print reports, letters, and documents to the screen,
  201.                  printer, or disk.
  202.               o  Support provided for over 40 printers.
  203.               o  Three forms of on line help: system, three lines of user
  204.                  editable screen help for every entry item, and a key line.
  205.  
  206.  
  207.  
  208.  
  209.           QUICK START
  210.           -----------
  211.           You may run try out the program with the small included sample
  212.           files.  To set up your own files, select Files/Edit Files and ADD
  213.           a new file set.  Then select Files/Select Files to select the new
  214.           file set.
  215.  
  216.           QUICK SET UP
  217.  
  218.           Names, companies, and addresses may be entered without any set up
  219.           being done.  The following minimum set up activities from the
  220.           BEGIN selection of the Main Menu should be done to gain the
  221.           minimum benefit from ProAct's profiling capability.
  222.  
  223.               o  Code Categories.  Set up at least the first code category
  224.                  to distinguish the basic types of contacts who will be
  225.                  entered.  For example, call the first category "TYPE" to
  226.                  distinguish the type of name being added and then add
  227.                  subcategories for personal, vendor, or customer lists.
  228.                  Later categories may be added as more detailed needs are
  229.  
  230.                                        Page 4
  231.  
  232.           
  233.           ProAct Contact Management                                README
  234.           Version 2.53
  235.  
  236.  
  237.                  determined.
  238.  
  239.               o  Zip Codes.  All city, state, and country address
  240.                  information is entered by entering a zip code.  Enter your
  241.                  most frequent zip codes by selecting ZIP CODES from the
  242.                  BEGIN menu.  Later entries may be added directly from the
  243.                  contact data entry form.
  244.  
  245.           Other set up items such as standard names and actions may be
  246.           added later.  You may also set up a modem if you have a Hayes
  247.           compatible modem.  You may also add or modify printer codes by
  248.           selecting printer from the BEGIN menu.
  249.  
  250.  
  251.           REQUIREMENTS
  252.           ------------
  253.  
  254.           IBM Compatible
  255.           640kb ram
  256.           610kb free conventional ram
  257.           DOS 3.x
  258.  
  259.           FEATURES NOT DOCUMENT IN USER MANUAL
  260.           ------------------------------------
  261.  
  262.           Version 2.5 adds multiple file sets to ProAct and has made
  263.           changes to make contact data entry faster.  The program is
  264.           shipped with a sample file set which will automatically be loaded
  265.           when the program is started.  New file sets may be added by
  266.           selecting "Files" and the "Edit Files" from the file from the
  267.           main and file menus.  To select a file set, select "Select File"
  268.           from the File Menu.
  269.  
  270.           The Contact Data Entry form now allows you to select different
  271.           sections of the form by pressing ALT+[Number].  The will move the
  272.           cursor directly to the field associated with the number.
  273.  
  274.           Version 2.51 added minor corrections to the label printing
  275.           procedure, permitting cancellation of history updates if there
  276.           are problems in printing labels or removal of histories if
  277.           printing is canceled.  Versions 2.52-53 added scheduling of
  278.           events that occur on the same day of the month, i.e. the 3rd
  279.           Thursday and modified the schedule status menu.
  280.  
  281.           Version 2.53 also adds ASCII file import and export procedures.
  282.           These procedures use comma separated fields (text in quotes).  To
  283.           export or import a set of records, select Processor/Flagging/6
  284.           Import/Export.  Fields are set up in the following order:
  285.  
  286.           Mr./Mrs./Ms.
  287.  
  288.                                        Page 5
  289.  
  290.           
  291.           ProAct Contact Management                                README
  292.           Version 2.53
  293.  
  294.  
  295.           First Name
  296.           Middle Initial
  297.           Last Name
  298.           Suffix
  299.           Title
  300.           Department
  301.           Company
  302.           Salutation
  303.           Address 1
  304.           Address 2
  305.           Zip Code (5 digits)
  306.           Four (- plus 4 digits)
  307.           Phone 1 Type
  308.           Phone 2 Type
  309.           Phone 1
  310.           Phone 2
  311.           Comment
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.  
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.                                        Page 6
  347.  
  348.           
  349.