home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1994 #1 / monster.zip / monster / BUSINESS / PMIS3.ZIP / 7.INF < prev    next >
Text File  |  1991-10-25  |  5KB  |  200 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                                   - 15 -
  5.  
  6.  
  7.  
  8.        9.  Database
  9.  
  10.        9.1  Add
  11.  
  12.        PMIS comes with one set of databases, that is, for the
  13.        current year.  It is quite convenient to separate data for
  14.        either calendar or fiscal years.  This screen allows the
  15.        creation of a new, complete and empty set of databases for
  16.        any year as input by the user.  Only the checking account
  17.        balance is brought forward into the new database.  This
  18.        feature allows the easy separation of the user's financial
  19.        records on an annual basis.  This keeps the database sizes
  20.        manageable, report generation and searching quicker and
  21.        provides flexibility for the user.
  22.  
  23.        When creating a new year, the user is asked to choose
  24.        whether the new database is for a calendar or fiscal year.
  25.        Choosing fiscal requires the user to enter a fiscal year
  26.        starting date, eg 07/01/91.  The main menu screen will then
  27.        either display "Calendar Year" or the "Fiscal Year" and its
  28.        starting date.
  29.  
  30.        The user is asked to carry over the budget categories from
  31.        the database in current use to the new database, or to start
  32.        with a new, empty budget category database.  Remember, if
  33.        you choose to carry over, the budget categories defined for
  34.        the database for the current year are copied over.
  35.  
  36.        If the budget carryover feature is selected, a copy of the
  37.        present year's budget categories is copied over and becomes
  38.        the starting budget categories for the new year.  Only the
  39.        categories are carried over.  All balances from the previous
  40.        year in the transaction data are set to zero for the new
  41.        budget.  Normally, budget categories do not change
  42.        drastically from year to year.  Any differences can be
  43.        easily made by adding and deleting from the starting list.
  44.        Since each year may have different budget categories, a data
  45.        base for each year is created.  This provides the most
  46.        flexibility and the ability to search and report data from
  47.        previous years based on categories defined for that year.
  48.  
  49.        Finally, when a new database is created, a new calendar
  50.        database is also created.  All permanent appointments that
  51.        occur on the same date of the month will be automatically
  52.        carried over from the current year.
  53.  
  54.        Dual floppy users may be told there is insufficient room to
  55.        add another year on the present data disk.  In this case,
  56.        replace the current data disk with an empty formatted disk
  57.        and go on.
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.                                   - 16 -
  71.  
  72.  
  73.  
  74.        Whenever a new database is created, it is recommended that
  75.        the user do a full back up to preserve the new database
  76.        files created for future reference if a full restoral is
  77.        required.  Failure to do a full backup at the time of
  78.        creation may result in the error message 'Some files not
  79.        copied' after a restoral is completed.
  80.  
  81.        9.2  Change
  82.  
  83.        Selecting Change on the secondary menu screen allows the
  84.        user to change the database in use to any database that was
  85.        created by the "Add" screen.  When PMIS is first brought up,
  86.        the database for the current year is activated.  If no
  87.        database for the current year exists, the last created
  88.        database is made active.  Activities that require access to
  89.        other databases require that the new database be activated.
  90.        This screen provides that function.  If a database is
  91.        selected that does not exist, the user is so informed.
  92.        Entering a carriage return will return the user to the main
  93.        menu screen and make the current database in use the active
  94.        one.
  95.  
  96.        9.3  Delete
  97.  
  98.        Any database set created with the "Add" screen can be
  99.        deleted using this screen.  All records are lost and removed
  100.        from the system.  Caution should be used in using this
  101.        feature.  As a safety measure you must enter an upper case
  102.        "Y" to delete a selected database.  Before deletion, you are
  103.        queried a second time to effect the deletion, again only an
  104.        upper case "Y" will be accepted.  Once the deletion is
  105.        completed, control is returned to the main menu screen and
  106.        the database for the current year is made active.  As a
  107.        safety measure, the current database that is in use cannot
  108.        be deleted.  If it is attempted, a message is displayed
  109.        stating this fact and control is returned to the main menu
  110.        screen.  If the user wants to delete the current database in
  111.        use, they must first change the database in use to another
  112.        one by selecting "Change" on the Data Base secondary menu
  113.        screen.  If a database is erroneously deleted, it can be
  114.        recovered by using the Restore feature, provided that the
  115.        user has recently done a Backup.
  116.  
  117.        9.4 Summary
  118.  
  119.        Selecting Summary will display the names of all databases
  120.        that currently exists in PMIS.  Enter any key to exit this
  121.        screen.
  122.  
  123.        9.5  Quit
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.                                   - 17 -
  137.  
  138.  
  139.  
  140.        Return to the Main Menu Screen
  141.  
  142.  
  143.  
  144.  
  145.  
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.